Análise de Sistemas I sebenta nº 1471/2128-104092-2002 Análise de Sistemas I sebenta nº 1471/2128-104092-2002

Capítulo 3: Estudo do Domínio de Actividade Capítulo 3: Estudo do Domínio de Actividade

Plano 1 Objectivos
Numa primeira fase da análise é necessário delimitar o domínio de actividade i.e. o ambiente
sobre o qual a análise vai decorrer. Numa empresa existem vários domínios (produção,
1 OBJECTIVOS 2 vendas, marketing, informática etc.) cujo percepção sistémica é fundamental para o
desenvolvimento de uma boa análise.
2 RECOLHA DOS DADOS 2 O estudo do domínio de actividade faz-se em duas etapas. Primeiro é necessário recolher
os dados sobre a empresa para perceber o seu funcionamento. Segundo, um diagrama de
2.1 EXTRACÇÃO DE INFORMAÇÃO 2 fluxos dos dados deve ser arquitectado esquematizando os vários domínios de actividade e
as suas interacções.
2.1.1 OBSERVAÇÃO 2
2.1.2 ENTREVISTAS 3
2.1.3 QUESTIONÁRIO 4
2.1.4 ESTUDO DOS DOCUMENTOS 4 2 Recolha dos Dados
2.2 CONSOLIDAÇÃO 5
2.2.1 REGRAS 5 A primeira etapa consiste em recolher todos os dados da empresa que vão permitir a
realização da análise. Esta fase, também conhecida por entrevista, tem como objectivo a
2.2.2 DICIONÁRIOS 6 definição de regras de gestão, regras de organização, regras lógicas e regras físicas. Um
2.3 EXERCÍCIO 6 dicionário de dados e um de tarefas deverão também ser construidos.

3 ESTUDO DO DOMÍNIO DE ACTIVIDADE 7

2.1 Extracção de Informação
3.1 DOMÍNIO DE ACTIVIDADE 7
Nesta primeira fase, o analista deve recolher toda a informação possível sobre a empresa.
3.2 ANÁLISE DOS FLUXOS 7 No entanto nem sempre é fácil definir o que é informação. A informação pode ter várias
3.2.1 ACTOR 7 formas:
3.2.2 FLUXO 8
3.2.3 MATRIZ DOS FLUXOS 8 • Informação escrita estruturada ou não: facturas, listagens, notas de encomendas,
3.2.4 DIAGRAMA DOS FLUXOS 9 emails, cartas de reclamação etc.
• Informação oral estruturada ou não: reuniões, conversas informais etc.
3.3 FRONTEIRAS E DOMÍNIOS 10
• Informação latente: “savoir-faire” de um operário cujo conhecimento não está
3.4 EXERCÍCIO 11 codificado, métodos de trabalhos não descritos etc.

O analista deve ter em conta todas estas fontes para determinar com mais precisão possível
o conjunto dos dados que circulam na empresa e a amneira como está organizada a
empresa. Para obter esta informação vários métodos podem ser aplicados:

• A observação
• A prática de entrevista
• O recurso a inquéritos
• O estudo dos documentos

2.1.1 Observação

Observar é um processo que inclui a atenção voluntária e a inteligência orientada por um

objectivo final ou organizador e dirigido a um objecto para recolher informação sobre ele.
Existem dois tipos de observação: observação simples e observação participante.

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2.1.1.1 Observação simples Para a condução da entrevista, o entrevistador deve:

Na Observação simples, o observador permanece alheio à comunidade, grupo ou situação e • Centrar a atenção do entrevistado
observa de modo espontâneo os factos que aí ocorrem. • Tomar notas depois do entrevistado começar a falar
• Dar ao entrevistado as transcrições (se existirem) para possíveis rectificações
Vantagens: esta metodologia permite apreender os acontecimentos no próprio momento em • Comunicar o seu interesse pessoal
que se produzem existindo uma autenticidade relativa aos acontecimentos em comparação
com as palavras e a escrita.
2.1.2.3 Dois Níveis de Entrevistas
Inconvenientes: Dá margem a uma interpretação subjectiva dos fenómenos.
A entrevista é a forma mais utilizada em análise de sistemas para recolher informação. Dois
níveis de interesse devem ser respeitados:
2.1.1.2 Observação participante
Entrevista com a Chefia – Visão Global
Na Observação participante, o observador pode participar nas situações que estão a
acontecer pedindo esclarecimentos. • Ter uma visão global da empresa
• Listar os objectivos pretendidos na automatização do SI
Vantagens: Facilita o acesso rápido aos dados. Possibilita o acesso aos dados que a • Delimitar os postos de trabalho envolvidos
comunidade considera do domínio privado. Possibilita a extracção de informação latente. • Descrever as interacções com outros projectos
• Definir os limites do estudo
Inconvenientes: A participação pode ser mal percebida pelo grupo analisado. • Perceber as motivações da direcção

Entrevista no terreno – Visão Local

2.1.2 Entrevistas
• Descrever as tarefas executadas
A entrevista é um método de recolha de informação que consiste em conversas orais, • Determinar os eventos que desencadeiam as tarefas
individuais ou de grupos, com pessoas seleccionadas cuidadosamente a fim de obter • Definir o tempo de execução das tarefas e a sua periocidade
informações. A entrevista é bastante adequada para obter informações acerca do que as • Listar os dados manipulados e o seu volume
pessoas sabem, crêem, esperam, sentem, desejam, fazem bem como acerca das suas • Determinar as regras aplicadas para a execução do trabalho
explicações ou razões. • Observar a circulação da informação
• Perceber o vocabulário da empresa

2.1.2.1 Tipos
2.1.3 Questionário
Existem três tipos de entrevistas:
O questionário é uma técnica de recolha de dados composta por questões apresentadas por
• Entrevista informal: o entrevistado é encorajado a falar de uma área de interesse escrito às pessoas. Os pressupostos para a construção de um questionário são os
para o entrevistador onde este apenas põe algumas questões gerais. Pode ser seguintes:
interessante para ter uma visão global da empresa e do seu sistema de informação.
• Entrevista semi-estruturada: a entrevista é guiada por pontos de interesse. Nesta • saber com exactidão o que procuramos
fase o entrevistador sabe onde quer chegar, que tipo de informação é que procura. • conhecer os diferentes aspectos da questão
Pode ser interesante para a recolha efectiva de informação num serviço qualquer da
empresa por exemplo. Os questionários são geralmente utilizados para:
• Entrevista estruturada: desenvolve-se a partir de um conjunto fixo de perguntas
cuja ordem e redacção permanece a mesma para todos os entrevistados. Pode ser • estimar grandezas absolutas/relativas
interessante para a recolha definitiva de dados da empresa. • verificar hipóteses

2.1.2.2 Regras 2.1.4 Estudo dos Documentos

Em qualquer entrevista, certas regras devem ser respeitadas. O entrevistador deve explicar: O documento é por definição uma impressão deixada por um ser humana ou um objecto
físico. O estudo dos documentos é uma parte fundamental do trabalho do analista na sua
• A finalidade da entrevista tarefa de recolha de informação.
• O objectivo da pesquisa
• A sua importância
• A importância da colaboração pessoal do entrevistado
• O carácter absolutamente confidencial da entrevista

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2.2 Consolidação 2.2.1.4 Regras Físicas

Depois da recolha anárquica de dados e de informação é preciso consolidar o conhecimento As regras técnicas definem as opções técnicas da empresa.
adquirido. O objectivo principal é a identificação de conceitos de base: regras e dicionários.
Exemplo:
“O número de cliente será um INTEGER(3)”
“A Interface gráfica deverá conter o logotipo em formato JPEG”
2.2.1 Regras

2.2.1.1 Regras de Gestão
Uma regra de gestão é a tradução conceptual dos objectivos escolhidos e das restrições
aceitas pela empresa. Determina O QUÊ da empresa.
2.2.2 Dicionários
Depois de ter definido todas as regras que possam ser necessárias para conduzir uma
análise correcta, é preciso listar exaustivamente todas as tarefas e todos os dados
encontrados em dois dicionários.

Exemplo:
“Um cliente tem um número único que o identifica” é uma regra de gestão.
2.2.2.1 Dicionário de Tarefas
As regras de gestão dividem-se em regras de acção para os tratamentos e em regras de
cálculo para os dados. Cada tarefa deve ser listada e acompanhada de uma ficha descriptiva contendo as seguintes
informações:
Exemplo:
“A empresa emite uma factura para cada artigo vendido” - regra de acção. • Nome
“Um cliente tem um e um só vendendor associado” - regra de calcul. • Condição de Desencadeamento
• Resultados
As regras podem ser externas ou internas à empresa. • Frequência
• Duração
Exemplo: • Regras associadas
“A taxa de IVA é de 17%” - regra de cálculo externa (Lei de Finanças). • Comentários
“Um balanço deve ser emitido no final de cada ano de actividade” - regra de acção
externa (Lei de Finanças).
“O valor dos produtos em Stock é a média ponderada dos preços de compra de
todos os produtos” - regra de cálculo interna. 2.2.2.2 Dicionário de Dados
“As facturas são emitidas em três exemplares” - regra de acção interna.
As informações sobre os dados devem ser recolhidas durante a entrevista mas sobretudo a
partir dos documentos disponíveis. Uma ficha descriptiva deve acompanhar todos os dados:
2.2.1.2 Regras de Organização
• Nome do dado
• Definição
As regras de organização estão associadas ao nível organizacional e descrevem a
• Estrutura
organização dos dados e dos tratamentos: QUANDO? ONDE? QUEM?
• Quantificação (Occorrências)
Exemplo: • Exemplos
“As facturas são emitidas uma vez por semana” • Regras associadas
“A Sede tem acesso a todos os nº de clientes das suas agências” • Comentários

2.2.1.3 Regras Lógicas 2.3 Exercício

As regras lógicas descrevem a política da empresa em termos de escolha de soluções Determinar o dicionário de dados tendo em conta o seguinte documento:
informáticas.

Exemplo:
“Utilizar-se-á um formalismo de Sistema de Base de Dados Objectos”
“A procura de um nome de cliente deve ser feita por COMBOBOX”

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O actor é externo se se encontrar fora do domínio de actividade. Será interno no caso

UBI Congresso 2001 Covilhã, 30/05/2001 contrário.
Covilhã
Exemplo:
A segurança social é um actor externo ao SI global da empresa enquanto o serviço
FACTURA Nº 2431 de produção é um actor interno.

Participação de: Inscrição Nº 354 Na prática, um actor pode modelisar:

João Manuel Silva
Rua 25 de Abril • Um parceiro exterior à empresa (Cliente, fornecedor),
1000 Lisboa • Um domínio de actividade identificado anteriormente (Contabilidade, Gestão do
pessoal etc.),
Serviço Quantidade Preço Unitário Total • Um conjunto de actividades ou processos (programa informático),
Actas 1 100 100 • Um elemento estrutural da empresa (serviço, unidade funcional, unidade geográfica).
Almoço 5 10 50
Inscrição 1 200 200 3.2.2 Fluxo

Total Factura 350 Definição: Um Fluxo representa um câmbio de informação entre dois actores.
Sinal -100
Total a Pagar 250 Um fluxo é normalmente caracterizado pelo seu nome e a lista dos dados que o compoem.

Exemplo:
encomenda (nota de encomenda), pagamento (recibo) etc.
3 Estudo do Domínio de Actividade
3.2.3 Matriz dos Fluxos
3.1 Domínio de Actividade
De forma a analisar as interligações entre os actores via os fluxos, uma matriz dos fluxos
A partir da recolha de dados, é necessário numa primeira fase reduzir a complexidade da pode ser construída.
modelização da empresa. Assim, é preciso dividir a empresa em domínios de actividade que
serão alvos de uma análise dedicada. Cada linha e cada coluna da matriz representa um actor enquanto cada célula da matriz
representa um fluxo como é ilustrado na Tabela 1.
Definição: Um domínio de actividade é um sub-conjunto coherente da empresa bem
delimitado que corresponde a um conteúdo específico da análise.
Para
Por exemplo, dentro de uma empresa podemos ter a actividade comercial, financeira ou Actor 1 Actor 2 ... Actor N
productiva etc. De

O SI global da empresa será assim a reunião de todos os sub-sistemas de cada actividade. Actor 1 Fluxo1-2

Para reduzir a complexidade da análise, é utilizada a análise dos fluxos.

Actor 2 Fluxo2-1

3.2 Análise dos Fluxos

...
A análise sistémica sugere a análise do SI como um conjunto coordenado de unidades
activas que comunicam entre elas a partir de fluxos de informação. As unidades activas Actor N FluxoN-N
serão actores e os fluxos de informação serão simplesmente fluxos.

Tabela 1: Matriz de Fluxos

3.2.1 Actor

Definição: Um actor é uma entidade activa que é identificada pelas missões ou fluxos de Exemplo:
dados que emite.
Aquando de um acidente, o secretariado de uma seguradora envia o dossier de
sinistralidade para o seu inspector que deverá contactar um perito para analisar os dados do

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acidente. O inspector entrega uma missão ao perito que lhe devolverá a tempo um relatório Neste caso utiliza-se o seguinte formalismo para representar os actores e fluxos de
do sinistro. O inspector deverá também contactar a companhia adversa. Uma vez resolvido o informação orientados:
sinistro, o inspector envia a factura à contabilidade que por sua vez transmitirá uma ordem
de pagamento à tesouraria.

Para
Secret. Inspector Perito Companhia Contabi. Tesouraria A mensagem vai do Actor1 para o Actor2 como o mostra a seta. Assim, a matriz dos fluxos
De pode facilmente ser traduzida na representação gráfica da Figura 1.

Secret. dossier
3.3 Fronteiras e Domínios
contacto/
Inspector contacto factura
missão A partir da matriz dos fluxos ou do diagrama dos fluxos, é fácil definir os domínios da
empresa. Por exemplo, a partir do diagrama de fluxos precedente, podemos definir dois
Perito relatório domínios: domínio financeiro e domínio operacional. Esta situação é representada por uma
área sombreada (Figura 2).

Companhia

Contabi. ordem

Tesouraria

Tabela 2: Matriz de Fluxos do Exemplo

3.2.4 Diagrama dos Fluxos

A Matriz dos Fluxos pode tornar-se difícil de perceber quando vários fluxos emanam do
mesmo actor para o mesmo actor receptor. Uma representação gráfica pode revelar-se mais
fácil para a comunicação com todos os responsáveis da empresa.

Figura 2: Diagrama dos fluxos com fronteiras

Para facilitar ainda mais a compreensão dos diagramas, é possível desenhar o diagrama
conceptual dos fluxos onde só os domínios internos à empresa são representados (Ver
Figura 3).

Figura 1: Diagrama de Fluxos

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Figura 3: Diagrama Conceptual dos Fluxos

3.4 Exercício
Definir a matriz de fluxos e o diagrama de fluxos do seguinte enunciado.

Enunciado:

Uma venda pode ser concluída depois do representante visitar um cliente. A venda origina a
assinatura de uma nota de encomenda pelo cliente que é transmitida para o serviço
comercial depois de assinada pelo representante. Para cada encomenda, o serviço
comercial emite uma factura para os artigos em stocks. Para os artigos indisponíveis, um
complemento de factura será enviado após a recepção dos artigos. O serviço de “Stock”
trata da gestão em armazem i.e. encomenda os produtos ao fornecedor quando existe
ruptura de “Stock”.

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