SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTARIA

2018
 SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA
ELABORÓ PRESENTÒ APROBÒ

.
Guadalupe Malqui Guillermo Abanto Castillo Genoveva Marquina
Vilcherrez Jefe del Recursos Humanos Villanueva.
Practicante de Psicología Gerente General.

FECHA DE ELABORACIÒN – OCTUBRE 2018

2
 ÍNDICE

Pág.

I. PRESENTACIÓN ........................................................................................................... 2

II. OBJETIVO...................................................................................................................... 3

III. METODOLOGÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA. ....................... 4

3.1. LINEAMIENTOS GENERALES .......................................................................... 4

3.2. PLANEAR ..............................................................................................................5

3.3. HACER .................................................................................................................. 6

3.4. VERIFICAR........................................................................................................... 7

3.5. ACTUAR ............................................................................................................... 7

IV. PROCEDIMIENTO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTARIA ..................................................................................................... 8

V. DIAGRAMA DE FLUJO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÒN DOCUMENTARIA. .................................................................................. 10

VI. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS_____________________________________11

VII. FORMATOS SOBRE LA IMPLEMENTACION SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTARIA. ............................................................................................................... 12

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I. PRESENTACIÒN.

La implantación de un sistema de gestión documental es un paso decisivo de cualquier

organización dentro de su política de calidad y mejora continúa: permite perfeccionar los
métodos de información de la institución, optimizando su gestión y la recuperación de la
información, y, por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las
unidades para mejorar sus resultados. (Sandoval, 2007)
.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme
durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación
definitiva, se convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el
desarrollo de las actividades de autoevaluación que conducen a la mejora continua. (Santos,
2003)

En este sentido la gestión eficiente de la información en las entidades resulta

imprescindible para la toma de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido
en un apoyo fundamental y estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un
Programa de Gestión Documental, que permitan disponer de manera ordenada de toda la
Gestión Documental de la empresa considerándola como un recurso o activo institucional
decisivo en el desempeño de la entidad. (Moreiro, 2011)

El Programa de sistema de información documentaria, es un instrumento que ofrece,

un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar
para gestionar los documentos, con un enfoque claro y sencillo; además, permite
estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades técnicas o
procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la preservación de los documentos,
siempre se desarrolle de la misma manera.

El siguiente documento cuenta con un objetivo general, la metodología del programa para
su implementación, lineamientos generales, procedimientos, un diagrama de flujo; así
como, formatos a utilizar en el sistema de gestión documentaria. Este documento queda
puesto a su completa disposición para una futura aprobación e implementación.

4
II. OBJETIVOS

2.1. Objetivo General

• Planificar, elaborar, diseñar y proponer un sistema de gestión

documentaria, lo cual permita erradicar las quejas realizadas por el
cliente interno y externo.

2.2. Objetivos Específicos

• Organizar y registrar los documentos que ingresan y salen de la
organización.
• Facilitar la búsqueda de información de la gestión documentaria de la
organización.
• Proporcionar un mejor trabajo de gestión documentaria entre las áreas
laborales de la organización.

5
III. METODOLOGÍA

3.1 LINEAMIENTOS GENERALES

• El Área de Recursos Humanos será la encargada de crear y elaborar el

procedimiento para la elaboración del sistema de gestión documentaria en la
organización.
• El procedimiento del sistema de gestión documentaria será aprobado por
medio del consentimiento del gerente general de la empresa para su ejecución
e implementación en la organización.
• La implementación programa del sistema de gestión documentaria deberá
efectuarse de acuerdo a los lineamientos establecidos, con la aprobación del
responsable de la entidad y quedará registrado dentro del acuerdo normativo
para su implementación.
• Con el propósito de optimizar la gestión del sistema de gestión documentaria,
deberán aplicarse el círculo PHVA y seguir cada una de sus etapas para
asegurar dicho proceso.
3.2 PLANEAR

• El Área de Recursos humanos y gerencia general planificaran la información

necesaria para procesar en el sistema de gestión documentaria de la
organización.

• El Area de Recursos Humanos junto al área de tecnología deberán trabajar

conjuntamente, ordenando y procesando la información que será puesta en el
sistema de gestión documentaria electrónica.

• El área de recursos humanos deberá planificar el sistema de gestión

documentaria manual, la cual tendrá que poseer la misma información
procesada en el sistema de gestión documentaria electrónica.

3.3 HACER

• Para el sistema de información manual se establecerán diversas clases o

agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que
los ha creado.

• Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y

estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden
establecida para cada caso.

• Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la

estructuración dada al fondo.

• Posteriormente el área de recursos humanos tendrá como responsabilidad

supervisar de que cada área laboral sigue el mismo procedimiento para la
gestión documentaria en la organización.

• Para el sistema de gestión documentaria electrónica el área de tecnología

deberá corroborar que la información procesada sea la correcta.

• Una vez verificado los datos se inicia con la inducción e implementación del
sistema de gestión documentaria en la organización.

8
 FORMATO CÒDIGO PROPÒSITO

Requerimiento de implementación SIRH -01- 18 Solicitar al área de tecnología ola

Esquema de clasificación (Sistema de
Gestión Documentaria Manual)
Modelo de sistema de gestión
documentaria electrónica
implementación de un sistema de gestión
documentaria
Clasificación de documentos en el
ECGD– 02 - 18 sistema de gestión documentaria manual.
Modelo de guía de sistema de gestión
SGDE – 03- 18 documentaria electrónica

3.4 VERIFICAR

• El A.R.H deberá verificar que los objetivos planteados previamente se estén

cumpliendo exitosamente a través del desarrollo de las actividades
determinadas en el cronograma en el tiempo y forma establecida. Así mismo
el A.R.H verificará la efectividad de la implementación del sistema de gestión
documentaria.

3.5 ACTUAR

• El Área de Recursos humanos deberá informar a la gerencia general sobre

los resultados obtenidos en la implementación del sistema des gestión
documentaria en la organización.

• La metodología propuesta deberá desarrollarse y establecerse generando una

aplicación continúa para obtener resultados beneficiosos para la
organización.

9
 IV. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTARIA

RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

El Área de Recursos Humanos será la encargada de
A.R.H 1 crear y elaborar el procedimiento para la elaboración
del sistema de gestión documentaria en la organización.
El procedimiento del sistema de gestión documentaria Requerimiento
Gerencia será aprobado por medio del consentimiento del gerente de
General 2 general de la empresa para su ejecución e implementación
implementación en la organización.
El Area de Recursos Humanos junto al área de
Area de 3 tecnología deberá trabajar conjuntamente, ordenando y
Tecnología procesando la información que será puesta en el sistema
de gestión documentaria electrónica.
El área de recursos humanos deberá planificar el
4 sistema de gestión documentaria manual, la cual tendrá
que poseer la misma información procesada en el
sistema de gestión documentaria electrónica
Para el sistema de información manual se establecerán
5 diversas clases o agregados documentales en función Esquema de
A.R.H de su procedencia, es decir, del autor que los ha clasificación
creado.
Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o
6 serie documental, y estas mismas, uniendo unos con
otros conforme a la unidad de orden establecida para
cada caso.
7 Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que
ponga de relieve la estructuración dada al fondo.
Posteriormente el área de recursos humanos tendrá
8 como responsabilidad supervisar que cada área laboral
sigue el mismo procedimiento para la gestión
documentaria en la organización.
Para el sistema de gestión documentaria electrónico
Area de 9 electrónica el área de tecnología deberá corroborar que
Tecnología la información procesada sea la correcta. Modelo de sistema
de gestión
Una vez verificado los datos se inicia con la inducción documentaria
10 e implementación del sistema de gestión documentaria electrónico
en la organización
El Área de Recursos humanos deberá informar a la
11 gerencia general sobre los resultados obtenidos en la
A.R.H implementación del sistema des gestión documentaria
en la organización.
La metodología propuesta deberá desarrollarse y
12 establecerse generando una aplicación continúa para
obtener resultados beneficiosos para la organización
FIN DEL PROCEDIMIENTO

6
7
 V. DIAGRAMA DE FLUJO SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA.

INICIO
Requerimiento de
implementación

El Área de Recursos Humanos El procedimiento del sistema de El A.R.H junto al área de El A.R.H deberá planificar el
será la encargada de crear y gestión documentaria será tecnología deberá trabajar sistema de gestión documentaria
elaborar el procedimiento para la aprobado por medio del conjuntamente, ordenando y manual, la cual tendrá que poseer la
elaboración del sistema de consentimiento del gerente procesando la información que misma información procesada en
gestión documentaria en la general de la empresa para su será puesta en el sistema de gestión el sistema de gestión documentaria
organización ejecución e implementación. documentaria electrónica. electrónica

Esquema de
clasificación

Posteriormente el área de Ordenar los documentos dentro

recursos humanos tendrá como
responsabilidad supervisar que
cada área laboral sigue el mismo
procedimiento para la gestión
documentaria en la organización.
Elaborar un cuadro o esquema de de cada agrupación o serie Para el sistema de información
Inventario de documental, y estas mismas, manual se establecerán diversas
clasificación que ponga de
recogida
relieve la estructuración dada alde uniendo unos con otros conforme clases o agregados documentales
fondo. información a a la unidad de orden establecida en función de su procedencia, es
nivel individual. para cada caso. decir, del autor que los ha creado.

Modelo de sistema de
gestión documentaria
electrónica
Para el sistema de gestión El Área de Recursos humanos
documentaria electrónico electrónica Una vez verificado los datos se
inicia con la inducción e deberá informar a la gerencia La metodología propuesta deberá
el área de tecnología deberá
corroborar que la información implementación del Inventario
sistema de de general sobre los resultados desarrollarse y establecerse
procesada sea la correcta. gestión documentaria en lade obtenidos en la implementación generando una aplicación
recogida del sistema de gestión continúa para obtener resultados
organización.
información a nivel documentaria en la organización beneficiosos para la organización.
individual.

FIN
VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• Moreiro, C. (2011).Evaluación de software libre para la gestión de archivos administrativos. El

profesional de la información.
• Sandoval, D. (2007).Acceder. Legalidad y práctica en el acceso a los documentos de
archivo en Chile.
• Santos, E (2003). Propuesta de diseño de un sistema archivístico institucional para la
Universidad de la Habana. Tesis de Diplomado(no pub).La Habana: Departamento de
Bibliotecologia y Ciencias de la información de la Universidad de la Habana

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 FORMATOS SOBRE LA
IMPLEMENTACIÒN DEL SISTEMA
DE GESTIÒN DOCUMENTARIA.

10
 REQUERIMIENTO DE IMPLEMENTACIÒN

INFORMACIÓN GENERAL
Fecha:
VERSIÓN: 01 SOLICITANTE: • Área de Recursos Humanos.

IDENTIFICADOR DEL NOMBRE DEL • Análisis, diseño y desarrollo e implementación del sistema de gestión
REQUERIMIENTO: REQUERIMIENTO: documentaria
SISGD

Estado Fecha

Recibido

Detallado
TIPO DE Análisis, Diseño y ESTADO: Aprobado
REQUERIMIENTO: Desarrollo.
Rechazado

En ejecución

Entregado

IDENTIFICADOR DEL SISGD

PROYECTO:
NOMBRE DEL PROYECTO: • Sistema de gestión documentaria

RESPONSABLE: ________________________________________________

SIRH -01- 18
 ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN
(SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA MANUAL)

Nombre
documento:____________________________
__________________________________.

Nombre del
responsable:____________________________
_________________________________.

Procedencia del
documento:____________________________
__________________________________.

Finalidad:_____________________________
_________________________________.

Fecha de ingreso: _____________________

Fecha de salida: _______________________

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ECGD– 02 - 18
MODELO DE SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTARIA ELECTRÓNICA.

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ECGD– 02 - 18