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SEGUNDA ESPECIALIDAD EN
INVESTIGACION Y GESTION EDUCATIVA
Módulo
GESTION DE DISEÑOS
ORGANIZACIONALES
Gestión de los Diseños Organizacionales
Presentación
La realidad del Perú y la importancia que tiene el sector educativo en la vida económica y
social del país, el avance tecnológico y procedimental de las diferentes profesiones a fines
al sector educativo y la creciente demanda por servicios educativos, han generado que el
CIEP promoviera la creación de segundas especialidades en los diferentes ámbitos de la
2 educación, estos Especializaciones tienen la importante misión de hacer llegar a los
especialistas en educación la temática pertinente y las técnicas necesarias para el
excelente desarrollo de su especialidad en el campo educativo.
Presidencia de CIEP
Índice
Presentación ...................................................................................................... 2
Índice ................................................................................................................. 3
Introducción ...................................................................................................... 6
MARCO CONCEPTUAL
ESTRUCTURA Y DISEÑO ESTRUCTURAL ........................................................ 8
1. Concepto de organización ............................................................................................. 8
2. Importancia de las organizaciones ............................................................................ 8
3. Características de la organización.............................................................................. 9
3
4. Naturaleza De La Organización ................................................................................... 9
5. La organización como sistema .................................................................................. 10
5.1. Los sistemas............................................................................................................. 10
5.2. Subsistemas ............................................................................................................. 11
5.3. Clasificación de los sistemas.............................................................................. 13
5.3.1. En cuanto a su constitución ....................................................................... 13
5.3.2. En cuanto a su naturaleza ........................................................................... 14
5.4. Jerarquía de los sistemas .................................................................................... 15
6. Principios De La Organización .................................................................................. 16
7. Tipos de organizaciones ............................................................................................. 19
8. Etapas de la organización ........................................................................................... 23
9. Unidades De Línea Y De Staff ..................................................................................... 23
10. Departamentalización ............................................................................................. 25
10.1. Otros Tipos De Departamentalización ....................................................... 32
11. Organigramas ............................................................................................................. 35
11.1. Objeto Del Organigrama ................................................................................. 38
Introducción
El creciente interés por las organizaciones hace hincapié en las diferentes procesos
que dentro de ellas ocurren, una de las variables de estudio más importante dentro de
la organización es el estudio de la estructura y el diseño organizacional.
El diseño organizacional es proceso, donde los gerentes toman decisiones donde los
miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategias. El diseño
organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior
de la organización y hacia el exterior de su organización
Estos dos temas son de vital importancia para entender los procesos que ocurren
dentro de las instituciones educativas, entendidas estas, como organizaciones
complejas e interrelacionadoras de personas.
MARCO CONCEPTUAL
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dibujo
Universidad Nacional de Tumbes
Gestión de los Diseños Organizacionales
1. Concepto de organización
3. Características de la organización
4. Naturaleza De La Organización
La palabra organización tiene tres acepciones:
La primera, etimológicamente, proviene del griego “organon” que significa
instrumento.
sistema no se refieren al campo físico (objetos), sino al funcional; por eso, son
funciones básicas realizadas por el sistema: entradas, procesos y salidas.
5.2. Subsistemas
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Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding –quien
escribió un artículo sobre la teoría general de sistemas– contribuye al avance del
pensamiento científico, pues proporciona una clasificación útil de los sistemas, 15
donde establece los siguientes niveles jerárquicos:
célula.
6. Principios De La Organización
Hay principios que dan la pauta para establecer una organización racional.
Del objetivo. Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas
en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de
la empresa.
Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para
alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios
en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.
Difusión. Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que
cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a
disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con
dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no
debe hacerse con demasiado detalle.
7. Tipos de organizaciones
Ventajas
Desventajas
- Es rígida e inflexible.
- La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
- No fomenta la especialización.
- Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección,
solamente son operativos.
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Funcional. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de
manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor
número de funciones.
Ventajas
- Mayor especialización.
- Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
- La división del trabajo es planeada.
- El trabajo manual se separa del intelectual.
- Disminuye la presión sobre un solo jefe.
Desventajas
Ventajas
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- Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de
resolver los problemas de dirección.
- Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la
especialización Staff.
Desventajas
Ventajas
Desventajas
Ventajas
Desventajas
8. Etapas de la organización
10. Departamentalización
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empresa. Cada método tiene sus ventajas y desventajas, por lo que el proceso de
selección envuelve una consideración de éstas y de aquellas en cada tipo de
departamentalización en los diferentes niveles de la estructura organizacional.
Pero el problema central tiene que ver con el tipo de coordinación que el gerente
desea obtener.
Ante esta afirmación, señala Mercado (1990 p. 305), que en el nivel primario las
razones de la departamentalización funcional son muy poderosas, pues está más
de acuerdo con las actividades de toda organización y permite la coordinación por
una persona de cada una de las funciones básicas: servicios, promoción y
finanzas, por lo que el gerente general se puede concentrar en la coordinación de
los departamentos de asesoría y servicio con las áreas funcionales sin estar
envuelto en los asuntos internos de éstas. Aún cuando los departamentos
funcionales de promoción y servicios pueden no estar en un primer nivel, la
función de finanzas sí, porque el manejo de los fondos de la compañía y su
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contabilización deben coincidir con la administración general de la organización en
su conjunto, como una función centralizada que resuma y controle la operación de
la organización en su totalidad.
En lo que respecta a una departamentalización intermedia, este mismo autor
afirma que incluye todas las actividades agrupadas, en la estructura
organizacional, entre los departamentos primarios en el alto nivel y los niveles
inferiores de la jerarquía administrativa. Es en la departamentalización a tales
niveles donde los ejecutivos encuentran más difícil adoptar la decisión. Aunque la
departamentalización funcional puede resultar en una agrupación de primer nivel,
en una agrupación por territorio o por clientela, el departamento de ventas puede
estar en un nivel secundario, el departamento de producción puede tener una
clasificación por producto, y el departamento de finanzas puede utilizar la
agrupación funcional derivada. Por tanto, las bases para la departamentalización
son seleccionadas no por paralelismo, sino sobre la base de la ventaja neta para
el departamento funcional ejecutivo.
11. Organigramas
11.3. Funciones
Para la ciencia de la administración. Sirve de asistencia y orientación de
todas las unidades administrativas de la organización al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
11.7. Contenido
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Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor,
estos son sus principales contenidos:
Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye
generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.)
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales).
11.8. Requisitos
Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del
puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales
paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección.
En la parte superior del organigrama, va el nombre de la institución seguido del
nombre del departamento y el título: organigrama; así como en el ángulo superior
derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben
considerar: los datos que deben recogerse, las fuentes de información, los
métodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de
organigrama que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a
representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste. Para
la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente
información:
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Información sobre unidades.
- El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la
institución.
- Ésta será una cifra de control.
- Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que
radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
- Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas
que comprenden cada puesto.
Información sobre relaciones. Debe precisarse con que otros órganos y qué
tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles
de la estructura administrativa.
labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar
representadas en el organigrama.
Registro de datos
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos
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Líneas llenas sin interrupciones son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. Así tenemos que:
Por su naturaleza.
Por su ámbito.
Por su contenido.
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Por su presentación.
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Información básica. Los datos que se han de reunir están en función directa
de las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del
organigrama. Determinando lo anterior, se realizará el acopio de la
información correspondiente a:
- Los órganos que integran dicha(s) área(s).
- El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
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Diseño del organigrama. Los elementos gráficos que se utilizan para
representar a las unidades que componen la estructura orgánica, así como las
relaciones existentes entre ellos, son:
- Figuras para representar los órganos.
- Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre ellos.
- El elemento gráfico esencial en el diseño del organigrama son las líneas de
conexión, ya que representan las relaciones entre los órganos y la
naturaleza de éstas. En el siguiente apartado, se señalan algunas de las
principales reglas para el diseño de los organigramas, debiéndose tener
siempre en cuenta que no existen normas rígidas, puesto que el propósito,
el contenido y el ámbito de cada organigrama, influyen de manera
significativa en la representación gráfica.
Forma. Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para
simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función
de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las
unidades.
En el sector público.
- Primer nivel secretario.
- Segundo nivel subsecretario.
- Tercer nivel oficial mayor.
- Cuarto nivel dirección general.
- Quinto nivel dirección de área.
- Sexto nivel subdirección de área.
- Séptimo nivel departamento.
- Octavo nivel oficina.
- Noveno nivel sección.
- Décimo nivel mesa.
En la administración paraestatal.
- Primer nivel asamblea general.
En el sector privado.
- Primer nivel asamblea de accionistas.
- Segundo nivel consejo de administración.
- Tercer nivel dirección general.
- Cuarto nivel subdirección o gerencia general. 57
- Quinto nivel dirección o gerencia divisional.
- Sexto nivel departamento.
- Séptimo nivel oficina o área operativa.
Líneas de conexión. Son las diversas relaciones que se dan entre las
unidades que integran la estructura orgánica, las cuáles se representan por
medio de líneas.
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Relación con órganos desconcentrados. Los órganos desconcentrados
se colocan en el último nivel del organigrama. Entre éstos y el resto de la
organización debe trazarse una línea de eje para establecer su distinción.
Para ampliar el contenido de los órganos desconcentrados y sus relaciones
con el resto de la organización se puede incluir el tipo de organización de
los órganos desconcentrados, no sólo indicar su existencia.
Una variante de esta técnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectángulos. El diseñador simplemente conecta los rectángulos que
sean necesarios con las líneas que representen la clase de relación que haya
entre dos órganos y los datos adicionales.
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Análisis de información. Es necesario realizar un examen crítico de los datos
obtenidos con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad
de funciones.
Responsables.
Responsables
Política general.
- Cambio del objeto de la institución.
- Integración de nuevos socios.
- Aumento del capital.
- Reestructuración de funciones con motivo de la creación, desaparición o
readscripción de unidades administrativas.
- Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
- Factores ambientales.
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12.1. La estructura
La estructura formal hace referencia a aquel sistema que nace conforme se han
estructurado los lineamientos específicos para ello. Johansen dice: “Toda
organización o grupo social posee una estructura formal de relaciones y de
actividades. Un patrón, generalmente consistente de preceptos o normas que
En cuanto a esto Pomponi sugiere que “la organización informal surge en el curso
de las operaciones comerciales debido al comportamiento de los individuos 75
implicados, y en respuesta a los elementos de la estructura formal que inhiben o
promueven las relaciones laborales de la compañía. Tales mecanismos informales
incluyen: el comportamiento del líder, relaciones intragrupales, las modalidades de
trabajo informal y los patrones de comunicación e influencia”34.
Por su parte, Johansen afirma: “los sistemas informales (comúnmente llamados
organizaciones informales) aparecen como resultado de la superposición de un
sistema formal sobre el sistema social. El sistema informal es un conjunto de
contactos personales (originados en el sistema social) que se separan del
esquema idealizado de la estructura del sistema formal”35.
12.2. El Diseño
En la vida empresarial se observa que hay empresas que no funcionan bien, que
presentan bajos niveles de competitividad, que el personal carece de estímulo
para superarse y hacer un trabajo bien hecho, que existen conflictos de intereses,
que existe duplicidad de funciones (con el subsiguiente despilfarro de recursos),
que la empresa está sometida a inercias y no es capaz de adaptarse a los
cambios tecnológicos, etc. Los hechos previos reflejan, de modo claro, la
existencia de problemas de diseño organizativo en la empresa. Así, el diseño
organizacional es un instrumento empresarial clave hoy en día para llevar a cabo
la difícil tarea de conseguir eficiencia e innovación en forma simultánea, o para
c. Los que estandarizan los resultados son los analistas de planeamiento y control.
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Sistema de comunicaciones informales: No observan divisiones de áreas ni
jerarquías, sino que se representan los flujos de comunicaciones informales
por lo cual se enfatiza el ajuste mutuo. También se lo conoce como socio
grama.
Especialización Horizontal
ALTA BAJA
Especialización Vertical
ALTA
BAJA
Tipos:
a) Por la posición: Cuando las regulaciones recaen sobre el cargo y esta contenido
en los manuales descriptivos del cargo.
b) Por la corriente: Cuando las regulaciones se utilizan para vincular funciones
pertenecientes a distintos cargos permitiendo el desarrollo de las actividades,
están contenidas en los manuales de procedimientos.
c) Por regla: Cuando las regulaciones son comunes a todos o a la mayoría de los
cargos, están contenidas en los manuales de políticas.
Las estructuras con alta formalización se denominan burocráticas y las que tienen
baja formalización, orgánicas.
Objetivos de la formalización:
1) Asegurar la consistencia mecánica que lleva a la producción eficiente. Se
vincula con la alta especialización horizontal de tareas.
2) Asegurar el trato imparcial hacia el cliente.
3) Asegurar los estándares de calidad
4) Facilitar la comunicación, coordinación y control porque hacen mas predecibles
las tareas
AGRUPAMIENTO DE MERCADO:
AGRUPAMIENTOS FUNCIONALES
Gerente General
Gerente Sur Gerente Centro Gerente Norte
Presidente
División audio División Telefonía División electrodomésticos
Gerente General
División Grandes Consumidores-División Pequeños Consumidores
Los cargos se agrupan teniendo en Cta. Los conocimientos y habilidades que los
individuos traen al cargo que ocupan. Se ve en organizaciones donde los núcleos
operativos son profesionales.
6-POR TIEMPO:
Los cargos se agrupan teniendo en Cta. el momento en el que es realizado el
trabajo.
Para poder elegir una u otra base de agrupamiento se debe recurrir a criterios
básicos, relacionados con el tiempo de vinculaciones existentes entre los cargos
dentro de la organización.
Consejo
Director Medico
Director Adm.
Cardiología
Cirugía Pediatría
Gerente General
Dpto. Comercialización
Dpto. Producción Dpto. Adm. y Finanzas
Soldadura Plegado Pinturas
Director
Turno Mañana Turno Tarde Turno Noche
4-INTERDEPENDENCIAS SOCIALES
Dan prioridad a las relaciones que necesariamente deben establecerse entre
quienes ocupan cargos que habrían de desarrollar tareas que demandan mucha
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comunicación indirecta e informal. Ej. Tareas de innovación, creativas,
profesionales, las de diseño de publicidades, consultoras, etc.
Si predominan estas interdependencias convendrá elegir agrupamientos
funcionales.
II-Dispositivos de enlace
2- COLECTIVOS
En la organización centralizada las cinco etapas son llevadas a cabo por una sola
persona.
En la organización descentralizada las etapas son llevadas a cabo por distintas
personas.
ETAPAS EN LA DESCENTRALIZACIÓN
1-el poder recae en un solo individuo generalmente en virtud del cargo que ocupa
(el gte)
Hipótesis 3: cuanto mayor dimensión tenga una organización más elaborada será
su estructura. Es decir más especializadas sus tareas, mas diferenciadas sus
unidades y más desarrollado sí componente administrativo.
Hipótesis 4: cuanto mayor dimensión tenga la organización mayor la dimensión
promedio de sus unidades
2-Sistema Técnico:
II- Sofisticado: cuando resulta más difícil de comprender, todo es más complicado,
las tareas son interdependientes.
Hipótesis II: cuanto más sofisticado sea el sistema técnico más elaborada será la
estructura no operativa, necesitare mas staff de apoyo, técnicos, etc. Y mayor
descentralización selectiva de poder profesional hacia ellos.
Hipótesis III: la automatización del sistema técnico transforma una estructura
burocrática en una orgánica.
3-Ambiente:
4-Relaciones de Poder
101
Autoevaluación
102
Bibliografía
Material Complementario
Videos
Link:http://www.youtube.com/watch?v=5uERomb0rhg
Link: http://www.youtube.com/watch?v=FjrIpa8PnMQ
103
Link: http://www.youtube.com/watch?v=SrpwAWwIVXk