Introducere în managementul proiectelor

Managementul este ştiinţa organizării şi conducerii organizaţiilor pentru

valorificarea eficientă a resurselor acestora în scopul oferirii de produse şi
servicii specifice.

Managementul proiectelor reprezintă un mod de a acționa pe baza unui plan

riguros, pentru a atinge unele obiective formulate cât mai limpede posibil, într-o
perioadă limitată (precis determinată) de timp și cu resurse limitate (precis
evidențiate). Indiferent de dimensiunea unui proiect sau de complexitatea
acestuia, îndeplinirea obiectivelor înseamnă atingerea standardelor de calitate
propuse, în limitele de timp și de buget stabilite.

Proiectul se caracterizează ca o acțiune unică, specifică, compusă dintr-o

succesiune logică de activități componente coordonate și controlate, cu caracter
inovațional de natură diferită, realizat într-o manieră organizată metodic și
progresiv, având constrângeri de timp, resurse și cost, destinat obținerii cu
succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar
definite. Printr-o perioadă de timp se înțelege că un proiect are un început și un
sfârșit bine stabilit. De asemenea, înțelegem că un produs unic sau un serviciu
unic este diferit de celelalte produse și servicii existente. Un proiect presupune
implicarea la toate nivelurile organizației, dar poate presupune și parteneriate cu
alte organizații deoarece este extrem de importantă realizarea acestora, mai ales
dacă aceste proiecte reprezintă modalități de acțiune pentru realizarea strategiei
organizației.

Indiferent de dimensiunea unui proiect sau de complexitatea acestuia,

îndeplinirea obiectivelor acestuia înseamnă atingerea standardelor de calitate
propuse, în limitele de timp și de buget stabilite.

În cadrul unui proiect calitatea este analizată din două puncte de vedere:

1. calitatea produsului

Aceasta se referă la calitatea rezultatului finit de pe urma realizării proiectului.

2. calitatea procesului execuţiei în cadrul proiectului, care înseamnă de fapt

calitatea managementului proiectului în sine. În acest caz se urmăreşte cât de
bine este implementat managementul proiectului şi cum poate fi el îmbunătăţit.
Îmbunătăţirea continuă a calităţii precum şi aplicarea managementului calităţii
sunt metode folosite pentru a măsura calitatea procesului execuţiei.

În cadrul activități de management de proiect putem distinge 5 faze:

• inițializarea,

• planificarea,

• execuția,

• controlul,

• finalizarea

Managerul de proiect este persoana desemnată de către conducătorul entități

economice sau sociale cu sarcina de a coordona și realiza proiectul.

Un manager de proiect se va ocupa de:

 dezvoltarea unui proiect,

 estimarea resurselor,
 obtinerea finantarii,
 gestionarea cu responsabilitate a tuturor resurselor umane si materiale
implicate in proiect.

În primul rând, un manager de proiect trebuie să aibă în permanență o vedere de

ansamblu asupra proiectului. Managerul are îndatorirea de a corela toate
cerințele proiectului cu timpul avut la dispoziție, cu bugetul și nivelul de calitate
acceptat de sponsorii și finanțatorii proiectului respectiv. El trebuie să păstreze
atenția echipei pe care o coordonează la un nivel acceptabil pentru realizarea
proiectului. Planificarea operațiilor și fazelor proiectului este punctul forte al
managerului de proiect. Aceasta trebuie să fie bine făcută, să fie detaliată și
sistematică.

Echipa de proiect este o grupare temporară de specialiști ce dețin cunoștințe și

aptitudinile necesare pentru realiza proiectului. Echipa se subordonează
managerului de proiect.

Pentru ca un proiect să aibă succes, managerul de proiect trebuie să urmarească

satisfacerea așteptărilor entităților implicate în proiect. Un prim pas în aceasta
direcție este obținerea acordului acestora cu privire la obiectivele generale ale
proiectului. În continuare în cadrul ciclului de viață al proiectului, managerul va
trebui nu doar sa coordoneze echipa de proiect dar să comunice și cu celelalte
entități implicate pentru a-i ține la curent cu privire la situația curentă a
proiectului și pentru a-i implica în activitățile decizionale ce pot surveni pe
parcursul desfășurării proiectului. Succesul unui proiect depinde de mai mulți
factori. Plecând de la definiția noțiunii de management de proiect putem
identifica trei constrângeri care influențează succesul unui proiect:

• scop,

• cost,

• timp

Obiectivele reprezintă specificarea rezultatelor așteptate ale proiectului.

Obiectivele proiectului trebuie să furnizeze criterii necesare pentru evaluarea
succesului în realizarea proiectului. Aceste criterii includ măsuri ale timpului,
costului și resurselor.

Obiectivele reprezintă misiunea și scopul inițierii proiectului. Ele sunt de obicei

stabilite de către o echipa inițială.

Scopul reprezintă acea limită a proiectului, este cel ce ne spune ceea ce trebuie
să facem și ceea ce trebuie să evităm. De asemenea ne spune și în ce direcție se
va direcționa munca noastră în cadrul proiectului. Este așadar fundamental să
enunțăm cât mai corect scopul proiectului nostru. Există și situații în care scopul
proiectului se schimbă. Când sau cum se va schimba nu putem știi, dar
descoperirea acelei schimbări și cum se va produce aceasta rămâne o provocare
pentru managerul de proiect.

Costul realizării proiectului este prezent sub forma bugetului. Este o

componentă extrem de importantă mai ales în cazul în care rezultatul proiectului
se vinde către un client extern. Costul este o componentă importantă pe întreaga
perioadă a ciclului de viaţă al proiectului. Primele consideraţii asupra costului se
fac încă din fazele incipiente ale ciclului de viaţă ale proiectului.

Clientul este acela care stabileşte şi un termen limită pentru finalizarea

proiectului ceea ce face ca timpul să fie o resursă extrem de importantă pentru
managerul de proiect care este nevoit să o utilizeze cât mai eficient şi cât mai
productiv posibil. Astfel odată un proiect demarat timpul devine poate cea mai
importantă resursă pe care managerul de proiect trebuie să o utilizeze conform
unui orar prestabilit şi care trebuie respectat sau chiar să realizeze activităţile din
cadrul proiectului într-un timp chiar mai scurt. Managerul de proiect odată ce a
realizat acest lucru va proteja aceasta resursă cu multă stricteţe.

Resursele puse la dispozitia unui proiect sunt stabilite în prealabil. Resursele

sunt măsurabile în bani și alcătuiesc bugetul unui proiect. Resurse pot fi
oamenii, echipamentele, locațiile sau alte obiecte cu valoare materială. În funcţie
de resursele de care dispune echipa de proiect stabileşte programul activităţilor
şi ordinea în care se vor realiza acestea în cadrul proiectului.

Odată ce obiectivele au fost îndeplinite, resursele reunite în acest scop pot fi

atribuite altor proiecte. Aceasta înseamnă că echipa unui proiect poate fi creată
special pentru scopul acestuia.Unul dintre principalele avantaje ale
managementului de proiect este capacitatea de a forma echipe multidisciplinare
care conţin oameni potriviţi la momentul potrivit. Prin urmare, pot fi aduse în
proiect resurse deosebite atunci când sunt necesare.Persoana (sau organizaţia)
care are un interes privind rezultatele unui proiect se numeşte parte interesată
(engl. “stakeholder”). Proiectele vor avea întotdeauna mai mult de o parte
interesată, fiecare cu nevoi şi aşteptări diferite. Clientul sau sponsorul este
principala parte interesată în proiect.Fără acesta, proiectul probabil că nu s-ar
realiza. Sponsorul asigură banii necesari pentru proiect şi are cel mai mare
interes în succesul acestuia.

Managerii de proiect buni câştigă de obicei un anumit respect dinpartea

proiectanţilor, a programatorilor, a testerilor şi a celorlalte persoane cu care vin
în contact. Un manager de proiect trebuie să fie în stare să realizeze strategii,
planuri, să aibă idei şi un mod de gândire şi de conducere cu un impact pozitiv
asupra echipei. De obicei, aceasta implică găsirea unor optimizări inteligente în
fluxul zilnic de lucru sau aducerea unui impuls de entuziasm şi încurajare în
direcţia potrivită la momentul potrivit. Managerii de proiect nu trebuie să fie
supra-oameni sau să fie deosebit de inteligenţi. Trebuie doar să înţeleagă
avantajul perspectivei lor asupra situaţiei şi să folosească acest lucru.