Sunteți pe pagina 1din 5

Open Source Document Management System

Mihai Simona-Nicoleta
Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor, Universitatea ”Al. I. Cuza” Iași, România

Abstract
Sistemele de management al documentelor sunt utile pentru gestionarea tuturor documentelor
dintr-o organizatie. Aceste sisteme se găsesc atât în variante comercializate, cât și în variante open source.
Referatul prezintă diferite softuri open source pentru managementul documentelor și câteva trenduri
pentru anii viitori.

Keywords
Document management, electronic documents, open source

1. Introducere

Softul pentru managementul documentelor este necesar pentru orice organizație astfel încât să
gestioneze toate documentele în mod eficient. Sistemele pentru managementul documentelor
gestionează toate documentele organizației, de la crearea lor și până la ștergere. Tipul acesta de sisteme
este util pentru versionarea documentelor, mai ales în cazul în care pe un document lucrează mai mulți
useri.
În timp ce multe companii au dezvoltat și comercializat diferite soluții pentru sistemele de
management al soluțiilor, pe piață au apărut și versiunile de tip open source. Cele din urmă sunt dezvoltate
într-un mod deschis de către un număr mare de contribuabili, iar softul este lansat cu, codul sursă pentru
a permite adaptarea lui nevoilor fiecărui utilizator.
În cazul unei afaceri mici sau medii, softurile de tip open source sunt foarte convenabile pentru a
rezolva problema managementului documentelor, deoarece nu se cheltuie bani pentru ele și sunt ușor de
adaptat nevoilor utilizatorilor.

2. Discuții

Unii susțin că sistemele de management al conținutului care sunt utilizate pentru a construi și
gestiona conținutul informațiilor[1][2] pot fi considerate sisteme de gestionare a documentelor, deoarece
ele facilitează managementul și crearea colaborativă a informației. Alții resping această idee deoarece
sistemele de management al conținutului se bazează pe salvarea datelor în baze de date. Această limitare
împiedică salvarea altor tipuri de documente.
În plus, pentru ca un software să fie considerat un sistem de management al documentelor, el
trebuie să aibă opțiuni de procesare a meta-datelor. Bineînțeles, unele sisteme de management al
conținutului sunt dezvoltate continuu pentru a implementa funcții îmbunătățite de prelucrare a meta-
datelor. Acest fapt duce la îngreunarea distincției dintre sistemele de management al conținutului și cele
de management al documentelor.
În cele ce urmează voi prezenta sisteme open source de management al documentelor.
Openkm Enterprise[3] Document management system: Acesta este un sistem electronic de
management a documentelor și înregistrărilor. OpenKM se bazează pe tehnologii cum ar fi Java, Tomcat,
GWT etc. și funcționează bine cu Internet Explorer, Firefox, Opera și Safari. Suportă toate bazele de date
ale DBMS și poate gestiona toate tipurile de fișiere obișnuite (text, Office, PDF, HTML, XML, MP3, JPEG
etc). Sistemul permite utilizatorilor să stabilească reguli petru a automatiza procesul de documentare.
Există două versiuni: versiunea comunității Open Source și ediția profesională.

Imaginea nr 1. OpenKM

LogicalDOC[4]: Acesta este un alt software de gestionare a documentelor ce se regăsește în


versiunile Community Edition și Professional. Versiunea Open source este distribuită sub licența GNU, iar
codul sursă este disponibil pentru toți astfel încât oricine să îl poată modifica, redistribui și folosi.

Imaginea nr 2. LogicalDoc
Casebox[5]: Acesta este un sistem de management al documentelor bazat pe Apache și 100% open
source. Aplicația poate fi personalizată și poate fi utilizată inclusiv pentru managementul proiectelor și
managementul resurselor umane. Sistemul permite citirea tuturor documentelor, cum ar fi Word, JPEG,
PDF etc. Întrucât este o aplicație bazată pe web, nu este nevoie de sincronizare care să sporească
securitatea și confidențialitatea.

Imaginea nr 3. CaseBox

KnowledgeTree[6]: Acesta este un alt sistem open source de management al documentelor.


Sistemul se focusează foarte mult pe documente și de aceea facilitează gestionarea unui număr mare.
Securitatea este bazată pe un model ce utilizează roluri. Un plus al acestui sistem este faptul că are o
funcție de căutare avansată ce permite utilizatorilor să construiască interogări complexe.

Imaginea nr 4. KnowledgeTree
Drupal[1]: Acest soft este perfect pentru toate tipurile de organizații, cum ar fi spitale, învățământ
superior, govern, mass-media etc. Sistemul poate lansa, stoca, gestiona și scala documentele digitale
pentru a reduce volumul de muncă. Aplicația are o interfață intuitive și este ușor de utilizat.

Imaginea nr 5. Drupal

3. Trends
Sistemele de management al documentelor sunt într-o continuă dezvoltare și de aceea
permanent se schimbă și se adaptează cerințelor utilizatorilor.
Trendurile pentru anii următori sunt:
 Cloud: Acesta asigură că documentele sunt disponibile oricând, oriunde. Gestionarea
documentelor bazate pe web permite scalabilitate, facându-l o soluție pentru întreprinderile mici
și mari. Cloud-ul promovează cele mai bune sisteme de management al documentelor deoarece,
oferă acces cu ușurință și costuri reduse.
 Dezvoltare de aplicații ”prietenoase” pentru telefoane: Softul de management al documentelor
trebuie să fie accesibil de pe dispozitivele mobile, deoarece profesioniștii din zilele noastre sunt
într-o continua mișcare și trebuie să aibă mereu acces la documente. Nu este suficientă doar
accesibilitatea. Experiența trebuie să fie, de asemenea, prietenoasă.
 Fluxul de lucru și managementul de proiect: Softurile pentru managementul proiectelor au
dezavantajul că utilizatorii trebuie să utilizeze și alte platforme sau aplicații pentru a gestiona alte
aspecte ale proiectelor, cum ar fi managementul documentelor. Din cauza acestui dezavantaj se
dorește integrarea planificării, a fluxului de lucru, a comunicării și a gestionării documentelor în
acelașă spațiu.
Din trendurile prezentate mai sus se observă că întreprinderile vor respinge aplicațiile învechite și
vor dori soluții integrate și ușor de utilizat. Tehnologia socială, cloudul și dispozitivele mobile au influențat
mereu managementul documentelor.
În ceea ce privește implementarea soluțiilor open source, acestea își vor continua dezvoltarea
astfel încât să fie adaptate la nevoile utilizatorilor. Un foarte bun exemplu este aplicația Casebox,
prezentată în capitolul anterior, care deja integreaza managementul proiectelor cu cel al documentelor.
4. Concluzii

În ultimii ani, informațiile au devenit cel mai valoros element pentru orice om. Fiecare își dorește
informații valabile și ușor accesibile. În fiecare zi cantități enorme de informații sunt produse de aproape
fiecare activitate. Cu toate acestea, evoluțiile tehnologice s-au concentrat pe o formă specifică de
informații: date structurate organizate, în general, în baze de date. Totuși, majoritatea informațiilor sunt
salvate în diferite formate(documente, înregistrări video, fotografii etc.). De aceea, necesitatea dezvoltării
unei modalități eficiente de gestionare a acestor informații este una evidentă.
Sistemele de management al documentelor au fost create pentru a răspunde acestor nevoi. Multe
companii au dezvoltat astfel de sisteme pentru comercializare și au susținut că nu există aplicații open
source care să concureze cu ofertele lor. Totuși, așa cum am prezentat în capitolul 3. Discuții, există
aplicații disponibile sub licență gratuită care gestionează foarte bine documentele. În plus, periodic aceste
aplicații sunt îmbunătățite și aduse la nivelul dorit de a îndeplini nevoile clienților.
În opinia mea sistemele pentru managementul documentelor sunt foarte importante deoarece
oferă o privire de ansamblu asupra fluxului de documente dintr-o organizație și ușurează versionarea
acestora. Sistemele open source sunt foarte utile și ele pentru că pot fi folosite de oricine și pot fi adaptate
astfel încât să rezolve solicitările utilizatorilor. Firmele mici ar trebui să utilizeze acest tip de sisteme open
source deoarece nu implică costuri suplimentare, iar banii pe care i-ar da pe un soft comercializat, i-ar
putea utiliza să rezolve alte probleme.

5. Bibliografie

[1]
Drupal Content Management System, http://www.drupal.org
[2]
PostNuke Document Management System, http://www.postnuke.com
[3]
Openkm Enterprise, https://www.openkm.com/
[4]
LogicalDOC, https://www.logicaldoc.com/download-logicaldoc-community
[5]
Casebox, https://www.casebox.org/
[6]
KnowledgeTree, https://seismic.com/company/blog/
[7]
https://axerosolutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/340/the-8-biggest-document-management-
trends-for-2019
[8]
https://pdf.iskysoft.com/pdf-tips/open-source-document-management.html
[9]
https://bib.irb.hr/datoteka/599463.Open_source_document_management_system_in_preparation_o
f_EU_grants_applications.pdf
[10]
http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.597.7770&rep=rep1&type=pdf