PREMIUL "Dan Simonescu" - 2001

Irina SANDU
studentă, anul III
Sectia de Bibliologie si Stiinta Informării
Universitatea din Bucuresti
Dezvoltarea colectiilor în bibliotecile universitare românesti contemporane

1. Preliminarii
 Definiri conceptuale. Evolutie si tendinte
Conceptul cunoscut astăzi sub denumirea de "dezvoltarea colectiilor" a avut, de-a lungul
timpului, o evolutie firească, dar mereu controversată. La noi, multă vreme, sintagma
"completarea colectiilor", văzută de specialisti drept procesul de crestere si actualizare a
colectiilor unei biblioteci, a fost singura acceptată, până în momentul în care noile realităti ale
universului informational au impus abordări mai radicale. Cresterea numerică si valorică a
productiei editoriale a fost cea care a dus la aparitia, pe fondul unei crize financiare, a unor
dificultăti majore în încercarea de a păstra un echilibru relativ între nevoile de informare ale
utilizatorilor, productia documentară si posibilitătile de valorificare a colectiilor  bibliotecii.
"Explozia documentară din a doua jumătate a secolului nostru a făcut necesară redefinirea
conceptului de colectie, nu doar pentru că era un concept fundamental al organizării cunoasterii
ci, mai ales, pentru că diversificarea documentară a complicat si a răsturnat lejeritatea abordărilor
anterioare. A devenit evident că o colectie nu poate fi rodul întâmplării sau al optiunilor
unilaterale, că între filosofia unei colectii si filosofia informatională contemporană este o relatie
directă ["] Conceptul modern, actual, de colectie are numeroase determinări contradictorii si
numai un management dinamic si inspirat poate găsi liniile de echilibru ["] Mai ales în
învătământ, discontinuitatea, absenta unui suport documentar, care să reflecte progresul real al
unuia sau mai multor domenii ale cunoasterii, oferă reprezentări incoerente, conduce la ignorarea
unor momente nodale". (1)
Dezvoltarea colectiilor reprezintă una din cele mai importante activităti de bibliotecă si constituie
în aceeasi măsură un domeniu de bază al biblioteconomiei si al managementului resurselor de
informare. Functia documentară este una fundamentală, comună tuturor tipurilor de biblioteci,
care presupune punerea la dispozitia utilizatorilor a informatiilor, indiferent de suport, pe care
aceste institutii le detin, dezvoltarea colectiilor fiind una dintre cele mai complexe
responsabilităti pe care ele si-o pot asuma. Acest proces, care include, pe lângă cresterea
colectiilor si aspectul managerial si pe cel de analiză a nevoilor de informare, restructurare si
evaluare a colectiilor, este unul dinamic, influentat de schimbările care se produc la nivelul
mediului si al comunitătii deservite, componentele sale având tendinta să se dezvolte
independent.
Colectia de bibliotecă poate fi văzută în acest context drept un organism viu si dinamic, aflat
vesnic în schimbare, ce-si măreste dimensiunile prin achizitia de noi documente, dar care si
îmbătrâneste, necesitând a fi "igienizat" prin activităti de actualizare, acoperire a lipsurilor,
eliminare, conservare etc.
Responsabilitatea dezvoltării unei colectii este în acelasi timp o mare responsabilitate
intelectuală. Alegerea, ca parte fundamentală a acestui proces, implică totusi un grad foarte
ridicat de subiectivitate, rămânând tributară ofertei editoriale existente pe piată la un moment dat.
Procesul de selectie a documentelor trebuie, asadar, să respecte reguli bine definite, astfel încât
colectia să se poată constitui într-o sursă de bogătie si nu de haos intelectual.
Astfel, Marcia Pankake scrie într-un articol din 1984, intitulat "From Book Selection to
Collection Management: Continuity and Advance in an Unending Work": "Înlocuirea din anii
"70 a selectiei cărtilor (book selection) cu dezvoltarea colectiilor exprimă ideea că bibliotecarii
nu trebuie doar să pună carte lângă carte pentru a alcătui o bibliotecă, ci mai degrabă să-si
focalizeze atentia de la un titlu nou luat separat, la fondul deja existent si să le privească în
ansamblu. Ei nu trebuie să alcătuiască ci să dezvolte o colectie. Ca si în muzică, dezvoltarea
presupune detaliere, sau ca în sah, dezvoltarea sugerează retinerea a cât mai multe utilităti, a
capacitătii fiecărui element ["] din colectie".(2)
Managementul colectiilor, noul concept apărut în literatura de specialitate, prin anii "80, a fost
considerat de Paul Mosher în "Collection Development to Collection Management: Towards
Stewardship of Library Resources" (1982) ca fiind "cea dintâi stiintă" a biblioteconomiei, care
presupune "a sti ce faci, de ce faci, cui faci, pentru cine faci si cu cine faci".(3) În timp ce
dezvoltarea colectiilor se referă la selectia si achizitia de documente pentru completarea
fondurilor si deciziile luate asupra documentelor ce vor deveni parte integrantă a acelei colectii,
managementul colectiilor include si alocarea resurselor bugetare, accesul la documente,
utilizarea colectiei, conservarea, eliminarea, consacrându-se în mare parte prezentării colectiei
utilizatorilor.
Managementul colectiilor trebuie, asadar, să se raporteze în aceeasi măsură la resursele de care
dispune " fonduri, spatiu, echipament, personal etc. Limitările pot fi impuse de tehnologia
disponibilă în bibliotecă, la un moment dat. Se vor stabili câte si ce fel de documente se vor
achizitiona, câte si ce fel de documente se vor elimina, regularitatea accesului si utilizării (pentru
a decide dacă este necesară obtinerea unor duplicate sau copii, împrumutul interbibliotecar),
spatiul de depozitare, avându-se în vedere serviciile de regăsire a informatiei, cataloagele (care
sunt, de altfel, cele care asigură gestionarea intelectuală a colectiilor - pertinenta si coerenta
achizitiilor si eliminărilor -, gestionarea administrativă a documentelor - în operatiunile de
inventariere, în circulatia documentelor - , exploatarea si punerea în valoare a colectiilor
bibliotecii, schimbul si cooperarea - cataloagele colective, politicile de achizitie si de eliminare
partajate) si, mai presus de orice, utilizatorii pe care biblioteca respectivă îi deserveste.
Printre functiile detinute de managementul colectiilor se numără: pregătirea unui plan managerial
de dezvoltare a colectiilor si un regulament de dezvoltare a colectiilor; cresterea bugetului si
alocarea lui astfel încât să permită optimizarea efectului său asupra nevoilor si cererilor
utilizatorilor; analiza si evaluarea colectiilor avându-se în vedere relevanta lor pentru utilizatori
(ce contin colectiile? sunt ele cele mai potrivite? ce poate fi eliminat din colectie? ce nu se află în
colectie si ar trebui să existe?); analiza colectiilor în vederea elaborării unui plan managerial care
să se refere la necesitătile de conservare, la fondul care nu reprezintă unul de bază si felul în care
acesta îi afectează pe utilizatori, la costurile pe care le presupune depozitarea acestui fond scos
din circulatie, la acele documente ce contin informatie considerată perimată sau redundantă si de
care, asadar, colectia se poate debarasa. Trebuie, de asemenea, să se analizeze eficienta
procesului de dezvoltare a colectiei si a programului de deselectie (dacă este adecvat, dacă cei
implicati în acest proces au o pregătire adecvată, timp si sustinere din partea organelor de
conducere pentru a-si desfăsura activitatea în cele mai bune conditii), să se evalueze eficienta
programului de achizitii în obtinerea documentelor de care este nevoie, si în ceea ce priveste
relatia cu furnizorii (dacă este corespunzătoare în privinta costurilor si a timpului de răspuns), să
se stabilească activităti manageriale de dezvoltare cooperantă si coordonată a colectiilor cu alte
biblioteci locale (inclusiv dezvoltarea unei retele nationale de sisteme integrate de bibliotecă).(3)
În lucrarea "Acquisitions Management and Collection Development", publicată în 1984, Rose
Mary Magrill si Doralyn J. Hickey identifică sase pasi fundamentali în procesul de dezvoltare a
colectiilor: stabilirea scopurilor si a prioritătilor; prezentarea situatiei actuale a colectiei;
enuntarea punctelor forte, dar si a slăbiciunilor fondului existent; analiza mediului si întelegerea
tendintelor acestuia care vor influenta evolutia managementului si dezvoltării colectiilor;
stabilirea obiectivelor pentru managementul colectiilor; elaborarea unor strategii pentru atingerea
acestor obiective.(4)
Mary W. Ghikas, în studiul "Collection Management for the 21st Century"(1989), pune fată în
fată două concepte: colectie actuală si colectie virtuală (la care accesul se face prin mijloace
electronice), pentru a încerca să determine felul în care acestea răspund nevoilor specifice de
informare, analizând, de asemenea avantajele colectiei virtuale, sub aspectul costurilor (inclusiv
copyright) si al timpului de răspuns, dar si în activitătile de împrumut interbibliotecar; trebuie să
se aibă în vedere atât potentialul ei foarte ridicat, cât si restrictiile care pot să existe. Cea mai
mare responsabilitate a bibliotecarului, devine, în aceste conditii, să asigure un cât mai larg acces
individual si să furnizeze o cantitate cât mai mare de informatii pentru o perioadă cât mai mare
de timp. Se au în vedere elemente precum suportul si formatul documentelor, limba, delimitările
geografice si cronologice, metodologia de evaluare, politica de selectie curentă, numărul de
exemplare/copii aflate în circulatie, starea fizică (gradul de uzură) etc. (5)
2. Analiza procesului de dezvoltare a colectiilor în bibliotecile universitare
 Principii. Metodologie
 Etapa de informare si evaluare. Factori si criterii de selectie
 Achizitia documentelor de bibliotecă
 Eliminarea
Într-un ordin al Ministerului Educatiei din 1996, privind activitatea de dezvoltare a colectiilor în
bibliotecă, este specificat faptul că acesta "se realizează în functie de nevoile de informare si
documentare ale principalelor categorii de utilizatori, prin achizitii de la unităti specializate
(librării, edituri, unităti comerciale, persoane particulare etc.), subscriptii, schimburi interne si
externe, donatii, transferuri, dreptul de Depozit Legal, producerea de documente proprii". (6)
Într-un proiect de hotărări si recomandări în domeniul biblioteconomic pentru Europa sunt
prevăzute principiile generale de dezvoltare a colectiilor; acestea fac referiri la faptul că
activitatea de dezvoltare a colectiilor bibliotecii trebuie "să se bazeze pe judecata profesională
independentă a bibliotecarului fără vreo denaturare politică, sectară, comercială sau orice altă
influentă, prin consultare de organisme reprezentative de utilizatori, grupuri comunitare si alte
institutii educationale, de informare si culturale", la necesitatea revizuirii constante a strategiilor
de dezvoltare a colectiilor în acord cu schimbările intervenite la nivelul nevoilor de informare ale
beneficiarilor. Se specifică, de asemenea, că dezvoltarea colectiilor trebuie să fie un proces
"transparent si strategiile pe care se bazează trebuie să fie făcute publice". Minoritătilor trebuie
să li se pună la dispozitie materiale în propria limbă, referitoare la propria cultură. Integrarea
bibliotecilor într-un sistem dintr-o tară care cooperează în materie de achizitii si de export al
colectiilor si formând o relatie de lucru strânsă cu alte institutii culturale, educationale si
informationale. Bibliotecile vor asigura accesul la materiale care nu se află în colectiile proprii,
prin împrumut national si international si servicii de livrare de documente, incluzând folosirea
serviciilor de informare electronică si a informatiei în retea.(7)
O politică eficientă, coerentă a dezvoltării colectiilor si, implicit, a selectiei are în vedere trei
tipuri de factori: externi, interni si factorul uman. Factorii externi sunt acei factori care, fără a
interveni direct în decizia de selectie, o influentează stabilind cadrul larg în care"si desfăsoară o
bibliotecă activitatea (contextul social; factorii economic, social, cultural, educational). Factorii
interni sunt acei factori care inflentează direct decizia de selectie. Factorul uman se referă la
personalul bibliotecar implicat în efectuarea selectiei si/sau la specialistii la care se poate apela în
cazul aparitiei unor dificultăti majore, pentru realizarea unei selectii cât mai adecvate. Pentru a se
realiza o selectie eficientă este nevoie să se stabilească anumite principii si criterii de selectie.
Principiile de dezvoltare a colectiilor sunt determinate de profilul bibliotecii respective, pentru
cea universitară luându-se în calcul necesitatea achizitionării de publicatii necesare profilului
facultătii de care apartine si care să răspundă cerintelor programelor de învătământ, intereselor de
lectură si studiu atât ale studentilor, cât si ale cadrelor didactice universitare. Se are, de
asemenea, în vedere cunoasterea fondului documentar existent în institutia respectivă, a
productiei editoriale, a colectiilor celorlalte centre de pe raza comunitătii deservite.
Bibliotecile universitare au "o misiune de orientare, studiu, cercetare si semnalare bibliografică si
documentară" în cadrul institutiilor pe care o deservesc. Publicul acestora este constituit din
studentii, cadre didactice, cercetători. Nevoile de informare depind si de gradul de specializare al
cititorilor. Pentru studentii din primul ciclu universitar "achizitiile se vor axa pe lucrările de
referintă (enciclopedii, dictionare, ghiduri pentru initiere bibliografică), lucrările de studiu
(tratatele importante, sintezele colective), manualele, textele literare, periodicele nespecializate si
de cultură generală", conferindu-se o atentie deosebită numărului mai mare de exemplare care se
impune pentru titlurile cele mai cerute. La acestea se adaugă documentatia specifică fiecărei
specializări. (8)
Completările sunt determinate de tipul de bibliotecă, ce se constituie într-o activitate permanentă
si coordonată de crestere si actualizare a fondurilor, în cadrul căreia trebuie să se respecte
raportul dintre exhaustivitate si selectivitate, volumul si rata completării trebuie coroborate cu
posibilitătile de stocare, prelucrare si valorificare a documentelor.
Pentru o mai bună cunoastere a nevoilor utilizatorilor, comunicarea se consideră a fi cea mai
eficientă alternativă (dialogul cu cadrele didactice, legături cât mai strânse între diferitele servicii
ale universitătii, relatiile întretinute cu alte biblioteci de profil atât nationale cât si internationale).
"Caracterul enciclopedic al colectiilor bibliotecii trebuie mentinut cu orice pret, pentru a evita
crearea unor sectoare specializate puternic în detrimentul documentării generale". (8)
Lauren K. Lee identifică două tipuri de informatie în procesul de dezvoltare a colectiilor: locală
si globală. Prima se referă la dimensiunea si continutul colectiei actuale, analiza nevoilor de
informare ale utilizatorilor, indicii de circulatie, situatia bugetului curent, politica de selectie si
obiectivele de dezvoltare a colectiilor. Al doilea tip de informatie are în vedere documentele ce se
vor a fi achizitionate (ce titluri sunt disponibile, de unde pot fi obtinute, care sunt costurile, cât de
utile sunt ele, cât de apreciate vor fi, gradul de actualitate a informatiei în cazul achizitiilor
retrospective etc.).(9)
Odată stabilite principiile de dezvoltare a colectiilor, se trece la alcătuirea unei metodologii de
lucru. Informarea bibliografică asupra productiei editoriale reprezintă o etapă preliminară de
importantă majoră. Informarea bibliografică este de trei tipuri: prospectivă (care are în vedere
informarea asupra productiei editoriale în curs de aparitie, prin intermediul listelor si planurilor
editoriale, informatiilor bibliografice difuzate prin retele si la care pot avea acces bibliotecile, pe
baza cărora se întocmeste fisierul de deziderate, cu notitele bibliografice ale publicatiilor pe care
biblioteca doreste să le achizitioneze), curentă (se folosesc ca surse de informare cataloagele si
revistele editoriale, diferite pliante de prezentare a publicatiilor, baze de date bibliografice etc.;
pentru achizitionarea publicatiilor deja apărute si care se află pe piată la momentul respectiv se
întocmesc fisiere de precomenzi pe baza cărora elaborează apoi planurile de comandă) si
retrospectivă (se realizează în scopul completării lacunelor existente în colectiile bibliotecilor si
pentru dezvoltarea unor colectii speciale de documente - incunabule, stampe, manuscrise, cărti
rare etc. -; ca surse de informare se folosesc diferite tipuri de bibliografii cu caracter general sau
specializat, liste de licitatii de cărti rare si valoroase, cataloage ale anticariatelor etc.). În decursul
activitătii de prospectare a pietei, în functie de posibilitătile bugetare si în conformitate cu
principiile dezvoltare a colectiilor se realizează un plan de precomandă, care, în cazul
bibliotecilor ce nu detin o bază de informare documentară proprie, acesta va fi înaintat casei
editoriale prin intermediul colecturii care a transmis planul editorial. Informarea curentă are la
bază aparitiile efective ale publicatiilor si se realizează cu ajutorul cataloagelor editoriale
ocazionale sau periodice, reviste specializate, materiale de propagandă editorială (fise, pliante).
Există două tipuri de criterii de selectie: generale (tipul de bibliotecă, tipurile de documente ce
alcătuiesc colectia, bugetul, limitele capacitătii de dezvoltare si spatiul de lectură, cerintele
programelor de învătământ, cerintele planului de cercetare stiintifică, cerintele de recreere ale
utilizatorilor, gradul de automatizare a bibliotecii) si specifice, determinate de calitatea
informatiei (modul de tratare a subiectului, relevanta documentului raportată la profilul
colectiilor bibliotecii, valoarea intrinsecă a documentelor). Aceasta din urmă se poate evalua
tinând cont de reputatia stiintifică a autorului sau a editorului, prestigiul editurii, prezentările din
planurile editoriale, recenzii, data de aparitie, tiraj, continuitatea colectiei, actualitatea
informatiilor pe care le oferă, limba documentului. În aprecierea calitătii documentelor ce vor fi
achizitionate se va tine cont de părerea unor eventuali recenzenti, mentionarea în bibliografii
(asa-numita frecventă a citărilor), în revistele de rezumate etc. Evaluarea este realizată de un
profesionist plătit sau de un recenzent voluntar. Informatiile de acest gen, despre popularitatea
autorului, a titlului respectiv, a colectiei, pot fi obtinute si de la editori care detin statistici ale
cifrelor de vânzări. Transmiterea informatiei globale stocate atât pe hârtie, cât si pe suport
electronic, urmăreste un traseu precis, pornind de la editori, trecând pe la distribuitori (în
cataloagele de editură si cele ale distribuitorilor), fiind prezentă în revistele de recenzii, în bazele
de date de tipul Books in Print, în publicatii neperiodice cu caracter publicitar (prospecte,
semnale), mass-media.
Alegerea furnizorilor se face în functie de criterii financiare, de seriozitate, promptitudine.
Biblioteca se mai poate adresa unor organisme comerciale angajate în difuzare pentru mai multe
edituri, care oferă adeseori preturi avantajoase (inclusiv reduceri). În functie de nevoile cu
caracter curent, dar si retrospectiv exprimate de bibliotecă, furnizorul elaborează o listă de titluri,
apelând la baza sa de date si la alte surse de informare, pe care o pune la dispozitia acesteia; mai
apoi, membrii din personalul specializat al bibliotecii o vor analiza, pentru ca, în final, selectia să
se efectueze potrivit cu politica proprie de achizitii, de proiectul de buget, de scopul bibliotecii
care doreste să-si dezvolte colectiile. Indiferent de modalitatea de implementare, indiferent de
furnizor, un sistem de achizitie automatizat trebuie să creeze si să coroboreze cel putin trei
fisiere: fisierul de comenzi, fisierul furnizorilor, fisierul resurselor si modalitătilor de plată.
Bibliografiile sunt cele care oferă toate elementele necesare identificării unui document, putând
fi de mai multe feluri: curente sau retrospective, selective si critice (ce contin analize ale
specialisilor deosebit de utile pentru aprecierea exactă a calitătii si pertinentei informatiilor, dar
având dezavantajul aparitiei destul de întârziate fată de momentul editării), bibliografii incluse în
reviste si în periodice. În functie de resursele financiare de care dispun, editurile publică
cataloage de titluri în curs de aparitie ( Books in Print ) si cataloage de titluri disponibile (Livres
disponibles ) cu caracter general sau specializat si având o periodicitate mai mare sau mai mică
(lunar, trimestrial, semestrial, anual).
Utile în etapa de informare sunt si vizitele la librării, târguri si expozitii de carte. Cantitatea de
informatie variază de la sursă la sursă, fiind preferată cea mai completă.
Multe din criteriile de selectie cu aplicabilitate în evaluarea resurselor tipărite, îsi păstrează
valabilitatea si în cazul celor pe suport electronic. În ultimii ani Internetului i-a fost recunoscut
impactul pe care îl are în selectia instrumentelor de lucru biblioteconomice, în selectia
informatiei, în furnizarea unor surse alternative de informatie, în accesul la informatie si în
diseminarea ei.
Matthew Ciolek, într-un articol publicat în anul 1996, se arată îngrijorat că WWW (World Wide
Web) s-ar putea transforma în MMM - Multi-Media Mediocrity (Mediocritate multimedia),
preocuparea sa referindu-se în mod evident la deosebita importantă pe care o are evaluarea
resurselor electronice.(10) Pentru a le oferi utilizatorilor săi informatiile de care acestia au
nevoie, biblioteca trebuie să-si standardizeze criteriile de selectie a resurselor electronice înainte
de a le face parte integrantă a colectiilor pe care le detine. Evaluarea se va realiza după criteriile
luate în considerare în selectia traditională (liste de autoritate, domeniu, continut, publicul căruia
i se adresează, scop, format - o resursă care furnizează legături, link-uri, poate să restrîngă
accesul la anumite categorii de resurse, cum ar fi Telnet, Gopher, FTP " File Transfer Protocol "
care pot fi excluse dintr-un site Web -, costuri), la care se vor adăuga câteva criterii care se referă,
în principal, la originalitatea informatiei continute (continut disponibil si pe alte site-uri, pe CD-
ROM sau în formă traditională), la accesibilitatea ei etc. În cadrul procesului de dezvoltare a
colectiilor, bibliotecarii îsi consumă multă energie pentru a verifica validitatea si autenticitatea
documentelor prin consultarea de recenzii sau chiar prin examinarea fizică a acelor materiale. În
cazul resurselor electronice, aceste procedee nu mai sunt valabile; autoritatea devine principalul
criteriu de selectie.
Există doar câteva publicatii care, având o traditie în recenzarea resurselor de referinte tipărite,
au început să recenzeze site-uri de pe Internet. Un exemplu în acest sens îl reprezintă "Web
Watch" în Library Journal . S-a înregistrat, de asemenea, o crestere a numărului de site-uri care
selectează, recenzează sau care oferă recunoastere oficială pentru resurse de informare de pe
Internet. Însă la multe din acestea principalul criteriu de selectie, având un grad foarte ridicat de
subiectivitate, este cel bazat pe conceptul de "a fi la modă" (impactul pe care îl are asupra
majoritătii), ignorând în mare măsură continutul informational al acelui document. (11)
Comunicarea este cuvântul-cheie atât în relatia cu utilizatorii cât si în cea cu furnizori, de acestia
din urmă depinzând buna informare asupra serviciilor oferite (realizată prin publicitate sau prin
relatii directe), si, implicit, efectuarea de către biblioteci a celor mai pertinente optiuni privind
procesul de dezvoltare a colectiilor.
În etapa de analiză a comunitătii utilizatorilor dintr-o bibliotecă universitară se au în vedere:
tipologia utilizatorilor, activitătile pe care acestia le desfăsoară (învătământ, cercetare), nivelul de
educatie, interesul general, comportamentul comunicational si informational etc. Nevoile de
informare ale utilizatorilor determinate în urma efectuării unor studii de bibliotecă pot fi nu
tocmai cele exacte, în functie de metodele, mai mult sau mai putin riguroase, mai mult sau mai
putin adecvate, de investigatie sociologică folosite. Brigitte Richter este de părere că cererile de
informare ale cititorilor sunt relevante atît din punct de vedere individual, cât si din punct de
vedere general; acestea, desi exprimă nevoi reale, "sunt de cele mai multe ori incomplete sau
eronate si obligă la căutări si verificări îndelungi si plictisitoare".(8) Sistemele integrate oferă
posibilitatea de procesare a datelor într-un timp scurt si cu mare precizie, astfel încât nevoile de
informare identificate să fie cât mai aproape de cele reale.
Într-o etapă preliminară de selectie se apreciază necesitatea achizitionării unui document,
utilitatea, relevanta sa pentru colectiile bibliotecii respective. Selectia propriu-zisă presupune
cunoasterea fondului de carte existent, cunoasterea productiei editoriale, cunoasterea colectiilor
celorlalte biblioteci de pe raza comunitătii deservite, cunoasterea resurselor bugetare alocate si a
modalitătilor de achizitie, cunoasterea cerintelor beneficiarilor, iar selectia finală impune
echilibrarea solicitărilor (se stabilesc numărul de exemplare, numărul de titluri), mentionarea
noilor optiuni, corectarea erorilor, consultarea factorilor de decizie. Informatizarea bibliotecilor
reprezintă un real avantaj, ducând la simplificarea acestor activităti care efectuate scriptic
consumă mai mult timp. Calculatorul se dovedeste a fi, asadar, un ajutor de bază al evaluării prin
posibilitătile pe care le oferă în a mânui cantităti de date mari dimensiuni, în diverse contexte.
Evaluarea este o activitate fundamentală care închide procesul de dezvoltare a colectiilor, dar
care este în acelasi timp si punct de plecare. Structura colectiilor de bibliotecă poate fi apreciată
din punct de vedere economic, moral, religios, estetic, intelectual, educativ, politic, social etc. Un
program de evaluare trebuie să aibă în vedere cel putin sase categorii distincte de apreciere care
să se refere la accesibilitatea colectiilor, costuri, satisfacerea nevoilor de informare ale
utilizatorilor, raportul cost/beneficiu, timpul de răspuns pentru diverse solicitări, utilitatea
colectiei.(12)
Evaluarea colectiilor, care include achizitia, înlocuirea, restaurarea, conservarea si eliminarea,
este o activitate ce necesită timp, dar numai în acest fel se pot determina cu exactitate care sunt
punctele tari si slăbiciunile colectiei. Cunoscând cum este în realitate colectia, personalul îsi
poate formula un plan de activitate care să permită dezvoltarea elementelor pozitive si corectarea
eventualelor erori.
"Desfăsurându-si activitatea într-un mediu social cunoscut, analizând nevoile de informare ale
utilizatorilor, constituind colectiile ca niste organisme vii, dinamice, capabile să se adapteze
schimbărilor de orice fel, bibliotecile rămân acele structuri documentare care au menirea de a
răspunde întrebărilor de orice fel ajutând astfel comunitatea să-si definească identitatea si să
evolueze într-un mediu în continuă schimbare". (12)
Achizitia documentelor, acea operatie "care permite dezvoltarea si actualizarea fondurilor unei
biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare în functie de natura si obiectivele
acestora"(13), este specifică structurilor documentare care, detin si dezvoltă colectiile de
documente. Rolul achizitiei este de a procura documente pentru bibliotecă, indiferent de suport.
Aceasta se realizează pe mai multe căi: prin cumpărare (achizitii cu plată), prin schimb de
publicatii, prin donatii si transfer si prin efectul legii Depozitului Legal.
Cumpărarea, ca principală sursă de crestere a fondurilor unei biblioteci, se efectuează numai ca
urmare a respectării unor politici de achizitie foarte bine puse la punct, în functie de profilul
bibliotecii, de colectiile existente, de lipsurile înregistrate, de tipurile de documente, de nevoile
de informare ale utilizatorilor, de posibilitătile financiare.
Într-o bibliotecă universitară trebuie să existe o bună relatie între profesori si personalul
bibliotecii pentru a putea stabili necesitatea achizitionării anumitor titluri. Se iau în considerare
următorii factori: programa scolară, inclusiv bibliografiile suplimentare, nevoile de cercetare din
institutia respectivă, reputatia stiintifică a autorilor, a editorilor, disponibilitatea titlurilor în
fondurile unei biblioteci apropiate, pretul etc.
Multe biblioteci preferă să cumpere documentele solicitate de către utilizatori decât să se bazeze
pe împrumutul interbibliotecar, în timp ce altele se axează, pentru a-si dezvolta colectiile, pe
negocierea unor întelegeri de cooperare între biblioteci, optând pentru criterii de selectie mai
stricte si pentru costurile cele mai avantajoase.
Donatiile se constituie într-o sursă insolită de crestere a colectiilor. În cazul legatelor
testamentare pot apărea clauze restrictive prin care se impun mentinerea colectiei respective într-
un singur spatiu de depozitare, conditii speciale de întretinere sau chiar limitări ale
împrumutului. Dacă colectia respectivă, în primele etape ale procesului de evaluare, se dovedeste
a fi utilă utilizatorilor bibliotecii, când este studiată, de asemenea, atât starea cât si valoarea
donatiei, se procedează la acceptarea ei.
Schimbul de publicatii reprezintă acea modalitate de achizitie "care se realizează ca urmare a
unei întelegeri între institutii pentru a-si furniza reciproc documente fără vreo contributie
bănească".(14) Schimbul de publicatii poate fi efectuat direct (între biblioteci) si/sau indirect
(prin intermediul unor institutii specializate). Cele mai interesate de schimbul direct de publicatii
sunt bibliotecile universitare, care doresc să-si facă în acest fel publicitate lucrărilor editate. La
acest nivel, schimbul se practică pentru publicatiile proprii (cursuri, periodice, anuare, rapoarte,
ghiduri pentru studenti, cataloage) si pentru dubletele existente în colectii.
Schimbul de publicatii se poate realiza la nivel national dar si la nivel international, între
institutii apartinând diferitelor tări sau institutii internationale. În bibliotecile informatizate
modulul de schimb contine un fisier al partenerilor de schimb, fisierul documentelor, balanta de
evaluare (compararea valorică si cantitativă a schimbului de publicatii cu diversi parteneri).
Prima etapă a schimbului de publicatii este emiterea ofertei de schimb si transmiterea acesteia
către un centru national sau o bibliotecă (schimbul realizat prin intermediul unor institutii
specializate este caracterizat, în general, prin regularitate). Această ofertă va contine: publicatia
oferită, publicatia solicitată si o apreciere proprie a balantei de schimb.
Serialele (care se pot constitui în colectii definitive sau complete - publicatiile periodice care si-
au încheiat aparitia, la care nu mai pot interveni schimbări bibliografice sau cresteri cantitative -
si în colectii în continuare - publicatiile seriale care continuă să apară si la care sunt posibile
schimbări) reprezintă o categorie mai specială de documente, în sensul că activitatea de
dezvoltare a colectiilor se realizează după criterii diferite. Departamentul care se ocupă de seriale
trebuie să se asigure de relevanta colectiei printr-o raportare permanentă la nevoile beneficiarilor,
de primirea promptă si neîntreruptă a publicatiilor seriale, să se ocupe de conservarea
materialelor si de informarea utilizatorilor cu privire la noile achizitii.
Utilizatorii sunt factorul care determină în cea mai mare măsură activitatea de dezvoltare a
colectiilor, cea mai speculativă si lipsită de garantii dintre procesele biblioteconomice. Fondul
unei biblioteci este alcătuit prin previziunea că cineva s-ar putea să aibă nevoie de un anumit
document, la un moment dat. Întregul proces este ancorat în viitor, dar "nu toată informatia
cerută de utilizatorii curenti se constituie în nevoi de informare pentru serviciile furnizate,
această diferentă între nevoia virtuală si cererea reală reprezentând o mare necunoscută".(9)
Pentru a se încadra în limitele proprii de crestere si pentru a eficientiza colectiile bibliotecile sunt
puse în fata următoarelor alternative: să dobândească noi spatii prin împărtirea colectiilor în
depozite active si depozite pasive, fie prin eliminări de documente din colectie.
Eliminările documentelor din colectiile unei bibliotecă se realizează, în general, ca urmare a
lipsei spatiului de depozitare, a costurilor ridicate, a perimării continutului intelectual sau
deteriorării fizice a documentelor, survenite din diferite cauze. Materialele retrase din circuit nu
sunt neapărat distruse, ele sunt regrupate după anumite criterii si trimise în depozite pasive sau
transferate altor bibliotecă. Asadar, termenul de eliminare nu implică întotdeauna îndepărtarea
definitivă a documentelor din colectiile unei bibliotecă, ci doar o restructurare prin constituirea
depozitelor cu nivel secundar de acces.
Pentru eliminarea documentelor din colectiile unei biblioteci, se au în vedere: dubletele,
documentele depăsite din punct de vedere fizic si moral, cu hârtie fragilă, pagini lipsă, greseli de
imprimare, volumele disparate ale publicatiilor multivolum, reeditările, periodicele fără indici,
toate raportate la gradul de utilizare. Conditia fizică (gradul ridicat de uzură fizică a
documentului implică o eliminare fortată), valoarea calitativă a informatiei continute (se aplică
reconsiderarea critică a cărtii pentru a se determina dacă aceasta este perimată sau nu din punct
de vedere intelectual; eliminarea documentelor ce fac parte din categoria lucrărilor reeditate în
mod regulat " manuale, ghiduri, anuare etc. si mentinerea lucrărilor clasice, a editiilor princeps,
critice, comentate pentru cele  cu caracter literar) si valoarea cantitativă sunt cele trei criterii
fundamentale în procesul de deselectie.
Se va tine întotdeauna cont de scopurile bibliotecii, de modul în care selectia si achizitia s-au
subordonat acestor scopuri, de capacitatea de stocare, de capacitatea de valorificare a
documentelor, de indicii de circulatie etc. "Este foarte posibil ca pentru unele documente să fie
luată decizia de multiplicare, iar multe publicatii deteriorate fizic să fie supuse operatiei de
restaurare si nu celei de eliminare".(15)
Bibliotecarului îi revine astfel o mare responsabilitate morală, de aceea se impune cunoasterea de
către acesta a valorii documentelor ce constituie colectiile bibliotecii în care activează. Cresterea
productiei editoriale a impus, la rândul ei, necesitatea reconsiderării critice a colectiilor si a
reînnoirii lor; aici se pune si problema frecventei cu care se vor efectua aceste evaluări critice.
Reconsiderarea materială si intelectuală a unei colectii permite separarea documentelor ce vor fi
eliminate, cele deteriorate fizic si cele care contin informatie perimată.
"Bibliotecarii calificati pot continua să se ghideze după un empirism rational care se dovedeste
destul de eficace ["] Bibliotecarul  trebuie să mentină un echilibru just între actualizarea
colectiilor sale si grija de a le asigura o anumită continuitate".(8)
În practica biblioteconomică curentă multi bibliotecari responsabili de dezvoltarea colectiilor în
bibliotecile universitare initează procesul de eliminare a publicatiilor depăsite din punct de
vedere fizic si moral, mai mult din nevoia de spatiu, si nu din dorinta de a îmbunătăti eficienta
colectiei sau relevanta în relatia cu programele de studiu curente. În cazul bibliotecilor
universitare necesitatea eliminărilor poate apărea si ca urmare a unor modificări în programele de
studiu, a aparitiei sau disparitiei de specialităti etc.
Un criteriu de bază în procesul de deselectie îl reprezintă asa-numita frecventă a citărilor, care
diferă în functie de domeniu (ex: cel al stiintelor exacte, fată de cel al stiintelor umaniste). Se vor
lua în considerare, de asemenea, frecventa utilizărilor (după indicele de circulatie), data
publicării, reeditările etc. Cercetarea publicatiilor seriale se face tinând cont de limba, data
publicării, domeniul, frecventa citărilor, listarea lor în bibliografii, existenta indicilor si a
abstractelor. Pot interveni însă factori precum lipsa de timp, de personal, de calificare
profesională, care să împiedice aplicarea acestor criterii de selectie.
Numeroase studii au demonstrat că cea mai eficientă metodă de a elimina materialele prea putin
utilizate, într-o bibliotecă universitară, cuprinde două etape: una preliminară a selectiei realizate
de personalul bibliotecii care cunoaste cine si în ce fel utilizează colectiile, urmată de o validare
a personalului didactic.(16) Criteriile de selectie privind valoarea intelectuală a unui document
sunt cel mai adesea subiective. În aceste conditii, devine cu adevărat important ca, într-o
bibliotecă, colectia supusă deselectiei să fie văzută ca un întreg, dar analizată în detaliu.
Personalul specializat al bibliotecii (care trebuie privit atât din punctul de vedere al pregătirii
profesionale, cât si din cel al experientei dobândite) are o misiune dificilă, dar nu imposibilă: să
anticipeze si să vegheze nevoile viitoare bazându-se pe experientele trecutului. Este necesară
existenta unei politici de dezvoltare a colectiilor. În literatura de specialitate nu de putine ori a
fost afirmată necesitatea ca activitatea de eliminare a publicatiilor să revină unui singur
departament, care să se ocupe exclusiv de această problemă, de pregătirea profesională
(bibliotecarii trebuie să detină competente lingvistice si cunostinte generale asupra domeniului
de care se ocupă) a personalului implicat în acest proces depinzând pertinenta deciziilor luate.
În calea eliminărilor apar de multe ori anumite bariere care, într-un fel sau altul, vor trebui să fie
depăsite, în vederea eficientizării celorlalte procese de bibliotecă: bariera psihologică a
persoanelor responsabile de luarea deciziilor de eliminare (pentru solutionarea problemelor
majore trebuie să se facă apel la specialisti) si barierele administrative provocate de
neîntelegerile cu institutia tutelară. (17)
Programele de eliminări trebuie să fie gândit în contextul cooperării cu alte biblioteci de acelasi
tip sau din acelasi perimetru de activitate, putând fi astfel facilitate transferurile, donatiile si chiar
vânzările de publicatii. (17)
3. Probleme manageriale actuale în activitatea de dezvoltare a colectiilor în bibliotecile
universitare românesti
Factori de mediu precum explozia informatională, tehnologia avansată, criza financiară, date
concrete despre caracteristicile si utilizarea colectiei, au obligat bibliotecile să-si îmbunătătească
politicile si principiile de dezvoltare a colectiilor si să efectueze schimbări fundamentale în
scopul si continutul acestora.
Complexitatea unui proces cum este cel de dezvoltare a colectiilor, care presupune în aceeasi
măsură continuitate, viabilitate, selectivitate, flexibilitate, adaptabilitate la climatul social si
cultural existent la un moment dat, nu a mai putut fi ignorată, bibliotecile, si implicit utilizatorii
lor, resimtind în mod direct si irevocabil efecte ce tin de diferite aspecte economice, politice,
sociale, tehnologice si de variabilitatea lor în timp.
Printre problemele existente în perimetrul bibliotecilor universitare românesti, si afectând în mod
direct desfăsurarea procesului de dezvoltare a colectiilor, cel mai des invocate sunt limitările
bugetare, inexistenta sau nerespectarea legii Depozitului Legal, activitatea editorială care nu
răspunde solicitărilor de carte stiintifică, încercările de asigura continuitatea colectiilor,
necesitatea creării unei retele de sisteme integrate, care să asigure o strânsă legătură între
bibliotecile centrale universitare din tară si din străinătate. În centrele universitare multilingve
(cum ar fi cele de la Sibiu, Târgu-Mures, Cluj-Napoca etc.), dificultăti apar atât la nivelul
achizitiilor de carte străină, cât si la nivelul prelucrării acestor documentelor, prin lipsa de
personal.
Multe din eforturile sustinute ale bibliotecilor universitare românesti în a demonstra că sunt
institutii active, capabile să răspundă nevoilor de informare si de perspectivă, sunt demne de a fi
mentionate, si, de ce nu, analizate.
Serviciul de Dezvoltare a Colectiilor si Schimb International din cadrul celei mai importante
biblioteci de profil din tară, Biblioteca Centrală Universitară din Bucuresti, desfăsoară activităti
precum: informarea permanentă asupra principalele categorii de utilizatori ai bibliotecii,
planurile de învătământ pe discipline si ani de studiu, planurile de cercetare la nivelul facultătilor
din Universitatea Bucuresti; prospectarea pietei editoriale autohtone si internationale;
supravegherea dezvoltării selective si echilibrate a colectiilor din Unitatea Centrală, avându-se în
vedere principalele domenii ale cunoasterii si toate tipurile de documente; evaluarea colectiilor
pe ansamblul bibliotecii; informarea bibliotecilor filiale asupra noilor aparitii românesti si
străine; repartizarea resurselor bugetare destinate achizitiilor către bibliotecile din reteaua
B.C.U.; efectuarea achizitiei centralizate, pentru bibliotecile filiale ale B.C.U. din Universitatea
Bucuresti, a tuturor categoriilor de documente românesti si străine necesare desfăsurării în cele
mai bune conditii a procesului de învătământ si cercetare; completarea curentă si retrospectivă a
colectiilor, la nivelul ansamblului B.C.U. în colaborare cu comisiile de bibliotecă din unitătile
filiale; achizitionarea directă de la persoane particulare a publicatiilor de patrimoniu, lucrări
bibliofile, documente rare, manuscrise, corespondentă, fotografii, ex-librisuri etc., în urma
evaluării efectuate de Comisia Internă de Evaluare; dezvoltarea unei politici deschise de atragere
si încurajare a donatiilor românesti si străine atât din partea persoanelor particulare cât si a
institutiilor.
Achizitiile se realizează prin cumpărare, donatii, schimb si transferuri (după revolutia din 1989,
Biblioteca Centrală Universitară din Bucuresti nu mai beneficiază de legea Depozitului Legal).
În privinta relatiilor de achizitie si comunicare a B.C.U., există abonamente (pe anul 2001) la
423 titluri de publicatii seriale românesti si la 365 titluri publicatii seriale străine, intrările anuale
de cărti si alte documente estimându-se la 20.000 unităti de înregistrare. Publicatiile sunt
achizitionate direct de la cele mai importante edituri românesti (Humanitas, Univers, Scrisul
Românesc, Polirom, All, Dacia, Amarcord, Teora etc.) si de la edituri de prestigiu din străinătate
(Springer, Elsevier, Wiley, etc.), iar prin intermediari autohtoni (Books Unlimited, Prior Books,
Romdidac, Vaslucky, Orion Press etc.) se întretin relatii cu furnizorii de publicatii românesti si
străine. Ca modalităti de achizitie mai există donatiile (pentru care se efectuează o selectie
riguroasă) si schimbul de publicatii cu parteneri din străinătate, biblioteci similare ale unor
universităti de prestigiu precum cele din Franta si Germania.
Achizitia în cadrul BCU-B se realizează centralizat la nivelul primelor etape, în informarea
privind noile aparitii în oferta editorială si sursele de achizitie; selectia se realizează
descentralizat, urmându-i comanda si primirea publicatiilor, care se efectuează descentralizat.
Informarea este determinată de două aspecte deosebit de importante: cerintele beneficiarilor
bibliotecii respective si productia editorială existentă pe piată la un moment dat. Sursele de
informare utilizate în acest sens sunt planurile de învătământ, bibliografiile obligatorii si
facultative recomandate, numărul de studenti si cadre didactice din facultatea respectivă.
Informarea privind productia editorială se face pe baza unor planuri editoriale selectate, vizite la
târguri de carte etc. Pentru productia editorială autohtonă principalul instrument îl reprezintă
CIP-ul editat lunar de Biblioteca Natională a României, care suplineste partial cataloagele
complexe ale publicatiilor care apar în SUA (Books in print) si Franta (Livres disponibles). La
acesta se adaugă pliantele scoase de diferite edituri, în functie de puterea financiară a fiecăreia,
liste si prospecte referitoare la un document, domeniu, editură, care pot apărea lunar, trimestrial,
trimestrial, semestrial sau anual. Cea mai utilizată sursă de acest fel, pentru cărti, este revista
Universul cărtii (un număr pe lună), iar pentru periodicele românesti catalogul editat de Rodipet,
care are însă numeroase lipsuri, informatia fiind de multe ori incompletă, insuficientă (nu există
la nivel national un instrument care să cuprindă toate titlurile de periodice apărute pe teritoriul
tării noastre).
Printre tipurile de documente ce se regăsesc în colectiile Bibliotecii se numără cărti si periodice
românesti si străine, teze de doctorat, CD-uri, colectii speciale de cărti vechi (carte veche si rară),
colectia de albume, colectia de microformate, de microfise, o colectie de documente muzicale în
curs de constituire.
Sursele de informare sunt aleatorii, de aceea este necesară o permanentă comunicare între 
bibliotecari, între acestia si beneficiari. O relatie extrem de prolifică este cea directă cu institutiile
editoare " muzee, diverse institutii culturale sau de cercetare (controlul bibliografic asupra
literaturii gri este cel mai adesea deficitar). Pentru completări retrospective este folosită
Bibliografia Natională a României, seria Cărti. Albume. Hărti , editată de Biblioteca Natională.
În privinta publicatiilor străine există mai multe surse de informare (EBSCO, SWETS), unele
edituri scotându-si propriile repertorii, însă fondurile alocate achizitionării acestor publicatii sunt
mai reduse. Se pot face abonamente la diverse periodice disponibile pe suport hârtie si/sau în
variantă electronică. Cele mai costisitoare sunt abonamentele pentru revistele de abstracte în
variantă electronică. Unele edituri detin cataloage pe CD sau pe dischetă, care sunt foarte usor de
manevrat. Informarea se mai realizează prin accesarea bazelor de date ale unor edituri, agentii
intermediare de difuzare a publicatiilor.
Selectia publicatiilor este cea mai importantă activitate biblioteconomică care se desfăsoară la
nivelul unitătilor filiale, dar si centralizat, si presupune analiza si selectia riguroasă a
informatiilor. Este necesară cunoasterea de către bibliotecar a colectiilor, realizată printr-un
studiu amănuntit. Achizitia propriu-zisă se face prin comenzi înaintate furnizorilor, edituri sau
agentii intermediare. Cumpărarea este bazată pe un buget alocat anual de Ministerul Educatiei.
Pentru bibliotecile filiale sumele în valută pentru achizitionarea publicatiilor străine sunt alocate
de către facultătile de care apartin.
Compartimentul de Schimb de publicatii al Bibliotecii Centrale Universitare, care functionează
neîntrerupt din anul 1963, identifică si stabileste contacte cu universităti si institutii de
învătământ superior din întreaga lume, academii de stiinte si institute de cercetare, biblioteci
centrale ale universitătilor din marile orase, biblioteci nationale, centre internationale de schimb,
societăti culturale si stiintifice. În cursul anului 2000 s-au întretinut relatii de schimb cu 637
parteneri din 59 de tări, achizitionându-se 2045 de monografii si 1019 titluri de publicatii seriale,
cifra medie anuală de schimb de carte străină situându-se, în general, în jurul cifrei de 800 de
titluri si 3000 de cărti. Sunt procurate astfel lucrări solicitate de beneficiarii Unitătii Centrale si ai
filialelor (publicatii universitare, academice sau ale altor institutii cultural-stiintifice, publicatii
proprii ale bibliotecilor universitare, publicatii din productia editorială natională. Biblioteca
Centrală Universitară din Bucuresti, al cărei Serviciu de Schimb International practică cu
prioritate sistemul listelor de ofertă reciproce, oferă partenerilor de schimb international
publicatii românesti cum ar fi: Analele Universitătii Bucuresti, cu cele 12 serii - Limba si
literatura română, Limbi si Literaturi străine, Istorie, Drept, Filosofie, Geologie, Geografie,
Matematică, Matematică-Informatică, Fizică, Biologie si Chimie, alte publicatii seriale de pe
piata editorială românească, cursuri, manuale si lucrări stiintifice ale cadrelor didactice din
Universitatea Bucuresti, publicatii elaborate de B.C.U. Bucuresti, cărti din productia editorială
natională curentă si retrospectivă.
În cadrul planului de dezvoltare a colectiei de documente si a bazelor de date alcătuit de B.C.U.
este pus un accent deosebit pe sustinerea activitătii de cercetare prin surse documentare, baze de
date si servicii ale Unitătii Centrale (cu precădere pentru specializările Universitătii din
Bucuresti) si pe sutinerea programelor didactice prin resursele documentare ale bibliotecilor de
facultăti din Universitatea din Bucuresti, pe intensificarea achizitiei de instrumente
biblioteconomice si pe extinderea achizitiei de documente electronice. Se iau în considerare, de
asemenea, necesitatea evaluării periodice a bazei documentare pe domenii si tipuri de documente
(cu întocmirea de studii anuale) în vederea  asigurării dezvoltării echilibrate a acesteia,
completarea lacunelor si eliminarea documentelor perimate; refacerea valorii cultural-istorice si
stiintifice a colectiilor (directii, domenii/discipline, autori); extinderea cooperării, atât la nivelul
ansamblului B.C.U. din Bucuresti cât si cu alte biblioteci de învătământ superior din Bucuresti,
pentru realizarea  achizitiei partajate a documentelor străine; constituirea unui grup de specialisti
la nivelul BCU-B care să contribuie la realizarea politicii de selectie a documentelor, la
cercetarea pietii editoriale si alegerea unor furnizori strategici, la coordonarea achizitiilor (anul
2001).
Planul de dezvoltare si integrare a bibliotecilor de facultate din Universitatea Bucuresti în
procesul de învătământ si cercetare are în vedere dezvoltarea colectiilor specializate, cu caracter
preponderent didactic, în acord cu planurile de învătământ si  structura  programelor  de  studiu
(pentru învătământul universitar de scurtă si lungă durată, la distantă, postuniversitar) din fiecare
facultate, dezvoltarea bazelor de date proprii, prin prelucrare curentă si retrospectivă, la
bibliotecile informatizate în perioada 1995-2000 (Litere, Geografie, Drept, Biologie-Botanică,
Matematică, Fizică) - program VUBIS, extinderea sistemului informatic prin implementarea
programului integrat de bibliotecă VUBIS la bibliotecile de Filosofie, Chimie, Istorie, Sociologie
si Asistentă Socială, prelucrarea documentelor pe baza programului de gestiune CDS/ISIS la
bibliotecile facultătilor de Psihologie si Ştiintele Educatiei si Jurnalism si Ştiintele Comunicării
în vederea integrării lor ulterioare în reteaua informatizată VUBIS.
Biblioteca Universitătii de Medicină si Farmacie Carol Davila din Bucuresti îsi are sediul central
în cadrul Facultătii de Medicină Generală, două la Facultatea de Stomatologie, unul la Facultatea
de Farmacie, la care se adaugă un număr de 88 de biblioteci filiale amplasate în Clinici
Universitare din Bucuresti. Fondul bibliotecii cuprinde cursuri, lucrări editate de cadre didactice
din UMF, tratate si manuale de specialitate, reviste, teze de doctorat, lucrări de licentă, materiale
de referintă, oferind acces la informatia stiintifică din domeniul medical si farmaceutic pentru
cadrele didactice si studentii Facultătii, cercetători si specialisti din diversele sectoare medicale
sau din alte domenii de activitate interesati în consultarea publicatiilor Bibliotecii. Achizitiile pe
cale oneroasă se realizează prin colectură, biblioteca având contracte cu Editurile Medicală si
ALL care editează carte medicală, sau prin medierea unor firme românesti si străine (Books
Unlimited, Prior Books, Romdidac, Rodipet). Schimbul intern se face cu cele 9 UMF-uri din
tară, iar cel international cu peste 100 de parteneri străini.
O altă bibliotecă cu traditie în Bucuresti este Biblioteca Centrală a Universitătii "Politehnica".
Fluxul de intrare a publicatiilor noi în Bibliotecă este unul sustinut, în acord cu dezvoltarea
stiintifică mondială. Fondul Bibliotecii, specializat pe carte tehnică enciclopedică, este distribuit
în cele 15 filiale ale sale (unele sunt centrale, care servesc toate facultătile " Biblioteca Centrală
Tehnică, Depozitul Central de Periodice, Biblioteca Centrală de Beletristică si Ştiinte Socio-
umane, Sectia Centrală de Împrumut de carte tehnică; două biblioteci sunt de profil " mecanic si
de transporturi-metalurgie; bibliotecă de facultate " Automatică, Electronică, Energetică,
Aeronave, Chimie, Electrotehnică, Inginerie Mecanică, Agricolă si Constructii de Masini), la
care se adaugă trei bibliotecă de cămin în Complex Regie " două tehnice si una de beletristică.
Achizitia se face în cadrul serviciului de dezvoltarea colectiilor prin cumpărare (după
parcurgerea etapelor de selectie cunoscute), în limitele bugetului alocat si a posibilitătilor de
depozitare; schimbul intern de publicatii se realizează cu celelalte bibliotecă universitare tehnice
din tară (de la Cluj, Iasi si Timisoara), iar cel international cu peste 100 de parteneri străini.
Biblioteca a promovat de altfel un puternic schimb de publicatii, intern si international, oferind
lucrările oamenilor din Politehnică ca monedă de schimb în relatiile interbibliotecare.
Principalele edituri autohtone cu care colaborează Biblioteca sunt Editura Tehnică, Ştiintifică,
Enciclopedică, Teora, ALL, Humanitas si Polirom. Completarea curentă si retrospectivă a
fondurilor în cazul publicatiilor străine se face partajat, în urma unei colaborări strânse si
deosebit de eficiente cu bibliotecile de acelasi tip din tară.
Tot la capitolul achizitii, trebuie să fie mentionate donatiile numeroase făcute de cadre didactice
Bibliotecii Centrale a Universitătii "Politehnica" din Bucuresti, si faptul că relatiile personale ale
bibliotecarilor cu profesorii au fost folosite pentru a aduce în bibliotecă o serie de lucrări pe care
ei le-au procurat cu ocazia unor iesiri în străinătate, la congrese si conferinte. Pentru o cât mai
bună desfăsurare a activitătii de dezvoltare a colectiilor, au fost angajati, pe lângă absolventi de
scoli postliceale si de facultăti de specialitate, pentru prima oară, si ingineri.(18)
Biblioteca Universitătii de Muzică din Bucuresti detine un statut mai aparte fată de celelalte
biblioteci universitare, în special datorită structurii colectiilor (ponderea cea mai mare apartinând
notelor muzicale, benzilor si discurilor). Functiile ei, conform "Regulamentului de organizare si
functionare a Bibliotecii Universitătii de Muzică", apărut în 1967 sunt: de completare si evidentă
a publicatiilor, de schimb de publicatii, de catalogare, clasificare, organizare cataloage, de
imprimare si documentare, de comunicare si de conservare a colectiilor. Biblioteca încearcă să
satisfacă nevoile de lectură ale studentilor, preocupându-se în permanentă de părerea
utilizatorilor cu privire la felul în care le sunt satisfăcute aceste nevoi, si eventualele îmbunătătiri
ce pot fi aduse muncii în bibliotecă (există în acest sens un caiet de sugestii care este pus la
dispozitia beneficiarilor, foarte util în stabilirea criteriilor de selectie pentru achizitia de
documente). Numărul utilizatorilor (studenti, cadre didactice si cercetători) este în crestere de la
an la an, la fel si numărul de documente consultate. Analiza lecturii publicatiilor consultate se
constituie într-un real ajutor pentru sectorul de achizitii, în vederea unei orientări cât mai bune în
procesul de dezvoltare a colectiilor. În etapa de selectie se tine cont de câteva criterii "
autoritatea, noutatea informatiilor, gradul de aprofundare, caracteristicile fizice (calitatea hârtiei,
numărul de pagini, formatul), si de o serie de aspecte complementare ce tin de organizarea
continutului intelectual al documentelor.
O altă bibliotecă bucuresteană cu un caracter mai special este Biblioteca Academiei Tehnice
Militare, al cărei fond cuprinde cursuri (950 de titluri în 52.000 de exemplare), carte tehnică
(13.817 de titluri în 46.000 de exemplare, carte beletristică (4.200 de titluri în 9.000 de
exemplare), carte socio-umană (7.700 de titluri în 22.000 de exemplare), 261 de colectii
publicatii periodice în limba română, 23 de colectii publicatii INID, 473 de exemplare reviste în
limbi străine si aproximativ 15.000 de STAS-uri.(19) Biblioteca deserveste o comunitate variată
de utilizatori, studenti, cadre didactice, cercetători, specialisti militari, ale cărei nevoi de
informare încearcă să le satisfacă cât mai deplin cu putintă.
Biblioteca Centrală Universitară Lucian Blaga din Cluj-Napoca (înfiintată în 1919) este
considerată pe drept cuvânt a fi, în zilele noastre, una din cele mai mari si reprezentative colectii
de documente si tipărituri de profil enciclopedic si didactic din tară, cu o puternică retea de
bibliotecă de specialitate în cadrul facultătilor, care detine un fond de aproape 4.000.000 de
volume, achizitiile sale efectuându-se în conformitate cu planurile de învătământ, cu profilurile
facultătilor si ale disciplinelor de studiu din cadrul Universitătii, dar si cu programele de
cercetare stiintifică. Există o strânsă colaborare între studentii, cercetătorii si cadrele didactice -
utilizatori ai Bibliotecii. Schimbul international de publicatii se realizează cu 127 de universităti,
societăti stiintifice sau alte institutii de cultură din diferite tări.(20)
O altă bibliotecă universitară de importantă natională este Biblioteca Centrală Universitară din
Timisoara, inaugurată la 1 octombrie 1992, care îsi are piatra de temelie în existenta de până
atunci a Bibliotecii Universitare cu profil enciclopedic, înfiintată în 1948. Din anul 1975 -
moment decisiv pentru procesul de completare a colectiilor si pentru evolutia ulterioară a
Bibliotecii - datează dreptul de Depozit Legal al acesteia, obtinut prin eforturile sustinute ale
profesorului Eugen Todoran (în acea perioadă decan al Facultătii de Filologie). Fondul actual al
Bibliotecii, care detine filiale specializate în facultăti pentru matematică-informatică, fizică,
stiinte umanistice, stiinte economice si chimie, numără aproape 900.000 de publicatii (cărti,
periodice, colectii speciale). Bibliotecile celorlalte trei mari universităti timisorene continuă să
rămână institutii independente. Anual se achizitionează circa 24.000 de cărti din productia
internă, la care se adugă publicatile străine si donatiile. În ultimii ani Biblioteca a apelat foarte
des la anticariate pentru achizitionarea unor biblioteci particulare de valoare.(21)
Biblioteca Centrală Universitară Mihai Eminescu din Iasi (cu 12 filiale) detine o cifră anuală de
crestere a colectiilor de peste 30.000, schimbul international de publicatii realizându-se cu 742
de parteneri din 64 de tări, alături de Biblioteca Universitătii Tehnice Gheorghe Asachi, înfiintată
în 1948, odată cu desprinderea facultătilor tehnice din vechea Universitate ieseană, se constituie
într-un centru de informare si documentare de bază pentru zona de est a tării. Este remarcabil
efortul de dezvoltare a colectiilor a celei din urmă bibliotecii universitare cu caracter tehnic, care
la inaugurare era detinătoarea unui fond modest de 12.000 de volume, a ajuns la sfârsitul anului
1998 să numere 962.479 de volume, din care 532.469 cărti si 180.418 periodice, la care se
adaugă aproape jumătate de milion de publicatii neinventariate (cataloage, liste, prospecte,
extrase, pliante etc.) si un fond special " brevetoteca.(22)
Multe din bibliotecile universitare din orasele în care nu există biblioteci centrale universitare se
confruntă cu o serie de probleme care îsi au punctul de plecare tocmai în imposibilitatea acestora
de a-si asuma un asemenea rol.
Biblioteca Universitătii din Craiova a luat fiintă în 1966, prin fuzionarea Bibliotecii Institutului
Agronomic cu Biblioteca Institutului Pedagogic de 3 ani, si are în prezent numeroase
particularităti care o diferentiază în mod cert de celelalte bibliotecă universitare din tară. Astfel,
Biblioteca, desi nu si-a putut asuma rolul de bibliotecă centrală (cel mai mult din pricina lipsei de
personal si de dotări), deserveste toate facultătile Universitătii, în număr de 15, ceea ce înseamnă
aproape 60 de catedre, pentru care s-a încercat măcar asigurarea de periodice pentru toate
profilele. La serviciile bibliotecii apelează 800 de cadre didactice universitare si aproximativ
16.000 de studenti. Biblioteca beneficiază de efectul legii Depozitului Legal din 1975, atât pentru
carte cât si pentru periodice. Documentele sosite pe această cale sunt prelucrate însă separat de
restul achizitiilor, ceea ce duce la constituirea a două fonduri distincte. (23)
Influenta Bibliotecii Universitătii Dunărea de Jos din Galati asupra studiului si cercetării
stiintifice se realizează prin calitatea serviciilor curente - acces la documente, continuitatea
colectiilor, îmbunătătirea organizării si reflectării lor, instrumente de informare sugestive, sinteze
documentare bazate pe o selectie calificată - pentru toate facultătile Universitătii. Structura
organizatorică a serviciului care se ocupă de dezvoltarea colectiilor bibliotecii cuprinde Sectia de
completare si organizare a colectiilor, cu subsectiile evidentă, achizitii, schimb interbibliotecar si
relatii internationale; catalogare, clasificare si organizarea cataloagelor. Schimbul de publicatii
este realizat cu 160 de parteneri externi si 340 de parteneri interni.(24)
În activitătile cu caracter biblioteconomic curente desfăsurate în această institutie s-a încercat "o
modelare permanentă a serviciilor în raport cu cerintele transformatoare actuale si cu caracterul
prospectiv asumat, părăsirea stilului traditional, prin extinderea si diversificarea instrumentelor
de informare, cu adresabilitate precisă si periodicitate ritmică: bibliografii de diverse tipuri,
buletine de informare curentă, cataloage si fisiere bibliografice pe domenii, traduceri de sumare,
repertorii, prezentări si expozitii, îndrumări biblioteconomice etc." (24)
Biblioteca Universitătii 1 Decembrie 1918 din Alba-Iulia (centru universitar nou înfiintat în
1991, care pregăteste specialisti în filologie, istorie, drept, teologie, si la colegiu, muzeologi si
economisti) a avut la începuturile sale o zestre documentară destul de modestă (25.000 de
volume, peste 100 de publicatii periodice românesti si 20 de abonamente la reviste străine). În
prezent, cresterile de fond (problema eliminărilor este aproape inexistentă) se realizează în mod
constant prin achizitia de carte curentă din librării sau din anticariate. Problemele resimtite cel
mai acut în acest proces se referă la bugetul alocat (chiar pentru achizitia de carte veche si de
patrimoniu) si la sursele de informare care sunt întâmplătoare sau lipsesc cu desăvârsire.
"Bibliotecarii se străduiesc să cumpere acele cărti recomandate de profesori ca bibliografie
obligatorie pentru examene, ceea ce nu se întâmplă întotdeauna, fie că pe plan local nu se găsesc
titlurile respective, fie că atunci când se găsesc nu sunt bani".(25) Alte limitări obiective impuse
în activitatea biblioteconomică curentă (mai ales în organizarea internă a colectiilor) tin de unele
aspecte ale pregătirii profesionale, nici unul din angajatii bibliotecii neavând pregătire de
specialitate. Eforturile de crestere a colectiilor si de specializare a lor, în functie de profilurile
facultătilor sunt partial aleatorii, achizitia făcându-se în functie de oferta editorială locală, în
general săracă. Chiar dacă este un fapt cunoscut că majoritatea studentilor Universitătii se
regăsesc ca cititori ai Bibliotecii Judetene Lucian Blaga, lipsa de carte universitară îi afectează pe
toti în aceeasi măsură.(25)
Printre particularitătile definitorii cele mai notabile ale activitătilor de dezvoltare a colectiilor
desfăsurate în bibliotecile universitare românesti se numără: meritul deosebit al Bibliotecii
Universitătii Ştefan Cel Mare din Suceava (înfiintată în anul 1963) de a-si fi creat o bază de date
- MySQL -, accesibilă pe Internet, care contine titluri preluate si prelucrate din Vubis (Biblioteca
a fost informatizată în 1996) si sumare de publicatii periodice si conferinte indexate de studentii
Universitătii; structura deosebită a departamentelor (cu grad ridicat de specializare) din cadrul
Bibliotecii Universitătii Tehnice Gheorghe Asachi din Iasi, venită în întâmpinarea eficientizării
proceselor de bibliotecă, mai ales a celui de dezvoltare a colectiilor - acestea sunt: Departamentul
de achizitii cărti, Departamentul de achizitii periodice, Departamentul de împrumut
interbibliotecar national, Departamentul de împrumut international, de schimb intern si
international; la Biblioteca Universitătii de Nord din Baia Mare (o institutie destul de izolată de
restul universitătilor din tară), relatiile de schimb interbibliotecar sunt realizate cu 70 de institutii
academice si de cercetare străine din tări precum SUA, Japonia, Franta, Germania, Italia,
Ungaria etc., în fodurile Bibliotecii existând peste 300 de titluri de periodice obtinute prin
abonamente sau schimburi interne si internationale.
De regulă, criza financiară cu care se confruntă bibliotecile universitare românesti reprezintă
principala procupare în alcătuirea si punerea în practică a politicilor de achizitii, care ar trebui să
satifacă cerintele din ce în ce mai numeroase si din ce în ce mai diversificate ale utilizatorilor, dar
si unica scuză în acele situatii penibile create din cauza lipsei unor fonduri suficiente.
În general, utilizatorii bibliotecilor universitare pot influenta deciziile de selectie în mod direct,
dar într-un mod destul de slab conturat, prin recomandări privind achizitia, dar mai ales în mod
indirect prin cunostintele pe care le detine bibliotecarul despre programele de învătământ si a
intereselor de cercetare din institutia respectivă. Responsabilitatea cea mai mare revine
personalului bibliotecii si celui didactic. (Lipsa de colaborare pare a fi, în majoritatea
bibliotecilor universitare românesti, o problemă esentială, greu de solutionat într-un interval
redus de timp.) Ideal ar fi ca toate bibliotecile universitare, unităti centrale si filiale să primească
câte o copie din fiecare bibliografie recomandată pentru fiecare obiect de studiu, pentru fiecare
an universitar în parte, cu indicatii privind numărul de studenti înscrisi la fiecare curs în
universitătile respective. Atunci când aceste date comportă modificări este firesc ca ele să fie să
fie aduse la cunostinta personalului bibliotecii. Acest lucru nu se întâmplă însă întotdeauna,
având consecinte nefaste asupra structurii si caracteristicilor colectiilor de bibliotecă.
Fondul de referintă necesită si el o atentie deosebită în contextul procesului de dezvoltare a
colectiilor, întrucât acesta se situează la limita dintre cele două directii esentiale ale procesului de
dezvoltare: universalitate sau specializare. Atât bibliotecile publice, cât si cele universitare
manifestă tendinta de a păstra documentele de referintă cu caracter general în institutiile centrale,
cele cu caracter specific întrând în responsabilitatea filialelor.
Caracteristicile comportamentale ale cercetătorilor utilizatori ai bibliotecilor universitare se
constituie într-un aspect interesant de care trebuie să se tină cont în activitatea de dezvoltare a
colectiilor; aceste particularităti reprezintă un factor de influentă mai ales în evaluarea unei
colectii. Un cercetător interesat de stiintele umaniste va avea cu sigurantă o mai mare tolerantă în
privinta întârzierilor ce pot interveni în obtinerea de materiale, decât unul interesat de stiintele
exacte, care apreciază actualitatea si relevanta informatiilor.
Cele mai multe biblioteci universitare românesti au devenit constiente de importanta deselectiei
si, cu timpul, au devenit capabile să-si întocmească politici riguroase de management al
colectiilor si să-si evalueze fondurile documentare. Revizuirea colectiilor din bibliotecile
universitare filiale se desfăsoară în general după un program regulat de retragere a documentelor
din circulatie prin transfer către unitatea centrală sau prin depozitare pasivă. Neutilizarea
documentelor, lipsa de spatiu si deterioarea fizică se constituie în principalele justificări ale
procesului de eliminare a publicatiilor din colectii. Trebuie mentionat faptul că majoritatea
bibliotecilor universitare preferă depozitele pasive în locul eliminărilor totale.
Tendintele extrem de contradictorii manifestate în activitătile biblioteconomice curente
desfăsurate mai ales în bibliotecile universitare românesti au impus necesitatea adoptării unor
practici manageriale adecvate fiecărei structuri în parte, pornind de la aspecte generale, dar
insistând mai mult asupra specificitătii acestora. Ideea vehiculată de specialistii din domeniu este
că, în prezent, "principala contradictie în dezvoltarea bibliotecilor contemporane este legată de
raportul între investitia de resurse în colectia proprie si investitia pentru extinderea si
perfectionarea interconectărilor, a diverselor tipuri de relatii informationale. Determinările sunt
impuse de scopuri si obiective generale, dar si de conditiile specifice ale mediului, de
particularitătile utilizatorilor, de mărimea resurselor, de calitatea tehnologiilor, de traditii etc.
Optiunea nu este usoară, nu este evidentă, nu e fără riscuri".(25)
Bibliografie
(1) Ion Stoica. Spre necesare reconceptualizări în domeniul informării documentare. În: Studii
de Bibliologie si Ştiinta Informării, nr.2, 1996. Bucuresti: Editura Universitătii Bucuresti, 1997,
pp. 18-20
(2) Marcia Pankake. From Book Selection to Collection Management: Continuity and Advance
in an Unending Work. În: Advances in Librarianship , nr.13,1984, p.188
(3) Paul H Mosher. Collection Development to Collection Management: Towards Stewardship
of Library Resources. În: Collection Management , nr.4, 1982, pp. 46-47
(4) Mary Magrill; Doralyn J. Hickey. Acquisitions Management and Collection Development.
Chicago: ALA, 1984, pp. 9-10
(5) Mary W. Ghikas. Collection Management for the 21st Century. În: Journal of Library
Administration, nr.11, 1989, pp. 119-134
(6) *** Ordinul 3586/1996 al Ministerului Educatiei articolul 23 Apud : David Fuegi. O
apreciere calitativă asupra bibliotecilor din România întocmită pentru Consiliul Europei. În:
Biblioteca Bucurestilor, nr.1, ian 2001, p.23
(7) Consiliul Europei. Consiliul pentru cooperare culturală. Comitetul cultural. Reuniunea
nr.19, Strasbourg, 12-14 octombrie 1999. Legislatie si strategie în domeniul bibliotecilor în
Europa. Recomandări. Proiect de hotărâri. În: Biblioteca Bucurestilor, nr. 1, ianuarie 2001,
pp.18-21
(8) Brigitte Richter. Ghid de biblioteconomie. Bucuresti: Editura Grafoart, 1995, pp.3-48
(9) Lauren K. Lee. Five Levels of Vendor-Assisted Collection Development. În vol.: Public
Library Collection Development in the Information Age / ed. Annabel K. Stephens, New York:
The Haworth Press, 1998, pp .41-51
(10) Matthew T. Ciolek. Today's WWW, Tomorrow's MMM? The specter of Multi-Media
Mediocrity. Apud: S.K. Hastings. Selection and Evaluation of Networked Information Resources.
În vol: Public Library Collection Development in the Information Age/ ed. Annabel K. Stephens,
New York: The Haworth Press, 1998
(11) S.K. Hastings. Selection and Evaluation of Networked Information Resources. În vol:
Public Library Collection Development in the Information Age/ed. Annabel K. Stephens, New
York: The Haworth Press, 1998
(12) Elena Tîrziman. Procesele de bibliotecă: abordare în contextul utilizării noilor tehnologii.
Bucuresti: Editura Universitătii din Bucuresti, 2000, pp.31-53
(13) Mircea Regneală. Vocabular de biblioteconomie si stiinta informării. Vol.1. Bucuresti:
ABIR, 1995, p. 3
(14) Ibidem.Vol.2. Bucuresti: ABIR, 1996, p.129
(15) Elena Tîrziman. Eliminarea documentelor din colectiile bibliotecilor: modalitate de
restructurare si reciclare a acestora. În: Studii de Bibliologie si Ştiinta Informării. Nr.2, 1996.
Bucuresti: Editura Universitătii din Bucuresti, 1997, pp.136
(16) Clare Jenkins; Mary Morley. Collection Management in Academic Libraries. Hants:
Gower, 1991, 289p
(17) Elena Tîrziman. Op.cit., pp.154-155
(18) *** Biblioteca - o pedeapsă sublimă: convorbire cu domnul Dan-Radu Popescu, directorul
Bibliotecii Centrale a Universitătii "Politehnica" Bucuresti. În: Biblioteca, nr.11, 1998, pp.327-
328
(19) Eleonora Grecu. Biblioteca Academiei Tehnice Militare se pregăteste de jubileu. În:
Biblioteca, nr.5, 1999, p.141
(20) Ioan Hentea. Trecut-prezent-viitor. În: Biblioteca, nr.8-9-10, 1994, pp.46-47, 50-52
(21) *** Biblioteca Centrală Universitară din Timisoara la început de drum: convorbire cu prof.
univ. dr. Vasile Ţâra, directorul general al BCU din Timisoara. În:Biblioteca, nr.3-4, 1993,
pp.16-19
(22) Emil Vasilescu. În avangarda cercetării. În: Biblioteca , nr.1, 1999, p.10
(23) Daniela Năstase. Procesul de informatizare în Biblioteca Universitătii din Craiova. În:
Biblioteca, nr.7, 1997, pp.161-162 (24) Maria-Caliopia Udrescu. Biblioteca Universitătii
"Dunărea de Jos" din Galati. În: Biblioteca, nr.9, 1998, p.265
(25) Emil Vasilescu. Noile centre universitare si nevoia de bibliotecă. În: Biblioteca, nr.7, 1996,
pp.163-164
(26) Ion Stoica. Criza în structurile infodocumentare: sensuri si semnificatii contemporane.
Constanta: Ex Ponto, 2001, p.25