CONSILIUL JUDETEAN VRANCEA

Directia Dezvoltare durabila, managementul proiectelor si achizitii publice

Serviciul achizitii publice si monitorizarea contractelor
Nr.

SE APROBĂ
PREŞEDINTELE
Consiliului Judetean Vrancea
MARIAN OPRIȘAN

CAIET DE SARCINI
Privind achizitia de servicii de organizare a evenimentului
”24 ianuarie 2019 – 160 de ani de la Unirea Principatelor Române”

Prezentul caiet de sarcini conține specificații tehnice minime în baza cărora

ofertantul va întocmi oferta tehnică și financiară, făcând parte integrantă din
documentația de atribuire în vederea participării la procedura avand ca obiect
atribuirea serviciilor de organizare a evenimentului ”24 ianuarie 2019 – 160 de
ani de la Unirea Principatelor Române” și constituie ansamblul cerințelor
minime pe baza cărora fiecare ofertant elaborează propunerea tehnică și
financiară.

I. Prevederi generale
1. Achizitor/autoritate contractantă
UAT Județul Vrancea
2. Obiectul contractului
Prestarea serviciilor pentru organizarea evenimentului ”24 ianuarie 2019 –
160 de ani de la Unirea Principatelor Române”
3. Valoarea achizitiei
1.384.950 lei fără TVA

1
 II. Necesitatea și oportunitatea
Istoria a dat județului nostru șansa de a fi leagănul unirii dorite de veacuri
de poporul nostru, pentru că aici, la 1859, granița dintre cele două provincii
românești, Moldova și Țara Românească a fost desființată pentru totdeauna,
românii de pe cele două maluri ale Milcovului întâmpinându-l la Focșani pe
Domnitorul Alexandru Ioan Cuza, la 5 februarie 1859, cu entuziasm, cu încredere
și speranță.

III. Scopul
La data de 24 ianuarie 1859 s-au pus bazele statului român modern prin
actul Unirii Principatelor Române, eveniment care ne amintește cu emoție și
mândrie de dorința de unitate a românilor.
Programul din acest an al evenimentului ”24 ianuarie 2019 – 160 de ani de
la Unirea Principatelor Române” va include un moment evocator care va readuce
pe scena amplasată în Piața Unirii din Municipiul Focșani atmosfera din perioada
Micii Uniri, moment ce se va finaliza cu Hora Unirii și un dineu oficial oferit
invitaților la eveniment.
Prin achiziția serviciilor de organizare a evenimentului ”24 ianuarie 2019
– 160 de ani de la Unirea Principatelor Române” se dorește identificarea unor
prestatori care să răspundă tuturor cerințelor ce vor fi descrise în cele ce urmează.
Astfel, prestatorii vor oferi întreaga gamă de servicii solicitate în prezentul
caiet de sarcini la standardele solicitate de autoritatea contractantă.
În același timp, organizarea evenimentului se dorește a fi un instrument cu
impact puternic național pentru promovarea din punct de vedere istoric a județului
Vrancea.

IV. Consideratii generale

Locații: Perimetrul Pieței Unirii din Municipiul Focșani, Bulevardul
Unirii
Participanți la evenimente: cetățenii județului Vrancea, personalități
publice, oficiali
Perioada: 24 ianuarie 2019
Organizarea și implementarea evenimentului ”24 ianuarie 2019 – 160 de
ani de la Unirea Principatelor Române” va consta în achiziția următoarelor
servicii:

2
 1. Servicii de organizare si prestare evenimente
a) Organizarea unui moment evocator
• Asigurare scenotehnică și videotehnică
• Asigurare artiști

b) Organizarea unui dineu oficial

• Asigurarea unui dineu oficial pentru un număr de 300 persoane
invitate
• Asigurarea unui cocktail la sediul Consiliului Județean Vrancea
pentru un număr de 200 persoane
c) Servicii anexe și conexe organizării și prestării evenimentelor
• Realizare invitații
• Asigurarea transportului persoanele ce vor să participe la
eveniment din localitățile județului Vrancea la Focșani și retur
• Asigurarea combustibilului pentru transportul tur – retur și a
hranei pentru Garda de Onoare de la București
• Asigurarea combustibilului și a fitilelor pentru torțele ce vor fi
folosite la momentul retragerii cu torțe
• Mediatizarea evenimentului în mass media scrisă și audio-video
locală și națională
• Realizare sacoșe plastic
• Asigurare cadouri invitați
• Sumă forfetară

V. Descrierea serviciilor. Cerinte si specificatii tehnice

1. Organizarea unui moment evocator în data de 24 ianuarie 2019
Achiziția serviciilor specifice necesare pentru organizarea acestui moment
evocator se va face pentru servicii de scenotehnică și videotehnică și activități
suport pentru interpretarea artistică pe scenă, precum și pentru servicii muzicale
și de divertisment, servicii de prezentare spectacole – organizarea și susținerea
evoluției artiștilor conform următorului program:
- În data de 24 ianuarie 2019 vor avea loc recitaluri în perimetrul
Pieței Unirii din Municipiul Focșani, după cum urmează:
o Paula Seling
o Alexandru Bindea
o Vlad Rădescu
o Ion Haiduc
o Ion Dichiseanu
o Veta Biriș
o Mihaela Rădescu
o Stelian Milu

3
 o Nicolae Furdui Iancu
o Nicolae Botgros
o Ansamblul Crai Nou
o Gheorghe Zamfir
o Ansamblul Lăutarii
o The Sky
o Iuliana Tudor

Ofertantul va asigura o scenă pentru spectacole, conform specificațiilor

minime menționate mai jos. Asamblarea și dezasamblarea, amenajarea și dotarea
scenei cu aparatura specifică (sistem de sonorizare și lumini, echipament video),
precum și accesoriile tehnicii necesare vor fi asigurate în totalitate de către
ofertant. Locul de amplasare al scenei va fi în perimetrul Pieței Unirii din
Municipiul Focșani, amenajarea și dotarea scenei urmând a fi finalizată până cel
târziu la data de 24 ianuarie 2019, ora 11.00. Dezasamblarea scenei și eliberarea
locației se va face de către prestator în termen de maxim 2 zile de la terminarea
evenimentului. Pe toată perioada în care va fi ampalsată videotehnica și
scenotehnica în Piața Unirii din Municipiul Focșani, prestatorul are sarcina de a
asigura paza echipamentelor instalate.
Scenotehnica și videotehnica de spectacol vor trebui să întrunească
urmatoarele condiții minime:
Scena:
- Structură podium pe două nivele pentru scena cu suprafața de 8 m x 8
m, înălțime reglabilă, minim 1,2 m respectiv 3x2m înălțime reglabilă,
minim 0,6m;
- Podiumul trebuie să fie dotat cu scară laterală de accest, rezistența
podiumului de minim 500 kg/m2;
- Orice alte structuri solicitate în riderele tehnice ale artiștilor/formațiilor
care vor evolua pe această scenă.
Sonorizare:
- Instalație de sonorizare pentru concertele în aer liber de minim 70 kw
putere, de tip linie array;
- mixer digital FOH minim 32 de canale, full parametric, minim 8
auxiliare, multicore aferent;
- 1 set de backline compus din cabinet + staţie de chitară, cabinet + staţie
de bass, set complet de tobe (tobe, stative şi scaun de toboşar);
- minim 14 bucăți microfoane de instrumenrt și rcital live;
- minim 14 bucăți microfoane fără fir, tip lavalieră;
- minim 8 bucăți microfoane fără fir;
- orice alte structuri solicitate în riderele tehnice ale artiștilor/ formațiilor
care vor evolua pe această scenă.
Lumini:
- comandă de lumini inteligente și convenționale cu minim 1024 de
canale;

4
 - minim 8 moving-head wash de putere minim 500 W sau echivalent led;
- minim 24 moving-head beam 7 R;
- minim 8 lumini de tip Fresnel de putere minimă 1000 W dotate cu barn
doors;
- splitter de semnal şi cablaje aferente;
- orice alte structuri solicitate în riderele tehnice ale artiştilor/formațiilor
care vor evolua pe această scenă.
Video:
- 1 ecran de proiecție tip LED, de minim 22x5 m, minim P10, fundal
scenă;
- 3 ecrane de proiecție tip LED, de minim 6x4 m, minim P10;
- media server minim 4 ieșiri;
- minim 4 procesoare video şi cablaje aferente;
- minim 4 bucăți camere video HD;
- wirecam cu lungime de minim 20m dispus in Piata Unirii.
Accesorii tehnice:
- minim 1 buc. generator 150 KWA;
- minim 3 bucați tunuri confetti;
- fronton acoperit de minim 20 mp pentru mixere, procesare sunet,
comandă de lumini si follow spot.
Butaforii și decoruri:
Intră în sarcina prestatorului asigurarea unei calești și a 10 cai, care vor fi
folosiți în realizarea momentului evocator în data de 24 ianuarie 2019.
Prestatorul va trebui să asigure, de asemenea, un număr de 70 de persoane
îmbrăcate în costume de epocă, pentru a face figurație. Costumația trebuie să fie
de țărani, boieri, militari etc.
Pentru a pune în operă momentul evocator, prestatorul va trebui să asigure
o butaforie tip punct vamal cu o înălțime minimă de 2,5 m, realizată din structură
de țeavă rectangulară acoperită cu poliplan printat în policromie. Prestatorul va
propune autorității contractante grafica pentru această butaforie, pentru care
autoritatea contractantă va da bun de tipar.
Intră în sarcina prestatorului toate cheltuielile necesare realizării
momentului evocator: onorarii, transport, cazare, masă, alte cheltuieli ale
artiștilor, formațiilor și prezentatorilor, plata drepturilor de autor, precum și
asistența tehnică de specialitate, transport echipamente, transport, cazare și masă
pentru echipa tehnică.
Pentru buna implementare a programului amplu de evenimente dedicate
celebrării a 160 de ani de la Mica Unire, prestatorul are sarcina de a angaja un
consultant/regizor de eveniment, care va ține legătura constant cu prestatorul și
cu autoritatea contractantă pe tot parcursul planificării, organizării și desfășurării
evenimentelor.
Toate costurile conexe generate de activitățile pe care trebuie să le
organizeze conform caietului de sarcini vor fi suportate de către prestator.

5
 2. Organizarea unui dineu oficial
Intră în sarcina prestatorului organizarea unui dineu oficial pentru un
număr de 300 de persoane într-o locație stabilită de comun acord cu autoritatea
contractantă, care să corespundă din punct de vedere al capacității (numărul de
invitați). Prestatorul va fi responsabil cu amenajarea sălii unde va avea loc dineul
oficial, iar meniul va trebui să fie stabilit de comun acord cu autoritatea
contractantă.
Va intra în sarcina prestatorului, de asemenea, asigurarea de băuturi calde
(tip ceai), băuturi răcoritoare, băuturi alcoolice, apă, cafea și gustări reci pentru
un număr de 200 de persoane reprezentate de oficialii din țară invitați la
eveniment, produse ce vor fi furnizate la sediul UAT Județul Vrancea, înainte de
începerea manifestărilor din Piața Unirii.
3. Servicii anexe și conexe organizării și prestării evenimentelor
În perioada premergătoare desfășurării evenimentului ”24 ianuarie 2019 –
160 de ani de la Unirea Principatelor Române” va fi necesară realizarea unui
număr de 400 de invitații cu plic personalizate pentru oaspeții oficiali invitați la
eveniment (reprezentanți Guvern, reprezentanțe diplomatice, președinți consilii
județene, alți oficiali). Invitațiile vor fi în format A5 imprimate față-verso pe
carton texturat de 250 g și vor avea însemnele UAT Județul Vrancea. Cartonul
invitației va fi de culoare alb-perlat, iar plicul va fi din hârtie alb-perlat și va fi
inscripționat cu detalii privind adresa expeditorului și a destinatarului, detalii care
vor fi oferite prestatorului de către autoritatea contractantă. Pentru toate acestea
autoritatea contractantă va da ”bun de tipar”.
Va intra în sarcina prestatorului asigurarea transportului dus – întors
pentru un număr de 5.000 de persoane ce vor sosi din localitățile județului
Vrancea în Piața Unirii din Municipiul Focșani pentru a sărbători cei 160 de ani
de la Mica Unire.
Pentru Garda de Onoare ce va sosi de la București prestatorul are obligația
de a asigura combustibilul pentru transportul tur-retur și o masă caldă. În
vederea organizării retragerii cu torțe ocazionate de celebrarea celor 160 de ani
de la Unirea Principatelor Române, intră în sarcina prestatorului asigurarea
combustibilului și a fitilelor pentru torțe.
În vederea promovării evenimentului ”24 ianuarie 2019 – 160 de ani de la
Unirea Principatelor Române” va fi necesară mediatizarea scrisă și audio-video
la nivel național a acestui eveniment.
Mediatizarea va trebui realizată pe minim 1 canal de televiziune națională
cu audiență medie de 2% cu acoperire maximă și în mediul rural, 1 canal de
televiziune locală, în mediul on-line (pagina de social media a Consiliului
Județean Vrancea etc), precum și în presa scrisă locală. Prestatorul are sarcina de
a produce și difuza un spot publicitar video din care să reiasă perioada desfășurării
evenimentelor dedicate Micii Uniri și programul evenimentelor. Spotul publicitar
va avea minim 30 de secunde si va fi difuzat pe o perioadă de 4 zile înainte de

6
începerea evenimentului din 24 ianuarie 2019. Spotul video va trebui să fie
difuzat pe 1 televiziune națională, 1 televiziune locală, precum și pe contul social-
media al Consiliului Județean Vrancea. Scenariul spotului video va fi aprobat de
autoritatea contractantă.
Pentru buna promovare a evenimentului din data de 24 ianuarie 2019 va
trebui realizată de asemenea mediatizarea în presa scrisă locală, cu următoarele
specificații: programul evenimentelor din această dată va fi publicat pe ultima
pagină a ziarului, precum și pe contul social-media al ziarului, cu cel puțin 2 zile
înainte de începerea evenimentelor.
Prestatorul are, de asemenea, sarcina de a asigura un număr jubiliar al
ziarului ”România liberă”, cu fotografii din acele vremuri, precum și informații
istorice cu privire la Mica Unire de la 1859.
Intră în sarcina prestatorului și realizarea de cadouri care să conțină
elemente privind specificul județului Vrancea (de tipul, dar fără a se limita, seturi
de 2 sticle vin de Vrancea în cutie de carton personalizată), precum și a
momentului Unirii de la 1859. Prestatorul va avea sarcina de a asigura 1 set
sacoșe plastic personalizate necesare pentru oferirea cadourilor către invitații
prezenți.
Intră în sarcina autorității contractante asigurarea unei sume forfetare de
20.000 lei fără TVA care va fi folosită de către prestator în eventualitatea
executării unui număr mai mare de produse decât cel prevăzut în oferta financiară
și în caietul de sarcini. Aceasta va fi ofertată ca atare în cadrul propunerii
financiare.

Prestatorul va fi responsabil pe durata întregului eveniment de:

1. Asamblarea și dezasamblarea butaforiei necesare realizării decorurilor din

perimetrul în care se desfășoară evenimentul ”24 ianuarie 2019 – 160 de
ani de la Unirea Principatelor Române”;
2. Respectarea cronologiei conform programului care va fi stabilit de comun
acord între ofertant și autoritatea contractantă;
3. Pe parcursul derulării evenimentului, în baza programului stabilit cu
autoritatea contractantă, prestatorul va asigura punerea în scenă a
artiștilor/formațiilor conform ofertei prezentate;
4. Prestatorul are obligația de a redacta un deviz detaliat asupra modului în
care s-au desfășurat spectacolele din care să rezulte modul de îndeplinire a
solicitărilor trasate prin Caietul de sarcini;
5. Prestatorul are obligația de a prezenta achizitorului dovada susținerii
evenimentului artistic pe suport electronic care să cuprindă atât video cât
și audio;

7
6. Ambulanța, pompierii, colectarea deșeurilor și dirijarea circulației,
asigurarea curațeniei în zona vizată de eveniment, autorizațiile de
funcționare etc., vor fi asigurate și coordonate de către achizitor.
7. În prețul produselor ofertate vor fi incluse cheltuielile cu transportul
acestora, instalarea/punerea în operă.

p. Director executiv
Hărăbor Valentina

Întocmit,
Brăileanu Marcela