Tarea semana 2

Héctor Eduardo Contreras Castillo

Control de Gestión y Rendición de Cuentas
Instituto IACC
Enero 21 de 2019
Elige un rubro de empresa (puede ser donde trabajas u otra) y elabora la estructura
formal que permita de mejor manera realizar un control de gestión. Explica el por
qué decidiste hacer la estructura de esa forma. Presenta un organigrama y en base
a él define los canales de comunicación y su rendición de cuentas.

INSTITUTO PROFESIONAL AIEP SpA

AIEP es una organización dedicada a la formación técnico y profesional de jóvenes y
adultos que residen en Chile y que, dada una variable de condiciones por parte del
estudiante, toman esta opción para perfeccionarse a través de un título.

ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA FORMAL

Tamaño de la empresa: AIEP es una organización que cuenta con más de 1.600
colaboradores y cerca de 4.000 docentes en todas sus sedes a nivel nacional (24),
llegando a alcanzar a más de 90.000 estudiantes a nivel nacional. Dadas estas
cifras, se deja en manifiesto que esta empresa es de Gran Tamaño.

1. División del trabajo: para poder lograr una mejor gestión y control del mismo, se
sugiere generar descriptores de cargos, que permitan en primera instancia,
estandarizar las labores y en segunda instancia, elegir a la persona más idónea
para ocupar el cargo vacante. Dado a la magnitud de la empresa, es que se hará
descriptor de cargo para el área de administración.

Jefe de Administración
Principales funciones
- Controlar los activos y recursos que la institución tenga a disposición para
el funcionamiento de las instalaciones
- Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos que la
organización defina
- Dirigir al equipo de trabajo a cargo
 - Planificar acciones que permitan un buen reclutamiento y retención de
personal idóneo para la institución
- Reportar y subsanar contingencias de operación y de infraestructura que
la sucursal pueda presentar
- Controlar y velar por la correcta ejecución del presupuesto asignado a la
sucursal
- Apoyar a los demás departamentos que la sede disponga.

Asistente de administración
Principales funciones
- Apoyar las labores que la jefatura directa la indique realizar
- Generar reportes de estado de instalaciones para la perfecta operación del
recinto
- Recepcionar y transferir los llamados de la central telefónica
- Encargado del despacho y la recepción de la correspondencia de la
organización
- Mantener el archivo del departamento administrativo al día
- Realizar trámites que se le encomiende fuera de la oficina (correo,
municipalidad, etc)
- Mantener el inventario actualizado
- Otros que la jefatura directa le pueda encomendar, trabajos relacionados
con el área al cual reporta

Personal de Servicios Menores

Principales funciones
- Mantener las instalaciones de la empresa en perfecto estado de higiene,
orden y limpieza
- Reponer insumos en servicios higiénicos cada vez que sea necesario
- Realizar aseo profundo a todas las oficinas cada 30 días
- Realizar aseo detallado a todas las oficinas cada 15 días
 - Preocuparse de la limpieza diaria de todos los sectores con mayor
afluencia de público
- Encargados de llevar el inventario relacionado con los insumos de
limpieza
- Avisar con antelación cada vez que se requiera la reposición de dichos
insumos

Maestro de Mantención
Principales funciones
- Velar por la operatividad de la sede
- Mantener todos los servicios básicos en funcionamiento
- Realizar mantenciones preventivas y correctivas en grifería, servicios
higiénicos, iluminación, jardines y otros que sean necesarios para la
buena atención del público y del personal que trabaja en sede.

Encargado de Informática
Principales funciones
- Realizar mantenciones correctivas y preventivas a todos lo concerniente
al área informática de la sede
- Velar por la seguridad de los equipos
- Informar destrozos o pérdidas de hardware
- Otros que la jefatura le encomiende relacionados con la naturaleza del
cargo y del área al cual pertenece.

2. Departamentalización
- Departamentalización funcional: a continuación, se presenta
organigrama acorde a las funciones y la jerarquía del
departamento de administración
 Jefe de
Aministración

Asistente de Encargado de Encargado de

Administración Informática Mantención

Personal de
Servicio
Menores

3. Cadena de mando: reportes y funciones:

Jefe de
Aministración Reporta al Director de sede,
tiene 4 personas a cargo

Asistente de Encargado de Encargado de Reporta al Jefe de

Administración Informática Mantención Administración, con
personal a Cargo

Reporta al Jefe de Reporta al Jefe de

Personal de
Administración, sin Administración, sin Servicio
personal a Cargo personal a Cargo Menores

Reporta al Encargado de
Mantención, sin personal a Cargo
 4. Canales de comunicación:

Director de Sede

Departamento
de
Administración

Departamento
Académico

El departamento de administración, debe reportar continuamente al director de la sede,

pero a su vez, tiene contacto permanente con el departamento académico, dado a la
cooperación que entre ambos debe existir para poder lograr la excelencia en la sede,
este último no habla de una dependencia jerárquica, si no que de trabajo mancomunado.

5. Rendición de cuentas: es la estructura que indica claramente, a quien se le debe

reportar el accionar y los avances que cada departamento está presentando,
puede ser de manera diaria, semanal, quincenal, mensual, etc. Para el caso
presentado se entrega la línea de rendición apropiada:
 Rector

Director de
Sede

Departamento
Administrativo

6. Organigrama: para esta empresa, se define la presentación de un organigrama

vertical.

Director Sede

Secretaria
Director

Jefe Jefe
Jefe de
Departamento Departamento
Administración
Académico de Becas

Asistente de Encargado de Maestro de

Administración Informática Mantención

Personal de
Servicios
Menores
Dentro de la estructura formal de la empresa, se ha distinguido y comprobado que existe
una estructura informal de preferencias del personal de administración, el cual dada la
jerarquía y la naturaleza de sus funciones, han tenido mayor cercanía como equipo. La
razon principal y recientemente detectada en netamente relacionada por el trabajo en
equipo, el cual, con el pasar de la jornada diaria, se han percatado que tienen intereses
comunes, como lo son el mantener a sus familias.

Por otra parte, podemos distinguir en color azul, una estructura informar dentro de la
principal:
El personal de servicios menores, se relaciona constantemente con el maestro de
mantención, por intereses laborales en común, debe mantener comunicación fluida entre
todos, por lo que ha provocado que tengan cercanía entre ellos.
Finalmente, la empresa contempla una estructura organizacional vertical, la cual se
desglosa departamentos acordes a las necesidades de sus objetivos y en plena relación
con los objetivos institucionales. Cada departamento tiene relación directa entre ellos, lo
que no necesariamente representa jerarquía o mando entre todos. Existe un canal de
comunicación que también es vertical y cada quien en su descriptor de funciones o de
cargos debe reportar a su línea directa antecedente.
En esta situación, la empresa comienza a generar un plan para el control de gestión, ya
que cada uno de los actores tiene pleno conocimiento de sus funciones y de la relación
que debe tener con sus pares, jefes o subordinados. En sencillas palabras, la
organización se describiría de la siguiente forma:

Director Sede

Secretaria
Director

Jefe Jefe Jefe

Departamento Departamento Departamento
Adinistración Académico de Becas

Con la información anterior, ya se pueden generar objetivos a corto, mediano y largo

plazo, por departamento, por trabajador y para toda la institución. Ahora bien, existiendo
conocimiento de las relaciones que existen dentro de la organización, además se puede
confirmar o descartar que dichas relaciones puedan ser dañinas o perjudiciales para la
empresa en sí, logrando subsanar o adelantarse a hechos que puedan pasar en el futuro.
Con este conocimiento, la organización entonces, puede planificar de manera más
detallada los planes de acción a llevar, designando labores, tareas y estandarizando
cada uno de los procesos que se puedan conllevar, logrando tener el máximo del control
de la gestión organizacional.

Bibliografía

2019, C. S. (s.f.). Apunte de clases control de gestión y plan de cuentas.