Sunteți pe pagina 1din 11

Minitutorial Microsoft Project 2010

Daniela Popescul, 21.11.2014

Cea mai comună modalitate de a realiza planificarea calendaristică a activităţilor proiectului


este diagrama bară sau Gantt (după numele inventatorului său, Henry Gantt) care, în
principiu, reprezintă fiecare activitate a proiectului sub forma unei bare direct proporţionale
cu durata ei. Diagramele de acest tip pot fi realizate, in extremis, şi cu aplicaţii nespecializate
cum ar fi Microsoft Word, Microsoft Excel sau programe de grafică, dar este recomandată
folosirea unui produs dedicat, care oferă clare funcţionalităţi superioare, cum ar fi ilustrarea
foarte facilă a dependenţelor dintre activităţi sau „portarea” dintr-un singur click a diagramei
într-o altă perioadă de timp.

Vom ilustra modul de realizare a diagramei Gantt în Microsoft Project 2010 pornind de la
exemplul jalonului „Funcţionari publici instruiţi”, la a cărui realizare concură activităţile din
tabelul de mai jos. Unele dintre activităţi sunt detaliate în subactivităţi. Între activităţi şi
subactivităţi există relaţii de dependenţă prezentate în ultima coloană a tabelului.
Tabelul nr. 1 Activităţile şi subactivităţile care conduc la realizarea jalonului „Funcţionari publici
instruiţi”

Cod
activitat Activităţi/subactivi
Denumire activitate Durată (zile)
e/subac -tăţi precendente
ti-vitate
A11 Organizarea de cursuri de instruire Suma duratei
subactivităţilor
SA111 Stabilirea locului de desfăşurare a cursurilor 5
SA112 Selectarea participanţilor la cursuri 5 SA112
SA113 Elaborarea programei cursurilor 5
SA114 Selectarea instructorilor 5 SA113
A12 Desfăşurarea propriu-zisă a cursurilor 35 SA112, SA114
A13 Evaluare în fiecare zi de depinde de
vineri a începutul A12, ca şi
fiecărei de finalul fiecărei
săptămâni de activităţi de evaluare
curs anterioare
A14 Înmânare diplome 1 depinde de finalul
A12, ca şi de finalul
fiecărei activităţi de
evaluare

Paşii pentru realizarea diagramei Gantt sunt prezentaţi în cele ce urmează.

1. Lansarea aplicaţiei se face cu succesiunea de opţiuni Start  All Programs  Microsoft


Office  Microsoft Project 2010. Fereastra care se deschide este cea în care vom lucra pentru
realizarea diagramei Gantt şi are aspectul din figura următoare. Se recomandă, încă de pe
acum, salvarea şi denumirea proiectului.

Figura nr. 1 Fereastra aplicaţiei Microsoft Project 2010

Figura nr. 2 Stabilirea datei de start a proiectului


2. Stabilirea datei de start a proiectului. Aceasta trebuie să fie o dată din viitor (data la
care se presupune că va fi lansat proiectul), şi nu data curentă, propusă implicit de către
aplicaţie. Succesiunea de opţiuni necesară este Project  Project Information  Start Date,
urmată de selectarea datei (în cazul nostru, 6 aprilie 20151).

3. Stabilirea modului de introducere a jaloanelor, activităţilor şi subactivităţilor.


Microsoft Project 2010 permite comutarea între modul manual şi cel automat de introducere
a jaloanelor, activităţilor şi subactivităţilor. Modul manual presupune planificarea
proiectului într-o manieră similară cu cea posibilă în Microsoft Excel şi este recomandat mai
degrabă utilizatorilor ne-experimentaţi sau celor aflaţi într-o fază în care succesiunea
activităţilor proiectului nu este foarte clară. În acest mod de lucru, activităţile şi
subactivităţile fie se pot introduce fără durate, date de start sau de final, fie acestea pot fi
precizate într-o formă liberă (de genul „poate ţine până la o săptămână”, „14 zile???” etc.).
Cel puţin din acest motiv, recomandăm alegerea modului automat de planificare, care va ţine
cont de dependenţele, calendarele şi resursele asociate activităţilor. Stabilirea modului de
planificare pentru toate jaloanele, activităţile şi subactivităţile nou introduse se face din
panglica Task, grupul de butoane Schedule, apăsînd butonul Mode şi selectând varianta Auto
Schedule. Dacă dorim stabilirea modului de planificare pentru fiecare activitate sau
subactivitate în parte, din lista ascunsă Task Mode, selectăm Auto Scheduled. – vezi figura nr.
3.

Figura nr. 3 Selectarea modului automat de planificare a activităţilor

Mai multe informaţii găsiţi la http://office.microsoft.com/en-in/project-help/how-


scheduling-works-in-project-HA010373148.aspx.

4. Introducerea jalonului “Funcţionari publici instruiţi”. Particularitatea jaloanelor în


Microsoft Project este dată de faptul că ele sunt privite ca şi „activităţi” fără durată.
Introducerea unui jalon se face din panglica Task, grupul de butoane Insert, apăsînd butonul
Milestone. În câmpul Task Name, pe prima linie liberă din partea stângă a ferestrei Microsoft

1 Nu uitați să puneți aici o dată din viitor, eu nu am mai apucat să schimb în tutorial!
Project, se tastează numele jalonului. În câmpul Duration se remarcă valoarea 0, apoi se
confirmă prin apăsarea tastei ENTER. Rezultatul va fi „desenarea” simbolului aferent
jalonului () la data de început stabilită pentru proiect.

Figura nr. 4 Introducerea jalonului „Funcţionari publici instruiţi”

5. Introducerea activităţilor şi a subactivităţilor proiectului. Pentru început, imediat


după jalon, în câmpul Task Name, se va tasta numele primei activităţi a proiectului
(„Organizarea de cursuri de instruire”).

Activitate
Reprezentarea grafică a
Săgeata activităţii şi subactivităţii
Subactivitate verde
dreapta
Figura nr. 5 Introducerea activităţilor şi subactivităţilor

Deoarece este o activitate care are subactivităţi, nu se va introduce nimic în câmpul Duration
– durata, în acest caz, se obţine prin însumarea duratei subactivităţilor. Introducerea primei
subactivităţi implică tastarea numelui său („Stabilirea locului de desfăşurare a cursurilor”),
a duratei (5 zile), urmată de revenirea pe căsuţa cu numele subactivităţii (fără a intra în
modul de editare) şi apăsarea săgeţii Indent ( ) din zona de butoane Schedule sau a
combinaţiei de taste Alt + Shift + Right.

Este foarte important ca, după finalizarea introducerii subactivităţilor, să se revină la nivelul
iniţial de indentare cu ajutorul săgeţii Outdent ( )din zona de butoane Schedule sau cu
combinaţia de taste Alt + Shift + Left.

6. Crearea legăturilor (dependenţelor) între activităţi. Activitatea sau subactivitatea


predecesoare a activităţii sau subactivităţii curente va fi introdusă în coloana Predecessors,
identificată prin numărul pe care i l-a alocat aplicaţia (vizibil pe coloana ID Number). Tipul
dependenţei se specifică prin una din abrevierile SS (start la start), FF (final la final), FS (final
la start) sau SF (start la final). Dacă în coloana Predecessors se introduce numai numărul
identificator, aplicaţia va crea implicit o dependenţă de tip final-la-start (activitatea curentă
nu va începe până ce nu se finalizează activitatea anterioară).

Subactivitatea 6 poate
începe abia când este
finalizată subactivitatea 5
Subactivitatea 4 poate
Activitatea 7 poate începe abia când sunt finalizate începe abia când este
subactivităţile 4 şi 6. Între subactivitatea 4 şi finalizată
activitatea 7 este un decalaj (un timp de aşteptare) de subactivitatea 3
5 zile.

Figura nr. 6 Dependenţe între activităţi şi subactivităţi

7. Adăugarea unei activităţi repetitive („Evaluarea participanţilor”). Pentru introducerea


unei activităţi repetitive, este necesară poziţionarea într-o căsuţă necompletată a câmpului
Task Name şi apelarea opţiunii Task  Recurring Task din panglica Task, grupul de butoane
Insert.

Figura nr. 7 Opţiunea de introducere a unei activităţi repetitive

În fereastra care se deschide, se completează următoarele zone:

- Task Name: numele activităţii („Evaluarea participanţilor”);

- Duration: durata activităţii (1 zi);

- Recurrence pattern: Weekly (săptămânal), în ziua de vineri (Friday);

- Range of Recurrence: în această zonă, în caseta cu lista ascunsă Start, trebuie precizată data
de început a activităţii. Dacă nu se selectează nici o valoare, data de început va fi considerată
aceeaşi cu cea de început a proiectului. În exemplul nostru, data de start a activităţilor de
evaluare este aceeaşi cu data de început a activităţii de desfăşurare a cursurilor (27 aprilie
2015). Deoarece numărul de activităţi de evaluare este 7, vom introduce această valoare în
zona End after x occurences.

Figura nr. 8 Fereastra de introducere a unei activităţi repetitive


Rezultatul acestor operaţiuni
este apariţia unei activităţi noi, cu aspectul
(observaţi săgeţile care simbolizează repetiţia). Dacă
apăsăm semnul plus (+) din faţa numelui activităţii, obţinem rezultatul din figura următoare.

Figura nr. 9 Activitatea repetitivă „Evaluarea participanţilor”

În figura de mai jos am introdus şi dependenţele dintre activităţi, ca şi ultima activitate,


Înmânarea diplomelor.

Figura nr. 10 Activitatea repetitivă „Evaluarea participanţilor”; dependenţe de tip start-la-start

8. Stabilirea ultimei activităţi introduse ca şi predecesor pentru jalonul „Funcţionari


publici instruiţi”. La acest moment din realizarea diagramei, jalonul „Funcţionari publici
instruiţi” a rămas „suspendat” la data de început a proiectului, lucru evident incorect,
deoarece jalonul, prin definiţie, este un rezultat al tuturor activităţilor care concură la
realizarea lui. Pentru a remedia această situaţie, este suficient să precizăm ca şi predecesor
al jalonului activitatea cu numărul 16, cea de înmânare a diplomelor, prin introducerea
acestui număr în coloana Predecessors, în dreptul jalonului.

Figura nr. 11 Finalizarea jalonului


9. Imprimarea diagramei. Înainte de trimiterea diagramei la imprimată, este necesară
modificarea unor setări la nivel de pagină, evidenţiate de noi în fereastra Page Setup. Pentru
ca imaginea obţinută să fie optimă, vom selecta opţiunea Fit to 1 pages wide by 1 tall din
secţiunea Scaling. Pentru diagrame mari, putem alege A3 ca dimensiune de pagină adecvată.

Figura nr. 12 Fereastra Page Setup

Aspectul diagramei este cel din figura nr. 5.13.

În cazul în care, în urma setărilor premergătoare imprimării, diagrama nu se potriveşte în


pagină, putem interveni prin reducerea scalei temporale la care este ea prezentată. Dacă
analizăm calendarul implicit, observăm că el prezintă zilele grupate pe săptămâni. Pentru a
reduce lungimea diagramei, putem opta pentru afişarea pe săptămâni grupate în luni sau
luni grupate în trimestre sau chiar ani, prin dublu click în partea dreaptă sus a ferestrei, acolo
unde se afişează calendarul ( -Timescale..) şi
selectarea unităţii mai mari de timp în cadrul de pagină Middle Tier, Units, iar a celei mai mici
în cadrul de pagină Bottom Tier, tot în zona Units.
Figura nr. 13 Aspectul final al diagramei Gantt

Figura nr. 14 Fereastra Timescale, cadrele de pagină Middle Tier şi Bottom Tier

Aspectul diagramei pentru situaţia în care s-a ales afişarea pe luni (Middle Tier) şi săptămâni (Bottom
Tier) este prezentat în figura următoare.
Figura nr. 15 Diagrama pe luni şi săptămâni

Figura nr. 16 Calendarul lunii aprilie din proiectul exemplu


Vizualizând în moduri diferite programarea activităţilor pe care am făcut-o urmând paşii de mai sus,
putem obţine:

- calendarul fiecărei luni a proiectului (View  Calendar) – figura nr. 16;

- diagrama reţea a activităţilor proiectului (View  Network Diagram) - figura nr. 17:

Figura nr. 17 Diagrama reţea

Revenirea la forma iniţială de afişare se face cu opţiunile View  Gantt Chart.

Succes! 