Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.

Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Caso de Estudio
Automatización de Procesos
Administrativos Casos Empresariales.

POR:
De acuerdo con la lectura del caso de la empresa “Textiles
Msc. Humberto Ajcu. H & A” deberá de realizar el desarrollo de las tareas:
MA/ Msc. Andrea Morales. Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los archivos
Hugo Girón. generales de evaluanet: http://evaluanet.galileo.edu
Octubre 2018.
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Empresariales. Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Introducción al Caso de Estudio

APACE (Sistematización y
Equipamiento de Procesos
Administrativos): A raíz del análisis situacional, se pudo
llegar a la determinación de distintos
problemas a nivel operativo, productivo y
A continuación, se da a conocer el
administrativo, así como también las
diagnóstico empresarial de la Textilera
estrategias que serán necesarias para
Textiles H&A, que se dedica a la
elaborar un plan de acción. El caso enfoca
comercialización y exportación de
productos textiles, empresa guatemalteca en forma global, el propósito de la empresa

con una estructura de mercado conformado en diferentes áreas, que pretenden mejorar

por la industria maquilera a nivel ante todo los índices de productividad,

internacional, siendo su público objetivo la ventas, mercado, tecnología de punta, la

demanda de Estados Unidos. que ayudara a incrementar los índices de

productividad, por ello se tomaron en
cuenta todas las actividades necesarias
Se tomó en cuenta, la determinación del
para llevar a cabo el cumplimiento de los
análisis del entorno que puede afectar el
objetivos propuestos, a través de la
mercado global, tanto externamente como
asignación de responsables y tiempos.
internamente apoyándose de herramientas
que ayuden a medir los índices de
aceptación, para ello se utilizó la matriz de A partir de los distintos aspectos

los índices de factores internos y externos. empresariales, deberá enmarcar el estudio

del caso a un problema de carácter
Nota Importante: administrativo el cual deberá de resolver

La automatización de procesos implementando las herramientas

administrativos implica : Sistematización y aprendidas en los cursos del área de APA,
equipamiento.
y proveer así alternativas de solución que
La sistematización implica visualizar a la
organización como un sistema, y el ayuden a desarrollar procesos
equipamiento implica el dotar del equipo
necesario para realizar las tareas administrativos en forma eficiente.
administrativas.
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
COMPETENCIAS QUE DEBE Capacidad para realizar procesos de
DESARROLLAR EL ESTUDIANTE POR  auditoría determinando puntos de
MEDIO DEL ESTUDIO DE CASOS: 

Aplicar métodos de factibilidad
 económica para determinar la viabilidad

Utilizar su criterio y experiencia para
 de inversión en Sistemas de Información
 analizar las causas y soluciones de un
(TI).
 problema.


Identificar un problema utilizando las OBJETIVOS DEL CASO:
 herramientas y métodos aprendidos en
los cursos del Área de Automatización Que el estudiante este en la capacidad de:
de Procesos Administrativos.

 
Identificar problemas de tipo

  administrativo dentro de una
Determinar las acciones a seguir,
 después de haber evaluado las organización y presentar soluciones
 opciones de solución del caso. mediante la automatización de
 procesos.

 
Capacidad de análisis, comprensión y
 diseño de soluciones a través de la 
Aplicar apropiadamente la metodología

implementación de Sistemas de  de estudio de casos a procedimientos
administrativos.
 Información (TI).


Tener la capacidad para desarrollar

 distintas propuestas de automatización
de procesos administrativos utilizando
tecnologías de información (TI).
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METODOLOGIA GENERAL DEL METODO

DE CASOS.
RESULTADO ESPERADO.
El método del caso es un modo de enseñanza
en el que los estudiantes aprenden sobre la
base de experiencias y situaciones de la vida
Basado en los datos presentados en el caso
real, permitiéndoles así, construir su propio
deberá de analizar, discutir, interpretar y
aprendizaje en un contexto que los aproxima a
establecer un solo problema, en el desarrollo del
su entorno. Este método se basa en la
caso podrá identificar que la empresa en su
participación activa y en procesos colaborativos
estructura presenta actualmente varios
y democráticos de discusión de la situación
problemas, a lo cual deberá de seleccionar un
reflejada en el caso.
solo problema dado a que el caso está diseñado
de tal forma, que puede identificar varios
Un caso representa situaciones complejas de la
problemas, pero partiendo de ello tendrá que
vida real planteadas de forma narrativa, a partir de
escoger un problema en el que pueda aplicar
datos que resultan ser esenciales para el proceso
como solución la sistematización y
de análisis. Constituyen una buena oportunidad
equipamiento a un proceso administrativo.
para que los estudiantes pongan en práctica
habilidades que son también requeridas en la vida Nota Importante:
real, por ejemplo: observación, escucha,
diagnóstico, toma de decisiones y participación en Lea detenidamente el caso, elabore un
listado de los problemas identificados,
procesos grupales orientados a la colaboración. priorice que problema es más importante
de resolver.

La selección del problema debe estar

enfocado en la “Sistematización y
Equipamiento “a un proceso
administrativo.

Para dar inicio con el desarrollo de las

tareas (entregables) debe enfocar
claramente la selección del problema y
abordar el mismo tema en el desarrollo de
cada entregable .

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Caso de Estudio
Textilera “Textiles H& A”

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MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
Textiles “Textiles H& A” inició sus operaciones
en el año 1990; fue fundada por Carlos
Morales, desde entonces vino a ser una de las
más grandes exportadoras de algodón y
tejidos.
Dicha empresa se dedicaría a la importación
de materias primas, maquinaria, insumos,
etc., con el fin de producir hilazas de algodón
para posteriormente hacer el tejido y luego
hacer el acabado (teñirlas).
Después de casi un año de operación de la
empresa, cada día más ha ido creciendo, ya
que la cartera de clientes fue aumentada, los
pedidos fueron más constantes, la maquinaria
y el personal no era suficiente para satisfacer
las necesidades de los clientes. A medida de
esto se decidió importar maquinaria
sofisticada para hacer una producción más
efectiva y con una mejor calidad. También
hubo la necesidad de contratar más personal
para la operación de la maquinaria, y así
hacer aun más efectivas las tareas
productivas. La producción desde luego se
incremento considerablemente, pero no se
pensó en un departamento de despachos y
empaques, que para la empresa es uno de los
más importantes.
El departamento de ventas y despachos tiene
una de las tareas más esenciales, ya que de
ellos depende que todos los clientes queden
satisfechos tanto del servicio como de la
entrega exacta de la mercadería. De este
departamento también depende que la
empresa crezca aún más, ya que este sirve
como filtro de control, ya que en está área
ocurren regularmente robos de mercaderías.
A medida que los clientes demandaban otro
tipo de productos, “Textiles H& A” fue
acrecentado su producción; iniciando sus
operaciones en la producción y proceso del
algodón e hilado de telas, para lo cual adquirió
la maquinaria indispensable, para el
procesamiento del material textil, requiriendo
para ello contratar a más personal para que
realizaran dichas tareas productivas, y
también las tareas administrativas como toma
de pedidos, elaboración de requisiciones y
compras de productos.
La demanda de los clientes permitió que
“Textiles H& A” creciera y fue así como en el
año 1992, se enfoca en la elaboración de
patrones de telas, según especificaciones
requeridas por los clientes; para luego cortar
y confeccionar todo tipo de ropa para ser
vendidas a otras empresas y posteriormente
son exportadas.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Actualmente la empresa cuenta con un número de 1,500 empleados distribuidos en las distintas
áreas de la empresa quedando distribuidos de la siguiente manera:

Elaborado por: Carlos Morales. Revisado por: Licda. Andrea Morales Chan
Autorizado por: Lic. Humberto Ajcú Última fecha de Octubre del 2018
Velásquez revisión:

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Se cuenta con materia prima de la mejor

SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA: calidad, importada desde Estados Unidos

para la producción de los hilos 100% de
“Textiles H& A” es una empresa que se algodón o mezclas algodón poliéster,
dedica a la elaboración y procesamiento algodón, nylon etc.; según
de tejidos, pasando por varias etapas las especificaciones del cliente.
cuales se dividen, hasta llegar a la
producción y elaboración final del
La empresa se especializa en la
producto solicitado.
producción de diferentes tipos de telas de
tejidos de puntos en PFD. Se trabajan los
“Textiles H& A” se destaca por su énfasis siguientes tipos de telas en varios anchos
en calidad, respuesta rápida y una *Body Size” dependiendo del peso de la
capacidad mensual de producción de tela:
360,000 piezas mensuales, la integración
de la compañía puede suplir las
 Jersey 100% algodón,
demandas que los clientes necesiten. 

 Rib 1*1,2*1,

Algunos de los productos elaborados son:
 French Ferry,
camisetas, sudaderos, pantalones, 
 Fleece,
vestidos; incluyendo cada una de las áreas 
 Pique.
especializadas en las fases de Producción:
hilar, tejer, acabado, cortado, costura
proceso de lavado y empacado.
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Misión: Visión:

En “Textiles H& A” se fabrica y

comercializa a bajo costo productos
textiles y productos relacionados para los
mercados industrial y textil, en forma
innovadora.
Nuestro propósito es mantener posición
de líderes en el mercado al satisfacer las
necesidades del cliente y proporcionar un
servicio de excelencia.
Aumentar el liderazgo en la producción,
garantizando de esta manera mayor
satisfacción en las necesidades de los
clientes, en el mercado nacional e
internacional, alcanzando el aumento en
las ventas, a través del desempeño
laboral el cual requerirá de una mayor
instrucción, e inducción de diferentes
métodos institucionales de mejora de
calidad.
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El mercado textilero, en Guatemala tiene

¿En dónde Estamos? diferentes segmentaciones, pero muchas
veces no cuentan con los medios para
“Textiles H& A” tiene un mercado
poder comercializar sus productos, en
mayoritariamente comprendido por la
comparación con sus principales
industria maquilera a la que provee todo
competidores en Guatemala “Textiles H&
tipo de insumo necesario para la
A” sobrepasa los niveles de aceptación de
producción, uno de los mayores mercados
los clientes, por lo que se demostrara los
es el mercado extranjero, donde es
porcentajes de ventas en comparación
exportado el producto, y materiales,
con otras textileras.
proveídos con la mayor gestión de
calidad, mejores precios, es por ello que
Principales Competidores: (Ver
en el mercado extranjero prefieren
Gráfica de Pie 1)
importar de otros países, donde la mano
L.A. M. A 10%
de obra es más barata debido al
Textiles C&A 20%
subdesarrollo e inestabilidad económica Cotton S. A 15%
en países como los nuestros, siendo de Politex 5%
beneficio para la industria textil en Textiles H & A 49%
Guatemala ya que es muy buen mercado
siendo este los mayores consumidores
del producto.
Se cuenta con materia prima de la mejor
calidad, importada desde Estados Unidos
para la producción de los hilos 100% de
algodón o mezclas algodón poliéster,
algodón, nylon etc.; según
especificaciones del cliente.
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¿A dónde queremos llegar? objetivo de las mismas dar a conocer a los

empleados sus atribuciones, permitiendo

Uno de los principales objetivos dentro de de esta manera una mejor organización

la empresa es prestar un buen servicio al dentro del trabajo y de esa manera los

cliente, ya que el servicio es indispensable empleados sepan quienes son sus jefes

para cualquier empresa, por medio de inmediatos.

este se puede perjudicar o beneficiar la

imagen de la misma, por lo tanto se debe También es necesario actualizar, los
de lograr satisfacer a los clientes, tener mecanismos de seguridad tanto física
una buena organización dentro del como de procedimientos, para que los
departamento, el que requiere un punto empleados puedan trabajar con seguridad
especial de atención para maximizar las dentro de las áreas que puedan ser
ventas. expuestas al peligro, para ello es
importante establecer controles y

Se pretende mejorar la efectividad en los equipos, para áreas propicias a

procedimientos llevados actualmente, los accidentes, así como ampliación de áreas

cuales son muy lentos y radican en la de salidas de emergencias, por lo que es

pérdida de tiempo, y descontrol de los necesario reestructurar el manual de

mismos, por lo que se propone agilizarlos contingencias actual.

de tal manera, para que permitan distribuir

el trabajo efectivamente, por lo que se
determina que es importante realizar una
reestructuración en las asignaciones de
puestos, siendo el
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¿Qué podemos hacer? ¿Cómo Podemos Lograrlo?
1. Incrementar las ventas actuales en 1.
un 50 % sobrepasando los niveles
de producción actuales, por lo que
se requiere de un énfasis en el
mercado, pretendiendo optimizar un
nivel requerido de producción en el
ámbito empresarial.
2. Reducir costos operativos en un 50 2.
%, para el proceso de producción,
lo que requerirá de un análisis del
costo beneficio, de las actividades
que ameritan ser en este caso
objeto de estudio.
3. Implementar un nuevo producto y
servicio dentro del mercado, el
que pretende expandirse a otros
países en donde aún no llegan
estas exportaciones.
3.
Aumentar la producción actual en
un 75 % en un período de 6
meses, por lo que se requiere de
mejores métodos de trabajo
dentro de la empresa, así como
de equipos que ayuden a mejorar
e incrementar la productividad.
Reducir los gastos operativos en
un 50 %, en las áreas en las que
la producción muchas veces es
repetitiva, debido a los errores
que se cometen por la falta de
control dentro de los procesos de
trabajo, lo que lleva a provocar
excedentes, mala utilización de
los recursos disponibles,
desperdicios de materiales
utilizados.
En un período de 1 año y 6 meses
se lanzará al mercado un nuevo
servicio para abarcar diferentes
grupos de mercado, por ejemplo:
Ejecutivos, mujeres, niños,
dentro de un poder adquisitivo
medio-alto.
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ANALISIS FODA ( FODA ACTUAL)

FACTORES INTERNOS.

Fortalezas Debilidades

 No contar con controles de Inventarios de mercaderías

 Solidez en el mercado.

 Calidad en producción.  Tecnología obsoleta.

 Variada y moderna gama de productos

textiles.
 Conflictos laborales.

 Amplia cartera de clientes.

 Falta de sistemas de información para la toma de
decisiones.

 Conocimiento de las exigencias del  Utilización de personal de forma ineficiente

mercado.

 Capacidad de producción  Infraestructura inadecuada.

FACTORES EXTERNOS.

Oportunidades Amenazas
 Globalización, y competencia extranjera.
 Accionistas extranjeros dispuestos a
invertir capital en la empresa.

 Mejor atención a los clientes por parte de la

 Influencias extranjeras para adquirir
materias primas a precios sumamente competencia
bajos.

 Leyes fiscales
 Introducción de nuevos productos

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A continuación los principales hallazgos y evidencias del problema de acuerdo a

cada departamento que conforma a la empresa, siendo los siguientes:


En el Departamento de ventas:

Los recursos financieros con que cuenta la empresa, son manejados a través de los
ingresos obtenidos por las ventas, es importante señalar que existen factores que
inciden en la disminución y aumento de las mismas, siendo estos los factores externos
e internos. Entre los factores externos se encuentran pagos excesivos de impuestos,
presiones económicas, legales y sociales que se encuentran alrededor de la política
gubernamental en nuestro país.

Entre los factores internos se pueden mencionar presiones internas por parte de los
trabajadores, así como la desviación y mala utilización de recursos que incurren en
desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la empresa, siendo factor
determinante para establecer la situación financiera de la empresa, es por ello que es
importante llevar el control de todos los recursos , así como de la ampliación del perfil
de clientes , es por ello que se requiere de un control sistematizado de dicha tarea.

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
En el Departamento de Producción:

En una empresa industrial, hay muchos factores a tener en cuenta, lo que la hace un
tipo de empresa muy compleja.

Evidentemente, se necesita tener una organización de primer nivel y conocimientos

administrativos avanzados para poder mantener una corporación de este tipo
funcionando perfectamente.

No hace falta decir que uno de los factores más importantes dentro de una empresa
del sector industrial es la producción de la misma. Sin embargo, muchas empresas de
este sector suelen tener problemas principalmente para potenciar la productividad y
mejorar la eficiencia.

Es por ello que es importante mejorar los controles de la producción por medio del
equipo y sistemas adecuados así como también capacitar al recurso humano, también
es necesario tener un estricto control de la materia prima que se adquiere para
producir.

De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área

de producción, siendo los siguientes:


 Duplicidad de órdenes de producción.
 
 Conflictos entre los operarios y jefe de producción.
 
 Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas.
 
 Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas.
 
Pérdidas de tiempo en producción

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En el Depto. De Recursos humanos:

Cuando hablamos de recursos humanos nos referimos a todos aquellos factores que
rodean al potencial humano de la empresa. La capacitación del personal es uno de los
factores que podría estar afectando la producción de la empresa derivado a que cuando
una empresa alcanza cierto tamaño, comienza a exigir a sus trabajadores desarrollar
nuevas habilidades.

De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área

de Recursos Humanos, siendo los siguientes:
 
 Desconocimiento de la estructura organizacional
 
 Comunicación inadecuada
 
 No se respeta la jerarquía de puestos
 
 No se delegan responsabilidades



Falta de equipo y sistemas de información que permitan llevar mejores controles
en los procesos administrativos.

OBSERVACIONES:
De acuerdo con la lectura del caso de la
empresa “Textiles H & A” deberá de realizar
el desarrollo de las tareas: Entregables 1, 2,
3 las cuales encuentra en los archivos
generales de evaluanet :
http://evaluanet.galileo.edu así como también
encontrara en el material de cada semana :
videos de apoyo, lecturas complementarias,
y presentaciones de cada tema solicitado
Msc. Humberto Ajcu. en las tareas
Coordinacionapa.idea@galileo.edu
MA/ Msc. Andrea Morales.
asistentecoordinacionapa@galileo.edu
Hugo Girón.
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