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Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo
cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel
2007. Esto también ha hecho que las personas s
Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office. Es una
aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular
en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la
primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con
un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para
Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de
cálculo de PC, superando al también muy popular1 Quattro Pro de Borland. Por esta razón Microsoft se solidificó como
un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI(interfaz gráfica de usuario).
Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años.
La versión actual tanto para la plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel 2017.ientan una evolución positiva
dentro del programa y dado a su usuario una mejor calidad y opción de hoja ya que tiene más de 15 tipos de estas. Se
puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256
a 16 384 columnas. 4 De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65 536 a 1 048
576 filas5 por hoja, dando un total de 17 179 869 184 celdas. Otras características también fueron ampliadas, tales como
el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1024 o la cantidad de memoria
del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de
varios núcleos.
Las hojas de cálculo son programas que nos permiten realizar operaciones matemáticas complejas con suma facilidad.
Almacenan la información en documentos formados por tablas inmensas en las que indicamos cifras y operaciones.
Algunos ejemplos de este tipo de programas son:
Excel
OpenOffice.org Calc*
Kspreadsheet*
Gnumeric*
Los gestores de bases de datos son programas que nos permiten manejar eso, bases de datos. Una base de datos es un
archivo en el que la información está estructurada básicamente en forma de áreas que contienen datos de una misma
clase. La manera concreta en que estén organizados los campos y los registros depende del tipo de base de datos que
sea.
No hay que confundir las bases de datos con los programas que usamos para gestionarlas. En este caso, “gestionar”
significa introducir y modificar la información de la base. Algunos gestores de bases de datos son los siguientes:
Access
OpenOffice.org Base*
Mysql**
Los programas de presentaciones nos permiten generar archivos que contienen texto, sonidos, e imágenes, todo ello con
movimiento o sin él, para exponer un determinado contenido. A estos archivos se les llama presentaciones y son muy
utilizados para exponer conceptos, ideas, proyectos… de una manera gráfica muy clara y concisa. Y aquí están los
correspondientes ejemplos de programas para realizar presentaciones:
Power Point
OpenOffice.org Impress*
Kpresenter*
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
La primera operación que hay que realizar con una base de datos es crearla: definir sus tablas, los campos de
cada tabla y las relaciones entre ellas. Esto no se puede hacer una hoja de cálculo, salvo que se trate, insisto, de
una única tabla simple y aceptemos que columna-fila equivale a campo-registro.
El programa adecuado es un gestor de bases de datos que nos permite definir correctamente los campos, con los
tipos de datos que albergarán, y las tablas, marcando campos de claves primarias y relaciones entre tablas. Puede
ser Access, Open Office Base, Libre Office Base, mySQL…, cualquiera nos va a dar mucho mejor resultado
que Excel o Libre Office Calc. Puede ser también la versión Express del SQL Server de Microsoft.
Mantener una base de datos significa añadir, cambiar y borrar registros. Estas operaciones son muy delicadas y el
personal autorizado a hacerlas debe estar bien identificado. Las hojas de cálculo no piden más pasaporte que una
contraseña de apertura de archivo y quizás, otra de protección de la hoja, ambas fácilmente evitables para un
usuario experto. Cualquiera de las aplicaciones que hemos mencionado es mucho mejor que las hojas de cálculo
para estas tareas.
Además, en estas operaciones habrá que asegurarnos de que los datos introducidos en cada campo son los
correctos según las restricciones establecidas. En hojas de cálculo la única herramienta que nos puede ayudar en
esta labor es la validación de datos, cuyo manejo es engorroso y limitado, si lo comparamos con la elegancia y la
fuerza de la definición de contenido de campos en los gestores de bases de datos. En una hoja de cálculo, por
mucho que aquilatemos la validación, es muy difícil garantizar que datos incongruentes no terminarán en filas
diferentes de la misma columna.
CONSULTA A UNA BASE DE DATOS
La siguiente operación a realizar con bases de datos es la consulta. Aquí ya no estamos cambiando nada dentro
de la base de datos, sino simplemente extrayendo datos sin modificarla.
Las hojas de cálculo pueden hacer esta operación y por ejemplo en el caso de Excel, incluso disponen de un menú
de opciones que nos permite conectarnos a una base de datos local o remota, y descargar datos para consulta.
Evidentemente la descarga deberá tener la forma de una o varias tablas simples bidimensionales, aunque en
Excel, con los complementos llamados Power Utilities ahora también se pueden ver y gestionar las relaciones
entre tablas y efectuar algunas operaciones propias de los gestores de bases de datos.
En cualquier caso, no conviene olvidar que los programas gestores de bases de datos que hemos mencionado
están muy bien dotados nativamente para la consulta, y también aquí la realizarán de forma mucho más elegante y
efectiva que las hojas de cálculo. Una sentencia SELECT del lenguaje SQL bien empleada en el gestor de bases
de datos es siempre mejor que exportar datos a mansalva y tratar de seleccionarlos, por ejemplo en Excel
mediante filtros, ordenaciones y formatos condicionales que al final suponen un tremendo galimatías.
ANÁLISIS DE DATOS
Por fin llegamos al campo nativo de las hojas de cálculo. Los datos que queríamos ya están extraídos de la base
de datos mediante una consulta y han sido llevados a nuestra hoja de cálculo. Ahora procedemos a analizarlos.
Aquí ya nos hemos olvidado del programa gestor de base de datos porque pasamos a operar con datos, hacer
gráficos, alimentar una aplicación de hoja de cálculo. Análisis y cálculo: este sí es el terreno en el que mandan las
hojas de cálculo, y entre ellas destaca la reina: Excel. Estamos de acuerdo.
LIMITACIONES DE LAS HOJAS DE CÁLCULO
Aun así, las hojas de cálculo y Excel sobre todas ellas, se usan como pequeña base de datos en muchas empresas.
Estos usuarios deberían ser conscientes de que normalmente las bases de datos se deben gestionar con programas que
satisfagan una serie de limitaciones que las hojas de cálculo, por su propia naturaleza, no satisfacen, y que yo clasifico en
varios grupos:
Acceso a los datos: es mucho más difícil asegurar que sólo la persona autorizada puede acceder y manipular los datos
contenidos en un archivo de Excel. El único método general de protección es la contraseña de apertura, que es fácil de
burlar. Internamente podemos también proteger y desproteger hojas y celdas, incluso ocultarlas con el
método veryhidden con código, pero se trata de acciones muy ineficaces y realmente muy poco protectoras contra un
atacante con conocimientos mínimos de Excel VBA.
Consulta de los datos: en el caso de que existan usuarios que sólo pueden consultar, podemos crear un archivo de solo
lectura, pero es un método muy engorroso y redundante. Para la obtención de informes debemos recurrir a filtros o
búsquedas que resultan ridículos en comparación con la sólida eficacia de una simple sentencia SELECT FROM del
lenguaje SQL
Congruencia de los datos introducidos: el único método que Excel tiene para forzar la introducción de un tipo de datos
determinado o restringido es el de validación, muchísimo más débil que la creación de campos a medida en las bases de
datos. Es muy probable que datos incongruentes terminen en los mismos campos, algo intolerable en una base de datos
de calidad mínima. Reflexiones similares podríamos hacer para el caso de registros repetidos. Es verdad que podríamos
crear subrutinas VBA que nos avisaran, pero esto no es comparable con las capacidades nativas de los gestores de
bases de datos.
Racionabilidad: Las hojas de cálculo, salvo quizás las Power Utilities de Excel, no tienen ninguna capacidad de
establecer relaciones entre campos. Y ninguna es NINGUNA. Otra vez, ¡Vale! Se pueden elaborar estrategias a medida
con código VBA para enlazar datos entre hojas. Sí, pero resulta tan penoso en comparación con la capacidad nativa de
los gestores de bases de datos, que no vale la pena ni siquiera planteárselo.
En definitiva, las posibilidades de uso malicioso, errores no intencionados y corrupción de los datos almacenados en las
hojas de cálculo son tantas, que no conviene usarlas como gestor de bases de datos en casi ninguna circunstancia
mínimamente seria. Y ojo que a mí las hojas de cálculo me gustan mucho, pero he trabajado mucho en el estudio de sus
límites.
Muchos de los problemas que habitualmente plantean los usuarios de hojas de cálculo en los foros y blogs se enmarcan
en el intento de usarlas como gestores de una base de datos, normalmente una base de datos pequeña, de una única
tabla, y construida en una hoja del propio archivo de hoja de cálculo. Una tabla de este tipo tiene un formato simple cuya
estructura columna-fila puede equivaler a la nomenclatura campo-registro de las bases de datos. El resultado es que,
como los datos de la pequeña «base de datos» están guardados en un archivo de hoja de cálculo, se intenta usar a toda
costa el propio programa de hoja de cálculo para mantenerla, y suele llegar el momento en que el usuario que desconoce
los gestores de bases de datos se ve abocado a enredarse en complicadas construcciones de formularios con VBA para
«simplificar» las operaciones de mantenimiento de la base de datos, incluso las de consulta más simple.
Si bien es cierto que con muchísimo trabajo, esto se puede llegar a hacer, y que además las hojas de cálculo permiten
filtrar y ordenar con criterios amplios, este planteamiento me parece un error. Las hojas de cálculo no son gestores de
bases de datos y si pretendemos hacerlas trabajar como tales, estaremos dándole un uso para el que no fueron
concebidas y resolviendo a cañonazos problemas que un gestor de bases de datos resuelve con matamoscas. Mientras
la tabla de datos tiene un tamaño moderado y las relaciones entre «campos», es decir entre encabezados de columna, no
son complicadas, las cosas pueden tener un pase, pero en cuanto estas dos condiciones no se cumplen, la situación
empieza a hacerse insostenible.