IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS

ORGANIZACIONES.

En un entorno globalizado como en el que vivimos, se hace necesario que la

información suministrada a los usuarios sea de alta calidad y confiable para la toma
de decisiones; esto conlleva a pensar o a indagar el valor que tienen los sistemas
de información en las organizaciones analizando las mejoras a nivel organizacional
que puede proporcionar este.
Los sistemas de información son un conjunto de elementos orientados al tratamiento
y administración de datos e información, organizados para su uso posterior y
generado para cubrir una necesidad o un objetivo.
Las empresas que se encuentran en una economía emergente evalúan la
posibilidad de implementar esta herramienta para la mejora continua de sus
actividades, decisiones, productividad e incluso la satisfacción de sus clientes en el
sentido de obtener información óptima y en el tiempo deseado.
Dado esto, las organizaciones analizan el costo-beneficios de la implementación de
un sistema de información, con la finalidad de evaluar que las inversiones realizadas
generen rendimientos positivos, es decir determinar la relación que tiene el éxito de
los sistemas de información con respecto a los resultados organizacionales.
Sin embargo, el éxito de los sistemas de información no solo radica en la
implementación de estos, se debe tener en cuenta que cada organización es
diferente y el sistema a implementar debe darse de acuerdo a sus necesidades; se
debe tener claro que la solo implementación del sistema no garantiza el éxito de
este.
Los sistemas de información deben estar correctamente diseñados, buscar atender
las necesidades de los usuarios y de la organización como tal, este debe ser integral
y que proporcione exactitud en la información, para mejorar la satisfacción del
usuario, y el uso-utilidad del sistema.
Para evaluar el éxito de los sistemas de información en las empresas se analizan
diferentes variables, el uso- utilidad de este y la satisfacción del usuario, ; considero
que la variable uso-utilidad va de la mano en como utilizas el sistema de información
para que este te de los resultados que deseas, no se puede pensar que con el solo
hecho de implementar un sistema de información las organizaciones aumentaran
su rentabilidad, el éxito recae en como utilizas ese sistema de acuerdo a tus
necesidades , un uso correcto que facilite el alcance de la información para distintos
aspectos; toma de decisiones, aumento de productividad, reducción de costos y
proporcionar un beneficio interno.
Además de los aspectos antes mencionados, las organizaciones reflejan una
rentabilidad económica, crecimiento en sus utilidades, mejora en la productividad,
eficiencia, mejores relaciones con los usuarios de la información (clientes-
proveedores), detectando así la correlación que tienen la implementación de un
sistema de información y los beneficios percibidos.
La calidad de la información, es lo que realmente se espera obtener de un sistema
de información y para que este tenga éxito en este aspecto, el sistema de
información además de ser el más adecuado, el recurso humano debe velar porque
la información ingresada sea la pertinente.
Para analizar el éxito de los sistemas de información en las organizaciones,
podemos identificar diferentes aspectos de ellos y evaluar su calidad. Entre estos
tenemos los siguientes:
Calidad de la información: Esta debe ser clara, oportuna y relevante, para que sea
fácil de comprender y ayude en los aspectos importantes de la empresa, como la
toma de decisiones.
Calidad del sistema: Este debe ser diseñado con características útiles, y tiempos de
respuesta adecuados.
Calidad del servicio: va relacionada a la capacidad de respuesta que tiene el
personal cuando se le es solicitado cierto tipo de información y esta es entregada
de manera adecuada a los usuarios.
Satisfacción del usuario: Es aquella opinión que da el usuario una vez haya utilizado
el sistema de información, está siempre debe reflejar que el sistema ha sido eficiente
y efectivo al momento de su utilización.
Uso – utilidad: Esta definida por el análisis que se le hace al sistema una vez este
ha sido implementado, es decir que si su utilización ha provocado mejora en el
desempeño del trabajo, toma de decisiones y demás aspectos.
Resultados organizacionales: Es el principal objetivo de un sistema de información
, que este ayude a la empresa a percibir resultados positivos como incremento de
ventas, mejoras de proceso, disminución de costos de operación y demás.
Siempre se debe tener en cuenta que la calidad de la información va de la mano
con la satisfacción del usuario y la utilidad de los sistemas de información , debido
a que la disponibilidad y exactitud de la información es clave para la implementación
exitosa de un sistema, seguido de la calidad del sistema y del servicio; y que cada
variable aporta aspectos para el éxito de los sistemas de información en la
organizaciones, es decir cada variable cumple un papel fundamental para obtener
el resultado deseado.
Estas variables poseen un impacto organizacional, el cual resulta de suma
importancia para el éxito de los sistemas de información porque perciben un
aumento en el rendimiento empresarial que viene de la mano de un sistema de
información refiriéndose a este como un sistema de mejora.
Los sistemas de información, como se ha venido mencionando a lo largo de este
ensayo son de gran importancia para las empresas, a través de las diferentes áreas
como recursos humanos, finanzas, mercadeo, producción entre otras puedes
realizar las distintas actividades en los sistemas generando así que se cubran todos
los procesos a cabalidad y que estos estén alineados con el objetivo del negocio.
Para evaluar estas condiciones se realiza la llamada “Auditoria de sistemas” que
permite revisar y evaluar que los sistemas de información en las empresas, sean
utilizados de manera adecuada y que estén arrojando los resultados deseados.
Los objetivos de una auditoria de sistemas están basados en proteger la información
de hechos fraudulentos y que el usuario este satisfecho con el servicio. Así mismo,
asegurar una mayor integridad y disponibilidad de la información, evaluar que los
controles internos sean eficientes, y conocer la situación de todas las áreas donde
se utilicen aspectos informáticos para evitar riesgos.
Para llevar a cabo el proceso de auditoría, se deben tener en cuenta diferentes
etapas, en la etapa de conocimiento del área auditada, se conoce el origen por el
cual se realizara la auditoria, se conocen los procesos de la organización, se
elaborara un plan que sirva de guía para la auditoria y por último se establecen los
objetivos.
La etapa de planeación puede ser considerada como la más esencial, debido a que
de acuerdo a lo que tu planees podrás identificar de manera acertada los riesgos
que pueden existir en el sistema de información mediante la elaboración del plan de
auditoria, elaboración de estándares, evaluación de ítem, determinando las
actividades a realizar entre otras.
La etapa de ejecución, se realizan las actividades programadas para así identificar
y evaluar el sistema de información.
Por último, está el dictamen que se realiza para informarle a la dirección de la
empresa los resultados obtenidos, es decir si lo sistemas de información están
generando los resultados deseados.
En conclusión, los sistemas de información deben ser correctamente
implementados, utilizarlos de manera adecuada para que la empresa obtenga la
rentabilidad deseada y además de esto auditarlos en todo el momento para evaluar
el control interno en los sistemas informáticos en cada área de la organización.