Sunteți pe pagina 1din 110

Proceduri contabile pentru ONG 2016

Proceduri contabile pentru organizații fără scop patrimonial

* Cuprins *

1. Procedura privind întocmirea documentelor justificative


2. Procedura de arhivare a documentelor
3. Procedura de reconstituire a documentelor pierdute
4. Procedura de gestionare și înregistrare a imobilizărilor
5. Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de leasing
6. Procedura de gestionare a stocurilor
7. Procedura de gestionare a achiziţiilor şi a datoriilor către furnizori
8. Procedura de gestionare a veniturilor şi creanţelor
9. Procedura de gestionare a veniturilor aferente activității fără scop
patrimonial
10. Procedura de calcul şi înregistrare a salariillor
11. Procedura de gestionare a casieriei
12. Procedura pentru deconturile de trezorerie
13. Procedura de reconciliere a conturilor bancare
14. Proceduri privind fondurile nerambursabile și subvențiile primite
15. Procedura privind modificarea politicilor contabile
16. Procedura închiderii de lună/perioadă
17. Procedura inventarierii patrimoniului
18. Procedura întocmirii situaţiilor financiare anuale
19. Procedura de repartizare a rezultatului din activități nepatrimoniale și a
rezultatului din activități economice
20. Procedura de corectare a erorilor contabile
21. Proceduri privind asocierile în participaţie

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 1
Proceduri contabile pentru ONG 2016

ASOCIATIA/FUNDAȚIA ……………………………………………….
CUI………………………………………………
Adresa…………………………………………..

Elementele referitoare la elaborarea procedurilor contabile

Procedurile contabile reprezintă o aplicare practică, o detaliere concretă a politicilor


contabile adoptate de persoana juridică fără scop patrimonial prin manualul de politici contabile.
Prin intermediul politicilor contabile se identifică modalitatea proprie, adaptată
specificului activităţii în concordanţă cu prevederile legale în domeniu prin care să fie întocmite
documentele justificative aferente fiecărei operaţiuni contabile, să se înregistreze în gestiune şi în
contabilitate fiecare operaţiune contabilă.

Procedurile contabile au ca principal scop asigurarea unui cadru unitar de aplicare a


legislaţiei contabile, asigurarea continuităţii tratamentului contabil în cazul fluctuaţiilor de
personal, asigurarea unui suport pentru auditori, dar şi a justificărilor necesare a fi aduse în cursul
activităţii de auditare.

La elaborarea procedurilor contabile trebuie să se urmărească ca acestea:


 Să fie conforme cu prevederile legale aplicabile persoanei juridice fără scop
patrimonial;
 Să corespundă cu politicile contabile adoptate ;
 Să fie adaptate specificului organizației;

Părţile componente ale unei proceduri contabile sunt:

Părţile introductive:
 Lista persoanelor care elaborarează, verifică şi aprobă procedura;
 Data de la care se aplică procedura contabilă.

Părţile descriptive:
 Scopul procedurii operaţionale prin care se stabileşte modul de realizare a operaţiunii,
compartimentele şi persoanele implicate, documentele justificative necesare;
 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale cu precizarea activităţii reglementate;
 Reglementări aplicabile activităţii procedurate;
 Descrierea procedurii.

Părţile finale:
 Persoane responsabile;
 Dispoziţii finale, anexe, înregistrări, arhivări.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 2
Proceduri contabile pentru ONG 2016

1. Procedura privind întocmirea documentelor justificative

Elemente privind
Numele şi Funcţia Data Semnătura
responsabilii/
prenumele
operaţiunea
1 2 3 4 5
Elaborat Contabil
Verificat Contabil sef
Aprobat Director

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
 stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, arhivarea, păstrarea şi
reconstituirea documentelor.

Domeniul
Procedura se aplică la emiterea, arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.969/2007 cu modificările si
completările ulterioare
 Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 2.634/2015,

Descrierea procedurii

Emiterea documentelor justificative:

Documentele întocmite trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:


 denumirea documentului;
 denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;

 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea


operaţiunii economico-financiare.

Documentele emise menţionează şi forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul


social. Documentele justificative se emit în limba română. În cazul tranzacţiilor cu un partener
străin facturile se emit într-o limbă de circulaţie (engleză, franceză, germană, etc.).

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 3
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în


format electronic. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin
utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent
înscriindu-se alături textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele
documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul
justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire
a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a
predătorului, cât şi a primitorului.

Numerotarea documentelor justificative


Asociația/Fundația asigură un regim intern de numerotare a formularelor financiar-
contabile, pentru toate documentele justificative emise. Modelele documentelor financiar-
contabile pot fi adaptate în funcţie de necesităţi.
Documentele justificative pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor. Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se
stabileşte prin proceduri proprii, în funcţie de necesităţi.

Paşii necesari sunt:


 persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii – administratorii –
desemnează prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să
aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
 fiecărui formular i se va atribui un număr de ordine sau o serie, ce trebuie să fie
secvenţial. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv
gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.

DECIZIE nr. ...............


din data....................

Subsemnatul Popescu ION în calitate de administrator al asociației/fundației prin prezenta


hotărăsc:

Domnul Adam Mihai având funcţia de director economic/contabil șef al asociației/fundației,


alocă şi gestionează seriile şi numerele aferente documentelor emise de asociatie.

Administrator
Popescu Ion

La începutul fiecărui an persoana desemnată propune seriile şi numerele ce urmează a fi


alocate fiecărui tip de document justificativ utilizat de societate.

Referat

Subsemnatul Adam Mihai având funcţia de director economic/contabil șef la


asociația/fundația ................. desemnat ca responsabil cu alocarea şi gestionarea seriilor şi
numerelor facturilor, avizelor de însoţire a mărfii şi a chitanţelor emise de
asociația/fundația........... prin decizia internă nr......... din data ................ propun alocarea
următoarelor serii şi numere pentru anul 2016:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 4
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Facturile vor avea o singură (una) serie: FACT numerele de ordine alocate pentru anul 2016
vor avea urmatoarea structură:
 Facturi emise la sediul social de la 20160001 la 20161999
 Facturi emise lasucursala/ filiala................ 20162000 - 20162500

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT iar numerele de ordine alocate
pentru anul 2016 vor avea următoarea structură:
 Avizele emise la sediul social ........................... de la nr. 160001 la 160999
 Avizele emise de sucursala/filiala.............. de la nr. 161000 la 161900

Chitanţierele vor avea o singură serie CHIAT iar numerele de ordine alocate pentru anul
2016 vor avea următoarea structură:
 Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999
 Chitanţele emise de către sucursala/filiala..........de la nr. 2000 la 2.900

DECIZIE nr. ...................


din data ........................

Subsemnatul Popescu ION în calitate de administrator al fundației/asociației............... prin


prezenta hotărăsc:
În urma propunerilor efectuate de dl. Mihai Adam responsabil cu alocarea şi gestionarea
seriilor şi numerelor facturilor, avizelor de însoţire a mărfii, şi a chitanţelor emise
asociația/fundația............ prin decizia internă nr......... din data .............
Pentru anul 2015 se alocă următoarele serii şi numere:

Facturile vor avea seria: FACT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2016 vor fi:
 Facturi emise la sediul social ................................ de la nr. 20160001 la nr. 20161999.
 Facturi emise de catresucursala/filiala de la nr. 20162000 la nr. 20162999.

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT iar numerele de ordine alocate pentru
anul 2016 vor avea următoarea structură:
 Avizele emise la sediul social ............................... de la nr. 160001 la 160999.
 Avizele emise de către sucursala/filiala de la nr. 161000 la 161900.

Chitanţierele vor avea o singură serie CHIAT iar numerele de ordine alocate pentru anul 2016 vor
avea următoarea structură:
 Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1.999.
 Chitanţele emise de către sucursala/filiala........... de la nr. 2000 la 2.900.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 5
Proceduri contabile pentru ONG 2016

2. Procedura de arhivare a documentelor


Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
- stabilirea unui set de reguli pentru arhivarea documentelor justificative

Domeniul
Procedura se aplică la arhivarea și păstrarea documentelor

Reglementări aplicabile
 Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei și finanțelor nr. 2634/2015 privind documentele financiar
contabile

Descrierea procedurii

Persoanele juridice au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a


celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza
înregistrării în contabilitate.
Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente
financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie
sau pe suport electronic.

Registrele şi documentele justificative şi contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de


prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii
corespunzătoare.
Unitatea care a încredinţat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va
înştiinţa organul fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la
cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Durata de arhivare a documentelor

Documente care se păstrează timp de 50 ani:


- situaţii financiare anuale, raportări semestriale;
- state de salarii.

Documente care se păstrează timp de 5 ani:


 Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
 Bon de predare, transfer, restituire;
 Bon de consum;
 Dispoziţie de livrare;
 Fişă de magazie;
 Listă de inventariere;
 Chitanţă;
 Chitanţă pentru operaţiuni în valută;
 Dispoziţie de plată/încasare către casierie;
 Ordin de deplasare (delegaţie) ;
 Decont de cheltuieli pentru deplasări externe;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 6
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Fişă de cont pentru operaţiuni diverse;


- Decizie de imputare;
- Angajament de plată.
Decont pentru operaţiuni în participaţie;
Notă de debitare-creditare;

Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai
mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de
utilizare a bunurilor

Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza


înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor juridice timp de 10
ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice,
documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor
prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de
necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.

În cazul arhivării la sediul fundației/asociației se vor respecta următoarele reguli generale:

 Documentele se grupează în dosare, de maxim ........... file.

 Documentele se aranjează în dosare în ordinea cronologică producerii sau


înregistrării în contabilitate. Gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în
cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele se şnuruiesc.

 Filele se numerotează.

 Se înscriu pe coperta dosarului următoarele informaţii:


 denumirea persoanei juridice;
 conţinutul dosarului;
 perioada în care au fost emise documentele (data iniţială şi data finală);
 numărul de file;
 termenul de păstrare.

 Dosarele se predau la arhiva asociației/fundației.

Dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în


acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor.

 Primirea dosarelor se înscrie în Registrul de evidenţă al arhivei.

 La expirarea timpului de păstrare se constituie o comisie sub conducerea


administratorului care constată expirarea timpului de păstrare pentru anumite documente. Pe baza
procesului verbal întocmit de această comisie se procedează la eliminarea documentelor din
arhivă.
Scăderea documentelor eliminate se consemnează în Registrul de evidenţă al arhivei.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 7
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Informaţiile în format electronic vor fi stocate şi pe dischete, şi pe CD-uri şi vor


avea aceleaşi termene de păstrare, ca şi cele pe suport de hârtie.

Persoane responsabile

Pregătirea documentelor în vederea arhivării inclusiv parafarea acestora se efectuează de


către persoanele care au produs/înregistrat în contabilitate respectivele documente justificative.
Primirea dosarelor în arhivă şi înscrierea acestora în Registrul de evidenţă al arhivei se vor
executa de către angajaţii desemnaţi prin decizia administratorului.

Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.


Procedura intră în vigoare la data de ................... .

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 8
Proceduri contabile pentru ONG 2016

3. Procedura de reconstituire a documentelor pierdute

Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să


fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prevederilor legale.
Pentru acele situaţii în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original
trebuie să fie păstrat la altă entitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia
documentului respectiv.

În situația în care se constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente


justificative sau contabile persoana care face această constatare are obligaţia să aducă la
cunoştinţă faptul, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, administratorului unităţii

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, administratorul asociației/fundației


încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
 datele de identificare a documentului dispărut;
 numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;
 data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semnează de către:


 conducătorul unităţii;
 conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să
îndeplinească această funcţie;
 persoana responsabilă cu păstrarea documentului; şi
 şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi administratorului, măsurile se iau de către


ceilalţi membri ai consiliului de administraţie. Dacă pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.

În condiţiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate
într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost
întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit şi stă
la baza înregistrărilor în contabilitate.
Ori de câte ori dispariţia documentelor poate constitui infracţiune, se înştiinţează imediat
organele de urmărire penală
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”. Dosarul de
reconstituire trebuie să conţină elementele care au legătură cu constatarea şi reconstituirea
documentelor dispărute, şi anume:
 sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
 procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
 dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare
 persoanei vinovate, dacă este cazul;
 dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
 copie a documentului reconstituit.

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de
unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 9
Proceduri contabile pentru ONG 2016

acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la
primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea „DUPLICAT”,
cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor


financiar-contabile se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de
forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie


nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest
caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă
unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor
legale.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui


proces-verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 10
Proceduri contabile pentru ONG 2016

4. Procedura de gestionare a imobilizărilor


Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura imobilizărilor
corporale şi necorporale;
 stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor
justificative care au ca finalitate înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor
economice consemnate în acestea;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente imobilizărilor corporale şi
necorporale.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, inventarierea, scoaterea din gestiune a imobilizărilor.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor se realizează pe baza următoarelor documente


justificative:
 Factura
 Aviz de însoţire
 Proces-verbal de recepţie, proces-verbal de recepţie provizorie, proces-verbal de
punere în funcţiune

Procesul verbal se întocmeşte la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel:


 procesul-verbal de recepţie se întocmeşte pentru mijloacele fixe independente care nu
necesită montaj şi nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la
data achiziţionării lor;
 procesul-verbal de recepţie provizorie se întocmeşte pentru utilajele care necesită montaj,
dar care nu necesită probe tehnologice, produse cu ciclu lung de fabricaţie care depăşesc
un exerciţiu bugetar, realizate pe faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi construcţiile
speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune
la data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei;
 procesul-verbal de punere în funcţiune se întocmeşte pentru utilajele şi instalaţiile care
necesită montaj şi probe tehnologice, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 11
Proceduri contabile pentru ONG 2016

deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse în funcţiune la terminarea


probelor tehnologice.

Se întocmeşte de către unul din membri comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului
de investiţii, în prezenţa membrilor comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-
consultanţi, asistenţi la recepţie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Documentele justificative trebuie să cuprindă toate elementele obligatorii potrivit


legislaţiei.
Documentele trebuie să fie semnate de către persoanele responsabile.

Înregistrarea intrării în gestiune a imobilizărilor se face prin completarea:

I. Registrului numerelor de inventar

Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a


mijloacelor fixe intrate în unitate.

Se foloseşte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe sau se foloseşte un registru
pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează
a intra în unitate.
Fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă i se atribuie un număr de inventar în
momentul intrării în societate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu
excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar.

Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face în ordinea succesivă a numerelor


şi/sau pe grupe de mijloace fixe. Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie
trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv. Numărul de inventar atribuit se
imprimă direct pe obiect sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau
prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pentru mijloacele fixe complexe pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În
aceste cazuri, pe lângă numărul de inventar respectiv, se folosesc şi numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune
nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la
renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.
Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în
conturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

II. Fişa mijlocului fix

Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc


fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de
amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 12
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau


modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării
sau reevaluării lor.
Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor
corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează
pe locuri de folosinţă.

Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se arhivează.


Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Transferul imobilizărilor corproale între gestiuni se efectuează pe baza următoarelor


ducumente justificative:

III.Bonul de mişcare a mijoacelor fixe


Se întocmeşte de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea
mijloacelor fixe.

Circulă:
 la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix;
 la secţia predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi
pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele
exemplare);
 la secţia primitoare împreună cu mijlocul fix, pentru înregistrarea în evidenţă la locul de
folosinţă;
 la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix.

Se arhivează:
 la compartimentul financiar-contabil un exemplar;
 la secţia predătoare al doilea exemplar.

Amortizarea imobilizărilor
Se efectuează potrivit duratelor de viaţă stabilite prin Manualul de politici contabile și în
concordanta cu duratele de viața stabilite de legislatie.

Se înregistrează lunar ca şi cheltuială, în analitice ale conturilor de cheltuieli pentru


activitatea fără scop patrimonial și pentru activitatea economică, unde se pot identifica
cheltuielile cu amortizarea, specifice celor două activități.

Amortizarea imobilizărilor corporale se calculează începând cu luna următoare punerii în


funcţiune şi până la recuperarea integrală a valorii lor de intrare. Se operează în fişa mijlocului
fix de către persoana care gestionează imobilizarea respectivă.

Scoaterea din gestiune a imobilizărilor corporale se înregistrează pe baza


următoarelor documente:

Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor


bunuri materiale

Se întocmeşte în două exemplare pe baza documentaţiei:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 13
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune;
 deviz estimativ al reparaţiei capitale;
 act constatator al avariei;
 avize;
 notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia
bunurilor materiale propuse pentru declasare.

Formularul se completează astfel:


 capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi
concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor
fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor
de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează
de către membrii comisiei;
 capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau
declasării, cu informaţii referitoare la ansamblele, subansamblele, piesele, componentele
şi materialele rezultate

Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar
se va trece la cap. II în coloana „Denumirea”. În situaţia în care capitolul III se completează în
alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou
proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale,
care să confirme datele completate în acest capitol.

Circulă:
 la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din
uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale
 la secţie pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din
funcţiune
 la magazie, pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor
materiale declasate ;
 la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea
efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile,
rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă
sau din declasarea bunurilor materiale;
 la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor
privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de
natura obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale;
 la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de
declasare, pentru înregistrare .

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Modelul procesului-verbal de casare a mijloacelor fixe şi


declasare sau casare a mijloacelor materiale

Număr Data Predător


document Ziua Luna Anul

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 14
Proceduri contabile pentru ONG 2016

I. CONCLUZIILE COMISIEI
Comisia numita prin decizia administratorului nr………din……………, pe baza documentelor
anexate, constată următoarele: ……………………………………………………………...........
………………………………………………………………………………………......................
………………………………………………………………………………………......................
propune……………………………………………………………………………........................
……………………………………………………………………………………….......................

II. Mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate

Nr.crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţ Valoarea Amortizarea până la


unitar scoaterea din
funcţiune

III. Ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate

Număr Data Predător Primitor


document Ziua Luna Anul

Nr.crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţ unitar Valoarea

Comisia Delegaţi la Primit in


dezmembrare sau la gestiune
declasare
Nume şi Semnătura Nume şi Semnătura Nume şi Semnătura Nume si Semnătura
prenume prenume prenume prenume

Factura de vânzare
Avizul de însoţire a mărfurilor pentru bunurile expediate

Se întocmeşte, în unul sau mai multe exemplare:


 în momentul livrării mărfurilor sau altor valori materiale daca nu exista posibilitatea
întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale,
precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale entităţii.
 în cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 15
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 în vederea transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru
stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.).
În acest caz avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea „Fără factură”, după caz;
 pentru transmiterea unor bunuri pentru prelucrare la terţi . Pe avizul de însoţire a mărfii
emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea „Pentru
prelucrare la terţi”.

În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a
întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.
În condiţiile în care datele valorice (preţul unitar şi valoarea) nu se înscriu în Avizul de
însoţire a mărfii, aceste date trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la
baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente imobilizărilor

Contabilitatea imobilizărilor se va conduce distinct pentru imobilizările utilizate în cadrul


activității fără scop patrimonial și pentru imobilizările utilizate în cadrul activității economice.

Operațiile cu imobilizările aferente activității fără scop patrimonial se vor evidenția în


analiticele cu terminația 01 din planul de conturi, iar imobilizările aferente activității economice
în analiticele cu terminația 02.

Înregistrarea intrărilor de imobilizări

Prin achiziţie
1. de la un furnizor intern

 Înregistrarea facturii de avans emisă de furnizor, cu deducerea TVA, pentru


activitățile economice pentru care persoana juridică este inregistrată ca plătitor de
TVA:

% = 404
232 (234) „Furnizori de imobilizări”
„Avansuri acordate pentru
imobilizări (ne)corporale”
4426
„TVA deductibilă”

 Primirea imobilizării şi înregistrarea acesteia:

% = 404
21 (20) „Furnizori de imobilizări”
„Imobilizări necorporale
(Imobilizări corporale)/analitic
aferent activității economice”
4426
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 16
Proceduri contabile pentru ONG 2016

„TVA deductibilă”

 Regularizarea avansului plătit:

404 = %
„Furnizori de imobilizări” 232 (234)
„Avansuri acordate pentru
imobilizări necorporale”
4426
„TVA deductibilă”

 Înregistrarea achiziției imobilizărilor aferente activităților fără scop patrimonial, cu


includerea valorii TVA în valoarea imobilizării:

232 (234) = 404


„Avansuri acordate pentru
imobilizări necorporale „Furnizori de imobilizări”
(Imobilizări corporale)”

 Primirea imobilizării și înregistrarea:

21 (20) = 404
„Imobilizări necorporale”
„(Imobilizări corporale)”/
analitic activități economice „Furnizori de imobilizări”
sau analitic activități fără scop
patrimonial

 Regularizare avans plătit:

404 = 232 (234)


„Avansuri acordate pentru
„Furnizori de imobilizări”
imobilizări (ne)corporale”

 Recepţie imobilizare fără factură:

21 (20) = 408
„Imobilizări necorporale
(Imobilizări corporale)”/
analitic activități economice „Furnizori - facturi nesosite”
sau activități fără scop
patrimonial

 Primirea ulterioară a facturii:

% = 401
408 „Furnizori”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 17
Proceduri contabile pentru ONG 2016

„Furnizori - facturi nesosite”


4426 (dacă este cazul)
„TVA deductibilă”

 Recepţie imobilizare ce necesită punere în funcţiune:

231 = 404
„Imobilizări corporale în curs
„Furnizori de imobilizări”
de execuţie”

 Recepţie imobilizare la momentul punerii în funcțiune:

21 = 231
„Imobilizări corporale în curs
„Imobilizări corporale”
de execuţie”

Intracomunitară

Pentru activitățile economice, unde s-a înregistrat ca plătitor de TVA:

21 (20) = 404
„Imobilizări necorporale”
„(Imobilizări corporale)”/ „Furnizori de imobilizări”
analitic activități economice

4426 = 4427
„TVA deductibilă” „TVA colectată”

Pentru activități fără scop patrimonial sau activități economice unde nu este înregistrat ca
plătitor de TVA:

21 (20) = 404
„Imobilizări necorporale” „Furnizori de imobilizări”
„(Imobilizări corporale)”/
analitic activități economice
sau
analitic activități fără scop
patrimonial

21(20) 4423
„Imobilizări necorporale” „TVA de plată”
„(Imobilizări corporale)”/
analitic activități economice
sau
analitic activități fără scop
patrimonial

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 18
Proceduri contabile pentru ONG 2016

4423 = 5121
„TVA de plată” „Furnizori de imobilizări”

Import

Pentru activitățile economice, înregistrat ca plătitor de TVA:

21 (20) = 404
„Imobilizări necorporale”
„(Imobilizări corporale)” „Furnizori de imobilizări”
analitic activități economice
- inregistrarea taxelor vamale
21 (20) = 446
„Imobilizări necorporale”
„Alte impozite, taxe şi
„(Imobilizări corporale)”
vărsăminte asimilate”
analitic activitati economice

 înregistrarea și plata TVA:

4426 = 5121
„TVA deductibilă” „Conturi la bănci în lei”

Pentru activități fără scop patrimonial sau activități economice neînregistrat ca plătitor de
TVA:

21 (20) = 404
„Imobilizări necorporale” „Furnizori de imobilizări”
„(Imobilizări corporale)”/
analitic activități economice
sau
analitic activități fără scop
patrimonial

 includerea in costul de achiziție a taxelor vamale si TVA:

21(20) %
„Imobilizări necorporale” 446
„(Imobilizări corporale)”/analitic „Alte impozite, taxe şi
activități economice sau vărsăminte asimilate”
analitic activități fără scop 4423
patrimonial „TVA de plată”

 plata taxelor vamale și a TVA:

% 5121
446 „Conturi la bănci în lei”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 19
Proceduri contabile pentru ONG 2016

„Alte impozite, taxe şi


vărsăminte asimilate”
4423
„TVA de plată”

Din producţie proprie


Colectarea cheltuielilor după natura acestora, pe baza devizelor:

% = 280, 281, 3XX, 4XX


681
601,602,603
604, 605, 612, 621, 624, 628,
635, 641, 645

Înregistrarea imobilizării în curs la finele perioadei:

231 (233) = 72x


„Imobilizări (ne)corporale în „Venituri din producţia de
curs de execuţie” imobilizări„

Recepţia imobilizării la punerea în funcțiune:

20 (21) = 231 (233)


„Imobilizări necorporale” „Imobilizări (ne)corporale în
(„Imobilizări corporale”) curs de execuţie”

Cu titlu gratuit (prin donaţie, subvenţie):

 Donaţie:

20x(21x) = 133
„Imobilizări necorporale” „Donaţii pentru investiţii”
„(Imobilizări corporale)”

20 (21) = 131
„Imobilizări necorporale” „Subvenţii guvernamentale
(„Imobilizări corporale”) pentru investiții”

Sumele înregistrate în conturile 133 şi 131 vor fi reluate pe venituri concomitent cu


amortizarea imobilizărilor aferente.

 Înregistrarea amortizării imobilizărilor:

6811 = 280, 281


„Cheltuieli de exploatare
„Amortizări privind
privind amortizarea
imobilizările (ne)corporale”
imobilizărilor”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 20
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Înregistrarea ieşirii imobilizărilor:

prin casare sau cedare cu titlu gratuit:

% = 20 (21)
„Imobilizări
necorporale”
6583 val. neamortizată
(„Imobilizări
corporale”)
„Cheltuieli privind
activele cedate şi alte
operaţii de capital”
280 (281) val. amortizată
„Amortizări privind
imobilizările
(ne)corporale”

Prin vânzare:
Vânzarea imobilizărilor aferente activității economice

factura de vânzare:
cu TVA dacă este înregistrat ca plătitor de TVA

461 = %
„Debitori diverşi” 7583
„Venituri din vânzarea activelor
şi alte operaţii de capital”
4427
„TVA colectată”

% = 20 (21)
„Imobilizări
necorporale”
6583 val. neamortizată
(„Imobilizări
corporale”)
„Cheltuieli privind
activele cedate şi alte
operaţii de capital”
280 (281) val. amortizată
„Amortizări privind
imobilizările
(ne)corporale”

Vânzarea imobilizărilor aferente activității fără scop patrimonial:


461 = 738
„Debitori diverşi” „Venituri rezultate din
cedarea activelor

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 21
Proceduri contabile pentru ONG 2016

corporale aflate în proprietatea


persoanelor juridice fără scop
patrimonial, altele decât cele
care sunt sau au fost folosite în
activitatea economică”

Persoane responsabile

Procedura va fi difuzată personalului care participă la întocmirea, avizarea şi aprobarea


documentelor justificative, persoanelor care primesc în gestiune şi eliberează mijloacele fixe,
persoanelor care înregistrează în contabilitate operaţiunile ce privesc imobilizările.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.


Procedura intră în vigoare la data de ........................ .

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 22
Proceduri contabile pentru ONG 2016

5. Procedura pentru clasificarea şi înregistrarea contractelor de


leasing
Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
înregistrarii în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura imobilizărilor corporale şi
necorporale care fac obiectul contractelor de leasing;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente contractelor de leasing.

Domeniul

Procedura se aplică la încheierea contractelor de leasing, recepţia, scoaterea din gestiune a


bunurilor ce fac obiectul contractelor de leasing de către persoanele din cadrul compartimentelor
tehnic, informatic şi financiar-contabil.

Reglementări aplicabile:
 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificarile şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

În funcţie de natura contractului de leasing, operaţional sau financiar, bunurile ce fac


obiectul acestor contracte se vor înregistra distinct în gestiunea şi contabilitatea locatarului.

Leasing financiar

A. Documentele justificative

Recepţia bunurilor de natura imobilizărilor ce fac obiectul unui contract de leasing se


realizează pe baza următoarelor documente justificative:
 Aviz de însoţire
 Proces-verbal de recepţie

Înregistrarea intrării în gestiune a imobilizarilor se face prin completarea:


 Registrului numerelor de inventar
 Fişa mijlocului fix

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor aferente contractelor de leasing

Înregistrările au la bază prevederile contractelor de leasing încheiate cu locatorul, anexele,


graficul de rambursare. Înregistrarea ratelor se face pe baza facturilor aferente primite.

Înregistrarea comisionului de administrare:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 23
Proceduri contabile pentru ONG 2016

% = 401
suma aferentă lunii
628 „Furnizori”
curente
„Alte cheltuieli cu
serviciile executate de
terţi”
suma aferentă
471
perioadelor viitoare
„Cheltuieli
înregistrate în avans”

Înregistrarea recepţiei mijlocului fix şi a datoriei aferentă leasingului:

21x = 167
„Alte împrumuturi şi datorii
„Imobilizări corporale”
asimilate”

Înregistrarea facturii de la locator aferentă ratelor:

% = 404
„Furnizori de
167
imobilizări”
„Alte împrumuturi şi
datorii asimilate”
666
„Cheltuieli privind
dobânzile”
4426 aferentă ratei de capital
„TVA deductibilă”
(dacă este cazul)

Locatarul înregistrează lunar amortizarea mijlocului fix achiziţionat.

6811 = 281
„Cheltuieli de exploatare
„Amortizări privind
privind amortizarea
imobilizările corporale”
imobilizărilor”

Persoane responsabile:

Directorul economic/contabilul sef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea articolelor contabile aferente contractului de leasing;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 24
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a contractelor de leasing, facturi, procese verbale;
 contabilizarea operaţiunilor aferente leasingului;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ................... .

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 25
Proceduri contabile pentru ONG 2016

6. Procedura de gestionare a stocurilor


Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


1. stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
înregistrării în contabilitate şi în gestiune a bunurilor de natura stocurilor;
2. înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente stocurilor astfel încât:
 să se reflecte cantitativ şi valoric toate intrările/ieşirile de stocuri;
 să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;
 să se asigure controlul gestiunilor de bunuri materiale.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia, utilizarea, vânzarea, scoaterea din gestiune a bunurilor de


natura stocurilor de către persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, informatic şi financiar-
contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Stocurile pot intra în administrarea unităţii pe mai multe căi:


 achiziţii;
 transfer de la alte unităţi;
 producţie proprie şi prelucrare în unitate;
 prelucrare la terţi;
 dezmembrări şi casări de imobilizări sau alte stocuri;
 plusuri de inventar;
 donaţii de la persoane fizice sau juridice.

Recepţia şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor se realizează pe baza următoarelor


documente justificative:
1. Pentru achiziţii:
 Factură
 Aviz de însoţire
 Bonul fiscal
 Nota de recepţie şi constatare diferenţe

Se întocmeşte la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura


efectuării recepţiei.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 26
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se foloseşte ca document de recepţie


obligatoriu numai în cazul:
 bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
 bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
 bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
 bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
 bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;
 mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepţia şi încărcarea în gestiune,


după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte
transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru
fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe,


este obligatoriu ca acestea să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza
înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

În situaţia în care se constată diferenţe la recepţie, entităţile trebuie să stabilească prin proceduri
proprii informaţiile care trebuie să fie înscrise în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (ex:
cantitatea şi valoare constatate plus/minus, persoanele care au făcut recepţia şi alte menţiuni, în
funcţie de necesităţi).

2. Pentru stocurile procurate de la persoane fizice:


Fila din Carnetul de comercializare pentru achiziții de la producătorii individuali sau de la
alte persoane fizice, în momentul achiziţiei.

 Borderoul de achiziție
Se întocmeşte de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de la persoane
fizice, în momentul achiziţiei pentru alte bunuri decat cele agricole.

 Nota de recepţie şi constatare diferenţe

3. Pentru stocurile transferate de la alte unităţi:


 Avizul de însoţire a mărfii
 Nota de recepţie şi constatare diferenţe

 Pentru stocurile rezultate din casarea mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar:
 Procesul verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe de declasare a unor bunuri
materiale;
 Bon de predare-transfer, restituire, pentru stocurile de produse finite predate la
magazie

 Pentru bunurile rezultate din prelucrare:


1. Proces-verbal de transformare;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 27
Proceduri contabile pentru ONG 2016

2. Bon de predare-transfer, restituire, pentru stocurile de produse finite predate la


magazie
Bonul de predare, transfer, restituire (pentru produse finite, materiale refolosibile,
semifabricate, materiale nefolosite) serveşte ca:
 document justificativ pentru încărcare/descărcare în/din gestiune;
 document justificativ de înregistrare în contabilitate.

În situaţia în care se foloseşte ca bon de predare la magazie a produselor finite, materialelor


refolosibile, semifabricatelor, materialelor nefolosite se întocmeşte pe măsura predării acestora la
magazie, de către secţie, atelier etc.
În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entităţii, bonul de
predare, transfer, restituire se întocmeşte pe măsură ce se efectuează transferul. Transferul se
efectuează numai între gestiuni din incinta aceleeaşi entităţi. În cazul gestiunilor dispersate
teritorial se întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii.
În cazul utilizării ca bon de restituire se întocmeşte pe măsura restituirii la magazie a valorilor
materiale.

Pentru bunurile primite cu titlu gratuit:


Contractul de donaţie, pentru stocurile primite cu acest titlu

Scăderea din gestiune a stocurilor


Obiectele de inventar se înregistrează la darea în folosinţă.

Consumul în procesul de producţie


Bonul de consum
Se întocmeşte în unul/două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor
din magazie pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe baza
programului de producţie şi a consumurilor normate sau de către alte compartimente ale unităţii,
care solicită materiale pentru a fi consumate.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Casări
Proces-verbal de casare;

Lipsuri la inventariere
Procesul-verbal de inventariere

Transferurile interne
Bon de predare-transfer, restituire

Vânzare
Factura de vânzare
Aviz de însoţire a mărfurilor

Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor:

 Fişa de magazie
Se întocmeşte într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de
către:
- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei şi la verificarea înregistrărilor.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 28
Proceduri contabile pentru ONG 2016

- gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieşiri şi
stoc.

Fişa de magazie serveşte ca document de evidenţă a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de


bunuri materiale. Fişele de magazie se ţin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe
feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte, care se ţin separat de cele aferente propriilor valori materiale.

Înregistrările în fişele de magazie se fac document cu document.


Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

 Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă


Se întocmeşte pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare persoană, de către
gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către persoana desemnată să ţină evidenţa
acestora.
Nu circulă, fiind document de înregistrare.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Înregistrarea în contabilitate

Înregistrările în contabilitate se fac pe baza documentelor justificative, cronologic, prin


respectarea succesiunii documentelor după data întocmirii sau intrării lor, şi sistematic, în
conturile sintetice şi analitice. Contabilitatea sintetică se desfăşoară în analitic, pe gestiuni şi
locuri de folosinţă, iar în cadrul acestora pe surse de finanţare şi activităţi (curentă şi mobilizare).

Înregistrarea în contabilitate a stocurilor se face la valoarea de intrare (contabilă), prin care


se înţelege:
 costul de achiziţie, pentru cele procurate cu titlu oneros;
 costul de producţie, pentru cele realizate în unitate;
 valoarea justă pentru cele primite cu titlu gratuit, plusuri de inventar sau rezultate cu
ocazia scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe.

Achiziţii interne

Înregistrarea achiziţiei stocurilor de mărfuri pe bază de factură:

Dacă stocurile sunt aferente activității economice pentru care asociația/fundația este
înregistrată ca plătitor de TVA se va înregistra distinct TVA-ul aferent achiziției.

În caz contrar, acesta se va


include în costul de achiziție al
= 401
stocurilor.
301, 302,303,361,371
„Furnizori”

Bunuri primite pe baza Avizului de însoţire pentru care nu s-a întocmit factura:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 29
Proceduri contabile pentru ONG 2016

301, 302, 303,361,371 = 408


„Furnizori facturi nesosite”

Primirea facturii de la furnizor:

408 = 401
„Furnizori- facturi nesosite” „Furnizori”

Achiziţii intracomunitare pentru neplătitori de TVA:

3xx = 401
„Conturi de stocuri și
„Furnizori”
producție în curs de execuție”

3xx = 4423
„Conturi de stocuri și
„TVA de plată”
producție în curs de execuție”

Importuri:

3xx = 401
„Conturi de stocuri și
„Furnizori”
producție în curs de execuție”

3xx = %
- taxele vamale 446
„Alte impozite, taxe şi
vărsăminte asimilate”
- TVA 4423
„TVA de plată”

Producţie

înregistrare consumuri:

601 = %
„Cheltuieli cu materiile prime” 301
„Materii prime”
302
„Materiale auxiliare”

alte cheltuieli:

641 = 421
„Cheltuieli cu salariile „Personal - salarii datorate”
personalului”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 30
Proceduri contabile pentru ONG 2016

645 = %„
„Cheltuieli privind asigurările 431
şi protecţia socială”
„Asigurări sociale”
437
„Ajutor de şomaj”

Amortizare:

6811 = 281
„Cheltuieli de exploatare „Amortizarea imobilizarilor
privind amortizarea corporale”/ analitic .01
imobilizărilor” activități fără scop patrimonial
sau analitic .02 activități
economice

Înregistrarea altor cheltuieli:

% = 401
605 „Furnizori”
„Cheltuieli privind energia şi
apa”
6022
„Cheltuieli privind
combustibilii”
628
„Cheltuieli cu alte servicii
prestate de terţi”
4426
„TVA deductibilă”

Obţinerea produselor finite:

345 = 711
„Venituri aferente costurilor
„Produse finite”
stocurilor de produse”

Înregistrarea stocurilor primite din donaţii, stocuri rezultate din dezmembrări:

 stocuri aferente activității economice:

3xx = 758
„Conturi de stocuri și
„Alte venituri din exploatare”
producție în curs de execuție”

 stocuri aferente activității fără scop patrimonial

3xx = 733
„Conturi de stocuri și „Venituri din donaţii şi sume

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 31
Proceduri contabile pentru ONG 2016

sau bunuri
producție în curs de execuție” primite prin sponsorizare”

Vânzări de stocuri

Vânzarea pe bază de factură


 în cadrul activității economice:

411 = %
„Clienţi” 701, 707, 706
4427 (dacă este înregistrat ca
plătitor de TVA)
„TVA colectată”

 descărcarea de gestiune a bunurilor vândute în cadrul activității economice, comerț


cu amănuntul:

% = 371
607 Mărfuri valoare de achiziţie
„Cheltuieli privind
mărfurile”
378 adaos comercial
„Diferenţe de preţ la
mărfuri”
4428 (dacă este
înregistrat ca platitor TVA
de TVA)
„TVA neexigibilă”

Vânzarea pe bază de aviz de însoţire a mărfurilor:

418 = %
„Clienţi – facturi de întocmit” 701, 707
4428 (dacă este înregistrat ca
platitor de TVA)
„TVA neexigibilă”

Descărcarea de gestiune pe baza bonului de consum


 mărfuri:

607 = 371
Cheltuieli privind mărfurile Mărfuri

 produse finite:

711 = 345
Venituri din variaţia stocurilor Produse finite

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 32
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Întocmirea facturii:

411 = 418
„Clienţi” „Clienţi – facturi de întocmit”

 dacă este înregistrat ca plătitor de TVA:

4428 = 4427
„TVA neexigibilă” „TVA colectată”

 Stocuri acordate sub formă de donații:

6582 = 3xx
„Donaţii şi subvenţii acordate” „Conturi de stocuri și producție
în curs de execuție”

Persoane responsabile

Directorul financiar contabil


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea articolele contabile aferente intrărilor/ieşirilor de stocuri;
 urmărirea respectarii prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;
 contabilizarea operaţiunilor privind intrările/ieşirile de stocuri;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de .....................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 33
Proceduri contabile pentru ONG 2016

7. Procedura de gestionare a achiziţiilor şi a datoriilor către


furnizori
Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


1. stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la
baza înregistrării în contabilitate a datoriilor, stingerea datoriilor scoaterea din
evidenţă a datoriilor prescrise
2. înregistrarea în contabilitate a datoriilor astfel încât:
 să se asigure înregistrarea datoriilor la valoarea nominală a acestora;
 să se reflecte valoarea reală a acestora.

Domeniul

Procedura se aplică la recepţia facturilor, înregistrarea, evaluarea datoriilor faţă de furnizori


de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

Înregistrarea datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii se realizează pe baza


umătoarelor documente justificative:
 Contract (achiziție, donatie, sponsorizare)
 Factură
 Aviz de însoţire a mărfurilor
 Borderou de achiziţie

Înregistrarea scoaterii din evidenţă a datoriilor către furnizorii de bunuri şi servicii


se realizează pe baza următoarelor documente justificative:
 Plata datoriilor
 Chitanţa
 Ordinul de plată
 Cambia

Cambia este un instrument de plată ce cuprinde:


 Denumirea de cambie trecută în textul titlului;
 Ordinul necondiţionat de a plăti o sumă determinată;
 Numele celui care trebuie să plătească (trasul), respectiv numele şi prenumele, în clar,
ale persoanei fizice, respectiv denumirea persoanei juridice ori a entităţii care se
obligă;
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 34
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Codul IBAN al trasului, respectiv un număr unic de identificare prevăzut în


documentele de identificare sau de înregistrare ale trasului;
 Arătarea scadenţei;
 Arătarea locului unde plata trebuie făcută;
 Numele acelui căruia sau la ordinul căruia plata trebuie făcută;
 Arătarea datei şi a locului emiterii;
 Semnătura celui care emite cambia (trăgător), ce cuprinde atât numele în clar cât și
semnatura olografă.
Cambia are valoarea unui titlu executoriu.

CEC-ul

Cecul trebuie să cuprindă următoarele elemente:


 elementele de identificare a instituţiei de credit trase: denumirea şi/sau sigla instituţiei
de credit trase, adresa sediului instituţiei de credit trase, mentiunea „Plătiţi în schimbul
acestui CEC”;
 referinţa cecului;
 rubrica emis în localitatea;
 data emiterii;
 suma în cifre şi litere şi moneda plăţii;
 beneficiarul plăţii;
 denumire trăgător înscrisă în momentul în care trăgătorul primeşte formularele de cec
de la banca al cărei client este;
 Cod trăgător, pretipărit respectiv:
1. pentru persoane juridice rezidente: codul unic de identificare fiscală al trăgătorului;
2. pentru persoane juridice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la
deschiderea contului curent;
3. pentru persoanele fizice rezidente: codul numeric personal al trăgătorului;
4. pentru persoane fizice nerezidente: informaţia solicitată de banca trasă la
deschiderea contului curent.
 IBAN trăgător;
 rubrica – Girat de, pentru completarea numelui giranţilor;
 rubrica „către”, pentru completarea numelui giratarilor;
 rubrica „la data”, pentru completarea datei la care au loc operaţiunile de girare;
 semnătura girant;
 semnătura tragatorului.

Orice semnătură a unui cec trebuie să cuprindă:


a) numele şi prenumele persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice ori a entităţii care
se obligă, în clar;
b) semnătura olografă a persoanei fizice, respectiv a reprezentanţilor legali sau a
împuterniciţilor persoanelor juridice.

Trăgătorul răspunde de plată.


Cecul are valoare de titlu executor pentru capital şi accesorii.

Biletul la ordin
Prescrierea datoriilor

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 35
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Decizia administratorului

Scoaterea din evidenţă a datoriilor prescrise se poate face, după efectuarea tuturor
demersurilor legale pentru decontarea acestora, în urma inventarierii elementelor de activ şi de
pasiv. Pe baza propunerilor comisiei de inventariere administratorul, cu avizul conducătorului
compartimentului financiar-contabil şi al conducatorului compartimentului juridic poate decide
scaderea din evidenţă a datoriilor prescrise.

Datoriile în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute

Datoriile în valută se înregistrează iniţial atât în valută, cât şi în lei la cursul de schimb
valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.
Operaţiunile în valută trebuie înregistrate în momentul recunoaşterii iniţiale în moneda de
raportare (leu), aplicându-se sumei în valută cursul de schimb dintre moneda de raportare şi
moneda străină, la data efectuării tranzacţiei.

Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării datoriilor în valută la cursuri
diferite faţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul perioadei sau faţă de cele la
care au fost raportate în situaţiile financiare anuale anterioare, trebuie recunoscute ca venituri sau
cheltuieli în perioada în care apar.

Atunci când datoria în valută este decontată în decursul aceluiaşi exerciţiu financiar în care
a survenit, întreaga diferenţă de curs valutar este recunoscută în acel exerciţiu.

Atunci când datoria în valută este decontată într-un exerciţiu financiar ulterior, diferenţa de
curs valutar recunoscută în fiecare exerciţiu financiar, care intervine până în exerciţiul decontării,
se determină ţinând seama de modificarea cursurilor de schimb survenită în cursul fiecărui
exerciţiu financiar.

Veniturile din diferenţe de curs valutar aferente datoriilor în valută se înregistrează distinct
în conturile de venituri din diferențe de curs valutar pentru activitățile rezultate din activităţile
fără scop patrimonial.

Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării datoriilor exprimate în lei, în funcţie
de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial trebuie recunoscute în luna în
care apar, la alte venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci când datoria este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga
diferenţă rezultată este recunoscută în acea lună.

La data bilanțului datoriile în valută/exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute se


evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României din
ultima zi bancară a lunii în cauză. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în contabilitate la
venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli financiare.

Înregistrarea în contabilitate

Datoriile sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe


măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit
În contabilitatea furnizorilor se înregistrează operaţiunile privind cumpărările de mărfuri şi
produse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni similare efectuate.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 36
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Datoriile către furnizorii de bunuri, respectiv prestatorii de servicii, de la care, până la


finele lunii, nu s-au primit facturile se evidenţiază distinct în contabilitate în contul 408
„Furnizori - facturi nesosite”, pe baza documentelor care atestă primirea bunurilor, respectiv a
serviciilor.
În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate
cheltuielile şi datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.
În conturile de furnizori se evidenţiază distinct datoriile din penalităţi stabilite conform
clauzelor contractuale, despăgubiri datorate pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte
elemente de natură similară.

Achiziţii de bunuri sau servicii pe bază de factură, bon fiscal:

% = 401
3xx, 6xx „Furnizori”
„Conturi de stocuri și
producție în curs de execuție”/
„Conturi de cheltuieli”
4426 (dacă este cazul)
„TVA deductibilă”

Achiziţii de bunuri sau servicii pentru care nu s-a primit factura:

% = 408
3xx, 6xx „Furnizori – facturi nesosite”
„Conturi de stocuri și
producție în curs de execuție”/
„Conturi de cheltuieli”
4428 (dacă este cazul)
„TVA neexigibilă”

Primirea facturii:

408 = 401
„Furnizori – facturi nesosite” „Furnizori”

 dacă este cazul unei asociatii/fundatii înregistrată ca plătitoare de TVA

4426 4428
„TVA deductibilă” „TVA neexigibilă”

Despăgubiri, amenzi şi penalităţi:

658 = 401
„Alte cheltuieli de exploatare” „Furnizori”

Diferenţele nefavorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute la finele exercitiului financiar, atât pentru activitatea economică, cât și pentru
acitivitatea fără scop patrimonial

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 37
Proceduri contabile pentru ONG 2016

665/668 = 401/404/462/408
„Cheltuieli din diferenţe de „Furnizori”/„Furnizori de
curs valutar”/„Alte cheltuieli imobilizări”/„Creditori diverși”/
financiare” „Furnizori – facturi nesosite”/

Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute:
 din activitatea economică

401/404/408/462 = 765/768
„Venituri din diferenţe de curs
„Furnizori” valutar”/„Alte venituri
financiare”

 din activitatea fără scop patrimonial

401/404/408/462 = 7394/7399
„ Venituri din diferenţe de curs
„Furnizori”/„Furnizori de valutar rezultate din activităţile
imobilizări”/„Furnizori – fără scop
facturi nesosite”/ patrimonial”/
„Creditori diverși” „Alte venituri din activități fără
scop patrimonial”

Achitarea datoriilor:

401/404/462 = 512, 531, 541, 542


„Furnizori”/„Furnizori de „Conturi curente la bănci”/
imobilizări”/„Creditori „Casa”/„Acreditive”/„Avansuri
diverşi” de trezorerie”

Plata prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

401/404/462 = 403
„Furnizori”/„Furnizori de
„Efecte de plătit”
imobilizări/creditori diverşi”

Datorii aferente activității economice prescrise, scutite sau anulate:

401/404/462 = 758
„Furnizori”/„Furnizori de
imobilizări”/„Creditori „Alte venituri din exploatare”
diverşi”

Reduceri financiare primite:

401/404 = 767
„Furnizori”/„Furnizori de
„Venituri din sconturi obţinute”
imobilizări”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 38
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Persoane responsabile

Directorul economic/ contabilul sef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea articolele contabile aferente înregistrării, evaluării, stingerii datoriilor;
 urmărirea respectarii prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
 contabilizarea operaţiunilor privind înregistrarea datoriilor, evaluare, stingerea;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunostinta personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

8. Procedura de gestionare a veniturilor şi creanţelor


www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 39
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea condiţiilor ce trebuie îndeplinite de documentele justificative care stau la
baza înregistrării în contabilitate a creanţelor şi veniturilor, încasarea creanţelor,
scoaterea din evidenţă a creantţelor prescrise, evaluarea creanţelor;
 înregistrarea în contabilitate a veniturilor şi creanţelor astfel încât:
 să se asigure respectarea principiului prudenţei;
 să se reflecte creanţele la valoarea lor probabilă de încasat.

Domeniul

Procedura se aplică la emiterea şi înregistrarea în contabilitate a documentelor justificative


prin care se constituie creanţe, de către persoanele din cadrul compartimentelor tehnic, comercial
şi financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015

Descrierea procedurii

A. Documentele justificative
Înregistrarea creanţelor către clienţi sau alti debitori se realizează pe baza următoarelor
documente justificative:
 Contract
 Factură pentru veniturile aferente activitatii economice

Facturile emise cuprind:


 numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod
unic;
 data emiterii facturii;
 data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în
măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
 denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz,
codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a
prestat serviciile;
 denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul
de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului,
dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
 denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a
desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de
înregistrare ale reprezentantului fiscal;
 denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;
 baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 40
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul
unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ,
în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
 indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie
de cotele taxei;
 în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului,
menţiunea „autofactură”;
 în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile au
orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii
face obiectul unei scutiri;
 în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea „taxare
inversă”;
 dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de
artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile „regimul marjei – bunuri
second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de
colecţie şi antichităţi”, după caz;
 în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale
sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea „TVA la
încasare”;
 referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe
facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Emiterea facturilor este obligatorie numai în cazul asociațiilor/fundațiilor înregistrate ca


plătitor de TVA pentru activitatea economică desfășurată.

3. Aviz de însoțire a mărfurilor


4. Bon fiscal

Înregistrarea scoaterii din evidenţă a creanţelor pe baza următoarelor documente


justificative

Încasarea creanţelor

 Chitanţa si chitanța pentru operațiuni în valută

Sunt documente justificative de înregistrare în registrul de casă/registrul de casă în valută şi


în contabilitate a încasărilor şi plăţilor efectuate în numerar (lei/valută), precum şi a depunerilor
de sume la casieria entităţii.

În condiţiile în care sumele înscrise în chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau
prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal,
formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în
contabilitate.
În condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile
legale, documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile aferente încasărilor
zilnice este Raportul fiscal de închidere zilnică, respectiv Registrul special întocmit în condiţiile
defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

Se întocmeşte pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entităţii şi se semnează de


acesta pentru primirea sumei.
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 41
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Ordinul de plată
 Cambia
 Cec-ul
 Biletul la ordin

Compensarea datoriilor şi creanţelor


 se intocmeste procesul verbal de compensare

Prescrierea creanţelor la expirarea termenului legal


 Decizia administratorului

Cesiunea de creanţe
 contractul de cesiune de creanţe

Creanţele în valută sau exprimate în lei în funcţie de cursul unei valute.

Creanțele în valută se înregistrează iniţial atât în valută, cât şi în lei la cursul de schimb
valutar, comunicat de Banca Naţională a României, de la data efectuării operaţiunii.
Diferenţele de curs valutar care apar cu ocazia decontării creanţelor în valută la cursuri
diferite faţă de cele la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul perioadei sau faţă de cele la
care sunt înregistrate în contabilitate se recunosc în luna în care apar, ca venituri sau cheltuieli
din diferenţe de curs valutar.

Diferenţele de valoare care apar cu ocazia decontării creanţelor exprimate în lei, în funcţie
de un curs valutar diferit de cel la care au fost înregistrate iniţial pe parcursul perioadei sau faţă
de cele la care sunt înregistrate în contabilitate trebuie recunoscute în luna în care apar, la alte
venituri sau cheltuieli financiare.
Atunci când creanţa este decontată în decursul aceleiaşi luni în care a survenit, întreaga
diferenţă rezultată este recunoscută în acea lună.

La finele fiecărui exercitiu financiar creanţele în valută/exprimate în lei în funcţie de cursul


unei valute se evaluează la cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a
României din ultima zi bancară anuluiă. Diferenţele de curs înregistrate se recunosc în
contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferenţe de curs valutar/alte venituri sau cheltuieli
financiare.

B. Înregistrarea în contabilitate

Creanţele sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc şi nu pe


măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat. În contabilitatea clienţilor se înregistrează
operaţiunile privind livrari de mărfuri şi produse, serviciile prestate, precum şi alte operaţiuni
similare efectuate.
Creanţele faţă de clienţii pentru care, până la finele lunii, nu au fost întocmite facturile se
evidenţiază distinct în contabilitate în contul 418 „Clienţi – facturi de întocmit”, pe baza
documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor.

În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate


veniturile şi creanţele rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 42
Proceduri contabile pentru ONG 2016

În conturile de clienţi se evidenţiază distinct creanţele din penalităţi stabilite conform


clauzelor contractuale, despăgubiri cuvenite pentru contracte întrerupte înainte de termen şi alte
elemente de natură similară.

Livrări de bunuri sau servicii pe bază de factură, bon fiscal:

411 = %
„Clienţi” 701, 704, 706,707
4427 (dacă este cazul unei
asociatii/fundatii inregistrate ca
pltitor de TVA)
„TVA colectată”

Livrări de bunuri sau servicii pentru care nu s-a întocmit factură:

418 701, 704, 706, 707


„Clienţi – facturi de întocmit”
4428
„TVA neexigibilă”

Întocmirea facturii:

411 = 418
„Clienţi” „Clienţi – facturi de întocmit”
și
4428 = 4427
„TVA neexigibilă” „TVA colectată”

Despăgubiri, amenzi şi penalităţi:

 din activitatea economică

411 = 758
„Clienţi” „Alte venituri din exploatare”

 din activitatea fără scop patrimonial

461 = 7399
„Alte venituri din activităţile
fără scop
„Debitori diverși”
patrimonial”

Reactivare creanţe prescrise:

 din activitatea economică

411/461 = 754
„Clienţi”/„Debitori diverși” „Venituri din creanţe reactivate

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 43
Proceduri contabile pentru ONG 2016

şi debitori diverşi”

 din activitatea fără scop patrimonial

461 = 7399
„Alte venituri din activităţile
fără scop
„Debitori diverși”
patrimonial”

Diferenţele nefavorabile din evaluarea creanţelor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute, atât pentru creanțele din activitatea economică, cât și pentru creanțele din activitatea
fără scop patrimonial:

665/668 = 411/418/461
„Cheltuieli din diferenţe de
curs valutar”/„Alte cheltuieli
„Clienţi”
financiare”/ analitic pe tip de
activitate

Diferenţele favorabile din evaluarea datoriilor în valută sau în lei în funcţie de cursul
unei valute:

- din activitatea economică

411/461 = 765/768
„Venituri din diferenţe de curs
„Clienţi”/ „Debitori diverși” valutar”/„Alte venituri
financiare”

- din activitatea fără scop patrimonial

461 = 7394/7399
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
fără scop
„Debitori diverși”
patrimonial”/
„Alte venituri din activitățile
fără scop patrimonial”

Încasarea creanţelor:

512/531/550 = 411/461
„Conturi la bănci”/„Casa”/
„Disponibil cu destinație „Clienţi”/„Debitori diverși”
specială”

Reţinerea garanţiilor conform prevederilor contractuale:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 44
Proceduri contabile pentru ONG 2016

267 = 411
„Creanţe imobilizate” „Clienţi”

Încasarea prin alte instrumente de plată acceptate (cec, bilet la ordin, cambie):

511/413 = 411
„Valori de încasat”/„Efecte de
„Clienţi”
primit de la clienţi”

Creanţe prescrise, scutite sau anulate:

658 = 411/461
„Clienţi”/
„Alte cheltuieli de exploatare”
„Debitori diverşi”

Creanţe în litigiu scoase din evidenţă:

654 = 411/461
„Pierderi din creanţe şi „Clienţi”/
debitori diverşi” „Debitori diverşi”

Înregistrarea sumelor pentru constituirea fondurilor specifice:

461 = 116
„Alte fonduri privind
„Debitori diverşi” activitatile fără scop
patrimonial”

Înregistrarea veniturilor din dobânzi și dividende rezultate din investirea sumelor


aferente activității fără scop patrimonial:

461 = 734
„Venituri din dobânzile şi
dividendele obţinute din plasarea
„Debitori diverşi”
disponibilităţilor rezultate din
activităţile fără scop patrimonial”

Persoane responsabile

Directorul economic/contabilul sef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea articolelor contabile aferente operaţiilor cu creanţe;
 urmărirea respectarii prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 45
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 contabilizarea operaţiunilor privind creanţele;


 verificarea scadenţelor creanţelor;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 46
Proceduri contabile pentru ONG 2016

9. Procedura de gestionare a veniturilor aferente activității fără scop


patrimonial

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru recunoasterea veniturilor specifice activitatii fără scop
patrimonial pe baza documentelor justificative
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente astfel încât să se reflecte creantei
persoanei juridice
 să se asigure controlul operaţiunilor efectuate.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea veniturilor de către persoanele din cadrul


compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015,

Descrierea procedurii

În categoria veniturilor se includ atât sumele sau valorile încasate sau de încasat în nume
propriu din activităţi curente, cât şi câştigurile din orice alte surse.

Sumele colectate de o entitate în numele unor terţe părţi, inclusiv în cazul contractelor de
mandat sau comision, nu reprezintă venit din activitatea curentă.
În această situaţie veniturile din activitatea curentă sunt reprezentate de comisioanele
cuvenite.

A.Documente justificative

Venituri din cotizaţii şi taxele de inscriere ale membrilor


 se înregistrează pe baza de chitanță/ foaie de vărsământ în cuantumul stabilit prin statut
sau acte adiționale la statut.

Contribuţiile băneşti sau în natură ale membrilor şi simpatizanţilor


 se înregistrează pe baza de chitanță/ foaie de vărsământ/ contract

Venituri din donaţii


 În cazul persoanelor juridice care efectuează donaţii, această operaţiune are la bază actul
de donaţie.
 În cazul persoanelor fizice care efectuează donaţii nu este necesară încheierea
contractului de donaţie.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 47
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 În cazul bunurilor materiale se întocmește procesul verbal de predare-primire.

Venituri din dobânzile şi dividendele obţinute din plasarea disponibilităţilor rezultate din
activităţile fără scop patrimonial.

În orice formă de plasament trebuie să se facă distincţia între plasarea sumelor obţinute
din activităţile fără scop patrimonial şi a celor rezultate din desfăşurarea unei activităţi
economice.

Veniturile din dobânzi şi dividende obţinute din investirea sumelor aferente activităţilor
fără scop patrimonial desfăşurate, se înregistrează în contul 734 „Venituri din dobânzile şi
dividendele obţinute din plasarea disponibilităţilor rezultate din activităţile fără scop
patrimonial”.

Dobânzile se recunosc periodic, în mod proporţional, pe măsura generării venitului


respectiv, pe baza contabilităţii de angajamente.
Dividendele se recunosc atunci când este stabilit dreptul acţionarului de a le încasa.

Venituri din diferenţe de curs valutar rezultate din activităţile fără scop patrimonial
Veniturile din diferenţele de curs valutar aferente activităţilor fără scop patrimonial se
înregistrează distinct de veniturile similare rezultate din activităţile economice.

Venituri din cote-părţi primite potrivit statutului


Veniturile obţinute de asociaţiile de proprietari care ţin contabilitatea în partidă dublă
pentru cotele de întreţinere de încasat de la proprietari, pe baza documentelor justificative ce stau
la baza asociaţiile/fundaţiile care pentru activităţile desfăşurate încasează de la persoanele fizice
ori juridice venituri.

Venituri din reclamă şi publicitate


Pe baza - contractelor incheiate
- factura
- chitanța

Veniturile din reluarea ajustărilor pentru depreciere constituite se înregistrează pe baza


procesului verbal de inventariere prin care se constată faptul că deprecierile constituite în
perioadele anterioare au rămas fără obiect.

B.Înregistrarea în contabilitate

Veniturile se înregistrează pe baza contabilității de angajamente pe baza chitanțelor sau


contractelor.

Contabilitatea veniturilor se ţine distinct pe feluri de activităţi, respectiv activităţi fără scop
patrimonial, activităţi cu destinaţie specială potrivit legii şi activităţi economice, iar în cadrul
acestora pe feluri de venituri, după natura lor.

 Înregistrarea cotizațiilor și taxelor de înscriere

5311/5121 = 7311
„Casa în lei”/ „Venituri din cotizaţiile şi

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 48
Proceduri contabile pentru ONG 2016

taxele de inscriere ale membrilor”


„Conturi la bănci în lei”

 Înregistrarea cotizațiilor și taxelor de inscriere

5311/5121/3xx = 7312
„Venituri din contribuţiile băneşti
„Casa în lei”/ sau în natură ale membrilor şi
„Conturi la bănci în lei” simpatizanţilor”

 Înregistrarea donațiilor primite

5311/5121/3xx = 7331
„Casa în lei”/ „Venituri din donații”
„Conturi la bănci în lei”

 donații sub formă de imobilizări:

21x.01 = 133
„Donații pentru investiții”
„Imobilizări corporale”

 Reluarea la venituri a donaţiei primite, concomitent cu amortizarea:

681 281
„Cheltuieli de exploatare
privind amortizările,
„Amortizări privind imobilizarile
provizioanele şi ajustările
corporale”
pentru depreciere”

133 = 7331
„Venituri din donații”
„Donații pentru investiții”

 Înregistrarea dobânzii și dividendelor aferente activităților fără scop patrimonial:

461/5121 = 734
„Venituri din dobânzile și
„Debitori diverși”/ dividendele obținute din plasarea
„Conturi la bănci în disponibilităților rezultate din
lei”/analitic activitățile fără scop patrimonial”

 Înregistrarea diferențelor de curs valutar rezultate din activitatea fără scop


patrimonial:

4xx/5124 = 7394

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 49
Proceduri contabile pentru ONG 2016

„Venituri din diferențe de curs


„Conturi de terți”/„Conturi la
valutar rezultate din activitățile fără
bănci în valută”
scop patrimonial”

 Înregistrarea veniturilor din cote-părți:

461 = 7391
„Venituri din cote-părți primite
„Debitori diverși”
potrivit statutului”

 Înregistrarea veniturilor obţinute din reclamă şi publicitate:

461/5121 = 7398
„Venituri obţinute din reclamă şi
„Debitori diverși”/
publicitate, potrivit legislaţiei în
„Conturi la bănci în lei”
vigoare”

 Veniturile încasate sau înregistrate ce sunt aferente unor perioade viitoare se


înregistrează distinct:

461/5121 = 7398
„Venituri obţinute din reclamă şi
„Debitori diverși”/
publicitate, potrivit legislaţiei în
„Conturi la bănci în lei”
vigoare”

 Venituri înregistrate/încasate în avans

461/5121 = 472
„Debitori diverși”/
„Venituri înregistrate în avans”
„Conturi la bănci în lei”

 Periodic se reiau pe venituri ale perioadei sumele înregistrate în avans

472 = 7xx
„Venituri înregistrate în avans”
„Conturi de venituri”

 Reluarea pe venituri a ajustarilor din depreciere constituite anterior

29x, 39x, 49x, 59x = 7813/7814


„Venituri din ajustări pentru
deprecierea imobilizărilor”/
„Venituri din ajustări pentru
deprecierea activelor circulante”

Persoane responsabile

Directorul economic/contabilul sef

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 50
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 organizarea şi conducerea contabilităţii;


 verificarea inregistrării veniturilor în cuantumul și momentul legal;
 urmărirea respectarii prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;
 contabilizarea operaţiunilor cu venituri;
 reflectarea în contabilitate a tuturor veniturilor;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

 Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 51
Proceduri contabile pentru ONG 2016

10. Procedura de calcul şi înregistrare a salariillor

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


1. stabilirea regulilor pentru întocmirea statelor de salarii documentelor justificative care
stau la baza înregistrării în contabilitate a salariilor şi a plăţilor efectuate către buget;
2. înregistrarea în contabilitate a operaţiilor aferente salariilor astfel încât:
 să se reflecte datoriile persoanei juridice faţă de salariaţi, bugetul de stat,
bugetele asigurărilor sociale, alte fonduri;
 să se asigure controlul operaţiunilor efectuate.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea drepturilor salariale ale personalului de către persoanele


din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015;
 Legea nr. 227/2015, privind Codul fiscal cu modificările şi completările ulterioare;
 Legea nr. 53/2003, privind Codul muncii cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Încadrarea în muncă a personalului se face în conformitate cu prevederile Legii nr.


53/2003 privind Codul muncii cu modificările şi completările ulterioare şi ale
Regulamentului de ordine interioară al persoanei juridice fără scop patrimonial.

Salarizarea personalului se face potrivit prevederilor din contractele individuale de muncă


cu respectarea legislaţiei în vigoare referitoare la salariul minim, contribuţii sociale
individuale şi datorate de către angajator, impozit.

Sistemul de salarizare aplicat cuprinde :


 salariul de bază;
 diverse categorii de sporuri conform legislaţiei în vigoare;
 prime acordate;
 tichete de masă;
 alte avantaje în natură şi în bani.
Toate elementele de calcul ale drepturilor salariale se înscriu în Statul de plată a
salariilor.

A.Documentele justificative

 Contractul individual de muncă


 Decizii privind acordarea unor prime
 Decizii ale conducerii entitatii privind acordarea unor avantaje în natură şi în bani
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 52
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Decizie privind acordarea tichetelor de masă


 Certificate de concedii medicale
 Statul de salarii

Statul de salarii serveşte ca:


- document pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al contribuţiilor
şi al altor sume datorate;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Statul de salarii se întocmeşte lunar, pe baza documentelor de evidenţă a timpului lucrat


efectiv, a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a listelor de avans chenzinal,
concediilor de odihnă, a certificatelor medicale etc.
Statul de salarii se semnează, pentru confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana
care determină salariul cuvenit şi întocmeşte statul de salarii.
Plăţile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de
concediu etc. se includ în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor
calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare respectivă.

Se arhivează:
 la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi;

Termenul de arhivare este de 50 de ani.

B. Înregistrarea în contabilitate a drepturilor salariale

 Înregistrarea drepturilor salariale brute:

641 = 421
„Cheltuieli cu salariile
„Personal – salarii datorate”
personalului”

Tichetele de masă

Contravaloarea tichetelor de masă se cuprinde în venitul brut lunar din salarii.


Valoarea tichetelor de masă, acordate potrivit legii, luată în calcul la determinarea
impozitului pe veniturile din salarii, este valoarea nominală.

Veniturile respective se impozitează ca venituri din salarii în luna în care acestea sunt
primite.
Contravaloarea tichetelor de masă acordate potrivit legii nu se cuprinde în baza lunară a
contribuţiilor de asigurari sociale conform prevederilor art.142 din Codul fiscal.

Primirea tichetelor de masa pe baza de factură de la societatea emitentă:

 Înregistrarea facturii primite de la firma specializată:

% = 401
5328/analitic tichete de masă „Furnizori”
„Alte valori”
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 53
Proceduri contabile pentru ONG 2016

628
„Alte cheltuieli cu servicii
executate de terţi”
4426
„TVA deductibilă”

 Acordarea tichetelor de masă salariatilor:

642 = 5328
„Cheltuieli cu tichete de masă
„Alte valori”
acordate salariaţilor”

Reţinerile salariale

 Contribuţia personalului la asigurările sociale - cota de 10.5% din venitul baza de calcul.
 Contribuţia angajaţilor pentru asigurările sociale de sănătate - cota de 5,5% din venitul
baza de calcul.
 Contribuţia personalului la fondul de şomaj - 0,5% din venitul baza de calcul.

421 = %
„Personal – salarii” 4312
„Contribuţia personalului la
asigurările sociale”
4314
„Contribuţia angajaţilor pentru
asigurările sociale de sănătate”
4372
„Contribuţia personalului la
fondul de şomaj”
444
„Impozitul pe salarii”
427
„Reţineri din salarii datorate
terţilor”

 Înregistrarea obligaţiilor sociale ale angajatorului:

CAS: 15,8% x baza de calcul

6451 = 4311
„Contribuţia unităţii la „Contribuţia unităţii la
asigurările sociale” asigurările sociale”

Fondul de sănătate: 5,2 % baza de calcul

6453 = 4313
„Contribuţia angajatorului „Contribuţia angajatorului
pentru asigurările sociale de pentru asigurările sociale de
sănătate” sănătate”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 54
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Fondul de şomaj: 0,5% x baza de calcul

6452 = 4371
„Contribuţia unităţii pentru „Contribuţia unităţii pentru
ajutorul de şomaj” ajutorul de şomaj”

Contribuţia pentru concedii şi indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate: 0,85% x baza


de calcul

6453 = 4313/analitic
„Contribuţia angajatorului „Contribuţia angajatorului
pentru asigurările sociale de pentru asigurările sociale de
sănătate” sănătate”

Contribuţia pentru fondul de garantare a creanţelor salariale: 0,25% x baza de calcul

635 = 447
„Cheltuieli cu alte impozite, „Fonduri speciale - taxe şi
taxe şi vărsăminte asimilate” vărsăminte asimilate”

Contribuţia de asigurare pentru accidente de muncă şi boli profesionale: Cota conform


codului CAEN - pentru activități economice

6451 = 4311
„Contribuţia unităţii la „Contribuţia unităţii la
asigurările sociale” asigurările sociale”

 Înregistrarea concediilor medicale:


- indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

Suportată de angajator:

6458 = 423
„Alte cheltuieli privind
„Personal şi ajutoare materiale
asigurările şi protecţia
datorate”
socială”

Suportată din FNUASS:

4313 = 423
„Contribuţia angajatorului
„Personal şi ajutoare materiale
pentru asigurările sociale de
datorate”
sănătate”

- reţineri din indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă:

423 = %
„Personal şi ajutoare 4312

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 55
Proceduri contabile pentru ONG 2016

materiale datorate”
„Contribuţia personalului la
asigurările sociale”
4372
„Contribuţia personalului la
fondul de şomaj”
444
„Impozitul pe venituri de
natura salariilor”

 Plata drepturilor de personal:

% = 5311/5121 (plata pe card)


„Casa în lei”/
421
„Conturi la bănci în lei”
„Personal-salarii datorate”
423
„Personal şi ajutoare
materiale datorate”

 Plata contribuţiilor şi impozitelor către buget:

% = 5121
4311 „Conturi la bănci în lei”
„Contribuţia unităţii la
asigurările sociale”
447
„Fonduri speciale – taxe şi
vărsăminte asimilate”
4371
„Contribuţia unităţii la fondul
de şomaj”
4313
„Contribuţia angajatorului
pentru asigurările sociale de
sănătate”
4312
„Contribuţia personalului la
asigurările sociale”
4314
„Contribuţia angajaţilor
pentru asigurările sociale de
sănătate”
4372
„Contribuţia personalului la
fondul de şomaj”
444
„Impozitul pe venituri de
natura salariilor”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 56
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Încasarea sumelor de la Fondul Naţional Unic de Asigurări Sociale de Sănătate la


aprobarea cererii de rambursare:

5121 = 4411/analitic
„Contribuţia unităţii la
„Conturi la bănci în lei”
asigurările sociale”

Persoane responsabile

Directorul economic/contabilul șef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea articolele contabile aferente înregistrării drepturilor salariale şi contribuţiilor
aferente;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmarirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
 contabilizarea operaţiunilor privind drepturile salariale;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziții finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 57
Proceduri contabile pentru ONG 2016

11. Procedura de gestionare a casieriei

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


1. stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
înregistrării în contabilitate şi în gestiune a numerarului;
2. înregistrarea în contabilitate a operaţiilor cu numerar astfel încât:
 să se reflecte toate intrările şi ieşirile de numerar, soldul la zi al casieriei;
 să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplică la încasările şi plăţile efectuate cu numerar de către persoanele din


cadrul compartimentului financiar-contabil şi casierie.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015, cu completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Documentele justificative

 Chitanţa

Chitanţa pentru operaţiuni în valută

Chitanţa pentru operaţiuni în valută este document justificativ de înregistrare în registrul


de casă în valută şi în contabilitate a încasărilor şi plăţilor efectuate în numerar, precum şi a
depunerilor de sume la casieria entităţii.

În condiţiile în care sumele înscrise în chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau
prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor din Codul fiscal,
formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în
contabilitate.
Se întocmeşte pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entităţii şi se semnează de
acesta pentru primirea sumei.

 Dispoziție de plată/încasare pentru achitarea în numerar a unor sume, potrivit


dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare,
pentru încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de
exploatare, potrivit dispoziţiilor legale.

Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil:


i. în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se
dispune plata:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 58
Proceduri contabile pentru ONG 2016

ii. în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de


deplasare, procurare de materiale etc.;
iii. în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin
care se dispune încasarea.

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.


Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

 Bonul fiscal emis de casă de marcat

Evidenţa încasărilor şi plăţilor în numerar se ţine cu ajutorul registrului de casă, care se


întocmeşte de către casier pe baza documentelor justificative.

 Registrul de casă
Servește ca:
 document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar (lei sau valută),
efectuate prin casieria entităţii;
 document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;
 document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.
Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări şi
plăţi.

A. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor cu numerar

 Ridicarea de numerar de la bancă:

581 = 5121
„Viramente interne” „Conturi la bănci în lei”

5311 = 581
„Casa în lei” „Viramente interne”

 Depunerea de numerar la bancă:

581 = 5311
„Viramente interne” „Casa în lei”

5121 = 581
„Conturi la bănci în lei” „Viramente interne”

 Achiziţia de valută:

581 = 5311
„Viramente interne” „Casa în lei”

5314 = 581
„Casa în valută” „Viramente interne”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 59
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Încasarea unor sume de la terți pe bază de chitanţă sau dispoziţie de încasare:

5311 = 411, 461, 462, 428


„Clienți”/
„Debitori diverși”/
„Casa în lei” „Creditori diverși”/
„Alte datorii și creanțe în
legătură cu personalul”

 Încasarea unor sume din vânzări:

5311 = 701,704,707,705,706
„Venituri din vânzarea
produselor finite”/
„Venituri din lucrări executate
și servicii prestate”/
„Venituri din vânzarea
„Casa în lei”
mărfurilor”/
„Venituri din studii și
cercetări”/
„Venituri din redevențe, locații
de gestiune și chirii”

 Încasarea veniturilor specifice activității fără scop patrimonial

5311 = 731,732,733,735, 739


„Venituri din cotizațiile
membrilor și contribuțiile
bănești sau în natură ale
membrilor și simpatizanților”/
„Venituri din taxele de
înregistrare stabilite potrivit
legislației în vigoare”/
„Casa în lei” „Venituri din donații și sume
sau bunuri primite prin
sponsorizare”/
„Venituri pentru care se
datorează impozit pe
spectacole”/
„Alte venituri din activitățile
fără scop patrimonial”

 Achitarea numerar unor sume datorate terţilor:

401,404,421, 423, 424, 425,


= 5311
426, 428
„Furnizori”/„Furnizori de „Casa în lei”
imoblizări”/
„Personal – salarii datorate”/
„Personal – ajutoare
www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 60
Proceduri contabile pentru ONG 2016

materiale datorate”/
„Prime reprezentând
participarea personalului la
profit”/
„Avansuri acordate
personalului”/
„Drepturi de personal
neridicate”/
„Alte datorii și creanțe în
legătură cu personalul”

 Plata numerar a unor sume reprezentând cheltuieli efectuate:

612, 613, 622, 623,624, 626,


= 5311
628
„Cheltuieli cu redevențele,
locațiile de gestiune și
chiriile”/
„Cheltuieli cu primele de
asigurare”/
„Cheltuieli privind
comisioanele și onorariile”/
„Cheltuieli de protocol, „Casa în lei”
reclamă și publicitate”/
„Cheltuieli cu transportul de
bunuri și personal”/
„Cheltuieli poștale și taxe de
telecomunicații”/
„Alte cheltuieli cu serviciile
executate de terți”

 Acordarea unor avansuri de trezorerie:

542 = 5311
„Avansuri de trezorerie” „Casa în lei”

 Decontarea cheltuielilor de deplasare atunci când este depăşit avansul acordat:

625 = 5311
„Cheltuieli cu deplasări,
„Casa în lei”
detaşări şi transferări”

 Diferenţele favorabile din evaluarea disponibilului în valută din casierie la finele


anului:

- din activități economice

5314 = 765
„Casa în valută” „Venituri din diferenţe de curs

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 61
Proceduri contabile pentru ONG 2016

valutar”

- din activități fără scop patrimonial

5314 = 7394
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
„Casa în valută”
fără scop
Patrimonial”

 Diferenţele nefavorabile din evaluarea disponibilului în valută din casierie la finele


lunii/anului:

665 = 5314
„Cheltuieli cu diferenţele de
„Casa în valută”
curs valutar”

Persoane responsabile

Directorul economic/contabilul sef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizează, verifică şi aprobă documentele de încasări şi plăţi în numerar;
 verifică din punct de vedere al conţinutului şi formei registrul de casă;
 verifică documentele de plăţi şi încasări înscrise în registrul de casă şi dacă soldul este
stabilit corect;
 verifică corespondenţa între sumele înscrise în registrul de casă cu cele din duplicatele
chitanţelor emise, din cecurile în numerar sau din alte documente specifice;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate


 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;
 contabilizarea operaţiunilor cu numerar;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul
 eliberează numerarul din casierie pe baza documentelor corespunzătoare;
 primeşte numerarul în casierie şi emite dispoziţii de încasare sau chitanţe după caz;
 înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă;
 înaintează la sfârşitul zilei personalului serviciului financiar contabilitate
documentele justificative împreună cu Registrul de casă în vederea înregistrării în
contabilitate a operaţiilor.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 62
Proceduri contabile pentru ONG 2016

12. Procedura pentru deconturile de trezorerie

Scopul procedurii
Scopul acestei proceduri este:
 stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
acordării şi justificării avansurilor de trezorerie;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor efectuate prin avansuri de trezorerie astfel
încât:
 să se reflecte toate achiziţiile şi plăţile efectuate;
 să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplică la acordarea şi decontarea avansurilor de trezorerie de către


persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie şi orice persoană ce primeşte
un avans de trezorerie.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015,

Descrierea procedurii

Termenul de decontare al unui avans de trezorerie este stabilit prin decizie internă a
administratorului şi este de ......................zile.

Documentele justificative

 Pentru achiziţia de bunuri materiale:


 Dispoziţia de plată
 Decontul de cheltuieli la care se anexează documentele justificative aferente
 Dispoziţia de încasare

 Pentru efectuarea deplasărilor


 Dispoziţia de plată
 Ordinul de deplasare

Ordinul de deplasare (delegaţie) serveşte ca:


- dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul ţării;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegaţie) se întocmeşte pentru fiecare deplasare, de către persoana


care urmează a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea
procurării de valori materiale cu plata în numerar. În cazul în care la decontarea avansului suma

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 63
Proceduri contabile pentru ONG 2016

cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către
titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât
avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Dispoziţie de încasare către casierie.

Dispoziţia de încasare
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât
avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Dispoziţie de încasare către casierie.

Decont de cheltuieli pentru deplasări externe


Decontul de cheltuieli pentru deplasări externe serveste ca:
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate (în valută şi în lei), cu ocazia deplasării în
străinătate;
- document pentru stabilirea diferenţelor de primit de la titularul de avans sau de achitat
acestuia;
- document justificativ de înregistrare în Registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

Acest decont se întocmeste de către persoana care urmează a efectua deplasarea în vederea
justificării cheltuielilor efectuate pe întreaga durată a deplasării.
În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul
primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanţă
pentru operaţiuni în valută sau Dispoziţie de încasare către casierie după caz.

Chitanţa pentru operaţiuni în valută

Înregistrarea operaţiunilor în contabilitate

În cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în


contabilitate la cursul din data efectuării operaţiunilor. Debitele provenite din avansuri de
trezorerie nedecontate se înregistrează ca alte creanţe în legătură cu personalul.

 Acordarea avansului de trezorerie:

542 = 5311
„Avansuri de trezorerie” „Casa în lei”

 Justificarea avansului pe baza decontului depus şi aprobat:


- achiziţii stocuri:

301,302,303, 361, 368, 371,


= 542
381, 388, 401
„Avansuri de trezorerie”

- efectuarea unor cheltuieli:

602, 604, 605, 611, 612,613,


542
614, 622, 623, 624, 626, 628
„Avansuri de trezorerie”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 64
Proceduri contabile pentru ONG 2016

- înregistrarea cheltuielilor de deplasare:

625 = 542
„Cheltuieli cu deplasări,
„Avansuri de trezorerie”
detaşări şi transferări”

 Înregistrarea diferenţelor de încasat reprezentând avansuri de trezorerie


necheltuite:

5311 = 542
„Casa în lei” „Avansuri de trezorerie”

 Acordarea avansului de trezorie în valută:

542 = 5314
„Avansuri de trezorerie” „Casa în valută”

 Justificarea avansului pe baza decontului şi înregistrarea diferenţelor de curs între


data acordării şi data decontării avansului:

625 = 5314
„Cheltuieli cu deplasări,
„Avansuri de trezorerie”
detaşări şi transferări”

665 = 542
„Cheltuieli cu diferenţele de
„Avansuri de trezorerie”
curs valutar”

- pentru activitatea economică

542 = 765
„Venituri din diferenţe de curs
„Avansuri de trezorerie”
valutar”

- pentru activitatea fără scop patrimonial

542 = 7394
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
„Avansuri de trezorerie”
fără scop
patrimonial”

 Avansurile nejustificate până la data bilanţului:


 acordate salariaţilor:

428 = 542
„Alte datorii şi creanţe în „Avansuri de trezorerie”
legătură cu personalul”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 65
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Diferenţele favorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie în valută la finele


anului:

- pentru activitatea economică

542 = 765
„Venituri din diferenţe de curs
„Avansuri de trezorerie”
valutar”

- pentru activitatea fără scop patrimonial

542 = 7394
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
„Avansuri de trezorerie”
fără scop
patrimonial”

 Diferenţele nefavorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie în valută la finele


anului:

665 = 542
„Cheltuieli cu diferenţele de
„Avansuri de trezorerie”
curs valutar”

Persoane responsabile

Directorul economic/contabilul sef


 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizează, verifică şi aprobă documentele de acordare a avansurilor de trezorerie;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate


 verifică existenţa documentelor şi a aprobărilor necesare pentru acordarea
avansurilor de trezorerie;
 verifică existenţa documentelor justificative pentru justificarea avansurilor acordate;
 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de
formă şi fond;
 contabilizarea deconturilor ce îndeplinesc condiţiile;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în
domeniu.

Casierul
 eliberează numerarul din casierie pe baza documentelor corespunzătoare pentru
acordarea avansului;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 66
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 primeşte diferenţa de numerar aferentă deconturilor în situaţia în care suma acordată


este mai mare decât suma decontată;
 înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 67
Proceduri contabile pentru ONG 2016

13. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


1. stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
înregistrării în contabilitate a operaţiunilor derulate prin conturile bancare;
2. înregistrarea în contabilitate a operaţiilor efectuate prin conturile bancare, astfel încât:
 să se reflecte toate încasările şi plăţile efectuate, toate tranzacţiile derulate prin
conturile bancare;
 să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;

Domeniul

Procedura se aplică la operarea încasărilor şi plăţilor prin conturile bancare de către


persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2634/2015

Descrierea procedurii

Documente justificative
 Cec pentru ridicare de numerar
 Ordin de plată
 Dispoziţie de plată externă

Documentele justificative trebuie să cuprindă în mod obligatoriu următoarele elemente:


 denumirea documentelor;
 denumirea şi sediul unitatii care întocmeste documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părtilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal
al efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunilor economico-financiare efectuate;
 numele şi prenumele, pecum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunilor economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar
preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

 Extrasul de cont
 Contracte de împrumut

Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 68
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Efectuarea plăţilor interne:

401, 404, 461, 431, 444, 441, = 5121


437, 4423, 403
„Furnizori”/„Furnizori de „Conturi la bănci în lei„
imobilizări”/
„Debitori diverși”/„Asigurări
sociale”/
„Impozitul pe venituri de
natura salariilor și din alte
drepturi”/
„Impozitul pe profit”/„Ajutor
de șomaj”/
„Taxa pe valoarea adăugată
de plată”/
„Efecte de plătit”

 Înregistrarea încasărilor interne:

5121 = 411, 413, 462, 731, 732, 734,


736, 733, 738,739
„Conturi la bănci în lei” „Clienți”/„Efecte de primit de
la clienți”/„Creditori diverși”/
„Venituri din cotizațiile
membrilor și contribuțiile
bănești sau în natură ale
membrilor și simpatizanților”/
„Venituri din taxele de
înregistrare stabilite potrivit
legislației în vigoare”/
„Venituri din dobânzile și
dividendele obținute din
plasarea disponibilitățile
rezultate din activitățile fără
scop patrimonial”/
„Venituri din dobânzile şi
dividendele obţinute din
plasarea disponibilităţilor
rezultate din activităţile fără
scop patrimonial”/
„Venituri din donaţii şi sume
sau bunuri primite prin
sponsorizare”/
„Venituri rezultate din cedarea
activelor corporale aflate în
proprietatea persoanelor
juridice fără scop patrimonial,
altele decât cele care sunt sau
au fost folosite în activitatea
economică”/

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 69
Proceduri contabile pentru ONG 2016

„Alte venituri din activităţile


fără scop patrimonial”

 Primirea unor împrumuturi:

5121 = 161, 162, 167, 519


„Conturi la bănci în lei” „Împrumuturi din emisiuni de
obligaţiuni”/
„Credite bancare pe termen
lung”/
„Alte împrumuturi şi datorii
asimilate”/
„Credite bancare pe termen
scurt”

 Încasare cec-uri:

5121 = 511
Conturi la bănci în lei „Valori de încasat”

 Încasarea subvenţiilor:

5121 = 445/741/7331/7392
„Conturi la bănci în lei” „Subvenții”/„Venituri din
subvenții de exploatare”/

 Plata drepturilor salariale pe card:

421, 423, 427 = 5121


„Conturi la bănci în lei”

 Plată comisioane bancare:

627 512
„Cheltuieli cu serviciile
„Conturi la bănci”
bancare şi asimilate”

 Diferenţe favorabile de curs valutar din încasări/plăţi în valută sau operaţiuni cu


decontare în lei în funcţie de cursul unei valute, evaluarea disponibilului în valuta la
finele anului:

- pentru activități economice

512 = 765/768
„Venituri din diferenţe de curs
„Conturi la bănci” valutar”/
„Alte venituri financiare”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 70
Proceduri contabile pentru ONG 2016

- pentru activități fără scop patrimonial

512 = 7394/7399
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
„Conturi la bănci” fără scop patrimonial”/
„Alte venituri din activitatea
fără scop patrimonial”

 Diferenţe nefavorabile de curs valutar din încasări/plăţi în valută sau operaţiuni cu


decontare în funcţie de cursul unei valute:

665 = 512
„Cheltuieli din diferenţe de
„Conturi la bănci”
curs valutar”

 Încasare dobânzi:

- din activitatea economică

5121 = 766/763
„Venituri din dobânzi”/
„Conturi la bănci în lei” „Venituri din creanţe
imobilizate”

- din activitatea fără scop patrimonial

5121 = 7341
„Venituri din dobânzile obţinute
din plasarea
disponibilităţilor rezultate din
„Conturi la bănci în lei”
activităţile fără scop
patrimonial”

 Rambursare împrumuturi:

162/519/167 = 512
„Credite bancare pe termen
lung”/„Credite bancare pe
termen scurt”/„Alte „Conturi la bănci”
împrumuturi şi datorii
asimilate”

 Plata dobânzilor:

666/168/518/519 = 512
„Cheltuieli privind dobânzile”/ „Conturi la bănci”
„Dobânzi aferente

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 71
Proceduri contabile pentru ONG 2016

împrumuturilor şi datoriilor
asimilate”/„Dobânzi”/„Credite
bancare pe termen scurt”

 Rambursarea subvenţiilor:

131/132/472 = 512
„Subvenţii guvernamentale
pentru investiţii”/
„Împrumuturi nerambursabile
„Conturi la bănci”
cu caracter de
subvenţii pentru investiţii”/
„Venituri înregistrate în avans”

Înregistrările în contabilitate se vor efectua cronologic, prin respectarea succesiunii


documentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi
sintetice şi analitice.

Persoane responsabile

Directorul economic/ contabilul șef


 Organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizează, verifică şi aprobă documentele de efectuare a plăţilor bancare;
 Urmărirea respectării prezentei proceduri;
 Urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate


 Verifică existenţa documentelor şi forma documentelor de efectuare a plăţilor prin
bancă;
 Primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;
 Solicitarea extraselor de cont;
 Respectarea procedurii de lucru;
 Propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul
 primeşte numerarul ridicat din contul curent;
 eliberează numerarul în vederea depunerii la bancă;
 înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.


Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 72
Proceduri contabile pentru ONG 2016

14. Proceduri privind fondurile nerambursabile și subvențiile


primite

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru docuemntele necesare la înregistrarea în contabilitate a
operațiunilor privind fonduerile nerambursabile și subvențiile primite;
 înregistrarea în contabilitate a operațiunilor cu fonduri nerambursabile și subvenții.

Domeniul

Procedura se aplică la primirea, utilizarea, evidența și rambursarea fondurilor europene și


a subvențiilor de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1969/2007 cu modificările şi completările ulterioare
 Prevederile contractelor de primire a fondurilor europene

Descrierea procedurii

Împrumuturile nerambursabile se evidenţiază distinct în cadrul subvenţiilor.


Subvențiile se clasifică în: subvenții aferente activelor si subvenții aferente veniturilor.
Subvenţiile aferente activelor reprezintă subvenţii pentru acordarea cărora principala condiţie
este ca entitatea beneficiară să cumpere, să construiască sau achiziţioneze active imobilizate.
Subvenţiile aferente veniturilor cuprind toate subvenţiile, altele decât cele pentru active.

Regula generală de recunoaștere

Indiferent de natura subvenției acestea se recunosc, pe o bază sistematică, drept venituri


ale perioadelor corespunzătoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenţii urmează să le
compenseze. Subvenţiile pentru active se înregistrează în contabilitate ca subvenţii pentru
investiţii şi se recunosc în bilanţ ca venit amânat.

Venitul amânat se înregistrează în contul rezultatului exerciţiului pe măsura înregistrării


cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor. Subventiile aferente veniturilor
se inregistreaza ca venit al perioadei sau venit în avans în funcție de momentul efectuarii
cheltuielilor pe care urmează sa le acopere.

În cazul în care într-o perioadă se încasează subvenţii aferente unor cheltuieli care nu au
fost încă efectuate, subvenţiile primite nu reprezintă venituri ale acelei perioade curente.

Restituirea fondurilor/subventiilor

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 73
Proceduri contabile pentru ONG 2016

În cazul în care se constată neîndeplinirea condiţiilor totale sau parţiale a condiţiilor


ataşate primirii unei subvenţii se poate solicita entităţii restituirea acesteia integrală sau parţială.
Înregistrarea în contabilitate a restituirii se face prin reducerea soldului venitului amânat cu suma
rambursabilă iar în măsura în care aceasta depăşeşte soldul venitului amânat se recunoaşte
imediat o cheltuială.

A. Documentele în baza cărora se înregistrează subvențiile


- ordin de plată/extras de cont
- contract de finanțare prin care se prevăd condițiile ce trebuie indeplinite și cheltuielile
eligibile aferente proiectului.
- procesul verbal de punere în funcțiune a imobilizărilor achiziționate

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor

 înregistrarea dreptului de a primi subvenția/fondurile europene, aferente


investițiilor:

4452 = 132
„Împrumuturi nerambursabile „Împrumuturi nerambursabile
cu caracter de subvenții” cu caracter de subvenții”

 înregistrarea dreptului de a primi subvenția/fondurile europene aferente veniturilor:

4452 = 472
„Împrumuturi nerambursabile „Venituri înregistrate în avans”
cu caracter de subvenții”

 încasarea subvenției/fondurilor europene:

5121 = 4452
Conturi la bănci în lei „Împrumuturi nerambursabile
cu caracter de subvenții”

 Recunoașterea la venituri a subvenției aferente activelor, concomitent cu


amortizarea imobilizărilor:

132 = 7392
„Împrumuturi nerambursabile „Ajutoare şi împrumuturi
cu caracter de subvenții” nerambursabile din ţară şi din
străinătate şi subvenţii pentru
venituri”

 Recunoașterea la venituri a subvenției/fondurilor europene aferente veniturilor:

472 = 132
„Venituri înregistrate în „Împrumuturi nerambursabile
avans” cu caracter de subvenții”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 74
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 restituirea subvenției/fondurilor europene:

132/472/658 = 5121
„Împrumuturi nerambursabile „Conturi la bănci în lei”
cu caracter de subvenții”/
„Venituri înregistrate în
avans”/
„Alte cheltuieli de
exploatare”

Persoane responsabile

Directorul economic/ contabilul șef


 Organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizează, verifică şi aprobă documentele de efectuare a achizitiilor, plăţilor,
cheltuielilor, documentele prin se solicita efectuarea platilor din fonduri;
 Urmărirea respectării prezentei proceduri;
 Urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate


 Verifică existenţa documentelor pentru inregistrarea: dreptului de a solicita fondurile,
cheltuielilor ce se suporta din fonduri europene, amortizarea imobilizarilor, reluarea la
venituri a subventiilor/fonduri europene;
 Primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă şi
fond;
 Respectarea procedurii de lucru;
 Propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 75
Proceduri contabile pentru ONG 2016

15. Procedura privind modificarea politicilor contabile

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru modificarea politicilor contabile;
 înregistrarea în contabilitate a modificărilor de politici contabile.

Domeniul

Procedura se aplică la modificarea politicilor contabile de către persoanele din cadrul


compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Asociatia/Fundația deţine manualul politicilor contabile aprobat de către


administratorul/consiliul de administrație al persoanei juridice. Politicile contabile, în general,
trebuie aplicate în mod consecvent de la un exerciţiu financiar la altul.

Modificările de politici contabile pot fi determinate de:


 iniţiativa entităţii, și poate fi determinată de:
 obţinerea unor informaţii mai credibile şi mai relevante referitoare la operațiunile
entității.
 decizie a unei autorităţi competente, modificarea cadrului legislativ, şi care se impune
entităţii caz în care modificarea nu trebuie justificată în notele explicative, ci doar
menţionată în acestea.

Entităţile trebuie să menţioneze în notele explicative orice modificări ale politicilor contabile,
pentru ca utilizatorii să poată aprecia dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat,
efectul modificării asupra rezultatelor raportate ale perioadei şi tendinţa reală a rezultatelor
activităţii entităţii.

Nu reprezintă modificări ale politicilor contabile:


a) adoptarea unei politici contabile pentru evenimente sau tranzacţii care diferă ca fond de
evenimentele sau tranzacţiile produse anterior;
b) adoptarea unei politici contabile pentru evenimente sau tranzacţii care nu au avut loc
anterior sau care au fost nesemnificative.

Personalul serviciului financiar contabil sub coordonarea Directorului economic va


revizui manualul de politici contabile astfel încât fiecare politică contabilă prezentată în manual
să corespundă legislaţiei aplicabile.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 76
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Pentru elementele unde legislaţia prevede tratamente alternative se va opta pentru


tratamentul care este similar celui deja aplicabil în cadrul entităţii.

În cazul eliminării din legislaţie a unui tratament pe care asociatia/fundatiaîl aplică sau a
modificării substanţiale a acestuia, serviciul financiar va întocmi o situaţie în care se vor prezenta
efectele adoptării fiecărui tratament posibil permis asupra elementelor de active, datorii capitaluri
proprii afectate, venituri şi cheltuieli, profit brut, pe o perioadă de ......... .. ani.

În cazul în care este justificată modificarea politicii contabile ca urmare a faptului că noua
metodă asigură furnizarea unor informaţii mai fidele se va prezenta o situaţie privind efectele
adoptării tratamentului respectiv asupra elementelor de active, datorii capitaluri proprii afectate,
venituri şi cheltuieli, profit brut comparativ cu efectele pe care actuala politică contabilă o are
asupra elementelor menţionate pe o perioadă de ....... ani.

Directorul economic/ contabilul sef va înainta administratorului/consiliului de


administratiepropunerea de modificare a politicii contabile respective.
După aprobarea acesteia de către administratorul/consiliul de administratie al
asociatiei/fundatiei politica va fi inclusă în manualul politicilor contabile şi se va aplica începând
cu exerciţiul financiar următor celui în care s-a luat decizia modificării politicii contabile.
Modificarea politicilor contabile poate fi efectuată numai de la începutul unui exerciţiu
financiar. Nu sunt permise modificări ale politicilor contabile pe parcursul unui exerciţiu
financiar. Nu va fi modificat bilanţul perioadei anterioare celei de raportare.

Persoane responsabile

Directorul economic
 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;
 urmărirea respectării manualului de politici contabile;
 analizarea şi aprobarea rapoartelor privind efectul schimbării unei politici contabile;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/ Serviciului Contabilitate


 analizarea prevederilor legale referitoare la tratamentele contabile aplicabile;
 întocmirea proiectului de modificare a politicilor contabile aplicabile;
 întocmirea situaţiilor privind efectul schimbării politicii contabile asupra elementelor
din bilanţ şi contul de profit şi pierdere;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 77
Proceduri contabile pentru ONG 2016

16. Procedura închiderii de perioadă

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru verificarea operaţiunilor efectuate în cursul perioadei/lunii;
 efectuarea operaţiunilor de închidere a lunii;
 furnizarea datelor necesare completării raportărilor şi deconturilor aferente perioadei;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de evaluare a elementelor monetare
exprimate în valută sau în lei în funcţie de cursul unei valute.

Domeniul

Procedura se aplică la operaţiunile aferente închiderii de lună de către persoanele din


cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

Aspecte de verificat

Predarea către serviciul financiar contabil a tuturor documentelor justificative referitoare


la:
 Achiziţii de bunuri şi servicii;
 Recepţia unor bunuri sosite fără factură/Livrarea unor bunuri fără factură;
 Facturile primite/întocmite pentru bunurile primite/livrate anterior;
 Încasările şi plăţile cu numerar efectuate.
Existenţa deconturilor pentru avansurile de trezorerie acordate şi a documentelor
justificative aferente;
Completarea şi predarea unor documente necesare la calculul impozitului pe profit şi TVA
(foile de parcurs, bonurile fiscale cu toate elementele obligatorii a fi înscrise, etc)
Existenţa extraselor de cont aferente conturilor bancare în lei şi valută;
Existenţa statelor de salarii aferente perioadei/lunii;
Listarea cursului de schimb valutar comunicat de BNR valabil pentru ultima zi lucrătoare
din lună.

Înregistrări contabile

 Evaluarea elementelor monetare în valută la cursul de schimb valutar comunicat de BNR


valabil pentru ultima zi lucrătoare a anului şi înregistrarea diferenţelor de curs:

- favorabile, aferente activităților fără scop patrimonial

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 78
Proceduri contabile pentru ONG 2016

401,403, 404, 408, 409, 405,


232, 234, 267, 451, 453, 461,
462, 161, 162, 166, 167, 168, = 7394
269, 509, 512, 531, 541, 542,
267, 508
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
fără scop patrimonial”

- nefavorabile aferente activităților fara scop patrimonial

401,403, 404, 408, 409, 411,


413, 418, 405, 419, 232, 234,
267, 451, 453, 461, 462, 161,
665 =
162, 166, 167, 168, 269, 455,
509, 512, 531, 541, 542, 267,
508
„Cheltuieli din diferenţe de
curs valutar”

 Evaluarea elementelor monetare cu decontare în lei în funcţie de cursul unei valute la


cursul de schimb valutar comunicat de BNR valabil pentru ultima zi lucrătoare din lună
şi înregistrarea veniturilor/cheltuielilor financiare:

- favorabile, aferente activităților economice

401, 404, 408, 411, 418, 419,


267, 451, 453, 461,462, 167, = 768
168, 267
„Alte venituri financiare”

- favorabile, aferente activităților fără scop patrimonial

401, 404, 408, 409, 232, 234,


267, 451, 453, 461,462, 167, = 7399
168, 267
„Alte venituri din activitățile
fără scop patrimonial”

 nefavorabile aferente activităților fără scop patrimonial

401, 404, 408, 409, 411, 418,


668 = 419, 232, 234, 267, 451, 453,
461,462, 167, 168, 455, 267
„Alte cheltuieli financiare”

 nefavorabile aferente activităților economice

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 79
Proceduri contabile pentru ONG 2016

401, 404, 408, 411, 418, 419,


668 = 267, 451, 453, 461,462, 167,
168, 455, 267
„Alte cheltuieli financiare”

 Închiderea conturilor de TVA:

4427 = 4426
„TVA colectată” „TVA deductibilă”

şi

4424 = 4426
„TVA de recuperat” „TVA deductibilă”

sau

4427 = 4423
„TVA colectată” „TVA de plată”

 Constituirea impozitului pe profit aferent perioadei, aferent activitatilor economice:

691 = 441
„Cheltuieli cu impozitul pe
„Impozitul pe profit/venit”
profit”

 Închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli:

% = 1212
601, 602, 603, 604, 605, 606,
607, 608, 611, 612, 613, 614,
621, 622, 623, 624, 625, 626,
„Profit sau pierdere privind
627,628, 635, 641, 642, 643,
activitățile economice”
644, 645, 652, 654, 658, 663,
664, 665, 666, 667, 668, 671,
681, 686, 691, 698, 709

1212 = %
701, 702, 703, 704, 705, 706,
707, 708, 711, 712, 721, 722,
„Profit sau pierdere privind
741, 754, 758, 761, 762, 763,
activitățile economice”
764, 765, 766, 767, 768, 771,
781, 786

% = 1211
601, 602, 603, 604, 605, 606, „Excedent sau deficit privind
607, 608, 611, 612, 613, 614, activitățile fără scop

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 80
Proceduri contabile pentru ONG 2016

621, 622, 623, 624, 625, 626,


627,628, 635, 641, 642, 643,
644, 645, 652, 654,
patrimonial”
655,656,657, 658, 663, 664,
665, 666, 667, 668, 671, 681,
686

1211 = %
„Excedent sau deficit privind
731,732,734,733,735,736,737,
activitățile fără scop
738,739
Patrimonial”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 81
Proceduri contabile pentru ONG 2016

17. Procedura inventarierii patrimoniului


Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru efectuarea inventarierii;
 înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii în vederea întocmirii situaţiilor
financiare anuale
 reflectarea elementelor de activ şi datorii;

Domeniul

Procedura se aplică la efectuarea inventarierii şi înregistrarea rezultatelor inventarierii de


către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil şi persoanele care fac parte din
comisiile de inventariere.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015
 O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind efectuarea
inventarierii;

Descrierea procedurii

La stabilirea comisiilor de inventariere se au în vedere şi prevederile Regulamentului


intern de organizare şi funcționare al asociației/fundației precum şi fişa postului, persoanelor
angajate, desemnate să facă parte din comisiile de inventariere.
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit Legii nr.
82/1991 îi revine administratorului, dl. Nume Prenume.

Scopul inventarierii este stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale astfel încât
acestea să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţelor asociației/fundației.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute se


va efectua cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar, de regulă în luna decembrie, astfel
încât rezultatele inventarierii să poată fi cuprinse în situaţiile financiare anuale pentru anul
respectiv.

Inventarierea se va efectua de asemenea ori de câte ori este nevoie într-una din situaţiile
următoare:
 la încetarea activităţii sau cu ocazia unei operaţiuni de reorganizare (fuziune, divizare
etc);
 la cererea organelor de control;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 82
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 dacă sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite decât prin
inventariere;
 dacă intervine o predare/primire de gestiuni;
 dacă intervine o reorganizare a gestiunilor;
 dacă intervin cazuri de forţă majoră sau calamităţi naturale.

Registrul-inventar întocmit va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate actualizate


cu intrările şi ieşirile realizate în perioada cuprinsă între data inventarierii şi data de 31 decembrie
a anului respectiv.
Inventarierea anuală se va desfăşura de regulă în perioada ..............................

Comisia de inventariere cuprinde ....... membrii din care unul este desemnat preşedintele
comisiei.
Decizia de numire a comisiei de inventariere se emite de către administrator cu 7 zile
calendaristice înainte de începerea inventarierii şi va fi adusă la cunoştinţa persoanelor
desemnate să facă parte din comisia de inventariere.

Măsuri pregătitoare:
Anterior începerii inventarierii, administratorul:
 verifică modul de organizare a depozitării bunurilor gruparea acestora pe sorto-
tipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
 dacă este ţinută la zi evidenţa tehnico-operativă la gestiuni şi a celei contabile;
 confruntă datele din evidenţa tehnico-operativă la gestiuni şi cea contabilă;
 se asigură ca pe perioada inventarierii este prezent personalul necesar pentru
manipularea bunurilor care se inventariază;
 verifică să fie dotată gestiunea cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient
pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu cataloage, mostre;
 verifică dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a
spaţiilor inventariate;
 se asigură că persoanele care fac parte din comisia de inventariere cunosc normele de
protecţie a muncii;
 se asigură de aplicarea normelor de protecţie a muncii pentru asigurarea protecţiei
membrilor comisiei de inventariere;
 verifică predarea pe bază de documente la magazii şi depozite a tuturor produselor şi
semifabricatelor a căror prelucrare a fost terminată şi colectarea produselor reziduale şi
întocmirea documentelor de constatare.

Persoana desemnată ca preşedinte al comisiei de inventariere conform deciziei


administratorului preia listele de inventariere de la departamentul financiar contabil, cu viză
conducătorului acestui departament.
Departamentul financiar contabil transmite listele de inventariere completate cu
următoarele informaţii:
 gestiunea; locul de depozitare;
 numărul curent;
 denumirea bunurilor inventariate;
 codul sau numărul de inventar;
 unitatea de măsură;
 cantităţi: stocuri scriptice;
 preţ unitar.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 83
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Desfăşurarea inventarierii

La inventariere participă întreaga comisie desemnată prin decizia de inventariere.


Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii se afişeaza la loc vizibil.
Pe perioada inventarierii se sistează operaţiunile de intrare-ieşire de bunuri.

Solicitarea declaraţiei gestionarului


Comisia solicită fiecărui gestionar declaraţia înainte de începerea operaţiunilor de
inventariere, identifică toate locurile de depozitare, sigilează în prezenţa gestionarului spaţiile şi
căile de acces la acestea, datează şi barează după ultima operaţiune, fişele de magazie, vizează
documentele de intrări/ieşiri aferente perioadei de inventariere neînregistrate şi dispune
înregistrarea lor în fişe şi predarea la contabilitate.

Se primesc de la departamentul financiar contabil listele de inventariere semnate şi


completate cu informaţiile referitoare la:
 gestiunea; locul de depozitare;
 numărul curent;
 denumirea bunurilor inventariate;
 codul sau numărul de inventar;
 unitatea de măsură;
 cantităţi: stocuri scriptice;
 preţ unitar.

Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau
cubare, şi înscrie datele referitoare la cantităţi stocuri faptice în listele de inventariere pe care le
semnează împreună cu gestionarul.
Aceste date sunt transmise la serviciul contabilitate în vederea determinării diferenţelor
cantitative şi/sau valorice. În urma calculelor efectuate, serviciul contabilitate completează listele
de inventariere cu informaţiile referitoate la:
 cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;
 valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;
 valoarea de inventar;
 deprecierea: valoarea, motivul.

Serviciul contabilitate întocmeşte o nouă listă de inventariere numai cu acele active la care
s-au constatat diferenţe cantitative, pe care o semnează şi o transmite comisiei de inventariere.
Această listă se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar, după care este
retransmisă la departamentul contabilitate.
(Sau)
Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau
cubare, determină diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează listele de inventariere cu
datele referitoare la:
 cantităţi: stocuri faptice;
 cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;
 valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;
 valoarea de inventar;
 deprecierea: valoarea, motivul.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 84
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere şi


de către gestionar şi se transmit departamentului de contabilitate.

Efectuarea inventarierii

 Se verifică numerarul din casă şi se stabileşte suma încasărilor din ziua curentă.
 Stocurile faptice se stabilesc prin numărare, cântarire, măsurare sau cubare. Bunurile
aflate în ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, pentru acoperirea unui procent de
........ %
 Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi
apartenenţei acestora, pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate.
 Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a
dosarului tehnic al acestora.
 Construcţiile şi echipamentele speciale cum sunt: reţelele de energie electrică,
termică, gaze, apă, canal, telecomunicaţii, căile ferate şi altele similare se inventariază potrivit
regulilor stabilite de deţinătorii acestora.
 Imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entităţii, maşinile,
utilajele şi instalaţiile de lucru, aparatele şi instalaţiile de măsurare, control şi reglare şi
mijloacele de transport trimise la reparat se inventariază prin confirmare scrisă primită de la
unitatea unde acestea se găsesc.
 Imobilizările corporale, aflate în curs de execuţie, se evaluează potrivit stadiului de
execuţie, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul
lucrărilor realizate până la data inventarierii. Materialele şi utilajele primite de la beneficiari
pentru montaj şi neîncorporate în lucrări se inventariază separat.
 Materialele ca: ciment, oţel beton, produse de carieră şi balastieră, şi alte materiale
similare, se inventariaza pe bază fişelor tehnice şi a devizelor întocmite.
 Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii se inventariază şi se trec în liste
de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor.
 Bunurile în curs de expediere către beneficiar se inventariază şi se înscriu în liste
de inventariere distincte.
 Bunurile în curs de aprovizionare se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere
distincte.
 Inventarierea produselor, lucrărilor şi serviciilor în curs de execuţie din cadrul secţiilor
auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.
 În liste de inventariere distincte se includ lucrările terminate dar nerecepţionate de către
beneficiar, denumirea obiectului şi valoarea determinată potrivit stadiului de execuţie, potrivit
valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor
realizate la data inventarierii.
 Inventarierea lucrărilor de reparaţii se face prin verificarea la faţa locului a stadiului fizic
al lucrărilor.
 Valoarea acestor lucrări se determină pe baza devizelor întocmite.
 Creanţele şi datoriile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza
punctajelor reciproce scrise.
 Disponibilităţile aflate în conturi la bănci sau la unităţile Trezoreriei Statului se
inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea pentru data de
31 decembrie cu cele din contabilitatea entităţii.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 85
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Disponibilităţile în lei şi în valută din casierie se inventariază în ultima zi lucrătoare a


exerciţiului financiar, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind
exerciţiul respectiv, prin confruntarea soldurilor din registrul de casă cu monetarul şi cu cele
din contabilitate.
 Inventarierea titlurilor pe termen scurt şi lung se efectuează pe baza documentelor care
atestă achiziţia sau primirea cu titlu gratuit.
 Timbrele fiscale, tichetele de masă şi tichetele cadou se înscriu în listele de inventariere
la valoarea lor nominală. Pentru bunurile de această natură, constatate expirate sau deteriorate
se întocmesc liste de inventariere distincte şi se propune scoaterea acestora din gestiune.
 În cazul elementelor de natura activelor pentru care există constituite ajustări pentru
depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, în listele de inventariere se înscrie valoarea
de înregistrare în contabilitate a acestora, mai puţin ajustările pentru depreciere sau pierdere
de valoare înregistrate până la data inventarierii, care se compară cu valoarea lor actuală,
stabilită cu ocazia inventarierii, pe bază de constatări faptice.
 Bunurile existente în unitate închiriate, în leasing, în custodie, primite în regim de
consignaţie, spre prelucrare dar care aparţin altor societăţi se inventariează şi se înscriu în
liste de inventariere distincte.

Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la:
numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare.
Listele de inventariere cuprinzând bunurile ce aparţin terţilor se trimit şi persoanei fizice
sau juridice române sau străine căreia îi aparţin bunurile în termen de 15 zile lucrătoare de la
terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor respective să comunice eventualele
nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listei de inventariere.
În caz de nepotrivire, situaţia trebuie clarificată în termen de 5 zile lucrătoare de la
primirea sesizării.
Pentru bunurile primite în regim de leasing atât operaţional cât şi financiar, inventarierea
se efectuează concomitent şi similar cu bunurile în proprietatea unitatii. Listele de inventariere
sunt transmise pentru confirmare locatorilor.

Încheierea inventarierii faptice

Lista de inventariere serveşte ca:


- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile entităţii;
- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale) şi
a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a
plusurilor şi minusurilor constatate;
- document pentru întocmirea Registrului-inventar;
- document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;
- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.

Se întocmeşte la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile


legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe
sau subgrupe, separat pentru bunurile entităţii şi separat pentru cele aparţinând altor entităţi,
aflate asupra personalului entităţii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. şi se
semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., o copie a
Listei de inventariere se înaintează entităţii care deţine bunurile respective.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 86
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor entităţi trebuie să


conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsului finit, cantitatea, valoarea
etc.), numărul şi data actului de predare-primire.

Listele de inventar se întocmesc pe locuri de depozitare pe gestiuni şi pe categorii de


bunuri.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate
bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de
inventariere în prezenţa sa şi dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.
În acest caz, comisia de inventariere va analiza obiecţiile formulate, iar concluziile la care
a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către preşedintele şi membrii


comisiei de inventariere, de către gestionar, precum şi de către specialişti solicitaţi de către
preşedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.
Inventarierea bunurilor se va executa în aşa fel încât să exprime realitatea din ultima zi a lunii
anterioare începerii inventarierii.

Rezultatele inventarierii

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea stocurilor faptice cu cele din


evidenţa tehnic-operativă şi evidenţa contabilă, plusurile sau minusurile consemnându-se în
listele de inventar separate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor


stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile
inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se
procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în
listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie.

În cazul în care se constată că valoarea de inventar a activelor este mai mare decât
valoarea cu care acestea sunt evidenţiate în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu
valorile din contabilitate.
În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din
contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.
În cazul constatarii plusurilor sau minusurilor la inventariere, se iau explicaţii scrise de la
persoanele responsabile cu gestiunea bunurilor constatate lipsă, şi se propun soluţii pentru
recuperarea eventualelor pagube.

Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor analizate, comisia de inventariere


stabileşte natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi natura
plusurilor. În situaţia constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se evaluează la
valoarea justă.

În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, acestea se impută persoanelor


vinovate la valoarea lor de înlocuire determinată ca şi cost de achiziţie al unui bun cu
caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei, la care se
adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare şi alte
cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a
bunului respectiv.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 87
Proceduri contabile pentru ONG 2016

La stabilirea valorii debitului, în cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate


infracţiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate,
dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: - să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiaşi
bun material, din cauza asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model,
dimensiuni, ambalaj sau alte elemente; diferenţele constatate în plus sau în minus să se refere la
aceeaşi perioadă de gestiune şi la aceeaşi gestiune.
Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la
inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorată vinovăţiei
persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu


plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaţia în care cantităţile
lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus. În această situaţie, cotele de scăzăminte se
aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile.

Diferenţa stabilită în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte,


reprezentând prejudiciu pentru entitate, se recuperează de la persoanele vinovate.

Întocmirea procesului verbal

Comisia de inventariere emite procesul verbal de inventariere care cuprinde:


 data întocmirii;
 numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul şi data deciziei de
numire a comisiei de inventariere;
 gestiunile inventariate;
 data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
 rezultatele inventarierii;
 concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor
constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
 volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără
desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul
economic;
 propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a
imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;
 constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor
din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere purtând viza


directorului compartimentului financiar-contabil organizatiei fără scop patrimonial se prezintă în
termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere administratorului .
Acesta, împreună cu directorul compartimentului financiar-contabil decide asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Înregistrarea in contabilitate a rezultatelor

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 88
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Soluţiile aprobate de administratorul organizației fără scop patrimonial se înregistrează în


contabilitate şi în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data
aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator, potrivit prevederilor Legii nr.
82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare prevederilor O.M.F.P. nr.
1.969/2007, cu modificările şi completările ulterioare.
În Registrul-inventar se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii, pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de
inventariere, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.
Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului
financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi
trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a
elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 89
Proceduri contabile pentru ONG 2016

18. Procedura întocmirii situaţiilor financiare

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea regulilor pentru întocmirea documentaţiei necesare întocmirii situaţiilor
financiare anuale;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de închidere a exerciţiului financiar astfel
încât să ofere o imagine fidelă a activelor, datoriilor, poziţiei financiare, profitului sau
pierderii entităţii.

Domeniul

Procedura se aplică la operaţiunile de închidere a exerciţiului financiar şi întocmirea


situaţiilor financiare anuale de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil,
casierie, comisia de inventariere.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015;
 O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea normelor privind efectuarea
inventarierii.

Descrierea procedurii

A. Pregătirea documentelor necesare

 Procesul-verbal de inventariere aprobat de conducere şi listele de inventariere;


 Verificarea prevederilor legale privind limitele maxime admise din punct de vedere
fiscal, ale perisabilităţilor stabilite prin Hotărârea Guvernului nr. 831/2004, pentru
aprobarea Normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la mărfuri în procesul
de comercializare;
 Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, aprobat de către
administrator;
 Lista pieselor rezultate în urma dezmembrării;
 Decizia de imputare a lipsurilor constatate, titlul executoriu pentru reţinerea pagubelor
constatate, dac[ este cazul;
 Raportul de reevaluare a imobilizărilor corporale (dacă este cazul şi asociatia/fundatia
aplică tratamentul reevaluării ca politică contabilă de evaluare);

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 90
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 Lista litigiilor în care organizatia fara scop patrimonial are calitatea de parte învinuită
şi există posibilitatea plăţii unor despăgubiri, estimări ale personalului de specialitate
(avocaţi) privind cuantumul despăgubirilor;
 Completarea Registrului-inventar pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-
verbale de inventariere, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

B. Înregistrarea în contabilitate a operaţiilor de închidere specifice

 Înregistrarea rezultatelor inventarierii

Compensări de plusuri cu minusuri

Se aşează în liste stocurile la care s-au înregistrat plusuri şi cele la care s-au înregistrat
minusuri în ordinea descrescătoare a preţurilor. Compensarea porneşte de la stocul cu preţul cel
mai mare către stocul cu preţul cel mai mic, până se ajunge la limita cantităţii ce poate fi
compensată. Compensarea se va opera în fişele de magazie şi în contabilitate.

În compensare pot intra stocuri cu preţuri unitare diferite, şi pot rezulta:


 plusuri valorice când cantitatea în plus intrată în compensare a fost epuizată, dar
valoarea plusului nu;
 minusuri valorice în situaţia în care cantitatea lipsurilor intrată în compensare a fost
epuizată, dar valoarea minusului nu.

Plusul valoric permite recuperarea cheltuielilor cu stocul, iar minusul valoric se impută
gestionarului sau persoanei vinovate.

Înregistrarea plusurilor la inventariere de natura imobilizărilor:

20 (21) = 134
„Imobilizări „Plusuri de inventar de natura
necorporale/corporale” imobilizărilor”

materii prime:

301 = 601
„Materii prime” „Cheltuieli cu materiile prime”

materiale:

302 = 602
„Cheltuieli cu materialele
„Materiale consumabile”
consumabile”

mărfuri:

371 = 607
„Mărfuri” „Cheltuieli privind mărfurile”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 91
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Înregistrarea imobilizărilor constatate lipsă în gestiune:

% = 20 (21)
„Imobilizări
28
necorporale/corporale”
„Amortizări privind
imobilizările”
658
„Alte cheltuieli de exploatare”

minusuri din gestiune de materii prime:

601 = 301
„Cheltuieli cu materiile prime” „Materii prime”

minusuri din gestiune de materiale:

602 = 302/303
„Cheltuieli cu materialele
„Materiale consumabile”/
consumabile”/„Cheltuieli cu
„Materiale de natura obiectelor
materialele de natura
de inventar”
obiectelor de inventar”

minusuri de mărfuri:

607 = 371
„Cheltuieli privind mărfurile” „Mărfuri”

minusuri de produse finite

711 = 345
„Venituri aferente costurilor
„Produse finite”
stocurilor de produse”

Imputarea minusului în baza deciziei de imputare la valoarea de înlocuire:

- unor terţi

461 = 758
„Debitori diverşi” „Alte venituri din exploatare”

- salariaţilor proprii

4282 = 758
„Alte creanţe în legătură cu
„Alte venituri din exploatare”
personalul”

Ajustarea TVA dedusă (dacă este cazul)

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 92
Proceduri contabile pentru ONG 2016

635 = 4426
Cheltuieli cu alte impozite, TVA deductibilă
taxe şi vărsăminte asimilate

Înregistrarea diferenţelor dintre valoarea contabilă netă şi valoarea de inventar a


elementelor inventariate:

- Deprecierea reversibilă pentru imobilizări

6813 = 291
„Cheltuieli de exploatare
„Ajustări pentru deprecierea
privind ajustările pentru
imobilizărilor corporale”
deprecierea imobilizărilor”

- Deprecierea ireversibilă pentru imobilizări

6811 = 281
„Cheltuieli de exploatare
„Amortizări privind
privind amortizarea
imobilizările corporale”
imobilizărilor”

- Deprecierea ireversibilă a stocurilor

601,602,603,607 = 301,302,303,371

Ajustarea dreptului de deducere a TVA:

635 = 4426
„Cheltuieli cu alte impozite şi
„TVA deductibilă”
taxe”

Înregistrarea deprecierii reversibile:

6814 = 39
„Cheltuieli de exploatare
„Ajustări pentru deprecierea
privind ajustările pentru
stocurilor şi producţiei în curs
deprecierea activelor
de execuţie”
circulante”

Înregistrarea minusului în Casă şi imputarea acestuia casierului:

4282 = 5311
„Alte creanţe în legătură cu
„Casa în lei”
personalul”

Înregistrarea ajustării valorii creanţei asupra clienţilor:

6814 = 491
„Cheltuieli de exploatare „Ajustări pentru deprecierea

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 93
Proceduri contabile pentru ONG 2016

privind ajustările pentru


deprecierea activelor creanţelor – clienţi”
circulante”

Înregistrarea ajustării valorii titlurilor pe termen scurt:

6864 = 598
„Ajustări pentru pierderea de
„Cheltuieli financiare privind
valoare a altor investiţii pe
ajustările pentru pierderea de
termen scurt şi creanţe
valoare a activelor circulante”
asimilate”

Înregistrarea ajustării valorii titlurilor pe termen lung:

6863 = 2963
„Cheltuieli financiare privind
„Ajustări pentru pierderea de
ajustările pentru pierderea de
valoare a altor titluri
valoare a imobilizărilor
imobilizate”
financiare”

Înregistrarea rezultatelor reevaluării:

- eliminarea amortizării:

281 = 21
„Amortizări privind
„Imobilizări corporale”
imobilizările corporale”

- înregistrarea diferenţei negative din reevaluare dacă nu există sold creditor al


contului 105 aferent imobilizării:

6813 = 21
„Cheltuieli de exploatare
privind ajustările pentru
„Imobilizări corporale”
deprecierea imobilizărilor”

 înregistrarea diferenţei negative din reevaluare dacă există sold creditor al


contului 105 aferent imobilizării:

105 = 21
„Rezerve din reevaluare” „Imobilizări corporale”

 înregistrarea plusului din reevaluare dacă nu a existat anterior o reducere


înregistrată pe cheltuieli:

21 = 105
„Imobilizări corporale” „Rezerve din reevaluare”

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 94
Proceduri contabile pentru ONG 2016

 înregistrarea plusului din reevaluare dacă a existat anterior o reducere


înregistrată pe cheltuieli:

21 = 7813
„Venituri din ajustări pentru
„Imobilizări corporale”
deprecierea imobilizărilor”

Constituire sau majorare provizioane:

6812 = 151
„Cheltuieli de exploatare
„Provizioane”
privind provizioanele”

Reducere sau anulare provizioane:

151 = 7812
„Provizioane” „Venituri din provizioane”

Evaluare elemente monetare în valută şi înregistrare diferenţe de curs aferente:

- favorabile

401, 403, 404, 408, 409, 411,


413, 418, 405,419, 232, 234,
267, 451, 453, 461, 462, 161, = 765/7394
162, 166, 167, 168, 269, 509,
512, 531, 541, 542, 267, 508
„Venituri din diferenţe de curs
valutar”/
„Venituri din diferenţe de curs
valutar rezultate din activităţile
fără scop patrimonial”

- nefavorabile

401, 403, 404, 408, 409, 411,


413, 418, 405,419, 232, 234,
267, 451, 453, 461, 462, 161,
665
162, 166, 167, 168, 269, 455,
509, 512, 531, 541, 542, 267,
508
„Cheltuieli din diferenţe de
curs valutar”

Evaluare elemente monetare în lei în funcţie de cursul unei valute şi înregistrare diferenţe
de curs aferente:

- favorabile

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 95
Proceduri contabile pentru ONG 2016

401, 404, 408, 409, 411, 418,


419, 232, 234, 267, 451, 453, = 768/7399
461, 462, 167, 168, 455, 267
„Alte venituri financiare”/„Alte
venituri din activitățile fără
scop patrimonial”

- nefavorabile

401, 404, 408, 409, 411, 418,


668 419, 232, 234, 267, 451, 453,
461, 462, 167, 168, 455, 267
„Alte cheltuieli financiare”

Înregistrarea avansurilor de trezorerie nejustificate:

- acordate salariaţilor proprii

428 = 542
„Alte datorii şi creanţe în
„Avansuri de trezorerie”
legătură cu personalul”

- acordate unor terţi

461 = 542
„Debitori diverşi” „Avansuri de trezorerie”

C. Întocmirea situaţiilor financiare anuale

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar


se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie
să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor
de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.
Situaţiile financiare anuale se întocmesc de către personalul serviciului financiar contabil, sub
coordonarea directorului economic.

Asociația/fundația care desfașoară si activitate economică întocmește situaţii financiare


anuale care cuprind:
- bilanţ,
- contul rezultatului exerciţiului,

Asociația/fundația care nu desfășoară activități economice, întocmeste situaţii


financiare anuale simplificate care cuprind:
- bilanţ prescurtat,
- contul prescurtat al rezultatului exerciţiului,

Situaţiile financiare anuale se completează pe formatul pus la dispoziţie pe site-ul


www.anaf.ro, cu preluarea datelor din balanţa de verificare la 31 decembrie.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 96
Proceduri contabile pentru ONG 2016

După verificarea, asumarea şi semnarea situaţiilor financiare de către directorul


economic/contabilul şef, situaţiile financiare anuale sunt înaintate administratorului/Consiliului
de administraţie.
Consiliul de administraţie elaborează pentru fiecare exerciţiu financiar raportul
administratorilor, care cuprinde cel puţin o prezentare fidelă a dezvoltării şi performanţei
activităţilor entităţii şi a poziţiei sale financiare, împreună cu o descriere a principalelor riscuri şi
incertitudini cu care se confruntă.

Raportul administratorilor include, atunci când este cazul, referiri şi explicaţii


suplimentare privind sumele raportate în situaţiile financiare anuale.
Raportul administratorilor oferă, de asemenea, informaţii despre:
a) evenimente importante apărute după sfârşitul exerciţiului financiar;
b) dezvoltarea previzibilă a entităţii;
c) activităţile din domeniul cercetării şi dezvoltării;
d) existenţa de sucursale ale entităţii;

Membrii organelor de administraţie, conducere şi supraveghere ale entităţii au obligaţia


colectivă de a asigura ca situaţiile financiare anuale şi raportul administratorilor să fie întocmite
şi publicate în conformitate cu legislaţia naţională.
Raportul administratorilor se aprobă de consiliul de administraţie şi se semnează în
numele acestuia de preşedintele consiliului.

Situaţiile financiare anuale împreună cu Raportul administratorului şi declaraţia de


asumare a răspunderii sunt supuse aprobării adunarii generale. Ulterior aprobării situaţiilor
financiare anuale acestea sunt depuse în format electronic, cu respectarea termenului de depunere
stabilit, de 120 de zile calendaristice.

Persoane responsabile

Directorul economic
 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea operaţiunilor specifice închiderii exerciţiului financiar;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 primirea documentelor de reevaluare, inventariere, decizii interne;
 contabilizarea operaţiunilor de închidere de an;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în
domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 97
Proceduri contabile pentru ONG 2016

19. Procedura de repartizare a rezultatului din activități


nepatrimoniale și a rezultatului din activități economice

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea documentelor necesare aprobării pe destinaţii a rezultatului contabil;
 înregistrarea în contabilitate a repartizării rezultatului contabil.

Domeniul

Procedura se aplică la repartizarea rezultatului contabil anual de către persoanele din


cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.969/2007 cu modificările şi completările ulterioare.

Descrierea procedurii

A. Pregătirea documentelor necesare

Repartizarea rezultatului se decide la aprobarea situaţiilor financiare anuale. Rezultatul


contabil al exerciţiului financiar se determină după înregistrarea tuturor operaţiilor de închidere a
exerciţiului, cum sunt:
 rezultatele inventarierii;
 rezultatele reevaluarilor;
 evaluările elementelor monetare exprimate în valută şi în lei în funcţie de cursul unei
valute;
 înregistrarea impozitului pe profit aferent exerciţiului financiar;
 închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli.

Contabilitatea repartizării rezultatului exerciţiului financiar se ţine distinct pentru


activităţile fără scop patrimonial şi activităţile economice. Rezultatul financiar privind activităţile
cu destinaţie specială nu se repartizează.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 98
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Pe baza situaţiilor financiare anuale întocmite pentru data de 31 decembrie se constată


dacă:
 rezultatul exerciţiului financiar din activități fără scop patrimonial este excedent sau
deficit
 rezultatul activităților economice este profit sau pierdere

În contabilitate, excedentul/profitul sau deficitul/pierderea se stabileşte cumulat de la


începutul exerciţiului financiar. Repartizarea excedentului/profitului se înregistrează în
contabilitate pe destinaţii, după aprobarea situaţiilor financiare anuale în conformitate cu
prevederile legale în vigoare.
Evidenţierea în contabilitate a destinaţiilor excedentului/profitului contabil se efectuează
după adunarea generală care a aprobat repartizarea excedentului/profitului, prin înregistrarea
sumelor reprezentând rezerve şi alte destinaţii, potrivit legii. Entităţile nu pot reveni asupra
înregistrărilor efectuate cu privire la repartizarea excedentului/profitului.

(5) Deficitul/pierderea contabil(ă) reportat(ă) se acoperă din excedentul/profitul exerciţiului


financiar şi cel reportat, din rezerve şi capital, potrivit hotărârii adunării generale, cu respectarea
prevederilor legale. În lipsa unor prevederi legale exprese, ordinea surselor din care se acoperă
deficitul/pierderea contabil(ă) este la latitudinea adunării generale, respectiv a consiliului de
administraţie.

(6) Închiderea conturilor 121 şi 129 se efectuează la începutul exerciţiului financiar următor celui
pentru care se întocmesc situaţiile financiare anuale. Ca urmare, cele două conturi apar cu
soldurile corespunzătoare în bilanţul întocmit pentru exerciţiul financiar la care se referă situaţiile
financiare anuale.

În cazul în care rezultatul exerciţiului financiar este excedent/profit contabil

Se întocmeşte propunerea de repartizare a profitului contabil pe destinaţii.


- Rezervele constituite în baza unor prevederi legale
 se verifică existenţa cheltuielilor de constituire imobilizate şi neamortizate complet şi a
cheltuielilor de dezvoltare imobilizate şi neamortizate.

În situaţia în care cheltuielile de constituire/cheltuielile de dezvoltare nu au fost integral


amortizate, se analizează dacă suma rezervelor disponibile pentru distribuire şi a profitului
reportat este cel puţin egală cu cea a cheltuielilor neamortizate:
- Dacă rezervele repartizabile sunt mai mari decât cheltuielile neamortizate se poate
repartiza excedentul/profitul;
- Dacă rezervele repartizabile nu sunt mai mari decât cheltuielile neamortizate nu se face
nicio distribuire din ecedent/profit
- Dacă există deficit/pierdere contabilă din exerciţiile anterioare neacoperită se acoperă cu
prioritate deficitul/pierderea contabilă în limita sumelor înregistrate:
 la alte rezerve;
 majorarea capitalului;
 constituirea fondurilor speciale potrivit prevederilor legale.

În cazul în care rezultatul exerciţiului financiar este deficit/pierdere contabilă

Se preia la începutul exerciţiului financiar deficitul/pierderea contabilă ca rezultat


reportat.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 99
Proceduri contabile pentru ONG 2016

Se întocmeşte propunerea de acoperire a pierderii contabile din resurse precum:


 excedentul/profitul reportat,
 rezerve

Propunerile de repartizare a profitului sau de acoperire a pierderii contabile se prezintă


Adunării generale a acţionarilor/asociaţilor în vederea aprobării împreună cu situaţiile financiare
anuale.

B. Înregistrarea în contabilitate a repartizării rezultatului

Dacă rezultatul este profit

a) La data de 31 decembrie a anului pentru care se face repartizarea

se înregistrează numai constituirea rezervelor stabilite în baza unor prevederi legale:

129 = 106
„Repartizarea
„Rezerve”
excedentului/profitului”

b) În luna ianuarie a anului următor

se preiau sumele repartizate la rezerve conform prevederilor legale:

121 = 129
„Excedent/profit sau
„Repartizarea profitului”
deficit/pierdere”

se preia diferenţa de excedent/profit ce nu a fost repartizat la rezervele legale:

121 = 1171/1172
„Excedent/profit sau „Rezultatul reportat”
deficit/pierdere”

c) După aprobarea situaţiilor financiare anuale şi a propunerii de repartizare a


profitului

acoperirea pierderii contabile din anii precedenţi:

117/ analitic pierdere ani


1171/1172 =
precedenţi
„Rezultatul reportat” „Rezultatul reportat”

repartizarea la alte rezerve:

1171/1172 = 1068
„Rezultatul reportat” „Alte rezerve”

majorarea capitalului:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 100


Proceduri contabile pentru ONG 2016

1171/1172 = 101
„Rezultatul reportat” „Capital”

Constituirea fondurilor speciale:

1171 = 116
„Rezultatul reportat
reprezentând excedentul
„Alte fonduri privind
nerepartizat sau deficitul
activităţile fără scop
neacoperit privind activităţile
patrimonial”
fără scop patrimonial”

Dacă rezultatul este pierdere

a) În luna ianuarie a anului următor

se preia pierderea:

1171/1172 = 121
„Excedent/profit sau
„Rezultatul reportat”
deficit/pierdere”

b) După aprobarea situaţiilor financiare anuale şi a propunerilor de acoperire a


pierderilor dacă este cazul

din profitul reportat din anii precedenţi:

1171/1172/ analitic profit ani


= 1171/1172
precedenţi
„Rezultatul reportat” „Rezultatul reportat”

din rezerve

1068 = 1171/1172
„Alte rezerve” „Rezultatul reportat”

din capital

101 = 1171/1172
„Capital social” „Rezultatul reportat”

Persoane responsabile

Directorul economic
- organizarea şi conducerea contabilităţii;
-verificarea determinării corecte a rezultatului contabilși a îndeplinirii condiţiilor legale
pentru repartizarea excedentului/profitului;

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 101


Proceduri contabile pentru ONG 2016

- urmărirea respectării prezentei proceduri;


-urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 întocmirea propunerilor de repartizare a rezultatului conform destinaţiilor legale;
 contabilizarea operaţiunilor de repartizare a rezultatului în urma aprobării repartizării de
către AGA;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 102


Proceduri contabile pentru ONG 2016

20. Procedura de corectare a erorilor contabile

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea documentelor care stau la baza corectării unor erori contabile;
 înregistrarea în contabilitate a corectării erorilor.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor de corectare a unor


erori contabile.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2634/2015,

Descrierea procedurii

Corectarea erorilor se efectuează la data constatării lor.La momentul descoperirii unei


erori de natură financiar-contabilă, serviciul financiar întocmeşte un referat în care se prezintă:
 perioada din care provine eroarea;
 natura erorii (factura neînregistrată sau înregistrată eronat, documente omise, erori de
calcule etc.);
 suma totală ce urmează a afecta contul de profit şi pierdere;
 modul de efectuare a corecţiei:
 dacă provine din perioada curentă prin contul de cheltuială sau venit
corespunzător;
 dacă provine din perioadele anterioare, pe seama contului de rezultat
reportat
- efectul asupra rezultatului (dacă are lor o reducere sau o majorare a rezultatului curent
sau reportat);
- conturile bilanţiere afectate.

Referatul se prezintă directorului economic. Directorul economic verifică datele


prezentate în referat, concordanţa corecţiilor efectuate cu politicile contabile aprobate prin
manualul de politici contabile şi dispune înregistrarea în contabilitate a corecţiei erorii.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 103


Proceduri contabile pentru ONG 2016

În notele la situaţiile financiare anuale se prezintă informaţii comparative referitoare la


poziţia financiară şi performanţa financiară, respectiv modificarea poziţiei financiare.

Corectarea erorilor aferente exerciţiilor financiare precedente nu determină modificarea


situaţiilor financiare ale acelor exerciţii. În cazul erorilor aferente exerciţiilor financiare
precedente, corectarea acestora nu presupune ajustarea informaţiilor comparative prezentate în
situaţiile financiare.
Informaţii comparative referitoare la poziţia financiară şi performanţa financiară,
respectiv modificarea poziţiei financiare, sunt prezentate în notele explicative.
În cazul corectării de erori care generează deficit contabil/pierdere contabilă reportată,
aceasta trebuie acoperită înainte de efectuarea oricărei repartizări de excedent/profit.

Înregistrarea în contabilitate a corectării erorilor

Aferente exerciţiului curent

 dacă eroarea este de natura unei cheltuieli neînregistrate, se înregistrează pe


seama contului de cheltuieli corespunzător şi a elementului de bilanţ aferent:

2xx, 3xx, 4xx, 5xx


„Conturi de imobilizări”/
6xx „Conturi de stocuri și producție
=
„Conturi de cheltuieli” în curs de execuție”/
„Conturi de terți”/
„Conturi de trezorerie”

 dacă eroarea este de natura unui venit neînregistrat, se înregistrează pe seama


contului de venit corespunzător şi a elementului de bilanţ aferent:

3xx,4xx,5xx
„Conturi de stocuri și
7xx
producție în curs de execuție”/ =
„Conturi de venituri”
„Conturi de terți”/
„Conturi de trezorerie”

Aferente exerciţiilor anterioare care se corectează pe seama rezultatului reportat

 dacă eroarea este de natura unei cheltuieli neînregistrate, se înregistrează pe seama


contului de rezultat reportat şi a elementului de bilanţ aferent:

2xx,3xx,4xx,5xx
„Conturi de imobilizări”/
117 „Conturi de stocuri și producție
=
„Rezultatul reportat” în curs de execuție”/
„Conturi de terți”/
„Conturi de trezorerie”

 dacă eroarea este de natura unui venit neînregistrat, se înregistrează pe seama


contului de rezultat reportat şi a elementului de bilanţ aferent:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 104


Proceduri contabile pentru ONG 2016

3xx,4xx,5xx
„Conturi de stocuri și
7xx
producție în curs de execuție”/ =
„Conturi de venituri”
„Conturi de terți”/
„Conturi de trezorerie”

 Înregistrarea unei diferenţe de impozit pe profit de plătit,daca eroarea este aferentă


activităților economice:

117 441
=
„Rezultatul reportat” „Impozitul pe profit”

Persoane responsabile

Directorul economic
 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea îndeplinirii condiţiilor legale pentru repartizarea profitului în condiţiile în
care corectarea erorilor generează pierdere;
 semnarea deconturilor rectificative;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 întocmirea documentelor necesare pentru înregistrarea corectării erorilor;
 contabilizarea operaţiunilor de corectare a unor erori;
 întocmirea declaraţiilor şi deconturilor fiscale rectificative necesare;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 105


Proceduri contabile pentru ONG 2016

21. Proceduri privind asocierile în participaţie

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:


 stabilirea documentelor necesare înregistrării în contabilitate a operaţiunilor rezultate
din asocierile în participaţiune;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor rezultate din asocierile în participaţiune.

Domeniul

Procedura se aplică la înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din asocierile


în participaţiune de către persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil.

Reglementări aplicabile
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1969/2007 cu modificările şi completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2634/2015

Descrierea procedurii

Evidenţa asocierii în participaţie se organizează atât la nivelul asocierii, cât şi în


contabilitatea fiecărui coparticipant.
Evidenţa decontărilor din operaţiuni în asocieri în participaţie, respectiv a decontării
cheltuielilor şi veniturilor realizate din operaţiuni în asocieri în participaţie, precum şi a sumelor
virate între coparticipanţi, se realizează cu ajutorul contului 458- „Decontări din operaţii în
participaţie”.

Dacă asociația/fundația este desemnată pentru conducerea evidenţei asocierii în


participaţie atat evidenţa contabilă cât şi balanţa de verificare aferentă vor fi distincte de cele
corespunzătoare activităţii proprii şi se vor respecta următoarele reguli:

Imobilizările corporale şi necorporale puse la dispoziţia asocierii, sunt cuprinse în evidenţa


contabilă a celui care le deţine în proprietate.
Imobilizările corporale aportate sunt utilizate numai în scopul activităţii desfăşurate de
asocierea în participaţie.
Asocierea în participatie înregistrează amortizarea imobilizarilor transmise de către fiecare
asociat proprietar al imobilizarii, şi o transmite fiecărui asociat pe bază de decont, proporţional
cu cota de participare a fiecăruia.

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 106


Proceduri contabile pentru ONG 2016

Cheltuielile şi veniturile determinate de operaţiunile asocierilor în participaţie se


contabilizează distinct de către unul din asociaţi, conform prevederilor contractului de asociere.

La sfârşitul perioadei de raportare, cheltuielile şi veniturile înregistrate pe naturi se


transmit pe bază de decont fiecărui asociat, în vederea înregistrării acestora în contabilitatea
proprie.
La data bilanţului, bunurile de natura stocurilor, creanţelor, disponibilităţilor, precum şi a
datoriilor asocierii în participaţie, se înscriu în situaţiile financiare anuale ale asociatului care
conduce evidenţa asocierii. Entitatea organizează distinct contabilitatea asocierii în participaţie
de contabilitatea proprie.

Repartizarea veniturilor şi cheltuielilor rezultate din activitatea asocierii se efectuează în


funcţie de proporţia detinuta de fiecare asociat în cadrul asocierii în participaţie.
Pentru repartizarea veniturilor si cheltuielilor din activitatea de asociere societatea
întocmeşte Decontul pentru operaţiuni în participaţie.

Decontul se întocmeşte de către unitatea care ţine contabilitatea asocierilor în participaţie,


lunar, în două exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce revin acestuia,
pentru înregistrarea în contabilitatea proprie, potrivit cotelor prevăzute în contractele de asociere
încheiate. Cheltuielile şi veniturile vor fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi
venituri.

În decont se înscriu şi alte transferuri, reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a


profitului realizat, amortizarea mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în
participaţie.
Exemplarul 1 circula la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;
Exemplarul 2 circula la compartimentul care ţine contabilitatea operaţiunilor în participaţie
şi care întocmeşte decontul.

Se arhivează:
- la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil;
- la emitent, la compartimentul financiar-contabil;

Înregistrarea în contabilitate a operaţiilor ce decurg din asocierile în participaţie:

înregistrarea aportului fiecărui asociat:

% = 458/analitic asociat
„Decontări din operaţii în
5311
participaţie”
„Casa în lei”
3xx
„Conturi de stocuri și
producție în curs de execuție”/
2xx
„Conturi de imobilizări”

Înregistrarea operaţiilor, cheltuielilor şi veniturilor obţinute din asociere:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 107


Proceduri contabile pentru ONG 2016

înregistrarea achiziţiei de mărfuri:

% = 401
371 „Furnizori”
„Mărfuri”
4426
„TVA deductibilă”

înregistrarea veniturilor din vânzarea mărfurilor:

411 = %
„Clienţi” 707
„Venituri din vânzarea
mărfurilor”
4427
„TVA colectată”

încasarea clienţilor:

5121/5311 = 4111
„Conturi la bănci în lei”/
„Clienţi”
„Casa în lei”

plata furnizorilor:

401 = 5121/5311
„Conturi la bănci în lei”/
„Furnizori”
„Casa în lei”

înregistrarea descărcării de gestiune a mărfurilor vândute:

607 = 371
„Cheltuieli privind mărfurile” „Mărfuri”

înregistrarea amortizării imobilizărilor aportate în cadrul asocierii în participaţie,


transmisă de proprietar:

6811 = 458/analitic asociat


„Cheltuieli de exploatare
„Decontări din operaţii în
privind amortizarea
participaţie”
imobilizărilor”

înregistrarea altor cheltuieli diverse:

% = 4xx, 5xx
601, 602, 604, 611, 612, 613,
„Conturi de terți”/
621, 622, 627, 625, 626, 635,
„Conturi de trezorerie”
658, 666, 665
4426

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 108


Proceduri contabile pentru ONG 2016

„TVA deductibilă”

înregistrarea altor venituri obţinute de asociație:

4xx, 5xx = 704, 706, 708, 758, 766, 765


„Conturi de terți”/
„Conturi de trezorerie”

Repartizarea veniturilor şi cheltuielilor din asociere, către asociaţi pe bază de decont


proportional cu cota de participare a fiecărui asociat.
Suma preluată din conturile de venituri aferentă asociatului se determină prin înmulţirea
cotei de participare a asociatului la asocierea în participaţie cu rulajul fiecărui cont.

Repartizare venituri:

% = 458/ analitic asociat


„Decontări din operaţii în
707
participaţie”
„Venituri din vânzarea
mărfurilor”
706,704,708,758,766,765

Repartizare cheltuieli:

458/ analitic asociat = %


„Decontări din operaţii în
607
participaţie”
„Cheltuieli privind mărfurile”
6811
„Cheltuieli de exploatare
privind amortizarea
imobilizărilor”
601, 602, 604, 611, 612, 613,
621, 622, 627, 625, 626, 635,
658, 666, 665

Înregistrarea la fiecare asociat cu ajutorul contului 458/analitic asociere, a cheltuielilor şi


veniturilor transmise pe bază de decont

Preluarea veniturilor din asociere în valoarea cuvenită, conform procentului de aport şi


decontului transmis de asociere:

458 = 7xx
„Decontări din operaţii în „Conturi de venituri”
participaţie/asociere”

Preluarea cheltuielilor din asociere în valoarea cuvenită, conform procentului de aport şi


decontului transmis de asociere:

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 109


Proceduri contabile pentru ONG 2016

% = 458/asociere
„Decontări din operaţii în
607
participaţie”
„Cheltuieli privind mărfurile”
6811
„Cheltuieli de exploatare
privind amortizarea
imobilizărilor”
601, 602, 604, 611, 612, 613,
621, 622, 627, 625, 626, 635,
658, 666, 665

După înregistrarea tuturor veniturilor şi cheltuielilor atât din activitatea proprie cât şi din
asociere, la nivelul fiecărei entităţi va fi stabilit rezultatul contabil şi cel fiscal.
Impozitul pe profit se plăteşte individual de către asociaţi, în funcţie de rezultatul fiscal
obţinut la nivelul fiecăruia.
Asocierea nu are sarcina calculării şi plăţii impozitului pe profit.

Persoane responsabile

Directorul economic
 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 verificarea întocmirii documentelor aferente operaţiunilor în participaţiune;
 verificarea şi semnarea decontului întocmit de societate dacă aceasta ţine evidenţa
asocierii;
 verificarea înregistrării în contabilitate a operaţiunilor ce decurg din asocierile în
participaţiune;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului Contabilitate


 întocmirea deconturilor aferente asocierilor în participaţiune;
 contabilizarea operaţiunilor aferente asocierilor în participaţiune;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Dispoziţii finale
Procedura va fi adusă la cunoştinţa personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ...................

www.contabilitatenon-profit.contabilul.ro Page 110

S-ar putea să vă placă și