1.

COMPETENCIAS A DESARROLLAR

CÓDIGO DENOMINACIÓN

250601012 ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO

APOYO AL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON
LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE: DENOMINACIÓN

RESULTADO DE APRENDIZAJE No 1

1. ALISTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE SE VAN A

MICROFILMAR, DIGITALIZAR Y/O AUTOMATIZAR TENIENDO EN
CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL, EL CÓDIGO DE ÉTICA, LAS NORMAS, PRINCIPIOS Y
TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

RESULTADO DE APRENDIZAJE No 2

2. VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y

PROTOCOLOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y/O
AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO
CON LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,
LA POLÍTICA INSTITUCIONAL Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

RESULTADO DE APRENDIZAJE No 3

3. ELABORAR PROPUESTAS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE UN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE UNA ORGANIZACIÓN,
TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES, LA
LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

RESULTADO DE APRENDIZAJE No 4

4. ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS Y/O LA INFORMACIÓN

MICROFILMADA, DIGITALIZADA Y/O AUTOMATIZADA, A TRAVÉS DE LA
TECNOLOGÍA Y LOS MEDIOS DISPONIBLES PARA SU CONSULTA,
RECUPERACIÓN Y CONTROL, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE
LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
RESULTADO DE APRENDIZAJE No 5

5. APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS
TÉCNICAS, DE CALIDAD, DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; LA
LEGISLACIÓN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE
OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
TECNOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS.

3. CONOCIMIENTOS.

3.1. CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS.

METADATOS

1. Concepto
2. Clasificación y función de los metadatos
3. Creación de metadatos.

DIGITALIZACIÓN

1. Concepto
2. Procesos
3. Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las políticas y la
normatividad vigente.

PROCEDIMIENTOS PARA LA DIGITALIZACIÓN.

1. Equipos, elementos y accesorios

2. Almacenaje: Manual y automatizado.

RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN.

1. Selección
2. Políticas de selección Restricciones legales
3. Otros criterios de selección
CONVERSIÓN

1. Factores de escaneado
2. Tipos de documentos
3. Original, digital enriquecido
4. Preservación
5. Acceso
6. Costo
7. Patrón de referencia para la captura digital.
8. Requisitos de Resolución de referencia para textos impresos
9. Requisitos de resolución de referencia basados en el ancho del trazo
10. Requisitos de resolución de referencia para documentos de tono continuo
11. Requisitos de resolución de referencia para medias tintas
12. Metodología para determinar requisitos de conversión

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA LA DIGITALIZACIÓN.

1. Concepto
2. Cadena de digitalización
3. Hardware y Software, Redes, Integración del sistema: conexión de la
cadena
4. Captura de imágenes
5. Concepto, Funcionamiento de escáneres, Tipos de escáneres,
Procesamiento de imágenes.

GESTIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS.

1. Concepto.
2. Seguimiento.
3. Bases de datos de archivos electrónicos.
4. Tipos de almacenamiento.

DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Flujo de información
2. Registro.
3. Documentos posteriores a la microfilmación y/o digitalización.

NORMAS DE PRESERVACIÓN Y PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

 1. Concepto
2. Principios y conductas para la preservación y protección del medio ambiente.
3. Software.
4. Concepto
5. Clases
6. Usos
7. Normas legales sobre su utilización

BASES DE DATOS

1. Fundamentación en las TIC (Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones)
2. Fundamentos de bases de datos. Tablas: Campos y registros
3. Bases de datos documentales y referenciales
4. Software para el manejo de procesos documentales (Workflow).

HOJAS DE CÁLCULO EXCEL

1. Manejo de datos
2. Ordenar
3. Filtros.

VALIDACIÓN

1. Subtotales
2. Tablas y gráficos dinámicos

INTRODUCCIÓN DE DATOS. USO DE FORMULARIOS.

1. Actualización de base de datos.

REDES

1. Conceptos básicos
2. Administración de redes
3. Tecnología integrada Internet: Ip, http, Ftp, https.
4. Navegadores de Internet
5. Mensajería
6. Correo electrónico
7. Motores de búsqueda
8. Manejo de información en formato de documento portátil (pdf).

-PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.

 1. Administración de un programa de conservación
2. Programas de conservación electrónica de la información
3. Sensibilización y toma de conciencia
4. Mantenimiento
5. Almacenamiento y re almacenamiento de información electrónica
6. Prevención de desastres
-SOPORTES DOCUMENTALES EN MEDIOS ELECTRÓNICOS.
1. Tipos de soportes documentales
2. Conservación documental en soportes diferentes al papel.
3. Unidades de almacenamiento (CD, DD, DVD, diskettes, USB, entre otros).
-POLÍTICA ORGANIZACIONAL PARA LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1. Copias de seguridad (Backup)
2. Sistemas y medios de conservación de la información digital y microfilmada
3. Concepto
4. Tipos de copias de seguridad
5. Normas técnicas de seguridad
6. Software para copias de seguridad.
-PROGRAMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE INFORMACIÓN.
1. Concepto
2. Procesos de un P.G.E.
3. Seguridad de la información
4. Ciclo vital del documento electrónico
5. Tercerización Vs. Programas en la empresa (outsoursing)
6. Requerimientos:
7. Comunicación y control del proyecto
8. Visión del programa de PGE.
-DISEÑO TÉCNICO FUNCIONAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA
DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE INFORMACIÓN P.G.E.
1. Concepto
2. Software aplicativo
3. Procedimientos para la recepción, trámite, recuperación, consulta y
disposición final de la información electrónica.
-ESTADÍSTICA BÁSICA
1. Concepto
2. Metodología
3. Control estadístico de calidad
4. Presentación de informes.
Análisis de usuarios

1. Confidencialidad.
2. Discreción.
3. Reserva legal de la Información.

POLÍTICAS GUBERNAMENTALES E INSTITUCIONALES

RELACIONADAS CON LA APLICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS
PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS Y LA
INFORMACIÓN.

Sistemas de información

1. Concepto, Clases, Tipos y Usos aplicados en los procesos Archivísticos.

2. Análisis y selección de herramientas tecnológicas, de acuerdo con los
requerimientos institucionales.
3. Procesos y procedimientos archivísticos aplicados a la automatización,
digitalización y/o microfilmación de archivos.
4. Clasificación, Ordenación, Descripción y Depuración
5. Foliación y retiro del material abrasivo.

NORMAS TÉCNICAS Y LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA VIGENTE

APLICADA A LOS PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN,
DIGITALIZACIÓN Y/O MICROFILMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO, EN UNA ORGANIZACIÓN:

Microfilmación

1. Concepto
2. Evolución histórica
3. Normas archivísticas
4. Normas Técnicas
EQUIPOS, ELEMENTOS, MOBILIARIO E INSUMOS PARA MICROFILMACIÓN

1. Clasificación
2. Características
3. Alistamiento de equipos
4. Insumos para el proceso de microfilmación
5. Operación de equipos

PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIÓN

1. Preparación física de los documentos por microfilmar.

2. Actas Inicial y Final
3. Protocolos
4. Clasificación y ordenación de Documentos
5. Indización de los rollos de película
6. Inspección final del documento
7. Secuencia fílmica
8. Tarjetas
9. Reducción
10. Formatos
11. Película
12. Instrucciones para el operador de la microfilmadora
13. Microfilmar los documentos
14. Revelado.

ALMACENAJE Y PROTECCIÓN DE MICROFILMES

1. Almacenaje, conservación y protección

2. Procesado del rollo de microfilmación
3. Baño fijador
4. Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes.
5. Control para la microfilmación y la conservación de los microfilmes por
outsourcing
6. Concepto
7. Inventario de la documentación por microfilmar
8. Microfilmación de la documentación relacionada con el convenio
9. Revelado de micro formas
 10. Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC
11. Verificación

CONTROL DE CALIDAD

1. Concepto
2. Evaluación inicial
3. Evaluación continuada
4. Programa de control de calidad
5. Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla
6. Valoración de la calidad de la imagen
7. Calidad de los microfilmes
8. Microfilmación de documentos.
9. Densidad de los negativos de cámara
10. Procedimiento de inspección
11. Generalidades sobre la calidad

NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. Fundamentos básicos
2. Incidencia en los procesos de automatización, microfilmación y digitalización
3. No conformidad. Concepto

NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL APLICADAS EN LOS

PROCESOS DE AUTOMATIZACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

1. Conceptos de seguridad y salud ocupacional

2. Ergonomía
3. Equipos y elementos de protección personal

CONSULTA Y LECTURA DE MICROFILMES

1. Consulta en el lector convencional o análogo

2. Reproducción de documentos

LEYES, ACUERDOS AGN, DECRETOS, RESOLUCIONES, CIRCULARES

MANUALES DE:

1. Procesos y procedimientos aplicados en los procesos de automatización,

digitalización y/o microfilmación.
2. Operación de equipos y otros recursos tecnológicos relacionados con los
procesos de automatización, digitalización y/o microfilmación.
 3. Inglés técnico relacionado con la interpretación de manuales técnicos
para la operación de equipos de automatización, digitalización y/o
microfilmación de documentos de archivo.

3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO

DETERMINAR EL PERFIL DE LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN.

1. Interpretar las normas y la legislación vigente relacionadas con la reserva

legal de la información en una Organización y las necesidades de
información del usuario.
2. Aplicar las normas sobre confidencialidad y discreción relacionadas con el
manejo de la información en una Organización.
3. Identificar las necesidades de automatización de los documentos de archivo
en la Organización.
4. Aplicar técnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de
digitalización, microfilmación y automatización de documentos e información.
5. Desarrollar las competencias, características y actitudes para el trabajo en
equipo y colaborativo.
6. Adoptar las políticas institucionales en la aplicación de nuevas tecnologías
para la gestión electrónica de los documentos y la información.
7. Interpretar los requerimientos del sistema de información
8. Aplicar los principios, las normas legales y técnicas en los procesos
archivísticos en los procedimientos de automatización digitalización y
microfilmación de documentos de archivo en una Organización.
9. Interpretar los manuales de procesos y procedimientos, de gestión
documental y de operación de equipos y herramientas tecnológicas
relacionados con la automatización, digitalización y microfilmación de
documentos de archivo.
10. Aplicar el inglés técnico en la interpretación de manuales técnicos y de
operación de equipos para la implementación de tecnologías de la
información.
11. Aplicar las directrices de disposición final para la automatización,
digitalización y microfilmación de los documentos de archivo de la
Organización.
12. documentos de archivo, establecidos en las Tablas de Retención
Documental para su automatización (digitalización y/o microfilmación), de los
documentos de archivo en una Organización.
13. Aplicar los procedimientos previos a la selección de la técnica requerida de
acuerdo con las normas de protección ambiental.
14. Aplicar las normas de preservación y protección del medio ambiente,
previos a los procesos de automatización(digitalización y/o microfilmación)
de acuerdo con las normas de protección ambiental.
15. Seleccionar las tecnologías requeridas para la implementación de un
sistema de información de acuerdo con los requerimientos de la
Organización.
16. Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en
los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de los
documentos de archivo en una Organización.
17. Identificar equipos y sus características, elementos, accesorios y muebles
requeridos para los procesos de automatización, digitalización y
microfilmación de documentos de archivo.
18. Identificar software disponible para los procesos de automatización,
digitalización y microfilmación, de documentos de archivo.
19. Identificar las redes de datos que maneja la Organización
20. Operar los equipos, software, elementos y accesorios para los procesos de
automatización, digitalización y microfilmación de documentos de archivo en
una Organización, de acuerdo con las políticas institucionales, la legislación
vigente y los manuales de operación.
21. Administrar las bases de datos implementadas por la Organización,
relacionadas con el control de la documentación en la Organización.
22. Aplicar el lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.
23. Ingresar los registros de manera ágil y oportuna.
24. Establecer las estrategias de captura y búsqueda de información en los
archivos electrónicos.
25. Actualizar la base de datos de acuerdo con las normas técnicas, las
políticas organizacionales y la legislación vigente.
26. Aplicar las normas, políticas institucionales, legislación vigente y principios
de preservación y conservación de archivos electrónicos
27. Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la pérdida de información
de los archivos electrónicos.
28. Aplicar medios y técnicas para la preservación y conservación de archivos
electrónicos.
29. Identificar la estructura de un programa de gestión electrónica de
información.
30. Identificar los procesos que conforman la estructura de un programa de
gestión electrónica de información y los procedimientos que comprende.
31. Elaborar una propuesta para la gestión electrónica de los documentos de
archivo de la Organización.
32. Preparar físicamente los documentos que se van a automatizar, digitalizar y
microfilmar.
33. Alistar los documentos.
34. Verificar la ordenación de los documentos
35. Remover los documentos que no pertenezcan a la serie o subserie que se
van a intervenir.
36. Retirar los elementos extraños a los documentos.
37. Reparar los documentos que tengan imperfecciones que afecten el texto o
las ilustraciones.
38. Recuperar los documentos faltantes dentro del proceso.
39. Verificar que las condiciones físicas de los documentos que se van a
intervenir cumplan con los requisitos.
40. Verificar la calidad de los documentos procesados.
41. Archivar los documentos automatizados, digitalizados o microfilmados.
42. Realizar el procedimiento de automatización, digitalización y microfilmación.
43. Determinar el número de imágenes o documentos posibles de acomodar,
en el rollo de película.
44. Identificar e indizar los rollos o películas de microfilm.
45. Verificar que los documentos digitalizados y microfilmados estén ordenados.
46. Utilizar los materiales e insumos requeridos durante el proceso de
microfilmación.
47. Elaborar e identificar las tarjetas, requeridas para los procesos de
automatización, digitalización y microfilmación- Elaborar las actas requeridas
en los procesos.
48. Revelar el rollo de película microfilmado.
49. Identificar los materiales, procesos y procedimientos para el revelado de
rollos utilizados.
50. Operar los dispositivos, equipos y materiales de revelado.
51. Utilizar los insumos recomendados para el proceso de revelado.
52. Verificar que los parámetros de automatización, digitalización y
microfilmación establecidos correspondan a las necesidades de información
y a las estrategias de búsqueda.
53. Identificar los protocolos de la automatización de la información.
54. Aplicar los mecanismos de control del sistema de información.
55. Atender las no conformidades del proceso de automatización, digitalización
y microfilmación.
56. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, durante el desarrollo
de los procesos de automatización, digitalización y microfilmación de
documentos de archivo.
57. Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo que respecta
al desarrollo de los procesos de automatización, digitalización y
microfilmación.
58. Adoptar la ergonomía durante el desarrollo de los procesos.
59. Identificar los equipos de protección personal recomendados para la
ejecución de los procedimientos.
60. Verificar que los elementos exigidos para la protección personal sean
acordes con las normas establecidas.
 61. Realizar la búsqueda, recuperación y consulta de documentos
automatizados, digitalizados y microfilmados.
62. Recuperar de los rollos microfilmados la información requerida.
63. Consultar la información digitalizada.
64. Localizar la información requerida en el sistema.
65. Proporcionar información a usuarios.
66. Transferir al usuario la información recuperada.
67. Elaborar los informes estadísticos que contribuyan con la gestión de la
información y necesidades de la Organización.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

1. Aplica los principios, técnicas y procesos archivísticos, previos a la

automatización, digitalización y microfilmación de archivos.

2. Aplica las normas técnicas, la legislación archivística vigente y la política

institucional, referentes a los procesos archivísticos, para la automatización
(digitalización y/o microfilmación) de los documentos e información.

3. Aplica los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y

de operación de equipos de oficina, relacionados con los procesos de
automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo,
teniendo en cuenta los protocolos y la aplicación del lenguaje de las bases
de datos establecidas en la Organización.

4. Aplica las normas técnicas, y el idioma inglés técnico en la interpretación de

los manuales de la operación de los equipos para la automatización
(digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.

5. Aplica las directrices para la disposición final de los documentos de archivo,

establecidas en las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta la
preservación y protección del medio ambiente durante el desarrollo de los
procesos archivísticos.

6. Utiliza las tecnologías, los equipos, elementos, accesorios y programas

requeridos para la implementación de un sistema de información, de acuerdo
con los requerimientos de la Organización y las normas legales para su
utilización.

7. Prepara los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar,

apoyando los diferentes procedimientos y teniendo en cuenta los equipos,
elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y
protección.
8. Implementa un Programa General de Conservación Preventiva de
documentos e información electrónica.

9. Aplica las normas y principios de preservación y conservación de archivos

electrónicos.

10. Elabora un programa de gestión electrónica de información teniendo en

cuenta las necesidades y políticas institucionales.

11. Aplica los procedimientos técnicos para la automatización (digitalización y/o

microfilmación) de los documentos de archivo, teniendo en cuenta la política
institucional, la legislación vigente y la tecnología disponible.

12. Aplica las técnicas de revelado del rollo de película microfilmado, utilizando
los insumos recomendados, de acuerdo con las normas técnicas y las de
gestión de la calidad.

13. Aplica las normas y principios de preservación, conservación y

almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las normas de gestión
de la calidad.

14. Aplica las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos
de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de
archivo, tanto en la operación de los equipos como en la utilización de los
elementos de protección personal.

15. Proporciona atención y servicio a los usuarios durante la consulta de

documentos electrónicos.

16. Localiza los documentos e información automatizada (digitalizados y/o

microfilmados), utilizando los procedimientos y el equipo lector (convencional
o análogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios autorizados.

17. Elabora informes estadísticos requeridos por la Organización.