Desarrollo de Técnicas y Habilidades para la Jefatura

Planificación de Objetivos para el logro de Resultados

Planificación de Objetivos para el logro de Resultados

Conoce la diferencia entre objetivo y resultado de un proyecto y cuán importante es saberlo para la gestión
efectiva de este. Además, descubre las características de los proyectos y las principales actividades para su
planificación ¡Vamos!

Plantear objetivos claros para obtener resultados deseados

Diferencia entre Objetivo y Resultado

Al momento de planificar, muchas veces, a las personas y a los equipos les cuesta determinar, definir y verbalizar
el objetivo que desean alcanzar pues, de manera inconsciente, suelen confundir Objetivo
con Resultado.
Para evitar errores y hacer más eficiente nuestra gestión, revisemos a continuación ambos conceptos:
El Resultado es más bien una consecuencia, un estado alcanzado luego que se llevan a cabo ciertas acciones.
Guarda relación con la misión y visión de la empresa o del equipo. Es el lugar hacia el cual deseamos dirigirnos,
el “horizonte a alcanzar”.
A diferencia de los Resultados, que tienen que ver más con un “sentir”, los Objetivos son concretos y se definen
como aquellas acciones que nos llevarán a alcanzar los Resultados esperados.

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De esta forma, cuando un equipo planifica y realiza ciertas acciones con el fin
de alcanzar un estado deseado, lo que está planificando, y lo que
posteriormente ejecutará, son los objetivos, mientras que el "estado" al que
apunta es el resultado.

Existe un “truco” para poder determinar si lo que se está definiendo es un Objetivo o un Resultado. El “truco” está
en darse cuenta si la formulación está enfocada en “Ser o Estar”. Si es así, estamos hablando de Resultados.
Por ejemplo, si el equipo formula las siguientes declaraciones: “Queremos ser el mejor equipo de ventas de la
empresa”, “Estar situados entre las diez empresas más socialmente responsables”, “Sentir que la organización es
un lugar feliz donde trabajar”; entonces, se está hablando de Resultados, ya que estas tres afirmaciones
determinan una forma deseada de Ser y/o Estar y, para alcanzar el estado planteado en ellas, se deberán realizar
ciertas acciones, estableciendo los Objetivos que nos permitan llegar a dichos Resultados.
Ahora, ¿cómo podemos transformar una declaración de Resultado en Objetivos? Aquí, el rol del Jefe o Líder es
fundamental, sobre todo cuando el equipo aún no está lo suficientemente maduro como para auto-gestionarse,
por lo que la guía del Líder será muy importante.
Entonces si, por ejemplo, el equipo ha determinado que “quieren estar y sentirse seguros”, el Jefe, como Líder,
debe cuestionar dicha afirmación, no para criticar, sino para transformarla en una declaración de Objetivos que
permitan llegar al Resultado deseado.
En esta situación, la intervención del Jefe por medio de una pregunta esclarecedora podría ser: “OK, y ¿cuándo
dirían ustedes que se sienten seguros?”. Esta interrogante conduce a la reflexión de los miembros del equipo, los
que podrían responder con algo como: “Nos sentimos seguros cuando confiamos en nosotros mismos”. A partir de
esta respuesta, emerge el Objetivo: "Aprender a confiar en sí mismos", lo que tendrá como resultado la sensación
de seguridad anhelada.

Tipos de Objetivos: Objetivo Inspirador y Objetivo de

Desempeño
Cuando el equipo ha definido claramente el o los objetivos de la reunión, será fundamental diferenciar el Objetivo
Inspirador del Objetivo de Desempeño. Un Objetivo Inspirador moviliza hacia el futuro y motiva. Un Objetivo de
Desempeño especifica lo que hay que hacer para lograrlo.
Tomando el ejemplo anterior, por una parte el Objetivo Inspirador sería “aprender a confiar en nosotros mismos” y
por otra, el/los Objetivos de Desempeño serían: “establecer compromisos claros, concretos, y alcanzables entre
nosotros”, “cumplir los compromisos y promesas realizadas”, “informar de un problema en el cumplimiento del
compromiso tan pronto surja un inconveniente que ponga en riesgo, ya sea la fecha de cumplimiento o el
compromiso en sí”.
Los tipos de Objetivo deben ser comprendidos por todos, tanto por el Jefe como por los miembros del equipo, para
no dar ciertas cosas por supuesto, de modo de evitar confusiones y malos
entendidos posteriores.

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El logro de Objetivos mediante la programación de acciones

(Plan de Acción)
La mayor parte de las personas no se preocupa por alcanzar sus objetivos, sino que más bien responde a los
hechos del día a día o reacciona frente a las demandas y/o presiones del entorno. Esto trae consigo una serie de
repercusiones, ya que al no tener definidos sus objetivos les resulta imposible alcanzar sus metas y viven en un
estado de permanente insatisfacción. En este escenario, la planificación se transforma en una herramienta
fundamental.

Consiste, precisamente, en definir qué es lo que se desea hacer en un plazo determinado, permitiéndonos
disminuir posibles incertidumbres en el futuro, evitar reaccionar frente a las circunstancias que se presenten,
ahorrar tiempo y controlar de mejor manera el uso de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos
planteados.
Sin embargo, para que la planificación traiga consigo resultados positivos, se requiere de un compromiso real con
las decisiones tomadas, ya que por lo general las cosas no suelen suceder solas, siempre se necesita de alguien
que haga que sucedan.
Como se indicó anteriormente, el primer paso en el proceso de planificación requiere definir los objetivos, siendo
necesario establecer un plan para hacerlo de manera eficiente.
Dicho plan debe ser consistente con los objetivos y la realidad de la organización, permitiendo alcanzar las metas
propuestas, considerando los recursos necesarios y los imprevistos que se pueden presentar, además de permitir
mantener un equilibrio con las demás actividades que forman parte de nuestra
vida cotidiana.

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En los principios básicos de la administración se contemplan, al menos, los siguientes pasos para el logro de los
objetivos trazados:
1 Planificación: Diseñar un plan de acción para el logro de los objetivos.
2 Organización: Brindar y movilizar todos los recursos necesarios para la puesta en marcha
del plan.
3 Dirección: Dirigir, seleccionar y evaluar todos los recursos con el propósito de lograr el mejor trabajo y
alcanzar lo planificado.
4 Coordinación: Integrar los esfuerzos y asegurar que se comparta toda la información necesaria para resolver
todos los inconvenientes.
5 Control: Garantizar que las cosas ocurran de acuerdo a lo planificado y ejecutar las acciones correctivas
necesarias, según las desviaciones encontradas.

Revisemos, a través del siguiente ejemplo, el desarrollo de un Plan de Acción:

Ana María se acaba de incorporar como diseñadora en una empresa dedicada a la comercialización de estufas a
gas natural.
A pocos días de su incorporación, le han solicitado que lidere el proyecto de rediseño de la página web de la
empresa, actividad en la que ella tiene mucha experiencia. Frente a esta petición, lo primero que ha hecho ha sido
solicitar a su Jefatura el plazo comprometido para esta actividad y el presupuesto que dispone para ello.
Con esta información, Ana María ha establecido el siguiente Plan de Acción:

Item Actividad Responsable Tiempo

1 Revisión de concepto Oficina diseño Semana 1

2 Diseño de página Oficina diseño Semana 2 y 3

3 Revisión por Gerente Gerente área Semana 4

4 Incorporación observaciones Oficina diseño Semana 5

5 Lanzamiento de página Jefe informática - Ana María Semana 6

Concentrar esfuerzos
Luego de desarrollar el plan de acción, es necesario ejecutarlo. Para ello deben concentrarse los esfuerzos en la
realización de las tareas incluidas en él, sin distraerse, estableciendo un equilibrio entre el tiempo dedicado a
trabajar y las pausas de descanso necesarias, de modo de ser eficaz en el cumplimiento del plan y evitar el
agotamiento físico y mental.

Gestión de Proyectos

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Planificación de Objetivos para el logro de Resultados

La gestión de proyectos, más que una disciplina, es una profesión en la que diferentes personas pueden
formarse, independiente de su carrera de origen. A continuación, se presentan algunos conceptos básicos que
nos permitirán comprender cómo podemos poner en práctica este tipo de gestión en nuestro día a día y cómo esto
se relaciona con la planificación y los conceptos de Resultados y Objetivos vistos en el apartado anterior.
Para comenzar, definiremos:

¿Qué es un proyecto?

Algunas características de los proyectos son:

1. Tienen un principio y fin definidos y pueden terminar cuando:
 Se logran los Objetivos o Resultados deseados.
 Se concluye que los Objetivos no podrán ser cumplidos.
 Desaparece la necesidad que dio origen al proyecto.

2. En cuanto a su duración y Resultados, un proyecto puede tener:

 Una duración corta o larga.

 Un impacto que dure mucho más que el propio proyecto.

 Un resultado tangible o intangible.

3. Otra característica fundamental de los proyectos, es que se encuentran directamente relacionados con el plan
estratégico de la organización y pueden verse asociados a:
 Demandas del mercado.
 Necesidad social.
 Consideraciones ambientales.

 Avances tecnológicos.
 Requerimientos legales.

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Planificación de Objetivos para el logro de Resultados

 Si bien para algunas personas el concepto "Proyecto" puede parecer ajeno a su trabajo diario,
asociándolo exclusivamente a procesos de gran envergadura, es probable que en más de una
oportunidad haya sido parte de ellos.

Algunos ejemplos de proyectos son:

 El desarrollo de un nuevo producto o servicio.
 La implementación de un cambio en los procesos de una organización.

 El desarrollo o modificación de un sistema de información.

 La realización de un trabajo de investigación.
 La construcción de un edificio o planta industrial, etc.

Dirección de Proyectos
De acuerdo al Project Management Institute (PMI), la dirección de proyectos puede entenderse como “la
aplicación de conocimientos, capacidades, herramientas y técnicas relacionadas a las actividades de un proyecto,
que hacen cumplir sus expectativas”.

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La dirección de proyectos es aplicación de conocimientos, capacidades, herramientas y técnicas
relacionadas a las actividades de un proyecto, que hacen cumplir sus expectativas.
Project Management Institute (PM)

Ésta incluye, entre otros:

 Identificar los requerimientos del proyecto.
 Considerar las necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados.

 Desarrollar comunicaciones eficaces entre los interesados.

 Gestionar a los interesados para cumplir con los requerimientos del proyecto.

 Realizar estudios de trade-off entre las diferentes alternativas.

Ejemplo: Si consideramos el proyecto de construcción de una casa de veraneo en la playa, cerca de la ciudad,
para una familia compuesta por cuatro personas, la dirección de proyectos debería ser
capaz de:

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Identificar los requerimientos 

Estos podrían ser, satisfacer las necesidades de descanso de una familia durante los fines de semana y
durante el período de vacaciones.

Considerar necesidades, inquietudes y expectativas 

Esto incluiría consultar a los miembros de la familia por sus expectativas respecto al lugar donde les gustaría
construir la vivienda y el tipo de vivienda que desearían.

Desarrollar comunicaciones eficaces 

Conversar con los potenciales proveedores: desarrolladores inmobiliarios, arquitectos, constructores y

proveedores de casas prefabricadas, y solicitar cotizaciones basadas en las necesidades planteadas
anteriormente.

Gestionar a los interesados 

Establecer acuerdos entre todos aquellos que se verán afectados por el desarrollo del proyecto: familia,
desarrollador inmobiliario, arquitecto, constructor y proveedores.

Realizar estudios de trade-off 

Evaluar técnica y económicamente diferentes alternativas de materiales de construcción, como podrían ser:
ladrillo y cemento, madera sólida o paneles de madera aglomerada.

Planificación del Proyecto

Definido el alcance del proyecto, es necesario planificar y programar las distintas actividades y el tiempo en el
cual deberán ser realizadas, además de controlar su desarrollo, asegurando la ejecución de cada una de ellas
dentro del plazo programado.
Las principales actividades de planificación que se deben realizar son:

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 Definición de políticas y procedimientos

Esto significa establecer las políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar, desarrollar,
gestionar, ejecutar y controlar el programa del Proyecto. Implica disponer de una guía para gestionar el programa
durante todo el ciclo de vida del Proyecto.
 Definir las actividades a realizar
Significa identificar y documentar las acciones que se deben realizar para generar los entregables del Proyecto.
Esto implica separar las actividades en tareas que pueden ser programadas y cuyos resultados pueden ser
monitoreados y controlados.
 Establecer la secuencia de actividades

Una vez identificadas las actividades, es necesario establecer la secuencia en la que éstas deben ser realizadas y
establecer las relaciones de dependencia. Con esto, es posible generar una secuencia lógica de trabajo que
permite optimizar la realización de las distintas tareas.
 Estimar los recursos requeridos

Esta actividad considera evaluar los materiales, personas, equipos o suministros que se requiere para llevar a
cabo las diferentes tareas. Con ello es posible estimar el costo del Proyecto de manera
más precisa.
 Estimar la duración de las actividades

Esta función implica estimar el periodo de tiempo requerido para realizar cada una de las diferentes tareas, lo que
permite desarrollar el cronograma.
 Desarrollo del cronograma

El desarrollo del cronograma, hace posible generar un modelo de programación con las fechas planificadas y
verificar si la programación propuesta es factible. Esto significa analizar las secuencias de las diferentes
actividades, su duración, los recursos requeridos y las restricciones existentes.

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Actividad: ¿Cuánto sabes?

¿Por qué es fundamental tener un plan de acción en la organización?

Selecciona tu respuesta:

 A) Nos permite definir, claramente, los objetivos que se quieren alcanzar.

 B) Nos permite enfocarnos, primordialmente, en los resultados esperados.

 C) Se puede cambiar según las circunstancias, comenzando un nuevo plan de acción con nuevos
objetivos.

 D) Nos permite establecer metas que van más allá de la realidad organizacional.

En base a lo estudiado en este artículo, te invitamos a responder la siguiente pregunta y compartirla con los
demás alumnos en el Foro a continuación.

Pregunta

Considerando el ejemplo de la construcción de la casa en la playa, plantea cuáles serían los objetivos y
cuáles los resultados esperados de dicho proyecto.

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