Sunteți pe pagina 1din 3

2

Singura problema a principiului Pareto ar fi


faptul ca cei 20% factori de eficienta maxima
Principiul lui Pareto ne arata ca
sunt identificati in general la terminarea
exista foarte multe situatii in
activitatii ...
care 80% dintre consecinte sunt
provocate de 20% dintre cauze.

Planificarea
este cheia pentru
managementul timpului

Povestea pietrelor din găleată

Avem o găleată, nişte pietre destul de mare pentru a o umple, unele pietre mici, nisip şi apă.
Punem pietrele mari în găleată - este plină?
Punem pietrele mici, în jurul pietrelor mari - este plină?
Punem nisip şi zgâlţâim găleata - este plină?
Punem şi apa. Acum este plină.

Ideea este: dacă nu ai pus în primul rând pietrele mari, , nu vor încăpea în găleată deloc.

Cu alte cuvinte: Planificaţi-vă timp pentru problemele mari înainte de orice altceva, sau inevitabil cele mici vor
umple ziua dumneavoastră şi nu veţi mai avea timp pentru cele mari.

Managementul timpului este, prin excelenta, un management prin


obiective.

Planificarea eficienta a timpului inseamna identificarea obiectivelor si


asumarea responsabilitatilor ce tin de atingerea acestora. Daca privim
obiectivele ca fiind rezultate masurabile ale activitatilor pe care le realizam, putem face
apel la caracteristicile SMART

OBIECTIVE
SPECIFIC. Un obiectiv trebuie sa fie specific. Cu cat este mai specific, cu atat
consumati mai putin timp pentru atingerea lui.

MASURABIL. Un obiectiv trebuie sa fie masurabil, cu alte cuvinte, trebuie sa existe o


metoda de cuantificare a rezultatelor. Un obiectiv nemasurabil nu poate fi evaluat.

ADECVAT. Un obiectiv trebuie sa fie posibil. Daca va fixati obiective imposibile, tot
ceea ce veti obtine va fi o stare de continua frustrare.

RELEVANT. Fixati-va obiective care sunt relevante pentru pozitia dumneavoastra de


manager. Nu va pierdeti in sarcini pe care le puteti delega.

TEMPORAL. Un obiectiv incepe si trebuie sa se incadreze intr-o perioada bine definita


de timp. Amanarile sunt, in acest caz, cel mai mare dusman.
2
7 principii moderne de management al timpului
Ca manager sunteţi tentat să vă ocupaţi mai întâi de problemele altora şi abia apoi de problemele
dumneavoastră ceea ce duce la probleme în gestionarea propriului timp. Acest lucru poate înceta
daca aplicaţi cele 7 principii simple de planificare a timpului şi anume:
1. Realizaţi în fiecare dimineaţă lista cu ceea ce trebuie neaparat sa faceţi,
2. Stabiliţi-vă un interval orar în care nimeni, sub nici o formă, să nu vă deranjeze. În acest
interval puteţi rezolva problemele cu adevărat importante ale organizaţiei pe care o conduceţi,
3. Luaţi decizia de a nu părăsi o activitate până când aceasta nu este finalizată,
4. Faceţi deosebirea între urgent şi important. De foarte multe ori (uneori, de chiar prea multe
ori), lucrurile urgente nu sunt neaparat importante. Reciproca nu este neaparat valabilă!
5. Includeţi pe lista zilnică (sau săptămânală) de activităţi şi acţiuni pe termen lung (legate de
familie, de dumneavoastra personal sau de sectorul non-profesional)
6. Identificaţi perioada de timp în care daţi randament maxim. Este inutil să vă programaţi
Metoda celor 4 întâlnirile până în prânz dacă sunteţi un om mult mai activ după-amiaza,
cadrane
7. Transmiteţi aceste principii şi responsabililor din organizaţia dumneavoastră!

De departe, cel mai bun sfat privind managementul timpului este să conştientizaţi trecerea
minutelor şi a orelor dintr-o zi de lucru şi să acţionaţi în consecinţă.

În planificarea eficientă a timpului există o metodă care dă întotdeauna rezultate. Tot ceea ce
trebuie să faceţi este să includeţi fiecare acţiune într-o matrice numită „Metoda celor 4 cadrane”:
urgentneurgentimportant1-FĂ ACUM
* situaţii de urgenţă, plângerile şi problemele critice
* cererile din partea superiorilor sau a clienţilor
* Sarcini de lucru planificate sau ajunse la termenul limită
* Întâlnirile şi audienţele
* rapoarte şi alte documente
* probleme de personal
* Rezolvarea problemelor2-PLANIFICĂ SĂ FACI
* Planificarea, pregătirea, programarea
* De cercetare, de investigare, proiectare, testare
* Relaţie de reţele de constructii
* Gândire, crearea, modelarea, proiectarea
* sisteme şi dezvoltarea procesului de
* Anticiparea şi prevenirea
* Schimbare în curs de dezvoltare, de direcţie, strategieneimportant3-RESPINGE ŞI EXPLICĂ
* Cereri banale de la alţii
* Situaţii de urgenţă aparente
* întreruperi ad-hoc şi distrageri
* neînţelegeri care apar ca plângeri
* Rutine inutile sau activităţi
* chestii minore nerezolvate acumulate
* Capriciile sau istericalele şefului4-REZISTĂ ŞI ÎNCETEAZĂ
* activităţi „de comfort”, jocurile pe calculator, navigarea pe internet, pauze de ţigară excesive
* vorbărie, bârfă,
* Visatul cu ochii deschişi, pauze prea lungi
* lecturarea de materiale irelevante
* Înfrumuseţarea şi supra-producţia
Principala dumneavoastră preocupare trebuie să fie activităţile importante şi urgente. Urmează sarcinile
importante şi neurgente, deşi aici încercaţi să delegaţi cât mai mult. Cât despre celelalte două tipuri de
activităţi, încercaţi să le treceţi în coada listei sau să le rezolvaţi în ferestre. Ele sunt doar consumatoare de
timp, rezultatele lor fiind aproape invizibile. Nu uitaţi! Cu cât mai mult veţi delega (bineînţeles, unor
persoane competente), cu atât veţi avea mai mult timp pentru ceea ce contează cu adevărat pentru
dumneavoastră! Nu mai pierdeţi timpul! Succes!
Pag. 2