ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A E.S.P.

NIT 891.500.117-1
NUIR 1-19001000 -1 SSPD

SECCIÓN ALMACÉN

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA

SECCIÓN ALMACEN

JEFE SECCIÓN
ALMACEN

AYUDANTE DE ALMACEN

BODEGUERO

Calle 3 No 4 - 29 Conmutador: (28) 24 15 53 FAX: 24 20 14 - 24 04 66 - 31 81 02

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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGOS POR COMPETENCIA

1. Cargo: 2. Código: MF-SAL-15.1

JEFE SECCION ALMACEN
2. Lugar de trabajo: 3. Dependencia:
Planta de tratamiento el Tablazo Sección Almacén
4. Cargo del jefe inmediato:
Subgerente Administrativo y Financiero
5. Personas a cargo:
Ayudante de Almacén y Bodeguero.
7.Objetivo del cargo:
Planear, coordinar y controlar el eficiente y efectivo flujo y almacenamiento de
bienes, servicios e información vinculada hasta su punto de consumo.

8. Funciones especificas:

 Coordinar el proceso contable del almacén.

 Planear y dirigir la práctica de inventarios periódicos y anuales, adelantando

las acciones pertinentes en caso de diferencias.

 Coordinar, y orientar las labores desarrolladas por los funcionarios a su

cargo.

 Preparar y enviar de forma oportuna la información que requieran las

diferentes dependencias.

 Ejecutar la entrega de elementos indispensables para el normal

funcionamiento de las diferentes dependencias.

 Llevar registro y estadísticas detalladas sobre movimiento de elementos y

entregas.

 Determinar periódicamente los stock máximos y mínimos de las existencias

de los elementos.

 Autorizar con su firma el certificado de paz y salvo de Almacén.

 Velar por el oportuno y correcto cumplimiento de todos los trámites

relacionados con la recepción de elementos y la entrega o distribución de los
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mismos dentro de la empresa.

 Supervisar el movimiento de las operaciones con sus respectivos

comprobantes de entradas y salidas de elementos debidamente
diligenciados y el registro en su correspondiente Kardex.

 Velar porque se cumplan las normas legales relacionadas con el control de

inventarios.

 Distribuir adecuadamente las instalaciones destinadas para almacenamiento,

tomando las medidas necesarias para protección, conservación y custodia.

 Revisar contablemente los movimientos de Almacén.

 Conciliar mensualmente los saldos de Contabilidad con Almacén.

 Realizar mensualmente interface contable.

 Mantener actualizados los procesos bajo su responsabilidad del sistema de

gestión de la calidad, revisando permanentemente los procedimientos, los
formatos, los riesgos, los recursos, los indicadores, las caracterizaciones y
demás componentes administrativos y operativos, ejecutando correcciones,
proponiendo acciones correctivas, preventivas y estrategias de mejoramiento
continuo, con el fin de asegurar el cumplimiento de las políticas de
satisfacción del cliente en la prestación de los servicios.

 Participar activamente en las actividades de capacitación y entrenamiento

que realice la Empresa y evaluar el desempeño del personal que labora en
su sección.

 Mantener actualizados los manuales de funciones y de competencias

laborales y de procedimientos de la División, realizando el procedimiento
establecido correspondiente.

 Dirigir al personal de la Sección en todo lo relacionado con la operación y

mantenimiento de los componentes del sistema y apoyar en la coordinación
de capacitaciones al personal con el fin de mejorar el desempeño de sus
funciones.

 Llevar un sistema de información estadístico actualizado de la sección a su

cargo y evaluar periódicamente los indicadores de gestión, analizarlos y
difundirlos con oportunidad a quienes los requieran.
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 Presentar los informes que solicite su superior inmediato, realizar el ingreso

de información al Sistema Único de Información (SUI) en el tiempo
establecido y suministrar oportunamente la información requerida por los
entes de regulación, control y vigilancia.

 Elaborar el presupuesto de la Sección y presentarlo a la Subgerencia

Administrativa y Financiera para la revisión e incorporación al proyecto de
presupuesto general de la Empresa.

 Gestionar la provisión de recursos para el desempeño del proceso bajo su

responsabilidad.

 Participar activamente en los comités que designe la Gerencia o la

Subgerencia Técnica.

 Cumplir con las comisiones que le señale por la gerencia

 Velar por el porte de los elementos de protección y seguridad industrial,

equipos y herramientas suministradas al personal de la Sección, acorde a las
normas técnicas y legales establecidas.

 Dar respuesta escrita, atender y orientar con diligencia al personal de la

Empresa que requiera sus servicios.

 Elaborar anualmente el Plan de Acción del Proceso a su cargo o en el cual

participa, acorde a las metas y objetivos organizacionales establecidos.

 Presentar en Comité de Gerencia ampliado la Rendición de Cuentas del

Proceso, cuando sea requerido.

 Proponer y realizar de manera oportuna acciones correctivas, preventivas y

estrategias de mejoramiento continúo del proceso, con el fin de eliminar no
conformidades detectadas y sus causas para dar cumplimiento a las
políticas, normas y procedimientos de la empresa.

 Informar sobre las necesidades de capacitación y asistencia técnica del

personal de la sección para ser incluidas en el plan de capacitación
Institucional.

 Desempeñar las demás funciones y actividades propias del cargo y las que,
de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su
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superior inmediato.

9. Relaciones de Trabajo
9.1 Internas: 9.2 Externas:
Con todas dependencias de la Con Proveedores, Auditoria Especial,
Empresa Revisoria Fiscal, Contraloría Municipal
10. Perfil del Cargo por competencia
10.1 Educación: Profesional en Contaduría Pública, Administración de
Empresas, Economía, Ingenieria Industrial o carreras afines.
10.2 Formación:  Capacitación en fundamentos del Sistema de Gestión de
la Calidad (SGC) y Modelo Estándar de Control Interno
(MECI).
 Capacitación en Indicadores de Gestión.
 Capacitación en el Sistema Único de Información (SUI)
de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios.
 Conocimiento del Programa Sistema de Recursos
Físicos (SRF Plus), módulos: Datos básicos, Compras y
requisiciones, Inventarios, Procesos y Artículos.
 Conocimiento del Sistema Integrado de Información de
AAPSA (SINAP), módulo Sistema de Apoyo, aplicación
Archivo.
 Actualización en Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) relacionadas con Almacén.
 Conocimiento en ofimática.
10.3 Habilidades: ORGANIZACIONALES DE ROL DIRECTIVO
 Capacidad de solución  Capacidad de análisis
de situaciones  Liderazgo
 Control de la información  Planeación y control
 Organización  Toma de decisiones
 Relaciones  Visión estratégica
interpersonales
 Trabajo en equipo
10.4 Experiencia: Dos (2) años de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.

1. Cargo: 2. Código:
AYUDANTE DE ALMACEN MF-SAL-15.2
3. Lugar de trabajo: 4. Dependencia:
Planta de tratamiento el Tablazo Almacén
5. Cargo del jefe inmediato:
Calle 3 No 4 - 29 Conmutador: (28) 24 15 53 FAX: 24 20 14 - 24 04 66 - 31 81 02
e-mail: aadepop@emtel.net.co www.acueductopopayan.com.co
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Jefe Seccion Almacén

6. Personas a cargo:
Ninguna
7.Objetivo del cargo:
Planear, coordinar y controlar los registros y documentos de asignación de
bienes y mantenimiento de cuentas personales de la Empresa.
8. Funciones especificas:

 Revisar periódicamente las tarjetas de Kárdex de la Sección Almacén.

 Apoyar al almacenista en la conciliación mensual de saldos.

 Elaborar los inventarios de cuentas personales semestrales, anuales o

inventarios por entrega de puestos.

 Registrar los traslados de cuentas personales definitivos y por cambio de

cargo.

 Mantener archivo de los comprobantes y demás documentos que respaldan

los registros de las cuentas personales A-22.

 Recoger firmas para legalización de giros y cuentas de proveedores

 Comprobar las operaciones numéricas con el fin de verificar la exactitud de

los documentos y efectuar las pruebas indispensables, haciendo las
anotaciones en los respectivos registros

 Digitar oportunamente en el programa SRF Plus, los movimientos y

transacciones originados en la Sección Almacén.

 Cumplir con los procedimientos e instructivos que le apliquen para el

adecuado desempeño de sus actividades e informar al jefe inmediato
cualquier anomalía que pueda afectar la calidad u oportunidad del servicio.

 Proponer acciones preventivas y correctivas oportunas que aporten al logro

del objetivo del Proceso de Servicios Logísticos.

 Corregir oportunamente cualquier producto o servicio no conforme que se

detecte en el desarrollo de las actividades.

 Participar activamente en las actividades de capacitación y entrenamiento

que realice la Empresa.
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 Atender y orientar oportunamente y con diligencia a los usuarios o personal

de la Empresa que requieran algún servicio.

 Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo
con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior
jerárquico inmediato.

9. Relaciones de Trabajo
9.1 Internas: 9.2 Externas:
Con todo el personal de la Empresa. Ninguno

10. Perfil del Cargo por competencia

10.1 Educación: Título de Bachiller.
10.2 Formación:  Capacitación en fundamentos del Sistema de Gestión
de la Calidad (SGC) y Modelo Estándar de Control
Interno (MECI).
 Conocimiento del Programa Sistema de Recursos
Físicos (SRF Plus), módulos: Datos básicos, Compras
y requisiciones, Inventarios, Procesos y Artículos.
 Conocimiento del Sistema Integrado de Información de
AAPSA (SINAP), módulo Sistema de Apoyo, aplicación
Archivo.
 Conocimientos básicos en contabilidad
 Conocimientos en ofimática.

10.3 Habilidades: ORGANIZACIONALES DE ROL OPERATIVO

 Capacidad de solución  Capacidad de
de situaciones concentración y
 Control de la información observación de detalles
 Organización  Destreza manual
 Relaciones  Iniciativa
interpersonales  Rapidez y acción
 Trabajo en equipo
10.4 Experiencia: Un (1) año de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.
1. Cargo: 2. Código:
BODEGUERO MF-SAL-15.3
3. Lugar de trabajo: 4. Dependencia:
Planta de Tratamiento El Tablazo Almacén
5. Cargo del jefe inmediato:
Calle 3 No 4 - 29 Conmutador: (28) 24 15 53 FAX: 24 20 14 - 24 04 66 - 31 81 02
e-mail: aadepop@emtel.net.co www.acueductopopayan.com.co
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NIT 891.500.117-1
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Jefe Sección Almacén

6. Personas a cargo:
Ninguna
7.Objetivo del cargo:
Coordinar periódicamente con el jefe inmediato el recibo de los elementos que
lleguen a Almacén y suministros de los mismos, verificando las
especificaciones, estado y cantidades.

8. Funciones especificas:

 Almacenar los elementos en forma ordenada y clasificarlos de acuerdo con

lo establecido en el manual.

 Velar por el debido manejo, movimiento y acomodación de los elementos

que ingresan a la bodega.

 Elaborar los inventarios a su cargo y de los que tenga para su servicio.

 Confrontar periódicamente las tarjetas de existencias con lo físico.

 Llevar al día el Kardex de existencias físicas en donde se indique la fecha

de ingreso y de egreso, la cantidad recibida y la cantidad entregada, labor
que realizará única y exclusivamente respecto a cantidades.

 Recibir, registrar y entregar los elementos autorizados.

 Velar por el control de la mercancìa que llega a la bodega, negar su

admición cuando se encuentre averiada por daños ocasionados durante el
transporte, por encontrarse en mal estado o en condiciones inadecuadas o
por no corresponder al pedido.

 Verificar y cotejar los elementos con las facturas, pedidos, notas,

devoluciones, entre otros, posteriormente realizar el respectivo registro.

 Informar periódicamente a su jefe sobre los saldos mínimos en existencia

con el fin de efectuar oportunamente la compra.

 Elaborar los ingresos físicos internos y reintegros.

 Llevar oportunamente el registro estadístico de los elementos recibidos y

entregados.

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 Servir de apoyo en la elaboración de los análisis de necesidades para la

conformación de los programas de compra.

 Apoyar en la planeación y programación de inventario final y selectivos

periódicos.

 Informar sobre estado físico de bodegas e instalaciones de forma oportuna

 Velar por el mantenimiento y conservación de los elementos bajo su

responsabilidad.

 Cumplir con los procedimientos e instructivos que le apliquen para el

adecuado desempeño de sus actividades e informar al jefe inmediato
cualquier anomalía que pueda afectar la calidad u oportunidad del servicio.

 Proponer acciones preventivas y correctivas oportunas que aporten al logro

del objetivo del Proceso.

 Corregir oportunamente cualquier producto o servicio no conforme que se

detecte en el desarrollo de las actividades.

 Participar activamente en las actividades de capacitación y entrenamiento

que realice la Empresa.

 Atender y orientar oportunamente y con diligencia a los usuarios o personal

de la Empresa que requieran algún servicio.

 Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo
con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior
jerárquico inmediato.

9. Relaciones de Trabajo
9.1 Internas: 9.2 Externas:
Con todo el personal de la Empresa. Proveedores

10. Perfil del Cargo por competencia

10.1 Educación: Título de Bachiller.
10.2 Formación:  Capacitación en fundamentos del Sistema de Gestión
de la Calidad (SGC) y Modelo Estándar de Control
Interno (MECI).
 Capacitación en manejo y movimiento de objetos.
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 Conocimientos en ofimática.
10.3 Habilidades: ORGANIZACIONALES DE ROL OPERATIVO
 Capacidad de solución  Capacidad de
de situaciones concentración y
 Control de la información observación de detalles
 Organización  Destreza manual
 Relaciones  Iniciativa
interpersonales  Rapidez y acción
 Trabajo en equipo
10.4 Experiencia: Un (1) año de experiencia relacionada con las funciones
del cargo.

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