Proiect Audit Intern

UNIVERSITATEA VALAHIA TÂRGOVIŞTE
FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAŢILOR PUBLICE ŞI PRIVATE
D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA
Prof. univ.dr.: PROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I
GEORGHE BLIDARU
Semestrul I, Forma de înv. - ZI
Masteranzi:
Florea Maria Magdalena
MISIUNE DEBăcioiu
AUDIT CarmenINTERN
M.
Paşol Ana-Gabriela
GESTIONAREA RESURSELOR UMANE
Voicilă Bianca
Sălăvăstru Cristina
Uţă Eduard Prof. univ.dr.:
GEORGHE BLIDARU
Masteranzi:
Băcioiu Carmen M.
Paşol Ana-Gabriela
Voicilă Bianca
Prof. univ.dr.: Uţă Eduard
GEORGHE BLIDARU
Prof. univ.dr.:
GEORGHE BLIDARU
Masteranzi:
Masteranzi: Florea Maria Magdalena
BăcioiuMaria
Florea Carmen M.
Magdalena
PaşolBăcioiu
Ana-Gabriela
Carmen M.
Voicilă Bianca
Paşol Ana-Gabriela
Sălăvăstru
Voicilă Cristina
Bianca
Uţă Eduard
Uţă Eduard
2013
T ââ r g o v i ṣṣ t e 2 0 1 3
CUPRINS
 PREZENTARE GENERALĂ
 PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
 Procedura-P01:ORDINUL DE SERVICIU
 Procedura-P02:DECLARAŢIA DE INDEPENDENTĂ
 Procedura-P03:NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT
 Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
PRELIMINARE
 Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
 Procedura-P06:ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
 Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE
 Procedura-P08:COLECTAREA DOVEZILOR
 Procedura-P10:REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
 Procedura-P11:ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE
 Procedura-P12:ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
 Procedura-P14:REUNIUNEA DE CONCILIERE
 Procedura-P17:URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
 Procedura-P18:SUPERVIZARE
PREZENTARE GENERALĂ
Într-o instituție publică, gestionarea resurselor umane ocupă o funcţie suport

importantă, este un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern care se justificată în mare
măsură prin multitudinea de procese derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.
Un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit îl reprezintă Ghidul de audit
intern privind gestiunea resurselor umane, care arată fiecare pas important al derulării misiunii, în
detaliu, situațiile concret analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod explicit, pe înțelesul
tuturor.
Scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de
gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii auditate, a funcţionalităţii sistemului acesteia de
control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ îl are misiunea de audit intern.
Acestea sunt structurate pe următoarele domenii auditabile:
 organizarea recrutării personalului;
 stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
 evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor
 pregătirea profesională continuă a personalului
 gestionarea dosarelor profesionale
 evoluţia carierei personalului
 funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
 arhivarea documentelor
Ghidului privind gestiunea resurselor umane s-a elaborat astfel încât sa cuprindă
procedurile şi documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
În etapa de pregătire a misiunii de audit intern s-au întocmit documentele standard şi s-
au adus anumite clarificări cu privire la modul de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea
documentelor, structura acestora şi modul în care au fost completate, nivelul de apreciere şi împărţire
a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării
procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va
concentra munca pe teren.
În etapa de intervenţie la faţa locului a fost realizată testarea efectivă pe baza listelor de
verificare pregătite în prima etapă, utilizându-se unele tehnici diferite de eşantionare, teste de control,
modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de
identificare şi analiză a problemelor şi a formularelor de constatare şi raportare a neregulilor.
În etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fost urmărită redactarea raportului
într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în
detaliu a misiunii de audit şi analiza constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de
constatare eliberate în etapa anterioară.
În etapa de urmărire a recomandărilor care ca fi realizată în perioada de la finalizarea misiunii de audit
intern până la viitoarea misiune planificată vor fi propuse unele modele de documente necesare
evaluarii interne şi externe a activităţii de audit intern.
Rolul Ghidului practic privind gestiunea resurselor umane este acela de a aduce anumite
contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern, acesta fiind un model general şi
Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 2

totodată o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către responsabilii ghidului, cât şi de
practicienii din domeniul auditului.
 Forma juridica : Instituṭie bugetară

 Data constituirii: 02.11.1990 prin HG nr. 1176/1990.
 CIF : 326318
 Durata societatii : nelimitată
 Obiect activitate : coordonează activitatea din domeniul protecţiei drepturilor copilului şi ale
persoanelor adulte
 Telefon : 0245-217686, 0245-614615, 0245-617024;
 Fax : 0245-614623
 Capitaluri propii :
 Cifra de afaceri ( fara tva ) :

Structura organizatorica
Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa are următoarea structura
organizatorică:
1. Serviciul evaluare complexă a copilului
2. Serviciul adopţii
3. Secretariatul Comisiei pentru Protecţia Copilului
4. Serviciul management de caz pentru copii
5. Serviciul management de caz pentru asistenţii maternali profesionişti
6. Serviciul managementul calităţii serviciilor sociale
7. Centrul pentru prevenirea abuzului, neglijării şi exploatării
8. Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat, exploatat – Telefonul copilului
9. Centrul de consiliere pentru parinţi şi copiii care beneficiază de o masură de protecţie specială
10. Centrul de recuperare pentru copii cu handicap – Echipa mobilă
11. Complexul de Servicii Sociale Targoviste:
- Centrul de orientare, supraveghere şi sprijin a reintegrării copilului care a săvârşit o faptă
penala şi nu răspunde penal
- Centrul rezidenţial de reabilitare comportamentală
- Centrul de consiliere pentru familie şi copilul care a săvârşit o faptă penală şi nu răspunde
penal
12. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Casa Soarelui”
- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul abuzat, neglijat şi exploatat Târgovişte
- Centrul maternal
- Serviciul de integrare şi reintegrare a copiilor de la AMP în familie
13. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Floare de Colţ”:
- Centrul rezidenţial pentru copii cu dizabilităţi: apartamente, case, module de tip familial
- Centrul rezidenţial pentru copii: apartamente, case, module de tip familial
- Centrul de tranzit pentru tineri
- Centrul de plasament de tip familial (respiro)
14. Complexul de Servicii Sociale Găeşti:
- Centrul de plasament pentru copii cu dizabilităţi
- Centrul de zi pentru copii cu dizabilităţi
- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul cu handicap sever
15. Centrul de informare şi consiliere pentru persoane adulte în dificultate
16. Centrul de orientare şi formare profesionala şi de pregătire pentru viaţă independentă
17. Centrul de Servicii Comunitare „Floarea Sperantei” Pucioasa:
- Centrul de criza pentru adulţi
- Serviciul Locuinte protejate
- Centrul de zi
18. Centrul de îngrijire şi asistenţă Pucioasa
- Compartimentul medico-sanitar şi auxiliar
- Compartimentul administrativ
19. Centrul de Servicii Comunitare „Sfantul Andrei” Gura-Ocnitei:
- Serviciul Locuinte protejate
- Centrul de zi „Anca”

20. Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanelor cu Handicap
21. Serviciul Evaluare complexa a persoanelor adulte
22. Biroul prestaţii sociale pentru persoanele cu handicap
23. Serviciul Financiar - Salarizare
24. Serviciul Buget - Contabilitate
25. Biroul Achiziţii publice
26. Compartimentul Informatică
27. Biroul strategii, programe, proiecte
28. Serviciul Resurse Umane
29. Biroul Juridic – Contencios
30. Compartimentul monitorizare şi relaţii publice
31. Compartimentul de Audit Public Intern
32. Biroul patrimoniu, sănătatea şi securitatea muncii, PSI şi protecţie civilă
33. Centrul de recuperare pentru victimele violenţei în familie
Sistemul relaţional între compartimente, între acestea şi conducerea Direcţiei Generale de
Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa, precum şi între direcţie şi Consiliul Judeţean
Dâmboviţa este reprezentat în organigrama instituţiei.
» Functii si atributii
Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte, conform

legislaţiei în vigoare, următoarele funcţii:
- de strategie, prin care se asigură elaborarea strategiei de asistenţă socială, a planului de asistenţă
socială pentru prevenirea şi combaterea marginalizării sociale, precum şi a programelor de acţiune
antisărăcie, pe care le supune spre aprobare consiliului judeţean;
- de coordonare a activităţilor de asistenţă socială şi protecţie a copilului la nivelul judeţului;
- de administrare a fondurilor pe care le are la dispoziţie;
- de colaborare cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi instituţiilor care au
responsabilităţi în domeniul asistenţei sociale, cu serviciile publice locale de asistenţă socială, precum
şi cu reprezentanţii societăţii civile care desfăsoară activităţi în domeniu;
- de executie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale şi financiare necesare pentru
implementarea strategiilor cu privire la actiunile antisărăcie, prevenirea şi combaterea marginalizării
sociale, precum şi pentru soluţionarea urgenţelor sociale individuale şi colective la nivelul judeţului;
- de reprezentare a consiliului judeţean, pe plan intern şi extern, în domeniul asistenţei sociale şi
protecţiei copilului.
Art. 7 Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte următoarele
atribuţii principale:
1. In domeniul protecţiei drepturilor copilului:
 întocmeşte raportul de evaluare initială a copilului şi a familiei acestuia şi propune stabilirea
unei măsuri de protecţie speciale;
 monitorizează trimestrial activităţile de aplicare a hotărârilor de instituire a măsurilor de
protecţie specială a copilului;
 identifică şi evaluează familiile sau persoanele care pot lua în plasament copilul;
 monitorizează familiile şi persoanele care au primit în plasament copii, pe toata durata acestei
măsuri;

 identifică, evaluează şi pregăteste persoane care pot deveni asistenţi maternali profesionişti, în
condiţiile legii; încheie contracte individuale de munca şi asigură formarea continuă a
asistenţilor maternali profesionişti atestaţi; evaluează şi monitorizează activitatea acestora;
 acordă asistenţă şi sprijin părintilor copilului separat de familie în vederea reintegrării în mediul
său familial;
 reevaluează, cel putin o data la 3 luni şi ori de câte ori este cazul, împrejurările care au stat la
baza stabilirii măsurilor de protecţie specială şi propune, dupa caz, menţinerea, modificarea sau
încetarea acestora;
 îndeplineşte demersurile vizând deschiderea procedurii adopţiei interne pentru copiii aflaţi în
evidenţa sa;
 identifică familiile sau persoanele cu domiciliul în România care doresc sa adopte copii;
evaluează condiţiile materiale şi garanţiile morale pe care acestea le prezintă şi eliberează
atestatul de familie sau de persoană aptă să adopte copii;
 monitorizează evoluţia copiilor adoptaţi, precum şi a relaţiilor dintre aceştia şi părinţii adoptivi;
sprijină părinţii adoptivi ai copilului în îndeplinirea obligaţiei de a-l informa pe acesta că este
adoptat, de îndată ce vârsta şi gradul de maturitate al copilului o permit;
 îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.
2. In domeniul protecţiei persoanei adulte
 completează evaluarea situaţiei socio-economice a persoanei adulte aflate în nevoie, a nevoilor
şi resurselor acesteia. Asigură furnizarea de informaţii şi servicii adecvate în vederea refacerii şi
dezvoltării capacităţilor individuale şi ale celor familiale necesare pentru a depăşi cu forte
proprii situaţiile de dificultate, dupa epuizarea măsurilor prevazute în planul individualizat
privind măsurile de asistenţă socială;
 acordă persoanei adulte asistenţă şi sprijin pentru exercitarea dreptului său la exprimarea liberă
a opiniei;
 depune diligenţe pentru clarificarea situaţiei juridice a persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv
pentru înregistrarea tardivă a naşterii acesteia;
 verifică şi reevaluează trimestrial şi ori de cate ori este cazul modul de îngrijire a persoanei
adulte aflate în nevoie pentru care s-a instituit o măsură de asistenţă socială într-o instituţie, în
vederea mentinerii, modificării sau revocării măsurii stabilite;
 asigură măsurile necesare pentru protecţia în regim de urgenţă a persoanei adulte aflate în
nevoie, inclusiv prin organizarea şi asigurarea funcţionarii în structura proprie a unor centre
specializate;
 depune diligenţele necesare pentru reabilitarea persoanei adulte conform planului
individualizat privind măsurile de asistenţă socială;
 îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.
3. Alte atribuţii:
 coordonează şi sprijină activitatea autorităţilor administraţiei publice locale din judeţ în
domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului;
 coordonează metodologic activitatea de prevenire a separării copilului de părintii săi, precum şi
cea de admitere a adultului în instiţutii sau servicii, desfăsurate la nivelul serviciilor publice de
asistenţă socială;
 acordă asistenţă tehnica necesară pentru crearea şi formarea structurilor comunitare
consultative ca formă de sprijin în activitatea de asistenţă sociala şi protecţia copilului;
 evaluează şi pregăteşte persoane, identificate de serviciul public local de asistenţă socială, care

pot deveni asistenţi personali ai persoanei cu handicap şi supraveghează activitatea acestor
asistenţi;
 colaborează cu organizaţiile neguvernamentale care desfasoară activităţi în domeniul asistenţei
sociale şi protecţiei copilului sau cu agenţi economici prin încheierea de convenţii de colaborare
cu aceştia;
 dezvoltă parteneriate şi colaborează cu organizaţii neguvernamentale şi cu alţi reprezentanţi ai
societăţii civile în vederea acordării şi diversificării serviciilor sociale şi a serviciilor pentru
protecţia copilului, în funcţie de nevoile comunităţii locale;
 colaborează pe baza de protocoale sau convenţii cu celelalte direcţii generale, precum şi cu alte
instituţii publice din unitatea administrativ-teritorială, în vederea îndeplinirii atribuţiilor ce îi
revin, conform legii;
 asigură, la cerere, consultanţă de specialitate gratuită privind acordarea serviciilor, măsurilor şi
prestaţiilor de asistenţă socială şi protecţia copilului; colaborează cu alte instituţii responsabile
pentru a facilita accesul persoanelor la aceste drepturi;
 propune consiliului judeţean înfiinţarea, finanţarea, respectiv cofinanţarea instituţiilor publice
de asistenţă socială, precum şi a serviciilor pentru protecţia copilului;
 prezintă anual sau la solicitarea consiliului judeţean rapoarte de evaluare a activităţilor
desfăşurate;
 asigură acordarea şi plata drepturilor cuvenite, potrivit legii, persoanelor cu handicap;
 sprijină şi dezvoltă un sistem de informare şi de consultanţă accesibil persoanelor singure,
persoanelor vârstnice, persoanelor cu handicap şi oricaror persoane aflate în nevoie, precum şi
familiilor acestora, în vederea exercitării tuturor drepturilor prevazute de actele normative în
vigoare;
 acţionează pentru promovarea alternativelor de tip familial la protecţia instituţionalizată a
persoanelor aflate în nevoie, inclusiv îngrijirea la domiciliu;
 organizează activitatea de selectare şi angajare a personalului din aparatul propriu şi
instituţiile/serviciile din subordine, de evaluare periodică şi de formare continuă a acestuia;
 asigură serviciile administrative şi de secretariat ale comisiei pentru protecţia copilului,
respectiv ale comisiei de expertiză medicală a persoanelor adulte cu handicap;
 îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute în acte normative sau stabilite prin hotărâri ale
consiliului judeţean.

Procedura-P01: INIŢIEREA AUDITULUI
Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 575 din 15.03.2012
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr.
38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern,
a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare
a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va
efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.04.2012 - 15.05.2012.
Scopul misiunii de audit este de a asigura managementul de corectitudinea modului de
organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu
cadrul legislativ şi normativ aplicabil.
Domeniile auditabile sunt:
 Organizarea recrutării personalului cuprinzând:
- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul
naţional de ocupare a funcţiilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
 Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
 Evoluţia carierei personalului;
 Pregătirea profesională continuă a personalului
 Gestionarea dosarelor profesionale;
 Gestionarea carnetelor de muncă;
 Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
 Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de

gestiune a resurselor umane din entitatea publică .
Echipa de auditori interni este formată din următorii:

1. Florea Maria Magdalena
2. Băcioiu Carmen Mihaela
3. Pașol Ana Gabriela
4. Sălăvăstru Cristina
5. Uță Eduard
6. Voicilă Bianca

Procedura-P02:INIṬIEREA AUDITULUI

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume și prenume: Florea Maria Magdalena
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva
care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să - X
descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau
obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani
într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind
gestiunea resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de
control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu X
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului -
de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă X
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau -
organizaţie sau nivel guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de X
plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? -
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi
auditată? - X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea/structura ce va fi auditată? - X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate
personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X -
abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi
şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?
Șef serviciu și auditor intern,

Nume şi prenume: Băcioiu Carmen Mihaela

Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să - X
constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod
în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul X
entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? -
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel - X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru X
entitatea/structura ce va fi auditată? -
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X
-
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă
sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face X -
rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?
Auditor, Șef serviciu,

Băcioiu Carmen Mihaela Florea Maria Magdalena


DECLARAŢIA DE INDEPENDENȚĂ
Nume şi prenume: Pașol Ana Gabriela

Da Nu
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care X
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? -
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod X
în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? -
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea X
resurselor umane? -
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale X
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? -
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau X
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel -
guvernamental?
-

Pașol Ana Gabriela Florea Maria Magdalena

Nume şi prenume: Sălăvăstru Cristina

Da Nu
resurselor umane? -
guvernamental?
-

Sălăvăstru Cristina Florea Maria Magdalena


Nume şi prenume: Uță Eduard

Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar - X
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care X
ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? -
resurselor umane? -
guvernamental?
-

Uță Eduard Florea Maria Magdalena


Nume şi prenume: Voicilă Bianca

Da Nu
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod
în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea
resurselor umane? - X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul
entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? - X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel - X
guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?
- X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la

Voicilă Bianca Florea Maria Magdalena

Procedura-P03:INIṬIEREA AUDITULUI

Nr. 575 din 15.03.2012
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN
Către: Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

De la: Şef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern “Modul de organizare a activităţii de gestiune a

resurselor umane ”
Stimate domnule Popescu Dumitru,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012 urmează ca în perioada 01.04.2012-
15.05.2012 vom efectua o misiune de audit intern, având ca obiectiv principal Gestiunea resurselor
umane.
Vă aducem la cunoștință că veți fi contactați ulterior, pentru a stabili de comun acord şedinţa
de deschidere, în cadrul căreia se vor discuta aspectele ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul intervenţiei la faţa locului;
- alte aspecte.
Pentru a putea înţelegere mai bine activitatea dumneavoastră, venim cu rugămintea de a ne

pune la dispoziţie documentaţia necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane, si
anume: legile şi reglementările care sunt aplicabile în activitățile dumneavoastră, organigrama
direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile
scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al
rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceast obiectiv.
Pentru întrebări referitoare la desfăşurarea misiunii, vă rugăm să contactaţi pe doamnul Uță
Eduard - auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern, doamna Florea
Maria Magdalena.
Cu stimă,
Data: 15.03.2012
Şef Serviciu Audit Public Intern


Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

COLECTAREA INFORMAȚIILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011
Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca
Avizat: Florea Maria Magdalena
Data: 01.04.2012
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
DIRECŢIA RESURSE UMANE NU Observaţii

DA
—
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile X -
structurii auditate
Obţinerea organigramei X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare X -

- -
Obţinerea fişelor posturilor
X -
Obţinerea procedurilor scrise Există doar parţial
- X
Identificarea personalului responsabil X
-
Anterior nu au fost
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern realizate misiuni de
anterior X
audit intern
Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011
Data: 01.04.2012
Nr.cr
t DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Obs
Proiectul Planului
I. Organizarea de ocupare a 1. Fundamentarea proiectului Planului de
recrutării funcţiilor publice, ocupare a funcţiilor publice
personalului anexă la Planul
naţional de
ocupare a
funcţiilor publice
2. Statul de funcţii
Organizarea
concursurilor 3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării
concursurilor
4. Constituirea comisiilor de concurs
5. Anunţul de concurs
6. Publicarea anunţului de concurs
7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea
posturilor
8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Nr.
crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Obs.
9. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor
11. Susţinerea probei scrise
12. Susţinerea probei interviu
13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
Procesul verbal privind rezultatele

14. concursurilor
15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaţii
concursului
privitoare la rezultatele
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
18. Comunicarea deciziei de numire
II. Stabilirea
drepturilor
Stabilirea elementelor 19. Procedurile scrise privind acordarea
drepturilor salariale
de natură salarială
salariale
cuvenite 20. Salariul de bază
personalului
21. Indemnizaţii de conducere
22. Sporul
noapte
pentru orele lucrate pe timp de

Nr.crt DOMENIUL Obs.

OBIECTE AUDITABILE
Modificarea Decizia de modificare a drepturilor salariale

23.
drepturilor
salariale
24. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor
salariale
Salarizarea 25. Fundamentarea timpului lucrat peste programul

muncii peste normal de lucru
programul
normal de 26. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal
lucru de lucru
27. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de

lucru si recuperarea acestuia
28. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal

de lucru
29.
III. Evidențierea
prezenței,învoirilor,recuperări Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă
lor și concediilor a prezenţei, învoirilor şi concediilor
30. Utilizarea foilor colective de prezenţă
31. Evidenţa concediilor de odihnă
32. Evidenţa concediilor de medicale
33. Evidenţa concediilor de studii
34.
IV. Evoluția carierei personalului Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei
personalului
35. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi

gradaţii
V. Pregătirea profesională 36. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

continuă
a personalului
Planurile individuale de pregătire profesională
37.
Realizarea programelor de pregătire profesională

OBIECTE AUDITABILE
Sistemul indicatorilor de performanţă privind
38.
pregătirea profesională
Norme şi proceduri referitoare la gestionarea

39. dosarelor profesionale
40. Constituirea dosarelor profesionale

Gestionarea dosarelor
VI.
profesionale 41. Accesarea dosarelor profesionale
42. Actualizarea dosarelor profesionale

43. Manuale de operare şi utilizare a sistemului
informatic
Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele

44.
utilizatorilor
Sistemul de asigurare pentru prelucrarea

45.
tranzacţiilor autorizate şi corecte
Funcțio –
Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii
narea Evaluarea
46. resurselor umane în sistemul informatic general al
sistemului sistemului
instituţiei
informatic informatic
VII. utilizat Desemnarea personalului cu atribuţii privind
pentru 47. utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de
gestiunea date
resurselor
Sistemul de pregătire profesională a personalului
umane 48.
implicat în operarea în sistemul informatic
Instrucţiunile privind întreţinerea programelor

49.
informatice
Utilizarea echipamentelor de prevenire a

50. fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric
(UPS, modulatoare de tensiune s.a.)


OBIECTE AUDITABILE
Siguranţa în
Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra
exploatare a 51.
sistemului modificărilor operate în sistemul informatic
informatic
Existenţa unui sistem de prevenire/detectare
52. accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor
de date (parole, programe antivirus ş.a.)
Securitatea 53. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
bazelor de Actualizarea programelor antivirus, antispyware,
date 54. firewall
Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a
55. utilizatorilor
Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor
56. rezultate din activitatea de gestiune a resurselor
umane
Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea
57. documentelor
VIII. Arhivarea documentelor Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi
58. celelalte documente arhivate
59. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
NOTĂ:
Primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este Lista
centralizatoare a obiectelor auditabile. Aceasta cuprinde 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9
obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Data: 02.04.2012
Nr.
crt. DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE Obs
AUDITABILE
I. Organizarea Proiectul 1.Fundamentarea  Schimbarea structurii

recrutării Planului de proiectului Planului obiectivelor entităţii publice
personalu- ocupare a de ocupare a prin preluarea şi prin transferul
lui funcţiilor funcţiilor publice de obiective la şi de la alte
publice, anexă la entităţi publice
Planul naţional  Utilizarea personalului
de neadecvat activităţii de
ocupare a elaborare a planului
funcţiilor
 Utilizarea unor proceduri
publice neadecvate
Organizarea 4. Statul de funcţii  Statul de funcţii nu este

concursurilor actualizat permanent funcţie de
rezultatele procesului de
recrutare
5. Corespondenţa  Adresele pentru solicitarea
pentru solicitarea organizării concursurilor nu
organizării îndeplinesc condiţiile de
concursurilor conformitate
 Bibliografia
incompletă/neactualizat
 Avizul ANFP nu a fost solicitat

cu 45 de zile înainte de data
organizării concursului

Nr. DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.

Nr. DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
crt.
crt. AUDITABILE
AUDITABILE
6. Constituirea  Ordinele de constituire ale comisiilor de
comisiilor de
14. Contestații
concurs  concurs şi de contestațiilor
Acceptarea soluţionare a spre
contestaţiilor
analiză și nu
privind sunt întocmite cu 30 de zile înainte de dataîn
soluționare fără ca acestea să fie depuse
respingerea susţinerii
termen de a concursurilor
către candidați
dosarelor  Incompatibilitatea membrilor comisiei de
Respingerea/acceptarea nejustificată a
 concurs
contestațiilor
8. Anunţul de
 Anunţul de concurs nu îndeplineşte
concurs Rezultatele
 condiţiile de selectării dosarelor de înscriere
conformitate
nu au fost afișate în termen de 5 zile
lucrătoare
 Anunţul de la data
de concurs nuexpirării
cuprindeperioadei
condiţiilede
înscriere
de desfăşurare a concursului
Susținerea
9 15. Stabilirea  Stabilirea unor subiecte din afara tematicii
concursuril subiectelor  Anunţul de concurs
și bibliografiei nu cuprinde condiţiile
de concurs
or Subiectele
 de participare la concursformulate sau conțin
sunt neclar
erori
10. Publicarea
 Anunţul de concurs nu este publicat în
anunţului de
16. Susținerea  Monitorul Oficial privind
Procesul verbal al României,
probaPartea a III-a,
scrisa nu
concurs
probei scrise cuîndeplinește
cel puţin 30condițiile de conformitate
de zile înainte de data
desfăşurării
17. Susținerea  Procesul verbal privind proba interviu nu
probei îndeplinește condițiile de conformitate
interviu  Anunţul de concurs nu este afişat la sediul
entităţii sau pe pagina de Internet
 Interviul nu este susținut în termen de 5
zile lucrătoare de la data susținerii probei
scrise
 Neconcordanţa între conţinutul
întrebările și răspunsurile anunţului
la interviu nu au
de concurs stabilit de comisie şi cel publicat
fost consemnate în anexa la procesul verbal
11. Dosarele  Dosarele candidaţilor pentru ocuparea
candidaţilor
19. Verificarea Diferențenu
 posturilor semnificative
îndeplinescintre calitatea
condiţiile de
pentru ocuparea
și notarea tratării subiectelor
conformitate si punctajelor acordate
posturilor
lucrărilor și de membri comisiei
interviului  Acceptarea unor dosare incomplete
 Spațiile libere din lucrări nu au fost barate
 Refuzul nejustificat
de membrii al acceptării dosarelor
comisiei
candidaţilor pentru ocuparea posturilor
 Declararea ca „promovat” a unor candidați
13. Procesul care acordului
nu au obținut un punctaj final de cel
 Lipsa membrilor comisiei
verbal privind puțin 100 de puncte cumulat și cel puțin 50
analiza dosarelor de puncte la fiecare probă
 Rezultatele selectării dosarelor de înscriere
nu au fost afişate la sediul instituţiei

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

. AUDITABILE
21. Procesul verbal

 Procesul verbal nu s-a transmis la
privind rezultatele
Direcția Resurse Umane
concursurilor
 Anunțarea candidaților asupra
15.
rezultatelor nu s-a realizat în
Comunicarea
termenul de trei zile lucrătoare de la
rezultatelor
data susținerii ultimei probe
16. Contestații  Acceptarea contestațiilor spre
privitoare la analiză și soluționare fără ca acestea
rezultatele să fie depuse în termen de către
concursului candidați
 Candidații nu au fost anunțați in
termen despre rezultatul
contestației
Deciziile de  Datele de identificare ale
numire
17. Emiterea deciziei candidatului admis, a salariului de
de numire încadrare și a sporurilor de care
beneficiază nu au stabilite corect
 Decizia de numire nu a fost emisa în
termenul de 15 zile lucrătoare de la
data admiterii candidatului
18. Comunicarea  Comunicarea cu întârziere a deciziei

deciziei de numire de numire
II. STABILIREA Stabilirea 19. Procedurile

DREPTURILOR elementelor scrise privind  Existența unor proceduri
de naturăacordarea neactualizate privind acordarea
salarială drepturilor drepturilor salariale
salariale
SALARIALE  Stabilirea eronată a salariului de
CUVENITE 20. Salariul de bază bază
PERSONALULUI
21. Indemnizații  Acordarea unor indemnizații de
de conducere conducere necuvenite

Nr. DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

crt. AUDITABILE
25. Sporul pentru  Stabilirea eronată a sporului
orele lucrate pe timp pentru orele lucrate pe timp de
de noapte noapte
Modificarea 28. Decizia de  Decizia de modificare a drepturilor
drepturilor modificare a salariale nu a fost întocmita
salariale drepturilor salariale
 Modificarea neargumentată a
29. Comunicarea  Salariatului nu i s-a comunicat

deciziei de modificare decizia de modificare a drepturilor
a drepturilor salariale
salariale  Decizia de modificare a drepturilor
salariale nu s-a comunicat
Serviciului salarizare
 Operarea modificării drepturilor
salariale în carnetul de muncă și
dosarul profesional după
soluționarea contestațiilor
Salarizarea 30. Fundamentarea  Efectuarea fără justificare a orelor

muncii peste timpului lucrat peste peste programul normal de lucru
programul programul normal de
normal de lucru lucru
31. Aprobarea  Efectuarea muncii peste

efectuării muncii programul normal de lucru nu a
peste programul fost autorizata de șeful structurii
normal de lucru
32. Evidența timpului  Sistemul de evidenta a timpului

lucrat peste lucrat peste programul normal de
programul normal de lucru nu este formalizat
lucru si recuperarea
acestuia


Nr. OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
crt. AUDITABILE
33. Salarizarea  Aplicarea eronată a indicilor 
timpului lucrat peste salariali de echivalare a orelor
programul normal de peste programul normal de lucru
lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENTEI, 34. Norme și  Inexistența procedurilor 
RECUPERĂRILOR ÎNVOIRILOR, proceduri referitoare referitoare la modul de evidență a
CONCEDIILOR la modul de evidență prezenței, învoirilor și concediilor
a prezenței, învoirilor  Responsabilii pentru actualizarea 
și concediilor
normelor și procedurilor
referitoare la modul de evidență a
prezenței, învoirilor, concediilor și
recuperărilor nu au fost desemnați
35. Utilizarea foilor  Evidenta prezentei nu se 
colective de prezență încadrează in principiile de
conformitate
36. Evidența  Evidenta concediilor de odihna nu 
concediilor de odihnă se încadrează in principiile de
conformitate
37. Evidența  Evidenta concediilor medicale nu 
concediilor de se încadrează in principiile de
medicale conformitate
38. Evidența  Evidenta concediilor de studii nu 
concediilor de studii se încadrează in principiile de
conformitate
IV. EVOLUŢIA CARIEREI 39. Concordanța  Politica prezenta și de perspectivă 
PERSONALULUI obiectivelor entității a entității nu a fost corelata cu
9 cu evoluția carierei dezvoltarea cunoștințelor
personalului profesionale ale personalului
 Structura funcțiilor publice de 

execuție (superior, principal,
asistent și debutant) pe total nu
este corelata
41. Promovarea în  Perioada de stagiu nu a fost 
cadrul funcției pe respectata
categorii, clase și  Vechimea minima în muncă nu a 
gradații fost respectata
 Calificativele anuale acordate nu 

au fost respectate

Nr. OBIECTE
crt. AUDITABILE
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ 44. Planurile  Fundamentarea insuficienta a
CONTINUĂ A PERSONALULUI strategice și anuale Planului strategic privind
de pregătire recrutarea, formarea și
profesională perfecționarea profesională a
funcționarilor publici
 Planul anual si cel strategic privind
recrutarea, formarea și
perfecționarea profesională a
funcționarilor publici nu au fost
corelate
46. Planurile  Planurile de pregătire nu au fost
individuale de adaptate la cerințele individuale
pregătire ale fiecărui salariat
profesională
47. Realizarea  Persoanele responsabile de
programelor de realizarea programelor de
pregătire pregătire profesională nu au fost
profesională nominalizate
48. Sistemul  Sistemul indicatorilor de
indicatorilor de performanță nu caracterizează
performanță privind activitatea de pregătire
pregătirea profesionala
profesională  Persoanele responsabile pentru
urmărirea realizării indicatorilor de
performanță nu au fost stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 50. Norme și  Insuficiența procedurilor și

PROFESIONALE proceduri referitoare normelor referitoare la
la gestionarea gestionarea dosarelor profesionale
dosarelor  Responsabilii pentru actualizarea

profesionale normelor și procedurilor
referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale nu au fost
desemnați
51. Constituirea  Dosarele profesionale pentru

dosarelor fiecare salariat nu au fost
profesionale constituite

Nr. OBIECTE
crt. AUDITABILE
52. Accesarea  Accesarea de către persoane
dosarelor neautorizate a dosarelor
profesionale profesionale
53. Actualizarea
dosarelor  Dosarele profesionale nu au fost
profesionale actualizate
VII. FUNCŢIONALITA- Evaluarea 53. Manuale de  Insuficienta manualelor de

TEA SISTEMULUI sistemului operare si utilizare a operare și utilizare a sistemului
INFORMATIC informatic sistemului informatic informatic
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR  Manualele de operare și utilizare a
UMANE sistemului informatic nu au fost
actualizate
54. Adaptabilitatea
sistemului informatic  Utilizarea într-o mare măsura a
la cerințele procedurilor manuale
utilizatorilor
Comunicare insuficienta
intre utilizatori si
 informaticieni/proiectanții
sistemului informatic
55. Sistemul de
asigurare pentru
prelucrarea  Insuficiența sistemului privind
tranzacțiilor prelucrarea numai a tranzacțiilor
autorizate și corecte corecte și autorizate

Nr. OBIECTE
crt. AUDITABILE
56. Integrarea  Interfața între subsistemele
subsistemului informatice nu este adecvată
informatic aferent
gestiunii resurselor
umane în sistemul
informatic general al
instituției
57. Desemnarea  Delegarea atribuțiilor și

personalului cu competențelor pentru personalul
atribuții privind implicat în utilizarea aplicațiilor și
utilizarea aplicațiilor operarea în cadrul bazelor de date
și operarea în cadrul nu este completă
bazelor de date
58. Sistemul de  Discontinuitate in pregătirea

pregătire personalului implicat în operarea
profesională a si utilizarea sistemului informatic
personalului implicat
în operarea în  Informarea personalului implicat
sistemul informatic în operarea si utilizarea sistemului
informatic asupra modificărilor
aduse acestuia este insuficienta
60. Instrucțiunile  Instrucțiunile privind întreținerea

privind întreținerea programelor informatice nu se
programelor aplica
informatice
Siguranța 61. Utilizarea  Echipamentele de prevenire a
în echipamentelor de fluctuațiilor sau a întreruperilor
exploatare prevenire a curentului electric (UPS,
a fluctuațiilor sau stabilizatoare de tensiune ș.a.) nu
sistemului întreruperilor sunt utilizate
informatic curentului electric
(UPS, modulatoare
de tensiune s.a.)

Nr. OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE Obs
crt. AUDITABILE
62. Integrarea
subsistemului
 Interfaţa între subsistemele
informatic aferent
informatice nu este adecvată
gestiunii resurselor
umane în sistemul
informatic
63. general al
Desemnarea  Nu este completă delegarea
personalului cu atribuţiilor şi competenţelor
atribuţii privind pentru personalul implicat în
utilizarea aplicaţiilor utilizarea aplicaţiilor şi operarea în
şi operarea în cadrul cadrul bazelor de date nu este
bazelor de date completă
64. Sistemul de
pregătire  Insuficiența informării
profesională a personalului implicat în operarea
personalului implicat si utilizarea sistemului informatic
în operarea în
 Insuficiența informării
sistemul informatic
personalului implicat în operarea
și utilizarea sistemului informatic
asupra modificărilor aduse
acestuia
65. Instrucţiunile
privind întreţinerea  Neaplicarea instrucțiunilor privind
programelor întreținerea programelor
informatice informatice
66. Utilizarea
Siguranţa echipamentelor de
în prevenire a  Nu sunt utilizate Echipamentele de
exploatare fluctuaţiilor sau prevenire a fluctuaţiilor sau a
a întreruperilor întreruperilor curentului electric
sistemului curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune )
informatic (UPS, modulatoare
de tensiune s.a.)


Nr. OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE

DOMENIUL Obs.
crt. AUDITABILE

67. Instruirea utilizatorilor şi  Existența disfuncţionalității în
informarea sistematică asupra instruirea utilizatorilor sau
modificărilor operate în atunci când se produc
sistemul informatic modificări semnificative în
sistemul informatic
Securitatea
68. Existenţa unui sistem de  Insuficiența sistemului de
sistemului
prevenire/detectare a prevenire/detectare a
informatic
accesărilor şi modificărilor accesărilor şi modificărilor
neautorizate ale bazelor de neautorizate ale bazelor de
date (parole, programe date (parole, programe
antivirus ş.a.) antivirus ş.a.)
 Calendarul privind
modificarea periodica a
parolelor de acces nu se
69.Nerespectarea respecta
calendarului privind
modificarea periodică a  Personalul pentru verificarea
parolelor de acces şi modificarea periodică a
parolelor de acces nu a fost
desemnat
70. Actualizarea  Actualizarea programelor

programelor..antivirus, antivirus, antispyware,
antispyware, firewall firewall nu se efectuează zilnic
 Lipsa verificării
71. Înregistrările intrărilor şi rapoartelor/listelor privind
ieşirilor din sistem a înregistrările intrărilor şi
utilizatorilor ieşirilor din sistem a
utilizatorilor
VIII Arhivar  îndosarierea documentelor nu

ea este inclusa in cadrul
docum normelor şi procedurilor
72. Norme şi proceduri privind
entelor arhivarea documentelor
rezultate din activitatea de  întocmirea OPIS-ului
gestiune a resurselor umane dosarelor nu este inclusa in
cadrul normelor şi
procedurilor

Nr. OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.
crt. AUDITABILE
 Modul de constituire al dosarelor
arhivate nu este inclus in cadrul normelor
şi procedurilor
72. Desemnarea  Atribuţiile şi competenţele privind
personalului responsabil arhivarea dosarelor activităţii de gestiune
privind arhivarea a resurselor umane nu au fost
documentelor nominalizate
 Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării
73. Stabilirea locaţiei documentaţiei
pentru dosarele  Existenţa unei umidităţi ridicate
profesionale şi celelalte
documente arhivate  Protecţie insuficientă a documentelor
faţă de sursele de căldură
Dosarele nu sunt predate la arhiva

instituţiei la termenele legale
74. Predarea dosarelor la
arhiva instituţiei
 Procesul verbal de predare-primire nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate
NOTĂ:
Al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este Identificarea
riscurilor. Acesta presupune asocierea riscurilor semnificative stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor
auditabile. Auditorii interni pot determina din documentele colectate sau din riscurile practice, întalnite
pe parcursul practicării meseriei, unul sau mai multe riscuri care se pot asocia.
O analiză a riscurilor, pentru fiecare risc în parte sau pe total operație/obiect auditabil, se
realizează atunci când la operațiile auditabile există mai multe riscuri.

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Data: 02.04.2012
Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

Factori de risc (Fi) de risc
(Pi) Ni N2 N3
Aprecierea Există proceduri şi Există proceduri, Nu există

controlului intern F1P1 - 50% se aplică sunt cunoscute, proceduri
dar nu se aplică
Aprecierea Impact
Impact financiar Impact financiar
cantitativă financiar
P2 - 30% scăzut mediu
F2 ridicat
Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativă
P3 - 20% mică medie mare
F3
NOTĂ:
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc,
ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate.
Când se dorește evidențierea și a altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie
să se țină cont ca suma ponderilor factorilor de risc să fie 100.

Nr. Criterii de analiza a riscurilor Punc

Crt. OBIECTE taj
DOMENIUL AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Aprecierea Aprecierea Aprecierea total
controlului cantitativă calitativă
intern (F1) (F2) (F3)
Pi Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
I. Organiza Proiectul 1.Fundamentare • Schimbarea obiectivului 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

rea Planului a proiectului entităţii publice prin
recrutăriide Planului de preluarea şi prin transferul
personal ocupare ocupare a de obiective
ului a funcţiilor
funcţiilor publice • Utilizarea personalului 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
publice, neadecvat activităţii de
anexă la elaborare a planului
Planul
• Utilizarea unor proceduri
naţional
neadecvate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0
de
ocupare
Organiza 4. Statul de • Statul de funcţii nu este 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

rea funcţii actualizat permanent funcţie
concursu de rezultatele procesului de
rilor recrutare
• Adresele pentru solicitarea

5.Corespondenţ organizării concursurilor nu 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
a pentru îndeplinesc condiţiile de
solicitarea conformitate
organizării
concursurilor

Nr Criterii de analiza a riscurilor Punc

crt DOMENIUL OBIECTE Aprecierea Aprecierea Aprecierea taj
AU AUDITABILE controlului cantitativă calitativă total
RISCURI SEMNIFICATIVE
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• Bibliografia incompletă
neactualizată 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
• Avizul ANFP nu a fost
solicitat cu 45 de zile înainte 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
de data organizării
6. Constituirea concursului
• • Ordinele de constituire
comisiilor de ale comisiilor de concurs şi 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
concurs de soluţionare a
contestaţiilor nu sunt
întocmite cu 30 de zile
înainte de data susţinerii a
concursurilor
• Incompatibilitatea
membrilor comisiei de 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
7. Anunţul de •concurs
Anunţul de concurs nu
concurs îndeplineşte condiţiile de 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
conformitate
• Anunţul de concurs nu
cuprinde condiţiile de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
desfăşurare a concursului
• Anunţul de concurs nu
cuprinde condiţiile de 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
participare la concurs
8. Publicarea • Anunţul de concurs nu este
anunţului de publicat în Monitorul Oficial 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
concurs al României, Partea a III-a, cu
cel puţin 30 de zile înainte
de data desfăşurării

Criterii de analiză a riscurilor
OBIECTE Apreciere Apreciere Apreciere Punc

Nr a a a taj
AUDITABILE
crt DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlulu calitativă total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• Anunţul de concurs nu este
afişat la sediul entităţii sau pe 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pagina de Internet
• Neconcordanţa între
conţinutul anunţului de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
concurs stabilit de comisie şi
cel publicat
9. oDosarele • Dosarele candidaţilor pentru
candidaţilor ocuparea posturilor nu 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
pentru îndeplinesc condiţiile de
ocuparea conformitate
posturilor
• Acceptarea unor dosare
incomplete 0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3
• Refuzul nejustificat al
acceptării dosarelor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
candidaţilor pentru ocuparea
posturilor
11. Procesul • Lipsa acordului membrilor
verbal privind comisiei 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
analiza
dosarelor • • Rezultatele selectării
dosarelor de înscriere nu au 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
fost afişate la sediul instituţiei
12. Contestaţii • Acceptarea contestaţiilor

privind spre analiză şi soluţionare fără 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
respingerea ca acestea să fie depuse în
dosarelor termen de către candidaţi
• Respingerea nejustificată a
contestaţiilor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

Nr Criterii de analiză a riscurilor Punc

crt OBIECTE Aprecierea Aprecierea Aprecierea taj
DOMENIUL AU AUDITABILE RISCURI controlului cantitativă calitativă total
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) (F3)
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• R Rezultatele selectării
dosarelor de înscriere nu 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
au fost afişate în termen de
5 zile lucrătoare de la data
expirării perioadei de
Susţine 13. Stabilirea înscriere
• Stabilirea unor subiecte
rea subiectelor din afara tematicii şi 0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8
concur bibliografiei de concurs
surilor
• Subiectele sunt neclar
formulate sau conţin erori 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
14. Susţinerea • Procesul verbal privind
probei scrise proba scrisă nu 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
îndeplineşte condiţiile de
conformitate
15. Susţinerea • P Procesul verbal privind
probei interviu proba interviu nu 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
conformitate
• I Interviul nu este susţinut
în termen de 5 zile 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
lucrătoare de la data
susţinerii probei scrise
• Î Întrebările şi
răspunsurile la interviu nu 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
au fost consemnate în
anexa la procesul verbal
18. Verificarea şi • Diferenţe semnificative
notarea lucrărilor Între calitatea tratării 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
şi interviului subiectelor şi punctajelor
acordate de membri
comisiei

Aprecierea Apreciere Apreciere
controlului a a
intern (F1) calitativă
cantitativă (F3)
(F2)
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• S Spaţiile libere din

lucrări nu au fost barate de 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
membrii comisiei
• Declararea ca
„promovat” a unor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
candidaţi care nu au
obţinut un punctaj final de
cel puţin 100 de puncte
cumulat şi cel puţin 50 de
20. Procesul puncte la fiecare
• Procesul probă
verbal nu s-a
verbal privind transmis la Direcţia 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
rezultatele Resurse Umane
concursurilor
21.Comunicarea • Anunţarea candidaţilor
rezultatelor asupra rezultatelor nu s-a 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
realizat în termenul de trei
zile lucrătoare de la data
susţinerii ultimei probe
22. Contestaţii • Acceptarea

privitoare la contestaţiilor spre analiză 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
rezultatele şi soluţionare fără ca
concursului acestea să fie depuse în
termen de către candidaţi
•
Candidaţii nu au fost 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
anunţaţi în termen despre
rezultatul contestaţiei
Deciziil 23. Emiterea • Datele de identificare

e de deciziei de ale candidatului admis, a 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
numire numire salariului de încadrare şi a
sporurilor de care
beneficiază nu au fost
stabilite corect

Criterii de analiză a riscurilor

Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE intern (F1) (F2) (F3) Punct
RISCURI
crt DOMENIUL AUDITABILE aj
SEMNIFICATIVE
total
Pi Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• D Decizia de numire
nu a fost emisa în 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
termenul de 15 zile
lucrătoare de la data
admiterii candidatului
24. • Comunicarea cu
Comunicarea întârziere a deciziei de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
deciziei de numire
numire
II. Stabilire Stabilirea 25. Procedurile • Existenţa unor

a elementel scrise privind proceduri 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
drepturil or de acordarea neactualizate
or natură drepturilor privind..acordarea
salariale salarială salariale drepturilor salariale
cuvenite 26. Salariul de • Stabilirea eronată a
personal bază salariului de bază 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
ului
27. Indemnizaţii • Acordarea unor
de conducere indemnizaţii de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
conducere necuvenite
31. Sporul • Stabilirea eronată a

pentru orele sporului pentru orele 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
lucrate pe timp lucrate pe timp de
de noapte noapte
32. Salariul de • Acordarea de salarii

merit de merit necuvenite 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9


Criterii de analiza a riscurilor

Punc
Nr controlului cantitativă calitativă
OBIECTE taj
crt DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) (F3)
AUDITABILE total
Pi Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
Modificare 34. Decizia de • Decizia de modificare a
a modificare a drepturilor salariale nu a 0,5 3 0,3 2 2 2 2,5
drepturilor drepturilor fost întocmita
salariale salariale • Modificarea
neargumentată a 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
35. Comunicarea • Salariatului nu i s-a
deciziei de comunicat decizia de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
modificare a modificare a drepturilor
salariale • Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu s- 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
a comunicat Serviciului
salarizare
• Operarea modificării
drepturilor salariale în 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
carnetul de muncă şi
dosarul profesional după
soluţionarea
contestaţiilor
Salarizarea 36.Fundamentar • Efectuarea fără
muncii ea timpului lucrat justificare a orelor peste 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
peste peste programul programul normal de
programul normal de lucru lucru
normal de
lucru
37. Aprobarea • Efectuarea muncii peste
efectuării muncii programul normal de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
peste programul lucru nu a fost autorizată
normal de lucru de şeful structurii
38. Evidenţa • Sistemul de evidenta a

timpului lucrat timpului lucrat peste 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
peste programul programul normal de
normal de lucru lucru nu este formalizat
şi recuperarea
acestuia

R Criterii de analiza a riscurilor
Nr Punc
crt DOMENIUL OBIECTE RICURI SEMNIFICATIVE Aprecierea Aprecierea Aprecierea taj
AUDITABILE controlului cantitativă calitativă total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
39. Salarizarea • Aplicarea eronată a
timpului lucrat indicilor salariali de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
peste echivalare a orelor peste
programul programul normal de lucru
normal de lucru
I Evidențierea 40. Norme şi • In Existenţa procedurilor
III. prezenței, proceduri referitoare la modul de 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
învoirilor, referitoare la evidenţă a prezenţei,
concediilor modul de învoirilor şi concediilor
evidenţă a • Responsabilii pentru
prezenţei, actualizarea normelor şi 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
învoirilor şi procedurilor referitoare la
concediilor modul de evidenţă a
prezenţei, învoirilor şi
concediilor nu au fost
desemnaţi
41. Utilizarea • Evidenţa prezentei nu se
foilor colective încadrează în principiile de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
de prezenţă conformitate
42. Evidenţa • Evidenţa concediilor de

concediilor de odihna nu se încadrează în 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
odihnă principiile de conformitate
43. Evidenţa • Evidenţa concediilor

concediilor de medicale nu se încadrează 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
medicale în principiile de
conformitate
44. Evidenţa • Evidenţa concediilor de
concediilor de studii nu se încadrează în 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
studii principiile de conformitate

Punc
Nr Criterii de analiză a riscurilor taj
crt DOMENIUL OBIECTE total
AUDITABILE RISCURI
SEMNIFICATIVE
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
IV. Evoluția carierei 45.Concordanţa • Politica prezenta şi de
personalului obiectivelor perspectivă a entităţii nu a 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
entităţii cu fost corelata cu
evoluţia carierei dezvoltarea cunoştinţelor
personalului profesionale ale
personalului
• Structura funcţiilor
publice de execuţie 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
(superior, principal,
asistent şi debutant) pe
total nu este corelată
47. Promovarea • Perioada de stagiu nu a

în cadrul funcţiei fost respectată 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
pe categorii,
clase şi gradaţii • Vechimea minimă în
muncă nu a fost 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
respectată
• Calificativele anuale
acordate nu au fost 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
respectate
V. Pregătirea 50. Planurile • Fundamentarea
profesională strategice şi insuficienta a Planului 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
continuă a anuale de strategic privind
personalului pregătire recrutarea, formarea şi
profesională perfecţionarea
profesională a
funcţionarilor publici

• Planul anual şi cel
strategic privind 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
recrutarea, formarea şi
perfecţionarea
profesională a
funcţionarilor publici nu
au fost corelate

Nr Criterii de analiză a riscurilor Punct

crt OBIECTE Aprecierea Aprecierea Aprecierea aj
DOMENIUL AUDITABILE RISCURI controlului cantitativă calitativă total
SEMNIFICATIVE intern (F1) (F2) (F3)
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
52. Planurile • Planurile de pregătire
individuale de nu au fost adaptate la 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregătire cerinţele individuale ale
profesională fiecărui salariat
53. Realizarea • Persoanele

programelor de responsabile de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregătire realizarea programelor
profesională de pregătire
profesională nu au fost
nominalizate
54. Sistemul • Sistemul
indicatorilor de indicatorilor de 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
performanţă performanţă nu
privind pregătirea caracterizează
profesională activitatea de pregătire
profesională
• Persoanele
responsabile pentru 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
urmărirea realizării
indicatorilor de
performanţă nu au fost
stabilite
VI. Gestionarea 56. Norme şi • Insuficienţa
dosarelor proceduri procedurilor şi normelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
profesionale referitoare la referitoare la
gestionarea gestionarea dosarelor
dosarelor profesionale
profesionale

• Responsabilii pentru
actualizarea normelor şi 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
procedurilor referitoare
la gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost
desemnaţi


crt OBIECTE aj
DOMENIUL AUDITABILE RISCURI total
SEMNIFICATIVE
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
57. Constituirea • Dosarele profesionale

dosarelor pentru fiecare salariat nu au 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
profesionale fost constituite
58. Accesarea • Accesarea de către

dosarelor persoane neautorizate a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
profesionale dosarelor profesionale
59. Actualizarea • Dosarele profesionale

dosarelor nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
profesionale

OB
Nr OBIECTE Criterii de analizĂ a riscurilor Punct
crt DOMENIUL AU RISCURI ApreciereaAprecierea Aprecierea aj
AUDITABILE SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• Insuficienţa
VII Funcționali Evaluarea 53. Manuale demanualelor de operare 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
tatea sistemului operare.şi şi utilizare a sistemului
sistemului informatic utilizarea informatic
informatic sistemului • Manualele de
utilizat informatic operare şi utilizare a 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
pentru sistemului informatic
gestiunea nu au fost actualizate
resurselor • Utilizarea într-o mare
umane 54.Adaptabilita măsură a procedurilor 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
tea sistemului manuale
informatic la
cerinţele • Comunicare
utilizatorilor insuficientă între 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
utilizatori şi
informaticieni/proiecta
nţii sistemului
informatic
55. Sistemul de • • Insuficienţa
asigurare sistemului privind 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
pentru prelucrarea numai a
prelucrarea tranzacţiilor corecte şi
tranzacţiilor autorizate
autorizate şi
corecte

5 Integrarea • Interfaţa între
subsistemului subsistemele 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
informatic informatice nu este
aferent adecvată
gestiunii
resurselor
umane.în
sistemul
informatic
general.al
instituţiei


crt DOMENIUL OBIECTE RISCURI taj
AUDITABILE SEMNIFICATIVE Aprecierea Aprecierea Aprecierea total
controlului calitativă
intern (F1) cantitativă (F3)
(F2)
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
57. Desemnarea • Delegarea atribuţiilor şi

personalului cu competenţelor pentru 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
atribuţii privind personalul implicat în
utilizarea utilizarea aplicaţiilor şi
aplicaţiilor şi operarea în cadrul
operarea în cadrul bazelor de date nu este
58. Sistemul de • Discontinuitate în

pregătire pregătirea personalului 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
profesională a implicat în operarea şi
personalului utilizarea sistemului
implicat în informatic
operarea în
sistemul informatic
• Informarea
personalului implicat în 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
operarea şi utilizarea
asupra modificărilor
aduse acestuia este
insuficientă
59. Instrucţiunile • Instrucţiunile privind
privind întreţinerea întreţinerea programelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
programelor informatice nu se aplică
informatice


crt DOMENIUL OBIECTE RISCURI aj
AUDITABILE SEMNIFICATIVE Aprecierea Aprecierea Aprecierea total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
60. Utilizarea • Echipamentele de
Siguranţa echipamentelor de fluctuaţiilor sau a 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
în prevenire a întreruperilor curentului
exploatare fluctuaţiilor sau electric (UPS,
a întreruperilor stabilizatoare de
sistemului curentului electric tensiune ş.a.) nu se
informatic (UPS, modulatoare utilizează
de tensiune ş.a.)
61. Instruirea • Disfuncţionalitate în

utilizatorilor şi instruirea utilizatorilor 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
informarea sau atunci când se
sistematică asupra produc modificări
modificărilor semnificative în sistemul
operate în sistemul informatic
informatic
62. Existenţa unui • Insuficienta sistemului

Securitate sistem de de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
a bazelor prevenire/detectar prevenire/ detectare a
de date e a accesărilor şi accesărilor şi
modificărilor modificărilor
neautorizate ale neautorizate ale bazelor
bazelor de date de date (parole,
(parole, programe programe antivirus ş.a.)
antivirus ş.a.)
63. Sistemul • Calendarul privind

modificării modificarea periodica a 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
periodice a parolelor de acces nu se
parolelor de acces respecta




crt OBIECTE aj
DOMENIUL AUDITABILE RISCURI Aprecierea Aprecierea Aprecierea total
SEMNIFICATIVE controlului cantitativă calitativă
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
• Personalul pentru
verificarea şi modificarea 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
periodică a parolelor de
acces nu a fost desemnat
64.Actualizare • A Actualizarea
a programelor programelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
antivirus, antivirus, anti-spyware,
antispyware, firewall nu se efectuează
firewall zilnic
65Înregistrăril • R Rapoartele/listele
e privind 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
intrărilor şi înregistrările intrărilor şi
ieşirilor din ieşirilor din sistem a
sistem a utilizatorilor nu au fost
utilizatorilor verificate
66. Norme şi • Indosarierea
VIII. Arhivarea proceduri documentelor nu este 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
documentelor privind inclusă în cadrul normelor
arhivarea şi procedurilor
documentelor
rezultate din
activitatea de
gestiune a
resurselor
umane
• Întocmirea OPISului
dosarelor nu este inclusă în 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
cadrul normelor şi
procedurilor
• Modul de constituire al
dosarelor arhivate nu este 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
inclus în cadrul normelor şi
procedurilor


crt DOMENIUL OBIECTE RISCURI taj
AUDITABILE SEMNIFICATIVE total
P1 Ni P2 Ni P3 Ni
50% 30% 20%
67.Desemnare • Atribuţiile şi
a personalului competenţele privind 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
responsabil arhivarea dosarelor
privind activităţii de gestiune a
arhivarea resurselor umane nu au
documentelor fost nominalizate
68. Stabilirea • Alocarea unui spaţiu

locaţiei pentru insuficient arhivării 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
dosarele documentaţiei
profesionale şi
celelalte • Existenţa unei umidităţi
documente ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
arhivate • Protecţie insuficientă a
documentelor faţă de 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
sursele de căldură
69. Predarea • Dosarele nu sunt

dosarelor la predate 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
arhiva la arhiva instituţiei la
instituţiei termenele legale
• Procesul verbal de
predare- primire nu 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
conformitate
NOTĂ:
Documentul din procedura Analiza riscurilor, în care auditorul evaluează riscurile, pe baza
actelor în posesia cărora a intrat, este Stabilirea nivelului riscului și a puntajului total al riscului.
Pentru fiecare risc identificat, pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate
misiunii, auditorii interni au stabilit punctajul total, împarțind riscurile în 3 categorii:
- riscuri mici : 1,0 - 1,7
- riscuri medii: 1,8 - 2,2

- riscuri mari : 2,3 - 3,0
Procedura-P05: Analiza riscurilor

Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului
Departamentul Audit Intern
CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane

Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011
Întocmit:Voicilă Bianca
Nr. DOMENIUL OBIECTE RISCURI PUNCT CLASAR OBS
cri AUDITABILE SEMNIFICATIVE AJ E .
t TOTAL
I. ORGANIZAREA Proiectul 1.Fundamentarea -elaborarea Planul 2,5 Mare
RECRUTĂRII Planului proiectului Planul de ocupare a
PERSONALULUI de de ocupare a funcţiilor publice
ocupare a funcţiilor publice -utilizarea 2,0 Mediu
funcţiilor personalului
publice, neadecvat
anexă la activităţii de
Planul elaborare a
naţional planului
de -utilizarea unor 2,0 Mediu
ocupare a proceduri
funcţiilor neadecvate si
publice incomlete
Organizar 4.Ştatul de funcţii -ştatul de functii 1,8 Mediu
ea care prevede care prevede nu
concurs- posturile ce este actualizat
rilor urmeaza a se permanent funcţie
ocupa prin de rezultatele
concurs procesului de
recrutare
5.Corespondenţa -adresele pentru 1,5 Mic Nu
pentru solicitarea solicitarea
organizării organizării
concursurilor concursurilor nu
îndeplinesc
condiţiile de
conformitate

-bibliografia 2,0 Mediu Nu
incompletă/neactu
alizată
-avizul ANFP nu a 1,5 Mic Nu
fost solicitată cu 45
de zile înainte de
data organizării
concursului
6.Constituirea -ordinele de 1,5 Mic Nu

comisiilor de constituire ale
concurs comisiilor de
concurs şi de
soluţionare a
contestaţiilor nu
sunt întocmite cu
30 de zile înainte
de data susţinerii a
concursurilor
-incompatibilitatea 1,5 Mic Nu
membrilor comisiei
de concurs
7.Anunţul de -anunţul de 1,3 Mic Nu
concurs concurs nu
îndeplineşte
condiţiile de
conformitate
-anunţul de 1,7 Mic Nu
concurs nu
cuprinde condiţiile
de desfăşurare a
concursului
concurs nu
cuprinde condiţiile
de participare la
concurs

8.Publicarea -anunţul de 1,7 Mic Nu
anunţului de concurs nu este
concurs publicat în
Monitorul Oficial al
României, Partea a
III- a, cu cel puţin
30 de zile înainte
de data desfăşurării

concurs nu este
afişat la sediul
entităţii sau pe
pagina de Internet
-neconcordanţa 1,7 Mic Nu
între conţinutul
anunţului de
concurs stabilit de
comisie şi cel
publicat
9.Dosarele -dosarele 2,5 Mare
candidaţilor candidaţilor pentru
pentru ocuparea ocuparea posturilor
posturilor nu îndeplinesc
condiţiile de
conformitate
-acceptarea unor 2,3 Mare
dosare incomplete
- refuzul 1,7 Mic Nu
nejustificat al
acceptării
dosarelor
candidaţilor pentru
ocuparea posturilor
11.Procesul -lipsa acordului 1,7 Mic Nu
verbal privind membrilor comisiei
analiza dosarelor -rezultatele 1,2 Mic Nu
selectării dosarelor
de înscriere nu au
fost afişate la sediul
instituţiei

12.Contestaţii -acceptarea 1,5 Mic Nu
privind contestaţiilor spre
respingerea analiză şi
dosarelor soluţionare fără ca
acestea să fie
depuse în termen
de către candidaţi
-respingerea 1,5 Mic Nu
nejustificată a
contestaţiilor
-rezultatele 1,3 Mic Nu
selectării dosarelor
de înscriere nu au
fost afişate în
termen de 5 zile
lucrătoare de la
data expirării
perioadei de
înscriere
Susţinerea 13.Stabilirea -stabilirea unor 2,8 Mare
concursuri subiectelor de subiecte din afara
lor către comisie tematicii şi
bibliografiei de
concurs
-subiectele sunt 2,5 Mare
neclar formulate
sau conţin erori
14.Susţinerea -procesul verbal 2,7 Mare
probei scrise privind proba scrisă
nu îndeplineşte
condiţiile de
conformitate
15.Susţinerea • -procesul verbal 2,5 Mare
probei interviu privind proba
interviu nu
îndeplineşte
condiţiile de
conformitate
-interviul nu este 2,0 Mediu
susţinut în termen
de 5 zile lucrătoare
de la data susţinerii
probei scrise

-întrebările şi 2,0 Mediu
răspunsurile la
interviu nu au fost
consemnate în
anexa la procesul
verbal
18.Verificarea şi •---diferenţe 1,7 Mic Nu
notarea lucrărilor semnificative intre
şi interviului calitatea
tratării subiectelor
şi punctajelor
acordate de
membri comisiei
-spaţiile libere din 1,5 Mic Nu
lucrări nu au fost
barate de membrii
comisiei
•---declararea ca 1,7 Mic Nu
„promovat” a unor
candidaţi care nu
au obţinut un
punctaj final de cel
puţin 100 de
puncte cumulat şi
cel puţin 50 de
puncte la fiecare
probă
20.Procesul -procesul verbal nu 1,2 Mic Nu
verbal privind s-a transmis la
rezultatele Direcţia Resurse
concursurilor Umane
15.Comunicarea -anunţarea 1,5 Mic Nu

rezultatelor candidaţilor asupra
rezultatelor nu s-a
realizat în termen
de trei zile
lucrătoare de la
data susţinerii
ultimei probe

16.Contestaţiile -acceptarea 1,7 Mic Nu
cu privire la contestaţiilor spre
rezultatele analiză si
concursului soluţionare fără ca
acestea să fie
depuse în termen
-candidaţii nu au 1,5 Mic Nu
fost anunţaţi in
termen despre
rezultatul
contestaţiei
Deciziile 17.Emiterea -datele de 2,2 Mediu
de numire deciziei de identificare ale
numire candidatului admis,
a salariatului de
încadrare şi a
sporurilor de care
beneficiază nu au
fost stabilite corect
-decizia de numire 1,7 Mic Nu
nu a fost emisa in
termen de 15 zile
lucrătoare de la
data admiterii
candidatului
19.Comunicarea -comunicarea 1,8 Mediu
deciziei de deciziei de numire
numire s-a facut cu
întârziere
II. STABILIREA Stabilirea 20.Procedurile -existenṭa unor 2,5 Mare
DREPTURILOR elemente- scrise privind procedure
SALARIALE lor de acordarea neactualizate
CUVENITE natură drepturilor privind acordarea
PERSONALULUI salarială salariale drepturilor
salariale
21.Salariul de -stabilirea eronată 2,5 Mare
bază a salariului de bază
22.Indemnizaţii -acordarea unor 2,5 Mare

de conducere indemnizatii de
conducere
necuvenite

26.Sporul pentru -stabilirea eronată 1,8 Mediu
orele lucrate de a sporului pentru
noapte orele de noapte
lucrate
Modificar 29.Decizia de -modificarea 2,5 Mare
ea modificare a salariului s-a facut
drepturi- drepturilor fara a fi intocmită
lor salariale decizia de
salariale modificare a
drepturilor
salariale
-modificarea 2,0 Mediu
salrială s-a facut
inafara legii
30.Comunicarea -modificarea 1,7 Mic Nu
deciziei de salarială s-a facut
modificare a fara a fi comunicată
drepturilor angajatului
salariale -modificarea 1,5 Mic Nu
salarială nu a fost
comunicata
Serviciului
Financiar
Operarea 1,8 Mediu
modificării
drepturilor
salariale în dosarul
profesional după
soluţionarea
contestaţiilor
Evidenṭa 31. -efectuarea fără 2,0 Mediu
muncii Fundamentarea justificare a orelor
peste timpului lucrat peste programul
progra- peste programul normal de lucru
mul normal de lucru
normal de 32. Aprobarea -efectuarea muncii 1,7 Mic Nu
lucru efectuării muncii peste programul
peste programul normal de lucru nu
normal de lucru a fost autorizata de
şeful structurii

33.Evidenţa -sistemul de 2,5 Mare
timpului lucrat evidenta a timpului
peste programul lucrat peste
normal de lucru şi programul normal
recuperarea de lucru nu este
acestuia formalizat
III. SITUAŢIA PREZENṬEI, 35. Norme şi -inexistenţa 2,0 Mediu

ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI proceduri procedurilor
A CONCEDIILOR referitoare la referitoare la
modul de modul de evidenţă
evidenţă a a prezenţei,
prezenţei, învoirilor,recuperăr
învoirilor,recuper i-lor şi concediilor
ărilor şi -responsabilii 2,2 Mediu
concediilor pentru actualizarea
normelor şi
procedurilor
referitoare la
modul de evidenţă
a prezenţei,
învoirilor,
recuperărilor şi
concediilor nu au
fost desemnaţi
36. Utilizarea -evidenţa prezentei 2,5 Mare
foilor colective de nu se încadrează în
prezenţă principiile de
conformitate
37. Evidenţa -evidenţa 2,0 Mediu
concediilor de concediilor de
odihnă odihna nu se
încadrează în
principiile de
conformitate
concediilor de concediilor
medicale medicale nu se
încadrează în
principiile de
conformitate

concediilor de concediilor de
studii studii nu se
încadrează în
principiile de
conformitate
IV EVOLUŢIA CARIEREI 40.Concordanţa -politica prezenta şi 2,7 Mare
PERSONALULUI obiectivelor de perspectivă a
entităţii cu entităţii nu a fost
evoluţia carierei corelata cu
personalului dez.cunoştinţelor
profesionale ale
personalului
-structura funcţiilor 1,7 Mic Nu
publice de execuţie
(superior, principal,
asistent şi
debutant) pe total
nu este corelata
42. Promovarea -perioada de stagiu 2,5 Mare
în cadrul funcţiei nu a fost
pe categorii, clase respectată
şi gradaţii -vechimea minimă 1,5 Mic Nu
în muncă nu a fost
respectată
-calificativele 1,5 Mic Nu
anuale acordate nu
au fost respectate
V. PREGATIREA PROFESIONALA A 45.Planurile -fundamentarea 1,8 Mediu
PERSONALULUI SALARIAT strategice şi insuficienta a
anuale de Planului strategic
pregătire privind recrutarea,
profesională formarea şi
perfecţionarea
profesională a
funcţionarilor
publici

-planul anual şi cel 1,5 Mic Nu
strategic privind
recrutarea,
formarea şi
perfecţionarea
profesională a
funcţionarilor
publici nu au fost
corelate
47.Planurile -planurile de 1,7 Mic Nu
individuale de pregătire nu au fost
pregătire adaptate la
profesională cerinţele
individuale ale
fiecărui salariat
48.Realizarea -persoanele 1,7 Mic Nu
programelor de responsabile de
pregătire realizarea
profesională programelor de
pregătire
profesională nu au
fost nominalizate
49.Sistemul -sistemul 1,5 Mic Nu

indicatorilor de indicatorilor de
performanţă performanţă nu
privind pregătirea caracterizează
profesională activitatea de
pregătire
profesională
-persoanele 1,7 Mic Nu
responsabile
pentru urmărirea
realizării
indicatorilor de
performanţă nu au
fost stabilite

VI DOSARELE PROFESIONALE 51.Norme şi -insuficienţa 1,8 Mediu
proceduri procedurilor şi
referitoare la normelor
gestionarea referitoare la
dosarelor gestionarea
profesionale dosarelor
profesionale
-responsabilii 1,7 Mic Nu
pentru actualizarea
normelor şi
procedurilor
referitoare la
gestionarea
dosarelor
profesionale nu au
fost desemnaţi
52. Constituirea -dosarele 1,5 Mic Nu
dosarelor profesionale
profesionale pentru fiecare
salariat nu au fost
constituite
53. Accesarea -accesarea de către 1,7 Mic Nu
dosarelor persoane
profesionale neautorizate a
dosarelor
profesionale
54. Actualizarea -dosarele 2,2 Mediu
dosarelor profesionale nu au
profesionale fost actualizate
-modificari de 1.9 Mediu
salari
VII FUNCŢIONALITATE Evaluarea 53. Manuale de -insuficienţa 1,8 Mediu

A SISTEMULUI sistemului operare şi manualelor de
INFORMATIC informatic utilizare a operare şi utilizare
UTILIZAT PENTRU sistemului a sistemului
GESTIUNEA informatic informatic
RESURSELOR -manualele de 1,8 Mediu
UMANE operare şi utilizare
a sistemului
informatic nu au
fost actualizate

54. -utilizarea într-o 2,0 Mediu
Adaptabilitatea mare măsură a
sistemului procedurilor
informatic la manuale
cerinţele -comunicare 2,3 Mare
utilizatorilor insuficientă între
utilizatori şi
informaticieni/pro-
iectanţii si stemului
informatic
70. Sistemul de -insuficienţa 2,0 Mediu
asigurare pentru sistemului privind
prelucrarea prelucrarea numai
tranzacţiilor a tranzacţiilor
autorizate şi corecte şi
corecte autorizate
71. Integrarea -interfaţa între 1,7 Mic Nu
subsistemului subsistemele
informatic aferent informatice nu este
gestiunii adecvată
resurselor umane
în sistemul
informatic
general al
instituţiei
72. Desemnarea -delegarea 1,8 Mediu
personalului cu atribuţiilor şi
atribuţii privind competenţelor
utilizarea pentru personalul
aplicaţiilor şi implicat în
operarea în utilizarea
cadrul bazelor de aplicaţiilor şi
date operarea în cadrul
bazelor de date nu
este completă
73. Sistemul de •- -discontinuitate 2,0 Mediu
pregătire în pregătirea
profesională a personalului
personalului implicat în
implicat în operarea şi
operarea în utilizarea
sistemul sistemului
informatic informatic

-informarea 1,8 Mediu
personalului
implicat în
operarea şi
utilizarea
sistemului
informatic asupra
modificărilor aduse
acestuia este
insuficienta
75. Instrucţiunile -instrucţiunile 1,8 Mediu
privind privind întreţinerea
întreţinerea programelor
programelor informatice nu se
informatice aplică
Siguranţa 76. Utilizarea -echipamentele de 2,0 Mediu
în echipamentelor prevenire a
exploatare de prevenire a fluctuaţiilor sau a
a fluctuaţiilor sau întreruperilor
sistemului întreruperilor curentului electric
informatic curentului electric (UPS, stabilizatoare
(UPS, de tensiune ş.a.) nu
modulatoare de se utilizează
tensiune s.a.)
77. Instruirea -disfuncţionalitate 2,0 Mediu
utilizatorilor şi în instruirea
informarea utilizatorilor sau
sistematică atunci când se
asupra produc modificări
modificărilor semnificative în
operate în sistemul informatic
sistemul
informatic
Securitate 78. Existenţa unui -insuficienta 2,5 Mare
a bazelor sistem de sistemului de
de date prevenire/detecta prevenire/
re a accesărilor şi detectare a
modificărilor accesărilor şi
neautorizate ale modificărilor
bazelor de date neautorizate ale
(parole, programe bazelor de date
antivirus ş.a.) (parole, programe
antivirus )

79. Sistemul -calendarul privind 2,0 Mediu
modificării modificarea
periodice a periodica a
parolelor de parolelor de acces
acces nu se respecta
-personalul pentru 1,8 Mediu
verificarea şi
modificarea
periodică a
parolelor de acces
nu a fost desemnat
80. Actualizarea -actualizarea 1,8 Mediu
programelor programelor
antivirus, antivirus,
antispyware, antispyware,
firewall firewall nu se
efectuează zilnic
81. Înregistrările -rapoartele/listele 2,0 Mediu
intrărilor şi privind
ieşirilor din înregistrările
sistem a intrărilor şi ieşirilor
utilizatorilor din sistem a
utilizatorilor nu au
fost verificate
VIII ARHIVAREA 82. Norme şi -îndosarierea 1,8 Mediu
DOCUMENTELOR proceduri privind documentelor nu
arhivarea este inclusă în
documentelor cadrul normelor şi
rezultate din procedurilor
activitatea de -întocmirea OPIS- 1,7 Mic Nu
gestiune a ului dosarelor nu
resurselor umane este inclusă în
cadrul normelor şi
procedurilor
-modul de 1,5 Mic Nu
constituire al
dosarelor arhivate
nu este inclus în
cadrul normelor şi
procedurilor

83. Desemnarea -atribuţiile şi 2,3 Mare
personalului competenţele
responsabil privind arhivarea
privind arhivarea dosarelor activităţii
documentelor de gestiune a
resurselor umane
nu au fost
nominalizate
84. Stabilirea -alocarea unui 1,7 Mic Nu
locaţiei pentru spaţiu insuficient
dosarele arhivării
profesionale şi documentaţiei
celelalte -existenţa unei 1,7 Mic Nu
documente umidităţi ridicate
arhivate -protecţie 2,0 Mediu
insuficientă a
documentelor faţă
de sursele de
căldură
85. Predarea -dosarele nu sunt 1,8 Mediu
dosarelor la predate la arhiva
arhiva instituţiei instituţiei la
termenele legale
-procesul verbal de 2,2 Mediu
predare- primire nu
îndeplineşte
condiţiile de
conformitate
Nota:
Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 60 de obiecte auditabile
şi 101 riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).
In continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari
şi medii) vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi
puncte slabe.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane

Întocmit: Băcioiu Carmen
Nr. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/ Consecintele Grad de Obs

crt. S funcţionării/ încredere al .
nefuncţionării Auditorului în
controlului intern controlul intern
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea Elaborarea Planul de ocupare a S Scăzut

RECRUTĂRII ocupare a funcțiilor proiectului Planului de funcţiilor publice
PERSONALULUI
publice, anexă la Planul ocupare a funcțiilor
național de ocupare a publice Utilizarea personalului neadecvat S Mediu
funcțiilor publice activității de elaborare a planului
Utilizarea unor proceduri S Scăzut
neadecvate
Organizarea 2. Statul de funcții care Statul de funcții nu este actualizat S Mediu
concursurilor prevede posturile ce permanent funcție de rezultatele
urmează a se ocupa prin procesului de recrutare
concurs
3. Corespondența pentru Bibliografia S Mediu
solicitarea organizării incompletă/neactualizată
concursului
Nr. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T Consecintele Grad de Obs

crt / funcţionării/ încredere al .
. S nefuncţionării auditorului în
7. Dosarele Dosarele candidaților pentru S Scăzut
candidaților pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc
ocuparea posturilor condițiile de conformitate
Acceptarea unor dosare S Scăzut

Susținerea 10. Stabilirea incomplete
Stabilirea unor subiecte din afara T Există sistem de Ridicat NU
concursurilor subiectelor de către tematicii și bibliografiei de concurs control eficient
comisie
Subiectele sunt neclar formulate T Există sistem de Ridicat
sau conțin erori control eficient
11. Susținerea probei Procesul verbal privind proba S Scăzut

scrise scrisă nu îndeplinește condițiile de
conformitate
12. Susținerea probei Procesul verbal privind proba S Scăzut
interviu interviu nu îndeplinește condițiile
de conformitate
Interviul nu este susținut în termen S Scăzut
de 5 zile lucrătoare de la data
susținerii probei scrise
Întrebările și răspunsurile la S Scăzut
interviu nu au fost consemnate în
anexa la procesul verbal

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei Datele de identificare ale S Scăzut
de numire candidatului admis, funcției,
drepturilor salariale la încadrare și
a sporurilor de care beneficiază nu
au fost stabilite corect

crt / funcţionării/ încredere al .
. S nefuncţionării auditorului în
18. Comunicarea Comunicarea cu întârziere a S Scăzut

deciziei de numire deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor 19. Procedurile scrise Existența unor proceduri S Scăzut
DREPTURILOR de natură salarială privid acordarea neactualizate privind acordarea
SALARIALE
CUVENITE
drepturilor salariale drepturilor salariale
PERSONALULUI
20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de S Scăzut

bază
21. Indemnizații de Acordarea unor indemnizații de S Mediu

conducere conducere necuvenite
25. Sporul pentru Stabilirea eronată a sporului S Mediu

orele lucrate pe timp pentru orele lucrate pe timp de
de noapte noapte

28. Decizia de Decizia de modificare a S Scăzut
modificare a drepturilor salariale nu a fost
drepturilor salariale întocmita

crt. / funcţionării/ încredere al .
S nefuncţionării auditorului în
Modificarea 29. Comunicarea Modificarea neargumentată a S Scăzut

drepturilor deciziei de modificare drepturilor salariale
salariale a drepturilor salariale Operarea modificării drepturilor S Scăzut
salariale în dosarul profesional
după soluționarea contestațiilor
Evidenṭa muncii peste 30. Fundamentarea Efectuarea fără justificare a S Scăzut
programul normal de timpului lucrat peste orelor peste programul normal
lucru programul normal de de lucru
lucru
32. Evidența timpului Sistemul de evidență a timpului S Scăzut
lucrat peste programul lucrat peste programul normal
normal de lucru și de lucru nu este formalizat
recuperarea acestuia
III. SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, 34. Norme și proceduri Inexistența procedurilor S Scăzut
RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR referitoare la modul referitoare la modul de evidență
de evidență a a prezenței, învoirilor ,
prezenței, recuperărilorși concediilor

învoirilor,recuperărilor Responsabilii pentru S Mediu
și concediilor actualizarea normelor și
procedurilor referitoare la
modul de evidență a prezenței,
învoirilor,recuperărilor și
concediilor nu au fost
35. Utilizarea foilor desemnați
Evidența prezentei nu se S Scăzut
colective de prezență încadrează în principiile de
36. Evidența conformitate
Evidența concediilor de odihna S Scăzut
concediilor de odihnă nu se încadrează în principiile de
conformitate
crt. / funcţionării/ încredere al .
S nefuncţionării auditorului în
37. Evidenţa Evidenţa concediilor medicale S Scăzut

concediilor de nu se încadrează în principiile de
medicale conformitate
38. Evidenţa Evidenţa concediilor de studii nu S Scăzut
concediilor de studii se încadrează în principiile de
conformitate
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa Politica prezenta şi de S Scăzut
obiectivelor entităţii perspectivă a entităţii nu a fost
cu evoluţia carierei corelată cu dezvoltarea
personalului cunoştinţelor profesionale ale
40. Promovarea în personalului
Perioada de stagiu nu a fost T Există sistem de Ridicat NU
cadrul funcţiei pe respectată control eficient
categorii, clase şi
gradaţii
V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUĂ A 41. Planurile strategice Fundamentarea insuficienta a S Scăzut
PERSONALULUI şi anuale de pregătire Planului strategic privind
profesională recrutarea, formarea şi
perfecţionarea profesională a
funcţionarilor publici

VI. DOSARELOR PROFESIONALE 45. Norme şi proceduri Insuficienţa procedurilor şi S Scăzut
referitoare la normelor referitoare la
gestionarea dosarelor gestionarea dosarelor
profesionale profesionale
48. Actualizarea Dosarele profesionale nu au fost S Scăzut
dosarelor profesionale actualizate
Modificari de salarii neoperate S S Scăzut
Nr. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/ Consecintele Grad de Obs.

crt. S funcţionării/ încredere al
nefuncţionării auditorul ui
controlului intern în controlul
intern
VII FUNCŢIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de Insuficienţa manualelor de S Scăzut
SISTEMULUI INFORMATIC sistemului operare şi utIlizare a operare şi utilizare a sistemului
UTILIZAT PENTRU informatic sistemului informatic informatic
GESTIUNEA RESURSELOR Manualele de operare şi S Scăzut
UMANE
utilizare a sistemului informatic
nu au fost actualizate
54. Adaptabilitatea Utilizarea într-o mare măsură a S Scăzut
sistemului informatic procedurilor manuale
la cerinţele
Comunicare insuficientă între S Scăzut
utilizatorilor
utilizatori şi
informati ci eni/ proi ectanţii
55. Sistemul de Insuficienţa sistemului privind S Scăzut
asigurare pentru prelucrarea numai a tranzacţiilor
prelucrarea corecte şi autorizate
tranzacţiilor autorizate
şi corecte

57. Desemnarea Delegarea atribuţiilor şi S Scăzut
personalului cu competenţelor pentru
atribuţii privind personalul implicat în utilizarea
utilizarea aplicaţiilor şi aplicaţiilor şi operarea în cadrul
operarea în cadrul bazelor de date nu este
58. Sistemul de Discontinuitate în pregătirea S Scăzut
pregătire profesională personalului implicat în
a personalului operarea şi utilizarea sistemului
informatic

nefuncţionării auditorului în
controlului controlul intern
intern
implicat în operarea în Informarea personalului implicat T Există sistem de Ridicat
sistemul informatic în operarea și utilizarea sistemului control eficient
informatic asupra modificărilor
aduse acestuia este insuficienta
59. Instrucțiunile Instrucțiunile privind întreținerea S Scăzut
privind întreținerea programelor informatice nu se
programelor aplică
Siguranța în 60. Utilizarea Echipamentele de prevenire a S Scăzut
exploatare a echipamentelor de fluctuațiilor sau a întreruperilor
sistemului prevenire a curentului electric (UPS,
informatic fluctuațiilor sau stabilizatoare de tensiune ș.a.) nu
întreruperilor se utilizează
61. Instruirea Disfuncționalitate în instruirea S Scăzut
utilizatorilor și utilizatorilor sau atunci când se
informarea sistematică produc modificări semnificative în
asupra modificărilor sistemul informatic

Securitatea 62. Existența unui Insuficienta sistemului de S Scăzut
bazelor de sistem de prevenire/ detectare a accesărilor
date prevenire/detectare a și modificărilor neautorizate ale
accesărilor și bazelor de date (parole, programe
modificărilor antivirus ș.a.)
neautorizate ale
63. Sistemul Calendarul privind modificarea S Scăzut
modificării periodice a periodică a parolelor de acces nu
parolelor de acces se respectă

nefuncţionării auditorului în
controlului controlul intern
intern
Personalul pentru verificarea și S Scăzut
modificarea periodică a parolelor de
acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea Actualizarea programelor antivirus, S Scăzut
programelor antispyware, firewall nu se
antivirus, efectuează zilnic
65. înregistrările Rapoartele/listele privind S Scăzut
intrărilor și ieșirilor înregistrările intrărilor și ieșirilor din
din sistem a sistem a utilizatorilor nu au fost
utilizatorilor verificate
VIII ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme și îndosarierea documentelor nu este S Scăzut
proceduri privind inclusă în cadrul normelor și
arhivarea procedurilor
documentelor

67. Desemnarea Atribuțiile și competențele privind S Scăzut
personalului arhivarea dosarelor activității de
responsabil privind gestiune a resurselor umane nu au
arhivarea fost nominalizate
68. Stabilirea locației Protecție insuficientă a T Există sistem de Ridicat NU
pentru dosarele documentelor față de sursele de control eficient
profesionale și căldură
69. Predarea Dosarele nu sunt predate la arhiva S Scăzut
dosarelor la arhiva instituției la termenele legale
instituției Procesul verbal de predare-primire S Scăzut
nu îndeplinește condițiile de
conformitate
Procedura-P05: Analiza riscurilor

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE

Întocmit:
Avizat:
Data: 20.03.2012
Nr. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE
crt.
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de ocupare
RECRUTĂRII a funcţiilor publice, anexă la
PERSONALULUI Planul naţional de ocupare a 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcțiilor publice
funcţiilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcții prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor
4. Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor
Susţinerea concursurilor 5. Susținerea probei scrise
6. Susținerea probei interviu
Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
DREPTURILOR natură salarială
SALARIALE 10. Salariul de bază
CUVENITE
PERSONALULUI 11. Indemnizații de conducere
12. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

crt.
13. Sistemul de premiere
Modificarea drepturilor 14. Decizia de modificare a drepturilor salariale
salariale 15. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste 16. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
programul normal de lucru 17. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea
III. EVIDENȚIEREA PREZENTEI, acestuia
18. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor și
ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR concediilor
19. Utilizarea foilor colective de prezență
20. Evidența concediilor de odihnă
21. Evidența concediilor de medicale
22. Evidența concediilor de studii
IV. EVOLUȚIA CARIEREI PERSONALULUI 23. Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personalului
5

V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A 24. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională
PERSONALULUI
VI. DOSARELE PROFESIONALE 25. Norme și proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
26. Actualizarea dosarelor profesionale
VII. UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMULUI DE 27. Norme și proceduri privind utilizarea programului informatic de salarizare
SALARIZARE 28. Actualizarea salariilor
VIII FUNCȚIONALITATEA Evaluarea 29. Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic

SISTEMULUI INFORMATIC sistemului 30. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor
UTILIZAT PENTRU informatic 31. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte
GESTIUNEA RESURSELOR 32. Desemnarea personalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în
UMANE cadrul bazelor de date
33. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în
sistemul informatic
34. Instrucțiunile privind întreținerea/mentenanța programelor informatice

crt.
Siguranța în exploatare 35. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor
a sistemului informatic curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
36. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică asupra modificărilor operate în
sistemul informatic
Securitatea bazelor de 37. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor
date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ș.a.)
38. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
39. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
40. înregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a utilizatorilor
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 41. Norme și proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane
42. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
43. Predarea dosarelor la arhiva instituției

Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Întocmit:Paṣol Gabriela
Avizat:Florea Maria Magdalena
Data: 15.03.2012
Data: 20.02.2012
ETAPELE DOMENIUL ACTIVITĂȚI DURATA PERSOANELE LOCUL
DESFĂŞURĂRII
9
MISIUNII (H) IMPLICATE

Tema generală: Gestiunea resurselor 544
1. PREGĂTIREA 130
MISIUNII DE 1. Tipărirea și procesarea Ordinului de serviciu 2 Bacioiu Carmen DAPI
AUDIT 2. Tiparirea și procesarea Declarației de independență 2 Pașol Gabriela DAPI
3. Pregătirea și transmiterea Notificării privind declanșarea 2 Sălăvăstru DAPI
misiunii de audit intern către părțile interesate Cristina

4. Colectarea și prelucrarea informațiilor 40 Voicilă Bianca DAPI
Sălavăstru
Cristina AUDITAT
Uță Eduard
5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 Pașol Gabriela DAPI
6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40 Băcioiu Carmen DAPI
Pașol Gabriela
Uță Eduard
7. Elaborarea Tabelului puncte tari și puncte slabe 16 Voicilă Bianca DAPI
8.Întocmirea Programului de audit intern 4 Pașol Gabriela DAPI

DESFĂŞURĂRII
9

9.Intocmirea Notei și a Programului preliminar al intervenției 4 Băcioiu Carmen DAPI
la fața locului
10. Obținerea aprobării Notei și a anexelor acesteia: 4 Băcioiu Carmen DAPI
Colectarea și prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari și
puncte slabe și Programul intervenției la fața locului.
11. Planificarea și organizarea Ședinței de deschidere cu 4 Băcioiu Carmen DAPI
Direcția Resurse Umane AUDITAT
12. Redactarea Minutei ședinței de deschidere. Obținerea 4 Băcioiu Carmen AUDITAT
numelui persoanelor de contact și stabilirea unui loc pentru
desfășurarea activității de audit.
II. INTERVENŢIA 326
LA FAŢA LOCULUI OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 16 Pașol Gabriela AUDITAT
RECRUTĂRII PERSONALULUI intervenției la fața locului
1.2. Discutarea constatărilor cu șeful de serviciu 2 Pașol Gabriela DAPI
1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol Gabriela DAPI
1.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT

1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 8 Pașol Gabriela AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea Băcioiu Carmen
Notei centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 2. STABILIREA 2.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 16 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
DREPTURILOR SALARIALE intervenției la fața locului
CUVENITE PERSONALULUI 2.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 1 Sălăvăstru Cristina DAPI
departament Voicilă Bianca
2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Voicilă Bianca DAPI
2.4. Colectarea dovezilor 2 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 1 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea Voicilă Bianca
OBIECTIVUL 3. MODUL DE 3.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 10 Uță Eduard AUDITAT
EVIDENŢIERE A intervenției la fața locului Voicilă Bianca
PREZENTEI,ÎNVOIRILOR,RECUP 3.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 2 Uță Eduard DAPI
ERĂRILOR ȘI A CONCEDIILOR departament
3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Sălăvăstru Cristina DAPI
3.4. Colectarea dovezilor 4 Uță Eduard AUDITAT
DESFĂŞURĂRII
9

3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 2 Florea Maria AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea Magdalena
OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA 4.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 8 Pașol Gabriela AUDITAT
CARIEREI intervenției la fața locului
PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 2 Bădicioiu Carmen DAPI
departament
4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Pașol Gabriela DAPI
4.4. Colectarea dovezilor 4 Bădicioiu Carmen AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea
OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA 5.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 8 Uță Eduard AUDITAT
PROFESIONALA CONTINUA A intervenției la fața locului
PERSONALULUI 5.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 2 Uță Eduard DAPI
departament
5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Uță Eduard DAPI

5.4. Colectarea dovezilor 16 Uță Eduard AUDITAT
5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 8 Uță Eduard AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea
OBIECTIVUL 6. DOSARELOR 6.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT
PROFESIONALE intervenției la fața locului DAPI
6.2. Discutarea constatărilor cu șeful 2 Bădicioiu Carmen DAPI
dedepartament
6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT
6.4. Colectarea dovezilor 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT
6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT
vedere al conținutului și al formei și întocmirea DAPI
OBIECTIVUL 7. 7.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 10 Voicilă Bianca AUDITAT
UTILIZAREA CORECTĂ A intervenției la fața locului DAPI
PROGRAMULUI DE 7.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 2 Voicilă Bianca DAPI
SALARIZARE departament
7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Voicilă Bianca AUDITAT
7.4. Colectarea dovezilor 8 Voicilă Bianca AUDITAT
DESFĂŞURĂRII
9

7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 8 AUDITAT
OBIECTIVUL 8. 8.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 4 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
FUNCŢIONALITATEA intervenției la fața locului DAPI
SISTEMULUI INFORMATIC 8.2. Discutarea constatărilor cu șeful de 2 Sălăvăstru Cristina DAPI
UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA departament
8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
RESURSELOR UMANE
8.4. Colectarea dovezilor 8 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de 8 Sălăvăstru Cristina AUDITAT
OBIECTIVUL 9. 9.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul 4 Pașol Gabriela AUDITAT
ARHIVAREA intervenției la fața locului DAPI
DOCUMENTELOR 9.2. Discutarea constatărilor cu șeful de serviciu 2 Pașol Gabriela DAPI
9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT
9.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT

13. Planificarea și organizarea Ședinței de închidere 16 Pașol Gabriela AUDITAT
14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Pașol Gabriela AUDITAT
15. Concluzii 8 Pașol Gabriela DAPI
III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 84
16. Redactarea proiectului de Raport de audit 32 Florea Maria DAPI
intern
17. Revizuirea proiectului de Raport de audit 8 Florea Maria DAPI
intern Magdalena
18. Obținerea aprobării proiectului de Raport de 8 Florea Maria DAPI
audit intern de conducerea Serviciului Audit Magdalena
Public
19. Intern
Transmiterea proiectului de Raport de audit 2 Florea Maria DAPI
intern la auditat și solicitarea răspunsului asupra Magdalena
conținutului în 15 zile

DESFĂŞURĂRII
9

20. Planificarea și organizarea Reuniunii de 8 Pașol Gabriela AUDITAT
conciliere, dacă este cazul
21. Includerea în Raportul de audit intern a 8 Pașol Gabriela DAPI
aspectelor reținute din punctul de vedere al
22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Pașol Gabriela DAPI
23. Obținerea Raportului de audit intern 8 Pașol Gabriela DAPI
aprobat de conducerea instituției
24. Transmiterea recomandărilor aprobate către 2 Pașol Gabriela AUDITAT
IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR auditat 4
25. Inițierea procesului de urmărire 4 Pașol Gabriela DAPI

Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN LA FAŢA LOCULUI
Data: 02.04.2012
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata Nr. test Nr. lista Auditori
crt (h) verificare
.

1. Fundamentarea proiectului Planului de - Analiza notelor de DRU 8 T1 LV 1
ocupare a funcțiilor publice fundamentare privind propunerile
transmise de structurile în teritoriu
2. Statul de funcții prevede posturile ce - Verificarea legalizării sau DRU 4 T2 LV 2

urmează a se ocupa prin concurs certificării copiilor documentelor;
3. Corespondența pentru solicitarea - Analiza respectării modului de
organizării concursurilor organizare al concursurilor;
4. Dosarele candidaților pentru ocuparea - Eșantionul va fi constituit din
posturilor dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004, reprezentând 100%
5. Susținerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale DRU 2 T3 LV 3

privind susținerea probei scrise
6. Susținerea probei interviu - Examinarea Proceselor verbale

privind susținerea probei interviu
- Eșantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate în
2004
7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire DRU 2 T4 LV 4

cele 6 dosare profesionale ale

candidaților admiși în anul 2004
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata Nr. test Lista
(h) verificare
crt
.
9. Procedurile scrise privind acordarea - Chestionarea managementului - DRU 2
drepturilor salariale CCI
10 Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor DRU 10 T5 LV 5

salariale înscrise în carnetul de muncă,
dosarele profesionale și statele de plată
11 Indemnizații de conducere
12 Sporul pentru orele lucrate pe timp de

noapte
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata Nr. test Lista Auditori
(h) verificare
crt
.
anul 2004 Sǎlǎvǎstru Cristina
13 Decizia de modificare a drepturilor - Analiza diminuărilor salariale DRU 2 T6 LV 6 Voicilǎ Bianca
salariale
- Verificarea operării în sistemul
informatic a diminuărilor salariale ca

14 Comunicarea deciziei de modificare a
drepturilor salariale urmare a sancțiunilor
documentele celor 7 salariați sancționați
în anul 2004
15 Fundamentarea timpului lucrat peste - Verificarea aprobării efectuării muncii DRU 2 T7 LV 7 Uțǎ Eduard
programul normal de lucru peste programul normal de lucru
- Existența Registrului special de evidență
a timpului prestat peste programul normal
de lucru
16 Evidența timpului lucrat peste programul - Analiza stabilirii compensării muncii
normal de lucru și recuperarea acestuia efectuate peste programul normal de
lucru
informațiile pe lunile aprilie și decembrie
pentru 4 direcții din cele 10 ale entității,
respectiv 40%
Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR
(h) verificare
crt
.
17 Norme și proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise privind DRU 1 - - Sǎlǎvǎstru Cristina
evidență a prezenței, completarea și transmiterea foilor de
învoirilor,recuperărilor și concediilor prezență colectivă

17 Utilizarea foilor colective de prezență - Eșantionul va fi constituit din DRU 8 T8 LV 8 Florea Maria
informațiile pe lunile aprilie și decembrie Magdalena
pentru 4 direcții din cele 10 ale entității,
respectiv 40%
- Verificarea modului de evidențiere al
prezenței în foile colective
19 Evidența concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidențiere al Sǎlǎvǎstru Cristina

concediilor de odihnă
20 Evidența concediilor medicale - Verificarea modului de evidențiere al

concediilor medicale
21 Evidența concediilor de studii - Verificarea modului de evidențiere al DRU 1 Florea Maria

concediilor de studii Magdalena
Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
(h) verificare
Crt

22 Concordanța obiectivelor entității cu - Punerea de acord a planurilor de DRU 8 T9 LV 9
evoluția carierei personalului pregătire profesională cu obiectivele Sǎlǎvǎstru Cristina
entității
- Analiza concordanței
documentelor (programe, decizii,
dispoziții) cu atribuțiile din fișele
posturilor
- Eșntionul va fi constituit dintr-un
procent de 3% din totalul dosarelor
profesionale din entitate
Obiectivul V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI
(h) verificare
Crt
.
23 Planurile strategice și anuale de - Evaluarea atribuțiilor din fișele DRU 8 T 10 LV 10 Sǎlǎvǎstru Cristina
pregătire profesională posturilor
- Verificarea fundamentării planurilor
profesionale de pregătire
- Interviu adresat șefului Serviciului RU
Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

(h) verificare
Crt
.
24.Norme și proceduri referitoare la- Verificarea conținutului dosarelor DRU 8 T 11 LV 11 Florea Magdalena
gestionarea dosarelor profesionale profesionale Bǎcioiu Carmen

25.Actualizarea dosarelor profesionale - Eșantionul va fi realizat dintr-un procent
de 10% din totalul dosarelor profesionale
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
(h) verificare
crt
.26.
Manuale de operare și utilizare a - Examinarea manualului de utilizare a Paṣol Gabriela
sistemului informatic sistemului informatic
- Analiza instrucțiunilor de utilizare a
- Examinarea adaptării sistemului
27 Adaptabilitatea sistemului informatic la informatic la necesitățile utilizatorilor DRU 8 T 13 LV 13 Florea Maria
cerințele utilizatorilor - Verificarea existenței unui subsistem Magdalena
de control asupra corectitudinii datelor
introduse în sistemul informatic
28. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea informațiile privind 3 salariați din cadrul Paṣol Gabriela
tranzacțiilor autorizate și corecte compartimentului
- Interviu adresat persoanelor responsa-
bile cu operarea și controlul
operațiunilor de gestiune a resurselor
umane
29 Desemnarea personalului cu atribuții - Verificarea fișelor de post și deciziile de DRU 2 - - Băcioiu Carmen
privind utilizarea aplicațiilor și operarea numire ale personalului responsabil cu
în cadrul bazelor de date utilizarea aplicațiilor și operarea în
cadrul bazelor de date
30. Sistemul de pregătire profesională a - Analiza documentelor privind DRU 2 - - Băcioiu Carmen
personalului implicat în operarea în programele de pregătire profesională a
sistemul informatic personalului implicat în operarea în
sistemul informatic

31. Instrucțiunile privind întreținerea - Examinarea procedurilor privind DAI 2 - - Paṣol Gabriela
programelor informatice întreținerea programelor informatice
Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata Nr. test Lista Auditori
(h) verificare
crt
.
32 Utilizarea echipamentelor de prevenire a - Analiza instrucțiunilor privind utilizarea DRU 4 T 14 LV 14 Sǎlǎvǎstru Cristina
fluctuațiilor sau întreruperilor curentului echipamentelor și instalațiilor pentru
electric (UPS, modulatoare de tensiune realizarea exploatării în siguranță a
s.a.) sistemului informatic
- Inspecția fizică pe teren a
echipamentelor de prevenire a
fluctuațiilor sau întreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune)
- Intervievarea privind examinarea manu-
alului de utilizare și dotarea sistemului cu
echipamente auxiliare, adresat salariaților
care utilizează sistemul informatic
33. Instruirea utilizatorilor și informarea Analiza sistemului de instruire și DRU 2 - -

sistematică asupra modificărilor operate informare sistematică asupra modifi-
în sistemul informatic cărilor operate în sistemul informatic
34. Existența unui sistem de - Verificarea sistemului și a procedurilor DRU 8 T 15 LV 15 Voicilă Bianca
prevenire/detectare a accesărilor și pentru asigurarea securității bazelor de
modificărilor neautorizate ale bazelor de date
date (parole, programe antivirus ș.a.) - Analiza sistemului de parole de acces
35 Sistemul modificării periodice a în sistemul informatic
parolelor de acces - Observarea fizică a sistemului de
36. Actualizarea programelor antivirus, prevenire și detectare a accesărilor și
antispyware, firewall modificărilor în sistem sau a

Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durat Nr. test Lista Auditori
a verificare
crt (h)
.
40.Înregistrările intrărilor și ieșirilor din transmiterilor neautorizate ale bazelor Sǎlǎvǎstru Cristina
sistem a utilizatorilor de date
- Examinarea programelor antivirus,
antispyware, firewall
- Eșantionul se va constitui din
administrator și utilizatorii sistemului
informatic din cadrul DRU, care au în
dotare 5 calculatoare
- Intervievarea salariaților din cadrul DRU
privind securitatea sistemului informatic
Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

(h) verificar
crt e
.
41. Norme și proceduri privind arhivarea - Analiza respectării prevederilor DRU 4 T 16 LV 16 Voicilă Bianca
documentelor rezultate din activitatea procedurale privitoare la activitatea de
de gestiune a resurselor umane arhivare
42. Desemnarea personalului responsabil - Intervievarea directorului DRU privind
privind arhivarea documentelor respectarea cadrului normativ referitor la
43. Predarea dosarelor la arhiva instituției arhivarea documentelor

Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE
MINUTA ŞEDINȚEI DE DESCHIDERE

Întocmit: Paṣol Gabriela, Băcioiu Carmen, Sălăvăstru Cristina
Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 27.03.2005
A. Lista participanţilor ____________________________________________________________
Numele Funcţia
9 Direcţia/
9 Nr. E-mail Semnătura
Serviciul telefon
Florea Maria Magdalena Auditor Șef DAPI 0743210332
Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 0761259369
Paṣol Gabriela Auditor DAPI 0744659789
Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 0721963147
Voicilă Bianca Auditor DAPI 0735258741
Uṭă Eduard Auditor DAPI 0768789654
Ghigheci Claudia Director Departamentul 0731123789
Resurse Umane
Ruset Claudia Inspector Departamentul 0734654987
Resurse Umane
Crăcea Bianca Inspector Departamentul 0735012457
Resurse Umane
Negoita Ion Inspector Departamentul 0769852074
Resurse Umane
B. Stenograma şedinţei
În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:
-Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;
-Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează
a fi realizate, după analizele de risc efectuate.
În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:
- Activitatea privind activitatea Departamentului Resurse Umane reprezintă o zonă cu risc;
- Complexitatea activității Departamentul Resurse Umane și neatractivitatea nivelului
salariului pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuația mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării
de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru
realizarea acestor proceduri
-condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de
lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii,
informarea sistematică asupra constatărilor;
- data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit). Recomandările
formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura
auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendarului implementării și persoanelor răspunzătoare cu
implementarea recomandărilor.
Auditori Auditaṭi
Florea Maria Magdalena Ghigheci Claudia
Băcioiu Carmen Ruset Claudia
Paṣol Gabriela Crăcea Bianca
Sălăvăstru Cristina Negoita Ion
Voicilă Bianca
Uṭă Eduard


LISTA DE VERIFICARE NR 1
Misiunea de audit : Activitatea Departamentului Resurse Umane

Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011
Intocmit de :Sălăvăstru Cristina
Avizat: Florea Magdalena
Data:27.03.2012
Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice:

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de X
perspectiva ale entităţii?
- există o fundamentare detaliată a planului? X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Fundamentarea
proiectului
- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea X Atribuţiile postului
profesională necesare postului?
- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate? X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ X

subobiectivului?
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Nu există lista
activităţilor
- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare -
(check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar
controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi
semnate
(check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar
controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate
şi semnate


(check-list), care nu respectă în totalitateprevederile legale şi nici nu
sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate
- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare -
(check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi
nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate
-se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri? X Nu se elaborează
- examinarea procedurilor: check-list-uri
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică? -
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt -
cunoscute, dar nu se aplică?
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt -
cunoscute?
- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi -
nu sunt cunoscute?
- există proceduri de lucru X
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X Nu există proceduri
Organizarea concursurilor
- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea X Există, dar nu sunt
concursurilor? formalizate
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X
- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea X
sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în
fişa postului:
- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din
fişele postului
- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile
din fişele postului
- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea X
competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din
fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea
competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile
din fişele postului;
- există proceduri?/ (nu există proceduri?)
- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului
- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea X
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X
- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele procesului X


de recrutare?
- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după X Statul de funcţii
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilor
Susţinerea concursurilor
- există un sistem privind susţinerea concursurilor? X Există, dar nu sunt
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Deciziile de numire
- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea X
deciziilor de numire?
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X
- există stabilită persoană responsabilă? X
- respectaţi principiul dublei semnături? X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţi
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salarială
- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură X Există dar nu sunt
salarială? formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X
- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi X
actualizarea procedurilor?
subobiectivului?
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
Modificarea drepturilor salariale
- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind X Există, dar nu este
modificarea şi comunicarea drepturilor salariale? formalizat
- există stabilită persoana responsabilă? X
- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului
subobiectivului?
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru


Departamentul Audit Public Intern
TESTUL NR 1
Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane

OBIECTL TESTULUI
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice
OBIECTIVELE TESTULUI
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice transmise de
structurile subordonate entităţii
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din
totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a
adăugat centrala entităţii publice.
Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite
prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:
• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din
subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
conţinutul acestora, termene ş.a.;
- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;
- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.
• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a
planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală
elementele testate.
CONSTATARI
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de fundamentare
transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie
conform cadrului legal.
CONCLUZII
In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data :15.03.2012 Auditor intern,
Oprea Gabriela

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 1
Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane

PROBLEMA
Nestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare
specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii
similare din străinătate.
CONSTATARE
Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că nu a fost
stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată
în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din
străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a
funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20
alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).
CAUZE
- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în
elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice;
- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor
publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;
- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru
absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional
de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;
CONSECINŢE
- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia

publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate,
datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ;
-Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.
RECOMANDĂRI
- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a
funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;
- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu
Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Oprea Gabriela Florea Magdalena Salavastru Cristina

Nr. Activitatea de audit

crt. DA NU OBS.
1 Organizarea concursurilor
1.1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
necesare organizării concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
d) oferirea unor exemple în acest sens; - -
e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei - -
contestaţiilor;
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -
1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale - -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a - -
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii, constituirea
comisiilor, publicarea anunţului de concurs, constituirea dosarelor
candidaţilor, întocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor şi
soluţionarea contestaţiilor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi
ale termenelor aferente;

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem - -
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi
informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -

crt. DA NU OBS.
1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele - -
posturilor
1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -
responsabilităţi în organizarea concursurilor
1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5 Verificarea existenţei documentelor obligatorii:
a) copia actului de identitate - -
b) formularul de înscriere - -
c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă efectuarea - -
unor specializări
d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care să ateste - -
vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate
e) cazierul judiciar - -
f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -
g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale sau, - -
după caz, recomandarea de la ultimul loc de muncă
h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste că nu - -

a desfăşurat activităţi de poliţie politică
i) completarea formularului de înscriere - -
1.6. Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii Test nr. 2
de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5. X Liste de control
Centralizatorul
privind modul de
organizare al
concursurilor
1.7 Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de Test nr. 2
organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, X
conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X - Liste de control
b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a Centralizatorul
concursurilor; X privind modul de
c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X organizare al
d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de concursurilor
zile înaintea desfăşurării concursurilor; X
e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la
publicare; X
f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X
1.8 Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost
verificate: X

crt. DA NU OBS.
a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare
X
b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5
zile lucrătoare; X
c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor r
selectate; X k.
d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele cuprinse în -
Procesul verbal;
e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în Procesul verbal - -
de selecţie a dosarelor.
1.9 Verificarea contestaţiilor: - - Nu
a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -
b) examinarea contestaţiilor; - -
c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul instituţiei. - -
1.10 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data:15.03.2012 Auditor intern,

Bacioiu Carmen

TEST NR 2
Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane

OBIECTUL TESTULUI
Modul de organizare al concursurilor
OBIECTIVUL TESTULUI
Examinarea dosarelor candidaţilor
DESCRIEREA TESTULUI
În anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost
constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca
fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa
dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:
• Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul
comisiei de concurs, prezentate lapct. 1.5.;
• Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.),
implică verificarea:
- existenţei posturilor în statul de funcţii;
- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a
concursurilor;
- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;
- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial.cu.cel puţin 30 de zile
înaintea,desfăşurării concursurilor;
- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;
- îndeplinirii condiţiilor de vechime.
• Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:
- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;
- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile
lucrătoare;
- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care,ulterior au
fost preluate într-un Centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală
elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare, prezentate în
anexă.
CONSTATARI
Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a
constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii
legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de
concurs.
CONCLUZII
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 2
Misiunea de audit: Activitatea Departamentului de Resurse Umane

Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011
PROBLEMA
Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele
candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice
CONSTATARI
Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate
sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul
de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante,
candidaţii trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de
organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt
certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE
- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a
funcţiilor publice;
- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea
organizării concursurilor.
CONSECINŢE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile
prevăzute de lege;
- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile
din dosarul de concurs şi documentele originale;
- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar
al celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.
RECOMANDĂRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a
persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-
un proces verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea
concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi
responsabilităţile personale.
Salavastru Cristina Florea Magdalena Voicila Bianca

Nr crt
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS
1 Susţinerea concursurilor
1.1 Examinarea procedurii privind susţinerea

concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin
procedură a activităţilor aferente susţinerii
concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele - -
competente;
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor - -

pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a - -
modelelor;
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a - -

contestaţiilor;
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a - -
contestaţiilor;
h) cuprinderea modului de comunicare a - -
rezultatului analizei contestaţiilor;

i) existenţa componentei de actualizare a - -
procedurii.
1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern - -
în punctele cheie ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei - -
semnături;
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru
comisia de organizare a concursurilor,
respectiv în fazele de susţinere a probei scrise,
a probei orale, notarea probelor, anunţarea - -
rezultatelor şi soluţionarea eventualelor
contestaţii în fazele de întocmire, avizare,
aprobare şi ale termenelor aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor - -
într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării
modelelor de formulare şi informaţiile
activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu - -

fişele posturilor
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către - -
persoanele cu responsabilităţi în organizarea
şi susţinerea concursurilor
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către - -
responsabilii acestora:
b) constată disfuncţionalităţi în timpul - -

aplicării practice?
c) există propuneri de perfecţionare a - -
procedurii?
1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: TEST NR 3
X
a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a
realizat pe baza bibliografiei de concur X
b) stabilirea a două variante a câte trei X
subiecte
c) pentru testele grilă numărul subiectelor
este de 3 ori mai mare decât numărul celor X Liste de control
stabilit pentru fiecare test grilă nr 1-6
d) seturile de subiecte au fost semnate de
către toţi membrii comisiei de concurs X

e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila
instituţiei X Centralizatorul
f) lucrările de concurs au fost redactate doar privind
sustinerea
pe seturile de hârtie asigurate de DRU X
probelor scrise
g) lucrările de concurs poartă ştampila pe
fiecare filă, în colţul din stânga sus X
h) asigurarea confidenţialităţii numelor
candidaţilor X
i) candidaţii care au predat lucrările de
concurs au semnat în borderoul special X
j) semnarea procesului verbal de către toţi
membrii comisiei X
1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR 3
a) proba de interviu a fost susţinută în termen
de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei X
scrise Liste de control
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a nr 7-12
realizat pe baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la Centralizatorul
interviu în anexa la Procesul verbal; X privind
d) întocmirea procesului verbal la finalizarea sustinerea
probei interviului; X probelor
e) stabilirea planului interviului; X interviu
f) semnarea procesului verbal de către toţi
membrii comisiei. X
1.7. Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale întocmite - -
- analiza baremurilor şi notelor acordate două - -

probe
- verificarea candidaţilor admişi privind
obţinerea la punctajul final a cel puţin 100 de - -
puncte şi minim 50 de puncte la fiecare probă
1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum - -
3 zile de la data susţinerii probelor
1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor - -
formulate
1.10. Analiza modalităţii de arhivare a - -
documentelor

Data: 16.03.2012 Auditor intern,

Salavastru Cristina

LISTA DE VERIFICARE NR.4
Nr crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1 Deciziile de numire
1.1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea deciziilor:
1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a - -
activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de numire:
b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
obiectivului;
d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire; - -
g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire. - -
h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele - -
cheie ale procesului;
1.1.3. 1.1.3 Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. 1.1.4Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi - -
comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare,
aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. 1.1.5Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem - -
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare
şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării. - -

1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor
1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale
candidaţilor admişi în urma concursului:
1.5.1. 1.5.1 Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: X TEST NR 4
a) denumirea funcţiei de încadrare X - Liste de control
b) temeiul legal al numirii X Centralizator
c) numele funcţionarului public X privind
d) data de la care urmează să exercite funcţia publică X
e) drepturile salariale X
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

crt.
f) locul de desfăşurare a activităţii X emiterea deciziilor
g) semnătura ordonatorului de credite X de numire
h) ştampila instituţiei X
1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei - -
de numire
1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei - -
fişei postului, anexă la decizia de numire
1.6 Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la - -
data la care candidatul a fost declarat admis
1.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -
Data, Auditor intern,

15.05.2012 Salavastru Cristina

Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.Crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Stabilirea elementelor de natura salariala
1.
Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natura salariala
1.1
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor -
aferente stabilirii elementelor de natură salarială: - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -
obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -
f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor salariale în fazele - -
de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -
responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5
a) salariului de bază X - Liste de
b) indemnizaţiei de conducere X control
- Centralizator
c) sporului pentru complexitatea în muncă X privind sabilirea
d) sporului de vechime în muncă X elementelor de
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X natură salarială
f) salariului de merit X
g) sistemului de premiere X
1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -
Data: Auditor intern,


TEST NR 5
Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane

OBIECTUL TESTULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
OBIETIVELE TESTULUI
Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum
urmează:
- salariul de bază;
- indemnizaţia de conducere;
- sporul pentru complexitate în muncă;
- sporul de vechime în muncă;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit.
In acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu
drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă
salarială, prezentate în anexă.
CONSTATARI
Din testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform
Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat
acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A,
clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică
faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, ... este cel
prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, ..., clasa I, gradul 3.
Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării
conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au
fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
CONCLUZII
In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.
Data, Auditor intern, Supervizor,
19.05.2012 Voicila Bianca Florea Magdalena

FISA DE INDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 5
Misiunea de audit:Activitatea departamentului Resurse Umane

PROBLEMA
Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru
ocuparea funcţiilor publice de execuţie.
CONSTATARI
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana
autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.
Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma
organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronată a
salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În
conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind
reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi
completări prin Legea nr. 228/2003.
CAUZE
- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin
decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.
CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;
- Inexistenţa unor proceduri adecvate.
RECOMANDĂRI
- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a
resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice
activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a
responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi
gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

Salavastru Cristina Florea Magdalena Oprea Gabriela

Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

crt.
1 Modificarea drepturilor salariale
1.1 Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:
1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale:

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; - -
d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -
f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale - -
procesului;
1.1.3. 1.1.3Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. 1.1.4 Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea - -
şi,comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire,
avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, - -
respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile
1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2 Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -

1.3 responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor
salariale
1.5 Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale - -
1.6 Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în - -
muncă
1.7 Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor - -
anual
Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor: X Test nr. 6
1.8
a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul - Liste de control
entităţii publice; X Centralizator
b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a Privind
drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină.
X
1.9 Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele posturilor cu - -

cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională
1.10 Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor - Liste de
salariale X control
1.11 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea
sumelor -Centralizator
X privind
diminuarea
drepurilor
salariale
1.12 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -


Obiectivul II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Nr.
crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
1.1 Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul
normal de lucru:
aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste programul
normal de lucru:
b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul - -

normal de lucru;
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; - -
d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a - -

muncii efectuate peste programul normal de lucru;
e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate - -

peste program;
f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce va fi recuperat; - -
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -


procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi - -
evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente
fiecărei faze;
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat
peste programul normal de lucru

1.5 Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru X Test nr. 7
1.6 Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor Lista de
prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine X control
evidenţa acestuia pentru fiecare salariat
1.7 Verificarea completării sistematice a Registrului special de prezenţă Lista de
pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru X control
1.8 Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul Test nr. 7
normal de lucru, respectiv: X
a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în
următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia X
b) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui Lista de
spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este X control
posibilă
c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie
mai mic de 75% din salariul de bază X
1.9 Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore - -
pe săptămână, inclusiv orele suplimentare


TEST NR 7
Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane
OBIECTUL TESTULUI
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei
Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia
Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii
existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de
lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-
1.8, pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:
- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;
- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal
de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste
programul normal de lucru pentru fiecare salariat;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile;
- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de
bază.
Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul
normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.
CONSTATARI
Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;
- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin
înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste
programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu- se
posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;

CONCLUZII
în baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.
Data: 19.05.2012 Auditor intern, Supervizor,

Uta Eduard Florea Magdalena

FOAIE DE LUCRU NR 7
La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un
eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:
-stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33;
-constituim din populatia statistica 465 dosare,esantionul resprezentand un numar de 15 dosare prin
aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numarul 1,rezultand o serie a dosarelor cu numerele 1,34....463.
-esantionul astfel constituit va fi verificat integral;
-in urma verificarii efectuate se va intocmi un test.



LISTA DE CONTROL
privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii
Elemente Aprobarea Existenţa Registrului Completarea sistematică Compensarea orelor Compensarea orelor Acordare a unui
testate efectuării muncii special de evidenţă a a Registrului special de de muncă de muncă spor pentru munca
Direcţiile peste programul timpului lucrat.peste evidenţă a timpului lucrat suplimentară prin suplimentară prin suplimentară, care
9 normal de lucru programul normal peste programul normal timp liber echivalent adăugarea unui spor la să nu fie mai mic de
testate de lucru de lucru pentru fiecare în următoarele 30 de salariu când 75% din salariul de
salariat zile compensarea cu timp bază
liber echivalent nu
este posibilă
Martie 2011:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Mai 2011:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Data 20.05.2012 Auditor intern,Uta Eduard


OBIECTIVUL III.SITUATIA PREZENTEI,INVOIRILOR,RECUPERARILOR SI CONCEDIILOR
crt.
1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor
1.1 Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi
concediilor:
aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi concediilor de
odihnă, medicale şi de studii:
b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor; - -

d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor de odihnă; - -
e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor; - -

f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale în situaţia - -
învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii;
g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce urmează a fi recuperat - -

sau diminuarea corespunzătoare a drepturilor salariale;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea - -
învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în fazele de
întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, - -

respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile
1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi - -

în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă,
medicale şi de studii
a) consideră procedura corespunzătoare?
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA OBS.
crt. NU
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?
1.5 Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X Test nr. 8
a) utilizarea formularelor tipizate X

Lista de
control
b) respectarea principiului dublei semnături X
c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de X

prezenţă X
1.6 Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor:
a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -
b) modul de compensare a învoirilor - -
c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -
d) aprobarea învoirilor - -
1.7 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă: X Test nr. 8
a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X
b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală X Lista de

control
c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu concordă cu X
1.8 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medicale X Test nr. 8
a) conformitatea certificatelor medicale X
b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele din foile colective de X Lista de

prezenţă control
c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele X
medicale

1.9 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii
a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă - -
b) respectarea prevederilor contractelor individuale de muncă - -

1.10 Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele - -
funcţiei
Data, Auditor intern,

20.5.2012 Uta Eduard


TEST NR 8
Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane

OBIECTUL TESTULUI
Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor recuperarilor si concediilor .
Verificarea sistemului foilor colective de prezenţă.
Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă
Verificarea evidenţei concediilor medicale
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a
Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia
Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre
relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru
pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8.,
pentru lunile februarie şi august 2004.
Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale,
comportă următoarele verificări:
• evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:
- utilizarea formularelor tipizate;
- respectarea principiului dublei semnături;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.
• evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:
- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;
- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;
- existenţa justificării neconcordanţei.

• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:
- conformitatea certificatelor medicale;
- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;
- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.
CONSTATARI
În urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de
odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:
- neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi DGIE,
respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu conţin rubricile
prevăzute de cadrul normativ;
- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE.
CONCLUZII
În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8.
Data:21.05.2012 Auditor intern Supervizor

Uta Eduard


LISTA DE CONTROL
PRIVIND EVIDENTA PREZENTEI,CONCEDIILOR DE ODIHNA SI CONCEDIILOR MEDICALE LA DPA,DA,DRU SI DGIE
Elemente EVIDENŢIEREA PREZENTEI CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE
testate 9
Structuri
testate
Utilizarea Respectarea Datele preluate în Existenţa Concordanţa Existenţa Conformitatea Perioadele din Datele preluate
formularelor principiului statul de plată planificarii efectuării justificării certificatelor certificate în statul de
tipizate dublei corespund cu cele anuale concediilor neconcordanţ medicale corespund cu plată
semnături din foile colective cu ei cele din foile corespund cu
de prezenţă planificarea colective de cele din
anuală prezenţă certificatele
Februarie 2011: medicale
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X
August 2011:
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X
Data:21.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard

OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1. Evoluţia carierei personalului
1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea şi promovarea în
cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor aferente evaluării şi promovării în
cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
obiectivului;
c) precizarea modalităţii de evaluare şi promavare în cadrul - -
funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului;
d) oferirea unor exemple în acest sens - -

e) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele - -

cheie ale procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea şi - -
promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
a personalului, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi
soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor
aferente fiecărei faze;

formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele - -
cu responsabilităţi în evaluarea şi promovarea în cadrul
funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului
1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii

acestora:
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
practice?
1.5 Analiza respectării criteriilor de promovare în cadrul
a) evaluarea anuală a funcţionarilor din ultimii 2 ani; - -
b) lipsa sancţiunilor pe ultimii 2 ani; - -
c) vechimea pe funcţie; - -
d) alte criterii stabilite de conducerea entităţii publice - -
1.6 Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu X Test nr. 9
1.7 Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile X Test nr. 9
a) existenţa fişelor de evaluare a personalului; X Lista de control
b) completarea fişelor de evaluare a personalului; - -
c) semnarea fişelor de evaluare, atât de evaluatori, cât şi - -
d) corespondenţa criteriilor de evaluare din fişa de - -
e) existenţa fişelor postului la dosarul profesional - -
f) completarea fişelor postului; - -
g) semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere; X Lista de control
h) corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile X
i) actualizarea periodică a fişelor postului. X


TEST NR 9
Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane

OBIECTUL TESTULUI
Evolutia carierei personalului
Evaluarea concordantei dintre obiectivele entitatii ssi structura fiselor de post ale personalului.
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în fişele
posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând 14 fişe ale
posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de lucru, prezentate în
anexă.
Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de
verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:
-Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;
-Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:
- existenţa fişelor de evaluare a personalului;
- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;
- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii
din care face parte salariatul;
- actualizarea periodică a fişelor postului.
Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa-obiectivelor entităţii cu
atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.
CONSTATARI
Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului
cuprinse în fişele posturilor.
CONCLUZII
În acest caz nu se va elabora FIAP NR 9.

Uta Eduard Florea Magdalena


FOAIA DE LUCRU
OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI
Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii
procedurii astfel:
• populaţia 90 dosare profesionale;
• eşantionul de 5% =dosare
• stabilim pasul de selecţie, astfel: 90:5 = 18
• eşantionul va cuprinde următoarele 5 dosareprofesionale selectate din populaţia totală:
18, 36, 54, 72,90.
• eşantionul constituit va fi verificat integral;
• în urma verificării efectuate se va întocmi un test.
Auditor, In prezenta,
Salavastru Cristina Ghigheci Claudia



LISTA DE CONTROL
PRIVIND CONCORDANTA DINTRE OBIECTIVELE EBTITATII SI STRUCTURA FISELOR DE POST
Elementele testatePunerea de acord a Existenţa fişelor de Semnarea fişelor Corespondenţa sarcinilor Actualizarea
planurilor de evaluare a postului de salariaţi din fişa postului cu sarcinile periodică a fişelor
pregătire personalului şi conducere stabilite prin ROF în postului
Elementele profesională cu competenţa structurii din
eşantionului obiectivele entităţii care face parte salariatul
9
01 - 18 X X X X X
02 - 36 X X X X X
03 - 54 X X X X X
04 - 72 X X X X X
05 - 90 X X X X X
Data:21.05.2012 Auditor Intern,

Salavastru Cristina

OBIECTIVUL IV.PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI
crt.
1 Pregătirea profesională continuă a personalului
1.1 Examinarea procedurii privind pregătirea profesională a personalului:
aferente pregătirii profesionale a personalului:
f) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
h) precizarea modalităţii de pregătire profesională continuă a - -
personalului;
i) oferirea unor exemple în acest sens; - -
j) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale - -
procesului;
1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a - -
personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a
contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze;
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
1.2 Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor X - Interviu
responsabilităţi în pregătirea profesională
d) consideră procedura corespunzătoare? - -
e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
f) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5 Verificarea fundamentării planurilor de pregătire profesională X - Interviu
1.6 Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu - -
obiectivele entităţii
1.7 Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de pregătire ale - -
fiecărui salariat
1.8 Analiza sistemului indicatorilor de performanţă - -

crt.
1.9 Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de - -
elaborare a sistemului indicatorilor de performanţă


OBIECTIVUL VI.UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMELOR DE SALARIZARE
Nr. Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
1. Gestionarea dosarelor profesionale
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale:
b) precizarea modalităţii de gestionare a dosarelor profesionale; - -

d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse în dosarele - -
profesionale;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea - -
dosarelor profesionale;
f) precizarea elementelor ce asigură securitatea dosarelor - -
profesionale;
g) oferirea unor exemple în acest sens; - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale - -

procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor - -
profesionale;
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale



crt.
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele - -
profesionale
1.6. Verificarea conţinutului dosarelor profesionale X Test nr. 11
a) nume şi prenume X
b) data şi locul naşterii X
c) starea civilă X
d) numele copiilor şi data naşterii X
e) siuaţia miliară X
f) pregătirea profesională X
g) cazierul judiciar X - Listă de

control
h) cazierul administrativ X privind modul
de evidenţă al
i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X
dosarelor
profesionale
j) copii de pe carnetul de muncă X
k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a X

desfăşurat activităţi de poliţie politică
l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. X
m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani X
n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X
o) Decizia de numire X
p) fişa postului X
1.7. Analiza modalităţii de arhivare - -

Voicila Bianca


TEST NR 11
Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane

OBIECTUL TESTULUI
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale functionarilor publici
Constituirea dosarelor profesionale
DESCRIEREA TESTULUI
Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza
unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale,
conform foii de lucru anexate.
Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii stabilite
prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume:
- nume şi prenume
- data şi locul naşterii
- starea civilă
- numele copiilor şi data naşterii
- situaţia militară
- pregătirea profesională
- cazierul judiciar
- cazierul administrativ
- funcţia, categoria, clasa, gradaţia
- copii de pe carnetul de muncă
- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie
politică
- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.
- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fişa postului
Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control
privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.

CONSTATARI
In general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa dosarelor
profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că
acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi
necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici.
In urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al
dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:
• Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431;
• Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321;
• Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241.
CONCLUZII
In baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 11.

Uta Eduard



LISTA DE CONTROL
PRIVIND MODUL DE EVIDENTA A DOSARELOR PROFESIONALE
ESANTION 17 27 37 47 57 67 77 87 97 107 117 127 137 14 157 167

7
ELEMENTE TESTATE
Nume si prenume X X X X X X X X X X X X X X X X
Data si locul nasterii X X X X X X X X X X X X X X X X
Stare civila X X X X X X X X X X X X X X X X
Situatia militara X X X X X X X X X X X X X X X X
Pregatire X X X X X X X X X X X X X X X X
profesionala
Cazier judiciar X X X X X X FIAP X X X X X X X X FIA
P
Cazier administrativ X X X X X X X X X X X X X X X X
Declaratii de politie X X X X X X X X X X X X X X X X
politica
Declaratii de avere X X X X X X X X X X X X FIA X FIAP X
P
Cereri concediu X X X X X X X X X X X X X X X X
odihna pe ultimii 3
ani
Copii carte de X X X X X X X X X X X X X X X X
identitate
Decizia de numire X X X X X X X X X X X X X X X X
Fisa postului X X X X X X X X X X X X X X X X


OBIECTIVUL VIII.FUNCTIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATOC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
crt.
1. Evaluarea sistemului informatic

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: X Interviu
1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic în X
activitatea de gestiunea a resurselor umane:
a) existenţa manualului de instrucţiuni; X
b) completitudinea manualului de instrucţiuni; X
c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele X

competente;
d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a sistemului X FIAP nr. 13
informatic;
e) oferirea unor exemple în acest sens. X
1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele cheie ale _ -

1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de - -
1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de - -
operare şi consultare în sistemul informatic
1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în domeniu - -
1.1.6. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în domeniu - -

asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a resurselor
umane
1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor - -
1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual de către - -

persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului informatic de
1.4. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor X Interviu
privind:

crt.

a) există un număr suficient de manuale? X FIAP nr. 13
b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare? X
c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? X
d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii? X
e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse? X
1.5. Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de - -

specialitate
1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcţie - -
de nivelul de control exercitat asupra datelor?
1.7. Verificarea în cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13
- existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor X
introduse;
- existenţei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de X
control.
1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesităţile - -
utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete,
compact discuri, DVD-uri ş.a.)

Uta Eduard

TEST NR. 12


Obiectul testului:
Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemului
de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.
Descrierea testului
Auditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia de
gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.
Testul s-a efectuat astfel:
- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumele
salariatului;
- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,
practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.
Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcă
eronate sau duble.
Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privind
corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.
Constatări
Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are
prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de
reacţie a acestuia la introducerea datelor.
Concluzii
Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.

Uṭă Eduard Florea Maria Magdalena
INTERVIU
privind existența unui număr suficient de manuale de instrucțiuni, actualizarea acestora (1.1) și gradul de
adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)
adresat
salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU


Nr. ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII
crt. 9
1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? X Lista de
verificare nr. 12
poz. 1.1.
2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X
3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de

utilizare
4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcției dumneavoastră se desfășoară X
pe baza instrucțiunilor din manual?
5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesitățile utilizatorilor X Lista de
verificare nr. 12,
poz. 1.4. Parțial
6. Aplicația pe care o utilizați permite preluarea și prelucrarea automată a X Parțial

datelor introduse?
7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP
8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP
9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001
10. Aveți propuneri de perfecționare a instrucțiunilor? X

11. Mai aveți ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X
Auditor
Uṭă Eduard Intervievat
Bajan Iuliana

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13

PROBLEMA
Neadaptarea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor
CONSTATAREA

Existența unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic și acestea nu sunt actualizate;
Sistemul informatic nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte
și autorizate și generarea de situații de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.
CAUZE
Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă
instrucțiunile de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor, prevăzute
de buna practică în domeniu;
Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.
CONSECINŢE
Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicației informatice datorită manualelor insuficiente și

neactualizate;
Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informații nereale privitoare la salariați (încadrare,
cuantum, deduceri etc.).
RECOMANDĂRI
Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucțiuni;
Actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și
utilizare a datelor;
Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toți utilizatorii;
Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru
asigurarea prelucrării doar a tranzacțiilor corecte și autorizate;
Asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea
sistemului informatic.
Auditor intern,
Supervizor,
Uta Eduard
Florea Magdalena

LISTA DE VERIFICARE NR. 13
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
Nr. ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.
crt.
1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic Obiecte
(Obiecte auditabile 60-61 - LC) auditabile 38-
39 (TD)

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:
1.1.1. Analiza instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor X Interviu

pentru realizarea exploatării în siguranță a sistemului informatic:
f) precizarea instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor X

auxiliare sistemului informatic;
g) completitudinea instrucțiunilor; X
h) aprobarea instrucțiunilor de către persoanele competente; X
i) precizarea modalității de actualizare a instrucțiunilor de utilizare a X
echipamentelor și instalațiilor;
j) oferirea unor exemple în acest sens. X
1.1.9. Cuprinderea unui program de întreținere ale echipamentelor și - -
instalațiilor auxiliare;
1.1.10. Atribuirea responsabilităților persoanelor care realizează service-ul - -
echipamentelor și instalațiilor auxiliare
1.1.11. Perfecționarea continuă a personalului cu atribuții în asigurarea - -
service-ului echipamentelor și instalațiilor auxiliare
1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuții în operarea în - -
sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor și instalațiilor auxiliare
1.2. Coroborarea atribuțiilor din fișa postului cu competențele pe care trebuie să le - -

dețină personalul care realizează utilizarea în siguranță a sistemului informatic
1.3. Examinarea cunoașterii procedurilor de către persoanele cu responsabilități în - -

realizarea siguranței în exploatare a sistemului informatic de gestiune a
resurselor umane
1.4. Aprecierea calității procedurii de către responsabilii acestora:
b) constată disfuncționalități în timpul aplicării practice? - -

crt.
c) există propuneri de perfecționare a procedurii? - -

1.5. Analizarea programelor de pregătire profesională continuă a personalului de - -
specialitate
1.6. Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le X r Test nr. 14
asigure stabilitatea în funcționare: L Interviu

- back UPS; X r
- stabilizatoare de tensiune ș.a. X Lr
1.7. Verificarea dotării sistemul cu aplicații informatice pentru asigurarea - L-
stabilității în funcționare
1.8. Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privința noilor - -

modificări introduse în sistem și asupra extinderii posibilităților de utilizare a
sistemului?
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Băcioiu Carmen

TEST NR. 13
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului
Siguranța în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Obiectivele testului
Analiza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcționarea sistemului informatic.
Descrierea testului
Testarea s-a realizat prin observarea directă a existenței pe teren, la cele 5 calculatoare din cadrul Direcției
Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune ș.a) pe baza Listei de
verificare nr. 14, poz. 1.6.

De asemenea, testarea s-a realizat și printr-un interviu adresat salariaților Direcției Resurse Umane,
prezentat în anexă.
Constatări
Din testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcționării optime a
Concluzii
In baza acestui test s-a intocmit FIAP
Data 08.05.2012 Auditor Intern Supervizor
Băcioiu Carmen Florea Maria Magdalena


INTERVIU
privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1) şi gradul de
adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat salariaţilor cu operarea şi
controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU
crt. 9
1. X Lista de
Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? verificare nr. 13
poz. 1.1.
2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X
3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de

utilizare
4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară X
pe baza instrucţiunilor din manual?
5. X Lista de
Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor verificare nr. 13,
poz. 1.4. Parţial
6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a X Parţial

datelor introduse?
7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP
8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP

9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2008
10. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? X
11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X
Auditor,
Băcioiu Carmen
Intervievat,
Nichita Marius Supervizor,
Florea Magdalena
NOTĂ:
În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


PROBLEMA:
Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor.
CONSTATAREA:
Existenţa si neactualizarea unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic;
Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte
şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.
CAUZE:
Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă
instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor, prevăzute
de buna practică în domeniu;
Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.
CONSECINŢE:
Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor insuficiente şi
neactualizate;
Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi (încadrare,
cuantum, deduceri etc.).
RECOMANDĂRI:
Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;
Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi
utilizare a datelor;
Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;
Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru
asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;
Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea
Întocmit,
Uţă Eduard
Supervizat,
Paşol Ana Gabriela



crt.
1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic Obiecte
(Obiecte auditabile 60-61 - LC) auditabile 38-
39 (TD)
1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:
1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor X Interviu

pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic:
f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor X

auxiliare sistemului informatic;
g) completitudinea instrucţiunilor; X
h) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; X
i) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a X
echipamentelor şi instalaţiilor;
j) oferirea unor exemple în acest sens. X
1.1.2. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi - -
instalaţiilor auxiliare;
1.1.3. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul - -
echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare
1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea - -
service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare
1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în - -
sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare
1.2. Coborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le - -

deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a sistemului
informatic
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi - -
în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de gestiune a
resurselor umane
1.5. Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea - -
stabilităţii în funcţionare



INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente auxiliare a
calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umane adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic

crt. 9
1. Există un manual de utilizare a sistemului informatic? X Lista de
verificare nr. 14,
poz. 1.1.1.
2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară X
pe baza instrucţiunilor din manual?
3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate X
prin fişa postului?
4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt X
aprobate?
5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X
6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X
7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente auxiliare, X Lista de
suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare? verificare nr. 14,
poz. 1.4.
Auditor intern,
Voicilă Bianca
Intervievat,
Negoita Ion
NOTĂ: În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.



crt.
1. Securitatea sistemului informatic Obiecte
(Obiecte auditabile 62-65 - LC) auditabile 4043
(TD)
1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securităţii

sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a resurselor
umane:
1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea X TEST nr. 15

securităţii bazelor de date: Interviu
a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor care asigură securitatea X
b) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne X -

accesarea şi modificarea acestora de către persoane neautorizate
prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces; - X
e) existenţa unui responsabil pentru modificarea parolelor; X
f) actualizarea programelor care asigură securitatea sistemului - -

informatic;
g) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor privind - -
realizarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor
umane;
h) oferirea unor exemple în acest sens; - -

i) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în - -

punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu - -
atribuţii în domeniu
1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor X Interviu
aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii în
domeniul realizării securităţii sistemului informatic

Nr. A DA NU OBS.
crt. ACTIVITATE AUDITABILĂ
1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic X Test nr. 15
- există un sistem de parole de acces? X

- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării X
sistematice a parolelor de acces?
responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: - -

1.5. Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea - -
accesărilor şi modificărilor neautorizate
1.6. Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor X Interviu

şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date
asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware,
firewall ş.a. prin programe de audit informatic pentru înregistrarea
intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi sau
neautorizaţi
1.7. Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall X Interviu
1.8. Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, - -

antispyware şi firewall
1.9. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Băcioiu Carmen


TEST NR. 15

Obiectul testului:
Evaluarea securităţii sistemului informatic.
Obiectivele testului:
Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date.
Descrierea testului:
Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direcţiei
Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.
Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de verificare
nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:
*existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic;
*realizarea calendarului privind parolele de acces;
*existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;
Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi a
responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.
Constatări:
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea directă
pe teren, s-a constatat:
*inexistenţa unui sistem de parole de acces;
*nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;
inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilor
În baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.
Data: 14.04.2012
Auditor intern,
Supervizor,


INTERVIU privind securitatea sistemului informatic

adresat salariaţilor din cadrul DRU

crt. 9
1. Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X Lista de
verificare nr. 15
poz. 1.1.1. a.
2. Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată de conducere? X Lista de
verificare nr. 15
poz. 1.1.1. b.
3. Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o X Lista de
parolă de acces? verificare nr. 15
poz. 1.1.1. c.
4. Schimbaţi periodic parola? X FIAP
5. Parola este cunoscută doar de dvs.? X
6. Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de X FIAP

acces?
7. Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor X Lista de
asupra modificărilor aduse sistemului informatic? verificare nr. 15
poz. 1.1.4.
8. Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, X Lista de
firewall ş.a.? verificare nr. 15
poz. 1.7. şi 1.8.
9. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? X
Auditor,
Paşol Ana Gabriela
Intervievat,
Ruset Claudia
NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.



Misiunea de audit: : Activitatea Departamenului resurse Umane
PROBLEMA:
Neasigurarea securităţii sistemului informatic.
CONSTATAREA:
Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea
schimbării periodice a parolelor de acces.
Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului
informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.
CAUZE:
Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi verificarea
acestora de către o persoană responsabilă;
Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de
gestiune a resurselor umane.
CONSECINŢE:
Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate;
Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri informaţionale.
RECOMANDĂRI:
- Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei
persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces;
- Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate; Pregătirea
specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor.
Întocmit,
Băcioiu Carmen
Supervizor,
Florea Magdalena


OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

crt.
1. Arhivarea documentelor Obiecte auditabile
(Obiecte auditabile 66-69 - LC) 44-46 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a
documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor
umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţii
de arhivare:
b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea - -
c) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la arhivă; - -
f) exemple în acest sens; - -

g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la - -
arhivă;
h) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le - -
îndeplinească aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea - -
documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale
termenelor aferente fazelor;
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare
şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele - -
posturilor
responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor


crt.
1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la X Interviu

activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,
conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)
a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de X FIAP nr. 16
predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului
b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor X

trecute în opis

Uţă Eduard


INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Ghigheci
Claudia , director al Departamentului de Resurse Umane
Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor
umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul
Departamentului de Resurse Umane?
Răspuns nr. 1: In cadrul Departamentului de Resurse Umane este prevăzut un post de referent care să
desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevăzute
prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate.
Întrebarea nr. 2: La nivelul Departamentului de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi
formalizate, privind arhivarea documentelor?
Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată Decizia nr. 72/2005
prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii dosarelor din cadrul DRU în
vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării
documentelor, până la sfârşitul anului.
Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?

Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.
Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate?
Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin
rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului
acestora.
Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai
sus?
Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui
număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum este şi
cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care
nu le aparţine.
Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 6: Nu.
Director Departament Resurse Umane,
Ghigheci Claudia
NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.



PROBLEMA:
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Departamentului Resurse Umane
CONSTATAREA:
Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce
vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.
CAUZE:
Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;
Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;
Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;
Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.
CONSECINŢE:
- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;
- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;
RECOMANDĂRI:
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să
cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;
Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi
competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei.
Întocmit,
Supervizat,
Pentru conformitate,
Ghigheci Claudia

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: Departamentul Resurse Umane
Misiunea de audit intern: Activitatea Departamenului resurse Umane
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTĂ AUDITORI

DA NU
1. Nu a fost stabilit numărul funcţiilor Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul X
publice care vor fi rezervate 2011; X
absolvenţilor programelor de formare Note de fundamentare a planului de ocupare
specializată în administraţia publică, a funcţiilor publice pe anul 2011.
organizate de Institutul Naţional de
Administraţie sau de instituţii similare
din străinătate
2. Dosarele de concurs ale candidaţilor Copii documente ale candidaţilor la: X
conţin copii ale documentelor care nu Concursul pentru ocuparea postului de X
sunt legalizate sau care nu sunt consilier la DMRU X
certificate pentru conformitate de către Concursul pentru ocuparea postului de X
secretariatul comisiei de concurs asistent la DBFC X
Concursul pentru ocuparea postului de X
consilier sup. la DBFC
Concursul pentru ocuparea postului de
consilier pr. la DADR
consilier superior la DAI
consilier principal la DAI
3. Funcţionarea comisiei de concurs cu -Procese verbale ale concursurilor organizate X
nu număr mai mic de membri în anul 2011.
4. încadrarea eronată a salariaţilor pe Procese verbale ale concursurilor organizate X
alte funcţii decât cele pentru care au în anul 2011;
fost declaraţi admişi de către comisia de Decizia de numire nr. 1234/2011.
concurs
5. Neexercitarea controlului asupra Stat salarii lunile august şi septembrie 2011 X
modului de elaborare a deciziilor de Decizia de numire nr. 1234/2011. X
numire de către persoana autorizată din
cadrul Serviciului financiar- salarizare
6. Inexistenţa unui sistem pentru Evidenţa orelor suplimentare pentru lunile X
organizarea modului de evidenţă a aprilie şi decembrie 2004 ale DPA, DGBCF, X
orelor suplimentare şi de recuperare a DRUşi DGIE.;
acestora de către salariaţii entităţii Lista de control privind evidenţa salarizării
muncii peste programul normal de lucru la
structurile din cadrul entităţii

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTA AUDITORI

DA
7.Utilizarea a diferite formulare de foi - Foi colective de prezenţă lunile februarie şi NU
colective de prezenţă, care nu conţin august 2011ale DPA, DA, DRU şi DGIE.
elementele obligatorii prevăzute de lege X
Inexistenţa unui sistem de justificare a
nerespectării planificării concediilor de
odihnă ale personalului la Direcţia
Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare
Europeană
8.Existenţa unor dosare profesionale - Lista de control privind modul de evidenţă al X

incomplete care nu conţin toate actele dosarelor profesionale
administrative şi documentele de
evidenţiere a carierei funcţionarului
public
9.Inexistenţa unui sistem de stabilire de - Interviuri adresate managementului X

către fiecare utilizator a parolelor şi a resurselor umane
unui responsabil cu verificarea
schimbării periodice a parolelor de
acces.
Nu există un sistem de securitate a X
sistemului informatic şi un responsabil al
administrării acestui sistem.
10.Predarea - primirea documentelor la - Interviu privind respectarea cadrului X

arhiva instituţiei se realizează fără normativ referitor la arhivarea documentelor
verificarea conţinutului dosarelor ce vor adresat doamnei Ghigheci Claudia, Director la
fi arhivate, respectiv fără a fi Departamentul Resurse Umane.
numerotate, şnuruite şi opisate
Auditor,


PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Nr. Recomandarea Plan de acţiune Calendarul Responsabil cu

crt. implementarii implementarea
1 Elaborarea procedurilor de planificare - 31.12.2012

privind ocuparea funcţiilor publice în Constituirea prin decizia Director
colaborare cu Agenţia Naţională a managerului a unei comisii
Funcţionarilor Publici pentru elaborarea DRU
procedurilor de planificare
-
2. Instruirea personalului care se ocupă cu Întocmirea procedurilor
- Organizarea cursurilor de 31.12.2012 Director
elaborarea şi aprobarea Planului de pregătire pentru personalul . DRU
ocupare a funcţiilor publice la nivelul responsabil cu elaborarea
ministerului şi evaluarea sistematică a Planului
acestuia
3. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi în - Completarea atribuţiilor şi 30.11.2012 Director
elaborarea şi aprobarea Planului de responsabilităţilor în fişele DRU
ocupare a funcţiilor publice, prin fişele de post
posturilor
4. Elaborarea procedurilor de organizare şi - Desemnarea persoanelor 30.08.2012 Director
desfăşurare a concursurilor privind responsabile cu elaborarea DRU
ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă procedurilor privind
numirea unor membri supleanţi pentru organizarea şi susţinerea
înlocuirea membrilor indisponibili ai concursurilor
comisiilor de organizare a concursurilor
pentru ocuparea funcţiilor publice
5. Instruirea membrilor comisiilor de concurs - Pregătirea membrilor 30.08.2012 Director
şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a comisilor de concurs şi ai DRU
persoanelor care asigură munca de comisiilor de contestaţii
secretariat înaintea organizării acestora, pentru cunoaşterea
consemnate printr-un proces verbal aprofundată a procedurilor
conform legii privind organizarea şi
susţinerea concursurilor

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de - 30.09.2012 Director

numire emise în anul 2003 şi informarea C- Constituirea unei DRU
Serviciului Audit Public Intern asupra comisii cu atribuţii în
rezultatelor verificării verificarea deciziilor de
numire emise în anul 2003;
-
Comunicarea rezultate
7. Pregătirea profesională a personalului - - -Organizarea unor cursuri 31.12.2012 Director
implicat în activitatea de organizare şi de pregătire profesională cu DRU
gestionare a resurselor umane din cadrul specialişti din domeniul
entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia resurselor umane şi/sau
participarea la cursurile de
profil organizate de INA
8. Implementarea unui nivel suplimentar de - Desemnarea prin decizie a 30.06.2012 Director
control intern ierarhic pentru operaţiile managerului a unei DRU
specifice activităţilor privind organizarea şi persoane care să
gestiunea resurselor umane din cadrul supervizeze respectarea
entităţii prevederilor legislative şi
normative la emiterea
deciziilor de numire
9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate - Desemnarea de către 30.06.2012 Director
pentru sistemul de emitere al deciziilor de directorul DRU a persoa- DRU
numire nelor cu atribuţii în
elaborarea şi actualizarea
procedurilor pentru sistemul
de emitere şi comunicare a
10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor -deciziilor 30.09.2012 Director
pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2010 şi C-Constituirea unei DRU
informarea Serviciului Audit Public Intern comisii cu atribuţii în
asupra rezultatelor verificării verificarea modului de
stabilire a salariilor pentru
salariaţii nou angajaţi în anul
2003;
-
11. VerificarReverificarea persoanelor care au - C-Constituirea unei comisii 30.09.2012 Director
fost sancţionate de conducere în anul 2010 cu atribuţii în verificarea DRU
pentru a se depista dacă există nereguli în modului de aplicare a
modul de aplicare al sancţiunilor sancţiunilor în anul 2010;


crt. - implementarii implementarea
12. - 30.09.2012 Director

Efectuarea unei reverificări privind sistemul de Constituirea unei DRU
evidenţă a timpului suplimentar peste comisii cu atribuţii în
programul normal de lucru şi modul de verificarea sistemului de
compensare al acestuia pentru depistarea evidenţă a timpului supli-
tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului mentar peste programul
normativ şi informarea şefului normal de lucru şi modul de
compartimentului de audit intern asupra compensare al acestuia;
rezultatelor obţinute -
Transmiterea rezultate
lor verificării comparti-
mentului de audit.
13. E Elaborarea unei proceduri pentru - -Desemnarea unei comisii 30.06.2012 Director
gestionarea timpului efectuat peste programul privind elaborarea DRU
normal de lucru în vederea compensării în timp procedurilor pentru
sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia gestionarea timpului
a activităţilor de control şi a responsabilităţilor efectuat peste programul
adecvate normal de lucru
14. Implementarea unui nivel de control - Desemnarea prin decizie a 31.12.2012 Director
suplimentar pentru evidenţierea prezenţei managerului a unei DRU
personalului şi justificării nerespectării persoane care să
planificării concediilor de odihnă supervizeze respectarea
prevederilor legislative şi
normative privind evidenţa
prezenţei personalului

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima - Constituirea unei comisii 30.09.2012 Director
misiune de audit intern până la zi, pentru pentru verificarea dosarelor DRU
completarea actelor administrative şi profesionale necuprinse în
documentelor care evidenţiază cariera analiza echipei de auditori
profesională a funcţionarilor publici

16. Implementarea unui nivel de control - Desemnarea prin decizie a 30.06.2012 Director
suplimentar pe lanţul procedural managerului a unei DRU
persoane care să
supervizeze respectarea
prevederilor legislative şi
normative privind
gestionarea dosarelor
profesionale
17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate - Desemnarea unei comisii 30.06.2012 Director
pentru gestionarea dosarelor profesionale privind elaborarea DRU
procedurilor pentru
gestionarea dosarelor
profesionale
18. Testarea periodică a personalului şi influenţarea - Intocmirea unui plan de 28.07.2012 Director
evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări evaluare sistematică a DRU
personalului
19. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea - Desemnarea unei 30.06.2012 Director

manualului de instrucţiuni persoane şi completarea DRU Şef serviciu
prin fişa postului a IT
atribuţiilor privind
actualizarea manualului de
instrucţiuni
20. Actualizarea manualului de instrucţiuni de - Desemnarea unei 30.09.2012 Director DRU
acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, persoane responsabile cu Şef serviciu IT
răspândire şi utilizare a datelor verificarea periodică a
actualizării instrucţiunilor şi
a stabilirii numărului
necesar de manuale de
instrucţiuni.

21. Stabilirea în responsabilitatea administratorului - Implementarea unui 30.06.2012 Director DRU
de sistem a inserării unui subsistem de control modul de control Şef serviciu IT
pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilorsuplimentar la sistemul
corecte şi autorizate informatic existent
22. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare - Organizarea unor aplicaţii 31.12.2012 Director DRU
sistematică a personalului responsabil în practice cu personalul Şef serviciu IT
utilizarea sistemului informatic responsabil şi evaluarea
cunoştinţelor obţinute
23. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de - Urmărirea realizării unui 30.06.2012 Director DRU
către utilizatorii sistemului informatic calendar de modificare a Şef serviciu IT
parolelor şi aplicarea
practică a acestuia

24. Desemnarea unei persoane cu - înscrierea în fişa postului 30.06.2012 Şef serviciu IT
atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării persoanei desemnate a
periodice a parolelor de acces atribuţiilor
25. - Desemnarea unei 30.06.2012 Şef serviciu IT
Stabilirea atribuţiilor cu verificarea persoane care să preia
schimbării parolelor în lipsa persoanei automat atribuţiile
desemnate responsabilului cu
26. schimbarea parolelor
- Pregătirea specialiştilor în 31.12.2012 Şef serviciu IT
asigurarea securităţii
Pregatirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic privind
sistemului informatic şi informarea sistematică cele mai noi informaţii în
a utilizatorilor domeniu şi crearea
posibilităţii accesului la
manuale şi reviste de
specialitate
27. e - Desemnarea unei 30.06.2012 Director DRU
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate persoane cu elaborarea şi Şef serviciu
specifice activităţii de arhivare a documentelor, actualizarea procedurilor administrativ
care să cuprindă modul de constituire, de specifice activităţii de
accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivare a documentelor
arhivate

28. Desemnarea unui salariat din cadrul - Elaborarea şi înscrierea 30.06.2012 Director
Departamentului Resurselor Umane care va atribuţiilor în fişa de post a DRU
avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, persoanei responsabile
constituirea şi predarea dosarelor la arhiva
instituţiei
Auditori,
Voicilă Bianca
Paşol Ana Gabriela
Director DRU,
Ghigheci Claudia


Întocmit: Sălăvăstru Cristina
Avizat: Voicilă Bianca
Data: 21.05.2012
Procedura - P11: Şedinţa de închidere
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A.Lista participantilor
Numele Funcţia Direcţia/ Nr. E-mail Semnătura
9 9 telefon
Florea Maria Magdalena Auditor Serviciul
Șef DAI
Bădicioiu Carmen Auditor DAI
Paṣol Gabriela Auditor DAI
Sălăvăstru Cristina Auditor DAI

Voicilă Bianca Auditor DAI
Uṭă Eduard Auditor DAI

Ghigheci Claudia Director Departamentul
Resurse Umane
Ruset Claudia Inspector Departamentul
Resurse Umane
Crăcea Bianca Inspector Departamentul
Resurse Umane
Negoita Ion Inspector Departamentul
Resurse Umane
B. Concluzii:
În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De
asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea
disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru
eliminarea deficienţelor constatate.
Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite
în totalitate.În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele
de realizare ale acestora.
RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

- PROIECT -
Structura auditata: Departamentul Resurselor Umane din cadrul Direcţiei Generale de Asistenţă
Sociala şi Protecţia Copilului Dâmboviţa
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:

 Florea Maria Magdalena- Auditor
 Bădicioiu Carmen- Auditor
 Paṣol Gabriela- Auditor
 Voicilă Bianca- Auditor
 Sălăvăstru Cristina- Auditor
 Uṭă Eduard- Auditor
din cadrul Departamentului Audit Public Intern al entităţii publice.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/29.02.2012
Baza legală a acţiunii de auditare:
 Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei;
 Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
 O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare
 a auditului public intern;
 Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice.
Durata acţiunii de auditare: 01.03 - 21.05.2012
Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2011
Obiectivele misiunii de audit:
 Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:
 Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor
publice;
 organizarea concursurilor;
 susţinerea concursurilor;
 deciziile de numire.
 Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
 stabilirea elementelor de natură salarială;
 modificarea drepturilor salariale;
 salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
 Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
 Evoluţia carierei personalului;
 Pregătirea profesională continuă a personalului;
 Gestionarea dosarelor profesionale;
 Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele
subobiective:
 evaluarea sistemului informatic;
 siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
 securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate:
verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
 comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în dosarele profesionale şi în bazele de
date;
 examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea dosarelor profesionale, proceselor
verbale etc.;
 garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării
înregistrărilor;
 urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.
 interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;
 eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
 observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a
documentelor.

Instrumente de audit:
 chestionarele;
 liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuiesa le îndeplinească fiecare
 obiectiv auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:

Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada
01.01.2011 - 31.12.2011:
 documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor
 publice pe anul 2011, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor,
 procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)
 decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
 dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;
 foile colective de prezenţă;
 cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
 Registrul de evidenţă a salariaţilor;
 alte documente.
Materiale întocmite pe timpul auditării:
 foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
 liste de verificare pe obiective (LV);
 fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
 documente de lucru;
 Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;
 programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
 Chestionarul de control intern (CCI);
 rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.
Organizarea Departamentului Resurse Umane:
Departamentul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care
un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea departamentului a fost în
conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi
sarcinile de serviciu.
Activităţi desfăşurate în cadrul Departamentului Resurselor Umane:
 întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;
 răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării
 personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;
 fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;
 aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul
normal de lucru;
 fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
 verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi
nelucrat;
 organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului
 întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;
 pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale
activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus.
II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

1.ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI
1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor
publice
1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)
În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de
gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe
anul 2011, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.
Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a
Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr.
1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice
absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică.
În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor
publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind
Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor
fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de
Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.
Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în
următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea
planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.
În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în
fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să
beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.
1.2. Organizarea concursurilor
1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la concurs (2)
1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)
1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)
În anul 2011, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul
principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii
certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele
prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin
G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau
certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.
Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea
fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor
normative.
In acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea
ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea
posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.

Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri
scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice,
instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care
asigură activitatea de secretariat.
1.3.Susţinerea concursurilor
1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)
Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a
contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr.
3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de
membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr.
1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.
Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor
urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de
organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea
unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi
din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru
această zonă.
1.3.2.Susţinerea probei interviu (6)
Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu,
le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.
1.4.Deciziile de numire
1.4.1.Emiterea deciziei de numire (7)
Intocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în
gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere,
corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2011, în număr
de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea
eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de
consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de
concurs.
Incadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite
din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea
acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de
muncă.
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii
deciziilor de numire emise în anul 2010, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control
intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.
1.4.2.Comunicarea deciziei de numire (8)
2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială
2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale(9)
2.1.2. Salariul de bază (10)

Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor
publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr.
192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu
modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz.
1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare
nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale
stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul
instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor
scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea
pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea
periodică a acestuia.
2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)
2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)
2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)
2.1.7. Salariul de merit (15)
2.1.8. Sistemul de premiere (16)
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei
misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.
Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2011,
respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr.
6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi
operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.
Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei
personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod
special, în situaţia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a
îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la
persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control
suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)
2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)
Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru,
constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz.

1.3-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.
Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în
următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială
semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.
Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa
orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea
muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia,
precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.
De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.
3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi
recuperărilor (21)
3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)
In vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un
eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de
verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2011.
In urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea
prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate
pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi
nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă
responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.
3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)
3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)
3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)
4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)
Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9,
nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în
fişele posturilor.
5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27)
Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor
transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la
pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.
6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)
6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)
În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului
profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul

funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din
H.G. nr. 432/2011 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.
În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor,acordarea salariului de merit, indemnizaţia
de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora.
În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de
personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz.
1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin
toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.
În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt
incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii
sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite
de recuperat ş.a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor
dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera
profesională a funcţionarilor publici.
7.FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
7.1. Evaluarea sistemului informatic
7.1.1.Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)
In scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în practică
sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie actualizate
sistematic.
Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului
informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate.
Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform
Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu
conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi
generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului
de utilizare.
In vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă
următoarele:
 stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;
 actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,
răspândire şi utilizare a datelor;
 asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;
 stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;
 asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea
7.1.2.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)
7.1.3.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34)
7.1.4.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de
date (35)
7.1.5.Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36)
7.1.6.Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37)

7.2.Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
7.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS,
modulatoare de tensiune s.a.) (38)
Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat
salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate cu
echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.
7.2.2.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra
modificărilor operate în sistemul informatic (39)
8.2. Securitatea bazelor de date
7.2.3.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor
de date (40)
7.2.4.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)
În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să
includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea
acestui sistem.
Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui
interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea
schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare
sistematică a acestor parole de acces.
Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este
vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării
datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.
În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi
competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea
schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.
7.2.5.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)
7.2.6.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)
8.ARHIVAREA DOCUMENTELOR
8.1.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor
umane (44)
8.2.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)
8.3.Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)
III.CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea
resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:
NR. OBIECTIVUL APRECIERE
CRT. FUNCŢIONAL DE CRITIC
ÎMBUNĂTĂTIT

1. Organizarea recrutării personalului X
2. Stabilirea drepturilor salariale X

cuvenite personalului
3. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi X
concediilor
4. Evoluţia carierei personalului X
5. Pregătirea profesională continuă a X

personalului
6. Gestionarea dosarelor X
profesionale
7. Funcţionalitatea sistemului X
informatic utilizat pentru gestiunea
resurselor umane
8. Arhivarea documentelor X
Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate
în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de
management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările
auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste
şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.
Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că
se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De
asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor
umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.
Auditori,
Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/
Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă Eduard


PROCEDURA P14: FINALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE
Misiunea de audit: Activitatea Departamenului ResurseUmane

Întocmit: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Uṭă Eduard
Data: 21.05.2012
Lista participantilor
Numele Funcţia Direcţia/ Nr. E-mail Semnătura
9 9 telefon
Florea Maria Magdalena Auditor Serviciul
Șef DAPI 0743210332
Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 0761259369
Paṣol Gabriela Auditor DAPI 0744659789
Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 0721963147
Voicilă Bianca Auditor DAPI 0735258741
Uṭă Eduard Auditor DAPI 0768789654
Ghigheci Claudia Director Departamentul 0731123789
Resurse Umane
Ruset Claudia Inspector Departamentul 0734654987
Resurse Umane

Crăcea Bianca Inspector Departamentul 0735012457
Resurse Umane
Negoita Ion Inspector Departamentul 0769852074
Resurse Umane
A.Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în proiectul
Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se
confruntă şi anume:
 activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
 complexitatea activităţii Departamentului Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
 fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
 neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului
existent;
Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a
întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.
Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea,
recunoscând deficienţele din activitatea specifică.
Notă:
Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori
confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de
audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi raport de audit intern final.

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Public Data:
Intern 21.05.2012
Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern: Raport de

Activitatea Departamentului audit nr.
Resurse Umane X/
Rec. Recomandarea Implement Partial Neimplem Data
Nr. at implemententat implementă
at rii
1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea X 31.12.2012
şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice
la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a
acestuia
2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest X 30.06.2012
sens, prin fişele posturilor
3. Elaborarea procedurilor de planificare privind X 31.12.2012
ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia
Naţională a Funcţionarilor Publici
4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai X 30.06.2012
comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor
care asigură munca de secretariat înaintea
organizării acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare X 30.06.2012
a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice,
care să prevadă numirea unor membri supleanţi
pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai
comisiilor de organizare a concursurilor pentru
ocuparea funcţiilor publice
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire X 30.09.2012
emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit
Public Intern asupra rezultatelor verificării
7. Pregătirea profesională a personalului implicat în X 31.12.2012
activitatea de organizare şi gestionare a resurselor
umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a
acestuia
8. Implementarea unui nivel suplimentar de control X 30.06.2012
intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor
privind organizarea şi gestiunea resurselor umane
din cadrul entităţii
9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru X 30.06.2012

sistemul de emitere al deciziilor de numire
10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru X 30.09.2012
salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor
verificării
11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de X 30.09.2012
conducere pe anul 2010 pentru a se depista dacă
mai există şi alte situaţii de acest gen
12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de X 30.09.2012
evidenţă a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru şi modul de compensare al acestuia
pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare
a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-
mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea X 30.06.2012
timpului efectuat peste programul normal de lucru
în vederea compensării în timp sau în bani şi
implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de
control şi a responsabilităţilor adecvate
14. Implementarea unui nivel de control suplimentar X 31.12.2012
pentru evidenţierea prezenţei personalului şi
justificării nerespectării planificării concediilor de
odihnă, pe o perioadă de 6 luni

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima X 30.09.2012
misiune de audit intern până la zi, pentru
completarea actelor administrative şi documentelor
care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor
publici
16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe X 30.06.2012
lanţul procedural
17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru X 30.06.2012
gestionarea dosarelor profesionale
18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea X 30.06.2012

atribuţiilor prin fişele de post
Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Public Data:
Intern 21.05.2012
Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern: Raport de
Activitatea Departamentului audit nr.
Resurse Umane X/
Recomandarea Implement Partial Neimplem Data
Rec. at implemen entat implementarii
Nr. tat
19. Realizarea unui sistem de pregatire profesională a X 12.07.2012
personalului implicat în gestionarea fiselor de post
22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea X 28.08.2012
evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări
23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea X 30.06.2012
manualului de instrucţiuni
24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, X 30.09.2012
achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire
şi utilizare a datelor
25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale X 30.09.2012
pentru toţi utilizatorii
26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de X 30.06.2012
sistem a inserării unui subsistem de control pentru
asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi
autorizate
27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare X 31.12.2012
sistematică a personalului responsabil în utilizarea

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către X 30.06.2012
utilizatorii sistemului informatic
29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi X 30.06.2012
competenţe în verificarea schimbării periodice a
parolelor de acces
30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării X 30.06.2012
parolelor în lipsa persoanei desemnate
31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii X 31.12.2012
sistemului informatic şi informarea sistematică a
utilizatorilor
32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate X 30.06.2012
specifice activităţii de arhivare a documentelor, care
să cuprindă modul de constituire, de accesare,
stocare şi utilizare a dosarelor arhivate
33. Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia X 30.06.2012

Resurselor Umane care va avea atribuţii şi
competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea
dosarelor la arhiva instituţiei
PROCEDURA P18- SUPEVIZAREA

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea D.R.U.

Perioada auditată 01.01.2011-31.12.2011
Perioada misiunii 01.03-21.05.2012
Auditor evaluat: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria
Magdalena/ Uṭă Eduard
Intocmit: Sălăvăstru Cristina
Data: 21.05.2012
Bugetul de timp efectiv: 274 ore Bugetul de timp planificat: 274

1 2 3 4 5 Observaţii
In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi X -
controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi X
a estimat corespunzător riscurile activităţii
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii X A fost necesar
obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat să se lucreze
peste orele de
program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în X
mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi X
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de X
audit intern
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în X
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp X
Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările X
când au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, X
respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme
identificate
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte X
Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului X
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, X
competente, relevante şi folositoare
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în X
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat X

Nivel de productivitate personală al auditorului intern. X
NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
• 1 pentru nesatisfăcător
• 2 pentru slab
• 3 pentru satisfăcător
• 4 pentru bine
• 5 pentru foarte bine
În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

Proiect Audit Intern

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Proiect Audit Intern

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSITATEA VALAHIA TÂRGOVIŞTE

FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

Într-o instituție publică, gestionarea resurselor umane ocupă o funcţie suport

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 2

 Forma juridica : Instituṭie bugetară

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 3

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 5

Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte, conform

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 6

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 7

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 8

Procedura-P01: INIŢIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 9

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de

Echipa de auditori interni este formată din următorii:

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 10

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Nume și prenume: Florea Maria Magdalena

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Șef serviciu și auditor intern,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 11

Nume şi prenume: Băcioiu Carmen Mihaela

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Auditor, Șef serviciu,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 12

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Nume şi prenume: Pașol Ana Gabriela

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Auditor, Șef serviciu,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 13

Nume şi prenume: Sălăvăstru Cristina

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Auditor, Șef serviciu,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 14

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Nume şi prenume: Uță Eduard

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Auditor, Șef serviciu,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 15

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Nume şi prenume: Voicilă Bianca

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2012

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată I >N

Auditor, Șef serviciu,

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 16

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT

Către: Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului

Referitor la misiunea de audit intern “Modul de organizare a activităţii de gestiune a

Stimate domnule Popescu Dumitru,

Pentru a putea înţelegere mai bine activitatea dumneavoastră, venim cu rugămintea de a ne

Şef Serviciu Audit Public Intern

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 17

Tîârgoviṣṣ te 2013 Pâge 18

Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

DIRECŢIA RESURSE UMANE NU Observaţii

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare X -