Sunteți pe pagina 1din 12

PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3.

Analiza şi proiectarea postului


An III Psihologie

3. Analiza şi proiectarea postului

Dacă dorim să realizăm o gestiune eficientă a resurselor umane, să realizăm examene


de selecţie profesională eficiente sau o evaluare obiectivă a personalului existent şi, eventual,
să reorganizam sistemul de retribuire, dacă dorim să consiliem angajaţii în drumul lor prin
diferite trepte ierarhice sau să consiliem echipa managerială în luarea unor decizii importante
privind viitorul firmei, trebuie ca la baza acestor acţiuni să avem o analiză sistematică
efectuată la nivelul funcţiilor şi posturilor.

3. 1. Definiţii
• Funcţia /postul reprezintă un grup de sarcini şi responsabilităţi pe care le are de
îndeplinit un angajat. Postul poate fi definit şi ca „un grup de poziţii sau situaţii identice în
privinţa sarcinilor lor principale sau un grup de poziţii similare privind sarcinile şi
îndatoririle” (Peretti, 2001, pp. 50-51)
• Analiza funcţiei /postului este o investigaţie sistematică a sarcinilor pe care le are de
îndeplinit ocupantul unui post, a responsabilităţilor acestuia şi a caracteristicilor
profesionale şi psihologice pe care trebuie să le aibă ocupantul unui astfel de funcţii /post.

• Fişa de descriere a funcţiei /postului este o descriere sintetică a sarcinilor, îndatoririlor


şi responsabilităţilor ocupantului unui post, descriere posibilă în urma procesului de
analiză a funcţiei /postului. Ea este esenţială: a) în definirea termenilor contractului de
angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite în fişa de descriere a postului
(angajare); b) în definirea rolurilor, sarcinilor şi a responsabilităţilor într-o instituţie /firmă
(organizare); c) în integrarea, instruirea iniţială şi continuă a angajatului (formare); d) în
stabilirea criteriilor de promovare şi dezvoltare profesională (dezvoltare); e) în evaluarea
randamentului activităţii angajatului (evaluare); f) în stabilirea treptelor de retribuţie în
funcţie de încărcătura sarcinilor, calificare, responsabilităţi etc. (salarizare); g) în
acordarea identificarea stimulentelor financiare, sociale sau simbolice (motivare) etc.
• Fişa exigenţelor funcţiei /postului este o descriere sintetică a caracteristicilor
profesionale (nivel de studii, calificări, competenţe şi experienţă profesională, etc.) şi
psihologice (aptitudini, dominante ale personalităţii, caracteristici cognitiv-intelectuale
etc.) pe care trebuie să le aibă ocupantul unui post, descriere care rezultă din procesul de
analiză a funcţiei /postului. Ea este esenţială pentru procesul de recrutare şi selecţie
profesională şi este utilă în evaluarea performanţei şi a potenţialului de dezvoltare a
angajatului, în stabilirea filierelor de promovare etc.

3. 1. Metode şi tehnici utilizate în analiza postului

Există diferite metode şi tehnici de analiză a postului: analiza documentelor, observarea,


autoevaluarea sau jurnalul, interviul, chestionarul de analiză a postului, chestionare
specializate, analiza incidentelor critice şi procedeele grafice. Pentru a fi cuprinzătoare,
analiza postului trebuie realizată prin mai multe metode; una singură poate duce la concluzii
parţiale sau chiar eronate (Stanciu S., Ionescu M. 2003).

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
33
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

Ştefan Stanciu şi Mihaela Ionescu (2003, p 165) realizează o prezentare sintetică a metodelor
folosite în analiza posturilor (adaptare după Mathis, 1997, p. 62), metode prezentate în funcţie
de persoanele implicate şi analizate în funcţie de condiţiile specifice de aplicare a lor.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
34
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

3. 3. Complexitatea postului. Factorul timp

Pe lângă metodele variate de evaluare, există o întreagă procesualitate pentru


realizarea analizei postului, cu numeroase etape şi sub-etape. Analiza postului presupune
diverse proceduri de culegere a datelor şi de analiză a acestora care se pot utiliza diferenţiat în
funcţie de complexitatea şi importanţa postului şi de resursele de timp de care dispunem.
Atunci când este vorba de analiza unui post simplu (de exemplu: portar) atât demersul
de culegere a datelor, cât şi cel de analiză a acestora sunt relativ simple. În plus, “măiestria”
profesională este puţin solicitată, deoarece, dacă utilizăm corect metodologia de culegere a
datelor şi respectăm criteriile de analiză a acestora, realizarea descrierii unor astfel de posturi
este simplă, iar identificarea exigenţelor postului este şi ea uşor de realizat. Altfel stau
lucrurile atunci când este vorba de o un post important, care presupune numeroase sarcini
non-rutiniere, luarea deciziei în situaţii de ambiguitate, analiza unor situaţii cu totul noi,
organizarea, supervizarea şi evaluarea activităţii unui număr mare de angajaţi etc. În acest caz
este vorba de aşa numitele funcţii de conducere, decizie şi concepţie, pentru care numele de
post poate fi inadecvat. Pentru astfel de post /funcţie demersul de culegere a datelor este mult
mai dificil, sarcinile fiind mult mai individualizate decât la un post simplu, analiza datelor şi
integrarea lor într-o fişă de descriere a funcţiei şi într-o fişă a exigenţelor funcţiei solicitând
numeroase competenţele profesionale şi, prin urmare, şi ceva experienţă. În astfel de situaţii
sunt deosebit de utile informaţiile furnizate de ocupanţii unor astfel de posturi sau ai unor
posturi similare, mai ales dacă aceste persoane pot fi evaluate ca având o înaltă competenţă şi
capacitatea de a analiza obiectiv propriul post şi exigenţele acestuia.
Pe lângă factorul simplitatea – complexitatea postului /funcţiei, în demersul de analiză
mai intervine şi factorul timp: avem timpul necesar să realizăm o analiză profesionistă,
detaliata a postului /funcţiei, sau iminenţa unui examen de selecţie profesională (de exemplu
pentru un post de director de marketing) nu ne dă răgazul realizării complete a acestui demers?
În funcţie de cei doi factori demersul de analiză poate fi organizat diferenţiat, conform
schemei de mai jos.
Avem timpul
necesar (cel puţin
o săptămână) ?

Este vorba de un post Este vorba de un post


cu funcţii de decizie cu funcţii de decizie
sau concepţie? DA NU sau concepţie?

DA NU DA NU

Utilizare: Utilizare: Utilizare: Utilizare:


1. Observaţie liberă 1. Observaţie liberă 1. Chestionare de 1. Chestionare de
2. Observaţie 2. Observaţie autodescriere autodescriere
sistematizată sistematizată 2. Chestionare de 2. Chestionare de
3. Chestionare de 3. Chestionare de heterodescriere (şef, heterodescriere
autodescriere autodescriere colaboratori, (şef, colaboratori,
4. Chestionar de 4. Chestionar de subalterni) subalterni)
heterodescriere heterodescriere (şef, 3. Interviu cu ocupanţi 3. Analiza altor
5. Analiza preliminară colaboratori, ai postului surse
a datelor subalterni) 4. Interviu cu terţi 4. Sinteza
6. Analiza altor surse 5. Analiza altor surse 5. Analiza altor surse
7. Interviu cu terţi 6. Interviu cu ocupanţi 6. Sinteza
8. Interviu cu ocupanţi ai postului
ai postului 7. Sinteza
9. Sinteza

Figura 3.1. Strategii de analiză a postului (în funcţie de timp şi importanţa postului)

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
35
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

Schema de mai sus porneşte de la premisa că putem contacta şi implica în demersul de


analiză pe ocupanţi actuali ai postului /funcţiei. Aşa cum vom detalia în continuare,
chestionarele de auto-descriere trebuie completate de ocupanţii actuali ai unor posturi identice
sau similare iar chestionarele de hetero-descriere trebuie completate cu referire la ocupanţi
actuali ai unor posturi identice sau similare.

3. 3. Etapele procesului de analiză

În continuare vom prezenta demersul de analiză a postului /funcţiei pornind de la


premisa existenţei acestor ocupanţi actuali ai unor posturi identice sau similare în firma/
instituţia analizată. În finalul capitolului vom reveni cu descrierea aceluiaşi demers, în situaţia
în care astfel de persoane nu există în firma /instituţia noastră (nu există astfel de posturi).

3. 3. 1. Analiza nesistematică a postului/funcţiei

Dacă trebuie să realizăm un examen de selecţie profesională şi suntem sub presiunea


timpului, putem face o primă culegere de date cu ajutorului unui ghid de interviu semi-
structurat şi al unor chestionare de descriere a postului /funcţiei, consultând în acelaşi timp şi
fişe anterioare de descriere a funcţiei /postului respectiv. Principalele surse de informaţii
pentru această primă culegere de date pot fi:
o Ocupantul actual al postului sau ocupanţii actuali ai unor posturi similare. Acestea
sunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinentă a caracteristicilor postului şi a
exigenţelor acestuia. Este nevoie de o anumită prudenţă în interpretarea datelor.
Persoanele intervievate au tendinţa de a exagera volumul de muncă prestat sau importanţa
anumitor calităţi psihologice sau a unor competenţe pe care le consideră valorizante.
Există şi câteva modalităţi de contracarare a acestor tendinţe, reprezentate de :
 utilizarea unor criterii de ierarhizare a competenţelor sau abilităţilor descrise;
 solicitarea de a numi competenţe, abilităţi, caracteristici psihologice pe care nu le
deţine ocupantul actual, dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de post;
 intervievarea unor persoane care nu au interes să exagereze sau să prezinte funcţia
respectivă într-o anumită lumină;
 verificarea evaluărilor cu ajutorul informaţiilor similare obţinute de la colegi sau
superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhică imediat superioară).
o Colegii şi superiorii - informaţiile obţinute de la aceste surse, mai ales folosite în
combinaţie cu informaţiile obţinute de la prima categorie (ocupanţii actuali), asigură şi
controlează obiectivitatea primelor şi aduc noi informaţii, de această dată privite din
perspectiva relaţiilor de comunicare /colaborare pe orizontală şi verticală între posturi
plasate pe acelaşi nivel ierarhic sau între posturi plasate pe niveluri ierarhice diferite.
Şi în acest caz pot exista tendinţe subiective fie de a minimaliza importanţa, atribuţiile sau
exigenţele unui post, fie de a le exagera. Trebuie sesizată o astfel de intenţie şi analizate
informaţiile prin prisma acestei posibilităţi. Pe de altă parte, fiecare dintre aceste persoane
descrie postul analizat doar din perspectiva relaţiei pe care o are cu acel post (formală şi
informală), informaţiile astfel obţinute putând fi utilizate ca definitorii, esenţiale doar dacă
întrunesc consensul (sunt descrise de toţi cei intervievaţi) sau dacă coincid şi cu descrierile
ocupanţilor unui astfel de post /ai unor posturi similare. Altfel, informaţiile obţinute de la
terţe persoane pot fi utilizate doar ca informaţii suplimentare, complementare, pentru
descrierea funcţiei /postului respectiv.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
36
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

o Colaboratorii – această categorie nu se referă la colaboratorii de pe aceleaşi niveluri


ierarhice (colegii), ci la ceilalţi colaboratori din interiorul firmei sau din exteriorul
acesteia. De exemplu, un şef al Departamentului de Marketing are relaţii directe în
interiorul firmei atât cu departamentul R&D 1, cu departamentul de „Aprovizionare şi
desfacere”, cât şi cu departamentele de „Producţie”, „Financiar” etc. În acelaşi timp, el
poate avea relaţii permanente cu colaboratori externi: clienţii sau beneficiarii cei mai
importanţi ai firmei, reprezentanţii comunităţii locale (în probleme de sponsorizare sau de
conflicte legate de protecţia mediului), cu reprezentanţii mass-media. Cel puţin unele
dintre aceste relaţii trebuie explorate pentru că, de exemplu, lipsa unor aptitudini de
negociere sau a unor abilităţi în „reprezentarea imaginii firmei” în exterior poate afecta
relaţiile firmei cu mediul socio-economic în care îşi desfăşoară activitatea.
Şi în acest caz, descrierile aptitudinilor şi ale competenţelor necesare pentru ocupantul
unui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziţiei pe care se plasează cel care
face evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii
principali ai exigenţelor postului..
o Fişele anterioare ale descrierii funcţiei şi a exigenţelor /specificaţiilor acesteia. O altă
sursă de informaţii o pot constitui descrierile anterioare ale postului /funcţiei respective.
Acestea pot fi valoroase dar, în primul rând, trebuie verificată procedura prin care s-a
realizat descrierea funcţiei respective şi cum au fost evaluate exigenţele profesionale şi
psihologice corespunzătoare acesteia (cerinţe psihologice, pregătire, competenţe, abilităţi
etc.), dacă aceasta s-a realizat pe baza unei metodologii cât de cât obiective sau exprimă
mai degrabă dorinţele sau „viziunea” celui care a imaginat postul /funcţia respectivă. În al
doilea rând trebuie verificat dacă, din momentul în care a fost descrisă, funcţia respectivă
a evoluat, acumulând noi responsabilităţi sau delegând responsabilităţi altor posturi, dacă
nu a suferit mutaţii majore. În acest din urmă caz se impune ca necesară o nouă analiză a
funcţiei respective, pentru a fi în acord cu noua realitate.

3. 3. 2. Analiza sistematică a postului/funcţiei

Dacă avem timpul necesar pentru realizarea în bune condiţii a procesului de analiză a
postului /funcţiei, se recomandă utilizarea aceloraşi instrumente, dar şi a altora, de această
dată folosite în cadrul unui demers unitar şi complet. Procesul de analiză a postului /funcţiei
cuprinde următoarele etape:
1. Observaţia liberă
2. Observaţia sistematizată
3. Investigaţia pe bază de chestionar (autodescriere şi heterodescriere)
4. Analiza preliminară a datelor
5. Analiza altor surse (fişe anterioare de descriere a funcţiei /monografii profesionale etc.)
6. Interviu cu ocupantul funcţiei
7. Interviu cu terţi (viitori şefi, colegi, colaboratori)
8. Sinteza: Fişa de descriere a caracteristicilor postului şi Fişa de descriere a
exigenţelor postului.

1
Department R&D (Research and Development) (Engl.) - Departamentul de Cercetare şi Dezvoltare – unitate
semiautonomă în cadrul firmei, care are drept scop inovarea, găsirea de soluţii tehnice, economice sau
organizatorice fie pe linia creării de noi produse /servicii sau a îmbunătăţirii continue a celor existente, fie pe
linia optimizării producţiei, inovaţiilor tehnologice pentru reducerea costurilor de producţie.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
37
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

1. Observaţia liberă (nestructurată). După contactarea persoanei care ocupă o funcţie /post pe
care dorim să-l analizăm, după explicarea a ceea ce intenţionăm să facem şi primirea
acceptului de participare din partea acesteia, prima etapă propriu-zisă de analiză a unei funcţii
este cea de observaţie liberă. Aceasta presupune urmărirea persoanei pe parcursul unei zile
de lucru şi notarea principalelor activităţi şi sub-activităţi pe care le realizează. În această
etapă se pot pune şi întrebări de clarificare referitoare la natura activităţii (de exemplu, dacă
ocupantul postului redactează anumite materiale, analistul va trebui să afle despre ce este
vorba, ce fel de raport este, dacă face aceasta în fiecare zi sau periodic, cui îi este adresat etc.).
Etapa de observare liberă permite analistului familiarizarea cu specificul funcţiei analizate şi
identificarea principalelor activităţi şi sub-activităţi care vor intra în componenţa grilei de
observaţie, care se va utiliza în următoarea etapă.
În funcţie de specificul funcţiei, atât această etapă (observaţie liberă), cât şi cea care
urmează (observaţie sistematică) se pot realiza pe eşantioane scurte de timp (de exemplu câte
jumătate de oră de observaţie atentă la fiecare o oră şi jumătate) pentru posturile care
presupun sarcini repetitive (strungar, magazioner, operator computer, centralistă etc.) sau pe
eşantioane săptămânale (de exemplu realizarea unei grile de observaţie conţinând câte două
ore şi jumătate de urmărire zilnică a ocupantului funcţiei, intervale de timp plasate aleator sau
sistematic în fiecare zi, pe parcursul a şase zile lucrătoare) pentru funcţiile care presupun
sarcini de conducere, decizie şi concepţie (inspector de teren, responsabil regional de vânzări,
director de marketing etc.). Deci, varianta simplă ar fi aceea a urmăririi ocupantului funcţiei
/postului analizat în câteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea celor mai
importante activităţi şi sub-activităţi. Varianta complexă ar fi urmărirea ocupantului unei
funcţii pe parcursul mai multor zile şi identificarea unor dominante ale activităţii care, în a
doua etapă, vor fi analizate în mod sistematic într-un interval de timp de câteva zile.

2. Observaţia sistematizată (structurată). Având deja o imagine asupra principalelor


caracteristici ale postului /funcţiei analizate şi având construită grila de observaţie (un cap de
tabel sistematizând pe orizontală activităţi şi sub-activităţi, iar pe verticală intervalele orare ale
unei zile de lucru) putem trece la urmărirea sistematică a activităţii ocupantului postului
/funcţiei. Pentru aceasta stabilim eşantioane de timp precis delimitate în care se va realiza
observaţia sistematică şi pe care trebuie să le respectăm în mod strict (jumătăţi de oră sau ore
pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multor
zile – pentru funcţiile cu sarcini de conducere, decizie şi concepţie).
Observaţia sistematică se realizează cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unul
electronic, silenţios), notând în grila de observaţie, în dreptul fiecărei sub-activităţi, în
intervalul orar în care se face observaţia, numărul de minute în care ocupantul postului
persistă într-o activitate /sarcină. Valorile mai mici de un minut nu se notează. O variantă mai
grosieră este aceea în care, cu ajutorul unui ceas simplu, se înregistrează scurgerea fiecărei
unităţi de 5 minute şi se notează /simbolizează acestea durată în grila de observaţie, la
intersecţia dintre sub-activitate şi intervalul orar în care se face observaţia.
După realizarea observaţiei sistematice şi înregistrarea tuturor timpilor în dreptul
activităţilor corespunzătoare, se fac calculele necesare pentru identificarea numărului de
minute /ore alocate fiecărei activităţi şi sub-activităţi. Cu această ocazie se realizează şi o
verificare a corectitudinii notării timpilor (de exemplu, suma tuturor intervalelor de timp
rezultate nu trebuie să depăşească 4 ore – pentru observaţia sistematică realizată pe eşantioane
de jumătăţi de oră, pe parcursul unei zile).
Urmând aceste proceduri de analiză, până în acest moment avem o imagine destul de
clară a sarcinilor specifice postului /funcţiei analizate, a modului în care sunt ele realizate, a
intervalelor de timp acordate fiecărei sarcini etc. Putem deja să identificăm şi care ar trebui să
fie exigenţele postului, adică nivelul de studii, competenţe specifice, calităţi psihologice etc.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
38
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

Dacă din această ultimă categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine să le notăm,
subliniind competenţa sau trăsătura psihologică respectivă („abilităţi de utilizare a
computerului” „cunoaşterea unei limbi străine”). Ne putem rezuma la câteva astfel de
„intuiţii”, pentru că nu avem încă toate datele şi putem cădea în greşeala de a trage concluzii
premature. Dacă mai sunt şi alte elemente care ni se par a fi credibile, putem să le notăm
adăugând un semnul întrebării, acestea fiind abilităţi, competenţe sau trăsături a căror
importanţă trebuie să o verificăm pe parcursul analizei (rezistenţă la stres?; abilităţi de
negociere?).
Există şi situaţii în care metoda observaţiei nu se poate aplica. Posturile care presupun
predominat activitate de monitorizare a unor indicatori (supraveghere trafic feroviar,
monitorizare procese chimice etc.) sau realizarea de sarcini mediate de computer (realizare de
soft, documentare, tehnoredactare, etc.) nu pot fi analizate prin metoda observaţiei.

3. Investigaţie pe bază de chestionar (autodescriere şi heterodescriere). Etapa a treia constă


în completarea de către ocupantul postului /funcţiei analizate a unui chestionar special
(exemplu în anexa la acest curs), în care sunt solicitate:
a) elementele legate de identificarea postului /funcţiei - nume, secţia /departamentul,
instituţia;
b) sarcinile postului /funcţiei - descrierea obiectivului postului /funcţiei, a principalelor
sarcini - subunităţi de activitate şi a manierei de execuţie a acestora;
c) evaluarea timpului afectat fiecărei activităţi /sarcini - în minute /ore /procente;
d) descrierea altor caracteristici ale postului /funcţiei - evaluarea randamentului, eficienţei
activităţii; calificarea cerută; responsabilităţile specifice postului analizat;
e) evaluarea exigenţelor profesionale şi psihologice solicitate - în termeni de studii,
calificare, abilităţi, competenţe, experienţă şi caracteristici psihologice;
f) descrierea relaţiilor de colaborare şi subordonare;
g) alte elemente importante pentru descrierea postului.

Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este înmânat spre completare
unor terţi (şefi, colegi, colaboratori, subalterni), cu solicitarea ca, referindu-se la postul
respectiv (şi nu la ocupantul actual), să îl analizeze şi să îl descrie din perspectiva poziţiei şi
relaţiei pe care le au cu postul respectiv.
Dacă etapele de observaţie au permis identificarea şi descrierea principalelor caracteristici ale
postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de către ocupantul
postului ne va oferi o imagine din interior, în mare măsură personalizată (ocupantul postului
având tendinţa să se raporteze pe sine ca reper, etalon în descrierea unui astfel de post
/funcţie). Chestionarele completate de către terţi ne vor oferi percepţii cumva complementare,
fiecare dintre participanţi descriind postul şi caracteristicile ocupantului unui astfel de post
/funcţie, din perspectiva relaţiei pe care o are cu postul respectiv. De exemplu, referindu-se la
competenţe sau la caracteristicile psihologice ale ocupantului unui astfel de post, şefii vor fi
mai tentaţi să se raporteze în termeni de „eficienţă, „promptitudine”, „seriozitate”, colegii în
termeni de „sociabilitate”, „colaborare”, „negociere”, în timp de subordonaţii în termeni de
„imparţialitate”, „înţelegere” „simţul umorului”. Cu atât mai preţioase sunt acordurile dintre
cele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, şefi, colegi, subalterni), această situaţie
ducând la izolarea dimensiunii /dimensiunilor respective ca fiind esenţială în descrierea
postului sau a exigenţelor acestuia.

4. Analiza preliminară a datelor. Acum este momentul pentru realizarea unei prime schiţe a
descrierii postului şi a unei prime evaluări a exigenţelor acestuia. Această analiză primară este
necesară din mai multe motive. În primul rând trebuie să sistematizăm datele colectate până

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
39
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

în acest moment, volumul de date prea mare putând să afecteze sistematizarea lor. În al doilea
rând trebuie să ne facem o imagine preliminară asupra caracteristicilor postului /funcţiei
deoarece urmează o etapă de analiză a altor surse (fişe anterioare de descriere a postului,
profesiograme, monografii profesionale) care ne-ar putea influenţa în mod decisiv,
structurându-ne informaţii pe modele deja formulate (altfel spus, oferindu-ne modele de
descriere coerente dar imprecise care ar putea fi percepute ca fiind şi complete, considerând că
datele noastre „se potrivesc” celor deja descrise). În al treilea rând, trebuie să identificăm
lacunele şi contradicţiile dintre: a) descrierea postului aşa cum a fost obţinută de noi prin
observaţie; b) descrierea aceluiaşi post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descrierea
aceluiaşi post din perspectiva unor terţi. Contradicţiile rezultate în urma acestor analize vor
trebui formulate în întrebări indirecte şi introduse în ghidul de interviu adresat ocupantului
postului şi, dacă este cazul, în ghidul de interviu adresat terţilor, acestea fiind ultimele etape în
care mai putem verifica acurateţea datelor înainte de redactarea fişelor finale.

5. Analiza altor surse (fişe anterioare de descriere a funcţiei /monografii profesionale etc.).
Dacă există astfel de surse de informaţii este utilă consultarea lor în acest moment, deoarece
ele ne pot oferi informaţii preţioase privind lacunele din modul în care am cules noi datele,
dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gândit.
Această categorie de date nu trebuie să ne servească drept modele (de preluat/ copiat) de
structurare a informaţiilor pe care le-am colectat până în acest moment. Nu trebuie uitat faptul
că, de cele mai multe ori, fişele anterioare de descriere a postului au fost redactate fără nici o
bază empirică, de cercetare concretă, de către cineva care şi-a imaginat ce ar trebui să facă
ocupantul unui astfel de post şi ce calităţi ar trebui să aibă persoana respectivă. Chiar şi atunci
când ele au fost realizate într-un mod profesionist, o dată cu trecerea timpului cele mai multe
posturi /funcţii evoluează, se modifică preluând noi sarcini şi responsabilităţi sau delegând din
vechile sarcini şi responsabilităţi.
Analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanţei sau neconcordanţei dintre
datele noastre şi cele identificate în aceste surse (fără a le acorda acestora din urmă mai mult
credit) şi de identificare a unor posibile scăpări, lacune ale modului în care am colectat datele,
lacune care trebuie clarificate în etapa de interviu.

6. Interviu cu ocupantul funcţiei. Aceasta este etapa în care pe baza unui ghid de interviu şi
a unui set de întrebări suplimentare, rezultate ale etapelor 5 şi 6 (Analiza primară a datelor şi
Analiza altor surse), analistul mai poate să solicite informaţii din partea ocupantului unui
astfel de post cu privire la caracteristicile postului respectiv şi la exigenţele pe care trebuie să
le îndeplinească ocupantul postului. Durata interviului poate să fie foarte scurtă (dacă datele
provenite din diferitele surse utilizate sunt concordante) sau mai lungă, dacă există numeroase
contradicţii sau lacune în datele colectate.

7. Interviu cu terţi (viitori şefi, colegi, colaboratori). Dacă se consideră necesar, mai ales
dacă este vorba de analiza unei funcţii foarte importante (funcţie de conducere, decizie sau
concepţie), se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (în special şefi şi colegi ai
actualului ocupant al postului) pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentru
completarea unor informaţii. De asemenea, pot fi contactate alte persoane, de exemplu viitorii
şefi ai persoanei care va ocupa funcţia respectivă, în situaţia în care această funcţie este
vacantă sau în situaţia în care această funcţie tocmai va fi creată într-o firmă sau instituţie.
Aceste persoane pot preciza aspecte ce ţin de viitoarele sarcini, de competenţele aşteptate sau
de caracteristicile psihologice dorite de la viitorul ocupant al postului.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
40
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

8. Sinteza: Concluziile rezultate din analiza datelor colectate şi sistematizate până în acest
moment Fişa de descriere a caracteristicilor postului şi Fişa de descriere a exigenţelor
postului.
Fişa de descriere a caracteristicilor postului va conţine sinteza acelor date care vor permite
descrierea sintetică şi exactă a postului analizat: a) date de identificare a postului; b)
obiectivul postului; c) rezumatul postului (descrierea elementelor definitorii ale postului
/funcţiei); d) descrierea sarcinilor specifice postului şi a duratei acestora; e) responsabilităţile
postului; f) relaţiile verticale şi orizontale; g) condiţiile de igienă şi securitate a muncii; alte
date specifice.
Aşa cum am mai precizat, Fişa de descriere a postului este deosebit de utilă la
definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile
definite în această fişă, este esenţială în definirea rolurilor şi a responsabilităţilor într-o
instituţie /firmă (organizare), în instruirea iniţială a angajatului (formare) şi în stabilirea
criteriilor de promovare (dezvoltare), în evaluarea randamentului activităţii sale (evaluare), în
stabilirea treptelor de retribuţie în funcţie de încărcătura sarcinilor, calificare, responsabilităţi
etc. (salarizare) sau în acordare de stimulente financiare sau recunoaşteri (motivare) etc.
Fişa de descriere a exigenţelor postului trebuie să conţină descrierea sintetică a exigenţelor
profesionale şi psihologice pe care trebuie să le îndeplinească ocupantul postului: a) date de
identificare a postului; b) descrierea exigenţelor (în termeni de instrucţie /studii necesare;
aptitudini, abilităţi, competenţe; exigenţe fizice, neurofiziologie şi psihologice); c) evaluarea
importanţei factorilor (note de la 1 la 5).
Aşa cum am mai precizat Fişa exigenţelor postului ar trebui să fie instrumentul care stă la
baza demersurilor de selecţie profesională sau de evaluare profesională. Ea reprezintă singurul
act cu caracter de mai mare obiectivitate care ne poate ghida în procesul de selectare a
candidaţilor pentru postul respectiv sau de alegere a instrumentelor psihologice utilizate în
evaluarea psihologică a candidaţilor. Ea este utilă şi în evaluarea performanţei şi a
potenţialului personal, în stabilirea filierelor de promovare etc.

3. 4. Analiza postului /funcţiei în absenţa unor posturi /funcţii similare

Aceasta ar presupune crearea de noi posturi sau funcţii şi se recomandă a fi realizată


în cel puţin două etape:
a) analiza preliminară a datelor – moment în care se realizează o primă culegere de date şi o
primă descriere a postului /funcţiei respective
b) analiza finală a datelor – când, după un interval de timp de la prima descriere şi de la
încadrarea unei persoane pe postul respectiv, se aplică procedurile prezentate mai sus,
pentru a realiza o analiză şi descriere a postului /funcţiei deja stabilizate, după fluctuaţiile
inerente în definirea responsabilităţilor din primele luni de activitate.
Pentru o primă etapă, de culegere primară a datelor, am putea adopta două strategii
pentru a face faţă unei astfel de situaţii. Prima s-ar baza pe „transferul” de caracteristici ale
postului şi ale exigenţelor postului de la alte posturi /funcţii înrudite sau similare. Cea de a
doua strategie s-ar baza pe „descrierea prospectivă” a postului /funcţiei respective.
„Transferul” de caracteristici se poate realiza pornind de la posturi înrudite sau
similare celui pe care îl vizăm noi. Pentru aceasta trebuie să identificăm astfel de posturi, să
evaluăm dacă analiza şi descrierea lor a fost făcută profesionist şi să extragem acele
caracteristici care par să se potrivească cu postul /funcţia vizată de noi. Este o modalitate
aproximativă şi neprofesionistă de a realiza o descriere a postului şi se recomandă folosirea ei
doar pentru situaţiile de urgenţă (presiunea timpului), cu condiţia revenirii, după un interval de
timp, cu proceduri sistematice de analiză şi descriere a postului /funcţiei respective.

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
41
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

„Descrierea prospectivă” a postului /funcţiei se poate realiza prin adaptarea


chestionarului de descriere a postului /funcţiei pentru terţi (şefi, colaboratori, subalterni) şi a
ghidului de interviu pentru „terţi” la situaţia de a anticipa şi descrie sarcinile,
responsabilităţile, calificarea şi experienţa, caracteristicile psihologice solicitate etc. pentru un
viitor post /o viitoare funcţie. Această evaluare se poate face de către viitorii şefi, colegi,
colaboratori al ocupantului unui astfel de post. Este o modalitate dificilă de a sistematiza
informaţii relevante, dar este singura modalitate care ne permite proiectarea unui post,
adaptate prezentului, anticipând viitorul, fără a mai fi condiţionată de vechile moduri de
definire, de organizare sau de funcţionare a unui astfel de post /funcţii.
Aşa cum am menţionat, după un interval de timp de la prima descriere şi de la
încadrarea unei persoane pe postul respectiv (6 – 12 luni), este necesară reluarea demersurilor
de analiză a postului utilizând procedurile descrise în prima etapă („Analiza sistematică a
postului/funcţiei”), mizând pe faptul că sarcinile şi solicitările specifice postului sunt deja uşor
de definit, stabilizate după fluctuaţiile din primele luni de activitate.

3. 5. Concluzii

Schemele prezentate mai sus nu trebuie înţelese ca limitative, ci doar orientative. Mai
trebuie să ţinem cont de faptul că posturile au grade diferite de complexitate şi, în strânsă
dependenţă de aceasta, grade diferite de unicitate. De regulă, posturile simple, „de execuţie”,
(care presupun o pregătire profesională de nivel gimnazial sau mediu şi care nu au putere de
conducere şi decizie) sunt mai puţin complexe şi relativ de asemănătoare. În schimb posturile
complexe, cele de decizie, conducere şi concepţie, presupun o pregătire profesională
superioară şi diferă mult de la o firmă la altă. De exemplu, un post de portar poate avea
aceleaşi atribuţii şi responsabilităţi la o firmă de producţie (fibre sintetice) şi la o firmă de
creaţie publicitară. În schimb, un director de marketing de la o firmă de producţie în mod cert
va avea atribuţii şi responsabilităţi diferite de omologul lui de la firma de creaţie publicitară.
Datorită acestui caracter, dacă pentru posturile simple se recomandă analiza după
proceduri prezentate mai sus a mai multor posturi similare şi sinteza acestor descrieri în fişe
de descriere a postului şi fişe ale exigenţelor postului integratoare, pentru funcţiile complexe
acest lucru nu mai este nici posibil (datorită absenţei unor posturi similare în aceeaşi firmă şi
diferenţelor destul de mari dintre diferite firme) şi nici recomandabil.
Vom reveni cu descrierea altor proceduri de identificare a exigenţelor psihologice
corespunzătoare un posturi complexe în prelegerea 4 („Procesul de selecţie profesională”).

ACTIVITATE PRACTICĂ

Utilizând fişa de descriere a postului de pe pagina următoare, realizaţi o procedură de


analiză a unui post multiplu. Pentru aceasta identificaţi un post pentru care aveţi acces la
cel puţin 10 persoane care îndeplinesc exact aceleaşi sarcini (ţesătoare, telefoniste, agenţi
de vânzări, casieri magazin etc.), aplicaţi chestionarul asistând persoana intervievată şi
sintetizaţi răspunsurile obţinute într-o descriere a postului de maximum o pagină.

ÎNTREBĂRI

1. Care sunt principalele etape ale procedurii de “analiză a succesiunilor logice de muncă”?
2. Care sunt principalele etape ale procedurii “analizei sistematice a postului /funcţiei”?
3. Care sunt persoanele care trebuie să completeze chestionarul de evaluare a postului?
4. Ce este o “Fişă de descriere a postului”? Ce este o “Fişă de descriere a exigenţelor
postului”?
5. dr.
prof. CumTicu se poate realiza
CONSTANTIN „Descrierea prospectivă” a postului /funcţiei?
tconst@uaic.ro
http://personal.evaluare-psihologica.ro
42
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

2. 5. Caseta metodologică

Chestionar de descriere a postului /funcţiei


Ocupantul postului

A. Identificarea postului /funcţiei

1. Titlul postului __________________________ 3. Serviciul /biroul

2. Alte denumiri ale postului _________________ 4. Titlul şefului direct

B. Sarcinile postului /funcţiei


Descrieţi pe scurt obiectivul postului, principalele sarcini (activităţi principale) şi maniera de execuţie a acestora.

Obiectivul /scopul postului __________________________________________________________________________


(Care este raţiunea lui de a fi, __________________________________________________________________________
pentru rezolvarea căror probleme __________________________________________________________________________
a fost creat?)

Sarcinile principale (activităţi principale) şi modul de realizare a lor:

Sarcini Mod de realizare /execuţie

______________________________________________________
1. ______________________________________________________

______________________________________________________
______________________________________________________
2.

______________________________________________________
3. ______________________________________________________

______________________________________________________
4. ______________________________________________________

______________________________________________________
5. ______________________________________________________

6. ______________________________________________________
______________________________________________________

C. Timpul de execuţie a sarcinilor postului /funcţiei

Enumeraţi principalele sarcini şi intervalul de timp pe care trebuie să îl consacraţi acestora.


a) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
b) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
c) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
d) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
e) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
f) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi

Alte precizări:

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
43
PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza şi proiectarea postului
An III Psihologie

1. Cum este măsurat randamentul în muncă, eficienţa activităţii postului /funcţiei ? Care sunt efectele vizibile prin
care se poate deduce că sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?____________________________________________

2. Care este calificarea cerută pentru a asigura un bun randament în această sarcină ?
nivelul de studii : ________________________ specializarea _______________________________________
alte calificări /diplome /atestări necesare:

2. Care sunt responsabilităţile specifice acestui post şi care este importanţa lor ?
Descrieţi în termeni de responsabilităţi care pot atrage sancţiuni de retrogradare, sancţiuni materiale, financiare sau juridice
dacă nu sunt îndeplinite (…a răspunde de realizarea /buna execuţie a anumitor activităţi …de supravegherea…etc.).
RASPUNDE DE …

E. Exigenţele postului

1. Ce abilităţi practice /competenţe profesionale sunt necesare pentru


postul /funcţia descrisă ? 2. Care sunt însuşirile psihologice necesare
a) Alegeţi 7 abilităţi din lista de mai jos (marcaţi un „x” în pătratul din faţa lor) pentru postul /funcţia descrisă ?
b) Faceţi o ierarhie cu cele 7 abilităţi alese în prima etapă. Pe liniuţa din faţa a) Alegeţi 7 caracteristici din lista de mai jos
fiecărei din cele 7 abilităţi alese (__ ), notaţi cu 1 pe cea mai importantă, cu 2 pe (marcaţi un „x” în pătratul din faţa lor)
cea aflată pe locul doi ca importanţă, …cu 7 cea aflată pe locul 7 ca importanţă. b) Faceţi o ierarhie (după acelaşi model).
 ___îndrăzneţ  ___provocator
 ___altruist  ___operativ
 ___a reacţiona cu promptitudine  ___ a fi întotdeauna punctual
 ___ambiţios  ___obiectiv
 ___a se adapta rapid la noi situaţii  ___ a fi non-conflictual, pacifist
 ___atrăgător  ___cooperant
 ___a rezista la efort susţinut  ___a fi loial faţă şefi
 ___autoritar  ___cu imaginaţie
 ___a rezista la presiuni /stres psihologic  ___a avea respect faţă de petent /public
 ___calm  ___cu iniţiativă
 ___ confidenţialitate
 ___energic  ___respectuos
 ___a avea tact in abordarea problemelor
 ___a avea o prezenţă agreabilă  ___a selecta rapid şi eficient informaţiile
 ___entuziast  ___comunicativ
 ___a dovedi spirit de observaţie  ___a memora rapid şi durabil
 ___flexibil  ___constant
 ___a avea simţ practic  ___a analiza rapid informaţiilor
 ___încăpăţânat  ___prudent
 ___a avea rapiditate în luarea deciziilor  ___a avea capacitate de sinteză
 ___inteligent  ___adaptabil
 ___a nu lua decizii pripite  ___a manifesta flexibilitate în gândire
 ___implicat  ___deschis spre dialog
 ___a avea prezenţă de spirit  ___a avea raţionament logic, matematic
 ___rezervat  ___metodic
 ___a fi pasionat de ceea ce face  ___a dovedi creativitate, ingeniozitate
 ___ pasionat  ___diplomat
 ___a identifica rapid probleme
 ___detaşat  ___hotărât
 ___a-şi organiza eficient activitatea  ___a găsi rapid soluţii eficiente
 ___abil  ___disciplinat
 ___a avea abilităţi de conducere (şef)  ___de nădejde  ___perseverent
 ___a se face bine înţeles (comunicare)  ___cunoaşterea unei limbi străine  ___cinstit  ___simţul umorului
 ___abilităţi de relaţionare cu ceilalţi  ___cunoaşterea la zi a legislaţiei  ___optimist  ___spontan
 ___a fi mereu amabil, calm  ___compet. în interpretarea legislaţiei  ___prietenos  ___sigur pe sine
 ___a avea abilităţi de negociere, de  ___competenţe pentru desen, grafică  ___psihic puternic  ___independent
a obţine cu vorba bună ceea ce doreşte  ___competenţe în estetică, design  ___cu imaginaţie  ___plăcut
 ___capacitate de a argumenta /convinge  ___apt. de a redacta rapoarte de sinteză  ___sentimental  ___eficace
 ___ competenţe de a lucra în echipă  ___abilităţi lucru pe computer  Copyright  dr.
___sincer © 2008 conf. Ticu Constantin
___original, deosebit
tconst@uaic.ro
 ___capacitatea de a lucra singur  ___abilităţi de a utiliza fax, copiator,  ___cu intuiţie  ___exigent
 ___ a putea urmări şi controla eficient e-mail, Internet  ___răbdător  ___adaptabil
mai multe probleme simultan ___ altceva ? (numiţi alte competenţe)___  ___integru, demn  ___perspicace
 ___a înţelege punctului de vedere  ________________________________  ___tolerant  __temperat /echilibrat
al celuilalt  ________________________________  ___meticulos  ___supus
 ___competitiv  ___rafinat
F. Alte completări /comentarii.  ___logic /raţional  ___receptiv (atent)
Există alte elemente ale acestui post care merită a fi precizate ?  ___popular  ___ _____________?
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Data completării chestionarului: Semnătura:

prof. dr. Ticu CONSTANTIN tconst@uaic.ro


http://personal.evaluare-psihologica.ro
44