PRO-001-000

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

31/01/2014
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Título Documentos de referencia

CONTROL DE DOCUMENTOS Y RESGISTROS LEY 29783, D.S. 005-2012-TR, RM. 148-2012-TR , OHSAS 18001:2007
Unidad Sugerente Elaborado por: Revisado por: Aprobación
MOLICLEAN Italo César Porras Salazar Gerente General Comité de Seguridad y Salud

E.P.P. HERRAMIENTAS
No aplicable No aplicable

Descripción: Usuarios:
Describir el procedimiento para la elaboración y control de documentos y
MOLICLEAN SAC
registros.

OBJETIVOS ALCANCE

Dar a conocer los lineamientos que aplicará MOLICLEAN SAC en el Todos los documentos y registros internos y externos que forman parte
control documentario y registros. el Sistema de administración en Seguridad y Salud Ocupacional.

NORMATIVIDAD

Ley N° 29783: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo

D.S. 005-2012-TR: Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
OHSAS 18001: 2007
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DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

REQUISITO LEGAL: Exigencia concreta que se desprende de las legislaciones nacionales e internacionales, regional y local o de las comunicaciones directas de
la organización.
ACTA: Documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunion de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como
las reuniones de un Comité.
COPIA NO CONTROLADA: Copia de documentos que se entregan a entidades externas y que no es necesario recoger ni cambiar en caso de actualización.
COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometido a los controles que se describen en este procedimiento, con el fin de asegurar al poseedor del
documento que cuente con la última versión de este.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
DOCUMENTO INTERNO: Documento diseñado para el Sistema de Gestión. Procedimiento, guía , instructivo , entre otros.
DOCUMENTO ESPECÍFICO: Documento de aplicación particular en un proceso.
DOCUMENTO OBLIGATORIO: Documento requerido de obligado cumplimiento y ejecución.
DOCUMENTO TRANSVERSAL: Documento de aplicación en varios de los procesos.
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ya no se utiliza, debido a que existe una actuación del mismo.
FORMATO: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.
GUIA: Documento que establece observaciones y lineamientos a seguir para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
INSTRUCTIVO: Descripción detallada sobre cómo efectuar las actividades y procesos de manera coherente.
MANUAL: Es un compendio de información fácilmente accesible utilizado de guía de referencia como conocimiento básico en asuntos específicos.
PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
PROCESO: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados.
PROGRAMA: Documento que establece el conjunto de actividades para asegurar el cumplimiento de los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
REVISIÓN: Es la actividad de evaluación del contenido y aplicación de un documento.
APROBACIÓN: Actividad que manifiesta la aceptación y conformidad con un documento.
VIGENCIA: Se consideran documentos vigentes sólo aquellos que se encuentran.
REGISTROS: Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la evidencia objetiva del trabajo realizado.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Documento que indica y/o describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y
registros. que integran el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, así mismo indica el nivel de revisión de cada uno de ellos a fin de garantizar
siempre el uso de la última versión.
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CONSIDERACIONES

Se recomienda no utilizar copias impresas de los documentos, excepto en casos estrictamente necesarios. A partir del momento en que es socializada la
actualización de un documento, en caso de tener copias impresas, el funcionario usuario del mismo deberá eliminar todas las copias de versiones anteriores con
el fin de evitar la utilización involuntaria de documentos obsoletos. Cuando el proceso requiera mantener versiones anteriores del documento, en medio digital,
debe archivarlas en una carpeta denominada “Documentos Obsoletos”. ·
El Jefe es responsable de definir cuáles de los puestos de trabajo bajo su cargo no tienen acceso a Intranet, y para éstos facilitar y mantener la documentación
impresa vigente.

N° RESPONSABLE DESCRIPCION REGISTRO O

PRODUCTO
Estructura documental

Manual de Seguridad y
Salud Ocupacional

Procedimientos

Instrucciones de Trabajo

Formatos y Registros
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Nivel 1. Manual de SSO, que describe nuestro Sistema de Gestión en Seguridad y

Salud Ocupacional, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del
personal responsable, los procedimientos y/o referencias de todas las actividades
que conforman el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, así como
nuestra Política y objetivos de calidad.
Nivel 2. Procedimientos, necesarios para una eficaz planificación, operación y control
de nuestros procesos.
Nivel 3 - Instrucciones de trabajo.
Nivel 4. Formatos y Registros, requeridos por la norma y los necesarios para
demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz de nuestro SGSSO

N° RESPONSABLE DESCRIPCION REGISTRO O

PRODUCTO
Control de Documentos

01 Elaboración de documentos:
Todos los documentos correspondientes al SGSST, son identificados y elaborados por los responsables de
departamento describiendo acciones y actividades reales y no ideales de acuerdo con los requisitos establecidos
en el apartado 02 de este procedimiento, para luego ser revisado, aprobado, codificado y distribuido. El proceso
para crear o modificar un documento del SGSST de MOLICLEAN , se describe en el siguiente flujograma:
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Inicio

Necesidad de crear o 01
modificar un documento.

Elaborar o modificar 02
el documento

03
Revisar el
documento
04
NO
Se Codificar documento
autoriza?
SI

05
Aprobar documento

Codificar documento 06
08
07
Actualizar listado Publicar y distribuir
matriz de documento
documentos
09
Archivar
Fin Fin
documento
anterior
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N° RESPONSABLE DESCRIPCION REGISTRO

O
PRODUCTO
02 Presentación de Documentos:

Encabezado: Las Páginas de los documento y procedimientos deben contener un encabezado para la
identificación del documento, de la siguiente manera:

1 4
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Código:XX-YY-NN
2
TRABAJO
2. Fecha: DD/MM/AA
1. 5
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3 Página: H de Q
6

1. Logotipo y nombre de la empresa

2. Sistema de Gestión
3. Nombre del documento
4. Código del documento según la siguiente nomenclatura:

XX-Corresponde al tipo de documento

Tipo de documento Código XX
Procedimiento PR
Instrucción de trabajo IT
Formato FR
Documento DC
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N° RESPONSAB REGISTRO
LE O
PRODUCTO
PROCEDIMIENTO

YY- corresponde a un número consecutivo de tres (3) dígitos desde 001 a 999.
NN- Revisión indica la cantidad de modificaciones a las que se ha sometido el documento, se inicia en 01.

5. Fecha en la se emite la última revisión según la siguiente nomenclatura:

DD: Corresponde al día.
MM: Corresponde al número del mes.
AAAA: Corresponde a los cuatro (4) dígitos del año.

6. Consecutivo de pagina según la siguiente nomenclatura:

H – Corresponde a la página actual del documento.
Q – Corresponde al total de páginas del documento.
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REGISTRO
N° RESPONSAB DESCRIPCION O
LE PRODUCT
O

Estructura: Los documentos del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo deben tener la siguiente
estructura:

Contenido Procedimientos Instrucciones

Título x X
Responsables X X
Documentos de referencias X X
E.P.P X X
Herramientas X X
Descripción X X
Usuarios X X
Objetivo X X
Alcance X X
Normativa X X
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Definiciones y abreviaturas X X
Consideraciones X X
Contenido X X
Flujograma X X
Documentos de referencia X X
Registros X X
Glosario X X
Anexos X x
La estructura del documento varía dependiendo de su contenido, pero es recomendable usar Arial y Calibri en un
tamaño que no exceda de 15 ni esté por debajo de 8.

DESCRIPCION
RESPONSAB
N° LE REGISTRO
O
PRODUCT
O
- Gerente Aprobación de Documentos FR—001
03 - Supervisor Todo documento correspondiente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupaciónal debe ser revisado y Listado
de Seguridad posteriormente el aprobado por el Gerente General. Después de ser aprobado el documento, el Responsable del Maestro de
y Salud Documentos
ocupacional equipo en cargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo e incluirlo en el Listado Maestro y se
imprime las copias necesarias para su distribución.

04 Responsable Distribución de Documentos:

del SGSST Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas implicadas en el proceso para su divulgación y
cumplimiento. Existe una copia impresa de todos los documentos del SGSST, el cual se encuentra archivado y a
disposición de todo el personal de la organización que la requiera. Se cuenta con un respaldo digital de toda la
documentación del SGSST.
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Responsable Modificación de Documentos: FR—001

05 del SGSST. Cuando se necesite efectuar cambios en algún documento del SGSST se aplican las siguientes consideraciones: Solicitud de
Usuarios 1. Solicitud escrita por parte de la persona o personas que intervienen en el proceso exponiendo las razones creación,
modificación
por las cuales el documento debe ser modificado ante el responsable del SGSST quien estima la o anulación
conveniencia de la modificación. de
2. Se considera si es necesario la modificación, se procede a crear la nueva versión del documento documentos
sometiéndose al mismo proceso de elaboración, revisión y aprobación que el documento original.
3. Se actualiza el Listado Maestro de Documentos indicando la nueva versión.
4. Se realiza la divulgación de la modificación a los que intervienen en el proceso, luego se deja fuera de
circulación el documento anterior (original y copias) y se reemplaza por el documento modificado.

Responsable Etapa/Actividad Registro o

N° Producto
6 Responsable Documentos Anulados
del SGSST Cuando deje de existir la necesidad del uso de este documento, éste podrá ser anulado del Sistema de Gestión. El
manejo de los documentos “anulados” es igual al de los “obsoletos” tal como se describe en el apartado 7 de este
documento.
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7 Responsable Documentos Obsoletos:

del SGSST El responsable del SGSST, en el momento de distribuir una nueva edición, se encargará de retirar y distribuir las
copias obsoletas identificándolas como tal para prevenir posibles errores y prevenir su uso no intencionado. Así
mismo, se guardará a modo de historial el original del documento obsoleto identificándolo con el sello respectivo.

Los documentos obsoletos son archivados con la identificación de “Copia Obsoleta”.

CONTROL DE REGISTROS
01 Responsable Elaboración de Registros: FR-002
del SGSST
Listado
Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se identifican, maestro de
elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo con lo previsto por el procedimiento de control de Registros
documentos. Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestión de MOLICLEAN , cuenta con:
1. Logotipo de la Empresa
2. Titulo del Registro
3. Código del Registro
4. Fecha de tramite del registro
5. Firma de quién lo elabora
Los registros son emitidos por la persona que realiza la actividad objeto de registro, quien responde por la
legibilidad y preservación, así como por mantener la actualización de su información. Los registros deben ser
claros y estar siempre disponibles para su presentación cuando sea requerido.
N° Responsable
Etapa/ Actividad Registro o
Producto
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Todos los registros que forman parte de los procesos del SGSST de MOLICLEAN, se encuentran relacionados en el
Formato “Listado Maestro de Registros”.
Puesto que los registros son un tipo de documento de características especiales dado que no se pueden modificar,
se clasifican principalmente como:
1. Correspondencia de entrada y salida (Incluye faxes y correos electrónicos)
2. Notas Internas
3. Actas de Reunión
4. Formatos diligenciados
5. Formularios
6. Informes
7. Bases de Datos
8. Planos
9. Fotografías
02 Responsable Archivo de Registros:
del SGSST Los diferentes registros que resulten de las actividades son archivados por los responsables designados.
La responsabilidad de archivar los registros implica el mantenimiento y cuidado de los archivos, por lo tanto, cada
proceso le corresponde registros asociados los cuales son almacenados en una carpeta asignada para ello,
debidamente identificado. Cada responsable del registro de los archivos tiene que establecer condiciones que
minimicen el riesgo de pérdida o deterioro de los registros por accidentes, condiciones ambientales, entre otros.
Cualquier archivo, ya sea en papel o magnético, lleva externamente una indicación relativa al tipo de registro que
contiene.

N° RESPONSABL
E DESCRIPCIÓN
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REGISTRO
O
PRODUCTO

03 Responsable Generalidades Aplicables a los registros:

del SGSST - Legibilidad: Los formatos podrán ser llenados a mano o en computadora y deben contener la información
de manera clara y de fácil comprensión y lectura, sin tachaduras.

- Tiempo de retención: Para todos los registros el tiempo de retención será de 2 años, salvo los registros
relacionados con ordenes de trabajo que serán conservados hasta finalizado el trabajo, y los que
corresponden a la competencia del personal los cuales serán conservados mientras el trabajador se
encuentre presentando servicios a la empresa.

- Disposición Final: Una vez culminado el tiempo de retención de los registros, el responsable de su
resguardo podrá destruirlos o resguardarlos en medio físico o digital debidamente identificado.

Anexos

Listado Maestro de Documentos y registros

Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos
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LISTA MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

NOMBRE DEL ARCHIVO CODIFICACION

FORMATOS

1 REGISTRO DE AUDITORIA FR-001-000

2 MODELO DE CARTA DEL EMPLEADOR FR-002-000
3 CARTA DE PRESENTACION DE CANDIDATURA FR-003-000
4 LISTA DE CANDIDATOS INSCRITOS FR-004-000
5 LISTA DE CANDIDATOS INSCRITOS APTOS FR-005-000
6 ACTA DE CONCLUSION DEL PROCESO DE VOTACION FR-006-000
7 ACTA DE PROCESO DE ELECCIÓN FR-007-000
8 ACTA DE INSTALACION DE COMITÉ FR-008-000
9 AGENDA DE REUNIONES DE COMITÉ FR-009-000
10 ACTA DE REUNION DE COMITÉ FR-010-000
11 DECLARACION DE ACCIDENTE/INCIDENTE DE TRABAJO FR-011-000
12 FORMULARIO DE INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO FR-012-000
13 REGISTRO DE INSIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO FR-013-000
14 REGISTRO DE INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y SIMULACROS DE EMERGENCIA FR-014-000
15 FORMATO DE AUDITORIA FR-015-000
16 REGISTRO DE INCIDENTES PELIGROSOS E INCIDENTES FR-016-000
17 FORMATO DE MATRIZ DE IPERC FR-017-000
18 LISTA DE VERIFICACION DE LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL FR-018-000
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TRABAJO
19 FORMATO DE ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS FR-019-000

PROCEMIENTOS DE GESTION

1 PROCEDIMIENTO IPERC PR-001-000

2 PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES PR-002-000
3 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE EPPS PR-003-000
4 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PR-004-000
5 PROCEDIMIENTO DE FORMACION DE COMITES PR-005-000
6 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS PR-006-000
7 PROCEDIMIENTO DE CONTROL OPERACIONAL DE ACTIVIDADES RELACIONADAS A LOS PELIGROS PR-007-000
8 PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACION DE ACCIDENTES E INCIDENTES PR-008-000
9 PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN DE COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PR-009-000
10 PROCEDIMIENTO DE SIMULACRO DE EVACUACIÓN PR-010-000
11 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PR-011-000
12 PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA A LA SALUD PR-012-000
13 PROCEDIMIENTO DE CLIENTES SUB CONTRATOS Y PROVEEDORES PR-013-000
14 PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES INTERNAS PR-014-000
15 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDAD PR-015-000
16 PROCEDIMIENTO DE ELECCION DEL COMITÉ DE SST PR-016-000
17 PROCEDIMIENTO DE ESTADÍSTICAS DE SST PR-017-000

DOCUMENTOS

1 POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PO-01

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2 DIAGNOSTICO DE LINEA DE BASE DI-01

3 PLAN Y PROGRAMA ANUAL DE SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PP-01
4 PLAN DE EMERGENCIA PE-01
5 REGLAMENTO INTERNO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RTISST-01
6 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CD-01
7 OBJETIVO DEL SISTEMA OS-01
8 MAPA DE PROCESOS MP-01
INSTRUCTIVOS
1 INSTRUCTIVO DE HIGIENE Y PRESENTACION PERSONAL INS-01
2 INSTRUCTIVO DE TRAPEADO INS-02
3 INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA DE VENTANAS INS-03
4 INSTRUCTIVO DE ENCERADO INS-04
5 INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA DE BAÑOS INS-05
6 INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA DE MUEBLES INS-06