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Universidad Nacional Autónoma de México

Facultad de Contaduría y Administración


División de Estudios de Posgrado
Maestría en Auditoria

Auditoria Operacional
2018-2
(Mtro. Juan José Baños Martínez)

Trabajo Final
Ciclo de Inventarios y Producción
Empresa “Turin”

Integrantes:
Gabriela Avila García
Agustín García García
Mariana Limón Torres
Erika López Gómez
Viridiana Sibaja Olivera

Abril 2018
INTRODUCTION

Chocolate history starts out in Latin America, where cacao trees grow wild. The first
people to use chocolate were probably the Olmec of what is today southeast Mexico. They
lived in the area around 1000 BC, and their word, “kakawa,” gave us our word “cacao.”
Unfortunately, that’s all we know. We don’t know how (or even if) the Olmec actually used
chocolate.

In this document you can find information about inventory cycle of TURIN a chocolate
company. Step by step of the each processes and specially describe a case of the
implementation an audit according the Turin processes.

The objectives of the assessment are: Assess the level of Turin current operations
compliance to inventory control and warehouse processes.

Assess conformity of the controls designed to minimize operation compliance risks.

Assess conformity of the controls and reports designed to provide information related to
inventory control and warehouse processes.

Activities related to internal and international standards related to the same process
mentioned before.
A. CICLO DE INVENTARIOS Y PRODUCCIÓN

1. Planeación de la Producción.
1.1. Proyección de producción con base al pronóstico de ventas.
1.2. Presupuesto de materia prima.
1.3. Cronograma de producción.

2. Proceso de Orden de Compra.


2.1. Búsqueda de materia prima requerida.
2.2. Comparativo de cotizaciones de los proveedores conforme la necesidad del
producto,
2.3. Solicitud de materia prima al proveedor seleccionado.
2.4. Entrega de materia prima por parte del proveedor.
2.5. Recibo de la factura comercial para pago por concepto de materia prima.
2.6. Obtención del justificante para pago.

3. Recepción de Materia Prima.


3.1. Recepción de materia prima en almacén.
3.2. Verificación de materia prima recibida conforme a los estándares de calidad de la
compañía.
3.3. Cierre en sistema de la solicitud de orden de compra posterior a la recepción de la
materia prima.

4. Almacenamiento de Materia Prima.


4.1. Asignación y colocación de ubicación para el almacén de la materia prima.
4.2. Etiquetado de ubicación de materia prima.
4.3. Registro en sistema de materia prima (Ingreso).
4.4. Traslado de materia prima a sección de producción.
4.5. Recolección de excedentes de producción.

5. Producción en Proceso (Transformación)


5.1. Solicitud de materia prima.
5.2. Creación en sistema de orden de producción.
5.3. Entrada de materia prima.
5.4. Proceso de producción.
5.5. Supervisión de calidad.
5.6. Salida a almacén de producto terminado.

6. Almacenamiento de Producto Terminado.


6.1. Solicitud.
6.2. Entrada.
6.3. Creación en sistema de orden de producción.
6.4. Proceso de producción.
6.5. Supervisión de calidad.
6.6. Salida de almacén de producto terminado.

B. METODOLOGIA

I. FAMILIARIZACION:

1. Problemas inherentes
A través de la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, se identificó la siguiente
problemática inherente en la actividad de la transformación del cacao es la cosecha del grano:

 Envejecimiento de los árboles.

 La falta de tecnología en el campo.

 Falta de control de enfermedades y plagas como la moniliasis, escoba de bruja, y mancha


negra.

 La mayoría de edad de los productores, así como la falta de apoyo a los agricultores para
cerrar sus cadenas productivas hasta lograr la comercialización del producto.

 Bajo consumo de chocolate per cápita en México, siendo este de 750 gramos al año.

 Falta de prácticas agrícolas sustentables, que promuevan el ahorro de agua, uso de


fertilizantes naturales, etc.

2. Infraestructura:

A través de la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, se observó que para la


trasformación de la materia prima en producto terminado, se requiere la siguiente infraestructura:

 Horno para tostado de grano


 Maquina descascarilladora de grano
 Molienda de grano
 Máquina de templado de molienda
 Prensadora de molienda de grano

3. Antecedentes deficiencias informes pasados

a) Estudio Ambiental
Identificar los procesos del ciclo de inventarios con el fin de identificar riesgos relativos a la
integración, valuación y salvaguarda física de los inventarios y sugerir mecanismos de control y
estrategias que le permitan a la empresa disminuir sus costos e incrementar su productividad y
eficiencia.

La auditoría se llevará a cabo de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna, emitidas por el Instituto Internacional de Auditores Internos, con
el propósito de constatar que los cinco componentes del Marco de Control Interno (COSO): Ambiente
Interno, Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y Comunicación, y Supervisión
se encuentren presentes y funcionando.

b) Estudio de la gestión de la administración

Durante la auditoría serán identificados los controles presentes en los procesos, validando lo
siguiente:

1. Validar que el saldo en libros (registro contable), coincida con el inventario físico al cierre del
ejercicio.
2. Identificar si existen controles para vigilar los niveles de merma, obsolescencia, nulo
movimiento, robo hormiga; así como sus causas.
3. Detectar los riesgos con los demás procesos con los que se enlaza.
4. Identificar registros duplicados, cancelados, devoluciones y sus causas.
5. Identificar áreas de oportunidad (baja eficiencia, máxima capacidad, mejora de procesos,
etc.)
6. Validar la correcta valuación del inventario.

c) Visita a las instalaciones

Se realizó un recorrido por las empresas de la entidad, para conocer en directo, el proceso
de producción de la empresa.

El encargado de guiarnos en este recorrido fue el Director de la Planta, quien nos mostró
desde el recibimiento de materia prima, el almacén, el proceso de producción, así como la
salida al almacén de producto terminado.

Durante el recorrido por el almacén de materia prima, no se detectaron estibas peligrosas,


ni materiales con apariencia de caducos. Así mismo, observamos que los materiales están
ordenados y clasificados.

En dicho recorrido, pudimos constatar la existencia de 10 líneas de producción, así mismo


pudimos verificar que el total de productos del catálogo proporcionado por la administración,
son producidos en la planta, y comprobamos la veracidad del proceso de producción
establecido en los documentos proporcionados por la administración.

De igual forma observamos la generación de orden de producción y el registro del término y


salida a almacén de producto terminado.

En el recorrido por el almacén, no observamos estibas superiores a lo indicado en el proceso


de Almacenamiento de producto terminado, así mismo, observamos que a las órdenes de
embarque se les verifica en físico, la firma de autorización, y en sistema, la liberación por
parte del responsable.

II. INVESTIGACION Y ANALISIS

Investigación Preliminar:

Objetivo: Identificar los aspectos críticos de la operación de la empresa en el proceso de


producción, para identificar problemas y riesgos potenciales para tener una guía para el
desarrollo del programa de auditoria.

Proceso Aspectos críticos y problemas potenciales


Planeación de la producción Pronósticos de venta elevados
Proceso de Orden de Compra Colocación de pedidos fuera de tiempo que provoquen
desabasto de materia prima
Colocación de pedidos por "compadrazgos" o para
beneficio del vendedor que no ofrecen las mejores
condiciones de calidad y precio
Recepción de Materia Prima Falta de supervisión de calidad de la MP
Recepción de MP por cantidades inferiores a las
estipuladas en la nota
Almacenamiento de Materia Prima Condiciones inadecuadas (calor o humedad) en el
almacén de MP
Producción (Transformación) Existencia de mermas y desperdicios de MP
Almacenamiento de Producto Condiciones inadecuadas (calor o humedad) en el
Terminado almacén de PT
Estibamiento excesiva que produzca daños al
producto.
Embarque "Pérdida" de producto por falta de supervisión y
autorización de salidas de producto terminado
Desperdicio de espacio en los transportes
Programa de trabajo:

Objetivo: Establecer los procedimientos de revisión que serán aplicados para comprobar que los inventarios son debidamente pedidos,
recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente y embarcados.

sub
Num. Proced. Descripción Elaboro Observaciones Ref
proc.
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
1 Aplicación de cuestionarios de control y entrevista
con personal clave de cada subproceso
2 Documentar hallazgos del Estudio de Evaluación del
Control Interno
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Planeación de la producción
3 Comprobar la existencia del pronóstico de ventas y
producción donde se especifique las siguientes
variables:
¿Qué debe ordenarse?
¿Cuándo debe ordenarse?
¿Cuánto debe ordenarse?
¿Qué se va a producir?
¿Cuándo se va a producir?
Proceso de orden de compra
4 Comprobar la existencia del proceso de solicitud de
orden de compra, y que éste es del conocimiento del
personal encargado del proceso
5 Efectuar prueba de eficacia operativa de los controles
de elaboración y autorización de solicitudes de orden
de compra
6 Verificación de la existencia de padrón de
proveedores y evaluación de estos
Recepción de materia pima
7 Comprobar la existencia del proceso de recepción de
materia prima, y que éste es del conocimiento del
personal encargado del proceso
8 Efectuar prueba de eficacia operativa de los controles
de recepción física y registro de materiales en el
sistema
Almacenamiento de Materia Prima
9 Comprobar la existencia del proceso de
almacenamiento de materia prima, y que éste es del
conocimiento del personal encargado del proceso
10 Efectuar prueba de eficacia operativa de los controles
de recepción física y registro de materiales en el
sistema, así como de salidas de MP a producción

11 Presenciar toma física de inventario


12 Observar el estado de la materia prima almacenada, y
la correcta estiba. Buscar indicios de inventario
obsoleto
Producción (Transformación de MP)
13 Comprobar la existencia del proceso de producción, y
que éste es del conocimiento del personal encargado
del proceso
14 Efectuar prueba de eficacia operativa de los controles
de solicitud y entrada de MP a producción, y que éste
es del conocimiento del personal encargado del
proceso
15 Presenciar toma física de inventario
16 Observar el estado del producto terminado
almacenado, y la correcta estiba. Buscar indicios de
inventario obsoleto
Embarque
17 Comprobar la existencia del proceso de embarque, y
que éste es del conocimiento del personal encargado
del proceso
18 Efectuar prueba de eficacia operativa de los controles
de salida de producto terminado y embarque

PRUEBAS SUSTANTIVAS
19 Determinar tamaños de muestra por cada subproceso

20 Arqueo de documentos de cada subproceso


21 Análisis de saldos y movimientos de inventarios
22 Declaratorias de la administración
23 Confirmación de inventarios en consignación
24 Confirmación de abogados
DIAGNOSTICO
25 Somatización e interpretación de hallazgos
26 Elaboración de informe
Estudio y Evaluación del Control Interno:

1.- Generalidades

Formas y documentos:

 Ordenes de producción.
 Requisiciones de materiales.
 Tarjetas de tiempo (de mano de obra).
 Informe de producción.
 Informe de desperdicios.
 Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.
 Hojas de costos.

Enlace con otros ciclos:

 Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras.


 Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.
 Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.
 Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

2.- Objetivos específicos de control interno.

Para efectos del ciclo de producción se han identificado objetivos específicos de control interno,
los cuales han sido clasificados de la siguiente forma:

 De autorización.
 De procesamiento y clasificación de transacciones.
 De verificación y evaluación.
 De salvaguarda física.

3.- Objetivos de autorización.

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para
asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración.
Estos objetivos para el ciclo de producción son:

El plan de producción (qué, cuánto y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse)
debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
Técnicas para lograr este objetivo.
 Solo se mantendrán en inventarios aquellos productos terminados cuya venta se estime sobre
pase un mínimo prefijado.
 No se aprobará ninguna orden de producción sin un pedido previamente aprobado.
 El nivel de inventario no excederá un máximo prefijado.
 No se fabricarán productos en exceso de las ventas contratadas.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 La empresa puede producir productos no autorizados o en cantidades que excedan los
niveles autorizados.
 Puede incurrirse en costos excesivos o no previstos para mantener el inventario.
 Los niveles de inventario pueden exceder la capacidad de financiamiento, esto pudiera
acarrear ventas forzadas de liquidación.
 Insuficiente utilización de la capacidad de la planta.

 El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse


de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.
Técnicas para lograr este objetivo.
 Establecer criterios de que se pretende lograr con el sistema de costos, tanto en valuación
del inventario como en los controles de producción.
 Exposición clara de los criterios para establecer costos estándares.
 Clara especificación de las cuentas y registros a utilizar y cómo se utilizarán.
 Especificación de los formatos de los informes que generará el sistema de costos, a quien
estarán dirigidos y quienes deben analizarlos y evaluarlos.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 Los costos del inventario pueden ser irreales, distorsionando la situación financiera.
 Los costos actuales de producción se desconocen y se ignora con que margen de utilidad se
está vendiendo.
 No existe un control de la eficiencia de producción a través del sistema de costos.

 Los ajustes a los inventarios deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración.
Técnicas para lograr este objetivo.
 Exposiciones claras de los criterios y políticas.
 Formas prenumeradas estándar y controladas para documentar los ajustes debidamente
aprobados.
 Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los
ajustes.
 Personal asignado especialmente, para investigar la necesidad de los ajustes y para
proponerlos.
 Autorización de los ajustes por un ejecutivo determinado en caso de que no existan, o se
contradigan, las políticas establecidas por escrito.
 Conciliación de los totales manuales de los ajustes aprobados con totales de los informes de
ajustes preparados por la computadora.
Riesgo si no se logra el objetivo.
 Pueden presentarse incorrectamente el inventario y otras cuentas de costos debido a ajustes
o reclasificaciones erróneas.
 Los estados financieros de periodos intermedios pueden alterarse para que dejen de
reconocer oportunamente ajustes tales como mermas de inventario, cambios en costos
estándar y obsolescencia.
 Pueden registrarse ajustes para ocultar faltantes derivados del inventario físico.
4.- Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controle que deben establecerse para asegurarse del
correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones
ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Los objetivos para el ciclo de
producción son:

 Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo


con políticas adecuadas establecidas por la administración.
Técnicas para lograr este objetivo.
 Claras exposiciones de los procedimientos a través de: manuales de políticas, procedimientos,
rutinas de entrenamiento, requisitos de supervisión, documentación de sistemas y programas
y versiones de producción de programas de computadora.
 Verificación periódica de las aprobaciones de supervisiones que se requieren para transferir
responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.
 Estándares aprobados para desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluso estándares
de programación y documentación.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del personal de
tal forma que se reduzca la segregación de funciones.
 Pueden llevarse a la práctica procedimientos que eviten las técnicas de control interno
existentes.
 Pueden modificarse programas de computadoras para evitar los controles, cambiar políticas
contables o reducir salvaguardas sobre los activos.
 Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas.

 Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente.

 La producción terminada de be informarse correctamente y oportunamente.

Técnicas para lograr los objetivos.


 Acceso limitado a los inventarios, propiedades, residuos o desperdicios y formas de control.
 Almacenes centrales y lugares centrales de recolección de residuos y chatarra.
 Formas prenumeradas y controladas de las que se rinde cuenta posteriormente.
 Preparación de formas importantes por una función independiente del control de producción.
 Verificación del material que entra a los almacenes y que sale de estos.
 Mantenimiento de registros cronológicos de movimientos de entradas a los almacenes
centrales y de salida de éstos.

Riesgo si no se logran los objetivos.


 Pueden ponerse recursos en la producción, pero no registrarse hasta que se tome un
inventario físico y se compare con el importe según libros, esto pudiera ocasionar una
presentación incorrecta del inventario y del costo de ventas.
 Puede completarse producción, pero no registrarse como disponible para la venta, esto
pudiera resultar en pérdida de ventas o en solicitud de producción adicional.
 Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o descripciones
incorrectas, causando pérdidas de ventas o dificultades en las operaciones.
 Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes, hurto, etc.

 Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción


y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y
oportunamente.

 Los costos de mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse,


resumirse e informarse correcta y oportunamente.
Técnicas para lograr los objetivos:
 Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.
 Documentación adecuada de la clasificación de cuentas.
 Comparación de los resultados reales con los resultados planeados y análisis de las
variaciones.
 Sistemas de registros simultáneo o sistemas comparables basado en la computadora en que
se preparan al mismo tiempo, una forma de control.
 Verificación numérica y periódica de los registros diarios e informes.
 Totalizar los lotes, registrar los documentos de control y conciliar los totales de lotes con el
total resultante del registro, diario informe o archivo actualizado.
 El mantenimiento de registros cronológicos en los lugares de almacenaje.
 Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de las formas de control
presentadas para registro.
 Conciliación de las formas de control utilizadas con las anotadas.
 Inventarios físicos periódicos de la existencia de formas de control y su conciliación con los
controles.
 Revisión y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de procesar.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos.
 Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser inexactos.
 Datos no autorizados, duplicados, o erróneos pueden ser parte de un resumen.
 Pueden presentarse problemas de tiempo, un atraso de los informes de producción puede
crear una presentación incorrecta de los saldos de las cuentas de inventario.
 Los informes pueden ser incorrectos con respecto a la clasificación de las transacciones.
 Los importes de la depreciación y amortización, su clasificación o ambas, pueden ser
incorrectas, presentándose por ello incorrectamente los costos reales de producción, así como
la situación financiera y los resultados de operaciones.
 Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras
disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicarse correctamente a las
cuentas apropiadas de inventarios y a los auxiliares y registros.
Técnicas para lograr este objetivo.
 Pruebas de validación para comprobar los asientos.
 Formar lotes y conciliar los totales de entrada con los totales de procesamiento y los nuevos
saldos.
 Conciliación de los saldos de los auxiliares con los de mayor y otros totales de control en forma
regular y periódica.
 Controles de los programas para prevenir o detectar el registro de transacciones duplicadas y
omisión de transacciones aceptadas.
Riesgo si no se logra el objetivo.
 Que los saldos de auxiliares no coincidan con el mayor.
 Las transacciones pudieran registrarse incorrectamente en los auxiliares.
 Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta derivada de los
auxiliares.

5. Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas
importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de
producción son.

 Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y


otras cuentas d costos diferidos.

Técnicas para lograr este objetivo.


 Procedimientos documentados para la capitalización de los costos.
 Revisiones periódicas mediante auditoria interna de las cantidades capitalizadas.
 Limites específicos de autorización para partidas que han de capitalizarse.
 Evaluación de las variaciones en la fabricación y modificación de los costos estándares según
sea necesario.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 Los costos de mantenimiento y reparaciones pudieran capitalizarse indebidamente.
 Pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que deben llevarse a gastos del periodo.

 El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con


políticas adecuadas establecidas por la administración.

Técnicas para lograr este objetivo.


 Servicios externos (guardias).
 Impedimentos físicos (puertas y gabinetes cerrados bajo llave, cercas, etc.)
 Restricciones de acceso.
 Dispositivos de detección y prevención.
 Investigación inicial y periódica de los custodios.
 Seguro y fianza de fidelidad.
 Archivos de firmas del personal autorizado.
 Almacenaje oportuno de bienes.
 Personal independiente para control de faltantes.
 Control de llaves.
 Procedimientos sistemáticos de almacenamiento
 Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.

Riesgo si no se logra el objetivo.


 Los activos pudieran sustraerse, perderse o destruirse.

III. DIAGNOSTICO

Elementos o características del hallazgo en auditoría

Situación Constituida por la condición actual encontrada (lo que es).

Condición (Lo que es)

 Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria.


 Los criterios no se logran.
 Los criterios se están logrando parcialmente.

Criterio Representado por la norma o la unidad de medida que se compara


con la condición o “lo que debe ser”.

Efecto Consecuencia o impacto posible pasado o futuro (Cuando sea


aplicable). (Diferencia entre lo que es y lo que debe ser).

Causa Razón o las razones por la que ocurrió la condición. (Quien o que lo
origino).

Resumen de hallazgos

Situación Falta de materia prima en el área de producción para la


elaboración de los chocolates Turín.

Criterio Los recursos utilizados en la producción deben informarse


correcta y oportunamente.
Efecto Al no informar oportunamente la falta de materia prima para la
producción del chocolate Turín pudiera resultar en pérdida de
ventas debido a que no cumpliríamos con la demanda del
cliente.

Causa Una mala planeación en los pronósticos de venta que se dieron


por malos registros de cantidades y descripciones en el
inventario permanente.

IV. INFORME

Fase creativa.
Problema para la producción del producto: 70% Cacao

Situación: Falta de materia prima para su elaboración.

Resumen de la situación:

Ingredientes Eventos NTP's Faltante


con (Días) (Toneladas)
problemas
Licor de cacao belga (70%) 2 5.50 1.08
Azúcar 0 0.00 0
Emulsificante (lecitina de 1 2.75 0.44
soya)
Extracto de vainilla 0 0.00 0
Soya 0 0.00 0
Leche 0 0.00 0
Huevo 0 0.00 0
Nueces 0 0.00 0
Sulfitos 0 0.00 0
otros 0 0.00 0
3 8.25

Mes Unidades Ganancias


Producidas
Pronóstico 27054545.5 $301,096,013.94
Marzo
Marzo 26943658.4 $299,861,926.94

Situación Eventos Unidades


Eventos al mes 270.55 27054545.5

Situación en el mes Eventos Unidades Pérdida


de Marzo no Monetaria
producidas (Mx)
Eventos con 3 110887.1 $1,234,087
problemas
GRUPO TURIN, S.A. DE C.V.
INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
REVISIÓN AL 06 DE ABRIL DE 2018.

SITUACIONES QUE AFECTAN DESFAVORABLEMENTE LA EFICIENCIA OPERACIONAL

Por este conducto le manifestamos las situaciones resultantes de la revisión a que fue sujeta al área de inventarios
de la entidad. El objetivo de este documento es ponerlo al tanto de la problemática que se presenta en la empresa y
así mismo sugerirle las posibles medidas correctivas.

El alcance de la auditoría fue total, ya que se examinaron todas las funciones que realiza la persona encargada de la
operación del área sujeta a estudio y también aplicamos algunos procedimientos de auditoria que consideramos
adecuados para un exitoso examen.

Hallazgo (oportunidad de mejora)

El inventario de materia prima para elaborar chocolates Turín se encuentra limitado al 06 de abril de 2018 para
la producción anual establecida.

Causas

La limitación de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa realizó compras de materia prima
según la producción del año anterior, por lo que una mala planeación en los pronósticos de venta dieron malos
registros de cantidades y descripciones en el inventario permanente.

Efecto

Al 06 de abril de 2018 por no informar oportunamente la falta de materia prima para la producción del chocolate
Turín resultó en pérdida de ventas por $1,234,087 debido a que no se cumplió con la demanda del cliente.

Sugerencia

Establecer un Comité de Compras en donde se encuentren entre otros el Gerente de compras y el gerente de
producción, para planificar y autorizar las compras de materia prima que serán utilizadas en un periodo establecido,
aplicando las políticas de mínimos y máximos en este tipo de inventario.

En nuestra opinión, la cual fundamentamos en la auditoría operacional que llevamos a cabo y con excepción de lo que
antecede a este párrafo, los métodos, reglas y formas de actuar para con el área de inventarios, presentan bastante
razonabilidad, además de ser satisfactorios. Todo ello considerando las características y naturaleza del negocio.

Comentarios del auditado

El personal de la empresa está de acuerdo con el hallazgo establecido, comentando que no existen procedimientos
para una comunicación oportuna entre los Departamentos involucrados en el manejo del inventario de materias
primas.

Sin más por el momento nos despedimos y nos ponemos a sus órdenes para cualquier duda o aclaración respecto al
tema, agradeciéndole toda la atención y colaboración prestada.

Atentamente

Departamento de Auditoría
C. PROCESO

Pg. 20 of 6
Desk Procedure/Work Instruction

The original electronic master as maintained by Turin


Document Type Region/Country Code
WI MX
Title: Proceso Ciclo de Inventarios y Producción
Entropy ID: PRC-000780 Version: 04 Version Date: 10-Feb-17

A. Propósito

El propósito de este documento es establecer la instrucción de trabajo que se crea a partir de la


necesidad de establecer claramente el proceso que se lleva a cabo en la empresa Turin conforme al
ciclo de inventarios y producción.

B. Procedimientos / Pasos de instrucciones

1. Planeación de la Producción.
1.1. Proyección de producción con base al pronóstico de ventas.

A mas tardar el 15 de octubre de cada año, el departamento de vetas de contar con el


presupuesto de ventas para el año siguiente, y éste debe estar aprobado por la dirección
y enviado a producción con fecha limite del 31 de octubre.

El presupuesto de ventas deberá contener las cantidades de cada producto, que se


estiman necesarias en cada uno de los meses del ejercicio siguiente.

Una vez que el departamento de producción cuenda con los requerimientos de ventas
para el año siguiente, deberá calcular las cantidades que requiere elaborar de cada
producto, de forma semanal, considerando lo siguiente:

• Capacidad de cada una de las líneas de producción (maquinaria)


• Previsión de maquinas fuera de servicio por mantenimiento preventivo y correctivo, en
base a calendario de mantenimiento y estimación de fallas no consideradas en programa
de mantenimiento, en base a experiencias de años pasados.
• Estimación de stock de inventario con un margen de 5% sobre las cantidades del
pronóstico de ventas.

1.2. Presupuesto de materia prima.

Una vez que producción determina las cantidades de producto que requiere para cubrir el
pronóstico de venta más el margen de 5% de stock, deberá calculas las cantidades de
materia prima que requerirá semanalmente al almacén de materia prima, así mismo
revisará el catálogo de materias primas y las especificaciones de calidad, para verificar si
habrá de existir algún cambio en las especificaciones de la materia prima, en base a los
resultados de las pruebas de calidad realizadas durante el año.

El presupuesto de materia prima deberá ser analizado, comentado y autorizado por la


dirección y enviado a más tardar el 1 de noviembre al área de compras para su
conocimiento y consideración para cumplir con el suministro de materia primas en tiempo
y forma, a través de la adquisición oportuna de los mismos.

1.3. Cronograma de producción.


El Cronograma de producción deberá mostrar la producción que se estima realizar
semanalmente por cada una de las líneas de producción, mostrando las órdenes de
producción que serán programadas para cumplir con las cantidades semanales de cada
producto.
Así mismo, el cronograma de producción deberá indicar los operadores y ayudantes que
se requieren para cada línea de producción en forma semanal.

El cronograma beberá ser autorizado por la dirección y enviado a Recursos Humanos para
su consideración en los procesos de contratación y capacitación.

2. Proceso de Orden de Compra.

2.1. Búsqueda de materia prima requerida.


Conforme a las características de la materia prima requerida se hace una búsqueda en el
catálogo interno de la compañía los proveedores y se solicita una cotización conforme a las
características y cantidades requeridas.

2.2. Comparativo de cotizaciones de los proveedores conforme la necesidad del producto.


Posterior a la recepción de todas las cotizaciones de los proveedores se realiza un análisis
comparativo conforme al precio, estándares de calidad requeridos y tiempos de entrega.

2.3. Solicitud de materia prima al proveedor seleccionado.

2.4. Entrega de materia prima por parte del proveedor.


Se le notifica al proveedor la orden de compra donde indica términos, condiciones, fechas de
entrega de la materia prima solicitada.

2.5. Recibo de la factura comercial para pago por concepto de materia prima.

2.6. Obtención del justificante para pago.


Se obtiene un acuse de recibo por parte del almacén para que se pueda proceder con el pago
de la factura del proveedor.

3. Recepción de Materia Prima.

3.1. Recepción de materia prima en almacén.


Conforme a la cita que se le dio al proveedor, el encargado del almacén recibirá la materia
prima solicitada.

3.2. Verificación de materia prima recibida conforme a los estándares de calidad de la


compañía.
Se verificará contra factura del proveedor y orden de compra que la mercancía corresponda
contra lo físico; así como identificando que se reciba conforme a los estándares de calidad
que tiene la compañía.
3.3. Cierre en sistema de la solicitud de orden de compra posterior a la recepción de la
materia prima.
Si la mercancía está de acuerdo conforme al punto anterior, se debe ingresar en el sistema
la recepción de la materia prima. De lo contrario deberá notificar al departamento de
compras.

4. Almacenamiento de Materia Prima.

4.1. Asignación y colocación de ubicación para el almacén de la materia prima.


Una vez que la materia prima para la elaboración del chocolate, es recibida por el equipo de
almacén se debe de asignar el espacio conforme a las condiciones de temperatura y
dimensiones de la materia prima.

4.2. Etiquetado de ubicación de materia prima.


Posterior a la colocación de la materia prima en el lugar asignado conforme a las condiciones
que esta requiere; la materia prima debe ser etiquetada utilizando la máquina registradora –
etiquetadora colocando en ella la posición, kg, peso, dimensiones, etc de la mercancía para
su fácil identificación. La etiqueta deberá llevar el código de barras emitido de manera
automática por la maquina etiquetadora.

4.3. Registro en sistema de materia prima (Ingreso).


De acuerdo al código de barras de la etiqueta colocada en cada mercancía; se deberá dar
ingreso en el sistema de la compañía conforme al número de pedido / orden de compra.

4.4. Traslado de materia prima a sección de producción.


Cuando la materia prima ha sido solicitada por el equipo de producción, se trasladará la misma
a la sección de producción, esto conforme al requerimiento de dicho equipo.

4.5. Recolección de excedentes de producción.

5. Producción en Proceso (Transformación)

5.1. Solicitud de materia prima.

5.2. Creación en sistema de orden de producción.


Subgerente de producción. Elabora el programa de producción de acuerdo a la solicitud a
producción.
Subgerente de producción. Crea las órdenes de producción conforme al programa elaborado.
Los intendentes de planta. Imprimen la orden de producción con la cantidad de materia prima para
la producción y entrega al supervisor de producción.

5.3. Entrada de materia prima.


Supervisor de producción. Solicita al almacenista la materia prima que se requiere para la
producción del producto.

5.4. Proceso de producción.

5.5. Supervisión de calidad.


Personal operativo de producción. Recibe la materia prima y pesa las cantidades conforme a la
orden de producción y notifica al supervisor de producción los tiempos reales de operación.
Área de control de calidad. Muestrea, analiza y determina el grado de finura del producto.
Personal Operativo de Producción. Realiza ajustes indicados por control de calidad si llegaran a
existir
Control de Calidad. Da el visto bueno, notifica y registra en el formato “Control de Calidad en
Proceso”.
Intendente de Control de Calidad. Captura los resultados de inspección.
Personal Operativo de Producción. Coloca el producto semiterminado en el área de producto
terminado en tránsito el cual debe ser entregado con descripción del producto y fecha de
elaboración.
Intendente de planta. Recibe del Supervisor de Producción el registro manual del formato
“Traspaso de Producción a Almacén de Producto Terminado”, captura e imprime en tres tantos,
firma, (una copia para: el jefe de almacén, el supervisor de producción y para el intendente de la
Planta).

5.6. Salida a almacén de producto terminado.


Supervisor de Producción. Firma el formato “Traspaso de Producción a Almacén de Producto
Terminado”, recaba firma del Intendente de Control de Calidad.
Supervisor de Producción. Entrega el producto envasado, al almacén de producto terminado,
recaba firma del Jefe de Almacén en el formato, le entrega una copia y registra tiempo de traslado
al almacén.
Supervisor de Producción. Entrega copia firmada al Intendente de la Planta y conserva la otra
copia, entrega al término de jornada el “Formato para Registro de Tiempos Reales de Producción
del Producto”.

6. Almacenamiento de Producto Terminado.

6.1. Solicitud.

6.2. Entrada.
Es responsabilidad del Jefe de Operación y Supervisor de Recibo asegurar que los colaboradores
que desempeñen las actividades del presente proceso, cuenten con la evidencia del conocimiento
de sus actividades con base a las constancias de certificación que emita el área de Capacitación.

Es responsabilidad del Montacarguista desempeñar sus actividades de acuerdo a las buenas


prácticas de almacenamiento en todo momento.

Es responsabilidad del Montacarguista en turno que al cierre de la operación de recibo no se


encuentren tarimas en la zona de tránsito. En caso de presentar incidencias debe de informar al
Supervisor de Recibo y/o Auxiliar Administrativo de Inteligencia de Operaciones para el
seguimiento y solución en tiempo y forma.

Es responsabilidad del Jefe de Operación, Coordinador y Supervisor de Recibo asegurar que


ninguna tarima se quede en zona de tránsito por un lapso no mayor a 24 horas, para esto tiene
que realizar recorrido en las zonas de tránsito.

Durante su turno el Montacarguista y Auxiliar de Almacén (Patinero) debe asegurar de no bloquear


los extintores, hidrantes, pasos peatonales y salidas de emergencia, con el equipo y/o mercancía
que almacenará.

Si se presenta una falla con el montacargas, el operador debe reportarlo inmediatamente al


Supervisor de Recibo para su reemplazo.

El Montacarguista y Auxiliar de Almacén (Patinero) deben monitorear que el montacargas y patín


eléctrico cuenten con más del 25% de carga eléctrica, de lo contrario debe de solicitar el cambio
de acumulador para garantizar el correcto funcionamiento del equipo.
En todo momento el Auxiliar de Almacén (Patinero) debe cuidar la integridad de los artículos
terminados que maneja, evitando golpearla durante el traslado de la misma.

En caso de que el Montacarguista identifique que la tarima a ubicar en stock exceda la volumetría
de la ubicación, debe reportar de forma inmediata al Coordinador y/o Supervisor de Recibo para
dar solución a la incidencia.

Es responsabilidad del Montacarguista reportar al Coordinador y/o Supervisor de Recibo los


productos mermados y/o dañados de los pallets manipulados durante su actividad. Todo pallet con
incidencia debe colocarse en la zona de reacondicionamiento.

Es responsabilidad del Jefe de Operación, Coordinador y Supervisor de Recibo monitorear y


realizar las acciones necesarias para asegurar que los indicadores de almacenamiento se
encuentren dentro de los rangos de aceptación.

6.3. Creación en sistema de orden de producción.

Los productos terminados deben ubicarse en un lugar fresco, seco y ventilado, separado e
independiente de cualquier otro giro comercial.

El almacén debe encontrarse ordenado para facilitar el manejo de los insumos y evitar la fauna
nociva, cumpliendo con los programas de limpieza, control de plagas, mantenimiento preventivo-
correctivo a equipos e instalaciones.
El almacén debe contar con espacio suficiente para la operación del personal y se permita la
limpieza diaria.

Todo producto que sea ingresado al almacén de productos terminados, debe contar con el lote
definido, esto con el objetivo de tener la trazabilidad del mismo durante los procedimientos de la
Cadena de Suministro.

En el momento en que se reciben los productos terminados, el personal debe revisar las
condiciones de conservación (temperatura y/o humedad relativa) especificados en el marbete de
cada uno, en caso de no cumplir con las mismas, se debe rechazar el recibo de los productos.

6.4. Proceso de producción.

6.5. Supervisión de calidad. (Anexo 1)


No se deben recibir productos terminados que tengan el empaque decolorado por exposición a la
luz solar o artificial, empaque manchado por rastros de humedad o enmohecimiento, empaque
inflado, empaque manchado por el contenido del envase primario, cambio de color o ruptura del
envase o empaque.

Para comprobar que se cumple con las condiciones de almacenamiento indicadas, se debe contar
con un sistema de registrado (manual o automatizado) de las condiciones de temperatura y
humedad que utilice instrumentos de medición calibrados.

Desplazar los productos terminados de acuerdo a su fecha de caducidad indicada en el marbete


en los racks, siguiendo el proceso primeras caducidades-primeras salidas.

Los productos deben acomodarse de acuerdo a las zonas de almacenamiento definidas. En caso
de productos devueltos, el área debe encontrarse segregada del almacén principal.
Cada producto terminado debe ubicarse en el anaquel destinado, los productos no deben
colocarse sobre el piso.

Los productos terminados deben protegerse de la humedad, el sol, la luz artificial y el calor.

El monitoreo de temperatura y humedad relativa se debe realizar diariamente tanto en el almacén


como en Unidades de Distribución.

6.6. Salida de almacén de producto terminado.

C. Puntos de Control

 Métricas
 Revisiones mensuales.
 Auditorías

D. Anexos

 Annexo 1:

Forma de
Puesto
Rango de Periodicidad Medir
Descripción responsable
aceptación de medición Automática1 /
de medir
Manual
Mide el número de 0
Inteligencia
confirmaciones en ubicaciones
Diario de Automática
ubicaciones ya con
Operaciones
ocupadas incidencia
Asegura la
Inteligencia
confirmación en
0% Diario de Automática
ubicación correcta al
Operaciones
100%
Mide el número de
golpes en racks Seguridad y
0 golpes Diario Automática
ocasionados por Mantenimiento
malas practicas
Asegura el cuidado
Seguridad
de equipos de
98% Diario Industrial y Automática
transporte y
Mantenimiento
acomodo

E. Revisión Histórica
Description
Rev Sections Affected Release Date Owner
of Change

001 Creación del documento Todas Febrero 2016 David García

002 Revisión y actualización Todas Febrero 2017 Claudia Hernandez