Comunicare internă.

Construiește armonie în echipă

și punți de legătură cu managementul

Lecția 1 din 8

E o prostie sau un lucru util? De ce ai nevoie de un plan de

comunicare internă?

Să vorbești pare a fi cel mai simplu lucru din lume. Oricine poate să o facă. Și asta e una
dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă astăzi echipele de oameni.
Pe vremuri, vocea oamenilor era auzită rar și doar în cercuri restrânse. Îți programai, de
regulă, o slujbă ca pe o potențială activitate din care poți ieși la pensie, iar dacă te supăra
cineva, o spuneai unui grup relativ restrâns de oameni.

Apoi, odată cu schimbările dramatice de pe piața muncii din ultimii ani, puțini oameni își
mai proiectează o slujbă ca pe locul de unde se văd ieșind la pensie. Iar supărările, ei bine,
atunci când sunt spuse în social media, sunt auzite de un cerc extrem de larg de oameni,
cu efecte majore pentru comunitatea în privința căreia sunt spuse.

Așa cum v-am obișnuit deja, cursurile pe care le scriu nu sunt o reluare teoretică a unor
concepte pe care le-aș fi învățat undeva, la o facultate ori un curs intensiv. Nu. Ele sunt
expresia experiențelor prin care am trecut în anii în care am organizat afaceri, ani în care
am lucrat cu sute de oameni și am intrat în legătură cu multe milioane de cititori prin
intermediul avocatnet.ro. Și, dacă e să fi învățat ceva în toți acești ani, atunci am învățat
cum să comunic. Nu puține au fost situațiile în care o comunicare bună m-a salvat din
momente neplăcute. Și invers, nu puține au fost situațiile în care am înțeles că, dacă aș fi
comunicat mai bine, probabil că aș fi reușit să preîntâmpin probleme ori să le diminuez
efectele. Dar, despre toate astea, îți voi povesti pe parcursul acestui curs.

Până atunci, să îți arăt de ce ai nevoie să comunici, pentru binele organizației tale, al
familiei tale și al persoanei tale. Nu contează ce poziție ai în organizația din care faci parte
și nici care e modul în care se raportează ceilalți oameni la tine. Dacă urmezi niște reguli
minimale de comunicare, ai putea ajunge, în timp, să schimbi atât poziția ta din organizație,
cât și modul cum te privesc oamenii din jur.

→ Primul lucru pe care l-am descoperit eu e că, prin comunicare, poți crea într-o
companie o cultură specială, a transparenței și încrederii reciproce. Noi nu ascundem
situații financiare în companie, definim ținte palpabile pe care oamenii le pot înțelege și
urmări ușor etc. Nu există birouri speciale pentru manageri, dar există săli în care poți
merge oricând, oricine ai fi, dacă vrei să dai telefon cuiva și vrei să ai intimitate.
Comunicarea internă devine, astfel, un flux continuu, în care oamenii interacționează pe
măsură ce apar probleme și le rezolvă ușor, integrându-le în programul lor obișnuit de
lucru.

Ai putea spune că o astfel de abordare e posibilă doar în companii mici, cu puțini oameni.
Eu cred că, dimpotrivă, e o abordare utilă în orice formă de companie, indiferent de
mărimea ei. De multe ori, șeful se izolează într-un birou nu pentru că ar avea nevoie tot
timpul de intimitate, ci pentru că își urmărește orgoliul, care îi spune că ar fi util să se
distanțeze de ceilalți oameni, doar e special. Și cred că, la nivel de comunicare, asta e o
greșeală. Poate că oamenii cred în Dumnezeu sau alți zei, dar nu vor crede niciodată într-
un șef. Pe șef, trebuie să îl respecte. Și diferența dintre un șef respectat și un șef căruia
oamenii doar i se supun e dată tocmai de comunicare.

→ Al doilea lucru care accentuează puterea comunicării ține de flow. Ce e flow-ul? E

starea aceea în care lucrurile bune și rele curg spre echipă, într-un mix constant, iar
echipa învață să le facă față fără să se gândească prea mult că sunt lucruri rele sau bune.
Atunci când într-o echipă există o comunicare sănătoasă, când oamenii sunt concentrați pe
mers înainte și nu pe eschiva, stins focuri interne și bârfă, echipa intră în acest flow. Și,
asemeni unei bărci care coboară pe un rău, echipa învață doar să țină barca departe de
maluri, fără să se opună vreodată forței răului. Eu cred că viața unei companii, ca și viața
unui om, e construită în jurul acestei idei, de folosire a situațiilor bune sau rele în care ne
aflăm pentru a merge mai departe, sper scopurile pe care ni le-am stabilit. E singurul scop
primar al vieții noastre.

→ Apoi, prin comunicare oamenii pot primi acel ceva care să îi facă să trăiască totul
la capacitate maximă: sentimentul de apartenență la un scop mai mare decât
persoana lor. Cu toții avem nevoie de un astfel de scop în viață. Și, atunci când vorbim
despre viața unor companii, scopul e mai important decât banii. Noi am testat asta, de mai
multe ori, cu mai multe echipe de oameni de la avocatnet.ro, și întotdeauna sentimentul că
lucrează la ceva mare, mai mare decât propria lor pesoană, a fost primul în rândul
mulțumirilor care motivează oamenii. Salariul a fost abia pe locul 3. Pe doi se află tot un
aspect legat de comunicare, și anume respectul.

→ Atunci când comunici cu oamenii, le arăți că îi respecți. Eu, cel puțin, cred că asta
e ideea principală într-o relație, fie ea personală ori de afaceri. Comunicarea continuă ține
oamenii în priză și îi ajută să înțeleagă încotro mergi. Chiar și atunci când critici pe cineva,
dacă reușești să o faci constructiv, lucrul în cauză e tot o formă de respect.

→ Comunicarea are un impact major asupra productivității muncii, asupra

înțelegerii direcției și valorilor companiei și așa mai departe. Ca o consecință directă a
implementării ideilor prezentate în paragrafele anterioare, se vor întâmpla cu siguranță și
aceste lucruri. Pentru că, într-o formă sau alta, o organizație care știe să comunice intern e
o organizație în care oamenii se respectă reciproc, se ajută reciproc și trag în aceeași
direcție, fiind motivați de scopul pentru care muncesc.

În finalul lecției de astăzi, o singură mențiune. Comunicarea nu e un plan pe care cineva îl

face și îl trimite, scris, altor oameni. Nu e un plan pentru persoanele X și Y din companie. E
ceva ce trebuie practicat zilnic, mai ales de cei din management, ceva ce, în timp, intră în
ADN-ul acelei organizații. Atunci când oamenii înțeleg că acel comportament e acolo să
rămână, se vor adapta cu toții, în timp. Și asta e alt lucru important.

Un plan de comunicare are nevoie, în primul rând, de timp, pentru a fi implementat.

Oamenii trebuie să înceapă să creadă în acel plan, să considere că e o formă de respect
să îl urmeze, nu să îl privească la fel ca pe o nouă corvoadă impusă de un management
hain. Dacă vei construi un plan intern de comunicare, încearcă să n-ai așteptarea că se va
aplica de mâine în toată echipa. Bate-te pentru acest plan, promovează-l și îngrijește-l,
pentru că îți garantez că merită. Orice poziție ai avea în companie, implementarea unui
astfel de plan îți va asigura o slujbă mai plăcută în viitor.
Mulțumesc pentru răbdare. În lecția următoare, vom vorbi despre cele cinci puncte
importante pe care trebuie să le bifeze planul de comunicare internă.

Comunicare internă. Construiește armonie în echipă

și punți de legătură cu managementul

Lecția 2 din 8

Cele cinci puncte importante pe care trebuiesă le bifeze

planul de comunicare internă

::: Află problemele organizației tale

Asemeni planului de afaceri, mai întâi trebuie să identifici problemele existente în piață,
probleme la care ai putea oferi o soluție.

Că să poți afla problemele existente în organizație, e nevoie să vorbești cu oamenii, să

înțelegi ce anume îi frământă și care ar fi nevoile lor de înțelegere din prezent. Sondaje
anonime ar putea, de asemenea, să te ajute să definești câteva dintre problemele centrale
din organizația din care faci parte. O să afli, spre exemplu, că oamenii nu înțeleg exact
încotro se îndreaptă organizația, nu reușesc să comunice problemele cu managerii lor,
atunci când acestea apar, cu influențe directe asupra productivității echipei și a ratei de
retenție a membrilor în echipă, că își petrec, mai degrabă, timpul rezolvând probleme
conexe muncii lor, în loc să se concentreze pe ce au ei de făcut etc.

Probabil că multe dintre descoperiri nu pot fi abordate prin intermediul unui plan de
comunicare, dar simplul fapt că ele sunt centralizate, strânse și comunicate cuiva, în ideea
că rezolvarea lor poate fi urmărită în mod transparent, ar putea constitui o comunicare
internă genială.

::: Află cine sunt oamenii cărora li se adresează planul de comunicare.

Ca regulă, comunicarea implică pe cineva care spune ceva și altcineva la care ajung cele
spuse înainte. În lumea modernă, comunicarea nu e doar unidirecțională, ci
multidirecțională, iar planul tău trebuie să aibă în vedere tocmai o astfel de abordare.
Fiecare om din organizație poate spune lucruri și, într-un sistem organizat, spusele lui vor fi
colectate, filtrate și îndreptate spre oamenii care trebuie să le asculte.

Cred că, în definitiv, scopul unui plan de comunicare e să elimine presiuni din echipă, să
construiască o punte de legătură între membrii, contribuind în mod vital la creșterea
productivității muncii.

::: Construiește șablonul mesajului de comunicare

Conținutul pe care vrei să îl comunici are legătură directă cu fiecare dintre problemele pe
care vrei să le abordezi. Unele probleme sunt constante, altele țin de noutățile din
companie și deciziile de ultim moment care trebuie aduse la cunoștință echipei. În toate
aceste cazuri, mesajele alese trebuie să fie unele adaptate la situația în cauză, dar și
adaptate la cultura companiei. Obișnuiește membrii echipei să spună ”Mulțumesc!”, poate,
la finalul solicitărilor pe care le fac. Obișnuiește-i să dea ”Bună ziua!” și să descrie
problema într-un anumit fel.

Una dintre regulile pe care noi am impus-o în companie, spre exemplu, ține de
comunicarea criticilor și problemelor. Am decis la un moment dat că, din acel moment,
oricine vine să comunice cuiva despre existența unei probleme, să vină și cu o soluție
atașată acelei probleme. Altfel, e demoralizant pentru oameni să-ți spună cineva doar ”nu e
bine” și atât. Și impactul a fost unul interesant, pentru că oamenii au început să se
gândească, atunci când observă probleme, nu doar la problemele în cauză, ci și la soluții.
Bineînțeles, cum motivezi oamenii să spună despre probleme, în acest context, fără să
încerce să le ignore pentru a scapă de identificarea soluțiilor e o altă idee, dar ea nu ține
de comunicare, ci de motivarea echipei în general.

::: Alege instrumentele de comunicare potrivite

Eu aș spune că discuția directă e cel mai bun instrument de comunicare. În primul rând,
pentru că e o formă de respect să vorbeșți cu cineva față în față și să-ti asumi puterea de
a-l / a o privi în ochi atunci când vorbiți. Vorbitul prin intermediul mijloacelor moderne de
comunicare e o formă de evitare a unei discuții, de fapt. Și nu, nu cred că o astfel de
abordare (discuția față în față) e posibilă doar în organizațiile mici. Dimpotrivă, cred că în
organizațiile mari de succes, legăturile personale pe care oamenii încă le mai păstrează
între ei fac diferența între organizații de succes și altele fără un viitor viabil.

Cum se poate face comunicarea față în față? Cum spuneam la început, faptul că
managerul stă în același birou cu oamenii cu care lucrează e o formă de invitație la
comunicare directă. Apoi, ședințele au și ele același rol, de punctare directă a unor
probleme reale din organizație. La fel și discuțiile cu toți membrii echipei, care ar trebuie să
fie unele directe, față în față (da, și discuțiile pe skype se includ aici). Și da, bineînțeles că
ideea nu e ca oricine să întrerupă pe oricine atunci când apare o problemă. Cu toate astea,
munca într-un birou comun implică o formă constantă de comunicare între oameni.
Echipele găsesc, natural, un ritm de comunicare de natură să evite distragerea membrilor,
dar care să ajute, în același timp, la rezolvarea constantă a problemelor apărute.

Apoi, dincolo de toate aceste lucruri, eu unul mă declar adeptul ideii de comunicare
asincronă. Adică, dacă discutăm, atunci hai să găsim amândoi o perioada din zi în care ne
putem face timp pentru asta, ne vom fixă o anumită limită de timp pentru discuție (poate fi
chiar și 5 minute, dacă e cazul). Apoi, discuțiile pe mail sunt și ele utile, mai ales că emailul
implică faptul că poți răspunde atunci când consideri că ești pregătit.

::: Monitorizează planul de comunicare și asigură-te că e un plan viu, care

integrează constant feedback din organizație

Monitorizarea comunicării e cea mai bună mâna de ajutor pe care o dai planului de
comunicare. În lumea afacerilor se spune, de multe ori, că lucrurile care sunt măsurate se
duc la bun sfârșit și e foarte adevărată ideea. Atunci când monitorizezi aplicarea unei
activități, înseamnă că te preocupă binele ei, că încerci să găsești metode prin care să o
faci și mai productivă și că, per ansamblu, îți pasă de ceea ce faci.

Cum poți monitoriza un plan de comunicare? Măsoară, în primul rând, dimensiunea

problemelor pe care ai vrut să le abordezi prin intermediul planului, iar apoi urmărește în ce
măsură ele se diminuează sau nu. Sigur, nu vor dispărea niciodată, dar pe măsură ce
planul de comunicare e pus în practică, impactul lor nu va mai fi la fel de mare. Apoi,
măsoară productivitatea muncii echipei. Dacă planul de comunicare e unul bun, cu
siguranță se va simți acolo. Observă rata de retenție a oamenilor în cadrul echipei. O
strategie bună de comunicare ar trebui să îți țină oamenii mai mult, fără o rată de
rotație mare. Astfel de indicatori, puși cap la cap, te vor asigura că lucrurile merg bine.
 În lecția următoare, vom diseca primul dintre acești pași, pentru a înțelege mai bine cum se
identifică problemele dintr-o organizație și ce categorii mari de probleme trebuie abordate
și cum se construiește mecanismul prin care poți mapa fluxurile de comunicare din
organizația ta.

How Does Smell Affect Your Customers &

Event Attendees Behaviours?
 Published on January 17, 2019

Nico Trofim-Bancila

Marketing & Communication Professional ☛ looking for job opportunities in the ... See more
3 articles

 4

  6

There have been published many articles and researches related to our senses and nowadays,
with this beautiful yet challenging experiential economy we're in, all innovative event
designers want to create a holistic event that appeals to all our senses.

I want to focus today only on the sense of smell. Why is having a scent associated with you
event, or product is so important?
It smells like... home

Our smell is exceptional at evoking the sense of home. For instance, whenever I smell the
powdered scent of violets I instantly remember the tiny, colorful bonbons my mother used to
decorate the cake she'd bake for us. I remember how I felt staying next to her and cooking
with her and I feel at home in a heartbeat.

Now, for you, it might be anything else from an apple pie to your baby blanket, from car oil
to freshly cut grass. The point is, it triggers the memories from your childhood or any other
memories, for that matter, that are associated with a specific scent.

So, the emotional connections between the memories and the smell are highly personal.
That's why some odors will trigger a powerful memory for someone and will do absolutely
nothing for somebody else.

The science behind the sense of smell

We have around 450 different types of olfactory receptors and each of them can be activated
by various odor molecules. The connection between the receptors and odor molecules vary
greatly in strength and that's why some of these interactions are better than others. So what
we believe it's a single smell is actually a combination of several odor molecules acting on a
variety of receptors, creating a code that we identify as a backed muffin or a baby powder.

Here's a more plastic explanation from Leslie Vosshall, a scientist who studies olfaction at
Rockefeller University:

"Think of a lock that can be opened by 10 different keys. Two of the keys are a perfect fit and
open the door easily. The other eight don’t fit as well, and it takes more jiggling to get the
door open".

The straight path to the brain and some interesting facts

So why does this happen? And how does it work so fast and accurate? Well, our sense of
smell is actually the only one that is directly connected to the brain because it is our chemical
alert system. As soon as you smell smoke, unless you're next to a barbecue you're in alert
mode. All the other senses are filtered out. As the Georgia State University marketing
professor Pam Scholder Ellen says “With all of the other senses, you think before you
respond, but with scent, your brain responds before you think”.

Plus, "our sense of smell is 10,000 times more sensitive than any other of our senses and
recognition of smell is immediate.”, according to the researchers.

And here's another interesting fact for you 75% of our emotions are triggered by smell.

Also, it affects the perception of time. As this research showed the perceived elapsed time
was reduced in the minds of consumers in scented stores than in unscented stores, from 11
mins to 9.6 mins although the physical time was the same. Keep this in mind next time you're
planning an event.
The art of scents used by brands

Most of the brands which appeal to our sense of smell are either in the food and beverage
industry or in the body care industry.

Most of the caterers at an event understand that the smell of a warm dish or hamburger
attracts the attendees. Also, supermarkets use our sense of smell. Take LIDL for instance,
they have placed the baked goods close to the entrance so as soon as you step in, your nose is
instantly swept away by these enticing aromas.

Cinnabon also has its ovens placed strategically near the entrance so the smell of the
cinnamon rolls will appeal to people who are inside as well as to passersby.

Another brand that is great at using the art of scents is The Body Shop. Even if you just walk
by it your sense of smell will instantly be engaged by various aromas.

Some products are superior to others. Or so we think. The American Smell & Taste Research
Treatment Foundation did an experiment with two identical pairs of Nike shoes. One pair was
placed in an unscented room while the other was placed in a floral scented room. The result,
84% of the subjects rated the pair from the room that smelt nice as superior to the one in the
other room, plus they were willing to pay more for the scented-room shoes.

Taking about scent-sations

Another great thing about smells is that they can help people not only trigger memories, but
also remember information. A lemon fragrance will make us more alert so this is a great scent
to use when launching a new product, for instance, while the smell of oranges helps us feel
more energised and positive.

Now, there are also bad scents or overwhelming scents so be sure to keep them under control
or even in a lower key. The point is to make your guests and attendees feel good not
anxiously looking for the closest EXIT sign.

Basically the use of scent(s) in your event has various benefits:

1. it can trigger specific emotions according to your event's specification: power, energy,
relaxation, etc.
2. it triggers pleasant memories your guests can associate with your event; sweet
memories = sweet event.
3. it enhances your theme; for instance, if you go for library-related theme the smell of
old books will make it feel more real, if you're going for a forest/outdoor-related
theme pine would be a great choice, you got the point.
4. it helps your attendees perceive your event in a more positive way.
5. your event will be more easily and vividly remembered than an unscented one.

Resources and other things you might want to check out

Have you ever seen the movie Perfume? The one from 2006? Leaving aside the murders
committed by the young olfactory genius in his quest for the perfect perfume, it illustrates the
potency of a scent and its effect on people.
Also, if you're from the US check out MOFAD museum which literally exhibits things that
we eat. Through taste, touch, and smell they seek to educate the public in regard to culinary
history, culture, production and commerce. An interesting idea and experience.

Also check out Brainfluence by Roger Dooley and Experience-based Communication by Jens
Ornbo, Claus Sneppen, and Peter Franklin Würtz.

And then there's also the Scent Marketing Institute where you can learn about the top 10
scents and their effect on people.

So, I hope you found this information useful. If you did kindly share it with others and give it
a thumbs up. Out of curiosity, what kind of scent would you use for your next event or for
your product and why?

So What's The Deal With Events' WOW

factor?
 Published on January 14, 2019

Nico Trofim-Bancila

Marketing & Communication Professional ☛ looking for job opportunities in the ... See more
3 articles

 1

  1

Every experience designer, or experiential marketeer lives by these words "people will never
forget how you made them feel" even if they don't know Maya's quote.
Just think about the last event you attended. How did it made you feel? What's the first thing
that pops into your mind? "It was ok", "It was good", "Boring", "Exciting", "Amusing", etc,
etc.

Last time I talked about the events as transformative experiences and now I'd like to focus on
one of the event's aspects. The WOW factor.

Events WOW factor

Usually, every single event - whether is a conference, a launch, a networking event - has a
main theme. However, experience designers know that it is more than that. You need to tap
into your attendees emotions. One of them is Surprise and you can access it through, as you
guessed, the WOW factor.

What is this? It can be a huge technology set-up, or a small activity. It can be a cooking
station pop-up (and this is a great idea as you can you can make a video of how people
interact with it, plus great photos which then you can use in your marketing activity such as
newsletter, social media, presentations, etc).

OR

You might have a LED tunnel, such as the one LG created for CES 2019. What to do with it?
Physically you create a WOW entrance. Psychologically speaking, you divide the outside
world from your event and you create the premises for what attendees are about to experience
during your event.

OR

You could have a 3D corner for photos. A place that could simulate anything you'd like from
a shop corner to your meeting room, from an activity to a solution you can provide. Here's a
photo to be clearer.
OR

If you're providing an educational activity such as a training, a workshop, then you will want
to provide enriching experiences. You can do this by incorporating sensorial activities that
will help your students remember much easier what you just taught them. This is because the
human brain makes discoveries and experiments with the sensory part first.

SURPRISE - one of the basic human emotions

So you see? It doesn't have to be something big or extremely expensive to set up, but it has to
be something that amazes your audience. That sets you apart. That surprises them. Something
their minds will chew on long after your event. This is important because it's the feeling
they'll connect with your event.

Meyers, Rudolph, Niepel and Schützwohl uncovered in their 1991 research "An experimental
analysis of surprise" that we tend to disproportionately notice and focus on surprising events.
This is why we remember easier unusual events. Also, according to another research, we
learn more from surprising information, so try to remember this next time you plan an event
where you are providing valuable information e.g. conference, summit, workshop, seminar,
etc.

So, what's the deal with this WOW factor?

Well, not only will you have something that sets you apart from your competitors, but you
will also provide your guests with a great ice-breaker.
This WOW factor can be very useful for you in terms of marketing, engagement, and even
lead generation if you use it wisely for more than just a stunt. Also, it is a great conversation
starter as it gives guests something to talk about and get to know each other better.

Of course, surprise is only one of the emotions you can tap in and there are lots of other ways
to engage with your audience and help them immerse into the experience you provide. One of
the best ways to make sure your guests are truly immersed is to appeal to all of their 5 senses.

Sum up:

You need to tap into your attendees emotions. And you can do this by using a WOW
factor.

Your WOW factor doesn't have to be something big or extremely expensive, but it has to be
something that surprises them. As the researches show we tend to remember unusual
events.

Also, the WOW factor is very useful for you in terms of marketing, engagement, and even
lead generation. More than that, it is a great conversation starter and something your
guests' minds will chew on long after the event.

I want to reiterate the quote at the beginning of the article because it is so current and is what
I'd really like to leave you with “I've learned that people will forget what you said, people
will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”

If you enjoyed the article you know how you can show your support. Share it, like it, post
your thoughts in the comment section below. Most of all, though, use it as food for thought
and explore more.