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En el mundo actual es muy difícil lidiar con la presión del trabajo. Cualquier persona
con un trabajo a tiempo completo sabe que un día promedio de trabajo no dura lo
suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, tu productividad
puede incrementarse increíblemente si adoptas hábitos diseñados para hacer que tu
trabajo sea más eficiente. Un trabajador eficiente aprovecha cada minuto de su tiempo
durante el día, poniendo toda su atención primero a las tareas más importantes. La
eficiencia en el trabajo no solo incrementará tu productividad, y te hará ganar puntos
con tu jefe, sino que también te hará sentir realizado y satisfecho de haber tenido un día
de trabajo productivo y ocupado.
Parte 1
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Ten un programa establecido. Si has estado decidiendo qué hacer sin previa
planificación, hacer algún esfuerzo para planear tu día probablemente
incrementará la eficiencia de tu trabajo. Sin embargo, para mantener un
programa efectivo, limítate a una agenda que abarque todo (puedes
complementarla con un calendario en tu oficina o cubículo para establecer
objetivos a largo plazo.) No compliques innecesariamente tu trabajo al tener más
de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que
inevitablemente perderás. Es mejor que puedas mirar en un lugar específico todo
lo que tienes que hacer.
o Organiza cada día creando una lista de "pendientes". Comienza con los
asuntos de mayor prioridad en el día, de modo que sea más fácil que los
concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la lista.
Comienza tu día de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si al final
del día no completas la lista, coloca los puntos pendientes en el siguiente
día.
Elimina las distracciones personales. Cada lugar de trabajo tiene sus propias
distracciones. En algunos trabajos existe el típico compañero de trabajo
conversador que nunca te deja en paz. Otros trabajos pueden ser terriblemente
silenciosos, lo que hace que te distraigas con el más mínimo ruido. Haz todo lo
que debas hacer para poder mantenerte concentrado. Si tu trabajo te permite
escuchar música sin que ésta te distraiga, lleva un reproductor de MP3. Incluso
puedes colocar notas en tu lugar de trabajo que indiquen a tus compañeros que
no te distraigan. Esto puede parecer descortés, pero no lo es. Es un método
razonable y efectivo para hacer que las personas no te molesten mientras
trabajas. Recuerda, puedes socializar todo lo que quieras durante la comida y los
momentos de receso.
o Una distracción muy común es pasar el tiempo en páginas de internet
recreativas. Un estudio demostró que aproximadamente dos tercios de los
trabajadores pierden por lo menos un poco de tiempo en páginas web que
no están relacionadas a su trabajo diario.[1] Por suerte, la mayoría de
navegadores te permiten descargar recursos que bloquean páginas web
que puedan distraerte. Busca en la tienda de extensiones para tu
navegador "aplicaciones para bloquear páginas web" o "recursos para
productividad". Podrás descargar por lo menos algunos recursos gratuitos
y con resultados efectivos.
Parte 2
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o Si tienes una muy buena relación con tu jefe, incluso podrías ver si éste
puede delegar parte de tu trabajo a otros.
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Haz que tus reuniones sean breves. De acuerdo a una encuesta en el año 2012,
la razón por la que todo el mundo odia las reuniones, para casi la mitad de los
encuestados, fue que consideran que las reuniones generan la mayor pérdida de
tiempo, incluso más que el tiempo que se pierde con asuntos personales, o en
páginas de recreación.[2] Las reuniones son de gran importancia para debatir
sobre objetivos y establecer proyecciones. Por el contrario, dejar reuniones
pendientes con frecuencia hace que ciertos asuntos empeoren, consume horas (y
en casos extremos consume hasta días) de tu tiempo sin que nada importante se
decida. Estos son algunos consejos para hacer que tus reuniones sean lo más
efectivas posible:
Parte 3
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o Si vas a comenzar una rutina de ejercicio por primera vez, prueba rutinas
de ejercicio que combinen los ejercicios cardiovasculares con los de
fortalecimiento.
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Automotívate. Es más fácil trabajar de manera eficiente si tienes una buena
razón para hacerlo. Si en ocasiones tienes dificultades para desempeñar tu
trabajo, piensa en lo que te llevó a estar en ese trabajo; como en tus objetivos en
la vida, tus sueños, y cómo te ves en el futuro. Intenta ver tu trabajo como el
medio para llegar a un fin; donde el "fin" es la visión ideal de tu vida. Si
disfrutas de tu trabajo, intenta pensar en cómo te hace sentir, ¿Te sientes
satisfecho al concluirlo?
o Piensa en las cosas buenas que puedes tener gracias a tu trabajo. Quizás
posees una casa o un carro gracias al dinero que ganas, o quizás tu
trabajo te ha permitido enviar a tus hijos a la escuela. Además piensa en
los "beneficios" que te trae, como el seguro médico y/o dental para tu
familia.
o Piensa en las consecuencias que traería si no trabajaras. ¿Qué cosas
tendrías que dejar si pierdes tu fuente de ingresos? ¿De qué forma
afectará a tu familia y a la gente cercana?
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Consejos
Implementa un sistema de gratificaciones aplazadas donde lleves a cabo los
proyectos que menos te agradan lo antes posible en lugar de dejarlos para el
final. De este modo no pasarás el día lamentándote por el proyecto y tratando de
evitarlo. Al realizar primero ese proyecto que te desagrada, es más probable que
te sientas satisfecho, y que puedas terminar tu día de buena manera, realizando
proyectos más placenteros o menos estresantes.
Aprende a gestionar eficazmente el tiempo, ya que es un recurso limitado y muy
valioso, por lo que en tu actividad diaria debes identificar aquellos elementos,
actividades y circunstancias que se convierten en “ladrones de tiempo”.
¿Conoces a ese tipo de personas que hacen tantas cosas que parece que tienen 30
horas al día, mientras que el resto de nosotros tenemos únicamente 24? Ya
sabes, aquellos que pareciera que terminan más cosas antes del desayuno que tú
en toda la jornada.
En la tecnología
1. Limita las respuestas de email y sólo tarda un minuto a lo máximo en
contestar cada correo
2. Si no entiendes el motivo u objetivo de un email, no lo respondas
3. Apaga las noticias; la mayor parte de las veces no ocurre nada importante
4. No respondas al teléfono ni los mensajes, a menos de que sea una emergencia
5. Usa atajos en el teclado de tu computadora
En tu vestimenta
6. Define un uniforme de moda y úsalo diariamente. Esta estrategia ha sido
usada por personajes como Hillary Clinton, Barack Obama, Mark Zuckerberg y
Steve Jobs
7. Lleva un atuendo formal (como un buen saco) siempre contigo
8. Deshazte de lo que ya no usas
En tu cuerpo
9. Define horarios para comer, dormir y ejercitarte
10. Controla la ansiedad con ejercicio (como correr, nadar y bailar)
11. Duerme más; serás más productivo
12. Tómate una siesta cuando decaiga tu energía
En tu horario
13. Haz las cosas más fáciles primero
14. Prioriza un pendiente cada día
15. Establece una rutina diaria
16. No tengas reuniones hasta que sean decisivas
17. Es mejor terminar una tarea a que quede perfecta desde el principio
En tu alimentación
18. Haz de tu dieta una rutina
19. Come alimentos saludables
20. Apuesta por pedir a domicilio para ahorrar tiempo
En tu mente
21. Identifica tu regla de 80/20: ¿Qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus
resultados?
22. Enfócate en lo importante
23. Empieza una agenda de ideas, y hoy mismos trabaja en ella
24. Elimina decisiones triviales como qué ropa ponerte
25. Aprende a ignorar. No necesitas responder a todo
26. Haz un boceto imperfecto; edítalo después
27. Trata a tu tiempo como si fuera dinero
28. Delega cuantas tareas sea posible
Otros tips
29. Visualiza el resultado final de tu producto
30. Empieza antes de sentirte preparado
31. Cuando tengas una duda, asume que estás en lo correcto. Ser decisivo es ser
productivo
32. Si tienes un bloqueo mental, crea un mapa mental
33. Si no puedes escribirlo, grábalo
34. Cuando leas algo útil, escríbelo
35. Prepara cuanto sea posible la noche anterior. Te ahorrará varias horas en tu
jornada
Te compartimos 10 estrategias para volverte la persona más productiva:
1. Come para ganar. Realmente somos lo que comemos. La mentalidad de
“comer para ganar” es entendible ya que lo que ponemos en nuestro cuerpo
afecta nuestra atención, energía y bienestar en el transcurso del día. Una dieta de
comida chatarra te llevará a un mal rendimiento. Cuando comenzamos el día
consumiendo alimentos saludables, instantáneamente estamos listos para tener
una jornada productiva.
2. Comienza tu día con un smoothie verde. No hay mejor manera de alimentar
tu mente y cuerpo que consumiendo una bebida alcalinizante a primera hora de
la mañana. Una de mis recetas favoritas es la siguiente: ocho onzas de agua, dos
puñados de espinaca orgánica, una manzana, dos tallos de apio y jugo de limón.
Esta bebida es alta en fibra, la cual ayuda al cuerpo a deshacerse de las toxinas y
proveernos con las vitaminas y minerales necesarias para tener altos niveles de
energía.
3. Planea tu día la noche anterior. Tómate de 10 a 15 minutos para hacerlo.
Adoptar este hábito produce beneficios fenomenales. La falta de sueño
normalmente es ocasionada por pensar en las cosas que tienes que hacer al día
siguiente. Esto hace que la mente no descanse y se vuelve mucho más difícil
tener una buena noche de descanso. Al planear tú día, despertarás listo para tocar
el piso y saber exactamente qué debes hacer.
4. Escribe un credo de productividad. Esto ha sido un absoluto cambio de
juego. Por ejemplo, mi credo está escrito en una tarjeta que dice: “Yo, Matt
Mayberry, soy la persona más productiva que conozco. Yo domino mi día y me
muevo rápidamente de tarea en tarea, terminando la cosas que más importan”.
Esta simple afirmación ha hecho maravillas y la llevo conmigo a donde quiera
que vaya. Cuando me encuentro con miedo, miro mi credo y regreso a trabajar.
Le echo un vistazo por lo menos 10 veces al día.
5. Comienza tu día con ejercicio. Lo digo todo el tiempo. El ejercicio es la
mejor herramienta de productividad en la que puedes invertir. Encuentra una
rutina que funcione para ti y trabaja en esa rutina cada mañana. Al comenzar tu
día con ejercicio, haces que tu sangre fluya y te deshaces de las tristezas
mañaneras cuando sueltas endorfinas. No solamente un buen ejercicio te alivia
del estrés y sube tu energía, sino que también te sentirás enérgico y listo para
conquistar el día.
6. ¡Bébetela toda! En lugar de correr para tomar una taza de café cada vez que
te sientes débil o cansado, toma agua. Nuestros cuerpos necesitan una buena
hidratación para funcionar eficientemente. Es una tendencia natural buscar el
remedio que nos “levante”. Estos métodos de energía no viven mucho tiempo. El
cuerpo humano está compuesto un 70% de agua. Muchas de las veces que te
sientes cansado en realidad estas deshidratado. El agua es fundamental para el
alto rendimiento.
7. No molestar. ¿Cuántas veces en tu día alguien entra en tu oficina y te
interrumpe para hablar de puras tonterías? Las probabilidades son que estás
siendo constantemente interrumpido por medio de mensajes, el teléfono o e-mail
a lo largo de tu día. Si trabajas en una oficina, pon un letrero de “no molestar”
cuando necesites hacer un trabajo muy importante.
Si trabajas desde casa o fuera de una oficina, establece una política para que la
gente sepa que no debe llamarte o interrumpirte durante cierto tiempo. Si eres
capaz, silencia por completo tu celular y guárdalo para que no hay ninguna
distracción o urgencia que no te deje hacer tu tarea.
8. Toma una caminata o come fuera de la oficina. En lugar de almorzar en tu
oficina, encuentra el lugar más cercano donde puedas estar y relajarte. Una
estrategia para rejuvenecer y estar preparado para aguantar el día completo es
que tomes una caminata a la hora de la comida. Esto te ayudará a aclarar tu
mente del desorden y distracciones del día y debería recargarte para una segunda
parte del día más productiva.
9. La hora de la grandeza. Esta es la única hora que ocupo por las mañanas
para preparar mi mente, cuerpo y espíritu para el día que me espera. Esta rutina
consiste en leer un libro edificante por 15 o 20 minutos, reescribir mis metas
mientras visualizo el logro de cada una, meditar sobre la productividad de mi
credo mientras observo mi lista de pendientes y finalmente inundo mi mente con
mensajes positivos y motivacionales vía audio.
Solamente esto puede alterar drásticamente mis niveles de productividad. En vez
de estar mirando toda la negatividad que hay en los periódicos o en la noticias,
disfruta de la preparación de tu mente para un día fenomenal.
10. Decide. Para realmente volverte la persona más productiva, primero debes
decidir hacerlo. No te castigues sobre lo improductivo que has sido o pienses
sobre lo productiva que es otra persona. Esto nunca te llevara a donde debes
llegar. Tomar la decisión es sólo la mitad de la batalla. Una vez que has tomado
medidas, comenzarás a retarte y verás lo mucho que puedes lograr cualquier día.
Cuando pensamos en todo lo que tenemos que hacer para lograr algo solemos sentir
estrés y confusión, incluso frustración. ¿Te ha pasado?
Si en lugar de pensar en todos los pasos que debemos tomar para lograr algo pensamos
en qué es lo que queremos lograr y cómo nos sentiremos cuando ya alcancemos nuestro
objetivo entonces haremos todo lo necesario rápidamente y sin darnos cuenta ya
estaremos disfrutando del logro.
Cuando creas que tienes menos tiempo para descansar, entonces ese es el momento que
más necesitas descansar. Se ha comprobado que la productividad aumenta
significativamente si tomas descansos de entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo.
Si haces esto tu mente se despejará, estará libre de estrés y te permitirá enfocarte mejor
y, por ende, ser más productivo. La idea es tomar estos minutos de descanso para
estirarte, respirar, relajarte, hidratarte o simplemente no pensar en nada.
Muchas veces nos encontramos haciendo muchas actividades que nos nos acercan
significativamente a nuestro objetivo. Si queremos ser más productivos entonces tú y yo
debemos preguntarnos ¿qué es aquello que podré hacer ahora que me acercará
significativamente a mi resultado esperado?
Siempre hay una o dos actividades que podemos hacer que nos ayudará a dar un gran
paso hacia nuestro objetivo, tómate el tiempo de averiguar cuales son.
4. Dedícate a ti mismo la primera hora de tu día.
Los grandes líderes a nivel mundial siempre se toman la primera hora de su día para
enfocarse en sí mismos. Dedica la primera hora de tu día en tu cuerpo, en tu mente y en
tu alma. Lo peor que puedes hacer al despertar es revisar tu correo electrónico o avanzar
con alguna tarea pendiente del día de ayer.
Cuando despiertes mañana respira profundamente, sonríe, agradece por un día más de
vida, sal a caminar, a trotar o a correr, siente que estás vivo y visualiza tus objetivos del
día.
Si realizas tareas repetitivas a lo largo del día es mejor que designes tiempos específicos
durante el día para que no te distraigan en medio de una operación importante.
Por ejemplo, podrías designar horas específicas en las cuales revisarás tu correo
electrónico, tu celular o la red social de tu preferencia. Eso te permitirá enfocarte de
mejor manera en lo que más importa para ti.
Muchas veces solemos enfocarnos en lo que requiere nuestra atención inmediata, una
llamada, un correo electrónico o algo que se nos vino a la mente en ese instante que es
de suma urgencia. Sin embargo, el hecho de que sea urgente no significa que sea
importante.
Tu y yo podríamos pasarnos horas, días o semanas haciendo cosas urgentes y aún así no
alcanzar nuestros objetivos. Mientras que no entendamos la diferencia entre lo que es
importante para avanzar en la vida o en nuestro trabajo y lo que es simplemente urgente,
no podremos ser más productivos y felices.
Saber desenfocarse es tan importante como saber enfocarse. De nada sirve que nos
sepamos enfocar en una tarea si cuando terminemos de hacerla y es momento de
empezar otra no podemos desenfocarnos de ella para ponerle nuestro enfoque a la nueva
tarea.
Si estamos en el trabajo debemos enfocarnos en el trabajo, si estamos en la casa con la
familia debemos enfocarnos en la familia. Si queremos ser más productivos entonces
debemos dejar de pensar en otras cosas mientras realizamos una tarea o actividad
importante para nosotros.
Y antes de que cierres esta ventana, cuéntame ¿cómo haces tú para aumentar la
productividad? ¿cuál es la barrera más grande que evita que logres tus objetivos?