MACROPROCESO GESTIÓN DE CÓDIGO: IF-P21-PR05

INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 2
PROCESO EJECUCIÓN DEL
MANTENIMIENTO FECHA: Noviembre de 2012

PROCEDIMIENTO

ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES DE ACTIVOS

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe de Oficina de Administración de Campus Director de Recursos Físicos

Coordinadores de la Oficina de Administración del
Campus

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES VERSIÓN: 2
DE ACTIVOS
FECHA: Noviembre de 2012

1. OBJETIVO

Identificar las causas de las fallas recurrentes que generan gran impacto en la
operación normal de los activos, mediante el uso de una metodología orientada al
análisis que permita establecer acciones preventivas y/o correctivas.

2. ALCANCE

Inicia con la revisión de los activos que han requerido mantenimiento de manera
repetitiva, hasta la definición de la acción a seguir preventiva y/o correctiva.

3. DEFINICIONES

Activo Fijo: Es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no
está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la
empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la
producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso
administrativo de la entidad.

Orden de trabajo: registro que se elabora con el fin de aceptar una solicitud de
servicio realizada para la ejecución de un mantenimiento, y en el que se especifica el
trabajo a realizar, detalles sobre repuestos y mano de obra, no requiere de
formalidades plenas.

Historial de mantenimiento en equipos: Este registro debe ser construido a lo

largo de toda la historia del activo y consiste en la recopilación de los trabajos
ejecutados al mismo.

4. CONDICIONES GENERALES

 El Historial de mantenimiento deberá mantenerse actualizado en el ERP, con el

fin de identificar las fallas, hallazgos, uso adecuado y reparaciones realizadas
desde el ingreso del activo al sistema y lo contemplado en el plan de
mantenimiento.

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 Es responsabilidad de los Coordinadores asegurar que está información este

actualizada y que se incluyan los detalles de ejecución, cambio de alcance de
los trabajos y particularidades encontradas en el activo, deben ser procesados
en la Oficina de Administración Campus para su consolidación y clasificación. A
su vez esta documentación servirá de insumo para el análisis de
mantenimientos repetitivos.

 En el Comité de la Oficina de Administración del Campus se tocara el tema de

fallas recurrentes con el objetivo de analizar, encontrar soluciones, proponer
acciones y tomar decisiones con respecto a activos que estén presentando
fallas recurrentes. Teniendo en cuenta el activo sobre el cual se esté haciendo
análisis, es decir, su especialidad y su criticidad, se conformará un grupo que
debe siempre incluir al jefe y al coordinador de la Oficina de Administración de
Campus, el dueño del activo y, cuando el Jefe de la Oficina de Administración
de Campus lo considere necesario, un especialista.

 Con base en las decisiones tomadas tras el análisis realizado por el Comité de
la Oficina de Administración del Campus, se llevarán a cabo acciones
preventivas o correctivas encaminadas a evitar que el activo continúe fallando.
Solo en casos muy específicos y también por decisión derivada del Comité de
la Oficina de Administración del Campus, se iniciará el proceso de
modificaciones de las condiciones de trabajo del equipo y/o dar de baja el
activo, para su reposición.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Revisa el historial de mantenimiento del Oficina de

1 administración Coordinador
equipo a través de ERP.
del Campus

Se identifican las Fallas repetitivas del activo

Oficina de
y recolecta evidencias y documentación
2 administración Coordinador
existente sobre la falla. Se examina las fallas
del Campus
del activo según el historial y se hace el
análisis respectivo.

En el Comité de la Oficina de Administración Oficina de Coordinador –

3 del Campus, se socializa El Análisis de Falla Administración Unidad
de interés. del Campus responsable

Según el resultado del Análisis presentado

Oficina de
por el coordinador, el comité tomará las Grupo
4 Administración
decisiones a que haya lugar, ya sean de interdisciplinario
del Campus
carácter Técnico o Administrativo.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Decide las acciones a tomar frente a las
fallas del activo.

 Si el activo será dado de baja:

Remítase al Procedimiento “Administración

Oficina de
y control de activos fijos (IF-P50- Grupo
5 Administración
PR02)”. interdisciplinario
del Campus
En este momento finaliza el procedimiento.

 Si el activo no será dado de baja:

Remítase a la actividad 6

Oficina de
Desarrolla acciones preventivas o
6 Administración Técnico
correctivas.
del Campus

Oficina de
Actualiza el plan de mantenimiento
7 Administración Coordinador
preventivo.
del Campus

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “ANÁLISIS DE FALLAS RECURRENTES DE ACTIVOS”. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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INICIO

Coordinador
Oficina de administración del Campus
Revisa el historial de mantenimiento del equipo a
través de ERP.

Coordinador
Oficina de administración del Campus
Se identifican las Fallas repetitivas del activo y
recolecta evidencias y documentación existente
sobre la falla. Se examina las fallas del activo según
el historial y se hace el análisis respectivo.

Coordinador Unidad Responsable

Oficina de administración del Campus

En el Comité de la Oficina de Administración del

Campus, se socializa El Análisis de Falla de interés.

Grupo Interdisciplinario
Oficina de administración del Campus
Según el resultado del Análisis presentado por el
coordinador, el comité tomará las decisiones a que
haya lugar, ya sean de carácter Técnico o
Administrativo.

Grupo Interdisciplinario
Oficina de administración del Campus

Decide las acciones a tomar frente a las fallas del

activo

SI El activo será dado de baja? NO

Grupo Interdisciplinario Tecnico

Oficina de administración del Campus Oficina de administración del Campus

Desarrolla acciones preventivas o correctivas.

Remítase al Procedimiento “Administración y
control de activos fijos (IF-P50-PR02)”.

Coordinador
Oficina de administración del Campus

Actualiza el plan de mantenimiento preventivo.

FIN

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

NOMBRE CÓDIGO

Administración y control de activos fijos (IF-P50-PR02)

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