Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
I. Introducción
En el marco del tránsito al régimen del servicio civil creado por la Ley N° 30057, Ley
del Servicio Civil, se ha definido una hoja de ruta que las entidades deben seguir con
el fin de que este proceso se desarrolle de manera eficiente y eficaz. Esta hoja de ruta
comprende cuatro (04) etapas: 1) preparación, 2) análisis situacional, 3) mejora interna
e 4) implementación.
1
Esta matriz nos permitirá obtener información respecto al estado actual de la entidad
en materia de puestos permitiendo responder a interrogantes como: ¿cuántos puestos
existen hoy en la entidad?, ¿cuántas personas prestan servicios?, ¿cómo se
distribuyen estas personas entre los diferentes órganos y unidades orgánicas?,
¿cuántos regímenes laborales existen?, ¿hay puestos que implican funciones
idénticas y remuneraciones distintas?, ¿hay puestos desocupados que en la práctica
están siendo asumidos por otro puesto de diferente nombre?, etc.
Asimismo, existe una pestaña denominada “Informe Mapeo de Puestos” la cual recoge
la información registrada y genera de forma automática gráficos y tablas de datos, las
cuales serán de utilidad para la entidad al momento de elaborar el Reporte Final de
Mapeo de Puestos.
El mapeo de puestos en una entidad requiere una serie de actividades que se detallan
a continuación:
En caso la entidad opte por contratar los servicios de un tercero para realizar los
trabajos de Mapeo de Puestos, se adjunta al presente documento los términos de
referencia (ver Anexo 2), los cuales contienen una guía de las tareas y actividades
que es necesario realizar para cumplir con esta etapa del proceso de tránsito al nuevo
régimen del Servicio Civil1. Cada una de las entidades debe adecuar los Términos de
Referencia a su realidad.
1
Cabe anotar que SERVIR no acredita a empresas consultoras, ni certifica a profesionales en la
aplicación de ninguna de las herramientas que ella genera.
2
En todos los casos, SERVIR estará disponible para apoyar a la entidad, sea al equipo
interno designado o a los consultores contratados, a través del Equipo de
Implementación y Monitoreo del Proceso de Tránsito a la Ley SERVIR, constituido en
el ente rector para esos efectos. La finalidad es asegurar, mediante revisiones
preliminares, que el producto final cumpla con lo esperado y así evitar reprocesos que
demoren a la entidad.
2
La “fecha de corte” la determinan las entidades en función, por ejemplo, del momento en que se
encuentran listas para iniciar el mapeo de puestos o cuando se inicia la consultoría, si fuera el caso, entre
otros. Todos los documentos deben considerar la misma fecha a fin de no distorsionar los resultados del
mapeo.
3
información de puestos por órganos/unidades orgánicas de Alta Dirección,
Asesoramiento, Consultivo, etc.
3
A manera de ejemplo puede darse el caso que el puesto de Analista de Capacitación tenga como área
solicitante a la Dirección de Formación, pero en la práctica se encuentra prestando servicios en la
Dirección General de Estadística, y en esta dirección lleva a cabo tareas distintas, más asociadas al
puesto de un Analista de Monitoreo y Capacitación. En ese caso, y en pro de construir la ‘fotografía’ del
estado actual de la entidad, el puesto Analista de Capacitación tendría que ser dispuesto bajo la
Dirección de Formación y a su vez registrar el puesto Analista de Monitoreo y Capacitación en la
Dirección General de Estadística. Más adelante, al momento de realizar la validación de la matriz
completa, se definirá si los dos puestos persisten, o si sólo uno subsiste en la práctica.
4
La reunión de información sobre puestos según “Naturaleza del órgano”, “Órgano” y
“Unidad Orgánica” lleva a tener diferentes conjuntos de información ordenada (p.e.
puestos de Presidencia, puestos de Gerencia General, puestos de la Gerencia de
Administración y Finanzas, etc.). Con dicha clasificación y al contar con la información
de los puestos, a través de los documentos de gestión, contratos, TDR’s y demás, se
procede al ingreso de la información, el cual se recomienda realizar en una Hoja de
Cálculo, empleándola como ‘borrador’, con la finalidad de listar todos los puestos
identificados, debidamente clasificados y distinguiéndolos por régimen
laboral/modalidad de contratación. Para realizar dicho llenado, se recomienda tomar
en cuenta las siguientes consideraciones:
Primera consideración
Se debe tomar en cuenta que se tendrá una mezcla de puestos bajo regímenes que
otorgan estabilidad laboral a sus ocupantes y casos en los que, más bien, los puestos
tienen ocupantes con contratos transitorios o temporales. Sin embargo, en este
momento del ingreso de datos, aún no es necesario hacer precisiones sobre la
continuidad, o no, de algunos puestos, sino simplemente diferenciar los registros
(diferentes filas) de puestos según régimen laboral o modalidad de contratación. En
esa línea, si el puesto se encuentra ocupado al momento de realizar el mapeo de
puestos, se deberá verificar la modalidad de ingreso que se siguió para dicha
ocupación y, así, tener un registro con mayor precisión.
Al concluir esta primera tarea se contará con una lista de diversos puestos en diversos
regímenes laborales o modalidades contractuales, tal y como se muestra en la
siguiente tabla:
5
Segunda consideración
Se debe corroborar que la totalidad de puestos que conforman la entidad (por unidad
orgánica) está siendo tomada en cuenta. El equipo de trabajo debe verificar que
efectivamente se han consignado todos los puestos existentes en el llenado de la Hoja
de Cálculo, indistintamente de si éstos cuentan con ocupantes o no.
Se hace esta especificación debido a que los documentos utilizados para el mapeo de
puestos comprenden información sobre puestos que, por limitaciones presupuestales
u otras razones, se encuentran desocupados/previstos/libres/con vacantes
disponibles. Estos puestos no deben ser dejados de lado, sino, más bien, ser tomados
en cuenta como registros independientes en la unidad orgánica que corresponda.
Gráfico 1. Registro de puestos que no cuentan con ocupantes al momento de realizar el mapeo
Nombre del Régimen laboral / Cantidad de
Órgano Unidad orgánica
puesto Modalidad contractual ocupados
Subjefatura de Analista de
D.Leg. 728 0
Oficina General de Logística compras
Administración y
Finanzas Subjefatura de Analista de
D.Leg. 1057 - CAS 1
Logística compras
En adición a las diferencias entre ‘ocupados’ y ‘vacantes’ que pueden ser visualizadas
a partir del CAP, el equipo de trabajo puede encontrar algún puesto bajo el D. Leg.
1057 que recientemente hubiera sido ‘liberado’ ante la renuncia de quien lo ocupaba.
En esos casos, se requiere consignar los datos de dichos puestos, mientras se tenga
claro que no se encuentran ocupados a la fecha de corte. Ese mismo proceder se
debe tener para los casos de puestos con procesos de contratación en curso,
indistintamente de que dichos puestos sean nuevos, o no.
Tercera consideración
Se deben ubicar los casos de puestos en una misma unidad orgánica, que se
encuentran bajo el mismo régimen laboral o modalidad contractual, y gozan de una
remuneración similar y realizan funciones idénticas. Esos son los casos de puestos
idénticos, con las mismas funciones, pero que por diferentes razones aparecen bajo
nombres distintos.
Por ejemplo, si en vez del caso de los dos “Analistas de compras” de la Subjefatura de
Logística (unidad orgánica), tuviéramos en la realidad dos puestos bajo el D.Leg.
1057: “Analista de contrataciones” y “Analista de procesos de compras”. En ambos
casos los puestos demandan S/ 3,500 mensuales del presupuesto por concepto de
remuneración y tienen como funciones esenciales “gestionar los procesos de
contratación de bienes y servicios” y “realizar informes mensuales de ejecución
presupuestal de contrataciones”. Frente a ese caso correspondería la fusión de
registros bajo un mismo nombre de puesto, tal y como puede apreciarse en el
siguiente gráfico:
6
Gráfico 2. Identificación de puestos con nombre distinto pero funciones similares
Régimen laboral /
Unidad orgánica Nombre del puesto Funciones
Modalidad contractual
-Gestionar los procesos de contratación
Subjefatura de Analista de procesos y
D.Leg. 1057 - CAS -Realizar informes mensuales de
Logística compras
ejecución
-Gestionar los procesos de contratación
Subjefatura de Analista de
D.Leg. 1057 - CAS -Realizar informes mensuales de
Logística contrataciones
ejecución
ANALISTA DE
CONTRATACIONES
No sólo será necesaria la estandarización del nombre del puesto sino que, además,
deberá modificarse también el dato sobre la cantidad de posiciones.
Sin embargo, existen casos para los cuales el agrupamiento de puestos con funciones
similares en una misma fila de registro no aplicaría:
Cuarta consideración
Se deben identificar los casos de puestos con diferentes nombres, pero cuyas
funciones sólo evidencian diferencias en la redacción (forma), mas no en la esencia de
las labores (fondo). Este caso, a diferencia de los antes citados, exige una lectura un
poco más detenida de los datos sobre los puestos, dado que la identificación de
simples diferencias en la redacción de funciones, o el parafraseo de éstas, demanda
una mayor precisión analítica.
7
Gráfico 3. Identificación de puestos cuyas funciones difieren en forma mas no en
fondo
Régimen laboral /
Órgano Unidad orgánica Funciones
Modalidad contractual
-Apoyar en la definición de estrategias
Subgerencia de y lineamientos para la implementación
Monitoreo y Analista de monitoreo y de modelos y programas de monitoreo
Locación de servicios
Evaluación evaluación - Realizar la consolidación y
sistematización de la información de las
evaluaciones
-Apoyar en el diseño de instrumentos
Subgerencia de metodológicos para el levantamiento y
Analistas de
Monitoreo y procesamiento de información en
indicadores y Locación de servicios
Evaluación evaluaciones
evaluación
-Apoyar en el diseño y formulación de
sistemas de monitoreo
ANALISTA DE MONITOREO Y
EVALUACIÓN
Quinta consideración
Se tiene que tomar en cuenta que, luego de completar la hoja ‘borrador’ atendiendo
todas las ‘consideraciones’ hasta ahora listadas, es posible que muchas de las celdas
de la matriz preliminar estén vacías. Esto no evidencia un error en el llenado de las
filas, ni la falta de documentación, sino la existencia de más de un régimen laboral o
modalidad de contratación en la entidad. Tal situación lleva a tener variables sin datos
por registrar para algunos puestos; por ejemplo, para el caso de un puesto bajo D.Leg.
1057 resulta imposible ingresar datos propios de los puestos contenidos en el CAP.
8
Tabla 4. Columnas de datos que podrían completarse, o no, según régimen
laboral/modalidad de contratación
Total
Total Ingreso
Remuneración
Mensual Bruto Total Ingreso
Régimen laboral según PAP –
(D.Leg. 276 Mensual Bruto
Nombre del puesto / modalidad Principal
/D.Leg. (CAS/Locación de
contractual (D.Leg.
728/Carreras servicios/Otros)
276/Carreras
Especiales)
Especiales)
Especialista en
D.Leg. 728 0 7,000 0
tesorería
En la tabla se muestran sólo algunas de las variables para las cuales no se podrían
registrar datos en el caso de puestos bajo D.Leg. 728 y D.Leg. 1057; sin embargo, hay
algunas más para las que aplican estos vacíos. En la siguiente tabla se detalla
específicamente qué campos podrían quedar en blanco dependiendo el régimen
laboral/modalidad de contratación:
Es necesario recalcar que, si bien puede presentarse casos que impidan el llenado de
ciertos campos, no se deben dejar casilleros en blanco sino ingresar el dato “0”. Esto
debido a que la matriz también contiene una hoja denominada “Informes de Mapeo”,
en la que se irán generando, a la par del ingreso de datos, cuadros y tablas, por lo que
resulta necesario el ingreso del valor “0” para evitar inconvenientes con la
sistematización de la data.
9
Sexta consideración
En dicho archivo existe una hoja denominada “Mapeo de Puestos”, que contiene todas
las secciones y los campos que se han observado en tablas anteriores. Los
responsables del ingreso de datos podrán copiar y pegar, respetando el orden de los
puestos por unidad orgánica, casi toda la información sistematizada en su hoja o
archivo ‘borrador’ (p.e. “Órgano”, “Unidad orgánica”, “Cargos estructural”, “Nombre del
puesto”, “Cantidad de ocupados”, “Funciones”, etc.).
Sin embargo, se deberá tener especial cuidado con aquellos campos que contienen
‘desplegables’ con opciones, puesto que dichas columnas podrían no permitir el
‘copiado’ y ‘pegado’ de datos. Por tal razón, se recomienda que las columnas de los
campos “Naturaleza del órgano” y “Régimen laboral/modalidad contractual”, sean
completados fila por fila, es decir, que quien ingresa la data seleccione cada celda de
los campos ya citados, haga ‘click’ en el botón de la parte inferior derecha y seleccione
la opción deseada4.
4
Por ejemplo, al iniciar con el vaciado de información en la matriz, evidentemente, se tendrá que recurrir,
en primer lugar, a los puestos bajo órganos y unidades orgánicas comprendidas en la Alta Dirección. Es
así que para todos esos puestos se tendrá que seleccionar la opción ‘Alta Dirección” del desplegable que
aparece en las celdas de la columna “Naturaleza del órgano”. El mismo ejercicio se tendrá que repetir al
ingresar la información referida al “Régimen laboral/modalidad contractual”.
10
Gráfico 5. Hoja de Mapeo de Puestos de la Herramienta para el Dimensionamiento
Gráfico 6. Hoja de Mapeo de Puestos con los campos de las secciones ‘Datos
Generales’ e ‘Ingresos’.
Una vez que se hubieran completado los campos de la secciones “Datos Generales” e
“Ingresos”, es importante tener en cuenta la columna que solicita información sobre
‘número correlativo’.
11
Este caso está relacionado con la columna “Número correlativo del puesto bajo D.Leg.
276 o D.Leg. 728 con el que se asocia (CAS)”, que requiere identificar para todos los
puestos bajo D.Leg.1057, el número correlativo del puesto CAP con el que se
relaciona. Es decir, se podría tener un puesto bajo D.Leg. 1057 que esté realizando
funciones cuyo objeto o finalidad sean idénticos a las de un puesto bajo D.Leg. 728
que está, o no, ocupado. Entonces, se tendrá que identificar el número correlativo de
dicho puesto bajo D.Leg. 728 e ingresarlo en la celda (columna P) correspondiente de
la fila del puesto bajo D.Leg. 1057, apareciendo automáticamente en la celda del
costado el nombre del puesto con el que se asocia. Recordar que esta tarea debe
realizarse exclusivamente para el caso de los puestos bajo los regímenes/modalidades
citados, para el caso de los D.Leg. 276, D.Leg. 728 y otros las celdas deberán
completarse con “0”.
Se debe precisar que en la columna “Número Correlativo”, se debe listar todos los puestos de
la entidad desde el “1” hasta el total de puestos resultantes. Se recomienda que el llenado de
esta columna se realice al final del mapeo de puestos, ya que hacerlo antes de haber
identificados todos los puestos podría generar una inadecuada vinculación de puestos,
reprocesos en el llenado de información y una consecuente demora en el trabajo de
asociación.
Estructura de Función
5
Se entiende como característica determínate de un puesto a aquella que permite diferenciarla de otro
pese a realizar funciones similares. Por ejemplo, en un mismo órgano o unidad orgánica se puede
identificar dos puestos denominados “Analista de Gerencia” y en base a sus funciones podemos saber
que ambos realizan informes, participan en grupos de trabajo y deben emitir reportes mensuales de sus
labores; sin embargo, uno se encarga de temas legales y otro a temas de corte económico. Asimismo,
para el caso de dos puestos consignados como “Analista legal”, si bien ambos realizan funciones
similares y en el mismo ámbito, uno de ellos lleva a cabo funciones de coordinación o supervisión sobre lo
demás analistas, con lo que este puesto no sería consignado al mismo nivel que los demás.
12
Tabla 6: Estructura de una función – Componentes
Verbo (s) Objeto Resultado
Indica la acción a Indica sobre qué afecta Indica el para qué se hace y es usado cuando es
desarrollar. el verbo o acción. necesaria una mejor comprensión de la función.
Analizar Las hojas de vida del Clasificación según grado de cumplimiento de puesto
postulante vacante
13
Tabla 11: Quinto ejemplo
Función: Coordinar con el equipo de trabajo a su cargo para la implementación de las soluciones
que plantee.
Concordancia de Funciones
Toda función debe guardar relación con el nivel del puesto y con las actividades
relacionadas con el área. Bajo esta idea, por ejemplo, las labores de un Jefe de área
no pueden ser asumidas por un personal en el nivel de asistente o analista. Este
segundo criterio se refiere básicamente a que cada puesto debe tener funciones
acordes a su jerarquía y a sus competencias.
Nivel Descripción
Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a
grupos internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
• Procesar y analizar información, y, de requerirse, recoger y sistematizar la
Analista
misma
• Elaborar documentos e instrumentos asociados al quehacer del rol.
• Ejecutar las funciones principales propias del rol de acuerdo a la normativa
vigente.
Coordinador Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a
/ grupos internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
Especialista funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
14
Nivel Descripción
Los puestos asociados a este nivel pueden asumir dos ámbitos diferentes de acción:
• Ejecutivo: Su finalidad es conducir a un equipo de trabajo para cumplir las
metas operativas bajo su responsabilidad. Los puestos asociados a este nivel
realizan las siguientes funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
- Proponer los lineamientos de los procesos a llevar a cabo en el ámbito de su
competencia, incorporando acciones de mejora.
- Conducir al equipo de trabajo a su cargo para la ejecución de sus funciones.
- Participar, también de la ejecución de las actividades de mayor
responsabilidad del rol.
Ejecutivo /
- Elaborar y proponer informes técnicos en materia de su competencia.
Experto
• Experto: Su finalidad es ser desarrollar las funciones que demandan mayor
especialización del rol. Los puestos asociados a este nivel realizan las
siguientes funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
- Realizar las funciones que demandan mayor especialización.
- Desde su calidad de referente en el ámbito en que se desempeña, emitir
opinión técnica relevante.
- De requerirse, conducir a equipos de trabajo a su cargo en el marco de la labor
que desempeña.
Se debe señalar que los criterios expuestos son referenciales, por lo cual el equipo de
trabajo puede proponer algún otro criterio de acuerdo a la naturaleza de la entidad,
para lo cual deberá realizar la consulta con el sectorista asignado por parte de
SERVIR.
Las jefaturas deberán precisar cuáles son las cuatro (04) principales funciones que
realiza cada puesto en términos de tiempo de dedicación (cuanto tiempo se le dedica a
una función), y/o relevancia de la función para el área.
Cada Jefatura no debería tomar más de tres (03) días hábiles para remitir la ficha
validada, remitiendo además las modificaciones que considere necesarias. Dependerá
de la entidad el establecer el número exacto de días hábiles que tendrá cada Jefatura
para remitir dicha ficha. Si se excediera dichos días hábiles y la Jefatura no se hubiera
pronunciado, el equipo técnico podría asumir que las funciones remitidas han sido
validadas.
15
Grafico 7: Ficha de puestos
Fecha de devolución
Funciones
Nombre del Puesto
Funcion 1 Funcion 2 Funcion 3 Funcion 4 Funcion 5 Funcion 6 Funcion 7 Funcion 8
Director de Sistema
Administrativo I
Especialista La matriz contendrá las principales
Administrativo II funciones de los puestos a fin de ser
Oficinista III validados por los jefes de unidades
orgánicas
Técnico Administrativo III
Los cambios y/o propuestas remitidas por las jefaturas deberán ser aplicados por el
equipo técnico, tomando como referencia las consideraciones expuestas en el Paso C
de la presente Guía, así como los dos criterios para la determinación de funciones
relevantes que fueron expuestos.
El MPT es un documento que presenta información de los puestos que pueden existir
en una entidad agrupados por Familias de Puestos y roles de servidores civiles de
carrera. Asimismo, consigna las funciones asociadas a los puestos, formación
académica, conocimientos sobre la materia y experiencia previa sobre conocimientos.
El uso del MPT para la denominación de los puestos de la entidad se debe tomar como
referencial toda vez que si bien este contiene información sobre los puestos existentes en la
administración pública, cabe la posibilidad que exista un puesto que por la naturaleza misma
de la entidad requiera una denominación distinta, en cuyo caso el equipo de trabajo debe
contactarse con el sectorista asignado a fin de convenir el nombre más adecuado.
6
Al realizar el mapeo de un proceso se debe identificar al ejecutor de una actividad en base a los puestos
identificados en la actividad Mapeo de Puestos; sin embrago, si un área posee un puesto denominado
“Especialista” y no se especifica el rubro de su especialidad, podría ser consignado en dos procesos sin
relación entre sí, lo que conllevaría a un reproceso de identificación de puestos diferenciados al interior de
los órganos y unidades orgánicas de la entidad.
7
El Manual de Puestos tipo (MPT) y sus modificatorias, pueden ubicarse en las siguientes rutas:
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2015/Res100-2015-SERVIR-PE.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE-
anexo1_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE-
anexo2_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE-
anexo3_ligero.pdf
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2016/Res004-2016-SERVIR-PE-
anexo4_ligero.pdf
16
Si bien existen nombres de puestos de uso general como “Asistente”, “Analista” o
“Coordinador”, es necesario que su denominación contenga elementos que nos
permitan definirlos dentro del conjunto de puestos que puede tener una entidad. Como
ya se señaló, una adecuada identificación y definición de un puesto evitará problemas
futuros en la asignación de tareas.
Colaborar en las
Proponer ideas o
Recoger y acciones de
lineamientos,
sistematizar seguimiento y Asistente de
normativas, en
Asistente información para evaluación de las Desarrollo
materias de _
económico la formulación políticas públicas de Económico -
desarrollo
de políticas acuerdo a Formulación
económico
públicas competencias del
sostenible
área.
Planificar y
Evaluar la
conducir la Hacer
Elaborar y proponer adecuada
ejecución de seguimiento a la
opinión e informes administración y Ejecutivo de
Ejecutivo II procesos ejecución los
técnicos en el ámbito ejecución del Administración
administrativos procesos
de su competencia. presupuesto
de acuerdo a la administrativos
institucional
normativa vigente
Mantener
Atender y procesar
actualizados y
Brindar Atender el trámite las comunicaciones
organizados los
información documentario telefónicas de los
documentos Operador de
básica para la que implica ciudadanos,
conforme al prestación de
Asistente de atención y recibir y registrar absolviendo sus
acervo servicios de
Counter orientación a las la documentación consultas cuando
documentario de Atención al
personas que presentada por corresponda o
la entidad y ciudadano
acuden a la los ciudadanos y derivándolas a los
brindar los
entidad. usuarios internos servidores
servicios
correspondientes
asociados
Identificar y
proponer
Ejecutar las Ejecutar los planes
indicadores de Elaborar
Analista de acciones de institucionales en Analista de
gestión para el informes técnicos
Recursos mejora continua y relación a las modernización de
monitoreo, en el ámbito de
humanos simplificación materias de su la gestión pública
análisis y mejora su competencia.
administrativa competencia
al interior de la
entidad.
17
Nombre del
puesto
(según docs.
Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 Nombre del puesto
de gestión,
contratos,
etc.)
Al definir los nombres más adecuados para los puestos de la entidad el trabajo del
equipo habrá llegado a su fin y sólo restaría que el responsable del mapeo proceda a
identificar e interpretar los principales resultados de la caracterización de la entidad en
términos de puestos.
Para obtener las gráficas estadísticas sólo es necesario que los responsables de la
digitación de datos guarden la última versión del archivo de la herramienta (versión
completa), cierren el archivo tras el ingreso de los últimos datos y lo vuelven a abrir.
De esta forma, al seleccionar la pestaña “Informes de Mapeo” podrán observar
diversas tablas y gráficos que servirán para explicar de manera resumida los
principales resultados del trabajo.
18
quedarse en una simple presentación de los gráficos y tablas, sino que se debe tratar
de dar una explicación a lo que se obtuvo. Si no se llega a conclusiones a partir de los
resultados obtenidos, no tendrá sentido haber realizado el mapeo de puestos, dado
que no habrá un diagnóstico real de la situación de la entidad en términos de puestos
y posiciones.
La entidad, a este punto, contará con una matriz completa y con un reporte que
desarrolla las principales estadísticas producidas a partir de ésta. Ambos documentos
deberán ser enviados y revisados por los integrantes de la Comisión de Tránsito,
quienes serán los encargados de su aprobación. Para ello, también se propone un
modelo de acta de aprobación (ver Anexo 5).
19
Anexo 1. Matriz de Mapeo de Puestos
20
Anexo 1-A – Definiciones de campos de la Matriz de Mapeo de Puestos
Sección “Ingresos”
21
Sección “Funciones” y “Comentarios”
22
Anexo 2. Términos de Referencia Sugeridos
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
2. FINALIDAD PÚBLICA
3. ANTECEDENTES
En el marco del proceso de tránsito al régimen del servicio civil creado por la Ley
N° 30057, Ley del Servicio Civil, es necesaria la ejecución de actividades que
permitan contar con los insumos necesarios para cumplir con lo establecido para el
mencionado proceso. En ese contexto, atendiendo a que el mapeo de puestos es
una de las primeras actividades técnicas que deben realizar las entidades para
transitar al nuevo régimen, (nombre de la entidad) requiere la contratación de una
persona natural o jurídica especializada en la gestión de recursos humanos que
permita obtener la información necesaria.
23
Validar la Matriz de Mapeo de Puestos
Implica la realización de entrevistas. Para ello se deberá:
o Elaborar los instrumentos de recojo de información que contengan los
datos mínimos que se deben levantar sobre los puestos que no cuentan
con información.
o Recoger la información de los jefes directos de los puestos en los cuales
no se halló información en los documentos acopiados.
o Preparar la matriz del área a ser validada con los jefes directos de los
puestos mapeados.
o Complementar y validar la información de la Matriz de Mapeo de
Puestos.
6. PRODUCTOS
24
En ambos casos, el staff de consultores deberá estar conformada como mínimo
por:
- Un consultor especialista
Se establece para ello los requisitos mínimos que deberá cumplir dicho perfil:
a) Consultor especialista
Contar con un (01) profesional que deberá cumplir con los siguientes requisitos
mínimos:
o Egresado o bachiller en las carreras de administración, psicología,
ingeniería industrial, economía u otras afines.
o Contar con estudios de especialización en materia de gestión por
procesos, planificación estratégica o gestión de recursos humanos, con
un mínimo de cien (100) horas.
o Contar con cuatro (04) años de experiencia de trabajo en gestión por
procesos, planificación estratégica o gestión de recursos humanos.
o Contar con experiencia de trabajo de tres (03) años para el sector
público, en el caso de que el coordinador del proyecto no cuente con
ello.
11. CONFIDENCIALIDAD
25
Anexo 3. Modelo de Reporte de Mapeo de Puestos
En el marco del proceso de tránsito al régimen del servicio civil, las entidades públicas ejecutan
el mapeo de puestos, actividad que integra la etapa 2 denominada “análisis situacional”. La
actividad del Mapeo de Puestos está conformada por las siguientes tres (03) fases:
Fase Descripción
Conformación del equipo ejecutor del mapeo de puestos
1. Organización
en la entidad y establecimiento del cronograma de trabajo.
Llenado de la Matriz de Mapeo de Puestos, Validación de
2. Ejecución la Matriz de Mapeo de Puestos y Elaboración del Reporte
de Mapeo de Puestos.
Este documento expone la estructura propuesta para guiar la elaboración del Reporte de
Mapeo de Puestos en aquellas entidades que hayan cumplido con la conformación de su
Comisión de Tránsito y, además, hayan ejecutado las actividades de llenado y validación de la
Matriz de Mapeo de Puestos, correspondientes a la fase 2, de ejecución del Mapeo de Puestos.
26
N° Conclusión Comentario a la elaboración del Cuadro / Gráfico
contratación - Se incluye a la totalidad de puestos.
- La cantidad de trabajadores según el Mapeo se podrá
Cantidad de ocupados distribuidos
extraer del Informe N° 6 de la Matriz de Mapeo de
5. por puesto y régimen laboral /
Puestos contenido en formato hoja de cálculo.
modalidad de contratación
- Se incluye a la totalidad de puestos.
- La cantidad de trabajadores según el Mapeo se podrá
extraer del Informe N° 1 de la Matriz de Mapeo de
Puestos contenido en formato hoja de cálculo.
Cantidad de trabajadores según
- La cantidad de trabajadores según documentos de
6. Mapeo de Puestos y según
gestión se podrá extraer del Cuadro de Asignación de
documentos de gestión
Personal- CAP (total de cargos ocupados).
- En el caso de las entidades 100% CAS, no
corresponde aplicar esta conclusión.
- La cantidad de trabajadores según el Mapeo se podrá
Cantidad de trabajadores que
extraer generando un análisis de la Matriz de Mapeo
ocupan puestos bajo régimen del
de Puestos contenida en formato hoja de cálculo que
D.Leg 1057 que se asocian a
7. incorpore los campos nombre del puesto y nombre
puestos con régimen laboral del
del puesto bajo el régimen del D.Leg 728 o D.Leg 276
D.Leg 728, D.Leg 276 o Carreras
al que se asocia y número correlativo del puesto bajo
Especiales
el régimen del D.Leg 728 o D.Leg 276 al que se asocia.
Cantidad de puestos con régimen - La cantidad de trabajadores según el Mapeo se podrá
del D.Leg 728, D.Leg 276 o Carreras extraer generando un análisis de la Matriz de Mapeo
8.
Especiales que se encuentran de Puestos contenida en formato hoja de cálculo que
vacantes incorpore el campo cantidad de ocupantes.
- La cantidad de puestos según el Mapeo se podrá
extraer generando un análisis de la Matriz de Mapeo
Cantidad de puestos con
9. de Puestos contenida en formato hoja de cálculo que
variaciones en los ingresos
incorpore dicha información vertida en el campo
comentarios.
27
MODELO DE REPORTE DE MAPEO DE PUESTOS
1.1 Presentación
El presente informe constituye el reporte de la información recabada en ejecución del Mapeo
de Puestos de la entidad (colocar el nombre de la entidad). En él se exponen las principales
conclusiones del Mapeo de Puestos, las que permitirán a la Comisión de Tránsito y a la Alta
Dirección de la entidad contar con información sustancial sobre la situación actual de los
puestos y los trabajadores para su consideración durante el proceso de tránsito al régimen del
servicio civil. Esta información, además, será de utilidad para las siguientes herramientas del
proceso de tránsito, como es el caso del mapeo de procesos, la identificación y priorización de
oportunidades de mejora, la aplicación de mejoras priorizadas y el cálculo de la dotación, las
que arribarán a la elaboración de los nuevos documentos de gestión de la entidad: el Manual
de Perfiles de Puestos - MPP y el Cuadro de Puestos de la Entidad – CPE.
28
1.3 Documentos empleados
Para ejecución del Mapeo de Puestos se tomó como fuente de información inicial los
siguientes documentos de gestión, los cuales se presentan en los anexos del reporte:
El Cuadro para Asignación del Personal- CAP (o CAP Provisional), elaborado y/o
actualizado en el año (colocar el año de aprobación).
El Presupuesto Analítico del Personal- PAP, elaborado en el año (colocar el año de
aprobación).
El Reglamento de Organización y Funciones- ROF o Manuel de Operaciones, según
corresponda, elaborado (o modificado en su totalidad) en el año (colocar el año de
aprobación), versión sobre la cual se han realizado (colocar cantidad) de
modificaciones, siendo la última realizada en el año (colocar el año de aprobación).
El Manual de Organización y Funciones- MOF, elaborado (o modificado en su totalidad)
en el año (colocar el año de aprobación), versión sobre la cual se han realizado (colocar
cantidad) de modificaciones, siendo la última realizada en el año (colocar el año de
aprobación).
El clasificador de cargos de la entidad, aprobada en el año (colocar el año de
aprobación), que cuenta con (colocar cantidad de modificaciones, siendo la última
realizada en el año (colocar el año de aprobación).
La política remunerativa/escala remunerativa, aprobada en el año (colocar el año de
aprobación), la cual cuenta con (colocar cantidad de modificaciones, siendo la última
realizada en el año (colocar el año de aprobación).
Otros (señalar otros documentos empleados, exponiendo la información de modo
similar a los literales anteriores).
En esta sección se exponen las nueve (09) principales conclusiones de la entidad en razón de
sus puestos y trabajadores, identificados a partir de la ejecución del mapeo de puestos. Para su
exposición se emplearán diez (09) cuadros y cuatro (04) gráficos. A continuación, se presenta
el cuadro con las conclusiones y los instrumentos que se emplean en cada una de ellas:
N° Conclusión Instrumentos
Cantidad de trabajadores en la entidad según la naturaleza del - Cuadro 1
1
órgano Gráfico 1
Cantidad de trabajadores en la entidad según régimen - Cuadro 2
2
laboral/modalidad de contratación Gráfico 2
Cantidad de trabajadores en la entidad según régimen - Cuadro 3
3
laboral/modalidad de contratación Gráfico 3
29
N° Conclusión Instrumentos
Con la finalidad de mostrar la estructura completa del documento se pone a disposición de las entidades
un ejemplo (sobre la base de un caso hipotético) de presentación e interpretación de gráficos, que
podría ser tomado en cuenta y asumido como el contenido mínimo del Reporte del Mapeo de Puestos:
30
Conclusión 1: Cantidad de trabajadores en la entidad según la naturaleza del órgano
Cuadro 1:
Naturaleza del órgano Cantidad (#) Porcentaje (%)
Alta Dirección 25 5.10%
Apoyo 145 29.59%
Línea 265 54.08%
Asesoramiento 50 10.20%
Control Institucional 5 1.02%
Total general 490 100.00%
Gráfico 1:
1% 5%
10%
Alta Dirección
30%
Apoyo
Línea
Asesoramiento
Control Institucional
54%
Interpretación:
Un total de 265 trabajadores pertenece a los Órganos de Línea, que equivale al 54.08% del
total de la entidad.
31
Cantidad de trabajadores en la entidad según régimen laboral/modalidad
Conclusión 2:
de contratación
Cuadro 2:
Régimen laboral / Modalidad de contratación Cantidad (#) Porcentaje (%)
D.Leg. 1057 - CAS 320 65.31%
Locación de Servicios 20 4.08%
D.Leg. 728 150 30.61%
Total general 490 100.00%
Gráfico 2:
Dleg. 728
31%
Interpretación:
En la entidad existe un total actual de 490 trabajadores, siendo el régimen laboral CAS el
más representativo (65% respecto del total).
32
Cantidad de trabajadores según Naturaleza del órgano y régimen
Conclusión 3:
laboral/modalidad de contratación
Cuadro 3:
Naturaleza del órgano D.Leg. 1057 - CAS Locación de Servicios D.Leg. 728 Total general
Alta Dirección 50 40 90
Apoyo 100 10 110
Línea 130 20 60 210
Asesoramiento 30 20 50
Control Institucional 10 20 30
Total general 320 20 150 490
Gráfico 3:
Interpretación:
Los Locadores de servicios se ubican únicamente en los órganos de Línea, y suman un total
de 20 (4.08% respecto al total de trabajadores en la entidad).
33
Cantidad de trabajadores distribuidos por órgano y régimen laboral /
Conclusión 4:
modalidad de contratación
Cuadro 4:
D.Leg. Locación D.Leg. Locación
D.Leg. D.Leg. Cantidad Porcentaje
Órgano 1057 - de 1057 - de
728 728 (#) (%)
CAS Servicios CAS Servicios
Órgano 1 20 10 4% 0% 2% 30 6%
Órgano 2 100 10 20% 0% 2% 110 22%
Órgano 3 30 30 6% 0% 6% 60 12%
Órgano 4 50 10 20 10% 2% 4% 80 16%
Órgano 5 20 20 4% 0% 4% 40 8%
Órgano 6 60 10 20 12% 2% 4% 90 18%
Órgano 7 20 10 4% 0% 2% 30 6%
Órgano 8 10 10 2% 0% 2% 20 4%
Órgano 9 10 20 2% 0% 4% 30 6%
Total general 320 20 150 65% 4% 31% 490 100%
Interpretación:
Los trabajadores D.Leg. 728 representan el 31% del total de trabajadores (un total de 150
trabajadores), y se distribuyen en la totalidad de Órgano de la entidad, teniendo una
concentración mayor en el Órgano 3 (30 trabajadores, equivalente al 6% del total) y en los
Órganos 4, 5, 6 y 9 (20 trabajadores, equivalente al 4% del total en cada uno).
En el caso de los trabajadores CAS, estos representan el 65% del total de trabajadores (un
total de 320 trabajadores) y se concentran principalmente en los Órganos 2, 6 y 4, con un
total de 100, 60 y 50 trabajadores respectivamente. En suma, los 3 Órganos concentran un
total de 210 trabajadores CAS, que equivale al 42% del total de 320 trabajadores CAS.
Los trabajadores bajo locación de servicios, representan el 4% del total de trabajadores (un
total de 20 trabajadores) y se distribuyen en dos Órganos: el Órgano 4, y el Órganos 6, los
que cuentan con 10 locadores de servicios, respectivamente.
34
Cantidad de ocupados distribuidos por puesto y régimen laboral /
Conclusión 5:
modalidad de contratación
Cuadro 5:
Nombre del puesto D.Leg. 1057 - CAS Locación de Servicios D.Leg. 728 Total General
Nombre 1 1 1
Nombre 2 1 1
Nombre 3 2 2
. . .
. . .
. . .
Nombre 77 1 3 3
Nombre 78 2 2 2
Nombre 79 1 1 1
. . . .
. . . .
. . . .
Nombre 355 1 1
Nombre 356 1 1
Nombre 357 1 1
. . .
. . .
. . .
Total general 320 20 150 490
Interpretación:
Los 150 trabajadores existentes bajo régimen laboral D.Leg. 728 ocupan un total de 128
puestos.
Los 320 trabajadores existentes bajo régimen laboral D.Leg. 1057 ocupan un total de 253
puestos.
35
Cantidad de trabajadores según Mapeo de Puestos y según documentos
Conclusión 6:
de gestión
Cuadro 6:
Modalidad de contratación Cantidad absoluta (#)
Cantidad de trabajadores según Mapeo 490
Cantidad de trabajadores según
250
documentos de gestión
Gráfico 4:
490
250
Interpretación:
En la actualidad; sin embargo, se ha identificado a través del Mapeo de Puestos que existe
un total de 490 trabajadores.
36
Cantidad de trabajadores bajo régimen del D.Leg 1057 que se asocian a
Conclusión 7:
puestos con régimen laboral del D.Leg 728 o D.Leg 276
Cuadro 7:
Nombre del
Número correlativo
puesto con
Nombre del puesto del puesto con
régimen laboral
bajo régimen del régimen laboral del Total General
del D.Leg 728 o
D.Leg 1057 D.Leg 728 o D.Leg
D.Leg 276 al que
276 al que se asocia
se asocia
Nombre 77 Nombre 23 23 1
Nombre 78 Nombre 27 31 1
Nombre 79 Nombre 28 32 1
. . . .
. . . .
. . . .
Nombre 331 Nombre 61 61 1
Nombre 332 Nombre 77 73 1
Nombre 333 Nombre 78 75 1
Total General 48
Interpretación:
En la entidad existe un total de 48 puestos bajo régimen del D.Leg 1057 que se asocian a
puestos con régimen laboral del D.Leg 728 o D.Leg 276.
37
Cantidad de puestos con régimen del D.Leg 728 o D.Leg 276 que se
Conclusión 8:
encuentran vacantes
Cuadro 8:
Nombre del puesto con régimen Órgano al que pertenece el puesto con
régimen laboral D.Leg 728 o D.Leg 276 Total General
laboral D.Leg 728 o D.Leg 276
Nombre 23 Órgano 3 1
Nombre 24 Órgano 3 1
. . .
. . .
. . .
Nombre 49 Órgano 5 1
Total General 8
Interpretación:
En la entidad existe un total de 8 puestos del D.Leg 728 o D.Leg 276 que se encuentran
vacantes.
38
Conclusión 9: Cantidad de puestos con variaciones en los ingresos
Cuadro 9:
Cantidad de ocupantes
Nombre del puesto Total General
con ingresos distintos
Nombre 99 2 1
Nombre 105 2 1
. . .
. . .
. . .
Nombre 266 3 1
Total General 81 31
Interpretación:
2. Anexos
Anexo 3. Fichas de validación de datos remitidas por los Jefes de los órganos y unidades
orgánicas de la entidad.
39
Anexo 4. Acta de Aprobación del Mapeo de Puestos Sugerida
Acta N°
Acta de aprobación del Mapeo de Puestos
1. Antecedentes
En el marco de la creación del Nuevo Régimen del Servicio Civil, mediante Ley N° 30057, Ley de
del Servicio Civil, y del proceso de tránsito que las entidades públicas vienen implementando
de forma progresiva, se establecieron, a través de Resolución de Presidencia Ejecutiva N°160-
2013-SERVIR-PE, los “Lineamientos para el tránsito de una entidad pública al régimen del
Servicio Civil”.
El citado proceso de tránsito se divide en cuatro etapas, que incluyen: (1) una etapa de
preparación, (2) una etapa de análisis situacional, (3) una etapa de mejora interna y,
finalmente, (4) la cuarta etapa donde las entidades proceden a pasar al nuevo régimen. Todas
estas etapas son lideradas en cada entidad pública por su Comisión de Tránsito conformada,
según lo establecen los lineamientos antes referidos.
2. Agenda
Revisión y aprobación del Mapeo de Puestos ejecutado en la entidad, actividad que implica:
Revisar y aprobar la Matriz de Mapeo de Puestos
Revisar y aprobar el Reporte de Mapeo de Puestos
3. Acuerdo
Siendo las (colocar la hora) horas del día (colocar la fecha), en (colocar el lugar de reunión), se
reunieron los siguientes integrantes de la Comisión de Tránsito de la entidad:
- (Colocar el nombre de la persona y su cargo)
- (…)
Adicionalmente, la reunión contó con la presencia de los siguientes asistentes:
- (Colocar el nombre de la persona invitada y su cargo)
- (…)
En señal de conformidad se da por concluida la reunión a las (colocar la hora) del mismo día y
se suscribe la presente acta.
(Presentar en esta sección las firmas de los integrantes de la Comisión de Tránsito que
aprueban la presenta Acta).
40
Anexo 5. Modelo de Ficha de Puestos
Funciones
Nombre del Puesto
Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 Función 5 Función 6 Función 7 Función 8
41
42