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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIVISIÓN DE AUDITORIA ,
UNIDAD DE LINEAMIENTOS DE AUDITORIA

LINEAMIENTO N°9: INSTRUCTIVO SOBRE


PAPELES DE TRABAJO,
REQUERIMIENTOS Y DEVOLUCIÓN DE
.INFORMACIÓÑ. - ,
CONTRALORA GENERAL DE LA REPCIETICA
REGIÓN 130
07 DIC 2018
N° 30.430
SANTIAGO:
IffiILiiIII
21302018120 30430

El objetivo del presenté fristruCtivo es


entregar lineamientos sobre el contenido, formato, referenciación y resguardo de los
papeles-de trabajo; ádemás de los ,procedimientos mínimos a considerar para los
requerimientos de información al ente fiscalizado, con la finalidad de establecer un
estándar para todos los productos de control externo que desarrolla la Contralorlá
General.

Al respecto, la ISSÁI 100, establece que el


papel de trabajo es el documento preparádo por el equipo de auditoría, que
, proporciona una comprensión clara del trabajo realizado, de la evidencia obtenida y de
las conclusiones alcanzadas. Añade, que la documentación debe elaborarse con el
suficiente detalle para permitir que un auditor experimentado, sin conocimiento previo
de la auditoría, comprenda (a naturaleza, los tiempos de ejecución, el alcance y los
resultados de los procedimientos realizados.

A su vez, la ISSAI 4000, indica que la


documentación 'deberá estar organizada de manera que se muestre un vínculo claro y
directo entre los hallazgos y la evidencia en la que se fundamentan. Además, señala
que la suficiencia y la cantidad de evidencia de auditoría necesaria para los papeles
de trabajo, está afecta aja evaluación que 91 equipo auditor realice respecto de los
riesgos. Con todo, el juicio profesional y escepticismo profesional son requisitos
esenciales para evaluar la evidencia obtenida.

De acuerdo a lo expuesto, la preparación de


papeles de trabajo es una tarea de carácter obligatoria para todos los productos de
fisCalización, los cuales deberán ser elaborados en la medida que se avanza en el
desarrollo del mismo, y registrarse oportunamente en el Sistema Integrado para
Control 'de Auditorías; SICA. Adicionálmente, deberán estar sujetos a los
procedimientos de control y revisión que establece la Metodología de Auditoría de la
Contraloría General.

A LOS (AS) SEÑORES (AS) CONTRALORES (AS) REGIONALES


JEFES (AS) DE DEPARTAMENTOS
Y JEFES UNIDADES DE CONTROL EXTERNO
PRESENTE
c/c a ,
Unidades T‘cnicas de Control Externo
Unidades de Seguimientc;
Unidad.de Planificación y Lineamientos de Auditoria •
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UNIDAD DE LINEAMIENTOS DE AUDITORÍA

Cabe señalar que todo papel de trabajo


elaborado en el marco de la 'ejecución de una auditoría, investigación o inspección,
. es de propiedad de está Contralóría General, sin importar si el trabajo- fue realizado
por los propios funcionarios o por personal externo contratado para alguna materia •
específica':

Durante toda la revisión, la cons'ervación y


protección de lós papeles de trabajo es de responsabilidad del equipo de auditorla 2, y
eh ningún caso deben quedar expuestos al acceso libre de terceros, debiendo
mantener los recaudos que correspondan.

Cabe hacer presente, que las instrucciones y


documentos contenidos en este lineamiento, estarán sujetos a modificaciones y/o
actualizaciones, cuando así lo dispongan las autoridades de esta Contraloría General.

El presente lineamiento comenzará a regir


desde la fecha de su comunicación, para todas aquellas fiscalizaciones que inicien o
se encuentren •en etapa de ejecución a dicha data.

Saluda atentamente a Ud.,

- 11
JORGE BERMUDEZ SOTO
Gnus'« General de la República

I ISSAI 40, Control de calidad para la EFS, elemento 5.


2Entiéndase por equipo de auditoria, a lo dispuesto la resolución N° 20, de 2015, de este origen, que Fija Normas
que Regulan las Auditorías Efeduadas por la Contraloría General de la República, y que establece que el equipo
estará integrado por funcionarios de la Contraloria General, delegados del Contralor General. La designación de
estos últimos se formalizará anualmente a través del correspondiente acto administrativo.

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I. SOBRE ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

1.1. Características de los papeles de trabajo

Todo*papel de trabajo debe responder a las


siguientes taracterísticas:

"Claros: Que su contenido no .necesite aclaraciones adicionales, para que toda


persona pueda entender la naturaleza, alcance del trabajo y las conclusiones
obtenidas.

/Completos y exactos: Que permitan respaldar, sin lugar a dudas, los hechos
observados y las conclusiones obtenidas. En .este sentido constituyen un
elemento de prueba de la realización del trabajo y de las decisiones tomadas,
además de servir como elementos para la defensa de la posición del auditor en
situaciones que implican negligencias y fraudes. •

%/Relevantes y pertinentes: Deben incorporar aquellos antecellentes de


importancia para validar el objetivo que se pretende alcanzar, omitiendo la
información irrelevante.

Ordenados: Deben estructurarse bajo un sistema de ordenamiento que sea


estandarizado y coherente. En este aspecto, los métodos de referenciación
deben ser simples y eficientes, con el objeto de evitar la duplicidad de archivos.

«Objetivos: Deben reflejar con imparcialidad los procedimientos, operaciones y


hechos descritos, evitando lá incorporación de juicios subjetivos del equipo de
auditoría.

«Oportunos: Deben ser preparados durante la ejecución de la fiscalización y


cargarse oportunamente en el SICA, incluso en aquellos casos donde no se
generan observaciones, por cuanto en ellos se presenta la evidencia del trabajo
realizado.'

1.2. Contenido de los papéles de trabajo

Los papeles de trabajo deben contener, de


, manera obligatoria, los siguiente antecedentes:

Encabezado: Deberá contener "Contraloría General de la República" y luego el
nombre de la Contraloría Regional respectiva o Departamento, y luego, la Unidad
de Control Externo.

Datos de la entidad auditada: Identificación del ente auditado, programa,


materia y período de revisión. •

Equipo dé fiscalización: Supervisor, auditor, y asesor jurídico si


correspondiere.

3'
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Objetivo de la prueba: Breve descripción de lo que se busca al ejecutar el


procedimiento de prueba, dicha información deberá ser obtenida desde el
programa de pruebas contenida en el SICA.

,1Descripción de los procedimientos: Debe indicar las pruebas a realizar en la


ejecución del producto de fiscalización.

Trabajo realizado: Describir las labores realizadas en el marco de las pruebas '
determinadas en la ejecución de la fiscalización. Adicionalmente, se deberán '
indicar los tildes de auditoría utilizados. •

Conclusión: Resultado de los procedimientos aplicados eh el papel de trabajo.

Documentación de respaldo: Antecedentes que sustentan el trabajo realizado,


los que pueden ser: planillas con baseá proporcionadas por la entidad, contratos,
"documentos, entré otros.

Fecha e identificación del fiscalizador: El papel de trabajo debe especificar


-quién lo preparó yen qué fecha.
Revisión del papel de trabajo: La evidencia de revisión por parte del supervisor
será estampada en el SICA. Adicionalmente, debe quedar en el papel de trabajo
quien será el supervisor encargado de la revisión.

1.3. Referenciación

Es el sistema de codificación utilizado para


identificar, organizár y direccionar la búsqueda de información de loá papeles de
trabajo. Este tipo de codificación debe estar alineado directamente con la estructura
establecida en el SICA, así, por ejemplo, si se está trabajando en la actividad 2.1
de una auditoría, cada papel subido en esa etapa deberá comenzar con esa
numeración, por ejemplo, el título debería ser el siguiente "2.1.01 Flujograma del
proceso de xxxx".

1.4. Tildes de auditoría

Se trata de símbolos que resumen el trabajo


realizado sobre las materias sujetas a revisión. Se deben utilizar para explicar la
aplicación de un procedimiento de auditoría en forma breve en los papeles de
trabajo. Las reglas a considerar en su uso, son las siguientes:

1 Se deben escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del papel,
por regla general en color rojo.

1 Deben ser escritas al margen izquierdo del dato que ha sido revisado.

••L Se deben indicar en el papel de trabajo los símbolos utilizados y su significado.

1 Para referenciar un conjunto de cifras y evilár la repetición de la marca en cada


una de ellas es conveniente utilizar signos de agrupación que los engloben.

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UNIDAD DE LINEAMIENTOS DE AUDITOR();

I 1El significado de la marca debe ser anotada en forma clara y concisa en la


parte inferior de los papeles de trabajo 9 hacer referencia a otro papel de trabajo
donde se explique.

1 No se debe utilizar upa misma marca para representar asuntos diferentes.

1 Debe evitarse recardar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello
crea confusión y dificulta la supervisión.

Todos los pape-les de trabajo deberán incluir


marcas o tildes que indiquen el trabajo realizado, pudiendo el equipo de fiscalización
dar el significado que estime necesario a la simbología utilizada. A continuación, se
presentan ejemplos de tildes de auditoría:

V Documento sin observationes.


X Documento con observaciones

E Sumatoria conforme
* Resul}tado con diferencia
N Vulnera Normativa .
Conversión al tipo de cambio correspondiente /
T T con errores
. jU / ill Conversión a la UF correspondiente /con errores

113 - Visto con balance

VM Visto con mayor contable

Va Visto con libro auxiliar ,


- VCC , Visto conforme con carta de circularización-

Un ejemplo de la utilización de tildes de


auditoría, se encuentra en el Anexo N° 1, del presente documento.

1.5. Papeles de trabajo de una auditoría

De acuerdo a lo establecido en la ISSAI 4000,


los papeles de trabajó mínimos que debe contener una auditoría corresponderán a los
siguientes:

Plan de auditoría y riesgos identificados.

Métodos y criterios aplicados para determinar el alcance de la revisión y su


respectiva documentación de respaldo, tales como, universos y muestras,
subnnuestras, partidas claves, etc.

Febhas y alcance de los procedimientos de prueba llevados a cabo.

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Resultados de los procedimientos de auditoría realizados y evidencia de


auditoría obtenida.

7 Observaciones emitidas en el proceso de auditoría, incluidas las consultas


profesionales.

Control de las comunicaciones con la entidad auditada e infor-mación de retorno


proporcionada por esta, tales como, oficios de inicio de visita, solicitudes de
información y devolución de antecedentes; respuesta al preinforme, respuestas
de la entidad a las solicitudes efectuadas por Correo y/u otros medios, etc.

Procesos de sui5ervisión (actas) y otras garantías de control de calidad


aplicadal, tales como checklist de expertos contratados, minutas de otras
unidades que participan de la auditoría, entre otros..

1.1. Expediente físico de auditoría

Si bien es obligación del equipo de auditoría


subir todos los papeles de'trabajo al SICA, en forma adicional y excepcionalmente,
podrá existir un expediente físico.

Lo anterior, en aquellos casos en que' la


documentación de respaldo entrégada por el servicio sea en formato papel, y que por
extensión o relevancia no fuera posible digitalizar. En aquellos casos excepcionales
en que se deba contar con este expediente físico, deberá contener una portada
principal o carátula que incluya los datos generales de la fiscalización; así como un
índice para facilitar su manejo y consulta (ver Anexo N° 2).

El expediente de auditoría contendrá, por


ejemplo, documentos originales tales como actas de validaciones en terreno
.efectuadas por el auditor, toma de declaraciones, arqueos de caja, actas de
inventarios, oficios de solicitud de información, entre otros. En la fase de informe final,
se deberá incorporar el preinforme, y la respuesta de la entidad, incluidos los
documentos de respaldo de esta última si es aplicable. Lo anterior con el fin de
elaborar un solo expediente por auditoría.

Una vez despachados los informes, los


expedientes deberán ser digitalizados para facilitar su conservación3.

3 Cada UCE deberá evaluar y designar a un funcionario para efectuar esta labor, a morid, de sugerencia la
secretaría de.la UCE podría mantener un registro de referenciación de la ubicación de los expedientes, siendo de
responsabilidad de cada UCE la custodia de tales antecedentes.

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1.7. 'Resguardo de lós.papeles de trabajo

Conforme a lo señalado en la ISSAI 12304,


el período de conservación -de los papeles de trabajo físicos, por regla general, no
debe ser inferior a cinco años a contar de la fecha del informe del auditor.

Cabe señalar que cada Unidad de Control


Externo deberá adoptar las medidas adecuadas para garantizar la conservación de
sus papeles de trabajo, así como también; de sus expedientes físicos.

II. SOBRE REQUERIMIENTO Y DEVOLUCIÓN DE INFORMACIÓN A LA


ENTIDAD FISCALIZADA

2A. Requerimiento de información5

Para la ejecudión de cualquier producto de


fiscalización y la posterior confección de papeles de trabajo, el fiscalizador debe
recabar la mayor cantidad de información posible, hecho qiue es realizado mediante la
solicitud de antecedentes. Tal procedimiento se debe efectuar con la debida
formalidad y pertinencia, ya sea al momento de constituirse en el servicio o en el
desarrollo, de la misma.

La solicitud de información6 (antecedentes


previos y adicionales) debe thacerse por escrito, a través de medios físicos o
electrónicos debiendo indicarse en ellos los documentos o antecedentes solicitados y
el plazo dispuesto para su entrega,- dejándose constancia de su recepción. Los
requerimientos que se formulen por vía electrónica deben realizarse. a través de
medios institucionales y se entenderán practicados al día hábil siguiente de su,
emisión7.

Con todo, el equipo de auditoría siempre


deberá solicitar la información dejando la debida constancia, con el objeto de obtener,
por una parte, la evidencia suficiente y apropiada para sustentar los Papeles de trabajo,
y por otra, facilitar la acreditación del cumplimiento del plazo de un año para presentar
reparos.

Es dable indicar. que el fiscalizador deberá


reiterar la petición de información a través del medio escrito que determine y en caso
'de incumplimiento de los plazos prudentes fijados para su entrega informar a su .
jefatura directa para que ella reporte esa situación al Directivo Superior, con el fin de
,

4 La ISSAI 1230, está basada en lo establecido en la NIA 230, al que hace hace referencia al párrafo A61 de la
norma internacional sobre control de calidad (NICC 1), "el período de conservación por regla general no ha de ser
inferior a cinco años a partir de la fecha del informe del auditor. En el sector público pueden existir requisitos para.
la conservación de la documentación de auditoría durante periodos más prolongados o más cortos, debido a la
importancia histórica de determinados tipos de documentos.
Ver formato de requerimiento de información en Anexo N° 2: Modelos de papeles de trabajo.
6 La falta de observancia oportuna de los requerimientos de informaOión, por parte de los entes fiscalizados, podrá
ser sancionada de acuerdo a lo dispuesto en el inciso tercero, del articulo 9, de la citada ley N° 10.336.
7 Articulo 13 del Reglamento de Auditoría, aprobado por la resolución N°20, de 2015, de este origen.

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abordar la posibilidad de aplicar lo dispuesto -en el artículo14 del Reglimento de


Auditoría.

2.2. Devolución de la información

Una vez concluida la fiscalización en terreno


en la entidad, es obligación del equipo de auditoría devolver toda la información
antecedentes que se le proporcionaron en original en el trascurso de la revisión, la que
deberá efectuarse de manera formal a fin de resguardar su integridad y evitar extravíos
de los mismos salvo que respecto de ellos corresponda emprender acciones
derivadas. El no cumplimiento de esta instrucción podrá acarrear eventuales
responsabilidades administrativas. Para esos efectos se deberá confeccionar un "Acta
de Devolución de Antecedentes"8,•detallando claramente la,documentación que se
está devolviendo, y énel cual se debe consignar la firma del auditor y el funcionario
que recepcioná la información.

Cabe hacer presente, que solo


excepcionalmente el auditor podrá retirar de la entidad fiscalizada la documentación
original proporcionada por éste. Lo anterior procederá cuando, exista una situación
justificada (iniciación de eventualeé acciones derivadas, reparo, sumario,. denuncia,
etc.), debiendo para ello confeccionar un documento que detalle los antecedentes
originales a retirar, consignando la firma del auditor y la del funcionario encargado del
servicio.

e Se encuentra en Anexo N° 2, del presente documento: Modelos de papeles de trabajo.

8
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ANEXO N°"1: EJEMPLO DE UTILIZACIÓN DE TILDES DE AUDITORIA.

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ANEXO N° 2: MODELOS DE PAPELES DE


TRABAJO (en foil-nato digital)