Fecha:

Regional Distrito Capital

Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

GUÍA DE APRENDIZAJE No 3

1. Objetivo General del Proyecto:

Diseñar un protocolo de servicio con oferta de valor al cliente optimizando los procesos de apoyo en el desempeño
organizacional para suplir las necesidades de los clientes de las organizaciones del entorno.

1,1. Objetivo General de la Guía

Establecer los documentos que se originan de las funciones administrativas de acuerdo con las normas técnicas
y la legislación Colombiana vigente.

2. Identificación de la Guía de Aprendizaje:

ADMINISTRACIÓN, DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS , Y CONCEPTOS CONTABLES(NORMAS TÉCNICAS ,

LEGISLACION VIGENTE)
Fase del proyecto: Ejecución
Duración: 42 horas

Modalidad(es) de Formación: Desescolarizada - Presencial

Resultados de Aprendizaje:
• 24020150008 Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, desempeño
laboral según la naturaleza y complejidad del área de salud ocupacional.
• 21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas
a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.
• 21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la
unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.
• 21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las
técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización,
las de gestión documental y de la calidad.
3. Presentación

¡Estimado aprendiz!

Con esta guía usted podrá Aplicar las técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal,
identificar las funciones, procedimientos dentro de la organización y su entorno, además de reconocer e implementar
las normas gramaticales para redactar documentos organizacionales, Digitar textos utilizando la tecnología
disponible, Elaborar documentos comerciales de acuerdo las normas técnicas colombianas vigentes, las de la
organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.
Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de
dedicación, disciplina y responsabilidad. Realice las siguientes actividades utilizando los recursos sugeridos.

1
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje

ACTIVIDADES DEL PROYECTO ESTRATEGIAS TIEMPO- HORAS

(DIDÁCTICAS
ACTIVAS)
Consolidar la información relacionada con los procesos y Trabajo colaborativo
procedimientos administrativos que se desarrolla en la organización Trabajo cooperativo
identificando las funciones, de los puestos de trabajo, Socialización en Autónomo 22 horas
diagnosticando los posibles riesgos a los que está expuesto en su equipos de trabajo
desempeño laboral, según normas de salud ocupacional. y/o grupos de Aula 20 horas
estudio.

Actividad E-A-E

PRESENCIAL AUTONOMO VIRTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
CONCIENCIACIÓN:
ACTIVIDAD 1
Antes de iniciar el desarrollo de las actividades del proyecto de la
presente guía lo invitamos a realizar la siguiente actividad:
Elabore un crucigrama con las siguientes palabras

ü Ente económico - Empresa

Sociedades comerciales - Establecimiento de comercio
ü Procedencia
ü Producción
ü Identificación
ü Organización
ü Clasificación
ü Descripción
ü Selección 4 4
ü Valoración
ü Diagnostico
ü Conservación
ü Custodia
ü Planeación
ü Diseño
ü Coordinación
ü Control
ü Administración
ü Evaluación
ü Gerencia Técnica
ü Acta, Minuta, Escritura
Cite ejemplos en donde se evidencie su aplicación.

2
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

MOMENTO 1: Desarrollo individual.

MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta

por parte del docente que orienta la formación

EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz.

CONCEPTUALIZACIÓN:
A través del tiempo tanto la administración como la contabilidad han
venido evolucionando de acuerdo a las necesidades del ser humano
y las organizaciones. Podemos decir que la administración se ha ido
formando conforme han ido creciendo las necesidades humanas. En
un principio, los administradores nacían y eran productos de un
liderazgo nato; pero la evolución de la misma sociedad fue exigiendo
más conocimientos de organización de trabajo y de un mejoramiento
continuo de los procesos, los productos y las técnicas
administrativas.

Para comprender mejor sobre la administración iniciaremos por

conocer el origen etimológico de la palabra administración,
tomaremos en cuenta los diferentes conceptos de administración,
características e importancia de la misma, así como un breve marco
histórico en los diferentes periodos o edades de la humanidad y de
la administración en las civilizaciones de mayor relevancia; para
después desarrollar el tema relacionado con la planeación
estratégica que permite formular, implementar y evaluar las
decisiones multifuncionales que le permiten a una organización
lograr sus objetivos.

Posterior a esto identificaremos los requisitos legales para la

constitución de la empresa y cada uno de los conceptos que la
integran: la administración, el marketing, la contabilidad, la
producción y gestión documental, las operaciones y las demás áreas
que mediante su desarrollo permiten organizar y reglamentar la
empresa para su consolidación.

Estos procesos permitirán la continuidad en el desarrollo del

proyecto, en lo concerniente a la constitución legal de la empresa
didáctica reflejado en el diligenciamiento de los documentos y
soportes establecidos dentro de esta fase del proyecto.

3
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

CONTEXTUALIZACIÓN:

ACTIVIDAD 2: Cuadro sinóptico

Elabore un cuadro sinóptico en el que se evidencie la consulta y

desarrollo de los siguientes temas:

Evolución de la Teoría Administrativa: 4 8

Antecedentes históricos
Elementos del concepto de administración
Características de la administración.
Empresa y la relación con la administración:
*Concepto y tipos de empresa.
* Clasificación y propósitos institucionales de la organización.
* Importancia, recursos y valores de la empresa.
Estructura orgánico funcional:
*Concepto,
*organización,
*departamentalización,
*cadena de mando,
*tipos de estructuras.
*Centralización o descentralización.
Puesto de trabajo:
*concepto y componentes,
*útiles,
*elementos y mobiliario.
*Selección de personal.
Proceso administrativo:
* Planeación
*Organización
*Dirección
*Control.
Planeación o direccionamiento estratégico:
* Misión,
*Visión,
*Objetivos,
* Politicas,
*Metas,
*concepto,
*Matriz DOFA,
Diagrama de Gantt,
*Manual de Procedimientos y Funciones: *Concepto, Características
y Aplicación

4
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Código de Comercio
Ø Conceptos de ente económico, empresa y establecimiento de
comercio
Ø Clasificación y características de las empresas-según sector
económico
Ø Sociedades y su clasificación:
Ø Constitución de empresas elaboración documento privado
(acta), minuta y escritura
Ø Formatos legales para la formalización de la empresa y/o
persona natural
Ø Cámara de comercio -homonimia, rue, registro otras entidades,
certificado de existencia y representación legal, matricula
mercantil y/0 registro de libros.
Ø otros formatos - sayco- bomberos - licencia de funcionamiento-
licencia sanitaria- curaduría - secretaria distrital de ambiente
Ø Dian Rut- resolución de facturación
Ø Secretaria de hacienda distrital - formato Rit empresa y/o
establecimiento de comercio - código ciiu
Ø apertura -cuenta corriente.
Ø comprobante de apertura

MOMENTO 1: Desarrollo individual.

MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta
por parte del docente que orienta la formación.
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz.

5
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

ACTIVIDAD 3: Informe- análisis y representación gráfica de 12 10

información

Escoja tres (3) empresas: una de servicios, una comercial y una

industrial y elabore un informe en el que se incluya para cada una de
las empresas seleccionadas la siguiente información:
• Reseña o antecedentes de la creación de la empresa
• Logotipo y slogan.
• Horizonte institucional: misión, visión, objetivos, políticas y
metas.
• Fortalezas y debilidades (matriz DOFA)

Responda

1. ¿Cuál es la actividad económica que desarrolla la empresa? y a

que clasificación pertenece?.
2. La empresa pertenece a la clasificación de pequeña, mediana o
gran empresa. Argumente su respuesta.
3. ¿Cómo se clasifica dentro de las sociedades comerciales la
empresa? (sociedad de personas, sociedad de capital o
sociedad de naturaleza mixta).

4. ¿Cuál es la razón social?

5. ¿Qué le llamo la atención del logotipo y slogan de la empresa

escogida?
6. ¿Qué características permiten que esta empresa sea reconocida
en el país?
7. ¿Cree usted que esta empresa acertó al escoger este slogan y
logotipo? ¿Por qué?
8. ¿Si usted tuviera la oportunidad de proponer un nuevo slogan y
logotipo para esta empresa que le cambiaría? ¿Por qué?
9. ¿Qué preguntas cree que se formuló esta empresa para la
formulación de su misión?
10. ¿Qué preguntas cree que se formuló esta empresa para la
formulación de su visión?
11. ¿Qué permite el análisis DOFA en cada una de estas
empresas?

MOMENTO 1: Desarrollo individual.

MOMENTO 2: Socialización al interior de los equipos de trabajo; con
el apoyo del docente y/o instructor que orienta la formación, cada
equipo de trabajo debe seleccionar una de las empresas
socializadas para sustentar el trabajo a sus demás compañeros de
clase
MOMENTO 3:.Sustentación desarrollo de la actividad propuesta.
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz.

6
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

ACTIVIDAD 4:
En los equipos de trabajo consolidados, procedá a desarrollar la ACTIVIDAD DEL PROYECTO que se describe al
inicio de la presente guía, (numeral 4 “Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje – Actividades
de proyecto.”). A continuación se relacionan las acciones que los aprendices deben realizar para culminar la Fase
uno del proyecto que corresponde al segundo periodo académico del año en curso y avanzar en la construcción de
su proyecto de empresa.

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Una vez sustentado y aprobado su producto o servicio para satisfacer las necesidades de las personas o clientes,
en trabajo colaborativo con su grupo de estudio deben aplicar los siguientes lineamientos a su proyecto
“Organización Económica Didáctica”:

I. PARTE
• Nombre
• Frase publicitaria o slogan
• Logotipo
• Clase de empresa
• Objeto social
• todos los componentes de la planeación estratégica (Misión, Visión, Objetivos, Metas, MATRIZ DOFA Y
síntesis de las estrategias ( FO, DA, DO, FA)

II. PARTE
• Estructura Organizacional: Organigrama, Cadena de Valor (Diagrama) Manual de Macro procesos, procesos
y procedimientos, manual de funciones, proceso de selección.

III. PARTE
Diligenciar los documentos correspondientes de acuerdo a su constitución teniendo en cuéntalos diferentes tipos
de contribuyentes: ( pn, pnrc, rc, gran contribuyente, auto retenedor (retención en la fuente), y gran contribuyente-
autoretenedor) sin olvidar los diferentes tipo de sociedad.

ü Acta de Constitución o documento privado

ü Minuta
ü Escritura Publica
ü Homonimia
ü Registro Único Tributario (RUT)
ü Registro de información Tributaria (RIT)
ü Registro Único Empresarial (RUE)
ü Registro con otras entidades
ü Registro de libros oficiales
ü Certificado de constitución y Gerencia
ü CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) Actividad Económica.
ü Solicitud de la Expedición de Facturación (formato 1302)
ü Resolución de facturación
ü Licencias Sanitaria
ü Bomberos
ü Alcaldías Locales
ü Resolución DIAN gran contribuyente
ü Resolución DIAN autor retenedor
7
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

MOMENTO 1: Desarrollo y construcción en equipos de trabajo

MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la
formación.
MOMENTO 3: Sustentación fase actual del proyecto al instructor de seguimiento (valoración 70%-segunda nota
proceso SENA)

ACTIVIDAD 5:

PARTE I: En equipos de trabajo, los aprendices van a consultar sobre los riesgos ergonómicos en el ambiente
laboral y sus características realizando una gráfica que represente lo consultado.

PARTE II: De manera individual, identificar cuáles son los riesgos de trabajo a los que se expondrá al ingresar
al sector productivo, según su programa de formación y consignar en el portafolio.

PARTE III: En equipos de trabajo los aprendices realizan un diagnóstico de su entorno valorando de uno a
cinco los niveles de seguridad y adecuando en el siguiente cuadro, siendo cinco el nivel mayor de inseguridad y
uno el que representa menor riesgo. Posterior al diagnóstico, se realiza el diseño de un plan para mejorar los
niveles que representan mayor riesgo.

PARTE IV: Desarrolle estrategias que permitan mejorar la salud ergonómica en el ambiente laboral. Elabore un
folleto, difúndalo en su colegio, presentándolo a los docentes de las distintas asignaturas.

El ruido 1 2 3 4 5
La iluminación
Las vibraciones
La carga térmica (frío o calor excesivo)
Las radiaciones
El diseño del lugar en el que se trabaja

La cantidad de horas que se permanece sentado

Las herramientas o maquinarias que se usan
La altura y comodidad de los asientos o mesas
Las carga física (movimientos repetitivos, carga de bultos, etc.)
La cantidad de horas que se trabajan, los descansos, el horario, etc

RESUMEN DE ACTIVIDADES: Total actividades cuatro (5)

Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias individual cuatro (4)

Actividad 1: Crucigrama y ejemplos términos sugeridos

Actividad 2: Cuadro sinóptico
Actividad 3: Informe- análisis y representación gráfica de información
Actividad 5: consulta, identificación riesgos y programa de formación, diagnóstico y diseño de plan de mejora.

8
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias de proyecto una (1)

Actividad 4: Identificación de la empresa para la creación y/o comercialización del producto o servicio elegido
por el equipo de trabajo y/o grupo de estudio, en la formulación del proyecto denominado “Organización
Económica Didáctica”.

5. Evaluación:

Criterios de Evaluación:
• Ejecuta procedimientos y funciones acorde con lo establecido en los manuales y el direccionamiento estratégico
de la organización.
• Aplica el proceso de planeación estratégica, orientado a la Unidad Administrativa, en las estrategias FA/DO para
el desarrollo de los programas de mejoramiento.
• Establece las prioridades de ejecución de actividades y los recursos de acuerdo con las políticas de la
organización.
• Identifica la posición de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura orgánica de la organización.
• Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción.
• Diagnóstica los riesgos ergonómicos de su desempeño laboral.

Evidencias de Conocimiento:
• Identificar funciones y procedimientos a aplicar en el puesto de trabajo.
• Identificar la relación de la unidad administrativa con las demás dependencias de la organización.
• Elaborar la matriz DOFA de la Unidad Administrativa.
• Realizar las actividades establecidas en los manuales de funciones y de procedimientos del puesto de trabajo.
• Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental.
• Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas,
acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos.
• Redactar documentos organizacionales.
• Transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión
de la Calidad e institucionales y la legislación vigente.
• Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
• Operar los equipos de digitación.
• Aplicar las técnicas de comparación y contrastación.
• Reproducir los documentos autorizados
• Identificar los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización.
• Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.
•
Evidencias de Desempeño:
• Identifica funciones y procedimientos a aplicar en el puesto de trabajo.
• Identifica la relación de la unidad administrativa con las demás dependencias de la organización.
• Elabora la matriz DOFA de la Unidad Administrativa.
• Realiza las actividades establecidas en los manuales de funciones y de procedimientos del puesto de trabajo.
• Alista los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental.
• Aplica las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas,
acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos.
9
 Fecha:
Regional Distrito Capital
Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION: Versión:1
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Servicio NOMBRE DEL PROYECTO: Página 1 de 10
Nacional de Aplicación del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
Aprendizaje planeación estratégica de la organizaciones. Proyecto

• Redacta documentos organizacionales.

• Transcribe documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión
de la Calidad e institucionales y la legislación vigente.
• Elabora y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
• Opera los equipos de digitación.
• Aplica las técnicas de comparación y contrastación.
• Reproduce los documentos autorizados
• Identifica los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización.
• Revisa que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental.
Evidencias de Producto:
• Aplica el conocimiento adquirido en la Organización Económica Didáctica. (Identificación de la Empresa).
• Folleto de cuidados y recomendaciones sobre la salud ergonómica
• Cuadro, esquema o escrito en donde se identifiquen los riesgos laborales, según el sector productivo.

6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos

Escenarios de Aprendizaje:
Ambiente de formación (Aula de clase), Biblioteca Colegio, Biblioteca Virtual Sena, Internet, Trabajo extra aula.

Medios y Recursos Didácticos:

Computador
textos,
Páginas Web.

7. CIBERGRAFÍA

• http://actualicese.com/catalogo/impuestos-nacionales.html
• http://www.piramidedigital.com/Tips/mercadeo/objetivosestrategiasyplanesdeaccion.htm
• http://www.estudiodelmercado.blogspot.com/
• http://planeacionempresarial.org/web/node/5046
• http://www.gerencie.com/base-gravable-en-el-impuesto-de-industria-y-comercio-no-puede-ser-
bimestral.html
• http://www.webscolar.com/importancia-de-la-recoleccion-de-datos
• http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos

10