Sunteți pe pagina 1din 29

Cuprins

1. Tema proiectului.................................................................................................................................... 1
2. Caracterizarea firmei ............................................................................................................................. 2
2.1 Elemente de identificare ............................................................................................................... 2
2.2 Misiunea și strategia de eveniment .............................................................................................. 3
2.2.1 Activități principale ale firmei ............................................................................................... 3
2.3 Portofoliul de parteneri și sponsori ............................................................................................... 4
2.3.1 Portofoliul de parteneri ......................................................................................................... 4
2.4 Pachete de produs și servicii oferite ............................................................................................. 6
2.5 Departamente firmă ...................................................................................................................... 7
3. Managementul evenimentului proiectat ............................................................................................ 10
3.1 Agenda Evenimentului ................................................................................................................ 11
3.2 Preplanificare eveniment pe fiecare departament al firmei ....................................................... 12
3.3 Organizarea și derularea evenimentului turistic și catering........................................................ 17
3.3.1 Pregătirea evenimentului .................................................................................................... 18
3.3.1 Managementul evenimentului de catering ......................................................................... 19
3.3.1 Derularea evenimentului turistic și de catering .................................................................. 25
3.4 Criterii de performanță și evaluarea calității evenimentului ...................................................... 25
3.5 Marketingul evenimentului turistic ............................................................................................. 26
3.6 Bugetarea evenimentului turistic ................................................................................................ 27
1. Tema proiectului

Proiectarea și planificarea unui eveniment turistic cu tema: petrecere privată.

~1~
2. Caracterizarea firmei

DANUBE EVENTS vine în întampinarea dumneavostră cu cel mai complex


pachet de servicii de turism si transport. Experiența vastă în domeniu, corectitudinea si
profesionalismul vorbesc in numele nostru. De aceea, toți cei care au ales serviciile
noastre ne-au recomandat, dovada fiind numarul din ce in ce mai mare al clienților fideli.
DANUBE EVENTS consideră că rețeta succesului de durată este: CALITATE înainte de
cantitate, PROFESIONALISM, SERIOZITATE și, nu în ultimul rând,
PROMPTITUDINE, motiv pentru care ne străduim permanent să vă oferim cele mai bune
oferte de pe piață.

2.1 Elemente de identificare

 Denumirea firmei: DANUBE EVENTS SRL


 Sediul firmei: Bdul. Ștefan Cel Mare, nr. 80, sector 4 , București, România
 Cod unic de înregistrare fiscală: RO79773053
 Tel/fax:021.555.90.66/021.577.43.53
Vodafone:0735.980.222
RDS: 0770.356.678 ; 0770.364.854
Email: danube@events.ro
 Website: https://danubeevents.ro/

 Slogan: DANUBE events- Oriunde vrei tu să fii!

~2~
2.2 Misiunea și strategia de eveniment

Principalul obiectiv al agenției este acela de a asigura comfortul clienților prin


preluarea tuturor necesităților și materializarea acestora, astfel încât orice cerere să poată
fi îndeplinită.

2.2.1 Activități principale ale firmei

Principalul scop al firmei este acela de a promova România cu preponderență


Delta dunării prin organizarea de evenimente turistice asigurând consulații și asistență
turistică pentru asigurarea unor evenimente turistice cât mai speciale.

Prin urmare, principalele activități ale firmei sunt reprezentate de:

 Organizare de evenimente culturale


 Organizare întruniri, seminarii, conferințe, congrese, meeting-uri, teambuilding
 Organizare de petreceri festive precum aniversări, recepții de nuntă, botezuri
 Organizare de evenimente sportive precum cantonamente, concursuri, deplasări
 Organizare de tabere școlare
 Organizare de evenimente publice cum ar fi festivaluri, zile ale orașului, caravane,
târguri.

Pe lângă organizarea evenimentelor menționate mai sus, firma pune la dispoziție


și o serie de servicii suplimentare, precum:
 Emiterea de polițe de asigurare medicală, răspundere civilă și carte verde pentru
autovehicule.
 Închirieri de autocare, microbuze, autoturisme; Transferuri de la/ la aeroport,
hoteluri
 Bilete de călătorie pentru autocarele cursă de linie; Rezervări și emiteri de bilete
de avion pe orice destinație.
 Asigurare de echipamente logistice
~3~
 Închiriat de mobilier ( mese, scaune)
 Închiriere de elemente decorative

2.3 Portofoliul de parteneri și sponsori

Danube Events pune la dispoziția clienților săi servicii cât mai variate astfel încât să poată
asigura clienților săi toată asistența necesară pe parcursul întregii perioade de desfășurare
a evenimenului, indiferent de locația aleasă. Prin intermediul parteneriatelor și a susțienrii
sponsorilor, Danube events poate realiza oferte cât mai variate la un preț cât mai redus, și
de o calitate mare indiferent de pachetul turistic ales de client.

2.3.1 Portofoliul de parteneri

Cazarea invitaților se realizează în hoteluri și pensiuni a căror alegere a fost


realizată prin intermediul unor criterii precum locație, oferte de preț, curățenia,
dimensiunile și dotările camerelor de cazare și altele. Un alt aspect important pentru
realizarea unui eveniment turistic reușit este reprezentat și de diversitatea meniurilor pe
care firmele de catering le pot pune la dispoziție. Așadar, selecționarea restaurantelor și a
firmelor de catering s-a realizat în funcție de: calitatea produselor utilizate, a tehnicilor de
preparare, diveristatea preparatelor culinare astfel încât să existe o ofertă cât mai variată
și altele.

Lista hotelurilor, a pensiunilor și a restaurantelor selectate ca și partenere ale firmei


Danube Events este următoarea:

 Hotel Parc, hotel Four Seasons, pensiunea Sunflower Inn, jud. Alba
 Hotel President, hotel XO Residence, pensiunea Miorița, jud Arad
 Hotel Victoria, hotel Star, hotel Podgoria, jud. Argeș
 Complex Pădurea de pini, hotel Bradu jud. Bacău
 Hotel Elite, hotel Atlantic, Hotel Continental, jud. Bihor
 Hotel Coroana de aur, hotel Diana, hotel Flamingo, jud. Bistrița Năsăud
 Complex Edy’s, Hotel Belvedere, Hotel Vega, jud. Galați și Brăila

~4~
 Hotel Comfort Suits, Hotel Condor, Restaurant Four Seasons, Jud. Brașov
 Hotel Tecadra, Hotel Minerva, Jud. București
 Hotel Rimini, Hotel Premier, Hotel Diana, Hotel As, jud. Cluj
 Hotel Mamaia, Hotel Palm beach, Hotel Cocor, Pensiunea Cristiana, restaurant
Klein, restaurant Lovas, jud. Constanța
 Hotel Căprioara, Hotel Barvados, Pensiunea Calipso, jud. Covasna
 Hotel Pompiliu, restaurant La Ponton jud. Giurgiu
 Hotel Fortuna, Hotel Rubin, jud. Harghita
 Hotel Rusca, Hotel restaurant Corviniana, jud. Hunedoara
 Hotel Il Primo, Grand Hotel Traian, jud. Iași
 Hotel Ambasador, Hotel Carpați, jud. Maramureș
 Hotel Lebăda, Hotel Mariko Inn, jud. Neamț
 Hotel Helios, Hotel Palace Dumbrava, jud. Sibiu
 Hotel Plai de dor, Hotel Castelul Roșu, Popas Bucovina jud. Suceava
 Hotel Sunrise, Hotel Delta, Hotel Delta-Est, Restaurant Marea Neagră,jud. Tulcea
 Hotel Solar, Hotel Unirea, jud Vrancea.

Serviciile de Candy Bar, Fruit bar și torturi sunt asigurate de: Sweet Concept, Un
Deliciu inspirat de Răzvan Oană, Essence Fruit Bar, Cofetăria Armonia, Cofetăria Alt-fel.

Pentru asigurarea muzicii, a efectelor de sonorizare, lumini, artificii și alte servicii


de entertainment, precum și parteneriate cu diferite personalități din muzică Danube
events are încheiate parteneriate cu: Sound Art Entertaiment, Crazy Media Entertaiment,
H.B media Entertaiment, PartySound, GloSound, BellaMusic, Miragemusic.

Serviciile de filmare și fotografiere pot fi oferite de către: Over Heat media,


AlexPopa photography, FotoTime, Visionstudio.

Firma Danube events are încheiate diverse contracte de sponsorizare în funcție de


tipul de eveniment și de amploarea acestuia cu Casa de vinuri Cotnari, Domeniile
Anastasia, Crama Sarica Niculițel.

~5~
2.4 Pachete de produs și servicii oferite

Având în vedere diversele tipuri de categorii de evenimente turistice, firma


Danube Events, pune la dispoziția clienților o serie de evenimente clasice, care pot fi
personalizate astfel încât în evenimentul creat să existe în primul rând originalitate, iar în
al doilea rând să se creeze acea notă personală a clientului. Astfel în funcție de tipul de
eveniment, pachetele de produs și serviciile oferite sunt următoarele:

 Evenimente în cadrul unei firme precum: petreceri de sărbători, depășirea


targeturilor, extinderea afacerii, lansări de produs, teambuilding-uri .

În cadrul acesor tipuri de evenimente, firma pune la dispoziția clientului o serie


diversificată de petreceri tematice, astfel încât să existe o amprentă personală bine
stabilită.
În funcție de locație, număr de invitați, perioada desfășurării evenimentului, și
buget, firma Danube Events pune la dispoziția clienților următoarele servicii: închiriere
locații, asigurare transport, atât aerian cât și terestru (microbuze, autocare), cazare la
hoteluri verificate de către organizator din punct de vedere al raportului calitate-preț,
asigurarea meniului și a servirii în concordanță cu cerințele clientului, asigurarea
decorului realizare de aranjamente florale sau tipărire de bannere cu sigla sau motto-ul
firmei, momente artistice și de divertisment în funcție de tipul de eveniment.

 Organizare de congrese, conferințe, seminarii, concursuri științifice

În funcție de amploarea evenimentului și de caracteristicile acestuia precum tema


ședințelor și parcursul de desfășurare a acestora, firma Danube Events poate pune la
dispoziție: consultanță turistică gratuită, închiriere de autovehicule, rezervare bilete de
avion, cazare hoteluri cu toate facilitățile incluse, asigurarea locației de susținere a
ședințelor, cât și asigurarea mesei festive și a băuturilor în funcție de nevoile clienților
pentru acest aspect se oferă consultanță nutrițională gratuită din partea firmei, de
asemenea este asigurată și decorarea sălilor de conferințe și asigurare de băuturi. Un alt
aspect important în cadrul acestor tipuri de evenimente este reprezentat de calitatea audio-
vizuală, prin urmare, firma pune la dispoziție suport tehnic pe toată perioada de

~6~
desfășurare a evenimentului precum: echipamente audio-video, echipamente de translație
și înregistrări ale evenimentului.

 Organizare de evenimente private (nunți, botezuri, aniversări)

În cadrul evenimentelor private, firma Danube Events oferă consultanță


organizațională pe tot parcursul realizării evenimentului, cel mai important fiind
originalitatea și calitatea acestor tipuri de petreceri. Așadar, în funcție de amploarea
acestora, dar și de cerințele clienților, echipa Danube Events pune la dispoziția acestora o
serie de servicii basic, ce pot fi conturate după bunul plac al clientului în funcție de
dorințele acestuia. Așadar, se asigură: decorațiuni florale, mobilier, corturi în aer liber,
închiriere transport (limuzină, microbuze, autocare), echipament audio video, închiriere
locații, asigurare sunet, contractare firme de entertaiment și artiști, se oferă suport
nutrițional gratuit pentru realizarea meniurilor și a băuturilor în cadrul cinei festive.

 Organizare de evenimente publice (festivaluri, concerte, zilele orașului, caravane)


Datorită amplorii unui astfel de eveniment, firma Danube Events poate asigura în
parteneriat cu primăriile orașelor următoarele servicii: suport tehnic de lumini și sunet,
contractare de artiști locali, naționali și internaționali, asigurarea transportului, realizarea
marketingului în funcție de tipul de eveniment (afișe, bannere, invitații speciale,
mediatizare în mediul online, TV și în presa scrisă), managerierea itinerariul de
desfășurare a evenimentului, realizarea meniului și a băuturilor pentru persoanele invitate,
asigurarea decorului în funcție de amplasamentul evenimentului, direcționarea invitaților.

2.5 Departamente firmă

Pentru realizarea unor evenimente cât mai reușite este necesară o structurare cât
mai eficace a echipei și delimitarea sarcinilor fiecăruia în așa fel încât fiecare membru al
echipei să-și cunoască și să-și îndeplinească responsabilitățile. Structura firmei Danube
Events și îndatoririle fiecărui membru împarte sunt reprezentate de:

~7~
 Departamentul logistic
- Se ocupă de stabilirea locației de desfășurare a evenimentului, prin
examinarea facilităților de care aceasta dispune, de calitatea și dimensiunea
spațiului.
- Asigură produsele necesare pentru desfășurarea evenimentului
- Întocmește și listele de aprovizionare
 Departamentul de marketing
- Asigură vizibilitatea evenimentului și vizibilitatea firmei în toate mediile de
publicitate
- Actualizează în mod permanent pe site-ul firmei ofertele de evenimente
- Discută posibilele contracte cu potențialii clienți
 Departamentul de catering
- Oferă consulații clienților, în funcție de cerințele acestora
- Contractează și negociază cu firma de catering optimă pentru realizarea
evenimentului
- Controlează calitatea produselor obținute
- Verifică buna desfășurare a decorării sălii de eveniment
 Departamentul de servicii
- Contractează firmele de pază, de entertaiment și diverși artiști, de servicii foto
și sonorizare
- Asigură și negociază biletele de intrare în diverse zone de relaxare în funcție
de locația evenimentului.
- Realizează rezervări de cazare și locații
- Încheie contracte cu tour-operatorii asigurând transportul pe tot parcurcursul
evenimentului.
- Realizează itinerariul de desfășurare a evenimentului
 Departamentul financiar contabil
- Analizează și calculează veniturile, profitul și cheltuielile firmei
- Realizează bilanțuri financiar contabile
- Gestionează salariile angajaților
- Asigură înregistrarea cronologică și sistematică a informațiilor financiare.

~8~
 Manager general firmă
- Întocmește planul de afaceri al firmei
- Contractează diferiți sponsori și creditori
- Coordonează echipele și delegă sarcinile
- Asigură bunul parteneriat al firmelor
- Supervizează buna activitate a firmei
- Analizează contractele și oferă în funcție de posibilități discounturi și reduceri
- Se asigură de repetabilitatea evenimentelor turistice

Tabel 1.5 Numărul angajaților în firma Danube Events


Nr.Crt. Funcție Număr angajați
1 Manager general 1
2 Manager departament marketing 1
3 Inginer harware 1
4 Manager departament servicii 1
5 Asistent manager departament servicii 1
6 Manager departament logistică 1
7 Asistent manager departament logistică 1
8 Manager departament catering 1
9 Asistent manager departament catering 1
10 Contabil 1

~9~
3. Managementul evenimentului proiectat

Planificarea unui eveniment turistic privat de tip corporate cu ocazia


împlinirii a 25 de ani de McDonald’s în România.

Organizarea unei petreceri private de tip corporate necesită o planificare exactă a


evenimentului, întrucât, se impune respectarea tuturor cerințelor venite din partea
participanților. În cazul evenimentelor turistice care sunt extinse pe o perioadă de mai
multe zile este necesar ca echipa de organizare și implicit partenerii săi să colaboreze într-
o strânsă legătură, astfel încât fiecare membru să-și cunoască îndatoririle.

În cadrul acestui proiect, pe lângă organizarea unei nopți festive ale cărei momente
să rămână întipărite în memoria invitaților ca fiind memorabile și unice, este necesar ca
pe tot parcursul celor 4 zile să se încurajeze interacțiunea între invitați, după terminarea
evenimentului, echipa McDonald’s România să fie mai motivată și mai unită.

Astfel, în timpul planificării proiectului echipa Danube Events și-a impus două obiective
principale:

- Sărbătorirea aniversării a unuia dintre celui mai mare lanț de restaurante tip Fast-Food
din lume

- Oferirea unei experiențe inovatoare de team building prin care să asigurăm oportunități
creative și reale prin care echipa McDonald’s România poate evolua.

Locația aleasă pentru desfășurarea evenimentului este în Delta Dunării, în


localitatea Sulina, locație care poate oferi o ruptură din cotidian datorită lipsei
aglomerației, a liniștitii, a priveliștilor minunate, dar și a preparatelor tradiționale care nu
vor putea fi uitate.

~ 10 ~
3.1 Agenda Evenimentului

 Prima zi , Vineri
 Plecare din București vineri, ora 9.00 cu autocare închiriate de către Carpatia
Tour
 Sosire în Tulcea ora 13.00
 Îmbarcare pe nava de călători Europolis 13.30, croazieră pe Dunăre până la
Sulina
 Servirea mesei la bordul navei, ora 14.30 -16.00
 Sosire în Sulina, ora 16.30
 Cazare la hotelul Delta Est ( 4*) / Delta Palace (3*), ora 17.00
 Prezentarea și vizitarea punctelor turistice principale din oraș, ora 18.00
 Servirea cinei pe hotelul plutitor Carpatia, ora 19.00-21.00
 Foc de tabără, lansare de lampioane pe malul mării și degustare de vinuri de la
Casa de vinuri Cotnari și domeniile Anastasia 21.00-22.00

 A doua zi , Sâmbătă
 Mic dejun în restaurantul hotelului, ora 9.00- 10.00
 Excursie “Delta Safari” cu ambarcațiunile firmei Nautica în satul și pădurea
Letea, ora 11.00
 Servirea prânzului tradițional în satul Letea, ora 14.00-15.30
 Relaxare în interiorul hotelului, opțional, organizarea unor partide de
pescuit sau relaxare pe malul mării. 16.30-18.00
 Excursie cu ambarcațiunile Nautica la vărsarea dunării în Marea Neagră/
opțional, organizare de birdwatching pe insula păsărilor, ora 18.00-19.30
 Cina festivă de aniversare la Restaurantul Marea Neagră, ora 20.00

 A 3-a zi, Duminică


 Mic dejun în restaurantul hotelului, ora 9.00-10.00
~ 11 ~
 Organizare de activități pe plaja Sulina: volei, plimbare cu skijeturi,
plimbări pe plajă, relaxare, ora 10.00-12.30
 Plecare invitați cu ambarcațiunile rapide Nautica, ora 13.00-14.30 .

3.2 Preplanificare eveniment pe fiecare departament al firmei

Organizarea evenimentului prin trasarea responsabilităților pentru fiecare departament al


firmei, se realizează astfel:

 Prima zi , Vineri

 Transportul invitaților din București spre Tulcea se realizează prin


intemediul unui autocar de 3* cu o capacitate de 60 de persoane și cu un microbuz
de 20 de locuri. Invitații de onoare vor fi transportați cu un Mercedes Van de lux
cu o capacitate de 8 locuri.
Închirierea autoturismelor a fost realizată prin negociere și încheiere de contract
cu firma Carpatia Tour.
 Croazirea pe Dunăre va fi realizată de către ambarcațiunea Europolis cu o
capacitate de 100 de persoane, pentru închirierea ambarcațiunii s-a încheiat
contract cu societatea Navrom.

 Servirea mesei la bordul navei


Meniul de prânz servit de către invitați va fi compus din:
- aperitiv reprezentat de preparate din pește și/sau carne așezate pe platouri
Pentru alegerea aperitivului sunt disponibile trei variante reprezentate de:
1. Rondele cu somon și avocado, salată de icre de știucă pe pâine prăjită, scrumbie
marinată.
2. Beignets cu șuncă și cașcaval, roșii umplute cu ouă de prepelită, rulou cu ardei
gras și anșoa
- fel principal împreună cu garnituri și sosuri (servite la masă pe farfurie)
1. Șalău la grătar cu orez sârbesc și sos de lămâie.
2. Pui în sos de smântână și ciuperci.
- desert (servit pe platouri)

~ 12 ~
1. Tartă cu fructe de pădure și căpșuni
2. Prăjitură cu mango sau caramel
Tempo-ul servirii va fi de 15 minute.
Pentru acest meniu de prânz a fost contractată echipa de catering pusă la
dispoziție de către firma de transport naval, stabilirea meniului de la bordul navei
și negocierea contractului a fost realizat de către departamentul de catering.

 Cazarea invitaților
Invitații, vor fi cazați la hotelul Delta Palace 4* sau hotel Delta Est 3* în
funcție de pachetele alese intițial (VIP, Premium, Basic).
Negocierea contractelor de cazare a invitaților a fost realizat de către
departamentul de servicii, reușind astfel să închirieze camerele cu oferta minimă
din extrasezon și accesul invitaților în toate spațiile de relaxare și divertisment
prezente în incintele hotelurilor.

 Vizitarea unor puncte turistice


Invitații au acces în interiorul Farului vechi al orașului Sulina, transformat
de curând în muzeu dedicat scriitorului Jean Bart ( Eusebiu Botez) având acces de
asemenea și către vârful farului din care se poate vedea întreg orașul. Ulterior vor
coborâ în grădina farului unde pot asculta povești pescărești de la bătrânii orașului.
Biletele pentru muzeu au fost achiziționate de către departamentul logistic
obținându-se un discount de 15 %.

 Servirea cinei
Invitații vor servii cina la bordul hotelului plutitor Carpatia, pentru cină
invitații vor putea alege dintre trei variante de meniu, format din aperitiv, fel
principal și desert. Servirea cinei se va face în mod direct de către ospătari la
farfurie, prin partea dreaptă. Aranjarea locurilor în restaurant este de tip Theatre.
Tempo-ul servirii este de 20 de minute.
Variante de meniu pentru cină:

~ 13 ~
1. Aperitiv: Chessecake sărat cu somon, cruton integral cu mousse de ton și capere
,coșuleț cu salată de țelină și crevete aromat, balotină de pui cu fistic și ierburi Provence

Fel principal: Specialitatea casei- Crap prăjit pe varză călită la ceaun și copt în cuptor
cu sos de roșii și ardei.

Desert: Prăjitură cu pere fierte în sirop de trandafir și sos de castane

2. Aperitiv: somon tempura cu portocală, salată de mango și creveți, ou de prepeliță în


prosciutto crudo, măsline marinate Kalamata, tartină cu diverse sortimente de brânză.

Fel principal: Steak de vită caramelizată cu ciuperci sote și sos de vin roșu
Desert: Tartă fină cu mere și cremă de migdale.

 Foc de tabără pe plaja Sulina


Focul de tabără este organizat de firma Danube Events în parteriat cu FiliBeachBar.
Stocurile de băuturi carbogazoase și necarbogazoase sunt asigurate de către
departamentul logistic al firmei, dar sunt sponsorizate de Casa de vinuri Cotnari și
domeniile Anastasia, de asemenea, pe parcursul serii invitații pot gusta o varietate de
vinuri alese fiind îndrumați de către un somelier.

 A doua zi- Sâmbătă


 Mic dejun în incinta restaurantului, micul dejun este servit sub
formă de bufet suedez, micul dejun este inclus în prețul cazării.
 Excursie “Delta Safari” prin canalele și lacurile Deltei Dunării,
către satul și pădurea Letea unde se pot vedea caii sălbatici, pentru realizarea excursiilor
departamentul de servicii a negociat și semnat un contrat cu firma Nautica, Sulina .
 Prânzul în Satul Letea
După plimbarea prin pădurea Letea, se va servi prânzul în incinta pensiunii
Sanmar din Letea, meniul va fi alcătuit din: preparat lichid care va fi servit în supnice, un
preparat din pește/carne servit la farfurie, desert care va fi așezat pe platouri. Tempoul
servirii este de 20 de minute.
Variante de meniu disponibile pentru prânz:

~ 14 ~
1. Preparat lichid: Specialitatea casei- Ciorbă din mix de pește tradițională cu sos de
usturoi ( în cazul acestui preparat se servește prima dată peștele fiert și ulterior ciorba)
Fel principal: Plachie de somn în sos de roșii cu mămăliguță
Desert: Prăjitură cu mere și vișine
2. Preparat lichid: Ciorbă de văcuță cu legume
Fel principal: Steak de vită cu muștar și rozmarin
Desert: Pancakes cu gem de căpșuni și sos de caramel
Servirea prânzului în satul Letea este oferit de către firma Nautica a cărei pensiuni
o manageriază, costurile de prânz intrând astfel în contractul încheiat între departamentul
de servicii al firmei Danube Events și firma Nautica. Meniul este stabilit de către
departamentul de catering și personalul pensiunii SanMar.

 Excursie la vărsarea Dunării în Marea Neagră


Invitații pot avea ocazia de a vedea vărsarea Dunării în Marea Neagră, insula cu
păsări, farul nou și epava unei nave, de asemenea pot vedea nuferi și pot asculta anumite
intorisiri ale conducătorilor de ambarcațiuni cu privire la navele care treceau prin Sulina
din toate colțurile lumii. Departamentul de servicii a negociat și încheiat contractul de
excursie cu firma de ambarcațiuni, Nautica.

 Cina festivă
Invitații vor avea parte de petrecerea festivă pe terasa restaurantului Marea Neagră
în care se vor bucura de surprize speciale de tot parcursul evenimentului și se vor
delecta cu preparate alese. Alegerea, verificarea, negocierea și verificarea locației a
fost realizată de către departamentul de logistică.

 A treia zi, Duminică


 Mic dejun în incinta restaurantului, micul dejun este servit sub
formă de bufet suedez, micul dejun este inclus în prețul cazării.
 Activități de relaxare: au fost organizate de către departamentul de
logistică.

~ 15 ~
 Plecarea invitaților: invitații pleacă cu firma de transport Nautica,
durata drumului este de o oră și jumătate, urmând ulterior să fie preluați de către
autocare și conduși către București. Negocierea și încheierea contractului între firma
Danube Events și firma Nautica a fost realizată de către managerul general al firmei,
acordându-i acesteia din urmă exclusivitate în privința serviciilor de transport naval,
firma reușind astfel să stabilească un discount de 20% din totalul sumei de achitat.

~ 16 ~
3.3 Organizarea și derularea evenimentului turistic și catering

Pentru organizarea cinei festive cu ocazia, sărbătoririi a 25 de ani McDonald’s,


după confirmarea ofertei trimise, echipa Danube Events a stabilit împreună cu gazdele
evenimentului anumite aspecte organizaționale, astfel încât s-au pus la punct: tipul de
eveniment, aranjarea meselor, listele cu invitați și dispunerea lor la mese, aranjamentele
decoraționale în sala de eveniment, durata evenimentului, bugetul evenimentului.

După confirmarea și stabilirea cerințelor clienților, cu 15 zile înainte de începerea


evenimentului turistic propriu-zis, departamentul de catering a echipei Danube Events a
stabilit locația, a negociat și încheiat contractul de catering cu restaurantul Marea Neagră.

Aspectele organizaționale de la nivelul locației au fost stabilite împreună cu


managerul restaurantului astfel, s-a decis: structura meniului în funcție de preparatele
consacrate ale restaurantului, necesarul de personal pentru derularea serii festive,
aranjamentul meselor în funcție de dimensiunile restaurantului.

Aprovizionarea unității cu materii prime se va realiza cu 5 zile înainte de începerea


petrecerii festive, de acest aspect ocupându-se personalul restaurantului Marea Neagră,
dar sub supravegherea managerului departamentului de catering, care va examina:
calitatea, inocuitatea, aspectele fizico-chimice și senzoriale, dar și metodele de depozitare
a materiilor prime. Ulterior, departamentul de catering al firmei Danube Events a stabilit
și negociat cu firma Essence fruit bar pentru realizarea unui fruit bar pe seama avengurii
evenimentului și cu firma Un Deliciu By Răzvan Oană pentru asigurarea tortului festiv și
elaborarea unui candy bar.

Pentru partea de entertaiment au fost încheiate contracte de către departamentul de


servicii cu firma SpareMusic pentru prezentarea evenimentului si pentru momente
muzicale, având ca invitată specială pe Roxana Nemeș. Invitații de onoare ai
evenimentului vor fi reprezentați de Steve EasterBrook, direcorul general McDonalds și
Daniel Boaje director general McDonald’s în România care vor susține speech-uri cu
privirea la ascensiunea lor în firmă. Un alt moment artistic va fi reprezentat de grupul
Rusalka- dansuri lipovenești.

~ 17 ~
3.3.1 Pregătirea evenimentului
Cu 5 zile înainte de începerea evenimentului, maître d'hôtel va realiza selecția
necesarului de personal calificat pentru servirea invitaților. Astfel, în cadrul acestui
eveniment, este necesară o echipa formată din: 9 ospătari, 9 ajutori de ospătar, 2
barmani. Cu o zi înainte de începerea evenimentului, maître d'hôtel va realiza instructajul
echipei de servire, timpii de servire, numărul de acte alimentare și altele.

Etapele pregătirii sălii de evenimente:


- Aerisirea sălii 20 de minute
- Iginenizarea sălilor utilizându-se practicile bune de igienă și practicile bune de
lucru, de către personalul de curățenie al restaurantului.
- Aranjarea meselor în funcție de numărul de invitați așezați la masă, la fiecare
masă vor fi așezați 9 invitați, mesele fiind rotunde, și un număr de 6 persoane la
masa de protocol, unde vor fi așezați invitații de onoare. Prin urmare va rezulta un
total de 9 mese.
- Aranjamentul sălii de eveniment va fi de tip banchet.
- Aranjamentele de video-proiecție vor fi asigurate de către departamentul de
logistică.
- Realizarea mise-en-place de către personalul de servire. Etapă în care se va
verifica igiena și integritatea paharelor, farfuriilor suport și a tacâmurilor.
- După realizarea mise-en place, maître d'hôtel va verifica corectitudinea
poziționării a elementelor de pe masă.
- Decorarea locației se va realiza prin: îmbrăcarea scaunelor cu huse, aranjamente
florale, numerotarea meselor.

~ 18 ~
3.3.1 Managementul evenimentului de catering

 Tipul evenimentului – cină festivă ( 6 feluri- gustare rece, aperitiv, 3 feluri


principale, desert)
 Număr de persoane - 80
 Durata evenimentului – 6 ore
 Tempo-ul servirii – 30 de minute
 Stilul de servire- direct, la farfurie

 Prezentarea meniului
Preparate: 1. Icre de știucă natur cu unt și pâine prăjită
2. Rapane de Marea Neagră în sos alb
3. Storceac de sturion
4. Calcan à la meunière cu sos de lâmâie și legume gratinate
5. Mușchi de vită cu sos de portocale, ciuperci sote și salată de roșii
6. Tort aniversar din prăjituri speciale
7. Open fruit and chocolate Bar

Băuturi: 1. Vodka Grey Goose/ Campari


2. Sauvignon Blanc, Aligote,Caii de la Letea, ed. limitată, Crama Sarica Niculițel
3. Merlot, Cuvee Sia, domeniile Anastasia
4. Vinars Brâncoveanu Xo, Jaggermeister
5. Cafea espresso, Lavazza
6. Apă carbogazoasă, apă plată
7. Vin spumant Colocviu la Moscova, sec, Casa de vinuri Cotnari

~ 19 ~
 Caracterizarea itemilor
 Icre de știucă natur ( 25/20 g)
Ingrediente:- icre de știucă 25g
- sare
- unt 20 g.
Mod de prepare: icrele de știucă se curăță și se sărează. Se servesc reci cu unt și pâine
prăjită .
 Rapane în sos alb (100 g)
Ingrediente: - rapane
- unt
- vin alb
- patrunjel
- ulei de masline
- zeama de lamâie
- ardei kapia
- sare, piper
Mod de prepare:
1. rapanele proaspete se curătă de cochilie, se spală și se imersează în gheață până la
momentul preparării.
2. Se introduce untul în tigaie, se încinge tigaia se adaugă câteva picături de ulei. Dupa
încingerea untului se introduc rapanele în tigaie și se condimentează cu sare.
3. Se realizează sosul: ulei de masline, ardei capia taiat foarte fin, patrunjel, ardei iute
dupa gust, sare, piper si multa zeamă de lămâie.
4. Se introduce sosul în tigaie alături de rapane și se adaugă 500 ml de vin alb
obligatoriu sec, se trag în tigaie și se servesc calde.

~ 20 ~
 Storceac de sturion (50/80 g)

Ingrediente:- nisetru (file) + cap + cartilagiu

-cartofi albi

-morcovi, ceapă, ardei grasi, smântână

- gălbenuș de ou

- mărar proaspăt

Mod de preparare:

1. Carnea de nisetru se taie in cubulete mari, și se dau cu sare grunjoasă. Se lasă


carnea in frigider, cca 2-3 ore.Se păstrează separat capul de sturion, șira spinării,
cartilagiul.

2. Se pune apă la fiert, la fierbere apei, se pun la fiert capul sturionului si


cartilagiul. Nu se pune foarte multa apa deoarece storceacul trebuie gros și concentrat.
După 10 minute de fiert se pun cartofii, tăiați în bucăți generoase, morcovul, ceapa și
ardeii mărunțiți, la cuțit. Când cartofii sunt aproape fierți se pun bucățile de pește care
nu se lasă la fiert mai mult de 10 minute.

3. Se bate smântâna cu galbenușul de ou, un vârf de linguriță de piper alb macinat.


Nu se toarnă amestecul în ciorbă, ci se amestecă ușor adăugând ciorbă călduță în acest
amestec până se diluează bine, apoi se amestecă cu restul ciorbei. Se adaugă mărarul tocat
mărunt, la cuțit și se lasă 10-15 minute cu capac. Se servește fierbinte.

~ 21 ~
 Calcan à la meunière cu sos de lâmâie și cartofi natur

Ingrediente: -file de calcan


-lapte
- unt
- ulei de măsline
- zeama de la o lămâie
- sare, piper
- pătrunjel verde

Mod de preparare:
1. Se îndepărtează pielea și oasele, se așează peștele într-un vas dreptunghiular, nu
foarte înalt, și se toarnă lapte cât să le acopere.
2. Se toacă mărunt pătrunjelul verde, se stoarce sucul de la o lămâie. Într-o tavă se
pune făină și se amestecă cu sare și piper negru proaspăt râșnit.
3. Se scot fileurile din lapte și se trec prin făină. Într-o tigaie, se adaugă untul cu
puțin ulei și se încinge. Se prăjesc fileurile pe ambele părți, la foc moderat spre
mic. Peștele trebuie să rămână auriu.
4. Preparare sos: se topesc 50 de gr de unt, până capătă culoarea de nucă (beurre
noisette) apoi se adăugă zeama de lămâie. Se amestecă cu un tel, până se formează
o emulsie. Se pune pătrunjelui tocat. Sosul se toarnă pe deasupra calcanului.

~ 22 ~
 Mușchi de vită cu sos de portocale, ciuperci sote și salată de roșii (100/
60/100)
Ingrediente: - Unt 65%
- Carne de vitel
- Zahăr
- Portocale
- Vin rosu demisec 12% Vol.
- Sare , Piper ,Ulei de măsline
Mod de preparare:
1. Mușchiul bine spălat și scurs de apă se unge cu unt și ulei de masline, se stropește cu
vin, se presară cu sare și piper măcinat și se lasă la macerat timp de 24 de ore. Se bagă
la cuptor la foc mediu astfel incat sa nu se usuce carnea.

2. Într-o tigaie se topește zahărul, la care se adaugă portocalele tăiate și o lingură de


unt. Se tin la foc mediu până își lasă suc. Peste carnea lăsată la cuptor se adaugă sosul
de portocale și se mai lasă la cuptor încă aproximativ 15 minute. Când mușchiul a
căpătat crusta, se scoate din cuptor și se adaugă frunzele de pătrunjel și puțină coajă de
portocale.

~ 23 ~
 Tort aniversar
Tortul aniversar va fi realizat de către Răzvan Oană, tortul, reprezentând de fapt un
ornamentație foarte frumoasă de prăjituri special create, astfel încât prăjiturile destine
invitatelor sunt create mai dulci, mai pe gustul genului feminin, spre deosebire de cele
destinate invitaților de genul masculin, acelea având o tentă amăruie.

 Fruit Bar
Fructele vor putea fi servite pe tot parcusul serii de către invitați.

~ 24 ~
3.3.1 Derularea evenimentului turistic și de catering
Organizarea evenimentului turistic a fost realizat pe ore, astfel:

Ora 20.00: Sosirea invitațiilor, aceștia vor fi conduși la mese de către maître d'hôtel care
deține oglinda meselor.

Ora 20.30: Gazdele evenimentului vor susține un discurs de bun venit.

Ora 20.30: Ospătarii vor servi primul fel de mâncare, începând cu masa de onoare.

Ora 21.00: Recital muzical susținut de Roxana Nemeș. Se va servi cel de-al doilea fel de
mâncare.

Ora 21.30: Momentul artistic al trupei Rusalka.Se va servi cel de-al treilea fel de
mâncare.

Ora 22.00: Speech-urile motivaționale ale invitaților de onoare cu prezentări power


point din partea acestora. Ospătarii vor aduce cel de-al patrulea fel de mâncare.

Ora 23.00: Se va servi felul de mâncare numărul cinci.

Ora 23.30: Se va servi felul de mâncare numărul șase.

Ora 00.00: Aducerea tortului festiv și servirea invitaților cu șampanie.

3.4 Criterii de performanță și evaluarea calității evenimentului

Monitorizarea şi evaluarea calității evenimentului turistic presupune asigurarea


unor criterii şi indicatori de performanţă.

Pentru a putea evalua cât mai concret evenimentul turistic, trebuie definiți makerii
principali de apreciere reprezentați de periodicitate, atractivitate și atragerea sponsorilor.

Indicatorii de performanţă reprezintă unităţile de măsură utilizate pentru evaluarea


performanţei prin prisma criteriilor stabilite, un indicator stabileşte standardul de
performanţă.

~ 25 ~
Indicatorul trebuie să acopere anumite criterii de cantitate, calitate şi timp. In funcţie de
criteriul utilizat pentru evaluarea performanţei, aceștia pot fi:

 Cantitativi – Măsoară cantitatea (de servicii, de clienţi, de timp, etc.)


 Financiari – Măsoară nu doar costurile directe ci şi pe cele indirecte (chirie,
întreţinere, administrare).
 Calitativi
 De proces – Stabilește eficacitatea departamentului de conducere
 De impact – Se concentrează pe efectele produse prin activitatea proiectului
şi beneficiile obţinute. Efectele şi beneficiile pot fi pe termen scurt şi pe
termen lung.
Perfomanța și calitatea evenimentului poate fi analiză prin intermediul unor
softuri specializate care oferă un feed-back cu privire la activitatea departamentului de
marketing și strategii de orientare a cheltuielilor în funcție de impactul care poate fi pe
termen lung sau scurt și de beneficiile obținute în urma derulării evenimentului.

3.5 Marketingul evenimentului turistic

Firma Danube Events a realizat o strategie de marketing care se axează


preferențial pe Delta Dunării. Departamentul de marketing al firmei Danube Event are
responsabilitatea de a promova România turistică, dar mai ales Delta Dunării. Firma
Danube Events a realizat o strategie de marketing care se axează preferențial pe Delta
Dunării.

Ca și obiective , echipa Danube Events își propune să educe turiștii prin promovarea unor
produse noi, diversificate, total diferite de tendințele actuale de pe piață; produse
specializate, diversificate și de o calitate ridicată;

Produsul turistic realizat de agentia noastra New Travel reprezinta un produs nou in
cadrul ofertelor de sejururi in zone traditionale romanesti

Ținându-se cont de faptul că, se discută despre un eveniment turistic mai mult sau mai
puțin nou, pe o piață relativ nouă strategia abordată este cea a diferențierii produselor și
segmentării pieței.

~ 26 ~
Pentru promovarea evenimentelor turistice în Delta Dunării, departamentul de marketing
a adoptat următoarele măsuri de publicitate:

- Realizarea unei grafici corespunzătoare pe site-ul firmei, cu imagini cât mai


captivante.

- Poziționarea ca element principal atât pe site-ul firmei, cât și pe contul de


Facebook și Instagram.

- Prezentarea ca element principal în timpul târgurilor și a expozițiilor.

- Proiectare și printare de flyere promoționale, care vor fi expuse prin intermediul


partenerilor noștri din transport.

3.6 Bugetarea evenimentului turistic

Bugetul evenimentului turistic = 240,500 de lei

 Cheltuieli de cazare:
Hotelul Delta Est ****- o noapte de cazare în data de 1.07.2018- 350 de lei. Așadar,
pentru două nopți o persoană va plăti 700 de lei.
50 de persoane x 700 = 35.000 lei
Hotel Delta Palace ***- o noapte de cazare în data de 1.07 2018- 250 de lei. Prin
urmare, pentru două nopți o persoană va plăti 500 de lei.
30 de persoane x 500 = 15.000
Total cazare: 35.000+ 15.000= 50.000 de lei

 Cheltuieli de tranport:
Pentru transportul persoanelor de la București la Tulcea și retur s-a achitat o sumă
de 4.000 de lei în urma unui discount de 10% din partea firmei CARPATIA TOUR.
Pentru transportul persoanelor de la Tulcea la Sulina, un bilet a costat 35 de lei,
așadar:
80 de persoane x 30 = 2.400 de lei.

~ 27 ~
Pentru transportul persoanelor de la Sulina la Tulcea, un bilet a costat 50 de lei,
așadar:
80 de persoane x 50 = 4.000 de lei
Total transport : 4.000 + 2.400 + 4.000= 10.400 de lei

 Cheltuieli cu meniurile:

1. Meniu de prânz pe vapor 200 de lei, astfel:


80 de persoane x 200 de lei = 16.000 de lei
2. Meniu de cină pe hotel plutitor CARPATIA:
80 de persoane x 250 de lei = 20.000 cu 10% discount =18.000 de lei
3. Meniu de prânz în satul Letea, oferit gratuit de către firma Nautica.
4. Meniul de cină festivă 400 de lei, așadar:
80 de persoane x 400 = 32.000 de lei
Total meniuri: 16.000 + 18.000 + 32.000 = 66.000 de lei

 Cheltuieli cu decorațiunile și aranjamentele florale – 4.000 de lei.


 Cheltuieli cu excursiile în Delta Dunării:
1. Excursie către satul Letea 150 de lei de persoană, astfel:
80 de persoane x 150 = 12.000 de lei
2. Excursie spre vărsarea Dunării în Marea Neagră,80 de lei, astfel
80 de persoane x 80 = 6.400 de lei
Total cheltuieli cu excursiile: 12 000 + 6 400 =18,400 de lei
 Cheltuieli cu entertaimentul – 10.000 de lei
 Cheltuieli cu personalul – 30.000 de lei

Total Cheltuieli: 50.000 + 10.400 + 66.000 + 4.000 + 18.400 + 10.000 + 30.000 =


182,800 de lei.

Prin urmare, profitul brut al firmei va fi de: 57,700

~ 28 ~