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+ Principales:
Pág. 12 Evaluación de un
proyecto
Pág. 15 Conclusiones
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Planificación y elaboración de proyectos
Es tan
importante
tener una
buena idea
como saber
compartirla
APROXIMACIONES CONCEPTUALES:
PLAN, PROGRAMA, EJES, PROYECTO, ACTIVIDAD Y TAREA.
Conviene que sepas diferenciar relacionadas y coordinadas entre sí, que En co ncl usi ó n , un proyecto consiste
estos términos, para evitar confusiones y se realizan con el fin de resolver en la ordenación de un conjunto de
causar buena impresión a quien evalúe o problemas. La diferencia entre un actividades relacionadas entre sí que,
califique tu proyecto. Si bien utilizamos programa y un proyecto radica en la combinando recursos humanos,
estos términos de manera indistinta en magnitud, diversidad y especificidad, materiales, financieros y técnicos, se
el lenguaje corriente, dentro de la habida cuenta de que un programa está realizan con el propósito de conseguir
terminología de la planificación se constituido por una constelación o un determinado objetivo o resultado.
utilizan con alcances diferentes. Cada conjunto de proyectos. Todo proyecto se realiza dentro de los
uno de estos términos indica distintos límites de un presupuesto y un periodo
niveles de concreción. Si queremos concretar más todavía, establecidos.
podemos hablar también de actividades
Comencemos con el alcance y y tareas. La acti vi dad es la acción de Podemos señalar las siguientes
significado de plan, que es el término intervención sobre la realidad necesaria características de los proyectos:
de carácter más global. Un plan hace para alcanzar los objetivos específicos de
referencia a las decisiones de carácter un proyecto. Y la tare a es la acción que • Todo proyecto tiene una duración
general. Desde el punto de vista de la tiene el mínimo grado de concreción y determinada.
Administración, por ejemplo, el plan especificidad. Un conjunto de tareas
tiene por finalidad trazar el curso configura una actividad, entre las • En los proyectos se combina la
deseable del desarrollo nacional o del muchas que hay que realizar dentro de utilización de recursos humanos,
desarrollo de un sector. un proyecto. técnicos, financieros y materiales.
Un programa, en sentido amplio, trata Otro concepto importante es el de eje . • Todo proyecto tiene que alcanzar
de concretar las líneas generales Un eje es cada una de las materias que productos y resultados, de acuerdo
contenidas en un plan. Un plan, por trata un plan, programa o proyecto. Los con los objetivos previstos en su
tanto, está constituido por un conjunto planes no sólo se dividen en programas, diseño.
de programas. Y un programa es un ni los programas sólo en proyectos, ni
conjunto organizado y coherente de los proyectos sólo en actividades; todos
servicios que se descompone en varios ellos pueden constar de varios ejes. La
proyectos de similar naturaleza. clasificación por ejes es una clasificación
vertical o por materias, a diferencia de
Concretando más, tenemos lo que se las anteriores no es una clasificación que
denomina proyecto . Un proyecto es un pueda hacerse por criterios geográficos o
conjunto de actividades concretas, por fechas.
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Planificación y elaboración de proyectos
CUALIDADES PERSONALES NECESARIAS PARA
DESARROLLAR UN PROYECTO
Naturalmente, la variedad de proyectos proyecto resulte innovador y rupturista; complementariamente. Tienes que
es tan grande que no siempre son tratar de encontrar necesidades o intentar ajustarte rápidamente a las
necesarias las mismas aptitudes; en carencias sociales a las que nadie está situaciones imprevistas; pero, al mismo
ocasiones, serán necesarios respondiendo y hacerlo tú. Eso le dará tiempo, tienes que realizar esa
conocimientos especializados y otras mucha originalidad y atractivo a tu adaptación de modo tal que la
veces serán más importantes las proyecto. incidencia de los problemas inesperados
habilidades sociales o comunicativas. Sin no te hagan perder de vista tus objetivos
embargo, por regla general, existen una Sensi bi l i da d: para percibir y tratar los iniciales.
serie de cualidades personales que problemas, actitudes y necesidades de
siempre suelen resultar muy útiles y los diferentes actores sociales implicados Capacidad para crear sinergias: Esta
positivas. en las tareas del proyecto. cualidad significa que un proyecto tiene
que intentar que sus actividades permitan
Son cualidades en cierta manera innatas, Sociabili dad: Un proyecto exige que el cumplimiento de varios objetivos a la
pero que también puedes cultivar y trabajes o te relaciones con otras vez.
desarrollar. Las que nos parecen de personas. Es muy importante saber
mayor incidencia para preparar y realizar tratar a las personas y no ser tímido. C apaci dad de sí ntesis: es decir,
un proyecto son las siguientes: debes tener la capacidad de quedarte
Flexibili dad y estabilidad: Son dos con las ideas principales de las cosas,
Creatividad: Tener buenas ideas es cualidades que, a primera vista, pueden poder resumir tu proyecto lo más posible
probablemente más difícil que encontrar aparecer como contradictorias, pero que y saber diferenciarlo de los demás.
recursos financieros o personas para en la práctica de la planificación y de la
desarrollarlas. Debes intentar que tu acción social se necesitan
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Planificación y elaboración de proyectos
+
Contenido de un proyecto
Todas las cosas a tener en cuenta
Una vez que has planificado tu proyecto, ya puedes ponerte a redactarlo. A pesar de todo, tienes que mentalizarte
de que tu planificación siempre se va a encontrar con muchas incertidumbres. Nadie puede predecir el futuro y es
posible que cambien las circunstancias bajo las cuales ideaste tu proyecto. En principio, tu proyecto debe constar
de las partes que enumeramos a continuación, aunque la variedad de proyectos puede ser tan grande que, en
ocasiones, tendrás que apartarte un poco del esquema que te estoy dando en este cuaderno. Para diseñar bien
un proyecto t ienes que incluir los siguientes contenidos:
Nombre o t ítulo de un proyecto. Calendario: en cuánto tiempo se realizarán
Descripción: explicación breve del proyecto. las actividades y se lograrán los resultados
Fundamentación: razones por las que se previstos.
necesita realizar el proyecto. Recur so s: qué recursos humanos y
Fi nal i dad: qué problema social se contribuye a financieros se necesitan para realizar las
resolver con el logro de los objetivos del proyecto. actividades y lograr el objetivo propuesto y
Refer enci a a las i nsti tuci o n es: aquella en cómo van a conseguirse.
cuyo nombre se presenta el proyecto, aquella a la Pr esu pu esto : qué gastos van a realizarse y,
que se dirige el proyecto o de la que se solicita si acaso, qué ingresos pueden obtenerse con la
una subvención, etc. realización del proyecto.
Objetivos: qué se espera conseguir del proyecto Responsables y estructura
en caso de que tenga éxito. administr ati va: quién ejecutará el proyecto.
Resultados: qué logros relacionados con los Pre-requisi tos: cuáles son los factores
objetivos pueden garantizarse a corto, medio y externos que deben existir para asegurar el
largo plazo. éxito del proyecto.
Destinatar ios directos e indirectos: a quién Evaluación: qué métodos e indicadores se van
va dirigido el proyecto. a utilizar para garantizar en el futuro la correcta
Pr o ducto s: qué instrumentos y materiales realización de las actividades previstas.
deben adquirirse o producirse para conseguir los Divulgación de los resultados: cuáles serán
objetivos del proyecto. las acciones que permitirán dar a conocer el
Localización: lugar en donde se va a realizar el proyecto.
proyecto, regiones a las que va a afectar, etc.
Actividades, tareas y metodología: qué tipo A continuación, vienen recogidos con más
de acciones formarán parte del proyecto y cómo detalladamente las diferentes partes de los
se realizarán. proyectos.
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Planificación y elaboración de proyectos
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Planificación y elaboración de proyectos
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Planificación y elaboración de proyectos
Cuando describas las actividades y fecha de inicio y la fecha de consiguiente, deberás hacer constar
tareas de tu proyecto tienes que terminación de la actividad. Para en tu proyecto la cantidad de
tratar los siguientes puntos: realizar un cronograma similar personal, las cualificaciones
solamente se requiere: Ordenar las requeridas y las funciones a realizar,
Especifica las actividades y actividades cronológicamente, indicando quién es responsable de
tareas a realizar. determinando aquellas que se pueden qué y cómo está distribuido el
Señala una fecha de inicio y de realizar simultáneamente. Estimar la trabajo. En ocasiones, incluso, puede
terminación de cada actividad. duración de cada actividad. ser necesario formar a los recursos
Señala la cantidad y calidad de Determinar en qué fecha va a humanos para que el proyecto pueda
los recursos necesarios (recursos comenzar cada actividad y en qué llevarse a cabo. En estos casos hay
humanos, servicios, equipo, fecha se va a concluir. Hay que que establecer qué formación ha de
dinero, bienes, etc.) para cada contemplar la posibilidad de que se tener el personal que se necesita.
actividad y tarea. produzcan retrasos o se den
Indica los métodos y técnicas situaciones imprevistas. Cada vez es más frecuente la
que se utilizarán para realizar las formación de recursos humanos para
diferentes actividades. Por último, queremos indicar que el los proyectos de voluntariado y los
calendario definitivo del proyectos de realización de
En el caso de proyectos de trabajo proyecto debes elaborarlo una vez actividades socio-culturales. Aunque
social o de animación, es realizado el la formación de voluntarios sea
bueno que utilices técnicas e calendario financiero que importante, es más importante su
instrumentos que promuevan explicamos en el buena disposición y sus ganas de
la participación de la punto siguiente. Es trabajar. En los proyectos de
gente en el importante tener en investigación, los de carácter
desarrollo del cuenta que para académico o los de carácter laboral
proyecto. la realización de es más frecuente contar con personas
cada actividad ya formadas.
vas a necesitar
Calendario dinero. Recursos Financieros: Un proyecto en
el que no hay recursos financieros no
Otro de los aspectos
esenciales en la elaboración
Recursos es mucho más que una declaración
de buenos propósitos. Por
de un proyecto es la (Materiales y consiguiente, debes realizar una
estimación de los fondos que puedes
determinación de la
duración de cada una de las técnicos, humanos obtener, con indicación de las
activi dades. Elaborar un calendario diferentes fuentes con las que podrás
permitirá a quien juzgue tu proyecto y financieros) contar: subvenciones, aportaciones
establecer si existe una distribución de socios o colaboradores, créditos o
uniforme del trabajo, si los plazos son Todo proyecto requiere para su préstamos, presupuesto ordinario de
realistas, si los límites de tiempo realización una serie de recursos tu organización, pago del servicio
asignados a cada actividad (mínimo y (bienes, medios, servicios, etc.) para por los usuarios, etc. Los recursos
máximo) son proporcionados entre sí realizar las actividades, obtener los financieros sirven para pagar los
o hay desajustes graves, etc. productos y lograr el objetivo otros recursos: humanos, materiales y
inmediato. Cuando elabores tu técnicos. Con ello, quedará
Para realizar el calendario, existen proyecto es conveniente que establecida la estructura financiera
diferentes técnicas. El más simple y distingas tres tipos de recursos: del proyecto (quién o qué financia
conocido es el cronograma o materiales y técnicos, humanos y qué).
diagrama de Gantt. Consiste en una financieros.
(continuación)
matriz de doble entrada, en la que se
anotan, en las líneas, las distintas Recursos Materiales y Técnicos: Tu
actividades que componen un proyecto debe especificar las
proyecto, y en las columnas, el herramientas, equipos, instrumentos,
tiempo durante el cual se infraestructura física y tecnologías
desarrollarán esas actividades. Una que necesitas para llevar acabo el
barra horizontal frente a cada proyecto.
actividad representa el periodo de
duración de la misma. Recursos Humanos: Para ejecutar
algunos proyectos, hay que disponer
La longitud de la barra indica las de personas adecuadas y capacitadas
unidades de tiempo, señalando la para realizar las tareas previstas. Por
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Planificación y elaboración de proyectos
Pero ello no basta; además, tienes que elaborar un
calendario financiero. No sólo hay que prever los gastos,
sino también el momento en que van a producirse. No
sólo debes tener ingresos para pagar tus gastos; también
es necesario que tengas los ingresos antes de pagar tus
gastos o bien, de no ser así, al menos debes prever ese
desfase y pensar en la manera de afrontarlo (con tu propio
dinero, solicitando aplazamientos a los acreedores a los
que debes pagar, etc.). Normalmente, la elaboración de un
proyecto conlleva unos pequeños gastos iniciales que, a
menudo, deben pagarse confiando en recibir más tarde según la región de que se trate. Esa aportación propia
algunos ingresos. puede consistir en recursos humanos o financieros a los
que se les da una valoración económica.
La valoración de las contribuciones en especie: Las
contribuciones en especie guardan mucha relación con este
apartado relacionado con los recursos. La
Presupuesto
valoración de las contribuciones en especie
consiste en transformar los recursos materiales y Acabamos de hablar de la necesidad de que tu proyecto
humanos en recursos financieros y tiene especial especifique los recursos financieros con los que vas a
importancia en el caso de las organizaciones y proyectos contar, así como las fechas de los ingresos y los gastos del
de voluntariado o carácter social. proyecto. Esta idea es coincidente con el concepto de
presupuesto. El presupuesto es la relación de
Cuando solicites una subvención para la realización gastos e ingresos de tu proyecto.
de un proyecto, muchas veces las Administraciones te
exigen que tú aportes una cantidad equivalente a un Aunque te parezca una repetición, es muy importante que
determinado porcentaje de la subvención. En ocasiones incluyas un apartado sobre recursos financieros y otro
será una cantidad que tú jamás podrás aportar en sobre el presupuesto. Por un lado puedes hacer una
metálico. mención genérica a los recursos financieros y un
calendario financiero aproximado. En otro apartado, es
Sin embargo, se permite incluir dentro de esa cantidad los aconsejable que hagas un presupuesto que especifique
recursos humanos y materiales que puedas destinar a ese más en qué se va a gastar el dinero y en el que figuren
proyecto. Obviamente, no constituyen contribuciones en cifras e importes concretos. De esta manera, quien sólo
especie los recursos materiales y humanos que se van a quiera tener una idea aproximada del proyecto,
financiar con la propia subvención, sino únicamente los simplemente leerá el apartado de los recursos financieros,
que tú aportes autónomamente. sin entrar a examinar el presupuesto, que resulta un poco
complicado por la abundancia de cifras y partidas.
Para incluir los recursos como aportación propia al
proyecto, deberás dar una valoración económica Cómo se hace un presupuesto.
razonable de esos recursos humanos y materiales. No
importa si son recursos que tú obtengas de forma gratuita El presupuesto recoge los gastos y, si los hay, los ingresos
(por ejemplo, el trabajo de voluntarios); debes hacer una que vayas a obtener por la realización de tu proyecto.
valoración de los recursos a precios normales del mercado. Normalmente, sólo podrá hacer una previsión de los
ingresos. Los gastos, sin embargo, deben ser exactos y
Ejemplo: Los fondos Estructurales de la Unión Europea estar suficientemente desglosados o
financian la realización de proyectos por parte de las i ndi vi du al i z ado s; el presupuesto debe especificar
Administraciones Públicas. La Unión Europea exige que la claramente cada una de las partidas, enunciando los
Administración que solicita la ayuda aporte un mínimo del gastos de personal, material, equipo, gastos de
15 del coste del proyecto, si bien el porcentaje varía funcionamiento, etc., todo ello expresado en euros o en la
moneda nacional del país donde se vaya a presentar el
proyecto.
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Planificación y elaboración de proyectos
varios ejercicios económicos. En inmuebles, libros, etc.
consecuencia, si tu organización Asistencias técnicas: Incluye en
tiene ánimo de lucro no conviene esta partida los gastos derivados
que tengas gastos superiores a tus de la contratación de estudios,
ingresos, pero sí es razonable que, servicios de auditoría, de
ocasionalmente, tus ingresos no consultoría, jurídicos, etc.
cubran la suma de los gastos y las Inversiones en activos
inversiones, ya que las inversiones de inmateriales: patentes, gastos en
hoy se compensarán con ingresos investigación y desarrollo que
futuros. hayan permitido obtener
resultados, concesiones
Por ejemplo, el pago del alquiler de administrativas, etc.
un local es un gasto, ya que estás Inversiones en activos
adquiriendo un derecho que se agota financieros (acciones de otras
al final del año. Sin embargo, si tu sociedades, bonos,
organización adquiere un local, participaciones en fondos de Responsables y
estamos ante una inversión, porque
la propiedad del local se prolonga
pensiones, etc.).
Imprevistos: En todo proyecto
estructura
más allá del ejercicio económico. Y
no hay motivo para preocuparse si,
debes prever una cierta cantidad
de dinero para gastos
administrativa
por haber comprado el local, tu imprevistos. La suma que se
organización ha tenido más pagos Otro elemento importante de tu
suele calcular es el 5 del total
que cobros, ya que el coste de proyecto va a consistir en especificar
de presupuesto de gastos.
adquisición del local se irá cómo vas a organizarte para
compensando con ingresos de años realizarlo. Con otras palabras, en este
Gastos e inversiones.
futuros. apartado debes especificar cómo vas
a repartir el trabajo a las personas
Gastos de personal: Especifica los
Como ves, los gastos y las inversiones encargadas de ejecutar y llevar a
distintos niveles retributivos de cada
tienen una naturaleza muy distinta. cabo las actividades.
categoría laboral (personal técnico,
Por eso es bueno que en tu auxiliares administrativos, etc.).
presupuesto especifiques qué es Para ello, conviene hacer figurar en
gasto y qué es inversión. el diseño del proyecto las siguientes
Gastos de viaje: Incluye los gastos de
cuestiones:
los billetes de transporte y las dietas:
La estructura del presupuesto alojamiento, alimentación y otros
va en función de las Organigrama, donde
gastos necesarios para realizar
activi dades y del tipo de gastos aparezcan claramente señaladas
actividades fuera del lugar habitual
e ingresos que se vayan a de residencia. las funciones del personal del
generar. Entre los conceptos o líneas proyecto, señalando quién es el
presupuestarias más comunes, Ingresos. responsable y de qué parte del
destacan: proyecto.
La ejecución de algunos proyectos Manual de procedimientos, en
Gastos generales o de permite obtener ingresos económicos. el que se indica cómo
funcionamiento: aquí debes De hecho, si tu organización tiene desempeñar el trabajo y cuáles
recoger alquileres de locales ánimo de lucro, los ingresos deberán son las normas y
electricidad, agua, gas, gastos ser superiores a los gastos. Si esperas procedimientos de carácter
de oficina (papelería, teléfono, conseguir ingresos realizando tu técnico y administrativo que se
comunicaciones, etc.), limpieza, proyecto, deberás mencionarlo han de seguir para llevar a cabo
seguros, impuestos indirectos, cuando lo estés redactando. Los las actividades y tareas. La
etc. ingresos pueden ser muy variados: redacción de un manual de
Gastos de edición, promoción y procedimientos es aconsejable si
difusión. Incluye el coste de la perteneces a una organización
Ingresos por la organización de
preparación de folletos, CD grande y el manual se va
conciertos, conferencias,
Roms, vídeos o DVD aprovechar para otros
seminarios, etc.
divulgativos, celebración de proyectos. En otro caso, es una
Ingresos por la comercialización
conferencias, anuncios, etc. tarea muy trabajosa.
de productos en tiendas o
Gastos o inversiones en Mecanismos de
mercadillos.
materiales: Gastos de coordinación del proyecto con
Ingresos por donativos o otras personas externas a tu
adquisición de equipos subvenciones.
informáticos, mobiliario, organización que vayan a
Etc. prestarte ayuda.
maquinaria, vehículos,
(continuación)
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Planificación y elaboración de proyectos
Sistemas que vas a utilizar para la evaluación las ventajas de las dos modalidades anteriores, al mismo
interna y el seguimiento. tiempo que se procura atenuar las debilidades de ambas, lo
Canales de información: a quién hay que informar, que no siempre se consigue.
qué tipo de información se le debe facilitar, en qué
soporte (cara a cara, telefónico, por escrito, etc.), con
qué objetivo (facilitar datos e información, consultar una
Pre-requisitos
toma de decisiones, asesorar, informar acerca de las
actividades realizadas, etc.) y con qué frecuencia (diaria, Los pre-requisitos son los factores externos sobre los
semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual). cuales tú no puedes tener ningún t ipo de control,
pero que resultan esenciales para el éxito del
Existen tres formas principales de estructurar los proyectos proyecto. Es necesario que en el diseño del proyecto
desde el punto de vista organizativo: funcional, por proyecto especifiques claramente cuáles son esos factores externos de
y matricial; cada una de ellas tiene sus ventajas e los que depende el éxito del proyecto. Un pre–requisito puede
inconvenientes. Debes buscar el tipo de organización que ser la concesión de una subvención, sin la cual el proyecto no
mejor se adapte a las circunstancias y características concretas puede realizarse. Los pre- requisitos también pueden ser
del proyecto. decisiones políticas, productos de otros proyectos, etc. Nunca
debes señalar cuestiones que conciernan a las partes
Organización funcional. implicadas en el proyecto (recursos humanos, material,
obligaciones propias, etc.), ya que ello no queda fuera del
La gestión del proyecto se lleva a cabo dentro de un control del proyecto.
organismo ya existente y en el que participan los
funcionarios, profesionales o técnicos del mismo. La Identificando los pre-requisitos de tu proyecto, consigues tres
realización del proyecto es, en este caso, una actividad más, cosas:
dentro de las que ya está realizando esa unidad.
Mejoras la probabilidad de éxito de tu proyecto, ya que
Organización por proyecto. conocerás las posibles dificultades.
Reduces la incertidumbre de tu proyecto, ya que puedes
Consiste en crear una unidad de gestión que desaparece prever con más exactitud los resultados que vas a
cuando éste se termina. En este caso, existe un responsable o conseguir.
coordinador general del proyecto y la unidad de gestión se Si estableces unos pre-requisitos y luego esos pre-
estructura de acuerdo con las necesidades del proyecto. requisitos no se cumplen y fracasa tu proyecto, nadie te
podrá acusar de ese fracaso, ya que podrás argumentar
Organización matricial. que se debió a causas externas. Estos pre-requisitos o
factores externos tienen una gran importancia: si en tu
Cada proyecto es dirigido por un director, pero el resto del proyecto obtienes los productos previstos, podrás lograr
personal pertenece a diversas unidades administrativas del las metas y los objetivos, pero ese éxito no depende sólo
organismo responsable. Cada persona depende, en este caso, de la obtención de los productos.
de una doble jefatura: del director del organismo y del
director del proyecto. Este último sólo tiene autoridad sobre Los pre-requisitos deben ser razones o factores concretos.
los técnicos, en los aspectos específicos del proyecto. Además, debes justificar que es probable que los pre-
Mediante este tipo de organización, se pretende contar con requisitos se cumplan. Si su cumplimiento es improbable, lo
es también el cumplimiento de los objetivos y tu proyecto
resultará poco interesante.
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Planificación y elaboración de proyectos
EVALUACIO!N DE UN PROYECTO
La mayoría de los proyectos son Para realizar una evaluación son mismo significado tanto para un
evaluados antes, durante o después de necesarios unos indicadores . Los defensor como para un oponente del
su ejecución. Esa evaluación la pueden indicadores de una evaluación son los proyecto.
hacer los destinatarios del proyecto, la instrumentos que permiten medir la
organización que lo financia o la propia progresión hacia las metas propuestas. Accesi bi l i da d. Es necesario que los
organización que realiza el proyecto. La Es muy positivo que ya menciones indicadores puedan conocerse
evaluación de tu proyecto no siempre la estos indicadores en el propio fácilmente. No tiene mucho sentido
realiza un tercero; también te puedes diseño del proyecto. De este modo, le utilizar indicadores cuya obtención lleve
auto-evaluar. La autoevaluación de tu facilitarás el trabajo a tu evaluador. mucho tiempo y esfuerzo. Lo ideal es
proyecto puede ser de gran ayuda, ya usar indicadores publicados por otras
que es una ocasión para enriquecer y Para que los indicadores sean válidos y instituciones o que se puedan obtener
reorientar el proyecto hacia la permitan una buena medición de los mediante el seguimiento ordinario del
consecución de los objetivos. resultados del proyecto, deben reunir proyecto.
algunas condiciones:
La evaluación de tu proyecto será, Relevancia. Es necesario que elijas
generalmente, más positiva si se realiza Independencia. No conviene que uses indicadores que guarden relación con las
sobre la base de una colaboración el mismo indicador para medir diferentes metas a alcanzar. De todas formas, no
estrecha entre el responsable del metas y objetivos. Cada meta debe tener siempre podrá encontrar indicadores
proyecto y el responsable de la un indicador propio. directamente cuantificables de lo que
evaluación. En la medida en que sea queremos medir. En esos casos, hay que
posible, debes brindar tu colaboración a Verificabilidad. Los indicadores utilizar indicadores de sustitución o
quien evalúa tu proyecto, prestándote a deben ser datos objetivos y indirectos. Cuanto más indirecto es el
dar explicaciones, ofrecer detalles, etc. comprobables. Esto permite que indicador, mayor es el peligro de que
objetivamente el indicador tenga el influyan factores extraños.
MODELOS DE EVALUACIÓN
La evaluación abarca tres fases: evaluación previa (ex- conocimientos derivados de la evaluación del proyecto.
ante), evaluación continua y evaluación final (ex-post).
Toda evaluación, con independencia del momento y el
El objetivo de la evaluación previa es mejorar la calidad sujeto que la realice, posee un aspecto cuantitativo , otro
final del proyecto en preparación. La evaluación previa, salvo cualitativo y otro de seguimiento económico.
que se trate de una auto-evaluación, suele tener lugar en el
marco de un proceso de selección de proyectos, ya que La evaluación cuantitativa se realizará principalmente a
normalmente se realiza para seleccionar uno de entre varios través de un seguimiento de los indicadores apropiados.
proyectos que compiten por la misma financiación. La
selección de proyectos se trata en el capítulo siguiente. La evaluació n cualitativa se suele realizar básicamente
a través de entrevistas y cuestionarios con los socios,
La eval u aci ó n co nti nua se desarrolla durante toda la vida expertos, representantes locales y beneficiarios o
del proyecto y pretende ir corrigiendo sobre la marcha los destinatarios del proyecto.
posibles errores que se vayan detectando en la ejecución de
las actividades. Sirve para examinar si el diseño de tu proyecto El seguimiento económico consiste en vigilar el
sigue siendo el adecuado y para determinar los resultados cumplimiento del presupuesto inicialmente diseñado. Este
provisionales y las posibles repercusiones de esos resultados. tipo de seguimiento o evaluación económica puede hacerse
Como consecuencia de la evaluación continua, suelen emitirse preparando una serie de cuadros. Es importante, por tanto,
informes intermedios de evaluación. ir redactando, de forma mensual, un listado de los gastos
ejecutados, incluyendo la copia de las facturas y su
La evaluación final es la que se realiza una vez terminado el justificante de pago. Si realizas el proyecto en coordinación
proyecto. Esta evaluación te permitirá: con otros socios u otras instituciones, es conveniente que
los socios se envíen mutuamente estos listados cada cierto
Conocer una evaluación, propia o ajena, del logro de tiempo.
resultados en cuanto a productos, metas, objetivos y
finalidades.
Obtener enseñanzas y experiencias para otros proyectos
que realices en el futuro.
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Planificación y elaboración de proyectos
CRITERIOS DE
SELECCIÓN DE
PROYECTOS
Un proyecto t iene que pasar, económicas y exceden el contenido de posibilidad de realizar tres proyectos
normalmente, un examen. este manual. alternativos:
Casi todos los proyectos deben ser En todo caso, ten en cuenta que los el proyecto A, que es un proyecto
seleccionados en competencia con otros. análisis coste-beneficio son siempre de de integración de inmigrantes;
Esa selección la realiza tu propia tipo cuantitativo. De modo orientativo, el proyecto B que es un proyecto
organización u otra que concede puedes usar la siguiente fórmula: de formación tecnológica;
subvenciones. Cuando prepares tu y el proyecto C, que es un proyecto
proyecto debes tener en cuenta, por Rentabilidad=Beneficios/(Gastos+inversiones) de educación sexual.
tanto, ese momento decisivo que
constituye la selección de proyectos. Este t ipo de análisis se complica De todos ellos, sin embargo, estás
cuando se trata de evaluar obligado a elegir uno por problemas
La selección y la evaluación de proyectos proyectos sociales o culturales. En presupuestarios o falta de tiempo. La
se diferencian en que la primera siempre primer lugar, los proyectos sociales y fórmula anteriormente vista nos permite
se realiza antes de la ejecución del culturales no suelen ser escoger el proyecto más útil:
proyecto. La selección de proyectos tiene económicamente rentables, sino que
por objetivo investigar el diseño del suponen pérdidas para la organización
proyecto, su coherencia interna, su que los financia directa o
grado de adaptación a la realidad social, indirectamente. En segundo lugar, estos
etc. Cuando se pretende seleccionar proyectos no se deben evaluar
proyectos, suelen hacerse dos tipos de únicamente por sus beneficios o sus
análisis. pérdidas; también es importante su valor Esta clase de análisis nos permite ir
cultural o redistributivo. evaluando la rentabilidad de los
Análisis coste-beneficio. proyectos, aun cuando no generen
En cualquier caso, aunque no se trate de beneficios económicos. En este caso, el
Este tipo de análisis es fundamental un análisis coste-beneficio, sí es Proyecto A es mejor que el proyecto B y
cuando se trata de proyectos conveniente que, cuando prepares un el B es mejor que el C.
productivos (concurso de ideas proyecto de tipo social o cultural,
emprendedoras, taller artesanal, utilices indicadores de tipo económico Análisis de tipo social
cooperativa, etc.). Consiste en analizar para demostrar que el volumen de
en cada momento o fase del proyecto el gastos no es excesivo. Además del análisis coste-beneficio, tu
nivel de costes y beneficios económicos, proyecto, si es de tipo social o cultural,
comparando uno y otro a los efectos de Un ejemplo de estos indicadores será el va a ser objeto, por parte de quien lo
determinar la oportunidad y la siguiente: evalúe o seleccione, de un análisis de
rentabilidad del proyecto. Los análisis de tipo social, también llamado balance
coste-beneficio y valoración son una Gastos+Inversiones/Número de beneficiados social.
parte fundamental de las ciencias
EJEMPLO: Tu organización tiene la (continuación)
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Planificación y elaboración de proyectos
El balance social requiere: La valoración técnico-política de tu proyecto se realiza
siguiendo un sistema de ponderación que se
Que el proyecto identifique a los destinatarios directos e compone de los pasos siguientes:
indirectos de tu proyecto.
Que el proyecto identifique las necesidades sociales que 1) En primer lugar, se jerarquizan, por orden de
pretende satisfacer. importancia, los criterios de selección de proyectos.
Esta ponderación tiene carácter político.
A partir de ahí, el órgano encargado de la selección de los 2) Una vez ponderados los criterios de selección, se
proyectos valorará la importancia social de las metas y los puntúa el grado de cumplimiento de los distintos
objetivos y la adecuación de las actividades y tareas a esas criterios de selección por parte de cada proyecto. Esta
metas y objetivos. El balance social, no obstante, no es una decisión no es política, sino técnica.
fórmula matemática, sino más bien un juicio 3) En tercer lugar, se multiplican las ponderaciones del
político o técnico-político. Los intereses de cada colectivo apartado 1) por las puntuaciones del apartado 2).
social son muy distintos y suelen entrar en conflicto entre sí. Cada proyecto obtiene una puntuación ponderada
Quien seleccione tu proyecto en concurrencia competitiva por criterio de selección.
con otros, se inclinará por unos u otros intereses.
4) Se suman las puntuaciones ponderadas de cada
Sin embargo, es normal que la organización que seleccione y proyecto obtenidas en el apartado 3).
clasifique los proyectos comunique con anterioridad los
criterios que va utilizar para la selección de
proyectos. Lo mejor, por tanto, es que sigas esos
criterios de selección.
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Planificación y elaboración de proyectos
+
Conclusiones
Ideas básicas y puntos clave
Vistas ya las diferentes partes y aspectos de un proyecto, las ideas más importantes que tienes que tener en
cuenta para preparar un proyecto son las siguientes:
No hay una normativa fija para la elaboración de proyectos. Lo más importante la iniciativa, la
creatividad y las ganas de trabajar. También te ayudará tener un carácter abierto, flexible y
sensible.
La posible variedad de proyectos es enorme: culturales, empresariales, de voluntariado, de
entretenimiento, académicos, etc.
Igualmente, los proyectos pueden tener un alcance muy diverso: local, regional, nacional o
internacional. Los proyectos internacionales exigen más esfuerzo, más coordinación y más recursos,
pero permiten aprender de otras culturas y compartir experiencias.
Un proyecto consta de una serie de actividades a través de las cuales se pretenden alcanzar unos
objetivos y finalidades. Los proyectos, en ocasiones, deben adaptarse a planes y programas de alcance
más amplios. Asimismo, si presentas tu proyecto a una convocatoria de subvenciones también deberás
adaptarte a las condiciones de la convocatoria.
Debes meditar mucho los contenidos y la estructura de tu proyecto antes de entrar de lleno a
redactarlo. De este modo no perderás nunca la visión de conjunto. Si deseas obtener información o
ayuda económica es bueno que habl es con m ucha gen te para discutir tu proyecto. Puede ayudarte
alguna ONG o las Administraciones Públicas, incluida la Unión Europea, que desarrollan políticas de
apoyo a la juventud y que cuentan con órganos especializados.
En todo caso, las ayudas públicas no son imprescindibles para realizar un buen proyecto. En la
medida de lo posible, respeta el calendario y el presupuesto que hayas determinado en un principio.
Ten en cuenta que tu proyecto será normalmente evaluado por alguna persona u organización. Si
conoces sus criterios de evaluación, procura adaptarte a ellos.
Intenta dar publicidad y difusión a tu proyecto. Haz que la lectura de los materiales que edites sea fácil
y procura ser lo más práctico y concreto posible. No abuses de vaguedades e ideas grandilocuentes.
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Manual de Proyectos
Esquema Genera l
ceem
Presentación Metodologías y
Datos de la entidad
Entidad-Año de constitución-Nº actual de socios
planificación
Denominación del programa, duración del programa (fecha de Forma de trabajo y organización de la entidad para desarrollar
inicio y fin), ámbito de actuación del programa (municipio, el proyecto
barrio, pedanía) La organización y planificación de las actividades
Nº de destinatarios previstos (número de beneficios directos, De qué forma implicaréis en la preparación y
número de beneficiarios indirectos), perfil de los destinatarios desarrollo de las actividades a los socios y/o a los
(edades, género, procedencia, socios-no socios…) participantes de las actividades
Estructura organizativa (Comité organizador de la actividad)
Evaluación y seguimiento
Fundamentación, Propuestas para la evaluación del programa:
Planificación (Qué evaluar, responsables e implicados
finalidades y objetivos en la evaluación, cómo, cuándo)
Indicadores de evaluación
Fundamentación y necesidades del programa Técnicas (reuniones, cuestionarios, observaciones,
Finalidad y objetivos generales registros,…
Objetivos específicos Otros recursos