Manual de Usuario

ALFRESCO
INTRODUCCIÓN:

Este manual del Sistema de Gestión Documental ALFRESCO está orientado al

usuario final, donde se muestra paso a paso como se pueden acceder a las
funcionalidades más destacadas para Administrar espacios y archivos.

¿Qué es ALFRESCO?

Alfresco es un sistema gestor de contenidos empresariales (ECM), que gestiona

todo el contenido dentro de una empresa y ofrece los servicios y controles que
gestionan este contenido.

INGRESO AL SISTEMA ALFRESCO:

Ingresar a: http://www.planificacion.gob.ec/la-secretaria/ , y dirigirse a la

pestaña Intranet y seleccionar la opción Alfresco.

O a su vez ingresar a:
http://alfresco.senplades.gob.ec/alfresco/faces/jsp/login.jsp
El usuario y la contraseña son los mismo que se utiliza para autenticarse tanto al
iniciar sesión de Windows como al ingresar en el correo electrónico institucional
(sin @ ni el dominio).

Para poder acceder a la documentación contenida en el Alfresco es necesario

ser parte de algún grupo de trabajo, esto depende de la dirección y
subsecretaría a la que pertenece, tenemos dos casos:
o Si el usuario no se encuentra en un grupo de trabajo, podrá ingresar a
Alfresco; sin embargo, únicamente podrá visualizar las Carpetas o Espacios
que por defecto se presentan.

En este caso, debe enviar un mail a: ayuda@senplades.gob.ec. Indicando

como mínimo los siguientes datos:

- Nombres y Apellidos Completos del funcionario

- Email del funcionario
- Subsecretaria/coordinación /dirección a donde pertenece el
funcionario
 - HABER INGRESADO AL MENOS 1 VEZ AL SISTEMA

o Si el usuario se encuentra en un grupo de trabajo, visualizará la estructura

de carpetas a donde tiene acceso dependiendo al grupo y los permisos que
tenga asignado. Todos los usuarios una ver pertenezcan a un grupo,
deberán poder visualizar la carpeta SENPLADES_TODOS.

MANEJO ADMINISTRATIVO SISTEMA ALFRESCO – ESPACIOS Y

DOCUMENTOS:

La administración de los espacios, movimiento de carpetas y documentos

depende mucho de la administración que se le dé a los espacios de cada una de
las unidades administrativas. Por tanto antes de añadir contenido, debemos
decidir cómo vamos a organizar nuestro espacio de trabajo.

La interfaz de usuario de Alfresco presenta tres áreas principales: una barra

de herramientas en la parte superior, la barra lateral y el área principal de
trabajo.
 - Barra de herramientas
La barra de herramientas contiene los botones de navegación que nos
llevará al espacio de la empresa (Senplades), espacio propio (Espacio
personal), espacio de invitado (Espacio de Invitado). Existen, además,
iconos para abrir las opciones de usuario, opciones de búsqueda y ayuda.

- Barra lateral
La barra lateral contiene varias características para ayudar a navegar,
buscar y trabajar con contenido, como el Navegador, el Portapapeles,
Accesos Directos, Espacios Recientes y openSearch.

- Área principal
El área de trabajo cambiará dependiendo de qué información esté
visualizando o que tarea esté realizando. La parte superior del área de
trabajo siempre tendrá un pequeño navegador que nos permitirá saltar a
cada sección de navegación. Para las vistas de información tendremos
normalmente un área de resumen, junto con acciones y vistas alternativas.
Los detalles y las opciones cambiarán dependiendo de qué estamos viendo
o haciendo y de los permisos asignados.

Administrar espacios

Debe considerarse un espacio como una carpeta, para crear un nuevo espacio
el usuario debe tener permisos de escritura, caso contrario no podrá desplegar
el menú Crear/Crear espacio.
Al seleccionar la opción Crear Espacio se presenta la siguiente pantalla, donde
debe llenar el nombre del espacio (obligatorio), título, descripción y un ícono.
Luego presione el botón “Crear espacio”.

Una vez creado el espacio, el usuario puede:

- Cortar / Copiar: Se queda en el portapapeles, debe seleccionar otro espacio

donde pegar la carpeta. El portapapeles se ubica en el Panel Lateral, una
vez se determine es espacio donde poner los elementos, elija la opción
Pegar Elemento o Pegar Todo según sea el caso.
 - Ver detalles: Despliega más acciones que puede realizar en ese espacio.

Entre las opciones a destacar, se encuentran: Modificar, Importar y

Modificar los datos del espacio, Histórico de versiones.
Modificar: Permite cambiar el nombre del espacio.
Importar: Permite cargar una estructura de carpetas y archivos que
tengamos en la PC, para esto se debe comprimir el contenido a un archivo
.ZIP y subirlo siguiendo los pasos que indica la opción Importar.
Modificar: Permite cambiar las propiedades con las que se creó el espacio.

- Eliminar: Borra el espacio.

Administrar archivos

Los archivos en formato .doc, .xls, .pdf, txt, html, etc pueden administrarse en
el sistema, se tiene que considerar que los archivos de audio y video no se
deben subir debido al tamaño que ocupan.

Para subir un archivo, navegue hasta el espacio o carpeta en la que desee subir
el contenido, luego seleccione la opción “Añadir contenido”, considerar que
para realizar esta acción debe tener permiso de escritura.
Selección el archivo que desea subir y luego presione el botón Aceptar.

Una vez subido un archivo, el usuario puede:

- Editar: Puede editar los archivos en línea siempre que no requiera de una
aplicación externa por ejemplo archivos de tipo texto o html. Caso
contrario se editará fuera de línea; es decir, se descarga el archivo, se crea
 una copia de trabajo y el archivo original se bloquea para que otros
usuarios no puedan editar el mismo archivo.

Una vez concluida la edición, para subir el archivo modificado seleccione la

opción “Subir nueva versión” y luego “Desbloquear y Actualizar”.

- Descargar: Permite descargar el archivo al disco.

- Ver Detalles: Presentan más opciones para manipular el archivo.

Modificar: Permite cambiar el nombre del archivo.

 - Eliminar: Elimina el archivo.

Subir estructura de carpetas con contenido

Si se tiene una estructura de carpetas y archivos ya definida en un medio de

almacenamiento, para poder subir de forma masiva, se debe seguir los
siguientes pasos.

- Comprima la carpeta principal en el formato .ZIP o .ACP (no en formato

.RAR)

- Navegue hasta el espacio en el que desea subir la estructura de carpetas.

- Seleccione la opción Visualizar Detalles, luego desde el menú Acciones

elija la opción Importar.

- Ubique el directorio en la PC donde tenga el archivo comprimido

producto del primer paso. El tiempo que se demora en cargar el archivo
dependerá del tamaño del mismo, una vez cargado presione Aceptar.
- Una vez que se haya terminado el proceso eliminar el archivo .ZIP y la
estructura de carpetas se habrá creado automáticamente con todo el
contenido ingresado.

- Verifique que la estructura se encuentre con toda la información

deseada.
- Al finalizar el proceso debería tener solo la carpeta con la estructura
requerida.