LA ECUACION CONTABLE

REGISTROS CONTABLES
Normas para registros y libros de contabilidad

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, los cuales

deben estar fechados y autorizados por quienes los elaboran. Dichos soportes
deben acompañarse a los respectivos comprobantes de contabilidad,
debiéndose archivar en orden cronológico para que posibiliten su verificación.

Los comprobantes deben enumerarse consecutivamente, indicando el día de

su preparación, su origen, descripción, valor de la operación e indicar las
cuentas afectadas.

EL PROCESO DE RECOLECCIÓN, ORGANIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS

HECHOS ECONÓMICOS CONSTITUYE EL SISTEMA CONTABLE. Para el
tratamiento contable de estos hechos, existe una serie de libros que permiten
un adecuado flujo de información y facilita la obtención de datos para elaborar
los estados financieros. El ente económico debe llevar los libros auxiliares
necesarios para conocer las transacciones individuales, establecer sus activos
y obligaciones derivadas de sus actividades, conocer los códigos o series
cifradas que identifiquen las cuentas y cumplir las exigencias legales
existentes. El ente económico debe conservar los medios para la consulta y
reproducción de los asientos contables. En los libros se debe anotar el número
y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema

de partida doble, en libros registrados, de manera que suministren una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.

En los libros de contabilidad está prohibido:

• Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se
refieren.
• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
• Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Libro Diario
Fecha Detalle Parciales Débito Crédito

Fecha: indica la fecha en que se realizó la transacción, año, mes y día.

Detalle: indica las cuentas que se afectaron con cada transacción. Incluye una
breve explicación.

Parciales: cuando la cuenta es afectada por más de un valor, se deben colocar

subtotales en esta columna.

Débito: muestra el total de las cuentas que se debitan.

Crédito: muestra el total de las cuentas que se acreditan.

El manejo de las columnas DÉBITO y CRÉDITO se rige por las siguientes

reglas:
• El aumento en una cuenta del activo se registra en el débito.
• Una disminución en una cuenta del activo se registra en el crédito.
• Un aumento en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra en el
crédito.
• Una disminución en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra al
débito.
• Un gasto incurrido se registra en el débito.
• Un ingreso se registra en el crédito.

Regla Débito Crédito

Aumento en el activo X
Disminución en el activo X
Aumento en el pasivo X
Disminución en el pasivo X
Aumento en el patrimonio X
Disminución en el patrimonio X
Creación de un gasto X
Creación de un ingreso X
Ilustración
Seinsa Ltda., inició actividades el primero de febrero mediante aportes en
efectivo de dos (2) socios por valor de $150.000 c/u. Adicionalmente la
empresa realizó las siguientes transacciones durante el mes:
Febrero 02 Pagó $30.000 por el arriendo de febrero.
Febrero 11 Bancolombia concedió un préstamo a la empresa por $200.000.
Febrero 13 Adquirió equipo por $100.000, pagó $20.000 y firmó una letra por
el saldo.
Febrero 15 Canceló sueldos por $100.000 correspondientes a la primera
quincena
Febrero 21 La empresa prestó servicios eléctricos por $240.000 a dos (2)
Clínicas. De la Clínica Las Américas recibió $80.000 en
efectivo. La Clínica Medellín pagó en efectivo $40.000 y quedó
debiendo $120.000
Febrero 27 Prestó servicios eléctricos a la empresa El termostato por
$160.000, $80.000 de contado y crédito por el resto.
Febrero 28 La empresa pagó servicios públicos por $12.000, adicionalmente
liquidó y canceló sueldos por $140.000.

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito

Feb 01 Bancos $300.000
Aportes capital socio 1 $150.000
Aportes capital socio 2 150.000
Capital social $300.000
Feb 02 Gastos arrendamiento 30.000
Bancos 30.000
Feb 11 Bancos 200.000
Obligación financiera 200.000
Feb 13 Equipo 100.000
Bancos 20.000
Letra (documentos) por pagar 80.000
Feb 15 Gastos personal. Sueldos 100.000
Bancos 100.000
Feb 21 Bancos 120.000
Clínica Las Américas 80.000
Clínica Medellín 40.000
Servicios por cobrar Clínica Medellín 120.000
Ingresos operacionales 240.000
Clínica Las Américas 80.000
Clínica Medellín 160.000
Feb 27 Bancos 80.000
Servicios por cobrar El Termostato 80.000
Ingresos operacionales 160.000
Feb 28 Gastos servicios públicos 12.000
Gastos personal. Sueldos 140.000
Bancos 152.000
Total 1.282.000 1.282.000

Libro Mayor
Los cambios que tienen las cuentas durante un período se registran en el libro
mayor. Los cambios que originan las transacciones se traducen en aumentos o
disminuciones en las cuentas, las cuales proporcionan la información necesaria
para la preparación de los estados financieros. El sistema de información
contable exige un registro para cada cuenta de los estados financieros, por
ejemplo, obligaciones financieras. Esta cuenta debe mostrar los aumentos por
préstamos obtenidos y las disminuciones por cancelaciones parciales o totales
de los mismos. El registro que se emplea para asentar los cambios recibe el
nombre de CUENTA. El libro mayor está conformado por el conjunto de
cuentas.
Una cuenta T está compuesta de la siguiente manera:
 Nombre de la Cuenta
Lado izquierdo Lado derecho
Débito Crédito
Debe Haber
Cargo Abono
Saldo débito Saldo crédito

Al finalizar el período contable se procede a sacar el saldo de la cuenta. Si el

lado izquierdo (total débitos registrados) excede al lado derecho (total de
créditos registrados) el saldo es débito. Por el contrario, si el lado derecho
excede al lado izquierdo, el saldo es crédito. Se espera que una cuenta de
activo o gasto presente saldo débito y que una cuenta de pasivo, patrimonio o
ingreso, presente saldo crédito.
Las reglas para registrar las transacciones en el LIBRO DIARIO tienen vigencia
para registrar las transacciones en las cuentas del LIBRO MAYOR, de acuerdo
con el siguiente esquema:
Nombre de la Cuenta
Débito Crédito
Aumento en activo Disminución en activo
Creación de un gasto Creación de un ingreso
Disminución en pasivo Aumento en pasivo
Disminución en patrimonio Aumento en patrimonio

Esta convención garantiza permanentemente la igualdad en la ecuación

contable ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

Ilustraciones
Se compra un vehículo por $9.800.000, cancelando con cheque $3.500.000 y
el resto con crédito.
Cuentas que intervienen:
Vehículo: Activo. Aumenta (débito) $9.800.000
Bancos: Activo. Disminuye (crédito) $3.500.000
Obligaciones financieras: Pasivo. Aumenta (crédito) $6.300.000

Vehículo Bancos Obligaciones financieras

$9.800.000 $3.500.000 $6.300.000

Registrar en el mayor las operaciones que realizó Seinsa Ltda, ya registradas

en el libro de diario.

Bancos Capital social Gastos arrendamiento

Feb01 Feb02 Feb01 Feb02
$300.000 $30.000 $300.000 $30.000
Feb11 Feb13
200.000 20.000
Feb21 Feb15
120.000 100.000
Feb27 Feb28
80.000 152.000
 700.000 302.000
398.000

Obligaciones financieras Equipo Letra por pagar

Feb11 Feb13 Feb13
$200.000 $100.000 $80.000

Gastos personal sueldos Servicios por cobrar Ingresos operacionales

clientes
Feb15 Feb13 Feb21
$100.000 $120.000 $240.000
Feb28 Feb27 Feb27
140.000 80.000 160.000
240.000 200.000 400.000

Gastos servicios públicos

Feb28
$12.000

Balance de Prueba
Si las transacciones han sido registradas correctamente en las cuentas, EL
LIBRO MAYOR debe balancear, es decir, la suma de todos los débitos debe
dar igual a la suma de todos los créditos. Para comprobar esa igualdad se
prepara el balance de prueba, este constituye un medio para verificar la
exactitud de la igualdad matemática del libro mayor en una fecha determinada.
Se debe preparar antes de elaborar los estados financieros. Los nombres de
las cuentas se listan de acuerdo al orden en que figuran en el libro mayor y los
saldos monetarios débito se anotan en la columna izquierda del balance de
prueba y los saldos monetarios crédito en la columna de la derecha. Por lo
general, los saldos de las cuentas del activo y de los gastos se presentan en la
columna izquierda y los saldos de las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos
en la columna derecha.

Ilustración
Elaborar el balance de prueba con base en los registros del libro mayor que
realizó Seinsa Ltda.
SEINSA S.A..
BALANCE DE PRUEBA AL 28 DE FEBRERO.
Cuentas Débito Crédito
Bancos $398.000
Capital social $300.000
Gastos arrendamiento 30.000
Obligaciones financieras 200.000
Equipo 100.000
Gastos de personal, sueldos 240.000
Servicios por cobrar clientes 200.000
Ingresos operacionales 400.000
 Gastos servicios públicos 12.000
Letra por pagar 80.000

Total 980.000 980.000

Estado de Resultados y Balance General

A partir de las cuentas del libro mayor que contiene el BALANCE DE PRUEBA,
se procede a preparar los estados financieros, es decir, el ESTADO DE
RESULTADOS Y EL BALANCE GENERAL.

SEINSA LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS. MES DE
FEBRERO.
Ingresos operacionales $400.000
Gastos operacionales:
Sueldos 240.000
Arrendamiento 30.000
Servicios públicos 12.000
Total gastos 282.000
operacionales
Utilidad del ejercicio 118.000

SEINSA LTDA.
BALANCE GENERAL AL 28 DE FEBRERO.
Activos Pasivo y patrimonio
Corrientes Pasivo
Bancos $398.000 Obligaciones financieras $200.000
Servicios por cobrar clientes 200.000 Letras (documentos) por 80.000
pagar
Total activo corriente 598.000 Total pasivos 280.000
Activo fijo Patrimonio
Equipo 100.000 Capital social 300.000
Total activo fijo 100.000 Utilidad del ejercicio 118.000
Total patrimonio 418.000
Total activos 698.000 Total pasivo y patrimonio 698.000

Para el libro mayor se utiliza un formato que cuenta con saldo continuo.
Nombre de la Cuenta
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo

Los componentes de la cuenta con saldo continuo son:

• Nombre de la cuenta de cualquier estado financiero.
• Fecha del movimiento según orden cronológico.
• Detalle. Se anota la transacción que explica el registro.
 • Débito. Se anota el valor del movimiento débito.
• Crédito. Muestra el valor una vez registrado el débito o crédito.

Ilustración:
A partir del movimiento que presentó la cuenta bancos de Seinsa Ltda., durante
el mes de febrero.

Bancos
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo
Feb01 Aporte de los socios $300.00 $300.00
0 0
Feb02 Pago arrendamiento $30.000 270.000
Feb11 Legalización préstamo bancario 200.000 470.000
Feb13 Pago cuota inicial equipo 20.000 450.000
Feb15 Pago de (nómina) sueldos 100.000 350.000
Feb21 Venta de servicios 120.000 470.000
Feb27 Venta de servicios 80.000 550.000
Feb28 Pago de nómina (sueldos) y servicios 152.000 398.000