Sunteți pe pagina 1din 4

Descrierea participării notarului stagiar la îndeplinirea activităților

privind EVIDENŢELE ACTIVITĂŢII NOTARIALE


A. REGISTRELE NOTARIALE ȘI OPERAREA ÎN ACESTE REGISTRE

1. ENUMERAREA REGISTRELOR
Indiferent de forma de organizare, biroul notarial are obligația să țină următoarele
registre pe suport de hârtie:
1) Registrul general notarial
2) Opisul registrului general
3) Registrul de succesiuni
4) Opisul registrului de succesiuni
5) Registrul de termene succesorale
6) Registrul de divorțuri
7) Opisul registrului de divorțuri
8) Registrul de corespondență
9) Registrul de consultații juridice notariale
10) Registrul de depozite
11) Registrul de evidență a specimenelor de semnătură și a parafelor interpreților și
traducătorilor autorizați depuse la biroul notarial
12) Registrul pentru evidența activității arhivistice (=>Registrul de intrări/ieșiri)
13) Registrele financiar-contabile
14) Registrul de proteste
15) Registrul de traduceri care se ține de către birourile care au interpreți și
traducători autorizați angajați
16) Registrul unic de control, în care organele abilitate de lege pentru efectuarea
controlului, inclusiv controlului profesional-administrativ, vor înscrie perioada și
obiectivele controlului

2. SITUAȚII PARTICULARE
 Sediul secundar are evidențe și registre proprii, cu excepția registrelor privind
evidența financiar-contabilă, care este comună cu cea a sediului principal.
 Notarii asociați pot ține evidențe, contabilitate și arhivă în comun.
 Notarii asociați pot ține evidențe, contabilitate și arhivă distinct, pentru fiecare
asociat (în conformitate cu contractul de societate), numai în situația în care fiecare
dintre aceștia a fost numit în ACEEAȘI LOCALITATE și în aceeași circumscripție
a judecatoriei.
 În cazul desemnării de către președintele Colegiului director a unui notar public la
un alt birou din circumscripția altei judecătorii, cererile și procedurile notariale se
evidențiază în REGISTRUL NOTARULUI PUBLIC ÎNLOCUIT, precizându-se
numele notarului public care le-a îndeplinit. (alt birou din acceași circumscripție?)

EVIDENŢELE ACTIVITĂŢII NOTARIALE - Page 1 of 4


3. REGULI PRIVIND UTILIZAREA REGISTRELOR
Înainte de utilizare, toate registrele sunt numerotate, sigilate și semnate de notarul
public, încheidu-se în acest sens un proces-verbal pe prima pagină a registrului.

Modele proces-verbal de deschidere a registrului


proces-verbal de deschidere proces-verbal de închidere
1) Denumirea registrului și volumul 1) Denumirea registrului și volumul
2) Data la care se deschide registrul 2) Data la care se închide registrul
3) Numărul cu care se deschide registrul 3) Numărul cu care se închide registrul
4) Numărul de file conținute 4) Numărul de file conținute
5) Semnătura și sigiliul notarului public 5) Semnătura și sigiliul notarului public
6) Semnătura secretar 6) Semnătura secretar

Prezentul registru _________ vol. _____ Prezentul registru _________ vol. _____
Începe la data de ________ S-a încheiat la data de ________
Cu nr. de aut. ______ nr. crt._____ Cu nr. de aut. ______ nr. crt._____
Conține _____ file Conține _____ file

N.P. secretar N.P. secretar


Ss/L.S. ss Ss/L.S. ss

La terminarea registrului sau a anului calendaristic, se va întocmi sub ultima


înregistrare un proces-verbal de închidere

Model proces-verbal de închidere a registrului


 Înregistrările se fac în momentul și în ordinea primirii lucrărilor.
 Înscrierile se fac numai cu mijloace de scris nedegradabile în timp.
 Dacă spațiul alocat unei rubrici este insuficient unei completări lizibile, se va depăși
spațiul alocat, continuându-se înscrierile în dreptul aceleiași coloane pe rândurile
următoare.
 Dacă înscrierile aferente unui an calendaristic nu au epuizat toate filele unui registru, se
va proceda la închiderea înscrierilor la sfârșitul anului și deschiderea înscrierilor din noul
an (în același registru) printr-un proces-verbal ce se va întocmi sub ultima înregistrare.
 Erorile de înregistare se anulează cu o linie care se trage peste textul greșit, pe mijlocul
rubricii, astfel ca acesta să poată fi citit (în rubrica “observații” se fac mențiuni cu privire
la anularea rubricii, și după caz, numărul încheierii de rectificare pentru numărul
realocat, și semnătura notarului public).
SITUAȚIE SPECIALĂ PRACTICĂ

EVIDENŢELE ACTIVITĂŢII NOTARIALE - Page 2 of 4


În cazul copiilor legalizate nu afcem încheiere de rectificare (pentru că nu avem pe cine
să cităm, copiile deja s-au depus la diferite instituții, și nu le mai putem cere => facem
încheierea de rectificare doar pe procesul-verbal)

 Numerele omise sunt anulate, printr-un proces-verbal pe ultima filă a registrului, și nu


vor mai fi alocate.
 Numerele dublate vor fi fracționate ( număr dublat/1) iar notarul are obligația să
rectifice din oficiu actele cu numerele dublate.
 Pe ultima filă a registrului se încheie de îndată un proces-verbal de evidențiere a
erorilor numai pentru erorile care nu pot fi îndrepate (de exemplu s-a greșit scrierea
numelui, doar tăiem și scriem numele corect dedesubt)

Model proces-verbal de evidențiere a erorilor- anexa 1


Cuprinde:
1) Data constatării erorii
2) Persoana care a constatat eroarea (din oficiu sau în urma controlului)
3) Numărul filei
4) Numerele nealocate sau dublate și încheierea de rectificare pentru numerele nealocate
5) Semnătura și sigiliul notarului public
6) Semnătura secretarului

4. APLICAȚII PRACTICE: ÎNREGISTRĂRILE ÎN REGISTRU


1. În registrul general se înregistrează toate lucrările, cu excepția celor care au registru
propriu.
Fiecare lucrare are numărul ei de înregistrare, chiar dacă partea solicită eliberarea mai
multor exemplare de pe înscrisul întocmit.
2. În opisul registrului general trecem numele, prenumele tuturor părților care
figurează în actele întocmite în ordine alfabetică.
Legalizările copiilor, traducerile și data certă nu se opisează (pentru că nu identificăm
părțile)
3. În registrul de succesiuni înregistrăm dosarele succesorale. Poziția se închide la
eliberarea certificatului de moștenitor, suspendare sau în alte cazuri de închidere a
procedurii succesorale. Punerea pe rol se face după o nouă înregistrare cu mențiunea
corespunzătoare în coloana de observații la vechiul dosar.
4. Registrul de termene succesorale evidențiază ședințele și soluțiile.
5. În registrul de consultații juridice notariale înregistrăm toate consultațiile juridice.
6. În registrul de corespondență înscriem toată corespondența oficială a notarului
public, neînregistrată în alte registre.
7. În registrul de divorțuri înregistrăm cererile de divorț, care poartă aceleași numere
cu dosarul de divorț și cu încheierea de admitere sau respingere.
Aici înscriem și certificatele de divorț obținute prin RNNECD.
8. În opisul registrului de divorțuri înscriem în ordine alfabetică numele, prenumele
soților, numărul de înregistrare al dosarului și certificatul de divorț.
B. SITUAȚIA STATISTICĂ

EVIDENŢELE ACTIVITĂŢII NOTARIALE - Page 3 of 4


Notarul public are obligația întocmirii și transmiterii evidențelor statistice, lucrărilor
și operațiunilor notariale Uniunii și Camerei.

Notarul întocmește 3 tipuri de statistici:


 Statistica lunară (generală și referitoare la dosarele succesorale)
 Statistica semestrială
 Statistica anuală
Model statistică generală lunară

Deasemnea, la sfârșitul fiecărei luni, secretarul înscrie în registrul de termene


succesoraledosarelor existente pe rol, cele rezolvate cu soluțiile date, taxele și onorariile
stabilite, precum și cauzele rămase nesoluționate.

Model
Situație specială
Dacă un notar public a fost desemnat la alt birou notarial, răspunderea pentru
calcularea și încasarea impozitului pe venitul din transferul proprietății => revine
notarului public instrumentator, iar răspunderea pentru virarea la buget revine
notarului public înlocuit.
Onorariul se încasează de notarul public instrumentator, și se înscrie în evidențele sale
financiar-contabile.

Situația statistică trebuie să corespundă întocmai cu datele cuprinse în registrele


notariale și evidențele financiar-contabile.
Notarul public care semnează situația statistică poartă întreaga răspundere a datelor
comunicate.
Notarii publici asociați pot ține evidențe, contabilitate și arhivă distinct pentru fiecare
asociat (numai în situația în care fiecare a fost numit în aceeași localitate și acceași
circumscripție a judecătoriei, în conformitate cu contractul de societate.

Evidențele financiar-contabile utilizate la nivelul biroului:


- ștatele de plată salarii
- registrul de încasări plăți
- registrul de casă
- notele contabile și actele justificative
- ordine de plată, chitanțiere și facturi fiscale
- declarațiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul
proprietăților imobiliare din patrimoniul personal

EVIDENŢELE ACTIVITĂŢII NOTARIALE - Page 4 of 4