ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCESO CÓDIGO ASPD04

GESTIÓN

PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VERSIÓN 5

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/2014 14/07/2014 21/08/2014
Revisar a intervalos planificados el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante la
identificación, compilación de información de entrada, aplicación de metodologías y/o técnicas para el análisis, medición y
OBJETIVO
seguimiento establecidos por la Entidad, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia y mejoramiento continuo del
Sistema.
Inicia con la compilación de la información de entrada y la elaboración y revisión del informe previo, continúa con la reunión para
ALCANCE la revisión por la dirección y finaliza con la definición, incorporación y seguimiento de acciones de mejoramiento definidas en la
reunión.
AMBITO DE
Este procedimiento aplica para todos los procesos y subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan el más alto nivel de la organización.
Conformidad: cumplimiento de un requisito.
Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión con el fin de alcanzar los
objetivos establecidos.
Revisión del Sistema: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad de la implementación e
implantación del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
En el artículo 6 se definen las funciones de las Superintendencia Nacional de
Salud y en el artículo 7 se establecen las funciones que deberá cumplir el
Decreto 2462 de 2013 "por medio del cual se modifica la estructura Superintendente Nacional de Salud.
de la Superintendencia Nacional de Salud.”
En el numeral 1 del artículo 9° se establece como función de la Oficina Asesora
de Planeación “dirigir, administrar y promover el desarrollo, implementación y

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sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la

Superintendencia.”
Se adopta el Sistema Integrado de Gestión entendido como el conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos
orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, el cual
se encuentra conformado por siete (7) subsistemas: S. de Gestión de la Calidad,
S. de Gestión Ambiental, S. de Seguridad y Salud en el Trabajo, S. de Seguridad
de la Información, S. de Control Interno, S. de Responsabilidad Social y S. de
Gestión Documental (introducido por el artículo 1° de la Resolución 2116 de
2014).
Resolución 678 de 2014 “por la cual se adopta el Sistema Integrado
En el artículo 6° se estableció que “el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación,
de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan
actuará como representante de la alta dirección de la Superintendencia Nacional
otras disposiciones.”
de Salud para la implementación, desarrollo y sostenibilidad del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad.”

En este sentido, el artículo 7° definió como una de las funciones de este rol la
presentación de “informes al Superintendente Nacional de Salud de los avances
del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.”

Adicionalmente, en el artículo 8° se relacionan los Líderes Operativos de cada

Subsistema. Este artículo fue modificado por la Resolución 2116 de 2014.
ARTÍCULO 2.2.22.1.1. Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión, creado en
el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo
Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto
Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función
organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto
Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido
es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución
en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”
de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los
derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La revisión por la Dirección se deberá realizar por lo menos una vez al año.
2. Cada líder de Subsistema será encargado de entregar a la Oficina Asesora de Planeación, la información de entrada para la revisión por la
dirección, según lo requerido por cada uno de los estándares normativos y/o voluntarios que enmarcan cada uno de los Subsistemas para su
respectiva consolidación.
3. Los responsables de la implementación y desarrollo de las acciones de mejora definidas en la revisión por la Alta Dirección serán los líderes de
los procesos involucrados, es decir, los Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Jefes de Oficina Asesora y Secretario General, de acuerdo
a lo definido en la caracterización de cada proceso. La evaluación de las acciones de mejora definidas por la Alta Dirección será competencia de
la Oficina de Control Interno.
4. Las oportunidades de mejora y salidas resultantes de la Revisión por la Dirección deberán ser tenidas en cuenta para la formulación del Despliegue
de Objetivos y Plan Gerencial Código FPFT03 de la siguiente vigencia

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
1 Secretaria
General (Grupo
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, de Talento
mediante correo electrónico, solicita a los líderes Humano, Grupo
Solicitar la Jefe Oficina
de cada subsistema la información de entrada, Oficina Asesora de Recursos Correo
información de Asesora de
teniendo en cuenta los estándares normativos de Planeación Físicos) electrónico
entrada Planeación
y/o voluntarios que enmarcan cada uno de los
Subsistemas Oficina de
Tecnologías de
la Información
Recibir y Compilar A partir de la información allegada por cada uno Jefe de Secretaria
Correo
la información de de los Líderes Operativos, el profesional de la Oficina Asesora Oficina General (Grupo
2 electrónico
entrada para la Oficina Asesora de Planeación consolida la de Planeación Asesora de Talento
presentación de la información de entrada de los diferentes Humano, Grupo
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
revisión por la Subsistemas, para la revisión por la Dirección, Profesionales de Recursos Presentació
dirección teniendo en cuenta los requisitos de cada uno de Físicos) n COFL01
los estándares normativos y voluntarios que
enmarcan cada Subsistema y de acuerdo a las Oficina de
instrucciones del Jefe de la Oficina Asesora de Tecnologías de
Planeación. la Información

Una vez consolidada, el profesional de la Oficina

Asesora de Planeación remite la presentación,
mediante correo electrónico, al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación para su aprobación. En
caso que se requieran ajustes, se remite de
nuevo al profesional para que se efectúen.
Los líderes de cada subsistema del Sistema Superintende
Despacho del
Integrado de Gestión presentan las entradas nte Nacional
Superintendente
para la revisión por la dirección como información de Salud
Nacional de Salud
documentada consolidada por la Oficina Asesora
de Planeación, según lo dispuesto en las normas Jefe de Lista de
Oficina Asesora
que regulan cada Subsistema. El Oficina Asistencia
de Planeación
Realizar reunión de Superintendente Nacional de Salud y los líderes Asesora ASFT04
Revisión por la de los subsistemas analizan cada uno de los
3. Oficina de
Dirección. ítems presentados, identificando las salidas de la Jefe de
Tecnologías de la
revisión por la dirección. Oficina
Información
Las decisiones tomadas deben quedar Secretario
Secretaría
plasmadas como información documentada para General
General
ser socializada a las partes interesadas Profesional

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Oficina Asesora
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de Planeación Jefe Oficina
divulga la los resultados de la Revisión por la de
Dirección mediante memorando al Oficina de Tecnologías
Superintendente Nacional de Salud, a los líderes Tecnologías de la de la
de los procesos y de los subsistemas del Sistema Información Información
Divulgar los
Integrado de Gestión, para que estos a su vez Memorando,
resultados de la
4. lideren y coordinen las respectivas acciones de Secretaría Secretaria ASFL01
Revisión por la
socialización con cada una de sus partes General General
Dirección.
interesadas.
Grupo de Talento Coordinador
Se remitirán los resultados de la Revisión por la humano de Talento
Dirección mediante memorando a la Oficina de Humano
Control Interno. Grupo de Coordinador
Recursos Físicos de Recursos
Físicos

Profesional
Realizar El seguimiento se realizará de acuerdo con las Jefe de
seguimiento a la salidas establecidas en la información Oficina de
Dependencias
ejecución de documentada que consolida los resultados de la Oficina de Control Control
5. con compromiso
acciones y Revisión por la Dirección, evaluando la ejecución Interno Interno
actividades de las acciones propuestas por los líderes de los
definidas en la subsistemas. Profesional

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ID ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
reunión de revisión
por la dirección.
Previa verificación de la implementación de las
acciones consignadas en la Revisión por la
Dirección, se elabora el informe de seguimiento
Jefe Oficina
Comunicar el y evaluación, el cual será comunicado al Informe de
de Control
informe de Superintendente Nacional de Salud y a los Oficina de Control seguimiento
6. Interno
seguimiento y líderes operativos de los subsistemas mediante Interno Código
evaluación. memorando interno radicado en el sistema de COFL02
Profesional
información documental institucional, surtida la
respectiva revisión y aprobación por parte del
Jefe de la Oficina de Control interno.

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
Superintendente
Cada vez que se
Se realiza la reunión y se presenta la Nacional de Salud
realice la reunión de Lista de
Realizar reunión de Revisión por la información de entrada, la cual es
3. Revisión por la Asistencia
Dirección. analizada por el Superintendente Líderes de
Dirección y mínimo ASFT04
Nacional de Salud y los líderes de los Subsistema
una vez al año
Subsistemas.

ANALISIS DEL TIEMPO

El tiempo estimado para la consolidación y análisis de la información dependerá de la complejidad de la misma.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014
 Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015
 Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015
 Norma Técnica Colombiana ISO/IEC 27001: 2013
 Norma Técnica Colombiana ISO 45001: 2015
 Norma Técnica Colombiana ISO 19011:2018

CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
RESPONSABLE DE LA
CAMBIARON EN EL DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS CAMBIO VERSIÓN
SOLICITUD DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 5 de la Resolución 1622 de
2014 se adoptan los procedimientos del Proceso
Adopción del documento Administración del Sistema Integrado de Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
Gestión, que fueron aprobados mediante Acta Planeación
No. 001 de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la
Jefe Oficina Asesora de
Adopción del documento resolución 1622 de 2014 y se adoptó el Manual
Planeación 19/12/2014 1
de Procesos y Procedimientos.
Se incluye la política de operación número 2. En
las actividades 1 y 3, se articulan los elementos
de entrada y de salida, respectivamente, según
los numerales 9.3 de la NTC ISO 14001, 4.6 de Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 02/11/2016 2
la OHSAS 18001 y 7.2 de la ISO/IEC 27001. En Planeación
Documentos de referencia se incluye la NTC ISO
14001, NTC ISO/IEC 27001, NTC OHSAS
18001, cambios solicitados ante requerimiento

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NURC: 3-2016-020204 y aprobados mediante

NURC: 3-2016-020280
Mediante memorando 3-2017-008817 se
solicitaron ajustes de redacción a lo largo del
documento, inclusión de normas y sus
respectivas directrices de cumplimiento,
Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento modificación de políticas de operación. 07/06/2017 3
Planeación
Se aprueban los ajustes mediante memorando
NURC:3-2017-008895

Mediante memorando NURC:3-2017-014045 se

solicita crear la política de operación N° 5 y ajuste
de la actividad N° 5 incluyendo como
responsables de socializar los resultados de la
revisión por la dirección a los líderes de los Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 19/09/2017 4
subsistemas a cada una de las partes Planeación
interesadas.

Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:

3-2017-014351
Mediante memorando NURC3-2018-020631 se
solicita la modificación de políticas, actividades
puntos de control y documentos de referencia Jefe Oficina Asesora de
Ajuste del documento 11/12/2018 5
Planeación
Se aprueba ajuste mediante memorando NURC:
3-2018-020897

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