Motivarea echipei

BY SORIN SIMPLACEANU ⋅ MARCH 2, 2011 ⋅ POST A COMMENT

CUVINTE CHEIE COMUNICARE, ECHIPA, MOTIVARE, MOTIVATIE, TEAM

Munca într-un proiect este întotdeauna o activitate de echipă. Successul proiectului și implicit al PM-ului
este in directă relație cu funcționarea echipei, văzută ca un organism, cu viață internă. Indiferent cât de
heterogenă este echipa proiectului, vitală este atmosfera generală: merg cu toții în aceeasi direcție, sau
nu? Sunt motivați, sau nu? Iar dacă nu sunt motivați, ce pot face eu, din rolul meu de PM, ca să îi
motivez?
Există multe teorii moderne ale mecanismului motivării, exprimate (istoric vorbind) de către Jeremy
Bentham si John Stuart Mill, trecând pe la Sigmund Freud (care susținea că libidoul este motorul
fiecăruia dintre noi) și ajungând la Abraham Maslow si Frederick Herzberg, care au studiat și teoretizat
motivarea în companii. Nu voi intra în comentarea acestor teze, fiind mult peste scopul articolului de
față. Mai degrabă aș dori să dau niște „tips & tricks”, care garantat ajută la creșterea motivării echipei.
Este vorba de susținerea și creșterea încrederii acordată PM-ului și scopului proiectului, îmbinată cu o
comunicare eficientă.
Nu o dată vezi membrii echipei cum își târâie pașii spre un meeting de proiect, cum schimbă între ei
priviri pline de subînțeles, fiind parcă palpabil în încăperea de ședință un gând comun : „Nu se termină
odată? Mai ține mult?!”. Care este explicația unei astfel de atmosfere?
Nu o dată se întâmplă să aștepți de la un coleg să îți livreze o bucățică de ceva, care i-ar cere maxim
jumătate de oră ca să fie gata, dar înca nu ai reușit să îl convingi să înceapă treaba? Cum se explică, că
acest coleg, care este evident inteligent si capabil, are nevoie de zile ca să rezolve o problemă de 30 de
minute?
Răspunsul celor două întrebări de mai sus este motivația – sau mai degrabă, în cazurile enumerate,
lipsa ei. Se știe că, în multe cazuri, motivația poate fi crescută dacă persona este stimulată într-o formă
oarecare. PM-ul este pus în fața unei provocări, aceea de a fi nevoit să ridice nivelul de motivare al
echipei, lipsindu-i însă niște instrumente palpabile: în cele mai multe cazuri, PM-ul nu are rol executiv în
companie, nu face parte directă din scara ierarhică de deasupra celor din echipă, nu poate promova pe
nimeni, nu poate da măriri de salariu, nu poate da prime. Provocarea pe care o are PM-ul este aceea de
a crește gradul de motivare, prin creșterea entuziasmului si al încrederii în proiect și implicit în
rezultatele lui. Cheia stă în încredere și în comunicare. Încrederea este crucială: ca și părinte, știu cu
siguranță, că atunci când am făcut copiilor mei o promisiune care s-a dovedit a fi falsă cu bunăștiință,
m-am ars, o a doua șansă îmi va mai fi poate dată, dar va sta mult timp sub semnul neîncrederii. Acest
principiu este aplicabil direct în munca zilnică de PM: echipa trebuie să aibă încredere în tine, și să
creadă în mesajele pe care le dai – bineînteles, nu orbește, dar de principiu.
Comunicarea eficientă este un alt ingredient important, iar ea poate fi îmbunătățită folosind următorul
model:
3P Messages: Purpose, Process, and Payoff.
• Purpose – cu ce scop facem, ceea ce facem? Explicarea scopului unei acțiuni este crucială, și asigură
un buy-in al team-ului, în momentul în care au înțeles sensul, logica – atât referitoare la scopul final al
proiectului, cât și doar referitoare la scopul unei simple schimbări.
• Process – cum, prin ce procedee, vom executa, ceea ce tocmai ne-am propus – cum vom reușii să
realizăm scopul tocmai definit și explicat, care sunt mijloacele care ne stau la dispoziție, cum le vom
combina, pentru a ajunge – în mod realist! – la țelul propus.
• Payoff – ce avantaje va avea proiectul, sau compania, sau clientul, sau echipa, sau un stakeholder în
general, după ce se realizează ceea ce ne-am propus? Aici se definește finalitatea – important, să
evităm înecatul la mal.
Ideal ar fi, ca PM-ul să iși răspundă singur la cele trei întrebări, pentru fiecare punct pe care îl are de
discutat cu echipa. Dacă răspunsurile sunt neconvingătoare, este cazul să își pună o a patra întrebare –
care, in mod ideal, va veni oricum de la echipă – chiar trebuie să o facem? Pentru echipă este important
să înțeleagă sensul unei acțiuni, să vadă avantajele realizării ei, iar acțiunea, evident, să poată fi și
executată.
Pentru proiect este un avantaj incontestabil, ca PM-ul să reușească creerea unui cadru, în care fiecare
membru al echipei să își găsească o motivație personală în munca pe care o face. Dacă membrii echipei
găsesc această motivație personală, atunci va persista o atmosferă pozitivă, care dă avânt proiectului.
Următorul citat îi este atribuit lui Antoine de Saint-Exupéry: „Quand tu veux construire un bateau, ne
commence pas par rassembler du bois, couper des planches et distribuer du travail, mais reveille au
sein des hommes le desir de la mer grande et large.” – Când vrei să construiești o barcă, nu începe prin
a aduna lemn, a tăia scânduri și a împarții munca, ci mai bine trezește-le oamenilor dorința de a se afla
în largul mării. Interpolat în munca noastră zilnică de PM modern, asta s-ar traduce astfel: Arată-le
oamenilor ce frumos este să navighezi în largul mării, într-o barcă bine făcută. Apoi obține lemn,
instrumente, un atelier, împarte munca și lasă-i să lucreze. Dă-le oamenilor recunoașterea pe care o
merită, îndată ce e gata barca.