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Guía de 4 pasos para hacer asientos contables
Índice
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Guía de 4 pasos para hacer asientos contables
Por eso:
Para terminar este punto no quiero dejar pasar la oportunidad de hacer hincapié
en que es importante que te acostumbres a utilizar el Plan General de
Contabilidad desde el principio (me refiero al “plan – plan” no al cuadro de
cuentas que tiene todo el mundo) porque en él está toda la información que
necesitas.
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Como ya he comentado antes, los voy a explicar de una forma sencilla, clara y
directa, alejándome todo lo posible de las palabras técnicas, intentando ir directa
a lo realmente importante y obviando algunas cuestiones que no nos van a ser de
utilidad para lo que nos ocupa.
Empezamos:
Nosotros, en esta guía, vamos a trabajar con la parte que se refiere a las cuentas
contables.
Asientos contables
Los asientos contables son las anotaciones con las que se reflejan en la
contabilidad de la empresa las operaciones de contenido económico que se
realizan.
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Con la información que se ha ido anotando con estos apuntes, una vez agrupada,
ordenada y sistematizada, se elaboran los balances de la entidad.
Como ves, los asientos son como una especie de “puerta de entrada”, de forma
que lo que no pasa por ellos (es decir, no se anota contablemente) no se incluye
en la contabilidad.
Cuentas contables
A efectos prácticos cada cuenta funciona como un “registro” donde se anotan las
operaciones relativas a los distintos elementos de la entidad.
Por ejemplo: en la cuenta 572 Bancos se anotarán todas las entradas y salidas de
dinero del banco de la empresa, de forma que su saldo (es decir, el resultado
después de sumar y restar las entradas y salidas) reflejará la cantidad exacta de
dinero que hay en el banco.
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Debe y haber
En los asientos contables y en las cuentas de mayor (“T”) hay dos partes: el debe
y el haber.
Pues bien:
Por lo tanto:
Cargar y abonar
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Es decir:
Activo
El activo está formado por todos los bienes y derechos de los que es titular la
empresa.
Se divide en:
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Pasivo
El pasivo está formado por todas la deudas y obligaciones a las que tiene que
hacer frente la entidad.
En función del plazo del que se dispone para pagarlo se divide en:
El patrimonio neto (o neto patrimonial) está integrado por las aportaciones de los
socios y por los beneficios obtenidos a lo largo del tiempo y no distribuidos.
Patrimonio de la empresa
Está formado por todos los bienes y derechos de los que es titular más todas las
deudas y obligaciones que debe cumplir.
Cuentas de gestión
Son las cuentas contables que corresponden a los grupos 6 y 7 del plan contable
y, por lo tanto, no se refieren ni a elementos del activo ni del pasivo ni del neto
patrimonial:
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Una o varias cuentas contables en el debe (ya sabes: parte izquierda) con
una cantidad en euros cada una.
Y una o varias cuentas contables en el haber (parte derecha) con una
cantidad en euros cada una.
Ambas partes separadas con la letra “a”
Sería lo siguiente:
Por ejemplo:
También:
Muy importante:
Es necesario que la suma de las cantidades que están en el debe sea igual a la
suma de las cantidades que haya en el haber. Es lo que se llama “asiento
cuadrado”.
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“Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber.
Las cuentas de pasivo y neto patrimonial nacen y crecen por el haber y
disminuyen por el debe.
Cuentas de gestión: las del grupo 6 (compras y gastos) funcionan como las
de activo y las del grupo 7 (ventas e ingresos) funcionan como las de pasivo,
salvo algunos descuentos de ambos tipos.”
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Guía para contabilizar en 4 pasos
Cada operación hay que contabilizarla en una cuenta contable concreta. Se trata,
por tanto, de elegir la cuenta correcta de entre todas las que contiene el plan.
Dicho así parece algo similar a encontrar una aguja en un pajar, pero para nada:
el plan está estructurado en 7 grupos, cada grupo engloba un cierto tipo de
cuentas, y eso facilita muchísimo su manejo.
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Te recomiendo que retengas a qué se refiere cada uno de los grupos, porque
eso te va a permitir reducir bastante el campo de búsqueda.
Para no hacer demasiado larga esta parte en uno de los Anexos que encontrarás
al final tienes una infografía sobre qué tipo de cuentas contiene cada uno de los
7 grupos del plan y ejemplos de algunas de ellas.
Ya hemos visto que uno de los factores que determinará si la cuenta contable en
cuestión hay que cargarla o abonarla es su naturaleza, y en función del elemento
patrimonial al que se refiere puede ser:
La regla que hemos aprendido nos dice cuando se cargan (se colocan en el debe)
y se abonan (se colocan en el haber) las cuentas contables en función de su
naturaleza:
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Al llegar a este tercer paso ya sabemos que cuenta es la que tenemos que utilizar
y también cuál es su naturaleza, por lo tanto ya sólo nos queda determinar si está
naciendo, creciendo o disminuyendo.
Una vez que tenemos claras las cuentas a utilizar y si van al debe o al haber sólo
nos queda confeccionar el apunte contable siguiendo la estructura que ya
conocemos.
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La solución a los tres primeros pasos del proceso está en el plan, porque su parte
quinta contiene:
Te voy a copiar el contenido de una cuenta para que veas a lo que me refiero
exactamente:
Su movimiento es el siguiente:
Previamente, cuando relaciona las cuentas del subgrupo 20 (al que pertenece
esta 205) señala: Las cuentas de este subgrupo figurarán en el activo no corriente
del balance.
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Vamos a partir de que todas las operaciones de los ejemplos las realiza una
empresa que se dedica a la venta de material para jugar al pádel.
Ejemplo 1
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Ejemplo 2
La empresa compra unos terrenos en los que construirá sus nuevas instalaciones.
El importe de la compra es 130.000 euros que se financian mediante un préstamo
hipotecario que habrá que devolver en un solo pago dentro de 5 años.
El propietario del terreno es el mismo banco que concede el préstamo, por lo que
toda la operación se hace con él.
Ese terreno se va a pagar con un préstamo que hay que devolver dentro
de 5 años, por lo que se va a generar una deuda a largo plazo.
Las cuentas que se refieren a las deudas y obligaciones de la empresa, que
no sean las que se originen en las operaciones propias de su negocio, están
el grupo 1, si se trata de largo plazo, y en el grupo 5 si se trata de corto
plazo.
Grupo 1 entonces: 170 Deudas a largo plazo con entidades de crédito.
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Ejemplo 3
Se vende una partida de pelotas por importe de 800 euros, que quedan
pendientes de cobro. (No tenemos en cuenta la incidencia del IVA).
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Respecto a la cuenta 700, ya sabemos que las cuentas de gestión del grupo
7 funcionan igual que las de pasivo así que nacen y crecen por el haber. En
este asiento, por lo tanto, hay que abonarla.
La cuenta 430, por su parte, también está naciendo (o creciendo si ya
existía) así que al ser una cuenta de activo tendrá que ir en el debe.
Y el apunte será:
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Ejemplo 4
Se hace una compra de mercancía por importe de 10.000 euros, de los cuales la
mitad de paga en efectivo y la otra mitad dentro de 2 años.
Hemos dicho en varios sitios que las compras y gastos son cuentas de
gestión que se encuentran en el grupo 6 del plan.
Miramos en ese grupo 6 y la primera cuenta es la que nos interesa: 600
Compras de mercaderías.
La otra mitad que se paga dentro de dos años está claro que supone una
deuda.
Las deudas y obligaciones están en 3 grupos distintos del plan:
1. Grupo 1: Las que son a largo plazo
2. Grupo 5: Las que son a corto plazo
3. Grupo 4: Las propias de las operaciones comerciales de la empresa,
independientemente del plazo de vencimiento.
En este caso, al tratarse de una compra de la mercancía que la empresa se
dedica a vender, el grupo correspondiente es el 4 y la cuenta en cuestión
es la 400 Proveedores.
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570 Caja: Representa el dinero que la empresa tiene en efectivo, esto es,
un bien de su propiedad, por lo tanto, es una cuenta de activo.
400 Proveedores: Al ser una deuda se trata de una cuenta de pasivo.
Las cuentas del grupo 6 funcionan como las de activo. En este caso la
cuenta 600 Compras de mercaderías está naciendo así que hay que
cargarla.
El dinero de la caja disminuye al hacer este pago por lo que, como es una
cuenta de activo, hay que colocarla en el haber.
La deuda que representa la cuenta 400 Proveedores está naciendo, y al ser
una cuenta de pasivo habrá que abonarla.
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Ejemplo 5
Este ejemplo te lo dejo para que lo hagas tú, aunque te voy a dar el planteamiento
como ayuda:
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11.- Anexos
Regla a memorizar
“Las cuentas de activo nacen y crecen por el debe y disminuyen por el haber.
Las cuentas de pasivo y neto patrimonial nacen y crecen por el haber y
disminuyen por el debe.
Cuentas de gestión: las del grupo 6 (compras y gastos) funcionan como las
de activo y las del grupo 7 (ventas e ingresos) funcionan como las de pasivo,
salvo algunos descuentos de ambos tipos.”
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