UNESCO La Administracion Moderna de Archivos y La Gestion de Documentos

PGI-85/WS/32
Original: inglés
La Administración
Moderna de Archivos y
la Gestión de Documentos:
El Prontuario R A M P
recopilado por
Peter W a l n e
con la asistencia de
un grupo de trabajo
del Consejo Internacional
de Archivos
Programa General de Información y UNISIST
Organización de las Naciones Unidas

para la Educación, la Ciencia y la Cultura París.
Diciembre de 1985
Noticia bibliográfica recomendada:
La administración moderna de archivos y la gestion de documentos:

El prontuario- RAMP; recopilado por Peter Walne con la asistencia de un
grupo de trabajo del Consejo Internacional de Archivos [para el] Programa
General de Información y UNISIST - París: Unesco, 1985, 532 p., 28 cm -
(PGI-85/WS/32)
I - Walne, Peter
II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST
III - Consejo Internacional de Archivos
IV - Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP)
© Unesco, 1986
Impreso en 1986 por la Oficina Regional
de Ciencia y Tecnología de la Unesco
para América Latina y el Caribe - ROSTLAC -
Montevideo - Uruguay
- i -
PREFACIO
A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros,

y en particular de los países en desarrollo, en los campos especializa-
dos de la Gestion de Documentos y Archivos, la Division del Programa Ge
neral de Información de la Unesco ha establecido un Programa a largo pía
zo de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP.
Los elementos básicos del Programa RAMP reflejan los temas genera-
les del Programa General de Información. Así, pues, el RAMP comprende
proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:
- elaborar normas, pautas, métodos y otros instrumentos normativos para

el tratamiento y transferencia de información especializada y el esta
blecimiento de sistemas de información compatibles;
- permitir a los países en desarrollo crear sus propias bases de datos

y tener acceso a las que ya existen en todo el mundo, con objeto de
aumentar el intercambio y el flujo de información aplicando a ese efe£
to tecnologías modernas;
- fomentar el establecimiento de redes especializadas de información en

el plano regional;
- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas de informa

ción compatibles en el plan internacional;
- establecer sistemas de información nacionales y mejorar los diversos

componentes de dichos sistemas;
- formular políticas y planes de desarrollo en esta esfera;
- capacitar a los especialistas en información y a los usuarios y crear

un potencial nacional y regional para la educación y la formación en
informática, bibliotecología y administración de archivos.
El presente Prontuario tiene por finalidad ayudar a satisfacer la

necesidad básica de material didáctico en los cursos introductorios y
de perfeccionamiento para archiveros, gestores de registros y otros es-
pecialistas de la información. Aunque reflejan forzosamente diversos
conceptos nacionales basados en tradiciones administrativas y prácticas
de conservación de documentos, las lecturas seleccionadas destacan los
principios, prácticas y problemas básicos que unen a todos los archive-
ros y gestores de registros en una profesión común. El Prontuario tie-
ne también por objeto dar mayor coherencia a la formación de todos los
profesionales de la información, poniendo oportunamente a disposición de
éstos un marco de referencia de alcance internacional respecto de las
funciones y actividades de gestión de archivos y documentos.
Todos los artículos señalados con un asterisco han sido traducidos

por el Centro Regional para el Fomento del Libro en América latina y el
Caribe (CERLALC).
- ii -
Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que

aparecen presentados los datos que contiene no Implican por parte de la
Unesco juicio alguno sobre la condición jurídica de los países o terri-
torios, o de sus autoridades, ni respecto de sus fronteras o límites.
El redactor es responsable de la selección y presentación de los

textos contenidos en esta publicación. Las opiniones en ella expresa-
das no reflejan necesariamente las de la Unesco ni comprometen a la Or-
ganización.
Los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias respec-

to al presente Prontuario deberán dirigirlas a la División del Programa
General de Información, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 París (Fran-
cia) . En la misma División pueden obtener otros estudios preparados en
ejecución del programa RAMP, una lista de los cuales aparece al final
del volumen II, así como, publicaciones conexas en la esfera de la in-
formación.
Ill
INDICE
Introducción
LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS
*BAUTIER, R.-H. La misión de los archivos y las tareas de 1-29

los archivistas
(Proceedings of the 11th and 12th Interna-
tional Conferences, of the Round Table of
Archivists, Bucarest 1969, Jerusalem 1970,
1972)
*COOK, M.-G. Los servicios de archivo centrales y locales 30-39

y la sociedad
(Southeast Asian Archives, 8\ 1975, 37-45)
*KECSKEMETI, C. Archivos, desarrollo y soberanía nacional 40-54

(Traducido del original francés del texto
publicado en Servo-Croata, en Arhivi, vol.21,
n° 1-2 1971, 3-16)
*SMITH, W.-I. Los archivos en países desarrollados: una 55-60

contribución al desarrollo nacional
(The American Archivist, 35, 1972, 155-161)
II PRINCIPIOS BÁSICOS
*CAPP0N, L.-J.: Los manuscritos históricos como documentos: 61-68

algunas definiciones y su aplicación
(The American Archivist, 19/2, 1956, 101-110)
*DUCHEIN, M. El respeto de los fondos en archivistica: 69-92
principios teóricos y problemas prácticos
(Gazette des archives, 97, 1977, 71-96)
*HARDENBERG, H. Algunas reflexiones sobre los principios 93-96

para el ordenamiento de archivos
(Per Archivar, 16, 1963, 113-118)
*P0SNER, E. Max Lehmann y el origen del"principio de 97-103

procedencia"
(Archives and the Public Interest: Selected
Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden,
Washington, D.C., 1967, 36-44)
*RH0ADS, J.-B. Nuevas técnicas de archivo: conclusiones 104-109
(Archivum, 24, 1974, 130-134)
iv
III PROBLEMAS JURÍDICOS BÁSICOS
*BAUTIER, R.-H. La legislación archivística 110-114

M'BOW, A.-M.: Informe del Director General sobre el estudio 115-121

relativo a los problemas que plantea la
transferencia de documentos procedentes
de los archivos constituidos en el terri-
torio de otros países a su pals de origen
(20 C/102, Unesco, Paris, 12 pp)
*NORTON, M.-C. El lugar de los archivos en el gobierno 122-130

(Illinois Libraries, 34, 1952, 153-160)
IV FORMACIÓN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS
COOK, M.-G. Una norma internacional para la formación 131-140

de archivistas y encargados de registros
(Revista de la Unesco de ciencia de la
información, bibliotecologia y archivología,
IV/2, 1982, 114-122)
V GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
EVANS, F.-B.: Ideas modernas sobre la administración de 141-147

archivos
(Boletín de la Unesco para las bibliotecas,
24, 1970, 243-247)
MATILLA TASCON, A. Los archivos vivos de la administración 148-178
(VI Congreso Internacional de Archivos,
Madrid, 1968)
"RICKS, A. La gestión de documentos como una función 179-189

archivística
(Archivum, 26, 1979, 29-36)
VI VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN
*B0ISARD, P. Por una política de las eliminaciones. 190-219

Reflexiones sobre la práctica de los
Archivos del Sena
*KR0MN0W, A. La evaluación de los archivos contemporáneos 220-232
(Archivum, 26, 1979, 45-54)
*LAMB. W.-K. El refinado arte de la destrucción 233-238

(Essays.in Memory of Sir Hilary Jenkinson,
1962, 50-56)
V
RIEGER, M. Técnicas modernas de retirada de documentos 239-249

y normas de evaluación
información, bibliotecologfa y archivología,
1/3, 1979, 200-209)
*SCHELLENBERG,T.-R. Principios de evaluación de archivos 250-259
(Proceedings of the First Caribbean
Archives Conference, Jamaica, 1965,
Spanish Town, Jamaica, n.d., 232-242)
VII ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
*BELL, L. Vocabulario controlado en la4 indizacidh 260-277

de archivos
(Journal of the Society of Archivists, 4,
1971, 285-299)
*EVANS, F.-B. Métodos modernos de ordenamiento de archivos 278-298

en los Estados Unidos
*TAILLEMITE, E. Los instrumentos de búsqueda en los archivos 299-305
(Archives, Quebec, 73/2, 1973, 11-22)
VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS
*FRANZ, E.-G. Información y orientación al usuario : 306-320

Informe preliminar
(International Conference of the Round Table
on Archives, Oslo, 1981, 1-12)
*KN0PPERS, J. Los investigadores en ciencias sociales y 321-326
el problema de la confiabilidad
(Archives, Quebec, 11/4, 1980, 13-18)
*REITMAN, A.: La libertad de información y la privacidad: 327-334

El dilema de quienes defienden la libertad
civil del individuo
*R0PER, M.: El uso académico de los archivos 335-352
(Archivum, 29, 1982, 27-39)
WAGNER, A.: El acceso a los archivos : De las 353-357

restricciones a la liberal izacion
24, 1970, 73-76, 116)
vi
IX EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS
BEHR, H.-J.: Los archivos y la educación escolar: 358-366

posibilidades, problemas, límites
28, N°3, 1974, 131-138, 145)
*BERCHE, C : La utilización de los archivos por el gran 367-380

público
(Archivum, 29, 1982, 113-123)
*COOK, M.-G.: Enseñanza con archivos 381-394

(International Journal on Archives, 1,
1980, 25-36)
*SMITH, W.-I.: Los archivos y las relaciones públicas 395-400

(Archivum, special volume 2, 1980, 101-106)
*SMITH, W.-I. Archivos y cultura: un ensayo 401-413

(Cultures, IV/2, 1977, 51-65)
X CONSERVACIÓN
TJAVIES, J. La conservación de documentos con referencia 414-430

particular a Malasia
(Southeast Asian Archives, 17, 1971, 28-40)
"DUCHEIN, M. Las construcciones y equipos de archivo en 431-448

los países tropicales
(Archivum, special volume 2, 1980, 127-145)
KATHPALIA, Y.-P. Conservación y preservación de archivos 449-456

información, bibliotecologfa y archivología,
IV/2, 1982, 94-100)
XI LA TECNOLOGÍA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS
*GILLE, G.: Esbozo de un plan de normalización para la 457-478

microfilmacion de los archivos
(Archivum, 3, 1953, 87-104)
ROPER, M.: La nueva tecnología de la información y 479-485

los archivos
información, bibliotecología y archivología,
IV/2, 1982, 107-113)
XII ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL
EVANS, F.-B. La Unesco y el desarrollo de los archivos 486-504

información, bibliotecología y archivología,
IV/3, 1982, 159-176)
TRANZ, E.-G. El CÍA, logros y futuro 505-527

(Informe, IXth International Congress on
Archives; London, 1980)
ANEXO Estudios y documentos del RAMP 528-532

INTRODUCCIÓN
El presente Prontuario sobre la Administración Moderna de Archivos y la

Gestion de Documentos ha sido elaborado por un grupo de trabajo del Consejo
Internacional de Archivos en virtud de un contrato con la Unesco en el marco
del Programa de Gestion de Documentos y Archivos (RAMP).
Su objetivo es complementar los libros de texto y los manuales existen-

tes en materia de administración de archivos y gestion de documentos. Esos
libros y manuales siguen siendo material de lectura básicamente necesario pa
ra todos los futuros archiveros, e indispensable incluso para que el estudian
te llegue a comprender los conceptos y teorías fundamentales de dichas disci_
plinas: adolecen, sin embargo, de dos inconvenientes.
En primer lugar, no pueden proporcionar una orientación en las prácti-

cas extremadamente ampliadas de la profesión de archivero, en la medida en
que dichas prácticas han evolucionado y se han desarrollado desde fines de la
Segunda Guerra Mundial y, en particular, en los tres últimos decenios. En S£
gundo lugar, libros y manuales han sido concebidos y elaborados a partir de
determinados antecedentes administrativos y legales que responden a distin-
tos sistemas, tradiciones y prácticas nacionales.
Esas diferencias no han permitido elaborar manuales internacionales so-

bre la administración de archivos y la gestion de documentos que puedan ser
vir como textos básicos para la educación y la formación profesional de los
archiveros de todos los países, incluidos los países en desarrollo, con lrrie
pendencia de sus antecedentes administrativos, jurídicos e históricos.
Así pues, el presente Prontuario tiene como objetivo fundamental propqr

clonar lecturas básicas en forma de artículos o informes tomados principal-
mente de publicaciones periódicas sobre archivos o de publicaciones en se-
rie, e incluye textos que, en la mayoría de los casos, aunque no exclusiva-
mente, han aparecido por vez primera en inglés o francés. Los textos se han
escogido por ser su contenido, carácter, alcance o aplicabilidad los suficien
temente internacionales para brindar al futuro archivero una visión más am-
plia de las prácticas actualmente seguidas en las profesiones relacionadas
con la gestión de archivos y documentos. El propósito de este Prontuario es
también dar a conocer al usuario los adelantos más recientes del pensamiento
y los conceptos y bases teóricas en que se sustentan las operaciones de ges-
tión de archivos y documentos, teniendo particularmente en cuenta su evolu-
ción y desarrollo a partir del decenio de 1950.
En la ordenación del contenido se ha tratado más bien de introducir al

usuario en las esferas más amplias e importantes de la actividad profesional
y no de ofrecerle una explicación detallada de cada una de ellas. Dadas las
modestas dimensiones de la publicación y el tiempo limitado disponible para
su compilación, tuvo que ser ésta sumamente selectiva y limitada a los tex-
tos que trataran el tema seleccionado con altura y amplitud suficiente para
que el usuario pudiera entrar en contacto con las actuales tendencias del pen
Sarniento moderno.
Por razones obvias, no se ha tratado de incluir el mismo número de ar-
tículos en cada sección. Algunos temas requieren un tratamiento más extenso,
mientras que otros no están debidamente representados, en un contexto inter-
nacional, por muchos textos de la literatura pertinente. Incluso hay otros
temas, en especial los de índole técnica, cerno la reprografía y el tratamien
to automatizado de datos que, por estar tan sujetos al rápido cambio tecnolo
gico, quedan más adecuadamente presentados por el artículo o informe más re-
ciente sobre "el estado de la cuestión". Las referencias de pie de página,
los artículos o informes, y de hecho todos los textos incluidos en el Pron-
tuario, remitirán a los usuarios u otras publicaciones pertinentes y, por en
de, les permitirán ampliar su contacto con las teorías, las prácticas y los
acontecimientos actuales.
Todos los textos se han reproducido sin ningún tipo de modificación o ac

tualizaciôn. Se incluyen en este volumen con la autorización de los titula-
res del derecho de autor o de las personas encargadas originalmente de su pu
blicaciôn.
Puesto que en el índice del Prontuario se han consignado claramente los

temas y los nombres de los autores, no se ha considerado necesario ningún
otro tipo de índice.
El grupo de trabajo encargado de la compilación del presente Prontuario

estuvo integrado por el Sr. Michel Duchein (Francia), el Dr. Prank B. Evans
(Estados Unidos), el Dr. Eckhart G. Franz (República Federal de Alemania),el
Dr. Charles Kecskemeti (Consejo Internacional de Archivos), el Dr. Eric
Ketelaar (Países Bajos) y el Sr. Peter Walne (Reino Unido) que, en su capaci
dad de Secretario de Publicaciones del CÍA, actu6 como Director del proyecto.
La idea original, aunque concebida en más amplia escala, de este Pron-

tuario se debe al Sr. Morris Rieger (Estados Unidos). Es de lamentar que los
problemas de salud le hayan impedido realizar su proyecto. No obstante,es-
te volumen tiene una considerable deuda respecto de sus ideas y planteamien-
tos.
Peter Walne
15 de octubre de 1983
LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS
IA MISIÓN DE IDS ARCHIVOS Y

LAS TAREAS DE IDS ARCHIVISTAS
por Robert Henri Bautier

Profesor en la Escuela Nacional de Archivos
INTRODUCCIÓN
Veinte años después de la creación del Consejo Internacio-

nal de Archivos,cuando el minero de Estados que disponen de un ser-
vicio de archivos se ha acrecentado notablemente por todo el mundo, y
con ocasión de la duodécima sesión de la conferencia internacional
de la Table Ronde des Archives, parece importante y oportuno examinar
si la concepción que se tiene de la misión de los archivos y de las
tareas del archivista es la misma en todos los países o, en caso
contrario, anotar las diferencias que se presentan en una u otra par-
te. Esto permitirá subrayar las prioridades que, de hecho o por
derecho, nuestros colegas o sus gobiernos tienden a asignar a compe-
tencias de índole diversa. También así se podrá conocer el sen-
tido en que parece evolucionar la concepción de los archivos. Al
hacer este examen no olvidaremos que la función constante de la Table
Ronde ha sido despejar las grandes líneas de la doctrina archivísti-
ca, guardando siempre el respeto debido a las prácticas en uso en
cada uno de los países.
CONCEPCIONES TRADICIONALES
Es evidente que en el lapso de una generación, las cosas han

evolucionado notablemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los países europeos, fieles a la concepción que
lentamente se había elaborado en el curso del siglo XIX, estaban de
acuerdo en querer ser, ante todo, si no exclusivamente, historiadores
y en considerar sus depósitos como centros de conservación de fondos
de archivo de valor permanente al servicio de la investigación
histórica. Sus relaciones con la administración pública eran
juzgadas como secundarias y en muchos casos,las iniciativas de entrega
y de eliminación se dejaban al arbitrio de las entidades administra-
tivas. En muchos países los documentos no llegaban a los archivos
sino después de plazos más o menos largos (cien o cincuenta años)
como en Alemania, Bélgica,los Países Bajos, etc. Los documentos
antiguos eran tratados con privilegio en comparación con los
papeles contemporáneos, y los inventarios y ediciones de docunentos
medioevales gozaban de elevado prestigio a los ojos de los archivistas
paleógrafos distros en las técnicas de la erudición. Aunque ne-
cesariamente no se dejaba de lado el sumunistro de información a
los servicios administrativos, ante todo se trabajaba con miras a
facilitar la investigación histórica, y aún era frecuente que
algunos archivistas cedieran a la tendencia de conceder favor especial
en su trabajo profesional a los documentos relacionados con sus in-
vestigaciones personales, encubriendo, de tal modo, el aspecto cultu-
ral más general de su misión.
- 1-
De otro lado, algunos estados que no contaban oon fondos de
archivos ni tan antiguos ni tan ricos fueron montando servicios de
archivo con vocación administrativa acentuada. El personal de
estos servicios, carente de información histórica, era reclutado
en los cuadros de funcionarios de la administración, o entre biblio-
tecarios y documentalistas, y luego entrenado específicamente para
asegurar la documentación de las autoridades.
En estas condiciones cabfa preguntarse si no se hallaba pró-

ximo a un divorcio entre dos consepciones del oficio del archivista;
entre la del archivista historiador, ajeno a la administración, y
la del archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica.
De todos modos, una y otra de estas concepciones estaban de

acuerdo en poner el acento sobre el hecho que la primera tarea de un
archivista del Estado es ocuparse esencial, si no exclusivamente, de
los documentos originados en el funcionamiento de los servicios del
Estado y de las colectividades publicas: lo que no era archivos
públicos quedaba abandonado a las bibliotecas o a las instituciones
culturales, como ajeno a los depósitos de archivos públicos.
EVOLUCIÓN
La evolución que sobre todos estos puntos se ha producido es muy

notable, y parece indispensable subrayarla, desde las líneas inicia-
les de este informe. El archivista de hoy, sin dejar de considerarse
al servicio de la historia, ha establecido o reestablecido, vínculos
particularmente estrechos con las entidades de donde emanan los docu-
mentos, adelantándose en ocasiones a los documentos mismos. Además
ya no se limita exclusivamente a los documentos escritos, ni sólo a
la documentaciónde origen público, ni siquiera a la que parece de
valor permanente. Una nueva concepción de archivos totales se ha
abierto camino,y el archivista de los tiempos presentes se ha hecho
conciente que su tarea esencial consiste en poner a disposición de un
público, el más extenso posible, el caudal creciente de las riquezas
que se le confían y asegurar su total explotación.
Es verdad que aunque la evolución que anotamos se hace evidente

en todos los países, no se cumple en todas partes de manera completa,
porque sus realizaciones dependen de la importancia material de los
depósitos de archivo, de su carácter (archivos centrales, regiona-
les, locales), de las fuerzas de resistencia que les opone las concep-
ciones tradicionales de las autoridades y de los archivistas mismos.
Sin contar las dificultades para obtener el aumento necesario de per-
sonal y los medios de financiamiento indispensables para el desarrollo
de las tareas.
IA FUNCIÓN HISTÓRICA DE LOS ARCHIVOS

Y EL PROBLEMA DE LOS DOCUMENTOS CDNTEMPORANEOS
Actualmente se insiste sobre la vocación de los archivos a in-

corporar con la administración, a situar en el corazón mismo de
ella, para gestionar sus papeles, para organizarlos y asegurar, de
algún modo, la documentación permanente de la autoridades públi-
cas. No obstante, cabe preguntarse si ciertamente este es el campo
por donde debe enrutarse la misión misma de los archivos?
- 2 -
De hecho, son muy fuertes las reticencias ante esta concepción
que, para muchos, significa una desviación de la verdadera función
de los servicios de archivo. Así si bien es cierto que en la Repú-
blica Federal de Alemania los archivos Federales y los de algunas
Regiones (Renania del Norte Westfalia) sienten que les concierne el
problema global de los documentos administrativos contemporáneos, la
mayoría de las Regiones sólo aceptan tomar a su cargo archivreife o
ardiivwürdi^ , es decir aquéllos que por su interés para la histo-
ria o por la utilidad de su contenido jurídico merecen ser conserva-
dos definitivamente o por largo tiempo. Esta concepción se halla
muy carcana a la manifestada por los archivos de la República Demo-
crática Alemana, los de Austria o los de la gran mayoría de los can-
tones suizos. Igual cosa acontece en los Países Bajos, donde, por
principio, los Archivos del Estado solamente reciben documentos de
más de cincuenta años, y excepcionalmente, algunos de más de vein-
ticinco .
En otros países los archivos no rehusan extender la función de

los archivistas frente a los documentos contemporáneos; pero, en el
fondo, mantienen subyacente su función histórica. Así en la Gran
Bretaña, la finalidad del trabajo de los archivos del "Public Records
Office" es asegurar, mediante la administración, la supervisión de
los archivos producidos por las cortes y la mejor selección de los
documentos que le han de ser transferidos para su conservación defi-
nitiva. La situación en Francia es la misma: allí la recolección
de documentos contemporáneos se hace con la perspectiva lejana de
conservartodo material útil para la investigación. Bajo una formu-
lación diferente, la respuesta italiana no se aleja mucho de esta
concepción: pues, si bien es cierto que insiste - al igual que los
Países escandinavos - en la unicidad de esencia de los documentos de
archivo, ya sean conservados en la oficina o llevados a los depósi-
tos, no por ello deja de definir al archivista, antes que todo, como
un "investigador científico". En cuanto a los archivistas rumanos,
ellos recuerdan, en su respuesta, que la legislación de su país se-
ñala a sus archivos "fines científicos y culturales-educativos".
Pese a las afirmaciones de principio según las cuales el archi-

vista debe sentirse responsable por la gestión de archivos, se hace
evidente que la mayoría de nuestros colegas interpretan de modo to-
talmente inexacto esta expresión que propiamente responde a una
práctica norteamericana que por su naturaleza, no parece que logre
hacer carrera fuera de las realidades fundamentalmente americanas.
Son pues razones de regularidad en las entregas; razones de cla-

sificación de los legajos en forma que permita su adecuado tratamien-
to ulterior en los archivos; en fin, razones de facilidad para la
eliminación, las que, cada vez más, persuaden a los archivistas de
lanecesidad de establecer, lo más pronto posible, su control sobre
los documentos, y así han llegado a reinvidicar un derecho de super-
visión de los "archivos en formación". Pero desde el punto de vista
de la doctrina archivística importa mucho preguntarse en qué momento
o estado de esta formación puede o debe intervenir el archivista.
A nuestro modo de ver el archivista no debería intervenir sino

después del nacimiento de los documentos, es decir, no al nivel de
cada uno de los documentos sino en el momento en que se constituye el
expediente, y sobre todo, en el momento en que se trata de organizar
los legajos relacionando los unos con los otros. Contra esta opinión,
la gestión de archivos, tomada en el sentido pleno del término,
extiende su ingerencia desde el origen de cada documento tomado indi-
vidualmente, al formulario administrativo, al número de ejemplares,
- 3 -
a su recorrido a través de los servicios, hasta la concepción, la
redacción y la dactilografía del domuento. Es decir que la ges-
tión de archivos tona en sus nanos el documento de trabajo en su
conjunto, mirándolo desde el punto de vista de la organización de
las oficinas administrativas, y de modo especial, bajo el ángulo de
la normalización del trabajo y del material, incluso la formación
del personal administrativo.
Aceptemos que el archivista debe tener .el derecho a conocer el

proceso de nacimiento de los documentos. Pero asi y todo, nos pre-
guntamos, si también le corresponde el deber de extender su interés
hasta su fase prenatal.
De nuestra parte creemos que los archivos no están llamados, ba-

jo ninguna forma, a absorber los servicios de organización y de mé-
todos que, bajo nombres diversos, existen en la mayoría de los paí-
ses , a los cuales corresponde la función pública o las reformas ad-
ministrativas. Se trata de dos profesiones netamente diferentes, así
tengan fronteras comunes. Créenos que es altamente deseable estable-
cer una colaboración más estrecha que la que hoy existe entre los
servicios administrativos y los archivos. Pensamos, sobre todo, que
la voz de los archivistas debe escucharse en el seno de las diversas
comisiones competentes en materia de métodos administrativos. Ir
más allá sería desbordar la misión propia de los archivos.
Nos parece pues oportuno, que se ponga freno, sobre este punto, a
una evolución que, si bien es deseada por algunos, no la creemos sana
en el plano de la doctrina y de las realidades. Con la adopción de
tal concepción se corre el riesgo de comprometer los fines propios de
los archivos y de malgastar el formidable potencial científico que
encierra su personal. Todavía nos queda por definir aquí, con al-
guna precisión, en qué consiste esta misión de los archivos.
Agradecemos a los treinta y seis colegas de veinticinco Estados

que respondieron al largo cuestionario que les enviamos. Gracias a
sus respuestas hemos podido establecer este informe general:
Alemania (República Democrática): Archivos del Estado

Alemania (República Federal): Archivos Federales (presidente.,
Dr. Mommsen; Archivos de los Estados de Bade-Wurtemberg, de Baviera,
de Hamburgo, de Hesse, de Renania-Palatinat, de Renania del Norte, de
Sarre, de Baja Sajonia, de Schleswig-Holstein. Informe de síntesis
para Alemania (Dr. Mommsen).
Australia: Commonwealth Archives Office (K. Penny).
Austria: Dirección General de Archivos del Estado (Dr. Miko-
letzky).
Bélgica: Archivos Generales del Reino (C. Wyffels).
Camerún: Dirección de Archivóos Federales y de la Biblioteca
Nacional (M. Etende).
Canadá: Archivos públicos (B. Weilbrenner, Dirección de ar-
chivos históricos).
1 Sobre algunos de los puntos que fueron estudiados en la VII

Conferencia de la Table Ronde en Madrid en 1962 nos limitaremos a ha-
cer referencia al excelente informe de Yves Pérotin "El concepto de
Archivos y las fronteras de la archivística". El nuestro constituye
en parte, la prolongación y el desarrollo de dicho informe.
- U -
Costa de Marfil: Dirección de Archivos Nacionales (Dr. Kessé,
director adjunto).
Dahomey: Instituto de Investigacioanes Aplicadas (J.A. Djivo,
director jefe del Servicio de los Archivos Nacionales).
Finlandia: Archivos Nacionales (M. Kerkkonen).
Francia: Dirección General de Archivos (G. Duboscq, Inspector
General).
Gran Bretaña: Archivo Nacional
Grecia: Archivos Nacionales (A. Diamantis, director suplente).
Hungría: Dirección de Archivos (J. Varga).
Israel: A. Bein, archivista del Estado.
Italia: Dirección General de Archivos del Estado (G. Antonelli,
Director del Servicio de Asuntos Archivísticos-técnicos).
Malasia: Archivos Nacionales (Dato Alwi Jantan, director).
Noruega: Dirección General de Archivos Nacionales (D. Mannsa-
ker).
Países Bajos: Archivos Generales del Reino (A.E.M. Ribberink) y
la Asociación Neerlandesa de Archivistas (R.A.D. Renting).
Polonia: Dirección General de Archivos del Estado (A. Ptasni-
kowa. Servicio de Investigacioanes).
Rumania: Dirección General de Archivos
Suecia: Archivos Nacionales (0. Jagerskiold).
Suiza: Archivos de la Confederación (L. Hass); Asociación de
Archivistas Suizos (B. Meyer).
Checoeslovaquia: Administración de Archivos Checos (V. Sykora);
Administración de Archivos eslovacos.
Yugoeslavia: Archivos Federales (F. Biljan).
1. LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS
Son raros los textos legislativos reglamentarios que formulan con

precisión y en detalle las funciones asignadas en los servicios de
archivo. Esto sólo se encuentra en leyes recientes de algunos paí-
ses, principalmente de la Europa Oriental y Africa. Pero aún allí
los textos son bastante flexibles, y permiten eventuales extensiones
de la noción de archivo y de la misión atribuida a los servicios
que están a su cargo.
DEFINICIÓN GENERAL DE LA MISIÓN DE LOS ARCHIVOS
Cabe preguntarse si, con base a todas las definiciones dadas en

las respuestas que recibimos se puede encontrar una línea que tenga
en cuenta los distintos puntos de vista y que sea aceptable por todos.
Creemos que ello es posible a menos que nos compruebe la imposibilidad
en las discusiones que tendrán curso en la Conferencia de la Table
Ronde.
Definiremos un deposito de archivo, ante todo, como un estable-

cimiento de carácter científico, encargado de funciones administra-
tivas. En efecto, parece difícil separar este doble aspecto que re-
presenta las dos caras de una misma institución. La posición hún-
gara, a este respecto, es bien clara. Otros, sin embargo, (Francia,
Rumania y Yugoeslavia principalmente), desearían completar esta defi-
nición con una referencia a la función cultural-educativa de los ar-
chivos. Nuestra opinión es la de que esta función, por importante
que sea, debe considerarse como secundaria o derivada de la vocación
científica de los archivos.
- 5 -
Nadie puede negar la existencia de un depósito o servicio de
archivo, por el hecho que no esté en capacidad de organizar exposi-
ciones, de recibir visitas escolares, o de publicar documentos. Estas
actividades son simplemente consecuencia de la misión primaria de los
archivos, o mejor, de su doble misión: responsabilidad por la con-
servación del material archivístico y vocación para facilitar todos
los medios de acceso a esa masa docunental.
IA NOCIÓN DE CONSERVATION Y SUS CONSECUENCIAS
Por conservación ha de entenderse no solamente el hecho material

de guardar documentos, sino el conjunto de operaciones que permitan
asegurar su salvaguardia; es decir, la recolección del material, por
una parte; y por otra, la selección de lo que debe estimarse como de
valor permanente y de lo que debe eliminarse.
La noción de material archivable también ha evolucionado hoy no

se puede limitar sólo a documentos escritos; hay que extender la no-
ción y aplicarla al conjunto de documentos, ligados con la actividad
de los servicios administrativos, cualquiera que sea su forma mate-
rial: impresos, necanografiados, sonoros, fotográficos, cinematográ-
ficos, planos y diseños técnicos.
Esta responsabilidad de conservación del patrimonio documental

del país, de la región y de la ciudad, implica para el archivista la
obligación de no limitar su campo de acción a los documentos origi-
nados en las administraciones públicas, sino también de ocuparse de
los provenientes de entidades parapúblicas, comunidades, empresas
económicas, de familias y de individuos. Es decir que la responsabi-
lidad del archivista de hoy se ha extendido a todo el conjunto del pa-
trimonio archivístico-histórico, sin consideraciones de fecha, de
naturaleza material o de estado jurídico. La evolución de la legis-
lación y de las realizaciones en el plano internacional en este res-
pecto es neta e indiscutible, pese a que razones de carácter social y
económico hayan impedido, en algunos países, el desarrollo natural
de esta tendencia. De todos modos, los hechos son tan patentes que
sobra insistir. Tanto más cuando tiene en cuenta que estos problemas
ya han sidomobjeto de intercambio de ideas en Congresos Internaciona-
les de Archivos y en nuestras conferencias de la Table Ronde.
Digamos solamente que, en el plano de los principios, la cues-

tión ha sido ya perfectamente definida en Francia mediante el Decreto
de 1.945 que asigna a la División de Archivos todo lo que a ellos se
refiere, "tanto públicos como privados". Lo mismo se observa en la
definición de poderes del Director de Archivos en Malasia y Camerún.
En Italia la ley establece con precisión las condiciones en que se
ejerce esta vigilanza. No cabe duda de que se trata de un problema
de actualidad en muchos países. Algunos, como la Gran Bretaña, que
anteriormente y por principio, había reservado sus cuidados para los
archivos públicos, hoy reconoce la legitimidad de su conservación
en los depósitos públicos.
Así mismo conviene señalar que la necesidad de la conserva-

ción impone a los servicios de archivo tareas particulares de control
sobre la gestión de los documentos de servicio público, principal-
mente en lo que concierne a su transferencia final. Precisamente con
el propósito que ésta se cumpla en las mejores condiciones posibles,
los archivistas han sido llamados para que cooperen con las adminis-
traciones para ayudarlas a conservar debidamente aquellos documentos
- 6 -
que, habiendo dejado de ser útiles para el servicio cotidiano, no por
ello pueden ser eliminados ni transferidos a un depósito de archivo.
Tampoco insistiremos sobre este problema que es bien conocido por los
archivistas y que ha sido objeto de discusiones en todas las instan-
cias nacionales e internacionales de la profesión.
IA 1SDCI0N DE EXPLOTACIÓN DE IOS ARCHIVOS
Es evidente que este potencial documentarlo, destinado a la con-

centración en manos de los archivistas, no podría ser simplemente
almacenado: los archivos no son solamente almacenes de documentos,
"graneros de la historia" como de nodo poético pero inexacto se les
ha llamado. El archivista debe asegurarles la más completa explota-
ción por el mayor publico posible.
El acceso a los documentos se obtiene mediante cuidadosa selec-

ción de los documentos y la elaboración de instrumentos prácticos
de trabajo (guías, inventarios, catálogos, ficheros). Justamente
estas operaciones de tratamiento de los documentos constituyen esen-
cialmente el trabajo técnico del archivista.
La explotación de los archivos exige la publicación de inventa-

rios y demás instrumentos de trabajo y facilidades de acceso a los
documentos. También en estos aspectos y exigencias de la explota-
ción cabe señalar, con mucha satisfacción, que en muchos países se
han realizado notables esfuerzos para el desarrollo de esta actividad,
que algunos consideran como esencial, ya que por su mediación se
abren las puertas de los archivos a los investigadores. Si bien esta
cuestión no figura en el orden del día de nuestra conferencia, no se
la puede eludir aquí: sin pretender elaborar una lista de agracia-
dos, no podemos dejar de mencionar el conjunto impresionante de ins-
trumentos de trabajo que se han publicado en .los últimos veinte
años en Francia, Hungría, Italia, Rumania, Checoslovaquia.
La explotación de los materiales se facilita mediante la edi-

ción de volúmenes de fuentes. En algunos países se piensa que es-
to constituye una de las tareas más importantes de los servicios de
archivo. Igual eficacia se atribuye a publicaciones de estudios so-
bre la historia de las instituciones cuyos fondos se conservan en los
archivos; algunos los consideran como introducción indispensable a
la utilización de los fondos. En ninguna forma podríamos minimizar
el valor de estos aspectos de la actividad de los archivos. Sin em-
bargo, debemos declarar que no se les puede tomar como absolutamente
esenciales. Otras entidades pueden asegurar la preparación de tales
ediciones de textos y de tales estudios: solas o en cooperación con
los archivos. Estos deben otorgar prioridad a los instrumentos de
trabajo que aseguren el acceso más rápido posible a los volúmenes
de materiales. Por esto nos parece lamentable que algunos depósitos
apliquen todos sus esfuerzos a la edición, con grandes costos de co-
lecciones de documentos o de inventarios analíticos, mientras que la
casi totalidad de sus fondos permanece inaccesible, por carencia de
instrumentos adecuados de trabajo. Solamente aquellos archivos que
dispongan de personal y recursos abundantes podrían consagrar alguna
parte de sus esfuerzos a la realización de tal programa.
La vocación de los archivos, como bien lo expresa la respuesta

israeli, es servir a quienes utilizan su documentación, lo cual im-
plica que su actividad debe encaminarse en tres direcciones, según
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los usuarios. Primero, deben proporcionar a las autoridades guberna-
mentales toda la documentación que requieran. Luego deben facilitar
al publico toda la información relacionada con sus legítimos inte-
reses, y expedirle las copias de piezas y certificados que demande.
Finalmente, y por razón de su propia naturaleza, los archivos tienen
obligaciones especiales frente a los institutos de investigación
científica y los inyestigadores individuales, sobre todo en el domi-
nio de la historia. A lo anterior se añade (puede añadirse) que
también han de llevar su interés a iniciativas en el campo de la
educación escolar y popular ( conferencias, exposiciones, etc.) en
cuanto sean compatibles con los recursos de personal y locativos que
dispongan. Sobre este último punto volveremos más adelante.
PRIORIDADES?
Los archivos de muchos países se niegan a establecer una prio-

ridad entre el aspecto administrativo y el aspecto científico de sus
actividades; entre su función de conservación y sus tareas en mate-
ria de utilización. Ya hemos visto que estas funciones se encuentran
ligadas, hasta el punto que no son más que las dos caras de una sola
y misma actividad.
Esta concepción fue expresada con claridad en la respuesta sueca

y que podemos resumir así: la concepción total de los archivos, se-
gún la cual los documentos recientes y los fondos archivados no son
más que dos aspectos de un solo problema, exige también una concep-
ción global de las tareas del archivista. No puede establecerse
prioridad para los trabajos de investigación científica o para los
de carácter administrativo. La finalidad de los archivos es servir
los intereses de la investigación, en el sentido más amplio del
término, y la condición fundamental para lograrla es que se encuen-
tren perfectamente organizados desde su comienzo. Por ello, la forma-
ción, la gestión y la selección de los archivos activos de la admi-
nistración merecen importancia y tratamiento similar a los que se
otorgan a los documentos ya entregados.
Compartimos plenamente la anterior opinión, expresada con tan

fuerte motivación. También la comparten, y es bueno destacarlo,
países relativamente nuevos que sólo disponen de escasos documentos
antiguos (Australia, Israel, Malasia) o Estados donde tradicionalmente
se han tenido los archivos como la prolongación de la Registratur
de la cancillería (Suecia, Noruega).
Conviene, sin embargo, señalar que esta concepción de indispen-

sable equilibrio entre archivos históricos y archivos contemporáneos
ha hecho progresos enormes en el curso de la dos últimas décadas.
Algunos países como Francia y Gran Bretaña, que en un reciente pasa-
do habían otorgado evidente prioridad a los archivos ya entregados y
al aspecto histórico de sus materiales, tienden actualmente a colo-
car en el rango primero de sus preocupaciones la colaboración con los
servicios administrativos, con miras a asegurar la debida selección
de los documentos destinados a su conservación definitiva. En Fran-
cia, tanto en los Archivos Nacionales como en numerosos servicios de
archivos departamentales, se trata de constituir archivos intermedios,
de elaborar listas de documentos de las diversas administraciones y de
fijarles plazos de conservación. En Londres, el "Public Record
Office", transformado en un servicio común dentro del departamento
del Lord Chancelier, coopera con los servicios especializados de orga-
nización y métodos de las diversas divisiones de la administración
- 8 -
civil, para efectos de una selección definitiva de los materiales.
En los Países Bajos, la Ley de Archivos de 1962, puesta en vigencia
el 1 de Mayo de 1968, asigna a los archivos la responsabilidad en
la conservación y la eliminación de los documentos corrientes de la
administración paralela a su tarea tradicional en materia de archivos
históricos. La misma tendencia se advierte en Alemania Federal: tan-
to en los Archivos Federales como en los de algunas Regiones. Se
comprende que estos hechos influyan actualmente sobre ciertas orienta-
ciones del oficio del archivista.
No obstante, si bien es cierto que casi todas las direcciones de

archivo se hallan dispuestas a prestar ayuda a la administración en
la gestión de sus archivos activos, esencialmente lo hacen con el fin
de establecer la mejor selección del material destinado a conserva-
ción definitiva, lo cual, según se observa en la gran mayoría de
las respuestas, es considerado como la absoluta prioridad de la mi-
sión de los servicios de archivos. En la medida en que el volumen de
documentos generado por los organismos de la administración crece de
nodo desmesurado, se acrecienta la importancia que las operaciones
técnicas se cumplan en los archivos con facilidad y sin retardo. Así
lo expresa claramente la respuesta yugoslava. Baviera apunta, con muy
buen juicio, que, si después de todo, "existe una prioridad absoluta
para los archivos, ésta no puede ser otra que la de salvaguardiar to-
da la substancia cuya conservación se impone".
Ya hemos aludido en la introducción al problema de saber de qué

finalidad buscan los archivos con la práctica de la gestión de ar-
chivos: Será para buscar una mejor organización del trabajp inter-
no de la administración ayudándola en la gestión de sus archivos
desde su iniciación, para asegurar a los documentos archivables una
buena explotación inmediata, o a plazos después de su entrega? o
facilitarles la entrega a los depósitos de cuanto se juzgue digno de
una conservación definitiva? Nosotros pensamos que el verdadero pro-
blema reside en saber en cuál etapa deben intervenir los servicios
de archivo: si en la fase prenatal de los documentos, o después del
nacimiento de los archivos activos.
Pues bien: de las respuestas recibidas se desprende claramente

que la perspectiva histórica ha de estar siempre presente en el es-
píritu de los archivistas responsables ante la posteridad de la sal-
vaguardia del material documental básico para el estudio de la histo-
ria de sus países o sus regiones.
Otra consecuencia es que un buen minero de respuestas (princi-

palemente las de Alemania, Austria, Canadá, Francia, Italia, Rumania,
Yugoslavia) insisten sobre los aspectos científicos y culturales de
la actividad del archivista. Dejando de lado las formas en que se ex-
presan y las diferencias de medios concretos de realización que su-
gieren, es evidente que, en todos los Estados, cualquiera que sea su
régimen político y social, existe unanimidad profunda sobre la mane-
ra en que los archivos deben concebir la finalidad de su misión.
ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS

ARCHIVOS EN EL CAMPO HISTÓRICO
Habiendo definido antes los archivos como establecimientos de ca-

rácter científico, es evidente que desempeñan ipso facto una emi-
nente función en el campo de la investigación histórica. Es tan
- 9 -
cierto esto, que la respuesta italiana, al referirse a las relaciones
entre los archivos y las instituciones de investigación histórica,
se limita a afirmar que los archivos son, por definición, centros de
investigación histórica: que sus trabajos y publicaciones (empe-
zando por sus inventarios) son de naturaleza científica, y que su
labor contribuye al progreso de las ciencias a la par con otras ins-
tituciones de investigación.
Poniendo de lado este aspecto filosófico de la esencia fundamen-

talmente histórica de los archivos, cabe formularnos algunas pregun-
tas: I o en tanto que instituciones de investigación histórica,
pueden y deben los archivos conducir con autonomía, trabajos histo-
riográficos, aparte de guías, inventarios o catálogos de documen-
tos? 2 o pueden y deben recolectar, además de los producidos por la
administración publica o parapública, otros tipos de fuentes docu-
mentales que por su naturaleza sirvan a la historia del país o de la
región?
1. IDS ARCHIVOS CENTROS DE INVESTIGACIÓN?
En el plano de la estricta doctrina existe casi unanimidad en las

respuestas: La vocación normal de los archivos no es funcionar como
instituciones de investigación histórica, ya que en la mayoría de
países existen academias, institutos universitarios, centros naciona-
les y regionales de investigación, con la tarea específica de lle-
var a cabo trabajos colectivos en el campo histórico, por iniciativa
propia, o por encargo subvencionado de los archivos. En ningún caso
éstos pueden substituir a aquellos. Pero sí tienen la obligación
de prestarles todo el concurso que les sea posible para facilitarles
sus trabajos. Colaboración que puede cumplirse de diversos modos:
a) Materialmente, los archivos pueden alojarlos en sus propios

locales y aportarles cooperación poniendo a su servicio uno o más de
sus empleados, por tiempo completo o parcial, según lo necesiten. En
Suecia, por ejemplo, así se ha logrado la publicación del corpus
deschartes de la Edad Media, y en Inglaterra, el Publi Record Office
ha prestado servicios semejantes a la Comisión del Latien Medioeval.
En París, los Archivos Nacionales, en colaboración con los laborato-
rios del Centro Nacional de Investigación Científica, examinaron a
fondo los archivos de notas para investigación en el campo de la his-
toria literaria y musical, como también de los archivos judiciales
para la historia del procedimiento judicial en el medioevo.
b) Cuando los archivos se ocupen de establecer sus propios planes

de trabajo, también pueden tener en cuenta las necesidades de los
centros históricos. Esto se hace en todos los países de Europa
Oriental (República Democrática Alemana, Hungría, Polonia, Checos-
lovaquia, Yugoslavia), donde al comienzo de cada período de planifi-
cación se establece un inventario de necesidades, en íntimo contacto
con los organismos universitarios y de investigación científica,y en
Inglaterra, el programa de publicaciones del Public Record Office con
la consulta previa a la Comisión de publicaciones del Comité Consul-
tivo del Lord Chancelier.
Nosotros opinamos que dondequiera que funcione un Comité Supe-

rior de Archivos con participación de personalidades universitarias
es necesario reforzar la colaboración entre ellos, y que los progra-
mas de clasificación, de inventarios y de publicaciones den lugar a
- 10 -
intercambios de visiones más profundas de lo que actualmente son, pa-
ra no dejar la iniciativa total en manos de las direcciones centrales
de los archivos mismos.
c) El caso frecuente ocurre, cuando por petición de entidades de

investigación científica, o por demanda de investigadores particula-
res, los archivistas proceden a realizar encuestas sobre la existencia
de ciertos tipos de documentos, o cuando ordenan verdaderos inventa-
rios a través de la red archivística. Aunque estas actividades
ocupan muchas veces la mayor parte del tiempo de los archivistas, se
las toma como normales en muchos países: Italia y Países Bajos,
principalmente. En este ultimo se estima un 30% el tiempo que se de-
dica a estos trabajos. Las investigacioanes para lectores constituyen
igualmente un servicio tradicional de los Archivos Nacionales de
París, que ocupan buena parte del tiempo de los Archivistas de todas
las secciones.
Así mismo puede suceder que los inventarios de fuentes sobre un

tema cualquiera tengan un desarrollo tal que, en cierta manera, obli-
gue a los archivistas a elaborar un catálogo temático sobre el asun-
to en cuestión. Así ha sucedido en el Canadá con encuestas sobre
censos y registros parroquiales. En Francia se encuentran en prepara-
ción guías sobre historia de la Revolución en la región provenzal
y sobre fuentes demográficas de la región de los Pirineos Medios. En
Polonia se han publicado encuestas del mismo tipo.
d) También puede ocurrir que, por falta de iniciativas de otros

organismos y para llenar lagunas de la investigación histórica, los
depósitos de archivo tomen por cuenta propia la responsabilidad de
asignar a uno o a varios miembros de su personal, la preparación de
un determinado tipo de trabajos históricos. Así, en los Archivos
Nacionales de Francia se ha constituido un servicio de documentación
en cuestiones de toponimia, y en Bade-Wurtemberg, un centro de estu-
dios de filigranas de papel. En Grecia y en Sarre los archivos se
ocupan de trabajos de onomástica; también en Grecia, los archivos
han completado un diccionario de los combatientes de las guerras de
independencia, y en Finlandia, un catálogo general de propiedades y
de granjas.
e) Pero lo que con mayor frecuencia ocurre es que los archivis-

tas colaboran, a título personal, en los trabajos de institutos de
historia o en comisiones de investigación o de publicaciones, lo que
ciertamente ocupa parte importante de su labor específica. Con fre-
cuencia se trata de dar servicios de secretariado a sociedades cien-
tíficas o comisiones que, aunque a veces tienen su sede en los mismos
archivos, no por eso dejan de consumir apreciablemente el horario del
trabajo profesional de los archivistas y directores de archivo. Este
es un problema del que luego nos ocuparemos. Pese a todo, hay que
convenir en que tales colaboraciones constituyen una extensión nor-
mal de la labor de los archivos; tanto más normal si se tiene presen-
te que muchos de esos trabajos se emprenden por iniciativa de las mis-
mas direcciones de archivo cuando se tiene en cuenta la utilidad que
tienen para los legítimos intereses de los depósitos.
En este orden de ideas se puede citar la colaboración que pres-

tan los archivistas belgas al Centro Nacional de Investigaciones His-
tórico-religiosas para la publicación del Monastioon Belge; al
Centro Interuniversitario para la Historia de los Precios y Salarios;
al Centro Interuniversitario de Historia Contemporánea; al Centro
- 11 -
Belga de Historia Rural, etc. En Francia, actualmente varios archi-
vistas han sido encargados de la publicación de títulos relativos a
los derechos temporales de los monasterios, así como de encuestas en
la colección "Documentos Inéditos" del Comité de Trabajo Histórico
y Científico, en el que colaboro como secretario. También una trein-
tena de archivistas, en unión con personal universitario, se ocupa
actualmente, bajo mi dirección, en la publicación de cerca de cin-
cuenta volúnenes de altlas históricos provisionales que formarán un
verdadesro corpus de la investigación sobre la historia de las pro-
vincias .
2. Recolección de fuentes históricas no archivísticas?
Dos escuelas de carácter bien diferente parecen enfrentarse sobre

el punto de saber si los archivos deben limitar su actividad a mate-
riales propiamente archivísticos, o si también están llamados a re-
colectar fuentes históricas de naturaleza diferente. Las posiciones
de esta escuela hoy no parecen tan irreductibles como lo fueron hace
algunos años.
a) Para algunos, la tarea prioritaria de los archivos es asegu-

rar la conservación y la explotación de los fondos de archivo produ-
cidos por la administración pública. Hace algiín tiempo, la noción
de archivos cubría solamente los "archivos públicos", con exclusión
de los documentos acumulados por particulares. Los Países Bajos fi-
guran entre los primeros que renunciaron a esta posición doctrinal
que con tanto vigor habían sostenido Muller, Feith y Fruin en su
clásico Manual. Allí han llegado hasta el punto que los Archivos
Generales del Reino cuentan hoy con un órgano especial para la pros-
pección de archivos privados (Nederlands Register van familiearchi-
even). Por su parte, la Gran Bretaña y los Estados Unidos han aban-
donado su rígida actitud anterior. Sin embargo el Public Record
Offcice continua atendiendo, casi exclusivamente, los archivos pú-
blicos, y no cuenta con ningún crédito para compras. La responsa-
bilidad en materia de archivo privado la asume la tradicional Histo-
rical Manuscripts Commission, y sobre todo, el National Register of
Archives, el cual aunque tiene su sede en el Public Record Office,
ejerce acciones de dirección sobre las bibliotecas universitarias,
sobre los museos y los archivos de las autoridades locales y sobre los
propietarios de archivos privados, cuando así lo desean estas entida-
des.
Otros países igualmente, hacen esfuerzos para la prospección de

archivos privados y consideran que a los archivos públicos incumbe
una particular responsabilidad en este campo. Sin embargo, no se
preocupan suficientemente por obtener créditos financieros regulares
que les permitan intervenir con eficacia en los mercados, y aceptan
buenamente que la adquisición de documentos se deje a las bibliote-
cas , tanto como a los archivos.
Con mayor razón, estos países se muestran reticentes para re-

clamar, en favor de los archivos, la recolección de otras fuentes
históricas que, si bien es cierto que poseen un carácter innegable
de documentos, no son, propiamente hablando, documentos de archivo.
Los asimilan a colecciones que, según la doctrina archivística tra-
dicional, pertenecen al dominio reservado de las bibliotecas y museos.
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b) Contra este modo de pensar, algunos sostienen que los archi-
vos tienen la responsabilidad de suministrar la más completa documen-
tación posible sobre nuestra época, recuerdan que lia forma de pre-
sentación de los documentos ha evolucionado considerablemente, al
mismo tiempo que se han transformado los medios de comunicación con
el público y que la civilización misma evoluciona. Los documentos
escritos ya no son más que uno de los aspectos de los innumerables
testimonios que nuestra época debe dejar de sí misma. En consecuen-
cia, sería tarea de los archivos acumular el conjunto de todos esos
testimonios, cualesquiera que sean su naturaleza material o sus auto-
res.
Ninguno ha expresado esta concepción de mejor modo que los Ar-

chivos Federales Alemanes. Ellos se sienten moralmente obligados a
asegurar la conservación global de la documentación de la época:
folletos, volantes, impresos, afiches, recortes de prensa, boletines
de partidos plíticos y sindicatos, al igual que colecciones de foto-
grafías, películas documentales, documentos sonoros, etc. Conside-
ran además que la constitución de archivos orales (testimonio oral
sobre acontecimientos) también son del resorte de la actividad de los
archivos. De hecho, hoy más que nunca, los documentos escritos solo
registran resultados y decisiones: los asuntos mismos (sobre todo en
el campo de la política) se tratan en conversaciones, en discusiones,
en charlas telefónicas; todo lo cual puede resultar de un gran inte-
rés, sobre todo en períodos turbulentos. Lo mismo puede decirse del
testimonio directo de los actores de los acontecimientos políticos y
militares. En cuanto a las películas documentales, los Archivos Fe-
derales cuentan con un caudal tan rico que les permite alimentar en
gran parte, a la televisión de la República Federal.
Así reaparece la antigua tradición de la archivística que, en

un pasaado lejano, hacía del archivista un historiador. Esta concep-
ción que seguramente no dejará de contrariar a aquellos colegas que
piensan que los archivos deben ser, ante todo, centros de conserva-
ción de documentos de la administración pública, con directa inge-
rencia en la gestión dentro de los organismo que los generan, deberá
ser objeto de una atenta discusión en el seno de la Conferencia, so-
bre el plano estricto de la doctrina.
A decir verdad, sólo se trata del desarrollo lógico de algo que

hasta entonces se hacía en muchos archivos locales: archivos munici-
pales alemanes, y archivos departamentales principalmente, que siempre
se esforzaron por reunir la mayor documentación posible sobre la his-
toria de la ciudad y de la provincia. Recientemente se han creado en
Francia una serie nueva (Fi) en el esquema de clasificación de los
archivos departamentales, para colocar allí las colecciones icono-
gráficas. De otra parte, numerosos archivistas departamentales han
organizado en sus dependencias colecciones de resúmenes de prensa
sobre toda clase de temas de la vida del departamento, y aunque toda-
vía no han tomado mayores iniciatiovas en el campo de los archivos
orales, en más de una ocasión han realizado encuestas, principal-
mente sobre la historia de la Segunda Guerra Mundial, sobre la ocupa-
ción, la resistencia y la liberación, (en nuestra labor personal,
por ejemplo, al tiempo que reuníamos folletos, opúsculos y afiches,
desde 1944 presentamos encuestas a todos los alcaldes y secretarios de
alcaldías del departamento cuyos archivos dirigíamos por entonces).
Además, los archivos departamentales cuentan, casi siempre, con una
bibliotea que generalmente constituye un centro de particular impor-
tancia para la investigación de la historia de la región, tanto más
cuanro que en ella siempre se encuentra coleccionada la prensa nacio-
nal y local.
- 13 -
Hechos similares se pueden citar de numerosos Archivos de Estado
de la República Federal Alemana; principalmente en Baviera donde
la cuarta sección de los archivos Federales del Estado de Munich uni-
ficó bajo su competencia, junto con el Kriegsarchiv, la documenta-
ción histórica contemporánea. Tareas semejantes se cumplen en
Renania del Nor-Westphalie, y en Bade-Wurtemberg. Además sus biblio-
tecas históricas generalmente se hallan bien provistas: algunas cuen-
tan con decenas de millares de volúmenes.
Estas concepciones son compartidas, aunque en grados diversos,

por los Estados de Europa Oriental (Hungría, Bolonia, Rumania, Che-
coslovaquia, Yugoslavia), como también por Cañad'e Israel. En todos
ellos los archivos centrales, pero sobre todo los regionales y loca-
les, se esfuerzan por recoger fuentes diversas de cualquier naturaleza
que juzguen útiles para la historia de sus regiones. En sus respues-
tas es claro que, si bien es cierto que no todos esos materiales po-
seen ya un interés, de todas maneras es importante concentrar el ma-
yor volumen posible de fuentes útiles para la historia.
Esta complementación de los archivos escritos, mediante la reco-

lección de documentos, como también por la constitución de archi-
vos de testimonios (encuestas o declaraciones registradas en cintas)
actualmente es objeto de discusión en otros países, principalmente
en Suecia. A nuestro modo de ver, no cabe la menor duda que en ade-
lante será preciso sumar estas actividades a las tareas que incumben
a los archivos y hacerlas parte de la definición de su misión. De
todos modos, el hecho merece ser ampliamente discutido en esta confe-
rencia, a menos que se juzgue preferible dedicarle una sesión espe-
cial en el curso de una Table Rende ulterior.
INCUMBE A IDS ARCHIVOS IA MICROFILMACIÓN

DE DOCUMENTOS ?
La disconformidad que actualmente existe entre las diversas con-

cepciones de los archivistas sobre su misión se hace aún más paten-
te por sus actitudes frente al tema de la microfilmación de comple-
mento. Cuando un servicio de archivos considera que su misión no se
limita a la conservación de los documentos originados en los despa-
chos administrativos de su competencia, sino que además piensa que
debe suministrar a los historiadores la documentación más vasta po-
sible sobre la historia nacional, regional y local, entonces se es-
fuerza por completar sus fondos, estableciendo un programa de micro-
filmación de documentos que se conservan en otros depósitos de ar-
chivo o de bibliotecas, tanto del interior como del extranjero.
Las posiciones frente a la cuestión están bien marcadas. La

respuesta inglesa afirma categóricamente que dicha microfilmación no
responde a la vocación del Public Record Office. Así lo declara, no
obstante el hecho que ese establecimiento posee instalaciones de re-
producción muy importantes y expeditas; solo que las aplica a la mi-
crofilmación de otra clase de documentos. Lo mismo opinan en los
Países Bajos, en Finlandia, en Grecia, en Suecia y en la República
Democrática Alemana.
En cambio, Polonia considera que, por razón de las pérdidas de

la guerra, se impone una política sistemática de microfilmación de
complemento. Por igual razón comparten esta opinión los archivos de
algunos Lander de la república Federal Alemana. La microfilma-
ción de documentos ocupa hoy lugar de honor en los planes periódi-
cos de los archivos de Hungría, Rumania y Yugoslavia.
- 14 -
Israel llega hasta el punto de estimarla como una de las tareas
esenciales de sus archivos, dado que la mayor parte de los documentos
concernientes a la historia de los judíos en general, y a la de los
territorios que hoy forman parte del Nuevo Estado de Israel se hallan
conservados en depósitos extranjeros. En Francia, son numerosos los
archivos departamentales que ftan acogido la iniciativa de la micro-
filmación de complemento; pero los Archivos Nacionales anteriormente
establecieron un plan de microfilinación de docurtentos relacionados
con la historia de la nación conservados en depósitos del extranje-
ro, luego de cumplirlo en Venecia y en el Vaticano, no lo continuaron
en forma sistemática.
A nuestro modo de ver, el establecimiento de un programa de mi-

crofilmacióh a largo plazo, constituye uno de los aspectos más im-
portantes de la política de una dirección de archivos; representa un
interés esencial para el progreso de los estudios históricos; permi-
te no solamente complementar los documentos de los depósitos, sino
que también hace posible la crítica mediante su confrontación con
otras fuentes de información.
ASPECTOS PARTICUIARES DE LA ACTIVIDAD DE LOS ARCHIVOS

EN EL CAMPO EDUCATIVO Y CULTURAL
Si bien es cierto que la prioridad se otorga a la documentación

de los servicios gubernamentales y administrativos, y a la informa-
ción de los historiadores y demás investigadores en materia de cien-
cias humanas, muchas direcciones de archivo están de acuerdo con la
consideración que los materiales conservados pueden también utili-
zarse para fines educativos y culturales. Sin embargo, aunque esta
actividad se tiene como importante, no se la estima como fundamental.
Se trata, en efecto, de un complemento de las tareas de base (Alema-
nia Federal, Bélgica, Francia, Gran Bretaña, Hungría, Malasia,
Países Bajos, Rumania, Suecia, Checoslovaquia, Yugoslavia). Ciertos
países que conceden importancia significativa a esta actividad, se
muestran impedidos para realizarla por insuficiencia actual de perso-
nal o de medios locativos (Bélgica, Finlandia, Noruega). Otros, ape-
nas tienen proyectos al respecto (Australia, Camerún, Costa de Mar-
fil, Dahomey, Israel). Solo los Archivas Federales Alemanes afirman
que se trata de una actividad específica de la profesión.
En general, no se espera que los archivos gerencien un verdadero

museo de historia nacional. Por razones de distribución de tareas
entre las diversas administraciones se hace evidente que tal museo
debe estar adscrito a la Administración de Museos. Sin embargo, en
París, el Museo de Historia de Francia, que existe desde hace más de
un siglo en los salones del antiguo Palacio de los Príncipes de
Soubise, presenta un panorama nacional con ayuda de documentos y obje-
tos históricos de propiedad de los Archivos Nacionales. Su direc-
ción está a cargo de un conservador de archivos que, además, orga-
niza exposiciones y coordina las actividades del servicio educativo.
Igualmente existe en Londres un museo del Public Record Office, que en
1969 vio desfilar por sus salones aproximadamente 15.000 visitantes,
2.000 de ellos en grupos o en visitas escolares. En Israel los Archi-
vos Centrales Sionistas han organizado, y administran el Museo Herzl.
Así también, algunos archivos en Europa (Alemania Federal,

Bélgica, Francia, Italia) si bien no cuentan con el verdadero mu-
seo, disponen de una o varias salas de exposición permanentes.
- 15 -
Mucho más frecuente, sino general, es la realización de expo-
siciones temporales, que organizan los archivos para celebrar un acon-
tecimiento memorable del país o de la región. Esta práctica es
considerada como normal por los archivos de la República Federal Ale-
mana, Australia, Bélgica, Canadá, Finlandia, Francia, Gran Bretaña,
Grecia, Hungría, Israel, Italia, Malasia, Países Bajos, Polonia, Ru-
mania, Suecia, Checoslovaquia y Yugoslavia. Es verdad que el ritmo de
estas exposiciones es ahora un poco menos sostenido que el de hace al-
gunos años, con excepción de Suecia. El promedio actual es de una o
dos exposiciones importantess por año y por archivo, sin contar otras
de menor categoría y tamaño que se celebran por circunstancias par-
ticulares , como la recepción de visitantes ilustres, reuniones de
congresos, visitas escolares, etc. En Checoslovaquia, en 1969, tu-
vieron lugar 251 exposiciones en los archivos. En Polonia, cada cinco
aôs se realiza en todos los depósitos la "Semana de los Archivos".
No insistiremos más sobre este aspecto de las tareas de los ar-

chivos, pues la cuestión ya ha permitido,valiosos cambios de opi-
niones en los congresos internacionales. Agreguemos solamente que
los Archivos del Estado de Hamburgo son los únicos en sostener que la
organización de exposiciones no es de la incumbencia de los archivos,
sino actividad que corresponde a los museos.
1 No es posible indicar aquí todas las exposiciones de archi-

vos que se han realizado en los diversos países. Señalaremos solo
las realizadas antes de 1969 o que fueron reseñadas en pasadas reu-
niones internacionales o en la revista Archivum:
Alemania Federal: El Águila de Napoleón sobre Brème (Brème);
los problemas de Berlín, después de 1848, antes de los tratados, pe-
riódicos, afiches y volantes (Berlín); ciento cincuenta años de las
instituciones de Wurtemberg. 1819-1969 (Stuttgart); los tesoros del
siglo XII (Sttutgart); el nacimiento de la República Federal (Archi-
vos Federales de Coblence); la constitución de Land de Hesse
(20.000 visitantes).
Austria: Cien años de historia austríaca; las mujeres en la
historia; cincuenta años de la República de Austria.
Australia: Concurso sobre los planos de la capital federal (Can-
berra) .
Canadá: El arte heráldico en el Canadá; el Canadá por los
mapas; el manifiesto de Manitoba; Sir Wilfrid Laurier.
Finlandia: El cincuentenario de la independencia (1967).
Francia: Archivos Nacionales: Napoleón; San Luis. En los archi-
vos departamentales: numerosas exposiciones sobre el cincuentenario de
1914-1918, etc.
Hungría: El cincuentenario de la revolución democrática bur-
guesa de 1918; cincuentenario de la república de los Consejos de
1919; el 25 aniversario de la liberación; Georges Klapka, general de
la lucha por la independencia en 1848-1849.
Italia: Historia de la laguna veneciana (Venecia); Aspectos del
Concilio de Trento y de la Reforma Católica (diversos depósitos);
Borromini, Piero de Cortona (Rema).
Polonia: la Silésie de la dinastía Piast; el partido comunis-
ta de Polonia en Kielce; 125 años de luto del pueblo de Polonia la
Grande por su liberación; numerosas exposiciones para conmemorar el
milenio del estado polonés.
Checoslovaquia: numerosas exposiciones sobre la historia de la
agricultura y sobre la historia de las minas,etc.
- 16 -
Con mayor o menor frecuencia, pero en todas partes, los archivos
reciben visitas de grupos universitarios o escolares, para los cuales
se organizan presentaciones de documentos destinadas a ilustrar hechos
de la historia nacional dentro del marco de los programas de enseñan-
za. Normalmente, su preparación y dirección están a cargo de un
archivistaj con el consiguiente desmadro de su tiempo de trabajo. A
pesar de esto, hay numerosas respuestas sobre la necesidad de confiar
esta tarea educativa a un miembro del cuerpo de archivistas, ya que
sosn ellos quienes están familiarizados con los documentos, de lo
cual carece generalmente el cuerpo docente. A veces como en Hungría,
en Francia y en Checoslovaquia, el archivista se convierte así en un
verdadero catedrático de historia.
Con raras excepciones, solo en Francia (y en ciertos archivos de

condados en Inglaterra), existen verdaderos servicios educativos en
los archivos. En Los Archivos Nacionales, donde fue creado en 1950,
el servicio lo prestan cuatro profesores de enseñanza secundaria, con
dedicación de tiempo completo. El servicio se ocupa de la publica-
ción de reproducciones y transcripciones de documentos sobre temas
múltiples; organiza un concurso de "jóvenes historiadores, sesiones
de cine escolar y anima un cine-club. En 1969, 17.000 estudiantes
visitaron los Archivos Nacionales, acompañados por sus profesores, lo
que equivale a un 50% de ellos. En estos servicios cooperan profeso-
res dé tiempo parcial, que en estrecho contacto con el director o sus
colaboradores organizan exposiciones sobre un determinado tema, gene-
ralmente relacionado con algiín aspecto de la historia regional. En
1969 más de 40.000 estudiantes desfilaron por los archivos departa-
mentales'.
Finalmente se debe hacer mención de los servicios que las auto-

ridades demandan a los archivos, bien a modo de consejo/ o de informa-
ción, sobre asuntos de naturaleza cultural relacionados con sus atri-
buciones. En la mayoría de los casos, se tirata de consultas sobre
acontecimientos que se intentaron conmemorar. En ciertos Lander de
Alemania Federal, los archivos reciben consultas sobre todos los pro-
blemas de heráldica municipal, sobre la oportunidad o conveniencia de
cambios de nombres de las localidades, etc. Lo mismo sucede en Fran-
cia, donde los directores de servicios de archivo, y en ocasiones sus
adjuntos, desempeñan un papel muy importante -en parte reglamentario,
en parte tradicional en todo lo que concierne de cerca o de lejos a la
historia y a la vida cultural de la provincia. No podría suceder de
otro modo, dado el hecho que los archivos departamentales constituyen
el único servicio cultural cuyo ámbito se extiende a todo el depar-
tamento, mientras que las bibliotecas y los museos, normalmente sólo
prestan servicios locales. Así, el archivista se encuentra desempe-
ñando el papel de consejero cultural del prefecto y de las autorida-
des departamentales.
Si bien no es fácil justificar, en el plano de los principios,

esta extensión de la misión de los archivistas, en Francia le con-
ceden un interés particular, a pesar que tales actividades les tomen
a menudo un tiempo considerable, concientes que tales trabajos influ-
yen considerablemente en la irradiación cultural de los archivos.
La suma de todos estos hechos indica claramente que los archivos

desempeñan cada vez más, un papel de hogares de la investigación
histórica, sobre todo a nivel regional y local. Esta nueva tendencia
se halla corroborada por el hecho que en varios países como Alemania,
Bélgica, Francia, Italia, etc., los archivistas son llamados por uni-
versidades y otros institutos de enseñanza superior para que dicten
- 17 -
cursos o conferencias sobre cuestiones de historia regional o general
o de ciencias auxiliares de la historia. Creemos que es muy importan-
te y necesario destacar esta nueva tendencia, sobre todo en el momento
que aparecía como evidente la tesis que la misión de los archivos de
los archivos debía orientarse más y más, hacia tareas de carácter
administrativo, y cuando algunos veían su porvenir restringido a ac-
tividades de la gestión de archivos.
Parece que se hubiera producido un resquebrajamiento, una pérdi-

da de equilibrio en el contenido del concepto de la misión de los ar-
chivos. El lamentado presidente Graswinckel ya lo había definido co-
mo "Hércules en la encrucijada", como un gran gigante forzado a avan-
zar con paso igual, sobre dos rutas divergentes. Queda por saber si
en verdad se trata de una divergencia real. El hecho cierto es que
en el futuro, los archivos no podrán enfrentar su misión científi-
ca, administrativa y cultural, sino a condición y en la medida que
obtengan un aumento sensible en su personal, y como es obvio, una es-
pecialización creciente y definida del mismo.
- 18 -
II. EL ARCHIVISTA ÉRENTE A SUS TAREAS
EORMACION PROFESIONAL DE PERSONAL CIENTÍFICO
Cuando se considera la formación profesional de los archivistas,

surge de inmediato el hecho impactante que, a pesar de la doble mi-
sión que se les asigna ( científica y administrativa), y pese al do-
ble aspecto de los documentos que manejan (antiguos unos,que a veces
se remontan a la Edad Media, y otros contemporáneos originados en la
actividad de la administración), casi todos los países permanecen
fieles a la unicidad de formación del archivista, entendiendo la
principal auqnue no exclusivamente, como de naturaleza histórica.
Esto nos conduce a acentuar aún más, la realidad profunda de la de-
finición de archivo que dimos antes: Establecimientos de carácter
científico, encargados de funciones administrativas.
Aún en los grandes depósitos con departamentos y secciones muy

especiali zadas (archivos antiguos, modernos, contemporáneos, econó-
micos , privados, técnicos, notariales, audiovisuales, etc.), es ex-
cepcional encontrar entre los miembros del personal científico cate-
gorías diferentes. Generalmente se admite que todos los archivistas
reciban la misma formación de base, y que solo después de incorpora-
dos en una determinada sección se les llame a especializarse, tenien-
do en cuenta sus aptitudes y sus intereses. Casi todas las respuestas
estuvieron de acuerdo sobre este punto. Juzgan que tal procedimiento
es indispensable, ya que aún en el caso que el archivista haya sido
puesto al frente de los fondos de una época o de cualquier tipo bien
determinado simultánea u ocasionalmente, se le encarga de otras fun-
ciones (por insuficiencia de personal) que exigen otras competencias.
Por otra parte, el curso normal de la carrera del archivista lo lle-
va, por circunstancias variadas, a cambiar de depósito, de secció,
de funciones. Además, se admite que quien tenga la responsabilidad
de un depósito debe ser igualmente competente para afrontar proble-
mas específicos sobre documentos de naturaleza y épocas diferentes,
así como para aconsejar a los investigadores en las más variadaas
perspectivas.
En suma: la polivalencia es regla en los archivos regionales y

locales, y toda especialización excesiva sería considerada como un
mal.
La primera formación del archivista se recibe normalmente en la

universidad, un instituto archivístico particular dependiente de una
universidad o en una escuela de archivos autónoma. En este último
caso puede tratarse de una escuela técnica que recibe alumnos ya
diplomados en la universidad (como es la Archivschule de Marburg ) o
también puede tratarse de un instituto de enseñanza superior donde
los alumnos reciben formación histórica y técnica completa parale-
lamente con sus estudios universitarios (como es: L'Ecole Nationale
des Chartes de París). No volveremos sobre estas cuestiones ya que
han sido objeto de encuestas en el plano internacional.
Después de esta formación general de base normalmente se consi-

dera necesario que el joven archivista pase un tiempo ( de algunos
- 19 -
meses a dos anos) sucesivamente en varios depósitos', o en los
diversos servicios de un mismo depósito.
Aunque en casi todas partes, principalmente en los grandes

depósitos, se advierte una creciente tendencia a una especialización
precoz, que a veces se convierte en definitiva, no son pocos los que
lo lamentan y los que desean una mayor versatilidad ólel personal, al
manos en la iniciación de la carrera. La verdad es que la especiali-
zación del personal científico no se mira como normal sino en
países como Israel y Yugoslavia, donde por razones de su pasado, los
documentos son de naturaleza extremadamente variada en idiomas
diferentes.
En el proceso actual de la formación del archiviesta se pone

énfasis espacial sobre la enseñanza de la historia y de sus ciencias
auxiliares. En tiempo pasado/ y en varios países, los archivistas
eran reclutados indistintamente entre juristas e historiadores. Hoy
es menos frecuente esta costumbre.
La consecuencia de tal estado de cosas es que ei joven

archivista, historiador por formación, no recibe prácticamente
preparación administrativa, la cual debe lograr "sobre la marcha", es
decir por la práctica y la experiencia en las primeras instancias de
su carrera. Adscrito por primera vez a un depósito, el joven archi-
vista, que conoce las instituciones del pasado mucho más que el pre-
sente, aprende a conocer éstas mediante el contacto cotidiano con la
administración y los documentos que en ella se elaboran. Muchos
estiman esta experiencia como irreemplazable. También se atiende a
la iniciación del debutante por nedio de períodos dé prácticas
obligatorias que organizan las direcciones centrales de archivas o las
escuelas de aachivísticas, mediante visitas a los despachos de la
administración y a los servicios de Registry ou Registratur, o tam-
bién por pasantías por uno o varios departamentos de un gran depósi-
to encargado de archivos contemporáneos o transitorios. Algunas ve-
ces estas pasantías y cursos son organiaados por organismos apropiados
(Comisión de la Función Publica en el Canadá, Ministerio de Finan-
zas en Finlandia, Escuela Nacional de Administración en Costa de Mar-
fil) .
En nuestro parecer, existe una evidente laguna en este aspecto de

la formación del archivista, de la cual se resienten más profunda-
mente los jóvenes archivistas de koy, que los de tienpos pasados.
Pensemos que los directores, de archivo deberían preocuparse más por
este problema, poique incide notablemente en la manera como los ar-
chivistas han de hacer frente a las tareas que se les confían.
ESQUEMA PífcíFESIONAL BáTERMEDIO
Al lado del esquema científico propiamente dicho, en varios

países existe un cuadro profesional intermedio, con formación menos
avanzada (estudios secundarios o grados inferioras de estudios univer-
sitarios ) constituido por individuos que han desempeñado funciones en
despachos ádnánistrativos, a los cuales se da formación técnica, ar-
chivística o histórica, luego de s¿i ingreso al grupo de servicios de
archivo. Ésta formación, mediante cursos" y periodos de práctica,
varía según los países, pero en la mayoría de los casos, los mejo-
res dentro del personal, pueden ingresar a los niveles superiores. La
- 20 -
cuestión es de importancia actual para muchas direccioanes de archivo
que, por otra parte, la resuelven de nodo contradictorio.
En Hungría, por ejemplo, los funcionarios del nivel medio po-

dían promoverse al nivel científico. Hoy no se puede, a menos que
obtengan diploma universitario. En Polonia sucede lo mismo. En Ruma-
nia, el único país donde esto existe, la situación es bien diferen-
te: Allí normalmente los archivistas ejercen sus funciones en alguna
especialidad; y así cono quienes poseen formación científica, se
preparan mediante la práctica para la gestión administrativa, del
mismo modo los que vienen de la administración adquieren por la ex-
periencia una formación científica; desearíamos tener mayores pre-
cisiones sobre este sistema y su funcionamiento.
En los Archivos Públicos del Commonwaalth, en Canadá, igualmen-

te existen dos grupos de personal: uno, denominado de investigación
histórica y adscrito a la sección histótica; otro, llamado de ser-
vicio administrativo, que se ocupa de los archivos corrientes (transi-
torios). Estos últimos han recibido hasta ahora, formación cientí-
fica, pero no parece que esta práctica haya de durar, y presumible-
mente en el futuro serán escasos los tránsitos de una categoría a
otra.
La situación en la Gran Bretaña es un tanto diferente. En el

Public Record Office hay dos categorías de personal: una de nivel
profesional (assistant keepers), otra de nivel semi-profesional
(executive officers),ambas con responsabilidades archivísticas y
administrativas a la vez. A los primeros se les escoge del nivel
universitario por un jurado de selección, y luego se les dá forma-
ción técnica durante los dos primeros años de servicio, haciéndo-
los pasar por las diferentes secciones. Se ocupan principalmente de
los fondos antiguos y modernos, de la sala pública y de la selección
de documentos de valor permanente. Entre ellos se escogen los que
luego serán Administradores del Public Record Office (the keeper of
the Records Office) y sus dos adjuntos: el Deputy Keeper of the Re-
cords y el Records Administration Officer. En cambio, los "execu-
tive officers" son erclutados mediante un examen abierto de carácter
general, o por promoción entre los funcionarios del depósito (cle-
rical grades); su selección se está operando, cada vez más, en el
nivel universitario; y no es raro el caso que algunos de ellos, por su
valor excepcional, sean promovidos al nivel científico. A raiz de un
informe de 1968, se ha emprendido el estudio de una reforma general
oon miras a unificar en una carrera los tres niveles: administrativo,
ejecutivo y funcionarios, tanto en el Public Record Office como en
los museos y galerías nacionales.
La situación francesa es semejante a la inglesa. En efecto: al

lado del nivel científico de los archivos existe un personal técni-
co repartido en varios niveles. Unos y otros acceden al servicio por
medio de concursos de niveles diferentes. La categoría superior
(documentalistas-archivistas) generalmente es de nivel universitario y
se ocupa principalmente de documentos contemporáneos, sin que por
ello se le haya provisto de una formación propiamente archivfstica.
Este personal no puede acceder al grado científico, reservado a los
antiguos alumnos de 1' Ecole des Chartes. Innegablemente hay en esto
un problema que deberá arreglarse en años venideros.
En Alemania también se distinguen los niveles científicos (Hohe-

rer Dienst) y los niveles técnicos (gshcbener Dienst), ambos
- 21 -
reciben formación apropiada en la Escuela de Archivos de Marburg (o
en Munich para el personal científico de Baviera). Los cambios de
categoría son excepcionales pero posibles en los Archivos Federales,
previa formación teórica y práctica seguida de un examen.
En los Países Bajos existe el nivel superior de archivistas que

ingresan a los archivos después de estudios universitarioos y aproba-
ción de un examen, y el nivel medio, al que se llega con estudios se-
cundarios y previo examen que prepara la Escuela de Archivos del Esta-
do. Estos últimos pueden pasar a la categoría superior, a condi-
ción que sigan estudios universitarios y aprueben el examen requeri-
do. A propósito, se podrían citar numerosos ejemplos de archivistas
que, siguiendo este camino, han llegado a las más altas posiciones de
la carrera. Bástenos mencionar al actual director general M. Ribbe-
rink y el de su predecesor M. Van der Gouw.
Nos hemos alargado voluntariamente sobre este punto del personal

porque pensamos que la evolución de laa tareas de los archivos re-
percutirá, necesaria y fuertemente, en la formación de quienes tie-
nen a su cargo el tratamiento de los documentos.
El hecho que los servicios de archivos se preocupen cada vez más

por los archivos contemporáneos (incluidos los de carácter económi-
co y documentos técnicos), forzosamente hará necesaria, a breve pla-
zo, la correspondiente especialización del personal. Es claro que
seguirá siendo indispensable conservar la formación general de base,
como tronco común formado por conocimientos históricos y técnicos,
luego de la cual vendrá la enseñanza de la especialidad. Podrían
señalarse dos ramas de especialización: la historia medioeval y mo-
derna, con las ciencias auxiliares tradicionales, de una parte; la
historia de las instrituciones contemporáneas, con una iniciación en
estadística y en informática.
No se puede continuar exigiendo a todos los archivistas, al menos

en la Europa Occidental y Central, un conocimiento profundo del latín
y una competencia particular en paleografía, en diplomática y en
filología, justamente cuando la mayor parte de la carrera, para la
mayoría de los archivistas, transcurrirá tratando documentos de los
últimas cincuenta años, y aún de la última década, y cuando las
circunstancias actuales les exigen pericia en las técnicas de la his-
toria contemporánea. Tal proceder supondría la existencia de dos
cuerpos de formación científica diferente para los grandes depósi-
tos, con el problema conexo del tránsito eventual del uno al otro, y
sobre todo, el de las perspectivas de carrera, habida cuenta de los
numerosos depósitos ssecundarios que necesitan la presencia de un
archivista polivalente.
Sea como sea, nos parece que la cuestión no puede esquivarse por
más tiempo y que sería bueno intercambiar puntos de vista y expe-
riencia sobre la cuestión en el curso de la presente conferencia.
EL ARCHIVISTA Y LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA
Algunas respuestas han hecho especial énfasis en que toda la

actividad del archivista es fundamentalmente de carácter científico,
y en que toda la publicación de un servicio de archivos (guía, in-
ventario, catálogo, edición de textos) es una contribución a la
historia, como lo es también un trabajo de síntesis o una monogra-
- 22 -
fía. Estiman, pues, que en la actividad del archivista no cabe opo-
ner lo que, por una parte, sería calificado cono investigaciá.
histórica. Tal es el sentido de laas respuestas de Itali? y Suecia.
En cambio, otras respuestas observan que sería más justo dis-

tinguir dos elementos en la actividad del archivista: uno que compren-
de las operaciones propiamente archivísticas; y otro constituido por
las investigaciones que se realizan para el publico, para la adminis-
tración o para las exposiciones, etc. Por nuestra parte confesamos
no poder compartir este último punto de vista.
Considerar que el conjunto del trabajo archivístico es, por na-

turaleza, "investigación histórica" es en parte hacer un juego de
palabras, porque todos sabemos que hay que distinguir entre la tarea
que profesionalroente cumple el archivista (preparación de las entre-
gas, selección de los documentos que han de ser conservados, clasifi-
cación, inventarios, etc.) y los trabajos propiamente históricos que
se emprenden, con base en los fondos de archivo, sobre la historia
política, institucional, económica, social, religiosa y aún sobre
las ciencias auxiliares. Sin pretender establecer aquí una primacía
jerárquica entre una actividad estimada como noble, y otra que se
juzga subalterna, creemos que es importante saber si el archivistia
tiene o no, el derecho o la posibilidad de consagrar una parte de su
horario normal de trabajo a tales investigaciones, que algunos califi-
can como "personales", o si' está acomodado de manera que se le permi-
ta disponer de suficientes descansos (partes del día, d$iasa en la
semana, etc.) para dedicarlos a investigacioanes que exigen trabajo,
principalmente en las bibliotecas.
Por nuestra parte creemos que el archivista tiene, no solamente

el derecho, sino también el deber, de hacer tareas de historiador.
Pensamos que no puede cumplir sus tareas profesionales de modo satis-
factorio, sino utiliza los documentos como historiados, pues solamen-
te así puede mantenerse al tanto de la problemática histórica, se-
guir la evolución y los progresos de la historia, comprender en fin,
las necesidades y los problemas de los usuarios. En los archivos
regionales y locales el archivista se familiariza asía con los diver-
sos aspectos de la historia de la región; aparte que no estaría en
capacidad de acosejar a estudiantes e investigadores si él mismo no
sumara a su experiencia como archivista, los conocimientos de histo-
riador. Aun más: Será acaso excesivo insinuar que gozará de ma-
yor peso y prestigio ante los servicios públicos y frente a los uni-
versitarios, si después de sus años de formación prosigue con el
cultivo de la historia? Es evidente que merecerá mayor estimación
si a la par que el archivista es autor de publicaciones que dan
autoridad, cuenta con el movimiento histórico nacional o regional, si
se hace descubridor de documentos y animador de sociedades científi-
cas o de centros de investigación. Contrariando posiblemente el
parecer de algunos, creemos que nunca será demasiado insistir sobre
este aspecto que nos parece tan fundamental como las demás funciones
oficiales que debe asumir el archivista.
Las direcciones centrales de archivo de muchos países reconocen

la importancia de la cuestión y estimulan a los archivistas a que
emprendan estos trabajos (Alemania, Austria, Bélgica, Gran Bretaña,
etc.). Al tiempo que lamentan que el recargo de otras tareas, sumado
a la insuficiencia personal, hagan parca y lenta la actividad investi-
gativa de los archivistas, la situación se hace particularmente di-
fícil para los directores de pequeños archivos departamentales y
- 23 -
provinciales, que con frecuencia son los únicos archivistas profesio-
nales en sus depósitos, y por ende son absorbidos por infinidades de
tareas diferentes. Aunque algo semejante sucede también con los di-
rectores de grandes depósitos regionales, y con mayor razón en los
regionales, que a menudo se ven constreñidos a dedicar a la gestión
administrativa gran parte de su tiempo, cuando no la totalidad de él.
De hecho, los únicoá que pueden consagrar una parte apreciable de
tiempo a la investigación son los archivistas de los depósitos cen-
trales o nacionales, o aún provinciales, cuando no tienen responsabi-
lidad de dirección.
Esta situación repercute psicológicamente de manera negativa y

ruda en el personal científico de los archivos. Debe tenerse presen-
te que, con frecuencia, este personal no ha acojido la carrera (gene-
ralmente mal remunerada en comparación con otras) con el mero y
mediocre propósito de poner orden en los legajos de las modernas ad-
ministraciones, ni para agenciar materialmente un depósito, sino con
el anhelo de satisfacer su elevada vocación de historiador. El sim-
ple manejo archivístico de documentos no es suficiente para satisfa-
cer por entero la pasión de investigación que arde en muchos jóve-
nes archivistas. Como consecuencia, no son pocos los que caen en una
resignación progresiva que apaga su sed de investiogación, o los que
a todo precio, buscan su traslado al ejercicio de funciones universi-
tarias donde puedan, con mayores facilidades, dedicar parte de su
tiempoa investigaciones históricas, y con ello, lograr su autorreali-
zación. Más adelante examinaremos este problema.
Socialmente, la situación actual puede aparecer como anormal. En

efecto: los archivistas han sido formados como historiadores comple-
tos; es decir, han recibido la misma formación que los historiadores
de las universidades y demás centros de investigación, a los cual se
añaden varios años de preparación específica de la profesión su-
mados a concursos nada fáciles. Pues bien: el peso de sus diversas
áreas les impide explotar apropiadamente el capital de conocimientos
que así han acumulado. Es evidente que esto representa una pérdida
granmde para el progreso de laas ciencias históricas, problemas que
es indispensable analizar.
Por estas consideraciones las direcciones de archivo se esfuerzan

y hacen todo lo posible para que su personal científico pueda empe-
ñarse en investigaciones compatibles con el desempeño de sus tareas.
Ciertamente el tiempo concedido cambia de un país a otro, de un de-
pósito a otro, y aún dentro de un mismo depósito, según las fun-
ciones que se ejercen. Esto impide establecer el tiempo promedio que
los archivistas dedican a sus investigaciones.
Con intención meramente indicativa ofrécenos la tabla siguiente

de lo que con respecto a la distribución del tiempo se hace en algu-
nos países distinguiendo:
1. Tareas propiamente archivísticas: Selección, clasifica-

ción, inventarios, etc.
2. Tarea? para-archivísticas: Relaciones con el público, co-

misiones, dirección de revistas, asistencia al director del servicio
en la gesti.u del depósito, etc.
3. frabajos de investigación científica.
- 24 -
1 2 3
1
Alemania (República Federal) 60-65% 15% 20-35%
Austria 75% 15% 10%
Bélgica 65% 35%
Camerún 50% 25% 25%
Canadá (Archivos Públicos) 75% 20% 5%
Costa de Marfil 40% 40% 20%
Hungría 33% 33% 33%
Países Bajos 50% 15% 35%
Polonia 40% 45% 15%
Suiza (Archivos de los 60-80% 20% 0-20%
Cantones)
Checoslovaquia: Bohemia 60--80% 20-40%
Eslovaquia 65% 10% 25%
En Francia, el horario de los archivistas en los Archivos Nacio-

nales y en algunos otros depósitos es de 30 horas semanales, lo cual
les permite dedicar a trabajos personales el 28% de la semana oficial
de 42 horas. Bien diferentes es la situación en provincias, donde
los directores de servicio difícilmente pueden destinar algo de su
tiempo a trabajos de investigación (0-20%), en tanto que sus adjun-
tos pueden hacerlo con menor dificultad.
En Italia, el horario de los archivistas les permite realizar

trabajos de investigación, si así lo desean. En Finlandia se les
concede una diaria diaria para sus trabajos personales, lo que equi-
vale aproximadamente al 13%. En Bade-Wurtemberg, una tarde por sema-
na (10%). En Eslovaquia se les permite emplear 15% de su tiempo para
investigar y 10% para estudio de literatura técnica e histórica.
En algunos países, los trabajos de investigación científica de

los archivistas se incorporan dentro del plan de trabajo de los depó-
sitos, lo cual los habilita para dedicar parte de su tiempo, y algunas
veces la totalidad, a trabajos de reconocido interés. Así ocurre,
principalmente en Yugoslavia y en Polonia. En este último país, si
el tema de estudio guarda estrecha relación con la archivística y
representa un evidenfls interés para los archivos, puede entonces
integrarse dentro del plan de trabajo del establecimiento; y cuando se
juzga que el tema es de máximo interés, entonces se conceden permi-
sos, hasta de dos mases en el año, para su estudio. Además, para
determinados trabajos, particularmente para preparación de tesis de
doctorado, el archivista puede obtener una licencia remunerada de 28
días al año, en virtud de un decreto del 25 de julio de 1967.
Cualesquiera que sea la posición oficial de las direcciones de

archivo con respecto al tratamiento científico de su personal, en to-
das partes se admite que los archivistas puedan participar en congre-
sos o coloquios científicos, con previa autorización de la autoridad
superior. Para estos casos no es raro que las direcciones les otor-
guen su representación oficial y les concedan gastos de viaje y de
permanencia, dentro y fuera del país.
Î 20% en Schleswig-Holstein; 30% en Renania del Norte-Westfa-

lia; 30-35% en Basse-Saxe, Renania-Palatinat, Hamburgo. En Baviera
solamente con autorización. En los Archivos Federales, la necesidad
de crear un depósito nuevo y la asignación de tareas es difícil,
especialmente la investigación científica de los archivistas.
- 25 -
Errpero, sigue siendo excepcional que se concedan licencias remu-
neradas o comisiosnes para realizar trabajos personales. Esto ocurre
solamente cuando las investigaciones se consideran de interés esen-
cial para los depósitos. En cambio, en todas partes se conceden li-
cencias sin remuneración, de uno a varios meses, cuando los archivis-
tas obtienen apoyo financiero de fundaciones o centros de investiga-
ción científica.
De todo esto queda en claro lo importante y esencial que los tra-

bajos de investigación científica de los archivistas sean considera-
dos como una actividad normal que surge simultáneamente de sus fun-
ciones como archivistas, y de su formación como historiadores. Por
la misma razón se considera justo que tales trabajos les sean tenidos
en cuenta para su avance en la carrera; cosa que se cumple hoy, de he-
cho o por derecho, en casi todos los países.
IDS ARCHIVISTAS Y LA ENSEÑANZA SUPERIOR
En todos los países donde se tiene en cuenta el que los archi-

vistas, fieles a su vocación y a su misión, emprendan trabajos cien-
tíficos de elevada calidad y se hagan a un nombre en el campo de su
especialidad, se considera normal que dicten cursos o conferencias en
universidades y demás centros de enseñanza superior. Pues es evi-
dente que de este modo los archivistas calificados están en capacidad
de incorporarse en mejor forma al movimiento histórico general, a la
vez que llevan a los estudiantes el beneficio de su competencia y de
su conocimiento directo de las fuentes archivísticas.
De los países que respondieron el cuestionario, son muy pocos

los que señalan el total de archivistas con cargos de enseñanza, y
también muy pocos los que consideran la cuestión que nos ocupa como
irreconciliable con los reglamentos vigentes. Tal es el caso en Aus-
tralia, Camerún, Dahomey, Malasia y en la República Democrática
Alemana.
Lo contrario sucede en la República Federal de Alemania, donde

el 10% del cuerpo de archivistas ejerce la docencia, 10 lo hacen en
Austria; 5 sobre 66 en Bélgica; una treintena en Francia; 31 en Ita-
lia (liberi docenti, professori incaricati, professori onorari),; 2
archivistas de Estado y 3 municipales en los Países Bajos; 4 en Ruma-
nia; 3 en Suecia; de 10 a 15 en Bohemia; un número no determinado en
Yugoslavia. Todos elloss enseñan las más diversas materias en uni-
versidades o en institutos de enseñanza superior: Historia general
de la Edad Media, de la época moderna o contemporánea, Historia Re-
gional, Historia de la Instituciones, Historia económica, Metodolo-
gía histórica, Latín medieval, paleografía, diplomática,etc. Los
casos son menos frecuentes en otras partes: 2 en Finlandia, 1 en el
Public Record Office de Londres, de 1 a 3 según los años en Hun-
gría, 1 en Noruega, etc.
Conviene añadir a lo anterior - aunque el hecho puede tomarse

como normal - que no son pocos los archivistas encargados de cursos o
conferencias de archivística en universidades que funcionan en el
marco de una universidad; o en institutos de archivística, o en es-
cuelas de archivos como ocurre en Alemania Federal en las Escuelas de
archivos de Marburg y de Munich; en Gran Bretaña, 3 miembros del Pu-
blic Record Office son conferencistas en la School of Librarianship
and Archives de L r university College de Londres); en Israel, 7 ar-
- 26 -
chivistas enseñan en la Hebrew University; en Italia, otros lo ha-
cen en las escuelas regionales de archivística, de paleografía y de
diplomática; en Polonia 5.
Es cierto que la mayaoría de las legislaciones y reglamentos

universitarios no permiten que el profesor titular acumule otras fun-
ciones al ejercicio de su cátedra. Por esto, los archivistas sólo
pueden ejercer la docencia en institutos de enseñanza superior a ti-
tulo de encargados de cursos o de conferenciantes, de Privatdozent
etc. No obstante vale anotar aquí que, en los Países Bajo^ el ar-
chivista de Estado, Dr. Meilink, es a la vez, profesor titular de la
cátedra de historia de Indonesia en la Universidad de Leyde.
Se explica así la fuerte tentación que experimentan aquellos

archivistas que ya tienen a su cargo un curso en la universidad, de
buscar una transferencia definictiva a ella, renunciando a la carrera
de archivos. Consideraciones explicábales y justificables, tales como
las de un salario superior, de un mayor prestigio, de posibilidad de
formar discípulos, y sobre todo, de más amplias facilidades para
adelantar y publicar trabajos de investigación, están provocando
algo así como una hemorragia, más o menos grave, en el cuerpo de ar-
chivistas cuyos mejores elementos tienden, por las consideraciones di-
chas, a situar su campo de acción en la enseñanza superior. El he-
cho ha sido señalado en Alemania, Israel, Bélgica e Italia.
Cabe anotar que en los dos últimos países algunos de los más
notables historiadores universitarios se iniciaron en la carrera de
los archivos. En Francia, en un lapso de veinte años, 20 archivistas
han abandonado la administración de los archivos para dedicarse a la
enseñanza superior: 8 en facultades de letras, 2 en facultades de de-
recho, 5 en la Escuela de Altos Estudios, y 5 en l'Ecole des Chartes.
5 de veinte hoy son decanos o presidentes de sus instituciones.
Ciertamente, esta fuga da lugar a numerosas críticas. Pero, en

rigor, no hay por qué asombrarse de ella, ni por qué inquietarse. El
hecho es apenas relevante de los estrechos lazos que ligan a los ar-
chivos con la enseñanza superior y con la investigación histórica.
Para algunos, la deserción de archivistas no significa otra cosa que
el cumplimiento lógico de la misión que habían comenzado a cumplir
en la carrera archivística, irrevocablemente llamada, por definición
misma, al servicio de la historia.
LAS TAREAS DE UN DIRECTOR DE SERVICIOS DE ARCHIVO
Hasta aquí, hemos considerado los archivos como una institu-

ción. Pero hay que tener presente que no se puede confundir el
depósito con los servicios de archivo. En cuanto toca a la adminis-
tración del depósito, los poderes del director han de considerarse
como irrestrictos, al igual que los de un curador de museo, de un di-
rector de biblioteca o de un decano de facultad universitaria. Por
razón misma de las funciones de su cargo, pertenece y se integra a la
estructura de la administración.
En la mayoría de los estados, con excepción de los de tipo fe-

deral, existe un director general de archivos, de quien depende toda
la red de archivos centrales y regionales, y a quien además le co-
rresponde el control y la inspección de los archivos de la adminis-
tración, y a veces la de los archivos de las comunas. Aún en los
- 27 -
casos en que el director no tiene autoridad sobre la red de archivos
locales, como en Inglaterra por ejemplo, no por ello se despoja de la
responsabilidad de la conservación de los archivos que se originan en
el conjunto de los servicios gubernamentales. Para este fin en Lon-
dres , uno de los colaboradores del Keeper tiene a su cargo asegurar
la colaboración apropiasa con las autoridades locales responsables de
guardar debidamente los archivos públicos.
Así mismo, los directores de servicios de archivos regionales o

departamentales ejercen control sobre los archivos de las diversas
administraciones públicas dentro del campo de su competencia, y en
genral, tienen derecho a inspeccionar los archivos comunales. Tal es
el caso en Austria, Bélgica, Camerún, Costa de Marfil, Dahomey, Fin-
landia, Francia, Grecia, Hungría, Noruega, Países Bajos, Polonia,
Suecia, Cantones Suizos y Checoslovaquia. Son contados los países en
que este derecho de inspección no se halla confiado a los directores
de servicios de archivo (Alemánia,Canadá, Gran Bretaña, Yugoslavia).
En Italia existe separación entre dos servicios de archivo para-

lelos; de una parte, los 94 directores de los Archivos del Estado, que
tienen la dirección de sus depósitos, y además el control de los
servicios de otros de carácter esstatal; y por otra parte, los 18 su-
perintendentes regionales que tienen a su cargo la vigilanza sobre
los archivos de las demás administraciones y sobre los particulares.
En Bélgica y en los Países Bajos existe igualmente una inspección,
central o provincial, de los archivos comunales.
Todos los directores tienen grandes responsabilidades en la ges-

tión de sus servicios: preparan su presupuesto, ordenan oagos, asegu-
ran la conveniente gestión financiera, mediante el control de los de-
partamentos que dependen de ellos y de los centros de servicios finan-
cieros. No obstante, hay que anotar que en algunos países, los direc-
tores del archivos del Estado sólo disponen de un presupuesto limita-
do, y que lo esencial en el aspecto financiero está reservado a la
dirección central de archivos. Este es el caso en Italia y Bélgica.
También los directores tienen competencia para nombramientos y

ascensos del personal a su servicio, o al menos para proponerlos a la
administración superior (excepto en la Gran Bretaña, donde los nom-
bramientos corresponden a la Comisión de la Función Pública, y en
Dahomey).
Como es obvio, en la mayoría de los países, los directores no

limitan su actividad a la gestión administrativa de sus depósitos, a
las inspecciones y a los servicios anexos que frecuentemente les son
asignados (biblioteca administrativa, centros de docunentación, etc.)
Participan también a título personal ó en razón de sus funciones,
en trabajos de comisiones muy diversas que expanden muy lejos la irra-
diación cultural de los archivos y la de sus representantes. Esto
acontece sobre todo, con los directores generales de archivo, pero
también en no raras ocasiones, con directores regionales.
Lo anterior ocurre de modo muy notable, en Francia, donde el fe-

nómeno sobrepasa en gran medida la actividad que en otros países se
considera normal. Allí los directores departamentales participan en
comisiones de urbanismo, de protección de lugares y monumentos, de
turismo, sin que sea raro el caso en que tengan a su cargo la presi-
dencia de dichas comisiones.
- 28 -
A veces coordinan los trabajos del Inventario General de Monumen-
tos y tesoros de arte y aquellos servicios dependientes del Ministerio
de Asuntos Culturales; tienen asiento en comisiones de gestión de bi-
bliotecas y museos; extienden su interés a excavaciones arqueológi-
cas, a la conservación de antigüedades y objetos de arte de su de-
partamento, aparte de otras muchas actividades.
La consecuencia es que tan variados quehaceres culturales absor-

ben a los directores la mayor parte de su tiempo. Aunque sus horarios
son menos pesados que los de su personal, a la postre resulta que no
disponen del tiempo necesario para atender debidamente las actividades
propiamente archivísticas, hasta el punto que, en ocasiones tienen
que renunciar a ellas. Segün los países, la gestión del deposito
y las obligaciones de carácter administrativo ocupan del 40 al 90%
del tiempo de trabajo, y las diversas tareas culturales hasta el 20%.
En los depósitos de archivo de importancia secundaria, en los

que el director no cuenta con la colaboración de archivistas, las ta-
reas profesionales sufren desmedro notable, pues apenas alcanzan a de-
dicarles parte de su tiempo (Francia, por ejemplo). En depósitos de
mayor importancia,, una parte de este tiempo se dedica principalmente
a dirigir el trabajo de los colaboradores y a aconsejarlos en sus
propias actividades. Otra consecuencia es que los trabajos científi-
cos de los directores sufren el consiguiente retardo. Y si bien es
cierto que en algunos paíoses (Alemania, Austria, Bélgica) todavía
pueden dedicarles alrededor de un 20% de su tiempo, en otros se en-
cuentran forzados a renunciar a ellos.
Este es uno de los problemas más graves que confrontan los ar-
chivos de los diversos países: la insuficiencia manifiesta de perso-
nal, que se halla bien lejos de haber seguido el paso con que avanza
el minero de tareas que pesa sobre ellos, es probablemente el mayor
problema del momento, porque de él depende la manera como los ar-
chivos podrán afrontar en los próximos años las obligaciones que
emanan de su misión multiforme.
Así hemos pasado somera revista a las tareas que se derivan de

la misión de archivos. Muchas otras se hubieran podido anotar, pero
voluntariamente las henos dejado de lado, tales como la colaboración
con academias y la publicación de revistas históricas. Lo dicho
basta para hacer patente el desarrollo de la misión de los archivos
que se ha operado en la mayoría de los países y a la vez para mos-
trar el peso creciente de las tareas del archivista, debido en buena
parte a sus nuevas obligaciones frente a la gestión de los documen-
tos contemporáneos. A lo largo de nuestro examen, y cuando lo juzga-
mos oportuno, nos hemos permitido subrayar algunas consecuencias que
nos parecieron graves; hemos asumido posiciones y estaablecido conclu-
siones. Todo ello a título meramente personal, por lo que presenta-
mos excusas. Obramos así porque consideramos que hacía parte de
nuestro deber de ponentes.
Para finalizar diremos que vale insistir en el acusado paralelis-

mo con que se manifiesta el desarrollo de los archivos en todos los
países del mundo. También vale señalar que la profesión del ar-
chivista está lejos de semejarse hoy a lo que fue antaño. Sir Hilary
Jenkinson tuvo sobrada razón cuando, hace veinte años, en su confe-
rencia inagural de la enseñanza de la archivística en Londres, la
llamó "una nueva profesión", suscitando entonces escépticas son-
risas. Hoy exactamente es eso: una nueva profesión, basada en ele-
mentos tradicionales, pero llamada a evolucionar, más y más, en los
años venideros. Lo indispensable es que el archivista, cualesquiera
que sea el campo y la forma en que ejerza su profesión, jamás olvi-
de que es un historiador al servicio de la historia.
- 29 -
IDS SERVICIOS DE ARCHIVO CENTRALES Y LOCALES Y LA SOCIEDAD
MICHAEL COOK
El éxito de un programa de archivos depende de la aplicación

balanceada de sus dos funciones: la administrativa a la cual está
dirigida, y que es usada y juzgada por los administradores en
ejercicio de su autoridad, y la invest igat iva, a la cual está
dirigida y que es usada y juzgada por el cuerpo académico. Estas
dos funciones son interdependientes, y la segunda, aunque tiene
primacía por cuanto el objetivo principal de un servicio de archivos
debe ser definido en términos de su valor para la investigación y
la consulta,también depende de la primera para la provisión del
material. Un servicio de archivos es una estructura de
investigación construida dentro de un marco administrativo. Para
que ambas funciones se ejecuten adecuadamente, la oficina de
archivo debe formar parte de una organización que reconozca a las
dos, lo cual le permite operar como debe, en ambas esferas, como un
servicio administrativo común y como un instituto de investigación.
Sin embargo, la sociedad como un todo debe considerar la oficina

de archivos como una de sus instituciones culturales y no se le debe
censurar si le coloca rótulos tales como "cultural", "amenidades" o
aún "descanso". Las oficinas de archivos, como los museos o las bi-
bliotecas tienen un objetivo más serio que las instituciones que son
puramente recreativas, pero aquellas comparten con éstas la
característica de estar hechas por la sociedad como lugares donde
las personas pueden ir,si lo desean y son libres para seguir sus
intereses personales. La investigación es vital para la sociedad-
vital para su planeacióh y gobierno en condiciones modernas, pero
también vital como una actividad de "descanso", un complejo de
intereses personales. Tampoco debe definirse pobremente la palabra
"investigación". La diseminación en un sentido histórico, del
interés en los ancestros y la experiencia pasada, es esencial para la
salud de las sociedades modernas, dominadas como lo son por las cons-
trucciones y los aparatos de los últimos años del siglo XX. Las
oficinas de archivo tienen un lugar inevitable en esto y no deben
menospreciar su unión esencial con las demás instituciones dedicadas
a la información, la consulta y el aprendizaje.
La naturaleza esencial de una oficina de archivos como institu-

ción cultural se ve más claramente en un país en desarrollo, donde
la enorme complejidad y variedad de las instituciones especializadas
evidentes en muchos países desarrollados no ocultan su visión. Un
país que haya tenido que establecer por sí mismo las principales
estructuras culturales (y administrativas) en las últimas
décadas,demostrará qué estas estructuras son muy simples en
esencia. En un país en desarrollo, los Archivos Nacionales
formarán parte de un grupo de cuatro servicios paralelos o asociados
donde los otros son la Biblioteca Nacional, el Museo Nacional y el
Centro Nacional de Documentación. Cada uno de estos tiene un
fuerte carácter individual y un programa individual de servicio y
expansión. Al igual que los archivos, la Biblioteca Nacional
tendrá dos facetas en contraste, la de investigación/consulta y
la de atención al público. Probablemente tendrá un plan para
servicios a provincias o ramas y se relacionará con muchas
otras organizaciones: departamentos gubernamentales para la
provisión de bibliotecas técnicas; universidades; el sistema
educativo, para la provisión de bibliotecas escolares;
I Archivista Universitario. Universidad de Liverpool.

- 30 -
administración de la ciudad, etc. Igualmente, el Museo Nacional
establecerá relaciones y programas como servicios especiales, ramas
de provincia, el sistema educativo, universidades, investigaciones
en progreso. El Centro de Documentación se relaciona con el gobier-
no, universidades,educación,investigación e industria. Dentro de
éstos, los Archivos Nacionales administran y concentran los archivos
del gobierno, desarrollando su uso en universidades,en el sistema
educativo,en los institutos de investigación y entre el publico.
También considerará probablemente un programa para extensiones
provinciales y para promover la investigación.
En algunos países es posible encontrar al menos tres de estos

cuatro - el Museo, la Biblioteca y los Archivos- ocupando edificios en
el mismo recinto. El valor de tal concentración es obvia desde el
punto de vista de la sociedad. El usuario de estos servicios, ya sea
un investigador profesional, un aficionado entusiasta, o un profesor
en busca de ayudas de clase, probará su eficiencia por medio de
ina serie de criterios: la información que le presenten y las
facilidades que le ofrezcan. Al hacer sus juicios, el usuario
considerará, por un lado, el contenido y los archivos de la
institución, y la manera como se hacen accesibles por medio de
ayudas de búsqueda y de información explicativa; y por el otro
lado, la comodidad y conveniencia de su diseño físico, las
horas de atención, la actitud del personal, la eficiencia de
las relaciones entre varias instituciones de investigación. En
todos estos temas, cada servicio es capaz de reducir su valor para
la sociedad si su desempeño es pobre. En los archivos, cada punto es
de crucial importancia.
El archivo debe contener todos los archivos principales de

la nación. Debe custodiar cada documento o serie de archivos no
actualizados, y esto es importante - no importa que tan secreto, que
tan delicado, o que tan "importante" sea. Para esto son los servi-
cios de archivo, para retener y manejar los documentos importantes.
Este principio es válido tanto para las oficinas de archivo locales
o privados como para las nacionales.
La documentación de un archivo nacional debe ser entonces lo

más completa posible. Pero mientras que una biblioteca puede
completar sus colecciones por medio de su política de compra, y
un centro de documentación depende esencialmente de la calidad
de las adquisiciones dentro de su área temática, la oficina de
archivos no puede completar la documentación en este mismo sentido.
Puede y debe aceptar como un objetivo, la adquisición de documentos
importantes que aparezcan en cada aspecto de la actividad de su go-
bierno, y puede también si lo desea, extender la clase de informa-
ción que tiene obteniendo archivos complementarios de otra parte.
Pero como líltimo recurso, ya sea que tenga o no la evidencia documen-
taría sobre un tema dado,depende de si el tema ha sido tratado por una
2 Estas observaciones se basan en un estudio comparativo"de

Africa Oriental y Asia Suroriental. Ningún país muestra una
relación clásica entre las cuatro instituciones, pero puede obser-
varse el carácter total de cada servicio. Todas están dentro de la
esfera del Departamento de Documentación, Bibliotecas y Archivos
de la UNESCO. Claro está que hay otros servicios paralelos que se
han desarrollado independientemente, tales como archivos de pelícu-
las y bibliotecas, centros audiovisuales, servicios arqueológicos
nacionales, etc.
3 S Carbone y R Gueze. Draft model law on archives, description
and text. UNESCO, Paris, 1972, pp 128-9.
- 31 -
autoridad o por su fuente. La misma limitación se aplica, 'mutatis
mutandis', a las colecciones de un museo. El usuario de estos servi-
cios, al profundizar en alguna de estas áreas de conocimiento,
probablemente se encontrará con estas limitaciones de las
colecciones. Para superarlas, irá a otras fuentes: del archivo
irá a la biblioteca, o al museo, o viceversa. Gomo material de
referencia o de investigación, las colecciones de todas las
instituciones culturales son interdependientes. Donde se emprenda
una enseñanza o se fomenten estudios por medio de divulgación o
promoción,aún existirán estas limitaciones, y la misma interdepen-
cia es de vital importancia. El significado de ésto para la sociedad
es claro. Esta tiene el derecho de esperar una cooperación completa
entre todos sus servicios de referencia, y esta cooperación debe
originarse en sus finanzas y control, y en las actitudes y
entrenamiento de su personal. Cada institución debe mantener su
carácter individual y hacer su trabajo especializado. Para esto
debe tener el gobierno, poderes y recursos apropiados. Pero todas
las instituciones de referencia deben también, en un sentido real,
formar un recurso común de la sociedad. Deben trabajar visiblemente
unidas, usar juntas su material, y considerarse a si mismas una sola.
La planeación de los servicios al público y de las áreas de

acceso -, salas de investigación en el caso de los archivos- debe
hacerse a la luz de qué facilidades se ofrecen en otras partes.
Igualmente la planeación de las ayudas de búsqueda y los instrumen-
tos de investigación -el manejo de la información que se encauce
al uso de materiales- debe también tenerse en cuenta,si es posible,
al igual que los puntos de acceso a tal duplicación de información.
Las horas de atención son de gran interés para el usuario. El
horario de atención depende del tamaño del personal; pero este
personal puede estar disponible en un servicio común, cuando no
lo es para uno independiente. Muchos otros servicios técnicos en
favor de las necesidades de los usuarios están sometidos a la
misma limitación, y posiblemente puedan prestarse en común,
cuando no es posible que se presenten aislados; servicios
fotográficos,servieios de conservación, servicios de impresión y
publicación, servicios de despliegue y de educación; y la
promoción de investigaciones por medio de unidades internas de
investigación.
Ya sea que las instituciones culturales nacionales se planeen

como unidades distintas o que se planeen como servicios asociados,
dependen igualmente de qué tan adecuados son los recursos que la
nación les asigne. También dependen de la efectividad con que puedan
expresar sus necesidades y obtener el reconocimiento de sus políticas
a un alto nivel. Por estas razones, el gobierno y control de las
instituciones culturales nacionales es de interés para la sociedad y
deben ser responsabilidad de cuerpos o personas apropiadas en el
gobierno: esencialmente un ministro y su despacho. Sería difícil
discutir sobre la proposición que las principales instituciones
culturales nacionales pudieran constituir un portafolio suficiente
para al menos un despacho o agencia ministerial. Al determinar lo que
esta agencia debiera ser, se deben tomar algunas decisiones adiciona-
les sobre los objetivos generales de los archivos y otros servicios
culturales. Una posible escogencia, por ejemplo, sería entre la
información y las ciencias históricas. Si los archivos son con-
siderados ante todo, como un componente de los servicios de informa-
ción de la nación, entonces las estructuras ministeriales tenderían
a ser de interés para los servicios comunes, el manejo de la informa-
ción y la documentación. Si los archivos son considerados como un
elemento en el desarrollo de los recursos nacionales del material
histórico de investigación, las estructuras de control se
- 32 -
dirigirán hacia el sector educativo y se interesarán en reunir el
museo, las .actividades arqueolólogicas y otras actividades de
investigación. La escogencia sería difícil de hacer, y cual-
quier estructura de control debe ser lo suficientemente flexible para
permitir a los archivos, así como a los servicios paralelos, expresar
su propia individualidad y desarrollo. Pero ésta debe ser lo sufi-
cientemente bien definida para permitir el uso común de recursos, de
instalaciones y de planeacióh. La planeacióh debe evitar el riesgo
de subordinar una parte del programa total a otra, y de desanimar a
un grupo de trabajadores en relación al resto.
En el pasado, se ha encontrado que la cooperación entre los

profesionales en los diferentes servicios - museos, bibliotecas,
archivos - ha sido difícil de lograr y que muchos la han rechazado.
En parte, esto ha sido el resultado natural de las condiciones de
trabajo en las primeras etapas de desarrollo - para todos estos
servicios, al menos en su escala moderna, ha habido un desarrollo
rápido y se han formado actitudes nuevas en las dos últimas
décadas: son efectivamente servicios nuevos. En las primeras
etapas de un nuevo desarrollo, el personal está ocupado
solucionando problemas iniciales, reuniendo el material básico,
estableciendo su control, educando su público, adquiriendo una
estructura de carrera y una estructura de control. Durante esta
fase no existe una demanda apremiante de cooperación fuera de
cada grupo profesional inmediato. Pero también en parte, la
falta de cooperación y aún cierta hostilidad mutua han sido
causadas por la competencia por recursos, y en algunas circunstancias,
por la subordinación de un grupo a otro. Esta subordinación, o su
amenaza, ha sido una razón importante para la generalmente mala
relación entre los archivistas y los bibliotecarios. Visto desde
el punto de vista de la sociedad y del público usuario, es muy
leve la diferencia entre las bibliotecas y los archivos. Los
archivos contienen libros, las bibliotecas contienen documentos, y
las investigaciones en algún tema pueden cobijarlos a ambos. A
pesar de esto, es claro que los servicios de biblioteca y de archivo
tienen objetivos y métodos distintos, deben tener distintos
programas, instalaciones y recursos, deben tener personal entrenado
en los diferentes principios, y deben tener diferentes
estructuras administrativas internas apropiadas a sus funciones. Con
todo lo anterior, cada uno debe poder ofrecer a su personal oportuni-
dades de trabajo y desarrollo profesional que sean apropiadas y
satisfactorias. Hasta que esto se haga, no será posible superar las
dificultades y barreras que se generen de las envidias y temores
de los diferentes grupos profesionales. Aunque esto parezca insigni-
ficante, puede hacer que hay fallas en muchos servicios culturales
en muchas partes del mundo, y deben tomarse en cuenta con seriedad.
Muchos de los servicios culturales aquí mencionados son

pequeños, teniendo en cuenta las normas de la mayoría de las
instituciones públicas. El tamaño es de gran importancia para
establecer el carácter y efectividad de un servicio. Esto es más
obvio en niveles distintos al nacional, ya que todos pueden ver que
el Archivo Nacional por sí mismo, trabajando con el gobierno
central y con una clientela establecida de usuarios, es una
4 Oñ buen ejemplo ü ü de" E Administración de Recursos

Históricos, New Brunswick (Canadá). Estoy en deuda con el anterior
Archivista de Provincia, Mr. H.A. Taylor.
/ 5 Para una recomendación acordada sobre estos puntos ver
Política archivista para los paises de habla francesa de Africa, Boletín
de la Unesco para las bibliotecas 26 (1972), pp. 86-90.
- 33 -
tuosa razón para construir una colección de investigación
basada en el proceso o institución original. Al igual que con los
otros archivos, el nenejo del material debe ser acorde con una buena
práctica profesional. Pero la práctica profesional no distingue y
no debe distinguir entre los servicios de archivo (u otros) que se
basen en la administración de un área territorial y aquellos que
se basen en una industria o una institución especializada. Lo que se
requiere es que el material se maneje adecuadamente, y que haya
recursos adecuados en el personal y en las instalaciones. Para
asegurar esto, es deseable que haya algiín grado de coordinación
en la creación de nuevas colecciones especializadas, que haya un
medio de centralizar información sobre éstas, y que haya normas
reconocidas nacionalmente a las que deben ajustarse.
Uno de los desarrollos más importantes internacionalmente en el

mundo de las instituciones culturales, ha sido la invención y el
crecimiento rápido de la 'Biblioteca Presidencial'. Siendo ya un
hecho importante de la vida Americana, estas Bibliotecas Presiden-
ciales son realmente combinaciones de biblioteca, archivo, documenta-
ción y museo, dedicadas al estudio de un presidente en particular,
sus asociados y políticas, y el período en que vivió. Basadas
inicialmente en los archivos personales del presidente, sus
posesiones y colecciones, estas instituciones merecen tal vez, el
nombre de 'archivos' en lugar de 'biblioteca', aunque por la
colección sistemática fuera del núcleo original, tienen
artículos, libros y objetos, cumplen algunos de los objetivos
tanto de las bibliotecas cono de los centros de documentación. Ya
que sienpre ha sido uno de los objetivos de una oficina de
archivos, aunque tal vez no se haya planteado, incluir al menos
un elemento de la documentación sistemática, la Biblioteca
Presidencial parece haber realizado uno de los ideales latentes de las
instituciones de archivos. En estos casos, el problema principal es
que cada Biblioteca Presidencial limita su trabajo a un período
presidencial particular, dejando los posteriores a nuevas Bibliotecas
Presidenciales. Las Bibliotecas se relacionan con los Archivos
Nacionales, y tienen un vínculo constitucional con el servicio de
archivos, ya que los archivos nacionales contienen el registro
oficial continuado del gobierno, en el cual el presidente en cuestión
fue solo un episodio pasajero. Pero en algunos países ya hay una
tendencia evidente para establecer instituciones parecidas a las
Bibliotecas Presidenciales, pero basadas en cambio, en los archivos y
otras colecciones de individuos eminentes. En estos casos, el
vínculo con los archivos nacionales es más tenue. La importancia
para la sociedad de tales fundaciones privadas debe ser evaluada tan
rigurosamente como las colecciones especilizadas. Los criterios de
juicio son: Están manejadas profesionalmente? Son adecuados los
recursos? Es una desventaja para el publico usuario visitar
instituciones separadas en el curso de su investigación por el valor
y la buena organización de la colección especial?
El desarrollo continuo de centros de documentación sobre temas

particulares no elimina la necesidad de crear un centro de documenta-
ción de archivos para la nación, donde se traten los documentos e
información sobre material archivístico. En Inglaterra, esto es
responsabilidad de la Royal Commission on Historical Manuscripts,
la cual maneja el National Register of Archives. El National
Register es un centro de documentación especializado, que tiene
listas e informes de las instituciones de archivo o de personas
7 Por ejemplo, A.J.P. Taylor 'The Beaverbrook Library'. History

59 (1974) pp. 47-54.
- 34 -
institución viable. Sin embargo, los recursos necesarios son
escasos y las cifras son pequeñas si se conpara con las normas de
otros servicios del gobierno, tales como defensa, educación, y salud
pública. Esto no significa que no sean importantes, pero es
difícil cuando se trata de permitir especialidades que la
sociedad moderna está creando inexorablemente. Pasó la época en
que en la mayoría de los países, era suficiente tener una sola
institución nacional para llevar a cabo todos los aspectos de
este servicio. Los museos, las bibliotecas, la documentación y los
archivos son todos susceptibles de dividirse en renglones
especiali zados.
Las colecciones especiales de libros, objetos, documentos

técnicos y archivos crecen ya sea con base en su forma, o con base
en su tema. Las colecciones que se basan en la forma son una
característica particular de los archivos, aunque también pueden
presentarse en el campo de las artes y los museos. Los desarrollos
más obvios en esta área han sido los archivos de películas, y se
ha reconocido en la mayoría de los países -_ en Inylaterra fue
recomendado por el Comité Grigg en 1954 - que tanto el
material de películas como el audiovisual sea manejado por
especialistas de los servicios de archivo. Los archivos de
películas demandan mayores recursos técnicos que los ordinarios.
No sólo las películas requieren normas ¡nás altas de almacenamiento
y más equipo de restauración y de mantenimiento, sino que
también solamente pueden ser 'leídos' en un equipo costoso. Sin
embargo, el reconocimiento público del valor de los archivos
compensa este costo extra, y los archivos de las películas
llegan al público general de una manera que no lo harían los
archivos ordinarios. El futuro crecimiento de los archivos de
películas y de audio está asegurado, a nedida que se desarrollan
las disciplinas de la historia contemporánea y la colección de
evidencias orales. El crecimiento de archivos especializados basados
en un tema será algo aún más espectacular. Hay dos tipos de
éstos.
Los primeros son colecciones artificialmente creadas sobre un

tema predeterminado. En los últimos años en Inglaterra se han
montado colecciones especiales sobre temas tales como la historia
militar o naval, política, administración social, historia
agrícola,historia educacional, publicidad, teatro, folclor y otros
temas. En muchos casos, estas colecciones están centralizadas en
universidades y son la continuidad de una práctica a largo plazo de
la universidad y de otras bibliotecas con el fin de fijar un
tema sobre el cual coleccionarán su material. Sin embargo, hay
muchas instituciones nacionales especializadas y entre el número
total de colecciones especializadas es posible distinguir dos tipos:
aquellas que recogen materiales originales y aquellos que han optado
por ser 'centros de documentación'. En estos últimos, no se
busca la custodia del material original, ya sea de archivo o de otro
tipo, sino que se crea una biblioteca de microfilmes o de otras
copias, apoyada en las listas e índices del material que poseen en
otro sitio, o en descripciones publicadas de éstos. La aparición
del segundo tipo de colección ha aliviado las sospechas de los
funcionarios de museos y de archivistas, ya que ambos han sufrido la
rivalidad de los coleccionistas especializados, y ambos están
interesados en proteger la integridad de las series o grupos de
archivo o de elementos que surjan dentro de sus áreas. Pero
donde están comprometidos una industria, un campo científico de
investigación o una invención técnica, hay, sin duda, una impe-
6 Report 5ï the Committee oñ Department Records^ fWSO

(Cnd 9163), 1954, sección 228.
- 35 -
entre los servicios comunes de las instituciones de referencia que
deben aparecer inevitablemente para complementar su trabajo.
En todo esto que se ha dicho hasta ahora sobre el tema de las

instituciones culturales nacionales, tanto generales como especializa-
da:!, .se ha supuesto que estarán apoyadas por una red de instituciones
culturales locales que tengan una aspecto similar. Las principales
divisiones territoriales de una nación deben tener al menos, el
trío común de biblioteca, museo y archivo. Sus funciones dentro de
sus sociedades serán diferentes de aquellas de las instituciones
nacionales debido a su accesibilidad relativa y a su importancia para
las comunidades locales más que para las generales de la nación.
Por lo tanto, estarán más cerca al público no especializado, y su
aso, determinado por su contenido, será más doméstico y
local, y aunque también tendrán en cuenta a los investigado-
res profesionales, estarán menos dedicados a la investigación
académica. Por otra parte tendrán las mismas características,
relaciones y funciones, de las instituciones nacionales del
mismo tipo. Estarán divididas entre funciones técnicas (o
administrativas), de referencia y de atención; todas se relaciona-
rán con los servicios educativos, todas serán usadas por los
mismos usuarios, quienes expresarán sus juicios sobre las facilida-
des que se ofrecen y las actitudes del personal. Pero, igual que al
nivel nacional, cada institución cultural tiene esencialmente su
propio carácter, sus propios problemas y su propio sistema para
resolver estos problemas. Cada una debe tener su propia
organización, sus propios objetivos y programas, y sus recursos para
llevar a cabo todo lo anterior. Si no tienen estos requisitos
esenciales, el servicio fallará y la sociedad reconocerá
esta falla. Una de las maneras como también puede fallar es en la
cooperación efectiva y el trabajo común de unos con otros. Puede
haber algo de duda en cuanto al interés de la sociedad a la cual
sirve,cuyo ideal deberá ser un servicio cultural cooperativo y
asociado: común, con interdependencia planeada pero con partes
iguales y diferentes que sean efectivas.
Un problema particular de los servicios locales o de

provincia es el tamaño. Las áreas más pequeñas están más
cerca al público, y representan lo que la gente ve como su
comunidad, y están accesibles para visita.Las areas mayores tienen
más recursos y poderes, pero están localizadas en lugares no
siempre accesibles para visitarlos. Estos dos niveles sobresalen más
en las principales áreas urbanas: por ejemplo en Inglaterra, los
Condados Metropolitanos y el Gran Concilio de Londres tienen
grandes áreas y grandes recursos, pero los Distritos Metropolitanos
y íl Minie ipio de Londres con áreas más pequeñas y itenores
recursos, están más al alcance de la población local. Aquí el
carácter esencial del trabajo de archivos se complica por una
segunda dicotomía de función. Para el servicio local de archivos
esta segunda duda es importante y debe solucionarse. Además, los
servicios de archivo necesitan recursos adecuados, y en vista del
tamaño y la naturaleza de los mismas, no pueden ser provistos sino
por una autoridad de mayor tamaño. Una autoridad pequeña y pobre no
puede tomar recursos de sus compromisos principales, y
asignarlos a lo que consideran como trabajos pequeños y periféricos;
y si lo hace encontrará anl-ieconiímica su inversión.
- 36 -
Hay un tamaño mínimo para un servicio de archivos: necesita un
gran depósito,facilidades de acceso, un programa activo,
oficinas, facilidades de conservación y personal para todo ésto. En
términos de rentabilidad al igual que en términos de
posibilidades prácticas, todo esto sólo pueden proporcionarlo
autoridades mayores y más ricas. Desde este punto de vista, los
servicios de archivo solo podrían,en general, ser atendidos por el
nivel más alto del gobierno local. Pero por el otro lado, los
fondos de las oficinas locales de archivo estarían basados en los
documentos del gobierno local y en las colecciones de archivos
creadas localmente y de origen no oficial, que son esencialmente el
iraterial para estudios locales. Una de sus funciones más
importante es l-i -le fomentar estos estudios locales cuyo valor es
considerable desde el punto de vista de la sociedad. Es innegable
la necesidad de profundizar las raíces de un sentido histórico en
la comunidad, y el desarrollo de tales temas como estudios del
medio ambiente en la educación, es una de sus manifestaciones.
Desde este punto de vista, una oficina de archivos debe ser tan
accesible y local como sea posible, y debe asignarse al nivel más
bajo del gobierno local. Una consideración más es que los fondos
y la esfera de acción del servicio local de archivos deben ser
comprensibles para el público usuario: su contenido debe estar muy
relacionado con el área a la cual sirve, y debe ser t-m completo y
tan sin rival en la acumulación de material, compo sea posible.
Una vez más, el público estará listo para juzgar sobre este
punto, y a los usuarios no les gustará visitar varias
instituciones en el curso de una investigación.
El dilema que se planteó en los párrafos anteriores, entre el

servicio local y pobre, y el regional y (relativamente) rico, lo
resuelven fácilmente en algunos lugares donde la unidad de la
población (la ciudad) corresponde muy de cerca a la comunidad
histórica. Ciudades antiguas con gran acumulación de archivos y
una relativa conciencia histórica (y donde sin duda la
explotación de esta conciencia es importante), tratan de retener y
d-í desarrollar servicios de archivos adecuados aún cuando no sean
las principales unidades del gobierno local. Pero en otros lugares,
la situación no es tan alentadora, y los países industrializados
tienen muchas áreas que no se relacionan físicamente con los
centros históricos, pero que son urbanos y que por lo tanto tienen
una gran acumulación de documentos. También nos estamos
aproximando al hecho, que por mucho tiempo no existió, que los
nuevos pueblos de la era post-industrial son por sí mismos
'históricos', y que su historia desde finales del siglo XIX hasta
hoy, no es solamente valiosa para los investigadores, sino que
en un sentido es vital para su supervivencia como comunidades.
El dilema de los servicios locales de archivo debe ser resuelto

haciendo algunas distinciones entre los componentes del servicio
mismo, y borrando algunas de las diferencias que son tradicionales
entre los servicios de archivo y otros servicios culturales. Los
servicios locales de archivos se «lividen en cinco
componentes, cada uno dependiente del otro, pero cada uno capaz
de separase en cuanto a localización y operación dentro de un
esquema planeado.
(a) Administración de archivos. Cada unidad del gobierno

local necesita administrar sus propios archivos. Solo las autorida-
des mayores pueden emplear profesionales para su trabajo, y deben
usar sus recursos profesionales y su mayor organización para
proporcionar servicios de consultoría.
8 H.J.Dyos.'The records of the recent urban past: the threat and the
opportunity'. Archives 11 No.49 (1973), 19-26.
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El objetivo general es el de velar porque su propia documentación se
conserve en forma utilizable y pase al archivo en condiciones
óptimas, en donde de nuevo se encuentre en forma utilizable. La
asesoría y la supervisión de autoridades mayores, respaldadas en
algunos casos por acuerdos entre agencias y trabajo concurrente,
pueden ser utilizados para resolver este problema en las autoridades
menores, en la misma forma que las directivas de los Archivos
Nacionales en el gobierno central ejercen vigilancia y dan asesoría
a las organizaciones subordinadas a los ministerios centrales.
b) Recolección de archivos no oficiales. El estudio de los ar-

chivos privados y su aceptación en depósito en casos especiales
ha sido siempre una de las funciones más importantes de los servicios
locales de archivo. Este es uno de los servicios * locales', que
depende del conocimiento que tenga el archivista de la localidad y de
sus principales personalidades. Si están disponibles los recursos,
el estudio y (donde sea posible) la adquisición de archivos privados
de interés local, se llevan a cabo mejor en un nivel más local. Sin
embargo, es posible centralizar todo esto también en un nivel más
alto, particularmente en las áreas rurales. Por lo tanto la
función de este servicio local de archivos puede planearse a
cualquier nivel del gobierno local que ofrezca los recursos
apropiados.
(c) Almacenamiento. Es claro que el almacenamiento es el problema

que más probablemente, puede ser resuelto por arreglos ad hoc en
cualquier caso. Aún donde se ha dado un edificio especialmente
diseñado al servicio local de archivos ( y esto no es usual) puede
decidirse en cuanto a lo económico, dividir las colecciones en
areas de almacenamiento centralizadas y descentralizadas.
Al menos en las áreas urbanas, se evitará el gravamen
financiero (con sus problemas asociados de tráfico) del gran
almacenamiento central, y se buscará mantener la mayoría de
archivos y de docunentos posibles fuera de las áreas de alto-costo
y más congestionadas, ya que éstas serán las más polucionadas.
Por consiguiente, dados los problemas de la administración de
archivos - transferirlos en uso activo, y recuperarlos para obtener
información, producirlos para consulta - puede resolverse
adecuadamente si, el lugar donde se almacenen los archivos se
selecciona ajustándose a las situaciones locales. Existe la
posibilidad de dividir el almacenamiento entre las autoridades
mayores y las nenores, tal como lo permitan los recursos y
como sea conveniente. Sin embargo, las áreas de almacenamiento
deben planearse con relación a lo siguiente:
(d) Facilidades de acceso y de consulta . La consulta adminis-

trativa es uno de los problemas de la administración de archivos.
Además, el acceso a los archivos con fines investigativos, de cons-
sulta o para cualquier objetivo cultural o educativo, será más
fácil si se hace a un nivel local. Los estudios locales se organi-
zarán a nivel de comunidad, tal cono son los colegios y los centros
de profesores. Sin embargo, hay una excepción, la cual está bien
ilustrada por las colecciones nacionales especializadas: cuando una
colección es muy completa y está muy bien organizada, se piensa que
vale la pena viajar para visitarla. Sin embargo, se recomienda que
las instalaciones de los archivos locales queden lo más cerca posible
a los centros de población, especialmente si también se encuentran
allí instituciones culturales (especialmente bibliotecas). Esta
solución puede adoptarse si las facilidades de acceso pueden unirse
a las áreas de almacenamiento que las sirven.
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(e) Conservación y restauración. Esta es una de las funciones
centrales que solo pueden llevar a cabo apropiadamente, autoridades
que tengan un taller dentro de las normas nacionales con
especialistas entrenados que lo manejen. En el pasado, se tuvo en
cuenta negativamente por las autoridades urbanas que intentaron
dar alguna clase de servicio de archivo pero que no contaban con
una sección de restauración; positivamente por las pocas
autoridades que acordaron cooperar para mantener en conjunto un taller
de conservación. Tanto el servicio de conservación que trabaja
para la asociación de dos o más autoridades locales, como la
unidad de conservación que trabaje para una autoridad mayor y sea
usada por otras autoridades pequeñas, son posibilidades prácticas.
El taller y sus funcionarios serán planeados dentro de una escala
adecuada y podrán localizarse en una área de bajo costo que sea
conveniente para el transporte, pero que esté fuera de la
congestión y del costo de los centros de las ciudades. El pago
de los funcionarios o el pago por el trabajo hecho, puede asignarse
proporcionalmente a las necesidades y requisitos de cada autoridad
participante.
Fuera de las cinco funciones mencionadas, también es necesario

considerar el control global y la planeación del servicio y de sus
componentes. Esta es una función más apropiada para la autoridad
mayor que posee mayores recursos y que es la que puede emplear profe-
sionales con un nivel satisfactorio de experiencia. El control y la
planeación son parte esencial del servicio de archivo, ya sea que las
diferentes funciones estén divididas físicamente o no. El control
efectivo y la coordinación son las claves para el éxito del todo.
Es aquí donde el archivista ejercitará sus habilidades profesionales
y tendrá una estructura administrativa - un comité para decisiones
de política, responsabilidad del presupuesto, un lugar en la cadena
de mando que lo ayudará adecuadamente.
En la práctica, ningún servicio de archivos, ya sea a nivel

nacional o local, será igual a los modelos discutidos anteriormente.
Ningún servicio de archivos se parecerá a un modelo teórico en
ningún caso. Gomo otros servicios, tanto culturales como administra-
tivos, un servicio de archivos, tendrá que hacerse según las
circunstancias de la autoridad empleadora o nación. Aquí se argu-
menta que esos servicios deben estar de acuerdo con las normas y
prácticas profesionales y que deben formar parte de las facilidades
de coordinación establecidas en una nación o región. Cuando se
hallan previsto las variaciones locales o particulares, se tendrá un
cuadro claro de lo que son las prácticas profesionales y cómo deben
organizarse. A medida que nos alejemos del período pionero, la
organización de servicios se desarrollará rápidamente y será
diferente a la que se hizo en las primeras etapas.
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ARCHIVOS, DESARROLLO Y SOBERANÍA NACIONAL
Charles Kecskemeti
(Traducido del original francés del texto publicado

en Servo-Croata, en Arhivi, vol. 21, no. 1-2 (1971),
3-16).
NOTAS PRELIMINARES
A comienzos de 1971 fui comisionado por la Unesco para organizar

la sección de archivo de la Escuela de Bibliotecarios, Archivistas y
Docunentalistas de la Universidad de Dakar . En el curso de los
últimos años (1967, 1969 y 1971) pude visitar una o varias veces
quince países africanos de lengua francesa para estudiar en ellos
la situación en el campo de los archivos, y en asocio de las autori-
dades nacionales, esbozar planes para la creación y fomento de los
servicios de archivo, y para la formación de los archivistas.
El presente artículo, escrito a solicitud de M.P. Biljan, Direc-

tor de los Archivos de Yugoslavia, es un primer empeño de exponer
criterios como fruto de mis viajes y actividades. A decir verdad, los
"expertos" tienen de común con los periodistas y los turistas el
equivocarse a menudo cuando discurren sobre los países visitados.
Aún tratando de deshacerse de sus ideas preconcebidas y de sus pre-
juicios, aún esforzándose por aprehender la realidad encontrada en
lugar de adecuarla al esquema ideado con antelación, con todo esto el
riesgo de error no desaparece. En el caso del experto enviado al
Africa el peligro es particularmente grande, no solo en razón de lo
complejo de la realidad africana sino también porque el experto,
por definición, debe desde el primer momento pronunciarse sobre los
problemas que le son formulados, elaborar proyectos, tratar de imponer
sus técnicas, en una palabra obrar de conformidad con sus conceptos
que no son por fuerza compatibles con las posibilidades del pais a
donde la ocasión lo llevó a trabajar. El riesgo sera mucho mayor en el
caso del experto "itinerante", pues cada pais donde él acude en con-
sulta forma una entidad distinta, y el hecho de que tal solución se
haya mostrado positiva en el Niger, por ejemplo, no significa auto-
máticamente que sea viable en el Alto Volta o en el Chad, y mucho
menos, en Gabon o en Costa de Marfil.
1 Esta sección es el primer establecimiento de formación

profesional archivística en África. La enseñanza regular comenzará
en noviembre de 1971.
2 Fuera de El Senegal, donde estoy viviendo desde enero de 1971,
se trata de los siguientes países: Mauritania, Malí, Guinea, Alto
Volta, Costa de Marfil, Togo, Dahomey, Niger, Chad, Camerún,
República Centro Africana, R. P. del Congo, R.D. del Congo y Gabón.
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Extrapolación de los resultados, proyección hacia otros nedios
de las ideas adquiridas, generalizaciones precipitadas amenazan a
cuantos están comprometidos en las actividades de cooperación y de
asistencia técnica, y yo no creo constituir excepción a la regla. En
lo que a mí se refiere puedo sin reato reconocer que desde antes de
mi primer viaje al Africa tenía la convicción de que los pueblos del
continente tenían necesidad de organizar o reorganizar sus archivos y
de que urgía ante todo formar archivistas africanos. Convicción que
no he hecho sino robustecer en el curso de los años; cada visita que
he hecho, cada entrevista que he tenido en las diferentes capitales ha
aportado siempre elementos nuevos, nuevas pruebas en su confirmación
y apoyo. Y es lo que he intentado hacer: reagruparlos en orden
lógico para mejor servicio de mis lectores.
I - UNA SIN RAZÓN QUE CUESTA CARD: IA ADMINISTRACIÓN SIN SERVICIO

DE ARCHIVOS.
1. La finalidad del papel administrativo
"La principal 'industria' de los países de ultramar es actual-

mente la administración", escribe René Dumont, a lo que agrega un
poco más adelante que "la administración tal como está concebida
llevará estos países a la ruina" . Por su lado Albert Meister, al
estudiar las posibilidades de desarrollo de los tres países angló-
fonos de Africa Oriental, subraya que "es preciso insistir en la
reducción de la eficacia de los servicios públicos, la lentitud
creciente de las diligencias y la progresiva superabundancia del per-
sonal" . El funcionamiento de los servicios públicos africanos es
juzgado con severidad por cuántos tienen que estudiarlo, sean econo-
mistas o sociólogos o agrónomos o escritores africanos o europeos.
La ineficacia de la administración era, para abundar en razones, uno
de los temas centrales de mis charlas oficiales y amistosas en mis
recorridos por el continente. El asunto es tan traído y llevado como
el de la burocracia en los pueblos socialistas o el de la insuficien-
cia de la red vial en Francia. Suelen buscarse unas y otras explica-
ciones al fenómeno en factores políticos (militancia de los funcio-
narios con detrimento del tecnicismo); culturales (inexperiencia de
los equipos humanos promovidos demasiado pronto) o sociológicos
(parasitismo, inflación de los efectivos de la función pública por
razones familiares y electorales). Los críticos se limitan entonces
a comprobar que la administración de los países africanos padece de
males crónicos, aun de deformaciones congénitas, incurables por el
momento. Lo absurdo de las estructuras y de los métodos administra-
tivos parece fijar menos la atención de los observadores, y la dimen-
sión archivística de la ineficacia de los servicios públicos pasa
por lo general inadvertida. Se trata no obstante de una evidencia
elemental. Quizas esta evidencia es demasiado elemental para que nos
detengamos en ella en una época dominada por tecnologías sofistica-
das. En el mundo de hoy, habituado a las técnicas complejas, elec-
trónicas o de otra índole, y a la supremacía de las jergas maneja-
das con destreza, las diligencias mentales sencillas igual que las
soluciones de tipo artesanal brindan muy poco atractivo.
3 DUMDND, René, L'Afrique noire est mal partie, edición

revisada y corregida, París, Seuil 1969, p. 68.
4 IŒISTER (Albert), L'Afrique peut-elle partir? - Paris,
Seuil 1966, p. 267. Estos tres rasgos caracterizan también a
países francófonos.
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En el fondo, de gué trata? La administración no "produce" sino
una sola cosa: papel . Hay que suponer que el papel así produ-
cido tiene cierta utilidad además de su objetivo trivial, que consis-
te en permitir al funcionario recibir su sueldo al terminar el nes.
Pero aparentemente, la mayoría de quienes tienen en Africa responsa-
bilidades, se han cuidado hasta ahora de adoptar tal razonamiento.
2. Los archivos, víctimas de su propio prestigio
Los archivos en Africa son víctimas de la imagen tipo elaborada

por los Archivos Europeos en el siglo XIX» cuando se oonvirtieron en
"laboratorios de investigación histórica" , y reservaron, si no
la exclusividad de sus cuidados, al menos la parte de león de los
trabajos a los nobles fondos "antiguos" o "históricos", desdeñando
más o menos el papelorio creado por el funcionamiento de los servi-
cios públicos en cantidad cada vez más aterradora. Este desinterés
por las relaciones cotidianas de los Archivos con la Administración
era quizás el precio pagado para establecer sólidamente la autoridad
científica de las instituciones de archivos autónomos modernos. Sea
lo que fuere, este fenómeno, por lo demás pasajero, se produjo
después de diez siglos de continuidad archivística en el seno del
sistema institucional, y las administraciones del mundo europeo no han
dejado jamás de velar por el mantenimiento del orden en los documen-
tos nacidos de su actividad o al nenos, da esa impresión.
Conviene, para completar la imagen, agregar que entre 1920 y

1970, de Moscú a Washington, pasando por Belgrado, Budapest,
Coblenza, Bruselas, París, Londres, Madrid, e t c . los Archivos han
rediseñado sus métodos y sus competencias para encarar el problema,
el "problema de la masa", sin renunciar a su vocación científica,
intervienen cada vez más_con energía y profundidad en la gestión
de la documentación viva .
En Africa es entonces la imagen tipo del siglo XIX la que parece

prevalecer. El prestigio de los Archivos es desesperadamente cultural
y científico, de modo especial en los medios técnicos y especializa-
dos de los organismos de asistencia y de cooperación. Cuando hay
propósitos de desplegar esfuerzos colosales para vencer el subdesa-
rrollo en la agricultura, la industria, las comunicaciones de la
enseñanza para proteger la salud y asegurar la subsistencia (o si
cabe, el mejor estar) de los pueblos, la aureola de prestigio aperga-
minado y paleográfico que los rodea quita a los archivos toda even-
tualidad de integrarse en los planes de desarrollo.
5 Unos sistemas institucionales sin escritura (o con muy pocos

escritos) habían funcionado durante siglos en Africa antes de la
colonización. Pero desde entonces Africa ha hecho suya la técnica
administrativa a base de esritura, y no hay por que creer que este
hecho fundamental deba discutirse.
6 Expresión de M.R.H. Bautier.
7 Esta ojeada es demasiado rápida para pretender la exactitud
histórica; busca simplemente subrayar el hecho de que la clasifica-
ción de documentos figura entre las faenas normales de la administra-
ción europea desde cuando ésta funciona a base de escritura.
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A decir verdad, si se sumaran los gastos de prestigio consentidos
de Nouakchott a Kinshasa, se llegaría a un total impresionante: com-
pañias de aviación, edificios públicos, incontables y lujosos, uni-
versidades abiertas precipitadamente en países con uno o dos centena-
res de bachilleres por año, proliferación de embajadas, e t c . . sin
hablar de los desembolsos puramente suntuarios. Pero los resultados
de estas erogaciones tienen al menos la ventaja de ser espectaculares.
La organización de los archivos no parece prometer similar beneficio
sicológico; por consiguiente, no hay razón de inscribirlos en el
presupuesto del prestigio.
La acción para el desarrollo se planifica y se ordena en torno a

objetivos prioritarios (escolarización, erradicación de las enferme-
dades endémicas, actividad rural, diversificación de la agricultura,
asfaltado de las carreteras, implantación de industrias, etc...) y
confesémoslo, es difícil proyectar los archivos como objetivo prio-
ritario. Muchas veces se me ha dicho en Africa que a no dudarlo los
archivos son cosa excelente, pero para más tarde. Primero que todo
hay que vacunar las gallinas, construir embalses, irrigar los arroza-
les, plantar palmas de aceite y alfabetizar a los adultos.
3. La administración, víctima del prestigio de los archivos
El error es monumental y sus consecuencias desastrosas. Con la

falsa idea sobre el papel y la vocación de los servicios de archivo,
manifestada publicamente con las mejores intenciones, ya que el ar-
gumento es preservar los escasos recursos para los objetivos priorita-
rios, se llega gradualmente a la paralización de la máquina admi-
nistrativa. Con el pretexto de no otorgar desembolsos de prestigio
(es decir organizar instituciones de archivo), los planificadores
condenan los servicios públicos a una ineficacia crónica y a un
despilfarro equivalente a varias veces el costo de la organización de
los papeles. Los funcionarios producen papel a todo lo largo del
año, pero preguntamos por qué. Al cabo de algunos neses, hasta de
unas cuantas semanas los expedientes se vuelven difícilmente encon-
trables, ocultos entre montones enmarañados, al desgaire en los rin-
cones de las oficinas, arrumados en los pasillos, los subterrá-
neos o los hangares, expuestos a la intemperie y a las termitas. El
espectáculo que ofrecen ciertos ministerios africanos con sus
armarios atiborrados de papeles que no pueden ya utilizarse porque
inundan el piso al pie de las puertas, con las pilas de documentos
mezclados ocupando todas las superficies disponibles ( mesas, enta-
blados, sitios vecinos a los archivadores y armarios), deja
perplejo al archivista. Para qué emborronar todos esos papeles? no
olvidemos que al manos la mitad del presupuesto de los Estados Afri-
canos sirve para pagar empleados, por consiguiente para qué llenar
papeles si a falta de orden no sirven para nada? Cuando no hay
un solo centímetro cuadrado vacío en el ámbito de los despachos
tenemos que resignarnos a destruir. Pero entre el hecho de que los
expedientes no están clasificados y de que no hay funcionarios
capaces de hacer selección y eliminación, en lugar de destruir los
papeles inútiles está la limpieza por el vacío , con el único pro-
pósito del espacio. Una vez los documentos son incinerados en el
traspatio (como lo vimos en un ministerio del Plan); otra se les
dispersa en la calle para ejemplificación de los caminantes
(como lo leemos en un diario africano); más allá desaparecen mis-
teriosamente como los expedientes de los Trabajos públicos distri-
buidos entre los países interesados con ocasión del desmembra-
miento de la Federación del Africa Occidental Francesa.
- 43 -
4. Las rúbricas de la dilapidación son el resultado de la ausen-
cia de los sistemas de archivo.
a) Tiempo perdido e inversiones superfluas
Ministros, planificadores y otros altos funcionarios querrían

consultar o reutilizar documentos de cuya existencia son sabedores.
Pero ello implica problemas: cuesta en ocasiones semanas de búsqueda
paciente para conseguir al fin un papel, y no siempre se garantiza el
éxito. Me contó un ministro que en el momento de mi visita estaba
esperando desde 15 días atrás la comunicación de un expediente. A
buen seguro hay exceso de funcionarios, sobre todo de agentes subal-
ternos, pero no sería preferible utilizarlos creando y manteniendo el
orden de los papeles que lanzarlos periódicamente a exploraciones de
dudoso resultado?
"Jamás se encarecerá como se debe el peligro, para un

pais joven, de la "enfermedad de la piedra", de la fiebre construc-
tora que muchísimos europeos nonfunden con inversiones productivas.
No son, como la Administración, sino "gastos generales"fi de la pro-
ducción; deben pues reducirse al mínimo indispensable" . La au-
sencia de locales destinados a la conservación de los papeles y
equipados en consecuencia contribuye a la propagación de la
"enfermedad de piedra": el espacio-oficina tiene que estar crecien-
do de continuo para poder acomodar a como dé lugar mesas, archi-
vadores y armarios y representa por doquiera millones de CFA en
nobiliario. Cuando un archivador de carpetas colgantes está lleno,
como es imposible transferir de él su contenido a un servicio que
no existe y como quedan todavía unos cuantos metros cuadrados dis-
ponibles en el local, se compra un segundo, luego un tercer archi-
vador, lo que permite evitar el trabajo desagradable de la selec-
ción, lo mismo que postergar el día de la revolución de los
archivos, siempre penoso para el funcionario.
La disposición de un centro de prearchivística en el cual el

metro lineal de estantería equivale a 2.500 ó 3.000 CFA y donde se
podrían depositar los documentos de cada día, que ya no tienen uti-
lidad, permitiría reducir de manera sustancial los gastos de la Admi-
nistración. Efectivamente el metro lineal equivale a 22.000 CFA si
se emplean archivadores verticales y a 6.000 ó 10.000 CFA si se
utilizan armarios, o sea mobiliario de oficina. De otro lado las car-
petas de archivo, al tiempo que garantizan una mejor protección a los
papeles que no se usan de modo corriente, cuestan menos que las car-
petas colgantes o que las pastas de argollas que se inmovilizan
inútilmente como el mobiliario de oficina, en lugar de vaciarlos
y darles nuevo uso .
8 DUMDND, René, op. cit, p. 58.

9 El CFA vale 2 céntimos franceses (IFF = 50 CFA). Las cifras
según las cuales he hecho los cálculos me han sido comunicadas
gentilmente por Strafor-Senegal. El metro lineal de estantería
cuesta aproximadamente 4.500 CFA al por menor (incluidos todos los
gastos), pero las reducciones pueden ir hasta un 50% en caso de
encargos masivos. Los precios son los de Dakar.
10 Es evidente que el material se deteriora muy rápidamente en
clima tropical. No creo en economías de cuatro centavos, pero pienso
que es importante utilizar de manera razonable los equipos de que
disponemos y establecer los presupuestos de equipo de los servicios
conforme a las necesidades reales.
- kk -
Aún no ne ha sido posible hacer el estudio comparativo de los
costos de construcción de los edificios de oficinas y de los depó-
sitos de archivo. Pero la diferencia es sin duda de un orden similar
en la nedida en que se trata de depósitos de carácter funcional.
Además, si los documentos fueran producidos convenientemente y se les
sometiera a operaciones periódicas de selección, un porcentaje
considerable de ellos podría destruirse sin perjuicio alguno, con lo
cual se reducirían paralelamente las necesidades en nobiliario y en
locales. Habría que examinar los gastos de equipo de los servicios
administrativos de un pais y calcular la superficie-oficina iniítil-
nente ocupada por papeles "archivables" o eliminables para tener una
idea de las sumas considerables de dinero que están en riesgo.
b) Estudios paralelos y repetidos
El capítulo más comprensible y también el más censurable por

la dilapidación que significa es el de los estudios repetidos. Si se
encuentra que la realización de un proyecto ha sido diferida, en
lugar de seguir v'ipso facto"la preparación del estudio, hay muchas
probabilidades de que en el momento en que ella vuelva al orden del
día, el expediente, cualquiera que haya sido su precio (y la ejecu-
ción., de ciertos documentos cuesta muchísimo) no se pueda encon-
trar . Acaece que se rehacen tres o cuatro veces los mismos
estudios (geológicos, agrícolas, educativos, turísticos, etc.)
sobre todo si el país se dirige sucesivamente a organismos
de asistencia diferentes. Los muros divisorios entre los diversos
organismos de asistencia (instituciones del sistema de las Naciones
Unidas, Cooperaciones bilaterales, fundaciones privadas) constituyen
factor lamentable, pero casi que no se puede evitar. No obstante, si
el país asistido tuviera archivos organizados, el estudio realizado
por un experto de la FAO, por ejemplo, podría facilitar considera-
blemente la tarea del italiano o japonés enviado tres años más
tarde para iniciar en fin de cuentas el mismo proyecto. Después de
todos los estudios financiados por los organismos de asistencia téc-
nica se convierten en propiedad del Estado interesado y pueden asimi-
larse a los documentos producidos por los servicios pdblicos naciona-
les, o entonces el término asistencia carece de todo sentido.
Decenas, quizás centenas de miles de dólares se pierden cada año
tan solo rehaciendo estudios ya elaborados. En 15 días de escrutinio
en los archivos (si es que existen) un experto puede cómodamente
economizar tres meses de trabajo en el terreno: los. ..ejemplos citados
por M. Valette lo demuestran de manera impresionante
El reflejo archivístico falta de manera extraordinaria en los

países africanos. La administración colonial había preparado estu-
dios de todas clases, en cantidad exorbitante, especialmente proyectos
de carreteras y ferrocarriles que se podrían y se deberían reutili-
zar. No se trata tan solo de los proyectos no realizados, como los
ferrocarriles de Gabon sino también de la documentación de las
11 Me contaron un caso por demás elocuente: después de haber

ordenado efectuar un estudio por la suma de 600.000 S, se dieron
cuenta de que un estudio semejante había sido preparado por 400.000
S, el año anterior.
12 No exclusivamente.
13 En el artículo en preparación que se menciona en el
liminar.
14 Cito este ejemplo porque el Director de los Archivos de dicho
país hizo devolver de París a Libreville los papeles en cuestión -
la nota no es pues crítica.
- 45 -
carreteras efectivamente construidas cuya reparación después de
varios años sin mantenimiento exige operaciones de envergadura.
A falta de docunentos hay que rehacer los estudios de A a Z (recons-
trucción del trazado, obras de arte, etc..) . Visto de esta
manera, hasta palacios de mármol para conservación de archivos
serían rentables. El extravío de las piezas justificadas contables
provoca igualmente pequeñas hemorragias presupuéstales; si tales
casos no se presentaran con tanta frecuencia en Africa, no habría ni
siquiera que hablar de ello.
5. La rentabilidad de los Archivos
En todos los lugares por donde pasé trataba de demostrar que los
archivos no constituían un objetivo sectorial en una jerarquía de
prioridades sino una herramienta indispensable para mejorar la ges-
tión política, económica y administrativa del pais; todos los
sectores tenían relación con ellos, desde la agricultura hasta la
salud pública, puesto que sin acudir permanentemente a los expedien-
tes no hay, no puede haber continuidad en la acción para el desarro-
llo; que creando estructuras de archivo y organizando la gestión
racional de los documentos el Estado reduce gastos generales de su
propio funcionamiento; en una palabra, que las inversiones archivís-
ticas son rentables.
Evidentemente mi poder de persuación es limitado. Más de un

experto asistente y altos funcionarios no se han dado por aludidos.
Los archivos, que no interesan sino a los archivistas, no es
"prioritario", además Africa es el continente de la civilización
oral donde su gente tiene buena memoria y donde solo las palabras
tienen importancia y peso; si la administración ordena a sus agentes
hacer papeles es vínicamente para poder pagarles y hacer desaparecer
poco a poco la desocupación. "Nada puedo hacer por üd.", con estas
palabras tronchó un asistente nuestra discusión en torno a los pro-
blemas archivísticos del pais donde me encontraba en ejercicio,
poniéndome así en la posición incómoda de quien mortifica e impor-
tuna defendiendo a capa y espada sus intereses.
En contraste con estas pocas experiencias desagradables hallé en

conjunto benévola acogida y de vez en cuando compresión eficaz y
diligente. Además aunque la situación sea francamente negativa en
casi todos los países, los ejenplos y las iniciativas alentadoras son
cada vez más numerosos (archivos del Ministerio de Finanzas del Haute
Volta, Dirección de los Archivos Nacionales de Gabon, planos de
archivos en la República Popular del Congo, en Haute Volta y en Togo,
proyecto piloto archivístico de la Unesco en Costa de Marfil,
construcción de locales de Archivo en Togo, y tal vez, en Niger,
e t c . ) . El cambio es evidente con relación a 1969 y es de esperar
que en los dos o tres años venideros la archivística habrá adquiri-
do en Africa derecho de ciudadanía.
15 Caso igual lo encontré en uno de los países visitados.

- 46 -
II - IDS ARCHIVOS, INSTRUMENTO DE LA SOBERANÍA DEL ESTADO.
1. La garantía de los derechos
Hasta el siglo XIX, a pesar de la utilización marginal de los

documentos de algunos investigadores prudentes y ayudados desde
arriba, la misión esencial de los archivos consistía en preservar
privilegios y derechos. La reunión de documentos de diferente pro-
cedencia en Archivos (secretos) del Estado, produciods por muchos
soberanos europeos a partir del siglo XVT, se justificaba no solo por
la voluntad de disponer de tantas fuentes de información como fuera
posible, sino sobre todo el empeño y la preocupación de dotar al
poder central de todos los instrumentos capaces de justificar sus pre-
tensiones y de garantizar sus prerrogativas, sus rentas y sus conquis-
tas. Cerno es muy claro, las repúblicas africanas del último tercio
del siglo XX no tienen los mismos afanes "prioritarios" que las monar-
quías absolutas del Antiguo Regimen, y la sociedad moderna, en Africa
como en cualquier otro continente, se caracteriza, entre otros facto-
res, por la inexistencia de grupos sociales dotados de privilegios
distintos jurídicamente sancionados. Desde las constituciones y los
tratados internacionales hasta los documentos de catastro y los expe-
dientes personales, de ello no queda menos que toda una serie de
categorías documentales que cumplen el mismo oficio que lay cartas de
antaño: garantizan derechos. La pérdida o la destrucción cié pape-
les de esta naturaleza no pueden menos que crear, a breve o a largo
plazo, dificultades políticas, administrativas o jurídicas (litigios
en materia de propiedad territorial, reconstrucción de caminos,
etc.) y por ende ocasionar perjuicios al Estado, a la persona
moral o al particular cuyos intereses se afectan.
Antes de la independencia los títulos de soberanía relativos a

las colonias quedaban en posesión de las administraciones metropoli-
tanas competentes gracias al juego normal del las instituciones.
Al ocurrir la abolición del regimen colonial, la mayor parte de los
nuevos Estados no pensaron en este aspecto del ejercicio de la sobera-
nía. Es verdad que en los territorios que hicieron parte de la
A.O.F., por ejemplo, la política archivística estaba dominada por
preocupaciones históricas y científicas, desde las primeras disposi-
ciones adoptadas por el Gobernador General W. Ponty y el carácter
cultural de las instituciones de Archivo allí estaba definitivamente
consagrado por las decisiones del Gobernador General del 17 de
septiembre de 1942 y del 3 de agosto de 1943, al reincorporar los
archivos del Gobierno general y de los territorios al Instituto
Francés del Africa Negra y a sus centros locales
16 Para no alargar más de la cuenta el presente artículo, me

he limitado en esta referencia al problema de la garantía de los
derechos individuales.
17 Archivos del Ministerio de Asuntos Extranjeros y Archivos del
Ministerio de Francia y Ultramar.
18 Decisión del 1 de julio de 1913 y circular del 2 de julio
de 1913.
19 La decisión general de 1953 suprimió en principio la rein-
corporación de los Archivos al I.F.A.N., pero no se ha aplicado real-
mente sino a nivel de la autoridad federal y de Senegal.
- 47 -
Así también en el momento de la independencia, a falta de
archivistas o de irnos administradores conscientes del papel que están
llamados a desempeñar los Archivos en un Estado soberano, se mantu-
vieron las antiguas estructuras o fueron remozadas cuando más.
Ciertos Estados, principalmente el Alto Volta, Malí y Gabon,

después de once años de independencia, acaban de empezar a reunir
los documentos relativos al trazado de sus fronteras. Estos papeles,
además, pueden adquirir un valor extraordinario en casos de descubri-
miento de zonas petrolíferas u otras riquezas mineras.
Tratados y acuerdos internacionales se extravían con frecuencia,

y cuando urge hacer referencia a ellos, los gobiernos no tienen recur-
so distinto del de solicitar copia a la Embajada del país a que se
alude o a otro organismo extranjero.
Con muy poco gasto podría suprimirse esta anomalía mediante la

organización de servicios de archivo en el seno de los Ministerios de
Asuntos Extranjeros . Pero el problema es más general: los docu-
mentos no se cuidan como es debido en casi ninguno de los servicios
públieos, y sería más racional y menos oneroso acometer la realiza-
ción de un programa nacional de archivos que cubriera el conjunto de
la documentación, que proceder por medidas o expedientes parciales
cuando el perjuicio que causa el desorden documental en tal o cual
administración se vuelve intolerable o cuando un ministro o un alto
funcionario previsor y discreto decide restablecer el orden en su
propia casa.
2. Poder de decisión y plan de desarrollo
El ejercicio de la soberanía no consiste solamente en velar por

la integridad del territorio y en respetar y hacer respetar las obli-
gaciones que se desprenden de los acuerdos internacionales. Más
allá de las funciones fundamentales y solemnes, el ejercicio de la
soberanía significa que el poder de decisión pertenece por entero al
gobierno. Luego no hay poder de decisión real sin información, es
decir, en el caso de la actividad gubernamental sin dominio y control
de los expedientes. En ausencia de archivos en estado de "moviliza-
ción permanente", el poder de decisión se ejerce en muchos países
a partir de las ideas y de los conocimientos de los funcionarios y
consejeros técnicos del momento, y como los cargos de las dos cate-
gorías cambian de titulares a intervalos frecuentes , y el sucesor
se abstiene a menudo de estudiar los papeles del predecesor, la conti-
nuidad de la acción gubernamental no puede de manera alguna garanti-
zarse. Hay países donde hasta los textos legales y reglamentarios
son difíciles de hallar, de lo cual surgen como secuela disposiciones
sucesivas divergentes, si no contradictorias, que hubo que tomar
según la inspiración del momento .
20 Como lo hace el Senegal, pais piloto del Africa Continental

francófona en materia de archivos, dentro del marco de la reforma
administrativa elaborada con la ayuda de un equipo de las Naciones
Unidas.
21 Son contados los ministros y altos funcionarios que he vuelto
a encontrar en 1971 ocupando las mismas funciones que en 1969, y
aunque uno solo de los países en cuestión haya cambiado de regimen
entre una y otra visita.
22 M. Valette subraya con razón la iirportancia de establecer y
poner en función permanente un juris-classeur. En República Centro-
africana un consejero del Ministerio del Interior organizó un reper-
torio permanente destinado a servir a las administraciones regionales.
- 48 -
La imposibilidad en que se encuentran hoy muchos gobernantes
africanos^de referirse a las fuentes documentales y de sacar partido
de las existentes, hace hipotética toda planificación y no les
penal te orientar la asistencia técnica extranjera. No obstante el
programa de las Naciones Unidas para el desarrollo acaba precisamente
de adoptar el principio de la planificación global de la Asistencia
para los países beneficiarios. Esta medida deberá tener un alcance
considerable en el sentido de que las prioridades definidas por el
país ya no tropezarán con el obstáculo de la repartición previa de
los créditos del PNUD entre agencias del sistema de las Naciones
Unidas.
Ciertamente tener papeles bien organizados no significa en

oontraprestación que los planes sean buenos también. Pero es
verosímil que estos últimos habrán de cojear si los planificadores
no conocen ciertas series de datop y pormenores y ciertos documentos
de base. . En todo caso, la introducción de la preparación por
países , que no constituye sino un sector limitado y relativamente
modesto de las tareas de los planificadores, no avanza al ritmo
deseado. Múltiples son las razones, y entre ellas, figura en lugar
de preferencia el desorden documental.
El desarrollo es problema gubernamental en Africa mucho más de

lo que fuera en Estados U:.idos y el Japón y aún en Europa en el
momento de las grandes transformaciones socio-económicas de la
segunda mitad del siglo XIX y de los primeros decenios del siglo XX.
M. Fougeyrollas piensa con razón que "la potencia productiva de una
sociedad depende por debajo de todo, de las capacidades de organiza-
ción de que ella es detentadora". En el caso en que los poderes
públicos están investidos de la responsabilidad de la acción para
el desarrollo - y tal es el caso de Africa hoy día es de su capa-
cidad de organización de lo que se trata ante todo. Organizando los
papeles de manera racional no se sacrifica sobre el altar de la buro-
cracia, sino que se acrecienta la capacidad de organización de los
poderes públicos.
Confieso que recorriendo el Africa más de una vez fui preso de

muy malos pensamientos. Si la organización de los archivos es comba-
tida con tanta eficacia por la inercia y la incomprensióh, será
ciertamente porque primero hay que vacunar las gallinas?
3. El problema nacional
Hasta las vísperas de la independencia, las minorías selectas

africanas podían con razón esperar sustituir al regimen colonial de
las estructuras políticas regionales, federales o confederales menos
acentuadas por el nacionalismo que el sistema político europeo. Esta
esperanza no se cristalizó, y si el ideal panafricano ha contribuí-
do en forma muy sensible a la abolición del regimen colonial, si ha
23 No se trata tan solo de las estadísticas económicas, edu-

cativas, sanitarias o demográficas y de los proyectos mineros,
hidrológicos y ferroviarios, sino también de los datos etnológicos,
lingüísticos, alimeticios, religiosos, etc.
24 Término utilizado para designar la nueva técnica de la
planificación de la Asistencia ENUD.
25 No olvidemos que la lucha contra las epizootias requiere para
ser eficaz una disciplina documental estricta.
- 49 -
ganado una victoria decisiva y definitiva en la lucha por la dignidad
del hombre negro, ya no influye sobre la política sino a través de
la cooperación interestatal, de las organizaciones intergubernamenta-
les y las manifestaciones de la cultura. En el momento de la Indepen-
dencia, Africa optó por la vía nacional del desarrollo en el marco
de las fronteras tratadas por las potencias europeas . La evolu-
ción parece estar determinada por la dinámica del nacionalismo,
doctrina fundamental de la jerarquía política en todos los países,
cualquiera que sea el tinte político particular.
El papel del nacionalismo en el Africa contemporánea, como

expresión global de las aspiraciones políticas, económicas, socia-
les y culturales y como reagrupador de energías, recuerda por más de
un rasgo la acción de los nacionalistas de Europa central y oriental
en la primera mitad del siglo XIX. Sin aspirar a un estudio compara-
tivo profundo de las semejanzas y divergencias, es necesario com-
probar algunos hechos que permitan el cotejo .
En uno y otro caso la tarea fundamental histórica que se asigna

a las grandes generaciones de la era nacionalista es la de transformar
en naciones las comunidades político-sociales de que ellas se sienten
responsables. Dicho de otra manera, el término nación se aplica, a
la vez, a la colectividad determinada que los nacionalistas entienden
por servir, dirigir y transformar, y a la colectividad del porvenir,
que será cuando las minorías selectas nacionales hayan llevado a
cabo su acción. Si los nacionalistas europeos de hoy ya no dan a los
ciudadanos sino el bienestar mental del hábito, y como es natural, la
obligación cada vez más discutida de saber que pertenecen a un grupo
(considerado generalmente mejor o por lo menos, más tolerable si no
más simpático que los otros), los de Africa de nuestros días tienen
un atractivo de otra manera más poderoso y un contenido intelectual y
moral de altura y ambición muy diferentes. Como en otro tiempo, en
los países de la periferia europea, el programa de la independencia
nacional está indisolublemente vinculado en Africa a los objetivos
de progreso económico, social y cultural. Igual que los nacionalis-
tas rumanos, eslovacos, croatas, servios y húngaros de la época
liberal, las minorías africanas de nuestra generación engloban, en
una misma visión, la construcción de las carreteras y la igualdad de
los derechos, la promoción de la agricultura, el derecho del sufra-
gio, y a veces, la libertad de los ciudadanos, la implantación de las
industrias y la participación de pleno derecho en el concierto de las
naciones, la escolarización de los niños y la abundancia para todos.
Los conflictos entre varias tendencias, las polémicas entre adeptos
de escuelas políticas diferentes, las luchas entre agrupaciones riva-
les por el poder significan apenas que cada cual es nacionalista a su
manera, que el nacionalismo no constituye una doctrina codificada, una
corriente monolítica de ortodoxia inmutable. Hay, quizás, varias
verdades políticas en Africa, pero todas están asignadas con colores
nacionales aún así, como sucede en ocasiones, el advenimiento de una
nueva verdad trae consigo un cambio de bandera.
26 Las fronteras actuales no se alejan de las fronteras de la

época colonial sino en dos casos: Camerún y Tanzania.
27 Esta comparación toca exclusivamente al papel del naciona-
lismo y no pretende establecer parentesco alguno entre las sociedades
aludidas.
- 50 -
El período de la virtualidad nacional conoce ineluctablemente
luchas (verbales o armadas según el caso) entre tendencias naciona-
listas, y quienes las protagonizan suelen poner en duda la lealtad del
adversario al ideal de la nación, lo cual permite en consecuencia a
los historiadores de la nación realizada , hacer estudios interesantes
sobre el fenómeno complejo de la génesis de la nación, tema entre
nosotros,sin duda apasionante.
Forjar naciones para vencer el subdesarrollo y luchar contra el

subdesarrollo para forjar naciones, tal es el programa en Africa.
Utópico o realista, es el camino por donde han transcurrido los
Estados y los pueblos de África . Desde este punto de vista es
permitido el cotejo con la región europea a que nos referimos.
Otra cosa es que las correlaciones entre estado, lengua y

nación, tríptico sagrado del nacionalismo europeo en general, y
oriente-europeo en particular, se presentan de manera radicalmente
distinta en Africa.
Las lenguas nacionales llegarán a ser probablemente un día

factores de dificultades políticas en África, pero en la etapa actual
los nacionalisnDS africanos se expresan mejor en ingles o en francés
que en" bambara o en haousse'1 y las motivaciones de las crisis internas
(Congo, Nigeria, Chad) no parecen proceder de los datos lingüís-
ticos.
En la periferia europea los nacionalistas reivindicaban la crea-

ción de Estados nacionales red^biu jando el mapa según las fronteras
lingüísticas, o statu quo ante contradictorios. Nada de esto
ocurre en Africa: allí el mapa no es discutido y nadie piensa en
esgrimir el statu quo. Simplificando las cosas, se podría antici-
par que si los Estados de la periferia europea fueron creados para
consagrar el hecho nacional (al manos en principio), en Africa toca a
los Estados obrar de tal suerte que el hecho nacional venga a consa-
grarlos.
En la rredida en que la experiencia europea del siglo XIX tiene

algún valor, puede deducirse de allí que la construcción de redes
de comunicación (carreteras, ferrocarriles, acueductos, puertos) y la
escolarización generalizada desempeñan un papel esencial en la
formación de las naciones modernas . Pero si es posible planifi-
car el asfaltado de las pistas y hasta, aunque con menos precisión,
el crecimiento de los efectivos escolarizados, el proceso general
sicopolítico de la génesis de una nación obedece a su lógica
propia, no se planifica ni se reglamenta. Apenas está al alcance de
un gobierno trabajar en el sentido del desarrollo nacional, no solo
poniendo a su servicio los "madios" de comunicación (prensa, radio,
28 Cf. Fougeyrollas, op. cit., p. 51-70.

* "en el estado en que se encontraban antes las cosas", o sea
en la situación anterior al hecho. Nota del traductor.
29 Hago voluntariamente abstracción de los avances técnicos y
científicos alcanzados a lo largo de una centuria: no para discutir
su importancia desde el punto de vista del ritmo posible del creci-
miento económico, sino para poner en evidencia que la génesis de
las naciones está uncida a las posibilidades económicas creadas por
la revolución industrial, pero no al nivel técnico de una etapa
determinada.
- 51 -
televisión) y el deporte , sino también apoyando la investiga-
ción destinada a conocer las realidades del país, en particular las
estructuras sociales y las transformaciones que allí operan, y proce-
diendo a una evaluación permanente de los efectos de su propia
acción. En fin, más allá de estos medios directos (propaganda,
estadística, sociología y evaluación), los poderes públicos pueden
aportar su contribución a la disciplina que forma en grado eminente
la conciencia nacional: la historia. Otras disciplinas, como la
lingüistica, la geografía, el folclor, e t c . pueden ejercer una
función paralela a la de la ciencia histórica; ésta empero goza de
un privilegio temible: todo nacionalismo cree justificarse por el
pasado para establecer sólidamente su legitimidad y probar su verdad,
aún si ese ayer no ha prefigurado en nada el advenimiento de la era
de las naciones. Pasando por sobre la evocación de las glorias del
pasado destinada a probar las cualidades eternas del pueblo en refe-
rencia y a movilizar las energías para la construcción del país, la
ciencia histórica responde a una necesidad sicológica profunda: el
hombre no se siente hombre hasta saber que está integrado en una
continuidad histórica. Responde también a una necesidad intelec-
tual: para explicar el presente y prever el porvenir nunca se ha dado
mejor fórmula que la de interrogar el pasado, próximo o lejano.
Según ciertos espíritus críticos, apesadumbrados o simplemente
enceguecidos por la aparente superioridad de las ciencias matemáti-
cas, el sondeo de lo que fue no tiene ningún sentido y no puede
desembocar sino en resultados frágiles y que inspiran desconfianza,
desmentidos o contradichos infaliblemente por investigaciones parale-
las o ulteriores. La controversia sobre este punto, a no dudarlo,
jamás será dirimida, nunca será cancelada porque los hombres, los
individuos al igual que las colecciones, quieren conocer su historia y
admiten sin hacerse violencia que ésta se renueva, se réévalua
permanentemente.
Esto no significa en manera alguna que no importa qué mercancía

pueda venderse bajo el rótulo de "historia", porque el estudio del
pasado es tributario de las fuentes. Las fuentes históricas del
Africa son múltiples y están diseminadas al comprender lo mismo las
tradiciones orales que los objetos de arte, las costumbres todavía
vivientes, que los documentos escritos, conservados en Africa o en
cualquiera otra parte del mundo. Para dar pábulo a la ciencia afri-
cana con el fin de que se dilate y alcance su plenitud, hay que poner
primero en juego la infraestructura de la investigación, a saber
bibliotecas y archivos. Rindiendo tributo a lo espectacular con de-
trimento de lo racional, no pocos países africanos han seguido un
camino inverso y han comenzado por crear Institutos de Ciencias
Humanas, sin pensar en las fuentes que los estudiosos de esos institu-
tos deberían consultar para hacer su trabajo, y por recoger las tra-
diciones orales o micropelículas en el extranjero sin poder de-
positar en condiciones decentes los documentos así adquiridos.
30 El amor inflamado por el deporte, en especial por el

balompié, es uno de los fenómenos más salientes del Africa
contemporánea: las competencias internacionales, en nombre del
interés que despiertan, constituyen contribución inapreciable a la
formación de las conciencias nacionales. La identificación con los
éxitos deportivos se produce de manera espontánea, en tanto que la
adhesión a la obra gubernamental nunca está exenta de aprensiones y
juicios críticos disimulados, de sorpresas en veces desconcertantes.
- 52 -
El estribillo según el cual "Africa no tiene archivos" no
corresponde en manera alguna a la verdad. No abundan ciertamente
documentos anteriores a la colonización, paro existe en algunos
países en cantidad limitada. Los documentos creados por las insti-
tuciones coloniales llenan kilómetros de anaqueles en decenas de
países africanos . Bastaría nacerlos accesibles a la investiga-
ción para que la ciencia histórica africana pudiera dar un salto
revolucionario hacia adelante. La microfilinación en el extranjero,
aún masiva, sobre todo en las antiguas metrópolis y la recopila-
ción sistemática de las tradiciones orales serían posibles desde el
momento en que unos buenos depósitos de archivo organizados pudieran
recibir para el usuario cintas magnéticas y rollos de películas.
Digamos, en suma, que el período comprendido entre 1950 y 1970, es
decir los años que anteceden y siguen a,la Independencia, interesaran
más que ningún otro, y a justo título , a los futuros historia-
dores. A menos que se tomen de inmediato medidas indicadas para la
custodia y conservación de los archivos posteriores a la Independen-
cia (lo mismo que los de los partidos políticos y de los sindicatos
de postguerra) las generaciones futuras conocerán menos bien la fase
decisiva de la historia nacional que las campañas militares de la
colonización, o la "política indígena" del Gobierno general de
A.D.F. Documentos a granel han perecido hasta ahora, lo cual signifi-
ca que la historia de los albores de la Independencia será difícil
escribirla y que incontables episodios transcendentales o de menguada
importancia, permanecerán por siempre ignorados.
Será esto por ventura una razón para dejar las cosas como
están?
NOTAS PRELIMINARES
Las reflexiones expuestas a lo largo de este trabajo no conforman

una nueva filosofía de la historia en cuyo contexto la Divina Provi-
dencia y la lucha de clases serían reemplazadas por el registro de
correos, y la cité interministerial de los archivos se pondría en
lugar de la Cité. No pretenden siquiera probar que "sin archivos no
hay desarrollo" ni establecer otras ecuaciones por el estilo.
31 Muy a menudo en condiciones lamentables; en muchos casos,

toneladas de papeles "históricos" se pudren hacinados no importa
cómo, exactamente igual que los expedientes de la administración
contemporánea.
32 En el momento de la Independencia la? autoridades francesas
no procedieron a repatriaciones masivas de documentos sino en contados
países, (Archivos de AEF y Madagascar, por ejemplo), pero aún en
dichos países tales medidas no afectaron la totalidad de los archivos
que creó la administración colonial.
33 A decir verdad, apasiona desde ahora a los especialistas de
la historia contemporánea y de las ciencias políticas, sin hablar de
los economistas y sociólogos. Estos sin embargo no podrían lograr
sino un beneficio limitado, aunque apreciable, de la existencia de
servicios de archivo, en razón de la no-comunicabilidad de la mayor
parte de los documentos antes de ciertos plazos convenidos.
- 53 -
Se trataba más secillamente de explicar por qué Africa debería
proveerse de estructuras de archivo porque, repitámoslo, los archivos
no deben presentar las apariencias de objetivo, prioritario o no.
Ellos constituyen ruedas del mecanismo administrativo al mismo título
que las prefecturas, las oficinas estadísticas, las captaciones de
impuestos o las inspecciones académicas. Nunca ningún gobierno
africano ha encabezado la lista de sus prioridades con la organiza-
ción de los gabinetes ministeriales. Se crean no obstante aquí y
allá para que los Ministros puedan garantizar sus funciones.
Los archivos pueden convertirse en herramientas de eficacia

notoria y hasta temible, como lo atestiguan las proezas de los servi-
cios de policía y contraespionaje. Para la buena administración de
un país no basta haber optado por una política promisoria y escogi-
do la lista óptima de las prioridades en materia de inversiones pre-
supuéstales. El funcionamiento cotidiano de la máquina administra-
tiva también cuenta.
Aún a riesgo de parecer ridículo, el archivista debe cuidarse

de sobreestimar la importancia de los servicios que su actividad puede
prestar a la colectividad. No es por la creación de los servicios de
preparación y puesta en marcha de los archivos nacionales por lo que
serán derrotados en el Tercer Mundo el hambre, la desocupación y el
analfabetismo.
Pero los archivistas tienen su papel que desempeñar en la

acción por el desarrollo, y negarlo demuestra ignorancia. Por mala
ventura la ignorancia es uno de los factores más poderosos de la
historia. Y eso también es ignorarlo.
- 54 -
LOS ARCHIVOS EN PAÍSES DESARROLLADOS: UNA CONTRIBUCIÓN
AL DESARROLLO NACIONAL
Por
WILFRED I. SMITH
Es razonable suponer que los países de Norte América y Europa

han superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de
los repositorios de archivos. Es cierto que los archivistas se
quejan que el publico y sus superiores quienes controlan su
presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los
objetivos y programas de los archivos. Sin embargo, hay aún una
aceptación general, al menos en principio, de los puntos de vista
que fueron expresados claramente durante la Revolución Francesa -
que además de sus usos prácticos, los archivos son un recurso
cultural, un espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional; y
que una obligación fundamental de una comunidad o sociedad es la de
preservar los documentos de su pasado y de hacerlos disponibles al
público como una herencia cultural.
El concepto de gestión de archivos es mucho más reciente.

Principalmente un producto de la experiencia Americana durante y
después de la Segunda Guerra Mundial, su contribución a la
eficiencia corporativa y gubernamental y a la economía, se dan por
sentados en Norteamérica y se están reconociendo poco a poco en
Europa. Sin embargo, hay una gran área de la población
mundial, conocida como los "países en desarrollo" donde tanto
la gestión de archivos y de documentos no existe o está en una
etapa muy primitiva de desarrollo. Además, en estos países,
existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa
de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo
popular, porque no hay normas.
Hay muchas razones prácticas para asignar una baja prioridad a

las instituciones de archivo en los países en desarrollo. La lista
siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
1. La necesidad urgente de desarrollo económico tiene una

clara prioridad sobre los intereses culturales en la asignación de
recursos disponibles.
2. La necesidad de mejorar las normas y las condiciones de vida

dá prioridad no solamente al desarrollo económico y a las oportuni-
dades de empleo, sino también a hospitales, vivienda, transporte y
bienestar.
3. Se requiere un énfasis en la educación y entrenamiento, no

solo para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y
técnica requerido, sino también para liberar las capacidades
latentes de toda la población, donde el analfabetismo es alto.
El autor es un Archivista Reconocido de Canadá, quien ha sido

miembro del SAA Council desde 1968 y es Miembro de la Sociedad desde
1970. Actualmente el Sr Smith es el director del SAA Ccnmittee para
los Asuntos Internacionales de Archivos. Este artículo y los que
siguen se leyeron en Oct. 15 de 1971 en la sesión "Promoción de
Archivos en los Países en Desarrollo. Una revisión crítica" duran-
te la 35a reU nión anual de la Sociedad Americana de Archivistas que
tuvo lugar en San Francisco.
- 55 -
4. El deseo de transformar las sociedades emergentes de colo-
nias materialmente primitivas y dependientes en países
prósperos, bien imformados, y confiados en sí mismos ocupa un
lugar de alto valor sobre la información. Pero la urgencia de
los problemas del presente y los planes para el futuro reducen el
interés en el pasado y el incentivo para estudiarlo. Sin duda,
la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un
documento de desgracia".
5. Unificar los diversos elementos raciales, religiosos y

sociales es esencial para lograr coherencia e identidad común y uni-
dad de propósitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y
los medios de comunicación de masas parecen ser más efectivos que
los documentos no impresos. Sin duda, para este propósito, la pro-
paganda parece ser más efectiva que la evidencia auténtica del
pasado.
6. Los efectos del clima típico tropical en los países en

desarrollo hacen que la tarea de preservar los documentos originales
sea difícil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor inves-
tigativo de los documentos.
7. Falta apoyo voluntario no gubernamental de personas y grupos

tales como las sociedades históricas locales.
8. El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamérica han

sido los más efectivos defensores del establecimiento de los reposi-
torios de archivo es incierto y está dividido. En el caso de los
países en desarrollo, los historiadores parecen estar más
interesados en obtener copias microfilmadas de los documentos de
los antiguos poderes coloniales que en promover el estableci-
miento de repositorios para los docunentos originados localmente.
9. La falta de personal entrenado en la gestión de archivos

y documentos priva a los países en desarrollo de un liderazgo
local, y se suma a la dificultad de entregar los escasos fondos
a un área de baja prioridad.
10. Donde no existe gestión ni sistema de archivos no se

siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difícil explicarlos
en forma convicente si no se pueden demostrar sus beneficios.
Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha

dado a los archivos y su administración en los países en desarrollo.
Si los países interesados los van a ayudar, deben demostrar que
tienen valor cultural y práctico y que hay una relación integral
entre ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo económico y
la unidad nacional. De varias maneras se puede demostrar que la
gestión de archivos hace contribuciones importantes al desarrollo
nacional.
Primero, la gestión de archivos puede aumentar la eficacia de

los departamentos y agencias del Gobierno en general, y particular-
mente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo econó-
mico. El manual de las Naciones Unidas de 1961 concluye que "el
progreso administrativo es el sine qua non en la implantación de
programas de desarrollo nacional". Pero la clave para el progreso
administrativo es el buen manejo de los archivos, que es el manejo
efectivo de la información. Es innegable el efecto de los sistemas
de clasificación mejorados con la rápida recuperación resultante
(y otros aspectos de la práctica de la buena gestión de archivos)
sobre las decisiones y la eficiencia administrativa.
- 56 -
Por ejemplo, la introducción de un nuevo sistema de clasifica-
ción en un caso redujo el tiempo promedio de producción de infor-
mación de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado, hay muchos ejemplos
de días y aún de semanas utilizadas buscando en archivos desor-
ganizados o duplicando informes y estudios cuando no se disponía de
los originales.
Es difícil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto

total de la gestión de archivos sobre la eficiencia gubernamental,
pero en algunos aspectos, si se pueden medir en forma precisa los
ahorros financieros. Las economías son reales cuando se introducen
horarios que permiten el retiro regular de documentos y el uso de
centros de archivo para archivos inactivos. Los costos de
espacio, personal y equipo para el almacenamiento en las
oficinas comparados con aquellos en un centro, muestran
fácilmente el ahorro financiero alcanzado por la transferencia
de cada pié-cúbico de documentos inactivos. A esto se puede
agregar el ahorro total comprometido en la destrucción planeada de
documentos que ya no se usan. Un último beneficio de la gestión de
archivos es la identificación de documentos que tienen un valor
constante para el desarrollo y otros objetivos, documentos cuya
preservación puede asegurarse por medio de su transferencia a un
archivo. Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo, un
sistema de gestión de archivos, es un instrumento esencial para el
manejo eficaz de la información. Este programa promueve la
eficiencia y la economía y puede tener tanto efectos directos
como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversión completa
que produce buenos dividendos.
Segundo, la información archivística puede ser de uso

práctico en el desarrollo nacional. Es obvio que la aplicación de
una experiencia relevante, como alternativa para iniciar una
nueva, ahorra tiempo y dinero, evita la duplicación de esfuerzos, y
puede prevenir fallas. Los últimos informes de varios años de
experiencia archivística en Malasia y Madagascar contienen muchos
ejemplos de la utilidad de la información de las fuentes de archivo
para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente
en la planeación y la investigación operacional. En el campo
de la agricultura, los resultados de los primeros estudios y
experimentos han sido de gran valor. Los informes y apuntes no
publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda,
por ejemplo, beneficiaron considerablemente el desarrollo
agrícola en Madagascar; mientras que la pérdida de informes
relacionados con el cultivo de cocoa produjeron experimentos
prolongados y pérdidas costosas. Los antiguos estudios e
informes geológicos, mapas y cartas y los documentos de las
compañias mineras son extremadamente útiles en el desarrollo de la
minería. Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidades de
minas pero que no se han trabajado porque no hubo elementos tales como
transporte o mercados adecuados. Cuando sí existen estos
elementos, no se presentan fallas. Los registros del tiempo que
indican la lluvia y la incidencia de huracanes e inundaciones,
tienen un valor obvio en la planeación del desarrollo económico, tal
como los informes médicos de los misioneros en el control de las
epidemias.
1 Ver R.R.J Venhoeven, "The Role of Archives in the Public Admi-

nistration and the National Planning Policy of Developing Nations" y
Jean Valette, "Le rôle des archives dans l'administration et dans la
politique de planification dans les pays en voie de developpment".
Ambos son estudios no publicados que fueron preparados para la Unesco
por el Concejo Internacional de Archivos.
- 57 -
La industrialización requiere el estudio de muchos factores
diferentes, cuya combinación debe ser favorable para hacer que una
inversión sea práctica. Los archivos pueden ser muy útiles para
indicar tendencias a lo largo de un período de tiempo. Por ejemplo,
los viejos informes policiacos se han usado para señalar las
relaciones entre los grupos étnicos en una región, factor
importante con respecto a los estudios del potencial humano para
proyectos industriales particulares: la infraestructura - caminos,
carrileras, puertos y otras facilidades básicas como base de la
economía - es esencial para el desarrollo nacional. La referencia
a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocaliza-
ción, separación y construcción de caminos, carrileras, canales
y puertos. La construcción rápida de un dique en Madagascar
fue posible porque los antiguos documentos departamentales se
guardaron y fueron recuperados por el personal de archivos de una
gran miscelánea de documentos. Por otro lado, la pérdida de
documentos relacionados con una carretera en Ghana costó cerca de
medio millón de dólares porque se tuvo que repetir el trabajo que
ya se había hecho. El material de archivo es de valor particular en
la planeación a largo plazo que requiere el uso de datos de
recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyec-
ciones tienen mayor validez cuando son reforzadas por datos ar-
chivísticos relevantes durante largos períodos en los cuales se
indicaban tendencias distintas. Aún si no hay documentos del
pasado, debe ser una responsabilidad obvia de los Gobiernos,
conservar cierto tipo de documentos actuales para el uso futuro.
Entonces puede justificarse un archivo solo por su uso futuro. Se
puede asegurar que la preservación y disponibilidad de las fuentes
archivísticas pueden facilitar la planeación del desarrollo,
evitar la duplicación innecesaria de esfuerzo y de errores
anteriores, promover la continuidad y proporcionar los beneficios
brindados por la experiencia anterior.
Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la uni-

dad nacional. Muchos estados nuevos son creaciones artificiales porque
los límites étnicos y geográficos fueron ignorados al establecer
las colonias que alcanzaron su independencia recientemente. El
gran vacío que dejó el retiro de los Gobiernos coloniales llevó a
profundas rivalidades políticas y personales; hizo que se revivieran
los antiguos conflictos de las tribus; y estimuló otras fuerzas nega-
tivas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones
nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los ele-
mentos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional.
En mucha parte, esta identidad depende del reconocimiento de una
historia nacional común, cuya escritura se basa necesariamente en la
investigación de fuentes archivísticas que se hallan disponibles.
Es interesante el hecho que la experiencia de los Estados Unidos
para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un
ejemplo del buen uso del material de archivo para promover la
conciencia nacional. La investigación histórica en los
archivos sobre las batallas para la independencia dirige la
atención hacia una experiencia común vitalmente importante y
explica las razones para construir una nación en lugar de 13
colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y
las metas que surgieron primero y que han servido de guía para la
evolución política de la Nación a lo largo de dos siglos.
Finalmente, el material de archivos es valioso para el desarrollo

nacional en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones
intenten avanzar en los últimos 25 años del siglo XX, habrá mayor
confianza en la información importada. En estas circunstancias, la
historia, que es un producto nativo, puede asumir más importancia que
la usual. .„
Los países en desarrollo, que son pobres en historias publicadas
fornalmente, bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuen-
tes originales de archivo, particularmente aquellas de naturaleza
audiovisual. La integración y unificación son particularmente
difíciles de lograr en los países que son de carácter multi-
racial y multicultural.
El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios

elementos constituidos pueden llevar a la promoción de la unidad e
identidad nacionales. Estos esfuerzos no se deben confinar a los
colegios. La información relevante puede transmitirse a toda la po-
blación por medio de exposiciones, conferencias, diapositivas,
películas y programas de radio y televisión basados en los materia-
les de archivo. Para llegar a las verdaderas raícez nativas, sería
necesario buscar evidencias previas al período colonial. Estas pueden
existir solamente en formas de tradición oral: folclor, música y
baile. Puede ser debatible hasta dónde los archivistas deban estar
comprometidos con todo el rango de la historia oral; pero en ausencia
de otros programas, las instituciones de archivos deben intentar pre-
servar todos los componentes de la herencia cultural nacional, inclu-
yendo las artes activas y visuales.
Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sis-

tema de gestión de archivos, se llega frente a frente a los costos.
Aquí son aparentes las ventajas de un sistema único coordinado y
comprehensivo que se ha denominado el principio de los "archivos
totales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar
de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de
establecer registros uniformes y procedimientos de gestión para la
operación de los departamentos, dirigir los centros de archivo y
controlar la selección y transferencia de los documentos de valor
permanente para su preservación en un archivo central. Las
ventajas se multiplican si los archivos no solamente contienen
documentos del Gobierno sino que también cubren el amplio rango de
los materiales de archivo, -documentos privados, y de trabajo,
mapas, fotografías, películas y otros. Para que un archivo se
identifique con la documentación total del pasado y se le
considere como el guardian de la herencia nacional, es
conveniente que sirva a la población como un todo. Tal integración
gestión de archivos/sistema de archivos, que promueva la eficiencia
del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios al
Gobierno y al público en el amplio rango de los materiales
archivfsticos tiene más opción de recibir la ayuda financiera
que necesita que muchas instituciones que se hayan establecido sin
planeación en algunos países.
Esta concentración de recursos y de servicios de archivo es

también una solución parcial a los problemas financieros de las
costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en
un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y neglicencia. Es
necesario evitar la duplicación donde los fondos son escasos. Un
solo edificio para archivos con aire acondicionado, con pocos emplea-
dos y equipos para proporcionar un servicio central de microfilinación
para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicacióh
para archivo y facilidades de restauración y reparación de documen-
tos, puede ser una buena inversión en términos del desarrollo
nacional.
En contra de esta experiencia, la conclusión lógica es que los

programas para asistencia técnica a los países en desarrollo debe
tener una alta prioridad en cuanto a la gestión de archivos y al
desarrollo de éstos.
- 59 -
Esta prioridad debe mantenerse no sólo por quienes donan los
fondos sino también por los países receptores, de los cuales se
espera una sincera cooperación y fondos de contrapartida en un futu-
ro. Sería ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas
personas, agencias, instituciones y organizaciones, de las cuales
las más importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de
Archivos, están convencidas de la importancia del desarrollo archi-
vístico, existe una tendencia a considerarlos puramente culturales.
Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las
Naciones Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones
privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia técnica, no
los han considerado un área de inversión productiva. Esta acti-
tud ha sido reforzada con la falla de los mismos países emergentes
en reconocer el valor de la gestión de archivos y de los documentos
en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos.
Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el es-

tablecimiento y conservación de un exitoso sistema de archivos/ges-
tión de archivos en los países en desarrollo: asistencia técnica
del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y dirección
cuando esta no se consigue localmente; compromiso de los recursos
necesarios por parte de los mismos países en desarrollo; y personal
profesional hábil y entrenado lo mismo que funcionarios técnicos
en cada nación para asegurar la continuidad del sistema una vez que
se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades particulares
de ese país, de manera que sea una institución esencialmente nacio-
nal y no una importación extranjera. El cIA intenta ayudar en
estas dos áreas proporcionando consultores, asesores e instructores
a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones
en desarrollo para el entrenamiento local de personal.
Estas observaciones sobre las contribuciones potenciales de la

gestión y la administración de archivos al desarrollo nacional
seguirá siendo teórica a menos que se tomen medidas prácticas para
crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la
experiencia de los últimos años, esta reforma será lenta y
difícil. Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar
sean acumulativos y que se aceleren a medida que se demuestren benefi-
cios positivos. Es más importante enfatizar - a las agencias que
brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las
ventajas prácticas del sistema de archivos y de la gestión de
archivos para el desarrollo nacional, aún estimando los grandes
ahorros financieros o dividendos que se sacan de una inversión
relativamente pequeña en entrenamiento, personal y equipo.
También es importante que se consideren y controlen primero que todo
las propias necesidades de cada país y que el sistema de archivos
y la gestión de archivos se introduzcan como un elemento armonioso
dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional. Así
el sistema no aparecerá como un transplante extranjero sino como un
injerte benéfico de los organismos enraizados en la tierra nativa.
- GO -
PRINCIPIOS BÁSICOS
IDS MANUSCRITOS HISTÓRICOS COMO DOCUMENTOS:

ALGUNAS DEFINICIONES Y SU APLICACIÓN
por ,
LESTER J. CAPPON
Institute of Early American

History and Culture
Los manuscritos históricos son mirados principal, sino exclu-

sivamente, como materiales para investigación, sin importar su origen
o procedencia. Esa palabra augusta "procedencia" como sello de
calidad de los archivos ha dado a la archivística una posición
superior en las mentes tanto de algunos historiadores como de los
archivistas. Se reconoce, al menos entre archivistas, que los
documentos son algo más que materia prima para uso de eruditos;
realmente, una subestimación tan burda Ide su función sería
seriamente cuestionada. Cualquiera que sea nuestro punto de vista,
el intento de diferenciar una clase de documentos de otra, genera la
pregunta: Cuál es la relación entre manuscritos históricos y
documentos? Es el uno sólo el pariente pobre del otro?
Tratando de definir estos términos en el campo de archivos, don-

de muchas personas están en terreno común sin ser conscientes de
ello, debemos proceder de lo general a lo específico. Puede parecer
extraño que los archivistas profesionales hayan sido incapaces de
ponerse de acuerdo sobre las definiciones para comunicarse lo que
significan para ellos ciertos términos usados continuamente en una
profesión relacionada esencialmente con la comunicación. Los
jóvenes inmaduros de la profesión archivística en los Estados
Unidos, irrespetuosos de los títulos establecidos provenientes del
exterior e inclinados al uso del lenguaje casual del innovador,
dan una explic ción parcial. Además, la distinción hecha por
historiadores entre documentos gubernamentales como "oficiales" (que
son) y el resto de documentos como "no oficiales" o "privados" (que
no lo son necesariamente) ha creado barreras artificiales entre
archivistas y curadores de manuscritos "oficiales" y "privados" o
"personales". Otra explicación es que aún el mejor conjunto de
definiciones contendrá corolarios en forma de excepciones. Así
nos podemos defender anotando que, ya que los archivos son
documentos humanos, no podemos siempre llamar categóricamente
espada a una espada.
La expresión más generalizada la proporciona la Federación In-

ternacional de Documentación: "El término 'documentación' se
refiere a la creación, transmisión, colección, clasificación y uso
de 'documentos'; los documentos pueden definirse en -forma amplia como
un conocimiento registrado en cualquier formato". De acuerdo
con esta definición, la documentación tiene un carácter universal
que abarca todo conocimiento, sin importar el medio y la forma en que
se encuentre registrado y los métodos para implantar su uso. Si el
1 El autor es director del Institute of Early American History

and Culture en Williamsburg, Virginia y consultor de Williamsburg
Colonial.
2 American Documentation I: 3 (1950)
- 61 -
alcance de la documentación es tan amplio que requiere alguna delimi-
tación para propáitos prácticos, también comprende una
progresión lógica de actividades, familiares al archivista,
orientadas hacia el uso de documentos. Más aún, desde el punto
de vista de los documentos históricos, este gran alcance
armoniza con la moderna concepción de los historiadores de un amplio
tema de estudio.
Mirando ahora los archivos como un gran segmento de la

documentación, debemos citar la definición de Hilary Jenkinson,
porque es concisa y porque su análisis ayuda a diferenciar entre
documentos y manuscritos históricos. "Archivos" dice él, "son
Documentos que se han redactado con el propósito de, o usados
durante, la conducción de asuntos de cualquier tipo, de los
cuales ellos mismos formaban parte, y conservados subsecuentemente
por las personas responsables de las transacciones en cuestión, o sus
sucesores, en su propia custodia y para su propia referencia".
Fundamental en este concepto de archivos es la unidad
orgánica de los documentos, que explica la vida de la organización
que los creó. La cadena de responsabilidad desde la creación hasta
la preservación de los documentos es, o debe ser inviolable para
mantener el completo significado de su contenido observando el
principio de procedencia". Bajo estas circunstancias, por
consiguiente, el archivista y sus archivos son parte integral de
un organismo viviente. Si la organización muere sin sucesor, el
trabajo del archivista termina y qué pasa con los archivos? Si
escapan a la destrucción, ha degenerado su estado a simples
abandonados aún cuando hayan encontrado asilo?
Para aclarar su definición Jenkinson dice que los Archivos no

son Documentos coleccionados artificialmente, como objetos en un
Museo, porque se piensa que serán de uso o interés para los
eruditos, sino que se acumulan en forma natural en las Oficinas
para propósitos prácticos de la Administración". No obstante
estos documentos tienen valor para la investigación, relacionada o
nó con la organización que los produjo; y en el curso del tiempo su
valor para la investigación es probable que esté en proporción
inversa a su uso por la administración. El archivista con
perspectiva histórica reconocerá su valor permanente para la
investigación y hará énfasis en el objetivo Quai de su programa
extendiendo su servicio a una gran variedad de investigadores y
conservando su función estrictamente archivística. Esta es la
actitud que prevalece generalmente en los archivos gubernamentales
en una democracia porque se trata de documentos públicos, pero la
política del acceso de los investigadores externos a los archivos
semipúblicos o privados varía ampliamente.
3 Public Record Office, Guide to the Public Records, Part I,

Introductory (London 1949), p.2. Jenkinson define luego "documento"
como "cualquier escrito o anexo a un escrito, sin importar el medio en
que se haga o reproduzca: y las invenciones modernas tienden inevi-
tablemente a substituir lo escrito por "grabaciones sonoras." Esta
definición es virtualmente tan amplia como aquella de la Federación
Internacional de Documentación.
4 No existe una frase equivalente en Inglés que exprese
concisamente el ordenamiento de los archivos como está determinado
en las oficinas de origen. (Respect des fonds).
N.T. En español esta frase se traduce y acepta en forma genera-
lizada como el "principio de procedencia".
- 62 -
Cuando aplícanos esta definición de archivos al área indetermi-
nada de los manuscritos históricos, a primera vista parecería que el
curador no es un archivista puesto que no tiene archivos bajo su
custodia. El ha coleccionado manuscritos artificialmente, aunque no
necesariamente "como objetos en un Museo". Ha adquirido algunas
colecciones formadas por coleccionistas particulares, acrecentando su
artificialidad. Ha traidoa su red documentos individuales retirados
previamente del archivo original. Sin embargo, si el curador ha
desarrollado un plan de recolec- ción con una base histórica firme,
su más rico material constará de piezas de documentos orgánicos
de personas o familias, organizaciones o instituciones, en su orden
original, como el,- archivista hipotético de cualquiera de ellos los
hubiera conservado. Si se transfieren a una biblioteca de
investigación en su estado original, el primer principio de guía
para el curador le dice que debe conservarlos en ese sistema.
Cualquier modificación que el curador imponga después de un
estudio detallado no debe violar la esencia de esta regla de
archivo. ->
Caro explicación adicional de su definición Jenkinson anota que

"cualquier documento está potencialmente relacionado con otros,
dentro y fuera del grupo en el que se conserva y cuya importan-
cia depende de estas relaciones". Uno de los trabajos del archi-
vista es familiarizarse con el contenido de los grupos de archivo de
manera que pueda hacer explícitas estas relaciones en los inventa-
rios, guías y otras herramientas de referencia que se compilen.
El curador de manuscritos históricos tiene en su custodia una
variedad de grupos o "colecciones" adquiridas en diferentes
momentos. Aunque muchos de ellos no están relacionados, en el curso
de un programa bien planeado obtendrá colecciones de documentos
relacionados entre si, a través de relaciones familiares,
conexiones de negocios y actividades sociales. Los documentos
del Señor White constan principalmente de cartas recibidas, pero,
cuando se adquieren posteriormente los documentos del señor Black,
incluyen numerosas cartas recibidas de White. El señor Green, un
socio de negocios de White en otra ciudad, tiene negocios con
Black; por consiguiente, los documentos de White y Black proveen
información acerca de Green. Los descendientes de Green serán
pronto consultados por el curador con la esperanza de que sus manus-
critos revelen otra faceta de eventos solo parcialmente revelados por
los documentos ya disponibles. Cada grupo es una entidad
orgánica y será archivada como tal, pero su interrelacióh es tan
importante históricamente, corro aquella que existe entre grupos de
archivo en un cuerpo mayor. El curador tiene la misma
responsabilidad que el archivista de proporcionar referencias
cruzadas para beneficio del investigador.
Debe considerarse también "el hecho de la custodia continua,

una suposición razonable de lo que" sostiene Jenkinson "es la
diferencia entre un Documento que es y uno que no es un Documento
Archivado". Este estado puede convertirse en un hecho de considerable
importancia legal con respecto a la supuesta validez de un documento
porque es y siempre ha sido, parte integral de los archivos bajo
continuo control de las oficinas que lo crearon, o de sus
sucesores. En muchos casos la custodia de las piezas de documentos
5 Los documentos personales o familiares se desordenan en manos

de algún descendiente bien intencionado que quiere "ordenarlos", o
separar aquellos de "interés histórico" de aquellos "sin ningiín
valor". Tales piezas de documentos desmenbrados dejan perplejo al
curador que los adquiere, pero también representan un reto para su
perspicacia histórica.
históricos se rompe cuando se transfieren a repositorios de
manuscritos; más aún, la continuidad original de la custodia puede
haberse roto previamente en varias ocasiones. Sin embargo, con
respecto a grupos orgánicos, éstos pueden no perder ninguno de
sus invaluables atributos de unidad por razón de la transfe-
rencia. Su valor histórico no disminuye necesariamente; de
hecho, poco o ningún valor da el curador o el investigador al hecho
de romper la custodia excepto para buscar segmentos de una colec-
ción dividida que se encuentra aún en manos privadas, con el
propósito de unificarla como un todo en una institución de
investigación.
A la luz de la discusión precedente y desde el punto de vista

del repositorio, podemos definir manuscritos históricos como documen-
tos de valor histórico, escritos a ¿nano o mecanografiados o su equi-
valente (distintos de documentos impresos), en forma única o
múltiple. Los manuscritos históricos pueden clasificarse en tres
categorías: (1) colecciones o grupos de documentos con unidad
orgánica, en forma de documentos personales o institucionales; (2)
colecciones artificiales de manuscritos adquiridos de varias fuentes
por un coleccionista privado, recogidos de acuerdo a un plan pero
sin considerar el principio de procedencia; (3) manuscritos
originales adquiridos por el repositorio por su especial importancia
para la investigación y que comprenden una colección, o lo que
por carecer de un mejor término se ha dado en llamar "manuscritos
misceláneos". Parece apropiado y significativo, por consiguien-
te, referirse en la primera categoría a los documentos de John
White o si el grupo es más comprehensivo a los documentos de la
familia White (en la forma de documentos personales o familiares). En
el caso de una organización el término archivo puede servir para
connotar el carácter de documentos institucionales, e.g.
archivo de la compañía de Carbones Black. En la segunda
categoría es lógico y conveniente el referirse a los resultados
del pasatiempo de Jorge Brown de coleccionar autógrafos
presidenciales cono la colección Brown. La palabra
manuscrito(s) es satisfactoria para la tercera categoría puesto
que no existe otra distinción fuera del carácter físico de sus
componentes. No puede negarse que todos estos términos son, en el
mejor de los casos, arbitrarios. Suceptibles de una gran amplitud
de definición y de uso, son sin embargo, aplicados de alguna
manera, con su presente connotación pof curadores en la
búsqueda de una terminología uniforme, cuya lucha por su
adopción sería sin duda facilitada por instituciones americanas
espontáneas, si tales epítetos nacieran algún día de parte de
los archivistas.
Estas definiciones, gravadas con la dificultad de significados

restrictivos, confirman el hecho que no es fácil trazar la línea
entre los archivos institucionales y los documentos personales.
El problema no existiría si los funcionarios de las agencias guberna-
mentales y privadas, en el procedimiento original de archivo,separaran
6 Existe una similitud evidente entre la segunda y tercera cate-

gorías, aunque los documentos institucionales de la tercera son más
misceláneos que los compilados por un coleccionista concienzudo. La
asociación de impresos y manuscritos se discute posteriormente en
este documento.
7 El único término definido que puede substituirse es
archivos por "documentos" o "registros"; las objeciones a su uso en
este contexto se expresan arriba.
- 64 -
la correspondencia personal de la de negocios o sin haber hecho ésto,
no se la llevaran consigo al abandonar la institución. Pero el es-
fuerzo diario de mantener tal separación implica una disciplina
difícil de aceptar voluntariamente, y de imponer por el orden admi-
nistrativo; de hecho, pocos funcionarios son conscientes del pro-
blema. La separación posterior la ejecutan bruscamente personas
que nunca han oido de procedencia, pero presumen que pueden
emitir un juicio histórico basados en el contenido de los
manuscritos y su ordenación. No es una práctica nueva. Los
docunentos del impopular Thomas Hutchinson, gobernador colonial
de Masachusetts, fueron tomadas después de su huida de Boston en
1774 y pasaron a ser propiedad del estado. En 1821 estaban bajo
la custodia de Alden Bradford, secretario del estado y debemos
admitirlo, un escritor histórico. El intentó separar lo oficial
de lo no oficial y con la aprobación del gobernador de la época,
entregó los llamados docunentos personales a la Sociedad
Histórica de Masachusetts para su conservación. El historiador
John G. Palfrey, sucesor de Bradford, 24 anos después solicitó la
devolución de los documentos pero transcurrió otro cuarto de siglo
antes que el estado los recuperara. Ocurre que muchos documentos
oficiales son transferidos de su oficina de origen, no a la agencia
de archivo relacionada sino a manos privadas (inicialmente las
propias manos del exfuncionario), y por último llegan a un
depósito de manuscritos históricos. Todavía son documentos
oficiales y el historiador debe reconocerlo al valorar su contenido
para la investigación.
Esta sustracción de documentos de archivo, que el funcionario

que se retira presume son de su propiedad, ha ocurrido más comunmente
en las altas posiciones del gobierno donde el individuo actúa por su
propia iniciativa y responsabilidad. Por costumbre y precedente se
permite al presidente de los Estados Unidos disponer de sus documentos
como lo considere conveniente cuando termina su mandato. Por consi-
guiente los grupos de documentos presidenciales en la Biblioteca del
Congreso han llegado allí no por transferencia a través de canales
gubernamentales sino por donación o compra a descendientes de los
presidentes. Los documentos del segundo Presidente Roosevelt son la
primera excepción, pero la idea de establecer la Biblioteca Franklin
D. Roosevelt en Hyde Park, Nueva York, del Archivo Nacional
creado con Roosevelt, más que una cuestión de política guber-
namental y la transferencia de documentos presidenciales comenzó
durante su administración. Bajo la reciente legislación general
para bibliotecas presidenciales, la Biblioteca Harrry S. Truman será
sin duda la segunda de tales instituciones administrada por el Archivo
Nacional.
8 Justin Winsor. "The Manuscript Sources of American History,"

en Magazine of American History, 8, 24-25 (julio 1887). La Sociedad
Histórica de Masachusetts rehusó retornar al estado de Connecticut
los docunentos de su gobernador Jonathan Trumbull para los que se
había creado un fondo en la Sociedad por parte de sus herederos.
Ibid.
9 National Archives, Second Annual Report of the Archivist of
the United States as to the Franklin D. Roosevelt Library...
[1940-41] (Washington, 1942), pp 1,3-4, 10-13; Ninth Annual Report
[1947-48] (Washington, 1949), pp 1-2; David D. Lloyd, "The Harry S.
Truman Library, en American Archivist, 18: 99-110(Abril 1955);
Elizabeth H. Buck, "General Legislation for Presidential Libraries,"
ibid. 18: 337-341 (Octubre 1955).
- 65 -
Los documentos oficiales convertidos en "archivos descarriados"
al abandonar la institución con su creador constituyen normalmente
la "major" historia del archivo. No es sorprendente que algunas veces
hayan formado el núcleo de bibliotecas especializadas de investiga-
ción, o les hayan dado fama. Un caso doble al respecto es el de los
documentos de Sir Henry Clinton en la Biblioteca William L. Clements y
los documentos de Sir Guy Carlelon de Williamsburg Colonial. Ambos
constan de correspondencia oficial y documentos relacionados del
Cuartel del Ejército Británico en la ciudad de Nueva York durante
la Guerra de Independencia; y puesto que Clinton no tomó todo lo
"mejor", los documentos de su sucesor, CarletonQincluyen una gran
cantidad de material de los archivos de Clinton. Un curador-his-
toriador anotó "que los archivos eran lugares donde se guardaban
documentos no importantes, después que los documentos importantes
hubieran sido prestados o retirados...[y] que los documentos impor-
tantes sustraidos ya estuvieran, en muchos casos, en instituciones
tales como bibliotecas y sociedades históricas, que hubieran sido
fundadas mucho tiempo antes que Norte América adquiriera
conciencia archivistica" Aunque este escritor hizo sus
observaciones en tono jocoso, ellas muestran una distinción sin gran
diferencia entre documentos y manuscritos históricos, si entende-
mos por qué se separaron y porqué terminaron en otra parte.
A causa de esta afinidad entre ciertos documentos de archivo y

los manuscritos históricos,éstos frecuentemente son complementarios
en contenido. La distinción entre documentos oficiales y no
oficiales de la misma serie de eventos es importante para el
archivista y el curador porque el principio de procedencia está
directamente comprometido, y debe evitarse la inclinación del
aficionado a intercalar documentos del mismo tema. Su naturaleza
complementaria es también de gran interés para el historiador. El
debe ser consciente del valor peculiar y de las limitaciones de
ambos tipos de documentos y su entusiasmo por buscar en uno con
relación al otro debe equipararse con el entusiasmo del curador por
enriquecer sus archivos. Los documentos frecuentemente proporcio-
nan el marco de referencia para la narrativa histórica y los manus-
critos relacionados la explicación indispensable de eventos y
motivaciones personales. Una encuesta hecha en 1945 sobre materiales
fuente acerca del Primer Congreso de los Estados Unidos, 1789-91,
ilustra enérgicamente esta relación. El Journal and Debates,
manuscrito e impreso, constituye el cuerpo principal de los documsntos
oficiales, pero son frustrantes en su contenido. Los relatos más
completos sobre las ponencias fueron registrados por reporteros no
oficiales y publicados en periódicos, los cuales contienen también
comentarios de la época sobre los miembros y sus anotaciones.
Las cartas contemporáneas de los miembros discutiendo los puntos de
vista de sus compañeros así como los suyos se encontrarán en
manuscritos dispersos en biliotecas de investigación y en manos
privadas.
10 Howard H. Peckham . Guide to the Manuscript Collections in

the William L. Clements Library (Ann Arbor, Mich., 1942), pp. 46-48.
Lynette Adcock, Guide to the Manuscript Collections of Colonial
Williamsburg (Williamsburg Va., 1954). pp. 9-10.
11 Randolph G. Adams, "The Character and Extent of Fugitive
Archival Material," en American Archivist, 2:85 (Abril 1939).
12 [John H. Powell y Lois V. Given]. Bje Debates of the First
Federal Congress, 1789-1791, a Survey of Materials. A report on a
Preliminary Study Submitted to the Rockefeller Foundation, 1949
(Philadelphia, 1946, 76pp. Lithoprint)
- 66 -
La tarea de montar estos documentos en copias fotográficas para
edición y publicación incluye tanto la perspectiva histórica co-
mo la metodología archivistica. La posición de la archivística
hacia la separación de documentos oficiales está ilustrada por la
transferencia en la primavera de 1952, de los documentos del
Congreso Continental, el Congreso de la Confederación y la
Convención Constitucional Federal de la Biblioteca del Congreso al
Archivo Nacional a donde pertenecen más apropiadamente. El
documento más valioso de la Convención Federal es el diario de
Madison. Puesto que éste es un documento no oficial, que constituye
una parte de los documentos de Madison, se dejó en la División
de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso.
Cualquier consideración de definición de documentos y

manuscritos históricos junto con su aplicación, no debe ignorar
los documentos impresos. El hecho que muchos manuscritos sean únicos
genera algunas veces la falacia que por consiguiente y sin excepción,
poseen mayor valor histórico y comercial que los documentos impresos.
Esta idea distorsionada ha ganado credibilidad en parte por la cons-
tante disociación de libros -esto es, libros impresos - y manus-
critos a lo largo de los siglos desde la invención de la imprenta de
tipos movibles, acompañada en los últimos 50 a 75 años por el
desarrollo de las técnicas de la bibliotecología para la cataloga-
ción de impresos, disponibles en copias múltiples. En el siglo
XV y antes, los libros eran manuscritos empastados, e incunables.
Los archivos pueden contener impresos y manuscritos producidos
por la organización, o por las personas que representan su
actividad; por consiguiente cualquier grupo orgánico de manus-
critos históricos puede contener impresos. Así mismo, pueden
encontrarse impresos en una colección compilada artificialmente. El
concepto de la importancia superior de los manuscritos es algunas
veces inculcado inconscientemente por historiadores académicos a sus
estudiantes en un esfuerzo por despertar su entusiasmo por la
búsqueda de documentos originales rara vez encontrados en los
trabajos de referencia. Aunque este propósito de sus mentores es
encomiable, los estudiantes deben aprender que la importancia rela-
tiva de los manuscritos e impresos varía según el tema; y la costum-
bre de listar separadamente unos y otros en las bibliografías anexas
a estudios históricos no indica siempre su valor relativo.
El valor per se de los impresos asociados con documentos

manuscritos ganó amplio reconocimiento debido a la vocación del
finado Douglas C. Me Mutrie, quién publicó fascimiles de libros
Norteamericanos raros y compiló numerosas listas de ellos
indicando su loralización en repositorios norteamericanos y euro-
peos. El fue director del Inventario de Impresos Norteamericanos, un
proyecto en la encuesta nacional de Documentos Históricos realizada
a finales de los años 30, y su entusiasmo dio luz y color a su
empresa de trabajos de Administración en Progreso. La experiencia
ha confirmado su acierto que algunos de los volantes, panfletos y
periódicos más raros se encuentran en los archivos de manuscritos.
13 General Services Administration, Annual Report on the

National Archives and Records Service, From the Annual Report of the
Administrator of General Services for the Year Ending June 30, 1952.
(Washington, 1953), pp. 69-70; American Archivist, 16: 180-181
(Abril 1953).
- 67 -
Durante la compilación del Virginia Gazette Index, 1736-1780, un
proyecto del Williamsburg Colonial, algunas entregas del periódico,
hasta el rromento desconocidas, fueron halladas junto con los docunen-
tos de la Oficina Colonial en la Oficina de Documentos Públicos
Otra condición que asocia el manuscrito con el impreso son las

anotaciones manuscritas marginales que se encuentran en los mismos.
No es raro que quienes poseen (o prestan) libros escriban en ellos.
Lo que escriben puede tener significado especial para el erudito y el
curador con propensión erudita se mantendrá en guardia sobre tales
anotaciones marginales. A modo de ilustración podemos citar la
práctica de Washington de anotar algunos de sus diarios en hojas
blancas ligadas a almanaques; o la identificación de libros en la
biblioteca de Jefferson por medio de una T mayúscula que él usaba
como prefijo de su firma "I"(por "J") .en sus copias y la J mayúscula
que escribía después de la firma "T". El registro genealógico
escrito en la Biblia Familiar es un ejemplo común de asociación de
manuscritos e impresos; debemos estar agradecidos a aquellos editores
que insertaron hojas blancas entre el Viejo y el Nuevo Testamentos con
un formato impreso para conveniencia del escribano familiar.
La clasificación de los manuscritos históricos en unas pocas

categorías en términos de definiciones archivísticas, teniendo en
cuenta las inevitables excepciones a toda regla, lleva a la conclu-
sión que numerosos grupos de manuscritos históricos son realmente
docunentos de archivo bajo un nombre supuesto. Muchos divorcios y
rompimientos de custodia han ocasionado un cambio de nombre, pero el
disfraz no cambia su carácter. El carácter inherente de documento
en la mayoría de los manuscritos históricos es su atributo más
importante, y el valor de los impresos se aumenta a menudo por tal
asociación. Aunque es deseable que las organizaciones mantengan sus
propios archivos si cuentan con instalaciones adecuadas, cumpliendo
por consiguiente con los objetivos a largo plazo de la investigación
histórica y sus propias necesidades internas, las bibliotecas de
escuelas y universidades, de sociedades históricas y otras institu-
ciones similares de investigación serán siempre necesarias para la
conservación de los manuscritos históricos. De esta forma se da el
único chance de supervivencia a muchos de estos alias documentos.
Porque el curador respetable de manuscritos históricos debe ser un
archivista de corazón para desarrollar bien su labor; aún más, el
es una clase de archivista múltiple cuyo éxito está en la versati-
lidad de sus relaciones con vastagos y viudos, herederos y herederas,
coleccionistas y comerciantes, historiadores y anticuarios y no menos,
con Clio misma.
14 El Index fue publicado en 1950 por el Instituto de la Tem-

prana Historia y Cultura Norteamericana, Williamsburg Virginia.
Cerca de 2 años después aparecieron 20 ejemplares únicos de
entregas del Virginia Gazette entre algunos documentos de familia en
Denver, Colorado.
15 John C. Fitzpatrick. ed. The Diaries of George Washington,
1748-1799 (Nueva York y Boston 1925), I: ix, xv-xvi; E Millicent
Sowerby, comp. Catalogue of the Library of Thomas Jefferson
(Washington, 1952- ) , I:xvii
- 68 -
EL RESPETO DE LOS FONDOS EN ARŒIVISTICA:
PRINCIPIOS TEÓRICOS Y PROBLEMAS PRÁCTICOS.
El Respeto de los fondos ha sido tradicionalroente considerado,

desde la segunda mitad del Siglo XIX, cono el principio fundamental de
la archivística. Justamente, por su práctica el archivista se dife-
rencia netamente del bibliotecario, de una parte y del documentalista,
por la otra.
Al igual que sucede con muchos principios, es más fácil enun-

ciarlo que definirlo y definirlo que aplicarlo. Si bien es verdad
que no es difícil establecer sus bases conceptuales, no es menos
cierto que desde el momento mismo en que se busca profundizar en sus
aspectos teóricos y derivar conclusiones, surgen enormes dificultades
que generaciones enteras de archivistas han examinado sin lograr solu-
ciones claras de aceptación universal.
El presente artículo no pretende reconstruir por entero los

datos de una cuestión a la que muchos teorizantes han aportado con-
tribuciones de muy alto nivel. Su ambición es, a la vez, más modes-
ta y más concreta: intentar definir los elementos básicos del pro-
blema (señalando principalmente las dificultades que, en éste como
en otros campos, resultan a causa de un vocabulario mal traducido de
un idioma a otro, generando confusiones y aún contrasentidos), y
sobre todo intentamos buscar soluciones precisas para casos concretos,
sin dejarnos llevar a consideraciones que, por demasiado teóricas y
abstractas, engendran menos luz que oscuridad.
I. DEFINICIÓN HISTÓRICA DEL RESPETO DE IOS EONDOS
El Respeto de los fondos, adoptando aquí su definición más

simple, poniendo de lado todos los problemas de interpretación que
luego abordaremos, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con
otros, , los documentos (documentos de cualquier naturaleza) prove-
nientes de una administración, de un establecimiento, o de una
persona natural o moral determinadas. Esto es lo que se denomina
fondos de los archivos de esa administración, de ese estableci-
miento, o de esa persona.
1 Luego volveremos sobre las dificultades que suscita esta

noción de "procedencia".
- 69 -
Las justificaciones del principio se nos hacen bien evidentes por
razón del hábito que tenemos de considerar los docunentos cono un
producto natural de la actividad del organismo que los ha formado .
(Aquí tomamos el término organismo, a falta de otro más

preciso en francés,como término genérico para designar todo
"productor" de docunentos. Los italianos dicen ente, los
españoles, entidad. El inglés agency podría servir para el
mismo uso, así como el alemán Provenienzstelle).
Sin embargo, la evidencia del principio no siempre se ha impues-

to, y solo tardíamente apareció en la historia de los archivos.
Hasta comienzos del Siglo XIX, ni los administradores, ni los archi-
vistas, en ningún pais, tuvieron el menor escrúpulo en dividir y
dispersar documentos de un mismo origen, ni en reagrupar y mezclar
documentos de diferentes procedencias,por razones de comodidad (prác-
tica o intelectual). Todas las clasificaciones de archivo que nos han
llegado de entonces están concebidas por "materias", por "temas",
por "lugares", etc. lo que significa que, para su realización, se
rompió el orden en que los documentos fueron producidos.
El mal de tal procedimiento es relativamente benigno cuando se

trata de clasificar los archivos de un solo organismo,( es decir, con
un mismo origen.) Se convirtió en un grave mal cuando, en los gran-
des "depósitos de archivo",que se iniciaron en el siglo XVIII, se
encontraron reunidos archivos con diversas procedencias. Fue lo que
aconteció, notablemente en París, donde la Revolución Francesa
concentró en un solo depósito, bautizado con el nombre de Archives
Nationales documentos tan diversos como el Trésor des Chartes
Royal, los archivos del Parlement de París, los de las abadías y
conventos de la región parisiense, los de los ministerios del gobier-
no real, los de los príncipes exiliados, etc., a los que bien
pronto se sumaron los documentos provenientes de las nuevas Asambleas
y administraciones creadas por la Revolución. Los dos primeros
directores de este gran depósito, Armand Camus y Pierre Daunou,
concibieron el proyecto de tratar esta gran cantidad de archivos
como un solo conjunto documental, dividido en cinco "secciones"
cronológico - metódicas: sección "legislativa" para los docuitentos
de las Asambleas Revolucionarias; sección "administrativa" para
los documentos de los nuevos ministerios; sección de "dominio
público" para los títulos de propiedades del Estado; sección
"jurídica" para los documentos de los tribunales; y por último
sección "histórica". Esta última estaba formada por documentos
considerados (de manera arbitraria) como de especial interés desde
el punto de vista de la historia y de extractos de otras secciones.
1 Por cuidado de simplificación y de claridad emplearemos, a lo

largo de este artículo los términos "producir", "producto","produc-
tor", para referirnos a los archivos de un organismo. En realidad
sabemos que en el conjunto de archivos de una entidad no solamente se
encuentran documentos "producidos" por ella, sino también otros que
ha recibido. El término producido no es, pues, en esticto sentido,
exacto y suficiente. Pero si intentáramos refinar demasiado en este
campo caeríamos en una complicación de vocabulario y en una pesadez
4e redacción no sólo inútiles sino también perjudiciales.
Nota del Traductor: Aunque en nuestro medio, el término ge-
nérico para referirse a un organismo es el de "entidad", se conserva
el designado en francés.
- 70 -
Todos estos documentos fueron "clasificados"(o supuestamente cla-
sificados) por lugares, por fechas, por reinados, etc. de un nodo tal
que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razón
de la mezcla y dispersión en que se hallaban .
Hay que reconocer que esta concepción "ideológica" de clasifi-

cación de archivos contaba entonces con aceptación universal. Era
la época de los grandes sistemas de clasificación científica, como
los de Cuvier para la zoología, de Lineo para la botánica, de Ber-
zelius para la química. En la óptica de los historiadores de
entonces el documento de archivo era considerado interesante de por
sí, independientemente de su contexto, del mismo modo que en las
excavaciones arqueológicas - en Pompeya, por ejemplo, o en Egipto
con la expedición de Bonaparte, los objetos de arte exhumados eran
mirados como piezas de colección sin preocuparse de conservarlos en
el marco de su descubrimiento.
Todo esto hace explicable que la teoría "estructuralista" antes

que así se le denominara, formulada por el historiador francés
Natalis de Wailly en 1841, haya marcado un hito esencial en la his-
toria de la archivística. De Wailly, por entonces jefe de la
Sección Administrativa de los Archivos Departamentales en el Minis-
terio del Interior, fué el inspirador de una circular firmada por el
Ministro Duchatel el 24 de abril de 1841, que puede ser considerada
como el acta de nacimiento de la noción de fondos de archivo, en
los siguientes términos:".. Reunir los documentos por fondos, es de-
cir, reunir todos los títulos (todos los documentos) que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,
y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado... los
documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuer-
po, o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese estable-
cimiento, de ese cuerpo, de esa familia..."
Algunos dias más tarde, Natalis de Wailly, respondiendo a

críticas provocadas por esta nueva noción, desarrollaba así su
concepción: "La clasificación general por fondos es la única
verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un
orden regular y uniforme... Si en vez de este método, del cual puede
decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden
teórico... los archivos caerán en un desorden difícil de remediar.
En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo
de no saber dónde se encuentra un documento .
El evidente valor teórico del principio, no menos que su

interés práctico para la clasificación de los archivos, bien pronto
fueron reconocidos por los archivistas y los historiadores de la mayor
parte de los países europeos, y un tanto más tarde, a principios del
siglo XIX, por los Estados Unidos de América. Los archivos alemanes
lo adoptaron bajo el nombre de Provenienzprinzip y ahondaron en su
análisis. En Inglaterra, el equivalente del "fonds d'archives"
francés es el "archive group" . Italia y España adoptaron la ter-
minología de Natalis de Wailly traduciendo "fonds" por fondo .
1 Ver al respecto: G. DES JARDINS, Le service des Archives

departamentales, Paris, 1890, p. 33-35.
2 G. DESJARDINS, loc. cit., p 30
3 Los americanos prefieren el término "record group"
4 Los matices de sentido entre estos diferentes términos serán
estudiados más adelante.
- 71 -
Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos matices, el principio
del respeto de los fondos, o principio de procedencia es admitido
universalmente como la base de la archivística teórica y práctica.
Ciertamente, ha dado lugar a algunas criticas; pero generalmente re-
caen sobre tal o cual de sus aplicaciones, y no sobre el principio
mismo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca más será objeto
de discusión fundamental, porque constituye una adquisición defini-
tiva de la archivística .
II. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA E INTERÉS PRACTICO
DEL RESPETO DE IOS EONDOS
Las razones que justifican el principio de respeto de los fondos,

en el plano teórico, son numerosas e irrefutables.
En efecto: los archivos son, por definición misma, "el conjunto

de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo,
toda persona física o moral reúne de modo automático y orgánico,
por_ razón misma natural o jurídicade sus funciones o de su activi-
dad ; agreguemos "...y que se conservan a título de referencia" .
El documento de archivo, a diferencia del objeto de colección o

del legajo de documentación constituido por piezas heterogéneas
de diversas procedencias, no tiene, pues, razón de ser, sino en la
medida en que pertenece a un conjunto.
El sitio de un documento de archivo está dentro del seno de un

proceso funcional, del cual es un elemento, por mínimo que sea. Ja-
más se le concibe, en un comienzo, como un elemento aislado. Siempre
posee un carácter utilitario que solo se hace claro cuando ha conser-
vado el puesto que le corresponde dentro del conjunto de los de-
más documentos que lo acompañan.
1 Sin embargo, por razones de fuerza mayor se admite una impug-

nación que ciertos archivistas hacen al principio de respeto de los
fondos: es la concerniente a la transferencia de archivos Estado a
Estado, posesiones de territorio o por independencia de nuevos Esta-
dos. Invocan un "principio de territorialidad" que ligaría la suerte
de los archivos a la de los territorios que les conciernen. En reali-
dad esto no es más que un simple aspecto de la nefasta y condenable
"clasificación por temas", cuyos inconvenientes teóricos y prácti-
cos hemos señalado. Cuando se transfieren fondos enteros de archivos
de un Estado a otro no se viola el principio de respeto de los fondos;
pero no sucede lo mismo cuando la transferencia opera solamente sobre
ciertos documentos, o sobre ciertas partes del fondo. Ciertamente, en
la mayoría de las veces, los archivistas no pueden impedir esos des-
membramientos que se deciden entre gobiernos por razones de política
internacional. Pero esto no implica que se tenga que inventar justi-
ficaciones contrarias a la sana doctrina archivística. (Véase al
respecto, J. PAPRITZ, Neuzeitliche Metoden des Archivischen Ordnung
(informe al v Congreso Internacional de Archivos, Bruselas, 1964).
Archivum, XIV, 1964, p. 32-34.
2 Manuel d'Archivistique, Paris, Direction des Archives de
France, 1970, p. 22.
3 Complemento de definición tomado de Sir Hilary Jenkinson, A
Manual of Archive Administration, 2 a . Ed., Londres, 1937, p. 4.
- 72 -
Theodore R. Schellenberg , en ejemplo excelente, cita el caso de
un mapa -.geográfico que reposa en los archivos de una expedición de
exploración . El hecho que allí se encuentre constituye, de por
sí, un dato histórico importante sobre dicha expedición. Salido
del conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera,
ese mismo mapa perdería gran parte de su interés. De igual modo
(ejemplo citado por Sir Hilary Jenkinson) un recorte de periódico
conservado en un legajo de los archivos del Ministerio de Asuntos Ex-
tranjeros adquiere una significación histórica particular, según la
naturaleza del legajo en que se encuentre.
Por consiguiente, para la apreciación de un documento cualquiera

es esencial saber exactamente quién lo produjo, en qué circunstan-
cias, dentro de qué marco de procedimiento, con qué fin, con desti-
nación a quién, cuándo y cómo fue recibido por su destinatario, y
por qué vías llegó hasta nosotros. Bien: tal conocimiento no es
posible sino en la medida en que el conjunto de documentos que lo
acompañan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin con-
fundirlo con documentos de distinta procedencia, así estos tengan re-
lación con el misno objetivo. En cuanto hace al interés práctico
del método se puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al archi-
vista una base segura para su trabajo de clasificación y de inventa-
rio . Cuando se pone de lado el respeto de los fondos, todo trabajo
archivístico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que
por ejemplo si en su lugar se adopta el método de clasificación por
temas, la mayoría de los documentos pueden ser clasificados de dos o
tres maneras diferentes. Tomemos el caso del proyecto detallado de un
arquitecto para la construcción de un monumento en una ciudad: segiín
el "tema relacionado" podrá ser clasificado bajo el nombre del arqui-
tecto o bajo el nombre del monumento. Esta disyunción desaparece si
el documento ha sido conservado en el expediente administrativo de la
construcción del monumento, y si este expediente, a su vez, ha sido
conservado en el fondo de archivos de la ciudad.
III. PROBIEMAS TEÓRICOS, DIFICULTADES PRACTICAS Y

PROPOSICIÓN DE RESPUESTAS
Aunque de ningún modo lleguemos a decir, lo del archivista

americano Mario D. Fenyo, que "nadie sabe bien lo que el término
"fondo" significa, ni siquiera los franceses que lo inventaron" ,
lo cual es manifiestamente injusto y exagerado, tenemos que reconocer
que la definición de fondo, tal como la expresó Natalis de
Wailly, y tal como hasta aquí la hemos considerado, deja en pie un
buen número de incertidumbres y de dificultades teóricas y prácti-
cas. Examinémoslas, no sin antes rendir homenaje a los numerosos
archivólogos que las han escrutado y estudiado durante medio si-
glo, sin que esto implique que siempre estemos conformes con sus
conclusiones.
1 T.R. Schellenberg, Archival Principles of Arrangement, The

American Archivist, vol. 24, n I, Jan. 1961, p. 11-24.
2 Aquí tomamos "inventario" en un sentido amplio, como se dice
en Inglés "description".
3 Mario D. FENYO, The Record Group Concept: a Critique, The
American Archivist, Vol. 29 No. 2, April 1966, p. 229-239.
- 73 -
Estos problemas y dificultades versan esencialmente sobre cinco
puntos: la definición de "fondo" con respecto a la jerarquía de los
organismos productores de archivos, las repercusiones que sobre la
composición de los fondos ocasionan los cambios de competencia de
dichos organismos; la definición de la noción de "procedencia"
de los fondos; la definición de las nociones de "fondo cerrado" y
"fondo abierto", con su corolario: el problema que plantea la clasi-
ficación de los fondos abiertos; y por ultimo, la extensión
del respeto "externo" de los fondos (respeto a su integridad),
a su respeto "interno" (respeto a las clasificaciones dadas por los
organismos productores y de las divisiones internas de los fondos).
Para las cuestiones y problemas que cada uno de estos puntos suscitan
propondremos respuestas y soluciones.
1. Definición de "fondo" con respecto a la jerarquía de los

organismos productores de archivos.
La dificultad de definir el fondo con respecto a la jerarquía de

los organismos productores de archivos ha sido sentida desde el
origen y considerada como fundamental.
Tomemos un ejemplo: Es fácil definir el fondo de archivos de

una abadía, de un hospital, de un tribunal. Siguiendo (los términos
del Lexicon of Archive Terminology de ediciones Elsevier) se
dice que es "el conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha efectua-
do en el ejercicio de las actividades" de esa abadía, de ese hospi-
tal, de ese tribunal. No hay ninguna dificultad de interpretación
puesto que la abadía, el hospital y el tribunal son organismos bien
definidas que poseen una personalidad jurídica precisa y estable.
Pero al lado de casos simples como el anterior existen variedades

innumerables de casos en que la complejidad de la organización fun-
cional y de los vínculos de subordinación entre los diversos "nive-
les" de los organismos hacen difícil la definición del fondo. Véa-
noslo:
- Todo ministerio, por ejemplo, todo gran cuerpo administrativo

o judicial está dividido en grandes sectores de actividad que, a su
vez, se subdividen en sectores secundarios, cada uno con sus propias
competencias, a los cuales corresponden conjuntos de documentos más o
menos individualizados. Por ejemplo, un ministerio está dividido en
direcciones, y esta en secciones, etc. Pues bien: puede hablarse, en
este caso de "fondos de archivo del ministerio" o de "fondos de las
direcciones", o de "fondos de las secciones"?
- Las administraciones centrales o federales, en la mayoría de

los países, poseen organismos locales fuera de la capital del país.
Debe esperarse que cada uno de esos órganos locales forme su propio
fondo de archivo, o que se constituya un fondo único para el conjunto
de documentos creados por cada uno de esos órganos locales de una
misma administración? - Tomemos otro ejemplo: los diferentes servi-
cios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provin-
cial, regional, distrital, etc., forman un solo fondo con el Ministe-
rio, o cada uno forma el suyo propio?
1 Amsterdam-Londres-New York,1964.
- 74 -
- Los establecimientos u organismos que dependen de una adminis-
tración superior forman fondos de archivos propios, o sus archivos
forman parte del fondo de la administración superior? Por ejemplo:
los archivos de un instituto de investigación dependiente de una
universidad, son una parte simple del fondo de la universidad, o se
les ha de considerar como diferentes de aquellos?
- Las mismas preguntas caben cuando se trata de archivos priva-

dos, como en el caso de establecimientos industriales o bancarios
múltiples que pertenecen a una misma firma, o el de propiedades
raíces múltiples pertenecientes a un mismo propietario.
Los ejemplos podrían multiplicarse; tanto más si se tiene en

cuenta que en el complejo dominio de las jerarquías de funciones
ocurren, con el correr del tiempo, numerosos y frecuentes cambios.
Frente a esta dificultad se pueden asumir dos posiciones intelec-

tuales diferentes, que denominaremos respectivamente "maximalista y
"minimalista".
La primera consiste en definir el fondo al nivel más alto,

considerando que la verdadera unidad de función, a la que tan estre-
chamente está ligada la unidad del fondo, debe colocarse por encima
de todo. Se admitirá entonces que el conjunto de los archivos prove-
nientes de todos los servicios y establecimientos que dependen de un
mismo ministerio forma un fondo único. Los países socialistas de
Europa Oriental llevan hasta sus últimas consecuencias esta concep-
ción "unicista" de los archivos, puesto que estiman que todos los
documentos pertenecientes al Estado forman un solo y gigantesco "fondo
de los Archivos del Estado", base de toda su organización archivís-
tica.
La segunda actitud, contraria a la anterior, consiste en reducir

el fondo al nivel de la más pequeña célula funcional posible, en
consideración a la variedad de ese "conjunto orgánico de archivos
resultado de esa pequeña célula; es evidente que este problema, con-
trariamente a lo que pretenden hacer creer algunos estudios demasiado
abstractos y demasiado teóricos que se le han consagrado, tiene in-
cidencias prácticas muy directas e inmediatas sobre el trabajo de los
archivistas. Porque una vez aceptado el principio de respeto de los
fondos, -del mantenimiento de su integridad, -se hace esencial sa-
ber exactamente cuáles son los límites de lo que debe mantenerse
intacto.
Pues bien: hay que admitir que nunca se ha dado una solución
definitiva a la cuestión. Sir Hilary Jenkinson, (que la estudió
largamente en su Manual of Archive Administration, ed. de 1937,
p.100 sg.) estima que el "fondo" puede definirse como "el conjunto de
archivos resultante del trabajo de una administración, de cualquier
tamaño, constituido como un todo orgánico, completo por si mismo,
con capacidad para tratar de modo independiente, sin la intervención
de una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de los
asuntos que son de su competencia. "Esta fórmula, elegante y seduc-
tora, de hecho es poco lo que resuelve, porque ninguna administra-
ción posee, stricto sensu, poder absoluto para arreglar sus asun-
tos "sin la intervnción de una autoridad superior o exterior". En
cuanto a la capacidad de "tratar de modo independiente todos los
aspectos de los asuntos que son de su competencia", también hay que
decir que ninguna administración la posee, ya que justamente lo pro-
pio y característico de todo procedimiento administrativo es que pue-
de tratarse sucesivamente en diversos niveles interdependientes.
- 75 -
Cuando er los Estados Unidos se inplantó la clasificación de
los National Archives por "fondos" (record groups), la cuestión de
la definición de los límites del "grupo de archivo" fue discutida
ampliamente por el Finding Mediums Committee (1940-1941), cuyos
trabajos nos ha hecho conocer Mario D. Fenyo. .
Como remate de esa discusión Solon J. Buck logró imponer la

siguiente definición pragmática del record group: "unidad ar-
chivística establecida de manera algo arbitraria (somewhat
arbitrarily) en función de la procedencia de los documentos y de la
necesidad de obtener un conjunto de tamaño y naturaleza convenientes
para facilidad del trabajo de clasificación y de inventario". Prác-
ticamente esto significa que el record group quedaba situado en el
nivel de célula administrativa de base, aunque admitiendo que
varias administraciones idénticas podían ser reagrupadas, por razo-
nes de comodidad, en "collective redor groups". Es comprensible que
una formulación tan vaga haya suscitado criticas . En rea-
lidad, los archivistas americanos no cometieron más falta que la
<le ratificar abiertamente en la definición de los fondos de archivo
una falla de rigor casi universal que púdicamente se velaba en
otras partes.
El hecho innegable es que cuando se sitúa demasiado bajo el

nivel de competencia funcional correspondiente al fondo de archivo
(actitud que hemos calificado de "minimalista") se corre el riesgo de
despojar a la noción de "fondo" de toda verdadera significación.
Ciertamente, una oficina ministerial o dependiente de un institu-

to cualquiera produce archivos que, en la etapa de producción por
otros despachos del mismo ministerio o del misma instituto son dis-
tintos, pero interdependientes de estos últimos, y por ello, no
pueden ser considerados autónomos, como tampoco es autónoma la enti-
dad generadora en su funcionamiento. Las anteriores consideraciones
nos llevan a proponer que para definir el organismo productor_de fon-
dos de archivo, se tengan en cuenta los criterios siguientes:
a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la

archivística da a este término (es decir, conjunto infrangibie de
archivos) un organismo público o privado debe poseer un nombre y
una existencia jurídica propios establecidos por un acto de ley,
decreto, ordenanza, etc, preciso y fechado
b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un

texto legal o reglamentario.
c) Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe

estar definida con precisión por el acto que le dio origen; sobre
todo, su subordinación a otro organismo de nivel más elevado
debe estar claramente establecida.
d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en su

nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos
de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse auto-
máticamente a una autoridad superior. (Es claro que esto no quiere
decir que debe gozar de poder de decisión para todos los asuntos;
1 Voir ci-dessus, p.15, note I

2 Por ejemplo, las muy acerbas de Peter J. Scott en The American
Archivist, Vol.29 No, ^ ,„„ ,„„ cnt
4, Oct.1966,p.493-504.
3 La datación precisa es a veces imposible como en el caso de
entidades que se remontan a la alta antigüedad, pero esto no invalida
el conjunto de la definición.
- 76 -
muchos de ellos importantes, tendrá que someterlos a decisión en es-
calas superiores de la jerarquía administrativa. Pero para
producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deberá
gozar de poder de decisión, al menos para ciertos asuntos).
e) En cuanto sea posible, la organización interna debe ser

conocida y señalada en un organigrama.
La aplicación de estos principios da lugar a las siguientes

consecuencias :
Las divisiones o secciones internas de un organismo no reúnen

las condiciones requeridas para la producción de un fondo de archivo;
en cambio, cualquier organismo que posea una existencia

jurídi- ca y un nivel de competencia propio puede producir un
fondo de archivo, pese a que esté subordinado a otro de nivel más
alto.
- los órganos locales dependientes de un organismo central pro-

ducen fondos de archivo que les son propios;
- finalmente, se hace inevitable introducir en archivística una

noción nueva: la de jerarquía de fondos, correspondiente a la
jerarquía de los organismos productores, lo cual implica subordina-
ción de ciertos fondos con relación a otros.
2 Las variaciones de competencia de los organismos productores de

archivos y sus repercusiones sobre el plan archivístico.
Estrechamente ligados con los problemas anteriores se encuentran

otros que plantean las variaciones de competencia de los organis-
mos productores de archivos.
Veamos los principales aspectos:
a) Caso de supresiones de competencias. En el curso de su exis-

tencia un organismo productor de archivos puede perder alguna de
sus atribuciones por innecesaria; por ejemplo, una que estuviese con
una legislación que se ha derogado.
b) Caso de creación de competencias. Inverso al caso anterior,

nuevas atribuciones se pueden otorgar a un organismo, en respuesta a
nuevas necesidades, o a nuevas legislaciones.
c) Caso mixto: transferencia de competencias. A menudo se

transfieren atribuciones de un organismo a otro; lo que equivale a
supresión y creación de competencias respectivamente. La transfe-
rencia también puede ser interna; es decir, que la atribución se
translada de una división a otra dentro del mismo organismo. Este es
un caso muy frecuente. Además, por razón de estas transferencias
pueden ocurrir modificaciones en las competencias: aumentan o disminu-
yen.
d) Caso de competencias temporales: por causa de necesidades

transitorias (tiempos de guerra, por ejemplo) ciertas atribuciones son
sumadas a las que normalmente posee un organismo, y luego suprimidas
cuando la necesidad que las creó desaparece. Estas diversas formas
de variaciones de competencia, que además pueden combinarse entre
- 77 -
ellas dando lugar a un sinnifero de variantes, generan variadas modi-
ficaciones de estructura en la organización de los servicios: crea-
ción o supresión de secciones o direcciones, creación de nuevas en-
tidades anexas o subordinadas a las ya existentes; transferencias de
secciones de un organÍSIID a otro,etc.
Como consecuencia, y puesto que el fondo esta constituido por el

conjunto de documentos producidos por el trabajo de una institución
cualquiera, es obvio que cuando un fondo ha sufrido sucesivas adicio-
nes, supresiones y transferencias de competencias, necesariamente su
contenido habrá aumentado con los documentos que reflejan todas esas
variaciones dificultando así, el trabajo de los investigadores para
la reconstrucción de la continuidad administrativa, o por lo menos,
la simple sucesión cronológica de los asuntos.
Ante esta dificultad, algunos teorizantes han propuesto como re-

medio sustituir ia noción de fondo (o de record groups) por la de
(record ?• series) que podríamos traducir al francés por "suite
archivistiques" más bien que por "série d'archives", por cuanto
la palabra "série" tiene otro sentido muy diferente en el lengua-
je archivístico francés. Estos record series serían ordena-
ciones por "sucesión de documentos, independientes del contexto ad-
ministrativo"; o, dicho de otra manera, reagrupaciones de documentos
en sucesión cronológica y lógica, cualquiera que sea su proceden-
cia .
A decir verdad, detrás de este sistema, aparentemente seductor

es fácil descubrir el rostro apenas semivelado, del viejo sistema
anterior de Natalis de Wailly: el de clasificación "por temas"
(Pertinenzprinzip, como dicen los alemanes). Sean cuales fueren la
sinceridad y la buena fe de quienes proponen violar deliberadamente el
respeto de los fondos, carecen de razón y de justicia, y nosotros no
cejaremos en la lucha contra un error tan grave y de tan pesadas
consecuencias. Cómo rigurosamente lo expresó Sir Hilary Jenkinson,
"cualquier otra cosa podríamos hacer, excepto romper la unidad de los
fondos".
Compartimos plenamente la opinión de Sir Hilary, porque conside-

ramos que es la única compatible con el principio de respeto de los
fondos, y porque creemos que es de suma importancia mantener claro
que, si los fondos se definen de acuerdo con las reglas que he enume-
rado, entonces poco importan las variaciones internas de su contenido,
ya que un fondo se compone de todos los documentos producidos por un
organismo en el curso de su actividad, cualquiera que sea su objeto.
Mirado desde el punto de vista archivístico, el problema de las
variaciones de competencias, con su secuela de variaciones en el con-
tenido de los fondos, es un falso problema. Porque cuando a un orga-
nismo se le priva de una atribución (sin que sea transferida a
otro) simplemente se suspende el crecimiento del fondo al dejar de
recibir los documentos correspondientes a la atribución derogada, sin
que por ello se modifique la naturaleza del fondo. Lo mismo aconte-
ce cuando se crea una nueva competencia en un organismo.
1 Peter J. SCOTT, art. cit. Segiín este artículo, el sistema

de record series ha sido aplicado en el Commonwealth Archives Office
de Camberra, donde se le juzgó "flexible y no rígido". En efecto,
es lo menos que se pudiera decir. El Dr. Papritz en su informe al
Congreso Internacional de Archivos de Bruselas, en 1964 (Neuzeitliche
Methoden...,art. cit, p.18), alude a una práctica del mismo género
("cuando una sucesión de documentos se inicia en una administración
y continua en otra..., la unidad técnica de la sucesión documental
no ofrece ninguna duda"). Estamos de acuerdo sobre una "unidad
técnica", pero los documentos en cuestión no dejan de pertenecer a
dos fondas diferentes. - 78 -
Sin embargo, existe una dificultad real cuando la transferencia
de competencias implica también transferencia de documsntos entre
organismos. En principio, los documentos pertenecientes a la competen-
cia transferida deberían pertenecer, hasta la fecha de la transferen-
cia, a los fondos del organismo que la ejercía, y a partir de la
fecha de la transferencia, al fondo del organismo que la va a
ejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadamente, las cosas
no son tan claras en la práctica, pues, para poder ejercer la nueva
competencia que se otorga, el segundo organismo, está en la obliga-
ción de recoger al menos una parte de los documentos del primer or-
ganismo, relacionada con la competencia transferida. Estos docu-
mentos, que lógicamente pertenecen al fondo del primer organismo,
de hecho quedan incorporados al fondo del segundo, y con ellos
llegarán posteriormente al depósito de los archivos históricos.
Nosotros proponemos las siguientes soluciones a este problema:
a) Por regla general, los documentos que se transfieren de un

organismo vivo a otro organismo vivo que los integra a su fondo
deben ser considerados como pertenecientes al fondo del organismo
que los recoje. Así, por ejemplo, si en 1960 se transfiere a un
organismo B la competencia de un organismo A, y lo que el organismo
B recibe en esa ocasión corresponde a la competencia que ese orga-
nismo A ejercía en 1950, los documentos son considerados como parte
de los fondos del organismo B que los ha recogido. (No importa que
la transferencia haya ocurrido 10 años después de la fecha del do-
cumento más antiguo) .
b) Cuando un organismo en ejercicio recibe las competencias de

otro que se suprime, los documentos de este ultimo deben ser
considerados como constituyentes de un fondo distinto al del fondo
del primero. Así, supongamos que la competencia que un organismo C
venía ejerciendo hasta 1965, es transferida al organismo D, por
razón de la supresión de C. Pues bien, los documentos que pertene-
cieron a C, y que ahora pasan a D siguen constituyendo un fondo dis-
tinto del fondo del organismo D, en tanto que los documentos concer-
nientes a la competencia transferida, a partir de 1965, evidentemente
hacen parte del fondo del organismo D.
c) Sin embargo, dado el caso que los documentos provenientes del

organismo C hayan sido mezclados de manera total, inextrincable, y
sin remedio, con los del organismo D, por fuerza de los hechos debe
renunciarse a considerar el fondo de C como un fondo distinto. En este
caso deberá anotarse, a la cabeza del instrumento de investigación
del organismo D, que con él esta incluido el fondo del organismo C.
Estas reglas se aplican, de modo general, a todos los casos en

que los archivos de un organismo que se suprime son recogidos por
otro, así esto ocurra en el dominio de archivos públicos o priva-
dos. En suma: el fondo de un organismo que se suprime debe consi-
derarse siempre como distinto del fondo del organismo que lo recoge;
salvo que los dos fondos hayan sido mezclados de tal modo que se haga
imposible la identificación del uno con respecto del otro .
1 Al final de este artículo veremos cómo en el instrumento de

investigación de los fondos se pueden remediar parcialmente los in-
convenientes de tal transferencia.
2 Por consiguiente, solo con fuertes reservas aceptamos la fór-
mula quieta non moveré, mediante la cual algunos archivistas expre-
san su preferencia por la conservación de los fondos en el estado que
son entregados al depósito de archivo, (cf. J. PAPRITZ, Neuzeitliche
Methoden..., art. cit., p. 30-32).
- 79 -
3. Qué se entiende exactamente por el término "procedencia de un
fondo"?
Lo que acabamos de decir a propósito de los archivos de organis-

mos suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros orga-
nismos, nos conduce a abordar otro problema ligado al principio
de "respeto de los fondos". El de la noción de procedencia.
La mayoría de las definiciones del respeto de los fondos acuden

a esta noción de "procedencia" hasta el punto de hacerlas equivalen-
tes en los países de lengua germánica y en muchos otros donde el
"fondo" se define cono el conjunto de documentos que tienen la misma
procedencia. Pero el término se hace ambiguo tan pronto como se
busca precisar su sentido. Veamos algunos ejemplos para ilustrar la
ambigüedad.
No existe ninguna dificultad de intepretación cuando el fondo de

archivo producido por un organismo ha sido conservado por el sin
aumento o disminución hasta el momento de su entrega a un depósito
de archivo, y cuando dicha entrega ha sido efectuada directamente por
el organismo productor.
Pero este proceso simple no ocurre siempre. En efecto: es bien

sabido que el fondo de archivo de un organismo cualquiera pudo ser
transferido, por razones de necesidad funcional, a otro organismo, y
que allí haya permanecido agrupado: ?) como un conjunto individua-
lizado; b) o que, por el contrario, haya sido desmembrado, mezclado
con los archivos del organismo receptor. En el primero de estos ca-
sos la identificación del fondo primitivo se hace relativamente fá-
cil. Pero en el momento de su entrega a un depósito de archivo,
cuál será la procedencia de,ese fondo? Será el organismo pro-
ductor o el que lo entrega?
La primera respuesta parece evidentemente más lógica (es la

fórmula entidad productora del Dr. Aurelio Tanodi); en la práctica
puede chocar con dificultades casi invencibles, como sucedería si,
por consecuencia de viscisitudes histórico-administrativas, el
organismo productor en cuestión ha cambiado de nombre, de estructura
y de competencia en el curso de los años.
En cuanto a la otra respuesta, que liga la "procedencia" con el

organismo que hace la entrega, es ciertamente más simple y suscita
menos problemas prácticos. Pero corre el riesgo de desembocar en
absurdos teóricos, por cuanto fondos de orígenes muy diversos pueden
ser consignadas por un mismo organismo; lo que puede dar lugar, si se
aplica al pie de la letra el " principio de procedencia" a mezcla de
fondos diferentes bajo el pretexto que por haber sido entregados
juntos tienen la misma "procedencia".
1 Los fondos donde se encuentran reunidos documentos de origen

diferente, es decir producidos por entidades diferentes, se les deno-
mina en terminología alemana Mischfonds o Mischbestande (fondos
mixtos). Es un término cómodo, pero como se le usa en la práctica
francesa, preferimos no utilizarlo aquí. Ver al respecto J. PAPRITZ,
Neuzeitliche Methoden..., art. cit., p. 27-32.
- 80 -
Como se ve, los inconvenientes a que dan lugar estas dos fórmu-
las son bien diferentes, aunque es poco dudoso que los de la segunda
sean incomparablemente más peligrosos que los de la primera.
Nosotros proponemos la solución siguiente, ligada con la que hemos
presentado para el problema de las variaciones de competencias de los
organismos productores de archivos.
- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad

debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aun-
que se haya consignado en el depósito de archivo, ha sido recogido
por uno o varios organismos intermediarios. En este caso, la noción
de procedencia se halla ligada a la de producción, y no a la de
entrega.
- Al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso

de su historia,o integrado al fondo de un organismo distinto del que
lo produjo, hasta el punto de haber perdido su identidad y su indivi-
dualidad, entonces debe considerársele cono proveniente del or-
ganismo que lo integró a su propio fondo. En este caso la noción de
precedencia se encuentra ligada a la de entrega y no a la producciiSi.
4. Fondos "abiertos" y fondos "cerrados".
Cuando se suprime un organismo, el fondo de archivo que hubiese

creado queda automáticamente "cerrado". Esto es evidente cuando se
trata de organismos de la Edad Media, o de la época anterior a las
revoluciones del siglo XIX; lo mismo en Europa con las Instituciones
de la edad feudal, o en América, con las de la era colonial. Igual
sucede en el ca.ô de instituciones que han cambiado de nombre y de
atribuciones en una fecha precisa debido, por ejemplo, a una reforma
administrativa o judicial, las cosas se hacen menos claras cuando se
entra en el dominio fluctuante de la administración moderna, donde es
difícil establecer con exactitud cuándo una institución ha dejado
de existir, o simplemente cambió de nombre o de lugar en el sistema
administrativo.
Por otra parte, es claro que un fondo no esta completo sino

cuando queda cerrado. En virtud de este hecho los italianos niegan el
nombre de archivos a los documentos de la administración moderna;
porque, según ellos, dichos documentos carecen del carácter de
universitas rerum o dicho de otro nodo, porque no tienen el
carácter de "conjunto cerrado", que es lo propio y necesario de todo
fondo de archivo . A nuestro modo de ver este rigor italiano es
completamente injustificado, puesto que todo documento creado y
conservado por su calidad pertenece, desde el momento de su creación,
al fondo de archivo de la institución, lo que prueba que dicho fondo
existe desde entonces, así no esté completo y cerrado. Además,
esta es la razón por la que los archivistas franceses, lógicos
herederos en este punto, del pensamiento de Natalis de Wailly, se
niegan a separar, tanto en teoría como en la práctica, los "archives
courantes", (los records de la terminología americana) de los
"archives historiques" (los archives en lenguaje americano).
1 Véase, por ejemplo, el artículo de Elio IODOLINI,

Identificazione dell'archivio Rassegna degli Archivi di Stato,
XVIII-3, Sett-Die. 1950, p. 300-321.
- 81 -
Unos y otros pertenecen a los mismos fondos, y por consiguiente,
no pueden ser disociados. En esto consiste la diferencia fundamental
entre el,record management a la americana, y el "pré-archivage' a la
francesa .
Desde luego, debe reconocerse-que, desde el punto de vista prác-

tico, el tratamiento archivístico de los fondos abiertos plantea
problemas, a veces difíciles, si se desea preservar la integridad in-
dispensable de los fondos.
En relación con la definición de fondos cerrados y fondos

abiertos, cuando caben dudas sobre la continuidad o el cese de exis-
tencia de un organismo (es decir, cuando se vacila para decidir si un
organismo deja de existir o si persiste bajo otro nombre) proponemos
las siguientes soluciones:
- Si hay una evidente y total continuidad de competencias entre

el organismo suprimido (organismo A) y el nuevo organismo (organismo
B) que le sucede, puede concluirse que en realidad solo se ha tra-
tado de un simple cambio de nombre y/o de una simple modificación
del organismo A, y por consiguiente, el fondo de archivo del or-
ganismo A no esta cerrado; simplemente cambió de nombre. Sin embar-
go, la decisión de mantener abierto un fondo, es decir, la determi-
nación de considerar los documentos de un organismo suprimido y
los de un organismo nuevo como integrantes de un tínico fondo, no
debe tomarse sino se tiene certeza que las dos no coexisten. Si a
pesar de todo subsiste incertidumbre sobre la oportunidad de tal de-
cisión, el asunto deberá resolverse por la negativa. Es de-
cir que el fondo del organismo suprimido debe considerarse "cerrado"
y se abrirá uno nuevo en el organismo creado.
- Si el organismo suprimido (organismo C) transfiere sus compe-

tencias a otro ya existente (organismo D),el fondo de aquel (C) queda
cerrado, y el de éste (D) asume su continuación, pero distinto de
aquél.
- Si se crea un organismo nuevo (organismo E) para que ejerza

las competencias de varios organismos que se surpimen, (organismos F,
G,H), los fondos de estos quedan cerrados y los fondos del organismo E
los sucede, pero distinto de ellos.
- Para el caso de fondos de instituciones suprimidas que han

sido integrados y mezclados con los fondos de los organismos que los
suceden, tómese en cuenta lo que antes dijimos a propósito de la
noción de "procedencia" de fondos. Evidentemente son fondos cerrados
que han perdido su individualidad a causa de su integración a fondos
abiertos, ya no pueden ser tratados, desde el punto de vista archi-
vístico, como fondos autónomos. El problema es, más teórico que
práctico, debemos insistir en que un fondo permanece abierto mientras
viva el organismo que lo produjo; esto puede ocurrir durante los si-
glos, como ha sucedido con los fondos del Parlamento Británico o con
los de las grandes Congregaciones Remanas.
1 Ver al respecto G. DüBOSCQ y A. W. Mabbs, Organisation du

préarchivage (Paris, Unesco, 1974, 78 p.) y M. DUCHEIN, Le Préar-
chivage: quelques clarifications necessaries. Gazette des Archives,
n° 71, 4° trimestre 1971, p. 226-230.
2 En lenguaje archivístico francés "traiter" un fondo signi-
fica, a la vez, seleccionarlo y clasificarlo, acotarlo e inventariar-
lo: es decir, el conjunto de operaciones mediante las cuales el
ttivista hace accesible el fondo a la investigación histórica.
- 82 -
Adonnas es claro que los archivistas no pueden esperar a que
estos fondos sean cerrados para entonces tratarlos, sino que su obli-
gación es aplicarles un tratamiento dinámico que preserve la
noción de unidad del fondo, y que a la vez, permita fraccionarlos de
manera que se haga posible su explotación. En un próximo párrafo
veremos el modo conveniente de proceder sobre este punto.
5. El respeto de los fondos implica el respeto de su clasificación

interna de origen?
Con esta pregunta tocamos quizá el punto más aelicado de las

dificultades ligadas con el principio del respeto de los fondos.
Recordemos que el principio se define en la forma más simple,

como la no separación de los documentos provenientes de un organis-
mo, y como la no mezcla de documentos procedentes de organismos dife-
rentes. Pero nada nos dice, al menos en su versión primitiva, de la
clasificación interna de los documentos dentro del fondo.
De hecho, la lógica del principio enunciado por Natalis de

Wailly implicaba, que tarde o temprano, se llegase a respetar no
solamente la integridad externa del fondo, sino también, al menos en
teoría, su integridad interna. Es lo que la archivística alemana ha
bautizado con el nombre de Strukturprinzip, complemento natural del
Provenienzprinzip, que enunciado en el célebre Manuel pour le
classement et la description des archives de S. Muller, J.A. Feith y
Fruin, en 1898, se ha convertido hoy en parte integrante del principio
de respeto de los fondos.
La formulación de Muller, Feith y Fruin es como sigue: "El sis-

tema de clasificación debe basarse en la organización primitiva del
fondo de archivo que en sus grandes líneas concuerda con la organiza-
ción de la administración de la cual proviene dicho fondo". Como
con buenas razones esta declaración podía ser tomada como demasiado
optimista, autores holandeses añadieron: "Para comenzar, conviene
restablecer, en la medida de lo posible, el orden primitivo. Solo más
tarde se podrá juzgar si es deseable, y hasta qué punto, apartarse
de ese orden" .
Esta última frase extiende el principio de respeto de la estruc-

tura de los fondos hasta la reconstrucción de dicha estructura cuando
ya no existe. Esto se asemeja un poco a la práctica de los arquitec-
tos del tiempo de Viollet-le-Duc, quienes también "restablecían en
la medida de lo posible" (y a veces más alia de lo posible) el
estado primitivo de los monumentos que debían restaurar, y equivale a
abrir, de par en par, las puertas al abuso de la arbitrariedad, pese a
las buenas intenciones con que se hace. Ni el historiador ni el
arqueólogo, ni el arquitecto tienen que "restablecer" lo que el
tiempo ha destruido, salvo en los casos raros en que es posible, con
pruebas de apoyo. Por lo tanto, rechazamos este método de "restaura-
ción" (Restauratiebeginsel) que constituye una extensión injusti-
ficada del respeto de los fondos. Pero, no por ello deja de subsistir
el valor teórico y práctico del respeto de la estructura de los
fondos (para simplificar llamémoslo "principio de estructura").
1 S. MULLER, j. A, FEITH, R. FRUIN, Manuel pour le classement

et la description des archives, trad, franc. La Haya, 1910, p. 32.
- 83 -
Se concibe fácilmente que la aplicación de este principio está
sembrado de dificultades. Unas derivan, directa o indirectamente, de
lo que atrás dijimos a propósito de las variaciones de competencia.
Dificultades, aún nús frecuentes, provienen de que, muchas veces,
las entidades productoras no tienen ningún respeto al "principio de
estructura" cuando clasifican sus archivos corrientes.
No negamos que, en general, los archivos de las grandes divisio-

nes internas de los organisitos se conservan mas o menos individualiza-
dos e independientes, asi sea solamente por razones de comodidad fun-
cional, aunque el argumento deja de tener valor cuando esas
grandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia.
De todos modos, el hecho real es que, al interior de una misma divi-
sión, los archivos corrientes se conservan de manera diferente
según los casos. Unas veces, según un esquema denominado "tabla" o
"plan de clasificación", puramente organizacional, es decir, calcado
sobre la organización de la división; otras, de modo puramente me-
tódico, es decir, por categorías de asuntos tratados (en casos como
este el esquema de clasificación es frecuentemente de tipo decimal).
Otras veces se combinan los anteriores procedimientos, dando lugar a
tipos mixtos: semi-organizacional, semi-metódico. Pero lo que con
más frecuencia ocurre, aunque no se crea, es que no exista ningún
esquema de clasificación de archivos corrientes y que el organismo
conserve sus documentos en desorden; que cada empleado o jefe de
despacho tenga su propio método de arreglo, generalmente indescifra-
ble para cualquier otra persona. De otra parte, todos estos sistemas
pueden coexistir,o sucederse unos a otros, al interior de un mismo or-
ganismo, con la secuencia de desórdenes que es fácil de suponer.
Agreguemos a todas éstas la dificultad que implica el aporte de

archivos de diversas procedencias, ocasionado por supresiones y ads-
cripciones de competencias, ya clasificados de modo más o menos efec-
tivo, además de mezclados e integrados, por su transferencia, a los
archivos de la entidad receptora. Así tendremos una idea sumaria de
los desórdenes de toda naturaleza que presentan los fondos en el mo-
mento de su entrega a los depósitos de archivo, encargados de clasi-
ficarlos y conservarlos. Finalmente, por si lo dicho fuese poco, y
para colmo de los desórdenes, agregúese la manipulación brutal a
que se les somete frecuentemente en la operación de entrega.
En estas condiciones, qué nos queda del principio de "respeto de

la estructura interna" de los fondos?
Frente a esta situación tan compleja nos asalta la tentación de

declararla inextrincable y de renunciar a considerar "el principio de
estructura" como una regla de la archivística, al igual que al prin-
cipio de procedencia". Pero se haría mal, si así se procediera,
porque en realidad estos dos principios se derivan ambos de la concep-
ción "orgánica" de los archivos, que según vimos, es fundamental.
Se hallan ligados uno a otro, y en buena lógica no se les puede
disociar.
Antes de proseguir precisemos un punto muy importante. En los

países de tradición administrativa germánica, y en menor medida en
los países de tradición anglo sajona, existe un órgano especial
llamado Registrator (en inglé^ Registry), encargado de registrar
y clasificar todos los uocumentos recibidos o producidos por ese
organismo.
- 84 -
Dicho de otro modo, su función consiste en proporcionarles
medios de referencia (letras, mineros, etc.) correspondientes a un
cuadro o esquema preestablecido. Tiene, pues, una verdadera función
de pre-clasificacióh de los archivos administrativos corrientes y
así se explica por qué los archivistas germanos conceden y reclaman
el respeto de la clasificación por la Registrator: Es la forma a la
vez más simple y la más evidente del "principio de estructura".
Desafortunadamente, en los países de tradición administrativa

latina (española, francesa, italiana) no existe nada parecido a la
Registrator. La clasificación de los archivos administrativos
corrientes, cuando ella existe, la llevan a cabo los mismos servicios
administrativos. Así, muchas teorías formuladas por los archivistas
de tradición germana sobre el principio de estructura son inaplica-
bles a los archivos de los países de tradición latina o, más exac-
tamente, no corresponden aquí a realidad ninguna. Precisamente esta
es una de las razones principales por las que la archivística de los
países de Europa Central no puede transladarse, tal cual, a los
países de cultura latina, y visceversa.
En el desarrollo de nuestra exposición adoptaremos el punto de

vista de los archivistas de los países latinos, es decir de los
países sin Registrator.
Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de res-

peto de estructura interna a la clasificación de los fondos es nece-
sario distinguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes.
a) Casos de los organismos de estructura simple. Entendemos

por entidades de estructura simple aquellas de escasa importancia en
cuanto hace al numero de sus empleados y cuyas tareas no están re-
partidas funcionalmente entre varias divisiones y secciones, cada una
con atribuciones precisas y estables.
En estos casos, si el organismo practica una clasificación cual-

quiera de sus archivos corrientes (alfabético, metódico, etc.) al
archivista le conviene respetarla, mejorándola cuando lo estime
necesario. Pero tal respeto no constituye una obligación si la cla-
sificación usada por el organismo es demasiado defectuosa o incó-
moda para la investigación.
Con mayor razón, si el organismo no practica ninguna clasifica-

ción sistemática de sus archivos corrientes, el archivista quedará
en libertad para clasificar el fondo del modo que mejor le parezca.
En este caso no habrá lugar para el "respeto de la estructura" de
los fondos.
b) Caso de los organismos de estructora couple ja. Las enti-

dades que poseen un personal numeroso y atribuciones múltiples gene-
ralmente se hallan divididas en sectores (divisiones, direccio-
nes, subdireccióh, secciones, etc.) cada una con atribuciones defi-
nidas.
Es claro que los documentos producidos por estas divisiones (por

comodidad llamémoslas a todas así) si bien es cierto que no consti-
tuyen fondos distintos de archivo, no por ello dejan de formar conjun-
tos orgánicos que, en obediencia al principio de respeto de la es-
tructura, deben mantenerse agrupados. Conveniente tomar esas divisio-
nes como base de la clasificación interna del fondo del organismo, de
modo que cada una de las divisiones primarias del fondo corresponda a
una de las divisiones estructurales del organismo.
- 85 -
Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son esta-
bles. Frecuentemente se las modifica, y sus atribuciones cambian a un
ritmo creciente en el mundo moderno. Frente a esta dificultad dos so-
luciones son posibles:
- Si se desea conservar las divisiones funcionales de la enti-

dad como base de la clasificación de fondo, entonces se divide este
en trozos cronológicos, o en períodos delimitados por los cambios de
estructura de las divisiones, y se clasifican los documentos corres-
pondientes a cada uno de los períodos como formando un todo. Esta
solución es aceptable, y aún recomendable, si los cambios en cues-
tión no son demasiado frecuentes, y si como consecuencia, los perío-
dos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menos
diez años), junto con una gran estabilidad de atribuciones al inte-
rior de los períodos.
- Por el contrario, si los cambios de estructura y de atribucio-

nes de las divisiones internas del organismo son demasiado frecuentes,
entonces habrá que renunciar a tomar esas divisiones como base de la
clasificación del fondo y considerarlo, desde el punto de vista de su
tratamiento archivístico, como un fondo de organismo simple sin di-
visión interna .
c) Es necesario respetar la clasificación que las entidades

productoras han dado a sus fondos? A pesar que los archivistas se
sienten naturalmente tentados a conservar sin modificación las clasi-
ficaciones dadas a los documentos por el organismo productor del fon-
do, esta tendencia suscita numerosas dificultades que no pueden ser
subestimadas.
Una de estas dificultades es fundamental, y consiste en que la

clasificación que los organismos productores dan a los documentos
nunca es concebida de modo que cubra un largo período de tiempo.
Su utilidad es esencialmente funcional, pragmática, y no histórica.
No corresponde pues a los métodos de clasificación archivistica
que, por lo general, contemplan trozos cronológicos bastante largos.
Sin embargo, si eludiendo la dificultad se adpta una clasifica-

ción por trozos cronológicos cortos, o si la clasificación dada por
el organismo productor permanece estable por un largo período, aún
así subsisten otras dificultades. De una parte, puede suceder que la
clasificación dada por el organismo productor no cubra sino algunos
sectores o fracciones de los documentos. De otra parte, la clasi-
ficación pudo haberse efectuado según principios extraños al méto-
do archivístico, más cercano a los usados en la clasificación de
bibliotecas o centros de documentación (clasificación decimal, por
temas, etc.), y en ocasiones, hasta por métodos contrarios al princi-
pio de respeto de los fondos (si hay mezcla de documentos de diversas
procedencias). Agreguemos que estas clasificacines son aplicadas por
los organismos productores con mas o menos rigor y continuidad, y que
a menudo la adopción de un nuevo sistema se acompaña de un total
desmantelamiento de la clasificación anterior, con efectos retroacti-
vos hasta a varios años.
1 Cf. Th. SCHELLENBERG, Archivos Modernos, trad, esp., La

Havane, 1958, p. 93: "Generalmente es inconveniente la subdivisión
en clases o clasificaciones orgánicas en un esquema de clasificación
pues la estructura orgánica de las dependencias gubernamentales
modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la
clasificación de sus archivos".
- 86 -
En estas condiciones sería iluso y peligroso tonar sistemática-
mente la clasificación ciada por los organismos productoras como base
de la clasificación archivistica. Antes de adoptar esta solución
el archivista debe estar seguro de: a) que la clasificación dada por
el organismo productor ha sido efectivamente realizada, continuada
y mantenida; que no ha sido itera intención o veleidad; b) que se
ha cumplido durante un lapso suficientemente prolongado; c) que en-
globa todos los documentos del fondo, o de la división del fondo que
se va a tratar.
Si no se cumplen todas estas condiciones, creemos que se debe
renunciar a seguir la clasificación dada por el organismo productora,
y que más vale proceder como si el fondo no hubiera recibido nin-
guna clasificación antes de llegar a manos del archivista .
En resumen, la cuestión del "respeto de la estructura interna"

de los fondos llama las siguientes respuestas:
- cuando un fondo presenta divisiones que corresponden a divi-

siones funcionales del organismo productor, esas divisiones deben
tomarse, en cuanto sea posible, como base de la clasificación archi-
vística. Pero habrá que renunciar a hacerlo si las divisiones fun-
cionales del organismo han cambiado de estructura y de atribuciones
con demasiada frecuencia.
- cuando un fondo, o una división de fondo, posee una clasifi-

cación que le fue dada por el mismo organismo que lo entrega, puede
conservarse como base de la clasificación archivfstica, bajo la con-
dición que sea estable, que cubra un período bastante prolongado,
que sea compatible con el principio de respeto de los fondos, y que
haya sido correctamente elaborada. En caso contrario, el archivista
puede orientarse por ella en su trabajo, aunque sin seguirla ciega-
mente.
- en todos los otros casos el archivista puede, legítimamente,

clasificar el fondo, o la división del fondo, según lo juzgue mejor
basándose, en cuanto le sea posible, en la estructura interna del
organismo productor,pero sin preocuparse mayormente que su clasifica-
ción refleje los detalles y variaciones de dicha estructura.
d) La clasificación de los fondos por fragmentos cronológicos

En el curso de este artículo, y en repetidas ocasiones, hemos aludido
a la clasificación de fondos por fragmentos cronológicos, o
períodos.
La primera cuestión que al respecto surje es la de si tal méto-

do es legítimo y compatible con el respeto de la unidad interna de
los fondos. El asunto es discutible en el plano teórico; y en la
práctica, ciertamente es preferible evitar su empleo cuando es posi-
ble; es decir, cuando se trata de un fondo cerrado proveniente de un
organismo que no ha sufrido cambios profundos de estructura interna y
de atribuciones en el curso de su historia.
1 Como se ve, esta opinión difiere de la de la mayoría de los

archivólogos alemanes, pero recordemos que ellos se apoyan en el sis-
tema de la Registratur que nosotros voluntariamente, hemos puesto de
lado en este artículo. Nuestra opinión se funda en las experiencias
de las clasificaciones, o seudo-clasificaciones, "realizadas", (o pre-
tendidamente realizadas) por los organismos administrativos franceses,
con resultados que en un 60% no merecen atención, y en un 30% son
catastróficas desde el punto de vista archivistico.
- 87 -
Para los fondos abiertos (cuyo tratamiento archivístico es, por
fuerza de las cosas, fraccionado), así como para los fondos cerrados
cuya composición refleja los cambios de estructura y de atribuciones
sufridas por el organismo productor, la clasificación por fragmentos
cronológicos constituye una necesidad práctica tan evidente que se
impone a todos los archivistas, a pesar de las reticencias de los
teorizantes.
No obstante, deben guardarse tres reglas, para evitar que el

método termine en una verdadera desmembración de los fondos:
- Por una parte los fragmentos cronológicos seleccionados como

base para la clasificación deben ser lo suficientemente largos, de
modo que cada uno constituya un conjunto coherente (diez años como
mínimo).
- Por otra parte, los fragmentos deben corresponder a períodos

bien definidos de la vida del organismo productor del fondo, dicho de
otro modo, sus limites no pueden escogerse arbitrariamente.
- Finalmente, para que un fragmento cronológico pueda ser tra-

tado con rigor archivístico es necesario que incluya todos los
documentos correspondientes a dicho período de nodo que se haga po-
sible el tratamiento simultáneo de la totalidad.
Reunidas estas tres condiciones puede precederse al tratamiento

de cada fragmento cronológico como si se tratara de un fondo cerra-
do. Sin embargo, si en realidad solo se trata de un fragmento del
fondo, es necesario, que en la medida de lo posible, cada fragmento se
trate con máximo paralelismo y similitud respecto a los fragmentos
que le preceden, para facilitar el trabajo de investigación ulterior.
De todo lo anterior se desprende que el tratamiento por fragmen-

tos cronológicos no contradice, en forma alguna, el respeto de la es-
tructura interna de los fondos; porque este respeto se cumple al in-
terior de cada uno de los fragmentos, y con mayor facilidad cuando han
sido delimitados de modo que correspondan a los grandes cambios de es-
tructura y de competencias del organismo productor.
Entiéndase bien, y sobre ello queremos insistir, que aquí nos

estamos refiriendo al tratamiento "archivístico" de los fragmentos
cronológicos. Esto implica que tal tratamiento no puede emprenderse
sino largo tiempo después que el fragmento cronológico haya sido
cerrado, para tener certeza que ningún documento correspondiente al
fragmento repose aún en el organismo de origen. (En Francia, por
ejemplo, el tratamiento archivístico definitivo se aplica solamente a
documentos anteriores al 10 de junio de 1940, fecha que marca el final
de la Tercera República. Todos los documentos posteriores a esta
fecha reciben un tratamiento meramente provisional). Como regla gene-
ral se puede admitir que un fragmento cronológico permite ser tratado
archivisticamente cuando todos los documentos que lo componen son ya
del dominio público y cuando ya no son suceptibles de aumento ni ob-
jeto de selección ni de eliminación.
e) Nota sobre la terminología de clasificación y la cotación

de los fondos. Nos parece que es útil hacer aquí algunas precisio-
nes de vocabulario sobre los términos usados en archivística
para las diferentes nociones relacionadas con la clasificación y la
acotación de los fondos, porque frecuentemente tienen un valor
distinto en los diferentes países, dando lugar a contrasentidos, a
veces graves, cuando son mal entendidos por los traductores.
- 88 -
En francés la palabra classement (en español clasifica-
ción) se aplica a toda operación de ordenamiento de elementos
según un esquema, según un plan o un cuadro previamente estableci-
dos. En el campo de los archivos la clasificación se aplica en
varios niveles sucesivos:
- clasificación de los fondos al interior de un depósito de

archivo;
- clasificación de las piezas (legajos, expedientes, volúmenes,
etc.) al interior de un fondo.
- clasificación de los documentos individuales (folletos o
grupos de folletos) al interior de una pieza.
Al interior de los fondos, sus divisiones se denominan por lo

general series,en inglés,(a veces se las llama también subgrupos,
lo cual es más claro). Este término inglés series se presta a
confusión en las traducciones, pues en archivística francesa la pa-
labra série posee un sentido completamente diferente, ya que
allí designa las grandes divisiones alfabéticas en que se colocan
los fondos al interior de un depósito de archivo (por ejemplo, la
serie U de los archivos departamentales franceses recibe todos los
fondos procedentes de los tribunales judiciales, y la serie T re-
cibe todos los fondos procedentes de instituciones de enseñanza y
educación, etc.). Las divisiones primarias de las series son lla-
madas sub-series, cada una corresponde generalmente a un fondo;
aunque en ciertos casos, cuando la serie se compone de un solo
fondo, las "sous-séries" corresponden entonces a divisiones de
ese fondo, cono sucede con las series o los subgrupos ingleses.
Por regla general, todo trabajo de clasificación conduce a una

identificación de los documentos clasificados. Esta identificación
(llamada a veces erróneamente numeración, (en inglés numbering)
en francés se designa con el término cotation; la acotación se
compone generalmente de un conjunto de letras y de números según
cierto orden .
Una vez que los documentos han recibido su acotación, el archi-

vista procede a la redacción del auxiliar de búsqueda (en inglés,
finding aid) correspondiente al fondo o a la división del fondo
tratado. Según la forma más o menos detallado con que se les redac-
te, se les llama, en francés, guide, état sommaire, répertoire o
répertoire numérique, inventaire sommaire, inventaire analytique.
Estos términos son todos difícilmente traducibles a otras lenguas:
así, un inventaire inglés nada tiene que ver con un inventaire
francés; y el equivalente inglés de inventaire analytique sería
aproximadamente calendar; En otras partes se emplea catálogo
como equivalente del término francés répertoire, cuando en Fran-
cia la palabra catalogue se reserva, en principio, para los docu-
mentos que no forman fondos, sino colecciones heterogéneas. El con-
junto de operaciones de redacción de los instrumentos de investiga-
ción se denomina en inglés description: término cómodo que no
tiene equivalente exacto en francés.
1 Sobre esta cuestión de la acotación y de las dificultades a

que da lugar veáse J. PAPRITZ, Neuzeitliche Methoden..., art. cité
p. 17-18. Nosotros nos limitamos a una breve alusión porque solo
marginalmente toca con el tema de nuestro estudio.
- 89 -
Los anteriores ejemplos demuestran la necesidad de disponer de
definiciones bien precisas de los términos archivísticos en las
diferentes lenguas. Es una necesidad primordial si se quiere evitar
malentendidos y errores de interpretación cargados de malas conse-
cuencias. Justamente, una buena parte de las discusiones y divergen-
cias internacionales sobre el respeto de los fondos tienen su fuente
en malentendidos.
- 90 -
EL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN ARCHIVISTICA
COMO MEDIO PARA REMEDIAR LAS DIFICULTADES DEL
RESPETO DE IOS FONDOS
Por todo lo que hasta aquí se ha visto se hace evidente que la

mayor parte de las dificultades que plantea el principio de respeto de
los fondos surge de la contradiceion que existe entre la naturaleza
del fondo, que es un producto orgánico de la actividad del organis-
mo que lo ha creado, y las necesidades de investigación, que es
metódica y sistemática.
Realmente existe una solución global a estas dificultades,

aunque solo en raras ocasiones se pone en evidencia por los teorizan-
tes del respeto de los fondos. La solución consiste en reconstruir,
mediante los instrumentos de investigación, la continuidad de la
secuencia "suites" de los docuirentos que se ha roto en la clasifica-
ción de los fondos, por causa de las variaciones de estructura y de
competencia de los organismos.
Esta reconstrucción de la quebrada continuidad puede hacerse de

varias maneras, según los casos:
- Si solamente se desea que el investigador vea clara la suce-

sión de los organismos que en el curso de los años han ejercido una
atribución dada, entonces se conforma un cuadro que precise el nombre
del organismo que ejerció tal atribución en cada período, con indi-
cación de las acotaciones de los documentos correspondientes al fondo
de dicho organismo, se trata en cierto modo, de una guía que orienta
al investigador hacia el fondo que le interesa.
- Si por el contrario, lo que se desea es poner a disposición

inmediata del investigador, la totalidad de los documentos correspon-
dientes a una atribución dada, se elabora entonces un catálogo o
inventario "interfondos", lo cual equivale más o menos, a reconstruir
solamente en el instrumento de investigación, las "records series"
propuestas por Peter J. Scot (cf.atrás), guardando siempre perfecto
respeto de la integridad de los fondos.
- También el instrumento de investigación de un fondo o de un

fragmento cronológico de un fondo puede limitarse a señalar, median-
te notas a pié de página, en qué fondos se encuentran los docu-
mentos que preceden o que siguen en el tiempo a los descritos en el
instrumento de investigación.
- En fin, mediante índices alfabéticos o esquemas metódicos

(por temas) pueden reagruparse, sin tocar su clasificación, los
documentos dispersos en varios fondos o en varias divisiones de un
fondo, relativos a un mismo personaje, a un mismo lugar, etc.
Así mismo el instrumento de investigación puede reagrupar

varios fondos emparentados (por ejemplo, un "fondo principal" puede
reagruparse con sus "fondos subordinados"; o también puede hacerse
con los fondos de pequeñas entidades de competencia vecina o similar,
etc.). Así se hace posible poner en claro el parallelisnus
membrorum existente entre varios organismos de competencia veci-
na, sin tocar la integridad de los fondos.
- 91 -
De todos nodos, el análisis de las atribuciones de los organis-
mos productores de fondos de archivo y de sus variaciones constituye
una parte esencial y fundamental del trabajo archivfstico. No
puede concebirse ningún tratamiento válido de fondos sin este previo
análisis.
Un instrumento de investigación de archivo no puede limitarse a

describir secamente los documentos que componen un fondo. Todo catá-
logo o inventario de fondos debe estar precedido de una introducción
sobre el organismo del cual provienen, sobre su historia, sobre sus
atribuciones y variaciones, como también sobre la historia del fondo
mismo, sobre su formación y clasificación. Si se realiza correcta-
mente este estudio, entonces todas las dificultades conexas con la
aplicación del respeto de los fondos quedan prácticamente resueltas.
En este deberá encaminárselas a futuras investigaciones y trabajos de
los archivistas. Tal es nuestra opinión.
MICHEL DUCHEIN
Conservador en Jefe
en la Dirección de los Archivos de Francia.
- 92 -
ALGUNAS REFLEXIONES SOBRE LOS PRINCIPIOS PARA EL
ORDENAMIENTO DE ARCHIVOS
por
HERMAN HARDENBERG
Usted, apreciado Sr. Papritz, fue uno de los primeros archivis-

tas extranjeros que se interesó en los sistemas modernos de archivos
Holandeses en donde la formación clásica de series en orden crono-
lógico o numérico fue abandonada en favor de un sistema de archivos
por materia, imitando una práctica Alemana ya bien establecida.
Por lo tanto, usted tal vez estará también interesado en saber

que mientras tratábamos de averiguar aquellos principios de ordena-
miento según los cuales se pueden organizar por materia los documen-
tos de una agencia, tratábamos al mismo tiempo de definir estos
principios teóricamente. Sería útil familiarizar a nuestros cole-
gas alemanes con nuestras ideas, por la sencilla razón que su viejo
profesor H.O. Meisner ha tratado este problema asegurando que básica-
mente sólo hay dos principios de ordenamiento, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas de ordena-
miento son variaciones, mientras que mis colegas Van der Gouw,
Van Hoboken, Panhuysen y yo hemos llegado a otra conclusión
en Nederlandse archiefterminologie (Terminología Archivística
Holandesa). Por estar usted como profesor en la Escuela de Archivos
en Marburg, particularmente familiarizado con estos problemas, me
tomo la libertad de dedicar en su honor mi contribución a este tema.
En Holanda, se ha atribuido sólo un significado restringido al

término procedencia. S. Muller Fz. definió por primera vez este tér
mino en 1908 como: "El principio de procedencia (herkomstbeginsel)
es el método de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo
documento se lleva al grupo de archivo y a la sección del grupo a la
que pertenecía cuando el grupo era aún un organismo vivo". En el
pensamiento Holandés, el principio de procedencia se refiere sola-
mente a la procedencia del documento individual. Por consiguiente, no
tiene nada que ver con la conservación del ordenamiento interno
impuesto por la agencia que crea el grupo de archivo como un todo.
Obviamente, esto solo se puede aplicar a los grupos de archivo que ya
tienen un ordenamiento interno. El problema en cuanto al sitio donde
se debe colocar cada documento dentro de este ordenamiento, fue par-
cialmente solucionado por Muller, mencionando la sección a la cual
perteneció originalmente el documento. Nosotros hemos preferido un
enunciado más preciso y la Nederlandse archiefterminologie dice:
"El principio de procedencia es el principio por el cual todo
documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se
origina y dentro de este grupo, a su sitio original". El lugar en
el archivo donde estaba originalmente el documento, por lo tanto,
determina la tarea del archivista, quien tiene que ordenar los
documentos que han sido despegados de su antigua asociación o que se
han llevado a otro lugar.
- 93 -
Unido al principio de procedencia, gue en Handleiding voor het
ordenen en beschrijven van archieven de Muller, Feith y Fruin
se menciona solo tangencialmente en la explicación del párrafo 18
sobre la división de grupos en los archivos (respect des fonds), el
Handleiding en el párrafo 21 introduce la noción de lo que
nosotros hemos definido como el principio de destino
bestenmingsbeginsel). Este párrafo establece claramente que no es
el contenido temático de un documento, sino su destino, lo que
determina el lugar que se le asigne en el grupo de archivo.
En aquellos casos donde se impone un ordenamien- to donde antes

no existía, es imperativo suponer que es clara la institución para
la cual se destinó el documento, o a la institución donde debe
pertenecer, según su naturaleza. Esto lo hemos definido así: "El
principio de destino es el principio por el cual todo documsnto
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó de acuerdo
con su naturaleza".
Mientras que el destino constituye una operación activa, la pro-

cedencia se considera una cualidad derivada o pasiva. Por consiguien-
te, el principio de destino es un poco diferente al principio de pro-
cedencia. Uno lo puede aplicar al establecer un nuevo sistema de
archivo. Por ejemplo, cuando diferentes agencias comparten una misma
administración, como hoy día es frecuente en los pequeños munici-
pios, ocurre que el principio de destino se abandona al reunir los
documentos de dos ó tres municipios y al ordenarlos en un grupo de
archivo de acuerdo al esquema de clasificación decimal de archivos.
También puede decirse que el principio de destino dice lo mismo

con respecto a un documento particular al igual que el principio de
procedencia con respecto a todas las piezas de archivo de los documen-
tos generados por una agencia.
Usted, Sr. Papritz, ya se dio cuenta que conservar el ordena-

miento interno impuesto por la agencia creadora no se guía por el
principio de procedencia. Esta retención es realmente el
pre-requisito para la aplicación del principio de procedencia.
Por lo tanto, la sección sobre principios de ordenamiento

Nederlandse archiefterminologie comienza con el principio de estruc-
tura archivistica (structuurbeginsel): "El principio de la estructura
archivística es el principio por el cual un grupo de archivos es un
todo, es la estructura históricamente determinada que no debe ser
alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archi-
vos" . En esta definición hemos tratado de introducir el concepto
por el cual, en una metáfora biológica, se indicaba un ordenamiento
del crecimiento orgánico o un organismo de un grupo de archivo.
Hemos soltado intencionalmente esta metáfora, porque se ha
malentendido de tal forma que fue interpretada como una razón válida
para la aplicación incondicional del principio de estructura adminis-
trativa. Nadie puede discutir que, la estructura de un grupo de
archivo está condicionada históricamente. Pero mantener esta
estructura impone el requisito de restaurarla si se alteró como se
dijo anteriormente, y devolver los documentos originales de archivo a
sus lugares de origen.(herkomstbeginsel).
* S. Muller Fz. - J.A. Feith - R. Fruin Th. Az., Manual for the
arrangement and description of archives. Translation of the second
edition by A.H. Leavitt (New York 1940).
- 94 -
Al requisito de restablecer el ordenamiento interno impuesto por
la agencia creadora, lo hemos llamado el principio de restitución
(restauratiebeginsel): "El principio de restitución es el princi-
pio por el cual, cuando se reordena un grupo de archivo en primer
lugar, se debe restablecer el orden que ya existía en ese
grupo;después pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las
principales ideas subyacentes a ese orden". Este es el principio
que se presenta en el párrafo 17 del Handleiding de Muller, Feith y
Fruin, allí, como lo he tratado de demostrar en Nederlands
Archievenblad, 1958/ 1959, parcialmente confundido con el principio
de la estructura administrativa. Es el mismo principio que en
(Grundzüge einer deutschen Archivterminologie (Principios de
la Terminología Archivística) se describe como "Regulierendes
Registraturprinzip", (Principio Regulador del Archivo). La reforma
al ordenamiento hecho por la agencia creadora la permite el
párrafo 18 del Handleiding. Pero mientras que éste habla en
el párrafo 17 de "corspronkelijkeorde" (orden original), no se
considera la posibilidad que el orden interno haya sido cambiado por
la agencia creadora. He experimentado tales cambios, por ejemplo, al
ordenar los archivos del "département" de los Nedermaas
(1794-1814).
La definición del principio de estructura administrativa tal

como se dá en la terminología archivística Alemana, combina dos
conceptos que nosotros en la Terminología Holandesa, preferimos
definir por separado. Sin duda, no siempre se da el caso que el orde-
namiento de los documentos en el archivo corresponda no sólo a las
funciones de la agencia que origina el documento sino también a su
organigrama. En Holanda, hay ministerios donde el ordenamiento de los
documentos se ha basado exclusivamente en las funciones, sin tener en
cuenta la organización de los cargos y sus tareas especiales.
Por consiguiente, nosotros hacemos una diferencia entre el

principio funcional (functioneelbeginsel) y el principio de organi-
zación (organisâtiebeginsel), de los cuales solo el último puede
traducirse como el principio de estructura administrativa: "El prin-
cipio funcional es el principio por el cual las divisiones, tanto en
la creación como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se
determina por la subdivisión de la tarea de la agencia o la persona
que origina o crea un grupo de archivo".
Por "subdivisión de la tarea" debe entenderse el descargo de

una función específica o la indicación de un objetivo específico
de la administración. La aplicación de este principio a un grupo
de archivo que ya tiene un orden interno establecido por una agencia
creadora, es opuesto al principio de procedencia, si el establecimien-
to de ese orden original no nació del principio funcional. La
afirmación que una forma de ordenamiento debe estar dentro del
principio de procedencia, por consiguiente, no aplica.
Uno puede pensar más en una relación con el principio de perti-

nencia, aunque estos dos principios son básicamente diferentes,
porque el ordenamiento en el primer caso se origina en las
funciones de la agencia objetivamente determinadas, mientras que en el
otro caso, está basado en una división puramente teórica de
acuerdo con consideraciones subjetivas.
El principio de estructura administrativa se define en Holanda

como: "El principio de organización es el principio por el cual tanto
en la creación como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los
subgrupos se derivan tanto de la organización de la agencia creadora
como de la organización de la administración de la agencia".
- 95 -
De esta definición se deriva que el principio de organiza-
ción puede basarse tanto en la distribución de las responsabilidades
cono en la distribución del trabajo dentro de los cargos.En ambos ca-
sos, puede aparecer un sistema por división organizacional. Cuando se
reordena un grupo de archivo, el principio de organización no se en-
frentará con el principio de la estructura archivística y sus prin-
cipios derivados (principio de procedencia, principio de pertinencia)
permitiendo que la estructura de un grupo de archivos, históricamente
determinada, esté de acuerdo con la estructura administrativa.
El párrafo 16 de Handleiding supone que aún el ordenamiento

original de un grupo de archivo, que es su estructura históricamente
condicionada, es en su totalidad similar a la estructura administra-
tiva, la cual, sin embargo no siempre corresponde a los hechos.
El Handleiding también está en contra del principio de perti-

nencia, porque en el párrafo 21, rechaza el ordenamiento por el tema
contenido. Sin embargo, ya que este método de ordenamiento encuentra
aplicación en los sistemas modernos de archivo, hemos aceptado
también el principio de pertinencia como un principio de ordenamien-
to: "El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel) es el
principio por el cual tanto en la creación como en el reordenamiento
de los grupos de archivo, los ítems deben ordenarse de acuerdo a
los temas a los cuales pertenece sin tener en cuenta su destino
ni su procedencia". Es evidente que esto entrará en conflicto con
otros principios de ordenamiento y que como en el caso del principio
funcional, no sirve como una base válida para el ordenamiento de los
docunentos que no se originan en el cumplimiento de funciones
individuales o que no se pueden agrupar bajo un sólo encabezamiento
de materia.
Conociendo todo esto, gradualmente hemos llegado a siete princi-

pios de ordenamiento diferentes, en los cuales el principio de proce-
dencia y el principio de pertinencia, como se ha visto, juegan un
papel subordinado. En cuanto al sistema Holandés se refiere, esto es
entendible puesto que la teoría archivística Holandesa se ha basado
por mucho tiempo en los principios de estructura y restitución de
archivos. En los archivos modernos hay cosas un poco diferentes. En
los sistemas modernos de archivo de varios ministerios (en los cuales
a partir de 1950 se ha prescrito un plan decimal de archivo) existe
una tendencia a ajustar el principio de pertinencia con el principio
de estructura administrativa, en cuanto que en cada división
administre, sus propios documentos, están en cualquier parte
clasificados de acuerdo con el mismo plan unitario de archivos.
Esto demuestra que la realidad no es ser obsesivos con los principios,
pero sí dejar abierta la posibilidad de unir varios principios
de ordenamiento haciendo valer así la técnica de ordenamiento
como una materia viva, llena de movimiento.
- 96 -
MAX LEHMANN Y EL ORIGEN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA*
El problema del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóri-

» s e históricos ha sido de gran interés para los archivistas de
/arios países y las líneas generales de un desarrollo que culminó
en el famoso principio de procedencia fueron ejecutadas convincente-
mente. Lo que ha recibido menos atención son los rumbos del
pensamiento histórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos,
las circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo en
acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron a liberar la
profesión de archivos de la influencia de ideas ajenas a sus tareas.
Este artículo trata de dar una visión sobre los inicios del
principio de procedencia en el Privy State Archives de
Berlín. La historia de cómo este principio de originó en las
necesidades de una agencia de archivos fue contada en 1902 por
Paul Bailleu, quien había participado activamente en su
aplicación en los archivos de Berlin . Sin embargo, su artículo
revela muy poco de la oposición que encontraron los defensores de
este nuevo sistema, y tampoco da el tributo suficiente al hombre
cuyo nombre estará por siempre ligado con uno de los pasos decisivos
en la historia de esta profesión. Max Lehmann fue el autor de "The
Regulations of July 1, 1881" las cuales en el Privy State Archives
prescribían: "respeto para cada orden original y para cada
designación original", pero esto dice poco a los archivistas que no
estén familiarizados con su vida y con sus escritos. El origen del
principio de procedencia no puede tomarse solamente de los
archivos. Lo que ellos dicen es que las Regulaciones de 1881 fueron
bosquejadas por Max Lehmann y adoptadas en una conferencia de
funcionarios del. Privy State Archives presidida por su director,
Heinrich von Sybel . Sin embargo, como sucede a menudo, los archivos
no reflejan los conflictos de las personalidades e ideas que
preceden y acompañan el nacimiento de un documento
administrativo de mayor significado, con el resultado de que debe
acudirse a fuentes menores de información, tales como memorias,
autobiografías y tradiciones orales, para llenar el vacío.
* Contribuyó al Indian Archives (enero - junio 1950).

1 La literatura pertinente aparece en un apéndice del excelente
artículo escrito por Andrea Varga, "II principio di provenienza", en
Archivi, series II, 6:184-203 (1939), el cual sin embargo no
incluye el "Das Provenienzprinzip in den Preussischen Staatsarchiven,"
de Georg Wionter en la Revista de la biblioteca, archivo y museo del
Ayuntamiento de Madrid 10: 180-190 (Apr. 1933). Para un buen resurten,
ver también el European Archival Practices in Arranging Records
de Theodore R. Schellenberg, (National Archives, Staff Information
Circulars, No. 5; Washington, 1939).
2 El término es admitido cono inadecuado porque no enfatiza la
diferencia fundamental entre el nuevo principio y aquel de respeto
de fondos. Sin embargo, se ha aceptado y se usará a lo largo de
este artículo. "El principio de la Santidad del orden original"
sería más preciso.
3 "Das Provenienzprinzip und dessen Anwendung im Berliner
Geheimen Staatsarchiv ," in Korrespondenzblatt des Gesanmtvereins
der deutschen Geschichts- und Alterthumsvereine, 50: 193-195 (Oct.
and Nov. 1902).
4 Véase Johannes Schultze, "Gedanken zum "Provenienzgrund-
satze," in Hans Beschorner, éd., Archivstudien zum siebzigsten
Geburtstage von Hbldemar Lippert, p. 225 (Dresden, 1931).
- 97 -
En su artículo sobre el principio de procedencia Varga se
refiere a,- las Regulaciones de 1881 como las "Regulaciones
Sybelinas". Esto es cierto en cuanto a que Sybel, Director de
los Archivos Estatales Prusianos, les did su sanción oficial y
autorizó su aplicación. También es cierto porque el trayecto
desde los respect des fonds Franceses hasta el principio de
procedencia Prusiano, o mejor el Registraturprinzip, constituye uno
de los principales logros de la dirección de Sybel por un período
de 20 años desde 1875 hasta 1895, lo cual elevó los archivos
Prusianos al rango de verdaderas instituciones eruditas y les dio
el Iffi31" Ç[ue merecían dentro de las otras agencias culturales del
país. Fue Sybel, un hombre no menos famoso por sus escritos
históricos que por su talento administrativo y organizacional, quien
inició las series voluminosas de la Publikationen aus den
preussischen Staatsarchiven y el Kaiserurkunden in Abbildungen.
Este magnifico programa de publicaciones no solo dio a sus funciona-
rios espléndidas oportunidades de erudición, sino que también
atrajo a los mejores estudiantes de historia a entrar a la
profesión de archivos. Cuáles otras administraciones archivisticas
de aquel tiempo pueden enorgullecerse de los servicios de
archivistas tan prominentes como Max Lehmann, Paul Bailieu,
Reinhold Koser y Friedrich Meinecke, quienes legraron no sólo
fama nacional sino internacional.
Es a Meinecke a quien se le debe algo de la información sobre

los orígenes del principio de procedencia, ya que el primer volumen
de sus memorias incluye un agradable capítulo sobre los Privy
State Archives en la década de 1870 a 1880. Localizados en el
corazón del viejo Berlín donde Los Margraves de Brandenburg
habían vivido antes de la construcción del castillo sobre el Spree,
sus bóvedas contenían los documentos del Privy Council de
Brandenburg - Prussia, a los que sumaron en 1874 los del General
Directorium, el Ministerio del Interior y Finanzas del siglo
XVIII, y aquellos de algunos ministerios del siglo XIX. El edificio
sobresalía más por su ambiente que por sus comodidades y conve-
niencias. Dos documentos se almacenaron en estantes de madera que
llegaron hasta los techos más altos, y en el primer piso, en medio
del monumento de papeles de su burocracia, se levantaba la enorme
estatua ecuestre de Federico el Grande. Se honró la organización
del Privy State Archives al igual que el edificio. Sin tocar aún
los conceptos de manejo eficiente el Privy State Archives contaba
con seis archivistas y unos pocos asistentes que tenían el título
de Archiv-Sekretár.
5 Varga, p 190. Igualmente E. Wiersum habla de la adopción del

principio de procedencia como la decisión personal y mérito de
Sybel; ver su "Het herkomsbeginsel", en Congrès International des
Archivistes et des Bibliothécaires, 1910, Actes, p.137 (Bruxelles,
1912).
6 Paul Kehr, "Ein Jahrhundert preussischer ArchiwervQltung," in
Preussische Jahrbücher, 196: 159-178 (May 1924), hace un excelente
resumen de los logros de Sybel como Director de los Archivos Estatales
Prusianos (p. 173 - 175). Ver también "Sybel" de Paul Bailleu, en
Allgemeine Deutsche Biographie, 54: 645 -667 (Leipzig, 1908).
7 Friedrich Meinecke, Erlebtes, 1862-1901, p. 137-148
(Leipzig, 1941).
8 Ver las secciones correspondientes del manual anual oficial
titulado Handbuch für den Kóniglich Preussischen Staat und Bof.
- 98 -
Aunque el Director de los Archivos del Estado Prusiano era
también el Director de los Privy State Archives, se dejó la
administración al pequeño grupo de Archivistas del Privy State
quienes por parejas se alternaban el cuidado de la agencia.
Sujetos solamente a asistir a las conferencias mensuales, presididas
por el Director Sybel, los archivistas del Privy State hacían los que
querían imbuidos con la dignidad e independencia de sus cargos.
Fue poco después de su nombramiento en 1875 que Sybel llamó a

Max Lehmann para que ocupara unagvacante como Archivista del Privy
State. Nacido en Berlín en 1845, Lehmann había recibido una
excelente educación en el famoso Joachimstalsches Gymnasium que lo
preparó espléndidamente para los estudios universitarios que
realizó en la Universidad de Berlín, Kônigsberg y Bonn. En
la Universidad de Bonn, Sybel fue uno de sus principales
profesores y aunque Lehmann abandonó Bonn después de lo que él
consideró su semestre más feliz, para prepararse para su doctorado
** en Berlín, Sybel lo empleó en 1867 para estudiar el material en
la State Paper Office en Londres para su historia de la
Revolución Francesa. Esto le dio a Lehmann la oportunidad para
instruirse sobre la investigación en fuentes de archivo y lo que
fue aún más importante observar la vida de una gran capital en
Europa Occidental. A su regreso, Berlín le pareció "como una
ciudad provinciana,,, de tamaño mediano con un sorprendente gran
número de soldados."
Desilusionado por su expectativa de hacer una carrera académica,

Lehmann se alegró muchísimo al aceptar la oferta hecha por Sybel
para ocupar una posición en Privy State Archives. Fue para él, como
después lo confesó, "no realmente una carrera académica, pero si
una buena preparación para esta". Es fácil imaginar que el nombra-
miento de Lehmann no fué recibido con entusiasiiD por los antiguos
archivistas del Privy State. Además de su experiencia en trabajo de
archivos, el hecho que Lehmann asumiera a la vez la editorial de la
Historische Zeitschrift de Sybel y que se le pidiera que inaugurara
la Publikationen con un trabajo sobre las relaciones de Prusia con
la Iglesia Católica, no gustó mucho a sus colegas. Esto significó
que no todo su tiempo y su trabajo perteneciera a la labor diaria de
los Archivos del Privy State.
Si tenemos razón al suponer que el nombramiento de Lehmann

encontró dificultades en los Archivos Privados del Estado, su
personalidad las superó. Fue el "más peleador" de los
archivistas e historiadores Alemanes, dispuesto a entrar en
controversias literarias, de llevarlas hasta el final así no fueran
agradables y aún de gozarlas. La tradición oral en los
Archivos Privados del Estado lo caracterizaron como un ser
dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas.
9 Lo siguiente se basa en el esbozo de la autobiografía de

Lehmann de Siegfried Steinberg. ed. Die Geschicntswissenschaft in
Selbstdarstellungen,[1;] 207-232 (Leipzig, 1925).
10 Ibid., p.213.
11 Con respecto a ataques hechos al Zentrum del Partido
(Católico) contra su primer volumen de "Preussen und die Katholische
Kirche," Lehmann dijo en su esbozo de autobiografía: "Yo respondo
claro está [Historische Zeitschrift, 1883], y casi nunca he gozado
tanto un feudo literario como éste" (ibid., p. 218).
- 99 -
"Había algo de león en la manera-,de ser de Lehmann", dijo
Meinecke en su obituario en 1930, "una severidad intelectual
suprema combinada con una gran pasión y un ardiente entusiasmo
ético que podían llevarlo a grandes alturas pero que también
algunas veces podían desviarlo de éstas.
Un hombre de tal carácter volcánico no podía adaptarse al tipo

sosegado de una venerable agencia como the Privy State Archives,
cuyos inicios fueron a comienzos del siglo XVII, y le produciría
hostilidad si tratara de cambiar su campo vital del trabajo de
archivos. Y esto fue exactamente lo que Lehmann hizo cuando obtuvo
alguna experiencia como archivista. Los Documentos del Privy State
Archives recibieron una organización básica. dentro de grupos
de archivo llamados Reposituren antes de la reorganización del
Estado Prusiano durante el período llamado de Reforma entre los
arios 1807 y 1815. A pesar del hecho de que se transformó
completamente el gobierno central, los archivistas continuaron
colocando los documentos de los nuevos ministerios en las divisiones
del antiguo esquema de los grupos de archivo, principalmente sobre
la base de la materia asunto. Para dar un ejemplo, la correspon-
dencia del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Misión en
Bruselas sería combinada con los antiguos archivos del Concejo
Privado perteneciente a Brabant, y los documentos de la Misión de
Bruselas se intercalarían para completar el trabajo. El resultado
obvio de esto fue que la documentación de las agencias más nuevas
del estado emergieron completamente a un sistema diseñado para
acomodar el material de un período anterior.
Cuando Paul Bailieu discutió la aplicación del principio de

procedencia a los fondos de Berlín antes de la reunión de Archivis-
tas Alemanes en 1902, describió ampliamente los resultados no-satis-
factorios de,.lo que él llamó la falta de un "sistema minucioso de
ordenamiento" Trató particularmente las dificultades encontradas
en el trabajo de referencia. Para encontrar los documentos había
primero que buscar en las listas de acceso de la agencia, en ellas,
determinar la designación del archivo o palabra guía (guías) y
con la ayuda de estas palabras guía encontrar la designación
dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad
de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte de los
archivistas jóvenes. Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la
procedencia de la agencia y la clasificación del archivo debía
reeemplazar el ordenamiento imposible basado en la materia asunto.
Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservación de archivos
desarrollado en las oficinas de archivo Alemanas, los documentos se
ordenaron bajo símbolos de clasificación y una vez que llegaban
a la agencia de archivos, era cuestión de mantenerlos en este orden
o de reformarlo si se volvía obsoleto.
Parece pues que la experiencia archivística demostró clara-

mente las ventajas del nuevo sistema. Sin embargo, también corres-
pondió al "pensamiento histórico" de una generación que vino
a los archivos de las clases de Ranke, Droysen, Sybel y otros héroes
de un gran período de la historiografía Alemana. El nuevo
principio era más que un acierto técnico; significaba el respeto
por el crecimiento histórico hacia las fuentes de la investiga-
ción histórica que habían surgido en el curso de los sucesos
históricos.
12 Historische Zeitschrift, 141: 449-450 (1930).

13 Ver Bailleau, p. 193-194.
14 Ibid., p 194.
15 Ibid.
- 100 -
En vista de que el ordenamiento por materia asunto había sido
utilizado por varias décadas y que la aplicación del principio de
procedencia implicaba volver a trabajar en muchos de los fondos del
Privy State Archives, no debe sorprender el hecho que las nuevas ideas
encontraran oposición por parte de los tradicionalistas del Privy
State Archives. Su vocal fue el "omnipotente" Paul Hassel "quien,vino
al poder como el favorito de Max Duncker, el predecesor de Sybel".
Durante la guerra Franco-Prusiana, Hassel, Ph.D. de la Universi-

dad de Berlín, fue reportero del Preussischer Staatsanzeiger con la
Third Army, y se puede suponer que el heredero al trono, el
Príncipe Federico Guillermo quien estaba al mando de la armada, reco-
nendó a Duncker y lo ayudó en su carrera en los Archivos. Afortuna-
damente para los defensores del cambio, los antiguos Archivistas del
Privy State, ansiosos por defender la dianidad de su oficina, rechaza-
ron la actitud despótica de Hassel. Unieron sus fuerzas con la
generación joven y convencieron a Sybel de la necesidad de un nuevo
sistema de ordenamiento. Naturalmente, no conocemos los detalles del
conflicto que precedió a la adopción de las Regulaciones de
Julio 1 de 1881. Estas representaron una clara victoria del frente
anti- Hassel. Hassel renunció a los Archivos Privados del Estado
Prusiano, y en Julio de 1882 fue llamado cono Director de los Archivos
Reales del Estado Mayor de Dresden. Una vez más, le ayudó el
Príncipe, quien posteriormente fuera el Emperador Federico III.
El camino estaba ahora libre y como dijo Meinecke, "la idea de

ordenar los documentos de acuerdo con su procedencia, ahora ya implan-
tada con todo el vigor posible, inyectó de repente una cantidad
increíble de vitalidad e individualidad a todos los Archivos. Para
cada agencia en particular, el archivo... se convirtió en un orga-
nismo vivo y propio con su principio peculiar de vida, y surgieron
diferentes personas con sus propias tradiciones e impulsos.
Cuando Meinecke ingresó a los Archivos Privados del Estado el
15 de Abril de 1887 terminó la tarea de rehacer los archivos de
acuerdo con las nuevas ideas, y -i pudo "ser testigo del
entusiasmo que inspiró a sus pioneros".
Como se señaló, Lehmann no fue el único entre los archivistas

jóvenes que presionó para utilizar los nuevos métodos de ordena-
miento de archivos. Pero exactamente, qué era lo que él buscaba con
este nuevo principio? Bailleu en su artículo de 1902, presentado en
la reunión de archivistas alemanes, habló de la nueva generación
de archivistas que ingresaron a los Archivos Privados del Estado ya
fuera con Sybel o poco después y que se convencieron de la necesi-
dad de terminar con la confusión existente y organizar todos los
fondos de los archivos en base a un minucioso principio de ordena-
miento, pero no mencionó el papel que tuvo Lehmann. Esto puede
explicarse. En 1902 las relaciones de Lehmann con sus antiguos cole-
gas y amigos en los Archivos de Berlín se habían tornado tirantes.
16 Meinecke, p . 142.
17 A. Reichardt, "Paul Hassel," Biographisches Jahrbuch und
deutscher Nekrolog, 9:223-224 (Berlín, 1908).
18 Meinecke, p . 142.
19 Ibid.
20 Ibid.,p. 142-143.
21 Ibid., p . 143.
22 Bailleu, p . 194
- 101 -
En su biografía de Scharnhorst, Lehmann había aplastado la in-
terpretación histórica conservadora de las Guerras de Liberación y
su tesis que la guerra de los Siete Años había sido provocada por
Federico el Grande, rompió sus relaciones con los historiadores ofi-
ciales de Prusia. Su nombre se volvió poco popular. El mismo
Lehmann en su autobiografía, proclamó el principio como su contri-
bución personal, sin mencionar los nombres de sus colaboradores:
"Encontré que era posible mejorar la organización y el ordenamiento
de los Archivos en base al principio de procedencia que hoy en día ha
sido aceptado; esto fue importante para los Archivos y para el
Estado. Y así como Bai lieu no reconoció la labor de su antiguo
colega quien se había salido del credo oficial de los historiadores
Prusianos, Lehmann a su vez, no reconoció que como protagonista en
la lucha por las nuevas ideas, había tenido la ayuda valerosa del
grupo joven de los Archivos Privados del Estado.
Para Lehmann, aunque encabezó la lucha, no luchó solo. Meinecke

ingresó a los Archivos cuando Lehmann estaba aún en las directivas
y había oído bastante sobre los sucesos de los Archivos Privados del
Estado ?4 al iniciarse la década de los 80, reconoció la labor de
Lehmann pero también la colaboración de muchos de sus colegas.
Mainecke dice "en primer lugar", pero también Bailleu y Hegert insis-
tieron "en ordenar los archivos con base en su procedencia histórica,
o sea, de acuerdo con el orden natural en que se «originaron en las
oficinas de archivo de las agencias particulares."
Mientras que para el grupo joven parecía obvio lo inadecuado de

las prácticas de ordenamiento existentes y la necesidad de una
teoría diferente para solucionar el problema, mientras hubo un inter-
cambio frecuente de experiencia y mucha discusión sobre lo que debía
constituir el verdadero principio de ordenamiento de archivos, fue
indudable que la naturaleza enérgica y dinámica de Lehmann llevaran
las nuevas ideas a la victoria. En esto, fue de gran importancia su
estrecha relación con Sybel y su reputación como uno de los hombres
fundamentales en la archivística aunque no en el campo histórico.
Parece irónico que uno de los cambios trascendentales en la

teoría y práctica de archivos fué hecho por un hombre para quien la
profesión de archivos era solamente una segunda tarea. En el diseur^
so inaugural de Lehmann ante la Academia Prusiana de Ciencias
para la que había sido elegido después de la publicación de su bio-
grafía de Scharnhorst, enfatizaba la importancia de los archivos
para la investigación, ya que toda investigación en la historia
moderna debe comenzar en los archivos y es por esto que el
archivista que realiza su labor con un alto sentido de
responsabiblidad tendrá ventajas sobre sus compañeros que solo
visitan los archivos ocasionalmente".
23 Steinberg, p. 217
24 Meinecke, p. 142
25 Igualmente, Reinhard Lüdícke en su obituario de Paul
Bailleu, en Archivalische Zeitschrift, 3a serie, 2: 290-291
(1925), habla de la "reorganización de los documentos en base al
principio de procedencia, iniciado bajo la dirección de Max
Lehmann."
26 Preussische Akademie der Wissenschaften zu Berlin,
Sitzungsberichte, 1887, p. 633-635 (Berlín, 1887).
- 102 -
27
Pero "la historia no es sólo un resuman de documentos," y
"una acumulación de piedras de construcción, que no importa que tan
bellamente se modelen, no es un edificio". A lo largo del discur-
so hizo énfasis sobre la tarea creativa de un historiador, como
Lehmann lo veía, y no dijo nada sobre el principio de procedencia y
su compromiso con él.
Su elección para la Academia de Ciencias, la biografía de

Scharnhorst, y su papel en los Archivos Privados del Estado colocaron
a Lehmann en los primeros puestos de su profesión. Cuando la gente
hablaba de su carrera-guiñaba los ojos como diciendo: "El futuro
director de los archivos". Pero esto no influyó en su decisión
cuando "finalmente, finalmente" se le ofreció una cátedra en Marburg,
que en el ototíp de 1888 fue anunciada como "los días celestiales de
la libertad".-3
De ahí en adelante Lehmann se dedicó exclusivamente a su

enseñanza y a su escritura. A la biografía de Scharnhorst le
siguió su libro: Federico el Grande y el Origen de la Guerra de
los Siete Años (1894), que causó protestas violentas por pnrte de
los historiadores Prusianos y desató una controversia nunca vista por
los eruditos Europeos, lo mismo que la biografía del Barón vom
Stein. Esto a su vez, llevó a Lehmann a un feudo escolar de mayores
proporciones cuando su tesis sobre la influencia de la Revolución
Francesa en los Reformadores Prusianos, fue atacada por Ernst von
Meier. Lehmann continuó luchando por lo que él consideraba una
buena causa, en contra de la mayoría de los historiadores Alemanes,
siempre adheridos a la convicción de que "la política,y la historia
no tienen un enemigo más peligroso que el chovinismo," que en la
historia de nuestra civilización Occidental hay vastas tendencias y
relaciones que trascienden las barreras nacionales, y que~ como último
recurso, "toda la historia es historia universal". El hombre
quien en su juventud fue considerado un "conservador impulsivo
finalmente se volvió un apoyo de la Constitución de Weimar, siempre
devoto de sí mismo y veraz a su carácter".
En una vida tan llena de hazañas y conflictos, la intervención

de Lehmann en el descubrimiento e implantación del principio de
procedencia fue un episodio sin importancia. Pero aún si su persona-
lidad dinámica no pudo encontrar satisfacciones en las trivialidades
del trabajo de archivos, nosotros como archivistas debemos estar orgu-
llosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debe-
mos recordar con respeto y gratitud la deuda que nuestra profesión
tiene con él.
27 Ibid., p. 633
28 Ibid., p. 634
29 Steinberg, p. 221.
30 Ibid.
31 Ibid., p. 233.
32 Preussische Akademie der Wissenschaften zu Berlin,
Sitzungsberichte, p . 635.
33 Meinecke, in Histarische Zeitschrift, 141:450 (1930).
- 103 -
NUEVAS TÉCNICAS DE ARCHIVO
Informe por el Dr. James B. Rhoads
III - CONCLUSIONES
Al intentar evaluar la información resumida anteriormente, es

necesario primero reconocer algunas dificultades que se originan
básicamente en el idioma y la terminología. En el estudio de las
respuestas al cuestionario, se hizo evidente que el término
"técnicas", tal como se usa en la administración de archivos, aún
no se entiende y no se acepta ampliamente. Casi todas las operaciones
y actividades pueden incluirse bajo este término, y con frecuencia
se hizo así en algunas respuestas. Otras respuestas se basaron en
una definición más limitada lo cual impidió que se hiciera una
exposición de los principios operativos, políticas y procedi-
mientos operantes en la actualidad. Esta divergencia básica de
opinión influyó en el balance sobre el cubrimiento y énfasis
reflejados en las recopilaciones hechas por los distintos países.
Una segunda dificultad fue el uso del término "nuevo". El cues-

tionario se limitaba al presente y al "pasado reciente", pero no indi-
caba si las técnicas reportadas debían ser nuevas para la profesión
de archivos en general, en un país en particular o en una institu-
ción particular dentro de ese país. La variedad de interpreta-
ciones de este término influyó en la falta de respuestas por
parte de algunos países y en las respuestas negativas de otros. Se
han incluido estas respuestas ya que pueden ayudar al estudio del
proceso por el cual se desarrollen técnicas particulares, se
acepten y se divulguen a otros países en varias partes del mundo.
Otra dificultad es la relacionada con la terminología archi-

vística misma. Si no hay equivalentes exactos del Inglés para
muchos conceptos y términos archivísticos en otros idiomas, el uso
de un cuestionario en Inglés que emplea la terminología archivis-
tica Americana tiene las mismas dificultades para su entendimiento.
Los términos "arreglo" y "ordenamiento" parece que fueron especial-
mente confusos; la inclusión de "expurgo" y "clasificación" como
conceptos relacionados pudo haber eliminado algo de la confusión.
Sin embargo, a pesar de estas dificultades, todas las respuestas re-
velaron un gran interés en los problemas básicos y un análisis
cuidadoso de las preguntas. La falta o la brevedad de una respuesta
bajo un encabezamiento particular no puede considerarse en ningún
momento desinterés o falta de cooperación. Todas las agencias de
archivos necesariamente emplean técnicas al dirigir sus operaciones;
algunas simplemente escogieron considerar sus técnicas lo no
suficientemente nuevas como para justificar una explicación.
Con las limitaciones anteriores y sin hacer comparaciones que

puedan confundir, es posible formular una serie de conclusiones tenta-
tivas de cada encabezamiento, basadas en las evidencias disponibles, y
se pueden sacar algunas conclusiones generales de las respuestas
tomándolas como un todo.
Un estudio de las respuestas bajo el título Organización y

Administración revela un amplio interés en el impacto producido por
la tecnología del computador aplicada a los sistemas tradicionales
de archivo, y también hay un interés casi igual en la posible uti-
lización de esta tecnología en el manejo de las instituciones y
de los programas de archivo.
- 104 -
El interés en los registros legibles por máquina es igualmente
evidente en las respuestas encontradas bajo Evaluación y Disponi-
bilidad, Diseño y ordenamiento de los Depósitos, y Preservación.
El interés en el uso directo de esta tecnología es particularmente
evidente en las respuestas referentes a la creación de ayudas de
búsqueda. La conclusión obvia es que se necesita estudiar más los
productos y las implicaciones de la tecnología del computador. Como
un paso inicial, parece que sería factible y consistente con su
jurisdicción el que las autoridades de archivos afirmen el
carácter básico de los archivos, y los intereses archivísticos y
evalúen el valor de la documentación legible por máquina y de
los programas relacionados. La tendencia hacia el establecimiento
de instituciones separadas fuera de la autoridad archivfstica
llamadas "archivos de datos" es sin duda lamentable, ya que todas las
agencias archivisticas tradicionales tanto históricas como admi-
nistrativas son "archivos de datos" en términos de la informa-
ción contenida en de sus fondos. Es esencial que la profesión
de archivos acepte su responsabilidad en este reciente desarrollo y
y en la evolución de las formas documentales. Las tareas a las que
nos enfrentamos en esta área son formidables, pero no tanto como
las que encontraron los primeros archivistas en la era de las table-
tas de arcilla quienes descubrieron, en una oficina contigua, un cú-
mulo de rollos de papiro que contenían símbolos en un idioma
desconocido. Y en el proceso de conocer y desarrollar las técni-
cas necesarias para estimar y aumentar estas nuevísimas formas de
archivo, los archivistas tuvieron que aprender sobre la tecnolo-
gía que las produjo y utilizarlas cuando fueran apropiadas, como
una herramienta de manejo en la planeación y control de sus propios
programas y operaciones.
Son algo sugestivas dos técnicas adicionales que fueron reporta-

das bajo el título general de Organización y Administración: el
uso de comités asesores y la descentralización geográfica selectiva
de los fondos de archivo. Ambas técnicas merecen atención por parte
de nuestros colegas, en una era de gran énfasis de expansión de
los servicios de archivo a los eruditos y al público en general,y
en vista del rápido crecimiento de la población y de la descentra-
lización de las funciones y operaciones gubernamentales en
muchos países. Del lado negativo, las respuestas a este título
general, con algunas excepciones, revelaron poco interés por la
innovación en el uso de las técnicas modernas de administración
en la dirección general de las instituciones de archivo. A medida
que estas instituciones necesariamente expanden sus fondos, funcio-
narios y servicios, su dirección y administración requieren
una atención más completa por parte de un mayor número de funcio-
narios. Las implicaciones de este desarrollo para la profesión de
archivos, y los problemas resultantes del entrenamiento de los
archivistas profesionales en las ciencias de la administración,
merecen mayor atención de la que hasta ahora han recibido por
parte del Concejo Internacional de Archivos.
La cantidad y variedad de respuestas bajo los encabezamientos

"Gestión de Archivos y Evaluación y Arreglo" indican lo
mucho que ha aumentado por parte de las autoridades archivísticas la
aceptación de las responsabilidades profesionales por los archivos de
hoy con el fin de asegurar la adecuación y el mejoramiento de la
calidad de los archivos del mañana. Esta participación en las
prácticas de revisión, generación y preservación de documentos,
con miras no sólo a mejorar las operaciones actuales sino también a
considerar la economía y eficiencia que resultan de la evalua-
ción y arreglo periódico de los documentos cuando ya no se necesi-
tan para el manejo de asuntos actuales, puede no ayudar pero forta-
lece la posición de las agencias de archivo en sus respectivas es-
- 105 -
tructuras gubernamentales. Les muchos casos reportados en los que se
daba entrenamiento en administración de archivos a los funcionarios
de las agencias, al igual que a los funcionarios de los archivos,
representa una extension y expansión de los servicios tradiciona-
les de archivo.
En esta área de rápido desarrollo, hay otros temas que

requieren un mayor estudio y análisis. Uno de estos es el de los
problemas asociados con la evaluación, arreglo y suministro del
servicio de referencia sobre archivos clasificados bajo sistemas deci-
males de archivo. El uso de este sistema parece ser un desarrollo
común en la evolución de los sistemas de archivo desde las formas
más simples de registro hasta los sistemas más complejos que se usan
hoy en las naciones más avanzadas. Los fondos de archivo de muchas
naciones incluyen una amplia variedad de documentos clasificados
decimalmente en cuya evaluación y uso las instituciones archivísti-
cas han adquirido una experiencia invaluable. Para los archivistas
de estas instituciones puede ser muy útil compartir sus experien-
cias con sus colegas en las naciones donde se empiezan a usar los
sistemas decimales de archivo.
Un segundo punto se relaciona con las técnicas empleadas en

la evaluación y arreglo de los archivos. Mientras existe una gran
divergencia en el objetivo, naturaleza y formas de los archivos de un
país a otro, parece que las técnicas relacionadas con el estudio
y preparación de los esquemas de conservación y arreglo para los
archivos de las agencias particulares y los esquemas generales para
archivos comunes a dos o más agencias, podrían revelar similitudes
básicas de un país a otro. Especialmente para ayudar a los paí-
ses en desarrollo a adaptar estas técnicas de estudio y estos
esquemas a sus propias necesidades, el Consejo Internacional de
Archivos debería adelantar nuevas investigaciones en este campo, y
si es el caso, autorizar la preparación y publicación de un manual
sobre este tema.
Un tercer punto es la función de los archivos intermedios. Su

desarrollo como un vínculo esencial entre las agencias operativas y
las instituciones de archivo merece un mayor estudio. Aún no se
sabe lo suficiente acerca de las condiciones particulares más apro-
piadas para su establecimiento; las consideraciones básicas que de-
terminarían su localización y sus funciones en varios países
cuyos sistemas de conservación de archivos representan diferentes
etapas de desarrollo, y los distintos problemas para su efectiva
gestión. Estos tópicos necesitan una investigación más profun-
da. Particularmente sugestiva para los países avanzados y para
los que están en vía de desarrollo es la experiencia de "=irios esta-
dos Americanos al construir edificios de archivos TGI. espacios
adecuados de depósito para futuras adquisiciones, que se justifi-
ca por el uso de este espacio como archivos intermedios .)?0ta qu** sea
necesario utilizarlos para los fondos de archivo.
Haciendo referencia específicamente a la Evaluación y Arreglo,

las respuestas al cuestionario subrayaron la necesidad J? aumentar
la atención al problema de los registros legibles por máquina,
los distintos usos y limitaciones de las técnicas probadas y parti-
cularmente, la necesidad de un nuevo estudio de las actitudes y
políticas tradicionales hacia los materiales audiovisuales. Para
mejorar su labor básica de servicio, muchas instituciones de archivo
han encontrado que es necesario dejar su papel pasivo como "agencias
receptoras" de documentos oficiales desactualizados de una institu-
ción matriz y llegar a ser con la debida autorización, agencias
- 106 -
"colectoras - oolo de do ^<t? „ instituciones y organizaciones
privadas sino .ambién de 1< ^^ -- --• ^ros llámanos documentos persona-
les y manuscritos históricos iara complementar estos recursos de
investigación, han puesto atención especial a los materiales audio-
visuales producidos y acumulados tanto dentro como fuera de las insti-
tuciones de las cuales forman parte: como una profesión debemos
poner un poco de atención a este desarrollo y sus implicaciones en
la administración tradicional de archivos.
En los últimos años el Concejo Internacional de Archivos ha

realizado un gran trabajo en promover el estudio y en la publica-
ción de información relacionada con la construcción y dotación
de los repositorios de archivo. Mientras que las mayores instalacio-
nes de archivo reportadas por Francia, Gran Bretaña y los Estados
Unidos llevan a cabo sus fases de planeación y construcción, se
espera que las autoridades de archivo comprometidas autoricen la
preparación, para su divulgación a través del CÍA, de informes
periódicos que beneficien a los colegas en otros países. Las nuevas
técnicas de seguridad que se están instalando son de gran interés.
Los informes sobre las nuevas técnicas de Preservación y Restau-
ración, como era de esperarse, proporcionan información valiosa
sobre los nuevos métodos y materiales que se están usando para
ayudar a preservar los docurtentos. Le debemos mucha de esta
información a nuestros colegas de otros países. Parece que la
laminación manual está firmemente establecida paro que el uso
de las más avanzadas técnicas está retardado, principalmente
por el costo del equipo necesario. A este respecto, en Israel se
estudiará el desarrollo de un laminador de poco costo. En algunos
países se emplea la micro- fotografía como técnica para aegurar
ta preservación de los fondos valiosos. Tal vez tengan que hacerse
estudios en esta área. El uso de la fotografía en el proceso de
restauración al igual que en el trabajo de referencia tal vez no
ha recibido la atención que debiera por parte de los archivistas.
En cuanto a las funciones relacionadas con el Ordenamiento y la

Producción de Guías de Localización, las respuestas fueron mejores.
Por lo general, las agencias de Archivo preparan lo que puede conside-
rarse la ayuda más importante, una guía actualizada de sus fondos y
algunas se preparan n="a experimentar o están ya haciendo procesa-
miento automático úe datos y técnicas computarizadas. Mientras
buscan establecer ni-'eles más profundos de control intelectual para
sus fondos, con el fin de facilitar su aso en la investigación, estas
instituciones desafían los sistemas de control, y las metodologías
desarrolladas por ellas durante las primeras etapas de su propio
crecimiento institucional y profesional. Así el creciente énfasis
en las series y el decreciente énfasis en el grupo de archivo como la
unidad básica de control para el ordenamiento y descripción de
documentos textuales. Este desarrollo es paralelo al aumento en el
énfasis sobre el nivel individual del ítem y un menor énfasis sobre
el nivel de serie en el ordenamiento y la descripción de los
archivos cartográficos y audiovisuales. Un tercer punto que re-
sulta del análisis de las respuestas, es el deseo de usar
las capacidades de almacenamiento, manipulación e impresión de
los computadores para brindar a los usuarios un acceso más
directo al contenido sustantivo de los documentos mediante la
generación de índices por computador.
- 107 -
Nuestra teoría y práctica como archivistas debe beneficiarse de
las experiencias y proyectos realizados en estas áreas. Las institu-
ciones comprometidas deben alertar a su personal para que registren
completamente e informen a la profesión sobre los métodos y procedi-
mientos que han empleado y los problemas que han tenido que solu-
cionar al mejorar el control administrativo e intelectual de sus
fondos en general y de sus documentos en particular. Tal vez pueda
dedicarse un numero de Archivum o de otra publicación a una
serie de estudios de casos sobre los más recientes avances en la
teoría y práctica del ordenamiento y clasificación,y en la pre-
paración de guías de localización, utilizando procesos automatiza-
dos. La reciente experiencia en los Estados Unidos también sugiere
la posibilidad de un programa cooperativo de computador para usarlo en
la preparación de cierto tipo de guías de localización en los repo-
sitorios que han logrado un grado básico de normalización en su
metodología y terminología. La exposición razonada de todo lo que
se ha dicho en este informe, se hace evidente en el estudio de las
respuestas respecto a nuevas técnicas en el servicio de referencia.
El continuo curso hacia un mayor acceso a los archivos tanto mediante
la reducción de períodos de cierre como de la publicación de micro-
películas de documentos de alto valor investigative, es un tributo
a los esfuerzos del CIA en este campo. Es esencial que se continue
con este énfasis sobre el libre acceso en nuestro creciente mundo
interdependiente. Igualmente importante es el hecho de que aumenta el
uso de una variedad de técnicas de fotocopia con el fin de mejorar
y extender el servicio de referencia. Se justifica hacer un estudio
comparativo de los procesos usados y de sus ventajas y limitaciones al
aplicarlos a los materiales de archivo.
También merecen más atención, las nuevas facilidades y técni-

cas para mejorar los servicios de referencia tanto en los edificios de
archivo construidos recientemente, como en los que se están constru-
yendo y planeando. Mucho se puede aprender de las recopilaciones
respecto a estas técnicas. De relevancia particular a la gestión
más eficaz de las instituciones de archivo es el uso creciente de
datos estadísticos, generados en el proceso de la prestación de
servicios de referencia, y en el análisis y revisión de las opera-
ciones básicas de archivo, para mejorar este servicio. Este es otro
avance que merece una mayor atención del CÍA.
Desde un punto de vista, las actividades relacionadas con las

Publicaciones Documentales y las Exposiciones representan una exten-
sión de los servicios de referencia. Como con la mayoría de las
actividades de archivo, el principal obstáculo en la expansión de
los esfuerzos de publicaciones documentales es el problema de los
costos. Salvo una revolución en los gustos del público que trans-
formarían las publicaciones académicas documentales impresas en
"bestsellers", el avance más promisorio hasta la fecha serían las
publicaciones en micropelícula, posiblemente con ediciones pos-
teriores impresas, basadas en las micropelículas. Son también
promisorias las investigaciones actuales como las de la litografía
offset a partir de mecanografiados y de la composición por com-
putador, como maneras de minimizar el problema de los costos de
impresión. En cuanto a las respuestas, hay una verdadera necesidad
de estudiar las exposiciones de los archivos, poniendo especial
atención al importante papel que tienen en las actividades de
relaciones publicas de las agencias de archivo y en su potencial
educativo.
- 108 -
A medida que las agencias de archivo extienden sus servicios a
lo académico se encuentran con los problemas planteados por la
técnica que se ha llamado Historia Oral, ya que muchas cintas
magnéticas generadas por los proyectos de la Historia Oral se pueden
borrar o destruir; los documentos de archivo de tales proyectos se
hacen a máquina lo que constituye un tipo especial de material
fuente para futuros investigadores. Los relativos altos costos en
la generación de este tipo de material se justifican por la falta de
documentación tradicional con respecto a las personas, sucesos y
tópicos de interés crítico para los historiadores y otros estu-
diantes de los últimos años. Gomo profesión debemos reflexionar
que el archivista, si escoge limitarse a la selección y preservación
de documentos oficiales, no ha llevado la investigación a favor de la
historia oficial. Cano guardián de la mayoría de las fuentes docu-
mentarias básicas para la investigación académica, tiene - o debe
tener - la obligación de buscar, adquirir y preservar, por cualquier
medio, un archivo documental más balanceado y completo del presente
para el futuro que aquél que él ha heredado, del pasado. Estas son
cuestiones que necesitan pensarse seriamente a medida que observamos
el papel contemporáneo del archivista en muchos países.
El tema del entrenamiento ha sido reservado deliberadamente para

el final de este informe. Su importancia se ha enfatizado en casi
todas las respuestas y los informes indican un nivel de actividad,
donde nosotros como profesión, podemos obtener grandes satisfac-
ciones. Sin embargo, aún queda mucho por hacer. Las promesas hechas
por el CIA para establecer y localizar estratégicamente las escuelas
de entrenamiento, dirigidas por archivistas expertos para iniciar a
profesionales en los países en desarrollo, deben ser apoyadas por
todas las naciones. Hay una gran necesidad de extender el programa de
misiones técnicas de expertos y de asegurar el equipo técnico
esencial en los países en desarrollo. Un inventario internacional de
nuestros recursos disponibles, tanto humanos cono materiales, apro-
piadamente computarizado y periódicamente actualizado, podría ser de
gran ayuda para definir los problemas con que nos enfrentamos y para
determinar las prioridades en sus soluciones. Respecto a los cursos
de entrenamiento específicamente, todas las naciones se beneficia-
rían de un programa de intercambio entre los países desarrollados, y
con conferencias del personal comprometido en el entrenamiento de
archivistas. Debido a que muchas de estas personas necesariamente
están relacionados también con el desarrollo y modificación de la
netodología y técnicas de archivo en las principales instituciones
de archivo, serían beneficiosas las reuniones periódicas y conferen-
cias que los agrupe a todos. Sumar el conocimiento y competencia
de otros, es el mejor camino para reforzar nuestra profesión.
En conclusión, el origen y el fin del tema escogido para este

informe y la notable cooperación de nuestros colegas, en responder el
cuestionario que se circuló para recoger los datos, se han combinado
para producir un extraordinario volumen de información útil.
Viéndolo en su totalidad, refleja la gran actividad y la creciente
madurez de nuestra profesión. Mientras reafirman su compromiso de
transmitir su herencia de archivos a futuras generaciones, los archi-
vistas de hoy, en su creciente interés por la fuente primaria de
suministros - archivos actualizados en las agencias operantes - y por
las necesidades de su más creciente y demandante clase de usuarios -
estudiantes e investigadores - están estudiando y aplicando una gran
variedad de técnicas para mejorar y expandir los servicios tradicio-
nales. Nuestro futuro como profesión estará determinado especial-
mente por la habilidad para adaptar éstas y otras técnicas
similares a nuestras necesidades particulares.
- 109 -
PROBLEMAS JURÍDICOS BÁSICOS
IA LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA
Rescatando parte del retardo ê sus publicaciones, en itenos de

tres años, entre 1971 y 1973 (de hecho en 1972), Archivum ha edita-
do, en cuatro volúmenes cercanos a ral páginas y oficialmente
fechados en 1967, 1969, 1970 y 1971,, un verdadero corpus de la
legislación archivísica a nivel mundial . Cuando se conocen los
esfuerzos y la perseverancia que la realización de una obra de
tal naturaleza demanda no se puede menos que expresar admiración
por el trabajo llevado a feliz término merced a la iniciativa de
nuestros colegas Michel Duchein y Ariane Ducrot.
Hace ya casi un cuarto de siglo, en el momento mismo en que

nacfa el Consejo Internacinal de Archivos, se hacían esfuerzos por
definir un plan de trabajo y de publicaciones para el Consejo y para
la revista que debía ser su órgano. La delegación italiana, anima-
da por el comm. Emilio Re, sugirió en aquella ocasión que se em-
prenderá un "repertorio de legislación comparada". Aquello pareció
entonces una utopía. Yo mismo conciente de las dificultades de tal
realización, propuse que la revista del C.I.A. publicara una cró-
nica regular "sobre los nuevos textos y sobre los nuevos reglamentos
en los diversos países", acompañada de "notas objetivas" sobre la
aplicación práctica de esos textos. También esta propuesta, pese a
su modesto alcance, fue considerada por largo tiempo como imposible.
He aquí que ahora, con la edición de estos volúmenes, se ha hecho
realidad una de las últimas tareas que el Consejo Internacional
de Archivos había contemplado. En el principio fue la revista
Archivum; luego las guías de las Fuentes de la Historia de las
Naciones, las noticias sobre los grandes depósitos de archivo del
mundo (Archivum, vol. XV), el Anuario Internacional de Archivos (una
nueva edición impacientemente esperada, ya en prensa, forma los vol.
XXII y XXIII de Archivum). Los volúmenes que ahora se publican cons-
tituirán en adelante un inapreciable instrumento de trabajo en manos
de los archivistas del mundo entero, y sobre todo, en las de quienes
tienen responsabilidad de dirección nacional en sus países
respectivos.
Una vasta encuesta permitió reunir los textos fundamentales

(leyes, decretos, reglamentos, disposiciones, y aún circulares)
concernientes a la organización de los archivos públicos de los
diversos Estados, como también las reglas normativas de las activida-
des archivísticas (publicidad y posibilidad de consulta de los docu-
mentos, entregas, control de los archivos en formación, eliminacio-
nes , clasificaciones ). Treinta y un Estados de Europa se encuentran
allí representados; 30 de Africa, 20 de Asia, 20 de América y 3 de
Oceania, para un total de 104 Estados.
I La legislación archivística. I Europa: I a parte:

Alemania - Islandia; 2 . parte: Italia - Yugoslavia. II. Africa-
Asia, III. América, Oceania. (Archivum, vol. XVTII, 1967 [1971]
y XIX, 1969 [1972]; vol. XX, 1970 [1972]; vol. XXI, 1971. [1973]).
- 110 -
De hecho, la participación de algunos se limitó a una mención
negativa: porque no poseían archivos verdaderamente organizados, o
porque no disponían de una legislación de carácter general. Tales
fueron los casos de los pequeños países europeos: Lichtenstein,
Monaco y San Marino (a estos se puede añadir el Vaticano que no
juzgó bueno dar a conocer sus reglamentos) y también los de una de-
cena de países de Africa y de Asia (Botswana, Malawi, Uganda, Afga-
nistán, Arabia Saudita, Ceylán, Nepal, Pakistán, Siria, Taiwan).
Otros Estados se contentaron con señalar reglmsntos antiguos que hoy
pueden considerarse inoperantes en espera de nuevas disposiciones
(Dahomey, Mali, Marruecos, Senegal, Tunisia). Esto hace que, en rea-
lidad, la docuitentación solamente cubra a 80 Estados. También se
registró la ausencia de otros: ante todo la de la República Popular
China, de la que se sabe que ha hecho esfuerzos colosales en el campo
de los Archivos, pero que aún no ha establecido con el C.I.A., las
relaciones que son de esperar. Lo mismo sucede con las dos Coreas,
Vietnam del Norte y Albania. El hecho es lamentable, pero de ningiín
modo puede cargársele en contra de los responsables de la revista;
pues mi experiencia personal ne ha demostrado que, pese a nuestros
vivos deseos de que estos países se vinculen a nuestro universo
archivístico, su posición obedece con demasiada frecuencia a impera-
tivos que se nos escapan.
En compensación, e insaciable como ahora me siento ante la

riqueza de información ya reunida me habría gustado que se hubiese
conservado una más amplia selección de preguntas relacionadas con
cuestiones reglamentarias, y que de ningún modo se hubiese dejado
de lado, entre otras, la organización interna de los servicios, y
sobre todo, los reglamentos concernientes a la admisión de lectores,
la comunicación de documentos, los préstamos, etc. Pues en materias
de tanta importancia como estas, la muda afirmación de principios
generales sobre la publicidad de archivos alcanza a satisfacernos
plenamente.
Un problema delicado se planteaba para el caso de los países de

estructura federal, por razón del hecho bien sabido de que la ley
reguladora de los archivos de la Federación no rige para los archivos
de los Estados federados. Frente a la imposibilidad de reproducir in
extenso las leyes y los reglamentos de cada uno de estos, se hizo una
selección que lamentablemente debió ser restringida, y a veces con
demasía. Así, para la República Federal de Alemania, solamente el
Land de Baviera halló gracia y se encuentra representado por una
amplia serie de textos de variada naturaleza. Personalmente, me
habría complacido que, al menos Hesse, Baja Sajonia, como también
Bade-Wurtemberg, hubiesen encontrado igual trato, dado que la legisla-
ción archivística alemana es una de las más ricas y de mayor
interés y que los archivos de los Lander ofrecen a los archivistas
de otros países sugerencias de mayor provecho que las ofrecidas por
los de algunos Estados que, a decir verdad, no cumplen más que un rol
de figuración. En lo tocante a la Confederación Helvética, los
cantones de Bale-Canpagne, de Lucerne y de Schwitz se encuentran
presentes en la recopilación, más que todo, porque su legislación
es reciente; pero también, se han debido publicar de nuevo los textos
de los cantones de Bâle-Ville y de Vaux, aunque ya hayan sido mencio-
nados por Archivum. En cuanto a Yugoeslavia, al lado de los archivos
federales encontramos las leyes de las Repúblicas de Croacia y de
Eslovenia; pero hay que lamentar la ausencia de Serbia. En lo que
hace a la U.R.S.S. solamente se ha reproducido la legislación del
Fondo Único de Archivos de la Unión, en la que se determinan los
principios generales.
- 111 -
Yo pienso que hubiera sido útil mencionar las normas prácticas
que regulan de modo concreto el tratamiento de los documentos en los
depósitos de la República. En lo que concierne a los Estados Unidos
de América hay que decir que la selección fue excelente, porque es
bien representativa de los variados tipos de organización que se
encuentran en 47 de los Estados: Illinois (archivos de carácter
principalmente administrativos, de los que el Secretariado de Estado
es oficialmente archivista); Maryland, (donde una Comisión que fun-
ciona dentro del cuadro del Departamento de Servicios Generales rige
a la vez, los archivos históricos y los administrativos); Wisconsin,
(donde la Sociedad Histórica de Estado tiene la responsabilidad de
conservación y guardia de los archivos históricos, con exclusión de
los archivos corrientes); en fin, Carolina del Norte (donde el Depar-
tamento de Archivos y de Historia funciona como un servicio de archivo
autónomo).
Con el fin de orientar al lector y permitir la compresión de los

documentos publicados aparece una nota dedicada a cada uno de los
Estados, en la que se resume brevemente la historia y la organización
de los archivos. La intención fue buena, y de ello no cabe duda.
Pero la realización fue muy dispar: algunos comprimidos, por extrema-
dos, terminan por no dar una idea exacta de los que pretendía expre-
sar. Por esto es conveniente que no se tomen demasiado a fondo esas
presentaciones archivísticas y que no se mantengan sus datos y sus
fechas por encima de toda crítica. Quizá ésta sea lo oportunidad
para que Archivum adelante una nueva encuesta internacional sobre la
historia y la organización de los archivos de los diversos Estados.
Una de las dificultades afrontadas por los redactores fue la de

presentar los textos en alguno de los idiomas de trabajo del C.I.A; es
decir que muchos de ellos debieron ser traducidos al francés o al
inglés. Conozco personalmente el rompecabezas en que a veces se con-
vierte la traducción de nociones difíciles de captar; por ello me
abstengo de formular la menor crítica al respecto, porque ademas el
conjunto es plenamente satisfactorio. Aún si se quisiera señalar al-
guna minucia, por ejemplo, haber llamado en los casos de Bulgaria, Po
lonia y Rumania "Fondo Nacional de Archivos" lo que para Checoslova-
quia se denominó "Fondo Único de Arhivos", expresión que responde a
la terminología tradicional de los archivos soviéticos y que aquí
aparece traducida como "State Archival Fund", también se debería to-
mar en cuenta que al final del volumen XIX existe, con destinó a los
países europeos, un índice de materias que permite reagrupar cómo-
damente todas las nociones cercanas, acompañado de las remisiones
necesarias, y que otro similar aparece al final del volumen XXI para
los países no europeos. Estos índices se hallan sucesivamente pre-
sentados en los 5 idiomas de trabajo del Consejo (alemán, inglés,
español, francés e italiano); y aunque no se ha buscado hacerlos
exhaustivos, ni afinar hasta el extremo los matices idiomáticos,
ciertamente constituyen instrumentos de investigación, no solo cómo-
dos, sino indispensables para el manejo racinal del volumen: la senci-
llez de su empleo y las numerosas "referencias cruzadas" responden
exactamente a las necesidades. Tomemos un ejempo del índice en lengua
francesa: Bajo el rubro "Ventes de documents", el índice señala re-
ferencias correlacionadas con Alemania Democrática, Gran Bretaña,
Dinamarca, España, Grecia, Hungría, Italia, Luxemburgo, Portugal,
Rumania, Suiza, Yugoeslavia. Aún mas: el tema remite también a
"Exportation d'archives", a "Inalienabilitè des archives publiques" y
a "Protection des archives". Inversamente, los rubros "Achat d'archi
ves" y "Preemption" remiten a "Vente de documents". De este modo se
hace muy fácil conformar rápidamente un resumen sobre la posición
adoptada por las diversas legislaciones frente a un problema particu-
lar.
- 112 -
La lectura de los voúmenes nos confirma que son numerosos los
Estados que han tenido una legislación archivística nueva en los
últimos años. Para no citar más que los países europeos seña-
lamos la República Democrática de Alemania (1965), Bélgica (1955),
Gran Bretaña (1958), Grecia (1969), Hungría (1950 y 1969), Islandia
(1964), Italia (1963), Luxeniburgo (1960), Noruega (1961 y 1968),
Países Bajos (1962 y 1968), Polonia (1957), Portugal (1965), Rumania
(1957), Suecia (1961 y 1968), los Archivos Federales Helvéticos
(1966) y diversos cantones suizos, Checoeslovaquia (1954), U.R.S.S.
(1958), Yugoeslavia y sus repúblicas federadas (1964-1967). Otros ya
habían modernizado sus legislaciones en los años subsiguientes a la
segunda guerra mundial: Bulgaria (1951), España (1947), Finlandia
(1952).
Se debe anotar que todos los países anglosajones, a nivel

mundial, disponen de un "Public Record Act" que fija el marco general
dentro del cual se han de ejercer las actividades en materia de
archivos públicos. Igualmente, todos los países socialistas cuentan
con una ley orgánica sobre archivos. En otros lugares sólo socia-
listas cuentan con una ley orgánica sobre archivos. En otros lugares
sólo raramente se ha pensado en codificar el conjunto de la reglamen-
tación, o lo han hecho apenas en fechas muy recientes. En la mayor
parte de los casos existe un texto de base (a menudo antiguo y en
buena parte fuera de vigencia) y a su lado una gran proliferación de
textos particulares que precisan el alcance de dicho texto. Dada su
abundancia y extensión se hizo imposible que los publicara en su
integridad y por fuerza hubo que seleccionar algunos de los más
significativos. Tal fue el caso de Alemania Federal, de Austria, de
Dinamarca y Francia.
De todos los países, el nuestro (Francia) es indudablemente el

que presenta mayor grado de complejidad, para no decir que el
carácter más aberrante, en el plano de la reglamentación.
Archiverai nos recuerda que existen tres leyes. De la primera, única
"ley fundamental", la del 7 messidor, año II, solamente dos artícu-
los pueden ser considerados "hoy como de aplicación corriente". Pero
aún así habría que decir que el primero de ellos, el que establece
los archivos quedó fuera de uso después del Primer Imperio; y que el
segundo, relativo a la libre comunicación de los documentos sin des-
plazamiento y sin costo, de hecho solamente contemplaba los papeles
que efectivamente habían sido depositados en esa fecha (1794) en los
Archivos de la Asamblea. Además habría que añadir que la libertad
de comunicación ha sido objeto de podas diversas, al mismo tiempo que
los desplazamientos se han venido autorizando la segunda ley (en 1928)
autorizaba el depósito de actas notariales, una vez que alcanzaran
125 años; pero, al menos en París-, continuamente se efectúan
depósitos "ilegales" de documentos más recientes. Finalmente, la
ley del 21 de diciembre de 1970 ordena el depósito obligatorio de
ciertos documentos de comunas de menos de 2.000 habitantes, que hayan
alcanzado cierta antigüedad, anulando así, en parte, el reglamento
de esos archivos (decreto del 31 de diciembre de 1926); y aún queda
por anotar que para las comunas de más de 2.000 habitantes se prevee
un depósito de documentos condicionado a deliberación previa del
Concejo Municipal. Frente a estas disposiciones nos preguntamos:
Desde cuándo los archivistas departamentales han dejado de salvaguar-
diar los archivos comunales con más sentido práctico y con un
mínimo respeto de las formas?
- 113 -
Para mayor información, es de todos sabido que la compilación
de textos que figuran en el Código de Archivos conforman un grueso
volumen de documentos de toda naturaleza, algunos no vigentes, al
menos parcialmente, y en todo caso, no siempre acordes los unos con
los otros. Hace ya muchos años que los reglamentos se hallan en cur-
so de revisión con miras a un cambio esencial. Pero su misma base
jurídica es muy frágil: es así como una simple circular de la
Dirección de 1949, obligó a los lectores, como contraprestación de
la comúnicación de los documentos (legalmente libre) a depositar
un ejemplar de sus publicaciones, así se trate de memorias de tesis
universitarias. No es verdaderamente extraordinario que un pais tan
legalista como Francia, dispuesto siempre a encerrar la realidad
dentro de un cuadro jurídico, haya adoptado una posición tan prag-
mática, cuando los países anglo-sajones disponen de un "Public
Record Act"? Sin lugar a dudas, a pesar del cuadro necesariamente
restrictivo establecido por una Dirección de Archivos que desde
siempre na hecho esfuerzos meritorios para arreglar, coordinar,
homogenizar el conjunto de actividades de todas las categorías de
depósito, eso mismo ha permitido a los archivistas franceses dar
prueba fehaciente, gracias a sus iniciativas personales, de un
dinamismo y una eficacia exepcionales. Pero no se puede olvidar que
por más de un cuarto de siglo se ha intentado conseguir una "codifi-
cación general de los archivos", y por razón de ciertos obstácu-
los entorpecedores ha tenido que ser abandonada. Con ella se habría
logrado determinar de mejor manera el puesto de los Archivos dentro
del cuadro de la administración, y el replanteamiento global de la
política de la Dirección. Deseamos vivamente que estos preciosos
volúmenes de Archivum, no solo faciliten la redacción de leyes
archivísticas en los países que aún no disponen de ellas, sino que
también lleven a reflexionar en los otros especialmente en Francia
sobre el conjunto de los problemas planteados; y que el dominio que
sobre ellos se logre conduzca a poner en pie una ley de Archivos de
Francia y a una reglamentación general de los Archivos franceses.
ROBERT-HENRI BAUTIER.
- 114 -
Conferencia General
Vigésima reunión, París 1978 20 C
20 C/102
25 de agosto de 1978
Original inglés
Punto 12 del Orden del Día Provisional
I N F O R M E D E L DIRECTOR G E N E R A L
S O B R E EL ESTUDIO RELATIVO A LOS P R O B L E M A S
Q U E P L A N T E A LA TRANSFERENCIA D E D O C U M E N T O S
P R O C E D E N T E S D E LOS ARCHIVOS CONSTITUIDOS
E N E L TERRITORIO D E OTROS PAÍSES A SU PAIS D E ORIGEN
RESUMEN
En cumplimiento de la resolución 5.1, aprobada por la Confe-

rencia General en su 19a. reunión, y del Programa y Presu-
puesto para 1977-1978 (párrafo 5.048) aprobado por la Confe-
rencia General en esa misma reunión, se emprendió un estudio
detallado sobre la transferencia de documentos procedentes de
los archivos constituidos en el territorio de otros países a su
país de origen.
Teniendo presente este estudio, el Director General ha prepara-

do -y presenta ahora a la Conferencia General- este informe so-
bre los problemas que entraña la transferencia de documentos
procedentes de los archivos constituidos en el territorio de otros
países a su país de origen. En él se resumen las conclusiones
y recomendaciones del estudio y de una serie de consultas con
especialistas sobre los problemas que se derivan de la transfe-
rencia de tales documentos.
Se presenta un plan de acción y una Declaración de Principios

y N o r m a s , con la finalidad de facilitar las negociaciones y
acuerdos entre Estados Miembros en relación con los asuntos
que entraña la transferencia de archivos.
Punto que requiere una decisión: párrafo 37.
115 -
20 C/102
I. INTRODUCCIÓN
1. E n su 1 8 a . reunión, la C o n f e r e n c i a G e n e r a l a p r o b ó la resolución 1 8 C / 4 . 2 1 2 e n la cual, e n -

tre otras c o s a s , invitaba "a los E s t a d o s M i e m b r o s d e la U n e s c o a a c o g e r f a v o r a b l e m e n t e la
posibilidad d e transferir d o c u m e n t o s p r o c e d e n t e s d e los a r c h i v o s constituidos en el territorio d e
otros países o relativos a su historia, dentro del m a r c o d e a c u e r d o s bilaterales". E n esa m i s -
m a resolución, r e c o m e n d a b a q u e "previa consulta c o n las organizaciones n o g u b e r n a m e n t a l e s
c o m p e t e n t e s , el D i r e c t o r G e n e r a l estudie la posibilidad d e efectuar u n a encuesta detallada s o b r e
esas transferencias y q u e i n f o r m e a su respecto, a la Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunión".
2. E n c u m p l i m i e n t o d e dicha resolución, la Secretarla o r g a n i z ó e n la S e d e , del 16 al 1 8 d e m a r -

zo d e 1 9 7 6 , u n a consulta c o n u n g r u p o d e expertos, p a r a p r o c e d e r a u n p r i m e r intercambio
d e experiencias y c o n o c e r la opinión d e los especialistas s o b r e este particular. El g r u p o d e e x -
pertos definió los principales a s p e c t o s del p r o g r a m a y r e c o m e n d ó al D i r e c t o r G e n e r a l q u e se
efectuara u n a investigación p r e l i m i n a r d e los t e m a s planteados antes d e llevar a c a b o u n estudio
detallado 1 '.
3. T r a s ello, la Secretaría pidió al C o n s e j o Ir/ernacional d e A r c h i v o s q u e procediera a la inves-

tigación p r e l i m i n a r , y el D i r e c t o r G e n e r a l Dresentó u n i n f o r m e s o b r e e s a s actividades a la
Conferencia G e n e r a l , en su 1 9 a . reunión ( d o c u m e n t o 19 C / 9 4 ) . C o m o s e p e n s a b a q u e la investi-
gación preliminar ' habría d e a c o n s e j a r la necesidad d e estudiar d e t e n i d a m e n t e este t e m a , la
atención d e la C o n f e r e n c i a G e n e r a l se centró er. la intención del Director G e n e r a l , e x p r e s a d a en
el d o c u m e n t o 19 C / 5 (párrafo 5 0 4 8 ) , d e p r e p a r a r m e d i d a s c o m p l e m e n t a r i a s m e d i a n t e u n estudio
detallado d e la transferencia d e d o c u m e n t o s existentes en los archivos d e otros países a su país
d e origen, y c u y o s resultados habían d e ser p r e s e n t a d o s a la Conferencia G e n e r a l en su 2 0 a .
reunión.
4. Después de ser aprobada esta propuesta (19 C / 5 Aprobado, párrafo 5048) la Secretaría pidió
a la Conferencia Internacional de la Mesa i.¿donda de Archivos que efectuara este estudio de-
tallado '. M a s tarde, la Secretaría aprobó la publicación del proyecto de dicho estudio para su
uso c o m o documento de trabajo de la 17a. Conferencia de la Mesa Redonda de Archivos, que se
celebró en Cagliari, del 5 al 8 de octubre de 1977. Para lograr una representación adecuada de
los puntos de vistas de los países en desarrollo sobre este problema, y mediante su subvención
al Consejo Internacional de Archivos, la Secretaría facilitó asistencia financiera a los archive-
ros nacionales de diversos Estados Miembros para que pudieran participar en la Mesa Redonda
de Cagliari.
5. A l t e r m i n a r sus actividades d e carácter c o m p l e m e n t a r i o , la Secretaría o r g a n i z ó en la S e d e

del 29 al 31 d e m a r z o d e 1 9 7 8 , u n a s e g u n d a consulta con u n g r u p o d e expertos, p a r a e x a m i -
n a r las conclusiones y r e c o m e n d a c i o n e s del estudio detallado teniendo presentes los debates y
las conclusiones d e la M e s a R e d o n d a d e Cagliari, y para a s e s o r a r al Director G e n e r a l s o b r e las
características del i n f o r m e q u e p u d i e r a e s t i m a r oportuno p r e s e n t a r a la Conferencia G e n e r a l en
su 2 0 a . reunión.
6. En el presente informe se resumen las conclusiones y recomendaciones de los estudios pre-

liminares y detallados y de una serie de consultas con los expertos sobre los problemas que
trae consigo la transferencia de archivos. Se relacionan estos problemas con el aspecto m á s
general de la restitución de otros tipos de bienes culturales, se propugna una declaración de prin-
cipios y normas para facilitar las negociaciones y los acuerdos entre los Estados Miembros cuan-
do haya un litigio en relación con los archivos, en particular después de la descolonización, y se
recomienda un programa de acción nacional e internacional para facilitar la solución de tales
problemas.
1) Final Report of Consultation Group to Prepare a Report on the Possibility of Transferring

Documents from Archives Constituted within the Territory of Other Countries. Paris,
16-18 March 1976 ( C C . 7 6 / W S / 9 ) .
2) Archival C l a i m s : P r e l i m i n a r y Study o n the Principles and Criteria to b e Applied to
Negotiations, b y C h a r l e s K e c s k e m e t i ( P G I 7 7 / W S / l ) (publicado en francés y en inglés).
3) Constitution and Reconstitution of National Archival P a t r i m o n y : R e p o r t to the Cagliari
R o u n d T a b l e , Section I. Statistical E l e m e n t s for D e t e r m i n i n g the S c o p e of the P r o b l e m .
Section II, A p p e n d i x I, Part I; Historical Chart of the a g r e e m e n t s o n A r c h i v a l T r a n s f e r s ,
Section II, A p p e n d i x I, Part II, d e Christian G u t .
- 116 -
20 C/102 - pág. 2
II. LOS ARCHIVOS Y LOS BIENES C U L T U R A L E S
7. Se reconoce u m v e r s a l m e n t e q u e los archivos constituyen una parte esencial del patrimonio

de toda c o m u n i d a d nacional. C o m o son indispensables para desarrollar la identidad y la
conciencia nacionales, constituyen u n elemento básico del patrimonio cultural de los Estados.
8. Se acepta plenamente la inclusión de los archivos en la definición general d e bienes cultura-

les. E n la Convención sobre las m e d i d a s que deben adoptarse para Prohibir e Impedir la
Importación, la Exportación y la Transferencia de Propiedad Ilícitas d e Bienes Culturales, a p r o -
bada en su 16a. reunión p o r la Conferencia General, se m e n c i o n a n los archivos c o m o una de las
principales categorías de este tipo de bienes (artículo I j)). A d e m á s , los archivos son uno d e
los tipos de bienes culturales a los q u e se refieren las propuestas q u e , en cumplimiento de la
resolución 4 . 128 d e la 19a. reunión, presenta el Director General a la Conferencia General en
relación con el establecimiento, por la Conferencia General, en la actual reunión, de u n comité
intergubernamental encargado de buscar el m o d o de facilitar las negociaciones bilaterales para
la restitución o el retorno d e bienes culturales a los Estados q u e los h a n perdido a consecuencia
de una ocupación colonial y extranjera '.
9. A l m i s m o t i e m p o , procede r e c o n o c e r q u e los archivos tienen u n carácter oficial y jurídico

diferente de la m a y o r í a d e los tipos d e bienes culturales. L o s archivos, q u e inicialmente
se crean para el d e s e m p e ñ o de actividades administrativas, son también la prueba d o c u m e n t a l
de tales actividades. A la vez c o m o prueba y por la información que contienen, son indispensa-
bles para la administración p e r m a n e n t e d e todas las actividades que i n c u m b e n al Estado. N o
solamente d o c u m e n t a n la experiencia del pueblo sino q u e a d e m á s consignan y salvaguardan los
derechos e intereses d e la administración pública y de los ciudadanos. P o r consiguiente, consti-
tuyen unos títulos jurídicos insustituibles y la prueba documental que es indispensable para garan-
tizar la continuidad en el ejercicio de las funciones que i n c u m b e n a las autoridades públicas.
10. L a C o m i s i ó n d e D e r e c h o Internacional d e la A s a m b l e a General de las N a c i o n e s Unidas ha e x -

presado c o m o sigue estas características especiales de los archivos: "Si bien cabe concebir
un Estado sin a r m a d a , p o r ejemplo, es imposible, en c a m b i o , imaginarlo sin m o n e d a , sin hacien-
da pública, sin fondos y sin a r c h i v o s . . . q u e constituyen . . . los tipos d e propiedad pública m á s
indispensables y m á s generalizados, hasta el punto de q u e cabe decir q u e tienen su origen en la
existencia m i s m a del E s t a d o " ' .
11. L a C o m i s i ó n de D e r e c h o Internacional observa a s i m i s m o q u e "los archivos públicos, cuida-

d o s a m e n t e conservados, son el instrumento indispensable para ia administración d e una c o -
m u n i d a d . Consignan a la vez la gestión d e los asuntos públicos y la facilitan, y al m i s m o tiempo
describen las vicisitudes de la historia h u m a n a ; por consiguiente, tienen interés a la vez para
los investigadores y para los administradores. Y a sean secretos o públicos, constituyen un p a -
trimonio y una propiedad pública por cuyo carácter inalienable e imprescriptible vela en general
el Estado" 3 ^.
12. P o r consiguiente, en relación con los p r o b l e m a s de restitución de bienes culturales y el a c -

ceso a los m i s m o s , es indispensable que, s i e m p r e q u e proceda se tenga plenamente en c u a n -
ta el carácter jurídico y oficial d e los archivos y su índole especial c o m o propiedad pública del
Estado, derivada de la soberanía básica d e éste.
13. C o n respecto a los litigios en materia de archivos, se hace a veces una distinción entre a r -
chivos públicos y privados. S e trata de una distinción jurídica q u e no solamente varía consi-
derablemente de u n Estado a otro sino que a d e m á s también ha c a m b i a d o , a lo largo del tiempo,
en un m i s m o Estado. P o r otra parte, en algunos de ellos unos archivos q u e antes eran conside-
rados c o m o privados tienen h o y , o han tenido, el carácter de registro oficial c o m o , por ejemplo,
los registros eclesiásticos d e los nacimientos, m a t r i m o n i o s y defunciones, q u e se han utilizado
para determinar los derechos de ciudadanía o los q u e habilitan para poder obtener ciertos b e n e -
ficios públicos. A s í p u e s , los principios y n o r m a s que se proponen en el presente informe han
de aplicarse a todas las categorías d e archivos que quedan c o m p r e n d i d o s en la juridicción del
Estado. L o s conceptos relativos a la protección general de los bienes culturales, q u e , en deter-
m i n a d o s casos, pueden quedar c o m p l e m e n t a d o s por una legislación nacional específica, son apli-
cables a todas las d e m á s categorías de archivos.
1) L a s propuestas se e x a m i n a r á n con arreglo al punto 12 del O r d e n del Día Provisional de la

20a. reunión de la Conferencia G e n e r a l . V é a s e el d o c u m e n t o 20 C / 8 6 .
2) Eighth Report on Succession of States in Respect of Matters Other than Treaties. Draft
Articles with C o m m e n t a r i e s o n Succession to State Propety, by M o h a m m e d Bedjaoui, Special
Rapporteur, D o c u m e n t A / D N . 4 / 2 9 2 , 8 de abril de 1976. p á g . 2 5 .
3) Ibid, p á g . 5 4 .
- 117 -
20 C/102 - pág. 3
III. PRINCIPALES A S P E C T O S D E L P R O B L E M A
14. La modificación de la soberanía y de las fronteras territoriales ha privado a un cierto núme-

ro de países de la propiedad o de un acceso adecuado a una parte, por lo menos, de los ar-
chivos de su patrimonio nacional. Por ello, es muy importante, para todos los países y la huma-
nidad en general, solventar rápidamente el problema de la restitución de los archivos y del acce-
so a los mismos.
15. L o s estudios e informes antes citados indican q u e los p r o b l e m a s relacionados con los archi-
vos suelen surgir en algunas d e las siguientes circunstancias:
a) cambios en la soberanía de un territorio sin la creación de un nuevo Estado;
b) traslados hechos durante una guerra, o a consecuencia d e una ocupación militar;
c) aparición d e nuevos Estados c o m o resultado del fraccionamiento d e entidades políticas

anteriores;
d) efectos de la colonización y d e la descolonización, q u e exigen tener en cuenta las si-

guientes categorías d e archivos:
i) archivos constituidos y conservados en el país metropolitano;

ii) archivos constituidos en una colonia y transferidos a otra;
iii) archivos de una administración colonial creados en la antigua colonia y trasladados
al país metropolitano después d e su independencia;
iv) archivos d e una administración colonial regional que se refieren a m á s d e u n
Estado que ahora es independiente;
v) archivos constituidos durante el periodo d e administración metropolitana en colo-
nias q u e ahora son Estados independientes y q u e heredan esos archivos.
1 6 . El análisis d e m á s d e 200 tratados, convenios, leyes, acuerdos y otros instrumentos jurídi-

cos relacionados con la cesión y la transferencia d e archivos 1 ' pone d e manifiesto la exis-
tencia d e diversos procedimientos y n o r m a s habituales para la transferencia d e archivos y regis-
tros corrientes y el acceso a los m i s m o s en los casos d e cesión d e u n territorio entre Estados
existentes, para la restitución d e archivos evacuados o trasladados en tiempo d e guerra o d u r a n -
te una ocupación militar, y para la reconstitución d e los archivos d e Estados antes a u t ó n o m o s o
soberanos. Sin e m b a r g o , n o se han establecido n o r m a s y procedimientos para la transferencia
de propiedad d e archivos a los países d e nueva creación en virtud d e la descolonización.
1 7 . C o n respecto a la creación d e nuevos Estados, se acepta, en general, el principio d e q u e

tales Estados tienen derecho a ciertos archivos pero n o hay una doctrina o unos criterios
aceptados en general para determinar tales transferencias. T a m p o c o existen n o r m a s o p r o -
cedimientos coherentes para llevar a la práctica esas transferencias en los m u y contados casos
en los cuales se han firmado y aplicado acuerdos bilaterales y multilaterales. A d e m á s , una
parte considerable d e los materiales básicos existentes, relacionados con la historia d e los paí-
ses que durante m u c h o tiempo han estado sometidos a la administración extranjera, ha sido crea-
da - y , por consiguiente, está situada automáticamente- fuera del territorio nacional d e esos n u e -
vos Estados. A s í p u e s , al p r o b l e m a d e la propiedad d e los archivos se s u m a n los p r o b l e m a s
conexos del acceso a los m i s m o s . Quienes están en litigio a este respecto han aducido princi-
pios y criterios m u y diferentes, que a su v e z , han sido objeto d e interpretaciones m u y distintas
y han estado supeditados a m e n u d o a consideraciones políticas, e c o n ó m i c a s y d e otra índole.
Debido a esta inexistencia d e unos principios y n o r m a s aceptados en general para facilitar el
establecimiento d e acuerdos multilaterales y bilaterales, resulta indispensable el e x a m e n inter-
nacional d e tales p r o b l e m a s .
IV. D E C L A R A C I Ó N D E PRINCIPIOS Y N O R M A S
18. Objetivo
Teniendo presentes las anteriores consideraciones, el objetivo d e este proyecto d e Declara-

ción de Principios y N o r m a s consiste en proporcionar a todos los Estados M i e m b r o s un instru-
m e n t o d e referencia, destinado a facilitar unas negociaciones que d e s e m b o q u e n en el estableci-
miento d e acuerdos especiales, y a sean bilaterales o bien,cuando proceda, multilaterales, con
m i r a s a resolver los litigios en materia d e archivos.
1) V é a n s e los d o c u m e n t o s citados en las notas 3 , pág. 1 y 2 , pág. 2 .
- 118 -
20 C/102 - pág. 4
19. Negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales
Dado que el carácter patrimonial de los archivos c o m o propiedad pública se deriva de la

soberanía básica del Estado, los problemas que entraña la propiedad y la transferencia de archi-
vos públicos tienen fundamentalmente carácter jurídico. Por consiguiente, estos problemas han
de resolverse esencialmente mediante negociaciones y acuerdos bilaterales y multilaterales en-
tre los Estados interesados. E n esos acuerdos, convendrá especificar todas las responsabilida-
des prácticas y financieras con respecto a su aplicación.
20. Criterios, procedimientos y principios de derecho internacional
Durante las negociaciones bilaterales o multilaterales, habrá que recurrir, en la mayor

medida posible, a los principios pertinentes del derecho internacional y a las normas y procedi-
mientos establecidos en virtud del m i s m o , especialmente los relacionados con la sucesión de
los Estados en otros asuntos que no sean los tratados.
21. Leyes y reglamentos nacionales
C o m o los bienes públicos, y en particular su enajenación, están sometidos a procedimientos

y leyes concretos en la mayoría de los países, habrá que tomarlos debidamente en cuenta para fa-
cilitar el establecimiento de acuerdos de transferencia. Es especialmente importante centrar la
atención en la definición y la índole de los archivos, tal c o m o la establezcan las leyes y regla-
mentos de los Estados interesados en el m o m e n t o de su traslado o transferencia.
22. Soberanía retroactiva
En consonancia con la resolución 1514 (XV) de 1960 y 2625 (XXV) de 1970 de las Naciones
Unidas, es indispensable retrotraer la condición jurídica de los nuevos Estados al periodo ante-
rior a su Independencia. Esto facilitará materialmente las negociaciones en los casos de desco-
lonización y creación de nuevos Estados, debido a la inexistencia de precedentes claros en el
derecho internacional al respecto.
23. Origen (respeto de la integridad de los conjuntos de archivos)
Es también indispensable observar en la mayor medida posible, en todas las transferencias

propuestas de archivos, el principio del origen o el respeto de la integridad de los conjuntos de
archivos. Con arreglo a este principio, todos los archivos acumulados por una autoridad admi-
nistrativa deben mantenerse c o m o una unidad indivisible y orgánica, cuya custodia corre a cargo
de esa autoridad o de su sucesor legalmente designado. Esto es necesario para conservar la in-
tegridad y el valor de los archivos c o m o títulos, como pruebas y c o m o documentos jurídicos e
históricos.
24. Pertinencia funcional
La única excepción significativa al principio antes citado se deriva de la aplicación a los

archivos del concepto de pertinencia funcional. La transferencia de poderes, atribuciones y
competencia a un nuevo Estado tiene que ir necesariamente acompañada de la transferencia de
los títulos, pruebas e información que permitan el ejercicio de esos poderes y atribuciones. En
relación con los archivos, ha de haber una transferencia de los que sean funcionalmente perti-
nentes para garantizar la continuidad administrativa a todos los interesados. D e este m o d o re-
sulta posible determinar la propiedad de los conjuntos de archivos acumulados por una adminis-
tración responsable exclusivamente de los asuntos de una determinada entidad política no sobe-
rana independientemente de que la administración actuara en el territorio de esa entidad política
o radicara en él. Los conjuntos de archivos acumulados en tales casos forman parte del patri-
monio del sucesor de la entidad política de que se trate, y no del Estado o administración que
ejercía la soberanía en el m o m e n t o en el cual fueron creados esos archivos o en el lugar de su
creación.
25. Patrimonio común
Cuando un conjunto de archivos tenga su origen en la actividad de una administración cuya

sucesión sea compartida por el Estado predecesor y dos o m á s Estados sucesores -es decir,
cuando los archivos formen parte del patrimonio nacional de dos o m á s Estados pero no puedan
dividirse sin destruir su valor jurídico, administrativo e histórico- se deberá recurrir, c o m o
solución realista, al concepto de patrimonio común. L a consecuencia práctica de la aplicación
de este concepto es que el conjunto de archivos queda físicamente intacto en uno de los países
interesados, en el cual se le trata c o m o parte integrante del patrimonio nacional de archivos.
- 119 -
20 C/102 - pág. 5
con todas las responsabilidades relacionadas con su seguridad y manipulación que ello implica
para el Estado que actúa c o m o propietario y custodio de ese patrimonio. Los Estados que c o m -
partan ese patrimonio común deberán tener, pues, los m i s m o s derechos que los del Estado en-
cargado de la custodia.
26. Derecho a la continuidad histórica
En la aplicación de los citados principios y normas hay que tener presente que toda comuni-
dad nacional tiene derecho a la identidad que ha adquirido en el curso de su historia. En nombre
de la solidaridad humana, se pide a las comunidades nacionales que se ayuden unas a otras en la
búsqueda de la verdad y la continuidad históricas. El acceso a los archivos resulta indispensa-
ble para esta labor y para el establecimiento de una identidad nacional.
27. Comprensión y cooperación internacional
Consta claramente que los citados principios y conceptos jurídicos en materia de archivos
no traerán necesariamente consigo la plena resolución de los problemas que entraña la transfe-
rencia de archivos si no hay un espíritu de cooperación internacional y si los Estados Miembros
interesados no reconocen las obligaciones y los principios morales. También en las negociacio-
nes y en la formulación de acuerdos entre naciones, habrá que dedicar especial atención a la
contribución internacional al establecimiento del nuevo orden económico, que se puede promover
directamente mediante un acceso m á s abierto al contenido informático de los archivos y, en ge-
neral, mediante el desarrollo cultural de los países en desarrollo. N o hace falta reiterar la
importancia de los archivos para tal desarrollo.
V. P L A N D E ACCIÓN
28. Incumbe a los Estados Miembros resolver los problemas relacionados con los litigios en
materia de archivos mediante acuerdos y negociaciones bilaterales y multilaterales, en los
que se tengan en cuenta los principios y normas antes mencionados. A d e m á s , la Unesco debería
emprender un programa de acción para fomentar y facilitar las negociaciones y los acuerdos
entre los Estados Miembros al respecto. Este programa fue examinado en la consulta sobre los
litigios en materia de archivos, celebrada en París, en abril de 1978, y contó con el apoyo uná-
nime de sus m i e m b r o s .
29.A continuación se resume brevemente el programa, que se llevará a cabo en cooperación

con el Consejo Internacional de Archivos y con otras organizaciones no gubernamentales
competentes:
30. Inventario de las fuentes
Continuará la asistencia que presta la Unesco a los proyectos en curso para la compilación
y publicación de guías sobre las fuentes de la historia de las mociones de Africa, Asia y América
Latina. En estos proyectos, se dedicará especial atención a la identificación y la enumeración
de los archivos desplazados y de los documentos relacionados con la historia de una nación que
estén debidamente situados en archivos extranjeros. Se estima que el inventario de las fuentes
es una medida básica para promover la solución de los problemas a este respecto.
31. Estudio sobre la posibilidad de crear una base de datos relativos a las fuentes
Se debería emprender un estudio sobre las posibilidades y los problemas que entraña la apli-
cación de los sistemas y técnicas automatizados de almacenamiento y localización o recupera-
ción de información sobre las fuentes de la historia nacional que existan en archivos extranjeros.
32. Modelos de acuerdos
Con objeto de fomentar la negociación de nuevos acuerdos, procede prestar apoyo para la
compilación y la publicación de modelos de acuerdos y convenios bilaterales y multilaterales
relativos a la transferencia de archivos, el establecimiento de patrimonios comunes y la regla-
mentación aplicable al acceso a los m i s m o s .
33. Proyecto experimental
Para estudiar los procedimientos y técnicas que cabe aplicar en situaciones concretas, rela-
cionadas con la transferencia de archivos o la creación de un patrimonio común, y a petición de
los gobiernos que intervienen en los dispositivos bilaterales o multilaterales vigentes, se tomarán
- 120 -
20 C/102 - pág. 6
medidas para establecer un proyecto experimental, encaminado a dar a conocer esta experiencia
a otros Estados Miembros interesados. Este proyecto puede consistir en un estudio del acuerdo
formal, encuestas y estudios sobre los procedimientos y técnicas pertinentes para identificar,
comprobar y copiar documentos, y una posible asistencia financiera para la realización de las
citadas actividades, así c o m o para las becas y subsidios de estudio correspondientes.
34. Estudio sobre la posibilidad de crear un fondo de producción de microfilmes
Debido a las numerosas propuestas formuladas para la creación de un fondo, financiado y

administrado con carácter internacional, para la producción de microfilmes, con objeto de faci-
litar la resolución de los problemas que trae consigo la transferencia de archivos y el acceso a
las fuentes de la historia nacional existentes en archivos extranjeros, se emprenderá un estudio
sobre la posibilidad de definir las dimensiones del problema, determinar todos los costos perti-
nentes y estudiar los problemas administrativos, técnicos y de procedimiento que se deriven de
la creación y funcionamiento de semejante fondo.
35. Establecimiento y desarrollo de la infraestructura
Se seguirá prestando asistencia, principalmente por medio de los programas existentes, pa-
ra facilitar la creación en los Estados Miembros de las condiciones que requiere una buena ins-
talación, conservación y administración general de los archivos restituidos. Esta asistencia pue-
de consistir en facilitar a esos países el material y equipo y los medios de formación del perso-
nal necesarios para proporcionar copias de documentos que soliciten otros Estados Miembros,
una buena formación lingüística y la enseñanza de los procedimientos administrativos y de los
sistemas y prácticas de registro extranjeros, con objeto de que los archivos restituidos sean
plenamente accesibles para todos los usuarios.
36. Consecuencias presupuestarias
Si se inicia el plan de acción antes indicado en 1979-1980, se necesitarán unos 50. 000 dóla-
res en concepto de recursos adicionales con cargo al Programa Ordinario. El Director General
procurará proporcionar la suma necesaria con arreglo a las consignaciones ya establecidas en
el proyecto de documento 20 C / 5 , introduciendo para ello reajustes internos.
37. Proyecto de resolución
La Conferencia General estimará quizás oportuno aprobar la siguiente resolución:
P R O Y E C T O D E RESOLUCIÓN
La Conferencia General,
Recordando la resolución 212 aprobada por la Conferencia General en su octava reunión.
Habiendo examinado el informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas
que entraña la transferencia de documentos procedentes de los archivos constituidos en el terri-
torio de otros países o en su país de origen (20 C/102),
T o m a nota de la Declaración de Principios y N o r m a s que figura en los párrafos 19-27 del docu-
mento 20 C / 1 0 2 , c o m o instrumento de referencia destinado a facilitar unas negociaciones que
desemboquen en la firma de acuerdos bilaterales y / o multilaterales, con miras a resolver los
litigios en materia de archivos;
Invita a los Estados Miembros a tomar en consideración dicha Declaración de Principios y Nor-
m a s , en relación con dichos litigios;
T o m a nota del plan de acción que figura en los párrafos 30-35 del documento 20 C / 1 0 2 ;
Invita al Director General a procurar encontrar los fondos necesarios para llevar a la práctica
el citado plan de acción mediante la introducción de los oportunos reajustes en el Proyecto de
Programa y de Presupuesto para 1979-1980 (documento 20 C / 5 ) .
- 121 -
EL LUGAR DE LOS ARCHIVOS EN EL Q0BIERNO+
Margaret C. Norton*
Probablemente la mayoría de nosotros cuando pensamos en

archivos, tenemos la imagen mental de un viejo monje inclinado
sobre un hermoso e iluminado manuscrito en el escritorio de un monas-
terio. Claro que sabemos que los documentos del Estado no son
manuscritos iluminados y quienes hayan visto las exposiciones en los
Archivos Estatales son conscientes de que muy pocos de nuestros
documentos son lo suficientemente fotogénicos para hacer un desplie-
gue interesante sin la necesidad de mucho material ilustrativo adicio-
nal . Sin embargo muy pocos funcionarios del gobierno comprenden
hasta que punto la formación del archivo ha ido evolucionando
desde el comienzo de los dit irnos 25 años del siglo XIX, o lo
que es más importante, que hasta hace muy poco los funcionarios
en Illinois tenían problemas en la formación y arreglo del
archivo por la obsolencia de las leyes de archivo que antecedieron
esta evolución.
+ Documento preliminar al Springfield Civil Service Assembly,

February 19, 1952.
* La Señorita Norton nació en Rockford, Illinois y allf fue a
los colegios públicos e hizo parte de sus estudios de pre-grado en el
Rockford College. Se graduó en la Universidad de Chicago con los
grados de Ph. B y M.A. También hizo una tutoría en Historia
Americana durante dos años.
Después de graduarse del antiguo New York State Library School
en Albany (B.L.S) trabajó en la biblioteca del Vassar College
Library, en el Departamento de Archivos e Historia de la Biblioteca
Estatal de Indiana y en la Biblioteca Histórica Estatal de Missouri;
En 1922 volvió a Illinois a organizar la nueva Sección de Archivos
de la Biblioteca Estatal de Illinois, la cual ha dirigido desde
entonces.
La Señorita Norton ha participado en comités y otros trabajos
para organizaciones profesionales tales como la Asociación Histórica
Americana (miembro vitalicio), Asociación Americana de Bibliotecas
(secretaria 1933-1938; miembro honorario) y la Asociación Americana
de Archivistas (Miembro del Concejo, presidente 1944-45, Editor de
El Archivista Americano 1945-48 ). En 1950 fué uno de los dos dele-
gados de la Sociedad de Archivistas Americanos al Primer Congreso
Tihernacional de Archivistas, París, Francia.
En el verano de 1940 la Señorita Norton dio su primera clase
sobre archivos en la American Library School de la Universidad de
Columbia.
Desde 1938 dirigió la columna sobre Información de Archivos en
el Illinois Libraries y ha contribuido con numerosos artículos y
resúmenes en ésta y otras publicaciones históricas de archivos y
bibliotecas.
- 122 -
En los primeros días del gobierno de Illinois, las oficinas del
estado no tenían muchos empleados y producían muy pocos docu-
mentos. Nuestra familiar expresión "Manténgalo bajo su sombrero"
se refiere a la costumbre que Lincoln y mucho de sus contemporáneos
tenían de llevar sus papeles en los sombreros "de copa" tal como
los abogados y los hombres de negocios los llevan hoy día en los
maletines. En la historia de Illinois hay una anécdota de un
legislador que decía que una ráfaga de viento llevó su sombrero
y la ley que estaba en él cuando se dirigía donde el Gobernador
para su última firma. Los miembros de la Asamblea General no
estaban seguros de cómo manejar esta situación, pero finalmente
pasaron una resolución conjunta en la que explicaban lo que había
sucedido, anulando el documento original y ordenando se escribiera
y firmara de nuevo. El papel y el pergamino eran escasos y costosos.
Los documentos no se escribían a menos que fueran importantes. A
tales documentos se les puede llamar, si se quiere un mejor tér-
mino "documento de documentos", y constan: Primero, de documentos
producidos como una expresión de algún derecho legal, tales como
escrituras y títulos de inmuebles, contratos, fianzas y similares.
Segundo, de registros de hechos conservados por el gobierno para
proteger los derechos de los individuos o del gobierno, o para
registrar actos oficiales. Son ejemplos, los registros de volunta-
des, matrimonios, registros oficiales del personal civil y militar
debidamente comisionado, ponencias de reuniones oficiales y el
archivo de documentos presentados a los tribunales de acción.
La invención del papel de sulfuro poco costoso, de la máquina

de escribir, del mimeógrafo, y más recientemente, de tabuladores de
tarjetas perforadas y la micropelícula han revolucionado las facili-
dades para elaborar documentos. El primer papel periódico aparece en
los documentos del Estado de Illinois poco después de 1840, y el
primer documento escrito a máquina encontrado en los Archivos data
de 1876.
Paralelo a estas nuevas facilidades para elaborar documentos se

desarrolló un crecimiento complejo en la organización gubernamen-
tal. El numero de funciones por desarrollar y el número creciente
de empleados hizo que fuera muy difícil para los ejecutivos seguir la
pista de lo que estaba sucediendo en sus oficinas. Tal como a los fa-
bricantes se les ocurre la idea de una línea de montaje como un medio
para dividir los procesos mecánicos hasta el punto donde más gente
puede hacer más trabajo, con menos supervisión, los administradores
empezaron a usar formas y copias múltiples de documentos como un
medio para dividir y al mismo tiempo, controlar el trabajo de sus
subordinados.
El período de rápida expansión en la creación de archivos

comenzó, como lo dijimos anteriormente, durante los últimos 25
años del siglo XIX. Los estudios del Archivo Nacional demuestra
que los documentos federales para el período 1917 a 1930
igualaron el volumen de todos los documentos desde 1776 hasta 1917,
y los del período de 1930 a 1940 igualaron la cantidad de los dos
períodos juntos, mientras que en la Segunda Guerra Mundial se acumu-
laron documentos en proporciones astronáiiiedn. Lo mismo sucedió en
el Archivo Estatal de Illinois.
La creación de archivos fué, hasta hace poco, una cuestión de

aptitud. Cada nuevo ejecutivo demostraba qué tan brillante era
por la cantidad de formas que ideara y por el nuevo sistema de
archivos que instalara.
- 123 -
Todo el énfasis se hacía sobre como lograr hacer el trabajo
diario más rápidamente, pero no se pensaba ceno se podrían usar
los documentos resultantes en el futuro. No se intentó separar el
material efímero del material permanente- todo se ai.chivaba junto.
Sucedió lo inevitable - ninguna agencia podía proporcionar el

espacio requerido para guardar todo. Solo el ejecutivo podía
escoger el trigo de la paja, y no tenía ni tiempo ni deseos de
hacerlo. Muchos jefes de departamento y de división se irritaron por
la incapacidad de los archivistas para recuperar los documentos
viejos necesarios para su consulta.
El Departamento de Archivos, originalmente considerado un lujo

en la mayoría de los Estados - un lugar para preservar documentos
"históricos" - se inundó con documentos entre los cuales el depar-
tamento no podía localizar los que necesitaba, pero que, por al-
gún tipo de magia, el archivista debería ser capaz de poner en
servicio rápida y eficientemente. Muy pronto el sistema de archivos
amenazó con destruirse. Muchos jefes de departamento simplemente
cerraron los ojos a la limpieza periódica de los depósitos, a
pesar que la Sección 401 (Sect. 176 o acta 1874) del capítulo 38
del Código Penal fijaba una condena de 1 a 7 años de cárcel si
"alguna persona alguna vez roba, desfalca, altera, corrompe,
retira, falsifica o borra algún documento..."
Esta sección del código penal de 1845 llegó a nosotros sin

alteraciones, escrita treinta años antes de la máquina de escribir
y de su tren de facilidades para multiplicar documentos. En 1845, para
parafrasear a Gertrude Stein, "un documento es un documento" y si se
interpretara ampliamente esta ley cualquier parte de un artículo
que llegara a una oficina se consideraría un documento. El absurdo
obvio de la ley que no hace diferencia entre un pedido de un lápiz y
la Constitución del Estado, naturalmente originó un desprecio a su
observancia. No sabemos de un ca^j donde un oficial del Estado haya
sido perseguido bajo esta 1^y por destrucción de documentos,
excepto cuando se les acusó d<= usar un documento para cubrir otro
procedimiento penal. Sin embargo más de un ejecutivo ha tenido pro-
blemas por su incapacidad de generar documentos que se han perdido
o destruido inadvertidamente.
En 1951 en la revisión de la Comisión de Archivos del Estado,

se intentaron definiciones más precisas de los términos "documentos"
y "materiales no documentos". La comisión está también autorizada
por esta ley para dar interpretaciones posteriores al término
"materiales no documentos".
Los funcionarios estatales son conscientes ahora de la relación

entre la eficiencia en su sistema de archivo y en la organización de
su oficina. Una nueva profesión, llamada gestión de archivos, está
naciendo. En 1950 el Congreso aprobó una ley obligando a cada depar-
tamento federal a emplear un funcxonario de tiempo completo para la
gestión de archivos, cuya latxx sería coordinar todos los siste-
mas de archivo en el departamento y manejar los documentos genera-
dos en las necesidades precisas de la oficina. Así, en lugar de
escoger entre los documentos que se han acumulado, los permanentes y
los obsoletos, el programa de gestión «le archivos indicará, cuá-
les deben considerarse de valor permanente y cuánto tiempo debe
guardarse cada categoría de documentos para los propósitos adminis-
trativos. Además de esto la gestión de archivos debe tener cui-
dado que no haya vacíos en la información que debe archivarse.
- 124 -
En Illinois se está trabajando hacia los sistemas planeados de
archivo, cada uno proyectado para las necesidades del departamento,
e implantados por los programas de conservación que permitirán a
los departamentos hacer una distribución apropiada de sus documentos
tan pronto como cada categoría de archivo deje de tener valor para
los fines administrativos del departamento de origen. Esta disposi-
ción debe incluir la transferencia de los archivos inactivos a los
archivos estatales, la sustitución de copias de micropelículas por
los originales y la destrucción de los documentos que estén completa-
mente obsoletos. Muchos departamentos habían asegurado su legisla-
ción antes de 1951 la cual permitía los programas de conservación
para algunos de sus documentos. Sin embargo, es difícil definir las
categorías de archivo con la precisión suficiente para tal legisla-
ción. Algunas de estas leyes tenían poca perspectiva, algunas daban
amplios y peligrosos poderes de decisión a los administradores
quienes al ordenar la destrucción de los documentos podian no consi-
derar sus valores potenciales distintos al uso administrativo que se
les daba en ese momento.
La Schaeffer Commission to Study State Government recomendó que

la Comisión de Archivos del Estado debía aumentar los representantes
de los departamentos legales y financieros del Estado, y que esta
Comisión revisara y aprobara todas las propuestas relacionadas con
la destrucción de documentos. La 67 Asamblea General que se
reunió en 1951 revisó la ley estatal de archivos de 1943. Se
abolieron los miembros extraoficio; el Archivista de la Biblioteca
del Estado de Illinois y el Historiador del Estado serían el Director
y el Secretario, respectivamente, el Bibliotecario Estatal seguiría
siendo miembro y se adicionaron dos nuevos miembros, el Fiscal de la
Corona y el Director de Finanzas. Se agregó la sección 7, que
dice "Sin perjuicio omiso de otra disposición en contrario, ningún
documento será enajenado o traspasado por ninguna agencia del Estado
a menos que primero se obtenga aprobación por parte de la Comisión
Estatal de Archivos". Hasta que el Fiscal de la Corona opine .sobre
los problemas que se presenten con respecto a la interpretación de
los poderes de la Comisión bajo la ley, no se discutirá la nueva
reorganización de la Comisión Estatal de Archivos. Copias de los
Autos, los Reglamentos y las Formas de Aplicación se pueden obtener
en la Oficina del Archivista.
Como la mayoría de la audiencia está familiarizada con el

manejo del Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de
Illinois, no es necesario profundizar en sus funciones. Las princi-
pales funciones del Archivo de Illinois son: (1) el albergue de
los documentos permanentes del Estado en dos tipos de bodegas, de
archivo y departamental; (2) prestar servicios de asesoría a los
funcionarios Locales y Estatales y a otros interesados ; y (3) el
Laboratorio Fotográfico que no solo trabaja para la División de
Archivo sino también para todos los Departamentos de la Biblioteca
Estatal y para la Secretaría del Estado.
En general los documentos que se depositan en el Archivo del

Estado deben consultarse en el Edificio de Archivo bajo la supervi-
sión de los funcionarios. Los documentos en los depósitos del
Departamento están sometidos a la jurisdicción inmediata de las
oficinas a las cuales pertenecen, solo los Departamentos tienen acceso
a estos documentos, los cuales pueden retirarse del archivo para
uso de la Oficina Departamental a discreción del Departamento.
Muchos funcionarios Estatales están confundidos en cuanto a los tipos
de documentos que deben trasferirse al Archivo y los que deben
situarse en los Depósitos Departamentales. Este tema se discutir.-;
en la última sección de este artículo.
T?S
El almacenamiento de los Documentos Estatales permanentes y de
las copias de seguridad de las micropelículas de los fondos del
Estado y del Condado en los depósitos de Archivo (i.e. de los archi-
vos bajo la custodia legal del Archivista), incluye el cuidado físico
de los documentos y el servicio de guías de referencia para su uso.
El cuidado físico tiene que ver con el empleo del equipo de archi-
vo apropiado de archivo, el cuidado de los documentos contra el dete-
rioro causado por el polvo y las condiciones atmosféricas nocivas y
la restauración cuando sea necesaria. Las guías de referencia
requieren la elaboración de inventarios, guías, índices y otras
herramientas auxiliares de archivo para facilitar un servicio
rápido y el conocimiento de la historia del desarrollo de las
funciones de los Departamentos del Estado, de tal suerte que se
puedan entender los objetivos y el contenido de los archivos
inactivos. Esta tarea especializada con organizaciones departamen-
tales y documentos antiguos, que es la labor del Departamento de
Estado, permite un servicio más adecuado del que pueden ofrecer los
funcionarios que solamente conocen los procedimientos del momento.
Los servicios de asesoría ofrecidos por el Departamento de

Archivo aconsejan sobre los problemas relacionados con la administra-
ción de archivos y con la participación en el trabajo de la
Comisión Estatal de archivos proporcionados por el Bibliotecario y el
Archivista del Estado. La asesoría sobre la administración de
archivo se relaciona con el arreglo de documentos, la planeación
de sistemas de archivo para disminuir el volumen, y asesoría sobre
proyectos de microf i Imación (qué y dónde se debe hacer y con qué
equipo). Específicamente hablando, la generación de documentos es
función del Departamento y no del Archivista cuya labor principal
es la de cuidar de los documentos permanentes que se le han confiado.
Sin embargo hasta que los distintos Departamentos sean capaces de
tener sus propios programas de Gestión de Archivos, el Departamento
de Archivo es el que más puede ayudar en estos campos. Estos servi-
cios de asesoría a los funcionarios del Estado están también
disponibles, si se solicitan, para los condados y otros empleados
locales a través del Visitador de Campo La fase más impor-
tante de este trabajo con funcionarios de los condados es la del alma-
cenamiento libre de micropelículas de seguridad de los archivos
del condado. Estas micropelículas se depositan selladas bajo las
órdenes de la junta del condado. No pueden usarse en referencia.
El laboratorio fotográfico está equipado para fotografías

( incluyendo retratos en color y en diapositivas), fotocopias, micro-
fotografía y películas. El laboratorio hace toda la fotografía
publicitaria para la Secretaría de la Oficina Estatal y para la
Biblioteca Estatal. Esto incluye no solo las fotografías para las
ediciones de prensa, sino también las ilustraciones para los informes
y exposiciones. Las fotografías de la Bienal del Libro Azul de
Illinois editado por la Secretaría del Estado, excepto ilustrar sus
operaciones, son el producto de este Laboratorio.
La fotocopiadora atiende las necesidades de todos los departamen-

tos de la Biblioteca Estatal. También, puesto que éste es el tipo
de máquina equipada para copiar sobre papel emulsionado de doble faz,
se hace la impresión directa de ciertos departamentos de la Secreta-
ría de Estado, especialmente del Corporation Department. También se
hacen ampliaciones de micropelículas por medio de un accesorio es-
pecial que se coloca en la fotocopiadora.
- 126 -
La sección de microfilmaci4cn del laboratorio está eauipada
con una máquina portátil y una de gran tamaño que saca copias de
volúmenes extragrandes y encuadernados. Con la máquina prensadora y
ampliadora, se puede dar un servicio rápido a los que deseen copias
de documentos de archivo. La cámara también se usa para copiar
documentos para la biblioteca donde solamente se puede tomar prestada
una copia, también se usa para sacar copias de documentos raros para
préstamos interbibliotecarios. No estamos equipados para hacer
microfilmación de proyectos a gran escala. La generación de docu-
mentos en película es, como se dijo antes, responsabilidad del Depar-
tamento implicado, es un proceso de creación, contrario al proceso de
conservación, perteneciendo esta última función solamente a la
oficina de archivo. Las necesidades de microfilmación de los dis-
tintos Departamentos hace que se realicen estudios individuales y se
seleccione el tipo de equipo que se requiere para hacer un trabajo en
particular.
Cato los funcionarios de archivo de los distintos Departamentos

tienen dudas sobre qué tipos de documentos son apropiados para trans-
ferir al Edificio de Archivo - cuáles deben ir a los Depósitos
Centrales y cuáles deben transferirse a su propio Depósito de
Archivo, es necesario discutir algunas recomendaciones al respecto.
Primero que todo, el Edificio de Archivo no es un depósito. La

costosa construcción utilizada, los equipos de seguridad y contra
incendios, el aire acondicionado y lo fino del equipo, limitan el
tamaño del Edificio que puede construirse con los presupuestos dis-
ponibles. Con frecuencia al Edificio de Archivo se le llama "caja de
seguridad" para los documentos Estatales. Para asegurarse que los
documentos mas importantes no se amontonen sin orden, es necesario
seleccionar y limitar los que sean aceptables para almacenarlos en el
edificio: documentos originales y permanentes.
Cuáles son los tipos de documentos que se aceptan? La inicia-

tiva respecto a qué categorías deben llevarse a los depósitos de
Archivo (o sea, cedidos al Departamento de Archivos con jurisdicción
legal), se deja al Departamento al cual pertenecen los documentos.
Las limitaciones legales y de uso para hacer depósitos en los
Archivos Estatales las entienden mejor los funcionarios Estatales
interesados. Las siguientes categorías de documentos se consideran
adecuadas para su transferencia a la jurisdicción del Departamento de
Archivos. Algunos ejemplos citados pueden estar en más de una clasi-
ficación .
1) Tesoros Históricos. Ejemplos de tales documentos que están

ahora en los Archivos Estatales son la primera Constitución del Es-
tado (1818), el primer registro de la notaría de Cahokia (1737-68),
el Registro Ejecutivo territorial (1809), las Revistas de la Asamblea
Territorial General (1812-18), el primer censo (1818), documentos al
servicio de Lincoln en la Asamblea General, y las Leyes del 1812 que
contienen muchos documentos interesantes, tales como la primera ley
del colegio libre, los primeros transportes de pueblos, ciudades,
colegios, ferrocarriles y oficinas. Al decir que los documentos de
importancia histórica son adecuados para transferirlos a los
Archivos, debe anotarse que la práctica de resumir documentos
individuales para colocarlos en los Archivos, es vista con desagrado,
debido a que la integridad de los documentos es un principio básico
en la gestión de archivos. Debe transferirse el archivador completo
con los períodos que cubre.
- 127 -
2) Docuirentos depositados por seguridad debido a su extremo
valor. Dentro de estos documentos que están ahora en el Archivo de
Illinois están la Constitución de 1870 y los documentos de la Con-
vención Constitucional que la escribió; los escritos y resúmenes
del estado real que posee el Estado; las leyes; los convenios interes-
tatales; informes de corporaciones; y las copias de las micrqpelícu-
las de seguridad. Algunos de estos son fondos activos que por razones
obvias y de seguridad necesitan una protección especial. Los Depar-
tamentos que depositan archivos activos pueden imponer restricciones
razonables para su uso, tales como solicitar que se llame al Departa-
mento para publicar información proveniente de estos documentos.
3) Documentos que estén aún en uso activo, pero con objeti-

vos distintos a la administración del Departamento donde se originan.
Por ejemplo los documentos de servicios de los soldados de Illinois en
la Guerra Civil son muy solicitados por personas que escriben histo-
rias familiares, que buscan admisión a sociedades de herederos, que
irercan tumbas y por otros estados que quieren completar sus archivos
G.A.R. No hay razón para que estos documentos que no tienen relación
con las actividades civiles de defensa que son las tareas principales
del General Adjunto, sean parte del trabajo de estos funcionarios.
Para la información que se encuentra en estos documentos, el Departa-
mento de Archivo puede brindar datos colaterales útiles, evitando
que el jefe tenga que escribir a dos departamentos.
Los documentos del canal de Illinois y Michigan incluyen,

entre otros ítems, documentos de venta de las tierras del canal y
notas del estudio del territorio original. Estos documentos de la
tierra los usan con frecuencia las compañías y abogados que buscan
aclarar títulos y relacionan los documentos colaterales del Departa-
mento Ejecutivo de la Secretaría del Estado. Las notas de campo
originales,a menudo simples anotaciones a lápiz, son pruebas inva-
luables para establecer el derecho del Estado sobre la nueva autopista
de Chicago que reemplazará al antiguo canal.
Los documentos de los censos, originalmente tomados como base

para la presentación a la Asamblea General y al Congreso, se usan
ahora para fines genealógicos. Cómo quisiéramos ahora que quienes
planearon los formatos hubieran pensado en algunos ítems adicio-
nales que se hubieran podido incluir fácilmente y que hubieran
provisto tantos datos faltantes en las historias familiares.
Cuando el Arquitecto del Estado restauró la antigua Casa Estatal

Vandalia hace pocos años, dependió en gran parte de los inventarios
legislativos, contratos y alusiones en las Revistas de la Asamblea
General. Los documentos de la primera elección también pueden
citarse como uno de los muchos documentos usados ahora principalmente
con objetivos históricos - y para establecer apuestas electorales.
4) Un cuarto tipo de documentos adecuado para el Archivo son

aquellos que no tienen uso administrativo pero sí un valor investi-
gative presente o potencial. Un ejemplo excelente es la serie de
Estadísticas de Agricultura tornadas conjuntamente por el Estado y los
Departamentos de Agriculrura Federales. Muestran la variedad de
cultivos y de ganado producida en cada granja, en qué cantidad, los
precios de venta, ganancias y pérdidas, número de acres, si la
tierra es propia o arrendada por el granjero, y otros puntos. En este
momento puede ser de poco interés, pero suponemos que el historiador
en economía dentro de 50 años sí lo estará por la información
- 128 -
detallada sobre la revolución del maíz oomo cultivo principal de
Illinois hasta la agricultura diversificada de hoy, y podrá estudiar
el efecto del mercadeo y otros factores sociales en el tamaño y pro-
piedades de las granjas.
5) Donde la micropelícula ha sustituido los documentos origina-

les para el uso de oficina, algunas veces es mejor o necesario
conservar éstos y en tal caso el Archivo es el lugar apropiado para
hecerlo. Recordemos dos sucesos. Los documentos de la Primera Guerra
Mundial fueron maltratados y parcialmente destruidos en el Incendio
del Arsenal del Estado de 1934. El General Adjunto microfilma estos
documentos para su uso oficial y depositó los originales en los
Archivo del Estado.
El Departamento de Registro y Educación guardó sus documentos

de solicitudes de licencias profesionales en su Depósito Departamen-
tal en el Edificio de Archivo. Una administración eficiente
demanda consulta frecuente de los documentos que el Departamento está
microfilmando para uso oficial y deposita los originales permanentes
en el Archivo.
6) Los archivos inactivos que pueden usarse adecuadamente sin

retirarlos del Edificio de Archivo. Ejemplos de estos documentos
son minutas y otros registros de tribunales y comisiones sobreseídos
por las Oficinas Legales, (e.g., minutas del antiguo Tribunal de
Administración) depositados por el Departamento de Bienestar
Público; y documentos sobreseídos de los predecesores del Departa-
mento de Minas y Minerales. El Departamento de Seguros, por ejemplo,
depositó los viejos y voluminosos informes hechos por las compañias
de seguros.
En forma rápida, puede ser interesante observar cómo se usan

los fondos en los Archivos Estatales. Durante los dostfltirnosaños
el 76% de las solicitudes de información eran sobre asuntos del
Estado, el 16% sobre historias familiares, el 6% sobre historia y el
2% sobre servicios de consultaría. Bajo la clasificación "historia
familiar" se incluyen los archivos del servicio militar de la oficina
del General Adjunto, que se tuvieron a lo largo de la Guerra Española
Americana. Algunas de estas referencias incluyen la pensión y las
peticiones de Estado Civil, solicitudes de otros Estados para comple-
tar sus archivos sobre los veteranos de Illinois que posteriormente
vivieron en otros estados, y para información dtil en la marcación
de tumbas, todo lo cual se pudo adicionar adecu^lamente a la lista de
referencias de asuntos del Estado. El porcentaje relativamente
bajo de solicitudes sobre genealogía e historia se debe al hecho que
la Biblioteca Histórica del Estado de Illinois, una institución
separada, realiza muchas funciones que ordinariamente son asumidas por
la oficina de archivo del Estado.
Qué clase de documentos debe llevarse a los Depósitos Departa-

mentales? Como se dijo anteriormente, los fondos de los Depósitos
Departamentales son los documentos permanentes que aún tienen uso
administrativo semiactualizado, sobre los cuales el Departamento man-
tiene jurisdicción inmediata. El Departamento de Archivo a través
de su sistema "charge-out" para las claves impresas a los funciona-
rios autorizados, mantiene la vigilancia, para conveniencia del
jefe del Departamento, sobre las idas y venidas de estos depósitos,
pero el Archivista y su personal no tienen acceso a éstos. Los
documentos se pueden retirar para uso oficial sin que sean chequea-
dos por los Empleados del archivo.
- 129 -
Les siguientes son algunos de los documentos más importantes del
Estado que los Departamentos vieron la necesidad de una protección
física y moral del Edificio de Archivos:
1) Documentos de casos de la Corte Suprema, 1818.

2) Comisión del Servicio Civil. Documentos de casos del
servicio civil de los empleados Estatales.
3) Tesorero Estatal. Documentos de garantías; inscripciones
de bonos u obligaciones.
4) Auditor de las Cuentas Publicas. Documentos de las
garantías pagadas y canceladas. Los documentos de la Tierra básica
del Estado; los estudios y documentos de ventas de la Oficina de
Tierra de los E.U. en Illinois; ventas de las tierras pertenecientes
al Estado.
5) Departamento de Minas y Minerales. Mapas de minas (siendo
los originales los que usaban las estaciones de Rescate Minero).
6) División de Arquitectura e Ingeniería, Departamento de
Obras Publicas y Edificios. Planos originales, especificaciones y
contratos para las construcciones Estatales.
7) Departamento de Seguros. El "archivo oficial" sobre las
autorizaciones de las compañías de seguros que operan en Illinois.
8) Sistema de Jubilación de Profesores. Documentos de casos
sobre el pago a profesores que reciben los beneficios del Sistema.
9) División de Estadísticas Vitales, Departamento de Salud
Publica. Certificados originales de nacimiento y defunción.
10) Secretaría del Estado como oficial de archivo para el
Gobernador. Solicitudes de absoluciones y conmutación de senten-
cias.
11) General Adjunto. Documentos de servicio para la Guardia
Nacional de Illinois.
El Departamento de Archivo de la Biblioteca del Estado de

Illinois ofrece servicios de asistencia sobre el almacenamiento y
otros cuidados de los documentos públicos.
- 130 -
FORMACIÓN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS
Punto 33
U n a norma internacional para la formación

de archivistas y encargados de registros
Michael C o o k
catedrático de archivística,
Universidad d e Liverpool
Dentro de poco tiempo se publicarán las directrices R A M P para la elaboración del plan de
estudios para la formación de archivistas y encargados de registros. Su propósito no será el
de imponer uniformidad sino el de brindar orientación sobre los problemas generales y los
problemas específicos inherentes a la formación profesional superior, intermedia y parapro-
fesional en todos los países. El objetivo básico consiste en prestar servicio al público mediante
un eficiente servicio de información que sea de utilidad en las actividades culturales, la
investigación y la administración. Este esfuerzo puede ayudar a resolver las hondas divisiones
que existen en diferentes regiones entre las tradiciones de la formación y las de la adminis-
tración, lo que se traduce en la necesidad de armonizar la formación de archivistas con la de
bibliotecarios y documentalistas. Otros problemas tratados tienen que ver con la infraestructura
necesaria para un plan de formación y los de localización, niveles de admisión y escalafón
docente, y la estructura de la carrera ofrecida. Se analiza también el programa de estudios.
El P r o g r a m a de Gestión d e D o c u m e n t o s y Archivos ( R A M P ) del P r o g r a m a

General de Información de la Unesco va a publicar dentro de poco u n programa
m o d e l o para los estudios de administración de registros y archivos modernos: las
directrices del R A M P . Será éste u n o de u n a serie de manuales que tratan sobre
diversos aspectos d e la práctica de la administración d e archivos y registros,
concomitante con el trabajo similar q u e está siendo realizado dentro del Pro-
g r a m a U N I S I S T 1 . El presente artículo es u n comentario sobre algunos de los
problemas encontrados al tratar de definir u n a n o r m a para la formación y
educación d e archivistas y administradores d e archivos vivos q u e pueda tener
aplicación internacional. El principal objetivo consiste en aportar algo que p u e d a
ser especialmente útil c o m o guía para la formación de archivistas en los países
en desarrollo. Se espera también que las directrices p u e d a n estimular innovaciones
en el c a m p o de la formación que ayuden a los cambios de orientación profesional
que tanto desea la c o m u n i d a d internacional de archivistas.
Problemas generales
D o s problemas generales aparecieron al tratar d e considerar la posibilidad de
u n a n o r m a internacionalmente aceptada. Por u n a parte, el problema de las
diferencias culturales, lingüisticas y administrativas entre las principales regiones
del m u n d o ; por otra, la cuestión de la armonización de la formación de archivistas
con la d e otros trabajadores de la información, principalmente bibliotecarios y
documentalistas. Informes presentados a la conferencia d e expertos sobre esta
armonización, que tuvo lugar en París en noviembre d e 1979, ponían de relieve
estos problemas y al m i s m o tiempo definían las líneas d e enfoque que han sido
RUCIBA, vol. IV, n.° a, abril-junio de 1983
- 131 -
adoptadas en las directrices del R A M P 2 . Dichos informes subrayaban la impor-
tancia de superar la dificultad de encontrar normas comunes para u n programa
de formación aplicable a tradiciones educativas tan diferentes y apropiado para
sistemas administrativos tan distintos. L a administración de archivos se halla
siempre profundamente arraigada en el carácter histórico singular de la sociedad
a la cual sirve.
E n los informes se llegó también a la conclusión de que existía u n a necesidad
urgente de desarrollar rápidamente los medios de formación en m u c h a s partes del
m u n d o . Las cifras suministradas fueron reforzadas con estudios anteriores y
mostraron que inclusive los países m á s pequeños pueden estimar la d e m a n d a que
hay en la formación de archivistas y en los servicios de desarrollo de la adminis-
tración de archivos y registros en los gobiernos central, departamental y m u n i -
cipal, así c o m o en el sector privado. Todos los sistemas de formación de las pro-
fesiones de la información tienen c o m o objetivo c o m ú n el desarrollo de servicios
cuyo valor sea directo para el desarrollo nacional y para el público, de manera que
en este contexto general se pensó que u n intento serio de identificar los valores y
normas inherentes a ellos seda útil tanto para los institutos de formación pro-
fesional de los países desarrollados c o m o para los cursos de formación reciente-
mente establecidos en otros países.
Es especialmente necesario desarrollar la infraestructura de la formación en
administración de registros, disciplina que tiene igual importancia en los países
desarrollados c o m o en las naciones en desarrollo. Si bien la administración de
registros es objeto de enseñanza en la mayoría de instituciones de formación de
archivistas en cualquier parte del m u n d o , las directrices pueden ayudar a rea-
lizar el equilibrio de los cursos culturales y de administración dentro del pro-
g r a m a de formación. T a m b i é n debieran contribuir a estimular el desarrollo de
materias m á s técnicas y, sobre todo, inciticar al establecimiento de m á s lugares
de formación, sugiriendo maneras de fomentar la creación de nuevos cursos. H a c e
algunos años, la tendencia consistía en organizar sofisticadas escuelas regionales
destinadas a servir a zonas amplias y variadas. Estas escuelas regionales resultaron
relativamente difíciles definanciary administrar (salvo dos de ellas que han tenido
notable éxito) y tropezaron con agudos problemas de mezclas culturales e his-
tóricas dentro de sus zonas de acción. L a tendencia hoy en día consiste en estij
mular a los países para que establezcan sus propias escuelas de administración de
archivos y registros para atender a sus propias necesidades y su propio potencial.
E n esta situación se hacen particularmente necesarias u n a dirección c o m ú n de
orientación y normas de validez internacional.
C o m o en todo el sector terciario, los servicios de administración de archivos y
registros necesitan una infraestructura en la sociedad. E n primer lugar, requieren
la existencia de un gobierno con objetivos de desarrollo m o d e r n o y u n programa
de planificación con miras al futuro. Los archivistas y los administradores de
registros son de utilidad para la sociedad y la administración, y por ello deberían
ser suficientemente numerosos (como los demás trabajadores de la información)
y ocupar u n lugar adecuado en el plan de desarrollo de la m a n o de obra. D e la
m i s m a manera sería difícil que hubiera matrículas y formación de candidatos sin
que existieran suficientes egresados en los diversos niveles del sector educativo
público, particularmente el universitario (de 21 años de edad y más) y el secun-
dario (de 16 a 18 años de edad). El país debiera disponer por lo menos de una red
embrionaria de instituciones culturales y de investigación para que los archivistas
ocupen un puesto en el desarrollo de la investigación y el desarrollo cultural así
c o m o en la administración. Habría que facilitar las relaciones y comunicaciones
entre países impulsando el aprendizaje de un idioma internacional. Ninguna de las
- 132 -
profesiones de la información puede florecer sin esto. T a m b i é n debiera haber
cierto grado de acceso a la tecnología pertinente.
L a cuestión de la estructura de las carreras es importante. D e la experiencia de
algunos países se deduce que u n estatuto inferior de carrera en cualquiera de las
profesiones de la información se traduce en niveles bajos y por lo tanto en bajos
servicios públicos. Es especialmente importante en los países menos desarrollados
que la inversión en servicios tales c o m o la administración de archivos y registros
(o en bibliotecas y centros de documentación) sea directamente rentable gracias a
una administración eficiente de la información útil para el gobierno, la planifi-
cación y el desarrollo de los programas de investigación y los programas culturales.
El reclutamiento de los candidatos apropiados y la eficiencia de estos una vez
formados dependen de la carrera que se les proporcione y del medio ambiente
general en que tengan que trabajar.
L a administración de archivos y la administración de registros son dos aspectos
de una sola estructura profesional dentro de la cual se pueden distinguir tres niveles
de carrera. E n el nivel m á s bajo están los paraprofesionales, que proceden de la
escuela y a los que se asignan tareas que pertenecen esencialmente al c a m p o
profesional (por ejemplo, la ordenación y descripción de archivos, o el control de
las operaciones relacionadas con la administración de registros), pero que se
llevan a cabo c o m o procesos, bajo la supervisión de superiores profesionales. El
siguiente es el nivel profesional de los egresados de la universidad. S u trabajo
consiste en el diseño y supervisión de los procesos profesionales, en los que deben
participar c o m o agentes activos e inteligentes de la información, administración
e investigación en su país. Por último, hay u n nivel superior en el que el personal
de mayor experiencia se ocupa m á s de la administración, la planificación y las
relaciones públicas que de la dirección de los procesos profesionales dentro del
servicio. N o es siempre fácil distinguir con claridad y concreción estos tres niveles
a través de las fronteras nacionales; por ejemplo, la proporción de personal
completamente profesional con respecto al personal paraprofesional varía m u c h o
de un país a otro. ¿Significa esto que las divisiones entre los niveles tienen que estar
netamente establecidas en los diferentes lugares? Se" opina que todos los países
tienen, o deberían tener, trabajadores debidamente capacitados a todos los niveles,
aunque estén asignados de manera distinta en determinadas situaciones.
Otros problemas surgen cuando se trata de decidir en qué contexto instalar una
escuela de formación. E n Europa, nunca se ha estado completamente de acuerdo
en que la formación que se imparte en las instituciones académicas sea mejor que
la formación en el curso del trabajo o el aprendizaje dentro de un servicio amplio.
E n cierta medida éste es un problema práctico, puesto que para instalar una escuela
de formación se necesita disponer de u n mínimo de alumnos que quieran matri-
cularse, profesores calificados disponibles y que las autoridades competentes estén
dispuestas afinanciarla escuela.
E n cada uno de los aspectos se tropieza con dificultades. Las escuelas de archi-
vismo, en comparación con las facultades o escuelas de bibliotecología, son
necesariamente pequeñas, aunque no forzosamente tan pequeñas c o m o a veces se
piensa: si se satisficieran completamente las necesidades de la administración
pública y del sector privado, la mayoría de países contaría con u n cuerpo de
archivistas practicantes y administradores de registros que se contarían por
centenas m á s bien que por decenas*. A u n q u e cuentan con relativamente pocos
alumnos, las escuelas de formación necesitan enseñar una serie bastante amplia de
materias, de ahí que sea necesario utilizar las capacidades de varios profesores.
C o m o si esto no fuera suficiente problema, a veces es difícil encontrar a profesores
calificados en muchas de las materias que se enseñan, especialmente materias
- 133 -
profesionales. Los países menos desarrollados deben pensarlo cuidadosamente
antes de sacar al personal eficiente y experimentado de sus labores normales
(aun en el caso en el que prosigan trabajando en ellas) para asignarlos como pro-
fesores, pese a que a la larga esto pueda resultar una buena inversión de recursos
escasos. E n la práctica, muchos profesores de materias profesionales serán practi-
cistas locales que enseñen a tiempo parcial. Queda sitio limitado para expertos
extranjeros, por cortos periodos, cuando puedan ser suministrados mediante
arreglos de intercambio.
Debido a estos problemas, en general los países más desarrollados han incorpo-
rado sus escuelas de formación de archivistas a instituciones más importantes o a
un gran servicio nacional de archivos (como en la República Federal de Alemania
y la India) a una facultad de bibliotecología y estudios de la información (como en
España), o a una universidad. Esto ultimo es una práctica ampliamente seguida y
que presenta muchas ventajas. La escuela de archivistas no sólo puede utilizar los
recursos académicos de la universidad —empleando a profesores de materias
relacionadas con las suyas propias y utilizando las salas de conferencia, el equipo
de enseñanza y las bibliotecas— sino que también puede atender ala vida material,
cultural y recreativa de los alumnos explotando el ámbito universitario.
El enfoque que se adopte en la enseñanza de las materias afecta a la infra-
estructura física de una escuela de archivistas. Las salas de reunión y las aulas de
seminarios tienden a determinar el carácter de los grupos que los usan, y no sólo
por el hecho de limitar la cantidad. El carácter docente de la escuela debería ser
una combinación apropiada de lo práctico y lo teórico, y tener un estilo abierto.
Esto implica la intención consciente, especialmente por parte de los profesionales,
de desarrollar una tradición de autosuficiencia, de aceptación de la responsabi-
lidad y de capacidad para identificar y resolver los problemas. La importancia de
este enfoque se ve subrayada cuando existe la necesidad de una rápida y temprana
responsabilidad y de un rápido desarrollo de un tipo de administradores nacionales.
Por ello los estilos de enseñanza y su medio ambiente son importantes. También
hay algunos requisitos técnicos: acceso a una biblioteca de literatura profesional
que contenga materiales que no sean libros y (lo que se presta a mayor contro-
versia) acceso a un laboratorio de restauración de archivos. Esto necesitaría per-
sonal técnico para mantenerlo y, lo que sería ideal, un científico universitario que
llevara a cabo su programa de investigación. Sin embargo también es posible
limitar el nivel de la restauración, utilizando solamente materiales locales y tecno-
logía elemental. E n cualquier caso, la importancia creciente de la conservación
como una de las necesidades técnicas de la sociedad indica que la escuela debería,
siempre que sea posible, disponer de un laboratorio o taller.
Aunque es importante que las asociaciones profesionales participen en la plani-
ficación de los programas de formación y en lafijaciónde normas, también
importa que las escuelas, o su universidad matriz, se responsabilicen de la selec-
ción de los alumnos que van a asistir a los cursos. La aceptación de candidatos mal
preparados, so pretexto de necesidad administrativa inmediata, puede engendrar
problemas en los años venideros.
Por supuesto que es importante la cuestión del número de alumnos. Las
encuestas destinadas a determinar la m a n o de obra darán alguna indicación de las
cantidades necesarias en un país dado, pero siempre hay tendencia a subestimar
la verdadera demanda potencial. L a experiencia en países menos desarrollados
indica que el reclutamiento inicial de unos veinte paraprofesionales y cinco pro-
fesionales podría ser un buen comienzo, pero las circunstancias de los países
difieren tanto que esta proporción podría inclusive invertirse en algunos países.
La índole de la materia es contraria a la cantidad óptima. El número de alumnos
- 134 -
también se ve afectado por la índole de la política de matrículas. L a aceptación
de los alumnos solamente cuando están contratados por un servicio público
implica una limitación externa, y es probable que se descuide hasta cierto punto
la formación para el sector privado. U n a situación de mercado completamente
libre también impone limitaciones de diferente índole. Es posible u n arreglo en
virtud de) cual los estudiantes sean aceptados única o principalmente entre los
que hayan sido auspiciados por los empleadores. Habría que establecer una
estrecha colaboración entre las agencias de empleo, la universidad, las asocia-
ciones profesionales y la entidad de planificación de la m a n o de obra. Al selec-
cionar alumnos para la admisión, es la motivación bien fundamentada, la cualidad
m á s importante en la que se deberíanfijarlos seleccionadores.
El ingreso básico en el trabajo de administración de archivos y registros es a
nivel profesional. L a mayoría del m u n d o conviene que los que practican el archi-
vismo deberían ser egresados universitarios, es decir, poseer algo equivalente al
primer título universitario que los alumnos obtienen hacia los 21 años. A d e m á s de
esto, deberían tener una formación específicamente profesional. Dicho en otras
palabras, esto significa que los archivistas y administradores de registro deberían
tener unos cuatro años de educación, o sea, tres años de universidad general y u n
año de estudios de formación profesional, después del bachillerato'. L a formación
profesional básica debería por lo tanto ser considerada c o m o un curso a nivel de
maestría, c o m o ya sucede en varios países. Se recomienda que el curso dure un año
lectivo, incluido el trabajo individual de preparación de los exámenes, memoria o
tesis. El curso debería tener una orientación administrativa, y la intención debería
ser la de producir personal que puedan abordar su trabajo en forma autosuficiente
y con vistas a resolver problemas. C u a n d o sea posible podrán aceptarse algunos
egresados de ciencias naturales, pero en general el ingreso debería ser para
personas que tienen un primer título con alguna orientación a la investigación
documental retrospectiva o a la utilización de evidencia primaria.
El acceso al grado superior del trabajo de administrador de archivos o registros
será principalmente por selección con base en la experiencia. H o y , sin embargo,
la aceptación de una especialización técnica será probablemente un factor impor-
tante en la selección de candidatos para los puestos m á s altos, por lo cual se jus-
tifica suficientemente impartir formación avanzada en materias especializadas.
Estas especializaciones podrían incluir el desarrollo de sistemas automatizados,
programas educativos o publicaciones. Sería necesario impartir instrucción en
ciencias administrativas, naciendo hincapié en el trabajo individual que favorezca
la estrecha participación investigativa del estudiante. Las calificaciones resultantes
deberían ser aproximadamente las de un grado de doctorado. Los archivistas que
pasan a ser profesores de materias profesionales necesitarán formación avanzada
en pedagogía y en las especializaciones apropiadas.
Él grado de confianza que se les concede a los paraprofesionales varía muchísimo
de un país a otro. Es probable que siempre sea necesario contar con u n cuerpo de
paraprofesionales para la ejecución de las tareas básicas, aunque su n ú m e r o y la
responsibilidad que se les asigne dependerán de factores externos. Entre éstos se
encuentran la relativa dificultad de contratar a egresados, la índole de la estruc-
tura de la carrera e inclusive las esperanzas de la sociedad en general. H a y algunas
tareas profesionales, c o m o la gestión de los documentos (selección de registros para
retención o para destrucción) que nunca deberían confiarse a no titulados. Pero
la presión que pueden sentir las organizaciones m a s pequeñas de emplear solamente
a profesionales para encargarse de los servicios de administración de sus archivos
o registros domésticos puede ser m u y grande. E n todo caso, el requisito principal
en la formación de paraprofesionales es el de que los cursos sean m u y prácticos.
- 135 -
A pesar de este requisito, n o es fácil concebir satisfactorios cursos prácticos (de
cualquier nivel) que hayan de efectuarse bajo supervisión'. Por ejemplo, en la
administración de registros los procesos prácticos involucran al manejo de registros
que todavía están activos dentro de u n sistema. Normalmente n o es aceptable
para u n a entidad que estudiantes externos tengan libre acceso a estos registros.
Quizás la respuesta a este problema sea organizar las prácticas dentro de la entidad
que ya esté empleando al alumno; pero en este caso subsistirá el problema
de permitir a los capacitadores ejercer una supervisión estrecha y definir las
tareas prácticas que puedan suponer críticas o alteraciones d e los métodos
existentes.
Otro problema es el de brindar una estructura de carrera a los paraprofe-
sionales. Si se quiere reclutar a alumnos de calidad y altamente motivados, hay
que darles la oportunidad de ascender en la profesión. Pero si la matrícula se hace
al terminar los estudios secundarios, deberán franquear la barrera del diploma
universitario antes de poder ser admitidos en cursos de nivel profesional. Se pre-
sentan casos de personas que han saltado esta barrera merced a su experiencia y a
su éxito en el trabajo. E n términos generales, sin embargo, hay que insistir en el
hecho de que el progreso en la profesión se puede conseguir solamente obteniendo
un título y formación m á s avanzada. Es probable que la introducción en u n a
profesión de nivel universitario de personas que n o tienen ese nivel permita
alcanzar u n rendimiento m a s elevado.
E n cualquier caso, en todos los niveles el personal debería ser consciente de la
necesidad de seguir instruyéndose, por lo que el sistema de formación debería ser
concebido en función de esta exigencia.
El programa de estudios
Hasta ahora, sólo se han evocado consideraciones generales y de contexto. Res-
pecto a los propios cursos, las directrices clasifican primero las materias que van a
tratarse y luego establecen u n esquema para agruparlas en módulos que se
adapten a las circunstancias especiales de cada tipo de curso.
C a b e recalcar que las directrices no se proponen estimular un sistema absolu-
tamente uniforme de formación por doquiera. C a d a escuela de formación debe
concebir sus cursos de m o d o que correspondan a las circunstancias del país o de la
región, a las necesidades de los servicios de administración de archivos y de
los registros suministrados, a los propios estudiantes y a los recursos docentes
disponibles.
Excepción hecha de una breve base general, los cursos se dividen en tres grandes
áreas: materias profesionales principales; materias comunes a archivos y a otras
profesiones de la información; y materias comunes a archivos y a otras disciplinas.
H a y también una pocas cspccializaciones que se pueden tratar c o m o facultativas.
El principal objetivo de u n curso de base consiste en consolidar la parte d e
educación general. Normalmente el alumno debería haber adquirido ya estos
elementos básicos en la escuela, aunque pudiera suceder que fuera necesario
impartir un curso especialmente concebido para la educación general u otra clase
de conocimientos fundamentales. Por lo menos podría ser necesario impartir
alguna orientación para que el alumno se pueda formar una idea de las relaciones
existentes entre su disciplina y las demás áreas de estudios de información, así
c o m o del lugar que ocupa su disciplina en el desarrollo nacional.
A . Los estudios profesionales incluyen: administración de registros; administración

de archivos; ciencias auxiliares de la historia; historia administrativa. L a relación
- 136 -
existente entre estas materias podría variar m u c h o según la tradición del pais,
c o m o se indica a continuación.
L a administración de registros tal c o m o se ha desarrollado en América del
Norte incluye administrar la información, o sea los sistemas de formularios, los
informes, correo y archivo, incluyendo innovaciones técnicas tales c o m o el proce-
samiento alfabético, los microformularios y el control del equipo de oficina c o m o
fotocopiadoras y sus suministros. U n enfoque m á s europeo de la administración
de registros se concentra en los métodos de sacar registros medio-corrientes de
sistemas activos, su control y recuperación en centros de registro. A m b o s enfoques
tienen en c o m ú n , sin embargo, el objetivo general de mejorar la administración
de los medios de información y registro en la función pública y el sector privado,
repercutiendo así de manera fuerte y duradera en las normas de planeamiento e
investigación de su país. Si las directricesfijanbuenas normas, los profesores se
verán inducidos a escoger los elementos que mejor les convengan y se verán
estimulados a ensayar innovaciones que pueden resultar útiles.
L a administración de archivos, por lo menos en una exposición teórica, se
ha acercado m u c h o m á s a u n a norma internacionalmente aceptada, aunque se
controvierte todavía la terminología. L a materia trata de la adquisición, preser-
vación y comunicación de archivos, así c o m o su control administrativo e inte-
lectual. E n el control intelectual, la práctica archivista ha tendido a asimilarse
m á s a las prácticas de recuperación de la información en las ciencias de la infor-
mación de m o d o que este aspecto se trata entre las materias comunes de los
estudios de información.
Las ciencias auxiliares de la historia fueron u n tiempo predominantes en
los sistemas de formación de archivistas de muchos países, pero ahora están
perdiendo terreno y dejando la primacía al estudio de los sistemas técnicos de
información. Siempre habrá necesidad de la interpretación técnica, con valor de
testimonio, de los documentos, y siempre será una de las funciones de un archivista
el suministrar esta interpretación. C o m o es natural, el grado en que el archivista
necesita estudiar la paleografía, los documentos públicos, la sigilografía o las
lenguas muertas, variará m u c h o de un país a otro. Serán m u y pocos, sin embargo,
los países que no le necesiten. Amplias regiones del tercer m u n d o han heredado
archivos más viejos que necesitan estas calificaciones. Tal es el caso, por ejemplo,
de las islas del Caribe o de los antiguos reinos del Asia del sur y sudoriental.
Algunos países de África podrán estimar que su archivo precolonial es entera-
mente no documental, pero ahí también hacen falta archivistas que participen
inteligentemente de alguna manera en la conservación y desciframiento de Jos
elementos que contienen información (los cuales no tienen que estar, necesaria-
mente, en forma escrita) o en la recolección y preservación de documentos
orales. D e igual forma, los medios visuales o sonoros exigen, en algunos contextos,
administradores especializados.
L a historia administrativa, cuarto elemento de esta sección, es un tema en
el que la contribución de los archivistas es esencial. L a dificultad radica en que
se trata de una materia cuya investigación y enseñanza deberían, por regla
general, confiarse a archivistas, que son quienes día a día manejan estos mate-
riales. Es un problema desarrollar la historia administrativa (también denominada
constitucional o institucional) c o m o materia lectiva en la formación de estudiantes
de archivismo, cuando, m u y a m e n u d o , la materia n o se puede desarrollar sin
el trabajo previo de esos estudiantes mismos. Ninguna solución es posible a
corto plazo, especialmente por tratarse de u n caso en que podría n o resultar útil
recurrir frecuentemente, y por un periodo determinado, a un experto extranjero*.
- 137 -
B . La li-ta de las materias comunes que se han de incluir en los cursos con alumnos
de otras profesiones de la información (bibliotecología y documentación), esta-
blecidos en la reunión de armonización de los programas de formación, es
impresionante':
i) reprografía: artes gráficas, fotografía, microfotografía, xerografía;
ii) técnicas de presentación y exhibición, programas de educación del público;
iii) conservación y restauración, por lo menos respecto al manejo de sistemas de
reparación y al mantenimiento de normas para los locales de almacena-
miento de documentos (la reparación es en sí, evidentemente, una materia
técnica en la que hay que capacitar a los especialistas);
iv) almacenamiento, recuperación y difusión de la información son materias que
en una época se pudieron haber considerado componente central de la
administración de archivos (ahora se están desarrollando rápidamente, con
una compleja base teórica y tecnológica, y constituyen un área de la adminis-
tración de la información, incluyendo catalogación, clasificación, indización y
difusión selectiva de la información, o sea una materia de por sí m u y sólida);
v) bibliografía y fuentes de información, servicios de referencia, servicios biblio-
gráficos y búsqueda de literatura;
vi) estudios acerca del usuario: materia desarrolladísima en bibliotecología, en la
que se pueden usar algunas de las técnicas de las ciencias sociales para
emprender estudios sobre las poblaciones de usuarios (no es seguro que los
archivistas necesiten desarrollar estas técnicas al mismo grado que los
bibliotecarios, pero tienen sin duda que poder apreciar la demanda del
usuario y organizar su trabajo para satisfacerla; es conveniente que puedan
organizar la misma clase de investigación que usan sus colegas de las demás
profesiones de la información);
vii) legislación y reglamentación: actualmente hay campo para un estudio
comparativo a nivel internacional sobre esta materia que se puede considerar
materia troncal común y que por ello debería incluir temas tales como el
depósito legal, el derecho de autor, las libertades de protección de la infor-
mación y de los datos y materias menos delicados tales como la definición
legal y el control legal de los servicios de administración de archivos y
registros;
viii) seguridad: materia importante y técnicamente en desarrollo;
ix) diseño de edificios y controles medioambientales dentro de los edificios;
x) análisis de sistemas, incluyendo la automatización; esta materia innovativa
será de aplicación menos inmediata en algunas partes del m u n d o , pero se
puede predecir con certeza que es deseable cierto grado de aceptación de
los sistemas automatizados por doquier, y es seguro que la capacidad de
analizar svi propio sistema y saber presentar los resultados de ese análisis,
es parte importante de la formación profesional.
C . Se considera que los cursos comunes a otras disciplinas incluyen tres elementos:
las ciencias administrativas, los idiomas y la metodología de la investigación.
Todos los archivistas y administradores de registro necesitan cierta competencia
en administración. Por ejemplo, la administración por objetivos, el manejo de
bancos de datos, el diseño de sistemas de registros, algo de métodos estadísticos,
presupucstación y análisis costo/beneficio, le serán necesarios virtualmente a
cualquier archivista profesional. A niveles de mayor jerarquía, sería necesario
tener algunos conocimientos de administración, por ejemplo en manejo de
personal, en técnicas de organización y métodos, o en estudio del trabajo, y
algunos conocimientos de contabilidad de gestión.
- 138 -
Y a se ha mencionado la necesidad de que algunos archivistas tengan conoci-
mientos de un idioma antiguo. Esto debería estar respaldado por el dominio
de un idioma internacional afinde facilitar la comunicación.
La metodología de la investigación es una materia importante pero difícil. Es
importante porque los archivistas deben ser considerados esencialmente c o m o
participantes y contribuyentes de la actividad de investigación de su país. Los
encargados de registros corrientes también deberían ser considerados en esta
forma y, ciertamente, para poder apreciar los registros que merecen retención,
deben ser conscientes de las necesidades de la investigación. Por otra parte, no
está aceptado universalmente que sea posible organizar la formación en meto-
dología de la investigación, excepto en algunas ramas especializadas. Puede ser
que, c o m o en el caso de la historia administrativa, los archivistas mismos sean
los principales participantes en un estudio organizado y estructurado de la
metodología de la investigación; pero si esta situación se presenta, es importante
que ellos lo hagan en cooperación con los otros miembros activos de la industria
de la investigación, incluyendo los historiadores y demás especialistas de la
ciencias sociales.
D . E n términos generales, se recomienda que haya una sola clase de cursos de

formación para todos los archivistas y administradores de registros en cada pals
o región. Ese curso debería contener, c o m o se ha mencionado antes, algunos
elementos que se enseñen y estén diseñados en c o m ú n con los otros trabajadores
de la información, cuando esto sea posible institucionalmente, pero n o debería
haber muchas materias facultativas o que se excluyan entre sí. C a d a archivista
puede por supuesto escoger u n c a m p o especial de interés durante su carrera,
pero n o dispone de la amplitud de especialidades con que pueden contar los
bibliotecarios. Probablemente la opción m á s amplia es entre dedicarse a archivos
antiguos y a la orientación cultural y de investigación concomitantes, o dedicarse
a la administración de los sistemas de archivos corrientes. Pero a m b a s clases de
archivistas tenderán a trabajar en un servicio bastante circunscrito, con muchos
objetivos comunes. Por consiguiente, no se estimó que debieran brindarse muchos
cursos facultativos en la formación básica profesional.
Sin embargo, fueron mencionadas tres posibilidades de cursos facultativos,
necesarios para que archivistas experimentados puedan, por ejemplo, recibir
formación especializada avanzada:
i) el uso, en la educación, de material de primera m a n o : ésta es una materia
que hoy en día exige u n conocimiento de otros medios y familiaridad con la
teoría educativa y su práctica;
ii) la administración de la conservación, que incluye conocimientos científicos
al m á s alto nivel y las capacidades necesarias para administrar una unidad
técnica y su personal;
iii) la administración de u n a unidad de publicaciones, que tiene un aspecto
tecnológico y u n aspecto profesional, y repercusiones en la evaluación de la
d e m a n d a d e los usuarios.
Casi todas estas materias exigen realmente algo de experiencia práctica y en
algunos casos sería m á s bien difícil planear y supervisar las prácticas. Son espe-
cialmente necesarias prácticas estrechamente supervisadas cuando el curso es para
paraprofesionales. E n el caso de los profesionales, se estima que la formación
básica podría incluir un trabajo individual consistente en un tratamiento razonado
—incluyendo la descripción— de una serie de archivos o el estudio de u n problema
de administración de registros en un contexto determinado. Escrito en forma de
memoria, el resultado de este estudio podría evaluarse y podría conducir a una
- 139 -
norma de reconocimiento general, comparable a las sanciones que coronan otros
cursos de titulación.
Las directrices sugieren que estos elementos de curso podrían combinarse en
grupos de módulos para que de esta forma resulten mejor adaptados a los diversos
niveles en que se inscribe al alumnado. Tanto los alumnos profesionales (de
postgrado) c o m o los paraprofesionales deberían recibir una formación que abarque
toda la escala de materias, en la medida en que sean aplicables a la situación
del país, pero tratadas de manera diferente en los dos niveles. Los paraprofesionales
deberían seguir un curso m u y práctico con muchas demostraciones en el terreno
y ejemplos concretos. Los profesionales deberían abordar la materia con curio-
sidad de espíritu y progresar tanto c o m o les sea posible por su propio esfuerzo.
Es importante lograr que, en la medida de lo posible, la orientación del curso
tienda a formar profesionales bien motivados y capaces de utilizar sus aptitudes
administrativas y técnicas en la solución de los problemas encontrados en el
trabajo y para elaborar soluciones aplicables en la práctica y que aseguran con
éxito visible el buen funcionamiento de servicios socialmente útiles.
Notas
i. D e especial aplicación aquí resultan las Guidelines for curriculum development in information studies,
de W . L . Saunders, Paris, Unesco, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 2 7 ) . [No existe versión española.]
2. Resumidas por M . C o o k en "Formación profesional de archivos: problemas de modernización y de a r m o -
nización*', RUCIBA> vol. II, n.° 3, 1980, p. 156-166.
3. J. H . d ' O lier y B . Delmas. Planning national infractructures for documentation libraries and archives, Paris, Unesco,
1975-
4. P . Havard-Williams y £ . G . Franz, Planning information manpower. Conferencia Intergubernaznental sobre
el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentación, Biblioteca y Archivos, París,
23-27 de septiembre de 1974, p . 45.
5. Este aspecto está siendo considerado por la Sociedad de Archivistas Americanos en la divulgación de sus
Guidelines for graduate archival education programs, Society of American Archivists, Education directory, en
"Proposed program standard for archival education—the practicum", SAA Newsletter, julio de 1979,
p. 19-21.
6. U n a excepción sorprendente de estas observaciones la constituye el trabajo de M . Bax y Neil B a x en el
Centro Regional de Formación de Archivistas, Universidad de G h a n a .
7. Unesco, Programa General de Información, Reunión de Expertos sobre la Armonización de los Programas
de Formación de Archivistas, París, 26-30 de noviembre d e 1979, Informe final, ( P G I / E T / H A R M / 7 ,
14 de enero de 1980). [ N o existe versión española.]
- 140 -
GESTION D E ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Ideas modernas sobre la administración

de archivos
por Frank B. Evans, profesor agregado de historia,

T h e American University,
Washington, D . C .
Se examinan y se contrastan los conceptos clásicos y modernos de administración de archivos

en los países angloamericanos y se indican las transformaciones radicales que sufre la profe-
sión de archivero.
H a c e cerca de diez años, Sir Hilary Jenkinson, en su ultima obra literaria, deplo-
raba "esa forma de herejía", que pretende, que el archivero "moderno" necesita
"ordenar los archivos de manera que respondan mejor a sus requerimientos", y
hasta llegó a proponer que "esa definición pudiese ser modificada en cada país
según sus necesidades particulares". Sir Hilary pronunció estas palabras, c o m o
presidente de la British Society of Archivists, cuando mostrándose exponente
ilustre de lo que puede llamarse la escuela "clásica" de la administración de
archivos, disipó toda d u d a sobre su reconocido "impenitente conservadurismo".
Para prevenir los "males" que predijo causaría esa política liberal, pidió enérgi-
camente a los archiveros del m u n d o entero que se mantuvieran "firmemente
adheridos a unos pocos principios fundamentales e inmutables —orígenes básicos
y principios básicos que decidían en último término lo que el archivero puede y
no puede hacer". Proclamó categóricamente estos orígenes y principios c o m o
"acumulación natural (opuesta a compilación artificial), base administrativa,
preservación esencial de las referencias, ... custodia; y ... posibilidad de esa
definición a documentos de todo género y fecha". Añadía en cuanto a la definición
de los archivos "modifíquela si quiere y c o m o quiera, pero a condición de que no
se alteren en medida alguna esos cinco elementos *".
Sir Hilary se ocupó luego de los problemas que plantea la "índole de los archivos
modernos" —su "enorme y actualmente inevitable masa", la "duplicación o la
multiplicación que son resultado de las facilidades que ofrece la maquinaría
moderna a gentes perezosas o indiferentes; y luego la dudosa calidad de la mayor
parte de los materiales utilizados ; por último la necesidad de una cierta elimina-
ción con la consiguiente selección . Quitó valor a muchas de las características
de los archivos modernos pues que sólo sirven para crear en el personal de archivos
problemas de locales, plantilla y restauraciones, c o m o "cuestiones de aplicación
>ráctica que se h a n de resolver a medida que se plantean, y que varían según
{as circunstancias". Pero respecto a la eliminación y a la selección, se mantuvo
intransigente. Citando los dos "estudios" de los registros departamentales pro-
puestos por el Comité Grigg, hizo observar que "ninguno de los procedimientos
de poda son en realidad tarea de archivero". V asociándose a la idea de Sir T h o -
i. Sir HiUry J E N K I N S O N , "Root*" Society of Archiviats, Journal, vol. I, n.° 4, October 1961, p. 131-133
267
Bol. Ututco Biit., vol. X X I V , n.° 5, septiembre-octubre de 1970
- 141 -
mas Hardy, dijo que "la función de los conservadores de archivos sigue siendo aún
la de conservarlos x".
La única concesión importante que estaba dispuesto a hacer este archivero,
el más influyente de su generación, se referia a los archivos modernos no oficiales,
esos "restos de documentales de actividades que no tienen raíces en el pasado, y
que son enteramente producto de nuestro tiempo". Para archivos c o m o estos
recientemente creados por sociedades o instituciones científicas, industriales y aún
comerciales, propuso depósitos "especializados" y "archiveros especializados".
A su juicio, este nuevo tipo de archiveros debería, antes de llegar a ser u n verda-
dero archivero, recibir la formación de un especialista en ciencias en vez de un
humanista, para poder poseer un conocimiento técnico de las actividades docu-
mentadas en los registros. Sir Hilary reconocía que el archivero especializado n o
tiene necesidad de "paleografía, ni de m u c h a historia, ni tampoco de latín
medieval o de francés ' ; pero debería "formar parte de la profesión de archivero
tal c o m o se practica en todas partes"; debería adquirir "por lo menos u n conoci-
miento básico, y estar enterado de la índole, los requisitos y las condiciones de su
profesión". Terminando de examinar "las vidas paralelas del archivero especiali-
zado y del archivero general", Sir Hilary señaló "como una cuestión de verdadera e
inmediata importancia, que el archivero especializado... está siendo una realidad;
que deseamos que así sea y que coopere con nosotros; y que quizá sería bueno
formular desde ahora... las condiciones que harán posible y fecunda esa coopera-
ción *".
La "herejía" que movió a Jenkinson a reafirmar tan vigorosamente sus clásicas
ideas sobre administración de los archivos —a lanzarse a "dar u n paseo" a sus
"caballos de batalla" c o m o él los llamaba— fue la aceptación cada vez mayor que
adquirió la obra del Dr. Theodore, R . Schellenberg, Modern archives: principies and
techniques, publicada unos años antes. Schellenberg, cuyo fallecimiento ocurrido
hace unos meses privó a la comunidad de los archiveros de uno de sus principales
teorizantes, es autor de u n manual del archivero moderno que no sólo vuelve a
definir los archivos y pide a los archiveros de otros países que hagan lo m i s m o
siguiendo sus necesidades particulares 8 , sino que además recaba para el archivero
la facultad de decidir en último término sobre la supresión de los registros
modernos, seleccionando los que han de ser conservados *.
Pero hay algo tan importante c o m o el punto de vista particular de esta escuela
moderna con la que jamás quiso Jenkinson tener trato alguno; el del "manejo de
registros" (records management), a la que Schellenberg dedica en cambio lo más
sustantivo de las tres partes en que dividió su manual 6 . En su contexto, la novedad
de la tesis de Schellenberg es que un programa de manejo de registros bien desen-
vuelto —y empleo la expresión más c o m ú n — que busque economía y eficacia en
la constitución de los registros, en su conservación y en su acondicionamiento,
es requisito previo esencial de una buena administración de los archivos modernos.
Las tres cuestiones planteadas por Jenkinson —la definición y alcance del término
archivos, la enseñanza y la formación de los archiveros, y el papel del archivero
en la adquisición de sus materiales— además del problema de las relaciones entre
el archivero y el funcionario encargado de los registros, son los principales con-
trastes entre la escuela clásica y la escuela moderna de administración de archivos.
U n resumen del desenvolvimiento de estos problemas nos facilita también la
comprensión de las transformaciones radicales que sufre hoy la profesión de
archivero.
i. Op. cit., p. 136-137.

a. Op. eil.,p. 137-138.
3. T . R . S C H B L L E N B E R G , Modern archives : principia and techniques, Clfictgo, Univenity of Chicago Prêts
«959. P- 15.
4. Ibid., p. 133.
5. lbid.,p. 3 3 - n o .
- 142 -
A pesar de insistir la uniformidad doctrinal de un m o d o poco corriente —-por
lo menos para un inglés y un americano— se puede decir que Jenkinson y ScheUen-
berg reflejan en sus obras gran parte de su conocimiento práctico de los archivos
, al mismo tiempo, de los gobiernos a los que servían con tanta distinción,
Í enkinson, que poseía u n valioso patrimonio de documentos de la edad media,
experto y competente en lingüística y en ciencias históricas auxiliares, y heredero
de una tradición jurídica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida,
hizo las menos concesiones posibles a las exigencias de los registros modernos.
D e todos modos, su Manual of archive administration y otras de sus obras, aunque
no estén hoy del todo adaptadas en sus detalles a las necesidades habituales,
siguen siendo m u y útiles para la formación de archiveros, de todas partes porque
con ellos tendrán una idea clara de su patrimonio cultural y de los ideales de su
profesión K
Por el contrario Schellenberg no efectuó un prolongado estudio de los registros
jurídicos medievales ni de los sistemas centrales de registro. Producto de la escuela
americana, con diploma superior de historia, pasó a formar parte del personal
de los Archivos Nacionales recientemente creados, y pudo así aportar sus pro-
fundos conocimientos y su experiencia única. L a primera actividad esencial de
los Archivos Nacionales consistió en localizar e identificar unos dos millones de
metros cúbicos de documentos de los registros federales que se habían ido a c u m u -
lando durante u n siglo y medio en Washington y en todo el territorio del país.
L a necesidad de encontrar criterios y procedimientos para evaluar y ordenar no
sólo de este cúmulo de documentos, sino también lo de los depósitos que se fueron
acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedían de trescientos mil m e t r o
cúbicos, contribuyeron de u n m o d o positivo a forjar las ideas de Schellenberg
sobre la índole de los archivos modernos sobre el requisito inevitable de la "elimi-
nación" y la "selección" y sobre el importante papel que el manejo de registro
han de desempeñar para facilitar esta tarea. L a necesidad ulterior de establecer
un control material e intelectual de los registros modernos que no estaban "orde-
nados" y no eran fáciles de clasificar con pautas clásicas, contribuyeron directa-
mente a establecer las prácticas del "ordenamiento" colectivo y de la "descripción"
colectiva, cuyas bases teóricas expone Schellenberg con gran convicción '. D e
todo esto se deduce que las ideas de Schellenberg, lo mismo que las de Jenkinson,
acerca de la índole de los archivos modernos y de las funciones peculiares del
archivero, tenían profundas raíces en la experiencia. Si, en ocasiones, sus trabajos
no tienen m u c h o en cuenta las realidades ni las necesidades de los depósitos no
gubernamentales de menor importancia, es cierto, sin embargo, que han ejercido
una influencia de carácter internacional y bien merecida.
El manual de Schellenberg se publicó poco tiempo después de su regreso de u n
año de conferencias Fulbright en Australia, durante el cual habló de los criterios
y prácticas de los archivos americanos. L a posibilidad de adaptar sus opiniones
modernas a las necesidades de un país que posee una tradición británica, heredada,
de administración y de manejo de registros, y también un conocimiento anterior
y profundo de las enseñanzas de Jenkinson, están perfectamente expuestas en la
excelente relación que nos ha dejado el ex-jefe oficial de Archivos de la Australian
C o m m o n w e a l t h National Library, Sr. Ian Maclean.
Después de mostrarse de acuerdo con Jenkinson en que los "registros" y los
"archivos" son "en realidad la misma cosa", Maclean, al dar cuenta de sus
trabajos añade: "Sin embargo, en Australia es ya un hecho corriente y oficial
aplicar el término registros a los documentos que se guardan en oficinas de refe-
i. Sir Hilary J E N K I N S O N , A manual of archive administration, ed. by Roger H . Ellis, rev. and. éd., London,
P. Lund, Humphries, 1965. Sobre la carrera profesional y la bibliografía de las obraa de Jenkinion,
véate, J. Conway Daviea, éd., Studiêt presenteJ to Sir Hilary Jenkinion, London, N e w York, Oxford
University Press, 1967.
a. Sobre este punto, véase " M o d e m methods of arrangement of archives in the United States", de Frank
B . Evans, en American archivist, vol. 29, April 1966, p. 241-263.
- 143 -
rencias para asuntos corrientes, y el término archivos a los documentos confiados
a un depósito especialmente ordenado 1 ". En el fondo, este criterio es el que está
en vigor en los Estados Unidos, ya que, si se aplican otra vez el concepto de
archivos a los documentos archivados que no han sido aún estudiados por el
archivero y están sujetos a un futuro ordenamiento, se haría cómplice al archivero
de la destrucción de los archivos. Maclean llega además a la conclusión de que,
con lo que ha aprendido durante diecisiete años en los archivos del gobierno del
Commonwealth, los principios, si no todos los métodos, "expuestos en el manual
de Jenkinson"... parecen aún adecuados para el ordenamiento y la descripción
de los archivos del Commonwealth 2".
Reconocida su deuda de gratitud para con Jenkinson —el análisis y la exposi-
ción de Maclean, que no podemos ocuparnos aquí con más amplitud, han de ser
conocidas a mi juicio, por todo archivero— Maclean pasa a tratar del problema
de la eliminación y de la selección, en los siguientes términos:
"En este punto concreto estoy menos conforme con las enseñanzas del Manual.
Estimo que el archivero ha de desempeñar un papel importante en la selección
y en la eliminación porque, si no lo nace, nadie probablemente se ocupará de
ello. Si ese papel se puede limitar a buscar, con un determinado servicio guberna-
mental, un acuerdo sobre un criterio para la eliminación, tanto mejor, pero, en
el caso de que no logre establecer una base satisfactoria para la eliminación
mediante un plan de eliminación o por otro procedimiento, el archivero estimo
que ha de estar dispuesto a tomar una iniciativa personal. Si se dedica más bien
a 'eliminar' que a 'seleccionar', no creo que llegará de ese m o d o a alterar en gran
medida la calidad de sus archivos, porque, después de todo, los archivos poseen
esa condición por las circunstancias de su compilación y de su desarrollo, y no
por un método de selección (como había dicho ya el propio Sir Hilary *..."
Habiendo franqueado de este m o d o la distancia que separa la escuela clásica
de la escuela moderna, Maclean, en un artículo publicado en una revista ameri-
cana de archivos, explica las razones y la importancia de esta transición:
"En los últimos años, la profesión de archivero no ha cesado de poner interés,
totalmente o al menos primordialmente, en la conservación de los archivos del
pasado para que los utilice la generación actual, y ha tomado la responsabilidad
de conservar los registros del presente para los futuros usuarios. Era inevitable
que de ahí se siguieran grandes transformaciones en las aptitudes y las técnicas
profesionales. Algunos archiveros se negaron a reconocer que existía el problema
o, si acaso, consideraban que los registros del siglo x x eran algo de nivel inferior,
de lo que podían ocuparse archiveros de menos categoría. Otros, especialmente
en América, intentaron resueltamente adoptar sus técnicas para hacerfrentea los
verdaderos problemas sin adoptar sin embargo sus aptitudes fundamentales de
un m o d o eficaz. A m b o s grupos, el último con más razón, se vieron sorprendidos
y hasta un poco resentidos cuando los funcionarios encargados de los registros
supieron aprovechar las circunstancias y la labor práctica llevada ya a cabo y,
con un criterio m u y diferente, prepararon programas en gran escala, cuyo éxito
se evaluó en términos materiales menos que culturales. Con el informe de la
Comisión Hoover comenzó en 1949, en los Estados Unidos, lo mismo que en otros
países, la nueva era del manejo de registros ; y muchos archiveros adoptaron una
actitud defensiva considerándose c o m o historiadores que sirven a los historiadores,
y hacen alguna que otra salida al c a m p o del manejo de registros para la evaluación
de los registros para los archivos *."
\. Ian M A C L E A N . An analysis of Jenkinson* Manual of archive administration' in the light of Australian
experience, en Albert E. J. Hollander ed. Essays in memory of Sir Hilary Jenkinson, Chichester, Sussex
Moore and Tilleyer, 1962, p. 129.
3. Ibid., p. 129.
3. Ian M A C L E A N , op. cit., p. 150.
4. Ian M A C L E A N , Australian experience in record and archives management, American archivist, vol. 22,
October 1959, p. 387-388.
- 144 -
Para hacer frente a esta nueva situación, en Australia se elaboró un programa
combinado de gestión de archivos y de registros, en el que figuraba la creación
de u n centro mixto de archivos y registros y el nombramiento en cada departa-
mento de u n "especialista en manejo de archivos convenientemente seleccionado
y capacitado 1". El criterio de Maclean sobre la enseñanza y la formación de los
archiveros y sobre las relaciones entre el archivero y el funcionario encargado de
los registros, queda bien precisado cuando, dentro del término archivero,
comprende "a toda persona que, por sus conocimientos generales de la teoría y
la práctica de la conservación de registros y sus conocimientos profesionales
especiales de los sistemas aplicados en los periodos que le interesan, está capacitada
ara tomar decisiones o para dar u n dictamen que podrá influir positivamente en
E i calidad y la conservación de los registros de la organización o de las organiza-
ciones, cuyas funciones le incumben directa o indirectamente 2". E n realidad,
es una admirable síntesis en la que entran los elementos esenciales de los criterios
clásico y moderno sobre administración de archivos, pero modificada para poder
atender a las necesidades concretas.
H e m o s de estar también reconocidos al distinguido archivero del dominio de
Canadá, D r . W . K a y e L a m b , por su interesante exposición de las relaciones
básicas que han de existir entre ía administración de los archivos y el manejo de
los registros. Profundamente familiarizado con la experiencia de sus colegas de
los Estados Unidos, el Dr. L a m b , en una serie de artículos titulados "The fine
art of destruction" s , "Keeping the past up to date" 4, y "The changing role of
the archivist" 5 , documentado por la experiencia del gobierno de Canadá, llegó
a la conclusión de que si "el volumen solo de los registros modernos hace inevitable
su destrucción", los "funcionarios de los departamentos que los organizaron no
serán m u y buenos jueces para estimar su valor a largo plazo". Es inevitable y
hasta conveniente, afirmar, que el archivero, por su actividad profesional, se vea
envuelto en el problema de saber lo que es inevitable y deseable •, pero ha de
hacer resaltar la importancia del manejo de registros y las responsabilidades que
lleva anejas ; e insiste en que "la última decisión incumbe al archivero" '. E n lo
que atañe a la enseñanza y a la capacitación práctica del archivero moderno, es
también categórico.
" A mi juicio, hay dos puntos esenciales. U n o es el de una sólida formación en
historia, a la que he aludido anteriormente. U n buen conocimiento de la historia
sobre una perspectiva para lafijaciónde nuestro punto de vista y de nuestro
criterio. L a práctica de la investigación histórica nos capacita para saber c ó m o
han sido utilizados los manuscritos y los registros. El archivero ha de poder apre-
ciar el valor probable de las fuentes para el erudito o para el investigador, y sus
conocimientos se extenderán y perfeccionarán con la experiencia personal y la
investigación.
"El segundo punto esencial es la experiencia práctica. H a y muchos aspectos
en el trabajo del archivero que sólo se pueden realmente aprender ejerciendo la
profesión. L a selección de los registros y los documentos, su evaluación, su utiliza-
ción: —no es posible familiarizarse con ellos mediante un estudio teórico; tampoco
basta el muestreo...; sólo puede llevar a cabo esas operaciones con conocimiento
y buen criterio, el archivero que posee una importante experiencia práctica" 8.
Este resumen del carácter de la administración de los archivos sujetos a evolu-
1. Ibid., p. 390.
2. Ibid., p. 416-417.
3. W . Kaye L A M B , The fine »rt of destruction, en Hollaender, éd., Essayi in memory ofjcnkinson, p. 50-56.
4. L A M B , Keeping the past up to date, Society of Archivista, Journal, vol. 2, n.° 7, April 1963, p. 285-288.
5. L A M B , T h e changing role of the archivist, American archivist, vol. 29, January 1966, p. 3-10.
6. L A M B , T h e fine art of destruction, op. cit., p. 50, 52, 56.
7. L A M B , The changing role of the archivist, op. cit., p. 7.
8. L A M B , The modern archivist: formally trained a self-educated ?, American archivist, vol. 31, April 1968,
p. 176-177.
- 145 -
ción, según sus principales representantes, se ha de completar con algunas indica-
ciones acerca de las ideas expuestas por el profesor Ernst Posner, que ha enseñado
—y comentado— la historia y la administración de los archivos de todos los
tiempos y lugares a toda una generación de archiveros americanos; humanista
erudito y fino observador del desenvolvimiento de los archivos en América, ha
desempeñado también con sus escritos, su correspondencia y sus conferencias, la
función de interpretar para sus colegas europeos la experiencia americana en
materia de archivos1. Su síntesis de la tradición clásica con las realidades moder-
nas la resumió en unos cursos dados en las universidades y en los institutos que han
constituido durante m u c h o tiempo, el programa más importante y eficaz para la
enseñanza y la formación de los archiveros en los Estados Unidos. Producto de
una de las más ilustres escuelas clásicas de administración de archivos, contribuyó
no obstante a desarrollar la enseñanza de la materia dando los primeros cursos
académicos sobre el manejo de registros. A d e m á s de su labor directa que dio
nueva vida a este c a m p o frecuentemente ignorado, de la actividad del archivero
en los Estados Unidos, su American State Archives contiene también importantes
orientaciones para la formulación de normas relativas a todos los aspectos de las
actividades modernas referentes a los archivos, y a las relaciones prácticas entre
los nuevos métodos de administración de los archivos y de manejo de los registros.
Sus conocimientos no superados por nadie, y su profunda comprensión délo que
es un archivo, de su naturaleza, su administración y su utilización, tanto en el
pasado c o m o en el presente, se han ido difundiendo poco a poco hasta constituir
normas que pueden aplicarse a toda clase de archivos, públicos y privados, donde-
quiera que se encuentren. N o hay resumen que pueda sustituir al detenido estudio
directo de esas normas que podrán hacer los archiveros y los administradores de
los archivos en ejercicio *.
D e todo lo dicho se desprende con evidencia la amplitud y la índole de los
cambios fundamentales que están produciéndose en la administración de los
archivos. Si hay m u c h o nuevo, se ha conservado también m u c h o de lo antiguo,
y ello muestra su valor. L a síntesis resultante es necesariamente pragmática en
su doctrina yflexibleen sus aplicaciones. Las teorías que ya no responden a la
realidad han de ser inmediatamente modificadas, y a este principio se han ajustado
las definiciones y hasta las prácticas. E n las circunstancias en que se mueven el
Estado y la sociedad cada vez más orientados hacia la idea del servicio, el moderno
archivero público se ha visto frecuentemente obligado a justificar y a reforzar su
programa reuniendo los archivos privados, los documentos personales, y las
colecciones artificiales, los fragmentos y partes desperdigadas de las compilaciones
documentales que sólo clasifícanse como manuscritos históricos. El archivero
moderno aumenta y encarece el valor de la referencia y la investigación de sus
fondos de archivo. A las adquisiciones aplica, según las circunstancias, las técnicas
de su profesión, pero al mismo tiempo mentiene la integridad de sus archivos
oficiales en lo que atañe a su procedencia y orden originario. Reconociendo
todo esto,»l Dr. L a m b , al estudiar el "papel variado que desempeña el archivero"
escribe: "Naturalmente, la transformación fundamental es que el archivero
ha dejado de ser primordialmente un custodio — u n conservador— y se ha conver-
tido en colector de documentos registrados y de manuscritos. S u papel ha dejado
de ser primordialmente pasivo, para convertirse en dinámico y activo" 8 .
C o m o el archivero moderno tiene que evaluar los registros y seleccionar
los que posen valor duradero, debe sentir algo m á s que u n interés pasajero
•. Víase de u n m o d o especial E m s t P O S N E R , S o m e aspects of archival development aince the French
Revolution, American archivist, vol. 3, July 1940, p. 159-172, que ha «ido reeditado con otra» obras
suyas y una lista de sus publicaciones en K e n M u n d e n , éd., Archives and the public interest: selected
essays by Ernst Posner, Wsshington, D . C . , Public Affairs Press, 1967.
2. Ernst P O S N E R , American State Archives, Chicago-London, University of Chicago Press, 1964. Véase
especialmente "Standards for state archival agencies", p. 349-367.
3. L A M B , T h e changing role of the archivist, op. cit., p. 4.
- 146 -
or el manejo de los registros. D e b e reconocer que todo lo que hacen o han
Emente
echo los funcionarios encargados de los registros afectará directa o indirecta-
al futuro de los archivos. Serían en efecto, los funcionarios encargados
de los registros quienes determinarán cada vez m á s la calidad de nuestros archivos,
la calidad en el sentido de que la documentación sea completa y adecuada,
su integridad (incluida la eliminación de los materiales inútiles), y su accesi-
bilidad o su posibilidad de servir para fines de referencia e investigación. Los
funcionarios encargados de los registros determinarán en u n sentido real y
objetivo la índole del trabajo de los archiveros en los archivos modernos, pues
del éxito de sus esfuerzos dependerá que sea fácil o difícil evaluar los registros
para su ordenamiento y seleccionarlos para su custodia; que resulte fácil o
difícil su conservación material y su acondicionamiento y descripción así como
su accesibilidad y utilización. El interés del archivero moderno por el manejo
de registros es pues no sólo legítimo sino también esencial '. Y c o m o el manejo
de los registros forma cada día m á s parte integrante de los métodos de la moderna
gestión administrativa y empleo de máquinas calculadoras c o m o instrumento
de gestión, el archivero moderno ha de conocer bien esos nuevos procedimientos
y de esas nuevas técnicas si ha de desempeñar bien su función esencial al servicio
de la institución a la que pertenece.
Por último, el archivero de hoy en día tiene en realidad la libertad de hacer
una selección entre los conceptos clásicos y modernos de su profesión. Si los
archivos han de seguir respondiendo a los intereses y necesidades de la sociedad
contemporánea, han de adaptar sus criterios y prácticas a esos intereses y nece-
sidades. Existen ya muchas pruebas de que así sucede, y entre las m á s estimu-
lantes está la de que, correspondiendo a la iniciativa de los principales archivos,
está siendo revisado y modernizado el problema vital de la enseñanza y la for-
mación de los archiveros2.
i. Frank B . E V A N S , Archivists and records managers: variations on a theme. Ameritan archivist, vol. 30,
January 1967, p . 57-58.
2. Víase especialmente Roger H . ELLIS, T h e British archivist and his training. Society of Archivists,
Journal, vol. 3, n" 6, October 1067, p. 265-271, y Vital C H O M E L , Les problèmes d u personnel scienti-
fique des Archives de France, Gazette des archives, n.s. n.° 63, 1968, p. 235-260.
- 147 -
VIe
VIth
LOS ARCHIVOS VIVOS

DE LA ADMINISTRACIÓN
POR
D. ANTONIO MAULLA
INSPECTOR GENERAL DE ARCHIVOS
MADRID, 3-7 SEPTIEMBRE 1968
- 148 -
El Cuestionario, circulado a los principales organismos y personalidades
archivísticas del m u n d o , se meditó con el propósito de llegar a conocer,
por las respuestas, los aspectos fundamentales de la organización de los
archivos administrativos de los cuatro Continentes, a fin de obtener u n
beneficio m u t u o de las soluciones óptimas logradas en cada país.
Se han recibido respuestas de casi todas las naciones europeas: Ale-
manía (República Democrática Alemana), Alemania (República Federal
Alemana), Austria, Bulgaria, Checoslovaquia, Dinamarca, España, Fin'
landia, Francia, Hungría, Inglaterra, Irlanda, Italia, Luxemburgo, N o m e '
ga, Países Bajos, Polonia, Suecia y Yugoslavia. Del Oriente Medio han
contestado Israel y Turquía. América está representada por Argentina,
Barbados, Canadá, El Salvador, Estados Unidos de América, Jamaica,
Méjico y Puerto Rico. Del continente Africano contestaron Congo-Kins-
hasa, Nigeria, Senegal, Tanzania y Zambia. D e ningún país de Oceania
se ha recibido información. Asia está aquí representada sólo por Ceilán.
N o s ha extrañado especialmente no haber tenido respuestas de la
U . R . S. S . ni de la India, Bélgica, Suiza y Portugal.
Agradecemos m u y de veras a las autoridades y colegas que redactaron
y remitieron las contestaciones al Cuestionario, sus valiosísimas aportacio'
nes, gracias a las cuales nos ha sido posible hacer este "rapport" que nos
honramos en someter a debate en este V I Congreso Internacional de A r -
chivos.
Puede afirmarse que cada nación tiene una estructura administrativa
peculiar, perfectamente diferenciada de las demás. Por otra parte, todo
archivo debe formarse c o m o un reflejo del organismo o institución que
lo origina. Conjugadas ambas premisas, se comprende la diversidad de
archivos, y se piensa que no podrá admitirse "a priori" c o m o buenas para
un país soluciones archivísticas consagradas c o m o excelentes en otro.
Ahora bien, visto el panorama desde cierta altura, dejan de apreciarse
los pequeños detalles y resaltan las líneas maestras. Entonces hallamos
grandes semejanzas entre estructuras que al primer golpe de vista parecían
diferentes. Tal ocurre, por jemplo, con los esquemas archivísticos de países
- 149 -
de Administración centralizada, pues la mayoría puede reducirse a u n
sólo patrón. Otro tanto cabe decir si el régimen es federado o de autono-
mía regional o provincial.
M a y o r grado de parentesco encontramos en la organización interna
de los archivos, ya que los sistemas y métodos conocidos son aplicables en
todos; basta elegir los m á s adecuados en cada caso.
V e a m o s ahora lo que han dado de sí las respuestas recibidas, para
lo cual seguiremos el orden establecido en el cuestionario:
i. Clases de Archivos y autoridades superiores.
2. Personal.
3. Organización interna de los Archivos.

3» 1. Ingreso de documentos.
3.2. Sistemas de clasificación y ordenación.
3.3. Eliminación y transferencias.
4. Instalaciones y servicios.
4.1. Edificios.
4.2. Estanterías.
4.3. Unidades archivísticas.
4.4. Servicios Auxiliares.
4.5-7. Instalaciones de protección.
5. Accesibilidad de los Archivos administrativos.

5.1. Limitación de la accesibilidad.
5.2-6. Servicio de consultas, préstamos, informes, certificaciones, etc.
5.7. Instrumentos de trabajo.
T. CLASES DE ARCHIVOS Y AUTORIDADES SUPERIORES
E n el cuestionario establecimos una gradación de archivos adminis-

trativos, conforme a los niveles estructurales más frecuentes en la A d m i -
nistración Central del Estado: Ministerio, Dirección General, Sección,
Negociado, Oficina o Despacho. N o importa que esos niveles reciban di-
- 150 -
ferentes denominaciones en algunos países, por ejemplo : Secretarías de
Estado, Administraciones, Mesas, Oficio. Para nuestro propósito, lo in-
teresante es que en todos ellos se producen o se reciben documentos, y se
retienen por m á s o menos tiempo.
Pues bien, si esa documentación retenida se mantiene en un orden que
permita su rápida localización y consulta en caso necesario, podemos con-
siderarla c o m o un archivo, cualquiera que sea su volumen (claro que aquí
también puede decirse que si "una sola golondrina no hace verano", un
documento, o m u y pocos, no forman archivo). A veces, el principio de
jerarquización, u otras causas, hace que los documentos se vayan transfi-
riendo de su archivo de origen a otro de grado superior.
Archivo general para la totalidad de la Administración Central puede
considerarse el Public Record Office de Inglaterra, el Rigsarkivet de Dina-
marca, el Servicio Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos,
el Centro Público de Archivos de Canadá, el establecido por la República
Federal Alemana con la denominación de "Archivo Intermedio", el Archivo
Central de Senegal, el Departamento de Archivos de Barbados, el único
Archivo de Ceilán, y otros varios, especialmente en las nuevas Naciones.
España inicia ahora la construcción de un Archivo General de la A d m i -
nistración, que recogerá de los Ministerios toda la documentación prescrita.
Los restantes países contestan que transfieren esa clase de documentos a los
Archivos Nacionales históricos.
Sucede m u y a m e n u d o que cualquier dependencia administrativa dis-
pone de dos archivos: uno "corriente" formado por la documentación en
trámite, y otro de "depósito" en que se almacenan los papeles de asuntos
ultimados.
Los archivos de los niveles inferiores suelen carecer de vida indepen-
diente; son una función más, complementaria del servicio o del quehacer
de la oficina, negociado o sección a que pertenecen. D e ahí que casi siempre
estén a cargo de personal administrativo ó inferior, sin formación científi-
ca en materia de archivos. Es más, según las respuestas recibidas, no todos
los archivos centrales de los Ministerios tienen archiveros científicos, co-
rrespondiendo menor proporción aún a los de Direcciones Generales. E n
Méjico el personal que atiende los archivos administrativos es designado
por el jefe de cada oficina.
E n la Administración regional, provincial o local, sea autónoma o sea
delegada, la estructura archivística es bastante paralela a la que acaba de
exponerse, con la diferencia de que escasean m u c h o m á s los archivos a
cargo de archiveros científicos. E n Francia, los archiveros de l'École de
Chartes dirigen los archivos departamentales y algunos de grandes muni-
cipios, y en España, archiveros facultativos rigen los archivos de las au-
- 151 -
diencias territoriales, delegaciones de hacienda, diputaciones provinciales y
ayuntamientos de las grandes capitales.
E n cuanto a los archivos de la Administración n o estatal, en todas partes
existen los de instituciones políticas, culturales, religiosas, sociales, econó-
micas, (partidos políticos, universidades, diócesis, sindicatos, cámaras, e m -
presas mercantiles o industriales, etc., etc.). Pero sólo en contados casos
están servidos por personal científico. H a y ejemplos aislados en Francia,
Países Bajos, España, Canadá y República Federal Alemana.
Si bien hay en todos los países un organismo o autoridad con jurisdición
en materia d e archivos, llámese Servicio, Administración, Dirección G e -
neral, Archivero General, o Archivos Nacionales, es lo cierto que su plena
competencia suele circunscribirse a los archivos históricos, pues sobre los
administrativos sólo ejerce, en el mejor de los casos, el deber de asesoramien-
to técnico y el derecho de inspección, para evitar deterioros, pérdidas o des-
trucciones de aquellos documentos que por su interés deban perdurar. Esta
inspección o vigilancia se extiende a veces a dar normas o intervenir direc-
tamente en las eliminaciones de papel de los archivos. E s digno de meditarse
lo que algunos colegas han contestado sobre esta cuestión tan transcen-
dente :
BULGARIA. — La Dirección de Archivos elabora las normas y las listas

tipificadas para la calificación de los documentos. D e acuerdo con los m i -
nisterios y demás administraciones, organismos y empresas, aprueba las
listas concretas de las diferentes especies de documentos y las de plazos de
conservación. Tiene derecho de inspección sobre instalaciones, eliminaciones
y conservación de los documentos.
C H E C O S L O V A Q U I A . — Cada Ministerio da reglas para las eliminaciones,

a base de lo que dispuso sobre este particular el Ministerio del Interior
en 1956. Pero las propuestas de eliminación han d e ser aprobadas por los
Archivos Centrales del Estado. La citada disposición de 1956 hace indirecta-
mente posible inspeccionar las instalaciones y la conservación de los docu-
mentos por parte de los Archivos Centrales y también por la Administración
de Archivos.
D I N A M A R C A . — N o se permiten eliminaciones en los archivos d e la

Administración sin el permiso del Director General de Archivos, si bien
existe un permiso permanente para determinados fondos documentales, que
permite a las Oficinas poner en práctica sistemas generales de eliminación.
- 152 -
ESTADOS UNIDOS D E A M É R I C A . — El Servicio Nacional de Archivos y
Registros ( N A R S ) es la autoridad única a este respecto, aunque limitada a
los archivos del Gobierno Federal.
FINLANDIA. — Los Archivos Nacionales tienen el derecho de efectuar

inspecciones en los archivos administrativos del Estado, dictan instrucciones
para la selección y buena conservación de los documentos, y autorizan las
eliminaciones.
FRANCIA. — La autoridad de la Dirección de los Archivos de Francia

se extiende a todos los archivos públicos: nacionales, departamentales, co-
munales, hospitalarios. Se exceptúan los del Ministerio de Asuntos Extran-
jeros y de los Ministerios militares. Compétele dar normas sobre selección
de documentos y autorizar las eliminaciones.
ITALIA. — La eliminación está sometida al criterio de la Administra-

ción archivística, cuya competencia se extiende al examen de la documenta-
ción que haya de expurgarse, y a la organización y funcionamiento de los
archivos corrientes y de depósito. La inspección de los archivos de orga-
nismos y dependencias del Estado corresponde a las "Comisiones de Ins-
pección", en tanto que la vigilancia de los archivos de las instituciones pú-
blicas y privadas la desempeña la Superintendencia archivística.
P A Í S E S B A J O S . — El Servicio de Archivos del Estado está encargado

de la inspección de sus archivos administrativos. E n cada una de las once
provincias, un inspector provincial tiene competencia sobre los archivos
municipales y de esclusas. A dicho Servicio le corresponde informar y con-
ceder las autorizaciones que se soliciten para eliminar documentos. Si se
trata de archivo municipal servido por un archivero, se pide también a
éste su parecer. C o n carácter general, la Ley otorga a todos los archiveros
científicos (de l'École) derecho de inspección sobre todos los archivos de
la Administración.
REPÚBLICA ARGENTINA. — El Archivo General de la Nación, que tiene

carácter de histórico, posee atribuciones para "inspeccionar los archivos
administrativos con miras a la buena conservación y, en su caso, a las
transferencias que se hacen de la documentación de más de 3 0 años".
REPÚBLICA DEMOCRÁTICA A L E M A N A . — La Dirección General de A r -

chivos de la Administración Estatal tiene derecho de inspección sobre los
archivos administrativos en lo concerniente a recepción, conservación, eva-
- 153 -
luación, prescripción, investigación y utilización de las actas. Autoriza las
listas de eliminaciones, que han de haberse formado con arreglo a los
"Fundamentos de evaluación para la conservación o eliminación de docu*
mentos de la época socialista". Postdam, 1965, pág. 6 3 .
Y U G O S L A V I A . — Corresponde al Consejo de Archivos dictaminar en lo

perteneciente al registro y supresión de toda clase de material.
2. PERSONAL
La mayor o menor importancia, volumen y servicio de cada archivo

administrativo, condiciona la clase y número de su personal. U n archivo
de negociado o sección es bien distinto, a estos efectos, del archivo de direc-
ción general o del central de un ministerio.
Al formular el cuestionario en este punto, pensábamos que sería España
quizá una de las pocas naciones en que la mayoría de los archivos adminis-
trativos, a excepción de los centrales de los ministerios y pocos más, están
en manos de personas sin estudios superiores y sin formación archivística ;
meros empíricos o rutinarios que desconocen en absoluto la Archivo-
nomía.
Pero comprobamos ahora, con desconsuelo, que el mal es endémico,
salvándose, sólo en cierta proporción, media docena de países.
Los males que tal situación acarrea son de dos clases : 1.°) deficiente
clasificación y orden de los papeles, que convierte los archivos, en especial
los de depósito, en un caos inútil para la administración ; 2.0) menosprecio
absoluto por todo otro valor del documento que no sea el que motivó su
existencia. Corolario : C o n pretexto de escasez de espacio, o de que ya n o
hay quien encuentre nada, destrucción masiva y constante de la documen-
tación de organismos e instituciones que, habiendo sido exponentes de la
vida nacional, no dejan prueba veraz de su actuación, y menos aún testi-
monio de los hechos, sus causas o fines, comportamiento de las personas,
ni rastro de los demás valores del proceso histórico de los pueblos.
¿ C ó m o poner remedio a estos males? D o s soluciones pueden apuntarse,
en práctica ya en algunos países, con evidente eficacia.
1.* Q u e todos los archivos administrativos, según el rango y la impor-
tancia de su función, estén a cargo de archiveros científicos, o archiveros
técnicos, o archiveros diplomados en cursos elementales de Archivología.
E n este supuesto, la deontología profesional y una jurisdición inspectora y
asesora por parte de los altos organismos rectores en materia de archivos,
garantizarían la perfección del sistema; tanto m á s si se consiguiera que los
- 154 -
archiveros científicos fueran oídos en las juntas o comisiones de racionali-
zación del trabajo administrativo y de organización y métodos.
2. a Q u e al menos los archivos administrativos de los dos niveles m á s
altos (ministerios y direcciones generales, o equiparables), estén a cargo de
archiveros científicos, dejando los de los restantes niveles en manos de
personal administrativo de las secciones, negociados y demás oficinas; pero
siempre bajo supervisión de archiveros científicos. Algo simplista parece
la tesis de la respuesta de Nicaragua al decir que el vocablo "archivero"
es un sustantivo muerto, pues la práctica y el desarrollo profesional le ha
transformado en "archivista", algo más administrativo funcional en lo que
a documentación se refiere.
3. ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS ARCHIVOS
3.1. Ingreso de documentos
Nuestra pregunta 3.1.1. se refería al procedimiento utilizado por las

oficinas al entregar los documentos a sus propios archivos, corrientes o de
depósito. N o cabía suponer que hablábamos de transferencias de un ar-
chivo administrativo a otro histórico. Sin embargo, buen número de las
respuestas explican sólo c ó m o están reglamentadas esas transferencias.
Por el contrario, naciones como Polonia, Bulgaria, República Democrá-
tica Alemana, República Federal Alemana, Israel, Senegal, Argentina y
Puerto Rico, contestan correctamente y en sentido positivo; o sea, que
tienen reglamentado el ingreso de los documentos en los archivos corrientes.
Ejemplos :
Dice Puerto Rico que el artículo 4 de la Ley 5 de 1955 determina:
Los jefes de dependencias formarán inventarios de la documentación
una vez cada año. L a clasificarán e n : 1) Documentos sobre derechos
y obligaciones estatales y fondos a programas públicos. 2) Documentos
de naturaleza fiscal, o sobre cuentas y operaciones fiscales. 3) Documentos
que constituyan evidencia de título sobre porpiedad pública o particular.
4) Documentos que se consideren necesarios para constatar hechos pasados
importantes o de interés como referencia para proyectar futuras operacio-
nes y trazar pautas y programas. 5) Documentos que pueden ser destruidos
o trasladados a otro archivo.
Polonia tiene establecidas normas sobre la permanencia de los papeles
en los despachos, entrega de papeles por los despachos a los archivos corrien-
- 155 -
tes, m o d o de proceder con los expedientes en los archivos comentes, trans»
ferencias desde archivos corrientes a los archivos de Estado, y eliminación
de los expedientes que deban ser destruidos. Por cauces semejantes discurren
las respuestas de Bulgaria y República Democrática Alemana.
D e c ó m o pasen los documentos desde los despachos a los archivos corrien-
tes y de éstos a sus paralelos de depósito —en orden y con inventario, o en
desorden y sin referencia de lo que son—, depende en gran manera la
utilidad de los archivos y la propia subsistencia de sus fondos.
H a y coincidencia, casi general, en cuanto a c ó m o y cuándo las oficinas
han de enviar los documentos a sus archivos de depósito, a otros archivos
administrativos de nivel superior o al archivo histórico que corresponda.
Salvo alguna excepción, los papeles se envían inmediatamente después de
concluido el trámite del asunto a que se refieran, o uno, dos o tres años
m á s tarde. E n estos últimos casos es cuando se tiene en cuenta la fecha del
documento que cierra el trámite para el cómputo de esos plazos de
retención.
Los envíos suelen hacerlos las oficinas a lo largo del a ñ o ; aunque en
algunos países, c o m o Polonia, se efectúan a fecha fija al comenzar el año,
y en otros, c o m o Hungría, al finalizar.
También es normal que las oficinas formalicen las entregas de docu-
mentos mediante listas genéricas o actas sucintas. A los archivos receptores
esta especie de guiones no les son suficientes, por lo que se ven precisados
a redactar inventarios que individualicen en mayor grado la documentación.
Algunos colegas creen que esto es lo mejor, porque "las oficinas —dicen—
difícilmente harían un inventario con el necesario criterio archivístico".
Por nuestra parte, pensamos que se ahorraría m u c h o trabajo a los archi-
veros si las oficinas remitieran los documentos con un inventario bien hecho,
conforme a normas archivísticas facilitadas por los archiveros.
3.2. Sistemas de clasificación y ordenación
Ningún país, ni siquiera los de organización m á s reglamentada, tiene

establecido un sistema de clasificación de fondos c o m ú n a todos los archivos
administrativos. Cada ministerio u organismo suele ser libre de adoptar el
sistema que prefiera para sus archivos.
Sin embargo, todavía lo más frecuente es respetar la orgánica de proce-
dencia ; o sea, que las divisiones y subdivisiones del fondo se correspondan
con las diferentes secciones y subsecciones del organismo que origina la d o -
cumentación. Si se observa hasta los últimos escalones el principio de res»
- 156 -
peto del origen, resulta el sistema orgánico puro ; pero si se altera la disposi'
ción de las subdivisiones o grupos de tercer grado y siguientes, dándoles
otras clasificaciones, el sistema se transforma en semiorgánico (Luxembur-
go). N o son infrecuentes estas alteraciones en los archivos, por supuestas
conveniencias del servicio (Checoslovaquia).
Algunos prefieren una clasificación de asuntos o materias concretas,
sujetas a una correlatividad simplemente numérica, alfabética o cronoló'
gica, o bien a una clasificación de base decimal, razonada "sui géneris" en
cada caso (Noruega, Israel, Canadá).
Finlandia, ateniéndose al aspecto formal, clasifica el material de archi'
vo en determinado número de series principales: periódicos, listas, minutas,
cartas, m e m o r a n d u m s , etc. ; o hace una serie conjunta de correspondencia,
cuentas, mapas, planos y documentos. Dentro de cada serie clasifica por
origen y por asuntos.
Este m i s m o criterio, aunque quizás m á s metódicamente, lo sigue Polo-
nía. Clasifica por materias, con base decimal. Los cuatro primeros números,
o, i, 2 y 3, los dedica a la documentación típica: decretos, personal, objetos
materiales, finanzas y contabilidad. Del 4 al 9 los aplica a las clases que sean
necesarias para que cada institución determinada tenga la suya ; luego, a
su vez, ha de desarrollarse una clasificación individual para cada institución.
Es m u y digno de consideración el sistema m á s frecuentemente usado
en Holanda, conocido por "Systematsch dossierstesel". Los diferentes do-
cumentos de archivo, ordenados cronológicamente, se clasifican, no según
su materia, sino conforme al asunto para el que sirvieron. El conjunto de
expedientes así obtenidos se ordena con arreglo a u n sistema de rúbricas
o títulos basado en una distribución decimal de las materias, de lo general
a lo particular. A veces se clasifica por el sistema de origen u orgánico, pero
aplicando en el interior del fondo correspondiente a cada sección, el sistema
"dossierstesel".
Ciertamente, n o puede hablarse de sistema de clasificación, si única-
mente se da a cada unidad documental un número correlativo y se forma
con todo el fondo u n archivo o sección facticios, sin establecer distinción
entre grupos distintos por razón de materia, tiempo, lugar ni persona. Tai
procedimiento simplista convierte a estos archivos en montones de papel
inútil cuando se pierde u olvida el número de referencia.
Respecto de los sistemas utilizados para la ordenación de los expedientes
o documentos dentro de las unidades archivonómicas (carpetas, legajos,
cajas, registros, etc.), la mayor parte de las respuestas coinciden en afirmar
que en cada caso debe aplicarse el orden que m á s convenga. E n general, se
respeta el que la documentación traiga de su oficina de origen. N o es in-
frecuente que este orden sea de "numerus currens", con la única finalidad
- 157 -
de localización dentro de una serie o grupo, mediante el trampolín de proce-
dimientos referenciales (prontuarios, índices, registros).
Esta heterogeneidad de criterios lleva a la conclusión de que sería m u y
difícil lograr una normativa recomendable de aplicación general, ya que
las oficinas ordenan cada serie documental a su propia conveniencia. Sin
embargo, países c o m o Holanda, República Federal Alemana, Noruega,
Checoslovaquia, Polonia, Yugoslavia, Bulgaria, República Democrática Ale*
m a n a , Canadá, y otras, han dictado instrucciones, normas o códigos sobre
la clasificación de sus archivos y el orden de las unidades documentales.
3.3. Eliminaciones y transferencias
Son ya numerosos los países que tienen reglamentada la eliminación

de documentos de la Administración. Pero la autoridad, área de su c o m -
petencia, criterio selectivo, nivel y m o m e n t o , difieren tanto de una Nación
a otra, y aún dentro de cada una en las de régimen federal, que resultaría
enojoso y poco útil intentar u n sincretismo a base de tan gran diversidad.
Holanda tiene establecidas listas de los documentos que las oficinas han
de destruir a plazo determinado. L o no comprendido en las listas sólo puede
eliminarse previa autorización extraordinaria del Servicio de Archivos del
Estado, cuando ya no es útil ni a la Administración ni a la Historia.
Italia ha creado por Ley unas "Comisiones de Inspección", que, entre
otras funciones, ejercen las de "Comisiones de Expurgos" y operan en todos
los organismos y oficinas de la Administración. Es de advertir que de dichas
Comisiones forma siempre parte un archivero del Estado.
E n Inglaterra se revisan periódicamente los archivos de las oficinas de
los Registros y, con arreglo a listas de destrucción establecidas conforme
al Acta de Archivos Públicos de 1958, sección 3, se determina qué ha de
eliminarse y qué debe transferirse a los Archivos Centrales.
E n la Administración de Francia, el archivero redacta u n inventario
de lo que considera eliminable ; lo somete al jefe de la oficina u organismo
de que proviene la documentación ; éste da su conformidad para la destruc-
ción de los documentos prescritos y, por último, el Director de los Archivos
de Francia, autoriza o nó la destrucción. Ninguna dependencia de la A d -
ministración francesa puede eliminar documentos sin autorización. Para
los archivos departamentales existen listas que determinan el período
de conservación de cada documento tipo.
El problema de las eliminaciones de documentos en España sigue sin
solución, y no le resta gravedad la excepción favorable de los Archivos del
Ministerio de Hacienda ni el hecho de que el archivo central de cada m i -
- 158 -
nisterio esté a cargo de personal del cuerpo de archiveras. L o cierto es
que, salvo contados casos, la documentación de las oficinas y archivos vivos
de la mayor parte de la Administración se expurga sin sujeción a reglas ni
criterios razonables y, m u y frecuentemente, a capricho de los funcionarios
en cuyo poder se hallan los papeles. Confiamos en que la tan anhelada Ley
de Archivos sea pronto una realidad y zanje de una vez todos estos males.
La valoración y decisión de conservar o destruir los expedientes de la
Administración en la República Federal Alemana, compete únicamente
al archivero científico. Cada departamento tiene fijados plazos de prescript
ción para su área de acción. C o n carácter nacional lo tienen señalado los
documentos financieros de Caja y los expedientes oficiales de las cupstiones
sometidas a plazo por la Ley de Comercio.
D e acuerdo con el Decreto real de 22 de Julio de 1902, en Dinamarca
la eliminación en los archivos de las oficinas centrales o regionales sólo
puede hacerse con aprobación del Director de Archivos. Según la índole
de las series documentales, se les hafijadou n plazo de validez de 5, 10 ó 30
años; si bien algunas carecen de plazo fijo, determinándose éste cuando
convenga por las autoridades competentes, debidamente autorizadas por el
Director de Archivos.
El Riksarkivar de Noruega tiene el derecho de inspeccionar todos los
archivos de la Administración, y el deber de coordinar y supervisar los
planes y operaciones referentes a la selección y eliminación de documentos.
Las reglas generales de 1961 ordenan que los departamentos efectúen una
primera revisión de sus archivos antes que éstos pasen de cinco años de
antigüedad. L a responsabilidad de la selección y eliminación a este nivel
recae en la propia Administración. A l alcanzar los archivos los 25 años
se ha de efectuar una segunda revisión y lo que se retenga tras ella se trans-
ferirá a los Archivos Nacionales o provinciales, excepto lo que aún se ne-
cesite para la Administración.
Los reglamentos generales de Archivos de Suecia contienen normas
para la eliminación de documentos "con condiciones de eliminación de
escasa o ninguna importancia" (! !).
Finlandia tiene establecidos plazos de prescripción para algunas series.
Pero en general n o se permite destruir ningún documento anterior a 1919.
E n esta materia, los Archivos Nacionales y el ministerio interesado deciden
conjuntamente. Los criterios se establecen formulando, entre otras, las
siguientes preguntas :
i." ¿Necesita la oficina los documentos todavía?
2. 0 ¿Se necesitan para controlar las actividades de la oficina?
3. 0 ¿Ocasionará la eliminación algún perjuicio al público?
4. 0 ¿Se deben conservar los documentos para investigación científica?
- 159 -
También Polonia tiene establecidos planes de prescripción basados en
los fines de control y en las necesidades de las instituciones y de los par*
ticulares. D e cualquier m o d o , la decisión corresponde a los Archivos del
Estado, que actúan sobre una propuesta o petición formulada por la direC'
ción de la institución u organismo poseedor de los documentos.
E n Checoslovaquia el Ministerio de Comercio Exterior y el del Ejército
han publicado reglas sobre eliminación de documentos. El del Interior im-
pone a sus Servicios la obligación de publicar reglas de expurgos. L a res-
ponsabilidad por la eliminación corresponde a la institución que elimina. El
archivero sólo interviene para elegir los documentos de valor histórico.
D e manera m u y parecida intervienen los archiveros en Yugoslavia.
Pero aunque el Consejo de Archivos establece las normas generales de
expurgo, y una de ellas es que el archivo competente tiene derecho a tomar
parte en la selección y eliminación de los documentos de cualquier institución,
n o entra c o m o obligación en la misión del archivero el evitar destrucciones
de documentación de valor permanente. Ello concierne a la propia institu-
ción de que proceden los papeles.
Bulgaria cuenta con listas de plazos de prescripción hechas por los
jefes de las oficinas, previo acuerdo con la Dirección de Archivos. Los do-
cumentos prescritos son sometidos a informe de la Comisión de expurgos de
la oficina. Dicha Comisión, asesorada por un archivero de carrera, determina
los documentos que deben pasar a los archivos del Estado y los que carecen
de todo valor. U n a vez formadas las listas, se someten a las Comisiones
de Control dependientes de la Dirección de Archivos, que las aprueban o
rechazan.
La República Democrática Alemana sigue u n procedimiento m u y se-
mejante al de Bulgaria.
Israel tiene reglamentada la destrucción de material de archivos de esta
manera : las propuestas anuales de expurgo que hacen las instituciones han
de someterse a la aprobación del Archivero del Estado, después de haber
sido examinadas por un Comité presidido por el Director general de los
Archivos y con representantes de los ministerios de Hacienda y Justicia,
el interventor del Estado y personal del ministerio interesado.
E n Canadá sólo el Archivero del Dominio tiene autoridad para aprobar
las eliminaciones. H a y unas instrucciones que señalan el número de años
que debe retenerse cada serie. La selección se considera una función normal
del archivero de carrera.
E n la República Argentina son los propios ministerios, secretarias de
Estado, etc., quienes en sus reglamentos dan las normas de eliminación.
A veces los criterios son arbitrarios y ocasionan pérdidas de documentos
de valor histórico. Sin embargo, hay mayor rigor científico e histórico
- 160 -
para lo que hayan de entregar al Archivo General de la Nación : salvo
excepciones, toda la documentación de m á s de 3 0 años.
La Ley 5 de 1955 de Puerto Rico establece un programa de conservación
y disposición de documentos públicos. E n su artículo 4 , apartado c, deter'
mina que los jefes de dependencias realizarán un inventario de todos los
documentos de menos de 50 años de antigüedad y los clasificarán en : 1)
Documentos de legislación estatal, de donaciones de fondos a programas
públicos del país, y contratos oficiales, que se conservarán sin límite de
tiempo, aunque podrán ser eliminados con autorización expresa de ley,
si llega a ser patente su total inutilidad. 2) Documentos fiscales o necesarios
para examen y comprobación de cuentas. El período de conservación será
fijado con sujeción a las reglas que a este efecto preparará el secretario de
Hacienda. 3) Documentos que constituyan evidencia de título sobre propie-
dad pública o particular, o que cualquiera justificación legal haga necesaria
su conservación. Según convenga, se determinará plazo de validez, que
podrá también ser indefinido. 4) Documentos que por su utilidad adminis-
trativa de uso diario en las dependencias o por la información que contienen,
sean necesarios para testimoniar hechos pasados importantes, o utilizarse
como referencia en otras tareas, operaciones o programas. El plazo de con-
servación se fijará por el jefe de la dependencia, con la aprobación del jefe
del organismo a que pertenezca. 5) Restantes documentos, que según un
procedimiento de estimación igual al del n.° 4 , serán destruidos o enviados
al Archivo General del Estado. A todos estos efectos, los jefes de las de-
pendencias prepararán listas anuales de cada grupo.
N o está claro en la mayoría de las respuestas lo que se hace con la d o -
cumentación cuyo valor administrativo ha prescrito, pero que conserva in-
terés histórico. Algunos afirman que permanece en el archivo de origen, unos
pocos dicen que pasa a otro archivo superior, igualmente administrativo, y
son varios los que indican que esta documentación seleccionada se transfiere
a archivos históricos, generales o provinciales, periódicamente : cada uno,
cinco, diez o m á s años.
4. INSTALACIONES Y SERVICIOS
4.1. Edificios
E n casi todos los países los archivos corrientes de la Administración ocu-

pan locales integrados en el conjunto de dependencias del organismo u
oficina a que sirven. Algunos archivos de depósito están en locales espe-
- 161 -
cíales, dentro o fuera del edificio de su organismo. Sólo los archivos gene-
rales de la Administración, cuando existen (por ejemplo, República Federal
Alemana, Noruega, Argentina, Canadá y naciones jóvenes c o m o Congo*
Kinshasa y Zambia), suelen estar instalados en edificios independientes.
4.2. Estanterías
La estantería metálica se ha generalizado de tal forma, que son conta-

dos los archivos que aún la tienen de madera, a juzgar por las respuestas.
Se observa una preferencia de la estantería cerrada y archivadores tipo
armario, o de cajones o rotativos, para el período dinámico de la documenta-
ción ; metálica abierta para el semiestático o de depósito ; "compactus"
para archivos de poca consulta, y por motivos de escasez de espacio, aunque
últimamente ha aumentado bastante su uso.
4.3. Unidades archivísticas
E n cuanto a las formas de diferenciación de las unidades archivísticas,

las m á s frecuentes son : tapas de cartón, cajas de cartón (algunas metálicas
o metalizadas), carpetas y encuademación en fascículos o volúmenes.
E n Holanda y otros países, durante el estado dinámico de la docu*
mentación, ésta se conserva en carpetas colocadas en los clasificadores, de
tipo armario o de cajones. A l pasar a estado semiestático, la documentación
se ordena en carpetas que se guardan en cajas de cartón. Los documentos
sueltos suelen conservarse en clasificadores especiales.
4.4. Servicios auxiliares
La inmensa mayoría de los archivos de la Administración, corrientes

y de depósito, carecen en absoluto de laboratorios, talleres de reproducción,
restauración y encuademación. T a m p o c o tienen cámaras de desinfectación
ni instalación de aire acondicionado. Sin embargo, algunos gozan de buena
temperatura por hallarse dentro del recinto de oficinas climatizadas, y n o
son pocos los que utilizan los servicios centralizados de reprografía o encua-
demación del ministerio u organismo correspondiente.
- 162 -
4-5/7* Instalaciones de protección
Los archivos generales, regionales y provinciales de la Administración

con edificio independiente, suelen disponer de todos estos servicios auxiliares,
así como de sistemas de detección de h u m o s o temperatura y aparatos de
extinción de incendios.
E n cambio, los pequeños archivos cuentan, cuando más, con extintores
de anhídrido carbónico, o de polvo seco. H a y archivos que han de confor'
marse con el viejo procedimiento de los cubos de arena ; mientras al director
de otro, parece bastarle que el archivo esté situado en el m i s m o edificio que
el Parque de Bomberos. Aparte de este último caso, sólo dos respuestas ha-
blan de utilización de mangueras de agua.
E n cuanto a cámaras de seguridad o reforzamiento de los depósitos para
una mejor protección de los documentos, hay ejemplos en Holanda, Ingla-
terra, República Federal Alemana, Suecia, Checoslovaquia, Bulgaria, y
España. Jamaica dice que "el edificio se ha hecho a prueba de inundaciones,
fuego, huracanes, terremotos y entrada no autorizada". Sin embargo, no
nos hagamos ilusiones desmesuradas. La proporción de estas instalaciones
de seguridad respecto de la total capacidad de los archivos se limita a un
3 ó 4 por ciento.
Por lo que se refiere a provisiones para salvamento de la documentación
en casos de riesgos catastróficos, especialmente por guerras, Holanda pre-
fiere destruir los papeles confidenciales y tiene ordenada la microfilmación
total y sistemática de los fondos m á s importantes. Inglaterra coloca en las
cajas, carpetas y libros una marca especial de preferencia de salvamento.
Francia, Luxemburgo y Dinamarca salvarían primero los documentos m u y
preciosos, los raros y los confidenciales. Finlandia tiene el siguiente plan
de urgencia : i) Documentación completa de los dos últimos años. 2) D o -
cumentación que debe conservarse permanentemente. 3) Documentos que
no han de conservarse permanentemente. Checoslovaquia también clasifica
los documentos en tres categorías según su importancia. E n otros países, o
cada archivo tiene sus propias normas, o no tienen nada previsto sobre
esto.
5. ACCESIBILIDAD DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
5.1. Limitación de la accesibilidad
E n el Congreso Internacional Extraordinario de Archivos de Washing-

ton se estudió la accesibilidad a los archivos históricos. Para conocer hasta
- 163 -
que punto son accesibles al investigador o al público en general los archivos
administrativos, en nuestro cuestionario se incluyó la pregunta correspon-
diente. H e aquí el resultado de las respuestas.
Salvo Bulgaria, Hungría y Noruega, que contestan negativamente,
todos los demás países dan un "sí" a la accesibilidad, pero con limitaciones
o requisitos m u y fuertes que, en general, convierten en excepcional y pri-
vilegiada la consulta. Primero, suele exigirse la autorización de los ministros
o altos jefes de los organismos de la Administración a que el archivo perte-
nece : segundo, determinados documentos considerados c o m o confidencia-
les nunca son accesibles al investigador; tercero, la mayor o menor anti-
güedad del documento marca el límite de lo consultable, por ejemplo:
Austria e Italia, 50 años, Canadá, Inglaterra y Tanzania, 3 0 ; Finlandia,
25 años, ó 40 ó 50, según el fondo documental; Zambia, 20 años; Sene-
gal y Francia tienen c o m o tope el año 1 9 2 0 ; Turquía el año 1 9 1 8 ; Ir-
landa el año 1916; y la República Federal Alemana, el 8 de m a y o de 1945.
E n España no hay señalada fecha límite, pero tan pronto c o m o la documen-
tación administrativa pasa a los archivos históricos, es totalmente libre
su consulta, por igual para nacionales y extranjeros. Estados Unidos de
América tiene reglamentada minuciosamente la accesibilidad a la docu-
mentación de los Archivos Nacionales y de las Oficinas federales de la rama
ejecutiva, en virtud de la llamada Acta de Libertad de Información (Ley
Pública 89-487, 8 0 Stat, 250.).
N o es posible, por razón de espacio, dar cabida en esta ponencia al detalle
de las respuestas sobre limitaciones y requisitos de la accesibilidad. E n con-
junto, se saca la conclusión de que cada país impone las condiciones y lími-
tes que estima convenientes. A u n q u e se nota en algunos cierta tendencia
a ir dando mayores facilidades, parece aún lejano el día en que los archivos
de la Administración sean accesibles al investigador sin cortapisas tan res-
trictivas.
5.2/6. Senado de consultas, préstamos, informes, certificados
Por otra parte, como la principal misión de los archivos administrativos

es prestar un servicio a la propia Administración, veamos en qué forma lo
hacen.
El funcionario que necesita ver documentos ya archivados, si no es él
m u y cómodo y sólo quiere comprobar algún dato, va al propio archivo y
efectúa allí la consulta. Pero si es para un estudio más amplio, la oficina
pide en préstamo el documento original. Luego lo devuelve o no ; hay de
todo. A veces el documento regresa al archivo c o m o nuevo ingreso o incor-
porado a otro expediente.
- 164 -
E n la mayoría de los países los documentos se prestan únicamente a la
autoridad que los envió al archivo o a funcionarios debidamente autorizados.
Cuando el funcionario necesita informe, copia o extracto del documento,
suele hacerlo él mismo, en su oficina o en el archivo. Rara vez lo hace el
archivero.
La experiencia ha demostrado que con este sistema clásico de utiliza-
ción de los archivos administrativos, se pierden muchos documentos. Para
evitarlo, en varios países (Yugoslavia, Turquía, Israel, Congo-Kinshasa),
aprovechando los modernos procedimientos de reprografía, en lugar de
prestar el documento, se entrega su reproducción : fotográfica, fotostática,
xerográfica, etc. Se logra así la integridad del archivo, aunque ello suponga,
naturalmente, u n gasto de cierta consideración.
5.7. Instrumentos de trabajo
H a y unanimidad en estimar insuficientes las listas o inventarios de en-

trega preparados por las oficinas, para u n eficaz servicio por parte de los
archivos administrativos. C o n mayor o menor número y variedad, se redac-
tan otros instrumentos de trabajo: registros, inventarios analíticos, índices,
guías, catálogos por temas, etc. Estos instrumentos se siguen elaborando "a
m a n o " en casi todos los países. Sólo Irlanda del Norte dice valerse de dictá-
fonos; Noruega menciona máquinas especiales de escribir que facilitan la
formación de listas e índices; Senegal utiliza policopias o impresos; y A r -
gentina, Puerto Rico, Jamaica y Nigeria afirman que emplean medios mecá-
nicos: en general, máquinas de escribir y duplicadoras. L a mecanización,
c o m o se ve, es aún bastante deficiente, sobre todo comparándola con la
de los archivos de las empresas privadas de alguna importancia.
- 165 -
El cuestionario incluía un último apartado de "Conclusiones". Por
respeto a la integridad de las interesantes ideas, sugerencias y soluciones
que hacen la mayoría de los países (algunos m u y por extenso) en sus res-
puestas a este punto, ha parecido conveniente ofrecer a los señores Congre-
sistas el texto íntegro de tales "Conclusiones", por vía de "Apéndice" de
la presente ponencia.
APÉNDICE
A L E M A N I A (República Democrática)
Personal calificado para redacción y resgistro de las actas, continuar
imponiendo y conservar los planes de actas o documentos en la administra-
ción. Desarrollo del sistema de evaluación a base de una administración
mejorada y orientada según principios de ordenación uniformes tendentes
a una mejor selección del valor del material archivado. A u m e n t o del valor
informativo de las existencias de los archivos de la administración. Estímu-
los procedentes de las instrucciones metódicas para el Servicio de Archivos
de la República Democrática Alemana, especialmente en el campo de la
recepción, evaluación y casación, ordenación y catálogo.
Eliminación de la discriminación de los archivos de la República D e -
mocrática Alemana por parte del Travel-Board en la participación en reu-
niones del Consejo Internacional de Archivos. Publicación de los resul-
tados de congresos y conferencias internacionales sobre problemas de los
archivos de la administración. Organización de un intercambio de experien-
cias sobre teoría y práctica del trabajo en archivos de la administración.
Existe especial interés en las investigaciones o estudios de la posición de los
archivos de la administración en el sistema informativo de los órganos, ins-
tituciones y empresas estatales.
A L E M A N I A (República Federal Alemana).

Para el ámbito del Archivo Federal se tiende a la consecuente realiza-
ción de la idea del Archivo Central para toda la administración federal.
- 166 -
L a expansión y afianzamiento d e la libertad d e decisión d e los archiveros
científicos en la valoración de actas y d e m á s documentos para la elección
del material archivado digno de ser transmitido a la posterioridad parece
que es aquí requisito m á s importante.
Para igualar m á s internacionalmente los métodos de archivo y f o m e n -
tar a ú n m á s la colaboración e n lo q u e afecta a archivos en todo el m u n d o ,
parecen ser los medios adecuados : el intercambio d e medios o hallazgos
a través de todas las fronteras y el intercambio de archiveros instruidos con
m u c h o s años d e experiencia profesional.
M a r b u r g . D r . Joh. Papritz. — E n vista de la complejidad de las reía-
ciones, la respuesta exigiría u n espacio m u y grande. Para poder hacer tales
propuestas útiles para otros países, se necesita primero u n a aclaración de los
problemas comprendidos en la pregunta 3 . 2 . Sin tal explicación de los tipos
de estructuras n o es posible ningún intercambio internacional de expe-
riencias.
ARGENTINA
a) Elaborar u n Reglamento modelo de la organización y funcionamiento

de los Archivos Generales Administrativos nacionales, y proponerlo a todos
los Ministerios; asimismo, proponerlo a los gobiernos provinciales, con d e -
bidas modificaciones. Elaborar, asimismo u n Reglamento modelo para los
Archivos Municipales.
T o d o esto con doble finalidad : a) de reunir las mejores experiencias
y sintetizarlas en el Reglamento, y b) d e tratar d e unificar los criterios, a
veces divergentes, q u e actualmente rigen en los archivos administrativos.
b) U n a vez constituida la Comisión Nacional de Archivos, prevista
por el artículo 10 de la Ley n.° 15. 930 del año 1961, deberá extender sus
atribuciones a los Archivos administrativos en forma de asesoramiento y
supervisión.
c) Estudiar detenidamente, con preferencia dentro de u n Comité es-
pecial de la Comisión Nacional de Archivos, la cuestión de la selección d e
cumental y elaborar u n proyecto de conservación y eliminación.
d) Efectuar cursos o cursillos de capacitación de personal directivo y
técnico de archivos administrativos, exigiendo su formación profesional y
t'écnica.
e) Elaborar el estatuto de archiveros administrativos e históricos, con
el reconocimiento oficial de la profesión archivística.
Para los países en desarrollo, concentrar los estudios archivísticos en un
centro informativo y de asesoramiento ; efectuar visitas a los repositorios
- 167 -
con fines de conocer su estado actual y proponer las medidas para su orga-
nización funcional.
AUSTRIA
N o es necesaria una unificación de los métodos y procedimientos entre

los numerosos archivos del más diverso origen, ya que con ello no se pueden
ahorrar en un caso concreto investigaciones ulteriores.
BULGARIA
Se debe proceder a estudios en común con las administraciones intere-
sadas y los institutos científicos, con vistas a la elaboración de reglas y
sistemas de ordenación válidos para todo el m u n d o . También se debe ela-
borar un reglamento tipo para el trabajo en las secretarías y los archivos de
las diferentes administraciones, organizaciones y empresas.
Es de desear que el Consejo Internacional de Archivos estudie y gene-
ralice las experiencias adquiridas por los diferentes países, miembros suyos,
con referencia al trabajo en los archivos administrativos, examinados en
todos sus aspectos, y m á s especialmente :
los sistemas de cancillería
los derechos y las obligaciones de control de los organismos jerárquica'
mente superiores, en relación al trabajo en las secretarías y los archivos
de las administraciones subordinadas.
CANADÁ
Deberían existir archivos centralizados para los documentos administra-
tivos inactivos, y un control centralizado con respecto a la creación y eli-
minación de archivos.
CEILÁN
La elaboración de una Ley de Archivos tan pronto c o m o sea posible;
la creación, dentro de la organización administrativa del país de personal
especializado en archivo de documentos, y de personal de enlace en los
Archivos; extender esta idea a los negocios privados y a otras organizaciones
de carácter privado, incitándoles a seguir un programa sistemático de ela-
boración y transferencia, basado en un procedimiento bien estudiado. Po-
pularización de los Archivos por medio de campañas de prensa y exhibicio-
nes e invitando a hacer más trabajos de investigación.
Legislación y mejor información.
- 168 -
Conferencias regulares en distintas partes del m u n d o ; u n programa de
publicaciones bien planeado, en el cual pudiesen participar los archiveros
de todo el m u n d o .
CONGO-KlNSHASA
Las sugestiones que pudiesen mejorar nuestros archivos, serían, en
lo que nos concierne, de conducir una campaña de persuasión a fin de con'
vencer a los otros servicios del Estado de que no se trata en absoluto de
un control sobre las actividades de sus servicios, sino de una investigación
en el cuadro del servicio, el cual constituye un fundamento d e nuestra
historia.
Esto es, eliminar así todo pensamiento que tienda a atribuirnos inten-
ciones que no son las nuestras. L a tarea nos facilitará el conducir bien nues-
tras encuestas, tanto caulitativa c o m o cuantitativamente. Así, ninguna masa
de papeles escapará a nuestro control.
E n Congo-Kinshasa, la reglamentación relativa a la organización ad-
ministrativa, exige a todos los organismos oficiales el dejar en depósito
legal todo documento oficial que ellos produzcan. Estas disposiciones afec-
tan igualmente a los autores privados, comprendidos los músicos. D e esta
manera, nuestra biblioteca se enriquece considerablemente.
Este problema no es menos importante. Sería de desear que la Unesco
tomase la iniciativa de conceder bolsas de viaje a los Archiveros de todos
los países durante un período escalonado, a fin de permitir a éstos pasar
una temporada larga en los archivos de otro país, y trabajar allí regular-
mente.
Estimo que por este sistema, el interesado se inspirará en los métodos
adoptados allí, y sacará buen provecho.
D e esta manera, igualmente, la colaboración deseada entre archiveros y
archivos del m u n d o , se realizaría.
CHECOSLOVAQUIA
Ponerse de acuerdo sobre los plazos mínimos para el depósito de docu-
mentos en los archivos administrativos, sobre todo en lo que concierne a
los documentos de carácter personal y a los documentos judiciales.
ESTADOS UNIDOS
El "Record M a n a g e m e n t " (Organización de documentos) es una apro-
ximación sistemática al control de los materiales documentales desde su
creación hasta su cremación. N o se trata de las técnicas y facilidades para
- 169 -
la manipulación de datos, sino de los datos ya obtenidos y de los medios
y métodos para su obtención y eficiente explotación. Se divide en tres
partes: conservación, mantenimiento y disposición. La primera proporciona
instrumentos y técnicas p.^ra organizar aquellas funciones administrativas
que crean correspondencia, formularios, informes e instrucciones. L a se-
gunda proporciona instrumentos y técnicas para controlar de u n m o d o
efectivo la compilación, análisis, clasificación, arreglo y recuperación de
datos para la información administrativa activa. Comprende el manteni-
miento de ficheros, el manejo de la correspondencia, automatización de
datos y aplicación de sistemas de microfilm. L a tercera proporciona instru-
mentos y técnicas para realizar sistemática y ordenadamente :
i) El expurgo de la documentación inactiva y de la semiactiva poco
utilizada.
2) La delimitación del equipo de ficheros y del espacio necesario para
situar la documentación activa y abandono del equipo y espacio que n o
se requieran para este propósito.
3) Protección de los documentos vitales para la continuidad de las
operaciones en caso de desastre o emergencia.
4) Conservación de la documentación de importancia desde el punto
de vista legal o histórico.
FINLANDIA
Educación de los archiveros; un manual de dirección de archivos.
FRANCIA
Sería deseable una ligazón más estrecha entre la Dirección de los A r -

chivos de Francia y los Ministerios. Está en estudio un proyecto de decreto
actualmente, en ese sentido. Prevé q u e : 1) cada administración deberá
nombrar un funcionario responsable de sus archivos corrientes. 2) L a clau-
sura de los archivos corrientes será efectuada por acuerdo de la Dirección
de los Archivos de Francia. 3) La recogida de documentos en los depósitos
de la Dirección de los Archivos de Francia se hará regularmente. 4) Se
crearán depósitos "intermedios" en todas las grandes administraciones,
bajo control de la Dirección de los Archivos de Francia.
Sería necesario también fijar reglas uniformes para el tratamiento de
todos los archivos administrativos. El S. C . O . M . (Servicio Central de
Organización y Métodos), trabaja actualmente en esta reglamentación.
- 170 -
HUNGRÍA
D e b e publicarse la nueva ley sobre archivos para proteger los docu-

mentos.
La Dirección General de Archivos debe ser autorizada a controlar el
establecimiento de los archivos administrativos y sus funciones.
H a n de establecerse normas generales referentes a los métodos de
archivo.
N o se dejan los documentos m á s que 5-15 años en los archivos de la
administración (que existen en los ministerios, en las provincias, en las
oficinas y las fábricas, en las asociaciones). Es preciso que los documentos
reviertan a los verdaderos archivos m á s tarde, al tiempo que los documentos
son consultables por los investigadores.
INGLATERRA
N u e v o edificio; m á s personal.
Reglas unificadas para la accesibilidad y u n sistema central de archivos.
M á s disponibilidad en el sentido económico y mejor entrenamiento.
M á s cooperación entre archiveros y entre los P R O y los archiveros
locales.
Viendo que los documentos y la historia de diferentes países varían
tanto, no creo que fuese deseable demasiada normalización.
Q u e se fijase una fecha obligatoria para el depósito de documentos a
todas las Instituciones Oficiales. Por ejemplo un plazo de 20 años.
M á s personal; m á s dinero; m á s asesoramiento en los archivos pri-
vados y m á s control nacional de los archivos privados.
Todos los archiveros de un país deberían formar parte de un Sistema
Nacional, tener el m i s m o entrenamiento y ser controlados e intercambiados
por los Archivos del Gobierno Nacional. Debería existir un intercambio
de personal entre los distintos Archivos Estatales por plazos de 1 a 3 años.
Cualquier mejora en Inglaterra, dependería de una simplificación del
complejo marco legal en que nos desenvolvemos en la actualidad, y también
de la instrucción del personal, científicamente entrenado para el trabajo
en todas las secciones de archivo.
Esto sólo se alcanzará con un criterio unificado acerca del verdadero
propósito de los archivos. E n Inglaterra todavía se le da m u c h a importan-
cia al valor puramente histórico de los mismos.
- 171 -
ISRAEL
U n o de nuestros mayores problemas en lo que respecta al programa de

manejo de archivos es la mejora de la calidad de los registros. Su calidad,
su búsqueda, así c o m o su valor de información, depende, en gran medida,
de la experiencia y pericia tanto profesional c o m o educacional del personal
que trabaja en los distintos departamentos de registro y ficheros, así c o m o
de la cooperación del cuadro ejecutivo en la administración de los Ministerios
y entidades públicas. E n nuestra opinión, es éste uno de los problemas
esenciales a los cuales se da menor importancia en los actuales sistemas m o -
dernos de archivos. El buen funcionamiento de la Administración actual, al
igual que el estado futuro de los ficheros en los archivos históricos, depende
mayormente, en la solución de este problema.
ITALIA
Considerada la actual organización de los Archivos, corrientes y de

depósito, de las oficinas administrativas, reglamentada con normas que
datan del año 1900, se ve patente la necesidad de una revisión de dichas
normas para satisfacer la necesidad de uniformar el servicio de archivo en
todos los órganos administrativos del Estado. Esta revisión deberá tener
en cuenta n o sólo la importancia administrativa y jurídica de la d o c u m e n -
tación que se produce diariamente, sino también la función cultural que
dicha documentación deberá desempeñar en el futuro.
Los problemas que se plantean son de diversa índole, pero en su base,
todos tienen una misma cuestión : la clasificación, la cual nos parece fun-
damental porque es básica de la orgánica y de la formación ordenada del
Archivo, así c o m o del buen funcionamiento de los servicios. U n buen cuadro
de clasificación, formulado de manera que refleje la competencia y atribu-
ción de la oficina de tal m o d o que constituya un documento cultural capaz
de satisfacer la investigación histórica futura, poniendo de manifiesto la
actividad desarrollada para la obtención de los fines que la ley se propone,
actividad documentada m á s tarde por la serie del archivo desarrollada or-
gánicamente, representa la principal necesidad sentida en el sector de los
archivos modernos (corrientes y de depósitos).
Es un problema, pues, de precisar los criterios y de individualizar el
sistema de clasificación que ponga a cualquier archivo administrativo m o -
derno en un m i s m o plano organizativo y consiga que el nacimiento y for-
mación de esos archivos se produzca de m o d o que permita después a los
- 172 -
archivos de Estado satisfacer con prontitud la exigencia de la investigación
histórica, y en tal sentido, extendiendo esta cuestión al campo internacional,
no parece fuera de lugar el proponer dentro del Consejo Internacional de
Archivos la constitución de un comité para el estudio del problema.
JAMAICA
Centros de archivos y extensión de programa de manejo de archivos.

H a y muchas acciones que se podrían sugerir. Sin embargo, hay una
que creo que se necesita urgentemente y que no presentaría dificultad real
en conseguirse, y es la introducción de una tarjeta o carnet de investigador
reconocida internacionalmente, para simplificar el acceso de investigadores
acreditados a los archivos de todos los países.
MÉ)ICO
Está en estudio una ley para ordenar debidamente esa organización y

existe la idea de que este Archivo General de la Nación sea el que dirija todo
el funcionamiento de los archivos administrativos; de los que tendrían que
salir los documentos importantes para su custodia dentro de su recinto.
NIGERIA
U n a nueva ordenanza que confiera una autoridad m á s amplia y efec-

tiva; mayor entrenamiento del personal; mejores edificios y equipo; la
creación de una División para el manejo de archivos; el establecimiento
de otras corporaciones y archivos privados.
U n Comité Consejero de Archivos activo y con conocimientos, c o m -
puesto por funcionarios gubernamentales y dirigentes eminentes de la
comunidad que ayudasen a persuadir al Gobierno para que le preste la
atención necesaria a sus archivos.
Q u e por razones de confraternidad los compañeros de las naciones avan-
zadas ofrezcan a nuestros archiveros las posibilidades de estudiar sus téc-
nicas y métodos.
Q u e se lleven a cabo m á s frecuentes reuniones del Consejo Internacio-
nal de Archivos o al menos reuniones regionales.
Q u e se realice un viaje de estudios para visitar las Instituciones de A r -
chivos de países en desarrollo, pasando un Informe al Gobierno del país
correspondiente acerca de la acción que debería tomarse.
- 173 -
M a y o r ayuda financiera para el sostenimiento de nuevos edificios de
archivos, instalaciones y equipo modernos a los países en desarrollo.
NORUEGA
U n a educación y entrenamiento mejorados de los archiveros de la ad-

ministración, incluyendo la posibilidad de un incremento de salarios.
A u m e n t o en el número de personal de los Archivos Nacionales y en
especial de los Archivos Provinciales para intensificar: a) la inspección de
los Archivos de la Administración b) la instrucción sobre rutinas de archi-
vo y c) la selecció», y eliminación de documentos de un valor no duradero.
Suficiente capacidad de estanterías en los Archivos Nacionales y Pro*
vinciales que permitan a la administración la transferencia de sus archivos
a su debido tiempo.
U n sistema c o m ú n de clasificación para la Administración total del
Estado, con partes del plan de clasificación (las clases reservadas para or-
ganización y administración, economía, personal) obligatorias para todas
las instituciones, mientras el resto del plan (en nuestro sistema decimal, las
clases 3-9) pueden modificarse según las necesidades de cada rama de la
administración.
Reglas referentes a la selección y eliminación de documentos en relación
con los planes de clasificación, que ha¿\n posible una eliminación continua
y responsable de los archivos de la administración, reduciendo así los riesgos
de la eliminación de documentos que deberían ser retenidos.
El derecho del Riksarkivar a inspeccionar los archivos de la adminis-
tración del estado y las municipalidades. Apoyar su derecho a dar instruc-
ciones referentes a la clasificación y disposición de los documentos. Esto,
sin embargo, con la suposición de que el personal es suficiente para hacer
cumplir sus derechos.
M á s información a través de publicaciones refere:.tes a ios sistemas de
archivos y otras en los países respectivos.
PAÍSES BAJOS
U n a eliminación m á s regular en cada uno de los tres niveles porque

pasan los documentos de los archivos.
Archivación y depósitos m á s rápidos y regulares.
Q u e el gobierno favorezca la construcción de nuevos depósitos de ar-
chivos públicos y el agrandamiento de los depósitos públicos existentes, para
que su capacidad sea suficiente cuando los depósitos sean m á s numerosos.
- 174 -
Q u e los funcionarios encargados de la custodia de los archivos corrientes
de una administración, hagan un inventario sumario de sus diversos fondos.
Q u e se mejore la situación material de los archivos semiestáticos ; que
los depósitos de prearchivación sean mejor protegidos contra la h u m e d a d
y el fuego.
Q u e la situación material de los archivos semiestáticos y de los de-
pósitos de prearchivación puedan ser controlados regularmente gracias a
un aumento del personal de las inspecciones.
Q u e los funcionarios novatos de las administraciones sean debidamente
instruidos sobre la existencia y riqueza de sus archivos, para que, al tratar
un negocio, o m á s simplemente, al escribir una carta, traten de lograr in-
formes, y de buscar ejemplos. Se haría bien, quizás, adjuntándolos por
algún tiempo al funcionario encargado de la conservación.
Q u e la formación del personal destinado a ocuparse de los archivos
corrientes sea combinada con la del personal científico de los depósitos de
archivos públicos, para que cada uno de estos dos grupos de funcionarios
comprenda mejor la naturaleza del trabajo del otro, y que el personal de
los archivos corrientes prepare de alguna manera la confección de los in-
ventarios científicos.
L a formación especial dada a aquellos que se encargarán de la custodia
de los archivos corrientes, pero, la manera queda por estudiar, esta forma-
¡ción deberá ser combinada con la de la Escuela de archiveros.
La unificación no es una panacea. Los fondos de los archivos se cor
tinuarán formando siempre de varias formas diversas, y habrá siempre
varios sistemas de clasificación : sobre todo, no olvidemos el profundizar
nuestros conocimientos de estas realidades.
L a intensificación de los intercambios de puntos de vista y de infor-
mación, oralmente o por escrito. Los archivistas que tomen parte en este
intercambio, sobre todo si se creen obligados a recurrir a u n idioma extran-
jero, deberán hacer lo posible para expresar los matices de sus pensamientos,
y para que las palabras técnicas de las que se deben servir formen un conjun-
to lógico y cerrado, correspondiendo a la terminología dada en el Servier's
Lexicon of Archive Terminolgy.
POLONIA
Los archivos corrientes deben ser organizados según la regla siguiente :

ellos forman dentro del cuadro de la institución, la unidad independiente
de los otros servicios y secciones, subordinados directamente al jefe de 1..
institución.
L a instrucción profesional del personal para los archivos corrientes.
- 175 -
Obligar a todos los archivos corrientes a guardar su documentación en
los mismos clasificadores carpetas y a marcarlos y registrarlos según e!
mismo sistema.
T o d o s los archivos corrientes, sin considerar lo específico de la institu-
ción en cuyo cuadro se encuentran y a cuyo poder están subordinados, deben
ser supervisados por la institución superior de los archivos del Estado. D e -
ben ordenar su documentación según la misma regla de clasificación.
SENEGAL
E n un país joven como el Senegal —aunque pueda enorgullecerse de

conservar archivos con fondos continuos desde 1816-1820, lo que es m u c h o
para el Continente—, los problemas de organización son demasiado n u -
merosos para disponer de tiempo necesario para reflexionar.
Los países de antigua civilización escrita tienen una m á s vieja y sólida
experiencia archivística ; es inevitable. A u n es de desear que, en este d o -
minio archivístico, su asistencia, su colaboración, se ejerza tan ampliamente
c o m o en los otros.
Son los países jóvenes, los países de civilización escrita relativamente
reciente, los que sobre todos tienen necesidades en materias de archivos,
de un personal bastante numeroso y bien formado ; porque en tales países,
las élites intelectuales son relativamente raras, y m á s aún, solicitadas por
otros motivos, en apariencia al menos, m á s importantes. E n Dakar funciona
una Escuela de Bibliotecarios, archiveros y documentalistas; la enseñanza
de la archivística se inaugurará realmente en 1969. Se puede esperar m u c h o ,
para salvaguardar y poner en valor los Archivos de toda la parte occidental
y de expresión francesa del Continente; pero también será necesaria una
asistencia.
Después de estos aspectos generales se comprenderá quizás que u n ar-
chivero que trabaja en un país africano n o tiene una gran contribución que
aportar. M e limito a señalar que en tales países, la Administración lo es
todo en materia de archivos, principal productor y único guardian a la
vez. Esta Administración es también menos rutinaria que en los países viejos.
Ésta podría ser la razón por la que la experiencia de estos países nuevos
en las relaciones establecidas entre Archivos y Administración, pueda ser-
vir a los países donde los Archivos tienen una base m á s amplia y fuentes
m á s numerosas, pero donde, c o m o en todo, la Administración ensancha su
campo de acción.
- 176 -
.-SBÉCÍA
Los archivos suecos están organizados para ser dos entidades, una
Institución al servicio de la investigación, y la autoridad que controla y
dirige los archivos de las diferentes administraciones de todo el país. Pen-
samos que ambos papeles tienen la m i s m a finalidad : promover el conoci-
miento y la escolaridad. L o que hoy son archivos de rutina para las au-
toridades administrativas pueden ser el día de m a ñ a n a valiosa fuente de
información histórica sobre nuestra época. Creemos que éstas son y deben
ser las ideas básicas del trabajo de archivos. Si estas ideas son observadas
y los archivos llegan a tener suficiente influencia y autoridad para vindicar-
las y mantenerlas, ésta será la mejor manera de mejorar los archivos en este
país y en otros.
TURQUÍA
Para reformar los archivos son indispensables nuevas leyes, la forma-

ción de u n personal cualificado, edificios e instalaciones, y que sean pre-
parados equipos modernos. Estamos en camino de hacer grandes esfuerzos
para asegurarlo. Los esfuerzos desplegados han llegado a una fase satisfac-
toria.
U n a administración central de los archivos, establecer u n equilibrio en
el caso de intervención de los hombres de la Administración y de ciencia
en los negocios admnistrativos, una propaganda impresionante, entrar en
contacto y colaboración con los archivos de otros países.
Establecer en todos los países una administración central para los A r -
chivos; utilizar una terminología internacional sobre archivos; abolición
de las diferentes doctrinas de archivos entre los diferentes países ; intercam-
bios de corta duración de archiveros entre los países; asegurar la participa-
ción de todos los países a los congresos y conferencias internacionales de
archivos; la publicación de la revista "Archivum" con periodicidad trimes-
tral al menos, y un contenido m á s rico.
YUGOSLAVIA
La realización de los principios en todo lo moral y material con refe-

rencia a los archivos, y su personal, depende, fundamentalmente, del uso
de sus propios esfuerzos para permitir el empleo del material.
L a separación de los archivos de la propia administración del Estado,
e igualmente la independencia de los archiveros de los órganos burócra-
- 177 -
tas, dándoles el apoyo necesario para lograr que las instituciones posean
un verdadero carácter independiente, cultural y científico.
U n verdadero apoyo para una acción constructiva del Consejo Interna-
cional de Archivos, al objeto de lograr una liberalization en lo concerniente
al acceso al material de archivo, pudiendo extenderse esta acción al logro
de unificar y estrechar los lazos para una mayor y mejor colaboración en
materia de consulta entre todos los países del m u n d o .
ZAMBIA
Personal entrenado, y mayor espacio en las instalaciones, son la primera

necesidad.
- 178 -
IA GESTION DE DOCUMENTOS COM3 UNA FUNCCOxJ A*CHIVISTICA
Informe de Mr. Artel Ricks
El historiador considera la gestión de documentos como una

función archivística dirigida a arreglar el volunten de los fondos
de archivo hasta el punto en que nejor sirvan a las necesidades de
los investigadores. Más precisamente la define como:
"... el proceso de reducir selectivamente a proporciones maneja-
bles el volumen de los documentos nacionales para la civilización
moderna, de tal manera que se preserven permanentemente aquellos que
tengan un valor cultural futuro sin que se dañe su integridad sus-
tantiva para los objetivos investigativos".
En el lado opuesto del espectro están aquellos que consideran la

yes ¡.ion de 11 acumen tos cono una aplicación de la administración
científica al papeleo con fines de eficiencia y economía pero sin
ningún beneficio para los investigadores futuros sino simplemente
como un subproducto afortunado.
Entre estos dos extremos está el punto de vista apoyado por el

Servicio del Archivo Nacional y Documentos de Gobierno de los E.U.
(NARS, por sus siglas en Inglés) que está definido en la legisla-
ción pendiente de aprobación en el Congreso. Bajo este concep-
to, la gestión de documentos se extiende al ciclo de vida completo
del documento, desde su producción hasta la eliminación final o su
envío al archivo para su conservación permanente. Está dirigido a
asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplifi-
car los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la rornvi cjjmj
se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado
adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos en los
centros de archivo, y asegurar la ordenación adecuada de los docu-
mentos que no se necesitan por mucho tiempo en la conducción de
los asuntos del momento. Este es el concepto contemplado en este
informe.
1. Aspectos singulares de la experiencia de los Estados Unidos.
En principio queremos identificar alguno-; du los factores que ha

tocado, impulsado y moldeado la gestión de documentos en los Estados
Unidos y que pueden diferir de los factores que influyen sobre la
gestión de documentos en otros países.
Primero. El volumen completo de documentos producido por el
Gobierno de los Estados Unidos cada año, actualmente por encima de
los 7.000.000 pies cúbicos, suficiente para llenar un archivador de
más de 1.300 millas de largo. Posiblemente, una cantidad aún mayor
puede ser producida por los estados, condados y ciudades, que son
entidades administrativamente indep^'idi entes del Gobierno Federal.
1 Versión~abreviada del informe preliminar distribuido a los

miembros del Congreso.
2 O. Lawrence Burnette. Beneath the Fbotnote, (Stevens Point,
Wisconsin: Wcrzalla Publishing Co., 1969). p. 26.
3 U.S. Congress House, Federal Records Management Amendments
of 1976. H.R. 13828, 94th Congress, 2nd Sesión. 1976.
- 179 -
Segundo. Los avances en el desarrollo tecnológico y
económico de los Estados Unidos. Mr m «Hrii.reíiiíació'i obvia de esta
influencia se evidencia en la expansión del aso de la automatización
para llevar a cabo las labores de oficina.
Tercero. La tendencia que parecen tener los Americanos hacia
el cambio y a ideas nuevas, probablemente menos arraigados a lo tra-
dicional que otra gente. Se admite que esto puede llevar ya sea a un
progreso rápido y significativo o a una experimentación antieconó-
mica con artificios y conceptos no aprobados, simplemente porque
son nuevos.
Cuarto. La demora de los Estados Unidos en establecer un
archivo nacional, casi 150 años después de que se creó uno en
Francia. Esta lainentable lentitud para apreciar sus ricos tesoros
documentales tuvo al KKHOS una ventaja pues el Gobierno de los Estados
Unidos pudo aprender de la «-oqiet-iencia de otros y luego agregar sus
propias contribuciones. La gestión de documentos es tal vez la con-
tribución más significativa.
2. Desarrollo evolutivo de un concepto.
El concepto actual de gestión de documentos evolucionó a lo

largo de toda la vida de la nación aunque se le dio nombre hace
solamente veinticinco años. A qué ha llegado, probablemente se
entiende i nejor,si primero vemos cómo ha evolucionado.
La gestión de documentos en los Estados Unidos tiene sus ante-

cedentes en los primeros años de la República. Muchas de las leyes
dictadas por el Primer Congreso expresaron interés en una documenta-
ción adecuada de las actividades y transacciones del Gobierno y en la
preservación de tales documentos.
A través de los años, con el aumento del volumen de produc-

ción de documentos lentamente se reconoció la necesidad de
acabar con los documentos que ya no se usan. Una comisión reunida
por el Presidente en 1877 rechazó firmemente la idea de la destruc-
ción con una declaración que decía "todo documento valioso en un
momento dado y que registre y se coloque en archivos públicos, puede
ser de valor futuro a los ciudadanos de la nación, ya sea de una
forma histórica, biográfica o monetaria". Sin embargo la presión
por la acumulación de documentos se volvió insoportable y en 1880
el Congreso empezó a autorizar la destrucción de algunos fondos
que no eran de utilidad.
Lo relacionado con la adecuada documentación, preservación y

depósito selectivo llevó a otro aspecto la gestión de documentos
del gobierno - eficiencia en su producción y su uso. En 1887 el
Senado estableció un comité "para informarse y examinar los métodos
de trabajo, de los Departamentos Ejecutivos del Gobierno, el tiempo y
atención dedicados a las operaciones, y en general, para averiguar e
informar al S-n-tlo W > causas de las demoras en la transacción de los
asuntos públicos de estos Departamentos" Este fue el primero de
una serie de Comités y comisiones que buscaban la eficiencia del
papeleo del Gobierno.
4 "Selected Readings on Records Management", ed. Seymour Joseph

Pcmrenze (sin publicar, propiedad literaria 1966). p. 5.
- 180 -
Un punto clave en el desarrollo evolutivo de la gestión de docu-
nentos en el Gobierno Federal, sucedió en 1934 con el nombramiento
del primer Archivista de los Estados Unidos. De ahí en adelante, el
Archivo Nacional se convirtió en el vehículo institucional necesa-
rio parn reunir los segmentos, de lo que primero se conoció cono la
administración de archivos, para desarrollar un programa amplio y
viable.
Cuando se estableció el Archivo Nacional hubo quienes pensaron

que lo único que se necesitaba era establecer una institución de
archivo donde se pudieran colocar los documentos de valor permanente.
Este concepto pasivo fue abandonado rápidamente cuando llegaron los
docunentos de numerosos sitios. El uso de algunos de olios fue
casi nulo por lo inadecuado de las prácticas de ordenamiento y
mantenimiento por parte de las agencias. Por consiguiente, el per-
sonal de archivas vio que era necesario visitar las oficinas
Federales y dar instrucciones, de manera que los fondos que
llegaran al Archivo estuvieran en un orden útil y en buenas
condiciones, sin documentos temporales e inútiles. Cono lo dijo un
miembro del Archivo Nacional en ese momento, los archivistas "en-
traron al campo de la administración de archivos porque la
administración económica de archivos en todos los períodos
es muy semejante a las actividades especializadas del archivista, y
porque el resultado de una buena o mala administración afecta el
trabajo 5 que los archivistas harán posteriormente con los docu-
nentos" .
Si bien el Archivo Nacional no tohía des-irrMl l,ido ,\6n un

concepto amplio y trascendente, aunque en otra parte empezaba a
mostrar signos de vida, al menos se reconoció la necesidad de atender
la administración de documentos desde su producción hasta su conser-
vación. Este concepto de ciclo de vida no se cristalizó completa-
mente pero si modificó en algo la profesión de archivos.
Aproximadamente al mismo tiempo, unas pocas oficinas del gobierno

empezaron a usar el término "gestión de docunentos" para describir
una nueva solución al problema haciendo énfasis en la eficiencia.
Vieron la necesidad de un programa de atención continuada en
contraste con el método tradicional y sintomático o "de remiendos"
para tratar los problemas específicos de los archivos. Ellos lo
visualizaron cono un trabajo interminable de educación, promoción y
control de gestion. Este último comprende la regulación, el
análisis y la aprobación. El departamento de la marina desarrolló
el más amplio de estos programas de gestión de docunentos con la
disposición de controles en la producción de documentos, guías para
desarrollar formas eficientes, informes y correspondencia; normaliza-
ción del equipo de archivo y los suministros; y el desarrollo de
sistemas eficientes de archivo y correo.
Además el programa de la Marina contemplaba otro aspecto que

desde ese momento vino a ser la piedra angular de la gestión de
docunentos - el de la especialización. Cerno el papeleo se v/olvió
más complejo se necesitaban personas con conocimientos especializa-
dos, como el necesario para diseñar formas o para desarrollar buenos
sistemas de informes, ya que una sola persona no puede esperar mnocer
5 Philip Brooks, "Archivists and Their Colleagues : Common

Denominators. The American Archivist", XTV (January, 1951), p. 34-35.
- 181 -
a fondo y proporcionar el com»; ¡miento profundo requerido para ayudar
adecuadamente a los funcionarios en bodas las fases de la gestión del
papeleo. Sin embargo, un especialista no necesariamente debe estar
limitado a una especialidad. Bajo este concepto, los grandes estudios
del papeleo los realizaban, generalmente, equipos de especialistas.
Desde aquellos primeros años formativos de la gestión de docu-

mentos ha auneritado el número de especializaciones identificables
mientras que la naturaleza del papeleo ha cambiado, se ha extendido y
so ha vuelto más complejo. Hoy hay especialistas en centros de
archivos, informes, formas, directivas, micropelículas, automatiza-
ción de las fuentes de datos, archivos legibles por máquina, proce-
dimientos generales del papeleo y otras áreas, todas izando la bande-
ra de la gestión de documentos.
La gestión de documentos se formalizó e institucionalizó en el

Gobierno Federal al ser aprobada la ley Federal de Archivos de 1950.
La responsabilidad de la supervisión de todo el Gobierno y de la im-
plantación de esta ley le fue asignada al Archivo Nacional al cual
significativamente, se le llamó Servicio del Archivo Nacional y Docu-
mentos del Gobierno.
Se concluye que la gestión de documentos en los Estados Unidos

apareció de una manera lenta y evolutiva, pero que hoy se basa
sólidamente en cuatro piedras angulares: (a) el a>rv;ep¡;o del ciclo
de vida, (b) el programa de atención continuada, (c) el control de
gestión, y (d) la especialización de sus practicantes.
3. Impacto revolucionario
Si bien la aparición de la gestión de documentos fue el resul-

tado de un largo proceso evolutivo, cuando finalmente emergió, pro-
dujo un impacto revolucionario en la función archivística. Proba-
blemente el efecto más prontamente demostrable de la llegada de 1H
ijr !.•;!•. i.ón de documentos se observa en la estructura organizacional del
Servicio del Archivo Nacional y Documentos del Gobierno. Esta insti-
tución ha 'Mii-ibiado drásticamente desde 1950 cuando el Archivista de
los Estados nnidos fue acusado de descuidar el programa de la ges-
tión de documentos del Gobierno Federal y el "desarrollo, promoción
y coordinación de normas, procedimientos y técnicas" que promuevan
el manejo eficiente y económico de los documentos del Gobierno.
Para llevar a cabo esta función, se crearon dos oficinas principa-
les, cada una dirigida por un Asistente del Archivista. Estas son
la Oficina de Gestión de Documentos y la Oficina del Centro Filerai
'le Archivos; ambas oficinas tienen una estrecha interacción con el
Archivo Nacional y con los funcionarios de archivo de otras oficinas
<lel gobierno.
La Oficina de Gestión de Documentos se concentra en la

producción de información y en su mantenimiento actualizado y su
uso. Con un personal de aproximadamente 140 empleados asesora otras
oficinas en el cumplimiento de sus responsabilidades en la gestión de
documentos, regulaciones sobre publicaciones, publica manuales de
guía, brinda entrenamiento, evalúa si la oficina cumple las regula-
ciones, ofrece servicios de consultorfa, realiza estudios que las
oficinas no pueden hacer por sí solas, y lleva a cabo varias ieí.ivi-
d.vles :;)iv?xas.
6. Manejo de Registros por el Administrador de Servicios

Generales. 82 Stat. 1295, 44 U.S.C., Secc. 2909-2910 (1968).
- 182 -
De especial interés para la profesión de archivos es la aten-
ción que la gestión de documentos ha enfocado para nejorar las
técnicas de archivo, inclusive sistemas para el ordenamiento de
documentos y su recuperación. La microfiLitación de archivos es otra
área en la. cual los especialistas en la gestión de documentos lian
ayudado mucho, influyendo en las operaciones actualizadas y en las
necesidades de los archivos. Otras influencias en la profesión de
archivos pueden ser renos obvias pero sin embargo importantes. Por
ejemplo quienes manejan los documentos deben vigilar los fondos de
valor para los archivos o de cualquier sistema y procedimiento que
pueda iitpactar los archivos. Es obvio que estos administradores de
archivos fueran los primeros en sonar la alarma cuando se descubrió
que grandes cantidades de datos que habían sido grabados en cintas
magnéticas, incluyendo información demográfica, sociológica y
científica, serían inútiles para los futuros investigadores debido
a la documentación pobre de los programas y a las operaciones cn<e
gobiernan el aso de las cintas.
La Oficina del Centro Federal de Archivos estuvo por muchos

años dentro de la Oficina de Gestión de Documentos y sus acti-
vidades aún se consideran parte de la función de la gestión de
documentos. Esta oficina es la más grande de las de NARS con apro-
ximadamente 1.300 empleados o con cerca del 60% de todo el personal en
la nómina de Archivos.
Opera quince centros de archivo localizados a todo lo largo de

los Estados Unidos para el almacenamiento económico y albergan 12
millones de píes eiíhi.oos de doonmsntos pertenecientes a casi todas
las oficinas federales. Aunque estos archivos son inactivos para jus-
tificar su retención en la oficina, requieren cerca de 13 millones
de referencias a ellos cada ano. El tipo económico de la construc-
ción y los estantes permiten ahorros por más de US$100 millones
al año sobre lo que oostaría retener los documentos en las ofici-
nas y en los archivadores. Cada año el sistema central recibe
más de un millón de pies cúbicos de nuevos documentos y siste-
máticamente destruye casi la misma cantidad compuesta por aquellos
que se han vuelto viejos y que ya no tienen ningún valor adminis-
trativo, legal o cualquier otro valor. Ti» archivistas profesionales
que trabajan en los centros, investigan cuidadosamente el pequeño
dos o tres por ciento de documentos de valor permanente. Se espe-
ra también que todos los miembros del sistema central estén
alerta sobre tales fondos de archivo.
Esta oficina también evalúa la conservación de documentos y

los programas de ordenamiento de otras oficinas, supervisa el pro-
grama de protección de los documentos vitales del Gobierno, revisa
la operación de unas pocas oficinas centrales de archivo, presta
servicios de microfiImación reembolsables a las oficinas,con ahorros
considerables para el Gobierno, y asesora a las oficinas en la con-
servación y descripción de los documentos.
La Oficina del Archivo Nacional completa el ciclo de vida con

su interés en los documentos de valor permanente. Controla cerca de
1.200.000 pies cúbicos de documentos en papel, micropelículas,
cintas magnéticas, películas de movimiento, fotografías, cintas de
computador y documentos cartográficos. También tiene autoridad para
determinar cuáles son los documentos de valor permanente.
- 183 -
gado a La función archivística son fácilmente reconocibles en la
exposición anterior, sobre las funciones del Servicio Nacional
de Archivo y Docmn-întacion del Gobierno. Otras pueden no ser tan
aparentes :
(a) La gestión de documentos ha dado al archivista mayor segu-

ridad en que las políticas y las actividades del gobierno están bien
documentadas, en que los documentos relacionados se encontrarán con
mayor frecuencia archivados juntos, que los archivos estarán arregla-
dos en forma más ordenada y lógica, que pocos documentos transito-
rios e inutiles estarán mezclados permanentemente con los de valor,
y que habrá menos probabilidad de destrucción de documentos de
valor permanente.
(b) La gestión de documentos ha permitido al gobierno irnyor

conciencia sobre la importancia de los documentos y la necesidad de su
cuidado adecuado y su preservación.
(c) Los archivos incuestionablemente, han tenido considerable

prestigio y han aumentado el presupuesto, ya que se les ha reconocido
como una institución que ahorra mayor cantidad de dinero que la que
gastan en sus actividades de gestión.
(d) La función de gestión de los centros de archivo ha pro-

porcionado facilidades regionales convenientes dentro de las cuales se
localizan los archivos regionales y que responden a las necesidades de
investigación por parte del público, El dar servicio de archivo
al publico ha ayudado a conseguir el aprecio nacional y el apoyo a
los archivos.
4. Estado de la Gestión de Documentos en los Gobiernos Estatales
Los Estados Unidos son una federación en 1H cual an grupo de

Estados combinaron y renunciaron a su soberanía general por un
gobierno central aún cuando mantuvieron ciertos poderes. Como resul-
tado, la manera como se administran las Oficinas Estatales y los pro-
gramas, por lo general no está dentro de la esfera del Gobierno
Federal. Aplicado a la gastión de documentos, esto significa que el
Gobierno Federal no puede mandar ni controlar los programas de
archivo o de gestión de documentos de los pistados. Claro está que
hay un intercambio de ideas que ha influido en forma manifiesta tanto
en los programas Estatales como en los Federales.
- 184 -
Loralización Organizacional
Archivos Otros letal

Elementos de la gestión de No. % No % No. %
Documentos ParceSlt. Percent. Percent
Gestión del Centro de Archivos 14 43 15 45 29 88

Control de Inventario de Archivos 15 45 14 43 29 88
Manejo de Legajos 7 21 11 33 18 54
Control de Documentos Vitales 11 33 9 27 20 61
Manejo de Registros Legibles por 3 9 12 36 15 45
Máquina
Administración de Sistemas de 5 15 11 33 L6 48
Recuperación de Información
Administración de la Documentación 6 18 721 13 39
Administración de la Correspondencia 5 15 6 18 11 33
Administración del Correo 1 3 13 39 14 42
Manejo de Formas 4 12 12 36 16 48
Manejo de Informes 2 6 8 24 10 30
Manejo de Directorios 1 3 9 27 10 30
Manejo de Microformas 10 30 14 43 24 73
Administración de Procedimientos 3 9 12 43 15 45
Generales de Papeleo
Administración de la Automatización 0 0 12 36 15 45
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra 1 3 8 24 9 27
Manejo del Equipo de Oficina 3 9 10 30 13 39
Estudios de Evaluación 6 18 10 30 16 48
Cuadro 1. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra

oficina central de los 33 Estados que respondieron al cuestionario.
nLos porcentajes se sacaron al dividir el minero de programas quo
aparecen para cada elemento por 33, por todos los Estados que se
reportaron, y se redondeó el numero).
Al prepararse para escribir este artículo, el ûtor y su asis-

tente de investigación trataron de estudiar el Estado de los progra-
mas de gestión de documentos en los 50 Estados del Gobierno. El
cuestionario que se envió a los Estados produjo 33 respuestas. A
cada Estado se le pidió que indicara para cada uno de los "elementos"
de la gestión de documentos si el Estado tenía o nó un programa
activo y centralizado que contemplara aspectos de la administración
tales como revisiones, controles y la publicación de normas, procedi-
mientos y materiales de guía. También se les preguntó si los
programas de archivo administrados en forma central i /sv-Vx los llevaba a
cabo la oficina de archivo en otra oficina del Estado. Los resultados
estadísticos aparecen en el Cuadro 1.
Los datos obtenidos revelan Jiochos tan interesantes como el que

29 de los 33 Estados que respondieron, tenían algunos de sus
archivos inactivos en centros de archivo pero solamente 14 de estos
centros eran administrados por un archivista Estatal. Igualmente 29
Estados llevaban programas de control de inventario de los documentos
y 15 de ellos estaban bajo la dirección de un archivista.
- 185 -
Sorprendentemente, sólo 18 de los 33 Estados reportaron un
programa de gestión de documentos y 7 de éstos lo veían como una
responsabilidad archivística. Le fue peor al manejo de fontes,
al manejo de directivas y a la mayoría de los otros elementos
"eficientes". Por lo tanto se concluye que, comparada con el Gobierno
Federal, la aplicación de la gestión de documentos por la mayoría
de los Gobiernos Estatales es más limitada.
5. Estado de la Gestión de Documentos en el mundo
A las autoridades en archivo >te 10*5 países se les envió el

mismo cuestionario que se hizo en los gobiernos estatales de los
Estados Unidos. En el Cuadro 2 aparece la tabulación de las res-
puestas a todos los cuestionarios:
Locali zacion Organizacional
Archivos Otros Total

Elementos de la gestión de No. % No % No. %
Documentos Forcent. Percent. Porcent
Gestión del Centro de Archivos 21 54 3 8 24 62

Control de Inventario de Archivos 24 61 5 13 29 74
Manejo de Legajos 14 36 15 38 29 74
Control de Documentos Vitales 13 33 3 21 21 54
Manejo de Registros Legibles por 9 23 10 26 19 49
Máquina
Administración de Sistemas de 7 18 10 26 17 44
Recuperación de Información
Administración de la Documentación 9 23 9 23 18 46
Administración de la Correspondencia 5 13 19 49 24 62
Administración del Correo 5 13 18 46 23 59
Manejo de Formas 5 13 19 49 24 62
Manejo de Informes 3 8 15 38 18 46
Manejo de Directorios 2 5 15 38 17 43
Manejo de Microformas 13 33 10 26 23 59
Administración de Procedimientos 3 8 14 36 17 44
Generales de Papeleo
Administración de la Automatización 2 5 14 36 16 41
de la Fuente de Datos
Manejo de Procesador de Palabra 2 5 10 26 12 31
Manejo del Equipo de Oficina 3 8 18 46 21 54
Estudios de Evaluación 6 15 9 23 15 38
Cuadro 2. Elementos del Programa realizado por los archivos u otra

oficina central do los 39 países que respondieron al cuestionario.
(Los percentajes se sacaron al dividir el número de programas que
aparecen para cada elemento por 39, por todos los países que se
reportaron, y se redondeó el minero).
- 186 -
Del cuestionario y de los materiales de referencia de soporte
presentados por las naciones, se pueden tomar varias conclusiones y
observaciones en cuanto al estado de la gestión de documentos
públicos en los países que respondieron. Una generación cautelosa
de estos resultados permite darse una idea del estado de la gestión
de docunentos y su dirección en el mundo.
El autor piensa que estas son algunas de las conclusiones y

observac iom^s de valor:
(a) Un promedio del 52% de los elementos se llevan a cabo como

programas activos centralizados en los gobiernos nacionales de
aquellos que respondieron, pero no necesariamente en la oficina del
archivista.
(b) Cerca del 15% de las naciones reportaron poca o ninguna

actividad en los programas de gestión centralizada de documentos.
Aproximadamente el 50% de las naciones reportaron que al menos las dos
terceras partes de los 18 elementos eran realizados por el gobierno
nacional, pero no necesariamente en la oficina del archivista.
(c) Los elementos de gestión de docunentos están distrihiidos

en.i-.ri-; Vi oficina del archivista y "otras oficinas", entre el 37% y el
63%, siendo identificadas las otras oficinas con diversos títulos
cono: Ministerios de Ftoxiomía, Justicia, Finanzas y Comunicaciones,
y Departamentos de Obras Públicas, Hacienda o Tesoro, Organización y
Operaciones. Los elementos que estadísticamente se agruparon en
estas oficinas incluyen: correspondencia, correo, formas, informes,
directorios, procedimientos generales de papeleo, automatización de
la fuente de datos y manejo de equipo.
(d) Cerca de 21 de los 24 países que reportaron programas de

centros de archivo y 24 de los 29 que realizan programas de control
de inventario de documentos están administrando estos elementos bajo
el escudo de la oficina del archivista. De esta y de la observación
anterior se concluye que estos elementos t^n importantes en la
función archivística se encuentran en la oficina de archivo
mientras que los más directamente relacionados con la eficiencia de
la oficina, comúnmente se encuentran en otras oficinas.
(e) Ya que las omisiones son tan significativas como las res-
puestas de actividad, debe notarse los elementos que los respondentes
no realizan con frecuencia: archivos legibles por máquina, sistemas
de recuperación de inforiración, automatización de la fuente de
datos, procesador de palabra, procedimiento general de papeleo,
directorios, y manejo de informes. Los primeros cuatro ôn muy exten-
dibles ya que representan elementos muy relacionados con la automati-
zación de oficinas, un área tecnológica que aún no es factible
para aplicaciones generales en los gobiernos de algunos de los países
que respondieron.
(f) Debido a que el estado económico general de un país puede

tener algunas implicaciones en la naturaleza de sus necesidades en la
gestión de docunentos, los datos disponibles fueron también analiza-
dos por las naciones "desarrolladas" y "en desarrollo". Las limita-
ciones en la extensión de este artículo no permite presentar un
análisis de los hechos <jue so derivaron, s i. i embargo, hacemos notar
que el perfil estadístico para las naciones desarrolladas no difiere
notablemente de las naciones en dj-•-irrn'M > > 'le lo:; Estados de los
Estados Unidos.
- 187 -
6. Resumen
Para resumir, estas son algunas generalizaciones utiles sobre el

desarrollo y el estado de la gestión de documentos en cuanto se rela-
cionan con la función archivistica:
(a) La gestión de documentos es una función que evoluciona
desde las necesidades universales tales como la documentación adecua-
da, la prevención de lo innecesario, la distribución sistemática,
el procesamiento eficiente, el almacenamiento económico, la identifi-
cación y preservación de los documentos de valor permanente.
(b) La gestión de documentos ha sido adoptada en el mundo y
parece estar muy avanzada en muchos Estados de los Estados Unidos y en
muchas naciones, inclasive en los países en desarrollo.
(c) El amplio programa de estimativos que hace el Gobierno
Federal de los Estados Unidos con su énfasis en: (i) el concepto de
ciclo de vida, (ii) programa de atención continuada, (iii) control de
gestión, y (iv) especialización de los practicantes, no está
duplicado por ningún otro gobierno, aunque hay indicios de que esto
es lo que debe seguirse. Hay muchas variables implicadas para creer
que necesariamente tenga que hacerse una rápida transición en esa
dirección, o que tal programa ofrezca una respuesta satisfactoria
para algunos países.
(d) Los elementos de la gestión de documentos que más directa-
mente afectan la función archivfstica tales como los centros de
archivo y el inventario de archivo, son realizados, generalmente por
la oficina de archivo, mientras que aquellos con menos importancia,
son generalmente administrados en otro sitio.
(e) La gestión de documentos ha sido muy valiosa para la
función archivfstica en los Estados Unidos.
(f) La fuerte congruencia de perfiles estadísticos sobre la
gestión de documentos entre estados, naciones desarrolladas y
naciones en desarrollo, sugiere que la mayoría de los gobiernos
están respondiendo a ueces l.dad<3S s uni lares en la gestión de
documentos, y que pueden coirpartir restricciones similares en cuanto a
dinero, personal y experiencia.
(g) En los Estados Unidos parecen intuitivamente aparentes, las
tende-noias hacia (i) la expansión de los programas de la gestión de
documentos, (ii) 1.a centralización, (iii) el aumento de profesiona-
lismo, y (iv) la mecanización. Sin embargo en la esfera interna-
cional , tal observación debe esperar a que se haga un estudio dentro
de algunos años para que sea más que una simple conjetura.
(h) El temor de algunos archivistas e historiadores durante los
priineros años de la gestión de documentos en los Estados Unidos
sobre que esta ascxúac Lón .-sitre archivos y su gestión llevaría a
una supremacía de la eficiencia sobre lo académico y la adultera-
ción de la función archivi'si-icM, hi sido probada como no garantiza-
da. Sin duda, tal tendencia ha sido desaprobada por el hecho que la
función de gestión de documentos es administrada por el Archivista.
Ciertamente la gestión de documentos es una idea a la que le ha
llegado su hora, que ha evolucionado desde necesidades positivas y que
si el ambiente de archivos fuera hostil, sin duda, prosperaría en
otra parte. Sin embargo, los archivistas están prevenidos por el Dr.
Wayne C. Crever, antiguo Archivista de los Estados Unidos, sobre que
"la gestión de documentos disociada de su ambiente archivístico
puede ser positivamente amenazante"
7 Julian P. Boyd, Presidente de la Junta, y H. G. Jones,

Secretario, "Minutes of the First Meeting of the AHA-QAH-SAA Joint
Committee on the Status of the National Archives", (informe no
publicado, Abril 15, 1967), p.2.
- 188 -
En una nota más positiva, el Dr. James B. Rhoads, actual
archivista de los Estados Unidos, dice: "...Estoy confiado en que la
coordinación entre el archivista y el administrador de archivos
continuará, porque es una relación natural «instruida en la ínter-
dependencia y el beneficio mutuo. Al desarrollar nuestra experiencia
en las diferentes ramas del trabajo de archivo, no deberes olvidar que
cada uno de nosotros es parte de una profesión más ainpl ¡,-t. fuyi m-'.. <
y* ; .il oí": 1-sa iiaoional, la simplificación y la„economía en el manteni-
iniento de los archivos de nuestra civilización. .
8 Dr. James B. Rhoads, "Records Management and the Archivist."

Record Management Journal, XIII, Mb. 1 (Primavera 1975), p.8
Otras Fuentes
Mucha de la información para este artículo se tomó de un
amplio rango de fuentes primarias tal como se registró en la tesis
del autor - "Records Management in the Federal Government-: An Analysis
of the Adecquacy of Law and Executive Policy" (no publicólo, Escuela
de Gobierno y Administración de Empresa, Universidad George
Washington, Mayo 1974).
Una segunda fuente usada liberalmente fue el numero ¡le Diciembre
de 1974 de Information and Records Management Vol 8, No. 11. Los
autores de artículos de donde se tomó información fueron el
Archivista de los Estados Unidos, Dr. James B. Rhoads, y los miembros
de su directiva: Walter W. Stender, Harold J. Keening y Benjamin F.
Oliver.
Reconocimiento
John Powell del Servicio Nacional de Archivo y Documentación

del Gobierno, directiva de la División de gestión de Archivos, hizo
gran parte de la investigación con respecto al estado de la gestión
de documentos en los gobiernos estatales dentro de los Estados
Unidos y en los gobiernos de otros países. También participó en el
bosquejo de las ideas expresadas en este artículo. Agradecemos
muchísimo su colaboración.
- 189 -
VALORACIÓN Y ELIMINACIÓN
POR UNA POLÍTICA DE IAS ELIMINAC IONES.
REFLEXIONES SOBRE LA PRACTICA DE LOS ARCHIVOS DEL SENA
por
Pierre BOISARD
En una de las páginas que escribió para la obra colectiva

publicada bajo la dirección de M. Charles Samaran, La Historia y sus
métodos, dice M . Robert-Henri Bautier del conservador de archivos
que éste se ha convertido en una clase de especialista de la eli-
minación: es el hombre que sabe destruir . Quién se atreverá a
preguntar dónde y cuando adquirió esta ciencia? Será acaso una de
esas personas calificadas, de que hablaba Molière, çjue se lo saben
todo sin haber aprendido nada? L'Ecole des Chartes ha dotado
suficientemente al archivista-paleólogo de un espíritu crítico,
invaluable en ello como en otros campos, pero puede improvisarse
como "destructor de archivos"?
Si revisamos las notas tomadas por seis promociones de alumnos de

L'Ecole des Chartes, advertimos que son los aspectos positivos del
oficio de archivistas los que han hecho, justamente, la materia de la
enseñanza recibida: se ha enseñado entre otras cosas, a clasificar y
a inventariar un fondo, pero las eliminaciones no constituyen el ob-
jetivo de ninguna lección; por gusto o porque lo necesita para su
tesis, centro de sus preocupaciones del momento, el joven estudiante
se interesa más por los archivos antiguos y por el inventario de las
riquezas conservadas, que por los problemas que implican los archivos
modernos. El período de prueba no debería, al menos, después de su
salida de la Escuela, iniciarlo en la práctica del oficio de Archi-
vista? Si, con todo, nos referimos al ejemplar en stencil del
Calendario de las Conferencias del programa nacional de Archivos,
veremos que tan solo una sesión está dedicada a las selecciones y
eliminaciones. Y sin embargo, escribe M. Bautier, "el problema de las
eliminaciones es el problema clave del archivista de hoy". Es forjan-
do no cabe duda, como se llega a ser un buen herrero; y el conservador
de los archivos franceses no dispone acaso de la preciosa herramienta
de los reglamentos que le dan la lista de los documentos que hay que
eliminar?
Todos sabemos que esa lista está un tanto caduca a pesar de los
arreglos esporádicos que para afrontar las circunstancias disponen
las circulares de la Dirección de los Archivos de Francia, y como lo
observa sin optimismo la nueva edición del Reglamento general de los
Archivos departamentales , "ninguna nomenclatura podrá jamás
estar completa ni ser definitiva".
* Escuela fundada en 1821 para formar archivistas, biblioteca-

rios, especialistas en documentos antiguos. Nota del traductor.
1 Encyclopédie de la Pléïaâe, París, 1961, p. 1138.
2 París, S.E.V.P.E.N., 1964.
- 190 -
Tenemos igualmente tanta necesidad de definir el espíritu con
que debe abordarse una de las tareas fundamentales de nuestra profe-
sión, como de organizar una lista de eliminables que habrá que man-
tener siempre actualizada. Quisiera en este ensayo contribuir con al-
gunas reflexiones sobre la práctica de las eliminaciones en los ar-
chivos modernos: con fundamento en un buen porqué de años de expe-
riencia en los Archivos del Sena, experiencia que, precisémoslo,
nada tiene de ejemplar, el articulo hará más preguntas que afirma-
ciones , y por anticipado admitimos y aáun deseamos la discusión. Se
trata en efecto de abrir un diálogo, o mejor, de reanudarlo, pues las
eliminaciones en los archivos de hoy han dado ocasión a cierto
niímsro de artículos que han querido aportar su contribución al
estudio de uno de los problemas más preocupantes para los archivistas
de nuestro tiempo.
I. - APROXIMACIÓN BIBLIOGRÁFICA
La cuestión no toca exclusivamente a Francia, y es necesario

recurrir a la bibliografía analítica internacional que se ha dado
sobre el tema en Archivum, vol. II, año de 1952, pp. 117-118; vol.
Ill, año de 1953, p. 121; vol. IV, año de 1954, pp. 232-233; vol.
VI, año de 1956, pp. 228-231, nos. 613 a 659; vol. VIII, año de
1958 pp. 168-169, nos. 411 a 428; por último, fascículo biblio-
gráfico No. 1, pp. 45-49, nos. 415 a 549.
Los lectores muy afanados por abordar artículos en lenguas

extranjeras podrán leer con provecho las páginas consagradas a este
particular por los reglamentos de los Archivos departamentales, comu-
nales o de hospitales; encontrarán en ellos cómo se recuerdan no
pocos principios de sindéresis que es menester tener siempre presen-
tes antes de proceder a una eliminación. Algunas lecturas se im-
ponen a un archivista de lengua francesa: L. Genicot, El problema de
los Archivos Modernos, en Archivos, Bibliotecas y Museos de
Bélgica, 1947, T. XVIII, no. 2 pp. 65 a 74; Renée Doehaerd, A
proposito de los Archivos Contemporáneos, ibidem, pp. 75 a 79;
Léonce Celier, La responsabilidad del archivista en la eliminación
de los papeles inutiles (conferencia dictada a la Sociedad de
L'Ecole des Chartes el 22 de diciembre de 1949, y publicada dos veces
en la Gazette des Archives, no. 7, enero de 1950, pp. 9 a 14, y
no. 9, enero de 1951, pp. 16 a 21: (esta conferencia será citada con
base en la segunda edición); Actas del Primer Congreso Internacio-
nal de Archivos (París, 23-26 de agosto de 1950): informe de M.
Pierre Caillet sobre El control de los archivos en formación,
seguido de una discusión, en Archivum, vol. I, 1951, pp. 55 a 73;
Robert-Henri Bautier, Selección y Eliminación de los documentos de
Archivo, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documenta-
ciones, no. 9, mayo-junio de 1953, pp. 247 a 251; Actas del III
Congreso Internacional de Archivos (Florencia, 25-29 de septiembre de
1956): informe de J. H. Collingridge sobre La selección de los
archivos para su preservación permanente, seguido de una discusión
transcrita en francés, en Archivum, vol. VI, año de 1956, pp. 25 a
42; Jacques Levron, El escrutinio de los archivos, informe al
Tercer Congreso Internacional de Archivos, publicado en la Gaceta de
los Archivos, no. 20, julio de 1956, pp. 15 a 23; Charles Braibant y
Robert-Henri Bautier, Una Mesa Redonda útil a la historia. Segunda
conferencia, Namur, 1955: Los Archivos en formación, París, 1958,
pp. 28 a 52; Ingvar Andersson, El problema de la selección de los
Archivos de la Administración Sueca, en Misceláneas Charles
Braibant, Bruselas, 1959, pp. 1 a 7.
- 191 -
También se podrán recoger sugestivas anotaciones en las
páginas publicadas por M. Yves Pérotin sobre los problemas de los
archivos modernos: La administración y las "tres edades" de los
Archivos (Tomado de la revista Sena y París, no. 20, octubre de
1961; El "Records Management" y la administracon americana de los
Archivos, Paris, 1962; El "Records Management* y la administración
inglesa de los Archivos, en la Gaceta de los Archvivos, no. 44,
1er. trimestre de 1956, pp 5 a 17; y El granero de la historia y las
cosechas excedentes ibidem, no 50, 3er trimestre de 1965, pp. 131 a
143. Por ultimo, dos de mis compañeros y amigos, MM. Jean Favier y
Robert Favreau han consagrado a los Archivos uno un librito de divul-
gación (París, 1959, colección "Que sais-je?"), el otro un folleto
(París, 1965), en los cuales se encontrarán no pocos párrafos que
darán pie a provechosas reflexiones acerca del tema que hoy nos
interesa.
Aunque la bibliografía - la que aquí se enuncia - se haya limi-

tado estrictamente, o casi, a los artículos en lengua francesa,
sería injusto e inconveniente pasar inadvertido todo lo que las
líneas que siguen les deben a las obras de M.T.R. Schellenberg, The
Appraisal of modern public records (Bulletins of the National
Archives, no. 8, octubre de 1956), y Modern Archives (2a. ed.
Chicago, 1957). Hay más; como fácilmente podrá notarse, la prác-
tica de las eliminaciones en los Archivos del Sena se ha inspirado
constantemente, de unos años acá, en esas dos obras fundamentales.
Se desprenden de toda esta literatura conclusiones casi indis-

cutibles y sobre las cuales casi se han puesto de acuerdo los
autores que acabamos de citar.
1) Es absolutamente necesario destruir gran parte de los

archivos nodernos, pues es imposible, dado su volumen, conservarlos
materialmente en su integridad, y conservarlos de tal manera que sean
utilizables.
2) A toda costa hay que evitar las eliminaciones arbitrarias;

lo arbitrario no es monoplio de la administración o de los adminis-
tradores; puede ser también obra de los archivistas "que olfatean
los expedientes como si se tratara de melones y declaran muy campan-
tes: "Esto es interesante; aquello no lo es" . Sobre el carácter
arbitrario de nuestras prácticas de archivo, podríamos abundar
en ejemplos; este artículo quisiera ser un llamado a la conciencia de
nuestros colegas, seguro como estoy de que no es menester recalcar en
ello para ser oído.
3) Estas tareas de las eliminaciones que necesita una selección

y escoger es siempre sacrificar algo - produce en los archivistas
cierto "malestar" .
3 Quienes conocen las ideas de M. Pérotin a las claras que son

el fundamento de este artículo; a su lado comencé a aprender mi
oficio; trabajar bajo su dirección fue siempre para mí muy grato y
enriquecedor. Se ha dignado, igual que M. Gut, actual director de
Archivos del Sena, releer estas líneas; he tenido muy en cuenta sus
observaciones y me complace presentar a ambos la expresión de mi
gratitud.
4 Y. PÉROTIN, Le grenier de l'Historié, p. 140.
5 Renée DOEHARED, op cit., p. 75; Léonce CELIER, op. cit.,
p. 18 y passim.
- 192 -
4) Debe elaborarse cuanto antes una doctrina de las eliminacio-
nes, y coito todo lo que se hace hoy, tal elaboración no puede ser
otra cosa que una faena colectiva.
5) No obstante, "es muy difícil redactar una guía de selec-

ción que dispense de la obligación de reflexionar y ponderar .
El archivista, igual que los demás funcionarios, o mejor como todos
los demás hombres en el ejercicio de su encomienda, no podrá eludir
responsabilidades. Que, por el contrario, reivindique tal derecho de
vida y muerte sobre los papeles que le entregaron la ley y la
tradición y que ejerza "esa responsabilidad molesta... con resolu-
ción y alegría , a sabiendas de que no podrá jamás dar gusto a
todos, a los hombres de hoy, administradores o historiadores, y a los
del mañana.
No creo necesario insistir ni seguir recalcando en estos princi-

pios que parecen unánimes; es preferible abrir la discusión sobre
algunos puntos de doctrina que acaso se prestarán a controversia.
Contra toda lógica y a pesar de lo que pudiera sugerir el título del
presente ensayo, no voy a comenzar exponiendo la práctica de las
eliminaciones en los Archivos del Sena para de allí sacar conclusio-
nes; sino que, discutiendo algunos principios, los explicaré paso a
paso tomando ejemplos, y después de haber, como quien dice, "vaciado
mi morral", esbozaré un cuadro a grandes rasgos in fine; esta
práctica es por demás fruto de una experiencia adquirida poco a
poco, y siguiéndola, es capaz de provocar modificaciones.
II. - QUIEN DEBE PROCEDER A LAS ELIMINACIONES
A pesar de que el ejercicio de esta responsabilidad, molesta a

los archivistas, casi todos se han enfrentado al tremendo cargo de
proceder a las eliminaciones. He ahí por qué se ha producido fre-
cuente escándalo por el hecho de que nuestros colegas ingleses hayan
creído, poder proponer "que se deje a las administraciones la selec-
ción de los documentos que haya que conservar: serán catalogados
como útiles los que aquellas asíglo consideren, y destruidos los
que carezcan para ellas de interés . No es seguro que se hayan
captado bien las intenciones y la práctica de los ingleses en este
campo. Nadie pretende, en Inglaterra ni en ningün otro país,
que los administradores sean calificados para apreciar el valor his-
tórico de los papeles que escrutan¿ hasta se piensa "que son
incapaces de juzgar su valor histórico" . Pero con la misma fuerza
se afirma que "los administradores no podrían destruir documentos de
valor histórico con fundamento en el mero criterio de su valor admi-
nistrativo , o en- otras palabras, que el valor histórico de los
papeles depende de su valor administrativo". Más adelante volveremos
sobre este problema; consignemos simplemente que esta primera elimi-
nación practicada en Inglaterra debe hacerse antes de que los docu-
mentos hayan llegado a los cinco años de edad y que no es en el fondo
sino la ordenación de tales legajos por los administradores.
7 Léonce CELIER, op. cit., p. 18.

8 Léonce CELIER, op. cit., p. 18.
9 Yves PEROTIN, Records Management et l'administration anglaise
des Archives, p. 17.
10 Ibidem., p. 17.
- 193
Cono lo ha advertido M. Ingvar Andersson, las administracio-
nes le sacan el cuerpo a tomar por sí iniciativas y a ponerlas por
obra en el terreno de las eliminaciones. Los administradores preocu-
pados por darse un paraguas o una manta, o por afecto a "su hijo",
suelen ser más conservadores que los archivistas; a veces hay que
obligarlos a destruir, y los documentos que están listos para des-
truir o enviar a los archivos son los de sus predecesores, que
fueron trasladados o ya están en retiro, u otros cuyo manejo abando-
naron de mucho tiempo atrás. Pero incumbe a quienes han preparado o
producido los documentos suprimir los documentos preliminares,las
notas-informes, los borradores, las referencias inutiles, las copias
en diez o doce ejemplares, en una palabra lo que llamamos en Francia
"papeles de canasta", que en principio debían haber desaparecido hace
tiempo, pero que allí están para acrecer indebidamente los montones
de cuartillas que se someten a la inspección de los archivistas antes
de echarlos a la basura, ordinariamente cada quince o veinte años
después de producidos, cuando todos los administradores en ejercicio
les niegan la paternidad. "Cuántos archivistas franceses, al visitar
desvanes y buhardillas, frente a mantones de informes que no saben
como abordar para lanzar sobre ellos un juicio de valor, han deseado
más o menos explícitamente esta colaboración de los administrado-
res, que han logrado antes que sea demasiado tarde nuestros cole-
gas ingleses, a quienes se entregan para una última revisión,
veinticinco años después de haberse producido, documentos sustan-
ciales, pero "desengrasados" y reducidos otra vez a proporciones ra-
zonables !
Porque todos los países han acabado por admitir que en principio
ninguna destrucción de documentos puede hacerse sin el parecer o
la autorización de los servicios de archivo. Para que este visto
bueno pueda tener algún significado, sería de desear que ningún
documento se eliminara sin pasar antes por las manos de una persona
competente, y por qué no decirlo de un archivista. Pero frente a la
montaña de papeles modernos de que cada administración debe desem-
barazarse cada año, quién se atrevería a mantener vigente tal
exigencia? El archivista puede delegar en un personal competente la
responsabilidad que le incumbe, y los Archivos presentarse como un
cuerpo de especialistas de responsabilidades,compartidas pero jerar-
quizadas? "Es necesario, decía André Lesort , tener a disposi-
ción de los archivistas, empleados, que puedan ayudarles en la la-
bor de selección... He visto empleados con apenas formación prima-
ria y que, instruidos por el archivista, hacían sinembargo selec-
ciones excelentes". En apoyo de su afirmación daba André Lesort en
1950 el siguiente ejemplo: "En los Archivos del Sena hemos tenido de
una vez 24 camiones de "no ha lugar" de la policía correccional
de París para el período que va de 1871 a 1884. Es evidente que
montones como ésos no podían almacenarse definitivamente. Por lo
demás es evidente que sería lamentable para las investigaciones
históricas,arrojar a la basura esta clase de papeles sin un examen
preliminar . Por grande que sea mi veneración a la memoria
de André Lesort, que a la cabeza de los Archivos del Sena asumió
con altura sus responsabilidades en el campo de las eliminaciones,
confieso haber aprendido mal la lección que pude sacar del ejem-
11 Ingvar Andersson, op. cit., p. 4.

12 André LESORT, Intervención en el primer Congreso Interna-
cional de Archivos sobre el informe de M. Pierre Cailler dedicado al
Controle des archives ai formation, y discutido el 23 de agosto de
1950 en París, Archivum, I 1951, p. 70.
13 Ibidem, p. 70.
- 194 -
pío que apuntara su intervención tan pertinente; si el archivista
no ha examinado él solo sus veinticuatro camiones de "no ha lugar",
Cono ha podido encontrar y pagar a alguien bastante cultivado para
proceder a eliminaciones sin ignorar que bajo el nombre de Isidoro
Ducasse puede ocultarse el de Lautréamont, bajo el de Kostrowitsky
el de Apollinaire, o que el aduanero Rosseau fue juzgado en un pro-
ceso que lleva el nombre del principal acusado Sauvaget?
Es evidente que hay que hacerse ayudar, lo cual no se podrá si-

no dándole al personal encargado de las eliminaciones criterios
precisos y sencillos que puedan guiarlo casi que infaliblemente en
la delicada empresa que se le encomendó. Después del retiro de
André Lesort, los Archivos del Sena recibieron, entre 1943 y 1948,
en dos ocasiones, más de 300 toneladas de expedientes de nego-
gocios juzgados entre 1870 y 1917 en el Tribunal Correccional del
Sena y en la Corte de Apelaciones de París. Hechos estos "depósitos"
en unos cuantos días, los expedientes fueron esparcidos en desorden
en una central eléctrica que ya había dejado de serlo para esperar
allí la muerte o el centenario, edad antes de la cual no pueden ser
revelados. Era absolutamente imposible buscar y encontrar en esa masa
enorme y disforme un documento; la tentación de entregar todo al ba-
surero era grande. No era cuestión de analizar para pescar los nego-
cios "interesantes" cuyos infolios merecían conservarse, los documen-
tos de juicios o sentencias correspondientes a este período y que
están cuidadosamente mantenidos en los Archivos; suponiendo que ha-
ya tenido tiempo a sus anchas, el conservador de archivos más
cultivado habría dejado pasar negocios que habían apasionado y
marcado época. Había entonces que echar la soga tras el caldero?
M. Pérotin, por entonces Director de los Servicios de Archivo del
Sena, ideó un sistema de eliminación en el cual el archivista
no tuvo que intervenir sino en la elaboración y supervisión del
sistema. Algunos empleados recogieron sistemáticamente todos los
procesos señalados en los periódicos de la época, y en particular,
los específicos de la práctica judicial, y a partir de ese escruti-
nio, armaron un fichero de negocios "interesantes", clasificados cro-
nológicamente por la fecha de decisión (juicio o apelación). Co-
no todos los documentos llevaban la fecha en la cubierta, el perso-
nal de servicio pudo entonces, bajo la dirección de un almacenista,
proceder a una selección casi mecánica: se conservaba todo expe-
diente que se encontraba en el fichero; los demás, antes de ser con-
denados al fuego, eran sometidos al examen de un empleado un poco
más "cultivado", el cual retenía, sin abrirlos, todos los que lleva-
ban un nombre célebre (¡claro que para él!) o que concernían a
cierto minero de negocios cuya lista le habíamos dado y que tenían
que ver con la prensa, las costumbres, las trabas a la libertad del
trabajo, el ejercicio ilegal de la medicina, etc. De todo ello com-
probamos que, aunque este último empleado hubiera retenido en el
fondo pocas cosas, había conservado sin embargo docunentos de poco
interés, que habría acaso que hacerlos analizar por un archivista;
pero éste habrá de vérselas con una masa ya muy mermada, bastante
reducida y por consiguiente más asequible. Nos ha sido dado verifi-
car las cualidades del método, ya que todos los documentos que desde
allí nos fueron solicitados como "interesantes" a un título u otro,
han sido rotulados o reexaminados desde otros puntos de vista. Y es
así como hemos dado cuenta de nuestras 300 toneladas de legajos sin
que interviniera un conservador de archivos a no ser para poner el
trabajo en camino, supervisar su buen funcionamiento y hacer algunos
sondeos de verificación sobre el valor del método. Conservábamos
en el depósito de Enrique IV un lote importante de libretas de retiro
de los empleados de la Prefectura del Sena.
- 195 -
Un estudio somero nos permitió comprobar que las numerosas
páginas interiores, que habían perdido todo su valor administra-
tivo, no contenían ningún dato de interés ni de utilidad, pero que,
en cambio, la primera página de la carátula que daba el nombre y el
empleo del interesado, fecha y lugar de nacimiento, fecha de entrada a
la administración, nombres de los padres, esposas o hijos, podría
conservarse para formar un excelente fichero de los empleados de la
Prefectura, algunos de los cuales habían comenzado a ejercer antes de
1871 y cuyo expediente había desaparecido con ocasión del incendio
de la Comuna. Uno de nuestros muchachos de servicio fue quien orga-
nizó el fichero.
Los expedientes de los contribuyentes, conservados por los ins-

pectores de las Contribuciones directas, se abren en una "carpeta de
datos permanentes" que suministra cierto número de referencias sobre
el establecimiento que varía poco en el curso de los años de las
rentas de quien está obligado a pagar impuestos. En el momento de
escoger es fácil, aún para el empleado más modesto, separar de los
documentos producidos cada año esta "carpeta de datos permanentes".
De todos modos tocará siempre al conservador de archivos decidir en
última instancia si ésta o aquella categoría de documentos merece
la destrucción; le sucederá, como nos ha acontecido en los Archivos
del Sena, que dé con un sub-archivista particularmente avisado en
quien podrá confiar para instruir el asunto; pero, repitámoslo,
deberá siempre asumir por su cuenta la decisión de destruir, aún si
gracias a consignas precisas y sencillas puede delegar la ejecución a
un personal menos calificado; su deber en todo momento será el de
eludir tareas que por manos de otros pueden cumplirse, a fin de reser-
varse para los momentos privilegiados en que es indispensable su
intervención. De ahí por qué deba cuidar muy especialmente no
dejarse absorber por separaciones demasiado minuciosas.
III. - DEBEN HACERSE IAS ELIMINACIONES UNIDAD POR UNIDAD

0 EN VOLUMEN?
Estamos abocando uno de los temas más controvertidos en el mundo

de los archivistas y que da pié a posiciones a veces un poco
abruptas. Al intervenir sobre el informe presentado el 27 de septiem-
bre de 1956 por M. J. H. Collingridge en el Segundo Congreso Interna-
cional de Archivos en Florencia, sobre la selección de los documentos
que hay que conservar indefinidamente, Sir David L. Evans, por enton-
ces Diputado Guardian de los Archivos en Londres, anotaba que "el
meollo del problema" reside en saber si el documento debe mirarse como
una unidad en materia de.eliminación o si hay que descender hasta la
pieza (elemento pieza) . El asunto merece reflexión y no
puede resolverse, de manera definitiva. A veces hay que proceder
pieza por pieza, pero un conservador de archivos no deberá practi-
carlo por su cuenta sino de tarde en tarde y no ordenarlo a su perso-
nal sino en circunstancias excepcionales.
Comencé mi carrera de archivista clasificando los archivos de

las comunas alejadas de los alrededores de París; fué entonces cuan-
do practiqué el pieza por pieza. Pero, encargado más tarde de la
inspección de los Archivos comunales del departamento del Sena, pude
14 Archivum, VI, 1956, p. 36.

- 196 -
cerciorarme de los inconvenientes del método frente a masas enormes
de documentos que se apilonan en los desvanes de las alcaldías de
las comunas suburbanas parisienses, verdaderas ciudades superpobla-
das, "superequipadas" y a veces "superadministradas", y por ende, as-
fixiadas entre papeles administrativos. Proceder entonces al parte
por parte para clasificar o eliminar hubiera parecido poco rentable a
las municipalidades a quienes pedíamos hacer un esfuerzo por sus
archivos.
En la edición de 1921 del Reglamento de los Archivos Departamen-

tales podían leerse observaciones muy inteligentes: "La selección
procede de dos puntos de vista diferentes: hacer entre los documen-
tos o registros de naturaleza igual, una selección de los que con-
viene conservar en razón de su interés propio o como especímenes; o
más excepcionalmente, sacar del interior mismo de los docu irentos las
piezas o partes claramente insignificantes que actualmente acrecen su
volumen. La separación de las piezas insignificantes es de las
más delicadas, y no deberá emprenderse sino en la medida en que se
considere que el provecho que de allí va a derivarse ,gustifica el
tiempo y el trabajo que ha de necesitar la operación . ¡Cuánta
sabiduría en estas líneas! No iniciemos una tarea que no podamos
terminar o que va a impedirnos engolfarnos en muchos otros trabajos,
tan urgentes los unos como los otros, que embargan a un archivista.
Ante la montaña invasora de papeles no parece seguro que sea razona-
ble en todos los casos abrir los documentos para reducirlos (aunque
fuera a la mitad) suprimiendo los duplicados o los fragmentos remiso-
rios; el tiempo que empleáramos en ello nosotros o nuestros depen-
dientes resultaría excesivamente caro. Antes de emprender un
examen pieza por pieza, es necesario proceder a un estudio de la
rentabilidad de la operación. Muy a menudo se sacará en limpio que
sus papeles no valen la pena o que el espacio que se ganó no compen-
sa el tiempo perdido, y si después de un atento estudio nos resigna-
mos a practicar el trabajo parte por parte, tendremos que aceptar ale-
gremente las consecuencias de tiempo y personal así sacrificados a
expensas de faenas a menudo más importantes. Podemos concluir
diciendo que la unidad de base de las eliminaciones es el documen-
to, admitiendo que a veces es necesario poner en orden, parte por
parte, dicho expediente.
Se dirá, es a veces imposible, no solo medir el interés de un

arrume de documentos sometidos a nuestro examen, sino también, lo que
es más importante, identificarlos perfectamente y reconocer su
carácter específico sin acudir al pieza por pieza. Por mi parte
pienso, hasta que me convenzan de lo contrario que es una lástima
que un archivista se deje así, me atrevo a decirlo, sorprender por
los papeles. Todo amontonamiento de documentos tiene su historia que
siempre es posible reconstruir someramente, dialogando con los ocupan-
tes de los lugares donde se les descubra; si el jefe de oficina que
informó lo ignora, no faltará un antiguo empleado o un conserje que
se acordará más o menos vagamente del origen de esos viejos papeles;
un anuario administrativo, un manual de derecho y un directorio de la
época de los documentos en cuestión enseñarán más sobre lo que
interesa; y se podrán completar los datos asi conseguidos con un
telefonazo o una visita a los funcionarios de turno de la administra-
ción donde se originaron los papeles o que, habiendo pertenecido
tiempo atrás a esa misma administración, hoy desaparecida, fueron
asignados a otras actividades.
15 Fui yo quien subrayó el pasaje que me pareció significativo

- 197 -
Esta corta encuesta realizada con administradores o en las
bibliotecas conducirá con tanta seguridad como el pieza por pieza a
una identificación suficiente que, aunque breve y siempre perfecti-
ble, servirá más al prestigio del archivista que la devoción y
entrega a su oficio que lo llevaba a presentarse como trapero. Lo que
se espera de un conservador de archivos es seguramente que no tema a
su oficio ni desdeñe cumplir humildes faenas cuando son necesarias,
pero sobre todo que ponga a trabajar su inteligencia y muestre los
conocimientos y el método adquiridos en el curso de sus estudios
largos y costosos para la sociedad, y que constituyen el prestigio del
archivista paleógrafo salido de l'Ecole des Chartes. En el fondo,
una eliminación exige ante todo de un archivista que tenga tiempo
para reflexionar.
IV. - PRINCIPIOS QUE DEBEN PRESIDIR LAS ELIMINACIONES
1. No eliminar ningún documento que ofrece o puede adquirir

interés histórico.
En el esfuerzo de reflexión que antes de toda eliminación

deberá hacer el archivista, no va a encontrarse totalmente desguar-
necido: la lectura de los artículos antes citados lo preparará de
manera muy eficaz, y le será de gran conveniencia neditar sobre los
excelentes consejos que da el Reglamento de los Archivos Departamen-
tales: En principio hay que conservar: a) todos los documentos y
registros anteriores al año VIII; b) todas las piezas que puedan
servir para establecer un derecho en beneficio de una administración,
de una sociedad o de un particular; c) todos los papeles que presentan
o pueden adquirir un interés histórico . Ceno el presente
artículo no está mirando sino los archivos modernos, dejaremos de
lado "los docunentos y registros anteriores al año VIII" para no
interesarnos sino en los últimos criterios tenidos en cuenta por el
Reglamento; no echaremos entonces a las llamas ningún legajo sin
haber evaluado con rigor su interés administrativo y su interés
histórico.
En The Appraisal of modern public records , M. Schellenberg

atribuye a los archivos modernos un "valor primario" y un "valor
secundario". Los papeles guardan su valor primario en tanto sirvan
a los fines para los cuales se produjeron: por ejemplo los documentos
fiscales, cuando sirven todavía a los intereses fiscales, aún para
asentar impuestos de naturaleza diferente. Las declaraciones del
monto de las rentas, depositadas cada año por los contribuyentes en
las dependencias de las Contribuciones Directas, conllevan en ciertos
casos como anexa una declaración sobre el número de negocios, que
sirve, en primer lugar, al Inspector de las Contribuciones Directas
para fijar el monto del impuesto y comprobar la veracidad o la vero-
similitud de las declaraciones similares depositadas en los años
anteriores o futuros; pero, en segundo lugar, el duplicado de esta
declaración anual sobre el número de negocios es enviado al inspec-
tor de las Contribuciones Indirectas, para que lo compare con las
declaraciones recibidas por él mismo mensual o trimestralmente, y
para que le sirva de manera eventual para un mejor asiento del impues-
to de que es responsable.
16 Artículo 52.
17 Página 6.
- 198 -
Cuando los papeles administrativos son sometidos al examen del
archivista para que decida su suerte, han perdido ordinariamente su
valor primario, lo que quiere decir su valor administrativo.
Los archivos modernos adquieren en efecto con el t'^mpo un valor

secundario, es decir que sirven a fines distintos de aquellos para
los cuales se produjeron. Estos fines pueden ser también administra-
tivos, así en el curso de estos últimos años las patentes o certi-
ficados, los documentos fiscales han servido para elaborar documentos
de retiro para los artesanos, los comerciantes, las profesiones libe-
rales. Adquieren un valor histórico igualmente que puede interesar
a la administración, preocupada por conocer verbigracia la evolución
del comercio al por menor o las migraciones de ciertas profesiones a
determinados barrios, etc. Pero son sobre todo los historiadores los
que dan real o virtualmente a los papeles administrativos su valor
histórico, y es por tal razón por la que estos papeles son objeto
de los atentos cuidados de los archivistas. Porque, es la historia
por lo que se interesa el archivista en los documentos de la admi-
nistración, y si se complace en prestar servicios distintos de
los históricos a esa administración, su vocación primera no es
menos que el servicio de la historia pasada, presente y futura. Es
ello lo que distingue radicalmente los servicios que puede prestar
de los prestados por funcionarios tan celosos y tan ordenados como
él y a menudo más versados en las técnicas de la documenta-
ción y hasta de la clasificación.
No puedo por mi parte, ajustante en un todo a la opinión de M.

Georges Bourgin para quien "los Archivos deben ante todo servir al
ejercicio del poder (del Estado), permitir al Estado la defensa de sus
derechos, la reivindicación de todo lo que debe reivindicar, asegu-
rarse de cómo las leyes que promulga son observadas y preparar las
estadísticas con las cuales debe hoy funcionar una administración
sana... la función histórica de los archivos, agregaba, es para mí
secundaria; juzgo que la función esencial es una función de Estado
que se revela en la misma palabra archivos . Georges Bourgin no
hacía al decirlo sino desarrollar una afirmación del Ministro de
Instrucción Pública en 1905: "La primera razón de ser de los pa-
peles de archivo es servir a la defensa de los derechos del Estado, de
los departamentos o de las comunas, y ayudar a la buena gestión de
los asuntos públicos . Sabe muy bien el archivista que sin razón
de Estado no existirían los archivos, y ello es lo que les da, como
anota M. Bautier, su valor insustituible". Los archivos se conser-
van... porque representan la "documentación" de una institución:
constituyen los "títulos" de los bienes, las "pruebas" de los dere-
chos o de las pretensiones, contienen los "precedentes" de los nego-
cios tratados y permiten a su detentador defenderse o atacar... El
documento de archivo no está pues concebido en el origen como que
deba tener un alcance histórico, pero habrá de adquirir ese valor
histórico con el correr de los tiempos, y es ello precisamente lo que
le da precio a los ojos de los historiadores modernos
18 Intervención de Georges Bourgin, antiguo Director de los

Archivos de Francia, en el primer Congreso Internacional de Archivos
de París, sobre el informe de M. Pierre Caillet consagrado al
Controle des Archives en formation, y discutido el 25 de agosto de
1950: Archivum, 1951, p. 68-69.
19 Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes,
Dirección de Archivos: Leyes, decretos, acuerdos...op. cit., p.144.
20 Robert-Henri Bautier, Les Archives (en L'Historié et ses
méthodes, volumen publicado bajo la dirección de M. Charles Samaran
en la Encyclopédie de la Pléiade, Paris, 1961, p. 1120 y 1121).
- 199 -
Podríamos ir más lejos y decir que el valor histórico de los
papeles depende de su valor administrativo? Halaga hacerlo, pero
sería probablemente aventurado; hay que afirmar, en desquite, que la
comprensión del valor administrativo de los documentos es en absoluto
indispensable para apreciar su interés histórico. En el curso de
las visitas que se me pide hacer a las oficinas, sea para el control
de los archivos en formación, sea para proceder a eliminaciones o a
depósitos, comienzo siempre por hacerme explicar las funciones y el
funcionamiento actuales de los servicios, a sabiendas de que de este
paso se desprenderá la idea que habré de formarme del interés
histórico de los documentos utilizados o producidos. Gomo se ha
visto, los papeles no son sino un subproducto de la administración:
la administración en efecto, presta servicios, cumple las funciones
para las que fue creada, y por eso y a causa de eso, produce documen-
tos. No nos apresuremos sin embargo a sacar de esta comprobación
conclusiones demasiado rápidas.
En un sesudo análisis, escribe M. Robert Favreau: "Los archivos

de dirección, que se sitúan en el plano de la concepción de una
política, de los lanzamientos de programa, serán los archivos
maestros. Ellos explican las razones de una acción, permiten seguir
las grandes líneas de su desarrollo, los controles y las síntesis
que implican. Mientras más se asciende en la jerarquía administra-
tiva, más importantes son por lo general los archivos y menos volumi-
nosos, y en un regimen centralizado los documentos más importantes
se econtrarán en el peldaño de las administración central, y no en
las administraciones regionales, departamentales o comunales. Estos
"archivos de dirección" exigen la formación de "archivos de
ejecución", cuya importancia material habrá de medirse si sabemos
que las tareas de ejecución se realizan siempre en varios niveles, el
más bajo de los cuales produce los archivos más voluminosos y de
interés duradero más precario y limitado.
Yo no pienso que M. Favreau haya querido decir que carecían de

interés los documentos de consumo, las planillas de empadronamiento,
los papeles de declaración para el impuesto sobre la renta, etc.,
porque son documentos de ejecución. Esos archivos de ejecución son
por el contrario mucho más interesantes, a mi juicio, que los "pape-
les de dirección" tocantes al mismo tema y con frecuencia han dado
lugar a publicaciones impresas difundidas un poco en todas partes y
que se encuentran en todas las bibliotecas. Igualmente si los papeles
de las administraciones centrales, cualquiera que sea la naturaleza
del regimen, ofrecen datos más globales, más sintéticos, no es
seguro que sea más interesante escribir la historia con fundamento
apenas en los documentos de los archivos centrales; los archivos
regionales, departamentales o comunales no almacenan para la historia
local apenas, sino también para la historia general; y quien ha
leído el hermoso libro de M. Pierre Goubert sobre Beauvais et le
Beauvaisis de 1600 a 1730 sabe cuánta riqueza puede aportar la
historia local a la Historia, así sin más ni más.
Utilizan siempre al máximo los archivistas la facultad de

conservar los documentos en lugares diferentes y un tanto jerarquiza-
dos? Si parece aberrante guardar en el plano departamental los docu-
mentos individuales de ayuda a los trabajadores cesantes a un histo-
riador acaso le gustará encontrarlos en cada comuna, en los anaqueles
21 Robert Favreau, Les Archives, 1965, p. 5.

- 200 -
de los archivos municipales; asi también deben conservarse todas las
licencias de construcción expedidas por una dirección departamental
o será mejor asegurarse de que cada comuna guarde debidamente
cuántas han sido otorgadas dentro de los límite? de su territorio?
En cambio, ¡cuántos expedientes despachados a una administración
central, y conservados cuidadosamente en duplicado en los servicios
que los producen, podrían ser útilmente destruidos si hubiera la
convicción de que se conservan en los archivos centrales ! Los
archivos departamentales almacenan documentos llegados de las
oficinas de negocios exteriores de los ministerios, sin saber nada de
la conservación de los archivos de dichos ministerios. Altamente
deseable y provechosa sería una coordinación de los estudios de
los funcionarios "missionnaires" de los Archivos Nacionales y de
los Archivos Departamentales.
Para avanzar en el análisis de los "papeles de dirección" se

necesitaría también distinguir entre los que atañen a la "gestión"
propiamente dicha que encontró el director al posesionarse de su
cargo y que habrá de dejar enriquecidos a su sucesor, y los papeles
"de política" que resultan de la manera muy personal que tiene dicho
director de concebir y cumplir sus funciones. A menudo considera esos
papeles y no nos escandalicemos por ello como propiedad personal, algo
así como la forma de su inteligencia y de su manera de trabajar o su
red de relaciones familiares o sociales. Esos archivos son "de ordi-
nario los más mal llevados porque nacieron al azar y más de una vez
en varios ejemplares con el mismo asunto, casi nunca fueron tratados
con método y con_ frecuencia cercenados de las piezas consideradas
"confidenciales" . Todo es precioso en ese maremágnum, pues si el
funcionario, el "préteur", se preocupó por pequeneces, se debió a
que lo que ahora nos parece nadería tenia en su tiempo una importan-
cia que ignoramos y que habrá de descubrir el historiador; será en-
tonces fácil e interesante para el historiador comprobarlo, si el
archivista logra poner mano sobre esos papeles y conservarlos. Porque
a menudo necesita el archivista mucho tino para obtener la copia o
impedir la destrucción clandestina de esos "archivos personales" en
el caso de un retiro o de un traslado; acabamos de ver que quien pro-
dujo el documento se volcó en él desde lo más íntimo de su ser y
de su acción, y el archivista se siente mal armado para asegurarse
la propiedad de tales documentos. No es de ahora oue los archivistas
se lamentan, diría Rabelais, de que los papeles de los grandes
servidores del Estado se conserven en familia, y por el otro se ale-
gran de que sus herederos, considerando esos expedientes como patri-
monio precioso, los hayan salvado de la destrucción. La mala suer-
te quiere que a esos documentos "personales" se hayan mezclado a
veces, en forma totalmente indebida, los papeles de gestión que
el titular del cargo escamoteó para llevarlos consigo. Sea lo que
fuere, todos estos "archivos de dirección", documentos de polí-
tica general o informes de gestión, deben ser muy celosamente cui-
dados, y rara vez el archivista habrá de practicar en ellos elimi-
naciones , con mayor razón si no representan un volumen considera-
ble.
22 Ibidem.
- 201 -
Comprobar que el valor histórico de los documentos, esencialmen-
te secundario, dimana a veces de su valor primario, no debe impedir
que se formulen problemas, y mediante alguna iniciativa, se les
encuentre algún interés histórico a papeles casi o totalmente
desprovistos de él. Así el Reglamento de los Archivos Departamenta-
les autoriza a destruir, después de sesenta años, todos los estados
de sueldos y descuentos para el retiro del personal docente; pasado
este tiempo, tales documentos han perdido en efecto todo su valor
primario y administrativo. Pero a falta de anuarios y cuadros de
antigüedad hemos pensado, en los Archivos del Sena, que esos estados
de asignaciones daban, por año, una lista del personal docente y de
los cargos a que estaba destinado cada uno de los maestros; su volumen
excluía toda idea de conservación integral, pero nos decidimos a
guardar todos los estados de sueldos del mes de febrero de cada año,
a partir de los cuales podrán seguir adelantándose investigaciones
estadísticas o de identificación.
Muestra este ejemplo cómo todo papel, aunque haya perdido su

valor primario o administrativo, puede adquirir, como lo anotaba M.
Levron en el artículo a que aludimos antes, un valor histórico .
El acervo siempre creciente de los papeles administrativos obliga al
archivista a destruir mucho, pero no lo hace sin angustia, sabedor
como es de que en fin de cuentas todo sería interesante de guardar, y
mal de su grado leerá el artículo de nuestro colega M. Michel
Nortier, conservador de la Biblioteca Nacional sobre los Archivos
dispersos de la Cámara de Cuentas, en el cual muestra el interés de
esos "millares de papeles justificativos que ya no tenían razón
puesto que las cuentas a que se.referían habían sido verificadas y
clasificadas con mucho cuidado , y que en consecuencia fueron dise-
minadas, alienadas y aún destruidas con la anuencia de los archivis-
tas de entonces. Para aliviar la inquietud nacida de esa lectura,
será siempre posible advertir sin hablar desde ahora del problema de
los documentos recapitulados, que los archivos modernos no deben
abordarse como archivos antiguos, y sobre todo, medievales, y que la
imprenta y su difusión en el campo informático y en el administra-
tivo han modificado en forma radical los criterios aplicables a las
eliminaciones de los documentos de archivo. El problema continua
siendo del mismo tamaño. Aun sabiendo que para la historia todo es
interesante o puede llegar a serlo, el archivista, a quien el interés
bien entendido de la historia obliga a practicar eliminaciones, debe
tener permanentemente en el espíritu el interés histórico.
Pero el interés histórico es una noción que se modifica y

evolucina, como lo ha señalado Mlle. Renée Dœhaerd. "Partiendo
del accidente y del acontecimiento oon la historia política, ha
acabado por absorberse en lo permanente con la historia social y
económica... la historia no es en verdad más que una variación
sobre el presente... Noción que cambia con el tiempo, el interés
histórico es, al revés, una subjetividad común a todos los hombres
de una época... Bajo la égida del interés histórico nuestra
23 Jacques Levron, Le triage des Archives, en Gazette des

Archives, no. 20, julio de 1950, p. 16 y 19.
24 Bibliothèque de l'Ecole des Chartes, CXXIII, 1905 2
libro, p. 408.
- 202 -
selección no será jamás sino la de una época" . Esta lúcida
visión no debe llevarnos de mala gana a practicar eliminaciones
arbitrarias en nombre del interés histórico tal como lo concebimos
ahora; es indispensable tratar de corregir en lo posible o mejorar a
cada instante esas selecciones subjetivas por métodos y procedi-
mientos, imperfectos y criticables sin duda, pero que tendrán el
mérito de haber sido explicados claramente y puestos en vigencia.
M. Robert-Henri Bautier dijo hace poco todo lo mal que pensaba

del échantillonnage (selección que representa la substancia del
todo) . Si efectivamente ofrece el procedimiento muchos inconve-
nientes, son sobre todo los principios, y en particular el de los
"modelos" que han presidido hasta ahora el muestreo, los que prestan
el flanco a la crítica.
En los archivos del Sena hemos experimentado sus aspectos negati-

vos: André Lesort, frente al cumulo de las declaraciones para el
impuesto sobre la renta depositadas cada año en el departamento del
Sena, más de 300 metros lineales, logró un acuerdo con las Contribu-
ciones Directas para no retener sino: 1) los documentos de impuestos
sobre la renta de "ciertos barrios de París... que, dado el carácter
de su población o de los comercios que en ellos funcionan deben haber
presentado declaraciones representativas cada una del estado de vida
de las diversas categorías sociales, del volumen de los negocios, de
la consistencia de las fortunas, en una palabra, de la actividad
económica de la capital"; 2) documentos de una comuna de barrio tan
representativos como sea posible de cada uno de los diversos tipos,
comunas industriales, comunas residenciales, comunas mixtas, aglomera-
ciones antiguas, localidades de rápido y reciente desarrollo (parce-
laciones ), comunas rurales ; 3) los documentos individuales de cierto
numero de grandes establecimientos comerciales o industriales, de
comercios específicos de la ciudad de París y de la región
parisiense, de notabilidades muy diversamente seleccionadas en las
profesiones liberales, el mundo político, los medios artísticos.
25 Renée DOEHAERD, A propos des archives contemporaines, en

Archives, Bibliothèques et Musées de Belgique, 1947, t. XVIII, no.
2, pp. 76-77. Subrayé lo que me parecía significativo en los
pasajes tomados de un largo párrafo apasionante.
26 Robert-Henri BAUTIER, Triages et éliminations des documents
d'archives, en A.B.C.D. Archivos, Bibliotecas, Colecciones, Documenta-
ción, no. 9, mayo-junio de 1953, p. 250. La palabra "modelo" se
emplea aquí en el sentido sociológico de "tipo de agrupamiento, de
clase de actividad o de modo de vida, etc. Los modelos dados
precisarán suficientemente, así lo creo, la acepción que le he dado
a este término. Inspirándonos también en los sociólogos, al
contrario de la definición dada por Elseter's Lexicon of Archive
Terminology (Amsterdam, Londras, New York, 1964, no. 146, hemos
especializado en los Archivos del Sena el sentido de las palabras
échantillon y espécimen: el échantillonnage es una selección
que representa la substancia del todo y el espécimen, en el sentido
latino del vocablo, es una imagen de la especie de documento; espero
que los ejemplos aducidos habrán de precisar estas nociones que ya se
encontraban más o manos explícitamente en las obras o artículos
citados en Approche bibliographique (cf. supra).
- 203 -
La lista que resultó de este convenio no satisfacía ni el voto
emitido por la Comisión de Archivos de las Finanzas en su sesión del
24 de agosto de 1940 que, reconociendo que "los documentos de
impuestos sobre la renta ofrecen gran interés desde el punto de vista
económico, histórico y anecdótico, deseaba que todos los registros
de uno o varios controles tipo sean depositados en los Archivos", ni
tampoco a la Dirección de Archivos de Francia, que encontraba que en
la confección de tal lista se había puesto demasiado empeño en el
aspecto anecdótico y particularmente en la importancia de los
negocios o en el brillo de las personalidades. M. Charles Samaran,
Director entonces de los Archivos de Francia, observaba además el 11
de junio de 1941 que "el efecto de un control sería tal que compli-
caría los Archivos sin aportar suplemento notable de información" y
que la selección de tal control-tipo volvía a caer en el inconve-
niente del "échantillonnage" topográfico.
Efectivamente, frente a la evolución que en poco tiempo hace de

un hotel un inmueble de renta o vendido por apartamentos, de un barrio
"residencial" un barrio comercial o recíprocamente de una comuna
rural una ciudad industrial, los criterios de selección convenidos
por André Lesort y que obedecían a la teoría de los modelos, ya no
satisficieron ni a los Archivos ni a los servicios de las Contribu-
ciones Directas que nos solicitaron revisáramos el problema.
La única solución satisfactoria, lo repetimos, hubiera sido la

de guardarlo todo, pero frente al volumen ni para que pensar en ello.
Se inició entonces una encuesta en colaboración con el servicio de
Archivos del Sena y de las Contribuciones Directas. Ya no se pensó
más en no conservar cada año sino los documentos referentes a
impuestos muy altos, fáciles de encontrar en razón de su mayor
espesor y cuya tasa habría sido determinada cada año o cada dos en
función del cambio de la moneda pues, considerados el papel económi-
co de París y la concentración en el departamento del Sena de las
personas que declaran las rentas más abultadas, este sistema de
selección habría entorpecido la labor sin aportar al futuro los
documentos historiados que le hubieran permitido acometer el estudio
riguroso de las estructuras económicas y sociales de todas las capas
de la población.
En septiembre de 1964 decidimos pues, de común acuerdo y con la

aprobación de los Archivos de Francia, no conservar sino todas las
declaraciones de renta hechas en el curso de un año fiscal, con el
fin de obtener de esta suerte una "fotografía fiscal" del departamen-
to, correspondiente a los conocimientos demográficos acopiados con
ocasión de las diligencias. Hasta nos alegró ver juzgar nuestro
sistema de selección de los documentos de impuestos sobre la renta
como uno de los tres posibles por el Director General de los Archivos
de Francia en su circular AD 65-13 del 14 de abril de 1965, y conside-
rado como particularmente deseable por "doscientos especialistas de
historia social reunidos en Coloquio Nacional en la-Êscuela Normal
Superior de Saint-Cloud el 15 y el 16 de mayo de 1965
27 L'Histoire sociale, Sources et Méthodes. Coloquio de la

Escuela Normal Superior de Saint-Cloud (15-16 de mayo de 1965).
París, Prensas Universitarias de Francia, 1967, p. 293.
- 204 -
Reconocemos los inconvenientes del sistema: no tiene en cuenta
la evolución de la coyuntura, pues el año de empadronamiento puede
ser de expansión o de recesióh con efecto en los años anteriores o
siguientes. Sin tomar en cuenta el "tiempo largo", caro a los
historiadores modernos, obedece a las leyes tradicionales del
"échantillonnage" cronológico y del "tiempo breve"; la curva
evolutiva de las fortunas o mejor de las rentas que de ella se
originan, no reunirá sino puntos espaciados, y la "fotografía fis-
cal" que de ello pueda tomarse será, como los retratos de familia,
referencia a una época precisa y muy delimitada. Pero siempre será
posible determinar con bastante exactitud, en todo el sentido de la
palabra, tal época precisa por la lectura de la prensa o de los docu-
mentos impresos que corregirán la visión que al futuro historiador
puedan ofrecerle los documentos conservados. El crecimiento conside-
rable de la documentación impresa modifica en efecto las concepciones
de la encuesta histórica (hoy se podría pensar en que un historiador
describa una época a partir de las solas fuentes impresas), pero uno
de los principales deberes del archivista es el de suministrar, a
quien se empeñe en escribir la historia, los medios de criticar las
publicaciones de que irá a disponer y ver si se justifican los deba-
tes surgidos de aquí y de allá a raíz de esas publicaciones. El
muestreo cronológico, que hacía estremecer a M. Bautier a propósito
de archivos medievales y nacionales, ya que los archivistas franceses
del siglo XIX no habían conservado sino un Diario del Tesoro Real del
Reino; es mucho menos escandaloso a propósito de archivos modernos y
de ejecución que uno que obedezca a criterios "sociológicos",
siempre sujetos a revisión. Tampoco es iniítil hacer notar que al
incorporar cada año más de 300 metros lineales de declaraciones
fiscales, hacemos entrar a los Archivos "verdaderos fondos orgánica-
mente constituidos", como lo desea M. Bautier.
Advirtamos también que cuando se habla del considerable incre-

mento y de la proliferación de los papeles administrativos, se está
pensando sobre todo en el aumento de esta categoría de documentos
llamados "documentos de ejecución", que resultan tanto del desarrollo
de las tareas administrativas como de la parcelación, delegación y
descentralización de las funciones administrativas. "Las faenas de
ejecución, decía M. Favreau en frase ya citada, son las del 95% de
los agentes de las administraciones publicas", y no estoy muy lejos
de creer que los "documentos de ejecución" constituyen cerca del 95%
del volumen de los papeles administrativos. No es pues escandaloso ni
lamentable proceder a la selección de esta masa enorme, aún si a tal
práctica estamos en el derecho de preferir la selección de especí-
menes.
La conservación de los especímenes no obedece ni a las mismas

reglas ni a los mismos fines del échantillonnage. Conforme a las
diferencias expuestas de manera tan pertinente por M. Schellenberg,
los documentos se conservan por dos razones: por su valor de informa-
cien y por su valor de testimonio. Los documentos de reembolso de
los daños de guerra, por ejemplo, pueden integrarse en los archivos
para dar informaciones generales sobre la historia de la guerra o
individuales sobre tal o cual víctima, más o menos célebre, de
dicha guerra, o también para dar testimonio de la organización y
funcionamiento de los servicios encargados de la indemnización por
daños de guerra. Para este valor de testimonio bastará guardar un
pequeño número de especímenes, al tiempo que para la información
acaso habrá que proceder a un échantillonnage en tal medida que
los expedientes de desastres de guerra puedan suministrar informes
inéditos.
- 205 -
En todo caso estos datos no pueden interesar en mi opinión sino
a la historia local y no a la historia general de la guerra, por otra
parte bien conocida. Volvemos a vérnoslas con lo que se dijo antes
acerca de la necesidad de definir bien y por consiguiente de jerarqui-
zar, y tal vez, de multiplicar los lugares de conservación de los
"documentos de ejecución" para lograr una información más extensa.
Si, trayendo otro ejemplo, los documentos de asociaciones sindicales
de propietarios para el arreglo de parcelaciones defectuosas, intere-
santes para la historia local, hay que conservarlos todos para fines
informativos en los archivos comunales, se puede no guardar de ellos
sino un pequeño número en los archivos departamentales para ser
testigos de la ayuda prestada por la administración a los pequeños
propietarios y de la política habitacional y de alojamiento en esa
época. Los documentos de valor informativo se encontrarán pues en
los depósitos locales o regionales cuando estos últimos acojan docu-
mentos de ejecución, mientras que se conservarán sobre todo especí-
menes en los Archivos Nacionales o Centrales, o en los Archivos regio-
nales cuando la región haya sido objeto de una política particular.
Procuremos sin embargo no reducir el alcance del testimonio del

espécimen, que confirma o contradice, desde el punto de vista institu-
cional, los reglamentos generales conocidos en todas partes y cuyo
modo de aplicación se ignora. Pensemos en guardar especímenes que
den cuenta no solo de las funciones del servicio sino también de
sus actividades, y de todas sus actividades; las funciones responden
a las razones por las cuales se creó el servicio y las actividades
son las responsabilidades que se le hayan asignado ocasionalmente, No
es por ejemplo indiferente para la historia saber qué servicios
docentes han ejercido a veces actividades sociales o que, por razones
particulares a una época tuvieron a su cargo funciones docentes.
En síntesis , el espécimen desempeña un papel mucho más pre-

cioso para la historia. Cano muy bien lo dice M. Bautier, "es un
artículo-testimonio conservado en recuerdo de una serie eliminada y
cuya presencia podría permitir a un historiador darse cuenta de lo
que se suprimió... . Porque importa al futuro historiador que el
archivista de razón de las eliminaciones que se vio obligado a efec-
tuar, sobre todo en esa masa de los documentos de ejecución de que no
se puede prescindir, y en esto hacemos nuestras las preocupaciones de
Mlle. Doshaerd, de M. Genicot y de M. Bautier . Hay que abrir un
verdadero proceso verbal de la calidad y de la cantidad de las
destrucciones preconizadas; no dudemos de que se trata de una penosa
responsabilidad; el archivista sabe muy bien que, obrando así hones-
tamente preocupado, está afrontando las iras de los futuros historia-
dores. Todos los que han escrito la historia se han indignado siempre
en una especie de paradoja inconsciente, por la ausencia o pérdida de
documentos que hubieran justificado, en criterio suyo, sus hipótesis
y sus sabias e ingeniosas exposiciones. "Cualesquiera sean su cultura,
28 Robert-Henri Bautier, Triages et éliminations des

documents d'archives, art. cit, p. 250.
29 Renée DOEHAERD, A propos des Archives contemporaines, art.
cit., p. 78; Renée ŒNICOT, Le problème des archives modernes,
en Archives, Bibliothèques et Musées de Belgique, 1942, t. XVIII,
no. 2, p. 68; Robert-Henri Bautier, Triages et éliminations des
documents d'archives, art. cit. p. 250.
- 206 -
su sentido histórico y su conocimiento de la investigación históri-
ca, escribe M. Jean Favier, el archivista no puede enfocar todas las
etapas futuras y posibles de una ciencia en perpetua evolución, la
historia económica, la sociología, la demografía sacarían partido
de los documentos eliminados hace tiempos como carentes de interés
para la historia de los hechos políticos. Hechas con discernimiento
y escrúpulo las eliminaciones y destrucciones de documentos, no dejan
por ello de ser medidas arbitrarias e irreparables" . Qué sabemos
nosotros de la historia futura, fuera de que será diferente en esen-
cia de la que se vive hoy? Si no, ya no habría espíritus creadores
y no se renovaría la historia, pues según la palabra de Wagner,
citado por André Malraux en Tas Voces del silencio, "el hombre que
no fue desde su cuna dotado del espíritu de descontento de todo
lo que existe, jamás llegará al descubrimiento de lo nuevo"
El reglamento de los Archivos Departamentales, al prohibir la

destrucción de "todos los documentos que presenten o puedan adquirir
interés histórico", deja pues al archivista sin amparo y sin recur-
sos frente a los actos irreparables que se ve obligado a cometer eli-
minando papeles que es imposible conservar en su integridad.
Prosigamos, no obstante, en la lectura y estudio del reglamento a la
espera de hallar en él la ayuda esperada.
2. "Pueden suprimirse en principio los documentos cuyos datos esen-

ciales se encuentran en otro documento recapitulativo, sobre todo si
ese documento recapitulativo está impreso".
La transformación radical de la investigación histórica desde

la invención de la imprenta, principalmente en la práctica adminis-
trativa, ya fue traída a cuento y lo será más adelante. Detengá-
monos un instante en el estudio de los problemas que significan los
documentos recapitulados y los documentos recapitulativos y volvamos
sobre la lectura del artículo antes citado de M. Michel Nortier
acerca de los archivos dispersos de la Cámara de Cuentas.
"No se puede negar que por regla general la pieza justificativa

no aporta más que el artículo correspondiente de la cuenta; este
último es de ordinario un resumen, no aporta sino lo esencial^ la
pieza justificativa suministra todos los detalles de utilidad
Imposible, en efecto, escapar a este dilema: o bien los documentos
recapitulativos reproducen íntegramente, reagrupándolos, los docu-
mentos recapitulados, y entonces no hay ningún problema: hay que
guardar la documentación que ocupe menor espacio; o bien los docu-
mentos recapitulados ofrecen información que no se encuentra en los
documentos recapitulativos y que son siempre susceptibles de interesar
a la historia, como ya lo vimos.
30 Jean FAVIER, Les Archives, París, P.U.F. (Col. "Que

sais-je", no. 805), 1959, p. 54.
31 André MALRAUX, Les Voix du silence, París, N.R.F., 1952,
P. 357.
32 Art. cit., p. 475.
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Los documentos recapitulativos, aún cuando resultan de un traba-
jo minucioso, están muy lejos de haber recogido toda la "substancia
medular" de los documentos de base, a partir de los cuales se han
constituido y que han sido tratados a partir de las preocupaciones
del momento. Conocemos toda la literatura producida a raíz del empa-
dronamiento de 1954, pero una mente, aún con poca inventiva, no
tendrá que esforzarse en imaginar, a la lectura de unas cuantas
páginas, todos los estudios que de ellas habrían podido desprenderse
y de los que se encargará el porvenir. De allí por qué hayamos
decidido en los Archivos del Sena conservar todos los infolios recogi-
dos en el departamento con ocasión del empadronamiento de 1954, por
más que ocupen 800 metros lineales de estantería.
No sería más sencillo entonces conservar las tarjetas perfora-

das que sirvieron para asentar resultados y que ocupan un espacio
mucho más reducido? la tarjeta perforada no constituye una fuente de
información, no es otra cosa que un instrumento utilizable de momento
en la búsqueda de cierta información; en ello estriba todo su
mérito y su insuficiencia. Producida a partir de las preguntas que
en un momento dado se hace la administración, no responde sino a
ellas, dejando de lado cierto número de datos que interesarían de
seguro a la historia. El archivista habrá de merecer sin duda la
gratitud de los historiadores del mañana si conserva las tarjetas
perforadas que habrán de permitirles indagaciones más rápidas,
pero su contribución será más efectiva y más valiosa al brindarles
esa auténtica vena de información que es la documentación de base.
Hay necesidad de agregar que, sin ser propiamente "lazos o tram-

pas", estas tarjetas pueden perforarse por móviles de propaganda? Á
raíz de los resultados de una investigación del Instituto Nacional
de Estadística y de los Estudios Económicos publicados en Estudios
y Coyunturas el 5 de mayo de 1962, un semanario sindical publicaba un
artículo intitulado Lo que no dice I.N.S.E.E., en el cual no solo
se aducían y se explicaban ciertos olvidos, sino también se discu-
tían al tiempo el método y los resultados. Sin que queramos terciar
en el debate sabemos muy bien que la estadística, como la lengua de
Esopo, es la mejor y la peor de las cosas. El Archivista, por celo de
la verdad histórica, deberá entonces dar posibilidad de rehacer y de
verificar esas estadísticas; habrá de suministrar a los historiado-
res el medio de criticar las numerosas publicaciones de que disponen y
la visión que ofrecen de la época que estudian. No vamos con ello a
ahogarnos en documentos de ejecución? Ciertamente; y es entonces
cuando es útil recurrir a la "jerarquizacióh" de los depósitos de
archivo: los Archivos departamentales, conservando la documentación
de base que sirvió a la empresa de publicaciones nacionales, y los
Archivos comunales, guardando celosamente los documentos, como las
solicitudes de ayuda a los sin trabajo, por ejemplo, o de asistencia
médica gratuita, que han dado lugar a estadísticas departamentales.
He allí también un terreno donde sería muy deseable una definición
de la política general de conservación de archivos.
Se han aceptado ya revisiones radicales: ha habido intentos espo-

rádicos , frente al arrume de papeles asignados a los archivistas por
las dependencias administrativas, para eliminar o para conservar, no
guardar sino los documentos de orden que suministrarían en forma con-
densada el volumen de los negocios tramitados por dichos servicios.
Además del hecho de que el documento del correo va desapareciendo
cada día más de la administración, parece poco deseable ceñirse a
estos documentos, redactados la mayoría de las veces (hoy menos)
por un personal subalterno y que no suelen ofrecer sino indicaciones
sumarias.
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Es la opinión que expresaba el doctor Virgilio Giordano, direc-
tor de los Archivos de Estado de Caltanissetta (Sicilia), en su inter-
vención sobre el informe presentado el 27 de septiembre de 1956 al
Congreso Internacional de Archivos de Florencia por M.J.H. Collingrid-
de, sobre "La Selección de Documentos para conservación perma-
nente". Pueden eliminarse los papeles de registro del correo?
(protocolli di correspondenza), preguntaba él. Los teóricos de la
archivística exigen su conservación definitiva; de hecho en el pasa-
dlo esos registros eran manejados de suerte que permitían identificar
un acto (fecha, autor y destinatario, objeto). Hoy ya no se trata
sino de instrumentos de distribución de correspondencia entre los
servicios, llevados de manera más que abreviada con simples siglas;
su único fin es el de dar testimonio de la fecha precisa de una carta
y de su referencia a un servicio dado, para instrucción. Toda inves-
tigación posterior es imposible y podría recomendarse la elimina-
ción
Es que los métodos de la administración han cambiado mucho: "el

sistema del Registratur, afirma M. Bautier, se impone realmente en
toda Europa central y oriental. Este sistema se caracteriza por la
manera de llevar expedientes de negocios; cada uno de ellos está for-
mado por el conjunto de piezas o unidades recibidas y de las minutas
de cartas despachadas con ocasión de un mismo asunto, clasificadas en
orden cronológico y por lo general cosidas una tras otra en el mismo
legajo. Hacía posible la adopción de un plan previo de clasifica-
ción general para los documentos de una dependencia y facilitaba la
rraaipulación y la utilización de los documentos en las oficinas y en
los archivos. En otras partes por el contrario, sobre todo en Francia,
seguirán siendo fieles al registro cronológico y a la conservación
separada de las decisiones, deliberaciones, correspondencia, etc, lo
mismo en las Secretarías del Estado que en los Consejos y las Cortes.
Es así como los países centroeuropeos han avanzado considerablemente
en el campo de la racionalización administrativa; en los países la-
tinos, por el contrario, seguirá siendo la clasificación de archi-
vos, hasta nuestros días, muy difícil y la faena del archivista
mocho más delicada . El análisis de M. Bautier se aplica sin
disputa al pasado, pero sin adoptar el rigor del Registratur de los
países centroeuropeos, la administración francesa está abandonado
día por día la práctica del "chronos", (consecutivo y libros de
radicación) mediante la cual las cartas más insignificantes, así
como las de mayor entidad si las hay, son clasificadas por orden de
salida o de llegada. Los servicios organizan cada vez más sus
papeles por expedientes de negocios, y no sin sorpresa se comprueba
a veces que son los archivistas los que tratan de mantener en la
administración esa práctica desueta del "chronos". Su manejo se va
confiando cada día que pasa a un personal subalterno, mientras que
los servicios de Organización y Métodos, de los cuales nunca
deberían estar ausentes los archivistas, elaboran sabios e ingeniosos
cuadros de clasificación. La conservación de "chronos" fuera de
atiborrar los archivos de memorandums de envíos, de fórmulas de
cortesía, de notas de recibo, de documentos despachados o llegados
"para información", lo que no es por oonsiguiente más económico
que la conservación de archivos no se presenta en nuestra época como
una fuga de nuestras responsabilidades de archivistas?
33 Archivum, VT, 1956. 1958, P. 36.

34 R.H BAUTIER, Les Archives, en L'Historié et ses méthodes,
art. cit. p. 1130. Subrayé "hasta nuestros días".
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Ni la conservación de los "chronos", ni la de los registros de
orden, ni la de las tarjetas perforadas, ni la de las estadísticas,
ni la de los documentos récapitulâtivos que se imponen a veces,
constituyen la panacea que permita al archivista masivas y fáciles
eliminaciones. No existen pues documentos privilegiados cuya conser-
vación dispense de ahogarse en el montón de esos documentos de eje-
cución : el reglamento de los Archivos Departamentales nos ofrece una
tercera regla que acaso sea la clave de nuestros problemas.
3. "Pueden suprimirse en principio los papeles que no ofrecen

sino un interés temporal cuando pasó el tiempo en que pudieron ser
útiles."
No estamos hablando de los "papeles de canasta", es decir de las

notas-informes, de las referencias "cuasicifradas", de los bocetos sin
ilación, de los borradores que los administradores deberían suprimir
por su cuenta conforme al reglamento de Archivos y que los Archivis-
tas desearían no encontrar en los expedientes indebidamente hincha-
dos. El reglamento considera más bien por este consejo los documen-
tos preparatorios, tales como las notas que apoyan tal o cual pro-
posición presupuestal, las mismas fichas de presupuesto, en dos o
tres ejemplares, o los documentos preparados para ser llevados a la
imprenta. E- preciso desembarazarse de cierta óptica literaria. El
manuscrito, 'T>n el imprimatur, de un presupuesto departamental por
ejemplo no es más interesante que el ejemplar ya impreso y distri-
buido, con la caución del prefecto, a centenares de personas: las
correcciones no significan que hubo con ellas mejores pensamiento y
expresión, sino precisiones o supresiones de error, y las diferencias
que se adviertan entre el manuscrito y el impreso deberán siempre ser
corregidas públicamente.
Por lo demás, estos documentos poco estorban a los archivos y no

so encuentran en los montones que se ofrecen al archivista. Tampoco
se trata de "duplicados", y más de una vez estaría tentado el archi-
vista a condonar el principio mismo de la copia. Que un administra-
dor, sabiendo que va a necesitar varios ejemplares de una decisión o
do una carta, utilice por previsión cuantos medios multiplicadores
pono la técnica a su servicio, no debe sorprendernos; acostúmbrenos-
lo a considerar esas "copias", a las que solo acudirá para utilizar
en parte, como instrumentos de trabajo, igual que lo son sus lápices
y sus borradores, o mejor al mismo tenor de los formularios impresos
do que dispone; deberá en consecuencia ordenarlos en "legajos" o
en "carpetas de trabajo", totalmente diferentes de los "expedientes
do principio" que armará con piezas únicas concernientes al asunto
tratado y que deberá un día depositar en los archivos.
Si? impone como necesidad otro esfuerzo de formación: es menester

habituar a los administradores a no mirar como documentos dignos de
llevar a los archivos los "legajos de documentación" formados tan
solo por material impreso o por extractos de periódicos o revistas
que s.? iaii7ut.MiLran en toda biblioteca. No se trata en verdad de des-
truir los recortes do prensa o los impresos cuando se les halla entre-
mezclados en las carpetas con piezas únicas resultantes de las fun-
ciones o actividades propias del servicio que los produjo. En cambio
las leyes, decretos o acuerdos, recortados del Diario Oficial por
ejemplo y clasificados con método, pueden prestar grandes servicios a
los administradores sin que haya por qué llevarlos a los archivos en
ningún caso.
- 210 -
No atiborremos tampoco los archivos de lo que podríamos llamar
"duplicados por extracto". Así las oficinas de Urbanismo de la Pre-
fectura del Sena expiden por solicitud del propietario, del inquilino
o del presunto comprador de un inmueble o de un apartamento, un "cer-
tificado de urbanismo", que muestra todas las cargas presentes o
futuras del inmueble o apartamento en cuestión. Este certificado de
urbanismo es expedido por extractos con la ayuda de los documentos de
principios generales, de las resoluciones de alineación, de los
planos de urbanización, etc. que conforman los documentos propios
del servicio. Un duplicado de tal diligencia, clasificado topográfi-
camente, se guarda para el servicio, no solo para evitar la reelabora-
ción de todas las investigaciones si más tarde otra persona pide un
certificado de urbanismo concerniente al mismo inmueble o apartamento,
sino también para que la administración pueda atestiguar sobre la
calidad y cantidad de los datos suministrados a un solicitante, que,
sin que pueda atribuírsele mala fe, pueda haber entendido mal el
documento recibido. Parece que se pueden eliminar sin reatos tales
"certificados de urbanismo" como lo hacemos con las copias de expedi-
ción de juicios o con los extractos del casillero judicial cuando
recogemos los documentos de las papeleras de los tribunales.
Estas "copias por extractos" no constituyen, propiamente hablan-

do, los archivos de los servicios más que los "chronos" de documentos
recibidos "para información" y que los administradores conservan con
mucho celo aunque no les hayan hecho ningún seguimiento. Son estas
prácticas las que quería sin duda estigmatizar Albert Camus por boca
de uno de los personajes de El Estado de sitio: "Señor Alcalde,
haga expedir este certificado en trece ejemplares. Trece? Sí, uno
para el cliente y doce para el buen funcionamiento . No nos ofus-
que esta extravagancia. Que un despacho que acaba de conceder permiso
de construir quinientas viviendas, por ejemplo, haga extender, como es
el caso en el Departamento del Sena, 28 ejemplares de una decisión
con destino a los servicios técnicos de policía urbana, ingenieros
de caminos, puentes y puertos, enseñanza, los P. y T., la S.N.C.F.,
etc., no debe sorprendernos. La mayor parte del tiempo las
administraciones tienen que ver con esta autorización, y a partir de
ese permiso, deberán abrir documentos de trabajo, que se vuelven de
esta suerte necesarios.
Pero es verdad que ciertos administradores y aún ciertos archi-

vistas, digámoslo, se llenan de colecciones de documentos que se les
han prestado como un "servicio" y que guardan con harto esmero <n un
espíritu mal entendido de conservación. Presten los archivistas
atención al hecho de que muy a menudo las administraciones habrán de
considerarse frente a los documentos como si fuera con ellos, y proce-
derán a destrucciones ocultas porque de cuando en cuando prestaron al
archivista "el servicio" de alguna decisión juzgada por aquéllas d^
importancia. Para un servicio administrativo una colección de actas
no constituye archivo sino cuando se trata de la colección de las
decisiones tomadas por al servicio mismo. No vacilemos pues en des-
truir los arrumes de circulares aisladas "recibidas para información"
y que se conservan en las dependencias o servicios, porque, además
del hecho de que la colección toca más a las actividades del biblio-
tecario que a las del archivista, la unidad de base para el manejo de
los archivos modernos es, como ya lo hemos dicho, en la mayoría de
los casos, el expediente total y no el fragmento.
35 Albert Camus, L'Etat de siège, París, Gallimard, 1948

a
. parte, p. 116: citado por Robert Favreau, Les Archives, art.
cit., p. 16.
- 211 -
Desde luego no hacemos aquí referencia sino a piezas en copia,
pero en las administraciones se encuentran también documentos comple-
tos duplicados, o mejor paralelos. Para ejemplo tomemos el complejo
concerniente a la reconstrucción de los Archivos del Sena; es posi-
ble que no haya más que uno en la Dirección de Archivos de Francia;
en todo caso en la Prefectura del Sena encontramos varios: primero en
la Dirección de los Servicios de Archivo, luego en el despacho del
Prefecto, en la Dirección del Ministerio de Hacienda, en la Direc-
ción de Urbanismo, que concederá el permiso de construir, por fin en
la Dirección de Arquitectura, que se encargará de los trabajos.
Observemos en seguida que esos documentos, que guardan un gran número
de piezas comunes, no son absolutamente idénticos, pues si cada ser-
vicio ha formado un paquete, él lo hizo imprimir, tuvo en cuenta sus
funciones específicas,una marca particular que será, por ejemplo, o
técnica o financiera. Asimismo ciertas administraciones no tienen
sino actividades de control y los documentos que conservan no tienen
ningún carácter original: los de las oficinas de algunas comunas de
barrio se hallan verbigracia en la alcaldía de la comuna, pero tam-
bién en la Dirección de la Vivienda y en la Dirección de Negocios
departamentales y generales. Podríamos multiplicar los ejemplos:
encuéntranse expedientes de inscripción en el cuadro departamental
de aprobación de los ingenieros y técnicos, en la Dirección de la
Prefectura encargada de los Negocios departamentales y generales, así
como en los Servicios de Caminos, Puertos y Puentes y de la Enseñanza
y en las Direcciones departamentales de Agricultura de Construcción y
de la Salud. Detengámonos en un caso muy simple: cada unidad adminis-
trativa inicia, por razones de comodidad muy legítimas sus propios
infolios de personal, pero es evidente que el verdadero reposa en las
oficinas encargadas de reclutamiento y escalafón del personal en
cuestión; los demás podrán eliminarse sin lástima.
Antes de enfocar el delicado problema del manejo de estos docu-

mentos paralelos y para concluir su análisis, notemos que su multi-
plicación resulta de la reducción o desmultiplicación de las tareas
administrativas. Se desprende de allí que no tienen, sino un inte-
rés temporal; los papeles de personal en la unidad administrativa
a que está adscrito dejan de ser útiles desde el momento en que
retiran o se jubilan sus integrantes. Lo mismo ocurre con las fi-
chas de inscripción en el cuadro de aceptación de Ingenieros y
Técnicos que encontraremos en los servicios de Caminos, Puentes y
Puertos por ejemplo; una vez aprobadas las cuentas y aceptados los
trabajos de las Oficinas de H. L. M., la conservación de los do-
cumentos en la Dirección de Asuntos Departamentales y Generales no
interesa más que la del registro de reconstrucción de los Archi-
vos en la Dirección de Urbanismo, cuando ésta concedió el permiso
de edificar; hasta podemos decir que el documento de esta reconstruc-
ción, formado en la Dirección de Finanzas, no ofrece interés pri-
mordial cuando ya se pagaron los trabajos, pues es evidente que unos
documentos paralelos más completos conservarán de todas maneras
algunos apuntes de ese financiamiento. Si el interés transitorio de
dichos papeles para la administración no constituye problema, será
lo mismo para los Archivos?
Conservar estas distintas series de documentos paralelos parece

ciertamente imposible. Podría pensarse en reconstruir un expediente
completo "ideal" a partir de los papeles guardados en cada infolio;
pero ello presentaría dificultades prácticas insuperables; es por
otra parte imposible fijar la fecha de esa reconstrucción, ya que los
diversos servicios no están en capacidad, por razones en absoluto
legítimas de deshacerse de sus expedientes en la misma época.
- 212 -
No vacílenos tampoco en decir con M. Bautier que las más de las
veces serla "una herejía archivística". Debemos abstenernos
formalmente de mezclar los docnentos de los (diversos) fondos, como lo
hicieron en demasiadas ocasiones los archivistas de tiempos pasados
que juntaron fondos de la Prefectura con fondos de les Domaines, de la
Prefectura con los de la Inspección académica, o, como yo lo he
visto en un departamento del Oeste, fondos de la oficina de Cultos de
la prefectura cqn los de la diócesis"
Es posible, en cambio, (y es lo que hemos hecho en los Archivos

del Sena), emprender un estudio para determinar el niímero y la cali-
dad de esos expedientes paralelos y el ejemplar que deberá conservar-
se por ser el que reúne mayor información y más datos sobre
todos los aspectos bajo los cuales podía examinarse el problema que
dio origen a un documento. Tampoco allí estará la solución ideal;
misión del archivista será la de la selección y la de tomar deci-
siones que no obligarán a todos pero que fueron fruto de la refle-
xión, y de las cuales dará cuenta si fracasa.
V. IA PRACTICA DE IAS ELIMINACIONES EN LOS ARCHIVOS DEL SENA
Tal ha sido en efecto nuestra preocupación, a lo largo de estos

últimos años, en los Archivos del Sena: no dejarnos derrotar por
los papeles, sino llevar una política general que se pueda definir,
exponer y justificar si es el caso. La explicó M. Pérotin en las
diversas publicaciones antes citadas; no haré más que sintetizarla
evocando en forma somera algunas realizaciones en las que he partici-
pado por confiada invitación de M. Pérotin.
Ante todo, al tratar de participar en los trabajos de los servi-

cios de Organización y Métodos, intentamos, en el curso de cierto
número de charlas y conferencias, dar una formación "archivística"
a los administradores, llamarlos a la reflexión sobre el uso que
ellos hacen de sus papeles y sobre la ayuda que podría aportar a su
acción una "política de Archivo" definida con ellos, oídas sus
opiniones y sugerencias. Cada vez que abordábamos esos problemas
encontrábamos un auditorio atento, apasionado a veces y siempre com-
prensivo. En nuestra época de educación permanente los administra-
dores no piden otra cosa que perfeccionar sus métodos, comprender las
preocupaciones y responsabilidades de los funcionarios con los cuales
tienen que trabajar, conocer lo que se practica en Francia, pero
también fuera de ella, a sabiendas de que por algún tiempo más una
programación para mejores prácticas administrativas habrá de limi-
tarse al estudio de lo que se hace en los países que han llegado a un
peldaño de desarrollo superior si no comparable al nuestro.
36 R-H BAUTTER, Triages et éliminations des documents

d'archives, art. cit. p. 248.
- 213 -
Cato secuela de estos encuentros y conferencias y de los estudios
que iba sugiriendo el temario, se impuso en los Archivos del Sena una
política de desarrollo cuya primera realización se inició desde
julio de 1962 en la Dirección de Vivienda . La iniciativa de los
depósitos intermedios no tiene que ver infortunadamente con los
archivistas; hace ya mucho tiempo que la administración, ante la
negativa de los archivistas o por su capacidad para manejar sus archi-
vos , se han desembarazado de sus papeles, almacenándolos en viejos
cuarteles y fuertes, en garajes o en fábricas abandonadas. Es nece-
sario ahora que los conservadores de archivo hagan la reseña y el
inventario de todos esos depósitos más o menos ocultos y les den en-
seguida una organización que satisfaga al mismo tiempo a archivos y a
administradores. Se trata en realidad de almacenar con economía pero
con sanidad, en locales no aptos para oficinas o para vivienda (bode-
gas , desvanes, buhardillas, antiguos almacenes), montones de papeles
administrativos. Es anormal, por ejempo, que depósitos de archivos
de construcción costosa se atiborren de documentos que habrá que
eliminar algún día pero que deben conservarse por razones adminis-
trativas; es asimismo lamentable que la administración se ahogue
bajo las montañas de papeles que muy poco utilizan y mucho entorpecen
las oficinas . Por otra parte, ciertos documentos, destinados a
perpetua conservación no se comunican por razones diversas; podrían
"envejecer" útilmente en depósitos intermedios a la espera de su
clasificación e inventario definitivos. Sobre la utilidad y la
práctica de los depósitos intermedios ha explicado ya M. Pérotin;
me permito remitir al lector a lo escrito por él acerca del tema
El desarrollo y el perfeccionamiento del uso de los depósitos

intermedios estaban inscritos en una política más general de empa-
dronamiento y reconocimiento de los papeles administrativos. M.
Pérotin me comisionó en 1962 para efectuar un estudio cuantitativo
sobre los servicios administrativos, con dependencia, para sus pape-
les , de la Dirección de los Servicios de Archivo del Sena; dejamos de
lado, por razones prácticas o de oportunidad, cierto número de
administraciones importantes como la Prefectura de Policía, la Asis-
tencia pública, la Cámara de Comercio, la Caja de Seguridad Social
de la Región parisiense, etc., sea que su estatuto, desde el punto
de vista de los archivos, haya sido mal definido, sea que la conserva-
ción de sus documentos haya sido ya objeto de estudios más o menos
satisfactorios, sea, digámoslo, que no hayamos creído de nuestro
resorte encarar problemas que entonces no podíamos resolver. Dos
preguntas se hicieron a las administraciones: 1) Cuál es el volumen
de sus papeles en este momento? En cuánto crece cada año? Las res-
puestas al primer interrogante indicaban un total de 600 kilómetros
37 Este depósito, que funciona desde hace cinco años con base
en un reglamento establecido por los Archivos del Sena pero con
personal adscrito por la Dirección de Vivienda, ofrece aproximada-
mente 350 mi de estantería metálica; recibe cada año depósitos y
practica bajo nuestro control las eliminaciones necesarias (más o
líenos 75 mi ) ; estos depósitos y eliminaciones van acompañados de
memorándums; comunica una decena de expedientes por día; la mayor
parte son reintegrados en la quincena que sigue a su desplazamiento.
38 Así la creación del depósito intermedio de la Vivienda ha
permitido clausurar cuatro oficinas y suprimir quince empleos.
39 Ver también el libro de M. Michel Duchlin sobre las
Construcciones y Equipos de Archivos, París, 1966.
- 214 -
lineales y los servicios objeto de la encuesta acusaban un crecimiento
anual de 75 kilómetros lineales . La Caja Primaria de Seguridad
Social de la Región parisiense, a la cual no habíamos cuestiona-
do, pero que al oír hablar de nuestro empeño, vino a motu propio a
consultarnos, declaró por su cuenta un fomento de 400 kilómetros
lineales por año. Nuestra intención era renovar esta averiguación
año por año: así nos habría sido posible, gracias a las variacio-
nes, descubrir rápidamente los servicios "en expansión" tanto desde
el punto de vista administrativo como desde el de los archivos. Sin
embargo, por una u otra causa, esta encuesta no volvió a efectuarse
hasta 1964 y debíamos comprobar, dadas las márgenes de error, que
las cifras poco diferían de un año a otro: el arrume de papeles ad-
ministrativos no ascendía sino a 500 kilómetros lineales; en cambio
los servicios acusaban un crecimiento de 90 kilómetros lineales por
año.
Estas cifras habrían podido infundirnos desaliento, pero tomamos

conciencia enseguida de que la mayor parte del tiempo nos encontrába-
mos en ello, frente a papeles de ejecución, de que la desmultiplica-
ción de las responsabilidades administrativas llevaba consigo, como
lo dijimos antes, una verdadera inflación de papeles, y de que una
evaluación razonada de la masa de esos documentos nos llevaría a
destruir sin dificultades cerca de un 90%. Se imponía pues un exa-
men cualitativo; es evidente que no se podía proceder por sondeos
cono para las investigaciones sociológicas ; pero había que emprender
sistemática y cuidadosamente, con todo el rigor del método chartis-
ta, la visita a la administración de donde procedieran los pape-
les, dirección por dirección, oficina por oficina, con el fin de
identificar "en la fuente" los documentos sobre los cuales la legisla-
ción vigente da a los conservadores derechos de vida y muerte. Es lo
que comenzamos a hacer. Después de cada visita se redacta un proceso
verbal que describe las funciones administrativas del servicio estu-
diado y la serie de documentos que se producen y que vimos en los
despachos y locales que de él dependen. Claro que es una tarea de
larga duración que podría producir, en ciertas condiciones, resulta-
dos muy halagüeños. Sería ante todo deseable que tal trabajo se
realizara en equipo; la confrontación y el diálogo son siempre
benéficos. En seguida sería conveniente que los servicios departa-
mentales de archivo que tuvieron a su cargo, cada uno por su lado, la
elaboración de la encuesta, se comunicaran sus resultados y sus re-
flexiones. M e m a s , las conclusiones que sacaran de todo ello gana-
rían mucho si se confrontaran con las del mismo género efectuadas
por los "missionnaires" en las administraciones centrales. Los servi-
cios departamentales no hacen en efecto sino aplicar una política
definida por los ministerios de que dependen, y los papeles que trata-
mos han nacido de circulares emanadas de la administración central;
por otra parte lo que yo he llamado "política de conservación jerar-
quizada" , de acuerdo con los lugares de conservación, permitiría la
destrucción de numerosos documentos en copia o paralelos. Por últi-
mo, esta faena debería rehacerse periódicamente, conforme a un plan
que abarcara varios años para hacerle las correcciones que impone la
inevitable evolución de la administración.
40 Para apreciar estas cifras debemos recordar que según los

estimativos del Servicio técnico de la Dirección de Archivos de
Francia, se necesitan 170 m de piso para albergar 1 kilómetro
lineal de documentos. M. Pérotin informó sobre esta investigación
en su relación anual, presentada el I o ¿e julio de 1962.
- 215 -
Todos estos empeños de definir y hacer prosperar una política
coherente no han producido siempre los mismos positivos efectos; algu-
nos, como acabamos de verlo, requieren cierto tiempo para el logro
final. En consecuencia era preciso encarar situaciones urgentes y no
era posible pedir a los administradores que conservaran intacto el
acervo de sus papeles a la espera de la buena palabra... archivística
y a que se diera fin a la encuesta cualitativa que emprendimos.
Inspirándonos, repitámoslo una vez más, en los trabajos de M.
Schellenberg, implantamos un método de eliminaciones que nos permite
frenar al más fogoso y esperar a que se haya definido y acordado una
política promisoria en los archivos modernos.
Cuando un servicio administrativo desea librarse de papeles que

ya no necesita, dirige al jefe de los servicios de archivo una nota
que debe dar sumariamente el volumen, la identificación y la fecha de
los documentos que han de aceptarse o eliminarse. Porque, por regla
general nos rehusamos en la medida de lo posible a vérnoslas con
montones informes y no identificados. Por lo demás dicha nota es el
punto de partida de investigaciones de rutina: la lectura del Bottin
administrativo o del anuario departamental va a permitirnos ubicar el
servicio aludido en la jerarquía administrativa y conocer el nombre
de su director; no admitimos en efecto ser recibido por una mecanó-
grafa o por un empleado que se mostrarían incapaces de revelarnos el
funcionamiento del servicio y los papeles que allí se tramitan.
Algunas pesquisas nos permiten saber cuál fue en el pasado la polí-
tica de los Arhivos frente a ese servicio: inspección, eliminación
o acogida de depósitos. Por último, se impone la lectura de la
reglamentación vigente, pero ya vimos que no va a aportarnos siempre
la ayuda deseada.
Cualesquiera que sean, por lo demás, nuestras ocupaciones, no

deben todos estos trabajos preparatorios exigirnos más de ocho días
para presentarnos al jefe de oficina en un lapso conveniente. Pedimos
a éste nos explique todas sus funciones y responsabilidades y nos
enumere las categorías de los comunicados que de allí salen; al fin,
pero solo después de este preámbulo, nos mostrará muy especialmente
los documentos de que quiere deshacerse. Aún si llegamos a darnos
muy rápidamente idea cabal del interés de los papeles en cuestión,
nos hemos trazado una a modo de regla de nunca tomar una decisión de
depositar o eliminar in situ y sin señalarnos algiín plazo, primero
para imponernos por esta disciplina el tiempo de la reflexión, y en
segundo lugar, para evitar la presión de los administradores sobre
nuestra selección.
Porque siempre habrá una selección qué hacer y una decisión

qué tomar, como lo hemos repetido tantas veces. Para que sea positi-
va nuestra selección nos hemos hecho a la costumbre de formularnos
ciertas preguntas, a las que tratamos de responder, así nuestras res-
puestas dejen ver perplejidad y confusión.
1) Los documentos que nos presentaron son de un director, o de

un funcionario importante, o de un subalterno?
2) Esos documentos son de ejecución, de dirección o de polí-

tica general? Vimos que un director podía también conservar
papeles de ejecución o mejor de gestión.
3) Tales documentos son únicos o al contrario están por dupli-

cado? Encontraremos en otra parte documentos más o menos semejantes?
- 216 -
4) Guardaremos esos documentos, a: en testimonio del funcio-
namiento del servicio (especímenes), o bien, b: por la informa-
ción que suministran? Tales informes, por otra parte, son de orden
general o particular? Es perfectamente legítimo acoger documentos
por la información de orden individual que ofrecen, pero hay que
hacerlo con pleno conocimiento de causa.
5) La forma de los documentos puede también influir sobre la

decisión: por razones diversas se pueden preferir tarjetas perfora-
das a hojas comunes de oficina, micropelfeulas a piezas originales o
viceversa.
6) Los datos (informes o testimonios) suministrados por dichos

documentos se presentan en forma densa? Dicho de otra manera, vamos a
conservar un registro que en cada página no nos va a mostrar sino una
línea de datos de interés?
7) La información conseguida es importante o no?
La última pregunta nos lleva a las apreciaciones subjetivas que

hubiéramos querido evitar en lo posible, pero que son inevitables y
confesémoslo, contadas ocasiones llegamos a responder de modo satis-
factorio a todas las preguntas que nos hacemos. Pero éstas nos han
ayudado a pensar y a preparar nuestra decisión que habrá de ser,
como ya lo expresamos, siempre arbitraria por la fuerza de las cosas.
Por ello hemos juzgado necesario asumir a plenitud, en el presente y
para el porvenir, el acto irreparable que cumplimos al eliminar pape-
les. Instauramos un verdadero proceso verbal de nuestras reflexiones
redactando un memorándum de eliminación que da cuenta de la cali-
dad y de la cantidad de los documentos destruidos y de las razones
que motivaron nuestra determinación.
Este memorándum de eliminación es, a mi juicio, el punto de

partida indispensable de toda acción archivística en la masa de los
papeles modernos. Es el único medio de poner en práctica el famoso
principio del "respeto a la integridad de los fondos". Recordando la
definición de un fondo que nos da el Lexicon of Archive terminology
(no. 91), "un conjunto de documentos cuyo crecimiento se ha logrado en
el ejercicio de las actividades de una persona física o moral",
advertimos que es imposible al archivista moderno, dada la prolifera-
ción de los papeles administrativos, entregar intactos a los histo-
riadores todos los fondos que estarán en derecho de reclamar. Pero
el archivista, repitámoslo, debe darse cuenta de la composición del
fondo que ha encontrado, de las modificaciones que se ha visto obliga-
do a hacerle, y en especial, de las eliminaciones que tuvo que efec-
tuar. Estas serán pues reseñadas con toda precisión en una lista
tan exhaustiva como sea posible, sin temor a entrar en detalles, de
las diferentes categorías de documentos, o aún excepcionalmente de
actas que han sido destruidas. Es indispensable también dar de ello
una evaluación cifrada, aún quizás de cada categoría. En la medi-
da de lo posible es igualmente deseable suministrar indicaciones pre-
cisas sobre los documentos vecinos o paralelos que permitirán reme-
diar la desaparición de los papeles destruidos. La reunión de estos
memorándums de eliminación y de depósito, acompañados de la
correspondencia que los motivó, permitirá al historiador reconstruir
al menos de pensamiento, la historia y la composición del fondo que
hubiera ambicionado estudiar en su integridad.
- 217 -
De esta suerte no ignorará nada de los papeles que se encon-
traban no hace mucho al lado de los documentos que consulta; es posi-
ble y hasta probable, como lo dijimos antes, que nos reproche amarga-
mente nuestras destrucciones, pero nos hará justicia por los que no
le ocultamos, por los que le contabilizamos y por los medios de
suplirlos que les indicamos en la mayoría de los casos.
VI. - A GUISA DE (DNCLUSION
"Si era para llegar allí, rezaba un dicho de nuestra niñez, no

valía la pena cantarlo". Soy un poco consciente de no haber dicho
nada original, de haber apenas entreabierto las puertas, de haber
hecho más preguntas que las respuestas que he dado. Me perdonarán
que haya recordado algunas reglas de buen sentido y algunas exigencias
que se imponen? Si este artículo pudiera mover a algunos archivistas
frnaceses a ocuparse de nuevo del problema de las eliminaciones para
reflexionar sobre sus prácticas y formular algunas propuestas, juzga-
ría haber logrado mi propósito. En 1956 don José de la Pena, di-
rector del Archivo General de Indias (Sevilla), establecía "que en
resumidas cuentas, a despecho de los reglamentos más diversos, los
archivistas no están en ningún país plenamente satisfechos de los
métodos seguidos en su patria para la eliminación de papeles...
Sería apetecible, conforme al plan internacional, crear en el seno de
la UNESCO una subdirección permanente para el estudio de las elimina-
ciones. Pero sobre todo en el plan nacional es indispensable consti-
tuir una "Comisión para la conservación de los Documentos de la
Historia", compuesta por archivistas especialmente calificados, por
representantes experimentados de la administración, por los delega-
dos de los institutos de normalización y de planeación del trabajo
administrativo y por historiadores de diversas disciplinas (historia
económica, social, del derecho, del arte, etc), con práctica en
archivos. Esta comisión tendría por tarea establecer la lista de
los organismos cuyos papeles son suceptibles de ser considerados como
fuente histórica eventual, informarse sobre las normas seguidas por
dichos organismos en la formación de sus papeles, aconsejarlos sobre
el empleo de los papeles, tinta, etc. que deben utilizar con miras a
la conservación de los documentos, elaborar, en fin, la lista de los
tipos de papeles destructibles o carentes de interés histórico"
No tengo calidades para formular por mi cuenta esos votos ambiciosos y
sin embargo razonables. Permítaseme, no obstante, recordarlos aquí.
Por otra parte, frente a la dificultad de reunir, para un trabajo
prolongado y provechoso y que debería en mi opinión ser permanente,
todo un equipo de administradores, consejeros en organización del
trabajo e historiadores de todas las disciplinas, no sería más
sencillo, como ya lo sugería en 1953 M. Bautier, designar un "Comité
restringido de dos o tres archivistas dirigidos por un Inspector
41 Intervención sobre el informe presentado el 27 de septiembre

de 1956 por M. J. H. Collingridge sobre The Selection of Archives for
Pernanent Preservation, en el 3er. Congreso International de Archivos
de Florencia, Archivum, VI, 1956, P. 41.
- 218 -
general de Archivos. (o en forma colegiada par todos los Inspec-
tores generales de Archivos) que estudiarían sucesivamente estas
cuestiones„con los representantes de cada una de la grandes adminis-
traciones , y agreguemos, con los historiadores de todas las
escuelas? Este centro de estudios, que para ser eficaz debería
conocer de los servicios nacionales como de los regionales y departa-
mentales, prestaría los mejores servicios a todos los archivistas y
podría trabajar en la definición de una política general de los
Archivos modernos.
PIERRE BOISARD
conservador de Archivos del Sena
y de la ciudad de París.
42 R-H. BAUTIER, Triages et éliminations des documents

d'archives, art. cit., p. 251.
- 219 -
IA EVALUATION DE IDS ARCHIVOS ODNTEMPORAlSÍEDS
Informe por el Dr. Ake Kromnow
1. Introducción
La evaluación de los archivos modernos es uno de los problemas

más importantes y delicados de la ciencia de archivos. Este ha sido
el tema de numerosas discusiones en libros de texto y revistas
históricas y de archivos. Sin embargo, la cantidad de literatura
dedicada a la evaluación de archivos no ha estado en proporción con
su importancia. Esta aparente neglicencia probablemente se debe a
varias razones. Han influido las dificultades en encontrar normas
objetivas para la evaluación, la inclinación a tratar los problemas
desde un punto de vista práctico más que teórico, y naturalmente,
limitaciones impuestas por "U expsriencia educativa y científica de
los archivistas.
Cano sabemos, la terminología usada en el campo de archivos es

muy variada. Aún expertos de muchos países tienen dificultades en
entender los conceptos y términos ¡Hados £.rjr- uno y otro. A menudo
las diferencias organizacionales entre los parses derivan en aial-
interpretaciones.
Por esto debe enfatizarse que las posibil id ide; pira one jnt.'w
normas aceptables para la evaluación de los archivos contemporáneos
depende de la herencia gubernamental especial de cada país y de la
rutina administrativa. Por lo tanto, es difícil obtener conclusiones
generales de la experiencia de algiín país.
El artículo original se basó - como lo recomendaron los organi-

zadores del Congreso - en lo siguiente:
a) Literatura sobre el tema la cual debido a dificultades de
idioma, está representada principalmente por los trabajos de autores
Ingleses , Francos ;JS, Alemanes y Escandinavos. Entre la literatura
restante se encuentra un trabajo que requiere especial atención: The
Relations between State and Administrative Archives de F.I.
Dolgih (7 Congreso Internacional <V- <Vchivos)
'->) Veintiséis respuestas al cuestionario "Enquiry regarding
destruction, conditions and problems", que el Archivo Nacional de
Snecia envió a los Archivos Nacionales o a las instituciones corres-
pondientes de cerca de 60 países en junio de 1975. Las preguntas
fueron formuladas por Claes Gránstróm, PhD y Jan Lindroth, PhD,
archivistas del Archivo Nacional de Suecia.
1 Versión abreviada del primer informe distribuido a los

miembros del Congreso. Para mantenerse dentro de los límites de
este doniiii-tii o, -,.> ;v-ui resabido cuatro capítulos en uno muy corto:
"The Organization of ' Appraisal and Destruction". Se omitió un
capítulo sobre evaluación y microfilinación. Finalmente, se han
quitado la mayoría de los ejemplos de los diferentes patees.
la In Archivum, Vol XXIV (1974), p.33-57.
- 220 -
Las respuestas fueron revisadas y traba jadas, por Lindroth y los
resultados se usaron para escribir este artículo.
Las referencias que se hacen según las condiciones en algunos
países están basadas en las respuestas al cuestionario, a menos que
se exprese lo contrario.
2. El por qué de la evaluación de archivos. La enorme cantidad

de documentos y sus consecuencias económicas.
El alto lujar .«rapado por el tema, "La evaluación de Archivos

Contemporáneos" en el programa del Congreso es un éxito natural del
gigantesco crecimiento del material de archivos durante este siglo.
La sociedad moderna depende de la investigación y la in formación
más que nunca. Tanta información se necesita, se produce y se
consume, especialmente en los países desarrollados, cnu^ M1 '* >n¡ -opto
"explosión de la información" es ahora una realidad concreta, no
solamente para el científico en información y para el bibliotecario,
sino también para el archivista. Esta cantidad de documentos se ha
extendido p3r el aso de las técnicas modernas de reproducción,
entre otras cosas. En algunos casos, la producción de documentos
se ha extendido hasta tomar proporciones industriales. Este problema
de la producción en masa, es ahora un dilema de interés central
para el archivista.
Se ha especulado que el crecimiento de los docuinentos de archivo

puede disminuir mediante el uso de medios de información nuevos y que
requieren menos espacio: micropelículas, cintas jív-ujnéi; Leas, etc.
Este puede ser el caso de algunas oficinas y funcionarios con grandes
archivos . Por otro lado, esta tendencia se está frenando simul-
táneamente por las impresiones extremadamente rápidas y amplias por
¡nedio de las cuales el computador informa sus resultados. Los mismos
medios de información han ayudado a aumentar el flujo de informa-
ción. Los nuevos medios de información no han disminuido la
necesidad de hacer una evaluación de los archivos, sino que al
contrario, la han aumentado. Pero aún estamos lejos de ser una
"sociedad libre de papel". El computador y los medios ele información
electrónica han hecho más complicada la evaluación. Ningún
gobierno píele gastar ni gastará el dinero necesario para guardar
tnda esta información en forma masiva. En algún momento la cantidad
de papel será moderada y canalizada por medio de programas bien
planeados de ordenamiento r i;'lonal y ie destrucción.
Lo que se ha dicho anteriormente puede ilustrarse usando algunos

ejemplos. Suecia y Finlandia, por ejemplo, calculan que los
costos anuales de almacenamiento para un metro lineal de material
convencional de archivo son de un poco más de US$5. Como los ar-
chivos de las autoridades estatales de suecia crecen cerca de 40.000
metros lineales por año, le costará al Gobierno aproximadamente
US$200.000 al año almacenar todo el material. Hay veces en que
estos costos pueden ser aún más altos. Las respis tas de otros
países indicaron cambios similares en los costos.
Ib El material y las opiniones usadas en este artículo han sido

tomados en gran parte (ie los trabajos del experto sueco más famoso
sobre evaluación y destrucción de archivos públicos Nils Nilssons
titulados Arkivkunskap, Lund 1973, y su Arkiven och informations
samhallet, Lund 1976, capítulo: Arkivgallring pá 1700-talet.
2 Nilsson, Arkivgallring, p. ^S.
- 221 -
Además de los beneficios del arreglo de los archivos, se nota
la ventaja indiscutible de liberar la mano de obra y sentar la
premisa que sea usada para otros propósitos. Debe hacerse énfasis
en las ganancias indirectas que se obtienen con la evaluación y la
destrucción al permitir el establecimiento de mejores sistemas de
adquisición; la información inútil y estorbosa se destruye. Las
cintas magnéticas'pueden usarse varias veces. Polonia ha demostrado
que los ahorros también pueden hacerse reciclando archivos y
documentos que se han eliminado.
Naturalmente no es muy placentero para un archivista, como lo

dice Meyer H. Fishbein- "pesar en la misma pesa los costos y los
beneficios culturales". Sin embargo los archivistas y los inves-
tigadores deben enfrentarse a la realidad. Como regla, toda neta de
archivos debe ser la de reducir el costo de la información retenida a
un nivel razonable por medio de una evaluación bien planeada y eje-
cutada y de un buen sistema de destrucción. La preservación cuesta
sumas substanciales de dinero y demanda grandes inversiones por parte
de las autoridades de archivo.
3. La organización de la evaluación y la destrucción
La gran mayoría de los países dan a la evaluación y destruc-

ción una posición central dentro del total de operaciones de un
sistema de archivo. A menudo las autoridades en archivos tienen la
ru(->ri>i pnssióVi del Gobierno para intensificar la destrucción por
razones de las ganancias financieras que esto ofrece al Estado. Visto
dentro de este context/>, es sorprendente que muchos países asignen un
porcentaje relativamente pequeño del personal de archivo a la
evaluación y a la destrucción.
Un gran número de los países que contestaron al cuestionario,

han publicado reglamentaciones generales sobre la evaluación y la
destrucción, principalmente relacionadas con las series de rutina, lo
mismo que instrucciones especiales para ciertas autoridades. Las
respuestas al cuestionario muestran que las instrucciones o planes
(programas) que describen qué debe destruirse en uno o varios depar-
tamentos, son un instrumento corriente en las operaciones de evalua-
ción y destrucción. Se les llama de diversas maneras: "disposal
lists", "tableaux de tri" (tri=triage) y "Kassantionsplâhe".
Aun la mayoría de los países parecen tener reglamentaciones

que rigen el tipo de documentos que deben retenerse, especialmente los
relacionados con personal y "políticas de archivo". Algunos países
como Holanda y Suecia, se guían por el importante principio que todos
los documentos oficiales deben^retenerse a menos que la. ley admita la
posibilidad de su destrucción.
3 Meyer H. Fishbein, A Viewpoint on the Appraisal of National

Records. The American Archivist, 1970: 2,p 186.
4 Ver el interesante estudio de L.E. Davis: Preservation of
Machine-Readable Records, 1969, USA.
5 Claro que esto no significa documentos de rutina, los cuáles
sin duda alguna son usados por un corto período de tiempo: copias,
etc.
- 222 -
Los funcionarios de archivo en estos países piensan que
solamente de esta forma puede evitarse la destrucción de material
oficial valioso antes que sea tratado en el sistema de archivo. Por
otro lado, el anterior principio trae consigo el riesgo que el
material que se elija para destrucción pueda retenerse por un
período más largo que el necesario.
4. Destrucción cuando hay material reemplazable ("sustitución")
Anteriormente la destrucción se limitaba al material que podía

ser reemplazado o sustituido por otro. En ese tiempo, se pensaba
que la destrucción de docunentos era perjudicial y que el material
sustituto debía ser lo más completo posible. Se podían destruir
copias, duplicados y extractos sin más rodeos. Sin embargo pronto se
hicieron juicios subjetivos. Qué tan completo debería ser el
material sustituto? Se podían eliminar los informes diarios y sema-
nales si existían informes mansuales resumidos? Podían destruirse
los recibos si se llevaban libras detallados de contabilidad? Este
método es aún de interés. Pero todavía existe el riesgo que se
pierdan los detalles concretos y que la evaluacic5n sul>j<-t.¡\M leí
material sustituto se vuelva más limitado con el tiempo. Si el
material descartable y aquel que puede ser sustituto no lo maneja el
mismo departamento que lo genera, entonces es importante que las auto-
ridades en archivos mantengan el control sobre los documentos de tal
manera que se asegure que no se cometa el error de destruir
ambos materiales.
Sin embargo a veces no es bueno aconsejar la eliminación de

documentos aún cuando exista el material sustituto. Este puede ser
el caso de copias, extractos, etc. oolocadtDs en legajos donde la des-
trucción podría traer una gran reducción en el valor de la informa-
ción del material. Además puede ser práctico retener copias de las
cartas que se envían, parcialmente en series ordenadas cronológica-
mente, y parcialmente en series ordenadas por temas. Guardar los
documentos en series por duplicado,como es a menudo el caso, puede
estar motivado por razones de acceso y seguridad.
El método de sustitución es ventajoso porque el archivista

tiene poca necesidad de juzgar el valor investigative del material o
se obliga al investigador a trabajar con el material que se ha
abreviado.
5. La evaluación del material único. General
Ya en la primera etapa la necesidad de suprimir material, ha

forzado al archivista a hacer lo que él ha tratado de «vitar:
destruir documentos que sean irremplazables. En tales casos son
decisivos los juicios subjetivos. Al principio/ tal vez fue suficien-
te limitar las evaluaciones a los llamados documentos de rutina, por
ejemplo, documentos que tratan sobre la compra de materiales o el
6 Ver, inter alias Grundsâtze der Werjteratttlung fur die

AifbSManrung und Kassatico von Schriftgut der souialistischen qpoche
in der DDR (1st. éd., Potsdam 1965).
- 223 -
mantenimiento ñ& maquinaria o equipo. Estos documentos se caracteri-
zan porque contienen información que refleja las variaciones indivi-
duales en un patrón bien conocido (Nilsson). Se puede ahorrar una
gran cantidad de espacio al eliminar tales documentos. La decisión
para eliminar este material se toma fácilmente con los documentos de
rutina qíe por lo general duran muy poco.
El gran problema de los archivos de hoy es que los documentos que

contienen mucha más información significativa, deben des ¡.ru Irse.
Por lo tanto, es necesario hacer una buena evaluación cualitativa del
valor investigativo presente y futuro del material de archivo.
T>>]-i la e;¡:ruoi:ur.i de la ciencia está sufriendo un cambio como

nuevas ciencias por lo cual surgen métodos y preguntas. Anterior-
mente, el material su pensaba para que se gastara, por la falta de
demanda o la creencia que su rr>nt<'iiido era ¿ O T O négociable, ahora
es mirado activamente por la economía cuantitativa e historiadores
sociales. Los volúmenes de información son ahora de interés
especial y pueden trabajarse con la ayuda del computador. Cono ocurre
a menudo, nuestro juicio está influenciado por la época en que
vivimos.
Parece imposible aún para el más conocedor y experimentado

archivista, Fiincionario o político prever- que clase de material se
necesitará pira ¡uia ¡nv<?stigación futura. Es un método arries-
gado, como se hace en ciertos (w.r-;es, el seleccionar una o más
partes de un material que debe conservarse como "valioso histórica-
mente" .
No obstante este tipo de selección es Frecuente con respecto a

los documentos que tienen que ver con "individuosfaltosos"o con ante-
cedentes de documentos legales.
En esta discusión sobre los problemas de la evaluación, pueden

diferenciarse dos líneas principales de desarrollo: una fuerte
creencia en la experiencia basada en el juicio del archivista, y un
deseo de encontrar un criterio más objetivo para la evaluación y la
destrucción. Entre los Europeos que son especialmente cri ticos de
la creencia de la antigua generación en la intuición del archivis-
ta académico - en su "Fingerspitzengefühl" - está el profesor Hans
Riiinv. <lí Koblenz. El quiere la introducción de una teoría obje-
tiva de evaluación. Ambas lineas de desarrollo contienen gran parte
de verdad. El n m< KM mi unto y la experiencia del archivista sobre la
naturaleza de las ai; »si. iones históricas son invaluables para la eva-
luación. Pero esta pericia no es suficiente. Tener conciencia de
sus propias limitaciones, hará «pie so busquen normas más objetivas
para la evaluación de archivos. Sin embargo, no puede evitarse
cierta cantidad de subjetividad.
7 Compárese con Thirnton W. Mitchell. New Viewpoints on

Establishing Permanent Values of State Archives, the American
Archivist, 1970: 2. p. 166 ff.
8 Nilsson, Arkivgallring, p. 6ñ.
9 Hans Bo>ns. Gesellschaftsordnung und Uberlieferungsbildung.
"m- Problematik archivarischer Quellenbe wertung, Archivalische
Zeitschrift, 68, 1972.
- 224 -
Desafortunadamente la extensión de este artículo no permite una
discusión más profunda sobre las posibilidades para lograr una
ideología de evaluación objetiva, encontrada especialmente en la
literatura Alemana. Los representantes de los países socialistas
afirman que el problema de la evaluación solamente puaie resolverse
en el terreno del materialismo histórico y dialéctico. ' 'ja
posición de la oficina generadora de documentos en el desarrollo de
la sociedad, y su lugar en la jerarquía administrativa, tienen un
gran sign i ficado ;:>n "í.-i . v-ilación de los archivos. El sistema
ha hecho posible para la mayoría de los países socialistas, esta-
blecer grupos definidos de insi.íi.aciones, aiyos documentos están o
no sometidos a la transferencia para la custodia Estatal. Parece
que los archivos que se preservan son aquellos de las autoridades
centrales que tienen primacía.
La literatura Alemana ha discutido la posibilidad -de juzgar el

valor de los archivos sobre su uso o estructura. Sin embargo,
estas teorías parece no han tenido aceptación geiv-rvtl. Hans Bo>ns
hizo también otro intento interesante para lograr,la independencia de
los puntos de vista especulativos e ideológicos. El reo «ni endH
que d-s-.T)íj/»-. •!,} un ¡-»:!::i3io fundamental - deben preservarse los docu-
mentos juzgados O>TD valiosos de acuerdo con normas contemporáneas al
origen del material. Una dificultad inherente a este método, es que
pueden aparecer ciertas fenómenos, tales como los efectos de los pro-
blemas ambientales,que se notan en un período posterior o aún
después de transcurrido un largo período de tiempo (Nilsson).
Varios países como Bélgica, Canadá, Gran Bretaña, Polonia,

Hungría y los Estados Unidos entre otros, dan' en sus respuestas
ejemplos del tipo de criterio que usan cuando evalúan archivos. La
"Guide for Departmental Record Officers" de Gran Bretaña, contiene 13
"pautas para la selección de documentos para su conservación perma-
nente", Canadá lla<,*5 la atención sobre su folleto "Records
Scheduling and disposal", en donde las normas evaluativas fueron cla-
sificadas como administrativas, legales, fiscales y de "valor de la
información", este último incluye documentos de interés
histórico. En los Estados Unidos, los General Records Schedules,
autorizan la destrucción de documentos comunes a varias o a todas
las oficinas Federales, después de períodos específicos de tiempo,y
proporcionan amplios planes de destrucción para los documentos que
describen. Por otro lado, también especifican ciertos tipos de
documentos comunes a varias o a todas las oficinas Federales que
deben retener las agencias que los producen y las que deben mandar al
Archivo Nacional. Estos esquemas esl-.ín acompa- nados de programas
de retención de documentos, reguladoras d<- 1^ retención selsctiva
con valor permanente para oficinas es pee ÎTi.cas. Cada plan señala
los tipos de documentos que deben preservarse. Luego se le pide a
la oficina que identifique los documentos específicos que deben
llevarse al Archivo Nacional. El Archivo Nacional declara que no
iniciará más programas de retención de documentos hasta terminar
los programas vigentes. Sin embargo está promulgando un esquema
general para archivos permanentes.
10 Ver, entre otros, Grundsatze der Wertermittlung. Postdam,

1965.
11 Dolgih, op. ei.t..p. Tí.
12 Compárese con Nilsson, Arkivgallring. p. 68 ff.
13 Compárese con el artículo citado anteriormente (ver nota 8)
- 225 -
Polonia ha mencionado los siguientes criterios: a) el carácter
general y la posición social de la oficina generadora, b) la conti-
nuidad e independencia de los documentos cuando se relacionan con
otros documentos, c) el grado de repetición de los documentos dentro
de la administración, d) "criterios históricos y regionales", e)
la apariencia externa de los documentos, f) la condición de preser-
vación. Con respecto al puntes a) solamente entre el 1 y el 2% de las
10.000 o más oficinas generadoras de documentos producen material de
valor permanente. Usualmente, los documentos de autoridades importan-
tes son solo de interés cuando se originan en regiones con tradicio-
nes históricas, gran significado económico y similares. Los exper-
tos en la Unión Soviética usan criterios similares para la evalua-
ción de archivos. F.I. Dolgih, en su informe al congreso antes
mencionado,el cual puede consultarse para más detalles, da los si-
guientes criterios básicos para determinar el valor de los documen-
tos en la Unión Soviética: a) el rol e importancia de la institu-
ción en cuestión, b) la posición de la institución dentro del
sistema Estatal, c) la importancia de las Punciones desempeñadas por
la institución, d) el rol independiente o subordinado de la institu-
tución, e) la importancia de un suceso (fenómeno tema) en la
preparación, posesión o investigación en la cual la institución
participó.
Respecto a esto, la República Federal Alemana declaró ciertas

dudas básicas sobre las normas impuestas esquemáticamente. No obs-
tante, está preparando un catálogo sobre las reglamentaciones gene-
rales que se usan en su administración local, de personal y simila-
res (los llamados "fachneutrale Aufgaben"). Las repuestas Danesas al
cuestionario hicieron notar que deben guardarse los archivos de per-
sonal por su contenido en información de significado legal (nacimien-
to, muerte, matrimonio, herencia, etc.)
Parece relativamente fácil establecer un sistema de criterios de

selección, derivado de las funciones políticas, administrativas y
juf nUcas del Estado y de los órganos de contacto con sus ciudadanos
(documentos personales, legales, etc). Por otro lado, la destrucción
de la información detallada que contienen estos documentos sobre con-
diciones sociales, económicas, médicas y otras - el tipo de material
muy necesario para la investigación moderna - es más difícil de
hacer. Es razonable preguntar si es posible desarrollar un. sistema de
criterios para la selección de documentos que cubra todos los proble-
mas de la evaluación y que permita soluciones prácticas. Sin embar-
go, es evidente que cada caso práctico de evaluación no puede solu-
cionarse con la implantación automática de un esquema fijo. Además,
tales sistemas esquemáticos se alejan de lo general y absoluto. "Pac
lo tanto, es necesario que se complementen con programas más detalla-
dos, adaptados al carácter especial del archivo. El uso de tal mé-
todo esquemático en Suecia por lo general se evita, por lo cual, el
autor no tiene experiencia de trabajo con ellos. En cambio hemos
empleado otras técnicas de selección del tipo de muestreo estadís-
tico y geográfico.
Es necesario señalar aquí que debe estudiarse no solamente el

contenido de la información, sino también su carácter y su forma.
Son los temas tratados en el mateeial de tal naturaleza que puedan ser
objeto de un estudio científico?
14 Nilsson, Arkivfcunskap.p. 115; Dolgih. op.cit., p 35 ff «
- 226 -
Se someterá el material mismo al método científico? Es el
material tan confiable que se puedan sacar buenas conclusiones?
Puede compararse con material similar de otros tiempos? y se origina
en un momento donde existe material comparativo? Otra pregunta im-
portante es si el material contiene suficiente información relevan-
te en relación con su tamaño que haga razonable su conservación.
No se puede conservar cientos de metros de material, si éste contiene
solamente una pequeña cantidad de datos interesantes. Sin embargo,
aquí son enormes los peligros de hacer juicios subjetivos.
6. La preservación de anos muestra, documentos, archivos, etc.
Desde un punto de vista técnico la forma más fácil de evalua-

ción implica que todo el material de archivos sea destruido inmedia-
tamente o después de un lapso de tiempo definido. A veces es desea-
ble guardar parte del material. Este material sobrante puede ser
útil para ilustrar las rutinas de oficinas, tipos de mensajes, etc.
También puede usarse la información contenida ai el material en
muestras selectivas o emplearlo con relevancia a cierto tiempo dado,
región, grupo, etc. La respuesta de Bélgica al cuestionario
señaló (sin duda es la opinión de muchos otros países) que la
selección de inuestras para una preservación permanente, es el pre-
requisite para la eliminación del acervo documental.
Es inevitable que aparezcan problemas dificiles cuando se decide

cuáles muestras deben guardarse. Hasta qué punto sirven las
muestras seleccionadas? Cuál método de muestreo cumple mejor este
objetivo? Aquí y en lo que sigue de este artículo, se habla breve-
mente de métodos diferentes para la selección de muestras. No
existe un método de muestreo internacionalmente fijo y aceptado. El
objetivo del muestreo o sus aspectos técnicos pudieron haber sido
tratados en este artículo. Sin embargo, para mi objetivo, se escogió
la segunda alternativa. Se sobreentiende que ni la clasificación ni
la terminología usadas aquí pueden tomarse como definitivas.
Muchas veces algunos años de nuestra están exentos de la

destrucción por eáemplo, cada décimo año si los docuitentos están
ordenados por año. Sobre las series de documentos individuales o
carpetas, cada décimo o centesimo año se guarda como documento
de nuestra o carpeta de nuestra. Naturalmente, pueden guardarse
documentos con otras posiciones básicas. En Yugoslavia general-
mente se escogen cinco ejemplares para la preservación. En
la Unión Soviética se eximen las muestras del material que
normalmente se destruye.
Es usual que las series de muestra o documentos de nuestra las

guarden uno o más departamentos escogidos entre otros con las
mismas funciones (oficinasfiregionales y locales), que destruyen el
material correspondiente.
15 Además de las respuestas al cuestionario, el autor ha usado

el Gallring ned staistiska urval, de Jan Lindroth, RA-nya, 1975:
2 Stockholm.
16 Lindroth. ap cit., p. 10.
- 227 -
Algunas veces, la única motivación para eximir de la destruc-
ción un documento o una serie de documentos es que su retención da
una imagen de la rutina administrativa del departamento que lo produce
(EUA: muestras de procedimiento) o que ayude a aclarar la estructura
interna del archivo. En las series de correspondencia o en las series
de carpetas ordenadas alfabéticamente, os posible seleccionar
material, por ejemplo, de la letra A de alguna área o distrito (EUA:
muestras de categoría).
La selección por cada décimo ano <=S un método primitivo pero

efectivo. Sin embargo, se necesita que las funciones del7departamento
no estén muy arraigadas a las influencias cíclicas. Si este
método se usa cuando ocurren eventos momentáneos tales como, durante
la guerra, crisis, cambios de Gobierno, reorganizaciones, etc,
entonces pueden causar un gran daño. Respecto al material financiero,
por ejemplo, no es suficiente guardar los documentos de 1935 o 1945.
A veces es importante hacer exepciones al método de los diez años y
guardar todo el material para ciertos períodos, (por ejemplo, duran-
te las dos guerras mundiales). La selección de muestras por año,
puede combinarse con otros métodos, como lo señala Noruega (por
ejemplo, selección regional).
7. El Método del Turno
Es un sistema de rotación muy común, que sigue un plan predi.se-

ñado ("turno"), por el cual los documentos o archivos de muestras son
guardados diferentes años por oficinas con las mismas funciones
(autoridades locales o regionales). Los documentos de 1950 los tiene
la oficina A, los de 1951 la oficina B, los de 1952 la oficina C y
así sucesivamente. Las oficinas restantes pueden disponer del
material correspondiente. Este sistema puede mejorarse mediante el
uso de métodos estadísticos. Sin embargo,. 1 M reoi.bi.do la crítica
de algunos investigadores porque no concale una posibilidad conpleta
para comparar los documentos de años diferentes, y tampoco da una
sección cruzada de todo el país cuando las oficinas en cuestión
¡«tan localizadas en áreas diferentes. Tampoco los intervalos de
tiempo deben ser muy grandes.
8. Maestreo regional
Se pueden preservar muestras de documentos, y de series de dife-

rentes partes de un país. Sin embargo, deben tenerse en cuenta las
diferencias de población, el grado y la estructura de industrializa-
ción, etc. Pueden retenerse archivos completos en áreas especiales
(áreas de muestra) mientras que en otros se elimina el material
correspondiente. El valor inherente de este método radica en el
'i ••!(.. _n; • :»!r-»ili:i; al Ln/estigador hacer un estudio total de casos y
aclarar detalladamente la interacción entre la gente y su contorno.
Etnólogos y geójrafos culturales, entre otros; pueden de esta manera
tener acceso a muchos "datos individuales" solicitados que general-
mente se eliminan. Por- el otro lado, este método ha sido criticado
por algunos representantes de las ciencias sociales.
17 Compárese con Nilsson, Arkivgallring, p.71, y con

Lindroth, op. cit., p 11.
18 Nilsson,ibid., p. 74ff.
- 228 -
Ellos biscan la comparación de diferentes regiones y tal vez
están rráfi de ¿«--uerdo t.-su, . •! ,¡iú¡'-.;>lí d-2 nuestra por año que ,goncede
la oportunidad de hacer declaraciones a escala nacional. La
selección de un área de muestra piule nacerse después de an estudio
cuidadoso del carácter del área (urbana, rural, distritos de con-
traste, diferencias culturales, fertilidad, industria, balance
regional, etc): Sin embargo, siempre existe el riesgo que el
carácter especial del área seleccionada pueda cambiar con el tiempo y
volverse un objeto menos atractivo para la investigación. Si
esto sucede, debe reconsiderarse su selección. Meinás, s¡. el área
de mantra es muy pequeña, entonces solamente puede estudiarse su
población permanente. La mejor alternativa es la selección de un
área <*>n mlonUacióa, industria y cultura diferentes.
La naturaleza del material de archivo es de gran .¡JOT* >r\.-«n= • î.-i il

ul área de muestra. Debe considerarse el tamaño y la calí-
:-.*;¡SXJÍ.Í¡-
ilul du los documentos, sus posibilidades retrospectivas de investiga-
ción, el material cartográfico que contienen y aún el material
disponible en las áruvs cercanas, de manera que la movilidad, etc.,
también pueda estudiarse. La selección de un área de muestra,
puede depender también del tipo de material que está a la mano. De
esta manera, la necesidad de preservar, por ejemplo, las carpetas
sociales al igual que las revistas de hospital, pueden imponer la
selección del área de muestra. Claro está que todo el material de
archivo no puede preservarse en el área de muestra. Cuál mat^ri-il
del je <jn i--irdar.su y cuál eliminarse es un problema difícil. Vale la
pena intentar utilizar el método de muestreo regional cuando se
aplica a muestras de series de voliten a pesar de muchos problemas
inherentes.
9. Muestreo estadístico aleatorio
Ja extensitín del documento no permite discutir la definición

del concepto de la evaluación estadística. El tipo de muestra bajo
el encabezamiento, aún llamado muestreo de probabilidad, claramente
está bajo el término de evaluación estadística y constituye una
forma teórica muy avanzada de ésta. En principio, el factor al azar
implica que cada unidad de archivo (documento, carpeta, etc.) puede
incluirse en la muestra que se va a guardar. Naturalmente la informa-
ción que se encuentra en el material puede no est^r du acuerdo com-
pletamente con el material como un todo. El valor del mnesl;r<!.j, ¡,-,1
emit) aparece a la luz de las variables incluidas (tipo de informa-
ción), puede acercarse mucho al valor del material. &3emás una de
las cualidades más sobresalientes del método es que el grado de
incertidumbre inherente al muestreo puede medirse. De esta manera el
muestreo puede adaptarse a los diferentes niveles de certeza y preci-
sión deseados por los investigadores. Si. la demanda por la calidad
es relativamente baja, entonces la flexibilidad del método le permite
adaptarlo a sí mismo tiempo después. El ta¡íiañ<> «]*-> la rrnuístra su
calcula, por ejemplo, con la ayuda de tablas fijas que dan la
cantidad de material preservado en porcentaje y números absolutos
(cantidad de documentos, carpetas etc) del material. Sin embargo,
la estratificación del material precede a la selección, para aspec-
tos especiales y variables que están en peligro de no estar muy
claras.
La evaluación que usa muestreo estadístico aleatorio es un

método que necesita material de archivo de naturaleza especial. Debe
ser de gran cuantía, tener un alto grado de integridad y contener
- 229 -
nuchas unidades de archivo similares ordenadas en forma consistente,
discernible y continua. La realización práctica del método deman-
da una experiencia considerable. Por estas razones, solo puede
aplicarse a algunos tipos de material de archivo y solo después de
una investigación preliminar detallada. Existen expectativas sobre
este método desde hace algunos años. Al juzgar la experiencia
(incluyendo las" respuestas a los cuestionarios), se concluye que
el método ha sido de poco uso práctico. Teóricamente parece muy
convincente y está basado en campos muy objetivos. Pero es muy
bajo el porcentaje de la retención en algunas situaciones. Sin
embargo las altas demandas sobre el material y su preparación,
junto con la sensibilidad a los errores, limitan el uso de este
método.
10. Métodos combinados de evaluación. Destrucción ética
De lo que se ha dicho, es aparente que es difícil encontrar

métodos de evaluación que satisfagan las variadas demandas de inves-
tigación. Estas dificultades, sin embargo, pueden superarse combi-
nando métodos diferentes. Algunas veces es nejar exceptuar ciertas
áreas de los años de muestra, (por ejemplo, cada décimo año) en
otras partes del país.
En varios países como Gran Bretaña, la República Federal de

Alemania, Finlandia y Suecia, se está discutiendo sobre la posibili-
dad de destruir información personal con el fin de proteger la inte-
gridad individual. Este tipo de material puede contener información
sobre enfermedades, fracasos, actos criminales, etc. de las personas.
Sobre eso se teme que los archivos de datos personales computarizados
puedan inmiscuirse en la integridad del individuo. Algo de destruc-
ción ética se hace en Canadá y Polonia (registros criminales al
final del período de restricción), en Suecia y los Rstados Unidos
(en casos donde el valor investigative es cuestionable). Sin embargo,
la mayoría de los países tratan de evitar tal destrucción aplicando
leyes más o menos secretas y rigurosas.
Por su naturaleza inherente, la destrucción ética no es parte

de la ciencia de archivos; es más del carácter puramente político.
Es muy importante, sin embargo, que los archivistas sean 'Conscientes
de lo que está sucediendo y se aseguren que la destrucción ambiciosa
no ocurra a costa de la investigación objetiva.
11. Evaluación y destrucción de registros legibles por máquina
En la seociiVi anterior se dio poca importancia a los registros

legibles por máquina. Parece ser una opción unánime que, en
principio, este tipo de registros debe someterse a las mismas regu-
laciones que gobiernan el material convencional. En los Estados
Unidos, se definen los documentos como "todo material documental, sin
importar su forma o características físicas. En la práctica sin
embargo, parece inevitable dar un cierto tratamiento especial a los
registros legibles por máquina. La información que se guarda en una
cinta magnética no puede compararse con aquella que contienen los
documentos convencionales.
En algunos países tales como Bélgica, Dinamarca y Francia, este

problema se está estudiando.
- 230 -
Loe Británicos consideran la cinta magnética y similares bajo
las mismas reglamentaciones de material convencional, y ahora siguen
las rutinas descritas en un folleto sin publicar: "The selection and
preparation for transfer of Machine-readable records: a provisional
guide". Las normas de inventario en los Estados Unidos también se
aplican a las cintas magnéticas. El Gobierno Sueco na publicado
estatutos que incluyen reglamentaciones especiales para la destruc-
ción de la información que no está almacenada por medio de técni-
cas electromagnéticas.
Frecuentemente se ha señalado que la investigación y especial-

mente la que se realiza en las ciencias sociales, necesita "datos
crudos", que sean legibles mecánicamente. Aún si se reemplazan los
documentos convencionales o existen impresiones por computador, este
material msrece guardarse. De «3ta manera, los investigadores tienen
material que puede ser procesado inmediatamente.
Desafortunadamente el material para el-» procesamiento automático

de datos no es muy durable. Las tarjetas perforadas y las cintas de
papel no son muy durables. Tampoco son útiles las memorias de acceso
instantáneo como medios de archivo. En el presente solamente las
cintas magnéticas son objetos de retención archivlstica, la vida de
una cinta magnética depende de un numero de factores - calidad fí-
sica, manejo y cuidado. Como máximo, su periodo de vida no es mayor
de 10 a 20 años. Sin embargo, muchos centros de cómputo copian su
material después de un período de tiempo relativamente corto (6
meses a 2 años). Debido a los desarrollos técnicos (nuevos tipos de
computadores, etc) se necesita convertir las cintas. Aunque la
naturaleza de la cinta magnética hace que sea un medio archivistico
pobre, debe conservarse hasta que se desarrollen otros métodos para
el almacenamiento de información. Si el proceso para producir datos
microf limados puede hacer en reverso - cuando el COM pueda ser
legible ópticamente por computador (una dificultad significativa y
corriente es La baja velocidad de procesamiento) - entonces se podrán
reemplazar las cintas magnéticas con mejores medios de archivo y mi-
crofilinación. Los adelantos en las técnicas del laser pueden signi-
ficar, no solamente una mayor densidad, sino también mayor duración.
Además la cinta magnética ya se está reeMplazando parcialmente por
las llamadas memorias de almacenamiento de volumen. Pero a pesar de
esto, la cinta magnética seguirá siendo un problesna de archivo, en
los años venideros. Tal vez pueda ser interesante bosquejar breve-
mente las instrucciones Suecas para la destrucción de este tipo de
material. (Las reglamentaciones Suecas hablan solamente de material
disponible; el resto se guarda).
La información legible por máquina referente al control actua-

lizado y a la contabilidad relacionada con el personal, provisiones,
compras o fondos de la administración debe destruirse si aparecen las
dos condiciones siguientes :
1. La información .está disponible en la oficina en cuestión en
forma convencional (Si este no es el caso, los registros legibles por
máquina deben destruirse solamente con el permiso del Archivo
Nacional);
2. El material procesado ha cumplido con su objetivo y ya no se nece-
sita más para el funcionamiento y auditoria de la oficina.
La información que se conserva en forma legible por máquina y
que ha sido compilada de otra información, debe destruirse si los
originales de los registros legibles por máquina están intactos. La
destrucción debe hacerse cuando termina el tiempo limite.
- 231 -
La información que se conserva en forma legible por máquina y
que es un programa, una descripción técnica u otra documentación
(xwfMf'-t'ol^. y <iue se '«casita para deducir y comprender otro material
debe destruirse si aparecen las siguientes dos condiciones:
1. Se destruye la información <JUH 'muda deducirse o entenderse me-
diante el uso del programa, la descripción técnica u otra documen-
tación ;
2. El programa, la descripción técnica o la documentación no se
necesita para otros objetivos diferentes a deducir o comprender el
material eliminado.
Además de lo que se dijo anteriormente, la ¡nformación legible

por máquina que contenga errores debe dastcuirse cuando la informa-
ción se ha corregido y no se necesite más para auditoria o para la
protección de los derechos individuales.
Además de estas reglamentaciones generales, el Archivo Nacional

Sueco publica instrucciones >jtie deben seguir los diferentes departa-
mentos .
12. Resultados y Control
F.T. Oolgih presentó un estudio interesante sobre el efe rio de

j i d -itraooló'i en su informe al Congreso en 1972. Los datos que
damns açu" J U H I H I oonipletarse con los de las respuestas al cuestio-
nario. Sen los siguien!,-s: La Gran Bretaña conserva un 1-2% estima-
do de sus docunentos; IDR, USSR, ÍJSA 1-4%; Canada y Francia 5-10%;
Austria, India y los Países Bajos 10-20%; Finlandia, Suecia, Suiza y
Ghana 20-30%; ^Bulgaria y Australia 30-40%; Noruega 40-60%; Rumania
50-70; y Luxemburgo^8%.
La diferencia entre los datos de algunos países en 1972 y 1975,

ilustra las dificultades para calcularlas en forma similar. Natural-
mente, es interesante estudiar cómo los diferentes países estiman
los efectos de la destrucción. Juzgando por los datos, los efectos
son sorpresivamente grandes.
Volviendo por un numen to a los registros legibles por máquina,

parecería que el efecto de la destrucción es ¡nuy grande en todas
partes. En Suecia, se calcula que solamente se mnservan cerca del 5%
de todas las cintas magnéticas.
- 232 -
EL REFINADO ARTE DE IA DESTRUCCIÓN
por
W. KAYE LAMB.
Hasta hace poco tiempo las tareas del archivista eran esencial-
mente las de un guardián y custodio. Se encargaba de los documentos
sobrevivientes del pasado y hacia lo que podía para preservarlos y
ponerlos a salvo. Rara vez se preguntaba si los documentos debían
preservarse, o si valía la pena conservarlos. En contraste, destruir
documentos; o autorizar o estar de dónenlo oon -su destrucción, se ha
convertido ahora en una de las responsabilidades del archivista. Esto
representa un cambio fundamental en sus tareas, cuyas implicaciones no
son del todo explícitas.
El cambio nace, por supuesto, de la gran cantidad de documentos

generados en años recientes. El problema se agudizó por primera vez
en la Primera Guerra Mundial. Hace cuarenta años, Sir Hilary Jenkin-
son en su obra clásica, A Manual of Archive Administration, comen-
taba sobre "la creciente tendencia a construir archivos en escala
gigantesca y sin porvenir". Alcanzó a vivir para ver los documentos
generados durante la Gran Guerra relativamente insignificantes compa-
rados con el volumen prodigioso de aquellos producidos desde 1939. A
este tamaño han contribuido las actividades ordinarias de los gobier-
nos, en forma similar a las actividades extraordinarias de los tiempos
de guerra. En Canadá, por ejemplo, la expansión en variedad y esca-
la de las funciones del gobierno ha sido asombrosa. Un ejemplo bas-
tará para ilustrar lo que ha pasado. En la época de Sir John
Macdonald y los otros Padres Fundadores del Dominio, el único regis-
tro llevado por el Gobierno relacionado directamente con un niímero
grande de individuos fue el censo; y el censo, levantado cada diez
años, constaba de entradas simples y compactas, cada una de ellas
limitada a unas pocas líneas. Un censo completo ocupaba quizás unos
30 metros de estantería. Hoy gracias a cosas como impuesto sobre
la renta, seguro de desempleo, subsidios familiares y pensiones de
vejez, el Gobierno de Canadá debe mantener millones de documentos
relacionados con sus ciudadanos.
El gran tamaño de los archivos modernos hace la destrucción

inevitable. El tamaño y costo del espacio de almacenamiento sería
prohibitivo. La dificultad es decidir sabiamente y bien qué debe
destruirse y qué retenerse. En ambos extremos hay documentos sobre
los que no surge ninguna duda. Es obvio que un gran numero de docu-
mentos se vuelven superfluos con el tiempo - algunas veces después de
cortísimo tiempo y no hay ninguna justificación para seguirlos guar-
dando, aún si fuera posible. Es igualmente obvio que otros documen-
tos pertenecen a categorías que deben retenerse permanentemente.
Pero entre estos dos extremos se encuentra un gran volumen de
material, cuyo interés y valor en el tiempo es cuestión de opinión,
y es aquí donde se deben tomar las decisiones más difíciles
sobre la destrucción de documentos.
- 233 -
El gran volumen de documentos itodernos, y la necesidad de des-
truir muchos de ellos, dio lugar al nacimiento de la nueva profesión
de administración de archivos. El propósito básico del administra-
dor de archivos es reducir el volumen, el cual se puede lograr de dos
maneras: primero, procurando por medio de una planeación y super-
visión cuidadosas, reducir el minero de documentos generados; se-
gundo, procurando organizar las cosas de forma tal que los documentos
de valor temporal se identifiquen y se descarten tan pronto
como sea pasible. Su objetivo es asegurar la retención permanente
de un mínimo de material. Uno de los medios principales para fil-
trar el material es la programación, donde se asigna a cada catego-
ría de documentos,un período de retención corto o largo según lo
merezca el material. Se supone que esto es relativamente un nuevo
descubrimiento, pero, excepto por el término mismo - programa-
ción - es interesante anotar cómo Jenkinson anunció este método
hace 40 años. "... Es aún posible", escribía, "que una oficina
diseñe por sí misma un sistema de períodos graduales de conserva-
ción aplicables a tipos especíEicos de documentos"; y continuó
refiriéndose a "Libros de Destrucción" y "Diario de Destrucción"
para llevar un registro de tales períodos, y de las fechas de expira-
ción a las que seguiría la destrucción. M e m a s , mencionó que
probablemente habría algunos documentos sobre los que no se podría
tomar una decisión inmediata. Para éstos, propuso "fechas no nece-
sariamente de destrucción sino de reconsideración, la cual se haría
en Coruvi regular", una clara anticipación de la categoría de
"retención indefinida" usada corrientemente por los administradores
de archivos de hoy.
Pero Sir Hilary no alcanzó a prever el administrador de

archivos; pensaba que los departamentos gubernamentales serían por
sí misitDS los principales destructores de documentos. Idealmente,
imaginaba dos cosas en cada uno de ellos: un archivo central presi-
dido por un oficial altamente competente quien ejercería un control
rígido sobre la generación de documentos, así como de su archivo y
cuidado; y administradores de departamento quienes velarían porque
los documentos permanentes fueran limitados a los sumarios de
cada transacción significativa en el pasado, y tener un documento
de la acción respecto a ésta.
Lo difícil es que exista este ideal. Al menos en Canadá, los

archivos centrales algunas veces tienen funcionarios relativamente
más jóvenes que hacen mejor su trabajo, pero que no pueden alcanzar
el nivel que contempló el Señor Hilary. Como resultado no siempre
es posible confiar a los departamentos la gestión de sus archivos, y
tener funcionarios de archivo que puedan diferenciar infaliblemente
entre el material efímero y los documentos significativos de interés
y valor permanentes. Con la presión de reducir la acumulación de
documentos, tanto ellos como los directores de archivo pueden generar
el apoyo para la destrucción que los enceguece, sobre la necesidad de
considerar otros factores que deben tener en cuenta cuando se debe
decidir el ordenamiento final de los documentos.
Jeikinson estaba poco dispuesto a que el archivista tomara parte

activa en la destrucción de documentos. El quería que de alguna
manera continuara siendo esencialmente un custodio - el guardián com-
petente y cuidadoso de la suerte y del buen manejo de los documentos
preservados y puestos bajo su cuidado. Sobre todo le preocupaba
evitar el juicio personal y en cuanto a la pregunta de si el
archivista debía o nó destruir los documentos, opinaba que el
juicio personal inevitablemente influiría en la decisión.
- 234 -
Per esta misma razón, y tal vez en mayor grado, Jenkinson no
confiaba en el historiador. Los historiadores tienen prejuicios;
tienen intereses especiales en ciertas personalidades y períodos, y
por lo tanto, no pueden tener un punto de vista objetivo que realmente
es tan esencial.
Todo esto puede ser cierto, dependiendo de los Individuos compro-

metidos; pero el riesgo es exagerado. Y no es igualmente probable el
que Jenkinson tratara de confiar mucho en la sagacidad de los adminis-
tradores departamentales?
Sin duda, es cierto que un departamento con sus administradores

propios, si ellos se hacen cargo del problema, pueden tomar una mejor
decisión en cuanto a si los documentos viejos tendrán alguna
utilidad práctica futura desde el punto de vista del departamento, o
si son parte importante para las operaciones mismas de éste. Sin
embargo, éstos no son los únicos factores que deben tenerse en
cuenta cuando se considera la destrucción de documentos. Todo archi-
vista sabe que los documentos pueden ser útiles y valiosos para
muchos propósitos y que pueden tener poca o ninguna relación con el
propósito para el cual se crearon. Y por esto, los funcionarios del
departamento que los creó, son jueces muy pobres de su valor a
largo plazo.
Pueden darse muchos ejemplos para ilustrar la manera cómo los

documentos tanto públicos como privados, han sido útiles para fines
que nunca antes se habían contemplado cuando aparecieron. Después
de la Guerra de la Revolución, cuando los Realistas del Imperio Unido
emigraron de los Estados Unidos hacia Canadá, hicieron peticiones
para donaciones de tierra con lo cual, entre otras cosas, ellos ha-
blaban de sí mismos y de sus familias, y de las propiedades que
habían perdido por ayudar a la causa Británica. Hoy sus peticiones
son un buen campo de investigación para los genealogistas y cientí-
ficos sociales. A primera vista, unos pocos documentos parecerían ser
menos interesantes que los documentos viejos remisorios, la mayoría
relacionados con ofensores muertos hace tiempo; pero a quien estu-
dia el gobierno, le ofrecen un fascinante documento de cómo los Go-
bernadores Generales de Canadá ejercieron o nó su prerrogativa. Y
para citar un ejemplo más moderno: a comienzos de la Segunda Guerra
Mundial se hizo un esquema nacional de claves y se colocó en los do-
cumentos, alguna información de cada residente en Canadá. Veinte
años más tarde, estas tarjetas proporcionan un medio fácil para
probar la edad de las personas que buscan pensión por vejez y que
no pueden establecer la fecha de nacimiento de otra manera.
Uno o dos ejemplos ilustrarán cómo los documentos privados, al

igual que los públicos pueden ser útiles para propósitos que no se
consideraron cuando se originaron y se usaron por primera vez. Un
pequeño cuaderno de cien años que contiene detalles sobre el comer-
cio de pieles durante un período de veinte años en todos los
puertos de la Hudson's Bay Company, en lo que es ahora la Columbia
Británica, dice muchísimo más de lo que parecería a primera
vista. Cuando se analizaron los cuadros, fué aparente que éstos
reflejaban con gran detalle el ciclo, -años de abundancia seguidos
por años de escasez,- característica de la vida salvaje animal.
De tal manera que suministraban datos de gran importancia para el
zoólogo. Igualmente el zoólogo lamentaba la pérdida de un
gran archivo de libros sobre madera que fue arrojado como
inservible por una compañía marítima. Sucedía que tales maderas,
que registraban temperaturas marinas en ciertas áreas de la
costa a intervalos más bien regulares por un período de cincuenta
años, hubieran proporcionado datos importantes tanto para el
científico como para la industria pesquera.
- 235 -
Las colecciones de archivo son ricas en documentos que tienen
toda clase de valores inesperados y mi argumento es que el archi-
vista es la persona que debe percibirlos, o sospechar su existencia:
su labor es considerarlos a largo plazo. Y su práctica diaria ayu-
dando a aquellos que hacen investigaciones , le dará la experiencia
necesaria para juzgar la posible utilidad del material que alguien
está tratando de destruir.
Tal vez, algún día, cuando se haya acabado la acumulación de

documentos viejos, y tanto la producción como la destruc- ción de
documentos esté bajo un control perfecto, la contribución que un
archivista pueda hacer será menos importante de lo que es hoy. Pero
por ahora, su vigilancia puede ser muy importante. Rara vez los docu-
mentos tienen que ver con una atmósfera de semi-crisis ; y lo que su-
cede dentro de un departamento que se enfrenta a un problema de des-
trucción a gran escala puede ser parecido a lo siguiente. De repente
el espacio donde se guardan los documentos es muy solicitado. Como no
se dispone de otro espacio, el departamento decide que debe acabar con
los documentos más viejos. De pronto, todos están ocupados des-
haciéndose de los documentos; teniendo el espacio como consideración
principal, la destrucción vendría a ser el punto final. En otras
palabras, entre menos papeles se dejen mejor. Solamente después,
cuando haya desaparecido la presión inmediata ejercida por el
problema del espacio, el departamento pensará cuidadosamente en sus
problemas sobre los documentos. Pronto será necesario tener una
técnica sistemática para deshacerse del material, seguirá luego la
catalogación de los documentos, y aquí aparecerán algunas
medidas para evitar la creación de archivos que realmente no sean
necesarios.
Seguramente, en este nomento el archivista podrá descansar;

pero mientras que la secuencia de los eventos citados esté lleván-
dose a cabo, parece ser la única persona disponible que se desprenda
suficientemente de las consideraciones puramente prácticas, capaz de
tener en cuenta esto desde un punto de vista a largo plazo. Y aún
cuando los esquemas sean rígidos y los documentos estén cuidados, el
arch w i s ta debe continuar alerta, permitir que se haga una provisión
adecuada para segundos pensamientos, y que los "Diarios de Destruc-
ción", tengan en cuenta la posibilidad de que los documentos pueden
tener valores que tienen poca o ninguna relación con los objetivos
para los cuales se crearon originalmente.
La experiencia en Canadá sugiere que se consideren dos cosas

antes de que la destrucción de documentos inactivos o muertos pueda
sor irunejada satisfactoriamente desde el punto de vista archivístico
o a largo plazo. La primera, es un procedimiento de revisión adecua-
do, que informe al archivista y a cualquier otro funcionario interesa-
do, siempre que se planee destruir documentos, y que se les dé una
oportunidad de presentar sus puntos de vista. La segunda, es un espa-
cio de almacenamiento adecuado, preferiblemente bajo el control del
archivo, donde pueden ser trasladados los documentos si se necesita,
hasta que se les dé una consideración apropiada para su futuro. Tal
espacio de almacenamiento, ayuda a prevenir una acción demasiado
precipitada, y dá tiempo para pensarlo por segunda vez.
El procedimiento de revisión de los Canadienses se hace por in-

termedio del Public Records Committee, fundado por orden del consejo
en septiembre de 1945. El Secretario de Estado fué nombrado Presiden-
te de la Junta, pero desde el principio los asuntos del Comité fueron
manejados por el Dominión Archivist, quien era el Vice-Presidente.
- 236 -
Cerca de una docena de departamentos, que por una razón u otra
tenían alguna relación con los documentos o con su manejo (gestión)
(Obras Publicas, Tesorería, Defensa Nacional, Asuntos Exteriores,
etc), estaban representados por miembros del comité permanente.
Otros departamentos tenían su representación siempre que se estu-
viera discutiendoa un asunto relacionado directamente con ellos. El
comité "mantenía bajo constante revisión el estado de los
documentos públicos y debía considerar, aconsejar y concertar con
todos los departamentos y oficinas del gobierno... sobre la organiza-
ción, cuidado, almacenamiento y destrucción de los documentos
públicos".
La rutina que se ha desarrollado durante los últimos quince

años considera que se haga un escrutinio de todos los documen-
tos que se planee destruir, en cuatro partes. Primero que todo, se
hace el escrutinio en el departamento donde se originaron los documen-
tos, y que se llegue a la conclusión de que en cuanto a sus pro-
pios objetivos se refiere, los documentos han dejado de tener alguna
utilidad. Del departamento el Comité recibe un informe donde se
describe el carácter y extensión de los documentos en cuestión.
Frecuentemente se incluye un esquema que sugiere los períodos para
los cuales debe guardarse en un futuro el material similar. Cuales-
quiera que sean los términos, el informe se envía al Archivo Pú-
blico que lo estudia y si es necesario, describe los documentos
con el fin de juzgar su valor a largo plazo con fi.nns históricos e
investigativos. El Archivo también revisará el esquema de des-
trucción, si está incluido, para asegurarse de que nada se lista
para destrucción automática, sino que el archivista considere que
debe estudiarse antes de ser descartado. Si tanto el departamento
como el Archivo están de acuerdo en que no se deben conservar, se
debe enviar un informe al Public Records Committee. Si el
Comité aprueba el informe, se envía una copia al Treasury Board,
con la recomendación de que el departamento dé la autorización
para destruir los documentos en cuestión. Antes de enviar esta
autorización, el Treasury Board, en consulta con el Auditor
General, someterá la propuesta a dos escrutinios más, con el fin
de asegurarse que no haya una razón legal o financiera para conser-
var el material.
Este escrutinio en cuatro partes: departamental, archivístico,

legal y financiero, ofrece seguridades frente a la destrucción de
documentos valiosos, y en la práctica, parece que se lleva a cabo
satisfactoriamente. Aquí y allá, detrás de lo que se vé, ocurre
alguna que otra destrucción no autorizada, pero pocos archivos con
trascendencia perecen de esta manera.
En 1959, el Comité pensó que era mejor revisar detalladamente

el estado de los documentos públicos, y se creó el Records Manage-
ment Survey Committee que presentó su informe en Febrero de 1960.
Entre otras cosas recomendaba que se aclarara en algunos aspectos la
posición del Public Records Committee, y que se fortaleciera su auto-
ridad. Muchos de los cambios sugeridos se hicieron efectivos por una
orden de la junta que hizo que se reconstruyera el Comité a comienzos
de 1961. Esto autorizaba al Comité para asesorar a los departamentos
y oficinas respecto a sus documentos, lo cual realmente significaba
que el Comité podía estimular y ayudar a los departamentos a adoptar
esquemas de ordenamiento, y mejorar su gestión de archivos de otras
maneras, además de que la orden aclaraba algunas dudas que se presen-
taban respecto al poder del Comité para prohibir la destrucción.
"No debe haber destrucción de documentos", dice la sección 10 de la
nueva orden, "fuera de copia en exceso, sin aprobación del Comité
y del Treasury Board".
- 237 -
Vade la pena anotar que el Archivo Publico siempre ha gozado de
un derecho virtual de veto dentro del Public Records Committee.
Sienpre ha tratado de ser tanto rápido como razonable en su conside-
ración sobre propuestas para la destrucción de documentos, y
nosotros creemos que ha sido recompensado con la confianza que el
Comité ha mostrado en sus juicios. El Comité nunca ha aprobado una
solicitud para autorizar la destrucción de documentos a manos de que
haya sido aprobada previamente por el Archivo. Además debe anotarse,
que cuando el Cemita fué reconstruido en 1961, el Dominion Archivist
fue nombrado Presidente, en lugar del Secretario de Estado, y que el
representante del Treasury Board fue nombrado Vice-Presidente.
Lo que yo considero la segunda parte esencial para una adecuada

destrucción de los documentos oficiales, se llevó a cabo en Canadá
en 1956, al terminarse el Public Archives Records Centre. Este edifi-
cio que finalmente pudo acomodar 300.000 pies cúbicos de documentos,
ha sido de un valor inestimable, tanto para los Archivos como para
los muchos departamentos y oficinas del Gobierno que lo han usado.
Desesperados por el espacio de almacenamiento, los Departamentos han
podido trasladar grandes cantidades de documentos al Centro, sin
demora ni costos excesivos, y esto ha permitido una tregua durante
la cual su valor puede considerarse como un descanso relativo. Inevi-
tablemente, algunos departamentos han dejado de preocuparse por
los documentos viejos, una vez que su cuidado es ahora responsabilidad
de otro; pero hay formas y medios para ver que las decisiones
necesarias no se demorarán mucho tiempo.
Es obvio, claro está, que aún estamos en las primeras etapas de

un programa de archivos que eventualmsnte puede prepararse para
transferencias ordenadas y destrucción en cada rama del gobierno. El
Survey Committee nombrado en 1959, descubrió que sólo en Ottawa
había por lo menos 2.500.000 pies cúbicos de documentos en los
departamentos y oficinas. Cerca de 1.000.000 de pies cúbicos fueron
clasificados como "muertos" o "inactivos", y el Comité cree que
muchos de los llamados archivos "activos" realmente deben colocarse en
la categoría de "muertos" o "inactivos". Obviamente, debe reali-
zarse un vasto programa de ordenamiento antes de que los archivos
queden reducidos a estos ítems, teniendo aún utilidad o un valor a
largo plazo. Los principios que deben gobernar el programa han tenido
éxito y la escala en la cual se miden los documentos gubernamentales
crece constantemente.
En todo esto, el archivista está hondamente comprometido, y creo

que esto es inevitable y deseable. Escondidos en el gran volumen de
los archivos activos del gobierno están los archivos del futuro. Los
Departamentos mismos pueden seleccionar algo del material que debe
conservarse permanentemente, pero sólo el archivista y sus colabora-
dores pueden juzgar el valor a largo plazo de muchos ítems. Pero
ejercer este juicio inteligente y razonablemente, con sentido común,
llevará tiempo, conocimiento y paciencia. Es importante que cada
uno haga una buena labor, ya que la calidad de la colección de los
archivos del futuro dependerá en parte de esto.
- 238 -
Técnicas modernas de retirada de documentos
y normas de evaluación1
Morris Rieger*,
presidente,
Comité sobre el Desarrollo Archivístico,
Consejo Internacional de Archivos,
Bethesda, Maryland
(Estados Unidos de América)
La retirada de documentos de los organismos públicos es inevitable una vez que tales documentos
han perdido actualidad.
El procedimiento para una retirada planificada en varias fases, que se ha desarrollado
durante la pasada generación, consta típicamente de: a) preparación de inventarios o revisiones
de todos los documentos existentes en cada organismo público; b) análisis de esos inventarios
desde el punto de vista de la retirada; c) a partir de tal análisis, preparación de instrumentos
de retirada; ú) evaluación, según criterios objetivos acerca del valor de los documentos, de
propuestas concretas; e) ejecución de las disposiciones de esos instrumentos de retirada.
El autor pone el acento sobre la necesidad de un sistema regular y planificado de retirada
de documentos en el tercer mundo.
Este trabajo centra su interés en u n a fase de transición q u e p o d e m o s estimar

decisiva en el ciclo vital de los documentos: la fase durante la cual aquellos
documentos producidos o acumulados por u n organismo público* son declarados
inactuales, apartados de la utilización activa por sus productores, y, por último,
en colaboración con los archiveros correspondientes, son "retirados"; es decir,
tras u n a serie de procesos q u e culminan e n su evaluación o estimación, los
documentos son o transferidos a u n a institución d e archivos públicos para su
conservación permanente, o bien son destruidos. Esta fase de la retirada es
también u n a etapa de transición en el sentido de q u e constituye u n puente entre
las funciones y actividades del manejo de documentos vigentes, q u e tienen lugar
principalmente en los organismos de origen, y las de la administración de archivos,
que se desarrollan sobre todo en la institución de archivos públicos.
L a retirada d e documentos a m e d i d a q u e caduca su vigencia es inevitable. L a
única opción está entre la retirada desorganizada y caótica, por u n lado, y u n a
retirada calculada y sistemática según decisiones basadas en criterios objetivos,
por el otro.
Por desgracia, la retirada sin plan previo está m u y extendida. Habitualmente
consiste, c o m o primera medida, en relegar documentos inactuales a sitios d o n d e
n o estorben —armarios, pasillos, desvanes, sótanos, etc.— a fin de dejar en los
despachos espacio libre para los nuevos documentos. L u e g o , c u a n d o n o queda ya
espacio disponible ni siquiera en desvanes y sótanos, y hace falta m á s lugar en los
despachos para nuevos documentos y personal, las autoridades deciden frecuen-
temente destruir parte de los documentos m á s antiguos, por lo general según
criterios arbitrarios. L a tendencia a esta forma d e destrucción arbitraria se h a
visto notablemente exacerbada por el desmesurado a u m e n t o de los indices d e
producción d e documentos en las últimas décadas.
Esta m a n e r a de destrucción desordenada n o sólo priva a los archivos d e
217
fíUCIBA, vol. I, n.° 3, julio-septiembre de 1979
- 239 -
documentos que tienen un valor testimonial permanente, sino que también priva
al organismo en cuestión de materiales que puede necesitar el día de m a ñ a n a
c o m o testimonio de la evolución de su organización, régimen, programas y
operaciones en el pasado, y c o m o fundamento y precedente en la elaboración
de nuevos programas.
El único antídoto para este tipo de retirada irracional es u n procedimiento
racional en el que se tengan en cuenta no sólo las necesidades futuras del organismo
correspondiente sino también las de la institución de archivos públicos. Las
experiencias de los últimos veinticinco a treinta y cinco años, iniciadas en los
Estados Unidos, han impuesto u n sistema de retirada en varias fases que tiende
a asegurar que todas las partes implicadas —particularmente los organismos de
la administración y las instituciones de archivos— sepan en todo m o m e n t o lo
que hacen y alcancen el resultado que desean, esto es, la eliminación m á s tarde
o más temprano de todos los documentos públicos que han perdido su vigencia,
salvo el pequeño y valioso núcleo que merece su permanente conservación en los
archivos, manteniendo al m i s m o tiempo en existencia los documentos últimamente
descartados, sin valor para los archivos, en tanto puedan necesitarlos el organismo
de origen, otros organismos y el público.
Este proceso de retirada en varías fases consta de: a) la preparación de inven-
tarios o revisiones de todos los documentos existentes en cada organismo*; b) el
análisis de esos inventarios o revisiones con vistas a la retirada4; c) la preparación
de instrumentos de retirada de varias clases, destinados a proponer y controlar
las modalidades de la retirada de los documentos del organismo en cuestión1;
d) la atenta y minuciosa evaluación de las propuestas formuladas en los instru-
mentos de retirada, es decir, su examen y su aprobación o recusación con arreglo
a criterios de valor objective**; é) la ejecución de las disposiciones previstas por
los instrumentos de retirada aprobados, de acuerdo con las decisiones de evaluación
aplicables*.
Estrechamente relacionado con el proceso de retirada se encuentra el llamado
centro de documentos intermedio, solución relativamente nueva que da a todos
los interesados en el proceso tiempo suficiente para llevarlo a cabo con reflexión
y método, eliminando, c o m o un factor clave, los vanos apuros por falta de espacio
en el organismo de origen o en los archivos. Es función primordial del centro
proveer u n espacio de almacenamiento temporal para documentos ¡nactuales
que resulta considerablemente menos caro que el del organismo de origen o el de
los archivos. D e esta manera los documentos no vigentes pueden ser mantenidos
allí a bajo costo hasta que las disposiciones de los instrumentos de retirada apli-
cables al caso se hagan efectivas y los documentos correspondientes puedan o ser
transferidos a la institución de archivos públicos o destruidos.
Inventarios o revisiones
El primer paso en el proceso de retirada exige que el organismo de origen reúna
información descriptiva sobre todos los documentos que se hallen bajo su custodia,
es decir, todos los documentos que con el tiempo serán objeto de retirada.
Para establecer este fundamento objetivo del acto de retirada, es práctica normal
que el funcionario responsable de los documentos en cada organismo público
confeccione y mantenga al día un inventario exhaustivo de todos los documentos
en vigor que existan en su organismo a todos los niveles jerárquicos, es decir,
organizativos (dirección, departamento, división, sección, despacho, etc.), asi
c o m o de todos los documentos no vigentes conservados en lugares de almace-
namiento accesibles o inaccesibles.
- 240 -
Normalmente se utiliza la serie c o m o unidad de descripción, tanto en el inven-
tario c o m o en las fases posteriores del proceso de retirada. E n terminología de
archivos, una serie puede definirse c o m o una colección de documentos, de mayor
o menor amplitud, cuyos elementos constitutivos (documentos o grupos de
documentos) están estrechamente interrelacionados de alguna manera, por una
pauta c o m ú n de organización, una misma materia o un formato material idéntico
o por cualquier otra característica o características comunes que los vinculen,
en un conjunto diferenciado. Por regla general, la documentación integrada en
una serie se ordena conforme a una clasificación particular, por ejemplo, un
sistema decimal, alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico, o alguna
variante mas o menos compleja de cualesquiera de éstos.
Para cada serie a cargo de u n organismo público, el inventario debe dar la
siguiente información mínima: a) nombre del organismo público que la tiene en
depósito y de la subdivisión administrativa de ese organismo que formó la serie
y se halla en posesión material de la misma; b) breve título descriptivo de la serie;
c) tipos de documentos que componen la serie (por ejemplo, correspondencia,
informes, actas, etc.); d) principal asunto o asuntos con que se relaciona; e) fechas
del periodo durante el cual se constituyó la serie (la fecha de iniciación sólo en el
caso de una serie actual);/) sus dimensiones en pies o metros lineales o fracciones
de los mismos (más el índice previsto de acumulación anual para una serie aún
en crecimiento); g) breve indicación de su pauta de ordenación; h) estimación,
si se trata de una serie vigente y en curso, de la fecha probable en que caducará
y se podrá proceder por tanto a su retirada.
Habitualmente, el responsable de la documentación recoge la información
referida por medio de un cuestionario que se llena por separado para cada una
de las series en depósito. A m e n u d o es el propio responsable de documentación
(o uno de sus subalternos) quien se encarga de esta tarea o bien personal del
servicio al que corresponda cada serie.
Análisis
U n a vez concluido el inventario o revisión, la fase inmediata consiste en su análisis
por parte del funcionario responsable de la documentación y sus colaboradores
con objeto de determinar, desde el punto de vista del organismo en cuestión,
las medidas de retirada oportunas que deben proponerse a los responsables de los
archivos para cada una de las series comprendidas en el inventario. Entre las
posibles medidas de retirada se cuentan la eliminación inmediata (es decir, la
destrucción), la eliminación al cabo de un lapso de tiempo determinado o al
producirse un acontecimiento futuro específicamente previsto, la eliminación
una vez reproducida la serie en microfilm, copia que será conservada de manera
permanente, o la conservación permanente de los documentos originales en una
institución de archivos.
Instrumentos d e retirada
Los organismos de origen proponen medidas de retirada a los responsables de
los archivos, y su ejecución (si ésta es aprobada) se controla por medio de diversos
instrumentos de retirada establecidos al efecto. Entre ellos se cuentan: la lista
de eliminación, el catálogo de eliminación simple, el catálogo amplio, el catálogo
general y la propuesta de traspaso o de ingreso en la institución de archivos'.
A continuación definimos cada una de estas modalidades.
L a lista de eliminación es u n formulario utilizado para solicitar la eliminación
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inmediata de un conjunto o conjuntos de documentos, específicamente descritos,
que comprenden por lo general una o más series. U n a vez aprobada por los
funcionarios encargados de la evaluación en la institución de archivos competente,
esta lista confiere autorización para la eliminación de los documentos en ella
mencionados.
C o m o la lista de eliminación era ineficiente —es decir, c o m o era necesario
establecer regularmente listas idénticas para la eliminación de documentos de
carácter periódico—, se habilitó el catálogo de eliminación. Este instrumento,
una vez aprobado por el evaluador, autoriza, de manera permanente, la
destrucción de los documentos de carácter periódico o recurrente, generalmente
una o m á s series, después de transcurrido un periodo determinado o al producirse
un acontecimiento futuro específicamente previsto. A diferencia de la lista, que
hoy raras veces se usa, el catálogo sigue siendo un instrumento viable; su principal
defecto es que sólo ofrece un alcance parcial, por lo c o m ú n m u y limitado, respecto
al total de documentos del organismo productor.
Para subsanar esta deficiencia, se han habilitado dos variantes básicas del
catálogo de eliminación simple: el catálogo amplio y el catálogo general.
El catálogo amplio abarca y comprende ya sea todos los documentos que
tratan cuestiones esenciales de un ministerio, departamento u otro organismo
relativamente pequeño, o bien todos los documentos de una gran subdivisión
administrativa de un organismo importante (dirección, división, departa-
mento, etc.). E n él se propone de m o d o exacto y concreto, serie por serie, el
destino (es decir, las medidas de retirada), que ha de darse a los documentos
del organismo o subdivisión administrativa en cuestión, ya sea mediante retención
permanente en los archivos o mediante eliminación material última. E n otras
palabras, el catálogo amplio propone un programa general de retirada de
documentos para el organismo público considerado, aunque corrientemente sólo
se aplica a los documentos de fondo, dejando los estrictamente administrativos
o de "régimen interno" para ser controlados por los catálogos generales de que
tratamos a continuación.
El catálogo de documentos general es un instrumento de retirada que rige
el destino que ha de darse a determinadas clases de documentos periódicos,
comunes a varios o a todos los organismos públicos, que son en su mayor parte de
carácter administrativo o interno, c o m o los referentes a personal, presupuestos,
intendencia, transporte, etc. C o m o pueden aplicarse a documentos que se
encuentran en la mayor parte de los organismos o en todos ellos, los catálogos
generales son preparados por la institución central de archivos por cuenta de la
totalidad de los organismos públicos, antes que por cualquiera de ellos por
separado. Los catálogos generales constituyen u n instrumento de retirada
sumamente valioso porque el grueso principal —en puros términos cuantitativos—
de los documentos producidos por organismos gubernamentales tiene cabida en
ellos. L a utilización de un número relativamente corto de catálogos generales
—dedicado cada uno a una gran categoría de documentos administrativos o
internos— ha simplificado enormemente los trámites de retirada en el gobierno
de los Estados Unidos.
Conviene observar que los catálogos generales son análogos a los catálogos
amplios en cuanto que unos y otros organizan la retirada tanto mediante la
retención en archivos c o m o mediante la eliminación material. L a principal
diferencia radica en que los catálogos generales abarcan '• horizon talmente" todos
los organismos públicos por categoría de documentos administrativos, mientras
que los catálogos amplios se aplican "verticalmente" a los documentos de fondo
de un organismo en particular. L o cierto es que ambos tipos de instrumentos
- 242 -
son por naturaleza complementarios, ya que tienen entre ellos la virtualidad de
regular completamente los programas de retirada de documentos de los diferentes
organismos.
Otro importante instrumento de retirada vinculado a los dos precedentes es
la propuesta de traspaso de documentos a la institución de archivos, frecuente-
mente designada propuesta de ingreso. Dichas propuestas se efectúan cuando el
organismo de origen considera que los documentos en cuestión tienen u n valor
testimonial permanente. L o ideal sería que cada una de estas propuestas compren-
diera sólo una o m á s series, previamente incluidas en un catálogo amplio y
calificadas c o m o "ingresables", es decir, dotadas de valor permanente a juicio
del responsable de la evaluación. Sin embargo, es bastante frecuente proponer
traspasos de documentos antes de preparar el catálogo amplio del organismo
correspondiente; puede suceder entonces que los documentos sean rechazados
por los archivos una vez efectuada la evaluación, por considerar que carecen de
valor permanente.
Conviene destacar que, de los instrumentos de retirada que hemos analizado
—lista de eliminación, catálogo de eliminación simple, catálogo amplio, catálogo
general y propuesta de ingreso— todos, menos el catálogo general, son proposi-
ciones de tratamiento sometidas por los organismos de origen a la aprobación
de la institución de archivos. El hecho de que esta facultad de decisión sobre el
destino que debe darse a los documentos se reserve a los archivos es una carac-
terística de la legislación moderna sobre la administración de los documentos
públicos, ya que, efectivamente, una responsabilidad fundamenta] de la institución
de archivos públicos consiste en determinar cuáles de estos documentos tienen
suficiente valor para merecer la conservación permanente bajo su custodia. Es
innecesaria, sin embargo, la previa aprobación por los archivos de los catálogos
generales, ya que, por su m i s m a naturaleza, tales catálogos son preparados por
la propia institución de archivos.
Evaluación
El proceso mediante el cual la institución de archivos revisa los instrumentos de
retirada que le han sido sometidos por los organismos de origen y decide su
aprobación o desaprobación se denomina "proceso de evaluación", y a los
peritos archiveros responsables de esta labor se los llama "evaluadores". L a
tarea fundamental del evaluador es determinar si los documentos incluidos en Jos
instrumentos de retirada tienen valor suficiente para ser transferidos a la insti-
tución de archivos y quedar bajo su custodia con carácter permanente, y, en el
caso contrario, autorizar su destrucción tras u n periodo m á s o menos largo.
L a determinación del valor de los documentos para su archivo es una operación
de juicio, y, por lo tanto, es necesariamente m á s o menos subjetiva. Pero esta
subjetividad puede reducirse al mínimo siempre que se definan los objetivos y
criterios de evaluación, es decir, si se establecen previamente unos patrones o
normas de valor en función de los cuales el evaluador formule sus juicios. H a y que
dejar bien claro que el evaluador no toma en cuenta los valores primarios, los
que los documentos poseían para el organismo de origen para el cumplimiento
de sus funciones básicas, sino m á s bien los valores secundarios, o sea aquellos
valores residuales que los documentos pueden poseer una vez que han perdido
validez oficial. Estos valores secundarios pueden ser clasificados en las siguientes
categorías principales6:
I. Valores de carácter administrativo, legal y/ofinancieropara el organismo de
origen y/o para otros organismos públicos, que persisten incluso después de
- 243 -
haber perdido los documentos su valor primario para operaciones actuales.
2. Valores que algunos documentos pueden poseer y que sirven para proteger
los derechos cívicos, legales, de la propiedad, etc., de ciudadanos parti-
culares o del público en general: los valores de protección de "derechos
particulares".
3. Valores "testimoniales" o de "documentación funcional", es decir, aquéllos
que reflejan la evolución histórica del organismo productor, de sus facultades
y funciones tal c o m o la ley u otras regulaciones las establecen, su estructura
organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones
y operaciones importantes. Los documentos clave que encierran tales valores
son necesarios a largo plazo c o m o testimonio del m o d o en que el organismo
en cuestión ha hecho uso de los poderes y responsabilidades que se le han
asignado oficialmente. A d e m á s , aprovechando la experiencia materializada
en estos documentos, futuros funcionarios cuya labor recaiga en los mismos
ámbitos de responsabilidad podrán beneficiarse aprendiendo tanto de los
aciertos c o m o de los fracasos de sus predecesores. Fundamentalmente los
documentos de esta categoría contribuyen a dar continuidad y consistencia
a lo largo del tiempo a las acciones del organismo que los produce.
4. Valores informativos, es decir, aquéllos que contribuyen sustancialmente a la
investigación y al estudio en cualquier c a m p o del saber. Aquí el proceso de
evaluación pondera los posibles valores experimentales e informativos de los
documentos para los historiadores, especialistas en ciencia política, econo-
mistas, sociólogos, geógrafos, especialistas en estadística, y en realidad para los
científicos, tanto del ámbito de las ciencias físicas c o m o de las sociales, y los
estudiosos de las humanidades en todas sus disciplinas.
L a determinación, positiva o negativa, de los valores enumerados bajo las cate-
gorías 1, 2 y 3 es relativamente fácil en atención a lo específico y concreto de las
cuestiones que el evaluador tiene que plantearse. Sin embargo, la evaluación
competente de documentos en cuanto a sus valores informativos —es decir, los
de la categoría 4 — requiere el conocimiento, por parte de los evaluadores, de los
campos temáticos implicados en los respectivos conjuntos de documentos sometidos
a evaluación. A este respecto, puesto que ningún evaluador puede poseer una
erudición universal, cada uno debe especializarse en u n amplio c a m p o temático
(como asuntos extranjeros, asuntos militares, industria, comercio, agricultura,
trabajo, etc.), y dentro de ese c a m p o tener un conocimiento profesional básico
de metodología de la investigación, necesidades y tendencias, así c o m o una pericia
acreditada en su particular temática; todo ello para permitirle evaluar un conjunto
de documentos sometido a revisión desde el punto de vista de su posible utilidad
para la investigación en ese c a m p o y en un futuro previsible. A d e m á s , al formular
su juicio, el evaluador debe tener también en cuenta la existencia de otros
documentos sobre el m i s m o tema, publicados o no, y considerar si el posible
valor informativo de los documentos sometidos a evaluación no está ya disponible
en otra parte. Sobre todo, no debe basar sus conclusiones en la intuición o supo-
sición sin prueba ni fundamento, sino en un análisis lógico, minucioso y completo de
todos los datos pertinentes. C o m o es imposible que una institución de archivos
típica cuente en su plantilla con un equipo completo de especialistas en todos los
campos de la investigación, se hará necesario, particularmente en casos dudosos,
recurrir a expertos ajenos a la institución, generalmente universitarios.
H e m o s expuesto los cuatro criterios principales empleados por los archiveros
evaluadores para comprobar el valor de los documentos que se les someten. Los
documentos que satisfacen u n o o varios de estos patrones de valor son consi-
derados admisibles por la institución de archivos; aquéllos que n o satisfacen
- 244 -
ninguno de los criterios referidos son desechados. E n general, el evaluador presenta
sus conclusiones en un informe de evaluación sobre cada instrumento de retirada
—lista, catálogo o propuesta de ingreso— sometido por los organismos de origen,
informe que analiza cada ítem constitutivo del mismo. U n a vez que el informe
de evaluación ha sido revisado por la autoridad superior dentro de la institución
de archivos —generalmente su director— es devuelto al organismo público
remitente para su ejecución.
Evidentemente la evaluación no es tarea fácil; con toda probabilidad, es la
m á s exigente de todas las responsabilidades profesionales del archivero. Pero el
considerable esfuerzo que supone está plenamente justificado por la importancia
de la fase de evaluación en el proceso de retirada. Es ésta la fase clave por
excelencia, ya que las decisiones de evaluación determinan irrevocablemente el
contenido de los archivos que ha de preservarse con carácter permanente, y,
en consecuencia, la índole de las fuentes de las que dispondrán, el día de mañana,
el gobierno, la comunidad investigadora y el público en general.
Ejecución
E n términos generales, son los organismos de origen los que cumplen las disposi-
ciones de los instrumentos de retirada, con arreglo a las decisiones de evaluación
emitidas por las instituciones de archivos. Sólo existe una excepción importante:
en los casos en que los documentos de referencia hayan sido depositados en un
centro de documentos intermedio* por el organismo de origen, es aquél el que
corre con la responsabilidad de la ejecución, actuando no obstante con pleno
conocimiento de este último.
E n cualquier caso, la ejecución asume dos formas básicas, según las disposiciones
del instrumento de retirada aprobado: a) traslado material a los archivos de los
originales o de microcopias de alta calidad de los documentos estimados de valor
permanente, conforme a un calendario adoptado por consenso de las partes;
y b) eliminación de los documentos estimados de valor insuficiente para justificar
su preservación en permanencia, medida que habrá de ejecutarse por la entidad
que tenga bajo su custodia los documentos de referencia —organismo de origen
o centro intermedio— en estricta conformidad con las instrucciones de eliminación
específicas aprobadas por los archivos para cada elemento incluido en el instru-
mento de retirada.
Las instrucciones de eliminación varían, pero generalmente disponen o bien
a) la destrucción inmediata de los originales y/o de las microcopias de documentos
ya acumulados; o b) la destrucción sistemática de los originales y/o de las micro-
copias de documentos que continúan acumulándose, a la expiración de un
"periodo de retención" estipulado, que puede ser un intervalo de tiempo dado
a partir de la producción del documento, o depender de un acontecimiento
específico después también del m o m e n t o de producción, o una combinación
de las dos cosas. L a eliminación material efectiva puede cumplirse quemando o
haciendo trizas los documentos si su contenido está conceptuado c o m o importante
para la seguridad pública o pesa sobre él cualquier otro tipo de restricción;
o de no ser así, vendiéndolos c o m o papel viejo para su recuperación.
C o m o medida de garantía de que los organismos públicos cumplen efectiva-
mente lo dispuesto en los instrumentos de retirada aprobados —esto es preceptivo
conforme a la legislación Federal de los Estados Unidos—, aquéllos deberán
someter regularmente a la institución de archivos los informes acerca de sus
medidas de ejecución, citando los instrumentos específicos correspondientes.
- 245 -
V a m o s a considerar ahora otros dos puntos c o m o complementos del anterior
análisis del proceso principal de retirada: a) el muestreo; y b) el centro de
documentos intermedio.
El muestreo
C u a n d o el evaluador estima de valor permanente u n conjunto m u y vasto de
documentos, pero éste es efectivamente tan vasto que, en interés de la economía
de espacio y de finanzas, se hace necesario el compromiso entre esa evaluación
y la cantidad excesiva, puede m u y bien emplearse la técnica del muestreo, es
decir, la selección para el traslado a los archivos de una parte, en vez de la
totalidad, de los documentos en cuestión.
La muestra se elige conforme a un plan de muestreo adaptado a cada caso
particular y formulado generalmente por el evaluador en colaboración con el
organismo de origen, con el fin de preservar a escala reducida los valores esenciales
de los documentos de referencia. Puede ser una muestra "representativa" que
refleje fielmente el contenido informativo general del conjunto, o puede ser
también una muestra "selectiva", concebida para seleccionar aquellos elementos
informativos que se estimen de valor permanente y para eliminar todos los demás.
En las circunstancias especiales antes descritas, la técnica del muestreo es
sumamente útil para reducir la cantidad de documentos de valor permanente
transferidos a los archivos.
Los centros de documentación intermedios

A u n q u e en realidad no toma parte en el proceso de retirada, el centro de
documentos intermedio es una inapreciable institución auxiliar estrechamente
asociada con el proceso. L a idea de crear estos centros surgió en los Estados
Unidos durante la segunda guerra mundial con los depósitos oficiales federales
creados para almacenar a bajo costo documentos que sólo se consultaban ocasio-
nalmente. E n los años que siguieron a la guerra, con el oportuno auxilio legislativo,
los depósitos oficiales dispersos fueron transformados en una red nacional de
centros de documentos centralizados bajo el control de los archivos nacionales de
los Estados Unidos y estrechamente asociados con ellos*.
El centro de documentos intermedio facilita el proceso de retirada de varias
maneras:
i. El centro acepta libremente todos los documentos propuestos por los orga-
nismos de origen sin ningún cambio en su status legal. Puesto que la propiedad
de los documentos sigue correspondiendo a los organismos de origen, los
trámites burocráticos inherentes al traspaso material son mínimos. Cuando el
organismo de origen lo solicita, el personal del centro busca los documentos
y se los reenvía sin demora. Estos tres factores —el mantenimiento del status
legal original así c o m o la facilidad del traspaso y la rapidez del servició-
se combinan para estimular la utilización en amplia escala por parte de los
organismos públicos del espacio a bajo costo de que los centros disponen para
el almacenamiento de sus documentos inactivos.
2. El centro se encarga de la ejecución de todos los instrumentos de retirada
aplicables a documentos bajo su custodia. Estos instrumentos son aplicados
* Por lo que a m historia y evolución histórica se refiere, viaje D . R . M c C o y , TTu Xalional Archivos: Amrita's
Ministry of éocwnomts. Véase también Directory of archivos and manuscript repositorios. A m b a s publicaciones
fueron frutadas en 1978 por la Society of American Archivists, Chicago, Illinois.
- 246 -
por el centro exactamente c o m o el organismo de origen lo habría hecho si los
documentos hubieran permanecido allí. D e esta manera el centro elimina
regularmente los documentos que, conforme a las decisiones de evaluación de
las autoridades de archivos, deben ser destruidos. Por otra parte, sirve de
depósito temporal para aquellos documentos designados c o m o de valor
permanente en catálogos amplios o de otra clase, es decir, almacena tempo-
ralmente tales documentos hasta que la institución de archivos esté lista para
recibirlos.
3. El propio centro prepara instrumentos de retirada, particularmente catálogos
de eliminación simples y propuestas de ingreso, para documentos que n o
figuran en tales instrumentos a su llegada al centro, y —una vez obtenido el
consentimiento de los organismos interesados— los somete a la institución
de archivos para su evaluación correspondiente. Por su parte, la institución
de archivos revisa regularmente los fondos del centro para determinar si hay
entre ellos documentos sin catalogar dignos de ser transferidos a los archivos
para su conservación permanente. Tales documentos, tras la evaluación
oportuna, son transferidos a los archivos.
En su posición intermedia entre el organismo de origen y la institución de
archivos, el centro de documentos cumple la función esencial de facilitar un
espacio para almacenamiento temporal que es considerablemente m a s barato,
y m á s vasto que el disponible en cualquier organismo público o local de archivos.
La existencia de tal espacio —al cual es fácil por lo c o m ú n tener acceso— evita,
por una parte, el peligro de que los organismos destruyan documentos sin parar
mientes en su valor, por el simple motivo de falta de espacio en sus propios
locales y, por la otra, de que, por la misma razón, documentos de valor dudoso
sean impuestos a los archivos por los organismos públicos. Fundamentalmente,
la amplitud de espacio del centro de documentos intermedio posibilita que el
proceso de retirada se lleve a cabo de forma racional y cuidadosamente planeada
c o m o fruto de una estrecha colaboración entre organismos públicos e instituciones
de archivos.
Quedan por hacer unas ultimas puntualizaciones acerca del proceso de retirada
de documentos en general:
1. Dicho proceso debe realizarse de una forma continua, regular y sistemática,
ya sea con arreglo a procedimientos c o m o los descritos en este trabajo o de
cualquier otra manera racionalmente concebida y planeada. Esta retirada
regular, sistemática y continua —ordenada, en definitiva— es indispensable
si la institución de archivos, y especialmente la institución de archivos nacional,
ha de trascender el limitado status de un archivo histórico y desempeñar con
acierto la misión que tiene encomendada en nombre del gobierno al que sirve,
el público en general y la comunidad académica y científica: misión que consiste
en asegurar, a largo plazo, la preservación y el uso, bajo su inteligente control
profesional, de los pequeños núcleos con valor permanente seleccionados de
entre la inmensa masa de documentos constantemente producidos por la
administración pública en su totalidad, y la eliminación eficaz de los restantes
carentes de valor.
2. Estas consideraciones convienen m u y en especial a los países en desarrollo,
donde, salvo algunas excepciones, no existe ningún método regular de retirada
de los documentos producidos o acumulados en los ministerios del gobierno
una vez que han perdido actualidad. Estos documentos permanecen en su
mayor parte bajo custodia ministerial, frecuentemente en las condiciones y
expuestos a los peligros descritos en el segundo, tercero y cuarto párrafos
- 247 -
de este artículo. A d e m á s , con el paso del tiempo, esta situación se ha agravado
y continúa agravándose por el aumento progresivo, en la mayoría de los países,
del número y magnitud de los ministerios en proporción directa con la creciente
complejidad de las responsabilidades de gobierno. C o m o consecuencia, en la
mayoría de los países del tercer m u n d o , los organismos de origen por una parte
y las instituciones nacionales de archivos por la otra se ven gravemente entor-
pecidos en el desempeño de sus funciones esenciales por la inexistencia o las
deficiencias de los sistemas de retirada de documentos.
3. Para resolver el problema, es necesario que las autoridades competentes de
lo países en desarrollo adquieran conciencia de sus necesidades y establezcan
programas de retirada c o m o los expuestos en este artículo, u otros semejantes.
A d e m á s de esto, e indisolublemente relacionado con ello, es necesario formar
personal calificado en técnicas de retirada de documentos. Se trata de dos
categorías de personal: funcionarios responsables de documentación en los
organismos de origen y archiveros especializados en retirada y evaluación
en las instituciones de archivos. Las oportunidades para adquirir ese tipo de
formación ya existen en los países desarrollados y, en una medida más limitada,
en los diversos centros regionales de formación profesional y en centros nacio-
nales con vocación regional que funcionan actualmente en el tercer mundo 1 *.
Existen además unas perspectivas cada vez mayores en cuanto a la posibilidad
de impartir con carácter específico tal formación por medio de seminarios sobre
gestión de documentos", promovidos y patrocinados por entidades inter-
estatales y no estatales interesadas en la cuestión, c o m o la Unesco y el Consejo
Internacional de Archivos. Sólo cuando los gobiernos tomen mayor conciencia
de la urgente necesidad de sistematizar la retirada de documentos y cuando
aumenten los efectivos del personal especializado en esta labor, será posible
hacer frente con criterios realistas a la actual crisis11 del tercer m u n d o en esta
esfera.
Notas
1. E n los últimos años, el autor ha dado una serie de conferencias —presentando con mayor profundidad
y detalle las cuestiones de que trata este trabajo— ante sendos grupos reunidos en la República Unida de
Tanzania y la Argentina, representantivos de sus regiones: a) el Seminario sobre tramitación y retirada
de documentos, reunido en Arusha (Tanzania), en octubre-noviembre de 1976, bajo los auspicios de
E C A R B I C A (East and Central African Branch, International Council on Archives), con el apoyo
organizativo yfinancierode la Fundación Alemana para el Desarrollo Internacional; 4) los alumnos y
los miembros del cuerpo docente interesados del Centro Interamerícano de Formación de Archiveros,
financiado por la Organización de Estados Americanos, en la Universidad de Córdoba (Argentina),
en agosto-septiembre de 1977. El documento propiamente dicho fue presentado en la Conferencia
General de E C A R B I C A , celebrada en Jartum (Sudán) en abril de 1978.
2. El autor, miembro del Servicio Nacional de Archivos y Documentos de los Estados Unidos, de 1941
a 197a, secretario general delegado del Consejo Internacional de Archivos (CÍA), de 1968 a 1976, presta
actualmente sus servicios como consejero del presidente del C I A y presidente del Comité de Promoción
de Archivos del C Í A .
3. En este artículo nos limitaremos exclusivamente a los documentos públicos.
4. Por el organismo de origen.
5. Por el organismo de origen y/o el centro de documentos intermedio (del que se hablará más adelante).
6. Por la institución de archivos.
7. Estos son los principales instrumentos de retirada empleados por el gobierno federal de los Estados
Unidos. Evidentemente los instrumentos varían de unos países a otros, pero en todo caso deben concebirse
de forma que cumplan con eficacia su fin esencial: proponer y controlar la operación especifica de
retirada.
8. Para un análisis más completo, véase: Morris Rieger, " T h e appraisal of records for potential research
values", Southeast Asian archms, vol. 9, julio de 1976, p. 133-138; T . R . Schellenberg, Medtnt archwts:
principle* and'ttthmqun, p. 139-160, Chicago, 1956; T . R . Schellenberg, " T h e appraisal of modern publics
records", U.S. National Anhnts and Rmrds Strvict, BulUtim (Washington), n.° 8, 1956.
- 248 -
9- Situación analizada más adelánte-
lo. Véase: Morris Rieger, "Archives in developing countries: the regional training center movement",
Amnion archivist, vol. 35, abril de 197a, p. 163-171; Morris Rieger, "Archivarausbildungiur die englisch-
sprechenden Lânder des tropiscben Africa: £ntv/urf cines Curriculums fur das geplante Regional-
Centrum in Accra", Der Archivar, vol. 26, mayo de 1973, p. 919-334.
11. £1 término "gestión de documentos" —que tiene un significado más amplio y abarca, además de la
retirada, la producción, el mantenimiento, la recuperación y uso de documentos actuales— se emplea
a menudo como si fuera sinónimo de "retirada de documentos".
12. Véase también Planning of archival development in the third world. Actas de la Conferencia General [CÍA},
Dakar, 38-31 de enero de 1971. Verlag Dokumentation, Possenbacherstr. 2b, D-8000 Munich, R F A ,
1976, 117 p. (Archivum, volumen especial, n.° 1, preparado por W . Lenz.)
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1949)
- 249 -
PRINCIPIOS DE EVALUACIÓN DE ARCHIVOS
por
T.R. SCHELLENBERG
Primer Archivista Asistente de los Estados Unidos.
Los documentos tanto públicos como privados, tienen toda clase

de valores.
El. primer valor de los documentos públicos es para el gobierno

mismo, puesto que son necesarios para su labor administrativa, legal y
fiscal. Constituyen las herramientas básicas por medio de las cuales
realizan sus actividades. Contienen evidencias de compromisos legales
y financieros que deben preservarse para proteger al gobierno. Sinte-
tizan la gran reserva de experiencia oficial que el gobierno necesita
para tratar los problemas con que se enfrenta. En resumen, son la
base sobre la cual se cimenta la estructura gubernamental.
El segundo valor de los documentos públicos es para los ciudada-

nos a los cuales sirve el gobierno, ya que contienen pruebas de títu-
los de propiedad de tierras, pensiones, ciudadanía, servicios
médicos y de bienestar social, y muchos otros derechos.
Pero hay valores que son inherentes a los documentos públicos

después de que han terminado su valor primario, luego que han servido
a los funcionarios gubernamentales y a los ciudadanos que tienen rela-
ciones con el gobierno. Estos son los valores de investigación;
valores por los que los archivistas están interesados, ya que las
instituciones archivísticas han sido creadas para conservar los
documentos para uso investigativo; éstos son algo más que centros de
documentos.
Voy a resumir brevemente estos valores secundarios.
Después de que han terminado su uso activo, los documentos

públicos pueden aún ser valiosos al gobierno misu», aunque estén en
un edificio de archivos. Puede ser que las oficinas que los produje-
ron los necesiten para fines administrativos, debido a que contienen
información necesaria para los funcionarios públicos que desean
beneficiarse de las experiencias registradas de una oficina que trata
problemas organizacionales, de procedimientos y de política, al igual
que problemas sociales y económicos. Tal información es necesaria
para darle consistencia y continuidad a las acciones del gobierno. La
conservación de documentos básicos sobre organización y función es
por lo tanto, un asunto práctico que presta su servicio a las necesi-
dades presentes y futuras de los funcionarios gubernamentales. No es
capricho de los historiadores y académicos que estos documentos se
conserven. El Señor Hilary Jenkinson, el más importante de los
archivistas Ingleses, decía en su informe sobre los archivos de Ja-
maica que "cuando los documentos ya no tienen uso activo, debe consi-
derarse su conservación adecuada como un objetivo esencial de inte-
rés nacional, porque ellos, y sólo ellos, pueden darnos una guía
impecable hacia la conducta del presente. Por lo tanto, la conserva-
ción de la evidencia histórica no debe verse como un lujo, ni
como algo únicamente deseable académicamente, sino como una
necesidad nacional".
- 250 -
Pero la razón principal de por qué los documentos públicos se
conservan en una institución de archivo, es por su valor para la in-
vestigación académica. Tales documentos son básicos para realizar
estudios, sobre el desarrollo gubernamental, social, político y
económico dentro de un país. Son útiles en una amplia variedad de
campos de investigación: historia, economía, demografía, sociolo-
gía, tecnología, ciencia, biografía y genealogía, para nombrar las
más importantes. Mientras que se reconoce el valor investigativo de
los docunentos viejos, los documentos modernos son considerados como
inválidos por aquellos que los han creado. Este punto de vista ha
persistido durante mucho tiempo, aún entre los coleccionistas de
manuscritos históricos. Hace casi un siglo, un bibliotecario ameri-
cano opinó que las bibliotecas históricas "o no intentan recoger ma-
teriales para la historia de noy, o si intentan hacerlo, no lo hacen a
cabalidad. Se ocupan en coleccionar lo que se ha debido conservar en
años anteriores, y mientras que laboriosamente corrigen el error de
quienes que no han conservado sus propios anales, están cometiendo el
mismo error con referencia al presente". Los documentos públicos de
hoy, pueden contener información que también puede hacerlos valiosos
para la investigación académica. Pueden contener información de-
tallada que esté disponible o accesible en otra parte, sobre
personas, organizaciones, lugares, u otras cuestiones, o en conjunto,
hechos sobre condiciones sociales y económicas o fenómenos físicos.
Un suplemento importante de los documentos públicos son los

artículos de autores personales o corporativos tales como los admi-
nistrativos y otros tipos de organizaciones. Mientras que la infor-
mación en éstos es tal vez menos auténtica y confiable que la de
los documentos públicos, estos artículos tienen cualidades que lo
compensan. Sobre cualquier tema, pueden dar información más pre-
cisa, más colorida, y que revela más que la que aparece en los
documentos públicos. Pueden usarse para hacer relatos histó-
ricos más interesantes y legibles de lo que serían si se basaran
solamente en los documentos públicos.
El problema con el cual nos enfrentamos es : cómo determinar los

valores investigativos, cómo seleccionarlos entre los documentos
públicos y privados que se están produciendo. Parte esencial de la
labor del archivista es la de reducir los documentos a proporciones
manejables, ya que no todo se puede conservar. Una reducción en la
cantidad de docunentos públicos, en particular, es necesaria para el
uso gubernamental y académico. "Aún los más convencidos de la
conservación por interés histórico", de acuerdo con el folleto
publicado por la British Public Record Office, "han empezado a temer
que el historiador del futuro que estudie nuestro período, pueda
sumergirse en la abundancia de evidencias escritas".
Los documentos no pueden ser evaluados por medio de normas exac-

tas. No es posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los
documentos. Lo mejor que puede hacerse es desarrollar ciertos princi-
pios generales que deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos,
y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para
guiar al archivista en el difícil mundo de la evaluación.
Y aún así los principios que se han formulado no deben seguirse

con consistencia absoluta. Los archivistas de distintos países
pueden usar diferente criterio y diferentes procedimientos al evaluar
los docunentos públicos, ya que los documentos organizados bajo
sistemas de archivo presentan diferentes problemas de selección y de
evaluación de aquellos que se encuentran en archivos organizados bajo
los sistemas de archivo americano.
- 251 -
En un pais particular, se deben usar criterios diferentes para
evaluar los docunentos de un repositorio nacional, estatal o local,
debido a que los documentos pueden tener valor para la historia esta-
tal o local pero no interés nacional. También deben usarse diferen-
tes criterios al evaluar documentos públicos y privados, ya que los
documentos privados, en su conjunto, son menos difusos, y por esta
razón, deben evaluarse con más cuidado que los documentos públi-
cos. Además deben usarse criterios diferentes al evaluar
documentos de diferentes períodos, pues lo que es valioso en el
pasado puede no serlo en el presente.
Cerno un primer principio general, quisiera sugerir que se esta-

blezca una linea de fechas cronológicas ante las cuales deben con-
servarse todos los documentos tanto públicos como privados. La má-
xima es válida desde que fue formulada en 1901 por H. O. Meissner,
mientras estuvo de jefe del Prussian Privy State Archives. Esto es
que "la edad debe respetarse en los documentos", una máxima que es
aceptada obviamente, debido a que los documentos del pasado se vuelven
valiosos cuando son escasos. Por esta razón, los archivistas de
varios países, propusieron que todos los documentos se guardaran si
eran previos a ciertas fechas. En Alemania, la fecha es 1700, en
Inglaterra 1750, en Francia 1830 y en Italia 1861. La fecha Italiana
corresponde muy cercanamente por coincidencia histórica, a la adopta-
da por el Archivo Nacional de los Estados Unidos, donde casi todos los
documentos sobrevivientes que se generaron antes de la Guerra Civil
que se inició en 1861, se están conservando. Yo creo que la fecha
de 1900 es la más apropiada para los países del Caribe. No creo que
esta fecha sea muy conducente, ya que las condiciones climáticas no
permiten hacer una buena conservación de los documentos, y que el
cuidado archivístico sólo se ha tenido en años recientes.
El segundo principio que yo quisiera sugerir es que los documen-

tos privados se conserven donde puedan estar disponibles para una
institución Archivística. En los Estados Unidos, muchas institu-
ciones, bibliotecas, sociedades históricas y archivos, están colec-
cionando material manuscrito. Su número alcanza los miles. Colec-
cionan cartas, diarios, memorias, libros de contabilidad y otros tipos
de documentos creados por personas; y documentos de todo tipo creados
por negocios, iglesias, colegios y similares. En particular, las bi-
bliotecas universitarias iniciaron programas de recolección muy acti-
vos hace pocas décadas. Robert B. Downs, un notable bibliotecario
americano, opinaba que los manuscritos "anteriormente despreciados en
todas las instituciones excepto en algunas pocas, ahora son considera-
dos al menos en algunas regiones del pais, más acusiosamente que el
material impreso". El material reunido no sólo es material viejo,
normalmente es casi contemporáneo con el período durante el cual se
recogió; al menos en los Estados Unidos, se está haciendo más
investigación, de manera que ahora cada aspecto de la sociedad actual
es un tema de investigación.
Dos criterios deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos

privados, aunque no deben aplicarse con decisión absoluta. Uno
se relaciona con la singularidad de la información de los documentos,
el otro, con la importancia del contenido de los documentos.
El término "singularidad" significa que la información conteni-

da en documentos particulares no puede encontrarse en otra parte, ya
sea en fuentes publicadas o nó. Con el fin de determinar si los
artículos son realmente únicos o singulares, un archivista debe
- 252 -
conocer qué información relacionada con el tema existe en libros,
periódicos, revistas y otras publicaciones, qué existe en otras
colecciones de manuscritos que se conservan en instituciones de in-
vestigación. En una palabra, debe ser un real experto sobre el
tema de los artículos, y conocer todas las fuentes de información
relacionadas con éstos.
El término "importancia" se refiere a la importancia de la

persona que produce los documentos o a la importancia de las matériau
a las cuales pertenecen los documentos.
Obviamente los archivistas deben conservar todos los documentos

producidos por, o relacionados con personajes importantes en la
historia de un pais. Si su conocimiento de historia es extenso,
también deben conservar los documentos sobre personas cuya influencia
en el curso de los sucesos, aunque no se conozcan mucho, sea conside-
rable. Si están tratando con documentos institucionales, tales
como los de iglesias, o universidades, deben conservar los documentos
de personas que sean significativos para el desarrollo de las oficinas
con las que están asociados, aunque no se conozcan tales personas.
Los archivistas también deben conservar los documentos que se

relacionan con cosas y fenómenos importantes, tales como un suceso o
episodio histórico específico, o un sitio o edificio histórico es-
pecífico. En general, entre más importante sea la persona, la cosa
o el fenómeno, más importante es el documento relacionado con éste.
Los criterios de singularidad e importancia, si bien son algo

útiles como pautas generales, deben interpretarse con moderación.
La mayoría de los documentos son únicos en el sentido de que refle-
jan un punto de vista personal que no se registra en ninguna otra par-
te, y así prueban su singularidad. Por lo general vale la pena con-
servar un documento de opiniones personales, emociones e ideas sobre
asuntos públicos u otros temas. Este hecho ha sido subrayado por
Phyllis Mander Jones, primer director de la Biblioteca Mitchell en
Australia, quien escribió que en contraste con los documentos, "en
los papeles privados, el estudiante encuentra un contacto más perso-
nal con su tema, tal vez porque los documentos privados son los que
más reflejan los prejuicios y sentimientos naturales humanos", y
porque éstos y "los documentos de consideración privada y semi-
pdblica pueden ser una buena fuente de datos variados".
Tampoco el criterio de importancia es absoluto, ya que lo que

puede ser importante para alguien puede no serlo para otro. El histo-
riador americano Justin H. Smith opinó que "mucho se dice sobre
"basura", pero la "basura" de un investigador puede ser muy valiosa
para otro, y lo que no parece valioso hoy puede ser muy importante
mañana". Los documentos de gente no importante-gran jeros, vendedores
de almacenes, trabajadores- se conservan para estudios sobre las con-
diciones económicas y sociales. Tales documentos son valiosos por
ser escasos, ya que gente poco importante por lo general mi guarda
documentos.
Ahora voy a tratar algunos principios que deben regir la evalua-

ción de documentos públicos o gubernamentales.
El primero es que el valar de las documentos de asuntos activos

del gobierno debe ser determinado por los funcionarios que los usan.
Tales funcionarios deben guardar los documentos bajo su propia juris-
dicción mientras los necesiten para fines administrativos, legales y
fiscales. Los documentos deben conservarse hasta que haya terminado
o casi terminado su valor para el gobierno.
- 253 -
El segundo principio es que los documentos públicos se evalúen
en relación con la evidencia que contienen de la organización y fun-
cionamiento del organismo que los produce. En cuanto a evidencia,
ne refiero a lo que la oficina lia hecho, cómo se inició, cómo fue
organizada, y qué impacto ha tenido en el público. Esta evidencia,
en resuman, debe contener la historia de la existencia y de los
logros de la oficina. Debe reflejar sus experiencias al tener en
cuenta los programas por los que responde, y debe mostrar cómo se
han formulado sus políticas y procedimientos, cuáles decisiones
básicas se han tomado y qué acciones principales se han llevado a
cabo. Una institución archivist Lea debe conservar las evidencias de
la administración gubernamental y sus responsabilidades. Estas evi-
dencias deben conservarse para que los funcionarios públicos puedan
dar cuentas a quienes sirven.
En el gobierno federal de los Estados Unidos, los documentos que

se conservan por sus valores probatorios, pertenecen a una de tres
clases principales :
1) conjuntos principales de tipos recurrentes de documentos que

reflejan las políticas, procedimientos, organización y
logros de una oficina.
2) documentos imporl-.anl-.es a ni vol ejecutivo que muestran la

exposición razonada de sus planes y decisiones básicas y
sus principales actividades, y cómo estas últimas fueron
dirigidas y revisadas; y
3) documentos seleccionados sobre funciones y actividades

específicas que muestran cómo se realizaron.
Aunque en los países del Caribe los documentos pueden organizar-

se en forma diferente a como se organizan en los Estados Unidos, sin
embargo vale la pena considerar las i n s clasrw ¡nancionadas con mayor
detalle.
1. Conjuntos principales de Documentos. Estos conjuntos

deben incluir los siguientes tipos:
a) La política formal y procedimientos con documentación

relacionada con su origen y desarrollo, incluyendo recomen-
daciones , justificaciones, endosos, despachos de aduana y
comentarios del tema. Tales procedimientos sirven para
informar a los funcionarios sobre las políticas y procede-
res de varias oficinas con una agencia. Los conjuntos de
todos los procedimientos (activos al !<jual <ju<í obsoletos)
deben conservarse para fines archivísticos.
b) Organigramas, informes funcionales y directorios, que se

necesitan para comprender la estructura de una oficina y la
importancia de las personas que trabajan en ella. Los con-
juntos de documentos (tanto activos como obsoletos) deben
conservarse para fines archivísticos.
c) Informes narrativos y estadísticos sobre los logros del

programa. Existen resúmenes narrativos de la dirección y
ejecución de un programa de una oficina. Estos informes
- 254 -
puelen apar<2cer como infornes anuales o de otra periodicidad
y aunque los documentos oficiales no son críticos, sin em-
bargo, son archivisticamente valiosos. Las narraciones de
la historia de una oficina tienen mayor valor que los infor-
mes anuales o de otra periodicidad, y deben conservarse para
fines archivisticos.
d) Material publicitario y publicaciones. Debe conservarse un

conjunto de documentos de cada uno de los tipos de material
publicitario, tales como comunicados de prensa, copias de
conferencias de prensa, discursos oficiales y similares.
También debe conservarse un conjunto de publicaciones que
contribuyan a la comprensión de la organización, funciones
y logros de una oficina.
2. Documentos importantes a nivel ejecutivo. Una institución

archivística debe tratar de conservar los doou.risntos de cada oficina
que proporcionen una exposición razonada de las principales activida-
des a nivel ejecutivo. Para designarlos mejor, a estos documentos se
les ha llamado "documentos sobre dirección ejecutiva". Estos se
relacionan con políticas y decisiones de todas las oficinas y áreas;
programas y planes básicos; problemas generales de gestión; relacio-
nes con oficinas legales, de manejo y de personal; relaciones oon
cuerpos extra-gubernamentales, tales oowo firmas de negocios; relacio-
nes con otros cuerpos gubernamentales; actividades de investigación,
análisis e inspección; desarrollo del programa y evaluación, y
similares. Tales documentos se relacionan con la dirección más que
con el desarrollo actual de los programas gubernamentales. Dentro de
los tipos de documentos sobre dirección ejecutiva se incluyen los
siguientes :
a) Documentos autorizados que afectan y definen las funciones,

tales como leyes, órdenes, decisiones de la corte, opiniones
legales, interpretaciones, reglamentos, y endosos relaclona-
dos, despachos de aduana y comentarios.
b) Agendas, minutas y copias con artículos de soporte (incluye

copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de personal.
c) Agendas, minutas y copias con artículos de soporte (incluye

copias de documentos que han influido o discutido) de las
reuniones de los cuerpos interoficiales y extra-gubernamen-
tales.
d) Informes sobre estudios, investigaciones, intervención y

ajustes de cuentas y registros de la estructura organiza-
cional, operación, gestión y sistemas, con artículos
relacionados que muestran su inicio, alcance, procedimientos
y resultados.
e) Informes de presupuesto con documentación de soporte y de

contribución.
3. Documentos sobre funciones específicas. Una institución

archivística debe tratar de conservar para cada oficina los
documentos que muestren como realizaron sus programas.
- 255 -
Deben seleccionarse cuidadosamente los documentos que revelen
qué hicieron los funcionarios públicos en desarrollo de sus
funciones y actividades específicas.
Esta es un área de difícil evaluación y selección. Casi

todo documento es un producto de algún tipo de actividad y dice algo
sobre ella. Por lo tanto es necesario determinar primero, cuáles
actividades merecen tener una documentación, y segundo, cuál y qué
cantidad de documentación sobre éstas debe conservarse. Para tomar
estas determinaciones deben seguirse algunas pautas:
a) Es necesario analizar el carácter de las funciones y las

actividades en relación con los documentos producidos. Las
funciones pueden caracterizarse como sustantivas y de rutina.
Las sustantivas son aquellas que se relacionan con la(s)
misión(es) específica(s) de una oficina, o sea, el trabajo
que diferencia a una oficina en particular de las demás.
Adeinas merecen tener una documentación permanente. Las
funcionas de rutina, por el contrario, son las que se rela-
cionan con el manejo interno, o sea las actividades internas
que son comunes a todas las oficinas. Aunque estas activi-
dades son importantes para la operación eficiente, son sim-
plemente inherentes al desarrollo de las funciones explíci-
tas o esenciales de una oficina, y rara vez necesitan una
documentación permanente.
Son relativamente pocos los documentos sobre el manejo

interno que deben conservarse con fines archivísticos. Tales
documentos cubren las trivialidades de la administración de
personal, nómina, solicitudes y suministros, contabilidad,
viajes y transporte; espacio físico y mantenimiento; y ac-
tividades relacionadas. Los procedimientos que se siguen
para realizar tales actividades son muy parecidos en casi
todas las oficinas y los documentos sobre ellas rara vez
contienen alguna evidencia que sea esencial para entender el
funcionamiento de una oficina específica. Por lo general,
se conserva material suficiente sobre las actividades inter-
nas de un gobierno, entre los documentos de las oficinas
responsables de vigilar estas actividades.
b) Es necesario analizar la documentación total sobre cualquier

función o actividai específica. Al ejecutar una función,
por lo general actúan varias oficinas a diferentes niveles
administrativos. Normalmente estas actividades se relacionan
con asuntos progresivamente más detallados al descender en
la escala administrativa. En la parte de abajo se relacionan
con los asuntos que el gobierno tiene con personas, cosas o
fenómenos específicos. Los documentos sobre funciones no
deben seleccionarse en base a fragmentos o partes, sino con
base en el conocimiento de la documentación total relacio-
nada con la función.
Para determinar cuáles documentos deben conservarse sobre

una función dada, es necesario analizar los documentos y sus
relaciones en los diferentes niveles administrativos. Así
entonces será posible identificar los archivos específicos
que contienen el documento esencial sobre la realización de
la función: éstos deben conservarse. Cuando se dispone de
documentos de resumen, en niveles administrativos altos, por
lo general contienen la documentación adecuada.
- 256 -
c) Es aconsejable conservar los documentos que muestren cono se
ejecutó una función. Aquí hacemos énfasis en los docu-
mentos que se relacionan con el curso de acción típico o
normal. Estos pueden ser documentos que son representativos
de todas o de la mayoría de las transacciones de un tipo
especial. Unos pocos casos sobre cówrj se adjudicaron los
pleitos, por ejemplo, pueden servir como documentos adecuados
sobro los' procedimientos que se siguieron. 0 los documentos
de una oficina ejemplar a un nivel administrativo más bajo
pueden ilustrar la norma o patrón de la acción. Durante
la Segunda Guerra Mundial, a un número limitado de tablas
de precios y racionamiento de la Oficina de Administración
de Precios, cuyos documentos se conservaron completamente
en el Archivo Nacional para ilustrar cómo se manejaron
varios problemas a nivel local, se les llamó "Tablas de
Archivo".
d) También es necesario guardar documentos sobre aspectos tí-

picos del funcionamiento y actividad de una oficina. Aquí
se hace énfasis en los documentos que se relacionan con
acciones o eventos poco usuales o muy significativos. En
cuanto al criterio para la selección de documentos pdblicos
desarrollado por la British Public Office, se conservan los
"documentos relacionados con un cuento bien conocido o inter-
nacional o una causa célebre, o con otros eventos que aumen-
ten el interés o las contr-o-./orsias en el plano nacional" .
Deben conservarse los documentos sobre acciones particulares
que tienen especial significado para una oficina o que tienen
un impacto poco usual sobre el publico. Igualmente debe
conservarse la documentación más o menos completa de las
actividades que representen desviaciones significativas de
la norma. Estas desviaciones pueden presentarse tanto en
las funciones esenciales como en las de rutina. Incluso
deben conservarse los documentos sobre actividades de manejo
interno que sean características o que se desvíen notable-
mente del patrón normal, o que contengan problemas particu-
lares de una oficina.
El tercer principio es que los documentos pdblicos deben ser

evaluados en relación con la información que contienen sobre perso-
nas, cosas o fenómenos. El término "personas" incluye autores
personales y corporativos. El término "cosas" incluye lugares,
edificios, objetos físicos, objetos naturales y similares. El
término "fenómenos" se relaciona a lo que les sucede a las personas
o a las cosas; en cuanto a condiciones, problemas, actividades, pro-
gramas, eventos, episodios y similares. Aquí se tienen en cuenta los
documentos conservados solo o primordia luiente por su información
investigativa. Esta es información que se encuentra en los documen-
tos públicos; sobre los asuntos que tratan las oficinas publicas;
y no información que se encuentra en documentos sobre las oficinas
publicas mismas. La mayoría de las grandes series de documentos
en el Archivo Nacional de los Estados Unidos, por ejemplo, fueron
ingresadas principalmente por la información que contenían en
relación con otros asuntos distintos a la acción del gobierno
mismo. Dentro de estas series se encuentran los voluminosos esquemas
de censos, documentos del servicio militar, archivos de pensiones,
listas de pasajeros y documentos de permisos de entrada.
- 257 -
Es muy difícil evaluar los valores investigativos. El Archivo
Nacional estaleció criterios para el reconocimiento, identificación
y selección de documentos que contengan información investigativa,
lo cual se <-•<£)'. IIM en su boletín sobre "The Appraisal of Modern
Public Records". En general el valor de los documentos para fines
investigativos se juzga en base a:
1) la unicidad (singularidad), 2) la utilidad o forma, y 3) la

importancia de la información que contienen. Estos criterios se
discuten en cuanto a los documentos que contienen información sobre
personas, cosas y fenómenos.
1. Documentos sobre personas. Al evalufir los doouxentos

recientes relacionados con personas, recomiendo que se haga lo
siguiente:
Guardar todos los documentos relacionados con personas importan-

tes , tanto individuales como corporativos, si tales documentos pueden
identificarse y separarse (seleccionarse). Pero no se deben guardar
grandes series que contengan información personal solo porque algún
'locuiívíi'ito en la serie pueda pertenecer a personas importantes.
Guardar- los <1< x-n.it >:i¡ •)•; .jue .-jo'iiui-ia^n información especial sobre
personas ya que los doo mantos o los archivos únicos contienen
información personal extensa o i ni.en â. Estos documentos pueden
relacionarse con muchas personas o puelen contener muchos hechos sobre
unas pocas personas. Censos sobre población, por ejemplo, listan
muchas personas sobre las que se dan hechos que son útiles en una
variedad de estudios. Por otra parte, los estudios de grupos ocupar
clónales o étnicos u otros grupos de población, contienen informa-
ción completa sobre unas pocas personas.
Guardar ejemplares adecuados o una muestra estadística de los

documentos sobre las clases de personas, tales corno grupos ocupaciona-
les o religiosos u otros tipos de grupos, y de los documentos sobre
autores corporativos, tales como organizaciones laborales y de nego-
cios, si estos documentos son útiles para estudiar las condiciones
sociales y económicas, y si constituyen la única o la más útil
de las fuentes de mFornvieión sobre estos asuntos.
Cuando se trabaja con documentos reí a< : i < >na lus a los derechos
personales, la institución de archivo debe guard-nr solivíate aquellos
sobre derechos fundamentales, tales oomo los de títulos de propieda-
des o ciudadanía; todos los demás, incluyendo documentos sobre pen-
siones, seguridad social, servicios médicos y de bienestar social, se
guardarán en la oficina que los creó por la duración de su
utilidad. No deben conservarse documentos que reflejen solamente
relaciones teirporales de los ciudadanos con el gobierno, oomo lo son
los documentos de impuestos, contratos y similares.
2. Documentos sobre cosas. Al evaluar documentos recientes

que se relacionan con cosas, recomiendo las siguientes acciones :
Guardar los documentos que contengan cosas fundamentales, como la

tierra. Estos documentos pueden relacionarse con recursos naturales,
clasificación de suelos, análisis geológicos y topográficos,
exploración, propiedad de la tierra, y similares.
- 258 -
3. Documentos sobre fenómenos. Al evaluar documentos
recientes que se relacionan con fentínenos, recomiendo las siguientes
acciones :
Guardar los documentos relacionados con sucesos importantes,

episodios u otros fenómenos específicos.
Guardar los documentos que en conjunto sean útiles para estudios

de las condiciones sociales, económicas, políticas y otras condicio-
nes dentro de un pais, si constituyen .la ú n i M y i-, m'ts útil ¡ruante
de información sobre estos asuntos. Si estos doc ruinen tos son muy
voluminosos y es difícil su consulta académica, debe guardarse sólo
una muestra estadística, o ejemplares representativos de ellos.
La British Public Records Officce ha establecido criterios que

especifican que deben conservarse las siguientes clases de documentos
relacionados con los fenómenos:
Documentos que contienen referencias directas sobre el curso o

desarrollo de los grupos políticos, sociales, económicos yol.ro-
•jrav.K,-. r vi ir i: ion la ótente si contienen datos financieros o estadísticos
no publicados que cubren un largo período o una gran área.
Documentos relacionados o>i los aspectos más importantes de la

investigación y el desarrollo científico y técnico.
Documentos que contienen asuntos de interés local de los cuales

no es racional esperar que las pruebas estén disponibles localmente,
o que abarquen sinopsis de esta información en todo el pais o en una
grao área.
Aunque se reconoce que la información investigativa en los di.-n-

públicos es muy importante, la mayoría de los temas a los qu<>
IH-ÍÍ!:*!
so refieren los documentos recientes, se manejan adecuadamente en
otros medios le mforiTYicióa. La información detallada que contienen
sobre personas, por ejemplo, por lo general se encuentra resumida en
tabulados e informes o está disponible en publicaciones u otros
medios. El carácter complejo de estos documentos públieos recientes
es un impedimento para hacer una investigación fructífera.
En conclusión, diré que la evaluasiíXi de docr^n-mtus o-; pri.i*>i--

Ualtante un asunto de difícil trabajo analítico. Las evaluaciones
no deben basarse en intuiciones o suposiciones arbitrarias de valor;
deben ba-sarsa en un análisis completo de la documentación que trata
el asunto que contienen los documentos. El análisis es la esencia de
la evaluación archivística. Las evaluaciones de un archivista
dependerán del grado de estudio sobre cómo aparecieron los
documentos y que haya analizado oíales otras fuentes, publicadas o
nó, están disponibles sobre el tenvt de los documentos que se
están revisando.
- 259 -
ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
VOCABULARIO CONTROLADO EN LA INDIZACION DE ARCHIVOS
por
Lionel Bell B.A.
NATURALEZA DE LOS INDICES TEMÁTICOS DE ARCHIVOS
La información contenida en los archivos puede abordarse de

varias maneras y el temático a la materia, por medio de un índice
de materias, no se ha utilizado con el mismo alcance que en las bi-
bliotecas. Las razones para esto y las diferencias entre la biblio-
teca y el material de archivo necesitan estudiarse antes de hacer
cualquier intento para considerar un acceso sistemático a los
temas de los archivos. Este estudio es particularmente necesario
porque tales accesos sistemáticos que se han hecho en el campo
bibliotecario, no sería sensato ignorarlos y tomar prestadas las
técnicas de las bibliotecas para usarlas en las oficinas de archivo.
Por otro lado, si los métodos bibliotecarios han evolucionado para
solucionar los problemas propios de las bibliotecas, no sería sabio
sucumbir a la tentación de usar tales métodos simplemente porque
las técnicas detalladas se han puesto a prueba y han tenido éxito.
Es una tradición de archivística que los documentos, en

contraste con los libros y los artículos, son parte de las memorias
en vez de tratar sobre ellas y aunque pueden ser menester algunos re-
quisitos del principio general, hay una diferencia lo suficientemente
real que conduce a diferentes accesos en la indización. Por ejemplo
aún los artículos más detallados pueden ser sobre el reclutamiento
y organización de un contrato en el ejército en 1337, mientras
que los documentos son los contratos hechos por particulares con
objetivos precisos en días precisos y con cuentas que registran los
pagos. Por consiguiente tener acceso a los documentos por medio de
índices de nombres, ha sido algo obvio y útil, de manera que
se ha hecho regularmente, mientras que el acceso detallado por
temas por lo general aparece difícil ó fuera de lugar. Donde los
temas aparecen en índices por nombres, a menudo se subordinan a los
nombres, como en "Suiza, trabajos con papas", aunque el elemento tema
en ocasiones puede tratarse independientemente en alguna otra parte
del mismo índice, y el nombre en este caso se subordina al tema, i.e.
puede haber una entrada adicional que diga "Trabajos con papas en
Suiza". La frecuencia de esta combinación de entradas que empiezan
por materia y aquellas que empiezan con nombres, tienen un efecto en
la clasificación de los índices de materia o, más propiamente, de
los índices generales de los documentos. Por lo general, las clasi-
ficaciones tienen un fuerte elemento alfabético, y rara vez se
intenta arreglar las entradas en un orden que sea dependiente de
las relaciones de las ideas contenidas.
El ordenamiento de los documentos por la procedencia administra-

tiva en gran parte limita el campo de investigación de estos docu-
mentos. Respecto a cualquier pregunta, casi todos los departamentos
administrativos pueden descartar campos cronológicos o aquellos del
área de competencia, en una forma que no tiene paralelo en el campo
- 260 -
bibliotecario. En este último caso, se puede tener acceso por madio
de un simple catálogo clasificado de todos los fondos mientras que
con los archivos, una vez que se han determinado las secciones o
clases que se usarán, se elaboran guías de referencia, las cuales
no deben contener elementos muy generales. Todas las entradas en
tales guías o auxiliares de referencia son de naturaleza espe-
cífica, mientras que en los catálogos de las bibliotecas, las ideas
generales no solo rigen el plan de la clasificación sino que tam-
bién proporcionan la base para las referencias a trabajos genera-
les, inclusive al más general de todos, como son las enciclopedias.
En este sentido, no existen documentos generales.
Claro está que no es fácil escoger departamentos administra-

tivos o clases de archivos útiles pues generalmente depende de la
guía general del archivo y particularmente del índice de materias a
esta guía. Puesto que ésta es la entrada principal para muchas
búsquedas, y su índice contiene las descripciiones de los depar-
tamentos y las clases y no de los documentos, tiene más en común con
las prácticas bibliotecarias que con los índices de archivo que son
el tema de este artículo. Pueden aparecer más elementos generales,
especialmente si una buena proporción de las clases de archivo rela-
cionadas están en depósitos y no tienen una procedencia administra-
tiva que limite su rango. Por esta razón, al intentar por ejemplo,
sistematizar la indización de varias guías, o descripciones a
nivel de guía, se pueden usar métodos bibliotecarios hasta un punto
que no sea conveniente a los índices de archivo. Esto mismo es vá-
lido para los índices temáticos de todos los fondos de una oficina,
e.g. en tarjetas independientemente de una guía impresa. Memas los
índices a los documentos depositados o a los manuscritos históri-
cos al igual que los índices a las descripciones a nivel de guía,
pueden ser más generales y clasificados en su acceso que los de
los índices más específicos de archivo. Las siguientes observacio-
nes sobre los índices de archivo deben tenerse en cuenta con el
fin de excluir los índices diferenciados anteriormente.
CLASIFICACIÓN Y CONSISTENCIA
Aunque la clasificación,o sea la agrupación de temas relaciona-

dos bajo un encabezamiento único,se ha empleado regularmente en los
índices de archivo, la razón ha sido metodológica y el método,
alfabético. No solo el orden alfabético ha sido el criterio para
ordenar cualquier encabezamiento, los encabezamientos mismos se han
ordenado alfabéticamente para construir el índice como un todo. No
conozco ningún caso donde se haya intentado agrupar los encabezamien-
tos relacionados en una forma completamente clasificada, aunque hay un
componente de este tipo de clasificación dentro del encabezamiento
"Acciones" en el índice de materias del "Curia Regis Rolls". El
índice general que combina materias y nombres como el Foreing Office
Main Index, ha sido más común que el índice de materias por separa-
do, como "Curia Regis Rolls", lo cual se justifica por el tipo de
consultas que se hacen a los archivos que a su vez dependen del
carácter específico del material. Cuando se tiene una consulta
específica que combina nombres y resúmenes, es más útil tener un
índice donde se puedan chequear todas las alternativas de acceso y
por lo general es preferible que las entradas se hagan como ítems
específicos en lugar de reunirías en grupos. Claro está, que hay
muchos casos en que el indizador pueda suponer en forma razonable que
- 261 -
quienes están interesados en el tema A pueden también interesarse en
el tema B, de manera que es mejor reunirlos bajo un encabezamiento
más general. Estoy seguro que ha habido muchos casos en los cuales
la agrupación ha sido metodológica en su origen y muy poco relacio-
nada con la asistencia al lector, tanto que se ha desarrollado la
tendencia a rechazar por completo cualquier entrada específica. Se
han hecho índices donde todas las entradas han sido asignadas a
algún encabezamiento abstracto que rige la posición de la entrada en
el índice, aún cuando tales encabezamientos tienen solo una entrada
subordinada, de manera que ningún elemento de la agrupación se
mezcla con otro parecido. Esta es la msjor experiencia metodológica.
Una de las mayores dificultades que confronta la indización por
materias, comparada con la indización por nombres, es la consisten-
cia. Constantemente hay que preguntar "Se ha indizado este tipo de
materias anteriormente?" o de otra forma "se ha indizado con esta o
aquella profundidad este tipo de documento antes?" y también "Dado
que este tema debe representarse en el índice, qué lenguaje se usó
anteriormente?" Con el fin de lograr consistencia, hay una constante
necesidad de volver atrás,a los índices anteriores de las series y a
las etapas anteriores del índice corriente. Este tipo de examen se
hace si el indizador sabe que si hay un tema particular, éste deberá
estar en un grupo particular, cualquiera que sea el idioma empleado
para describirlo. Para un grupo de esta naturaleza, éste es un ítem
más pequeño para estudiar que el índice total, y en todo caso es un
grupo de antecedentes en lugar de entradas únicas que el indizador
debe considerar de vez en cuando con el fin de mantener su consisten-
cia. Por otro lado, los usuarios de los índices pueden ir directo a
las entradas individuales que necesitan, particularmente en un índice
donde hay muchas entradas específicas por nombre. Por lo tanto, en
muchas ocasiones es inútil imponer entradas directas de temas de una
etapa intermedia para decidir qué grupo o grupos de temas deben
estudiarse, aún cuando esta decisión sea solamente cuestión de
seguir una referencia cruzada. Esto no quiere decir como se señaló
ya, que no hay ocasiones en que el usuario del índice interesado en A
también lo este en el B, lo cual es sensato desde su punto de vista
del grupo de términos. Tampoco creemos que haya usuarios que nece-
siten la ayuda de algún tipo de clasificación para limitar sus con-
sultas generales. Pero en general, los índices temáticos de archivo
deben contener entradas individuales y específicas, y en particular
debe hacerse cualquier agrupación de entradas para uso del usuario y
no para beneficio mecánico temporal del indizador.
Por la naturaleza del material,la imposición de la especificidad

en la descripción, y la ventaja que tiene para el usuario mantenerla
en el ordenamiento del índice, hace improbable que se pueda desa-
rrollar una clasificación pre-consolidada para la indización de
archivos en la misma forma como se han desarrollado estas clasifica-
ciones para uso de las bibliotecas. Las series de archivo difieren
considerablemente en contenido, y sería más beneficioso desarrollar
la clasificación para la indización de una serie tanto como esa
serie lo necesite. Como se ha demostrado, esta necesidad, en térmi-
nos de cantidad, puede no ser grande, aunque en cada caso se requiera
cierto tipo de control de consistencia; la necesidad es por un
producto hecho a la medida. El caso puede ser distinto para la indi-
zación sistemática de las guías de archivo o de información de
este tipo, y si es posible sería mejor indizar todas las guías
en una misma forma o preparar índices unidos de ellas.
- 262 -
La necesidad en este caso es de índices específicos de manera
que las entradas como un todo no estén arregladas por grupos de
materia, o índices generales donde las materias y los nombres apare-
cen en un orden, no por separado, y de índices que tengan algún
tipo de control de consistencia. El problema es si tales índices
pueden darse en alguna forma sistemática, particularmente con la
ayuda de máquinas. En cuanto al problema relacionado con la susti-
tución de índices por máquinas, no intento considerar el hecho
que los usuarios de los archivos preferirían tener índices con-
vencionales que puedan llevar, enviar y consultar en cualquier
parte y que las técnicas hasta ahora desarrolladas en los siste-
mas de recuperación, no se adaptan muy bien a la investigación de
archivos. Ya que la construcción de índices temáticos implica
una sucesión de decisiones, cada una con un precedente, debemos
analizar si estas decisiones pueden registrarse de tal forma que el
precedente se opere automáticamente, relevando al indizador de la
tarea de buscar precedentes o, como alternativa, relevándolo de la
tarea de tomar decisiones en casos donde ya se han tomado. Claro
que está sujeto a que él pueda cambiar de idea o de sistema.Cuando
los índices están almacenados en forma legible por máquina, pueden
mezclarse para producir índices unidos o hacer selecciones de
ellos ya que hasta cierto punto son consistentes uno a uno, o existe
un método para abolir las inconsis- tencias. Si tal sistema, puede
eliminar algunas tareas en la cons- trucción de un índice, las
posibilidades de combinación y de selección de este tipo deben
considerarse beneficiosas.
Esto nos conduce al problema de la consistencia, cualidad esen-

cial de un índice satisfactorio. Una de las formas en que la indiza-
ción debe ser consistente si va a ser satisfactoria, es en la selec-
ción de sucesos y de ideas que se van a indizar, y en el caso de
muchos docunentos, también en la selección de nombres. Documentas
similares deben indizarse en forma similar en cuanto a detalles,
profundidad y acceso. No veo la forma como tales selecciones, puedan
hacerse mecánicamente. Los términos en que se indiza un pasaje
pueden no aparecer en el pasaje mismo, pero pueden extractarse por
medio de exploración mecánica, y aún en el caso de nombres, parece
no haber reglas confiables por las cuales se puedan tomar del texto
para procesarlas en forma de índice. Cuánto se pueden reducir a
reglas las selecciones de temas, dependiendo del conocimiento del tema
y del valor del documento, para entender, en forma corta, qué signi-
fica el documento? Puede tomarse como un hecho, que las entradas
apropiadas del índice en este campo, puedan prepararse solamente con
la intervención del hombre quien continuará siendo el responsable
por la consistencia en la selección, aunque pueda recibir alguna
ayuda del procesamiento mecánico.
El siguiente paso en el procesamiento es ver si el lenguaje

empleado es consistente con el que se utilizó anteriormente, que la
misma idea se exprese en los mismos términos, y que cualquier forma
de clasificación o agrupación que se haya empleado previamente, se
emplee de nuevo. En la mayoría de los índices de archivo, las en-
tradas de temas tienen sólo un término o frase introductorio trata-
do desde un punto de vista temático, y cualquier modificación que
siga a este término se arregla en forma alfabética. De esta manera
se puede tener "Exportaciones, de armamento por Alemania" y "Expor-
taciones, promoción de, por acción del gobierno", sin intentar
relaciones lógicas entre el término introductorio y la frase modi-
ficada, para arreglar los modificadores en patrones normalizados u
órdenes lógicas.
- 263 -
Lo que pasa es que todas las decisiones previas referentes a
estos términos que constan de una o dos palabras, se almacenan en
forma separada del índice. Tales decisiones no necesariamente
afectan su organización, y deben ser consultadas por palabras
semejantes. Esto puede hacerse necánicamente.
En el caso de entradas que constan de términos y sus relaciones

definidas, se ha sugerido que se haga una clasificación automática-
mente a partir de las relaciones . Eso no es posible aquí donde no
hay relaciones entre las entradas pero de alguna forma puede hacerse
una clasificación que vaya aumentando naturalmente por medio del
registro de todas las decisiones que se han tomado sobre el lenguaje y
el ordenamiento, esto es en cuanto que una clasificación conste de
decisiones sobre el lenguaje y el oredenamiento del índice mismo,
i.e. el estrato inferior o en los estratos más altos, los cuales son
necesarios para asegurar la consistencia completa.En conjunto la cla-
sificación consta de estos dos elementos que pueden almacenarse se-
paradamente del índice, las entradas propuestas para el índice
pueden enfrentarse a sí mismas, y pueden imprimirse totalmente o en
parte, como se requiera.
Por lo tanto, se puede proporcionar la guía necesaria para la

construcción consistente de índices sucesivos, sin interferencia con
el ordenamiento interno en la forma impresa, excepto cuando deba to-
marse una decisión sobre el ordenamiento interno en sí mismo para
beneficio del usuario. La clasificación en este sentido constará de
las decisiones que se han tomado sobre agrupación y sinónimos
dentro del índice y también del ordenamiento de los términos que
se aceptan como "palabras guía" en el índice con algiín patrón ló-
gico. Estas palabras guía o términos de introducción aparecen al-
fabéticamente en el índice y por lo tanto, mantendrán su orden,pe-
ro se pueden ordenar oonceptualmente en la parte más alta de la
clasificación. La clasificación total constará de términos unidos
por una de tres clases de relación. Dentro del índice habrá una
relación de sinónimos donde A, para los propósitos de este índice,
será lo mismo que B, y todas las entradas de una serán transferidas
a la otra. También dentro del texto, habrá una relación subordinada
donde A, para propósitos de este índice, será un subencabezamiento
de B, de manera que todas las entradas relacionadas con A se encuen-
tren bajo B, A. Entre las palabras guía y la parte más alta o ex-
terna de la clasificación y también dentro de esta última, habrá
una mayor relación pero no completamente de subordinación. Esto
es, que a menudo A será un ejemplo o una parte de B, pero A también
puede ser un aspecto de B o tener un parentesco con B. El divorcio de
las partes subordinadas y modificadas y de referencia de la entrada
del índice de los términos que van dentro de la clasificación tie-
nen un efecto beneficioso sobre este ultimo, al igual que sobre el
índice. La clasificación externa es menos voluminosa que la clasifi-
cación expresada com un índice completo, y debido a que es compacta,
no necesita ser estrictamente jerárquica. En un orden completa-
mente jerárquico cualquier concepto tiene su lugar bajo otro con-
cepto línico cuya relación es de subordinación, pero que si hay
espacio para hacerlo, se pueden incluir múltiples relaciones de con-
ceptos. Por lo tanto podemos relacionar la palabra guía "armamento"
con "industria" y "armas" y en ambas relaciones se asociará con
dos grupos principales y diferentes de palabras guías asociadas.
1 Farradane, Scientific Theory of Classification and Indexing in

Jburn Documentation 1950 y 1952.
- 264 -
La expresión de tal sistema multi-<3imensional implica mucha
repetición y se hace posible si los términos que se relacionan
constan sólo de una o dos palabras. No podría expresarse en un
índice pequeño pues la repetición necesaria de entradas cada una
compuesta de una palabra guia, subordinada, modificador y referencia,
sería inmanejable. El sistema multi-dimensional brinda un cuadro más
confiable de la situación conceptual que el sistema jerárquico,
cuya rigidez debe romperse con el uso de referencias cruzadas para
indicar las relaciones que no aparecen en la clasificación, si se usa
como un todo.
Esta idea de clasificación aparte del índice tiene sus antece-

dentes. En el Inventaire des Archives de la Ville de Strasbourg
série VII, hay una tabla de grupos de palabras guía en el índice,
bajo encabezamientos como 'Historia Militar' y 'Vida intelectual'. Se
trata de economizar espacio en las referencias cruzadas y en las
entradas repetidas. Un procedimiento similar se hizo con el índice
temático del Calendar of Liberate Rolls vol. VI para señalar los
grupos dentro de los cuales se organizaron las entradas, tales como
'Armas, Armamento' y 'oficios y ocupaciones'. Los términos que apare-
cen aquí son por lo tanto, intermedios entre los dos estratos de
términos usados en el índice Strasbourg. En ambos casos, las tablas
iniciales dependieron de lo que iba en el índice,en constraste con
el tipo de clasificación bibliotecaria preparado con anterioridad
y que trata de suplir todas las necesidades, el cual rige la
organización de los libros o el catálogo en lugar de derivarse de
éstos. Claro que es más fácil desarrollar de un índice, o serie de
índices de clasificación requerida, que idear in vacuo una clasi-
ficación que sea aplicable en general para la organización de ítems
que no existen en el momento.
Esto nos lleva a otro aspecto necesario de este sistema que es,
hacer posible la corrección y la ampliación de la clasificación
cuando se requiera. Esto debe hacerse en forma coherente, después de
examinar la clasificación, y sin destruir el valor de los índices
existentes. En particular, no deben ser afectadas las posibilidades
de combinar y seleccionar los índices. En cuanto este índice
no esté regido por la clasificación, este hecho, por sí mismo,
preserva estas posibilidades y mientras el índice esté arde- nado
por la clasificación, pueden aparecer problemas de ajuste en una
versión posterior, por la forma en la cual se almacena el índice
legible por máquina. Fuera de la posibilidad de unión, el valor de
los primeros índices en una serie se conservará simplemente por su
existencia por separado en forma impresa, independientemente de
cualquier versión legible por máquina. El hecho que la clasifica-
ción exista separada de cualquier índice actualizado, hace posible
que se pueda alterar sin dañarla. Esta existencia por separado
también tiene su efecto en el estilo de indizacióh. El indizador
puede proponerse identificar los aspectos importantes del documento y
expresarlos en el lenguaje apropiado, teniendo en cuenta que la combi-
nación de estos aspectos con puntos de vista más generalizados y la
comparación de su lenguaje con el usado previamente, se hará por
separado, y un poco, automáticamente. Esto lo impulsará a escribir
entradas de índice que sean específicas y no generalizadas, en las
cuales la descripción que proporcione se relacione estrechamente con
el contenido del documento. Ya se ha visto que esta especificación
es un rasgo importante de los índices de archivo.
- 265 -
Sierrpre que un índice se inprima después de procesarlo,
también deben imprimirse y publicarse, como una introducción al
índice, la parte mayor externa de la clasificación y los térmi-
nos relacionados usados como palabras guía en ese índice. Los enca-
bezamientos de esta sección de la clasificación deben aparecer o
deben ser referenciados en un índice estrictamente alfabético, de
manera que sirva como índice de la clasificación lo mismo que de los
documentos. Con las clasificaciones bibliotecarias, es necesario
un índice alfabético y puede hacerse lo mismo, en forma muy simple.
La clasificación externa puede ayudar más directamente al

usuario de los índices cuando ha tomado parte en la labor de
controlar el vocabuario, y un poco en la forma de este índice.
En muchos casos el usuario puede ir directamente a los términos que
le interesan, y es por esto por lo que la especificación es
valiosa, pero algunos usuarios pueden estar indecisos en cómo usar el
índice, o no hacerlo con los términos que ellos tienen pensados. La
clasificación separada proporcionará a tales usuarios una visión
general del índice. Aún aquellos que han usado satisfactoria-
mente el índice y que han encontrado sus referencias apreciarán
haber sido guiados por éste hacia las ideas asociadas en la
clasificación, y haciendo esto pueden buscar asegurarse que su
estudio ha sido exhaustivo, que han buscado bajo todos los
términos que puede interesarles en este índice. Este servicio se
hace en una forma no-sistemática, usando las referencias cruzadas
de "véase además" en los índices convencionales de archivo por
lo cual, tales referencias no se requieren más.
COMPUNCIÓN Y EDICIÓN
Un computador puede usarse en la construcción de un índice de

la manera siguiente. Se puede presentar con entradas compuestas por
palabras guía, modificadores y referencias y se empezará examinado
las palabras guía con el fin de hacer a un lado aquellas marcadas
como nombres, ya sean de personas, lugares, vehículos, corporaciones o
documentos. Debe entenderse que las anotaciones de estos nombres-tipo
y de las materias pueden ser parte de la entrada. Deben aceptarse las
entradas de materia que aparezcan después de un nombre, como en
"Alemania, exportación de armamentos por". Las materias que se en-
cuentren serán luego enfrentadas con la clasificación almacenada
para determinar si se les puede colocar allí. Este enfrentamiento
debe ordenarse de manera que no se afecte si se usa en singular o
plural, o con letras mayúsculas o minúsculas. Hay seis resultados
posibles de esta prueba. El término puede aceptarse como una palabra
guía, en cuyo caso la anotación se guarda para que aparezca en el
índice en forma de entrada. El término puede encontrarse listado
como un sinónimo de una palabra guía aceptada, en cuyo caso esta
última es sustituida por el término original, y se genera así una
referencia cruzada del término original a la palabra guía, y tanto
ésta como la entrada revisada se guardan como se hizo anteriormente.
Como un tercer punto, el término puede encontrarse listado como un
subencabezamiento de una palabra guía aceptada, en cuyo caso esta
última se adiciona a la entrada antes del término original, y se
genera así una referencia cruzada del término original a la palabra
guía, y tanto ésta como la entrada revisada se guardan como se hizo
anteriormente.
- 266 -
La cuarta posibilidad es que la palabra guía sugerida se en-
cuentre en la clasificación solamente a un nivel más alto, y en este
caso la entrada debe imprimirse como no aceptada con esta informa-
ción. Quinto, el término puede encontrarse con dos significados,
i.e. como un homónimo, y de nuevo se rechaza con esta observación.
La última posibilidad es, claro está, que no aparezca el término y
la entrada se imprima como un rechazo no-calificado.
Es labor del editor del índice considerar estos rechazos y

modificarlos o modificar el sistema de manera que se vuelvan acepta-
bles. Esto puede hacerse ya sea aumentando el numero de palabras
guía aceptadas cuyo proceso es controlado por la necesidad de inser-
tar nuevas palabras guía dentro de la clasificación, o marcando los
términos de entrada propuestos como sinónimos o sub-encabezamiento
de las palabras guía existentes, o incluso, re-escribiendo las entra-
das con palabras guia aceptables. Esta edición será discutida más
detalladamente en la última sección, pero debe señalarse ahora que
la intervención humana de este tipo en alguna de las etapas del
procesamiento es una característica que no escapa a la indización
del material de archivo para tener así una norma deseada. Esto se
aplica tanto para los temas como para los nombres y puede
volverse un obstáculo serio en el uso económico de las máquinas
que ayuda a la creación de índices.
La entrada revisada puede repetirse enfrentada con la clasifica-

ción revisada, teniendo el cuidado también de probar el material
aceptado previamente, en el caso de que algún cambio inadvertido en
la clasificación la haya hecho inaceptable. Ahora todas las entradas
deben estar dentro de estas tres categorías y en esta etapa del
procesamiento, debe asegurarse que el segmento apropiado de la clasi-
ficación externa esté disponible para su impresión.
APLICACIÓN AL CABINET PAPERS - NIVEL DE INDICE
Sin embargo, antes de cualquier cosa, debe crearse manualmente

el primer índice de cualquier serie junto con su clasificación.
Esto se hizo con los CABINET PAPERS de 1938, y se comparó y
editó dentro del sistema un índice para los de 1937 Este
ejercicio señaló algunos puntos que deben discutirse. Ya se ha
señalado que en las entradas que comienzan con un nombre seguido por
una materia, debe ser posible señalar la materia de manera que
pueda tratarse en el sistema temático. En tales casos, sería
más sencillo tanto para el nombre como para la materia, aparecer en
los puntos apropiados en la clasificación impresa para ese
índice, aunque naturalmente el nombre no quede incluido
permanentemente dentro del sistema. La alternativa sería generar
automáticamente una referencia cruzada de la materia al nombre, lo
cual lo prefieren algunos indizadores. Sin embargo, esto se puede
hacer sin tener que emplear ninguno de estos métodos sino elaborando
una entrada adicional al índice en el momento en que el documento se
indiza por primera vez, en cuyo caso todo lo que aparezca
después del nombre en la primera entrada como un simple modificador
2 Secciones de "Classification and the Index to the 1938 Cabinet

Papers que aparecen como un Apéndice. Estas ilustran los puntos
que se discuten en esta sección del artículo.
- 267 -
sin que tenga función en la generación del índice, a menos
que se use para determinar la posición alfabética de la entrada.
Este es el método adoptado, casi exclusivamente, en el índice del
Cabinet Papers, y es mejor que cada serie de índices tenga un
reglamento general cuyo método lo utilice el indizador. Para
ilustrar los tres métodos tomemos la anotación 'Alemania,
exportación de armamentos por 1 . En el primer método, el indizador
indicaría, tal vez subrayando, que la palabra 'exportación' debe
considerarse como materia, y en la clasificación siguiente, tanto
'Alemania' como 'exportación' serían considerados como aspectos
de 'comercio' . En el segundo método, puede usarse la misma
observación, pero solamente 'exportación' se consideraría como un
aspecto de 'comercio' y el sistema generaría la referencia cruzada.
'Exportación: véase Alemania'. En el tercer método, el indizador
no marcará como materia la primera entrada sino que hará otra
entrada que diga 'Exportación de armamento por Alemania', lo
mismo que con cualquiera de estos métodos que no sea la permuta
completa, hará otra entrada por ' Armamentos '. Propongo que a esta
repetición de entradas se le llame entrada-cruzada. En los
índices por nombre, donde no hay una clasificación externa qua pro-
porcione referencias al índice, la referencia cruzada y la entrada
cruzada son las únicas alternativas para un par de nombres relaciona-
dos, considerando la referencia cruzada como un método más sensi-
ble aquí que en los índices temáticos. En el ejemplo anterior, el
usuario buscará bajo 'Exportación' porque es sobre esto que está
interesado; difícilmente buscará para su estudio media docena de
nombres diferentes. En cualquier sistema que proporcione una referen-
cia cruzada, el indizador puede evadirla no anotando la última
parte de la entrada, de manera que se le considere como un simple
modificador. Luego podrá insertar por sí mismo la entrada cruzada
que necesite.
Caro se ha visto anteriormente, el sistema contempla, en todos

los casos, la entrada cruzada entre materias. La generación auto-
mática de referencias cruzadas con base en la relación interna de
frases tales como 'exportación de armamentos', sería difícil, aún
si las referencias cruzadas producidas fueran a alcanzar una norma
más alta de elegancia que 'Armamentos' véase 'Exportación de Arma-
mentos' . Lo mismo sucede con la generación automática de entradas
cruzadas, como en la indización permutada, aunque las entradas cruza-
das invalidan las dificultades en la referencia cruzada proveniente de
la selección de ese elemento al cual se referirán todos los demás
elementos, en el cual los resultados serán casi con certeza inconsis-
tentes cuando las entradas se alfabeticen en un solo índice. La
dificultad básica en este tipo de permuta es que el proceso no
puede aplicarse directamente al contenido de los documentos, sino
solamente a las descripciones resumidas de éstos. Donde existen
ya tales descripciones resumidas, como en una lista de títulos de
archivo, la indización permitida con base en una notación sencilla
puede producir un resultado útil, pero no sería de la misma forma
como si se obtuviera de los indizadores humanos. Cuando no existen
tales descripciones resumidas, las personas no necesitan esforzarse
haciendo descripciones únicas para cubrir todos los aspectos de un
documento, y luego permutar automáticamente las descripciones. Es
mejor emplear a la gente para escribir en lenguaje natural todos los
aspectos que consideran valiosos. La permuta de nombres, donde el
rango de las relaciones internas y el lenguaje están limitados, es
otro problema. Permutar 'Oxford, alcalde de, véase Smith', por
'Smith, John, alcalde de Oxford' puede ser un procedimiento razonable.
- 268 -
Un indizador puede, por lo tanto, hacer una entrada, para cada
aspecto del documento qué crea conveniente. En algunos casos, puede
considerar como simples modificadores las palabras que siguen a un
nombre y que se contemplan desde el punto de vista temático, como en
el caso de 'Alemania, situación en'. Sin embargo puede haber casos
de este tipo donde sea difícil hacer una entrada de materia para
cubrir un aspecto que a pesar de todo debe considerarse y hacerse
accesible desde la clasificación. En tales casos, el término apro-
piado en la clasificación debe tener una nota anexa permanentemente
de la siguiente forma: 'Asuntos exteriores (véase además nombres
de países y áreas').
Aunque la materia de las referencias cruzadas (Exportaciones

véase Alemania) no se construya por el sistema así descrito, debe
preverse que el indizador pueda prepararlas manualmente e insertarlas
si así lo desea. La materia relacionada debe ser aceptable para la
clasificación de la misma manera como cualquiera otra materia. Son
ejemplos de estas en el índice de los Cabinet Papers 'Actas' y
'Cuentas*. Las materias que están en la clasificación, deben ser en
cuanto sea posible, sustantivos o frases completas en lugar de adjeti-
vos, ya que estos últimos no solo aparecerían en una forma difícil
en la clasificación impresa, sino que también pueden ser repetición
de sustantivos asociados. Sin embargo, en muchos casos esto no será
posible y el elemento de repetición al tener tanto 'Agrícola' y
'Agicultura' en el sistema tendrá que aceptarse. Esto es tal vez
más fácil de evitar en el caso de países, donde en la mayoría de
los casos 'Alemania' reemplazará a 'Alemán'.
Es deseable cierto grado de flexibilidad al señalar las mate-

rias. Una frase, por ejemplo, puede dividirse de manera que la prime-
ra parte esté asociada con un término en la clasificación y la
frase completa con otro. Un ejemplo de esto en el índice de los
Cabinet Papers es 'Ayuda Financiera'. Un sinónimo a una referencia
cruzada subordinada puede ser una versión modificada de una materia
como en el ejemplo de 'Daño industrial', donde solamente la primera
palabra se considera una materia y aparece en la clasificación.
Cuando aparece una referencia cruzada subordinada, lo hará como un
subencabezamiento en la entrada después de las palabras modificado-
ras, como puede ser 'Daño industrial, silicosis'. El uso de comas
para señalar la materia en las frases divisibles, es lamentablemente
anormal, pero la división debe expresarse de alguna manera.
Debe tenerse especial cuidado con los sinónimos. 'Compensación

a los trabajadores' no significa lo mismo que 'Daño industrial' y
tomar la decisión de considerarlos como uno para los fines de los
Cabinet Papers, tiene el riesgo que los editores posteriores tengan
que seguir todas las referencias de los documentos si deciden que hay
un caso para separar las referencias a estas dos. Pero si realmente no
pueden separarse en el momento en que se tome la decisión por primera
vez con respecto a los documentos con los cuales se relaciona,el ries-
go puede evitarse solamente haciendo duplicaciones de las referencias,
y probablemente valga la pena. Los términos homónimos, aquellos que
tienen más de un significado, deben marcarse de tal forma que cuando
aparezcan sea el hombre quien tome la decisión. La diferencia nece-
saria debe expresarse haciendo referencia de tales términos a otros
dentro del índice, y estas referencias pueden ser sinónimos o subor-
dinados .
- 269 -
Antes de que cualquier índice creado manualmente se pueda usar
en el computador, es necesario hacer un cuidadoso examen con el
fin de identificar posibles homónimos, de otra manera el sistema
puede aceptar un término y clasificarlo inadecuadamente en la entrada
que lo contiene, y sería muy difícil detectar el error.
En el contexto de una corrida de índices, sería mejor conside-

rar un nombre, e.g. 'Comité de la Defensa Imperial1, como una
materia concurrente. Este sería el caso si está estrictamente
relacionado con una idea o un rango de ideas. Si se hace esto, debe
preverse que hay nombres que son fácilmente extractables de la
clasificación si se intenta usarlos para otras series de material,
aunque si el uso de esta facilidad está estrictamente limitado a
casos de asociación cerrada, no habrá mayor daño si no se extrac-
tan. Esto puede hacerse en lugar de colocar notas que digan 'veáse
además" a los términos de la clasificación, y es muy diferente de
la posibilidad de usar un nombre como una referencia a una materia que
sigue inmediatamente a una entrada, como en el caso de 'Alemania,
exportación de armamentos por'. En este último caso, el nombre no
se convierte en parte de la clasificación sino que simplemente se
imprime con ésta una sola vez. Los nombres que pueden tratarse en
forma adecuada como materias concurrentes, serán casi siempre
aquellos de organizaciones y documentos.
CABINET PAPERS - CONSTRUCCIÓN Y OSO DE LA CLASIFICACIÓN

EXTERNA
Cuando se han escrito y escogido, todas las entradas necesarias,

puede empezarse a hacer la parte externa de la clasificación. Ya se
tendrá algo de la clasificación en el nivel de índice por medio de
la identificación de sinónimos y la selección de encabezamientos
dependientes, aunque aún quede mucho por hacer. A su vez, cada
materia deberá haberse marcado en la lista del índice con los enca-
bezamientos más amplios con los cuales está asociado, y para cada
uno de estos encabezamientos amplios debe escribirse una lista en la
cual se puedan anotar los términos de índice asociados con éstos.
Estos encabezamientos amplios formarán la base de la clasificación
externa apropiada y es mejor dejarlos así de manera que todos puedan
verse al mismo tiempo. Una vez que se han procesado los términos del
índice de esta manera, tiene lugar el procedimiento a la inversa, en
el cual a su vez se examinan cada uno de los términos de la clasifi-
cación. Para cada uno de ellos, habrá un grupo de términos de
índice asociados y el examen determinará si algunos de éstos son
sinónimos o si son subordinados unos de otros. Cualquier cambio que
se haga, debe hacerse también en el índice, y debe tenerse la opor-
tunidad de recorrer todo el índice teniendo en cuenta cada encabeza-
miento. Especialmente cuando algunos de los encabezamientos han
aparecido durante el examen que se hace del índice, puede haber
algunas relaciones de clasificación que solamente vendrán a ser
aparentes de esta manera. Finalmente, si se lleva a cabo un proceso
similar en forma más breve, será posible construir los niveles
superiores de la clasificación, en los cuales algunos encabezamientos
tienen otros encabezamientos que aparecen como aspectos. A lo largo
de todo esto debe tenerse en cuenta que un término puede estar
asociado con, o aparecer como un aspecto en varios encabezamientos.
- 270 -
Además, en algunos casos puede ser ventajoso si se permite que
el término aparezca tanto en el índice como en el primer nivel de la
clasificación externa, como en el caso de 'Ley' en los Cabinet
Papers. Sin embargo, puede causar una confusión innecesaria, si en
su aparición a nivel de índice fuera asociado con otro término a un
nivel superior. Claro está que aceptar esta práctica es diferente
al rechazo de términos de índice propuestos que anteriormente sólo
habían tenido un lugar en la clasificación, y no debe haber dificul-
tades si se prevé esta distinción dentro del sistema.
La clasificación puede ampliarse en cada etapa sucesiva cuando

se necesite. Siempre que los temas adecuados estén asociados con un
solo encabezamiento podrán reagruparlos, y esto permitirá cambios en
el nivel y muchas veces desaparecer o adicionar términos. Ya que
ningún término puede agregarse al sistema sin colocarlo en la clasi-
ficación, tales adiciones solamente pueden ocurrir después de un
escrutinio de los siguientes, lo cual revelará su relativo valor y
asegurará la consistencia de la descripción. Así el editor trata
solamente con aquellos casos en los cuales no se ha tomado ninguna
decisión sobre el ordenamiento de los temas, aunque también debe
tener la oportunidad de examinar los resultados de la corrida revisada
y de rechazar arbitrariamente cualquier ordenamiento en el contexto
del índice particular que se está manejando. Esto es una facilidad
que, naturalmente, debe manejarse cautelosamente.
La extensión detallada de la clasificación requiere que el

editor debe tener una impresión actualizada de toda la clasificación
interna y externa, y señalar los cambios a nedida que lo hace, para
así asegurar consistencia. Uno de los problemas particulares de esta
etapa es la del acceso del tema al texto que se ha indizado. Muchos
editores pueden pensar que sin acceso a este tipo de via,así como a
la mayoría de índices que existen,no son capaces de hacer compara-
ciones entre los pasajes en los documentos que requieren indización
en un lenguaje similar. Esta es una facilidad que se tiene en los
índices construidos manualmente, y que puede proporcionarse en un
contexto mecánico al procesar aquellas entradas de los índices que
hayan sido aceptadas por el sistema, de manera que el editor pueda
disponer no sólo de las entradas de los índices, que están ahora en
orden alfabético, sino también de la parte relevante de la clasifi-
cación. En cuanto a que estas entradas tengan que ser procesadas una
vez más después de la etapa de edición, este método tendrá un
costo extra y debe juzgarse si se justifica según las circunstancias
de cada caso. Puede introducirse un mayor refinamiento con mayores
costos para llegar a una forma de concordancia, en la cual estén
impresos cada entrada y el minero de referencia apropiado y todas las
otras entradas que tienen este número de referencia. Esta concordan-
cia, por no tener una nejor palabra, que no es posible en los siste-
mas manuales, combina las ventajas del orden de referencia, con
aquellas del orden de indice, y haría posible comparar el tratamien-
to de cada documento con el de aquellos que son similares. Este es el
único medio con que cuenta el editor, fuera de la memoria, para
chequear la consistencia en la selección.
- 271 -
Por lo tanto hay tres niveles de impresión editorial: sólo
rechazos, rechazos con las entradas aceptadas en la forma del índice,
y rechazos con las entradas aceptadas en la forma del índice, más la
concordancia en el orden de referencias. Con las dos últimas versio-
nes , es posible adicionar variaciones, los rechazos adecuadamente
marcados, pueden insertarse en el orden alfabético, para dar al
editor aún más acceso a los documentos básicos. La concordancia de
la impresión siempre incluirá los rechazos ya sea que aparezcan en
un orden alfabético o nó. Este grado de selección es un indicativo
de la ayuda que los métodos mecánicos pueden dar, mientras que a la
vez, enfatiza la necesidad, si no se tienen normas aceptables en este
campo, de una interferencia editorial entre las etapas mecánicas.
Finalmente, uno puede observar que todo esto se realice en línea.
El empleo manual de este sistema en los Cabinet Papers ha sido

razonablemente prometedor. La clasificación se hizo con los Papers
de 1938 y se confrontó con un índice separado para 1937. Desafortu-
nadamente, el índice de 1937 debió haberse escrito antes de que se
pudiera establecer un estilo de indización a partir de los papeles de
1938, y sin duda se terminó antes de que fueran examinados los
papeles de 1938. Dejando a un lado las demás diferencias, tales
como la entrada cruzada y la selección de nombres de lugares a
cambio de adjetivos, cerca de la mitad de las materias de 1937 someti-
das a confrontación, no tuvo lugar dentro de la clasificación. La
clasificación se basó en una muy pequeña colección que constaba de
297 artículos, de manera que este resultado es satisfactorio. La
adición de los rechazos al sistema fue muy fácil, siendo gran parte
de ellos, adiciones de sinónimos, aunque la clasificación externa
también necesitó que se extendiera y se reordenara. Del experimento
hecho, es claro que es necesario seguir algunas reglas simples de
consistencia en el estilo de las series de índices, aunque los
indizadores actuales deban pasar por alto la necesidad de referirse
constantemente a los precedentes de sus predecesores.
- 272 -
APÉNDICE: CABINET PAPERS DE 1938
CLASIFICACIÓN
Las referencias entre paréntesis angulares o en mayúsculas son

de otros términos en la clasificación: las otras referencias son de
términos en el índice.
Alimentos Agrícola, Agricultura, Animales,

[Economía] Tocineta, Panadería, Productos
Lácteos, Material de Alimentación,
Pescado, Comida, Carne de carnero,
Pollo, Azúcar, Trigo.
Arte
[Recreación]
Combustible Carbón, Suministro de Electricidad,

[Comunicaciones, Suministro de Gas, Petróleo,
Economía, Tecnología] Gasolina, Combustibles sin Humo.
Comercio Impuestos, EMPRESAS COMERCIALES,

[Economía, Relaciones Garantías de Crédito, Créditos,
Exteriores] Derechos de Aduana, Exportación,
Alquiler, Importación, Propiedad
Industrial, RELACIONES INDUSTRIALES,
Inversiones, Embargos, Cuadro de
Mercadeo, Nacionalización,
Preferencias, Corporación Publica,
SERVICIOS PÚBLICOS, Tarifas, Comercio
Comunicaciones Radiodifusión, Comunicaciones

cablegráficas, Filmaciones,
COMBUSTIBLE, INFORMACIÓN, Radio,
TRANSPORTE.
Cortes División de Cancillería, Corte,

[Ley] Tribunal Superior de Justicia.
Crimen Emergencia civil, Fraude, Ley penal,

[Ley] Terrorismo.
Decoración Antigüedades.
[Social]
Economía Censo, COMERCIO, Economía, FINANZAS,

ALIMENTOS, COMBUSTIBLE, INDUSTRIA,
PODER HUMANO, PROPIEDAD, Areas espe-
ciales, Estadística, Control esta-
blecido por la ley, TECNOLOGÍA,
Educación, Escuelas, Profesores,
Entrenamiento vocacional.
273
Educación
[Social]
Enpresas Comerciales Anuncios, Agrícola, Agricultura,

[Comercio] Antigüedad, Armamentos, Buses,
Negocios, Aviación civil, Carbón,
Difusión Comercial, Algodón,
Lácteos, Embarque mercantil, Prensa,
Ferrocarriles, Transporte Terrestre.
Finanzas Sociedades de Construcción,

[ Economía ] Impuestos, Compensación, Garantías
de crédito, Créditos, Desembolso
Financiero, Seguro, Inversiones,
Pagos, Pensiones, Desembolso del
Capital Público, Tarifas, Rentas,
Rentas Publicas, TRIBUTACIÓN,
Desempleo.
Fuerzas Armadas Fuerzas armadas, Armada, Flota Aérea

[Guerra] Nación, Movilización, Registro
Nacional, Servicio Nacional,
Reclutamiento, Fuerza Aérea Real,
Marina Real, Armada Territorial,
Antiguos Voluntarios, Filmación,
Teatro.
Gobierno Actas, Administración, Cuentas,

[Política (véase Censo, Emergencia civil, Empleados
además) los nombres oficiales, Servicio Civil, Gobierno,
de cuerpos gubernamen- Autoridades locales, Miembros de las
tales) Casas Comunales, Ministerios,
Nativos, Orden, Parlamento, Planes,
CONSTITUCIÓN POLÍTICA, Procedimiento,
Desembolso del Capital Público,
Comisión Real, Secretos,
Suministros, TRIBUTACIÓN.
Relaciones Exteriores RELACIONES EXTRANJERAS
Relaciones Extranjeras Extranjeros, personas Británicas,

[Política] Colonial, Colonias, COMERCIO,
(Asuntos exteriores) Commonwealth, Convenio, Diplomático,
(véase además nombres Desarme, Imperio, Extra - terri-
de países y áreas) torial, Política extranjera,
Four Power, Frontera, Garantía,
Influencia, Inteligencia,
Internacional, Liga de Naciones,
Locarno, Londres, Nacionalidad,
Pacto, Partición, Propaganda,
Opinión pública, Refugiados,
Soberanía, Conversaciones de las
Directivas, Estrategia, Tratado,
GUERRA.
- 274 -
Salva Polución atmosferica, Ceguera,
[Social] Sordera, Beber, Salud, Accidente
industrial, Malaria, Medicina,
Defectos Mentales, Entrenamiento
Físico, Salud Pública, Quinina,
Polución de ríos, Deportes.
Social Difusión, Sociedades de
Construcción, Depósitos de caridad,
EDUCACIÓN, Ayuda financiera, SALUD,
Vivienda, RELACIONES INDUSTRIALES,
Seguro, LEY, Pensiones, RELIGION,
Planeación urbana.
INDICE
Las referencias que aparecen en mayúsculas son para los

términos de la clasificación.
1938
Abyssinia, conversaciones Anglo-Francesas respecto a 109
conversaciones Anglo-Italíanas respecto a 50,56
fronteras de 267
reconocimiento de la conquista Italiana 231
Situación en 288
Actas. Véase Industria de la Tocineta, Censo de
Producción, Garantías de Exportación, Gobierno
de la India, Industria de los Arenques, Vivienda
(Trabajadores Rurales), Deficiencia Mental, Leche,
Secretos Oficiales, Restricciones en el Arriendo,
Patentes y Diseños, Trigo.
Addington, Comité para la consolidación legal sobre
el Gobierno Local y Salud Pública, informe 53
Administración, en Escocia 176
Adopción, de niños 238
Certificado de Sociedades
Afganistán, derechos de tierra de los Alemanes en 119
Africa, Nororiente, influencia Británica en 178
Agrícola, ironto del fondo de desempleo, posición
financiera de 45
Certificado de Mercadeo 77
Tribunales de Mercadeo, poder de 77,118
Agricultura, cebada, situación 273,279
reunión de los Productores del Imperio
Británico en Sydney 147,158
Concesiones para trabajadores de vivienda
agrícola 16
sostenimiento del precio de la manteca 274
situación de la avena 279
cerdo, producción, ayuda para 39
prevención de los daños causados por los venados 9
prevención de los daños causados por los conejos 2,36,251
ovejas, industria, propuesta para la
protección de 286
- 275 -
Aire, anti-aéreo, defensa, posible aceleración 66
ataque, compensación a civiles por pérdidas de
vidas o heridos 287
ataque, reconstrucción de emergencia de las
propiedades destruidas 295
defensa de la Gran Bretaña, aspecto de la
Oficina de Guerra 99
Conversaciones de los funcionarios con los
funcionarios de la Aviación Francesa 76
fortaleza posiciones relativas de Poderes 218
fuerza de combate, mantenimiento de,
en Continente 154
de la Fuerza Aérea. Véase Cuenta de
Certificado de la Fuerza Aérea y de la Armada... 32
Arabia, conversaciones Anglo-Italianas
referentes a 50,56
Armamentos, garantías de crédito de exportación para 260
aumento de la capacidad manufacturera para la
exportación 289
manufactura y exportación de Alemania 117
suministros al Lejano Oriente 8
suministros a Portugal 78,113,156
ARTE
Atmosférica, polución, informe sobre 32
Attlee, Clement, conversación con la Secretaría de
Extranjería referente a Checoslovaquia 201
Australia, manufactura aérea en 294
Conferencia de Productores del Imperio
Británico en Sydney 147,158
co-operacióh en defensa de Egipto 209
delegación comercial de 162
comercio con el R.U. y desarrollo de industrias
secundarias 107
visita del Led Privy Seal 96
Austria, conversaciones Anglo-Italianas
referentes 50,56
actitud Británica 67
implicaciones políticas de Anschluss 257
propuestas del Gobierno Francés respetando
su acuerdo con Alemania 44,49
situación 75,76
Aviación, civil. Véase Aviación Civil
Balcanes, ayuda económica a la influencia Alemana y
Británica en los 257
Barcos de Guerra. Véase Barcos capitales
Basutoland, transferencia sugerida a la Unión de
S. Africa 2£1,61 ,160
Bélgica, intercambio de información con, sobre
35, ,130
problemas de suministros en la guerra
35, .94, 122
conversaciones directivas con
18
guerra requisitos de
Bechuanaland, transferencia sugerida a la Unión de
S. Africa 28, ,61, 160
Berchtesgaden. Véase Alemania
- 276 -
Carbón, costos de distribución 60
comercio de exportación, subsidio propuesto 173
producción de petróleo de 19,114
programa de minas 177
suministros en tiempo de guerra, intercambio de
información con Bélgica y Francia 35
Carretera de Baghdad-Haifa, construcción propuesta 37
Cebada. Véase Agricultura
Colonias, aplicación en, de la convención propuesta
sobre reclutamiento laboral 255
posible restitución de Alemania 89
sistema propuesto al gobierno Alemán 54,58
transferencia sugerida de los territorios de la
Alta Comisión a la Unión de S. Africa 28,61,160
COMERCIO
Difusión comercial
Comité Baillie 81
Concesiones Véase Sociedades de Adopción, Mercadeo
Agrícola, Precauciones de Invasión Aérea,
Utilidades Públicas, Armade y Fuerz Aérea (Anual)
Panaderías, Museo Británico, Nacionalidad
Británica y Estado de los Extranjeros, Energía
Hidráulica de Caledonia, Control de Empleo,
Industria Algodonera, Cosechas (Prevención de
Daños ), Custodia de Niños, (Escocia), Divorcio y
Anulación de Matrimonio, Distribución Eléctrica,
Pruebas, Garantías de Exportación, Consolidación
Legal de Drogas y Alimentación, Reserva de
Alimentos, Asignaciones de Combustible, Gobierno
de la India, Horas de Empleo de Personas Jóvenes,
Hallmarking of Foreing Plate, House of Commons
Members Fund, Isla del Hombre (Derechos de Aduana),
Servicio Nacional (Fuerzas Armadas), Registro de
Hogares Infantiles (Escocia), Prevención de
Fraudes (Inversiones), Conejos, Clasificación
y Evaluación, Registro de los Nacimientos
Muertos (Escocia), Salarios de Transporte
Terrestre, Seguro de Desempleos,
Propiedad del Departamento de Guerra.
EMPRESAS COMERCIALES 133
FUERZAS ARMADAS
Armamento de barcos mercantiles 3,182
Vehículos armados de batalla, provisión de la
práctica para 244
Armas, Véase armamentos
Armada, Alemana, fuerza actual y posible expansión
organización para la guerra 106
pago y condiciones 26,72
reclutamiento 22
Concesiones de la Armada y la Fuerza Aérea (Anual) 64
Pastelerías, concesión de Pastelería, industria 62,111
Radiofusión de avisos. Véase radiofusión comercial
Tccineta,
Acta de la Industria, reforma propuesta 274
- 277 -
MÉTODOS MODERNOS DE ORDENAMIENTO
DE ARCHIVOS EN IOS ESTADOS UNIDOS
Por
Frank B. Evans
National Archives
Hace más de medio siglo, en el Congreso Internacional de Archi-

vistas y Bibliotecarios que tuvo lugar en Bruselas, un representante
Americano llamó la atención por un "método uniforme de clasifica-
ción" para los archivos nacionales. Deploraba la falta de "clasifi-
cación lógica" y pidió que se creara un "sistema científico" el
cual, "aunque se modifique para satisfacer las condiciones locales",
pueda ,"donde se aplique, conservar, una similitud y uniformidad gene-
rales" . El tema de este informe es la historia y el estado actual
del intento llevado a cabo en los Estados Unidos para desarrollar este
sistema .
UN MARCO DE REFERENCIA
Entender cualquier etapa de la administración de archivos en los

Estados Unidos requiere referirse constantemente a varias considera-
ciones básicas. La primera ha sido la falta de una profunda tradi-
ción en la conservación de archivos en forma metódica ya sea por
organizaciones privadas o gubernamentales a cualquier nivel en los
Estados Unidos. Los documentos eran considerados como los medios para
un objetivo inmediato, la dirección de asuntos actuales, y luego de
haber cumplido este propósito, simplemente se almacenaban en cual-
quier espacio disponible sin importar su orden original o su relación
con otros documentos de la misma oficina. A este hecho debe agregarse
la ausencia de un sistema de archivo bien desarrollado, un patrón de
organización gubernamental que siempre fuera fluido, y el descuido
del Gobierno Nacional para crear una oficina de archivos separada para
sus propios documentos, hasta 1934. Estas circunstancias han plan-
teado al archivista en los Estados Unidos, problemas muy diferentes a
los de la contraparte Europea, y en gran parte las políticas y prác-
ticas de archivo Norteamericanas son el resultado necesario de las
prácticas de conservación de archivos.
El autor es el Director de la División de Proyectos de Archivo

de la Oficina de Archivos Civiles del Archivo Nacional. Antiguamente
fue un Archivista del Estado de Pensilvania. El Dr. Evans ha estado
vinculado al Servicio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobier-
no desde 1963. Este informe lo presentó en el V Congreso Interna-
cional del Consejo Internacional de Archivos, que tuvo lugar en
Bruselas en Septiembre de 1964.
1 Dunbar Rowland, "The Importance of the invitation of the
Concentration and Classification of National Archives" in J. Cuvelier
and L. Stainier eds.. Actes Congrès de Bruxelles. 1910, p 567,
570-571 (Bruxelles, 1912).
2 Este informe se presentó gracias a una invitación de Wayne
C. Grever y Robert H. Bahmer, entonces Archivista y Comisionado de
Archivos de los Estados Unidos, respectivamente, y con la presencia
del presidente y del Consejo de la Sociedad Americana de Archivistas.
El autor agradece los consejos invaluables y las sugerencias que
respecto al informe le ofrecieron Ernest Posner y Oliver W. Holmes.
- 278 -
Una segunda consideración inportante es la autonomía y la mul-
tiplicidad, de los depósitos para material de archivo, bajo el sis-
tema Federal del gobierno. Esta autonomía fomentó una gran diversi-
dad de técnicas, y aún con respecto a las oficinas gubernamen-
tales de archivo, es difícil hacer generalizaciones válidas. Los
archivistas Norteamericanos siempre han sido muy individualistas
en sus métodos; y la unión de la profesión de archivos en los
Estados Unidos es una unión basada más en un propósito común que
en políticas y prácticas comunes.
A estas consideraciones debe agregarse la fuerte influencia que

los bibliotecarios y los curadores de manuscritos han ejercido sobre
la administración de archivos. En los Estados Unidos ambas profesio-
nes anteceden a la de archivista. En los últimos años la influencia
bibliotecaria ha disminuido a nivel nacional, pero los principios y
las técnicas de la clasificación y catalogación bibliotecarias aún
influyen en la administración de archivos en muchas oficinas estata-
les y en los depósitos semipúblicos y privados. Igualmente influ-
yentes han sido las técnicas ideadas por los curadores de manuscri-
tos para generar lo que se ha llamado "colecciones de manuscritos
históricos" propiamente, grupos de documentos privados.
Se necesitarían varios volúmenes para describir la gran variedad

de prácticas de los archivistas, bibliotecarios y curadores de manus-
critos en la administración de archivos públicos y privados. El
objetivo aquí, es enfatizar la existencia de este amplio rango de
prácticas, indicar las circunstancias que las originaron y subrayar
la importancia de una consideración final - la inestabilidad de
la terminología de archivos en los Estados Unidos. Hoy la mayoría
de los archivistas Norteamericanos están interesados no en la clasi-
ficación de archivos sino más bien en su "ordenamiento". Nuestra
preferencia por este último término y por su significado especiali-
zado puede entenderse mejor a través de un breve análisis de la
evolución del concepto de la clasificación de archivos en los
Estados Unidos.
Para resumir, solo se puede intentar entender cualquier caso

sobre archivos en los Estados Unidos, si se hace dentro del contexto
de la falta de una fuerte tradición en la conservación metódica de
archivos, la ausencia de un sistema de registro debidamente desarro-
llado, la fluidez de una organización administrativa, la relativa
demora en la creación de una oficina estatal de archivos, la autono-
mía institucional y la diversidad de procedimientos fomentados por el
sistema Federal de gobierno, las fuertes influencias ejercidas por
profesiones aliadas como lo son las del bibliotecario y el curador de
manuscritos, y la falta de una terminología estable. Pero a pesar de
los términos particulares usados, compartimos con todos los archivis-
tas el problema básico de un control sobre el material bajo nuestra
custodia. Si hay mucho que parece nuevo en nuestro acercamiento al
problema, hay también mucho que es tradicional y que puede conside-
rarse como adaptaciones de los principios y las prácticas Europeas.
PRIMER INTENTO HACIA UN MÉTODO UNIFORME DE CLASIFICACIÓN
En los Estados Unidos aún no se ha escrito la historia de la

administración de archivos, pero se dispone de bastante información
respecto al inicio del desarrollo de la teoría y la práctica de
archivos, en informes y artículos publicados. Esta historia tiene su
verdadero comienzo en las actividades de la Comisión del Archivo
- 279 -
Público, creada por la Asociación Histórica Americana en 1899,
"para investigar e informar, desde el punto de vista del estudio
histórico, sobre el carácter, contenido y funciones de.... reposi-
torios públicos de manuscritos". Para evitar duplicaciones de es-
fuerzo con una Comisión Histórica de Manuscritos anterior, la
Comisión del Archivo Público acordó restringir sus actividades a
"material documental de naturaleza pública o gubernamental tal como
usualmente se clasifican bajo el encabezamiento de archivos, los
documentos públicos o documentos estatales .
Uno de los objetivos expresados en la comisión fue "la unifica-

ción y mejora... de métodos... de ordenamiento y preservación de
material documental oficial" pero en su primera sesión los miembros
votaron en contra de la propuesta sobre "cualquier plan detallado y
específico para guardar los documentos públicos" en los Estados
Unidos . "En tanto que las condiciones presenten algunos puntos de
similitud en dos estados cualquiera", concluyó la comisión:
Es difícil formular un esquema que tenga en cuenta un minero

considerable de ellos, mientras que la renuncia proverbial del
Mancomunado Americano para sacar provecho de ejemplos, hace
inseguro suponer que un esquema que ha sido aprobado en un
estado pueda, por este hecho, ser favorablemente aceptado en
otro .
La comisión, por lo tanto, dedicó su esfuerzo de casi la

siguiente década a estudiar y compilar la lista del material de
archivo bajo la custodia del gobierno local y estatal.
La mayoría de los miembros de la Comisión del Archivo Públi-

co, incluyendo los miembros adjuntos que tenía en cada Estado, eran
historiadores profesionales involucrados en la enseñanza y escritura
de la historia. Por lo tanto, fue bueno que el primer plan conocido
creado especialmente para la clasificación de archivos públicos en
los Estados Unidos fuera un plan general expuesto en 1906 por un
profesor de historia del Historial, Memorial and Art Department de su
Estado. Varios años antes como miembro adjunto de la Comisión, el
autor del plan había preparado un informe sobre el archivo públi-
co del Estado .
El plan de clasificación constaba de cuatro partes: una

clasificación "primaria" que distinguía entre archivos Locales y
Estatales, una clasificación "formal" en términos de material
impreso o manuscrito, una clasificación "histórica" basada en las
fechas significativas de la historia del estado, y una clasificación
"administrativa" que combinaba elementos de cada una de estas partes.
En la clasificación "administrativa" los documentos públicos se
dividían primero en locales o estatales. Luego los archivos Estata-
les se dividían según la oficina de origen: los archivos locales
por condado- municipio o ciudad.
3 American Historical Association. Annual Report... for the

Year 1900, 2: 5,6. Hereafter cited as AHA, Annual Report.
4 AHA, Annual Report, 1900, 2: 10,24.
5 El plan de clasificación fue presentado por el profesor
Benjamin F. Shambaugh al State Historial, Memorial and the Art
Department: Cassios C. Stiles, Public Archives: A Manual for Bieir
Administration in Iowa, p. 21-22 (Des Moines, 1928). Ver también el
" Report on the Public Archives of Iowa" in AHA, Annual Report,
1900. 2: 39-46.
- 280 -
El material de cada una de estas subdivisiones se clasificaba de
acuerdo con la forma física ofiel tema, y los ítems individuales se
colocaban en orden cronológico.
Este plan fue adoptado como base para la clasificación del ar-
chivo publico del Estado donde se originaron, pero no tuvo el
respaldo de la Comisión. Solo se publicó años más tarde, y tuvo
muy poca influencia en las prácticas de otros Estados. En los
Estados Unidos fueron de gran significado potencial en el desarrollo
de la administración de archivos, las actividades comtemporáneas de
otro grupo de historiadores profesionales asociados aon la nueva
Institución Carnegie de Washington.
Poco después de la creación de la Comisión del Archivo Públi-

co, la Institución Carnegie de Washington estableció una Oficina de
Investigación Histórica, la cual preparó un serie de guías a los
materiales para la historia Americana en los principales archivos y
bibliotecas de Europa. A través de este programa muchos estudiantes
Americanos tuvieron conocimiento de primera mano de los principios
y las técnicas de archivo Europeas, y por la estrecha relación
entre las oficinas de Investigación Histórica Americana y la Comi-
sión de Archivos Públicos,estos estudiantes pudieron persuadir a la
Comisión del Archivo Público para que reconsiderara su decisión
inicial en contra de buscar uniformidad en las prácticas de
archivo en los Estados Unidos.
En la primera Conferencia de Archivistas, promovida por la Comi-

sión en 1909, Waldo G. Leland recomendó que se preparara un manual
de práctica de archivo para los archivistas Americanos. Respecto a
la clasificación, propuso que "en general, el principio enunciado
por el Holandés, y aceptado en la mayoría de los Países Europeos,
el "herkomstbeginsel", el 'respect des fonds', o "principio de
procedencia", debía ser adoptado". Decia que "los archivos deben
clasificarse de acuerdo con su origen; deben reflejar los procesos
por los cuales aparecieron". En un ataque directo sobre las prác-
ticas existentes, previno que "nada podría ser más desas-
troso que la aplicación de métodos modernos de clasificación
bibliotecaria al campo de los archivos .
La Comisión del Archivo Público aceptó la recomendación

para la preparación del manual y asignó a un subcomité la respon-
sabilidad de la planeacióh. Durante el año siguiente muchos
miembros de la subcomisión y otros eruditos participaron en el
Congreso Internacional de Archivistas de Bruselas en 1910, reforzando
así la influencia potencial de la experiencia Europea sobre el
contenido del manual propuesto .
6 El plan se publica en "Principles of Classification for

Archives" de Ethel B. Virtue en AHA Annual Report, 1914, I 376-377.
7 Waldo G. Leland " American Archival Problems", en AHA.
Annual Report, 1909. p. 346: ver también de Leland "The First
Conference os Archivists, December 1909: The Beginning of a
Profession." in American Archivist, 13: 109-120 (Apr. 1950).
8 Ver particularmente Cuvelier y Stainier. eds., Actes Congres
de Bruxelles, 1910, p, 463-467. 565-572, pero compárese p. 112-117.
660. Ver también de Arnold J.F. Van Lear, "The Word of the Interna-
tional Congress of Archivists and Librarians" en Bruselas. Agosto
28-31. 1910" en AHA Annual Report, 1910, p. 282-292, el cual decía
(p. 285) que el congreso había adoptado el principio de procedencia
"como la base de ordenamiento y la clasificación de archivos".
- 281 -
Sin embargo, hubo oposición no sólo de los bibliotecarios que
fueron los encargados de la clasificación por temas, sino también de
los curadores de manuscritos, que insistieron en que ya que los pro-
blemas no eran iguales a los Americanos, al hacer un estudio de los
"planes y conclusiones Europeos los resultados „no serian "satisfacto-
rios" para la actividad Archivfstica Americana . Este desacuerdo
básico impidió que se hicieran progresos por cerca de 2 años, pero
en la Conferencia de Archivistas de 1912, finalmente predominaron las
opiniones de los historiadores. El Dr. Leland declaró en esta confe-
rencia que todos los documentos " se producen de la misma forma,
igualmente necesitan preservarse y administrarse, y tienen el mismo
final si se descuidan" Por lo tanto era obvio, insistió, en que
" los principos de la economía de archivos evolucionara en una
práctica Europea" y fueran "aplicables a los archivos
Americanos
El informe del subcomité sobre el manual propuesto presentado en

esa conferencia hizo que varios especialistas escribieran 20 capítu-
los, incluyendo un capitulo sobre "Clasificación: Sistematización
y Notación. Al discutir los planes para este capítulo en particu-
lar, el director de la subcomisión aseguró que los archivistas "poco
podían aprender de los esquemas de la clasificación bibliotecaria
hecha para libros" y dijo que el principio de,procedencia era la
única base para la clasificación de los archivos . La
controversia inicial fue ganada por los eruditos familiarizados con
la experiencia Europea, pero debe anotarse que algunos de estos
hombres fueron directores de oficinas de archivo.
En el año siguiente en la Conferencia de Archivistas de 1913, se

revisaron los planes para el manual para tener un original menos
extenso de 10 capítulos, pero con un capítulo dedicado a la clasi-
ficación. En la conferencia también se discutieron los bosquejos
de dos capítulos que se habían hecho sobre otros tópicos
En la Conferencia de 1914 se leyó un documento sobre "Los Principios
de la Clasificación de Archivos". Después de revisar la experien-
cia Europea y de citar las recomendaciones del Congreso de Bruse-
las de 1910, el autor de este artículo concluyó que " El principio
de procedencia de "respeto de los fondos" es hoy un principio esta-
blecido de clasificación de archivos". El plan de clasifica-
ción de 1906 que se discutió anteriormente, se consideró entonces
"una ilustración muy simple y concreta" del principio,de procedencia
tal como se adoptó en el archivo de un Estado, pero ni la
Conferencia ni la Comisión del Archivo Público tomaron ninguna
acción formal respecto a este plan de clasificación.
9 Thomas P. Martin, "Control of Manuscripts and Manuscripts

Collections," in Society of American Archivists, Proceeding,
Providence, R.I., December 29-30, 1936 and Washington, D.C., June
18-19; 1937, p. 28 (Urbana, III., n.d.); de aquí en adelante se cita
como SAA, Proceedings, 1930-37. Ver también AHA. Annual Report,
1910, p. 298.
10 Waldo G. Leland "Some Fundamental Principles in Relation to
Archives" in AHA, Annual Report, 1912, P. 265; pero compárese con
Matin, "Control of Manuscripts" p. 28-29.
11 Victor Hugo Paltsits, "Plan and Scope of a "Manual of
Archival Economy for the Use of American Archivists," in AHA. Annual
Report, 1912. p.254. 260.
12 AHA Annual Report 1913, 1:261-265.
13 Virtue "Principles of Classification," in AHA, Annual
Report, 1914, I 374-376.
- 282 -
Al estallar la Primera Guerra Mundial expuse la falla de este
primer intento de crear un sistema uniforms de administración de
archivos en los Estados Unidos. La guerra desvió la atención de la
Comisión del Archivo Público al problema de los documentos de la
guerra, y la comisión misma fue suspendida durante los años
inmediatos de la postguerra. Cuando la comisión revivió con
limitaciones en 1921, muchos de los eruditos que habían promovido
sus actividades, estaban ahora comprometidos en otras actividades,
particularmente en el movimiento por la construcción del edificio
para el archivo nacional y la creación de una oficina aparte para el
archivo nacional. Se intentó revivir el proyecto para hacer una
cartilla sobre la práctica de archivos, pero ésta nunca se ter-
minó y el capítulo sobre clasificación quedó sin escribirse.
CLASIFICACIÓN PUESTA A PRUEBA
Excepto en el área de promoción de políticas y prácticas

uniformes, los esfuerzos de la Comisión del Archivo Pdblico en
pro de la causa de los archivos en los Estados Unidos fueron
notablemente exitosos. Como resultado directo de sus actividades,
muchos Estados adoptaron la legislación básica sobre archivos, y
en unos 30 Estados se fundaron oficinas de archivo. Sin embargo
los métodos adoptados por estas oficinas para la organización y
control de sus fondos, fueron con frecuencia el resultado de las
circunstancias más que de la selección. En los Estados donde la
responsabilidad de los archivos se le daba a las bibliotecas Estata-
les generalmente se adoptaba la clasificación por temas, mientras
que cuando la responsabilidad de archivos se asignaba a las sociedades
históricas del Estado, terminaban con frecuencia organizados con
base en el patrón de los manuscritos históricos. La clasifica-
ción temática de los archivos de acuerdo con los principios
bibliotecarios no requiere mayor explicación, pero sí es necesario
discutir el manejo de los documentos como manuscritos históricos.
Las prácticas de este tipo que se adaptaron más ampliamente

fueron la de la División de Manuscritos del Congreso, la cual en 1903
fue autorizada para seleccionar y aceptar el material de archivo del
Gobierno Federal. Como se explica en un manual publicado por primera
vez en 1913, estas prácticas se basaron en las siguientes premisas:
[1]... documentos oficiales transferidos a la división de

documentos de los archivos gubernamentales que deben ser docu-
mentos cuyo valor administrativo haya desaparecido y que ofi-
cialmente han muerto - i.e.., documentos que actualmente no
se consultan con propósitos administrativos.
[2]...documentos oficiales bajo el control del archivista a

quien llegan generalmente ordenados e indizados con base en ne-
cesidades administrativas y de ningún modo competentes para res-
ponder a las necesidades de un investigador histórico.
[3] La experiencia, y por esto se entiende no la experiencia del

investigador o del usuario de los manuscritos, sino la del archi
ista, la del curador de documentos, a quien se le llama docena
14 Ver particularmente el "An Historial Résumé of the Archives

Commisssion from 1899 a 1921." de Paltsits, en AHA, Annual Report
1922 I: 152-160 y su "Pioneering for a Science of Archives in the
United States" in SAA Proceedings 1936-37, p. 41-46.
- 283 -
de veces al día para localizar y entregar documentos individua-
les, y quien sólo comprende las dificultades de la tarea, ha
demostrado que el ordenamiento estrictamente cronológico por
años, meses y días, es el único perfectamente satisfactorio.
La División de Manuscritos, por lo tanto, aconsejó que "en el

ordenamiento de grandes volúmenes de documentos oficiales":
Es mejor el método lógico de un orden cronológico bajo los

varios departamentos de los cuales proceden. La minuciosidad de
esta clasificación, claro está, dependerá del tamaño de la
colección; ordinariamente deben considerarse las necesidades de
las principales divisiones de las tres ramas coordinadoras
[ejecutiva, legislativa y judicial].
Más tarde también aconsejó que si el volumen del material no

era demasiado grande "solo una centena de manuscritos...que represen-
ten al menos algunas subdivisiones y oficinas", el archivista debe
"ignorar una clasificación más compleja que el material mismo y
ordenar los documentos cronológicamente, resultando la clasificación
gubernamental, si se necesita, en las tarjetas del catálogo
Algunos eruditos podrán entender el carácter orgánico y el

valor de los documentos, pero para muchos archivistas Americanos,
los documentos públicos que no se necesitaban ya para fines adminis-
trativos, eran considerados manuscritos históricos de origen
oficial. La Biblioteca del Congreso como depósito oficial de los
documentos del Gobierno Nacional dio el ejemplo, y la aparente
lógica y simplicidad obvia de sus políticas y prácticas aseguraron
el que se adoptara en otros depósitos. Así, el director de una
agencia estatal de archivos en su participación en el Congreso de
Bruselas de 1910 declaró:
El objetivo que debe alcanzarse en el ordenamiento de todos los

archivos gubernamentales es el de clasificarlos de tal manera que
los documentos hagan su narración, en una forma histórica,
sobre el progreso y desarrollo del Estado y de su gente desde su
comienzo.
Insistió que este objetivo PQdía lograrse por medio de un

método cronológico de clasificación . Y en el Estado donde se
adoptó el plan de clasificación de 1906, ese plan fue transformado
por el de 1928 a "una combinación de los sistemas cronológico y de
temas, y además con un ordenamiento alfabético"
15 Las anteriores declaraciones son anotaciones de la Biblioteca

del Congreso, en Notes on the Care, Cataloguing, Calendaring, and
Arranging of Manuscripts, por J.C. Fitzpatrick, p 4,10,13-14 (3
edición Washington 1928). Para el estudio de la aplicación de estas
prácticas y políticas de archivo en un estado, ver de Frank B.
Evans, "The Many Faces of the Pennsylvania Archives", en American
Archivist, 27: 269-283 ( Apr. 1964).
16 Dunbar Rowland. "The Adaptation of Archives to Public Use."
en AHA, Annual Report, 1912, p. 270.
17 Stiles, Public Archives... in Iowa. p. 24-25: compare
Virtue, "Principles of Classification." p. 376. Ver, también Waldo
G. Leland. "Report on the Public Archives and Historical Interests of
the State of Illinois", en Illinois State Education Building
Commission Report, p. 11-53. (Springfield, 1913 : y Theodore C.
Blegen A Report on the Public Archives (Wisconsin State Historical
Society. Bulletin of Information no. 94: Madison Wis. 1918).
- 284 -
Par lo tanto la teoría y la práctica de archivos en los
Estados Unidos no tiene nayores progresos durante las dos décadas
posteriores a la Primera Guerra Mundial . EL éxito iel intento
por un archivo nacional separado llegó a su cima con 1?» aprobación
de la Ley Nacional de Archivos de 1934, que revivió el interés y la
actividad en este campo de los archivos. A la creación del Archi-
vo Nacional, siguió otro ciclo de estudios, esta vez de documentos
del Gobierno Federal fuera y dentro de Washington. Este "inventa-
rio" de archivos inactivos fue muy importante en el desarrollo de
técnicas descriptivas; y como identificaba y describía los documen-
tos en términos de su oficina de origen, fue importante también para
dirigir de nuevo la atención hacia el sistema organizacional del
control del material de archivo . El estudio de los documentos
históricos que abarca los manuscritos históricos en el país, tuvo
consecuencias similares, pero la influencia de la clasificación por
temas siguió siendo fuerte. En los inventarios resultantes de este
estudio, se ordenaron en secuencia "lógica" las oficinas que
tenían "documsntos históricos", y los documentos de cada una se
agruparon bajo encabezamientos generales, con referencias cruzadas
ocasionales entre los encabezamientos de temas similares de las
diferentes oficinas. Según la opinión del director nacional del
Estudio, esto representaba "solamente el comienzo de la clasifi-
cación por temas
La principal actividad en relación con la clasificación tuvo

lugar en el nuevo Archivo Nacional, el cual creó en 1935 una
División de Clasificación como parte de su organización funcional
interna. Esta División tenía a su cargo:
Conducir las investigaciones básicas hacia métodos de clasifi-

cación técnicos en instituciones de carácter y tamaño compa-
rables y el análisis y la interpretación de tales estudios ya
que estos resultados pueden afectar el procedimiento final de
clasificación que sea adoptado por el Archivo Nacional;
18 Esta conclusión esta basada en un estudio sobre material

publicado disponible. Sin embargo, para evidencias del interés sobre
la clasificación, ver de David W. Parker "Some Problems in the
Classification of Departmental Archives" in AHA. Annual Report.
1922, I: 164-172. el cual explica las prácticas Canadienses; ver
también los dos últimos ítems citados en la nota 17.
19 Ver particularmente Philip M. Hamer, "Federal Archives
Outside the District of Columbia, in SAA. Proceedings, 1936-37, p.
83-89: y National Archives Survey of Federal Archives; the Manual of
the Survey of Federal Archives (Washington 1936).
20 Luther H. Evans "Next Steps in the Improvement of Local
Archives, en Public Documents With Archives and Libraries, p. 283.
(American Library Association Chicago. 1937). Ver también su
"Archival Progress in the Historical Records Survey", en SAA,
Proceedings, 1936-37, p. 90-95; Sargent B. Child. "Status and Plans
for Completion of the Inventories of the Historical Records Survey,"
en Archives and Libraries, 1940, p. 12-25; Margaret S. Eliot,
"Inventories and Guides to Historical Manuscript Collections".
ibid., p. 26-35; Herbert A. Kellar, "An Appraisal of the
Historical Records Survey", ibid., p. 44-59; y David L. Smiley,
"The W.P.A. Historical Records Survey", en William B. Hesseltine and
Donald R. McNeil, eds.. In Support of Clio: Essays in Memory of
Herbert A. Kellar, p. 1-28 (Madison, Wis., 1958).
- 285 -
determinar la duración cronológica de todos los departamentos
del Gobierno, de las oficinas independientes y de sus subdivi-
siones y de las series de archivo creadas por ellos; realizar un
estudio y análisis completo de los distintos planes de clasifi-
cación que actualmente se usan en las oficina del Gobierno
Federal; organizar estos esquemas de clasificación de manera que
sea permitido su uso temporal para cumplir con los objetivos de
la clasificación general; desarrollar un plan de clasificación
lógico y amplio basado en los estudios anteriores; e idear un
sistema de numeración que identifique cada,serie de archivo en
los fondos trasladados al Archivo Nacional
Después de un año de "consideración general" de los problemas

de clasificación y de estudiar los sistemas existentes, la División
concluyó que "el esquema que se ha desarrollado en una oficina no
puede ser usado por otra por las diferencias en funcionamiento, y mé-
todos de manejo y preservación de documentos, el trabajo de los cla-
sificadores del material de archivo consiste en la creación continua
de esquemas de clasificación donde puedan encajar los documentos".
Sin embargo, la División continua encargada del ideal de tener un
esquema único de clasificación para el Archivo Nacional, que
"tenga una organización lógica de los documentos depositados
allí", y que "muestre sus interrelaciones y el desarrollo funcional
de las oficinas gubernamentales que los produjeron"
En vista de estos desarrollos, el Archivo Nacional decidió que

por muchos años no sería posible una "catalogación detallada" de
sus "colecciones". Simplemente la organización del Gobierno había
sido muy fluida y compleja; el volumen de documentos que debían ana-
lizarse en términos de relaciones organizacionales fue muy grande;
había muchos archivos descentralizados que contenían una gran varie-
dad de sistemas de archivo y de clasificación; y los materiales que
se habían transferido a la custodia del Archivo Nacional frecuente-
mente estaban desorganizados. Mientras tanto su División de Catalo-
gación simplemente catalogaba todo el material a medida que se iba
recibiendo
La primera prueba práctica del programa de clasificación del

Archivo Nacional se realizó entre 1936 y 1937. En este momento ya se
había decidido que el esquema de clasificación "para todo el volumen
de documentos de cada oficina" constaba de "una historia breve de la
oficina y de sus documentos", una lista de "series de documentos de
acuerdo con la organización como se había determinado", y "el
símbolo de clasificación asignado a cada serie". La División de
Clasificación, de acuerdo con este plan, terminó un "esquema de cla-
sificación para cada una de las cuarenta y tantas divisiones de la
oficina de Washington de la United States Food Administration, la cual
realizó el estudio y el ordenamiento de 2.850 series diferentes. A
cada una de estas series se le asignó un símbolo de clasificación
que constaba de tres partes:
(1) ün nombre o serie de letras que identificaban la oficina

interesada.
21 National Archives. First Annual Report of the Archivist of

the united States for the Fiscal Year Ending June 30, 1935. p. 15:
ver también p. 21, 28-29. De aquí en adelante se cita como NA,
Annual Report.
22 NA, Annual Report, 1936. p 45-47; 1937, p. 18.
23 NA, Annual Report, 1937. p 18, 1938, p.24.
- 286 -
(2) Un número que indicaba la división básica de la oficina,
y si era necesario, una letra que indicaba la sección o sub-
sección; y
(3) una combinación de una letra y un número donde la primera

indicaba el grupo de documentos o la subdivisión de la oficina,
y el «último indicaba la serie de documentos dentro de ese
grupo .
Este sistema de clasificación, según la opinión de un observa-

dor entrenado en Europa, era "completamente distinto al sistema
Francés de racionalización del mismo nombre" . Era igualmente
distinto a cualquier sistema que hubiera sido desarrollado en los Es-
tados Unidos. Esencialmente, estaba basado en la aplicación rígida
y exclusiva del sistema organizacional para controlar los documantos,
con un patrón organizacional de la oficina usado para identificar
cada una de las series mediante la aplicación de los símbolos elabo-
rados. Además, debe anotarse, que nada en este sistema violaba el
principio de procedencia.
La creación del Archivo Nacional ayudó también a revitalizar

la Conferencia Anual de Archivistas, y en 1936 la conferencia se
amplió y se transformó en la Sociedad de Archivistas Americanos. En
las ponencias y en los documentos leídos en las reuniones anuales de
la nueva Sociedad, el largo e interrumpido debate sobre la clasifica-
ción de archivos se renovó entre los archivistas, bibliotecarios y
curadores de manuscritos. En un extremo estaban quienes aún conside-
raban los documentos, especialmente aquellos de origen privado, como
manuscritos históricos y pedían como solución "práctica" la
"adopción de los principios cronológicos y alfabéticos, en combina-
ción con la clasificación geográfica o temática," mientras que en
el otro extremo estaban los funcionarios del Archivo Nacional quienes
insistían en que los archivos no deberían clasificarse "por tema,
sino por... oficinas y subdivisiones de éstas . Entre estos
extremos había un amplio rango de opinión y experiencia. Todos
estaban de acuerdo en que la clasificación de archivos era diferente
a la clasificación_bibliotecaria, pero fuera de este punto, había
muy poco acuerdo .
24 Ver NA, Annual Report, 1937, p. 18: 1938. p. 25. Ver

también Roscoe R. Hill et al., "Round Table Discussion on 'Problems
of Classification'," en SAA. Proceedings, 1936-37, p. 52-53.
25 Ernst Posner, "The Development and Problems of Archival
Administration in the United States", D. 18 (an unpublished
translation by Paul Lewinson from Drei Vortràge zum Archivwesen der
Gegenwart, Stockholm, 1940).
26 Herbert A Kellar. "The Significance and Use of Business
Archives" en SAA Proceedings 1936-37, p. 38: John R. Russell. "Some
Problems in Cataloging Archives", en Public Documents With Archives
and Libraries, p. 288.
27 Ver particularmente Hill et al., "Round Table Discussion",
p. 52-59: Dorsey W. Hyde, Jr.. "Essential Functions in the
Organization of the National Archives", en Public Documents With
Archives and Libraries, p. 259: Margaret C. Norton. "Scope and
Functions of a State Archives Department", ibid., p. 266-268. "The
Training of Archivists (Informal Discussion:" ibid, p. 298-305:
Illinois State Library. Catalog Rules: Scries for Archival Material
comp. by Margaret C. Norton (Springfield. 1938: Evangeline Thurber.
"Suggestions for a Code for Cataloging Archival Material".
- 287 -
Este debate sobre la clasificación, de nuevo derrostró la nece-
sidad de normalizar la terminología de archivos. Los documentos
publicados incluían, entre otros, el uso frecuente de los términos
que pretendían ser sinónimos- "bultos", "grupos", "conjuntos",
"seriados"y "series de los términos", "manuscritos históricos",
"registros", "artículos", "archivadores",y "documentos"; usaban el
término "clasificación" en cuanto a los sistemas de archivo y al
ciclo de vida de los documentos; frecuentemente hacían distinción
entre clasificación y "ordenamiento" y aún más hablaban de
"ordenamiento clasificado" . La Sociedad de Archivistas
Americanos nombró un comité de terminología, pero no estuvo de
acuerdo ni con el conjunto de términos propuestos ni con el uso
común de los términos existentes . Tal acuerdo no existe aún
en los Estados Unidos.
El debate reveló también desacuerdos básicos con respecto a la

clasificación dentro del Archivo Nacional. En una discusión sobre
los problemas de la clasificación, uno de los miembros del personal
concluyó que lo que sucedía realmente en el Archivo Nacional no era
la aplicación de un esquema intelectual al fondo documental, sino que
"se asignaban nombres y sitios", a las series de documentos de acuer-
do con "determinaciones del hecho objetivo". Por lo tanto, pro-
puso que se hiciera una redefinicióh de la clasificación para
significar:
"La determinación objetiva, por medio de técnicas apropiadas de

investigación legal e histórica (cuando sea necesario), de la
oficina de origen y de la oficina u oficinas que tienen la custo-
dia de un grupo de documentos, la determinación similar de tipos
funcionales de documentos representados en la colección,,]/ su
limitación geográfica temporal y objetivamente delimitada .
27 ... en Archives and Libraries. 1939, p. 42-53: Grace L.

Ñute. "Suggestions for a Code for Cataloging Historical Manuscript
Collections" ibid., p. 54-63: Roscoe R. Hill "Classification in
the National Archives", en Archives and Libraries. 1940, p. 60-77:
Margaret C. Norton. "Clasification in the Archives of Illinois",
ibid., p. 78-92: Solon J. Buck "Essentials in Training for Work
With Public Archives and Historical Manuscript Collections".
ibid., p. 114-122, con la opinión de Miss Norton, p. 123-126:
Howard H. Peckham. "Arranging and Cataloging Manuscripts at the
William L. Clemens Library", in American Archivist, 1:215-229 (Oct.
1938): John R. Russell. "Cataloging at the National Archives",
ibid., 2: 169-178 (July 1939 : Aliron R. Wrigth. "Archival Classifi-
cation", ibid., 3: 173-186 (July 1940): and Ruth K. Nuermberger. "A
Ten Year Experiment in Archival Practice", ibid., 4: 250-261
(Oct. 1941).
28 Estos términos y sus usos variados aparecen en los
artículos citados anteriormente en las notas 26 y 27.
29 Ver Roscoe R. Hill. "Archival Terminology", en American
Archivist, 6: 206-211 (Oct. 1943); y Jacob Hodnefield. "Archives -
What Are They? ibid., 7:128-129 (Apr. 1944). Ver También Theodore
R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques, p. 11
(Chicago. 1956): y Oliver W. Holmes, "Public Records - Who Knows What
They Are? en American Archivist, 23: 3-26 (Jan. 1960).
30 Paul Lewinson. "Problems of Archives CLassification". en
American Archivist, 2: 183-184 (July 1939).
- 288 -
Otros eruditos de las directivas del Archivo Nacional trataron el
problema de la clasificación en términos del conocimiento de la
experiencia Europea. Se hicieron varios estudios sobre las políticas
y las prácticas tanto de Europa Oriental como Occidental, y uno de
estos estudios sobre "Prácticas Archivísticas Europeas en el ordena-
miento de documentos" fue publicado por el Archivo Nacional en 1939
como una Circular Informativa al Personal. Basado ampliamente en los
análisis de manuales y de artículos de revistas profesionales, este
estudio analizaba la teoría y práctica de los archivos en
Francia, Rusia, Holanda, Dinamarca, Suecia e Inglaterra. Concluía
que "sin duda" el "más elemental principio del respeto de los
fondos" fue "un primer principio de la economía de archivos", pero
luego discutía el examen crítico de Cari Gustaf Weibull
sobre algunas de las "supraestructuras teóricas" que se habían
construido sobre f?te principio y las respuestas a Weibull de R.
Fruin Georg Winter . El autor del estudio concluyó, que en vista
de las condiciones Archi- vísticas Americanas:
El principio desarrollado por los archivistas Prusianos, y

elaborado por los Holandeses, por el cual debe mantenerse el
orden original establecido en las oficinas de archivo, parece
tener en principio solo el interés académico. Mientras que
la mayoría de los documentos que producen los gobiernos Euro-
peos se organizaban en las oficinas de archivo antes de llevar-
los a las instituciones de archivo, la mayoría de los docu-
mentos del Gobierno Federal de los Estados Unidos se dejan en
desorden.... por lo tanto,la condición básica para la apli-
cación de los principios archivísticos holandeses y alemanes
relacionada con la conservación del orden original establecido
por la oficina de archivo, generalmente está ausente.
Después de cuestionarse sobre la necesidad y la conveniencia de

reconstruir el orden original aún dentro de las series individuales y
señalar que "si los documentos están actualmente organizados por
unidades de archivo, por lo general están de acuerdo con una modifi-
cación del sistema de clasificación por temas,de la clasificación
decimal de Dewey,la cual no refleja claramente la organización
administrativa o el desarrollo de la oficina que los produjo", el
autor finalmente concluyó:
Ningún principio de archivos podrá "llevarse hasta el final"

literalmente para convertirse en fetiche, lo cual impide el orde-
namiento de documentos por sentido común diseñado para estimu-
lar las necesidades investigativas de eruditos y empleados guber-
namentales. Y ya que los principios archivísticos europeos no
pueden aplicarse indiscriminadamente sin que se vuelvan fetiches,
es necesario que vayan evolucionando respecto a las reglas de or-
denamiento de docunentos que resultarán del conocimiento de las
condiciones documentales Americanas....En vista de que las condi-
ciones archivísticas europeas han necesitado numerosas excepcio-
nes para la aplicación de los principios que se desarrollaron,
realmente no puede justificarse una adopción rígida de princi-
pios abstractos en Estados Unidos, donde los docunentos son infi-
nitamente más complejos y desorganizados que los de Europa, sin
considerar las condiciones actuales de los documentos
31 Theodore R. Schellenberg. European Archival Practices in

Arranging Records, p. 1-17 (National Archives. Staff Information
Circular no. 5: July 1939).
32 Ibid., p. 17-18.
- 289 -
De todas las propuestas desarrolladas para satisfacer las condi-
ciones de los docuirentos Arrericanos, la clasificación "funcional" y
no la organizacional probó ser la más importante. Al aceptar que la
historia administrativa de la oficina reflejada en la clasificación
organizacional de sus archivos "puede ser realmente muy interesante",
un defensor del sistema funcional insistió que este énfasis exclusi-
vo sobre la organización pasó por alto "el objetivo fundamental de
la clasificación, ya sea de libros o de documentos, i.e., para poner
el material a disposición de los investigadores
Necesariamente esto depende de la suposición no garantizada que

el investigador conoce tanto de la historia administrativa como
el clasificador cuando creó el esquema de clasificación. Por
supuesto que el hecho de que la historia sea generalmente tan
oscura, que su descubrimiento tone meses de investigación deta-
llada, indica el sofisma de esta hipótesis.
La alternativa que él propuso fue la clasificación de los do-

cumentos" de acuerdo con los distintos aspectos de la función que
representan individualinente" aunque admitía que en la práctica "el
acceso administrativo será más conveniente en el señalamiento de
los fondos". Entonces la clasificación vendría a ser simplemente "un
proceso para determinar las funciones desarrolladas por cualquier
oficina, determinando los diferentes tipos formales de documentos
que las oficinas acumulan para luego ordenar las series en un orden
racional por grupos que surgirán del patrón así establecido".
Este sistema funcional fué impulsado por ser el que mejor se adapta-
ba al manejo de las grandes cantidades de documentos complejos y
desorganizados generados por el Gobierno Nacional, como un invento
que ahorra tiempo ya que eliminó la necesidad de la investigación
minuciosa, y es un medio para simplificar el uso de símbolos que se
han convertido en algo extremadamente complicado. Repitiendo el
refrán de las primeras críticas al sistema de clasificación del
Archivo Nacional, el autor de esta propuesta declaró que "deben
desarrollarse nuevas técnicas para solucionar los problemas que los
teóricos Europeos no vieron
33 Estas y las citas siguientes son del "Functional Classifica-

tion of Archival Material", de E.G. Campbell, en Library Quarterly,
II: 434-440 (Oct. 1941).
34 Las referencias repetidas a teóricos Europeos reflejaron el
interés renovado en las políticas y prácticas Europeas que se
obtuvieron de la publicación de la segunda edición de Hilary
Jenkinson en 1937.. A Manual of Archives Administration (Londres,
1937), y la publicación en 1940 de la traducción de Arthur H.
Leavitt de la segunda edición Holandesa (1920) del manual de Samuel
Muller, J. A. Feith y R. Fruin del Manual for the Arrangement and
Description of Archives (New York, 1940). Este resultado también se
obtuvo en las traducciones bosquejadas por los miembros del Archivo
Nacional, de los numerosos artículos en las revistas sobre archivos
de Europa Occiden- tal y Oriental, y en la recopilación de
bibliografías seleccionadas en todas las fases de la administración
de archivos.
- 290 -
DE IA CLASIFICACIÓN AL ORDENAMIENTO
El Archivo Nacional ha ensayado y encontrado difícil la aplica-

ción de una clasificación organizacional rígida, basada en la
investigación detallada de la historia administrativa. Pero al aban-
donar este experimento en la clasificación, las consideraciones
teóricas fueron menos decisivas que las necesidades administrativas.
En la organización original del Archivo Nacional, la responsabilidad
por la preparación de diferentes tipos de ayudas, fué compartida por
cinco unidades que operan por separado -las Divisiones de Acceso,
Investigación, Clasificación y Catalogación y la Oficina del Direc-
tor de Publicaciones; así como también por las divisiones de custo-
dia. Después de un esfuerzo de 5 años, la División de Clasifica-
ción produjo los esquemas de clasificación para los documentos de
menos de seis oficinas, la mayoría de ellas oficinas temporales de
la Primera Guerra Mundial, y similarmente, el trabajo de las otras
unidades también se rezagó. Además, estas unidades llegaron a
ser muy autónomas en sus operaciones. Hubo necesidad no solo de
coordinar y supervisar su labor de búsqueda, sino también de usar
"el conocimiento basado en la experiencia de la División de Referen-
cia, para intentar asegurar la información de los documentos"
A principios de 1940, se nombró un comité "para hacer un

estudio sobre auxiliares de búsqueda y otros instrumentos que
facilitaran-el uso de los documentos que están bajo la custodia del
Archivista" . Este comité "recibió informes de numerosas
reuniones de los miembros de las directivas, estudió los auxiliares
existentes, y consideró los resultados de la experiencia Europea".
En 1941 propuso sus recomendaciones al Archivista, las cuales
"proporcionaban la base para un nuevo programa sistemático para la
preparación de auxiliares de búsqueda que fueron publicados por el
Archivista como "Instrucciones" al personal del Archivo Nacional
Una de estas instrucciones decía simplemente que "la preparación de
... esquemas de clasificación debía descontinuarse
Además de las instrucciones detalladas sobre cómo poner a fun-

cionar el nuevo programa, las instrucciones estipulaban que la
catalogación por acceso debía descontinuarse y ser reemplazada por
la catalogación por grupos de archivo. El término grupo de archivo"
se definió como "la unidad principal de archivo establecida con
alguna arbitrariedad con respecto al principio de procedencia y al
deseo de tener una unidad de tamaño y carácter convenientes para el
trabajo de ordenamiento y descripción y la publicación de los
35 Philip M. Hamer. "Finding Mediums in the National Archives:

An Appraisal of Six Years Experience", en American Archivist,
5:85-86 (Apr. 1942). Compárese con Posner "Development and Problems
of Archival Administration in the United States", p. 14-15: y Hill,
"Clasification in the National Archives", p. 67-68.
36 NA. Annual Report, 1941, p. 28.
37 Ibid., p. 28: compárese con Hamer, "Finding Mediums",
p. 87-88.
38 NA Annual Report, 1941, P. 65. En el informs de 1940 la
sección sobre "Clasificación" había sido ya reeemplazada por otra
sobre "Arrangement and Description of Record" pero la sección sobre
"Cataloging" se conservó; NA Annual Report, 1940. p. 25,28. Las
Divisiones de Clasificación y de Catalogación se eliminaron en Marzo
de 1941 y sus empleados se distribuyeron en otras divisiones: NA,
Annual Report, 1941, p. 39.
- 291 -
inventarios". Todo el material custodiado por el Archivista fue asig-
nado a los grupos de archivo registrados. Los grupos de Archivo
fueron descritos en inventarios "preliminares" por las divisiones que
los custodiaban, y por último en inventarios "finales"; los otros
tipos de auxiliares de búsqueda se prepararon "cuando fueron
necesarios"
Este nuevo programa de ordenamiento y descripción-desde entonces

ambos términos están unidos en el uso Americano - fue defendido en
el campo práctico. Obviamente tenía valores administrativos en una
organización grande: se basaba "no solamente en la teoría, sino
principalmente en la experiencia y en las opiniones de muchas perso-
nas"; encontró la "presión necesaria para tener inmediatamente
auxiliares de búsqueda disponibles y en uso" mientras se preparaba la
"última versión, si las circunstancias lo permitian,.... de auxilia-
res de búsqueda más cercanos a las definitivas"; era flexible; y
"consideraba adecuadamente las circunstancias especiales de naturale-
za variada que caracterizaban a los grupos de archivo y partes de
estos". A pesar de que "estaba hecho para satisfacer las necesidades
especiales del Archivo Nacional", el programa se consideraba "bastante
atractivo para otras instituciones de archivo"
El nuevo programa alcanzó a ser lanzado por el Archivo Nacional

antes que los Estados Unidos entraran a la Segunda Guerra Mundial.
Las demandas de la guerra influyeron bastante sobre los funcionarios y
los programas, y los años siguientes a la postguerra tuvieron que
dedicarse especialmente a los problemas creados por la acumulación de
documentos generados durante el conflicto mundial y sus consecuencias.
De esta experiencia nació y se expandió el Servicio Nacional de Ar-
chivo y de Documentos del Gobierno, bajo la Administración de Servi-
cios Generales, y no fue sino hasta 1950 cuando se pudo reanudar la
tarea de implementar completamente el programa de ordenamiento y
descripción.
A comienzos de 1950 se preparó para uso interno una serie de

Circulares de Información a los Funcionarios que (posteriormente se
llamaron Documentos de Información a los Funcionarios) . Estos
documentos enfatizaban la aplicación práctica de los principios de
ordenamiento y descripción de los documentos del Gobierno Nacional.
Sin embargo, con algunas excepciones, los principios enunciados fueron
realmente decisiones administrativas que desde ese entonces se han
modificado o cambiado para satisfacer las circunstancias y necesida-
des. Las prácticas y las técnicas de ordenamiento desarrolladas
por el Archivo Nacional durante este período, más tarde fueron
complementadas con un apoyo teórico y práctico por Theodore R..5
Schellenberg en su Modern Archives: Principles and Techniques ,
pero en algunos aspectos el Manual del Dr. Schellenberg ha sido
reemplazado por sus escritos posteriores o debe suplementarse con
otros escritos publicados por los funcionarios del Archivo Nacio-
39 Ibid., p. 65-67; compárese con "Finding Mediums", de

Hamer, p. 88-89.
40 Ibid., p. 91-92.
41 National Archives, The Preparation Of Preliminary
Inventories (Staff Information Circular no. 14, May 1950); The
Control of Records at the Record Group Level (Staff Information
Circular no. 15, July 1950 ) ; The Preparation of Lists of Record
Items(Staff Information Paper no. 17, May 1951): revised Dec. 1960:
Principles of Arrangement (Staff Information Paper no. 18, May 1951).
42 Ver especialmente p.17-25. 52-64, donde se usan el término
"clasificación" en referencia al manejo de los documentos activos, y
las p. 168-193 sobre "Principles of Arrangement".
- 292 -
nal . La esencia del concepto de ordenamiento es su flexibilidad,
y hay indicaciones, de que fuera de la necesidad y de la experiencia,
surgirán modificaciones en la medida en que se aplique al material
de archivos a otros niveles del gobierno y a los documentos privados.
El "principio básico de ordenamiento" es aún el respeto de

los fondos, en el mismo sentido de que "cada docunento será rastrea-
do hasta su origen y se le mantendrá como parte de un grupo que
tengan el mismo origen" En la práctica "se requiere que los documen-
tos de las diferentes oficinas de origen se mantengan separados y
nunca se mezclen" . Este principio es básico para el concepto de
grupo de archivo, pero su aplicación también involucra la considera-
ción del volumen y la complejidad de los documentos pertinentes.
Estos determinan el nivel organizacional dentro de la oficina en la
cual se establecen los grupos de archivo, y es esta flexibilidad la
que permite la adaptación del concepto de grupo de archivo a los
archivos de cada generador de documentos.
Dentro del grupo de documentos,se aplica el segundo principio-

respeto por el orden original. Y como en los Estados Unidos no hay
una oficina de Archivo que de una designación de orden a las series
cuando están en uso activo, el principio de respeto al orden
original puede aplicarse directamente sólo a las unidades de ar-
chivo dentro de las series. Nuestras series son más fáciles de
identificar que de definir, pero esencialmente están compuestas por
"unidades similares de archivo ordenadas en un patrón consistente
dentro del cual cada unidad tiene su propio lugar". Si hay un or-
den original, con muy pocas excepciones, se conserva el orden original
de las unidades de archivo dentro de la serie si hay un orden origi-
nally se corrigen los desplazamientos obvios dentro de este or-
den .
El concepto de ordenamiento, sin embargo, es mucho más amplio

que esta aplicación relativamente sencilla de dos principios bási-
cos. El significado actualizado del término está muy bien resumido
en un artículo de Oliver W. Holmes y hace referencia a "cinco
operaciones diferentes a cinco niveles diferentes". Estas operacio-
nes incluyen:
1. Ordenamiento a nivel de deposito - descomponer el

fondo total del depósito en unas cuantas divisiones mayores so-
bre el más amplio común denominador posible y la localización
física de los fondos de cada una de estas diviones mayores para
tener mayor ventaja en la construcción de las áreas de almace-
namiento ...
43 Ver Theodore R. Schellenberg "Arrangement of Private Papers",

en Archives and Manuscripts, [1]: 1-20 (Aug. 1957); y su "Archival
Principles of Arrangement", en American Archivist/ 24: 11-24 (Jan.
1961. Ver también Kenneth W. Munden, "The Identification and
Description of the Record Series", ibid., 13: 213-227 (July 1950);
and Sherrod East, "Describable Item Cataloging", ibid., 16: 291-304
(Oct. 1953).
44 Staff Information Paper no. 18. p.2: Oliver W. Holmes,
"Archival Arrangement Five Different Operations at Five Different
Levels", en American Archivist, 27: 25 (Jan. 1964). El resumen del
concepto actual de ordenamiento incluido en este informe, se basa
especialmente en este artículo escrito por el Dr. Holmes.
45 Ibid., p. 23-30; compárese con Schellenberg "Archival
Principles os Arrangement", p. 23-24.
-m -
2. Ordenamiento a nivel de grupo y subgrupo de archivo -
la descomposición de los fondos de una división o rama
administrativa (como se ha establecido en el primer nivel) en
grupos de archivo y la localización física de éstos sobre un
patrón lógico en áreas de almacenamiento asignadas a la divi-
sión o rama. Este nivel deberá incluir la identificación de
los subgrupos naturales y su asignación en los grupos de ar-
chivo establecidos.
3. Ordenamiento a nivel de serie - la descomposición del

grupo de archivo en series naturales y la localización física
de cada serie en relación con otras series sobre un patrón
lógico.
4. Ordenamiento a nivel de unidad de archivo - la división

de las series en sus unidades de archivo componentes y la
localización física de cada componente en relación con otros
componentes en una secuencia lógica, generalmente una secuencia
ya establecida por la oficina de manera que el archivista sola-
mente tenga que verificarla y aceptarla.
5. Ordenamiento a nivel de documentos - el chequeo y el orde-

namiento dentro de cada unidad de archivo,de los documentos indi-
viduales, cartas y anexos, y las piezas documentales que juntos
conforman la unidad de archivo y la localización física de cada
documento en relación con otros documentos en un orden acep-
tado.
Estas operaciones involucran a los documentos mismas, aparte de

sus soportes, pero "establecen el orden de secuencia en el cual los
documentos deben colocarse en los soportes y en el cual los soportes
deben rotularse y ponerse en los estantes". Solamente cuando terminan
estas etapas, concluye el Dr. Holmes, puede decirse que los fondos de
archivo o de un depósito están bajo control. "Este control nunca
puede establecerse en forma completa (algunas veces el ordenamiento a
nivel de unidad de archivo o de documento puede que nunca se realice
completamente), pero debe hacerse a un grado aceptable de descripción
antes de que sea necesario elaborar auxiliares de búsqueda Páâ re-
ferirse a unidades específicas en un ordenamiento establecido"
Esta exposición de la función de ordenamiento supone una

oficina general de archivo que contenga los fondos desorganizados de
muchos generadores de documentos - la situación común en los Esta-
dos Unidos. El ordenamiento y el control resultante entonces
procede desde el nivel de depósito hasta el nivel de ítem indivi-
dual . Las instituciones que tengan tanto documentos públicos como
privados obviamente deben primero separar sus fondos de cada uno de
estos tipos de material y mantenerlos separados. El programa de
ordenamiento total requiere un máximo de flexibilidad. A nivel de
depósito, por ejemplo, el ordenamiento en el sentido de separar
los grupos de archivo puede hacerse cronológica o jerárquicamente
(de acuerdo con las principales organizaciones gubernamentales), o
sobre la base de los niveles del gobierno (central o local), o cual-
quier combinación de éstos. Con frecuencia, "el tamaño y el or-
denamiento de las áreas de almacenamiento, la naturaleza física de
46 Holmes, "Archival Arrangement", p. 21, 23-24.

47 Ibid., p. 24; compárese con Staff Information Paper no.
18, p. 3.
- 294 -
los documentos mismos (que a menudo necesitan áreas especiales
en el caso de documentos técnicos tales cono mapas, cuadros y pelí-
culas ), la actividad de referencia a los documentos, el grado de
seguridad que se les dá, y el número y aptitudes del personal ne-
cesario para trabajar con ellos" influirán en la division que se
haga .
En el ordenamiento a nivel de grupo de archivo,el Archivo Nacio-

nal normalmente reúne los documentos de las oficinas subordinadas bajo
las oficinas superiores a nivel de división. Para evitar la crea-
ción de un número inmanejable de grupos de archivo, los documentos
de cargos diplomáticos y consulares, por ejemplo, o aquellos de
oficinas más pequeñas y a menudo temporales que realizan funciones
similares, tales cairo comisiones de reclamos, se agrupan juntos en
"grupos colectivos de archivo". De sus fondos en 1943, el Archivo
Nacional inicialmente abrió 206 grupos de archivo, y como resultado
de estudios y accesos posteriores, ahora cuenta con cerca de 350. La
flexibilidad y el valor administrativo del concepto de grupo de ar-
chivo están demostrados por su aplicación exitosa a colecciones
tales como donaciones, películas y documentos privados. El Dr. Hol-
mes concluye diciendo que un grupo de archivo puede definirse de
varias formas de acuerdo con las distintas instituciones,
en tanto que la definición se aplique consistentemente a

toda la institución. Algo de este concepto es necesario en
todos los depósitos de archivo que tienen a su cuidado los
documentos generados por diferentes oficinas y organizaciones.
Una vez establecidos los grupos de archivo éstos se convier-
ten generalmente en las unidades básicas para el control ad-
ministrativo; esto es,para el ordenamiento, descripción, ser-
vicio de referencia y manejo estadístico e informes
Bajo el concepto de grupo de archivo, cualquier unidad particular

de documentos puede pertenecer a cualquier grupo. Con excepción de
tipos físicos especiales de documentos, todos los documentos per-
tenecientes al mismo grupo, se guardan juntos en el área de depó-
sito. El concepto de subgrupo se usa para distinguir y controlar los
documentos de oficinas subordinadas, que se han unido para constituir
el grupo de archivo .
El ordenamiento a nivel de series, en el sentido de conseguir un

orden lógico de las series relacionándose unas con otras, es la
parte más difícil de este programa. En la práctica Americana de
archivos, la oficina generadora rara vez establece un orden dado para
las series que están dentro de un grupo de archivo. En este punto es
cuando el archivista debe conocer la historia administrativa de la
oficina y de los documentos mismos. Primero debe determinar cuáles
son las series de cualquier grupo o subgrupo de archivo dado, y luego
darles a estas series un orden físico "significativo". Por nues-
tro sistema de archivo de documentos, no puede haber "ninguna
secuencia de ordenamiento perfecta" para las series. Siempre que
sea posible, deben aplicarse las reglas Holandesas respecto al
48 Holmes. "Archival Arrangement", p. 25: ver también Staff

Information Paper no. 18. p. 4-7.
49 Holmes. "Archival Arrangement", p. 27: ver también Ernst
Posner. "The National Archives and the Archival Theorist", en
American Archivist 18: 211 (July 1955).
50 Veáse Staff Information Paper no. 18. p. 7-10.
- 295 -
al "fundamento" y correspondencia de las series. Los índices ge-
nerados por las oficinas y los controles o auxiliares de búsqueda
se colocan cerca a la serie donde aplican, y las series de archivo
operativas o sustantivas por lo general se colocan antes de las
series de documentos caseros
Al llegar a un ordenamiento para los documentos esenciales o

duraderos, "las funciones y la secuencia de acción dentro de las fun-
ciones" son con frecuencia, el factor determinante, pero en los gran-
des grupos de archivo, las series pueden agruparse "de acuerdo con
los periodos cronológicos, por medio de intervalos en los siste-
temas de archivo, o sobre bases funcionales". El ordenamiento final
de las series debe ser "no sólo lógigo sino que también revele la
historia y los logros de la oficina . La flexibilidad del concepto
de ordenamiento tal como se aplica en el nivel de series - una flexi-
bilidad requerida por la práctica Americana para guardar documentos -
permite que el archivista use - ya sea en forma individual o en com-
binación - la "clasificación" cronológica, organizacional o fun-
cional, ya que este término se ha usado con frecuencia en los Estados
Unidos. Debido a las condiciones de los documentos Americanos, el or-
denamiento a este nivel debe ser constructivo en lugar de simplemente
conservativo. Es este tipo de ordenamiento constructivo lo que ca-
racteriza la labor del archivista Americano, y es su mayor contribu-
ción para hacer dtiles los archivos a la vez que permite conservar
su integridad.
El ordenamiento c nivel de unidad de archivo ya fue discutido,

pero debe anotarse que el reordenamiento físico "para dar un servicio
más eficaz... a las demandas de información a largo plazo" es permi-
tido cuando no viola la esencia de la integridad de los archivos, o
cuando "los documentos" han sido tan desordenados que no se puede res-
tablecer completamente el orden original a manos que se gaste mucho
tiempo en la investigación". El nivel final de ordenamiento de
documentos dentro de las unidades de archivo, por lo general se lleva
a cabo junto con quitar los dobleces a los documentos y junto con la
microf ilinación
Este es el concepto actual de ordenamiento tal como lo desarro-

lló el Archivo Nacional para satisfacer las necesidades particulares
de los archivos del Gobierno Nacional. El término "ordenamiento"
data de la Comisión original del Archivo Público, pero hoy el con-
cepto es lo suficientemente flexible para que sea aplicado a los
archivos de cualquier generador de documentos públicos o privados.
Este concepto se enseña en cursos académicos en la administración
de archivos modernos y en los institutos de verano inaugurados por
E m s t Posner como un riesgo cooperativo del Archivo Nacional, la Uni-
versidad Americana, la Biblioteca del Congreso y el Maryland Hall of
Records. A estos institutos, en cuyos anteriores directores se conta-
ban el Dr. Posner y el Dr. Schellenberg y que incluían conferencistas
invitados como el Dr. Holmes y otros funcionarios del Archivo Nacional
quienes ayudaron a desarrollar este concepto, han concurrido
51 Ibid., p. 10-12.
52 Holmes, "Archival Arrangement", p. 29. 32.
53 Ibid., p. 35-37. Ver también Staff Information Paper
no. 18. p. 12-14. y Schellenberg "Archival Principles of
Arrangement", p. 19-23.
- 296 -
practicantes en cada campo de la actividad archivfstica y también
curadores de manuscritos y bibliotecarios. Los institutos, las pu-
blicaciones del Archivo Nacional, y la revista trimestral de la So-
ciedad de Archivistas Americanos, The American Archivist, repre-
sentan el método más reciente y hasta el momento el más exitoso
para lograr el grado y el tipo de uniformidad en la política y prác-
tica de archivos apropiados.para un pais que no tiene un sistema de
control y dirección central
Y el futuro de la "clasificación" de archivos en los Estados

Unidos? Al lanzar su programa de ordenamiento y descripción, el
Archivo Nacional indicó que su inventario preliminar de grupos po-
día ser reemplazado por un inventario "final" que incluí ría,."la
asignación de símbolos sencillos" a las series de documentos
Este inventario final no se ha preparado aún, pero puede ser que
cuando se llegue a esta etapa del programa, se reviva de nuevo el de-
bate sobre clasificación. Tal vez en ese momento, habrá otro in-
forme que complemente este relato sobre cómo las condiciones de los
documentos de los E.U. han requerido modificaciones en las políticas
y prácticas de archivo dentro del amplio marco de trabajo de los
principios que son básicos para nuestra profesión.
UNA EXPLICACIÓN
Aunque este informe comprende las observaciones y el estudio

de las prácticas archivísticas actuales en los Estados Unidos,
está basado en la convicción que es menos valioso conocer cuántos
depósitos practican cada tipo de clasificación de ordenamiento, y
dónde están localizados, que entender las razones de la diversidad
aún existente y la naturaleza de los esfuerzos realizados para desa-
rrollar un grado práctico de uniformidad. Cualquier análisis de
las actuales prácticas solamente puede ser intelegible en función
54 La fuente más autorizada y conveniente para las prácticas

actuales de las oficinas de archivo a nivel Estatal es el American
State Archives, de E m s t Posner (Chicago, 1964). Para la influencia
del concepto de ordenamiento sobre el manejo de documsntos privados,
veáse de Katherine E. Brand. "Developments in the Handling of Recent
Manuscripts in the Library of Congress", en American Archivist,
16:99-104 (Apr. 1953); del mismo autor "The Place of the Register in
the Manuscripts Division of the Library of Congress", ibid.,
18:59-68 (Jan. 1955): Dorothy V. Martin. "Use of Cataloging Techni-
ques in Work With Records and Manuscripts", ibid., 18: 317-336
(Oct. 1955): Richard C. Berner, "The Arrangement and Description of
Manuscripts", ibid., 23: 395-406 (Oct. 1960: y del mismo autor
"Archivists Librarians and the National Union Catalog of Manuscript
Collections", ibid., 27: 401-409. (Oct. 1964). Ver también de
Nathan Reingold. "Subject Analysis and Description of Manuscript
Collections" en Isis., 53:106-112 (Mar. 1962).
55 NA, Annual Report, 1941, p. 66.
- 297 -
de esta experiencia y de las consideraciones básicas indicadas al
comienzo de este informe. Y como análisis final, no es esta di-
versidad la que tiene una verdadera trascendencia, sino la cre-
ciente influencia del concepto de ordenamiento en todos los Estados
Unidos. Es dentro de este concepto que deben encontrarse los métodos
modernos de ordenamiento de archivos en los Estados Unidos".
Según su propia experiencia, el Dr. Schellenberg escribió que

"a un archivista Americano que viaje al exterior se le aconseja que
proceda cautelosa y humildemente: ya que las formas Americanas de
hacer las cosas no necesariamente son mejores que las de otros
países: son solamente diferentes"
56 T.R. Schellenberg "Applying American Archival Experience

Abroad", en American Archivist, 19: 33 (Jan. 1956).
Puede o Debe?
Ningún historiador puede escribir una sola palabra en un papel

sin la ayuda de archivistas que lo guíen a lo largo de los manus-
critos que le han sido encomendados.
BENJAMIN WOODS IABAREE.

The Boston Tea Party, p. vii (New York, 1964)
- 298 -
IDS INSTRUMENTOS DE BÚSQUEDA EN LOS ARCHIVOS
por
ETIENNE TAILLEMITE
Unas de las tareas fundamentales de los archivistas es, sin duda

alguna, la realción de instrumentos de investigación* aptos para
logarar que los fondos que conservan sean cómodamente accesibles a
todas las categorías de estudiosos del tema que puedan ser llamados
a utilizarlos . Sin inventarios y sin inventarios publicados,
insisto en este punto, un archivo por más perfectamente clasificado
que esté sigue siendo muy poco conocido, por no decirlo, en absoluto,
y en consecuencia, sin mayor utilidad. Nuestro papel no es el de man-
tener la luz bajo el celemín. Gomo existen diferentes tipos de ins-
trumentos de pesquisa, más o menos exhaustivos, el primer punto por
resolver es la selección del modelo de inventarío que conviene al
fondo o a la serie en proceso de estudio. Esta selección debe efec-
tuarse en función de varios criterios: el acervo de documentos por
tratar, el interés histórico que ofrecen, la naturaleza exacta de
tales expedientes, trátase de una verdadera serie en el sentido ar-
chivístico del término, es decir de papeles homogéneos generados
por la actividad de una oficina o de una entidad (ejemplo, la Inten-
dencia del Canadá), o por el contrario, de una especie de colección
de fragmentos de diversas procedencias reunidos arbitrariamente o por
obra de la casualidad.
El volumen de las piezas que hay que inventariar pesará sobre la

elección del archivista que no puede empeñarse en tratar de la misma
manera una pequeña serie de unas cuantas decenas de artículos (ca-
jas, docunentos o legajos) y un enorme complejo de unidades.
Inútil insistir en el criterio de interés histórico; parece

claro que ha de ser determinante, pero la antigüedad no es el único
factor que ha de tenerse en cuenta sobre este particular. No olvide-
mos nunca que ciertos docunentos muy antiguos pueden ser de poco in-
terés , al tiempo que expedientes ultracontemporáneos se revelan
apasionantes.
1 El problema de la redacción de los instrumentos de investi-

gación ha sido tratado de manera excelente por M. Marcel Boudot,
Inspector General de Archivos de Francia, en el capítulo V del Ma-
nual de Archivística publicado en 1970 por la Asociación de Archi-
vistas Franceses (p.243-293). El texto que aquí aparece, redactado
a petición de Gilles Héon, no pretende en modo alguno rivalizar con
el profundo estudio aludido. Diseñado en una óptica definitivamen-
te práctica, se propone tan sólo ayudar al archivista que se inicia
en una tarea con frecuencia delicada.
* Auxiliares de archivo o guías de archivo son términos más
frecuentes en America latina (Nota del Traductor).
- 299 -
La naturaleza exacta del volumen de los documentos por estudiar
debe ser considerada con mucha seriedad. Una serie orgánicamente
estudiada, que no guarda sino documentos bien clasificados y que pro-
vienen de la misma entidad, no necesita el mismo tipo de inventario
que una colección compuesta de unidades de diversa procedencia, y por
consiguiente de índole y contenido heterogéneos.
Veamos ahora cuáles son los diversos modelos de instrumentos de

investigación entre los cuales convendría escoger. Yendo de los ge-
neral a lo particular y de lo menos detallado a lo más exhaustivo,
encontramos la guía de fuentes o de investigacioanes, el repertorio
numérico sencillo, el repertorio numérico detallado, el inventario
resumido, y el inventario analítico.
I. LAS GUIAS
Hay varias maneras de concebir una guía. Puede ser geográfica

y cubrir toda una región, como por ejemplo Guide des Sources de
l'Historire de l'Afrique au Sud du Sahara, publicada en 1972 con los
auspicios del Consejo Internacional de Archivos, o también Guide des
Sources de l'Histoire du Canada Français que están preparando en
asocio archivistas canadienses y franceses.
Si es metódica, la guía acudirá en ayuda del investigador in-

teresado en determinado tipo de tema: por ejemplo, Guide des Sources
de l'Histoire Littéraire aux Archives Nationales, editado en 1961
por Míe. Danielle Gallet. Puede proyectarse también que una guía
cubra todo un depósito. Tal es el caso de multiples instrumentos de
este género elaborados en el curso de los líltimos años por los
directores del Servicio de Archivos de ciertos departamentos de Fran-
cia: Guía de los Archivos de la Haute-Vienne, de la Charente-Mariti-
me, de la Loire-Atlantique, e t c . Esta fórmula de guía por depó-
sitos se convirtió en reglamentaria por gestión del Director General
de Archivos de Francia en abril de 1969, y poco a poco, todos los de-
partamentos habrán de adoptarla.
En la circunstancia de que ciertas series, fondos o grupos de

fondos sean demasiados complejos, puede justificarse la elaboración
de una guía especial. Es el caso de algunos fondos de los Archivos
Nacionales franceses que padecieron diversas viscisitudes y cuyo es-
crutinio no es siempre fácil. Podemos citar dos ejemplos altamente
positivos: Fonds du Conseil d'Etat du Roi aux Archives Nationales,
publicado en 1955 por Michel Antoine, y Guide des recherches dans les
fonds judiciaires de l'Ancien Régime, de varios autores, editada en
1958, en el cual se estudian los grandes volúmenes de documentos ju-
diciales que han llegado hasta nosotros: Parlamento de París, Châ-
telet, Almirantazgo de Francia, etc.
- 300 -
La fórmula de la gufa presenta, como es natural, ventajas e
inconvenientes. En su haber es menester registrar cierta rapidez en
la ejecución. La guía, si así podemos decir, frena al más veloz y
es particularmente indicada para los grandes fondos que no pueden
dotarse de inventarios detallados. Aparte de esto, es eminentemente
práctica y contiene toda la información que necesita el investiga-
dor para enfocar su trabajo, pero es claro que no sería suficiente.
La mejor de las guías no reemplazará nunca un inventario, así
sea resumido, ya que por naturaleza es incapaz de dar la misma
información. La guía procede lo más frecuentemente por el método
global, no puede descender al estudio del fondo o de la serie
artículo por artículo, y debe contentarse con una descripción
sumaria de los acervos documentales conservados. No obstante, presta
eminentes servicios al investigador al permitirle determinar si el
depósito o los fondos cubiertos por la guía pueden o no contener
documentos atinentes al propósito de sus estudios y si, en consecuen-
cia, hay que ir más adelante en la investigación.
II. El REPERTORIO NUMÉRICO SENCILLO
Después de la guía, es el instrumento de búsqueda cuya redac-

ción es más rápida y más fácil. Conviene por lo tanto también, y
en manera especial, a los fondos de volumen considerable que hace más
asequibles a la investigación.
El repertorio numérico sencillo se limita a indicar la cota o

notación del artículo (caja, documento, legajo), un título del
contenido tan corto como sea posible y las fechas extremas de los
documentos. Por ejemplo:
G'71 Cartas dirigidas al Contralor General de las

Finanzas por el Intendente de Alençon. 1678-1684.
C 8A 81 Cartas dirigidas al Secretario de Estado de la
Marina por el Gobernador General y el Intendente
de Martinica. 1782.
Cuando hay que vérselas con una serie para la cul no existe
ningún instrumento de investigación, el repertorio numérico senci-
llo permite ver por dónde se debe comenzar. Constituye un primer
desmonte que permite conocer, al menos sumariamente, el contenido de
los documentos, el período cronológico concertado, y en forma
eventual, las lagunas que tiene el fondo.
Los límites de este género de instrumentos de investigación

aparecen clarísimos. No brinda sino indicaciones muy someras, y si
puede ser suficiente para series voluminosas, de precaria densidad en
datos históricos y de composición muy homogénea, como es el caso
por ejemplo para ciertas series de archivos contemporáneos, no puede
en cambio dar resultados positivos en el caso de los fondos antiguos y
ricos para los cuales es importante ir más allá en el análisis.
- 301 -
III. EL REPERTORIO NUMÉRICO DETALLADO Y EL INVENTARIO SOMERO .
El carácter verdaderamente lacónico del repertorio numérico

sencillo ha llevado a los archivistas franceses desde los albores del
siglo XX a imaginarse otra fórmula que tuvo y sigue teniendo éxito:
es lo que se ha liado repertorio numérico detallado. Más flexible
que el anterior, permite modular los análisis en función de la im-
portancia histórica de los fragmentos o piezas y suministrar detalles
más amplios acerca de los artículos que parecen merecerlo si contie-
nen elementos notorios o de naturaleza heterogénea por relación al
conjunto del fondo. Para el investigador será especialmente invalua-
ble si va acompañado de índices muy completos de nombres de perso-
na, lugares y materias elaborados a medida que se van haciendo los
análisis. A este respecto cabe citar por ejemplo, el Repertoire du
fonds du Conseil Souverain d"Alsace, conservado en los Archives De-
partamentales del Alto Rin, publicado en 1963 por Mlle. Lucie Roux.
Este tipo de instrumento de investigación parece el más indi-

cado para los archivos ¡rodemos y contemporáneos, pues permite tratar
las series expediente por expediente y no pieza por pieza. Igualmente
se lo ha utilizado en Francia para las minutas notariales en las cua-
les permite guardar los registros de mayor significación y de más
rica sustancia histórica, también para los archivos judiciales y por
las mismas razones. El modelo del género es ciertamente el reperto-
rio numérico detallado de la serie U delJtorne (Negocios Judiciales)
publicado en 1966 por M. René Gandilhon.
No hay que ocultar, sinembargo, que este género de repertorio

ofrece el inconveniente de cierta subjetividad. Toda selección impli-
ca algo de arbitrario de parte del archivista y le costará algún sa-
crificio no preferir aquellos documentos que le interesan personalmen-
te o los que corresponden a los tipos de investigaciones de moda en el
momento de la elaboración del repertorio.
2 La expresión inventario somero cayó en desuso y hoy se ha-

bla preferiblemente de repertorio numérico detallado. En realidad es-
tod dos vocablos no relatan con exactitud el mismo contenido. El in-
ventario somero tenía realmente el gran defecto de estar fundado en
un muestreo. Se anali zaban, a menudo con exceso de pormenores, los
documentos tenidos como los más interesantes conforme a criterios que
no dejaban de ser subjetivos, y de los demás no se decía una pala-
bra. El repertorio numérico detallado, al contrario, procede de una
manera más global y no puede aplicarse sino a series conformadas en
expedientes y no en fragmentos aislados. Así, por ejemplo, me parece
imposible hacer un repertorio numérico detallado en una serie de co-
rrespondencia administrativa, cuando se puede conseguir en un fondo de
archivos judiciales donde los documentos van clasificados por expe-
dientes .
3 Un estudio muy serio con ejemplos de este tipo de inventario
puede verse en el artículo de E. Houriez "Un nuevo tipo de instrumen-
to de investigación, el repertorio numérico detallado", en Gazette
des Archives, no. 64, 1 Trim. 1969, p.9-16.
Ver también el artículo de R. Gandihon, Los inventarios some-
ros de los Archivos Departamentales de Francia, en Archivarische
Zeitschrift, 1955.
- 302 -
Precisamente por estas razones hubo que renunciar al inventario
somero por muestreo, adoptado a mediados del siglo XIX y que fue
obligatorio hasta 1909. Este sistema, que consistía, como su nombre
lo indica, en no analizar sino los documentos considerados como los
más "interesantes", se mostró peligroso en el uso, pues llevaba
con frecuencia al investigador a caer en errores y le hacia creer en
la inexistencia de un documento con el pretexto de que no figuraba en
el inventario. Tal esêl caso del inventario en 8 volúmenes de las
subseries B , B , y B del fondo Marine, depositado en el
Archivo Nacional que, en razón de su carácter selectivo, informa muy
mal sobre la extrema riqueza de esas subseries y no debe consultarse
sino con precaución.
A pesar de sus inconvenientes se podrá mantener en vigor esta

fórmula para los grandes fondos que, tal vez por su contenido
demasiado débil en elementos de interés histórico, no deben ser
objeto de un inventario analítico.
IV. EL INVENTARIO ANALÍTICO
A diferencia de los anteriores, este instrumento de investiga-

ción debe ser todo lo exhaustivo posible y permitir un análisis de
la totalidad de los documentos sin excepción alguna. Este escrutinio
tendrá una extensión conforme a la importancia histórica de las
piezas. Es evidentemente la herramienta ideal para el investigador,
ya que le procura una fotografía de la serie estudiada y le permite
saber con precisión lo que allí habrá de encontrar.
Es manifiesto que este género de inventario, cuyo inconveniente

mayor es el tiempo que exige su realización, puesto que su redactor
debe leer y analizar uno a uno todos los fragmentos, no se justifica
sino para las series de densidad histórica muy grande, o también
para ciertas series de misceláneas cuya composición heterogénea y
aún heteróclita necesita un inventario pieza por pieza, por no
disponer de ningún hilo conductor.
Todos estos instrumentos de investigación, cualquiera que sea el

tipo a que pertenezcan, deben llevar anexos una introducción e
índices, si queremos que en verdad sean útiles.
Un espíritu resueltamente práctico será el que aliente la

introducción, la cual habrá de ofrecer todos los datos que ayuden al
investigador en su trabajo histórico del fondo o de la serie y expli-
quen, en la medida de lo posible, las vicisitudes superadas, y por
ende, las eventuales lagunas, naturaleza y organización de las insti-
tuciones que generaron documentos, modo de clasificación, etc..
Jamás debe haber temor a suministrar demasiados detalles; sino
siempre esforzarse, por ponerse en lugar del neófito que visita los
archivos por primera vez y se siente desorientado.
La introducción podrá enriquecerse de manera ventajosa por

medio de indicaciones concernientes a las fuentes complementarias de
la serie analizada, que se conservan en otros depósitos de archivo o
en las bibliotecas y aún en colecciones privadas, y también por una
bibliografía que señale los principales trabajos elaborados a partir
de la serie estudiada. Esta precaución evitará a los investigadores
internarse en terrenos ya explorados.
- 303 -
Complemento indispensable de todo instrumento de investigación
bien concebido, son igualmente los índices. Nada menos fácil de
manejar que un inventario desprovisto de índices, sobre todo si
comprende varios volúmenes.
Los índices deben ser absolutamente exhaustivos y llevar ins-

critos todos los nombres de personas, de lugares, y eventualemente,
de navios. En lo que concierne a nombres de personas se señalarán
en lo posible, los miembros de una misma familia o los homónimos y se
darán algunos elementos de identificación cuando se trate de perso-
najes que hayan ejercido funciones públicas. Para los oficiales, por
ejemplo, se indicará el último grado obtenido. Los nombres de luga-
res serán también objeto de una identificación tan exacta como sea
posible; podrán provechosamente reagruparse de manera metódicaa por
regiones
Para los navios, hacer clara distinción entre los de guerra y

los mercantes. En lo tocante a las materias, la cuestión es siempre
bastante delicada, ya que implica selección indispensablemente. Cuan-
to parezca presentar un interés real será consignado en cuadros
metódicos, muy útiles cuando sean del caso
Es doctrina oficial en Francia organizar un sólo índice en el

cual aparezcan nombres de personas, de lugares y de materias, distin-
guidos por una tipografía diferente: los nombres de personas impre-
sos en mayúsculas pequeñas, los nombres de lugares en itálica y las
materias en caracteres romanos. Lo esencial es que el índice sea lo
más claro posible. Cuando ocurre prever una cuarta categoría, nom-
bres de navios, por ejemplo, se puede proceder de manera distinta y
planear un doble índice, uno con los nombres de personas y lugares,
otro con los de materias y navios. Tal es la solución que adopta-
mos para el índice del inventario en 8 volúmenes de las subseries
B , B y B de los Archivos de la Marina, publicado en 1969.
El problema de los índices nos dá ocasión para decir una pa-

labra acerca de un tipo de inventario particular que conviene traer a
cuento por haber sido experimentado años atrás en algunos departa-
mentos y es objeto, ahora mismo, de nuevos ensayos en series determi-
nadas de los Archivos Nacionales. Este método consiste en presentar
todo el inventario en forma de índice: los análisis, por lo gene-
ral , compendiados, se adosean a los nombres de las personas y ya no
siguiendo el orden de los documentos que contiene cada articulo.
Excelente ejemplo del sistema puede encontrarse en el Manual de Ar-
chivística, p.286, en forma de un inventario de las patentes del du-
que Enrique II de Lorena.
Tres experiencias de igual género se están estudiando en la

Sección Antigua de los Archivos Nacionales. Tienen por base la Can-
cillería del rey Carlos V, las decisiones civiles del Parlamento de
París en el siglo XV, y por último, la correspondencia recibida de
los Gobernadores Generales e Intendentes de Santo Domingo en los si-
glos XVII y XVIII.
4 Ver: E. Houriez. Los cuadros metódicos de los nombres geo-

gráficos en los instrumentos de investigación, en Gazette des Ar-
chives, no. 65, 1969, p.97.
5 Ver a F.J. Himly. Los cuadros metódicos de palabras-materia
al comienzo de los índices alfabéticos, en Archivum, XIV, 1964,
p. 140-142, y Manuel d'Archivistique, p. 288.
- 304 -
En lugar de analizar de manera sistemática todas las piezas
conforme al método tradicional, los archivistas recogen eh fichas
todos los nombres de personas y de lugares y las principales pala-
bras-materia .
El resultado es evidentemente muy distinto del inventario

clásico y a muy corto plazo nos hállanos frente a un inmenso complejo
de información. Así, por ejemplo, el análisis minucioso según
este método, de los dos primeros documentos de la correspondencia de
Santo Domingo, produjo más de 3.000 fichas. Gomo la serie completa
comprende más o manos 180 artículos, imagináronos el inmenso acervo
de documentos que se formará de esta suerte.
El método de que hablo presenta la ventaja de producir un traba-

jo de análisis mucho más exhaustivo que el inventario tradicional
que nos muestra siempre los nombres de personas o lugares, pero en
cambio debemos comprobar que el método no es en absoluto más rápido
que el procedimiento analítico, quizás hasta exija un poco de más
tiempo. Por esta razón no puede pues aplicarse sino a series anti-
guas muy preciosas y muy ricas como las que justificarían un inventa-
rio analítico completo. Para las series de papeles contemporáneos
habría que aliviar considerablemente la carga y no retener sino los
nombres más importantes, tratando el fondo por conjuntos de documen-
tos y ya no por piezas o fragmentos. Tales son, en breve síntesis,
las características de los diversos instrumentos de investigación
utilizados en los archivos franceses. No tendremos la presunción de
pensar que deban servir de modelo. La archivística es una técnica
que exige mucha flexibilidad y adaptación a los múltiples casos de
especies que se pueden encontrar y cabe decir de ella lo que expresó
Napoleón de la Guerra en estos términos: "Es un arte simple y todo
de ejecución".
Es cierto no obstante que la experiencia adquirida por los

archivistas franceses a lo largo de un siglo, los numerosos ensayos a
que se han sometido y siguen ejecutando como lo henos visto, pueden
servir de principio de reflexión y evitar acaso pérdida de tiempo y
dinero al adoptar métodos cuyos resultados no fueron juzgados satis-
factorios ni por los autores ni por quienes se benefician de ellos.
- 305 -
SERVICIOS DE ACCESO Y DE REFERENCIAS
INFORMACIÓN Y ORIENTACIÓN AL USUARIO
;iNrt")RME PRELIMINAR
compilado con base en las respuestas al

cuestionario /.•;*.-: ¡.'o ¡.di por
Eckhart G. Franz
Hessian State Archives Darmstadt
Secretario d e CITRA
CONTENIDO: Observaciones introductorias 2
A. Información general 3
1. Directorios internacionales, nacionales 3
y regionales.
2. Bosquejos y folletos sobre oficinas de 5
archivo particulares
3. Publicaciones periódicas y nndios pü- 6
blicos como instrumentos de información
arvhi.víV;i:i.<>i
B. Preparación de la investigación archivística 7

1. Guías e inventarios generales 7
2. La publicación de guías tradicionales
de JOÍ'HI i /,H<'iñ¡\ di .vrc'iivos 9
3. Información orientada por temas 10
4. Los efectos en el usuario 11
C. Consultas y servicios para el usuario en el 12

archivo
1. Observaciones generales y estadísticas 12
- 306 -
OBSERVACIONES INTRODUCTORIAS
Desde la creación del Concejo Internacional de Archivos en 1948,

uno de sus objetivos establecidos ha sido:
facilitar el uso más frecuente de los repositorios de archivo y

el estudio eficaz e imparcial de los documentos que contienen, hacien-
do que sus contenidos sean conocidos más ampliamente y estimulando
la facilidad de acceso a los repositorios.
Citando el artículo 2 <e) de la Constitución actual del CÍA el

quinto lugar en la secuencia de los objetivos generales realmente no
indica un orden de prioridades. La libertad de accès > fue .-il primer
ínteres que tuvo el Congreso Internacional Extraordinario en Washing-
ton en 1966, el cual fue reconfirmado en sus recomenda '¡' > > "•- ;»>' el
Congreso de Madrid de 1968. Uno de los aspectos de la Revolución
Archivística de nuestro tiempo, proclamado por el 9 Cong roso
Internacional de 1976, fue la Revolución del acceso y del uso.
El término revolucionario cier-tajuenl e 00 as muy rudo para

designar los cambios que han afeot-id'i -1 u-o y i¡.r\>-; ;r\. i.!\.>-s oír. I_-
20s de los establecimientos de archivo en todo el .mua'lo lnranai 1 is
dos últimas décadas. El aumento en la asistencia diaria del pú-
blico a la London Public Record Office de 40.000 en 1963 a 98.315 o
393 por día en 1980 es représentâtivo de una tendencia general, aun-
que los cuadros absolutos son más altos. Hay lacios archivos con
más de 100 investigadores por día, unos pocos (.*>n una ~.-;.:.-;¡:oicia
promedio entre 40 y 60 y tasas de crecimiento del "¡0-70* rxir
año, El o'úiTrero de usuarios del Gabon National Archives casi
fue doblado entre 1978 y 1980 (308/547), y la Bahamas Record
Office señala un aunento de 196 a 744 en 4 anos. Existe un aumento
similar en la cantidad de consultas por escrito, cerca de 6.000 en
1968 y 21.433 en 1980 en la P.R.O y de 189 a 290 en los últimos
4 años en el Belgian State Archives de Namur.
Hasta ahora la discusión sobre la libertad de acceso se ha

centrado en los aspectos legales y de procedimiento. Pero el éxito
de las recomendaciones del CÍA para la regla do los años 30, la
eliminación de los impedimentos estatuidos, tal vez no es el factor
más importante para explicar el aumento de los usuarios de archivo
en el período posterior a la II Guerra Mundial, que Tvan Borsa
informó en el Congreso de 1976. La expansión de las nil >, n •
ar'hivM. el. aumento de las colecciones de archivo, los nuevos tipos
de archivos, «ús y mejores guías de localización, nuevos campos de
interés científico, una mayor conciencia de las posibilidades que
la investigación archivística brinda a la administración, al mundo
académico y al público en general, menos horas de trabajo que dejan
más tiempo libre, y una última en orden pero no en importancia, un
casi sorpresivo renacimiento del interés histórico, todo esto ha
hecho que se llenen los salones de los archivos y que se multiplique
el número de consultas por escrito.
Para solucionar esta creciente demanda, que en la mayoría de

los casos se ha iniciado por los propios refuerzos publicitarios,
los archivos no pueden obtener un aumanto proporcional de sus funcio-
narios y de los recursos materiales. Con la difícil situación eco-
nómica en muchos países, algunos gobiernos han tenido que dismi-
nuir su personal y el presupuesto, hasta el punto, que en
algunos repositorios ha sido inevitable reducir las horas de atención
- 307 -
y los servicios que se ofrecen. la necesidad de hacerle frente a las
crecientes demandas del usuario en base a incambiables y aún dismi-
nuidas capacidades del personal en los archivos, hace que parcial-
mente sea este el problema que ha impulsado a que se hagan nuevos
esfuerzos para facilitar la investigación en los archivos por
medio de información y orientación más eficaces para el usuario.
A. INFORMACIÓN GENERAL
1. Directorios Internacionales, nacionales y regionales.
La primera información sobre la existencia de servicios de

archivo aparece incluida ai los directorios generales de instituciones
de investigación contó el Hbrld of Learning y publicaciones simila-
res de nivel nacional como lo es el Informator nanki polskij (Direc-
torio de la Polonia Científica), que menciona los Archivos Polacos, o
el volunen 2 de la publicación Francesa, 600 unités de documenta-
tion, intéressant les sciences sociales et humaines de 1971. En su
doble función como parte de la organización administrativa,los repo-
sitorios de archivo deben listarse en los directorios periódicos de
los servicios gubernamentales. Debe insistirse en que los archivos
deben listarse en todas las publicaciones de este tipo incluso a
nivel regional y local, aunque la información ofrecida esté limitada
a datos formales (nombre de la institución, dirección, minero de
teléfono, director de la oficina). Gracias a su regular re-edición
(en muchos casos anual o bianual), la información de estos directo-
rios es más actualizada que aquella de los directorios de archivos
más específicos, los cuales tienen una periodicidad mayor e
incluso irregular.
Aunque algunos datos pueden haber cambiado desde su terminación

en Enero de 1975, el International Directory of Archives del CÍA,
bibliográficamente Archivum vol. XXII/XXIII de 1972/73, es aún la
fuente más importante de información básica para más de 2.500
instituciones de archivo en 132 países. Con sus referencias biblio-
gráficas y notas sobre las colecciones más importante, comprueba
ser, en muchos casos, más pertinentes que los respectivos directorios
nacionales. La única falla parece ser su disponibilidad limitada.
La distribución eficaz de 1.200 copias aproximadamente, no es sufi-
ciente pira llegar a todos los usuarios potenciales en archivos,
bibliotecas, centros de documentación, departamentos gubernamentales
e instituciones de investigación en todo el mundo. Desafortunada-
mente esto es cierto para muchas publicaciones útiles del CEA,
UNESCO y otras organismos internacionales.
Las guías o directorios nacionales existentes difieren

enormemente en cuanto a la extensión de la información que propor-
cionan. Algunos estarán limitados a archivos estatales o pblicos,
pero la tendencia general parece ser cubrir todas las institucio-
nes, ya sean públicas o nó, incluyendo los departamentos de >na-
iinsorii-os en bibliotecas o institutos universitarios y centros de do-
cumentación con colecciones de archivo. El ordenamiento debe hacerse
por los tipos de archivo (archivos estatales, archivos municipales,
archivos eclesiásticos, archivos familiares, archivos de partidos
políticos, etc).o puramente topográfico (por unidades geográfi-
co/administrativas u orden alfabético). El directorio periódico
Records Repositories in Great Britain tiene una corta introduc-
ción general,seguida por los datos formales (nombre, dirección,
número telefónico, director de la oficina, horas de atención, in-
dicación abreviada del equipo técnico y de las gulas publicadas).
- 308 -
Al otro extremo estarla el volumen 2 del manual Minerva
de 1974 sobre los archivos de la Europa Central de habla Alemana
de 1974, un directorio que en 1418 páginas cubre más de 8.000
instituciones con información detallada sobre la historia, la
organización, las funciones actuales y los fondos de archivo; un
directorio de este tipo, distribuido por una firma privada a un precio
alto, realmente está más allá del alcance del investigador pri-
vado, un centro de referencia sobre archivos, bibliotecas e institu-
ciones de investigación, que puedan comprarlo.
Buscando una solución intermedia, el volumen de un directorio

nacional dependerá del tamaño del pais y del numero de institucio-
nes de archivo que cubra. Un formato razonable, que dedica entre 1/2
y 5 páginas a cada institución de acuerdo con la importancia de
sus colecciones, producirá un manuales para países como Finlandia,
Suiza (directorio periódico para archivos, bibliotecas, y centros de
documentación ), o Yugoslavia, mientras que llega a volúmenes gran-
des en la Unión Soviética (Gosudarstvennye arkhivy SSSR. Krakii
spravochnik, 1956, 507 pp.) y en los Estados Unidos (Directory of
Archives and Manuscript Repositories in the OS, 1978, 905 pp.). Te-
niendo en cuenta que, particularmente en los Estados más grandes,
un numero mayor de usuarios se interesaría en las facilidades
de los archivos de una en región particular o aun de una locali-
dad, parece que hay una tendencia reciente a complementar las
herramientas de referencia nacional a nivel regional y aún local.
Pueden citarse ejemplos tales cono los directorios para las ciudades-
estado Alemanas de Hamburgo y Berlín Occidental (Verzeichnis
Hauburger Archive, 1978, 48 pp; Berliner Archive, 2 ed. 1980,
80 pp; que cubren 64 instituciones) o la. publicación de la I
Semana Internacional de Archivos de 1979 sobre Alberta's Archives en
Canadá (44 pp.).
Cano en el caso de Alberta, la celebración de la Semana Interna-

cional de Archivos ha impulsado la publicación de folletos ilustra-
dos' que combinan la información general y sus funciones, con un
directorio de archivos en el estado o la región respectiva:
Archives in India (38 pp.), el folleto Suizo que tiene el título
Archive:laxos oder NotMendigkeit (Archivos:Lujo o Necesidad, 36p.),
Staatsarchive der DDR (Archivos Estatales en la IDA, 36 p.) o un
equivalente regional para los Archivos Estatales de Alemania Occiden-
tal de la Tierra al Norte-Rin-Westfalia.
Un empeño notable en este mismo campo es la serie Italiana

Itinerari archivist! Italian!, que se compone de 20 folletos
para los Central State Archives en Roma y las 18 regiones de Italia,
más una información introductoria sobre toda la Administra- cióh
de los Italian State Archives. Un folleto Belga de 1930
(publicado en Francés y en Flamenco) habla sobre los archivos Estata-
les provinciales y centrales solamente en 16 páginas.
Desde el punto de vista del idioma, merecen atención algunas

administraciones de archivo por proporcionar gulas, directorios o
información en forma de folletos para usuarios extranjeros, en
idiomas distintos a los nacionales. Rumania publicó un folleto
introductorio en Francés, Les Archives de l'Etat de Boaaonie a
comienzos de 1969. El año pasado se publicó en Inglés una Guía
a los Public Archives in Finland (50 p . ) . Parte de su informa-
ción cultural gubernamental al exterior son los Archivos en
Yogoslavia, una publicación de 16 páginas tomada de uno en
Inglés titulado Yugoslav Survey de 1976, y el Archives Fact
Sheet en the Netherlands, , el cual está disponible en Inglés,
- 309 -
Francés, Alemán y Español. En la Guide to the Archives of
Hungary (1976, 228 p.) que está en Inglés, se describen la
historia y la colección de cerca de 70 instituciones de archivo de
Hungría, de 1 a 16 páginas para cada una. En este punto debe msn-
cionarse una serie en Inglés Guides to... Libraries in Archives en
vario* ¡wises Europeos (Francia 1973, Alemania y Polonia 1975, Italia
1979), la cual fue publicada por el American Council for European
Studies, que a pesar de algunas omisiones puede ser útil para los
estudiantes anglo-americanos. La calidad de una guia Alemana a los
archivos, bibliotecas, y centros de documentación de París para la
historia de los siglos XIX y XX (orí. P. Harbiunn, Munich, 1976) fue
comprobada con su traducción al Francas. Aun más completos son
los volúmenes de Patricia Grimsted sobre Archives and Manuscript
Repositories in the USSR (vols 1-2, 1972-1980), los cuales al igual
que el volumen de París y que una guía paralela a las colecciones
del Paris National Archives antes de 1800 (por W. Paravicini, 1980
fueron realizados con la ayuda de la administración de los archivos
nacionales correspondientes
2. Plegables y folletos sobre archivos privados
Mientras c.jue prácticamente todas las clases de directorios se

dirigen por sí mismos al usuario potencial, esto no es igualmente
cierto para la gran variedad de plegables, folletos y hojas divul-
gativas sobre los archivos. En algunos casos el objetivo es muy
evidente. Un atractivo e instructivo folleto de 14 páginas de 1974
titulado Sadan er Rigsardivet, se utiliza para presen! ..-ir .-<_ ¿m-
!>-••••.r.rnr, miembros a la historia, la organización y las condiciones
Inb.tt'nlt--; de los archivos Nacionales Daneses, aunque con certeza
interesará ¡tibien a colegas de otros archivos. Un folleto de
1980, The National Archives and your Records se distribuye
para anunciar los bien desarrolla lew servicios de almacenamiento
de documsntos de los archivos de Zimbabwe, solamente con una
referencia marginal a otras funciones del Archivo Nacional. Al
menos uno r1<-> los objetivos de algunos folletos es el de solicitar
donaciones, tanto financieras como archivísticas por parte de ins-
tituciones privadas tales como los Archivos Económicos de Westfa-
lia en Dortmund o los Archivos de Literatura Alemana en Marbach.
La mayoría de los folletos y plegables más recientes, algunos

resultantes de la Semana Internacional de Archivos como el Intro-
duction to Uie National Archives and Records Centre de Singapore o
Quand les Archives racontent l'histoire... de Luxemburgo, in-
tentan contemplar varios destinatarios: el personal de las ofici-
nas e instituciones de archivo, los cuales por medio de una atractiva
presentación de las funciones de archivo pueden llevar a una mejor
cooperación ; el miembro con voto para el presupuesto por parte del
parlamento estatal, regional o local; el propietario privado de
documsntos y manuscritos; el publico contribuyente en general, que
quiere saber de qué tratan los archivos, y dentro de esto, claro
está, el futuro visitante de exposiciones de archivo y el usuario
potencial. Es muy evidente que el usuario no es el principal
interés, pues algunos de estos folletos ni siquiera mencionan las
horas de atención en las salas de consulta.
- 310 -
La mayoría de las instituciones de archivo que contestaron al
cuestionario, parecen disponer de algún tipo de información impresa
o en mimeográfo. Hay folletos impresos o en olT-s. ?; ,;>! r 1? \. ^v.
páginas, en ocasiones reproducciones de artículos de pt'nlicaciones
periódicas del exterior. Algunos están bien i lus lirado-, ••>;, r, ,¡.o-
grafías en blanco y negro y aún en color, que muestran el edificio
del archivo. Un buen ejemplo es el reciente folleto de 12 pági-
nas Services and Facilities of National Archives of Nigeria. En
algunos casos, se le dá más importancia a las ilustraciones que al
texto, mientras que en otro- hay ¡i¡t ^ y i l» ¡a Formación textual
acercándose algunas veces a ser una guf.-t re-vnnida de las colec-
ciones. Aún más marcada es la variedad en estilo du los plegables,
los cuales imitan el modelo de folletos comerciales y tur"skUTOS. En
algunos de ellos, el texto más bien convencional parece diferir
con la imposición lujosa, mientras que en otros casos, se trata
el texto con estilo publicitario. La hoja divulgativa del Archivo
Departamental Francés de Lons-le-Saulnier/Jura (en la portada: un
servicio público gratis, abierto a todos) trata de crear esí .1
impresión, aun.jne incluye una lista de dos páginas de los
principales grupos de dom-neni : K , El folloi-.o instructivo del
Archivo Estatal de Zurich en Suiza trata de ser promovido por su
título: Onser Staatsarchiv: Schatzhaus oder Rumpelkamner (cofre de
tesoros o cajói de polvo). El plegable del Archivo de la Ciudad de
EstocoImo usa caricaturas, y la hoja divulgativa de la Mminis-
tración del Archivo estatal Hanés puede desdoblarse en un afi-
che, que presenta vrije toegang los archivos públicos "donde los
siglos están atados".
Además de la publicidad, la cual (entre otras cosas) intenta

atraer y dirigir al usuario en potencia, hay otros textos para
instruir al visitante que llega por primera vez a las salas de consul-
ta de los archivos. El minero de usuarios que los reciben dependerá
de si los textos son simples lio jas a máquina, folletos como el
nuevo de P.R.O Instructions for Readers o folletos más detallados
como la re-edición del Archivo M>eioaal ie París de 1980, Guide du
Lecteur. Mientras que la Guía de París ( 56 páginas impresas)
trata de dar una descripción completa de las condiciones laborales y
de las facilidades investigativas del Archivo Nacional, inclusive de
los diferentes tipos de ayudas de búsqueda y un estudio detallado de
los grupos de docunentos existentes, otros textos se limitan a í.r.i! tr
el p'r-;x>i3ij<u-ia¡.o para ordenar los documentos, los servicios reprojref-
rieos disponibles, etc. El Researcher's Guide to the National
Archives de 16 páginas es sólo uno de una serie de General Infor-
mation Leaflets sobre varios aspectos del trabajo de archivos, e
incluye pautas sobre campos específicos de Investigación como son
los documentos genealógicos, militares y cartográficos. Esto misma
se hace en el Archivo Público de Canadá y en la S<yJi ¡^'> W-i'-fi'
office de Edinburg.
De nuevo debe dárseles algún mérito a los archivos que ofrecen

información en idiomas extranjeros en folletos y plegables. Existen
versiones en Inglés de los folletos de información general del Ar-
chivo Nacional de Japón en Tckio (1972), del Archivo Nacional
de Indonesia en Djakarta y también de los Archivos de las
Ciudades de Belgrado y Budapest. El folleto del Archivo de la
ciudad de Estocolmo contiene un resumen en Inglés, y el de Riksar-
kivet de 1980 sobre Research in the Swedish National Archives
(14 p. off-set en pasta dura) se encuentra en Inglés, Francés y
Alemán y para los extranjeros que investigan la genealogía
existen, también en Inglés, folletos sobre Bow to trace your
Ancestors in Norway and Sweden los cuales son distribuidos por el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
- 311 -
3. Publicaciones periódicas y medios públicos coma instrumen-
tos de información archivística.
Hay varios tipos de publicaciones periódicas, publicadas por

las administraciones de archivo o los archivos privados. Muchas ad-
ministraciones Son las responsables de la edición y publicación de
revistas regionales o nacionales sobre archivos, publicaciones
periódicas académicas que contienen artículos sobre los pro-
blemas de la archivología, historia e investigación tie los ar-
chivos. Geno un instrumento de la política de información so-
bre los archivos, estas revistas tipo boletines, que se publican tres
o cuatro veces al año, son más importantes que los anuarios más
académicos, aunque éstos también pueden usarse para publicar
informes anuales (algunas veces en versión abreviada), listas de los
nuevos accesos o notas sobre adquisiciones de particular importan-
cia, noticias sobre guías de localizacióh publicadas o estudios
sobre investigaciones en progreso. ítems similares pueden aparecer
en las revistas sobre historia local o regional, las cuales
dependen de alguna oficina de archivo regional y municipal.
Para poder evaluar su utilidad cono herramientas de publicidad

sería necesario conocer el número de copias que se publican y si
se distribuyen gratuitamente a las oficinas gubernamentales y a los
institutos de investigación en el pais, aunque los privados tengan
que pagar una suscripción; son gratuitos los boletines del State
Archives Administration de la Unión Soviética, Polonia y Bulgaria,
como son el nuevo Bilten Arhiv Jugoslasvie el bien editado Boletín
del Archivo General de la Nación de México, el Berita,
Indonesio, el ricamente ilustrado Archivo del Archivo Publico
de Canadá (6 publicaciones por año) en Inglés/Francés ) o el
Mensario do Arquivo National de Río de Janeiro. Esta última
publicación, MAN, impresa en offset, es parecida al tipo menos
fontal de comunicaciones noticiosas que son publicadas por algunos
archivos y administraciones de archivo como un servicio de informa-
ción gratuito para las oficinas administrativas para las cuales tra-
bajan, para las instituciones de investigación, las asociaciones
históricas y los investigadores privados interesados. Este tipo de
boletines los distribuyen dos veces al año algunas de las adminis-
traciones de archivo de Alemania Occidental, los Archivos Bávaros,
los Hessianos y los del Estado del Rin Palatinado; otros ejemplos
regional» .s que pueden mencionarse son los Archive News de la
oficina Suffolk Record en Gran Bretaña o el Feuille semes-
trielle d'information del Archivo Departamental Francés de
Estraburgo. En 1981 aparece el boletín del Archivo Nacional de
Nigeria. Los grupos receptores de estos boletines/noticia aparecen
claramente definidos en las tres series del Archivo Nacional Sueco
RA-Nytt: Myndighetsservice (servicio para la administración),
Forskarservice (servicio al investigador) y De enskilda arkiven
(archivos privados). Para completar, debe mencionarse otro tipo
de noticias, la llamada house -journals como lo son el Arkiv-
posten de Noruega, Petty Bag del P.R.O. S.R.O. Notes en Edin-
burgo, el serai.-anual Note d'information de los Archivos Naciona-
les de París, o el Krigsarkivets interna maddelanden de Estocol-
itD, los cuales se distribuyen sólo a los funcionarios internos,
aunque gran parte de la información sería interesante también
para los lectores de fuera.
- 312 -
El hecho de que la publicación periódica de información bien
presentada sobre el trabajo de los archivos, sea más eficaz que una
simple campaña de folletos o plegables, ha hecho que varias
administraciones de archivo utilicen sus informes anuales como una
herramienta de publicidad. Aún los informes más formales y reales
como el Report of the Keeper of Public Records establecido por el
Parlamento Británico con sus grandes aparatos de estadísticas y
anexos, proporcionan información importante a los investigadores
interesados y a las instituciones de investigación. Algunos archivos
publican informes en sus revistas o boletines, como lo hace el Servi-
cio Nacional de Archivo y de Documentos del Gobierno de los E.U, donde
el Informe Anual es un anexo regular de la edición de primavera titu-
lada Prólogo. En otros casos los informes de archivo se inclu-
yen en el informe general del departamento iju!>->r¡viire.'ital respon-
sable o (en el caso de algunos archivos locales) del gobierno de la
ciudad o el condado. Pero más de una tercera parte de los archi-
vos que respondieron al cuestionario, publican su informe por se-
parado, en una forma u otra, distribuyéndolo más allá de la
responsabilidad establecida, a escala regional, nacional y aún
internacional. Con poco esfuerzo, un informs de tipo administra-
tivo puede transformarse en un folleto atractivo, «i --e "<<> tjf^ja
una cubierta bien diseñada y se insertan algunas ilustraciones.
Cerno ejemplo tenemos informes de varias partes del mundo com

son los del archivo Nacional de Japón, Singapur y Zimbabwe, del
N.S.W Archives Authority de Sidney, y algunos archivos de los
condados Británicos. Los informes ilustrados del Archivo Pú-
blico de Canadá y el Archivo Estatal de Holanda aumentaron el
tamaño a libros; el informe Canadiense al igual que el de la
administración de archivos del Estado Belga, son bilingües,
mientras que el informe del Archivo Nacional de Sri Lanka es
trilingüe, Sri Lanka es sólo uno de los miKhos Estados donde el
informe anual proporciona la única información actualizada sobre
los archivos que se encuentran disponibles dentro y Puera del
país.
En la mayoría de los países, la información sobre archivos en

la prensa, la radio y la televisión, parece estar limitada a ocasio-
nes especiales, la inauguración de exposiciones o de edificios, los
aniversarios históricos o las adquisiciones espectaculares como el
archivo de Bonaparte en París. Las respuestas más frecuentes son
ocasional, irregular, esporádico. Un tipo específico de in-
formación de orientación al usuario son los informes sensaciona-
les de la prensa londinense a principios de enero, cuando se inició
un nuevo año de historia contemporánea bajo la regla de los
años 30, la cual se aplica más extrictamente en Gran Bretaña
que en algunos otros países. El Archivo Público de Ottawa
regularmente informa «obre noticias. El cubrimiento continuo de la
prensa se asegura por itedio de los recorridos mensuales para orientar
a los visitantes sobre los temas del Archivo Estatal de Zurich,
junto con un programa impreso que anuncia las ¡V^Vns y I-JÍTHS al co-
mienzo del año, lo cual es un esfuerzo que combina en el mejor
sentido la publicidad con alguna educación básica para el usuario.
- 313 -
B. PREPARACIÓN DE IA INVESTIGACIÓN DE ARCHIVOS
1. Gulas e inventarios generales.
Los directorios plegables, y folletos informativos sobre los

archivos, pueden dar una primera idea sobre la distribución de
los fondos o colecciones de archivo o una visión general de éstos en
un repositorio particular. Los instrumentos de información más
importantes para el investigador, para planf-vir r.ici<>.n,-iViFMte ana
visita investigativa, para decidir hacía dónde dirigir sus es-
fuerzos y si vale la pena hacer una visita personalmente, o incluso
para formular una pregunta pertinente, son las guías descriptivas y
los inventarios generales de las colecciones. Este tipo de ayudas de
búsqueda pertenecen a las primeras publicaciones sobre archivos.
Ejemplos de éstas datan del siglo XIX, e incluso algunos de los
inventarios com pletos del Archivo rístatal de Viena, que fue hecho
en los años 30, son aún válidos. Otros, se usan aunque son
obsoletos, porque aún está pendiente su actualización.
En los años 50, se inició un nuevo esfuerzo para elaborar

guías a los repositorios, o inventarios como una forma de saber
qué se tenía después de las destrucciones y dislocaciones de
los años de la guerra y de la post-guerra. Se tomaron algunos
ejemplos, y algunos archivistas se dieron cuenta de que la falta
de guías de localización para algunas partes de sus documentos,
no era pretexto para no tener una guía general, que la existen-
cia de listas e índices perfectos para todos y cada uno de los
documentos, lo cual es casi imposible h-tcer por el continuo cre-
cimiento de las colecciones, no es un pre-requisito para hacer
un bosquejo de una guía útil. Los Coblence Federal Archives
tjue no fueron operantes antes de 1952, publicaron una primera
versión de su guía sólo hasta 1961, luego una 2 edición
ampliada en 1968, y una 3 con ocasión de su 25 aniver-
sario en 1977, aumentando el número de páginas de 211 en la prime-
ra edición a 970 en la tercera.
La cantidad de información que ofrecen las distintas guías

e inventarios es muy diferente. Algunos son simples listados de
los títulos de los grupos de archivos, que son de uso limitado
para el investigador; hay también algunos muy detallados, similares
d lo.-'', r.-per tor ios, rjon descripciones a nivel de subseries o aún
liastrt el nivel del archivador, un procedimiento que puede ser facti-
ble para repositorios o m colecciones limitadas, pero que en
instituciones más grandes, resultarían inventarios de volúmenes
múltiples que nunca terminarían. Lo sorprendente es que, ya que
no se ha hecho una normalización internacional (la cual habría
sido muy útil), podemos hoy definir algo como una güín "noniR-
1 i /ada" que tendría 1 o 2 páginas como promedio para cada grupo
o Tondo de archivo, algunas más para grupos muy importantes y
otras menos para grupos menores, y algunas veces una descripción
simple para los documentos de oficinas paralelas. Los elementos
descriptivos serán la historia institucional y de archivística del
grupo de archivo,de su clasificación interna y de sus principales
contenidos temáticos, del periodo que cubren, del volumen
(numero de ítems o metros de tiraje), de las ayudas de búsqueda
existentes y de la literatura adicional posiblemente con la indi-
cación de apéndices y de documentos complementarios en otros
grupos o repositorios.
- 314 -
Mientras .rae este 'cipo de descripción produce guías manuales,
de un sólo volumen para un gran mír^ro de repositorios medianos, en
instituciones más grandes, serán varios volá'ienes, publicaciones
demasiado grandes y costosas pn.r.t >jn ' '^ nv/eitigador promedio las
pueda comprar. Una solución sería dividir la guía general en
una serie de guías sectoriales paraleas que se vendan por separado,
lo cual se está naciendo en el Archivo General de Stuttgart
de Bade-Wuerttemberg. En otros casos, la "gran" guía voluminosa
será reemplazada por una versión abreviada, una guía corta o
resumida para una mayor disLr ibuîcSn. Esta versión abreviada puede
preceder a un inventario nvís 'xl.vis >, I.'.ST» un tipo da guía prelimi-
nar. Sin embargo, habrá archivos que fiarán una guía resumida, y
tendrán el inventario completo para uso restringido en la sala de
consulta, tal vez con un número limitado de copias en las principales
bibliotecas e instituciones de investigación.
Los primeros intentos para sistematizar la producción de guías

o inventarios generales para los repositorios de archivos públicos en
algunos países, datan de la primera oleada de guías en la mitad de
los años 50. las guías para 6 repositorios de archivo en Thurin-
gia, las cuales siguieron •->! rais¡ro y bien pensado patrón, eran sola-
mente parte de una campaña para todos los archivos Estatales de la
R.D.A. los cuales produjeron cerca de lr> volatines ei poco más de
una década. La creciente demanda del usuario en los últimos años,
evidentemente ha revitalizado el movimiento de las guías. Al-
gunos logros sobresalientes son la Guía ampliada del Archivo
Nacional de los E.U. de 1974 (884 p.) y los 4 volúmenes monu-
mentales del Etat général des fonds del Archivo Nacional <!>•
París, t/ne aïv-u'iîcieron entre 1976/80. El informe para los ar-
chivos departamentales rVa¡ic*3es nombra 37 guías publicadas desde
1954 y 17 más que están en proceso de impresión. La publicación
de guías para los archivos estatales Búlgaros, que se inició
en los últimos años de la década de los 60, cubren ya 25 de
un total de 30 repositorios centrales y regionales. Pueden citarse
además, ejemplos de la Unión Soviética, Polonia y Checoslovaquia,
de Alemania Occidental y Austria, de España y Dinamarca o de
los archivos locales Ingleses.
Debe 'dársele especial atención a un proyecto en marcha en

Holanda, donde se reemplaza una guía de 2 volúmenes De rijksarchi-
even in Nederland de 1973 (para Uxlos los archivos Estatales centra-
les y provinciales Holandeses), por una serie de guías acumulativas
para las 12 provincias Holandesas, que comprenderá todos los
openbare archiven, incluso los pueblos y cooperativas de agua an la
costa. Los volúmenes I - VI para las provincias de Drenthe, Gelder-
land, Zealand, North-Brabant, Groningen y Overijssel, se publicar.<i <»i
1<« dos últimos años; los volúmenes sobre Norholanda y Arui • .r(jtij:i
con 300-400 p. cala uno, se están imprimiendo, y los otros 4 más
una nueva guía para el Algemeen Pijksarchief están programados para
1981/83. Queda po r verse si el estudio del CÍA sobre las guías
nacionales, recomienda algo sobre lo anterior o un tipo de directorio
más corto. La nueva serie de guías Holandesas puede servir corno
modelo para coordinar los esfuerzos del CTA en las regiones del
Tercer Mundo, donde son escasas las guías actualizadas. VA proyecto
financiado por UNESCO para hacer una guía para las colecciona; d
archivo en Asia, parece apuntar a esta dirección. En este contexto
también debe n^ncioaarse el proyecto en marcha de una guía
acumulativa a los archivos de organisnos internacionales.
- 315 -
2. La publicación de gulas tradicionales de búsqueda de
archivos.
No hay discusión en cuanto la conveniencia de las gufas im-

presas para las coleccionen ríe archivo, aunque pueda haber diferencias
de opinión en cuanto al formato. La situación es más compleja
para la publicación de las guias convencionales de búsqueda, de
los inventarios, catálogos, listas e índices de colecciones
privadas o grupos de documentos. Tradicionalmsnte, la publicación a
gran escala de las gufas de búsqueda se ha limitado a un nume-
ro relativamente pequeño de países de Europa Occidental. La
British Public Record Office, los archivos Franceses y Belgas ini-
ciaron una publicación sistemática de ayudas de localizacióh a
mediados del siglo XIX. Un conteo superficial de las publicaciones
oficiales del P.R.O de esquemas, catálogos y listas desde 1858,
es de cerca de 1.000 volúnenes más otros 200 en la serie en offset
de la List and Index Society, que inició su publicación en basa a
suscripciones en 1966. En Bélgica, sólo el General State
Archives desde 1837 ha publicado 136 volúmenes. También aquí, al
igual que en Francia, se utilizan tanto la impresión tradicional
como el offset.
En la mayoría de los otros países antes de la Segunda Guerra

Mundial, la impresión de inventarios y repositorios de archivos se
limitaba a casos especiales, esquemas de viajes medievales o inventa-
rios analíticos de grupos de doc ruinen tos altamente clasificados. Un
cambio en esta política se facilitó gracias a la introducción del
offset. Las diferentes series del Archivo Nacional de los E.U.,
los Inventories y Special Lists, tienen ya más de 300 volúmenes,
si se incluyen los inventarios los de documentos tomados del ene*-
migo. El Riksarkivet Danés consta de 15 volúmenes impresos y 40 en
offset. El Archivo Estatal de Marburg Cue el primero en comenzar
una publicación sistemática de ayudas de búsqueda en Alemania
y ha publicado 110 volúnenes desde 1957. En nuestro cuestionario, la
gran mayoría respondieron afirmativamente a la pregunta de si
bey iD'ci política para la publicación de ayudas de localizacióh,
aunque en algunos casos la publicación haya empezado sólo hace pocos
años. Los archivos provinciales Holandeses, que hacen el tiraje
de sus series en offset desde 1975, ha hecho publicaciones en un
volumen impresionante (30 volúmenes para el <\rchivo Central, 25-30
para cada uno de los repositorios provinciales). Igualmente impre-
sionante es el documento del Archivo Nacional Mexicano, con 70
volúmsnes en menos de 10 años. En otro archivo, habría 3, 5 o 7
voli'uiHue.-.. ijie cubren sólo una mínima parte de las coleccio-
nes. Sin embargo, otros lamentan, que la política no se haya
implantado o que no se haya desenterrado aún.
Por lo tanto se justifica preguntar, si realmente cada lista o

inveiii ario en cid a rery;«i torio an el mundo, debe publicarse en edi-
ciones, que imrroaíriviite varían entrs--» 200 y 500 copias. Para algunos
archivos con interés local o regional primordialmente, será sufi-
ciente limitar la publicación a una cjuía amplia y completa con
ayudas de localizacióh para seleccionar el grupo de documentos con
interés supra-regional, relaciones exteriores, y también archivos de
negocios y documentos privados, mapas y colecciones de fotografías.
En muchos archivos, los primeros volúmenes que se publicaron tra-
taban sobre las colecciones privadas, al iniciarse las series del
Archivo Nacional de Singapur fueron las fotografías y las colec-
ciones más grandes de doe¡n!»?ni-.os mi.crofilmados de negocios privados.
- 316 -
Desde este punt .o de vista, la publicación de ayudas de búsqueda
sería esencial para los archivos de literatura y de arte y para las
colecciones de negocios y documentos t 4_-nioos . T3*iste. ana extensa
serie de inventarios y catálogos publicados sobre el Archivo
Central de Moscú" en literatura y Arte, y el Dortmund Wirtschaftsar-
chiv que tiene 14 volúmenes de inventarios publicados en sólo 10
años lo cual parece ir adelante de otros archivos estatales vecinos.
Una alternativa paca la publicación sin reserva es la provi-

sión de un núnero limitado de oopias en carbón o fotocopias. En
los tres archivos estatales Hasianos, ha habido un intercambio
regular de ayudas de localización no pil ¡júnelas,. ( W a n te i.tfo 1Í 20
años. Otras instituciones reportan una distrlbu••h'n de "-10 co-
pias. Hasta ahora, se ha utilizado poco la posibilidad de multi-
plicar las guías de orientación en microformas, aunque un gran
minero de archivos tendría la mayoría de sus ayudas de legaliza-
ción manuscritas o escritas a máquina bajo la seguridad que brinda
la microfilmación. Teniendo disponibles lectores de microformas
en la mayoría de las salas du consulte, ou.iieo asarse como alter-
nativa las listas e índices en micro F ¡.-has, .-tun-jue el proyecto de una
edición mundial a través de canales «amere i =j*.*; ¿nra su publi-
cación, puede que no se desentierre aún, para citar ana vez mas
la respuesta dada por el Archivo Nacional, de Gambia.
3. Información temática orientada.
Se reconoce la utilidad de los índices temáticos o de las

guías de localización orientadas por tenas para oonpl engatar los
inventarios corrientes y las listas por grupos de archivo. La impor-
tancia de la información por temas crece a medida que auront n 7H
proporción de ¡¡i/.v". timadores no académicos o al menos no histo-
riadores, quienes, muchas v»-*>» por sus limitados campos de interés,
no desean complicarse con historia territorial o institucional, que
sustenta la estructura de las ¡colecciones de archivo en base a la
procedencia. La concentración de los intereses del usuario sobre
ciertos temas o tipos de documentos, que pueden ser difíciles de
considerar junto con los inventarios y listas convencionales, cierta-
mente justifican la compilación y finalmente, la publicación de
ayudas de localización específicas o de instrucciones de bús.juela,
con el fin de satisfacer estos intereses específicos y de faciliter
el trabajo de consulta de los archivos.
Algunas de las gufas temáticas mós soi "-•)•» -í-al ?• -nff-:. h-.;-. ;-ii'.
las do tetas geográficos. Las guías de Carnegie sobr^ las Fuentes
de la historia americana en los archivos europeos datan de principio.--,
de Hsfcé siglo. No es necesaria una presentación especial para las
distintas series de la Guide to the Sources of the History of
Nations, la cual es uno de los logros más gratificantes de la
cooperación CtA-UNESCO. Títulos como Materials in the Rational
Archives relating to the Russian Bapire and the Soviet Obion, to the
Mexican States, to the Middle Bast, to Bunania, pertenecen a algunos
de los Reference Infaraation Papers del Archivo Nacional de
E.U. a Balcania, una Guide to the Polish Archives relative to the
History of the Balkan (1979) le seguirán volúmenes similares en
otros países. Archival resources... relating to the Indian Ocean es
el título de una Reference Guide de 1979 del Archivo Nacional
Australiano. Guías del mismo tipo se están publicando por ser de
interés en el mercado, como lo es Eastern Europe and Russia/Soviet
- 317 -
Union. A Handbook: of West European Archival and Library Resources de
Lewanski (317 p., 1980). Muy relacionados con estos tanas geográfi-
cos son los inventarios referentes a grupos específicos de pobla-
ción, los inventarios de fuentes respecto a la historia Judia en los
archivos Europeos, que está apoyada por archivos e instituciones
de investigacióii en Israel, o las nuevas series de gufas temá-
ticas sobre las • Indias Americanas, Hispanic People of the
Southwest y Black History in the U.S., que los anuncia el Archivo
Nacional. El Archivo Bíblico de Ottawa publicó recientemente las
Sources for the Study of Canadian Jewry y Records relating to
Indian Affairs. La compilación de Records of Interest to
Social Scientist, 3 volúmenes (hasta el momento) en los Handbooks
l>. "U P.R.O de Londres es bastante extensa.
En algunas gufas sobre la histeria de la tecnología y la indus-

trialización se lian .logrado resultados interesantes. La proporción
de material inesperado puede ser aún ¡iwyor en aquellas sobre la
historia de arquitectura, la literatura y el arte, con las cuales es-
tán relacionados algunos de los inventarios especiales y de las
guías de localización del Archivo Nacional de Francia. Las
Guras recientes del Archivo de Gopenhague y de Luxemburgo reúnen
fuentes de archivo para el desarrollo de destrezas educativas. La
educación y la región Casamance son los temas de las primeras dos
guías temáticas del Archivo Naciornl de Senegal. Claro está, que
hay guías para sucesos históricos sobresalientes, oyco la Se-
gunda Guerra Mundial (Archivos Australianos, P.R.O. de Londres), per-
secución y resistencia en el período Nazi (series de inventario del
Archivo Estatal Bávaro), la Revolución Rusa de 1917 y su impacto
en otros países (Slovak Central Archives Bratislava), la Guerra
Americana y los Civil War Naps (Archivo Nacional de E.U). Con
frecuencia se registran en guías onecíales, por lo general mapas,
pero también afiches o sellos, lo cual va más allá de las coleccio-
nes especiales respectivas. Pocas guías temáticas se limitan a
un solo repositorio. Esto es particularmente cierto para las guías
d> • .tir-chwos administrativos y de documentos privados. A nivel de toda
JH iiHciiVi, se han hecho inventarios de documentos privados que es-
tán en archivos o en bibliotecas y otras instituciones de investiga-
ción no sólo en la U.S.S.R (3 vol., 1963-80), y en la República
Federal de Alemania (2 éd., 1980), sino también en los E.U., en
Suiza y en otras partes del mundo. En 1975 el Archivo Público
de Bélgica publicó la Guide des archives d'entre- prises (guía a
los archivos administrativos), que es una guía paralela a la de
Holanda do 1979 (2 . ilición).
Hay varios formatos para todas estas ayulas de loralización

orientadas temáticamente. Algunos son inventarios especiales, los
<raales para un tema dado listan no sólo los grupos o series relevan-
1'-.s, si.-»} también los archivos privados, documentos y aún entra-
das en libros de tjxitabilidad o registros notariales. Las guias re-
gulares indican los procedimientos que deben seguirse para poner en
práctica la investigación sobre un tema en particular con una enume-
ración más resumida de los grupos de interés, indicando el tipo de
información que se encuentra en ellos, las ayudas de localización
especiales disponibles, y la forma de usarlas. Algunos de los inven-
tarios especiales se suman a toda una serie de volúmenes, mien-
tras íî» la.3 típicas guías de investigación son libros que tienen
cni3< ^0 y l'if) páginas, y en algunos casos menos. En las series
con hojas desprendibles de los archivos Anglo-americanos hay varios
folletos orientados boniticamente o sobre temas de interés par-
ticular, y algunos de ellos son versiones condensadas de una guía
más extensa.
- 318 -
Una variedad partí:;llénente amplia de herramientas de investiga-
ción está disponible para dos campos de archivos, que hasta ahora se
han dejado a un lado: la genealogía y la historia local, las cuales,
por lo nenos en Europa Oriental y I¡oj U*;&'*') ici. ¡J.^nen altos porcen-
tajes en las estadísticas cío! uwi de H>F. archivo-s, 7,is juías para
investigación genealógica en el Archivo Nacional de París y
Washington fueron las primeras guías de este tipo. Rl archivo ].?
Pacís anunció una nueva Guide de 1' histoire des familles y una
paralela, Guide des recherches de l'histoire conraunale para PSU-
afio. En los Estados Unidos, Gran Bretaña y Australia hay innume-
rables in trodu< piones a la investigación genealógica regional y
nacional dentro y fuera de los archivos, guías separadas para casi
cada estado, condado o provincia. Ej'iiiplos recientes del Archivo Aus-
traliano es el Source Material for Genealogical Research ( 1977 ) , y
Ihe Genealogist's Guide to the West Susse Record Office (Chichester
1979), que es una publicación sobre fuentes para historia personal en
los archivos mili tares de Kan< iv--j-, í'979 5 o li; <ja"v3 a documentos de
embarque, inmigración y condenas --n «r"! TvuhUro de TJUO-M Galicia
del Sur. Hay más guías e introducciones a 1-* ¡nv. ».< ¡.j-iolVi JIÎIVÎÎ-
lógica que son publicadas por sociedades genealógicas y autoras
comerciales especializados, algunas son muy titiles desde el punto
de vista de los archivos, particularmente, si los autores son ar-
chivistas entrenados como D . Iredale, cuyo folleto Discovering your
family tree se vende en todas las .liLr-iriJs d< j/íidivs-i,
"a .-rita.«ion es muy similar a la de la historia local. An"

¡vimbién, hay guías de archivo como son el local History in West
Sussex (2a ed. 1975), Writing Local History (1980) del Ar-
chivo Provincial de Alberta, o el Van Archivdckument zur Gemeinde-
geschichte (del archivo documentai a la historia municipal, 1979),
del Archivo Estatal de Zurich. Kl archivo Estatal financió un
Manual Bávaro sobre historia local ( Bayerische Heimatkunde. Bin
Wegweiser, 1974) y de la experiencia de los archivos de lo:,
condados Británicos resultó el Archives and local History (1
ed. 1966) de F . G . Enmison.
4. los efectos sobre el usuario
Realmente es difícil estimar si la publicación de los distintos

tipos de literatura informativa sobre los archivos y la investiga-
ción archivística de las guTas y las ayuias de loralización de
toda clase, realmente valen la pena con respecto a. crear ini er.í*
en el usuario, informar al ususario y dirigir la investigación.
Cuando se preauntó en los oui-wtionarios acerca de la proporción de
usuarios o de preguntas escrita-; <$n solicitaban una información
preliminar sobre los archivos y sus colecciones, las tablas obteni-
das combinan los resultados de una exitosa publicidad sobre los ar-
chivos; los nuevos usuarios llegaron por algo que leyeron u oyeron y
aquellos que realmente prepararon su visita o su investigación
en base a guías publicadas y los inventarios en alguna otra bi-
blioteca o sala de consulta de otro archivo.
Con la debida reserva, es sin lugar a duda, interesante declarar,

que las administraciones de archivos, que reportan iaSs del 20% de
usuarios pre-instruídos, normalmente son aquellas que cuentan con
intensos programas de publicidad asC: 10% para el U . S . National
Archives y el West Sussex Record Office, 25-30% para los archivos
Belgas, Checos y Húngaros, para el Archivo Pdblico de Canadá,
- 319 -
Nueva Galicia del Sur y el Archivo Federal de Coblence, 20% para
el Archivo Económico de Dortmund que inició sus publicaciones
hace sólo 10 años. Los altos porcentajes de 60,70 y aún 90% para
los archivos de Indonesia, Bermuda y Sur imán, lo cual es de menor
relevancia si los relacionamos <un las respectivas estadísticas de
los usuarios ( entre 1 a 3 usuarios y consultas por ¡1 L* ) , un argu-
mento que es manos válido para el 80-90% que se reporta en el
Archivo Nacional de Korea y de la India, con una asistencia diaria <le
aproximadamente 40 personas.
Por otro lado, hay un gran número de archivos con mucha publi-
cidad, guías publicadas y al menos otras ayudas de localizacióh pu-
blicadas, donde sólo del 3 al 10% de los usuarios y de las consultas
solicitan cualquier tipo de pre-informacióh. En algunos casos, don-
de son muy reolenbss Las publicaciones disponibles, realmente es
un no todavía. Pero el hecho de que la mayorfa de los archivos
departamentales Franceses con su larga tradición en inventarios y
lisbis "impresas, su porcentaje de referencias a información .ingresa
p:í¡-i!iino*3a por debajo del 10%, definitivamente no es tranquilizador.
El uso de las ayudas de local i zación es grandiosamente ignorado por
la gran mayoría de los usuarios , es el resumen un poco frustrante
del in fonte del director regional del archivo en Inglaterra.
- 320 -
IDS INVESTIGADORES EN CIENCIAS SOCIALES Y EL
PROBLEMA DE LA CONFIABILIDAD
por
JAKE KNOPPERS*
Archivos Públicos del Canadá
De años atrás se nota cierta inquietud en lo tocante a la uti-

lización cada vez más común de la informática en el tratamiento de
la información sobre los individuos y en los que se refiere a la
creación de bancos de datos que de allí ha surgido. Se teme sobre
todo que se vuelva imposible controlar a un tiempo la exatitud y el
uso de esa noticia. La violación (real o imaginaria) de la vida
privada que llevan consigo la compilación y la difusión de microda-
tos ordinolingües sobre los individuos provoca problemas tanto de or-
den moral como de orden jurídico. Cómo es posible, en efecto, con-
ciliar derecho a la vida privada, derecho al acceso a la información
y derecho asi saber? Esta pregunta origina un gran desafio a todos
los ciudadanos asf como a los responsables de los bancos de datos.
Hay un grupo de investigadores que de modo especial se ha compro-

metido en este particular y que probablemente servirá de cas-type muy
en breve: son los investigadores en ciencias sociales. Desde su cam-
po de acción deben enfrentarse con frecuencia al siguiente dilema:
por una parte, quieren tener acceso, para propósitos investigativos,
a los microdatos individuales recogidos por un organismo estadístico
central y otros ministerios o entidades gubernamentales; por la otra,
desean a todo precioa que sus propios documentos sigan siendo confi-
denciales. Esta cuestión es por lo demás objeto de un estudio en el
marco del "Privacy Project" de la Universidad de Western Ontario .
Como respuesta parcial a la creciente inquietud sobre el tema, el

Parlamento federal aprobó la Ley canadiense sobre los derechos de la
persona en julio de 1977. La parte cuarta de esta ley prevé un pro-
cedimiento que permite a los canadienses tener acceso a la informa-
ción que detectan para servicio exclusivo de los ministerios y orga-
nismos federales, y ejercer cierto control sobre la exactitud y la
utilización de dicha información .
"* Jake Knoppers, especialista en historia económica, ha sido

responsable del programa Soc-Scan de la Federación Canadiense de
Ciencias Sociales de 1977 a 1979. En la actualidad es consejero en
gestiones de información ante los Archivos Públicos del Canadá.
1 Para una descripción de este proyecto ejecutado por David M..
Flakerty y Ed. Harris, ver "Privacy, Confidentiality and the Use of
Government Microdata for Research and Statistical Purposes". Social
Sciences in Canada 6 (1978) 1 9-10.
2 Conforme a la parte cuarta de la Ley canadiense sobre los de-
rechos de la persona, el gobierno federal debe duplicar un "Index of
Federal Information Data Banks" cada año. Este índice describe los
bancos de que se sirve el gobierno federal para fines administrativos.
- 321 -
A pesar de la atención cada vez mayor y de la inquietud real de
los que investigan en ciencias sociales, con relación a los asuntos
de la vida privada, confiabilidad y entereza de los ordenadores, se
ignoraba poco más o menos cuál sería su reacción como individuos
frente a una demanda de datos al examinarlos. Cómo reaccionarían si
se les brindara la ocasión de indicar qué datos deberían seguir
siendo confidenciales en un custionario destinado a un banco de datos
automatizado?
, La preparación por la Federación Canadiense de Ciencias Socia-

les , en 1976, de un repertorio de los especialistas en ciencias so-
ciales (Soc-Scan) acaso nos haga conocer su reacción sobre este par-
ticular. El repertorio se estableció a título de elemento de comu-
nicación flexible y variado para servir a los especialistas en cien-
cias sociales, no sólo para ellos sino para quienes quisieran aprove-
char sus servicios. En otras palabras, si alguien deseara identificar
a quien hace la investigación o posee un informe pericial en una zona
cualquiera, o a quien publicó algo sobre determinado tema en ciencias
sociales, Soc-Scan podría dar la respuesta . Soc-Scan propiciaba
también acceso directo a un depósito reservado a los especialistas y
permitiría hacer inventario de los documentos disponibles en razón
de la investigación.
Se comenzó la recolección de datos distribuyendo cuestionarios

a todas las unidades de ciencias sociales conocidas en los sectores de
la educación, del gobierno y de la empresa privada en el Canadá. En
esta etapa no se utilizaron sistemas de medida de la penetración del
cuestionario y de la tasa cuantitativa de respuestas. (La realidad de
Soc-Scan) prevista para 1979-80 dará a conocer tales medidas de veri-
ficación). Fundamentalmente el cuestionario semejaba un curriculum
vitae y ofrecía las siguientes características:
1. Aseguraba al especialista en ciencias sociales que la difu-

sión de la información estaría controlada conforme a las
políticas establecidas por la Federación de Ciencias Socia-
les en consulta con las sociedades sabias.
2. Le permitiría limitar la difusión de la información a un

terreno (o a un problema) particular.
3. Requería su firma para autorizar la difusión de todo informe

completo o parcial
Por ejemplo, si se hacía una averiguación acerca de todos los

que estudian "los sistemas federales de gobierno", "la energía so-
lar", o "las ciencias económicas de la tierra", los documentos se po-
dían marcar e imprimeir en los campos de información requeridos. Si
la letra "Z" aparecía en el lugar de la información deseada, ello
indicaba que el interrogado había pedido que la pesquisa no fuera di-
3 La Federación Canadiense de Ciencias Sociales (F.C.S.S.) es

una organización voluntaria sin ánimo de lucro, compuesta por 13 so-
ciedades sabias, y en cuyo seno están representados también centro
de investigación, universidades y otros organismos del mismo género.
4 Para mayor información, comunicarse con ellos en el 151
Slater, suite 415, Ottawa, K I P , 5H3.
- 322
fundida sin su autorización. El investigador podría entonces ponerse
en contacto con aquél de modo directo o por intermedio de Soc-Scan,
en el caso de que este último hubiera exigido que su dirección fuera
confidencial.
En el curso de 1977 y a comienzos de 1978 se pudieron inscribir

5212 expedientes utilizables en el banco de datos. De5éstos, 4264
(81.8%) lo fueron en inglés y 984 (18.9%) en francés. Entre los
interrogados anglófocnos 1099 (25%) pidieron restringir la difusión
de datos a lo de su tema o al campo de sus pesquisas, en tanto que 496
(52.3%) interrogados francófonos lo hicieron. El 30% de los investi-
gadores de ciencias sociales recurrió a este elemento del cuestiona-
rio.
Anotemos que varios investigadores no respondieron a todas las

preguntas. Esto, sin embargo, no nos permite concluir que la ausencia
de respuesta a una cuestión particular indicaba que no se aplicaba o
que la información no estaba disponible. Puede suceder que la
ausencia de respuesta signifique firme voluntad de conservar ciertos
datos confidenciales. Un análisis estadístico detallado, por medio
de la informática tendría necesidad de los fondos de que no dispone
Soc-Scan en el momento actual. En consecuencia, no se pueden presen-
tar sino estadísticas rudimentarias. Con todo, éstas ilustran de ma-
nera admirable las respuestas relativas a la confidencialidad. Como
ya lo apuntamos, el cuestionario se parece a un curriculum vitae y
contiene las siguientes categorías de información:
1. Personal: dirección, edad, sexo, profesión, ciudadanía, de

qué asociación es miembro, etc.
2. Competencia: estudios, conocimientos lingüísticos, áreas

de competencia, etc.
3. Investigación: título del proyecto, descripción, comanda-

tarrio, financiamiento, etc.
4. Obras publicadas.
En lo relacionado con las áreas, las que conciernen personalmen-

te a las demandas de difusión limitada pueden resumirse en el cuadro
que sigue:
5 Cano la distribución inicial del cuestionario se hizo en

desorden, es posible que especialistas en ciencias sociales anglófo-
nos hayan llenado un cuestionario en francés y viceversa. Se debe-
ría tener presente para la discusión que sigue .
- 323 -
DEMANDAS DE DIFUSIÓN RESTRINGIDA
INTERROGADOS INTERROGADOS
ANGDOFONOS FRANCÓFONOS TOTA
Personal
Nombre 24 (63%) 14 (37%) 38

Dirección 16 (18%) 63 (82%) 89
Sexo 43 (62%) 26 (38%) 69*
Fecha de nacimiento 455 (63%) 263 (37%) 718
Ciudadanía 168 (92%) 14 ( 8%) 182
Status estudiante/no estud. 26 (27%) 72 (75%) 96
Empleo actual 2 (...) 0 (...) 2
Pertenencia a una asociación 91 (78%) 25 (22%) 116
prof, o a sociedades sabias
Otras organizaciones o comités 95 (80%) 18 (20%) 113
II. Conpetencia
Estudios 58 (78%) 15 (11%) 73
Lenguas 56 (68%) 26 (32%) 82
Areas de competencia 55 (71%) 22 (29%) 77
Area de especialización 23 (62%) 14 (38%) 37
III. Investigación
Título del proyecto 143 (74%) 51 (26%) 194

Descripción del proyecto 160 (70%) 67 (30%) 227
Incidencia en las políticas 50 (24%) 156 (76%) 206
Públicas
Ccmandatario 36 (24%) 114 (76%) 150
Duración del proyecto 38 (42%) 52 (58%) 90
Ordinolingüe 9 (14%) 57 (86%) 66
IV. Obras publicadas
36 (73%) 13 (27%) 49
* Hay que agregar a éstos 172 interrogados que no suministraron
ninguna información a este capítulo.
Cuando 1595 investigadores (30.6%) pidieron que una parte de su

expediente fuera objeto de una difusión restringida, en el conjunto,
los cinco aspectos de información cuya comunicación es con mucha
frecuencia limitada son los que siguen:
Fecha de nacimiento 718 (13.8%)

Descripción del proyecto de investigación 227*
Incidencia en las políticas publicas 206*
Título del proyecto 194*
Ciudadanía 190*
* Algunos encuestados no contestaron a esta pregunta.

- 324 -
Así, con excepción de la fecha de nacimiento, la mayor parte de
los investigadores en ciencias sociales parecían dispuestos a
autorizar el envío de su curriculum vitae a quienes de buena fe se
sometían a las condiciones impuestas por la Federación y las socie-
dades sabias.
El cuadro anterior indica a las claras que hay marcada diferencia

de actitud entre los ecuestados anglófonos y los encuestados francó-
fonos en cuanto a la comunicación de ciertos tipos de información.
Dicho estudio constituye un proyectofien sí y será realidad cuando
Soc-Scan se ponga en regla en 1978/1979 . No obstante puedenhacerse
desde ahora, ciertas observaciones. Primero, los cinco campos de
información cuya difusión restringida exigieron más a menudo los
encuestados anglófonos fueron:
Fecha de nacimiento 445

Ciudadanía 176
Descripción del proyecto 160
Título del proyecto 143
Estudios 58
El hecho de que la ciudadanía esté en segundo lugar podría

hacer creer que un alto porcentaje de investigadores en ciencias
sociales en el Canadá no son ciudadanos canadienses. Esto podría
también explicar en parte el por qué aparece en la lista el capítu-
lo de los "estudios". En cuanto a saber por qué el título del
proyecto y su descripción deben permanecer confidenciales, no cabe
hacer suposiciones. Podría ser que la pesquisa efectuada sea de
veras confidencial, o bien que quien investiga sobre ciencias sociales
tenga un concepto demasiado estrecho de la naturaleza de su estudio
("importante = acceso restringido").
Por otra parte, las cinco zonas de información para las cuales
los francófonos reclamaron mayormente limitaciones a la comunicación
fueron:
Fecha de nacimiento 263

Incidencia en las políticas publicas 156
Comandatario del proyecto 156
Status estudiante/no estudiante 69
Duración del proyecto 72
Los cuestionados francófonos parecían más preocupados por el

asunto de la difusión restringida, cuando se les preguntaba si su
investigación incidía o podía influir sobre las políticas guber-
namentales. Es interesante asimismo registrar el número de solici-
tudes de difusión restringida relativas al nombre del comanditario de
un proyecto de investigación. Para qué perdernos en conjeturas al
tenor de las cuestiones similares que conciernen a los renglones
"status de estudiante/no estudiante" y "Duración del proyecto".
6 A comienzos de 1978 Scc-Scan fue trasladada de Otaya al

laboratorio de cálculo en ciencias sociales de la Universidad de
Western Ontario. El está reorganizando el banco de datos y
corrigiendo los retrasos acumulados.
- 325 -
Por último pueden hacerse otras dos observaciones a despecho del
pequeño número de datos disponibles:
1. Casi cuatro veces más de encuestados francófonos que an-

glófonos pidieron que su dirección no fuera comunicada sin
su permiso.
2. Tres veces más encuestados francófonos que anglófonos exi-

gieron que no se revelara el hecho de que poseían "comple-
jos" de datos ordinolingües.
Ainque una tercera parte de los investigadores en ciencias so-

ciales que tomaron participación en la recolección y tratamiento de
los datos de Soc-Scan hayan pedido que cierta información no se
comunique sin su autorización, un examen más a fondo revela que solo
para una pregunta (sobre 70) más del 10% de los científicos pidieron
que se aplicara esta medida. Así, entre los miembros de la colecti-
vidad que se pronunciaron más por el respeto de la vida privada, y de
los bancos de datos informatizados, los investigadores en ciencias so-
ciales demostraron que podían participar en un programa de esta natu-
raleza. Deberíase probablemente buscar razón de ello por el lado de
la naturaleza y del control del banco de datos de Soc-Scan. En reali-
dad, este no es ni un banco de datos oficiales ni un banco de datos
privado o coemrcial. Es el mismo grupo comunitario el que posee, di-
rige, administra y controla a Soc-Scan. Hasta el día de hoy han par-
ticipado en el proyecto, más de 6.000 investigadores y hay para
creer que este núnero llegará a 10.000 antes de 1980.
Hay muchas posibilidades de que otras asociaciones, al reconocer

la necesidad de una difusión eficaz y rápida sobre ellas mismas y
sobre sus miembros, establezcan también bancos de datos con la
anuencia de sus integrantes. Puede sacarse provecho de la nueva
tecnología sin dejar de tener en cuenta preferencias individuales
concernientes a la confidencialidad. El éxito de esta clase de ban-
co de datos depende de la "fiabilidad" de las personas encargadas de
supervisar su funcionamiento y del grado en que el gerente del banco
respete las condiciones de acceso determinadas por la fuente de infor-
mación. Frente a esto, un banco de datos automatizado sobre7indivi-
duos puede considerarse como un auténtico archivo viviente. Pa-
ra mantener su integridad, los gerentes y los funcionarios de dichas
entidades habrían de preocuparse por pedir prestados a los archivis-
tas los principios de confianza y de respetos de los deseos del donan-
te, en lugar de confiarse en "sistemas de seguridad" impersonales.
7 Un ejemplo de investigación de la base de datos en cinta

magnética Soc-Scan 1977/1978 fue depositado en la División de ar-
chivos ordinolingües de los" Archivos Públicos del Canadá.
- 326 -
IA LIBERTAD DE INFORMACIÓN Y IA PRIVACIDAD:
EL DILEMA DE QUIENES DEFIENDEN IA LIBERTAD CIVIL DEL
INDIVIDUO.
por
ALAN REITMAN
Tal como entiendo la asignación por parte de Edwin A. Thompson.,

debo hablar sobre algunos de los conflictos que se presentan entre los
derechos constitucionales competentes y la libertad de información y
la privacidad, lo cual origina problemas éticos para los archi-
vistas quienes deben abordar ambos problemas. Espero que mis
comentarios formen un marco de trabajo para ustedes los especialistas,
para que exploren aún más allá de su experiencia.
El énfasis sobre la ética, a partir de una perspectiva de

libertad civil, debe enfocar no sólo los juicios personales en cuanto
a cuándo o corto deben protegerse el acceso y la privacidad, sino
también qué derechos tienen los individuos dentro de nuestra
constelación constitucional. Esto ocurre porque los derechos
constitucionales están inextricablemente conectados con los intereses
éticos. En la forma codificada de nuestras leyes, los derechos
representan la dignidad y el mérito del individuo reflejados en
garantías constitucionales, y además brindan normas de conducta que
rigen la relación entre el gobierno y el ciudadano.
Los problemas del acceso y la privacidad no están restringidos

al gobierno. Esta misma pregunta sobre cono proteger estos
valores a menudo aparece en la relación entre las personas y las
instituciones, principalmente la prensa. Pero ya que las mayores
dificultades se presentan cuando el gobierno y el ciudadano
están en conflicto, nuestro enfoque, naturalmente, será sobre el
sector gubernamental.
Al indagar el dilema de quienes defienden la libertad civil del

individuo, inmediatamente se reconoce que el conflicto no es sólo
de derechos competentes sino también de necesidades competen-
tes, tanto para los individuos como para la sociedad como un todo.
La libertad de información, como esta audiencia bien lo sabe, es
esencial para un gobierno libre y democrático. A menos que la ciuda-
danía esté completamente informada, el experimento democrático
total en cuanto a auto-gobierno se derrumba, no importa cuáles sean
los problemas sociales, políticos o económicos. Si el flujo de
información está limitado o bloqueado, se debilita la participación
sabia y efectiva de los asuntos del gobierno, a través del proceso de
elección y de comunicación con legisladores y con el medio.
La diversidad de pensamiento y de opinión, confirmado por la
* El autor es Director asociado de la American Civil Liberties

Union. Este artículo fue presentado ante la Mid-Atlantic Regional
Archives Conference en Mayo 9 de 1975 en Annapolis, Maryland.
- 327 -
Primera Reforma, no puede extenderse a toda la nación, si el gobierno
niega el acceso a la información de las operaciones gubernamentales.
Bien sea que la información se obtenga de la prensa con el fin de
fomentar su función informativa, o que el individuo busque un
interés personal, la necesidad de tener acceso enraizada por mucho
tiempo en las garantías constitucionales y en la tradición
histórica es primordial. Sin duda, esta necesidad es tan esencial en
nuestro sistema de gobierno que podemos comenzar suponiendo que el
acceso tiene una puerta abierta y que al cerrar esa puerta, el peso lo
llevarían aquellos que deseen reducir el flujo de la información.
La necesidad de proteger la privacidad es igualmente dominante y

también busca su apoyo en las garantías constitucionales. Como
Abogado General, Edward Levi dijo recientemente, que las Reformas
Primera y Cuarta señalan medidas de confidencialidad. La garantía
de la Primera Reforma sobre la libertad de expresión protege la
confidencialidad de los pensamientos y creencias del individuo. La
Cuarta Reforma protege el "derecho de la gente de estar seguros en sus
personas, casas, documentos y efectos, contra investigaciones y
capturas irracionales" y es una expresión ética de la importan-
cia de la privacidad individual y un reconocimiento de que los
elementos básicos de la individualidad se perderían si todos los
aspectos de la vida de una persona se expusieran a la vista del
publico. En las palabras del Abogado General Levi: "La exposición
indiscriminada al mundo deteriora irreparablemente la libertad y la
espontaneidad del pensamiento y la conducta humana y coloca, tanto al
individuo como a su propiedad, en peligro .
La lista de necesidades de privacidad o de valores puede exten-

derse fácilmente. El escrutinio público de organizaciones privadas,
tales como hacer declaraciones de las listas de los miembros, efecti-
vamente puede destruir una organización comprometida en aspectos
controvertidos. Qué le hubiera pasado al NAACP, en los años 1950 y
1960 cuando el movimiento de los derechos humanos fue el blanco de la
hostilidad abierta, si la Corte Suprema no hubiera restituido los
esfuerzos de los estados del sur para obtener el registro organizacio-
nal del ÑAACP? Hubiera podido la prensa realizar su función si los
nombres de los informantes confidenciales, fuente de mucha informa-
ción, se hubiera revelado públicamente? Las deliberaciones del
jurado, las conferencias judiciales,los aspectos de la coacción
legal, la conducta de la política extranjera, aún los ejemplos
verdaderos de la seguridad nacional, todos señalan el hecho de
que para la sociedad es valiosa la protección de la privacidad.
Hoy en día, el profundo interés del público sobre cómo el

vasto poder del gobierno puede interferir en las vidas de los
ciudadanos y quitarles su libertad, un resultado natural de Watergate,
ha creado una tendencia a ver el conflicto del acceso y la privacidad
COITO un fenómeno reciente, una nueva área de problema que demanda
una solución. Pero supongo que cometemos un error, si en nuestra
búsqueda de soluciones, vemos solamente los abusos actuales. El
conflicto es más profundo. Por años nos hemos preocupado de las
preguntas a los ciudadanos en los censos cada diez años, indagando en
los antecedentes raciales o étnicos de una persona, un componente
1 El Abogado General Levi se dirige a la Asociation of the Bar

of the City of New York. Abril 28, 1975.
- 328 -
obvio de la información pública que entra en conflicto con la sensi-
bilidad de las minorías así acosturrbradas a ser solo referencias
discriminatorias. Los cuerpos legislativo y administrativo han sido
muy criticados por sus decisiones en las sesiones ejecutivas, sesiones
a puerta cerrada que niegan a los ciudadanos observar como opera su
gobierno, pero donde hay absoluta apertura sobre muchos aspectos
delicados que requieren privacidad, tales como las negociaciones
colectivas o problemas personales de los funcionarios gubernamentales.
La lista de conflictos duraderos puede aumentarse; el objetivo al
hacer estas anotaciones es el de sugerir que no existen panaceas
fáciles y que es necesario buscar soluciones al conflicto.
Son posibles estas soluciones? Antes de atacar lo que parece ser

un problema insuperable para definir las situaciones en donde un
derecho constitucional debe preceder a otro, débenos primero conocer
qué dicen los cuerpos legislativos y las cortes sobre este conflicto
aparentemente sin solución.
Dada la profunda naturaleza del problema, es sorprendente anotar

que el Congreso fue motivado a actuar sólo en 1966, cuando adoptó
la "Ley de libertad de información". Como resultado de la
influencia de la prensa, de unas pocas organizaciones ciudada ñas como
la ACLU y algunos congresistas, se hizo una ley para implementar el
significado de la Primera Reforma que no solo existe el derecho a
expresar las ideas y la información sino que también hay un
derecho a recibir ideas e información. La ley dice que los
documentos de las oficinas del gobierno federal deben hacerse públi-
cos y señala los procedimientos por los cuales los ciudadanos pueden
llegar a ellos. Ni el tiempo lo permite, ni esta audiencia pide una
categorización de las clases de información que la BDIA hace dispo-
nibles. Sin embargo, para el propósito de nuestra discusión, es
importante listar las categorías exentas de las protecciones de la
EOIA. Estas exenciones son el campo de batalla sobre el cual se
lucha por el acceso y la privacidad.
La EOIA exime de la revelación publica nueve categorías de

información. Estas son:
1. Documentos "específicamente autorizados bajo criterios

establecidos por una orden del Ejecutivo para mantener en secreto el
interés de la defensa nacional o la política extranjera" y que "de
hecho se clasifica de acuerdo a esa orden del Ejecutivo". Esto se
refiere a la información 'clasificada' en documentos formal y
adecuadamente designados como "Confidenciales", "Secreto", o "Secreto
Mayor" bajo los términos y procedimientos de la orden presidencial
que establece el sistema de clasificación e implanta las
directivas.
2. Asuntos relacionados con las "normas y prácticas internas

del personal" que no afectan al público. Esta exención ha sido
algunas veces interpretada por las cortes para aplicarla también a
las declaraciones de las normas y prácticas internas cuando estas
declaraciones pueden impedir que la oficina cumpla sus labores efecti-
vamente, como son las instrucciones para negociar la adquisición
de tierras o la conducción de inspecciones no anunciadas a una
industria controlada para determinar el cumplimiento de las normas
federales.
- 329 -
3. Asuntos eximidos de ser revelados por estatuto. Algunas
veces el estatuto que establece una oficina especificará que cierta
información manejada por esa oficina, no debe ser revelada.
4. Negocios secretos e información comercial o financiera que

se ha dado a una oficina y que es privilegiada o confidencial. Por
ejemplo, las estadísticas de ventas entregadas confidencialmente a
una oficina por una corporación ejecutiva estarán exentas de su
revelación al publico.
5. Comunicaciones inter o intra-oficiales, tales como memorandos

que muestren cómo quienes toman decisiones en una oficina opinan
sobre varias alternativas políticas. Esta categoría no está exenta
de revelar el material real que circula dentro de una oficina.
6. Archivos médicos y de personal, y archivos similares que no

pueden revelarse sin una "invasión claramente injustificada" de la
privacidad de alguien.
7. Documentos investigativos compilados con objetivos legales de

coacción (tales como los archivos compilados por el FBI en una inves-
tigación criminal) pero sólo si la producción de tales documentos
puede a) interferir con la coacción legal, b) privar a una persona
de un juicio justo, c) constituir una invasión injustificada de la
privacidad personal, d) revelar la identidad de una fuente confiden-
cial,y en investigaciones criminales y legales de la inteligencia de
seguridad nacional, información confidencial dada sólo por esta
fuente, e) revelar técnicas investigativas, o f) poner en peligro
la vida o la seguridad del personal de coacción legal.
8. Informes preparados por o para una oficina responsable de las

regulaciones o supervisión de instituciones financieras, tales cono
los informes preparados por la Comisión de Seguridad e Intercambio
del New York Stock Exchange.
9. "Información y datos geológicos y geofísicos, que incluyen

mapas y pozos de interés". Esto se refiere a los informes basados en
las exploraciones de las compañías privadas de gasolina y
petróleo.
A pesar de que la FOIA ha existido durante ocho años, pocos

casos han llegado a la Corte Suprema para una decisión definitiva;
sin embargo, estas decisiones de la Corte Suprema han iluminado a la
FOIA para que soporte el reto constitucional. En el caso
Environmental Protection Agency V. Mink de 1973, la Corte dijo
que el acceso publico a los documentos gubernamentales no puede
operar a menos que cierta clase de información dentro del amplio
rango de la seguridad nacional, siga siendo confidencial.
Esta fue la única decisión interpretativa de la Corte Suprema

hasta hace unas pocas semanas, cuando la corte interpretó la quinta
excepción al tratar unos casos de la Sears Roebuck Company y la
Grumman Aircraft Corporation. La corte opinaba que debían mantenerse
en secreto los archivos de una oficina con respecto a la
documentación fundamental,. e hizo referencia a la necesidad de la
confidencialidad de las comunicaciones de asesoría dentro de las
oficinas gubernamentales.
- 330 -
Un caso importante litigado por el ACLU está ahora en el sumario
de la corte pues conlleva a una mayor interpretación de la sexta y
la segunda excepciones. El caso es sobre el New York Law Review y sus
esfuerzos por buscar el acceso a los documentos de la Academia de la
Fuerza Aérea de los E.U. relacionados con el sistema disciplinario,
para usarlo a propósito de la revisión del estatuto del sistema de
código de honor de la academia. La Corte Suprema tendrá que decidir
si, cuando una oficina tiene la última palabra para determinar si
bajo la excepción 6, el revelarlo puede causar una invasión clara-
mente injustificada de privacidad, el material en cuestión puede ser
llevado a una corte para una revisión in camera y para una supre-
sión de referencias de identificación personal. Y además, de un
nodo u otro, cuando existe un interés público 'sustancial para
obtener docuitentos, tenga prioridad la liberación de la norma de los
materiales pertenecientes a las normas y prácticas internas del
personal de una oficina.
Hay casos nuevos tejiendo su camino por el laberinto de los

procedimientos administrativos y locales de la corte, casos que tienen
interés especial para bibliotecas e historiadores. Estos casos
tienen que ver con la liberación de material de archivo del gobierno
a los eruditos que estudian períodos históricos particulares, - el
caso del perjurio y espionaje de Alger Hiss y Rosenberg- de los años
50.
Las decisiones de la Corte Suprema que he mencionado tratan con
la demanda de información gubernamental y la creación por parte de
la corte de la necesidad de la Primera Reforma. Pero la Corte Supre-
ma dio otras directivas cuando discutió que la necesidad de la pri-
vacidad merecía atención prioritaria. La integridad del individuo
fue enfatizada en el caso Griswold de 1965 al defender el derecho de
la privacidad marital en la obtención de dispositivos anticoncepti-
vos. La decisión Katz al anular el decreto de interceptar los
teléfonos, estableció que la privacidad de un individuo podía ser
invadida sólo si el gobierno demostraba tener un objetivo razonable
para hacer esta invasión. Todas estas decisiones brindan alguna
ayuda al tratar de establecer la línea donde deben prevalecer los
intereses de acceso y de privacidad. Pero los nuevos avances
sociales han creado nuevas áreas de problemas.
En gran parte, el resultado de la revolución tecnológica en

cuanto a sistemas para almacenamiento, recuperación y diseminación
de información, hace que aumente la conciencia sobre cómo puede ser
fácilmente invadida la privacidad. La era del computador permite a
la gente darse cuenta de cómo pueden circular en forma instantánea y
amplia, los detalles mínimos de la vida de una persona. Con el poder
del gobierno para acumular datos, a menudo necesarios para tratar con
los complicados problemas de la sociedad actual, existe un interés
justificado sobre los errores que pueden resultar del mal trato dado a
la información gubernamental. Por lo tanto se ha adoptado una nueva
legislación con el fin de preservar la privacidad de las personas en
contra de los computadores del gobierno.
La ley de la privacidad de 1974 realmente es un sistema de buena

práctica informativa, un conjunto de normas al cual se deberían
adherir los sistemas de archivo de datos personales, y especialmente
los sistemas automatizados. Específicamente, no se puede mantener en
secreto ningún sistema de archivo de datos personales, la gente puede
descubrir información sobre ellos mismos en el sistema y cómo se
usaron tales datos; la información necesaria para un objetivo no
- 331 -
puede usarse para otro sin el consentimiento del individuo; los indi-
viduos pueden corregir o enriendar la información en sus documentos;
las oficinas que generan o usan los datos son responsables por su
confiabilidad y su uso. Aunque el problema aquí no es tanto el
conflicto entre necesidades competentes de acceso y privacidad,
mencionaremos cómo la recolección rutinaria de información puede
afectar adversamente la privacidad de un individuo, para demostrar las
dimensiones del problema información-privacidad.
Hacer un chequeo de la legislación y de las decisiones de la

corte brinda una visión vital para definir la magnitud de las necesi-
dades competentes entre el acceso y la privacidad. Sin embargo, es la
lucha diaria para conservar la libertad civil lo que aumenta
nuestra comprensión sobre cómo este conflicto genera tensión
entre los derechos competentes y las necesidades. Las siguientes
áreas representan la experiencia de la flCLU al evaluar el conflicto.
Sobresalen cuatro áreas principales:
1. La aseveración general hecha por el gobierno, de la necesi-

dad de mantener la información en secreto, una aseveración demostra-
da por los esfuerzos para clasificar los datos con etiquetas de
"secreto" o "muy secreto" cuando se presuma que dar información
afectará gravemente el bienestar nacional. Colocar "seguridad
nacional" en gran parte de la información en las décadas recientes,
dá un ejemplo de esta categoría y señala el daño que hace un
gobierno que esconde los errores y abusa de su poder. El último
cierre es la demanda de una restricción anterior de la publicación
cono en el caso de los Documentos del Pentágono.
2. Publicar la investigación gubernamental antes de que el

asunto sea publico, por ser un proceso criminal. Aquí el conflicto
está unido por la obvia necesidad gubernamental de tomar información
secretamente antes de que el proceso de ooacción llegue a su etapa
final - denuncia pública - y el interés publico que garantice al
acusado tener un juicio justo asegurándose de tener acceso a la
información necesaria para su defensa.
3. Información reunida en forma de memorandos internos para

fines de asesoría, el espinoso campo del privilegio ejecutivo que fue
ampliamente explorado en el caso Watergate. Obviamente, cualquier
ejecutivo necesita los consejos de consultores confiables y de otros
de manera que las decisiones puedan tomarse inteligentemente, sobre
las bases de una información completa y un consejo franco. Tal
consejo no puede darse si las conversaciones privadas son el tema de
una abierta investigación del congreso y de los medios de informa-
ción. Claro está que el argumento contrario se refiere a la
necesidad del Congreso, como representante de la gente, de conocer
cómo se ejecutan las leyes, y la necesidad de evidencias que tienen
los litigantes que han sufrido daños en sus casos. El dilema puede
ser resuelto al dibujar una línea firms entre permitir una dispensa
consultiva (de privacidad) para recomendaciones, consejo y sugerencias
para estudiar la formulación de la política gubernamental por un
lado, y los hechos referentes a lo que se ha hecho, por el otro.
4. Información para la cual se solicita que no se revele, bajo

las exenciones de la FDIÁ, y especialónente donde el gobierno reclame
estar protegiendo la "privacidad" de terceras partes. Este argumento
es cada vez más una parte de la posición que toma el gobierno en
casos delicados. Un ejemplo son las solicitudes de información
- 332 -
de los archivos gubernamentales sobre los casos Hiss y Rosenberg,
presentadas por los eruditos, y que son rechazadas por la inquietud
expresa de las personas citadas en los archivos. Este reconocimiento
de privacidad que ha hecho el gobierno, puede ser genuino o,
como han opinado algunos críticos, puede ser astucia empleada por
el gobierno para conservar secretos, ahora que las cortes y la
opinión publica están rechazando las definiciones de seguridad
nacional empleadas desde que terminó la Segunda Guerra Mundial. Pero
la petición del gobierno se debilita posteriormente, cuando
terceras partes, corro lo es Alger Hiss, evade sus propias
demandas a la privacidad y quiere que se libere el material con
fines de estudios históricos.
Hemos mencionado algunos de los puntos centrales del dilema de

quienes defienden la libertad civil del individuo. Pero aún faltan
respuestas a la pregunta. Hay una solución al conflicto? A manos
que se tome una posición absolutista al escoger simplemente un
derecho sobre otro (y hay reporteros y abogados que consideran el
derecho público como algo supremo) la respuesta es que cada caso
individual provee el contexto para juzgar de qué lado constitucional
se hará el mejor argumento. Pero aún si se acepta el sistema de
caso por caso, existen ciertas guías generales que pueden ayudar a
determinar qué camino seguir:
1. Porque el acceso a la información es tan importante, no

podemos tolerar ninguna otra forna de restricción que no sean
aquellos casos raros donde revelarlos afectaría directa y adversa-
mente a la nación o a los derechos de los ciudadanos. Por ejemplo,
la publicación de detalles técnicos de operaciones militares o que
el armamentismo debe restringirles en forma justa. En los
últimos años, los esfuerzos del gobierno para restringir la prensa
y por lo tanto negar información al público, parecen aclarar el buen
criterio de la política de una restricción sin precedentes.
2. Igualmente se deben vigilar los criterios del gobierno para

mantener información en secreto. El encantamiento de la frase
mágica "seguridad nacional", ilustra el problema, aunque se han
cometido abusos con la necesidad del público de conocer lo que su
gobierno está haciendo.
3. No debe permitirse la liberación de clases específicas

de información por parte del gobierno y de documentos que directa-
mente se inmiscuyen en la privacidad del individuo. Son ejemplos,
los detalles de los archivos médicos de personas tratadas en
hospitales públicos, archivos de personal de los empleados pú-
blicos e información perjudicial para un acusado cuando el juicio va
avanzado. Aquí tiene prioridad el derecho a la privacidad indivi-
dual sobre el acceso a la información. Al mantener el espíritu y
letra de la Ley de Privacidad de 1974, debemos examinar cuidadosa-
mente al individuo interesado en obtener aprobación antes de que se
revele la información que el gobierno ha acumulado. Esto se aplica
particularmente a las personas recluidas en algunas institucio-
nes públicas como hospitales mentales y prisiones, donde el permiso
verdadero puede ser difícil de obtener.
4. La supresión de nombres y de otra información de identifi-

cación de los archivos públicos, parece ser un arreglo delicado,
dado que se retiene la demás información y factual opinión. Este
es un esfuerzo para ajustar el acceso y la privacidad, aunque puede
no satisfacer a los proponentes de ambos lados. Al continuar con su
- 333 -
demanda tradicional de autenticidad, la prensa puede creer que los
nombres y direcciones son importantes para la historia; y la persona
puede sentir que aún el suprimir los nombres y la información de
identificación directa no es suficiente protección. A medida que se
trata de nuevo un caso sucedido años atrás en los aortes de New York
acerca del libro de un siquiatra sobre uno de sus pacientes, la elimi-
nación del material de identificación aún deja suficiente informa-
ción para exponer al paciente ante aquellos que por su ocupación lo
conocen.
5. Los materiales que tratan las costumbres sociales y políti-

cas tienen valor obvio en la Primera Reforma y deben tratarse en forma
diferente de los materiales de naturaleza comercial, donde el motivo
es el beneficio. Son ejemplos los esfueros de un grupo comercial de
vinos para obtener del 1RS los nombres de las personas cuyos impuestos
incluyen las compras de vino de manera que su negocio pueda llegarse a
proveer como una cosecha-de-vino-en-la-casa; o la venta de listas de
registros de motores de vehículos en el estado a compañias privadas
a la caza de servicios automotores. En estos casos el valor de
conservar la privacidad personal, es mayor que el valor de oponerse a
revelar a la prensa los nombres de los cultivadores privados de maní
quienes reciben los mayores subsidios del Departamento de Agricultura.
6. La proximidad de la persona en cuestión al evento histórico

pdblico es una norma para juzgar la protección de la privacidad.
Por ejemplo, los testigos y otras figuras centrales en los casos Hiss
y Rosenberg, no tienen el mismo grado de privacidad con respecto a los
casos de terceras partes no-autorizadas. Igualmente, puede cuestio-
narse la relación en tiempo de la información al problema que se
está estudiando. Es necesario revelar datos sobre la participación
individual en un suceso treinta años después cuando el tema central
de la revelación es un suceso actual? Recíprocamente, es necesario
darle el mismo grado de protección a la información sobre la
participación de una persona es un suceso histórico como lo es su
participación en un suceso actual?
7. El individuo que desea hablar sobre el caso o exponer su

participación, el ejemplo de Alger Hiss, obviamente renuncia a su
derecho de privacidad.
8. La aplicación de una prueba que represente un interés

ético fundamental para quienes defienden la libertad civil del
individuo, la norma de la equidad. El revelar la información, como
en el caso de los datos crudos y no evaluados de un archivo del FBI,
dañaría irreparablemente a la persona, ya sea en su capacidad para
tener un juicio justo o para reparar el daño a su reputación?
No sé si la investigación tanto de los derechos constitucio-

nales de libertad de información como los de privacidad, y de cómo
se unirían, encajaría dentro de los intereses operacionales y
particulares de los archivistas. Al trabajar con los archivos del
flCLU en la Biblioteca de la Universidad de Princeton, veo que quienes
apoyan la libertad civil del individuo y el archivista comparten
intereses paralelos. Yo creo que ninguno tiene la respuesta perfecta,
pero la búsqueda, como lo demuestra la reunión de hoy, ha comenzado.
Y esto es importante, ya que la investigación puede darnos la
solución.
- 334 -
EL 090 /CADEMI00 DE LOS ARCHIVOS
*
Informe por Michael Roper
IÀ EXPANSION DE LA HISTORIA ACADÉMICA
Desde que el Congreso Internacional de Archivos se reunió en

París en 1950 ha habido una expansión mundial, que sin duda se
puede llamar una explosión de la educación superior, un hecho que
ha permitido el desarrollo del estudio académico de la historia y
de las disciplinas relacionadas. Esto ha dado como resultado que el
número de personas interesadasen el estudio académico de la histo-
ria en Inglaterra,desde profesores Universitarios hasta estudiantes
de post-grado en investigacón, se haya disciplinado entre 1961 y
1976. En un contexto más amplio, al hacer un análisis de las
entradas en el Historical Abstracts, en el mismo período se ha
triplicado la aparición de monografías históricas y artículos de
revistas (ver la Tabla 1). Aunque hay indicios de que este creci-
miento puede haber alcanzado la cima en Europa Occidental y
Norteamérica, o puede que la mayoría esté creciendo a una tasa más
baja, esto parece indicar que la cima ya ha sido alcanzada en otros
lugares y que las (experiencias) aprendidas por los archivistas que
han tenido que ver con esta explosión de la historia académica
puede ser de valor para quienes han tenido esta experiencia.
A medida que aumenta la investigación académica de la histo-

ria, sus intereses se diversifin. Las tres ramas de la investiga-
ción histórica - historia política (o constitucional),
historia legal e historia eclesiástica - se han unido con la histo-
ria militar (ya no la reserva estricta de los generales y almirantes
retirados), la historia internacional y la historia económica, de
las cuales la historia social se ha desarrollado más recientemente
cono una rama aparte. Aunque en términos absolutos, no ha bajado el
número de comprometidos con el estudio de las tres ramas tradiciona-
les de la historia, realmente sí ha disminuido y sigue disminu-
yendo en proporción al minero total de quienes se dedican a la
historia académica. Junto oon este cambio en el interés hacia
nuevas ramas o divisiones de la historia, ha habido un desproporciona-
do crecimiento en el estudio de la historia del siglo XX , la cual
ha alcanzado prácticamente el estado de una rama separada bajo
el nombre de "historia contemporánea".
* Texto del informe preliminar distribuido a los miembros antes

del Congreso.
1 De las 81 revistas de historia (excluyendo aquellas de
sociedades históricas legales) tomadas por la Library of the Public
Record Office of the United Kingdom, 42 empezaron en 1950. La
mayoría de las revistas recientes se refieren a la historia de
períodos recientes y a menudo, a ramas específicas de la historia.
2 Véanse los mineros referentes a las entradas pre- y post -
1914 en el Historical Abstracts en 1971 y 1976 (Tabla 1 ) .
- 335 -
Además, tanto las antiguas ramas de la historia como las más
recientes, pero especialmente la historia económica y la social, han
desarrollado una multitud de sub-disciplinas, tales como la histo-
ria de los negocios,la historia laboral, la historia de la agricul-
tura, la historia del transporte, cada una con sus propios intereses,
su propia metodología y sus propias revistas especializadas.
M e m a s , gran parte de practicantes de otras disciplinas

académicas se han especializado en los aspectos históricos de sus
temas y se han convertido en geógrafos históricos, historiadores de
la educación, historiadores de la ciencia, la tecnología y la
medicina, historiadores de ideas, historiadores de las artes, etc. Y
otros que utilizan las fuentes históricas para lograr nuevas
dimensiones en el estudio de sus disciplinas particulares. Así,
los arqueólogos que trabajan sobre los períodos medievales y
post-medievales y especialmente los arqueólogos marinos e indus-
triales, están utilizando fuentes históricas que los ayudan
tanto en la identificación de los lugares de interés potencial,
como en la interpretación y restauración de sus descubrimientos ,
mientras que los lingüistas, en vez de fuentes literarias, buscan
ahora fuentes históricas que les ayude a los estudios de nombres
personales y su localización, para asi entender mejor el desarro-
llo del lenguaje y de los dialectos . Son también muy distintos
los "estudios históricos aplicados" de los científicos sociales y
políticos, los cuales han sido definidas como "expiaraciones del
pasado emprendidas con el propósito explícito de promover la inves-
tigación científico-social", y en la cual se utilizan los datos
históricos para probar las hipótesis de aplicación general .
Nuevas aproximaciones a la historia
El tener no-historiadores en el estudio de los datos históri-

cos ha llevado a un cruce considerable entre la historia y otras
disciplinas,como consecuencia de que los historiadores han adoptado y
adaptado las técnicas de estas disciplinas, especialmente las
técnicas del economista y del científico social, para desarrollar
nuevos acercamientos a los estudios históricos. Las nuevas técni-
cas y acercamiento no son reserva exclusiva de ninguna rama o perio-
do de la historia. No son necesariamente nuevas, al menos en cuanto
a que implican la recolección de grandes cantidades de datos, que
pueden ser en sí mismos insignificantes, un amplio rango de
fuentes, que abarcan grandes periodos de tiempo, para construir am-
3 Véase, por ejemplo, las series de documentos bajo el título

general "The use of documentary sources by the archaecologist",
Archives, 13, 1977-78, p. 196-211.
4 Véase, por ejemplo, M. Benskin, "Local archives and Middle
English dialects", Journal of the Society of Archivist, 5, 1974-77,
p. 500-14, J.H. Fisher, "Chancery and the émergence of standard
written English", Speculum, 52, 1977, p. 87-99, and "Chancery
Standard and modern written English", Journal of the Society of
Archivists, 6/3, April 1979, p. 136-44,
5 M Drake, Applied Historical Studies: An Introductory Reader
(London 1973), p. 1; véase también M. Drake, The Quantitative
Analysis of Historical Data (Milton Keynes, 1974), p. 23-5.
- 336 -
plios cuadros de la sociedad a todos sus niveles. Los miembros de la
escuela de historia "Annales" , llamada así por la revista
Annales, Economies, Sociétés, Civilisations donde se
publicaron los trabajos de los discípulos de Lucien Febvre y Marc
Bloch, ya hacfan esto antes de 1939, y en 1947 se publico por
primera vez el resumen del estudio transnacional de la región del
Mediterráneo en el siglo XVI, hecho por el Profesor Braudel, el
cual sintetizaba los datos climatológicos, geográficos, económicos
y sociales para crear nuevas perpectivas y acuerdos . Sin embargo,
recientemente este acercamiento ha sido más general y ha creado
especializaciones como la demografía histórica donde se usan
datos vitales de los individuos, los registros de nacimientos y
bautizos, matrimonios, muertes y entierros con el fin de producir in-
formación generalizada sobre tópicos cono la fertilidad, probabili-
dad de vida, edad de matrimonio y tasas de ilegitimidad , y estu-
dios de la élite, los cuales buscan explicar las instituciones
económicas, sociales y políticas construyendo y analizando los
estudios biográficos detallados de sus miembros, acercamiento a
menudo llamado "Namierian" por Sir Louis Namier, otro pionero de la
pre-guerra, que se ha usado para estudiar aquellas instituciones
desiguales como la British,House of Cannons en el siglo XVTII y el
estudio colonial Francés . Tal vez no es injusto decir que el
verdadero ímpetu del desarrollo de una "nueva historia" ha sido a
partir de la adaptación de los más y más sofisticados métodos
estadísticos que usan el economista y el científico social para
cuantificar (de ahí el nombre "historia cuantitativa") y analizar,
generalmente con la ayuda de un computador, grandes cantidades de
datos económicos, sociales y políticos del pasado. Otros mé-
todos adoptados por los historiadores incluyen las técnicas del
psicoanálisis, las cuales se usan para escribir historias psico-
6 Véase M. Harsgar, "Total History: The Annales school",

Journal of Contemporary History 13, 1978, 1-14, reviewing T.
Stoianovitch, French Historical Method, the Annales Paradigm
(Londres, 1976). Para estudios más generales de los rumbos
históricos modernos véase G. Barraclough, Main Trends in History
(New York, 1979), P. Burke, "Introduction concepts of continuity and
change in history", P. Burke (ed.) The New Cambridge Modern History,
XIII Companion Volume (Cambridge, 1979), p. 1-14; L. Stone "The
revival of narrative" Past and Present, 85, Nov. 1979, p. 3-24; E.
J. Hobsbawm, "The revival of narrative;some comments", Ibid 86, Feb.
1980, p. 3-8.
7 F. Braudel, La Méditerranée et le monde méditerranéen à
l'époque de Philippe II (Paris, 1947; Traducción al Inglés,
Londres, 1972-73).
8 Véase T.H. Hollingswort, Historical Demography (London,
1969); R. S. Schofield, "Historical demography: some possibilities and
some limitations", Transactions of the Royal Historical Society, 5th
Series 21, 1971, p. 119-32.
9 R Sedgwick, The House of Cannons 1715-1754 (London, 1970),
and Sir L. Brooke, The House of Commons 1754-1790 (London, 1964).
10 W. B. Cohen, Rulers of Qnpire: the French Colonial Service
in Africa (Stanford, 1971).
- 337 -
lógicas de los individúes o de los grupos" , y las técnicas de
entrevista de las ciencias sociales, las cuales ayudadas por
una grabadora portátil, han llevado al desarrollo de la "historia
oral". Estos nuevos métodos y técnicas no han tenido una
aceptación universal e incluso en las nuevas escuelas de
historia, existen,desacuerdos en cuanto a la metodología y a las
interpretaciones . No es papel del archivista tomar partido en
estas discusiones de los historiadores, pero si su labor es servir
imparcial y eficazmente a las necesidades de los historiadores, debe
conocer los nuevos rumbos de la erudición histórica.
La historia académica y los archivos
El aumento en el número y en los intereses de eruditos comprome-

tidos con el estudio de la historia y de disciplinas relacionadas se
acompaña de un aumento en la confianza en los materiales archivisti-
cos. Aunque la razón principal para crear y mantener archivos, ya
sean institucionales, nacionales o privados, ha sido siempre la de
conservar documentos con el fin de continuar los objetivos adminis-
trativos y legales, el uso del material archívistico para investiga-
ciones históricas a menudo se ha anticipado a la creación de
modernas y formales instituciones archivísticas. Así, los Mauristas
en Francia, los Bollandistas en Bélgica y Sir William Dugdale y
su grupo en Inglaterra ya investigaban en documentos originales en el
siylo XVII, mucho antes de que cualquiera de estos países
tuviera un archivo nacional. Sin embargo, no fue sino hasta el
siglo XIX, bajo la influencia de Ranke, cuando el uso de los archivos
en lugar de anales, y de otras fuentes literarias, y la total
crítica de la naturaleza y confiabilidad de todas las fuentes
relevantes, se convirtieron en las piedras angulares de la moderna
metodología histórica que atrajo a los historiadores a los archivos.
En el siglo XX, y especialmente en esta última década, el número
de usuarios académicos de los archivos ha aumentado más del doble
(véanse las Tablas 2 y 3) y ahora exceden en número aquellos que
consultan los archivos con fines legales, administrativos, de
negocios y otros fines puramente prácticos, aunque en algunos
archivos sus rivales en cuanto a número son los genealogistas y los
historiadores aficionados. Los patrones cambiantes de los usos
prácticos y populares de los archivos serán discutidos en otras
sesiones de este Congreso y no son punto de interés, de este
documento, excepto en cuanto a que los tres tipos de uso pueden
competir en la asignación de fuentes archivísticas y se debe
prevenir a los demás para que no se entusiasman con la sistema-
tización de la gestión de archivos por un lado, o en la populariza-
11 Véase B. Mazlish, "What is psycho-history", Transactions of

the Royal Historical Society, 5th Series, 21, 1971, p. 79-99.
12 Véase por ejemplo, J. Barzu, Cho and the Doctors (Chicago
and London, 1974).
13 Véase, por ejemplo, la crítica de P.A. David y otros en
Reckoning with Slavery: a Critical Study on the Quantitative History
of American Negro Slaves (Oxford, 1976), de la econometría de R.
Fogel y S. Engerman, Time on the Cross (Nueva York, 1974).
- 338 -
ción de los archivos que puede llevarlos a descuidar los
aspectos más académicos del trabajo archivístico. El uso
académico de los archivos no sólo ha aumentado en los últimos años
sino que también se ha expandido a un mayor rango de material
archivístico. Y aunque los historiadores políticos, jurídicos y
eclesiásticos han continuado usando los archivos y su numero se
incrementa, actualmente constituyen una proporción descendente de
usuarios académicos, que han sido alcanzados por historiadores
económicos y sociales principalmente (véase la Tabla 4) Al
mismo tiempo, proporcionalmente más usuarios académicos de todo
tipo han extendido sus intereses de los archivos de los períodos
medieval y moderno a aquellos del siglo XIX y poco a poco a los del
siglo XX (véase la Tabla 5). El aumento y la diversificacióh del
uso académico de los archivos tiene muchas implicaciones para el
archivista en términos de la naturaleza y el alcance de los
servicios que brinda. Algunas de estas implicaciones son cuantita-
tivas y físicas, como satisfacer las crecientes demandas sobre
el acceso a las salas de lectura y a los sistemas de producción de
documentos; otras son cualitativas e intelectuales, como el
diseño de programas relevantes de publicaciones y el estableci-
miento de criterios de evaluación que reflejen los amplios intereses
de los usuarios. También hay implicaciones sobre el entrenamiento
de los archivistas y la asignación general de los recursos archivís-
ticos.
Las implicaciones físicas del creciente uso académico de los

archivos
Cualquier aumento en el uso de los archivos impone una mayor

presión en cuanto a las salas de lectura y a los sistemas de
producción de documentos. Aún donde el creciente uso académico
no es el único factor que contribuye a tal aumento en la presión,
la experiencia de la Public Record Office del Reino Unido sugiere
que ésta juega un papel significativo ya que los usuarios
académicos tienden a visitar más frecuentemente los archivos y a
consultar mayores cantidades de documentos en cada visita que
los usuarios no-académicos. En el Public Record Office, el numero
de visitas realizadas por toda clase de usuarios aumentaron más
de dos y madia veces entre 1962 y 1972 (véase la Tabla 2) llevando a
un sobrealimento y largas filas de personas, lo cual se remedió
al convertir los repositorios en salas adicionales de lectura,
acomodándolos también en edificios vecinos,y finalmente
construyendo un nuevo edificio de archivo . Al misnt» tiempo,
casi se triplicó el número de documentos producidos por los
repositorios para consulta en las salas de lectura. Un factor que
14 A este respecto, "Des Archives pour quelle histoire?", La

Gazette des Archives, 96, 1er cuarto 1977, p. 23-31, de 0. Krakovitch
parecería que exagera el caso de la popularización.
15 Desde Bélgica, India, Malasia, Holanda, Suecia, EUA y URSS
también se informa un aumento en el uso de archivos para el estudio
de la historia social y económica.
16 Véase E. M. Hallam and M. Roper, "The capital and the
records of the nation; seven centuries of housing the public records
in London". The London Journal, 4, 1978, p. 73-94 (87-90).
- 339 -
contribuyó a este aumento desproporcionado fue el uso de los archivos
por aquellos interesados en la historia de los siglos XIX y XX y
especialmente en la historia social y económica. Los siglos XIX y
XX fueron testigos de una expansión y diversificacióh de la
administración que coincidió con un cambio en las formas de
guardar los documentos junto con la introducción del archivador,
multiplicando el numero de fuentes potenciales, y restringiendo el
tamaño de cada fuente indi vi- dual, lo que permitió trabajar a una
velocidad razonable. De esta manera, el historiador contemporá-
neo puede consultar en un día de trabajo, una docena o más de
archivadores de agencias diferentes, mientras que otro que esté
trabajando en documentos medievales o modernos puede tardar
varios días, o aun semanas, para estudiar un simple rollo, registro
o libro. El interés de los historiadores sociales y económicos en
los datos masivos aumsnta la proporción de los productos para los
usuarios, especialmente donde solo se busca información específica,
posiblemente como datos para análisis cuantitativos. Por ejemplo,
entre enero y septiembre de 1978, un asistente de investigación
consultó 6.418 ficheros de casos del siglo XIX en el Public Record
Office, buscando algunos datos. Proyectos de investigación como
éste requieren que se hagan arreglos especiales y pueden tergiversar
las estadísticas de uso a corto plazo, aunque el aumento general
en la cantidad de documentos producidos para las salas de lectura
tiene implicaciones obvias. Si esta cantidad aumenta significa-
tivamente durante un período de pocos años, o el número de fun-
cionarios requeridos para manejar los productos tendrá que aumentarse
proporcionalmente o el sistema de producción tendrá que ser más
eficaz. Localizar los documentos de mayor demanda, cerca a las
salas de lectura, lo cual puede llevar a establecer sofisticados
sistemas de monitoreo y a un movimiento frecuente de documentos de
acuerdo con su popularidad fluctuante, puede contribuir a una mayor
eficiencia, aunque su efecto sea limitado. El aumento continuo en
la demanda puede requerir la introducción del manejo mecánico y
de otras ayudas tecnológicas modernas (transportadores automáticos,
tubos reumáticos, sistemas de solicitud por computador, etc), que a
su vez incluyen cambios estructurales o la construcción de nuevos
depósitos.
El mayor uso de las series de documentos populares, especialmente

si están en archivadores menos modernos que contienen documentos de
calidad más pobre, hace que sean más suceptibles al deterioro o al
daño por el uso excesivo y por lo tanto requieren un tratamiento de
conservación más frecuente. Cuando sea posible, se deben iden-
tificar estas series en el momento de su transferencia al archivo y
realizar el tratamiento antes de ponerlas a disposición al publi-
co. Sin embargo, la cantidad de documentos comprometidos y su natura-
leza pueden hacer que los métodos tradicionales de reparación
manual hecha por artesanos sea muy costosa y se gaste mucho tiempo, de
manera que deban buscarse métodos más económicos y rápidos. A
menudo la laminación es lo más apropiado para esta clase de trabajo,
aunque una alternativa que puede ser igualmente eficaz, menos costosa
y más veloz es la reprografía de conservación que sustituye las
copias fotográficas para la producción en las salas de lectura en
lugar de los originales. El Archivo Nacional de los E.U. y el Public
Record Office del Reino Unido han adoptado la microfiImación de los
documentos del censo de población del siglo XIX y otros archivos la
usan para documentos particularmente valiosos, frágiles o muy usados.
- 340 -
Un medio reprográfico alterno es la impresión de micropelfeulas en
una forma codificada, cono lo adoptó el Public Record Office para
los documentos del Cabinet del siglo XX. Al escoger entre estos dos
medios deben tenerse en cuenta varios factores: el costo en tiempo y
materiales de impresión de la microf i Imación y encuademación
del impreso frente, al costo de la duplicación de la micropelícula
y el costo de las máquinas lectoras; de la relativa duración del
papel impreso y de la micropelícula; y la necesidad de reservar un
sitio apropiado para uso exclusivo de los lectoras de micropelícu-
las, sacrificando así la flexibilidad en el usode las salas de
lectura. Una ventaja del uso de los medios reprográficos sobre la
producción de originales laminados es que las copias posterio-
res para reemplazar las que estén dañadas, pueden producirse
rápidamente y aún el robo no es un desastre mayor. Por lo tanto es
posible hacer que tales documentos se encuentren disponibles en
"estantería abierta" sobre la base del auto servicio y así
satisfacer las necesidades del usuario sin presionar los funcio-
narios de reproducción de documentos y con una seguridad y precaucio-
nes de manejo menos estrictas de las que se pueden requerir para
docunentos originales.
El desarrollo de modernas técnicas reprográficas tiene mayores

implicaciones para los usuarios académicos de los archivos. Las
necesidades del estudiante que trabaja lejos de los archivos se han
satisfecho tradicionalmente por medio de la publicación de transcrip-
ciones o resúmenes de las principales series de documentos que aún
ofrecen un objetivo útil. Sin embargo, a medida que los rumbos de
investigación histórica se apartan de las principales series de
documentos de la administración central hacia documentos subordinados
diferentes que contienen la clase de material requerido especialmente
por los historiadores económicos y sociales y a medida que las prin-
cipales series de documentos se convierten en algo voluminoso,las
publicaciones tradicionales de archivo se vuelven menos útiles para
quienes están comprometidos con la investigación histórica
académica. Su lugar está ahora ocupado por los procesos reprográ-
ficos que van desde las copias electrostáticas de documentos indivi-
duales hasta las micropelículas (ya sea en rollos o en fichas) de las
series totales o grandes tipos de documentos. Pueden proporcionarse
copias microf ilmadas del material archivístico, como parte de un
programa formal de publicaciones que puede ser manejado por el archivo
mismo, como sucede en el Archivo Nacional de los E.U. , o por los
editores comerciales autorizados, como en el Public Record Office del
Reino Unido . En aquellos países donde son considerables las dis-
tancias entre los principales centros de población, como en Canadá,
E.U. y URSS, las copias de las micropelículas de las principales
series de documentos del archivo nacional en la capital pueden
colocarse en los archivos locales en otras partes del mundo o aún
pueden hacerse accesibles por el sistema de préstamo inter-bi-
bliotecario (o inter-archivístico). Pero la ventaja principal de la
17 Véase de F. B. Evans, The Selection and Preparation of

Records for Publication on Microfilm, National Archives Staff
Information Papers No. 19 (Washington, DC, revised 1970), Catalogue
of National Archives Microfilm Publications (Washington, DC, 1974).
18 20th Report of the Keeper of Public Records (Londres,
1979), párrafo 32.
- 341 -
fotocopia, ya sea microfilmada o impresa electrostáticamente, es
que puede ser comprada específicamente; esto es, que la universi-
dad, el instituto de investigación o el académico pueden elegir las
series relevantes e incluso los documentos individuales y restrin-
gir la compra de copias de éstos. El comprador puede tener que
pagar más por esta mayor flexibilidad de selección, pero puede
preferirla a un programa formal de micro-publicación que no sea
completamente relevante a sus propias necesidades. M e m a s , puesto que
no hay duda que la filmación de una serie de documentos para un
archivo de una división, universidad o aún de un académico,
contribuye a reducir las presiones en la sala de lectura y en los
sistemas de producción de docunentos, vendrá una etapa en la
copia de docunentos (trabajo de "resumen") donde los costos de los
funcionarios para la identificación, producción y copia son
mayores que los de facilitar la consulta de los docunentos mismos y
esto deberá tenerse en cuenta en la política de costos de los
archivos. Memas, el manejo de docunentos en los procesos de
copia, especialmente el manejo repetido de volúmenes encuader-
nados o de docunentos frágiles para el trabajo de resumen, puede
traer consigo problemas de conservación y muchos archivos
imponen restricciones a los procesos por los cuales se preparan para
copiar ciertos tipos de materiales.
El desarrollo de sistemas electrostáticos y otros de copia

"instantánea" también ha revolucionado el método de trabajo del
usuario académico en los archivos. Ya no tendrá que transcribir o
resumir laboriosamente los docunentos relevantes a su investigación;
todo lo que él necesita ahora es identificar los docunentos y
comprar las copias. De esta manera, puede hacer un uso más eficaz de
su tiempo, lo cual reduce la presión en la sala de lectura, y le
permite ver más documentos durante el tiempo de que dispone, aumen-
tando la presión en el sistema de producción de docunentos.
Las implicaciones intelectuales del aumento en el uso académico de

los archivos
Ya que para la mayoría de los usuarios académicos de los

docunentos recientes, la microfilmación y la copia "instantánea" han
reemplazado casi totalmente a las publicaciones tradicionales de
transcripciones y resúmenes, el rol de las publicaciones archivísti-
cas tienen que cambiar, llegando a ser nos un elemento del servicio
de referencia de los archivos que suministra al usuario potencial
la información que le facilita y le hace más rápida su investiga-
ción cuando visita el archivo o que le permite solicitar la micrope-
lícula u otras copias sin tener que hacer la visita. El aumento
y la diversificación del uso de los archivos impone cargas adiciona-
les al servicio de referencia de los archivos. El aumento en el nú-
mero de usuarios puede significar que el archivista dedique nenos
tiempo a cada persona, mientras que el aumento en el volumen y la
complejidad de los documentos hace que la labor del usuario novato
sea mucho más difícil. No es bueno que al usuario, especialmente
si es un novato, se le deje completamente solo, pero por lo general es
más económico emplear poca mano de obra especializada para condensar
el conocimiento archivístico en escritos que el usuario pueda
consultar por sí mismo, o sea ayudarle al usuario a ayudarse a sí
mismo.
- 342 -
Las primeras herramientas que necesita el usuario para adelantar
su investigación son las guías de localización, las cuales pueden
ser de cuatro clases: aquéllas que lo dirigen a la institución
archivística relevante; aquéllas que le permiten entender el ordena-
miento de los documentos en el archivo y que lo dirigen a grupos,
clases, series, colecciones relevantes, etc; aquéllas que le propor-
cionan referencias específicas a ítems individuales; y aquéllas
que le permiten entender los documentos que ha encontrado.
El ordenamiento de los archivos en diferentes tipos y niveles o

institución archivística varía de un pais a otro. En los
países que tienen un servicio nacional de archivo centralizado esto
puede ser un problema relativamente pequeño, pero en otros
países puede ser un problema importante para el estudiante que busca
identificar las colecciones relevantes en los archivos gubernamentales
locales o nacionales, en departamentos de manuscritos en
bibliotecas universitarias o nacionales, en otros tipos de archivos o
aún en manos privadas. Por lo tanto, la primera ayuda o guía de
localización que se requiere es un registro centralizado de
información sobre las colecciones archivísticas dentro de un
pais. Este registro puede tomar la forma de catálogo unido, como
en Canadá, EUA y UBSS , o de una colección indizada y
centralizada de guías y listas individuales, como en el National
Registers of Archives en Londres y Edinburgo, que no solamente hace
entradas a las listas y otras guías de localización de los
archivos, sino que también financia o emprende por su cuenta la
realización de tales trabajos. En muchos otros países se ha
considerado la creación de un registro central de las colecciones
archivísticas, en el amplio contexto de una red de información que
cubra también la información sobre las colecciones de las biblio-
tecas y los centros de documentación. A esta red se le puede
llamar NATIS (National Information System) o cualquier otra sigla.
Los registros nacionales de archivo pueden estar complementados

con guías multi-nacionales o multi-institucionales a las fuentes para
la historia de regiones particulares, como la Guide to the Sources
of the History of Nations financiada por el Concejo Internacional
de Archivos, o de tópicos particulares, tales como por ejemplo,
documentos mercantiles o de seguros . Estas guías orientadas
por temas prestan un servicio inicial valioso para conducir al
estudiante a fuentes relevantes, pero no siempre pueden ser lo
suficientemente detalladas para permitirle ir directamente a los
documentos que le interesan sin usar las guías de localización más
detalladas de cada archivo.
19 Eg. Union List of Manuscripts in Canadian Repositories

(Ottawa, 1975); Library of Congress, The National Union Catalog of
Manuscript Collections, 1959-61 (Ann Arbor, Michigan, 1962);
Lichniye Archivniye Ebndi y Gosudarstvyennich Chranilischach SSSR
(Moscow, 1963).
20 P. Mathias and A.W.M. Pearsall, Shipping: a Survey of
Historical Records (Newton Abbot, 1971); H.A.L. Ccckerell and E.
Green, The British Insurance Business 1547-1970: and Introduction and
Guide to Historical Records in the United Kingdom ( London, 1976).
- 343 -
La mayoría de los usuarios nuevos, y especialmente los no-histo-
riadores, encuentran el ordenamiento de los archivos de acuerdo con
las agencias u oficinas que los originaron y no por materia , lo cual
dificulta su comprensión, especialmente a medida que la administra-
ción se vuelve más compleja y se extiende a nuevas áreas de
actividad. Se han creado, dividido, combinado, o abolido oficinas a
intervalos al parecer más frecuentes con la consecuente disloca-
ción de sus documentos, como por ejemplo, el 27% de las series de
archivo-en el Archivo Australiano se originaron en más de una
agencia . Debido a que los historiadores académico-administrati-
vos están entrando poco a RQco al estudio más que superficial de la
administración del siglo XX , al archivista le incumbe ser un
historiador administrativo y explicar a los usuarios la experiencia
administrativa de los documentos en un archivo y el ordenamiento que
tienen cono resultado. Este objetivo se logra principalmente por
medio de la guía general del archivo, pero el aumento en el volumen
de los nuevos accesos y adiciones, dificulta mantener actualizada la
guía. En un esfuerzo para superar esta dificultad algunos archivos
han computarizado el procesamiento de sus guías_ya sea para la publi-
cación, como en el Archivo Nacional de los E.U. , o para usarlo en
las salas de lectura,24como el sistema PROSPEC en el Public Record
Office del Reino Unido
Una continuación de esta guía general es el "manual" o guía

especial. Esta puede ser una guía a los documentos de una oficina en
particular, o a varias oficinas relacionadas, donde se tratan con
más detalle que en la guía general, los temas con los cuales se
relacionaba la historia administrativa de una oficina, sus méto-
dos de trabajo, su sistema de guardar los documentos y el ordenamiento
de los mismos en los archivos. Como alternativa, puede ser una
guía a los documentos relacionados con un tópico particular del
total de las colecciones del archivo. Ejemplos de ambos tipos se han
publicado encías series Handbook de la Public Record Office del
Reino Unido y ejemplos del segundo tipo también se han realizado
21 Véase de P.J. Scott, "Facing the reality of administrative

change - some further remarks on the record group concept". Journal
of the Society of Archivists, 5, 1974-77, p. 94-100.
22 Véase de M. Roper, "Public Records and the policy process in
the twentieth century", Public Administration, 55, 1977, p. 253-68.
23 M.H. Fishbein, "ADP for archives management", in L. Bell and
M. Roper ( eds.), Proceedings of an International Seminar in Automatic
Data Processing in Archives (Londres, 1975), p. 30-8 (36), Guide to
the National Archives of the United States (Washington, DC, 1974).
24 P. Siitmons, L. Bell and M. Roper "PROSPEC: a computer
application for the PRO", Journal of the Society of Archrvists, 4,
1970-72, p. 423-7; M. Roper, "The use of computers for archives
management in the Public Record Office", in Bell and Roper, op.,
cit., p. 8-29 (14-23). Para los principios generales para
computar i zar los datos a este nivel, véase A. Arad y L. Bell,
"Archival description - a general system", ADPA, 2/3, 1978, p. 2-9.
25 E.g. The Records of the Foreign Office, 1782-1939 (Londres,
1969); The Cabinet Office to 1945 (London, 1975); Records of
Interest to Social Scientists 1919-1939: Employment and unemployment
(Londres, 1978).
- 344 -
en Francia y los E.U. . Habiendo identificado en la guía general
y en cualquier guía especial, los grupos, clases, series, coleccio-
nes, etc. que son más reívantes al tema de su investigación el
académico necesita identificar luego los ítems de interés especí-
fico.
La manera más eficaz de satisfacer esta necesidad es la de

brindarle el acceso a guías de localizacióh más específicas, tales
como inventarios, listas e índices. Entre más detalladas sean las
guías de localización, la investigación del académico será
menos especulativa y al azar, con el consecuente abono en su tiempo,
en la presión en la sala de lectura y en el sistema de producción de
documentos. Son preferibles las listas que dan por lo menos el
título y las fechas que cubrir cada ítem reproducible por sepa-
rado (i.e. archivador, folder, mapa, fotografía, etc). Ayudaría
también tener listas más detalladas que describan el contenido de
cada ítem y de los índices, pero en los archivos nuevos que tienen
inicialmente muchos documentos sin clasificar y sin listar, no se
puede exigir tal perfección que sería un lujo injustificado, y aún
los archivos ya establecidos pueden encontrar que los procedimientos y
los recursos que fueron adecuados para llegar a los documentos,
ordenarlos y describirlos en una época de menos trabajo, ahora
no puedan seguir el ritmo con la avalancha de documentos modernos
que actualmente están recibiendo. En estos casos, es mejor tener
algún tipo de ayuda de localización para cada clase, serie o
colección, no importa qué tan breve, inadecuada o temporal sea, a
tener listas detalladas de sólo las clases, series o colecciones
"más importantes", o aún de los índices colectivos, los cuales
disminuyen más y más cada año. A largo plazo, el archivista puede
esperar que el computador le ayude dándole más y mejores guías
de localización, pero la experiencia general de quienes hasta
ahora han usado el computador con este objetivo, ha sido que la
preparación de los datos para entrarlos al computador sigue siendo
un proceso que consume tiempo y sólo es beneficioso cuando los datos
deben salir ordenados de distintas maneras o cuando se combinan datos
viejos y nuevos.
Donde la publicación formal de las guías de localización sea

ya una tradición establecida, es aconsejable considerar si esta
publicación debe continuar,o si desvía los recursos que de otra
manera podrían dedicarse a producir guías de localización o
documentos que aún no se han descrito. Aunque esto parece dejar a un
lado al usuario distante, no necesariamente es así, pues los procesos
reprográficos modernos hacen posible proporcionar al usuario distante
sin mucha dificultad, las guías de localización de su interés
específico. Sin duda muchos archivos que tienen la política de
publicar las guías de localizacióh, ahora lo hacen por nedio de
tales procesos debido a que la impresión convencional se ha vuelto
muy costosa.
26 E g Guide des sources de l'histoire des Etats-Unis dans les

Archives Françaises (Paris, 1976), Federal Records of World War
II (Washington, DC. 1950-51)
- 345 -
Aún cuando haya localizado los documentos relevantes a su
investigación, el académico puede necesitar ayuda para evaluar la
información que contienen en su contexto administrativo: por quién
y para qué fueron producidos los docunentos? qué tan amplia fue su
circulación dentro y fuera de la oficina que los originó? qué
tienen de común y qué de excepcional? Los historiadores que traba-
jan en los períodos medievales y modernos están acostumbrados a
preguntarse esto sobre los documentos que están estudiando y casi con
seguridad han recibido alguna instrucción formal en diplomacia, pero
le han dado poca atención al estudio de la diplomacia de los documen-
tos más recientes: los sistemas de guardar documentos - registro,
distribución, redacción y autorización, circulación; para reunir
los documentos - libros de entrada, registros, archivadores, folders;
las formas y convenciones de los documsntos individuales - cartas,
minutas, memorandos, formas. Las únicas personas que tendrían que
haber estudiado la diplomacia de los documentos modernos a cualquier
profundidad, tendrían que ser los archivistas quienes son sido
los responsables de su selección para su conservación, su ordena-
miento y su descripción en las guías de localización, y su
conocimiento debería estar ampliamente disponible en las guías,
manuales, notas introductorias o las guías de localizacióh, y
contacto personal en los archivos. El archivista debe también sacar
provecho de cualquier otra oportunidad que se le presente para
diseminar la información sobre los documentos que tiene a su cargo.
Esto puede incluir escribir artículos para publicarlos en revistas
académicas o participar en seminarios de historia u otras conferen-
cias , especialmente en aquellas donde sea relevante conocer este
contenido y reunir fuentes archivisticas. En cuanto esto último,
muchos archivos quisieron seguir el ejemplo del National Archives and
Records Service de los E.U. organizando conferencias que reunieran
a los archivistas, historiadores y otros usuarios o usuarios poten-
ciales de las fuentes archivícticas para compartir sus conoci-
mientos, para discutir asuntos de interés mutuo y publicar las
ponencias de estas conferencias para así llegar a una mayor audien-
cia. A un nivel menos alto, el archivista ayudará en la formación
de post-grado de los nuevos usuarios académicos de los archivos.
Esto ya e viene haciendo en algunas escuelas de post-grado de
historia donde se invita a los archivistas para que participen en
las clases ó seminarios, pero valdría la pena considerar si el
archivo mismo deba dictar cursos introductorios formales para los
nuevos usuarios académicos.
Cambio en los usos académicos y en la evaluación de documentos
El cambio y la expansión de los intereses de los usuarios

académicos de los archivos significa que los archivistas deben tener
una visión más amplia cuando se establecen criterios para la evalua-
ción de documentos. Ya no es bueno hacer directivas de selección
para una conservación permanente tan generalizada como asunto que
tiene valor como precedente o que tiene importancia histórica o
legal", palabras que fueron usadas en los Public Record Office
Schedules antes de la Guerra de 1939-45, aún si se agrega "o útiles
para investigación social o económica", como se hizo en los
Schedules de los 40 y 50. Ahora el criterio de evaluación debe ser
- 346 -
mucho más amplio y más explícito: por ejemplo el Public Records
Office define ahora trece categorías generales de documentos que deben
conservarse y están complementadas con criterios más detallados
relevantes a los documentos de cada departamento gubernamental espe-
cífico o de otra oficina que lo transfiera. Sin duda, el rango de
interés que debe considerarse ahora al evaluar documentos, es tan
amplio que en algunos casos será necesaria la asesoría de un
especialista. Cómo se obtenga esta asesoría, variará de un archivo
a otro: en un extremo habrá una provisión establecida para La
participación de un grupo asesor de historiadores y otros eruditos en
el proceso de evaluación; en el otro extremo, puede preferirse tener
un sistema más informal, solicitando los especialistas calificados
apropiados cuando se necesiten; en la mitad hay cabida para un amplio
rango de variaciones.
Un área particular en la que ha sido notable en los ültimos

años el cambio en el énfasis del sistema evaluativo, es aquella de
los documentos rotulados "caso" o "casos especial", definidos oomo
"grupos muy grandes de docurtentos donde el tema es el mismo, aunque
cada cual se relacione con una persona, organismo o lugar dife-
rentes" . Una solución de los años 50. para el problema del
volumen de tales documentos fue el de conservar "sólo aquellos
documentos... que se puedan convertir en una muestra estadística"
y no conservados "solo porque contienen información que puede ser
útil para fines genealógicos o biográficos" . Desde entonces,
sin embargo, el desarrollo de técnicas cuantitativas ha convertido
estos documentos en fuentes importantes para la historia económica y
social. Al mismo tiempo, la tecnología moderna ha presentado
nuevas dimensiones al problema. En primer lugar, el uso de
computadores permite que los datos de incluso las series más
voluminosas de documentos sean manipuladas y analizadas rápida y
económicamente, aunque aún la identificación, interpretación y
preparación de la entrada al computador de los datos sea un
proceso largo y costoso, bien sea hecho por los asistentes de
investigación que trasladan los datos de los documentos a formas
codificadas de entrada, o por una entrada directa de los
documentos originales o de fotocopias. En segundo lugar, el tipo
de datos que se registraban en los documentos convencionales se
manejan ahora por computador en las oficinas de recolección. Por lo
tanto, se encuentran disponibles desde un principio en un medio
legible por máquina que pueden transladarse a los archivos, y ser
reutilizados en ese medio sin necesidad de una preparación costosa
de los datos. Actualmente los documentos legibles por máquina que se
producen se refieren principalmente a los datos cuantitativos de este
tipo de documentos, pero a nedida que entramos a la era de la "oficina
sin papeles",del procesamiento automatizado, del mensaje a través de
medios electrónicos y bases de datos en línea, el archivista encon-
trará más tipos de documentos convencionales que son reemplazados
por versiones legibles por máquina que son mucho más compactos que
27 Public Record Office. A Guide far Departmental Record

Officers (3rd. ed, 1971). Appendix A.
28 Report of the Connuttee on Departmental Records ( Londres,
1954), para 62.
29 Ibid, para 108.
- 347 -
sus equivalentes convencionales o aún microf i litados, no presentan los
problemas de volumen de los documentos convencionales, pero si otros
problemas que no tienen las consideraciones del costo concomitente
En tercer lugar, el computador ofrece la opción de trasladar los
datos de documentos convencionales voluminosos a depósitos más com-
pactos en forma legible por máquina, con la correspondiente destruc-
ción de los originales. En este momento los altos costos de la
preparación de los datos, la baja tasa de la transferencia de los
mismos y en muchos casos, la necesidad de identificar, seleccionar,
interpretar y codificar los datos antes de la transferencia hace que
esta opción sea extremadamente costosa y dispendiosa por lo cual
sólo se justifica en aquellos casos donde se necesita un análisis
inmediato de los datos. A largo plazo, el uso de los caracteres
ópticamente legibles (OCR) para convertir el texto directo a un medio
legible por máquina puede permitir una transferencia más económi-
ca, pero por el momento tales dispositivos son costosos, sólo
pueden leer un rango limitado de fondos tipo y de manuscritos y
tienen lentas tasas de lectura y altas tasas de error. De manera que
hasta que los documentos se originen en forma legible por máquina,
el archivista tiene la obligación moral de conservar aquellos que
tengan un valor continuo para fines históricos u otros fines investi-
gativos. Sin duda tendrá que hacerlo hasta que los documentos
legibles por máquina se incluyan en la definición de documentos
públicos, ya sea específicamente, como en el Public Records Order,
1966, (s.2 (b)), Canadiense, o en una definición más amplia como
en el Public Records Act 1958 (s. 10 (I) del Reino Unido o el
Public Archives Act, 1965 (s.2) de Kenya; en otras legislaciones
archivísticas, por tratar de ser muy explicitas,,,inadvertidamente
se excluyen los documentos legibles por máquina . Al evaluar
los registros legibles por máquina, será relevante el conoci-
miento que el archivista tenga sobre las clases de análisis del
computador de los cuales los eruditos estén realizando series de do-
cumentos convencionales; pero mientras que los avances tecnológicos
sean aún esperanza para el futuro, el archivista debe suponer que
en el momento, no es fácil la solución de los problemas del volu-
men de estos documentos con la computarización y debe buscar solu-
ciones en otra parte.
Otra opción en la compresión de datos que ofrece la tecnología

moderna es la microfotografía; pero aquí también los ahorros que se
logran con la reducción de los grandes volúmenes son equiparables
con con los costos en otras áreas y todavía es una experiencia
30 Véase de L. Bell, "The Archival implications of

machine-readable records" Archivum, 26, 1979, p.85-92; C M . Dolar,
"Computers, the National Archives and researchers", Prologue, 8,
1976, p. 29-34; C M . Dollar, "Appraisal machine-readable", American
Archivist, 41, 1978, p. 423-30; M. Roper, "The Chagning face of the
file, machine-readable records and the archivist", Archives, 14,
1979-80, p. 145-50; C L . Geda, E.W. Austin and F. X. Blouir 1 (eds),
Archivists and Machine-Readable Records (Chicago, 1980).
31 A este respecto es inadecuado el artículo 2 de S. Carbone y
R. Guèze, Draft Model Law on Archives: Description and Text,
Decumantation, libraries and archives studies and research 1 (Unesco,
Paris, 1972).
- 348 -
bastante general el que la microfilinación de normas archivisticas
donde los originales están escritos, mecanografiados o impresos en
tintas de varios colores y densidades, teniendo en cuenta todos
los costos concomitantes de equipo y de personal para la filmación,
procesamiento y recuperación, es más costosa que ,1a conserva-
ción de los originales, al menos en un depósito barato .
Otra forma para disminuir el volumen y que ya la usan los archi-

vistas es la conservación de la muestra única. Sin embargo, parece
haber alguna confusión en años anteriores sobre lo que constituye
una muestra, y muchas de las llamadas "muestras" son más bien selec-
ciones de casos importantes, especimenes que ilustran las formas de
los documentos, selecciones representativas que ilustran los procedi-
mientos y tipos de casos, o casos típicos de áreas geográficas,
instituciones, años, etc. Las muestras, o propiamente las "muestras
estadísticas" deben seleccionarse con el fin de representar exacta-
mente el total de las series (o de la "población) de 1¿L cual se
tomaron, de manera que las estadísticas descriptivas derivadas de la
muestra seleccionada pueda usarse para generalizar sobre las series
cono un todo. Estas muestras estadísticas pueden ser de dos clases;
la muestra "seriada" o sistemática", donde cada décima, venteava, o
centésima, etc, unidad se toma de la serie para crear una muestra
del tamaño requerido; o la muestra "al azar" donde cada unidad
en la serie tiene una probabilidad matemática igual de inclusión
en la muestra, que son unidades tomadas de la serie de acuerdo con una
tabla de mineros aleatorios hasta que se logra tener el tamaño de
la muestra requerida. Cuando los archivistas han realizado
muestreo estadístico, lo han hecho con más frecuencia, utilizan-
do el primer tipo, pero este método tiene sus peligros y debe
usarse con cuidado. En ambos tipos de muestreo, el tamaño de la
muestra es más significativa que su relación proporcional o la
serie total y está afectada por factores como el número de
ítems de información separados ("variables") registrados para cada
caso. Cuando el archivista se enfrenta a la posibilidad de
muestrear una serie de documentos, debe entonces considerar
cuidadosamente cuál es el método más apropiado de muestreo y el
tamaño óptimo de la muestra para las circunstancias especiales de
esa serie. Haría bien si consultara un experto en métodos
cuantitativos y posiblemente deba usar un computador para probar
la precisión de las muestras de tamaños diferentes y,colocarlas de
diferentes maneras antes de tomar su decisión final
32 Véase de P. M. Barnes, Microfilming and the Archivist,

RAD Occasional Papers 1 (PRO London, 1973), para 14.
33 Sobre muestreo véase de R.S Schofield, "Sampling in
historical research" in E.A. Wrigley (ed), Nineteenth-<century
Society: Essays in the Use of Quantitative Methods in the Study of
Social Data (Cambridge, 1972); Public Record Office, The Sampling of
Records for Statistical Ose, RAD Occasional Papers 5 (London, 1975).
E. McKay, " Random sampling techniques:a method reducing large homo-
geneous series in Congressional papers". American Archivist, 41,
1978, p. 281-9.
- 349 -
Otro método para trabajar on documentos voluminosos de valor
potencial para análisis cuantitativo, puede ser mantenerlos en una
bodega de bajo costo por un tiempo limitado, durante el cual se anun-
cia su disponibilidad para tal análisis y se brindan facilidades para
que los puedan consultar con este fin pero no para producir documentos
individuales de referencia en las salas de lectura o para responder a
consultas específicas. Al finalizar el período establecido, debe
reconsiderarse el valor de los documentos a la luz de cualquier traba-
jo sobre ellos y debe tomarse la decisión de guardarlos en su totali-
dad, de guardar una muestra o de destruirlos todos; sólo excepcional-
mente se consideraría un nuevo período de depósito intermedio.
Otra área donde la innovación tecnológica ha traido nuevos ti-

pos de documentos dentro del ámbito del archivista y creado problemas
de evaluación, lo mismo que de los requisitos especiales de almacena-
miento y guías de loralización especiales, es el de los documentos
audiovisuales : que son las fotografías, películas cinematográficas
y grabaciones sonoras. Aquí el archivista encontrará pocas dificul-
tades para obtener consejo sobre el valor de los documentos que ilus-
tran el desarrollo técnico y artístico de los medios respectivos y
sin duda encontrará que el problema es más el balance que de
asesoría contradictoria. Lo que le será más difícil es evaluar el
valor histórico general de los documentos, donde hay menos acceso a
una asesoría externa y donde puede encontrar que requiere mayor in-
vestigación para confirmar-la autenticidad histórica del material
que contienen los documentos . Un problema especial en esta área
es comprometer al archivista con la historia oral que lo convertiría
de un evaluador pasivo e imparcial de documentos, creados por otros,
en un generador activo. No puede negarse el valor de los programas
de historia oral; ni tampoco el derecho de conservación de los
productos de tales programas, ya sean cintas grabadas del original o
copias hechas por el archivista. Sin embargo, es más cuestionable si
el archivista debe verse comprometido en la generación de tales
documentos, o si es más adecuada la conservación de aquellas
disiciplinas académicas,- historia, antropología, etnografía,
arqueología, sociología, lingüística, etc.- cuyos practicantes
conocen las preguntas correctas y pueden interpretar mejor las
respuestas que se den. Tal vez la estructura ideal para un programa
de historia oral sería un equipo mult i -disciplinario donde el
archivista sea un miembro guardián esencial de los documentos que
se encuentran asegurados, y que el mismo sistema de trabajo de los
investigadores de campo y de los locales pueda servir igualmente
como base de un programa de historia oral y como un estudio de los
documentos escritos, creados y conservados localmente, para lo cual
no sería inapropiado que el archivista iniciara y coordinara tan
amplia actividad. Además, donde es escasa la mano de obra
calificada, estaría justificado el hecho de que participe en el
trabajo de campo, aunque si lo hace se le debe entrenar en
técnicas de entrevista y en los requisitos académicos de quienes
harán uso de los archivos de historia oral que se producen.
34 Sobre los problemas de las películas cinematográficas,

véase de C. Couhass "Film as an historical source;its use and abuse"
Archives, 13, 1977-78, p. 12-19; sobre fotografías, véase la serie
de artículos bajo el título "Photography and archives",
Archivaría, 5, Invierno 1977-78, p. 3-142.
- 350 -
Nuevos usos académicos de los archivos y el entrenamiento
archivístico
Existen muchos puntos de vista sobre el currículo ideal para la

capacitación de los archivistas: en un extremo está la opinión de
que debe basarse en los aspectos metodológicos del trabajo del archi-
vista, o sea en el manejo de los documentos, procedimientos de los
repositorios, clasificación, producción de medios de referencia,
conservación y reprografía, y cómo deben realizarse, donde no sea
posible tener una escuela de archivos separada, sino asociada a una
escuela de bibliotecología; en el otro extremo está la opinión de
que esta capacitación debe basarse en aspectos académicos, tales
oomo la historia (especialmente la historia legal y la administrati-
va), paleografía y diplomática y debe realizarse en asociación con
una escuela de historia. Posiblemente el currfculo ideal se encuen-
tra entre estos dos extremos, donde la posición precisa varia un
poco para satisfacer las necesidades específicas de los países o
de las instituciones. Realmente se puede esperar que el impacto del
cambio de patrones del uso académico se refleje en la capacitación
archivística y el desarrollo profesional y en los archivistas de
quienes se espera que trabajen de cualquier forma con los documentos
recientes para tener una buena apreciación no sólo de sus aspectos
metodológicos, sino también de su valor potencial para los acadé-
micoss. Por lo tanto, además de ser conciente de los requisitos
especiales de almacenamiento de los nuevos medios y de los actuales
avances en la conservación y la reprografía, el archivista
debe conocer la historia de las administraciones que originaron los
documentos, el método histórico, y los nuevos intereses técnicos
investigativos. Además estos deben ser temas de estudio, no
sólo en el curso de entrenamiento inicial del archivista sino a lo
largo de su profesión, y es importante que se les preste atención en
la literatura profesional y en los programas de asociaciones archi-
vísticas-al igual que en los cursos formales de capacitación en
servicio .
Continuidad en el uso académico tradicional de los archivos
Aunque este artículo se ha referido bastante a los nuevos siste-

mas de acercamiento a la historia y a su impacto sobre el archivista,
no debemos olvidar que los sistemas de acercamiento tradicionales a la
historia todavía tienen sus seguidores y que hay un minero conside-
rable de académicos que buscan explicar las acciones del gobierno
35 Para declaraciones recientes de los dos acercamientos a la

capacitación archivística, véase de F. B. Evans, "Post-appointment
archival training" y de H. A. Taylor, "The discipline of history and
the education of the archivist", American Archivist, 40, 1977, p.
57-74 y 395-402. Véase también de M. Cook, "Professional training:
international perspectives", Archivaría, 7, Winter 1978, p. 28-40, y
"Formación profesional de archiveros: problemas de modernizacio'h y de
armonización". Revista de la Unesco de ciencia de la información,
bibliotecología y archivología, Vol. II, 1980, p. 156-166; D.M. Smith
"The archivist's personal involvement in historical research", Archives,
12, 1975-1976, p. 167-169.
- 351 -
central, para entender lo enredado de las relaciones diplomáticas o
la evolución de los principios legales y quienes están interesados
en períodos distintos a los siglos XIX y XX. Por lo tanto, es impor-
tante que el archivista no se preocupe tanto por los intereses de los
nuevos usuarios, que deje a quines han sido sus principales usuarios
en el pasado y que de nuevo pueden serlo cuando cambien los métodos
actuales.
Recursos y prioridades
La expansión, tanto cuantitativa como cualitativa del uso

académico de los archivos en los últimos años y de su impacto en
las varias áreas del trabajo archivístico enfrentan a los directores
de archivos con varias preguntas difíciles sobre la asignación de la
totalidad de los recursos requeridos y su distribución entre las
distintas ramas de la actividad archivística. Qué importancia se le
debe dar al volumen del uso académico en relación con otros tipos de
usos y con otros factores, tales como la cantidad de colecciones
archivísticas y su tasa de incremento al determinar los niveles apro-
piados de presupuesto y de personal? Cómo deben dividirse los
recursos disponibles, entre un programa convencional de publicaciones
y el desarrollo de un servicio reprográfico? Cuál debe ser la
asignación relativa de los recursos para trabajar sobre los documen-
tos medievales, modernos y contemporáneos? Al trabajar sobre los
docurrentos contemporáneos qué prioridades relativas deben darse a
las guías y a las publicaciones similares, a las guías de locali-
zación mejoradas, a los archivos legibles por máquina y a los
programas de historia oral? Cuáles son las implicaciones financieras
del muestreo frente a la conservación de grandes cantidades de
documentos por un período limitado y en la bodega atestada? Este
artículo no puede contestar estas u otras preguntas relacionadas
con la asignación de recursos, las cuales varían de acuerdo con las
circunstancias individuales. Su objetivo ha sido promover la discu-
sión de tales preguntas e intercambiar ideas y experiencias en
relación con su solución.
- 352 -
El acceso a los archivos
D e las restricciones a la liberalización
por A . W a g n e r "Cualquier ciudadano podrá pedir en

los depósitos, en los días y huías cjue
se fijarán, que se le comuniquen los
documentos que contienen; esa
comunicación sedará gratuitamente...,
tomando las medidas de vigilant ¡a
apropiadas." '
Este principio, denominado con razón
"Declaración de los derechos del
h o m b r e en materia «le archivo-,",
señaló el comienzo de la época de
la accesibilidad a Jos archivos.
Función de los archivos: pasado y presente
Desde que la escritura apareció en la historia de !a humanidad, suscitando con

ello formas de civilización superiores, los archivos han constituido en cierto
m o d o la riqueza espiritual de los gobernantes y el "arsenal de la ley" 2. Wi fuesen
piedras o tablas de arcilla, papiros u hojas de palma, pergamino o papel, los
documentos se conservaron siempre en el m á s estricto secreto y con la m á s
rigurosa protección; con arreglo a su volumen y a los locales disponibles, se
guardaron en sacos, cajas, cofres o urnas, en locales cerrados, en los santuarios a .
Al surgir los Estados modernos en las postrimerías de la edad media, se erraron
en algunos países "archivos secretos" debidamente organizados, que se instala-
ron en anexos de las administraciones centrales o en edificios propios. F.sos archivos
comprendían los expedientes corrientes de los órganos estatales y los legajos de
archivo propiamente dichos, sin que existiese una clara separación entre unos
y otros ni una definición precisa de a m b o s .
Durante toda esa época, la investigación científica, en la medida en que existía,
no tenia acceso a los archivos. Fue la Revolución Francesa, con su ley de t7')|,
la que inició la época moderna de la historia de Jos archivos. A partir de esa ley
los archivos adquirieron gradualmente su nueva función de "arsenales de la
historia". L a Revolución abrió la nueva era: institucionahnente, errando los
>rimeros archivos modernos del m u n d o y jurídicamente promulgando la primera
Íey de archivos de la época moderna. Pero además — y ese aspecto reviste todavía
mayor importancia— la Revolución Francesa primero, el periodo napoleónii <>
después y más tarde la revolución industrial, despertaron la conciencia ciudadana
de los pueblos de Europa y suscitaron una democratización y nacionalización
progresiva de la vida social y pública. D e ahí arranca el desarrollo de la moderna
i. Articulo 37 de la ley sobre organización d»los archivos de la Hrpúlilici, 7 Mcsiilor, Afín II 11¡ di inni.i
de 1794).
2. Hastará con recordar brevemente la función complementaria d e !<»s urchiv«ts r u m o "d ( p.'ise.i U - I M I " y
órgano oficial de promulgación de las leyes (función ésta a cartjo, hoy día, de IJS piihlii;uiom*> 111 p:« ...•.
«I.-I Estado).
3. Puctlcn Verse todavía ejemplos de esas prácticas en lan ii'Usias anlirtins, «••( tutim rn I' ..i'.:¡ I . -,
monasterios, en J04 cuales se conservan j u m o s en el " T e i o n / ' J-I*. JI-IJIJUM-> >• I"*. .11 * iu\n ..
- 353 -
historiografía, con la marcada tendencia de los historiadores, arraigada en el
h u m a n i s m o y el racionalismo, a basar sus trabajos en el análisis y la evaluación
críticas de las fuentes de referencia. Las condiciones naturales de esa evolución
procedieron del trasiego de territorios que la Revolución y la época napoleónica
trajeron consigo: a consecuencia de la expropiación de las tierras de la Iglesia
y de la m a y o r parte de las pequeñas posesiones seculares en muchas partes de
Europa, el continente quedó reestructurado con muchos menos Estados, pero
con territorios mayores y en cierto m o d o m á s compactos. Esa evolución terri-
torial de Europa fue, en general, mantenida e incluso proseguida por el Congreso
de Viena, de tal m o d o que, aunque numerosos archivos, incluida una gran can-
tidad de pergaminos antiguos y m u y valiosos, se dispersaron y perdieron para
siempre, los archivos de los Estados se hicieron cargo de muchos fondos completos
procedentes de los territorios que se habían desmantelado.
Y de este m o d o , los archivos, aunque conservando muchas de sus funciones
clásicas— la vieja función de teroso espiritual, de arsenal de la ley y de instru-
mento del soberano, de su gobierno y de su administración— fueron asumiendo,
además, su moderna y nueva función de arsenal de la historia.
Paralelamente a la consolidación de esa doble función de los archivos y en
relación estrecha con la marcada tendencia a la centralización de las modernas
administraciones estatales, los archivos perdieron gradualmente, durante el
siglo xix y los primeros decenios del siglo xx, el carácter secreto que hasta entonces
había sido una de sus características primordiales y se hicieron cada vez m á s
asequibles. Igualmente se registró u n a creciente tendencia a centralizar "los
archivos nacionales" en un m i s m o lugar.
E n principio, tanto los modernos archivos estatales c o m o los municipales y
regionales (de distrito, provincia o región) continúan llenando la m i s m a doble
función: a) de archivos de la administración (arsenal de la ley), y b) de archivos
históricos (arsenal de la historia). E n el primer caso, responden a las necesidades
prácticas de la administración y del gobierno; en el segundo, contribuyen a la
manifestación de la verdad por medio de la investigación histórica; en u n caso
están al servicio de la sociedad y en el otro son instrumento de la ciencia.
E n realidad, fue solamente a partir del final de la segunda guerra mundial
cuando la noción de accesibilidad de los archivos, hasta entonces casi exclusiva-
mente vinculada con la investigación histórica, es decir, científica, asumió toda
su significación, de m o d o que, paulatinamente, los modernos grandes medios
de información recurrieron cada vez m á s a los archivos.
Ahora bien, frente al creciente interés de los investigadores y del público en
general por los archivos, el Estado, en su calidad de propietario, conservó una
concepción aguda de la importancia de la institución c o m o fondo espiritual. Se
le ha acusado de haber ideado argucias para impedir, o por lo menos limitar, su
creciente utilización, introduciendo sistemáticamente demoras técnicas que,
sin negar ni limitar el acceso a los archivos, coartaban el interés de los usuarios.
Se introdujeron normas que, en muchos casos, entorpecieron considerablemente la
investigación histórica. E n muchos países se impusieron plazos de noventa y hasta
cien años. C o m o el límite impuesto era, en general, una fechafija,a medida que
el tiempo transcurría crecía el retraso.
Durante el periodo "cerrado", sólo en casos excepcionales se autorizó el acceso,
a ciertos fondos estrictamente limitados, de los investigadores cuya "lealtad" no
podía ponerse en duda. Pero a medida que los Estados autoritarios pasaron a ser
constitucionales y parlamentarios, se establecieron disposiciones que abreviaron
gradualmente los plazos. La distinción estricta entre periodos "abiertos" y "cerra-
dos" cedió el paso a unas normas diferenciadas: a) entre a m b o s periodos se intro-
dujo uno de acceso "limitado"; el fondo correspondiente era asequible a los estu-
diosos, en virtud de arreglos especiales; b) además de la división cronológica en
tres periodos, se estableció una distinción vinculada con el contenido de los
fondos, de m o d o que unos eran asequibles y otros de acceso limitado o incluso
- 354 -
inasequibles; c) por lo que se refiere a los plazos, se introdujeron límites crono-
lógicos móviles que se acortaban a medida que transcurría el tiempo. N o obs-
tante, la investigación en los archivos continuó sufriendo limitaciones rigurosas
hasta el final de la segunda guerra mundial. L a proporción en la cual, entre las
dos guerras mundiales, los gobernantes europeos consideraron que los intereses
del Estado debían anteponerse a la libertad de Acceso a los archivos nacionales,
puede deducirse del hecho de que cada gobierno publicó una edición oficial de
documentos cuidadosamente seleccionados sobre los orígenes de la primera guerra
mundial, al paso que los demás legajos relativos al periodo en cuestión se m a n t u -
vieron cerrados a cualesquiera otras investigaciones.
Limitación o liberalización del acceso a los archivos:

un problema crucial del presente y del futuro
El primer paso decisivo hacia una mayor liberalización del acceso a los archivos
fue una consecuencia de la segunda, guerra mundial. Los Estados victoriosos se
adueñaron de todos los documentos de archivo alemanes —tanto los depositados
en los archivos, c o m o los de trámite diario de la administración del país q u e
pudiesen contener cualquier dato de interés sobre el tercer Reich. A continua-
ción, acometieron varios proyectos importantes para reseñar, fotografiar y pre-
parar la publicación de las series m á s imporlantes de los legajos alemanes. Ante
ios problemas planteados por aquellas masas colosales de documentos — m u c h o s
de ellos archivados en el m á s completo desorden o sin catalogar— se decidió
aplicar una n o r m a expeditiva consistente en reunir y ordenarla documentación
superficialmente y en fotografiar y publicar m á s bien m á s que menos, es decir, de
hecho la m a y o r parte de los documentos. Los proyectos a largo plazo se ejecutaron
con arreglo al plan establecido y con una rapidez sorprendente merced a la eficaz
organización del trabajo en equipos científicos compuestos por especialistas extre-
m a d a m e n t e competentes. Así pues, los primeros catálogos, listas y repertorios,
así c o m o las series de legajos correspondientes, se pusieron a la disposición de los
investigadores de todo el m u n d o pocos años después de terminarse la guerra; la
divulgación de esas fuentes de interés histórico excepcional se prosiguió a medida
que los documentos se inventoriaron y repcrloriaron. U n o s diez años después
de terminarse la guerra, se dieron a conocer, sin limitación alguna, casi todas
las fuentes alemanas desde Bismarck hasta el año 1945. Tras ello prolifcrarou por
dogmas las m á s diversas publicaciones, basadas en esas fuentes. Pero tan pronto
c o m o se hubo satisfecho el apetito exacerbado de revelaciones históricas, muchos
especialistas comenzaron a percibir los inconvenientes que entrañaba la publi-
cación de esa documentación unilateral y apremiaron a sus gobiernos p.ir.i que
divulgaran sus propios archivos. Esas peticiones fueron apoyadas por parlamen-
tarios y por otros sectores de la vida pública, y las autoridades interesadas cedie-
ron poco a poco, sin renunciar al principio de una política limitativa.
Por consiguiente, en relación con el periodo decisivo que culminó en i<)|,r),
todavía no se pueden efectuar a escala mundial investigaciones basadas en los
archivos de todos los países interesados. N o obstante, es evidente que el impulso
dado es fundamental y que ya no será posible frenar la tendencia o volver al
estado de cosas anterior.
A d e m á s de las diversas razones de carácter político que puedan influir al
respecto, existe otro factor que conduce irresistiblemente a la liberalización de la
política de acceso a los archivos: el progreso dinámico de las técnicas modernas
de reprografía. El progreso continuo de la técnica vencerá, con el (¡cuino, iodos
las oposiciones. E n una época en que los métodos de reproducción de ios docu-
mentos de archivo evolucionan y se simplifican sin tregua, la imagen tradicional
del archivista guardián del tesoro del Estado carece ya de sentido.
- 355 -
E n los Estados Unidos, hubo un m o m e n t o en que el factor político y el técnico
convergieron. Los norteamericanos fueron, con m u c h o , los que m á s hicieron para
)oner los documentos incautados en Alemania a la disposición del público, en
Íorma de publicaciones o de microfilms; y estuvieron también en vanguardia por
lo que a la evolución de todos los métodos de reprografía se refiere. D e ahí que
fuesen los archivistas norteamericanos quienes tomasen la iniciativa. E n coopera-
ción con el Consejo Internacional de Archivos y merced a la generosidad del
Council on Library Resources de Washington, convocaron un congreso extraordi-
nario de archivos que se celebró en Washington D . C . , en m a y o de 1966. Los m á s
destacados archivistas del m u n d o entero participaron en el congreso para exami-
nar los problemas cruciales de los archivos modernos. L a importancia histórica
de ese congreso consistió en que, en virtud de las resoluciones que se aprobaron
por unanimidad, el principio de libre acceso a los archivos se proclamó por vez
primera solemnemente en el plano mundial. Ese acontecimiento puede con razón
calificarse de ratificación internacional de la Declaración de los derechos del
hombre en materia de archivos, proclamados por la ley francesa de 1794. Desde
1966, la obligación moral de aplicar las resoluciones ha suscitado una emulación
que se traduce en progresos lentos pero seguros; en cuanto u n país suavizó su
política de limitaciones, otros países se apresuraron a imitarle.
Al propio tiempo, el Consejo Internacional de Archivos, que durante cierto
tiempo había procurado reunir recursos para u n programa de actividades bien
concebido, constituyó dos grupos de trabajo encargados de formular propuestas
concretas para la aplicación del nuevo principio de libre acceso a los archivos.
U n o de esos grupos se encargó de examinar la cuestión propiamente dicha,
mientras que e¡ otro estudió la utilización de los microfilms que, c o m o medio de
publicación de los documentos de archivo, constituyen u n complemento indis-
pensable de los archivos modernos. A m b o s grupos presentaron sus informes al
V I Congreso Internacional de Archivos que se celebró en Madrid, en septiembre
de 196(1 '. E n los informes, aprobados por unanimidad en sesión plenaria, se
resumían las conclusiones a que habían llegado a m b o s grupos de trabajo y se
señalaban las normas que debían seguirse para llevar a cabo una acción concreta
en los dos campos.
El Congreso de Madrid aprobó 13 resoluciones basadas en los informes de
a m b o s grupos de trabajo y que se inspiran en las principales recomendaciones
siguientes:
1. "... que las administraciones de lo? archivos de los diferentes países emprendan
un estudio a fondo de los reglam-rtos que rigen las posibilidades de acceso a
los documentos y propongan a u%¡ autoridades competentes la supresión de
todas las trabas no justificadas, con objeto de adaptar el régimen de acceso a
los archivos a las necesidades c!r. la investigación científica."
2. "... que, en los países en que rigen limitaciones cronológicas, el periodo de
inaccesibilidad general no sea superior a 30 años contados a partir del m o m e n t o
en que aparecen los documentos."
3. "... que se reconoza y aplique en todas partes el principio de igualdad de trato
para los investigadores nacionales y los extranjeros. [El Congreso | condena
todas las formas de discriminación contra los investigadores extranjeros, y pide
encarecidamente que no se persista en exigir la observancia del principio de
reciprocidad entre los países, en materia de autorizaciones para el acceso de
sus nacionales a los archivos."
4. "... que las direcciones de archivos que observan una política limitativa en
materia de reproducción en microfilms respecto de los países extranjeros
1. a) "I.iberalización en materia de acceso a loa archivos y de reproducción en microfilms", Informe del

urupo de trahajn sobre liberalización, presentado por Charles Kecskemeti, secretario del grupo, b)
"Informe del Comité1 de Reproducción en Microfilms", presentado por Albert I.eisingcr, Jr., secretario
del Comité.
- 35ó -
reformen esa política, abandonando todas las restricciones aprioristicas for-
males y aplicando las limitaciones que crean deber mantener con la debida
flexibilidad a fin de poder atender las necesidades de la investigación científica."
5. "... c o m o la publicación en microfilm de series enteras de documentos y la
preparación de copias que puedan ponerse libremente a la disposición de
investigadores y eruditos constituye el m o d o m á s eficaz, rápido y económico tic-
promover u n m á s amplio acceso a los archivos, el trabajo de publicación di:
microfilms debería considerarse c o m o una actividad normal de los archivos."
Se espera que, gracias al Congreso de Madrid, los servicios de archivos del m o n d o
entero se trazarán u n camino para avanzar hacia su objetivo primordial: el libre
acceso a los archivos para todas las necesidades de la investigación.
Desde el primer m o m e n t o , la Unesco lia apoyado todos los esfuerzos positivos
orientados hacia la eliminación gradual de las restricciones y la creciente liber.i-
lización del acceso a los archivos. Y la Organización puede, en particular, consi-
derar que la Jucha continuada de los archivistas por esc ideal se ajusta a la verda-
dera razón de ser de la Unesco *.
El eminente archivista neerlandés D r . F . R . J. Verhccven dio hace poco una
definición pertinente de lo que debería ser u n a política moderna en materia de
acceso a los archivos 2 , "... abrir a todos el acceso a los archivos que revisten un
valor nacional e histórico constituye u n a obligación moral para todo gobierno
democrático; de ahí que se haya dicho de los archivos nacionales que son la
conciencia suprema de) gobierno".
1. A ese respecto, hay un problema que la Unesco debería contribuir a resolver en un futuro próximo:
el de la situación en que se hallan varios países respecto de los que fueron sus antiguas colonias, por el
hecho de que los primeros conservan grandes cantidades de documentos relativos u la historia de loi
segundos, y porque estos últimos no cuentan con medios suficientes para costear la reproducción en
microfilm de dichos documentos.
2. E n un artículo sobre los archivos de Singapur publicado en Perpustakaan, revista de la í.ihrary Asso-
ciation of Singapore and Malaysia, vol. 2, n.° 2, Singapur, octubre de 1967. K n 1067, el Sr. Vcrhu-vcii
efectuó en Singapur una misión preliminar, en calidad de consultor de la Unesco, con objeto de pie-
parar un plan para la creación de un centro nacional de archivos y documentación.
- 357 -
EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS
Los archivos y la educación escolar:

posibilidades, problemas, límites
por Hans-Joachim Bchr,

Archivoberrat
Niedersáchsisches Staatsarchiv,
Osnabrñck
Los archivos son instituciones que tienen una misión cultural. Hoy día no es posible que
estén exclusivamente al servicio de la investigación y la administración. Por esa razón desde
hace varios años se estudia la posibilidad de poner a la disposición de las escuelas las fuentes
históricas que se conservan en los archivos. En efecto, para la enseñanza moderna de la
historia y de las ciencias sociales es muy interesante que los alumnos tengan acceso directo
a las fuentes originales. Si bien es verdad que las experiencias de utilización de los archivos
en la enseñanza han revelado las dificultades con que se tropieza, no es menos cierto que han
puesto de manifiesto las ventajas pedagógicas que cabe esperar de una mayor cooperación
entre los archivos y la escuela.
Desde hace unos veinte años, se admite generalmente q u e los servicios de archivos
deben encargarse de las funciones de información y formación y en ciertos países
ya están en el m i s m o pie d e igualdad q u e las atribuciones tradicionales d e los
archiveros, q u e consisten en adquirir, hacer accesibles y evaluar los documentos
de archivo. E n u n a sociedad m o d e r n a el trabajo educativo podrá llegar a consti-
tuir algún día el elemento esencial de la función social de los archivos.
Las experiencias de varios países
"Los archivos y la escuela" fue el tema del primer Congreso Internacional d e

Archiveros, celebrado en París en 1954 por iniciativa de Francia, q u e era entonces
el único país q u e poseía suficiente experiencia al respecto. E n efecto, Francia
había mostrado el camino q u e había q u e seguir al crear en 1950, dentro de los
Archives nationales u n "Service éducatif" destinado a servir d e auxiliar para la
enseñanza d e la historia en la escuela (véase ilustración) y al hacer extensiva
esa m e d i d a , en 1952, a los archivos departamentales. E n 1969, esc "Service
éducatif" funcionaba ya en 5 0 de los 96 departamentos y era utilizado por término
m e d i o de 2 a 6 horas semanales, por 700 alumnos, y por m á s de 2 0 000 en algunos
departamentos. E n el m a r c o del Service éducatif archiveros y profesores, desea ta-
rados con esc fin, organizan conjuntamente actividades y manifestaciones tanto
en las escuelas c o m o en los propios servicios d e archivos. Los nuevos edificios de
archivos ya suelen tener locales destinados a ello. El programa del Service éducatif
c o m p r e n d e u n a enseñanza centrada en el estudio de las fuentes originales únicas,
también se organizan exposiciones, cursos para jóvenes historiadores, proyecciones
cinematográficas, seguidas d e debates y otras actividades análogas. E n unos
20 departamentos el Service éducatif edita colecciones d e textos e ilustraciones
preparadas conjuntamente por archiveros y profesores d e historia y adaptadas
- 358 -
para su utilización en la escuela. Esas publicaciones contienen asimismo textos
de carácter m á s general relativos a la historia nacional y regional. El Service
éducatif de los Archives nationales de París publica también su propia colección
de libros de bolsillo. Esa cooperación sistemática entre los archivos y la escuela
funciona con éxito en Francia desde hace veinte años '.
L a acción educativa de los archivos en la U R S S y en otros países socialistas
suscita también u n gran interés. E n esos países los archivos tienen una misión
educativa, y por esa razón deben cooperar con la escuela a fin de ayudarla a dar
sistemáticamente a los alumnos una formación socialista conforme al espíritu
marxista-leninista, pero todavía no existe en la República Democrática Alemana
ninguna institución comparable al Service éducatif francés. Sin embargo, la
cooperación que ya existía entre los archivos y la escuela se lia desarrollado en
1968, y desde entonces en los archivos se organizan trabajos prácticos de investi-
gación destinados a los alumnos de las dos últimas clases de la Oberschule, con
la ayuda y supervisión de archiveros. Se han publicado recientemente los prime-
ros informes sobre el desarrollo y los resultados de esa experiencia2.
E n otros países, especialmente en los Estados Unidos de América, los Países
Bajos, Bélgica, el Reino Unido y la República Federal de Alemania, el problema
del empleo de los archivos confineseducativos sigue teniendo gran actualidad,
pero se encuentra todavía en la fase del acopio e intercambio de datos relativos
a las experiencias 3 .
E n la República Federal de Alemania la cuestión de las relaciones entre los
archivos y la escuela fue tratada por primera vez desde el punto de vista de u n
archivero por Franz Herverhold quien en 1955 presentó una ponencia ante el
Congreso de Archiveros de Alemania del Sur *.
M á s recientemente, la función social de los archivos considerada en su sentido
m á s amplio constituyó uno de los principales temas del 45 o Congreso de Archiveros
Alemanes celebrado en Kiel en 1969. E n esa ocasión, al tratar H a n s B o o m s acerca
de las relaciones entre los archivos y la escuela recomendó que se desarrollaran
sistemáticamente los esfuerzos ya emprendidos para establecer un Service éducatif
inspirado en el modelo francés 5 .
A pesar de un debate que dura ya desde hace m á s de veinte años y de todos los
esfuerzos realizados para integrar en la enseñanza las visitas y los trabajos en los
museos, las posibilidades pedagógicas de los archivos siguen siendo prácticamente
ignoradas, salvo en Francia y en los países socialistas. Esto se debe, por lo menos
en parte, a los propios archiveros quienes consideran que tienen esencialmente una
misión de investigación y, si es necesario, de administración, pero olvidan, en la
gran mayoría de los casos, que su papel también consiste en educar e informar al
público en general.
Para que los archivos puedan cumplir su misión educativa, importa ante todo
interesar a u n público cada vez mayor por los documentos de los archivos. Sin
embargo, n o basta con organizar exposiciones de vez en cuando, c o m o se ven
actualmente obligados a hacerlo casi todos los archiveros, para que los archivos
1. Helmut Richtering, Der "Service ¿ducatif " der fninzosischen Archive, Der Archivar, 22 Jg. (1969).
li. 3, Col. 261 y siguientes; G u y Dubosq, Li función de los archivos en la educación, Boletín de la
Unesco para las biblioteca), vol. X X I V , n.° 4, julio-agosto de 1970, p. 227-231
2. Rolf HQbner y Volker Wahl, "Zusammenarbeit zwischen Archiv und Schute", Archivmitteilungen,
22. Jg. (1972), H . 5, p. 176 y siguientes; Eberhard Schctelich "Archiv und Schule", ArchivmiUei-
lungen, Jg. 15 (1965), n.' 3, p. 106 y siguientes.
3. Víase, por ejemplo, The American archivist, publicado por la Society of American Archivists, vol. 30
(1967).
4. Franz Herberhold, "Der Service Educatif in Frankreich, Seine Mdglichkeiten bei uns", Geuhichle
in Wittentckajt und Unterricht 7. Jg. (1956), p. 280 y siguientes.
5. Hans Booms "Offcntlichkeitsarbeit der Archive, Voraussetzungcn und MAglichkeiten" Per Archivar,
23. Jg. H . 1, col. 15 y siguientes.
- 359 -
adquieran, entre el público en general y el personal docente, una importancia ni
de lejos comparable a la que tienen los museos c o m o medio educativo.
Enseñanza de la historia y de las ciencias sociales
La escuela ofrece a ese respecto mayor número de posibilidades nuevas, ya que los
archivos pueden ayudarla útilmente a cumplir su función educativa.
La forma de cooperación más corriente consiste en utilizar los fondos de los
archivos, es decir las fuentes históricas originales para la enseñanza de la historia
y de las ciencias sociales l . L a enseñanza de la historia en la escuela se considera
hoy principalmente c o m o un aspecto de la formación política. D e ahí que la
opinión pública le considere justificada e incluso necesaria. N o obstante, si consi-
deramos que la formación histórica es indispensable para comprender los meca-
nismos políticos y poder actuar en esc c a m p o , si pensamos que la enseñanza de la
historia tiene por objeto familiarizar a los alumnos con los hombres, las condi-
ciones de vida y los valores del pasado, para que puedan compararlos con el
presente, nada es m á s eficaz que el contacto directo con las fuentes históricas que
son testimonios vivos del pasado. Casi todos los archivos por pequeños que sean,
disponen de documentos que podrían ser útiles para la enseñanza moderna de
la historia. H a y que abandonar el concepto erróneo de que sólo tienen interés
os documentos relativos a la historia nacional, es decir de alcance suprarregional.
Exposiciones
Por desgracia, para desempeñar su función educativa respecto de la opinión pública

de los alumnos de las escuelas, los servicios de archivos casi nunca tratan de
poner de relieve la diversidad temática de las fuentes de información que pueden
poner a la disposición del público contentándose, m u y a m e n u d o , con organizar
exposiciones consagradas a un tema estrechamente limitado. Esas exposiciones
temáticas forman parte desde finales del siglo xix del programa de actividades
corrientes de la mayoría de los archivos, en la medida en que disponen de los
locales necesarios con esefin.E n la República Federal de Alemania, sólo los
archivos municipales de Brunswick organizaron, conjuntamente con la Biblioteca
Municipal 128 exposiciones m á s o menos importantes entre 1950 y 1972. N o
obstante, la mayoría de los archivos estatales o municipales sólo organizaron
5 ó 6 exposiciones durante el último decenio. E n cambio, casi todos los archivos
organizan en general una exposición llan¡;iíia permanente en la que exhiben sus
documentos m á s importantes. El éxito de âs exposiciones varían según las cir-
cunstancias. Según encuestas efectuadas en Alemania del norte, las dos exposi-
ciones que, con creces, fueron las m á s visitadas por los alumnos de las escuelas
han sido dos exposiciones circuíanles organizadas por los Archivos de Baja Sajo-
nia: la primera que se celebró en 1961-1962, tenía por tema "La Baja Sajonia"
y la otra, organizada en 1964-1966, se llamaba "Diez siglos de historia alemana".
Esas dos exposiciones fueron presentadas en todos los archivos del Land de Baja
Sajonia. A m b a s tenían por objeto mostrar la evolución histórica durante un mile-
nio. L a segunda tenía además un amplio alcance geográfico. Los temas m á s
1. Helmut D a h m , Gcfechichtswissenschaft, Archive und das Bildungsverst3ndnis der Gesellschaft.

Der Archivar 24 J g . 1971 II. 1 sp. 1ff.— Gerhard Scocbc, Geschichte und Gemeinschaftskunde :
Das Problem der Modifizierung des Geschichtsstudiums. Geschichte in Wissenschajt und Unterricht
JR. 19. 1968, p. 189ff.— Friedrich Weisaechadel, Zur LaRe des historischpolitischen Unterrichts
an den Gymnasien der fíundesrepublik Deutschland. Geschichte in Wissenschaft und Unterricht JR.
22, IQ71, p. 2 ff. — Margarcte Dürr, Zur Reform des Geschtchtsunierrichts. Geschichte in Wissen-
ichaft und Unterricht Jg. 25, 1972, p. 338 ff. — Denkschrift der Verbânde der Ilistoriker und der
Gcschtchtslehcrer Deutschlands. Geschichte in Wissenschaft und Unterricht Jg. 23, 1972, p. 1 ff.
- 360 -
limitados suscitan, al parecer, menos interés. Los datos disponibles indican que
en los últimos diez años el n ú m e r o de alumnos que han visitado las exposiciones
organizadas por los archivos ha disminuido m u c h o , a pesar de haberse efectuado
intensas campañas publicitarias. Es indudable que las exposiciones sobre grandes
temas, para las cuales varios archivos reúnen su documentación, atraen particular-
mente al público, pero la falta de interés que denota ese retroceso no puede expli-
carse sólo por los temas escogidos. El n ú m e r o de visitantes puede aumentar o
disminuir según el lugar donde se celebre la exposición. Es evidente que un archivo
situado en u n Jugar céntrico y que disponga de locales propios de exposición
atraerá m á s visitantes que un edificio en la periferia de la ciudad; es m á s fácil-
mente accesible, y no hay que olvidar que para el personal docente el tiempo es
un factor importante. Por regla general, las exposiciones de archivos suelen orga-
nizarse fuera de toda preocupación escolar con motivo de acontecimientos o
aniversarios particulares o por circunstancias políticas. N o están relacionadas
con u n programa sistemático de estudios e incluso no están preparadas conjunta-
mente con los profesores de la disciplina de que se trata. La posibilidad de recurrir
al personal docente que ofrece la organización de esas exposiciones, que tan
provechosa ha resultado en Francia, hasta ahora no ha sido explotada en la
mayoría de los demás países. Sólo algunos archivos municipales han sabido sacar
provecho de las relaciones personales y organizar, previo acuerdo con el personal
docente interesado, pequeñas exposiciones de documentos destinados a ilustrar
el estudio de algunas cuestiones del programa.
Todas las exposiciones habituales de archivos deben comprender una parle
m á s o menos grande de elementos visuales distintos de los documentos de archivo
wopiamente dichos, pero para lo esencial presentan siempre documentos escritos,
fo que plantea un problema especial. E n efecto, no cabe subestimar la fascinación
que ejercen los manuscritos originales, las cartas imperiales y los documentos
firmados por grandes personajes históricos, pero la proporción de los visitantes
de una exposición capaces de apreciar esos documentos del pasado es cada vez
menor. Para el profano culto y, con m a y o r razón todavía para el alumno, n o son
m á s que documentos ilegibles e incomprensibles. Sólo alcanzan cierta significa-
ción cuando son explicados por un guía o en u n catálogo. Incluso con esas expli-
caciones el alumno que sólo aprende conocimientos históricos de base en el curso
de sus estudios, considera los documentos de archivos únicamente con curiosidad
o, en el mejor de los casos, con un interés estétito, a no ser que pueda relacionarlos
con algún aspectos del programa de historia que le sea conocido.
Sin embargo una exposición realmente bien presentada sobre u n tema deter-
minado puede tener por efecto aumentar, en el plano general, el interés del
público por la historia. Desde este punto de vista la visita de una exposición de
archivos puede ser incluso provechosa para alumnos de escuela primaria, pues a
ese nivel la enseñanza se basa todavía en la representación visual. E n este contexto
las ilustraciones, los m o n u m e n t o s históricos y los objetos de museo pueden utili-
zarse junto con documentos de archivo bien seleccionados (mapas, sellos, cartas
medievales especialmente evocadoras, manuscritos iluminados, carteles electo-
rales, etc.), sin necesidad de ocuparse de los textos propiamente dicho?. N o es
menos cierto que las visitas de exposiciones de archivos organizadas para los
alumnos sólo pueden tener un efecto limitado en el nivel de la enseñanza primaria.
Cabe contentarse con pedir a los alumnos que relaten sus impresiones, que cuen-
ten de una manera m u y general lo que han visto o que describan, a su elección,
alguno de los objetos expuestos.
Sólo puede recurrirse a los textos originales en el nivel secundario. Sin embargo,
el contenido de esa enseñanza está m á s estrechamente orientada de manera que
contribuya a la educación política del alumno. El personal docente considera
que las exposiciones de archivos generalmente no contienen suficientes docu-
mentos de interés actual utiüzables c o m o base de la enseñanza y que, por lo tanto,
no justifican el tiempo bastante largo que a m e n u d o debe consagrarse a una visiu.
- 361 -
El aumento del n ú m e r o de visitas organizadas para las escuelas que actualmente
se observa es sin d u d a un elemento alentador, pero la organización de exposiciones
de archivos de tipo tradicional no puede considerarse c o m o una cooperación
entre los archivos y la escuela. Representa a lo s u m o , una base para dicha
cooperación. Para que pueda hablarse de cooperación eficaz, el personal docente
no debe contentarse con desempeñar un papel pasivo, utilizando y adaptando para
los fines de su enseñanza los documentos de archivos que se presentan. Profesores
y alumnos deben, por iniciativa propia, dar a conocer sistemáticamente a los
servicios de archivos sus problemas y sus necesidades. Si por desgracia éste no ha
sido el caso hasta ahora, no es por falta de interés sino m á s bien por ignorar las
posibilidades de los documentos de los archivos. A m e n u d o esto se debe al desco-
nocimiento de las funciones y del significado de un servicio de archivos. Por consi-
guiente, el primer deber de los archiveros debería consistir en dar al personal
docente, gracias a u n trabajo de relaciones públicas intenso y sistemático, infor-
mación sobre las funciones y la naturaleza de los archivos, e indicaciones sobre los
medios específicos de que disponen los archivos para ayudar al personal docente
en su cometido. Ese trabajo de relaciones públicas podría adoptar formas m u y
diversas: conferencias y cursos de iniciación, visitas de los archivos con guía
para el personal docente, los alumnos y los maestros en vías de formación, expo-
siciones con catálogos destinados a presentar el trabajo de los archivos, distribu-
ción de boletines de información al personal docente y a los alumnos y envío
a las escuelas de copias de los inventarios de los materiales de que disponen
los archivos. Todos esos métodos ya han sido utilizados por algunos archiveros
de Alemania con el fin de estimular la utilización de los archivos por las escuelas.
Otro método eficaz podría ser editar una pequeña "guía de archivos" concebida
especialmente para su uso en la escuela y en la que se describieran brevemente
los fondos de los archivos, los métodos de localizarlos, reglas de utilización y algu-
nas indicaciones y consejos técnicos para el usuario.
A u n q u e deberían continuar organizándose exposiciones de tipo tradicional,
en las que se exponen obras y documentos raros sobre un tema determinado, los
servicios de archivos podrían utilizar otros muchos medios para cooperar con
las escuelas en la enseñanza de la historia y de las ciencias sociales. Las pequeñas
exposiciones monográficas sobre determinados temas que figuran en los programas
escolares son relativamente poco costosas. Los archiveros y el personal docente
podrían reunir, utilizando los fondos de los archivos, material que sirva para
ilustrar el estudio de una cuestión en clase y sobre el cual los alumnos reciben
explicaciones allí m i s m o . Sin embargo, las clases deben trasladarse a los locales
de los archivos para visitar esas exposiciones, ya que no cabe imaginar que los
archiveros lleven los documentos a las escuelas de su zona. E n cambio, los archi-
veros pueden preparar diapositivas y otras reproducciones de documentos de los
archivos destinados a su uso en la escuela, que el maestro puede comentar para
sus alumnos o utilizarlas para las lecturas en c o m ú n . D e esta marera, los docu-
mentos de los archivos podrían utilizarse para la enseñanza fuera de los locales
donde se conservan. Los aparatos de copia modernos de que disponen la mayoría
de los servicios de archivo permiten producir rápidamente y por un precio
relativamente módico el n ú m e r o de ejemplares necesarios de u n documento.
Estudio de las fuentes: "aprender por el ejemplo "

Desde hace unos veinte años, la noción de "aprender por el ejemplo" aparece cada
vez m á s en los debates pedagógicos *. Gracias a u n a enseñanza basada en el
ejemplo, se espera atenuar la presión que impone a la enseñanza de la historia el
i. Konrad Bartel, Das Exemplariache im Geichichtsunterricht Gtithichtt in Wisstnschaft und Unttrrichl,

•8. Js- ('967), p- 217 y siguiente!.
- 362 -
aumento continuo del volumen de la materia enseñada. Esta nueva forma tic
enseñanza, que combina el estudio detenido de las cuestiones por el ejemplo y la
transmisión de los conocimientos de base indispensables, ofrece posibilidades de
cooperación entre los archivos y la escuela. Y a nadie impugna que, en la ense-
ñanza secundaria, la lectura y la interpretación de las fuentes constituyen el
método más apropiado para suscitar una participación activa de los alumnos.
E n realidad, la utilización de los textos originales en la enseñanza de la historia
se ha impuesto de una manera casi general. Lejos de limitarse a la enseñanza
secundaria también se extiende hoy día a la enseñanza primaria y a la enseñanza
primaria superior *.
El estudio de las fuentes escogidas permite ante todo al alumno entrar directa-
mente en contacto con la historia. A d e m á s , tiene por efecto despertar en el alumno
la duda y el escepticismo respecto de las interpretaciones de hechos históricos y
de las afirmaciones al parecer totalmente inequívocas que aparecen en los textos
escolares, y aguzar así su espíritu crítico. Desde luego, no se tiata de negar las
diferencias de métodos y de objetivos que existen entre la enseñanza escolar y la
enseñanza universitaria de la historia, ni de discutir que al nivel de la escuela
secundaria el estudio de las fuentes tiene forzosamente limites. N o es menos cierto
que en nuestros días, los profesores de historia deben esforzarse siempre por expli-
car a los alumnos, aunque sea m u y rápidamente, en qué consiste el trabajo del
historiador afinde iniciarles a los problemas del conocimiento y del juicio his-
tóricos. E n la enseñanza secundaria, la discusión de las fuentes en clase permite
poner de manifiesto todos los matices de la duda y de la conjetura, que hacen
que la búsqueda de la objetividad en la historia sea tan difícil. Esto se aplica tanto
a las fuentes centrales c o m o a las fuentes regionales y locales, que constituyen la
gran masa de Jos documentos de archivo.
Tipos de documentos .y su uso
Cuanto m á s vividas sean las fuentes para la imaginación de los alumnos y cuanto
m á s directamente le pongan en contacto con u n acontecimiento histórico, más
posibilidades habrá de interesarles, a condición que dentro del concepto de la
enseñanza, por ejemplo, constituya una materia que permita llegar a conclusiones
de carácter general. Las fuentes regionales y locales son las que se adaptan mejor
a ese papel. Las carpetas de documentación destinadas a las escuelas, que publican
las editoriales especializadas en el material docente, no suelen contener m á s que
documentos ya publicados. Contrariamente a lo que sucede en las fuentes locales
y regionales, a m e n u d o falta el vínculo directo con la realidad. Por esto los archi-
vos pueden prestar a este respecto una ayuda preciosa al personal docente poniendo
a su disposición otros documentos que les permitan .vincular las cuestiones estudia-
das con la realidad concreta, despertando así el interés y la voluntad de partici-
pación activa de sus alumnos. Los pequeños archivos disponen también de fuentes
que pueden servir de ejemplo para ilustrar las cuestiones tratadas en la enseñanza
moderna de la historia y de las ciencias sociales. Los registros de la recaudación
de impuestos pueden servir para hacerse una idea de las estructuras sociales. Las
cartas personales de hombres políticos, las peticiones y los panfletos permiten
conocer mejor las grandes revoluciones de los tiempos modernos. Los documentos
relativos a los trastornos sociales y a las huelgas del siglo xix constituyen una buena
introducción al estudio de la historia del movimiento obrero. Los informes admi-
nistrativos arrojan luz sobre las crisis políticas y económicas que han tenido lugar
entre 1920 y 1930. Los periódicos permiten darse cuenta de c ó m o está sometida
la prensa en un estado totalitario. Por lo que se refiere particularmente a la historia
1. Gilela Wagner, Qucllen und Quelleninterpretgrion itn Untcrrichl der Getchichte und Gemeiiwhaft»-
kunde. Getchichte in Wisanxhaft und Untetricht, zo. Jg. 0 9 6 9 ) . P- >6o y tiguicntvs.
- 363 -
contemporánea desde el año 1917, que figura en el programa del segundo ciclo
de la enseñanza secundaria, debe ser fácil encontrar en todas partes documentos
que aclaren toda la evolución a partir de hechos particulares y que se presten
m u y bien a la lectura y a la explicación en clase. Esas fuentes contemporáneas
plantean pocas dificultades de lectura, ya que los textos importantes de ese periodo
están, la m a y o r parte de las veces, escritos a máquina. E n lo que se refiere a las
fuentes m á s antiguas, a m e n u d o es indispensable realizar u n trabajo de trans-
cripción, c incluso de traducción, antes de que el documento pueda presentarse
a los alumnos. N o hay d u d a que esto quita a esos documentos una gran parte del
atractivo que ejerce un texto original.
Sería evidentemente demasiado, pedir a los servicios de archivos que determi-
nen por iniciativa propia los documentos que deban utilizar los profesores de
historia y de ciencias sociales. A lo s u m o , los archiveros pueden dar indicaciones
y consejo';. E n última instancia incumbe al personal docente decidir cuáles son
los documentos que en u n caso determinado son útiles para su enseñanza. Podría
ser una iniciativa m u y útil registrar en los archivos y clasificar por cuestiones
todos los documentos que hubieran sido presentados en pequeñas exposiciones
cuyo tema fuera la enseñanza o que hubieran sido seleccionados por el profesor
para dar una explicación de texto o para una lectura en clase. Evidentemente
esto exigiría u n cierto trabajo de investigación, pero todos podrían aprovecharse
de él y establecer así, por u n método puramente pragmático, u n registro de los
documentos de archivo disponibles para el estudio de las cuestiones m u y n u m e r o -
sas que figuran en los programas de enseñanza. Esta lista podría reproducirse en
muchos ejemplares y distribuirse a las escuelas. U n registro de esa índole desem-
peñaría un papel inestimable para dar a conocer mejor las posibilidades de utili-
zación de los archivos en la enseñanza. Si fuera necesario, los servicios de archivos
también podrían formar colecciones de copias de documentos y proporcionar
ejemplares, previa petición, de los documentos que tuvieran mayor d e m a n d a .
Incluso cabría prever ulteriormente la publicación de cuadernos de documentos
destinados a las escuelas, inspirándose en el modelo francés. Sin embargo, esta
tarea incumbe menos a los diversos servicios de archivos que a las administra-
ciones nacionales o regionales.
Trabajos individuales o en grupos
Hasta ahora sólo hemos hablado de la visita a las exposiciones de archivos y de

la utilización de documentos aislados o poco numerosos en la enseñanza, es decir
de situaciones en las que el personal docente es el verdadero suministrador de
informaciones, y en las que los documentos de archivos sirven esencialmente para
suscitar el interés de los alumnos. L a consulta individual en los propios archivos
plantea un problema distinto. Seguramente no sería conveniente organizar para
los alumnos de la enseñanza primaria visitas de archivos que entrañaran la rea-
lización de ejercicios concretos. E n cambio, las visitas de clases de la enseñanza
secundaria a exposiciones de archivos centradas en la enseñanza y cuidadosa-
mente preparadas desde el punto de vista pedagógico son siempre extremada-
mente provechosas. Las diversas fuentes históricas pueden ser estudiadas sucesi-
vamente en todas las clases en función de su grado de complejidad. El método que
consiste en dejar trabajar a los alumnos solos con la materia prima de la historia
plantea un cierto número de dificultades y sobre todo supone por parte de esos
alumnos una tal facultad de abstracción y de asociación que sólo cabe pensar en
utilizar ese método para el segundo ciclo de la enseñanza secundaria, es decir
con jóvenes de diecisiete a diecinueve años.
La idea f u n d a m e n t ! que preside la reforma de la enseñanza de la historia es
que, en el segundo rielo de la enseñanza secundaria importa desarrollar, m á s
de lo que se hace hasta ahora, las formas de trabajo que dejan a los alumnos una
- 364 -
autonomía creciente a fin de darles la posibilidad "de estudiar temas limitados
utilizando directamente las fuentes históricas, recurriendo a obras científicas
y refiriéndose a problemas políticos actuales". A este respecto, el principio de
aprender por el ejemplo sigue estando en vigor *. E n la República Federal de
Alemania esas ideas han encontrado su aplicación en los programas de estudios 2 .
Por esa razón, desde hace algunos años las disertaciones anuales y las encuestas
colectivas gozan de u n favor creciente en la enseñanza. Los temas se escogen a
m e n u d o de manera que sea necesario recurrir a Jos archivos. E n el curso de los
últimos años en la m a y o r parte de los archivos ha habido grupos de alumnos que
han trabajado en la preparación de disertaciones anuales y de estudios colectivos
concernientes a la historia o a las ciencias sociales. Puede discutirse la utilidad
de esas actividades cuando el profesor conoce m a l las condiciones de trabajo en
los archivos y sus requisitos básicos, c o m o es muchas veces el caso, lo q u e tiene
por resultado que los alumnos desperdicien demasiado tiempo o esfuerzo. Sería
preciso que antes de emprender cualquier trabajo escolar importante en los
archivos, el profesor responsable y el archivero examinaran juntamente las posi-
bilidades materiales y las condiciones técnicas de aplicación.
Las posibilidades de trabajo independiente con documentos originales no
impresos son siempre bastante limitadas incluso para los alumnos del segundo
ciclo de la enseñanza secundaria. E n general, la ayuda del profesor o del archivero
es indispensable. Eso se aplica también a las encuestas colectivas, c o m o la efec-
tuada durante el invierno 1972^973 en los archivos de Osnabrück por un grupo
compuesto de alumnos de los dos últimos años de la enseñanza secundaria. El
objetivo de esa encuesta era estudiar el nacimiento del estado totalitario nacional-
socialista, utilizando fuentes que se encuentran en una zona geográfica estrecha-
mente limitada. Después de haber seguido una exposición general de introducción
al trabajo de archivos, los alumnos se dividieron en varios grupos, de tres o cuatro
personas, cada uno de los cuales estudió u n o de los seis temas escogidos conjun-
tamente por los alumnos, el profesor y el archivero, a saber: las elecciones y los
partidos políticos antes de 1933, la evolución del partido nacionalsocialista,
la situación económica de 1929 a 1934, el periodo de sometimiento después de
1933, la iglesia y el partido Nacionalsocialista, la guerra total. Diarios y revistas
así c o m o documentos públicos y privados fueron las fuentes utilizadas. A d e m á s ,
los alumnos también recurrieron a la biblioteca de los archivos y a la de la Aso-
ciación Histórica de Osnabrück que se encuentra en el m i s m o edificio. I,os resul-
tados no fueron enteramente satisfactorios sobre todo en lo que se refiere a los
objetivos pedagógicos, pero sobre determinados puntos el nivel de los trabajos
casi igualó al de los seminarios universitarios. Esa experiencia confirmó lo que
ya dejaban prever otras análogas, a saber que es m á s fácil lograr ciertos objetivos
pedagógicos de orden material, intelectual y afectivo que dentro del marco de la
clase. El atractivo de la novedad y de la investigación independiente de las fuentes
estimula al alumno. E n cambio, este método de trabajo presenta también cierto
número de inconvenientes: los alumnos capitulan fácilmente ante la abundancia
de materiales, se pierden en c! laberinto de una documentación voluminosa, no
saben distinguir lo accesorio de lo esencial, se agarran a detalles y acaban por
desalentarse. Les resulta difícil hacer la síntesis de las notas q u e han tomado de
los documentos originales. Sin embargo, después de un primer periodo, esas
dificultades desaparecen en general rápidamente. Para que los trabajos efectuados
en grupo por los alumnos en los archivos utilizando fuentes verdaderas (no perió-
dicos u otros impresos), se vean coronados por el éxito, es preciso que el personal
docente haya efectuado un trabajo preparatorio importante, sobre todo en lo
que se refiere a la selección de las fuentes, y que preste una ayuda considerable
1. Dcnkschrift der VerbSnde der Historíker und der Grschichtolchrrr DcutschUnds loe. cit.
2. Hichttlinien fur den Unlerricht an den Gymniuien del Land ti Niedertachien. 9. Hrsg. Ni«derrtch»i«che»
Kultutrninisterium. Hannover, 1970.
- 365 -
a los alumnos durante su encuesta. A pesar de los numerosos problemas y difi-
cultades que plantean, el trabajo de los alumnos en los archivos ofrece indudables
ventajas desde el punto de vista pedagógico. N o sólo contribuye a enseñar con
el ejemplo, sino que da mayor flexibilidad a la enseñanza, refuerza la confianza
entre los alumnos y el personal docente, estimula el interés de los alumnos por la
historia y desarrolla su espíritu crítico y su iniciativa1.
Uso de las bibliotecas especializadas
Los servicios de archivos no sólo poseen colecciones de documentos de archivo,

.sino ([iic la mayor parte de ellos disponen de una importante biblioteca especia-
lizada para su personal y a menudo también de bibliotecas de asociaciones, con
fondos m u y vastos. Esas bibliotecas son a menudo las bibliotecas históricas más
importantes ele la localidad. N o sólo pueden ayudar al personal docente a orientar
y preparar sus cursos, sino también a los alumnos a preparar sus deberes en casa.
Muchos servicios de archivos patrocinan a sociedades de historia, locales o regio-
nales. Las mismas personas forman a menudo parte al mismo tiempo de la direc-
ción de los archivos y de la sociedad de historia, y las reuniones de esta útlima se
organizan con frecuencia en los locales de los archivos. Las conferencias y las
publicaciones de esas sociedades de historia pueden utilizarse también para la
enseñanza. Sobre todo, pueden contribuir a asociar más estrechamente al personal
docente con el de los archivos, y esto es esencial ya que la cooperación entre los
archivos y la escuela implica ante todo la colaboración con el personal docente.
Cooperación entre los archivos y la escuela
Cierto es que los requisitos de los programas de estudio modernos no están preci-
samente hechos para incitar a los profesores de historia a utilizar confinespeda-
gógicos las fuentes de que disponen los archivos. Sin embargo, hay bastantes
posibilidades de cooperación entre los archivos y la escuela. Si son demasiado
[JOCO utilizadas, se debe menos a los programas de estudio o incluso a una falta
de interés por parte del personal docente, que a una ignorancia m u y grande de
las posibilidades pedagógicas que ofrecen los archivos.
La cooperación entre los archivos y la enseñanza responde a los intereses de
ambas parles. Permite a los archivos ser mejor conocidos por el público en general
y a los alumnos abordar la historia partiendo de documentos auténticos que les
incitan a reflexionar. La tarea que consiste en organizar una cooperación como la
que existe en Francia y en hacerla funcionar eficazmente incumbe en primer lugar
a las administraciones de los archivos y a los ministerios de educación o a las
autoridades escolares. Si no cumplen esa tarea será m u y difícil conseguir una coo-
peración. Sin embargo, los servicios de archivos también tienen la posibilidad,
al nivel local y regional, de llegar al público en general y de favorecer los contactos.
Se data de utilizar todas esas posibilidades afinde familiarizar al personal docente
con los archivos y con las perspectivas nuevas que la utilización de los documentos
de los archivos ofrece para la enseñanza moderna de la historia y de las ciencias
sociales. Las experiencias ya realizadas en la materia deberían gozar de una gran
publicidad. Si se sigue este camino, seria y sistemáticamente, cabe esperar que la
utilización de los archivos confinespedagógicos, al menos para las clases supe-
riores de la enseñanza secundaria, será en todas partes tan corriente como lo
es ya en Francia.
l. Hitrchard Schcpcr, Krfahrung mit Archivarbeit im Gemeimchaftskundeunterricht finer Gy. tj; Arhcit
ziir I'üdtiK'iKisthcn Prufung für lias Lehramt un Gymnasíen. 19A5 (mrcanografiado).
- 366 -
LA UTILIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS POR EL GRAN PUBLICO
Informe presentado por Mre. Claire Berche*
La importancia de la acción de los archivos en beneficio de un

vasto público, idea bastante nueva, no logra concentrar la unanimidad
de los archivistas. Dicha acción, que conlleva dos aspectos, la par-
ticipación en una difusión de los recursos culturales en favor de
cada cual y la publicidad en favor de los archivos, suscita enfoques
contradictorios. Algunos en efecto, se apasionan por actividades de
formación, de enriquecimiento intelectual de un publico profano, y
merced a trabajos de información, se interesan vivamente por poner en
evidencia el papel de los archivos. Otros se preguntan sobre la uti-
lidad de influir en un público más numeroso que el que frecuenta co-
múnmente las salas de lectura de los archivos. Aplicados a aspectos
más tradicionales e intelectualmente más gratificantes de su mi-
sión, es decir, al papel científico y administrativo de los archi-
vos, tienden a menospreciar el lado vulgarizador y publicitario de un
esfuerzo en este campo especifico.
Dedicar tiempo, destinar créditos importantes a realizaciones

accesibles a mucha gente, a obras educativas, esforzarse por dar de un
patrimonio no apreciado en su justo valor y de austera reputación,
una imagen atrayente cuando los recursos en personal son limitados y
muy altos los costos de conservación, será utopía o realismo, desa-
fío u oportunidad de avanzar?
Este trabajo no pretende en manera alguna presentar un balance

exhaustivo de las numerosas experiencias realizadas por doquiera en
ésta área.Tratará tan sólo de hacer ver claramente algunas de
ellas, y después de mostrar esas realizaciones, formular algunos
problemas prácticos de aplicación .
1. Los archivos y el gran público: una evolución y su impacto
Progresivamente los archivos van dejando de ser el patrimonio de

minorías eruditas para convertirse en ilustración y en medio de cul-
tura. Hacen tránsito de un estadio pasivo, centrado en la conserva-
ción de los documentos y su disponibilidad para un público selecto,
a un papel más activo de mediación cultural. Por múltiples canales,
en verdad modestos todavía, el gran público comienza a entrever sus
recursos. Pero, no faltará mucho por hacer en el empeño de familia-
rizar a todas las riquezas de un sector desconocido o no apreciado del
patrimonio cultural de su país?
* Texto del informe preliminar distribuido antes del congreso.

1 Una bibliografía relativa a este asunto apareció en la Bi-
bliografía internacional fundamental de Archiviatica (Archivum,XXV,
1978, p.99-101-111). Ver sobre el artículo de J.P. Batelón, "Las re-
laciones de los archivos con el gran público", Gazette des
Archives, 76, 1972, p.9-22.
- 367 -
a) Participación progresiva en la acción cultural.
Nuestra época no ha inventado este papel de difusión cultural.

Es preciso retroceder a la segunda mitad del siglo XEX para hallar los
primeros conatos de apertura de los archivos en dirección de un
público no erudito, con la creación del museo de archivos en París
en el Archivo Nacional en 1867, en Londres en el Public Recaed
Office, en Viena, y hacia 1935 en Washington. Su creación, en el
movimiento histórico post-romántico, divulgaba la idea de que los
archivos podían servir a la enseñanza de la historia, a una inicia-
ción en la paleografía. Esta empresa pretendía también responder
"al lado de una minoría selecta a la que está especialmente reserva-
do el estudio a fondo de los documentos", a la espectativa de una
"muchedumbre inteligente, ávida de conocerlo todo, deseosa de infor-
marse en sus horas de ocio acerca de las ciencias que ignora". Por
provechoso que fuera, este propósito siguió siendo poco menos que
insular y hay que esperar a los años 50 para advertir claramente una
etapa nueva con la preocupación de establecer lazos con el mundo de
la educación.
A partir de 1954, estos afanes están al orden del día puesto

que la Primera Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de
Archivos tiene por tema Los archivos y la enseñanza . Se debate
en ella sobre la colaboración de los archivistas en la formación de
los institutores, sobre la creación de los servicios educativos,
sobre la organización de visitas escolares, sobre las maneras de
despertar el interés por la historia. Se habla allí de las expe-
riencias nuevas: presentación comentada de textos originales en los
locales de archivo a un publico muy diverso, conferencias radiales,
publicaciones, colecciones de textos y facsüniles con destino al gran
público, colaboración en el fomento del turismo cultural y en la
realización de películas.
Mis tarde, la Decimoquinta Conferencia Internacional de la Mesa

Redonda de Archivos, celebrada en Otawa en 1974 sobre un tema gené-
rico Los archivos y las relaciones públicas permitió registrar el
auge muy notorio que han tenido tales actividades, exposiciones y
acciones de los servicios educativos de archivos en particular .
b) Un contacto enriquecedor para el profano.
Cuál es ese "grueso público"? En realidad se distingue de la

clientela habitual de nuestras salas de lectura; está formado lo
mismo por autoridades administrativas y personal escogido del lugar
que por categorías cultivadas. Gxnprende también a todos aquellos
que, sin participar de manera consuetudinaria en manifestaciones
culturales, se muestran sensibles al poder evocador de documentos
presentados con claridad y atinentes a cuestiones del momento.
2 Una mesa redonda útil a la historia, París, Dirección de

Archivos de Francia, 1258.
3 Actas de la 15 . Conferencia Internacional de la Masa
Redonda de Archivos (Otawa 1974), París, Archivos de París, 1977.
- 368 -
Este gran publico da hoy testimonio de un gusto creciente por la
historia, en laroadidaen que la parte que se le entrega toca con los
programas escolares, dirán algunos. Éxitos de emisiones televisadas
(películas y debates) sobre temas históricos, difusión de obras o
de revistas culturales accesibles a todos, a cargo de universitarios
conocidos, publicaciones vendidas hasta en los supermercados, multi-
plicación de las sociedades históricas locales, desarrollo de la
genealogía, tantos signos que traducen, según expresión un poco
trajinada, el deseo de "reecontrar sus raices" en una cvilizacióh en
cambio permanente, la admiración exagerada por las civilizaciones
tradicionales y la vida cotidiana de antaño. Par qué, en este
movimiento, no intentar proveer al público de instrumentos que le
enriquezcan sus conocimientos, que le enseñen a utilizar nuestros
recursos?
Cuáles son los archivos para el gran público? Cada cuál

tendría anécdotas irónicas que traer a cuento sobre los retratos
caricaturescos que se esbozan de nuestra actividad.
Este desconocimiento no es patrimonio de las personas poco

instruidas. Cuál es el administrador, la persona culta que no nos
confunda con los bibliotecarios, que sepa con precisión qué recursos
estamos en posibilidad de poner a su disposición?
Con todo y eso, "en el contexto de la acción cultural contem-

poránea, los archivos deben ayudar a la formación del criterio.
Pueden explicar el sentido de los acontecimientos ubicándolos nueva-
mente en el contexto sicológico de las épocas en que ellos ocurrie-
ron. Hacen énfasis en los hombres grandes o pequeños, celebres o
ignorados, que precipitaron o padecieron esos sucesos. Hacen com-
prender la finalidad de nuestras instituciones nacionales, regionales
o locales. Merced a esta acción educativa los archivos vivifican la
historia de ayer y la de hoy .
En una palabra, nuestros recursos deben poder permitir al públi-

co "ahondar en el conocimiento del hombre en la dimensión histórica,
en sus mentalidades .
c) Los archivos, auxiliares de la toca de conciencia nacional,

regional y étnica.
Es innegable, y los representantes de los países en vía de

desarrollo lo han enfatizado muy bien en distintas ocasiones, que las
actividades de los archivos con miras a un vasto público contribuyen
a la afirmación de la identidad nacional de los pueblos jóvenes.
Las fuentes escritas y la tradición oral les permiten aprehender su
historia, sus leyendas, sus costumbres y sus tradiciones. En este
ámbito nuestro oficio de conservación es irreemplazable.
Digamos también que en otros países los archivos pueden, pre-

sentando al público la historia de las luchas de la nación para
conquistar su independencia, contribuir de manera no desdeñable al
desarrollo de la conciencia nacional. Es así como en numerosos
países celebran los grandes aniversarios con diversos eventos organi-
zados por los archivos.
4 J.P. Babelon, loe cit.

5 Id.
- 369 -
El publico deseoso de conocer major las tradiciones y la
historia regionales encuentra en las acciones cunplidas con la colabo-
ración de los archivistas en el plano local (preservación del patri-
monio arquitectónico, conservación de las tradiciones ) los recursos
suceptibles de hacerle apreciar mejor y proteger la cultura y las tra-
diciones del lugar. En fin, para las minorías, sean ellas étnicas,
religiosas o lingüisticas, los archivos escritos u orales constituyen
una fuente valiosísima para la toma de conciencia de la historia y de
la cultura que les son propias.
En una preocupación similar, ciertos movimientos (políticos,

profesionales o feministas) no organizan sus propios archivos?
2. Tendencias actuales y experiencias nuevas.
Si los dos aspectos de las relaciones entre los archivos y el

gran público, animación y publicidad, se distinguen en el plano
intelectual, en el concreto no pueden sino confundirse.
Las experiencias intentadas en fechas recientes parecen caracte-

rizarse por un mejoramiento de los medios ya tradicionales: vínculos
con la enseñanza, publicaciones, así como por la búsqueda de un
publico más extenso, gracias principalmente a la televisión y a los
medios audiovisuales.
a) Los museos de archivo.
Los museos de archivo realizan un esfuerzo de rejuvenecimiento

(ejemplo: Museo de Historia de Francia en el Archivo Nacional de
París, renovado en 1978-1979). Están adoptando las nuevas técnicas
de la museografía, la revaluación por el alumbrado eléctrico, la
presentación en vitrinas o en plexiglás, la redacción de comenta-
rios, de transcripciones, la inserción del documento en su marco
histórico y geográfico. Acuden asimismo a los medios audiovisuales
para completar esta presentación: comentarios, grabados, proyección
de montajes de diapositivas, etc.
Sin embargo, esta forma de animación cultural, muy costosa y que

exige medios materiales abundantes, apenas si se está moviendo y
cosecha menos éxito que las exposiciones temporales.
b) Las exposiciones.
Las exposicones constituyen, sin duda, la forma más utilizada de

divulgación cultural, la más eficaz en opinión de todos. Exigen al
mismo tiempo un aporte considerable de tiempo y de créditos. De la
gran manifestación a los simples préstamos, pueden adoptar diversas
formas:
1. Exposiciones de alguna significación, organizadas por los

mismos archivos, de ordinario en sus mismos locales. Exigen una
programación y demandan varios meses de preparación.
Se mueven en torno a un tema general que en lo posible no se

aleja del aspecto local y humano al que es muy sensible el visitante.
- 370 -
Su preparación inplica la solicitud de colaboración a un pú-
blico que no es necesariamente el de los archivos. Cómo no recurrir
a industriales o a la familia de un personaje conocido para organizar
una manifestación sobre la historia de la industria o una exposici-
ción consagrada a una figura sobresaliente nacional o local? Este
tipo de exposición constituye en cierto modo, ocasión propicia de
hacer progresar la investigación. En el plano local, promueve el in-
terés de estudiantes y alumnos de las escuelas por la pesquisa de
ciertos géneros de documentos, lo que puede ser provechoso.
Para el tratamiento del tema también evolucionan los conceptos.

A los archivistas que hace algunos años preconizaban la presenta-
ción exclusiva de documentos de archivo, se oponían los partidarios
de una selección más amplia. Hoy en día parece necesaria una dosi-
ficación en la evocación del tema. De all", por qué sin establecer
un porcentaje ideal,todo puede variar de acuerdo con el programa espe-
cífico y con los recursos locales, y puede decirse que las exposicio-
nes tienden a presentar un 50% de documantos iconográficos, carto-
gráficos, gráficos y estadísticos, un 25% de manuscritos y otro 25%
de objetos, telas, etc. Este método permite tratar el tema de manera
más clara, más atractiva y más estética. Es irrefutable que esta
variedad es muy apetecida, de modo especial en los países en vía de
desarrollo donde facilita el acceso al desarrollo del temario que in-
teresa. La proyección, en un sitio muy próximo, de un montaje
audiovisual sobre el mismo asunto, o de las películas del momento si
el programa se presta, constituye un halagüeño complemento.
Sobre el número importante de exposiciones organizadas, pocas

dan lugar a un catálogo impreso que haga el balance de los conoci-
mientos sobre el tema o simples folletos reproducidos merced a proce-
dimientos rápidos, edición costosa o barata, venta a altos precios o
distribución gratuita a los visitantes; estas dos prácticas a que me
refiero tienen vigencia con una tendencia muy visible a la generaliza-
ción de la segunda.
Los horarios (en lo posible algunas horas nocturnas y apertura

los días feriados), deben ser escrupulosamente estudiados, lo mismo
que la selección de las fechas del evento cultural.
Hacer circular una parte de la exposición parece muy positivo y

sin peligro para las colecciones, en la medida en que sea fácil y
cómodo tomar prestadas ampliaciones fotográficas, tan evocadoras a
menudo, como si fueran documentos originales.
Numerosos son los organismos (empresas y unidades agrícolas en

Rumania y Hungría, fábricas en Bulgaria, vestíbulos de teatro, ban-
cos o alcaldías en Hesse, empresas, cines y pueblos en URSS, para no
citar sino unos cuantos ejemplos) llamados a acoger, durante tiempo
limitado, paneles y vitrinas. Incitar a los organizadores en el plano
local a buscar y presentar dicumentos y objetos pertenecientes a las
familias de la ciudad o de la región (que tengan naturalemente que
ver con el motivo de la exposición) puede ser de su interés e incen-
tivo para el público. Este sistema permite ponerse en contacto con
poblaciones alejadas de los archivos y por ello mismo justifica los
esfuerzos que se hagan en su pro.
- 371 -
2. Pequeñas exposiciones publicitarias sobre los archivos.
Presentar, en sitios frecuentados por un publico que no iría expre-
samente a ver una exposición, algunas reproducciones de documentos
notables, es frecuente en el Canadá en los centros comerciales y los
aeropuertos, en Francia en el metro de París, de Lyon y de Marsella,
en las ferias-exposiciones, etc.
3. Presentación de docunrentos en los archivos. Puede tratarse

de la presentación rápida, a la entrada del archivo, de algunos
documentos del fondo local relacionados con la actualidad, un aniver-
sario, o un tema tratado en una obra de gran difusión de edición
reciente.
4. Préstamos a exposiciones organizadas por otros organismos.

Frente a las dificultades organizativas de una exposición de buena
calidad, ante una asistencia estadísticamente limitada, los archivis-
tas se hacen ciertas preguntas. No pocos son tan discretos en la
medida en que el público solicita la multiplicación de exposiciones
sobre temas de actualidad, dispuestas de acuerdo con los medios
materiales y las posibilidades de difusión a veces superiores a los
nuestros por numerosos organismos (centros culturales, museos,
comunas, bibliotecas, asociaciones, etc).
Así, paralelamente a la organización de nuestras propias expo-

siciones , o para reemplazarlas, se advierte hoy claramente la tenden-
cia a fomentar los préstamos de documentos originales o de ampliacio-
nes fotográficas. Hacer conocer documentos pertenecientes a los
archivos en el narco de otras manifestaciones no requiere gasto algu-
no, pocas averiguaciones, y contribuye de la mejor manera a hacer co-
nocer los recursos. Se trata pues de una posibilidad que no podemos
descuidar y que se cumple en Bélgica y Checoslovaquia principalmente.
c) Las actividades educativas.
Si la colaboración entre los archivos y los miembros del cuerpo

docente reviste formas más o menos institucionalizadas según los
países (visitas de las escuelas a los archivos en 43 países en 1974,
conferencias en los archivos o en los establecimientos de enseñanza
en Bulgaria, publicaciones educativas en los Estados Unidos, Polonia y
la URSS, producciones audiovisuales en el Canadá, diapositivas y
microfichas en las Bahamas, servicios educativos de archivo en
Francia), ella se manifiesta a cada cual como indispensable.
La experiencia de los distintos países permite deducir algunas

grandes líneas en la utilización pedagógica de los archivos:
- La demanda de documentos originales por los maestros tiende a

aumentar sensiblemente en la actualidad. En varios países (Malasia,
Hungría sobre todo) Los Ministros de Educación están estimulando
las relaciones entre la enseñanza y los archivos.
- Nada podría reemplazar la colaboración entre docentes y

archivistas para la preparación del trabajo de los alumnos. Esta
colaboración significa, sin duda, un esfuerzo común con el profesor
encargado del servicio educativo, si éste existe, y lo que es igual-
mente importante, la preparación de la visita o del ejercicio con el
profesor de la clase. Efectivamente, de la selección del documento
hecha por el archivista dependerá el interés que el alumno ponga de
su parte, pero sobre todo la manera como le haya sido presentado el
documento, de las referencias que el profesor pueda hacer como secuela
en una palabra, de la inserción del documento de archivo en el com-
plejo del curso.
- 372 -
- El contacto de los alumnos con los originiales puede hacerse
cono es claro, con ocasión de la visita al archivo, pero no se des-
carta planear métodos de presentación de clase: TRabajos sobre re-
producciones fotográficas o sobre documentos originales bien protegi-
dos o de escaso valor.
- En cuanto a los alumnos que viven lejos de los depósitos de

archivo, deben poder trabajar partiendo de documentos puestos a su
disposición por sistemas de reproducción que tienden a mejorar sen-
seiblemente: exposiciones itinerantes, carpetas pedagógicas con fas-
cxmiles, diapositivas, etc.
d) Las publicaciones
Publicar istrumentos de investigación de carácter menos acadé-

mico, ilustrados, más accesibles por lo tanto, a un publico no eru-
dito, diseñar inventarios más sintéticos, guías de archivo por de-
pósito o por categorías de documentos, he aquí unos cuantos esfuer-
zos que muestran empeño por facilitar el camino a los fondos de un
público poco informado.
En este campo podemos citar la publicación de guías nacionales

de archivo (España, Hungría, Israel) . Es interesante en la mate-
ria, el ejemplo de una iniciativa italiana: la publicación de los
Itinerari Archivistici Italiani, que suministran al lector para cada
provincia un resumen de los recursos de los distintos depósitos, con
las indicaciones materiales, en forma amena e ilustrada, parece conce-
bida de tal suerte que tiene por qué despertar el interés de todos
los públicos. Así mismo, la serie de guías departamentales de ar-
chivo francesas, aunque más orientadas hacia la investigación his-
tórica, contribuyen a franquear la entrada a los archivos de un vas-
to sector humano .
Debe consignarse también una tendencia a mostrar instrumentos de

investigación quizá menos elaborados, y por lo mismo más pronto
puestos al servicio, menos lujosos (el offset de preferencia en la im-
presión), entonces menos costosos y más al alcance de los aficiona-
dos.
La disponibilidad para el publico de reproducciones de varias

categorías de documentos puede operar bajo múltiples formas:
- Publicaciones de textos (En Costa de Marfil, publicación de

documentos de archivo en bruto, sin comentarios, a saber, antiguos
estudios históricos y etnográficos, cuya difusión en bolsilibro
está garantizada a través de libreróias, iniciativa que tomó
cuerpo bajo el patrocinio del Archivo Nacional).
- Fascñniles de manuscritos (Estados Unidos, Checoslovaquia), de

documentos cartográficos (Hungría).
- Venta de diapositivas (Brasil, Canadá, Francia, República

Democrática Alemana), de microfichas.
6 Guias de los Archivos Estatales Españoles, Madrid, 1977,

142 p., Guide to the Archives of Hungary, ed. by Peter Balezas, Bu-
dapest, Magyar Orszagos Leveltar, 1979, 229 p.; Guide to the Archives
in Israel, Jerusalem, 1973, 257 p.
7 Ver M. Duchein. "Les guides d'archives", Archives et Biblio-
thèques de Belgique, 47, 1976, p. 117-132.
- 373 -
Venta de tarjetas postales con reproducciaones de documentos
fañosos (Gran Bretaña), ventaas de moldes de sellos (República
Democrática Alemana, España, Francia, Gran Bretaña), de medallas
(Estados Unidos).
Todos estos medios ampliamente utilizados por los museos, están

lejos de poderse propagar por doquiera en los museos, principalmente
por su costo elevado.
Como último esfuerzo en el área de las publicacioanes, hay que

hacer hincapié en la multiplicidad de tentativas de redactar artí-
culos de divulgación sobre los archivos en la prensa local o revis-
tas históricas, y en el empeño de dar a la estampa artículos his-
tóricos con amplias citas de las fuentes autóctonas (URSS, Costa de
Marfil).
e) la participación en "operaciones gran publico"
Varios países (Canadá, Francia, URSS) están logrando en forma

positiva la realización de emisiones radiales o de secuencias televi-
sadas sobre los recursos de los archivos. Cada vez con más frecuencia
se acude a los archivistas para la búsqueda de textos originales o
para una participación endebates televisados en el curso de los cua-
les pueden informar sibre sus investigacioanes y presentar originales
escogidos. Estos dos tipos de acción, que exigen relativamente po-
cos medios materiales, son una forma de llegar a un vasto público.
Otra categoría de manifestación que despierta en los países

que la practican un gran interés, son las "jornadas puertas abier-
tas" o de "semanas de los archivos". En Polonia, donde se cristali-
zó esta iniciativa desde 1957, se han organizado cada cinco años,
campañas de información cuyo fin es hacer conocer al público el
papel de los archivos y establecer contactos más estrechos con la ad-
ministración, las instituciones universitarias, es colares y cultura-
les . Esta iniciativa se extendió a escala mundial con la organi-
zación del Año de los Archivos, patrocinado por la Unesco en 1979.
En Francia, el "Año del Patrimonio" significa parte primordial en los
Archivos.
f) La búsqueda de públicos nuevos
Si los genealogistas encuentran fácilmente el camino de los ar-

chivos y los miembros de la sociedades históricas saben de la exis-
tencia de nuestros depósitos, también otras categorías de inves-
tigadores aficionados pueden hallar interés en los recursos de los
archivos.
En esta perspectiva habría ocasión de fomentar las relaciones

con los organismos destinados a las personas de la "tercera edad".
Ellas a menudo están má disponibles para participar en activi-

dades culturales, en conferencias, en investigaciones cortas. Pueden
guardar en su archivo papeles de familia o tener noticias de ellos y
mostrarse como buenos auxiliares en este campo para el archivista. No
pocas de ellas, pueden prestarse al registro de testimonios orales.
8 F. Biljan, "La Semana de los Archivos", Mélanges offerts par

ses collègues étrangers à Charles Braibant, Bruselas, Archivos Gene-
rales del Reino, 1959, p. 51-56.
- 374 -
Suele ser provechoso en el plano local, vincularse por obra de
exposiciones, conferencias, montajes audiovisuales a los socios de los
hogares campesinos, casas de jóvenes, clubes de fotografía que en
distintas formas pueden interesarse en el pasado de su ciudad o de su
pueblo. Por último, los empleados de las empresas, los miembros de
las asociaciones de barrios pueden ser sensibles a la presentación de
conferencias y documentos del lugar.
3. Aspectos prácticas de estas actividades.
La importancia del papel cultural de los archivos exige cierta-

mente medios de personal, créditos y material, pero implica también
que el grupo de funcionarios de los archivos acepte que vuelvan a
cuestionarse algunos de sus conceptos, seguir las modalidades actuales
y los gustos del público, iniciarse en las nuevas técnicas que le
son a menudo extrañas y a veces no son de su agrado, y practicar una
colaboración activa en el complejo de los organismos de vocación
cultural.
a) Relaciones publicas.
Las condiciones materiales de la acogida del público, por secun-

darias que a algunos puedan parecer, se revelan importantes desde el
primer contacto del visitante profano con los archivos: disponer de
una sala de exposición amable, de un material de concepción noderna,
seguro y suficiente (juegos de paneles, vitrinas, maniquíes cuando as
el caso), hacer circular para las exposiciones itinerantes paneles
livianos, poco estorbosos pero sólidos, brindar ocasionalmente un
rincón de la sala a los niños (como se practica en las bibliote-
cas ), he aquí otros tantos elementos no desdeñables, pero cuyo
desarrollo no ha logrado generalizarse.
Es importante también disponer de material de grabación y de

proyección audiovisual. Aunque un poco costoso, permite elaborar, a
escala de un servicio, ciertos montajes cuya realización por empresas
privadas queda para los archivos de un precio inaccesible.
Un laboratorio fotográfico que permita toda clase de temas y de

tirajes parece indispensable en los archivos. En cuanto a los numero-
sos trabajos de presentación (maqueta general, enganche de los docu-
mentos , títulos, etc). sobre los cuales el público echa una mirada
crítica, adquieren entidad si son concebidos por el personal cientí-
fico y elaborados por una persona del servicio buena dibujante y con
algunas nociones de museografía.
Estudiar y poner en juego las medidas de seguridad que obligan

para la protección de los documentos y objetos está comprobado que
merece atención y cuidado en una época en que está de moda el libre
acceso al público. Los métodos modernos de lucha contra el robo por
vigilancia televisada pueden quizás constituir una solución en el
futuro. La seguridad de los documentos debe garantizarse en el momen-
to de ser presentados a los alumnos: poner originales en sus manos
observando de cerca y no confiarles sino duplicados o facsimiles son
cuestiones que no dejan de debatirse.
- 375 -
Si la presentación material de una expresión destinada al
grueso publico debe llamar la atención, la manera de tratar el tema
escogido requiere (además del conocimiento cabal del notivo central)
unas técnicas y una atención especiales: claridad del esquema adop-
tado, brevedad y sencillez de los comentarios indispensables para la
comprensión y el conocimiento del contexto. Rodearse de personas es-
pecializadas en las áreas que no son de la competencia directa del
archivista, le permite abordar su conjunto con mayor precisión y
hacerlo más asequible al público.
El esfuerzo realizado para la preparación de una exposición,

para la salida de un impreso, exige tiempo y dinero que no es posible
cotizar aquí, pero que conviene sean evaluados los más aproximada-
mente posible.
Poco familiarizado con las técnicas publicitarias, el archivista

debe, haciendo a un lado su aversión por métodos vulgares, impreg-
narse de ellas y decidirse a dedicar a la difusión (impresión de
carteles, y en ciertos casos, publicidad onerosa) una parte del pre-
supuesto para la publicidad; para lo anterior, subrayamos la importan-
cia de las técnicas del agragado de prensa: calidad de las relaciones
con la prensa hablada y escrita, importancia de la redacción del co-
municado periodístico, de la planeación y difusión de los carteles
que deban fijarse en numerosos lugares (escuelas, alcaldías, biblio-
tecas, museos, etc.), de la publicación de hojas de propaganda sobre
la exposición que expliquen el tema con toda claridad.
Hacer circular la exposición en forma de ampliaciones fotográ-

ficas en sitios frecuentados y geográficamente alejados de los archi-
vos requiere buenos contactos con las autoridades locales. Con todo y
eso, tal procedimiento no acarrera para los archivos más que el tra-
bajo poco importante de señalar un calendario y verificar présta-
mos, y permite multiplicar el impacto de la manifestación. El éxito
en el ámbito local depende como es claro del interés que ponga en
él el comité de recibimiento y de la publicidad que éste haga del
evento.
Por último, puede ser de utilidad que fuera de los períodos de

apertura de las exposiciones, miembros del personal de archivos tengan
ocasión de llevar a cabo y sin complicaciones tareas de relaciones
humanas sin invadir el terreno del servicio a los lectores: visitas
comentadas del servicio, charlas con visuitantes que estén en capaci-
dad de dar o prestar documentos, desplazamiento para proyecciones de
audiovisuales.
9
b) Servicio a los lectores
Si un profano llega a los archivos para visitar una exposición

que le brinda especial interés, vacilará antes de entrar a una sala
de lectura que él imagina está reservada a privilegiados y de difí-
cil acceso. Sin hacer demagogia ni dejar de creer que no importa
quién puede cómodamente utilizar todos los viejos documentos, se de-
be facilitar por medio de algunas medidas el camino más cómodo a
ellos.
9 No se contemplan aquí sino los aspectos específicos de la

acogida del público no científico.
- 376 -
De manera general, en razón de la escasez de los efectivos, los
horarios de apertura de las salas de lectura de los archivos son
bastante disuasivos para las personas de actividades profesionales
normales. Pocos servicios ofrecen posibilidades de trabajo por la
noche (de las 6 a las 8 por ejemplo) y muchos tienden a restringir los
servicios ofrecidos los sábados. El cierre anual de los archivos
practicado en ciertos países por la época de vacaciones reduce las
facilidades de consulta. Adaptar tales horarios a las necesidades del
gran publico respetando los derechos de las personas no es muy
sencillo. El sistema vigente en el Archivo Nacional del Canadá,
donde la existencia de "casiers-consigne" permite a los lectores ir a
los archivos las 24 horas, por seductor que sea no es aplicable en
todas partes.
Los problemas prácticos se acumulan cuando entramos en el

detalle del trabajo del aficionado a los archivos. Es en efecto
difícil fijar los límites precisos de la ayuda que el archivista
puede proporcionar a los historiadores aficionados en materia de
bibliografía, de investigaciones archivísticas, de paleografía, y a
las solicitudes por correo, principalmente para los genealogistas.
Parece que en esa materia nos encaminamos hacia una ayuda colectiva
abundante a los aficionados refrenando, sin embargo, las demasiadas
exigencias personales. Hay unas publicaciones recientes que guían al
lector; citemos el Resumen de metodología de historia local, edita-
do en Hungría, o La práctica de los documentos antiguos., elaborado
en Francia por el Archivo Departamental de Alta Saboya . Ciertos
servicios de archivo, organizan por la noche o los sábados cursos de
iniciación a la paleografía (Países Bajos, Francia, Hungría)
destinados a los aficionados. Sería muy deseable que esas dos
acciones de formación novieran a los investigadores novicios a ensan-
char la zona de sus investigaciones, a orientarlos hacia otras áreas
históricas (demografía o historia social para los genealogistas, por
ejemplo). Por otro lado, el archivista, abrumado por las investiga-
ciones genealógicas o de carácter personal, puede tratar de aliviar
su carga marced a varias medidas: orientación de los usuarios a
personas que pueden hacer investigaciones a título oneroso, posibili-
dad ofrecida a los genealogistas de consultar las micropelículas de
los documentos de estado civil en otro deposito, etc.
Varios países (Suecia, Canadá, Países Bajos en particular)

hacen grandes esfuerzos en favor de los genealogistas, parte numéri-
camente importante y no descuidada de los lectores: publicaciones de
inventarios o repertorios de documentos de estado civil, venta de
micropelículas de los documentos de estado civil, salas de lectura
especiales, asesoría del personal, servicio de búsqueda genealógica
en microfichas.
El acceso de un vasto publico a los archivos conlleva la necesi-

dad de un estudio a fondo de los problemas de protección de los docu-
mentos comunicados con frecuencia: generalización de la micro-
película o de la microficha de consulta para ciertas categorías de
documentos (estado civil principalmente), realización de colecciones
de facsímiles para los documentos solicitados muy a menudo, intensi-
ficación de la lucha contra el robo.
10 R. Devos, R. Gabion, J-Y. Mariotte, J. Nicolas, C. Abry,

La práctica de los documentos antiguos, Annecy, 1978, 335 p.
- 377 -
El publico no erudito, con ocasión de sus primeros contactos
con los documentos de archivo, se entusiasma fácilmente por sus des-
cubrimientos y no pocas veces desea regresar a la calle con reproduc-
ciones de los papeles consultados. El investigador científico,
habituado a trabajar, a tomar notas, salvo ciertas coyunturas es
finalmente menos difícil de satisfacer en la materia. Esta exigencia
significa para los alumnos algunos problemas: calidad del material de
fotocopia que no da siempre reproducciones muy fieles, sobre todo de
la iconografía, y deteriora los documentos; recargo de los labora-
torios fotográficos de los archivos, y a veces falta de equipo para
responder a los deseos del público: tales laboratorios en efecto
están destinados a trabajar a la vez para las necesidades del
servicio y los encargos de fuera, de la administración y del
publico. Estas dos tareas, está comprobado, son difícilmente
conciliables. No podemos estar equipados para satisfacer solicitudes
técnicamente diversas o difíciles de realizar.
Por ultimo sea para vender una guía de archivo o una reproduc-
ción fotográfica o unas diapositivas, el archivista debe superar
dificultades jurídicas, administrativas y financieras, aumento de
trabajo para quien no es ni jurista ni contador profesional.
c) Prioridades en la constitución y clasificación de los

fondos.
El complejo o bloque de los fondos de archivo no es accesible al

gran publico a primeras de cambio. No será oportuno, en una perspec-
tiva de apertura, colectar o adquirir y clasificar prioritariamente
ciertos documentos suceptibles de ser puestos a disposición de todos?
Si las bibliotecas publicas más cercanas no conservan colec-

ciones importantes de obras históricas, es útil disponer de una
biblioteca de historia general y local bien organizada y mantenida al
día.
Las colecciones iconográficas (estampas, grabados, fotografías,

tarjetas postales, carteles ilustrados) y cartográficas figuran entre
los documentos más solicitados por un publico no erudito, cultivado
o nó. Su consulta no requiere conocimientos específicos. Son evoca-
doras y llamativas. El público, escolar o adulto, puede encontrar en
ellas la raíz de estudios interesantes (evolución del paisaje,
trabajos sobre la vida diaria, etc). Aunque estos documentos deben
muy a menudo ser comprados, pues no entran sino rara vez a los
archivos por aporte administrativo, se trata de adquisiciones indis-
pensables en la óptica de una apertura al gran publico.
Las series de periódicos locales, de fácil acceso y en los

cuales el público no erudito vuelve a encontrar hechos narrados o
vividos, merecen también ponerse a disposición de los interesados.
Las colecciones, en fin, de testimonios orales o de grabaciones

recogidas y organizadas inicialmsnte para investigaciones científi-
cas, etnográficas, sicológicas, etc, no pueden ser utilizadas por
un vasto público más sensible al aspecto original de los documentos
sonoros que aquel que se le ofrece escrito? Es claro que la forma-
ción de esas colecciones puede exigir más tiempo del que demandan
los documentos más tradicionales.
- 378 -
De todas maneras observamos que esta prioridad en la recopila-
ción y clasificación no debería ir en detrimento de los trabajos
realizados dentro del interés de los lectores científicos: éstos
últimos no desdeñan, por ejemplo, ni la iconografía ni los mapas y
planos complementarios.
Es evidente que, fuera de estas contadas categorías de documen-

tos, muchas otras contienen a buen seguro elementos fácilmente explo-
tables por el gran publico. A cada cual corresponde incluirlos en un
programa prioritario en función de su "clientela profana". Puede
pedirse sobre todo al personal especializado en los trabajos de clasi-
ficación recoger al paso todos los documentos que considere merecedo-
res de figurar en exposiciones, expedientes de facsimiles, publica-
ciones (textos importantes o evocadores, carteles, mapas y planos).
Tal procedimiento permite disponer, llegado el momento, de recursos
variados, sin esfuerzo suplementario. Permite además hacer partici-
par a todo el personal del servicio en la preparación de las activi-
dades culturales.
d) Colaboración con otros organismos culturales.
Parte integrante del patrimonio nacional, los archivos, en su

empeño de ser eficaces en el servicio al publico, tienen la mayoría
de las veces todas las de ganar mediante una estrecha colaboración
con otros organismos de cultura o de educación: museos, bibliotecas,
institutos, universidades, casas de jóvenes, etc. Parece que esta
tarea común se practica ampliamente en los países en vía de
desarrollo (Costa de Marfil v. gr.).
Este esfuerzo de concertacióh puede señalarse de diversas

maneras:
- contactos frecuentes con miras a un mejor conocimiento de las

encomiendas y recursos de cada uno. En el plano local por lo menos,
el público profano que no capta bien las atribuciones de cada
servicio ve claro que las primeras indicaciones sobre los museos o el
patrimonio arquitectónico de la región se las pueden suministrar en
los archivos;
- concertacióh de los programas culturales de cada uno para

evitar la duplicación de empleos; participación de las experiencias
(éxitos o fracasos); préstamos para exposiciones; difusión entre el
público de cada una de las actividades de los demás;
- posibilidades de "coproducciones": por ejemplo, una exposi-

ción puede presentarse materialmente gracias a la infraestructura
más importante de una Casa de la Cultura, pero preparada científica-
mente por los archivos. No pasemos por alto que las autoridades
encargadas de tutelar el bien común tienen en gran estima esas
iniciativas, pues ven en ellas una preocupación por utilizar hasta el
máximo los equipos y patrimonios públicos;
- si los archivos quieren aliviar la carga de los apremios

administrativos y financieros y divulgar de modo eficaz sus publica-
ciones, deben mantenerse en contacto permanente con los servicios
públicos.
- 379 -
4. Conclusión
Preponerse a abrir los archivos a un gran publico debe ser

consigna de quien tiene a su cargo esta parte, la menos conocida, del
patrimonio cultural. Objetivo importante ciertamente, pero quizás no
prioritario. Dejarse "invadir" por este solo aspecto de la misión de
los archivos puede volverse una tentación. En el ambiente local el
archivista frecuentemente solicitado puede convertirse, en función de
sus gustos personales, en un factótum de la cultura y dejar de
cumplir sus otras obligaciones.
Por lo demás, los servicios de archivo, habida cuenta del lugar

de su establecimiento, la naturaleza de sus colecciones, los recursos
y equipos de los otros organismos locales, no tienen todos el mismo
carácter. Algunos, principalmente los servicios nacionales, poseen
una vocación más científica, en tanto que para otros las acciones
culturales conforman parte importante de sus actividades. Evitar
competencias y duplicación de empleos parece que debe ser lema que
presida su desarrollo.
Acaso pudieran conciliarse parcialmente las múltiles exigencias

de esta doble vocación escogiendo temas de difusión cultural en re-
lación con los trabajos científicos que se adelantan en los archi-
vos, o en contacto con investigaciones dirigidas por universitarios.
Ciertamente no es posible medir ni estadísticamente ni a plazos

cortos el resultado de ésta acción sobre un público no erudito. Se
trata de una empresa de larga duración que conoce éxitos y fracasos.
Sin embargo, ella puede mostrarse benéfica en dos sentidos: por

una parte, los aficionados pueden concurrir a la recopilación de
"documentos de los humildes", archivos privados, documentos importan-
tes para el estudio actual de la vida diaria, documentos que los
depósitos administrativos apenas si conservan; y por otra, las
autoridades encargadas de la custodia, más sensibles al papel de
difusión cultural que al aspecto de conservación y clasificación,
conceden a los archivos gran interés y abundancia de medios de ayuda.
- 380 -
HJSHÍANZAOON ARCHIVOS
por
MICHAEL G. COOK
En muchos sistemas escolares en todo el mundo, los profesores de

niños y jóvenes menores de 18 años, están utilizando materiales de
fuentes primarias en sus clases. Así ellos complementan los textos
tradicionales o los reemplazan en su totalidad por fuentes originales.
Los profesores que han adoptado este método de enseñanza se refieren
a él como una aproximación documental a este tópico, y sostienen
que ha sido más efectiva para la enseñanza de la historia, las
ciencias sociales y la geografía. Según ellos, al trabajar con
las fuentes primarias en estas tres disciplinas se capacita al estu-
diante para que desarrolle tanto sus habilidades intelectuales como
su sensibilidad social. Los profesores señalan que el alumno que
trabaja con materiales originales tiene que dejar a un lado las
opiniones de otras personas sobre el tema en cuestión y someter las
fuentes a su propio pensamiento crítico. Deberá tomar la infor-
mación relevante de estas fuentes, organizar los datos, formular y
comprobar hipótesis basadas en los hechos y comunicar sus conclusio-
nes al profesor y a sus compañeros. Los profesores agregan que si
el alumno es parte de un grupo que estudia un problema por medio de
materiales fuente, aprenderá a cooperar con otros participando en
los esfuerzos del grupo para lograr una sola interpretación del
problema. Finalmente, los profesores aseguran que el alumno que
regularmente examina los materiales fuente de la historia, las cien-
cias sociales y la geografía, adquiere un entendimiento más
profundo del comportamiento humano en el pasado y en el presente,
lo mismo que una apreciación de la interacción continua del hombre
y la naturaleza .
La selección de materiales originales para fines educativos y el

desarrollo de nuevas técnicas para presentar las fuentes a los esco-
lares han estado, hasta ahora, en manos de educadores profesionales;
aquellos que capacitan profesores e investigan en pedagogía . Los
archivistas han tenido un papel secundario, aunque de apoyo, en este
proceso. Los educadores profesionales han ido a los repositorios
archivísticos en busca de material apto que les ayude a llevar a cabo
el método documentarlo de enseñanza, y los archivistas se lo han
1 Lo anterior es un resumen de los objetivos generales que un

proyecto de investigación reciente presentado por el Schools Council
ha tratado de establecer para los profesores que usan las fuentes
primarias como un medio de instrucción. En el History, Geograph and
Social Science 8-13 Project, y aparece descrito en Spotlights. A
Sumaary of the Project's Approach (1973) de W. A.L Blyth.
2 Sobre la influencia de los educadores profesionales en la
premoción del uso de fuentes primarias en las aulas, véase de J.
Fines y D.J. Steel; "College of Education Students in the Archives
Office, Archives, 9 (1969): 22-28.
- 381 -
proporcionado oon las fuentes. Por lo general, los archivistas han
considerado que su trabajo termina aquí, dejando que los educadores
profesionales elaboren los planes generales de los cursos basados en
los materiales primarios, editen los documentos para publicarlos como
colecciones fuente, seleccionen los manuscritos para la reproducción
de diapositivas y fotobandas, y asesoren a los profesores sobre cómo
usar mejor las fuentes en las clases.
Sin embargo, últimamente los archivistas de algunos países han

tomado la delantera en la premoción de los archivos como recursos
educativos para alumnos por debajo de la edad universitaria. Después
de haber establecido una oficina educativa dentro de su repositorio,
estos archivistas se han embarcado en un programa de "enseñanza con
archivos" que incluye el establecimiento en salón de consulta
educativa en el repositorio para los alumnos que vengan a consultar
las fuentes, suministrar el equipo especial, compilar las guías de
locálización específicamente para el uso de profesores y alumnos, y
ayudar a los profesores a capacitar a los alumnos en las técnicas de
la investigación archivística. Otro aspecto del programa de
"enseñanza con archivos" hace que los archivistas lleven los archi-
vos a los colegios por medio de la exposición de fascimiles de
documentos originales, trasladando pequeñas cantidades de documen-
tos para que los niños los estudien, y elaborando colecciones de
materiales primarios para el uso en las aulas. los archivistas
están ampliando los materiales fuente para niños y jóvenes no
solamente para aumentar el actual minero de usuarios de los archi-
vos, sino también para asegurar una futura clientela de investi-
gadores adultos capacitados. En efecto, los archivistas están
tratando de despertar en la gente joven lo que ellos esperan se
convertirá en un interés permanente en las fuentes archi vis ticas.
Dicen que el verse comprometido en este tipo de esfuerzo educa-
tivo es propio de los .archivistas, porque la familiaridad que los
archivistas tienen con los materiales que guardan, los hace
especialmente calificados para determinar cuáles fuentes son las que
se pueden explotar casi en su totalidad para fines educativos.
También sostienen que pueden asesorar a los profesores en la capaci-
tación de los alumnos sobre los métodos fundamentales de la investi-
gación archivística.
En base a la experiencia que los archivistas Británicos hemos

tenido con los proyectos educativos, sugiero que si algunos colegas de
otros países quieren iniciar un programa de "enseñanza con archivos"
para su propia institución, den cuatro pasos preliminares. Primero,
deben asegurarse que hay suficientes archivistas en el repositorio
dispuestos a trabajar con niños y jóvenes para así tener un ade-
cuado grupo de funcionarios para el programa. También deben obtener
fondos de la administración del repositorio para sufragar al menos
algunos, si no todos, los costos esperados. Además de buscar los
funcionarios y la financiación del programa, los archivistas intere-
sados deben contar con la ayuda de los funcionarios escolares apropia-
dos y los profesores y pedirles su colaboración para elaborar un
documento sobre los objetivos educativos del programa. Si el reposi-
torio no puede cubrir todos los gastos de su propio presupuesto, los
archivistas pueden proponer que el programa sea financiado en parte
con los fondos del colegio. Finalmente, los archivistas deben contar
oon la administración de su repositorio para crear una oficina
- 382 -
educativa dentro de la organización. A los miembros de la directiva
de la oficina educativa se les dará tiempo para adquirir la habilidad
necesaria para dirigir un programa educativo. Podrían trabajar en su
propia institución o en un colegio, dependiendo de la naturaleza del
proyecto. Tendrían derecho a comprar equipo especial para el
programa, cambiar las horas de trabajo para acomodarse a las de los
alumnos dentro del programa, y supervisar la investigación en una
forma compatible con el nivel de conocimiento y el grado de competen-
cia de los alumnos.
Una vez que se hayan tomado estas medidas, los miembros de la

directiva de la recién creada oficina educativa deben determinar el
rango de edad de los alumnos a los que pretenden prestar el servicio.
Deberán tomar esta decisión antes que cualquier otra, porque el tema
de un proyecto particular que se vaya a estudiar y el minero de
documentos que el archivista vaya a seleccionar dependerá de la edad
de los alumnos con los que el archivista estará trabajando. Los
archivistas que realizan programas de "enseñanza con archivos" por lo
general lo hacen con grupos de 16 a 18 afüos, porque creen que sola-
mente los jóvenes cercanos a la edad universitaria sabrán cómo
encontrar las fuentes relevantes y estudiarlas críticamente. Pero
nuestra experiencia con jóvenes de rangos intermedios de 10 a 13 y 14
a 16 años han demostrado que estos jóvenes también pueden aprender
a tratar inteligentemente los materiales primarios, seleccionando con
anterioridad las fuentes pertinentes. Estos grupos tienen un nuevo
sentido de la investigación y una vez que ahondan en un tema, por lo
general, llegan a extractar de las fuentes que se les han dado toda la
información significativa. Algunos proyectos de enseñanza
archivística han tenido éxito en niños menores de 10 años, espe-
cialmente proyectos sobre el medio ambiente y la historia familiar que
presenten fuentes documentarías, junto con objetos relacionados con
personas y lugares familiares . Los archivistas deben tener en
cuenta que si quieren enfocar el programa educativo a niños y a
jóvenes de grupos de edades intermedias, deben estar preparados
para gastar tiempo en seleccionar cuidadosamente los materiales
fuente que se van a estudiar.
La siguiente decisión que el archivista debe tomar después de

haber acordado el grupo de edad de los alumnos con los que se va a
realizar el programa de "enseñanza con archivos", es la de escoger el
tema de un proyecto educativo archivístico y localizar los materiales
fuente apropiados. £1 tema puede encargarse de una amplia gama de
disciplinas, incluyendo historia, ciencia política, geografía y
ciencias sociales, o puede ser interdisciplinario. Cualquiera que sea
el tema sin embargo, debe estar relacionado con algo que los jóvenes
estén aprendiendo en el colegio. No debe escogerse solo porque las
fuentes archivísticas estén a la mano. El seleccionar un tema sólo
en base a la disponibilidad de los materiales primarios ha llevado a
algunos archivistas a tratar, en vano, de enseñar historia adminis-
trativa a los niños todavía incapaces de comprender la compleja
estructura de las organizaciones.
3 Véase por ejemplo ëï Great Britain, Schools Counci 1,

Committee for Wales, Environmental Studies 5-13: The Ose of
Historical Resources, Working Paper No. 48 (London, Methuen, 1973).
- 383 -
Claro que la sugerencia de escoger el tema del proyecto educativo
archivístico algo se que está enseñando en el aula, no tiene en
cuenta la dificultad de encontrar tenes del currfculo iguales a
los materiales fuente en el repositorio local. Soy conciente de
que el tema de una unidad educativa difícilmente estará muy
alineado con las colecciones del archivo que no tendrá más que las
fuentes documenta- rias necesarias para realizar el proyecto. No
obstante, los archivistas, profesores y alumnos pueden resolver el
problema al recoger materiales no-archivísticos sobre el tema, como
son los trabajos publicados, fotografías, objetos de museos e
ítems que se encuentran en el ambiente contemporáneo. Por ejemplo,
el tema de la distribución de mercancías un factor de la vida
económica y social de cada pais, puede ser presentado ante los
alumnos como un proyecto sobre mercadeo. Al aprender sobre los
distintos aspectos de compra y venta, los alumnos pueden utilizar
las cartas de los comerciantes locales al Ministerio de Comercio como
sus fuentes archivísticas y como materiales complementarios, usar
la historia publicada de un almacén que los patrocine, artículos
sobre comercio que aparecen en las colecciones de periódicos de las
bibliotecas del pueblo, copias de viejos cuadros de almacenes
compradas en un museo, y fotografías de los negocios de la comunidad
tomadas por los mismos alumnos.
Cuando se buscan los materiales fuente apropiados para un tema,

los archivistas deben recordar que los alumnos aún no han adquirido
un interés especial en consultar los documentos primarios y que se
les debe estimular esta curiosidad. Por consiguiente, los archivistas
deben tratar de seleccionar documentos que tengan una fuerte atrac-
ción visual. Algo sobre la apariencia del documento debe hacer que
los alumnos lo quieran observar de cerca. En cuanto al contenido,
cada documento debe tener un "punto de enseñanza", un hecho o un
concepto que los alumnos concluyan específicamente de ese documento y
que realce la comprensión del tema en su totalidad. El punto de
enseñanza debe ser inmediatamente aparente en cualquier documento que
se le dé a los niños. En el caso de alumnos mayores, el punto de
enseñanza debe ser menos obvio con el fin de que ellos lo descubran
en el curso del estudio del documento. Debido a que a menudo los
alumnos trabajan en grupos en proyectos educativos, los archivistas
deben también escoger un documento sobre la base de si el grupo
podrá examinarlo y discutirlo.
De hecho uno de los mayores problemas con que se enfrentan los

archivistas al intentar organizar un proyecto educativo archivís-
tico, es el de encontrar suficientes documentos visualmente atractivos
cuyos contenidos no sólo sean informativos sino que también con-
duzcan a su estudio en grupo. La oficina educativa debe tener una
reserva de materiales fuente para que más tarde se puedan hacer las
selecciones a medida que se vayan necesitando,y se debe estimular a
los archivistas que trabajen allí para que reporten cualquier
documento que encuentren en su trabajo de rutina y que crean que es
apropiado para el programa educativo del repositorio. En las áreas
del repositorio donde los funcionarios ordenan y describen los docu-
mentos, puede tenerse un formato para reportar este tipo de material.
Siempre que un archivista conozca un docunento que él crea que es
potencialmente util para un proyecto educativo archivístico, puede
llenar esta forma y depositarla en la oficina educativa. Los archi-
vistas de esta oficina mantendrán, a su vez, un fichero de refe-
rencia sobre estos documentos. La Figura 1 es un modelo de formato de
reporte.
- 384 -
Deseo informar que el documento siguiente
es apropiado para uso educativo.
Ref. del Documento

Descripción del documento
Características visuales u otras características

especiales
Firma .
Unidad
Fecha
Figura 1. Ejemplo de un formato de reporte para

registrar documentos educativos apropiados.
Algunos proyectos educativos archivisticos se llevan a cabo

mejor cuando los alumnos, acompañados de su profesor, van al reposi-
torio para hacer su investigación. Ya que ordinariamente las sa-
las de consulta son inapropiadas para niños o grupos de jóvenes que
trabajan en equipo, los archivistas responsables del programa de
"enseñanza con archivos" deben abrir una sala aparte y dotarla con
muebles especiales y un equipo de exposición. Las pantallas
portátiles y livianas, como se muestran en la Figura 2, son más
versátiles que las de pared, por ejemplo. Los archivistas respon-
sables de mantener la sala educativa deben conocer las técnicas del
montaje, de los encabezamientos y de la iluminación con el fin de
hacer un uso más eficaz del equipo de exposición. Más aún, los
archivistas deben diseñar las ayudas de localización para los alum-
nos y profesores diferentes a las compiladas para los investigadores.
Al igual que la sala de consulta regular, la sala de consulta

educativa debe estar controlada en temperatura y humedad, localizada
cerca al área del depósito y supervisada por empleados profesio-
nales. Debe contar con muebles fáciles de mover, de manera que
los alumnos se puedan agrupar alrededor de las mesas o trabajar
individualmente en los escritorios. Debe equiparse para que se puedan
exponer ítems tales como documentos originales o sus fascími-
les, la información que las personas que integran un equipo
investigativo, querrán ayudarse unos a otros a medida que su proyecto
avanza, y el trabajo escrito que los alumnos hayan hecho como resul-
tado de haber consultado las fuentes. El equipo debe permitir el
cambio rápido y frecuente de las exposiciones.
- 385 -
^, ACCESO DESDE
=^p EL DEPOSITO
PANTALLAS MÓVILES
CON ILUMINACIÓN
ACCESO A LOS
SALONES DE
CLASE Y PERSONAL
DEL DEPOSITO
SUMINISTRO
DE PAPELERÍA
Y MATERIAL
DE TRABAJO
Figura 2. Elementos en el diseño de una sala de

consulta educativa (Dibujo hecho por Bob
Hunt).
Memas de organizar una sala de consulta educativa separada de

la consulta regular, los archivistas deben elaborar ayudas de locali-
zación especiales para los alumnos y los profesores. Una guia
convencional o inventario describe todo en una serie de documentos,
pero lo hace en términos generales y por lo general, sin clasificar
los temas tratados por su orden de importancia. Después de haber
consultado una guía de localización para un grupo particular de
documentos, el investigador selecciona algunos documentos para estu-
diarlos, deja a un lado aquellos que no contienen información perti-
nente a su área de investigación, y toma notas sobre aquellos que le
son valiosos. De nuevo consulta las guías de localización, solicita
más documentos y repite el proceso de investigación. Pero los
alumnos que llegan con su profesor a un repositorio, no tienen tiempo
para leer documentos que al final no les sirven para sus proyectos.
La primera vez que usen los archivos tienen que solicitar los docu-
mentos relevantes, por esta razón, una guía de localización
educativa debe tener sólo una lista de las fuentes que han sido
seleccionadas por los archivistas por contener información sobre el
tema de investigación. La guía de localización descrita en la
Figura 3 la usará el profesor de alumnos muy jóvenes para solicitar
los documentos de su interés, aunque los pueden utilizar los alumnos
- 386 -
Archivo de Cualquier Estado
SERVICIO EDUCATIVO
Lista Educativa No. 100
Tema: Condiciones sociales y económicas en la Ciudad de Largetown,

1920- 1950.
Rango de edad: 13-16 (también puede usarse para proyectos cortos

16-18).
Resuman Relevante: Central Externo Análisis Regulaciones de la Junta
Características Especiales: Los documentos con alguna caractéris-

tica gráfica particular llevan un
asterisco (*).
Fuentes usadas: Archivo del gobierno de la ciudad de Largetown

(Departamento de Vivienda, Ingeniería, Salud
Ríblica, Educación); archivo del Ministerio de
Educación, Vivienda Piíblica y Bienestar Social de
Cualquier Estado. Las Referencias a las series de
archivo aparecen al final de cada sección.
Material relacionado de otro lugar: Museo de la Vivienda y la Fami-

lia, Smalltown.
Smalltown.
Lectura preliminar sugerida: [Lista de los libros apropiados para

cada rango de edad].
Inventario :
1. Investigación e informes oficiales sobre el empleo y
la vivienda en pueblos grandes de 1910, sección 5-7
apéndice III, (Hay duplicados disponibles en el
escritorio de información).
it
2. Afiche publicado por el Ministerio de Salud*
Pública sobre la limpieza en el hogar, 1923 .
(Se venden copias. En la lista educativa No. 101
aparece una lista de otros ítems de esta sección
del archivo).
3. Carta de un importante reformador social al Primer
Ministro, Abril 1934. (Los archivos de esta persona
se encuentran disponibles en la oficina y están en
lista en la sala de consulta principal).
Inventarios de los cuales se ha tomado material para esta lista:
MPH 16 Ministerio de Salud

OGL 1 Administración de la Ciudad, Largetown.
Para solicitar docunentos de esta lista, llene una de las formas que
usted encontrará en las mesas, citando el numero de la lista (Lista
educativa 100) y el número del ítem (e.g., No. 3 ) . Luego entregue
la forma al supervisor.
Figura 3. Ejemplo de una guía de localización educativa.
- 387 -
mayores. En realidad, todo proyecto archivístico con niños debe
tener una guía de localización educativa ya sea para el profesor o
para los alumnos. Lo que diferencia a una guia de localización
educativa de una guía corriente o inventario es que aquella permite
que el profesor o los alumnos seleccionen los documentos para la
investigación asegurando a la vez que cualquier documento escogido
tiene al menos alguna relevancia con el tema del proyecto. Aunque los
documentos han sido preseleccionados por los archivistas, los alumnos
tendrán que aprender a valorar cada fuente de acuerdo con la cantidad
y a la calidad de la información pertinente que deriven de ella.
E; archivista encargado de la sala de consulta educativa no

reemplaza al profesor en un proyecto, pero si tiene que cumplir
algunas funciones de enseñanza. Antes de que la clase llegue a la
sala de consulta, tendrá que revisar que las guías de localización
se encuentren en sitios de fácil acceso y que tengan a la mano un
adecuado suministro de materiales escritos. Debe colocar su propio
escritorio o área de trabajo de forma que los alumnos se sientan
libres para acercarse a él con preguntas o problemas. Después de
que los alumnos hayan llegado, el archivista debe explicarles cómo
están dispuestas los madios dé la sala y cómo usar las guías de
localización. También debe aclararles que deben acercársele uno por
uno en lugar de venir todos a la vez. Al contestarles las preguntas y
sugerencias las formas para solucionar sus problemas, el archivista
estará realmente enseñándoles las técnicas básicas de la
investigación archivística.
No todos los proyectos de educación archivística pueden reali-

zarse en un repositorio. Cuando no es posible que los alumnos estu-
dien las fuentes en una institución archivística, los archivistas
pueden llevarlas por medio de exposiciones en los colegios de docu-
mentos originales, llevando unos pocos documentos para que los
alumnos los estudien, y creando colecciones de materiales primarios
para uso en las aulas.
Llevar exposiciones de material de archivo a los colegios es

un método frecuentemente usado por los archivistas para introducir a
los jóvenes a las fuentes docunentarias. Quienes han llevado tales
exposiciones de colegio en colegio, recomiendan que el tema de la
exposición se relacione con un tema que los niños estén estudiando
en ese momento en la clase. Señalan que una exposición cuyo tema no
tenga ninguna relación con lo que los niños estén aprendiendo es
sólo una forma de publicidad para las colecciones del repositorio, no
un proyecto educativo archivístico. Muchos archivistas que han mon-
tado exposiciones creen que es mejor mostrar fotografías ampliadas
de fascímiles que los documentos originales, ya que las ampliaciones
impactan más visualmente y son más fáciles de leer que los origina-
les. Ellos aconsejan que se prepare una hoja con notas explicativas
breves para que se distribuyan durante la exposición. La Figura 4
ilustra algunos métodos de exposición del material archivístico en
los colegios.
- 388 -
Figura 4. Métodos para montar exposiciones móviles
para uso externo (dibujo de Bob Hunt)
Otra forma corro los .archivistas pueden llevar materiales origina-

les a los jóvenes es transportando pequeños y coherentes grupos de
documantos a los colegios para que los alumnos los estudien en su
propio salón. Obviamente, los materiales no pueden ser de los que
tienen demanda constante por parte de los investigadores en el reposi-
torio. Se debe tener especial cuidado con la conservación y seguri-
dad de los documentos cuando están lejos del repositorio, aunque
algunos archivistas están dispuestos a tomar las precauciones nece-
sarias con el fin de dar a los jóvenes la oportunidad de manipular
los materiales. Ellos piensan que los alumnos recordarán más el
documento si lo pueden tener en sus manos y lo pueden leer .
4 Michael G. Gook, Archivas Administration: A Manual for

Intermediate and Smaller Organisations and for Local Governments
(Folkstone, Dawson, 1977), p. 188.
- 389 -
Un tercer medio que los archivistas tienen para presentar las
fuentes a los jóvenes, es hacer reproducciones de los materiales
originales para uso en el aula. Este método incluye la compilación
y la edición de una colección, y después su distribución a los
colegios ya sea en forma impresa o nó. La principal desventaja
relacionada con este método es que casi no hay contacto personal
entre el archivista y el profesor una vez que la colección de docu-
mentos se ha distribuido. El profesor simplemente la solicita y la
usa como lo juzgue conveniente. A pesar de esto, la reproducción
de colecciones de fuentes primarias puede ser parte valiosa del
programa institucional de "enseñanza con archivos", especialmente
cuando el repositorio no tiene los medios económicos para equipar
una sala de consulta educativa o para enviar exposiciones, pero si
tiene un grupo de archivistas animados a trabajar en educación.
Un tipo de colección fuente que los funcionarios educativos

archivísticos pueden desarrollar, es un volumen encuadernado que
contenga los textos de los docunEntos relacionados con un solo tema.
Los documentos se pueden reproducir en forma impresa o en foto-
offset, o también se pueden reproducir en fascínales . Aunque
el profesor que solicita la colección es quien decide cómo usarla
Alumnos ocupados en el salón de clase en un proyecto que hace

uso de las fuentes primarias. Las exposiciones en la pared
proporcionan a los alumnos información adicional e ilustran sus
hallazgos. La atmósfera es de trabajo informal con la asesoría del
profesor (School Council Project. History, Geography and Social
Science 8-13).
5 Para un ejemplo de una colección documsntaria impresa,

véase de Elizabeth Melling, éd., Kentish Sources (Maidstone, Eng.
Kent County Council, 1959). Para un ejemplo de una serie de volú-
menes de documentos encuadernados reproducidos en fascímil
fotográfico, véase de J.M. Thomas, éd., History as Source
(Londres, Evans, 1970-71I.
- 390 -
en clase, el archivista que compila la colección debe asegurarse que
trate un tema importante y de narración clara. Los documentos de
la colección pueden contener por ejemplo, una descripción paso
a paso de la independencia de un pais que anteriormente estaba bajo
el regimen colonial. Deberá haber notas explicativas sobre cada
documento o grupos de documentos. Si se considera necesaria una ayuda
adicional para que los alumnos capten el significado total de los
documentos, el archivista deberá incluir una hoja con preguntas
sobre cada documento para que los alumnos las contesten antes de
que las fuentes se discutan en clase.
Otro tipo de colección fuente es la que se produce en fotobandas

o en diapositivas. Esta colección es lítil principalmente para con-
ferencias formales del profesor a toda la clase. El archivista que
edite este tipo de colección documental debe anexar el material ex-
plicativo necesario, como una grabación que narre la fotobanda o las
diapositivas.
La "unidad de enseñanza de archivos" (de aquí en adelante lla-

mada ATO) se ha convertido en una herramienta educativa popular en
muchos países . Es una colección suelta de reproducciones foto-
gráficas de documentos originales, empacadas en un sobre junto con
Ejemplos de unidades de enseñanza archivistica (Liverpool

University).
6 Para una evaluación de la primera generación de ATUS, véase

de Robert G.E. Wood, "Archive Units for Teaching". Teaching History
2 (1971); 158-64; 2 (1972). 218-27 y 3(1973): 41-46.
- 391 -
los materiales explicativos y la información complementaria. Los
típicos ATU producidos por los archivistas Británicos están
limitados por el tema sobre las fuentes archivísticas locales, que
puedan ser ilustradas tales como el desarrollo del sistema de
transporte de una región particular, el tratamiento de los pobres
en una región específica del pais en un momento de la historia y
el gobierno de una ciudad durante un cierto período de tiempo. El
ATU está diseñado de tal forma que los alumnos individualmente o
por grupos, puedan entender ampliamente el tema al estudiar los
docunentos contenidos en el sobre y al consultar los trabajos
relacionados recomendados en los materiales explicativos. El
profesor guía a sus alumnos en el uso de los materiales ATU,
pero no les interpreta las fuentes como lo hace cuando les enseña
con las colecciones documentales encuadernadas, las películas o las
diapositivas.
El ATU normal contiene, primero que todo, los fascímiles de los

docunentos. De tamaños y colores diferentes, aspecto sucio, raído y
desbaratado, conservan las características físicas únicas de los
originales y por lo tanto son más atractivos a los alumnos que los
textos de impresión blanda o escritos a máquina de los volúmenes
encuadernados. Los materiales explicativos para el profesor que se
incluyen en el ATU hablan de los objetivos educativos de la unidad,
los recursos con los cuales el profesor puede ayudar a los alumnos a
extractar la información de los documentos, y las formas como la
unidad es relevante para algún análisis formal que deben hacer
todos los alumnos en el sistema escolar. Para los alumnos los
materiales explicativos contienen información sobre el contexto
histórico de los docunentos, notas textuales, un glosario de
términos difíciles o técnicos que aparecen en los docunentos,
una explicación de las complicaciones del tema, y una lista de
trabajos sugeridos para estudiar junto con los docunentos. Las
preguntas que oontienen las hojas de trabajo están hechas para
impulsar a los alumnos a que recojan los datos pertinentes de
varios docunentos al escribir sus respuestas. Con los materiales
complementarios en el ATU, se intenta que los alumnos profundicen en
la apreciación del tema, incluyendo los afiches , diapositivas o
películas, y una lista de juegos recomendados, simulaciones,
proyectos constructivos y obras de arte.
Una gran ventaja del ATU sobre la colección encuadernada de

docunentos es que una pequeña cantidad de ATUS, en lugar de los
volúmenes encuadernados, es suficiente para una clase. Un salón de
30 alumnos, por ejemplo, requiere 31 libros fuente: uno para cada
alumno y uno para el profesor. Por otra parte la misma clase necesita
sólo 6 ATUS: uno para cada grupo de seis niños, y uno para el
profesor. Cada uno de los seis alumnos del grupo consulta un documen-
to diferente, y luego los intercambian. Cada ATU viene con una lista
de documentos de manera que el profesor pueda controlar los documen-
tos sueltos mientras los alumnos los estudian y pueda recuperar-
los todos cuando se haya terminado el proyecto.
- 392 -
La caja de "enseñanza con archivos" (de ahora en adelante se le
llamará ATK) es un invento posterior al ATU donde el tema es más
amplio en cuanto a su perspectiva y los materiales más variados
en cuanto al tipo que los del ATU . Los temas del currículo
que están dirigidos por sí mismos al ATK son por lo general tan
grandes que ninguna institución posee todas las fuentes
pertinentes. Por medio del AIK se estudian mejor los tópicos de
interés nacional, como son, la ocupación de un pais por primitivos,
la vida de los reyes o de otros líderes políticos nacionales, los
asuntos extranjeros de una nación o el crecimiento de la industria
en un pais. Aunque los materiales básicos del ATK son, como los
del ATU - fascínales de fuentes archivísticas, el ATK también
contiene libros, películas, objetos reales de museos o reproduc-
ciones de tamaño real, y otros ítems prestados o copiados de
fuentes privadas.
La institución que parece ser la más apropiada para realizar

los ATK no es el repositorio archivístico, sino una institución que
ha aparecido recientemente en los países desarrollados. Es el cen-
tro de recursos del profesorado, un lugar donde los profesores pueden
venir a buscar ayuda en el diseño curricular, en la educación
profesional posterior, y ayuda en el manejo mecánico de los recursos
docentes . Los profesionales que trabajan en estos centros deben ser
expertos no solamente en la enseñanza, sino también en el emsamble
de recursos sobre los cuales se basa la enseñanza y el aprendizaje.
Los archivistas interesados en la educación tienen una importante
responsabilidad para lograr que los funcionarios de estos centros sean
concientes del valor instructivo de los materiales de archivo.
Además de las fuentes archivísticas, los funcionarios de estos
centros pueden coleccionar otros materiales originales y así crear
ATKS para todo tipo de proyectos educativos.
Tal como hemos visto, los programas de "enseñanza con archivos"

para niños y jóvenes menores de 18 años han tomado una gran varie-
dad de formas en Gran Bretaña. Estos programas incluyen los proyec-
tos de investigación llevados a cabo en el repositorio mismo en
una sala de consulta educativa provista con ayudas de localización
especiales y equipo de exposiciones; la exposición de los materiales
fuente en los colegios; el proyecto investigativo en el cual un grupo
de documentos se lleva al colegio y se estudia en el aula; y la
colección de fuentes, editadas como un volumen encuadernado, una
película, un grupo de diapositivas, o una caja. (Cienes trabajamos
en proyectos educativos archivísticos en Gran Bretaña, creemos
que cada una de estas formas puede adaptarse para adecuarse a cual-
quier repositorio cuyos funcionarios profesionales quieren que los
jóvenes aprecien el valor de los materiales originales y que ad-
quieran la habilidad necesaria para hacer investigación archivís-
tica. A la vez, damos la bienvenida a las sugerencias de los
archivistas de otros países que estén realizando sus propios progra-
mas de "enseñanza con archivos".
7 Great Britain, Schools Council. History, Geography and Social

Sciense 8-13 Project. Place. Time and Society 8-13 (1976)
describen las "unidades de recursos" que son las mismas ATKS.
8 Great Britain, Schools Council. Resource Centre Project.
School Resource Centres, Working Paper No. 43 (1973).
- 393 -
LECTURAS ESCOGIDAS
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éducatives des archives", pp 672-94.
In Manuel d'Archivistique Paris, Ministère des Affaires
Culturelles. 1970.
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Problems. Limits » UNESCO Bulletin for Libraries 28 (1974)
131-38.
Blyth, Joan E. "Archives and Source Material in the Junior School.
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Blyth, William Alan Lansdell et al.Place, Time and Society 8-13:
Curriculum Planning In History, Geography and Social Science
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- 394 -
IOS ARCHIVOS Y LAS RELACIONES PUBLICAS
por
Dr. Wilfred Smith, Archivo Publico de Canadá, Ottawa.
La selección de las relaciones publicas como uno de los temas

que se discutirán en esta conferencia es importante, ya que hace
poco tiempo que se las reconoce como de interés principal para los
archivos en todas las etapas de su desarrollo. ^ Se puede buscar en
vano en la bibliografía sobre archivos y artículos sobre este tema.
Creo que nunca ha estado en la agenda de un congreso internacional
de archivos, y sólo el año pasado fue el tema de una reunión
anual de la International Hound Table on Archives que tuvo lugar en
Canadá. La etapa de desarrollo primitivo de este aspecto de las
funciones archivísticas fue significativa cuando solamente 40 miem-
bros contestaron el cuestionario detallado que se circuló, y
muchos de ellos no pudieron responder algunas secciones. Todos los
que respondieron reconocieron la importancia del tema y señala-
ron que deseaban beneficiarse de la experiencia de otros países.
El término "relaciones publicas" tiene una connotación popular

de aplicación a la promoción de productos comerciales o de servicios
y no parece apropiado relacionar este uso con las instituciones cul-
turales. Y aun así, los archivos, para usar una terminología
comercial, tienen un producto para la venta. Es nada menos que la
herencia documentaría de nuestros respectivos países, el registro de
la experiencia humana, la marroria colectiva de la humanidad. Los
archivos son la materia prima de la historia, y contribuyen a la
identidad y unidad nacional. Proporcionan continuidad de generación
en generación. No solamente contienen información valiosa, sino que
por su naturaleza de dccuirentos únicos y auténticos, tienen la
capacidad de captar la imaginación, de permitir un sentido de
identificación personal con el pasado, de revivir el pasado de una
forma que no puede igualarse a los trabajos públicos en general y se
les usa poco en el sistema educativo, donde su influencia debe ser
más eficaz. Las relaciones públicas no pueden cambiar esta situa-
ción, pero sí son un nedio de informar a quienes son responsables de
las políticas nacionales y de la asignación de los recursos finan-
cieros sobre la importancia de los archivos, de construir una base de
apoyo más amplia para el trabajo de los archivos, de informar a los
investigadores sobre los materiales y servicios disponibles en ellos,
de compartir con el público la satisfacción y el significado que
proporciona el descubrir algo para quienes están en contacto con
los archivos, de hacer de la historia una fuerza viva en la educa-
ción de nuestros hijos. Estos objetivos con seguridad justifican el
interés de la relación de los archivos con las relaciones públicas.
- 395 -
Necesítanos definir las relaciones publicas. En un sentido
limitado se les confina a xa publicidad, al uso de los madios. Más
ampliamente incluye todas las relaciones con el publico, inclusive
proveer documentos a los in"estigadores en los archivos y dar respues-
tas a consultas por escrito. He usado este término con el fin de
incluir todos los medios por los cuales el archivo informa a los que
están fuera sobre su trabajo y sus colecciones, servicios y ex-
posiciones o para diseminar sus colecciones a toda la comunidad, o a
segmentos particulares de ésta.
En la reunión de la Mesa Redonda en Ottawa, las relaciones

publicas fueron consideradas bajo cuatro encabezamientos que son
publicidad, publicaciones, exposiciones y servicios educativos. El
informe del Secretario contiene un análisis a las respuestas de los
cuestionarios y muchas estadísticas y ejemplos de iniciativas
particulares que tuvieron lugar en truchos países. El informe de la
conferencia contiene un resumen de las discusiones y conclusiones
referentes a estos tópicos.
Quiero tratar este tema en forma diferente, enfocando la

atención sobre aquellos a quienes se dirige la información. No
obstante hay alguna sobreposición, para lo cual sugiero que haya
cuatro categorías distintas: el gobierno, el investigador, el
piíblico en general y el sistema educativo. Consideremos cada uno de
estos grupos:
1. El Gobierno. Si el archivo juega un papel efectivo en la

sociedad, debe tener funcionarios adecuados, facilidades, equipo y
fondos relacionados. Para obtener estos recursos, los archivos deben
competir con los requerimientos para edificaciones, caminos, servicios
de salud, educación, defensa y otras necesidades de la comunidad al
igual que con otras instituciones culturales tales como bibliotecas y
museos. Quienes son responsables de la asignación de recursos
ministros y funcionarios del Tesoro Nacional, deben estar convencidos
del beneficio que habrá con la creación de archivos, que los
archivos no son algo no esencial o un lujo sino que proporcionan
servicios importantes para el gobierno y el publico. El instrumento
más apropiado para este objetivo, claro está, es presupuesto anual.
Cada gobierno tiene su propio método y formato para el presupuesto,
pero por lo general se intenta mejorar la presentación, y el archivo
debe ser el primero en adoptar los cambios sugeridos. Existe una
tendencia a reerrplazar la consideración de objetos lineales tales
como sueldos, suministros, etc. por un PPB (Planeación de Programa y
Presupuesto) que es un sistema que describe el objetivo y los
beneficios que se esperan del programa.
También es efectiva la planeación a largo plazo, pues indica

plazos razonables para lograr los resultados esperados. Es importante
lograr una reputación de credibilidad, exactitud y eficacia. Es bueno
que haya cierto oportunismo al relacionar los archivos con las
políticas y prácticas de un gobierno particular. El interés por
el desarrollo urbano o el trasporte puede hacer que los funcionarios
quieran adquirir mapas, planos, diseños arquitectónicos, fotogra-
fías y documentos sobre transporte; el tener empleos de verano para
estudiantes puede impulsar proyectos convenientes en el campo
archivfstico. En Canadá la destrucción de películas viejas en
un incendio, fue un incentivo para crear un archivo nacional de
- 396 -
películas y un interés por la historia oral, para crear un archivo
nacional de sonido. Si no hay un sistema eficaz para la gestión de
archivos en los departamentos gubernamentales, el archivo deberá
tomar la iniciativa de crearlo. Los resultados en cuanto al ahorro y
la eficacia convencerán al más práctico de los políticos.
Otro instrumento para informar e influir en las decisiones es el

informe anual del archivo, que puede distribuirse a cada miembro de la
legislatura. El ministro responsable del archivo puede ser "edu-
cado" incitándolo a inaugurar exposiciones o dirigirse a los par-
ticipantes de una conferencia, entregándole discursos preparados
para él por el archivista.
Deben hacerse todos los esfuerzos posibles para establecer la

cooperación con los departamentos. El medio más efectivo es a
través de la gestión de archivos, brindando consejo y ayuda y
ofreciendo cursos para los regentes de documentos. Pueden ser titiles
las visitas que destacan el valor de los documentos antiguos para las
actuales operaciones y los servicios que los archivos pueden propor-
cionar al respecto. Las recomendaciones a los departamentos sobre
sucesos relevantes que se conmemoran o sugerencias de estampillas
conmemorativas son algunos de los muchos métodos para demostrar al
gobierno el valor de los archivos, al igual que invitaciones a visitas
o tours para visitantes especiales o grupos de electores. Los
métodos variarán según las circunstancias en los distintos países
pero el objetivo es el mismo, demostrar a todos los niveles guberna-
mentales, el valor de los archivos y convencerlos que el desembolso
para las funciones archivísticas es una buena inversión.
2. Los investigadores. Debido a que los documentos se ad-

quieren y se conservan por la información que contienen, es su uso
para fines investigativos lo que ha brindado la justificación
principal para apoyar los repositorios de archivos. Hasta cierto
punto, los investigadores son una audiencia cautiva ya que deben
ir a los archivos en busca de los materiales originales de investi-
gación que necesitan. Hay obligación no sólo de proporcionar un
servicio de referencia eficaz, sino también de informar a los
investigadores potenciales sobre el material que se encuentra dis-
ponible. Las publicaciones de archivo son una forma de guías de
localización. Estas comprenden desde una lista unida de los manus-
critos de todos los repositorios en el pais, hasta las guías a los
fondos totales de un archivo, inventarios que describen el conte-
nido de las unidades archivísticas, listas detalladas del conte-
nido de las series de los documentos gubernamentales o privados o ca-
tálogos de mapas, cuadros, grabaciones de sonido o películas.
La mayoría de las guías detalladas de localización no se
publican y sólo se encuentran disponibles en forma mecanografiada o
mimeografiada o aún en tarjetas índice en el archivo. El costo y
la clientela limitada disuaden las publicaciones. Un método rela-
tivamente módico para distribuir las guías de localización es el de
microfilmarlas y vender las copias en rollos o fichas a las uni-
versidades del pais o del exterior donde estarán a disposición de
los investigadores potenciales. En todo caso deben hacerse todos
los esfuerzos posibles para informar a las personas interesadas sobre
los fondos de los archivos. Otras ayudas o guías para la investiga-
ción son el préstamo interbibliotecario de micropelículas y su
depósito en repositorios regionales para uso de los investigadores
sin viajar al repositorio central. Además de las guías de locali-
- 397 -
zación, hay otros tipos de publicaciones que son valiosos para
aquellos interesados en los materiales de archivo. Por ejemplo, la
publicación de documentos seleccionados puede ser un suplemento a
la investigación y ser valiosa para fines de enseñanza.
Pueden utilizarse otros métodos con el fin de promover el uso

de los archivos para, propósitos investigativos: contactos con profe-
sores de historia respecto a proyectos de investigación para estu-
diantes, visitas a universidades para explicar los servicios de
los archivos o visitas de los estudiantes a los archivos, complemen-
tadas con conferencias, filminas o películas, la distribución de
informes anuales y listas de acceso para las bibliotecas universi-
tarias o públicas o departamentos relevantes, la distribución de
cartas del archivo a la comunidad académica.
Debe tenerse en cuenta que el brindar un servicio excelente a los

investigadores es una obligación básica,e incidentalmente, que una
comunidad académica informada e interesada es tradicionalmente la
fuerza más efectiva fuera del gobierno, para promover el apoyo a los
programas archivfsticos.
3. El publico en general. Esta es el área más abandonada

en el pasado por los archivos. Esta neglicencia se justifica porque
sólo existe un grupo pequeño de investigadores que se interesa por
los archivos y porque no es necesario anunciar los servicios a este
grupo. Este razonamiento no considera el hecho de que son importantes
la conciencia publica y el apoyo a los archivos y también el que los
archivos pueden brindar servicios importantes al publico en general.
En esta área es donde los medios pueden ser más efectivos.
Considérenos uno por uno. Periódicos. A menos de que

sea un anuncio pago, es necesario que la historia valga la pena como
noticia. Esto en cuanto a exposiciones, especialmente si las inaugu-
ran personalidades sobresalientes, o son adquisiciones importantes o
rasgos del trabajo archivfstico o servicios o materiales de archivo
relacionados con un suceso ó tópico significativo. Publicaciones
periódicas, son menos confiables, pero ocasionalmente los artí-
culos de los archivos pueden llegar a tener una amplia audiencia, co-
mo por ejemplo, los artículos sobre el Archivo Pdblico de
Canadá en la Revista Readers Digest (Selecciones) y Weekend, que
llegaron a varios millones de lectores. Son útiles las secciones
regulares sobre archivos que aparecen en publicaciones periódicas
históricas o educativas. Los libros que están dirigidos al
público en general son un medio valioso para estimular el inte-
rés del público y compartir el material archivfstico con una
amplia audiencia. Algunas selecciones de documentos no tienen un
gran público, pero si están bien ilustrados o constan primordial-
mente de material ilustrado tales como pinturas o fotografías
sobre temas históricos, pueden llegar a ser best-sellers. Algunos
archivos, como los de Canadá y Gran Bretaña, tienen acuerdos coo-
perativos con editores comerciales lo cual resulta en una amplia
distribución con bajo costo para los archivos. La radio es un medio
que puede ser usado muy eficazmente por muchos archivos,principalmente
para la narración de historias que se basan en el material de los
archivos y que son de interés general. Algunas actividades propor-
cionan material para difusiones regulares de esta naturaleza. La Te-
levisión tiene el mayor impacto en el público en general pero los
archivos la usan muy poco excepto en Bylorussia, en Polonia un
- 398 -
pooo menos y en Canadá donde hay un programa regular de televisión
sobre archivos al igual que sobre el uso extensivo de fotogra-
fías y películas como parte de un número creciente de programas de
televisión sobre temas históricos. Debemos mencionar que en
Francia, Rusia y Polonia se han realizado películas cortas sobre ar-
chivos para que las vea el público en general.
Probablemente el medio más efectivo y más generalizado para

llevar el material archivístico al público, son las exposiciones.
Varios archivos tienen áreas de exposición permanente como el Musée
de l'Histoire en el Archivo Nacional de Francia o el salón de
exposiciones del Archivo Nacional de Washington que atrae a 800.000
personas anualmente. En la mayoría de los casos, las exposiciones
constan principalmente de manuscritos sobre un tema particular, pero
también se usa material visual. En ocasiones particularmente en
Canadá, las exposiciones están diseñadas para viajar por todo el
pais, y se muestran reproducciones en los centros comerciales y en
otras áreas donde se concentra un gran número de personas. Las
exposiciones son consideradas uno de los mejores medios de publicidad
para los archivos y también contribuyen a que aumente el interés
popular por la historia y permiten a un gran número de personas que
no son investigadores, tener acceso al material archivístico.
Otros medios para diseminar este material es a través de la
venta de fascínales, filminas y tarjetas postales de documentos
importantes o ítems pictóricos. Otros medios para estimular la
conciencia y el interés público son las "casas abiertas", donde
los archivos se abren al público durante una tarde. Finalmente el
uso de campañas publicitarias sobre archivos puede ser muy efec-
tivo. El ejemplo más sobresaliente de este medio es en Polonia,
donde cada cinco años hay una semana de archivos en la cual hay
publicidad, conferencias, películas y publicaciones para dirigir la
atención de la comunidad hacia la importancia de los archivos.
4. Servicios educativos. El último uso extenso e impactante

de archivos en términos de números y eficacia es la enseñanza de
historia en los colegios. Se han realizado varios experimentos en
muchos países, pero esta área aún sigue siendo el reto principal
para las instituciones archivfsticas que desean jugar un rol impor-
tante en la comunidad. Actualmente los servicios educativos se hacen
en forma de visitas de grupos de estudiantes a los archivos. Al
respecto, ha sido predominante el trabajo del Archivo Nacional y los
Archivos Departamentales en Francia. El Archivo Nacional tiene como
funcionarios de tiempo completo a cuatro profesores escolares quienes
organizan visitas educativas al museo del archivo y también propor-
cionan portafolios de reproducciones de documentos. Otra etapa es la
de tener reproducciones del material archivístico que se usan en
todos los colegios como un método normal para la enseñanza de
la historia. Esto puede adicionar una nueva dimensión para la ense-
ñanza y la estimulación del interés en la historia. Se han
hecho experimentos en Irlanda y en otros países, pero hasta aho-
ra los costos y las dificultades para obtener la cooperación
de los colegios, ha impedido que se acepte ampliamente este uso
de los materiales archivistióos. A diferencia de los elementos
de los museos, el material archivístico tiene la ventaja de poderse
reproducir con exactitud, y en copias múltiples en forma relati-
vamente barata. ün equipo de materiales archivistióos seleccio-
nados como suplemento normal a los materiales de enseñanza, agrega-
ría poco a los costos educativos y puede revolucionar la enseñanza
de historia.
- 399 -
Monas de la distribución de fascínales de documentos
selectos, las series de filminas de documentos, cuadros y napas
pueden ser muy eficaces y ya se han hecho experimentos con micrope-
peliculas o microfichas a color para usarlas en las aulas. Son
inminentes los importantes desarrollos en este campo.
Es aparente que el área de relaciones publicas está relativa-

mente en sus primeras etapas de desarrollo, pero se está llevando a
cabo el potencial importante en cuanto a la creciente eficacia y el
impacto que los archivos tienen sobre toda la comunidad. En el pasado
ha habido la impresión de que las relaciones publicas en sus distin-
tos aspectos son una trivialidad costosa que sólo la pueden sostener
los archivos más prósperos. Es cierto que algunos aspectos, tales
como las publicaciones costosas, exposiciones ambiciosas y los anun-
cios pagados pueden ser costosos, pero se puede hacer mucho con poco
costo. De hecho puede discutirse que los archivos que más se benefi-
cian de las relaciones publicas son aquellos que están comenzando y
requieren recursos que pueden justificarse más fácilmente a través
de un rol extenso de servicios para toda la comunidad, más que a una
parte de ésta. Especialmente es cuestión de actitud.
Si un archivista mira hacia afuera en lugar de hacia adentro, es

activo y no pasivo, desea ver la máxima utilización de los materia-
les bajo su custodia y está inspirado por el prospecto de la transmi-
sión de la herencia del pasado tanto directa como indirectamente a
cada generación, entonces encontrará los medios dentro de sus
recursos para demostrar el valor de los archivos, adaptando los medios
a circunstancias particulares a su alrededor, dado que los archivos
requieren del apoyo de un mayor publico debido a los servicios reales
que éstos brindan.
- 400 -
"....en memoria colectiva de
experiencias compartidas.
ARCHIVOS Y CUIflURA: UN ENSAYO
por
Wilfred I. Smith
Los archivos son un producto importante, de la civilización, un

recurso cultural, un elemento esencial de la herencia humana. Sin
embargo, hasta hace poco, las instituciones archivfsticas han jugado
un papel importante pasivo, como repositorios que fueron visitados
por un número limitado de estudiantes. Pero en el mundo contemporá-
neo que emerge de la Segunda Guerra Mundial, responsables de los
archivos han tomado conciencia de lo que pueden y deben hacer como
agentes culturáis activos.
En estas paginas, se discutirá la naturaleza esencial de los

documentos archivísticos y la extensión de su utilización en un
mundo donde la información es una de las fuerzas que moldean la
sociedad.
La Naturaleza de los Archivos
Cultura, herencia: éstas son dos palabras familiares rela-

cionadas que tienen un amplio rango de definiciones de acuerdo al
contexto en que se consideren. Se limita la cultura a los elementos
estéticos como las artes visuales o de actuación o es la totalidad
de los aspectos de la vida humana? Se limita la herencia a los ele-
mentos materiales como los lugares y construcciones históricas o es
el registro total de la experiencia humana?
Si se aceptara la más amplia definición de cultura, incluyendo

los aspectos políticos, económicos, sociales, religiosos, educati-
vos, científicos, literarios, artísticos y recreativos de la vida
humana, entonces todas las actividades humanas serían culturales. En
un sentido más limitado, el término "cultura" se aplica por lo
general, a productos que son el resultado de actividades estéticas,
artísticas e intelectuales, las artes visuales, música, drama, danza
y literatura. La belleza es una palabra clave en esta interpreta-
ción limitada - belleza de forma, sonido, movimiento y expresión.
Sin embargo, la cultura puede definirse como elitista o popular en su
perspectiva estética o vulgar en su naturaleza, y pocos negarían que
un interés cultural propio es la transmisión a futuras generaciones
de los productos más importantes de la creatividad y la experiencia
humanas, la conservación de la herencia de la humanidad.
- 401 -
Mientras que el concepto popular de la cultura es menos y menos
limitado a ciertos aspectos de la vida humana, el concepto de heren-
cia, sorprendentemente, tiende a ser crecientemente limitado a ciertos
elementos materiales de la herencia del hombre. Un impactante ejemplo
de esta tendencia es la Convención para la Protección de la Herencia
Natural y Cultural Mundial que fue adopatada por la Conferencia Gene-
ral de Unesco en 1972 y que tuvo mayor fuerza en Diciembre de 1975.
En el Artículo 1 la definición de herencia cultural, para los fi-
nes de la Convención, se limita a los monumentos, construccio-
nes y lugares. En Canadá, por ejemplo, la principal responsabili-
lidad para asegurar la implantación de la Convención, es asig-
nada a Parks Canada (la oficina gubernamental responsable de los par-
ques nacionales y los lugares históricos), con la cooperación de
otras oficinas como el Servicio de la Vida Salvaje Canadiense y la
Corporación Nacional de Museos. En Canadá también, se realiza
una Conferencia anual sobre Recursos Históricos que se interesa espe-
cialmente en los sitios históricos, parques y museos. Existe una
oficina dedicada a la conservación de los edificios o construccio-
nes históricas, llamada Heritage Canada, y se han formado muchos
grupos "de herencia" en las provincias y municipios para cumplir
este objetivo. Aunque las circunstancias son distintas de pais a
pais, la tendencia de utilizar la palabra "herencia" principalmente
para estructuras físicas, es casi universal. Claro está que
existe una amplia justificación en lo relacionado con la conserva-
ción: la destrucción visible o el deterioro, con su efecto en
el ambiente, tiene un importante impacto en el publico debido a la
naturaleza simbólica de las estructuras materiales. Los edificios
y lugares históricos, y el arte, tienen indudablemente una rica
herencia, pero claro está, son sólo una porción de la herencia
del hombre.
Además de la evidencia física y de los trabajos del hombre,

nuestra herencia incluye ex producto de la capacidad única del hombre
de pensar racionalmente, para registrar y transmitir ideas e informa-
ción. No importa que tanto pueda enriquecerse la gente con los
monumentos materiales del pasado, un elemento cultural esencial es el
sentido particular de la historia que esa gente ha desarrollado, un
sentido colectivo de identidad y continuidad. El hombre encuentra su
sentido de identidad con el conocimiento del pasado que lo ha formado
junto con la sociedad donde vive. Para tener este conocimiento, se
necesita el texto impreso y el documento archivístico, o si no se
tienen, la tradición oral que permanece en la memoria del hombre.
Estos sirven no sólo para registrar y expresar los pensamientos y
acciones humanos a través del texto y la imagen lo cual es un logro
de incalculable trascendencia, sino también para iluminar la di-
mensión espacial inherente en los productos físicos de la civi-
lización. Para todas las criaturas vivientes es instintivo el
trasmitir las habilidades y conocimientos al recién nacido, pero la
capacidad humana para registrar los pensamientos y las acciones, ha
hecho posible la civilización. El valor cultural del pasado regis-
trado fue explicado por René Maheu en el debate famoso con Jean
d'Ormesson en 1974: "... un acercamiento histórico es necesario
para aprehender cualquier realidad cultural, presente o pasada, porque
sólo este acercamiento nos provee el significado que es la esencia y
el mensaje de la cultura"¿ .
1 René Maheu y Jean u Ormesaon, "Culture and Cultural Develop-

ment in our Age: A Debate, CLTURCT, Volumen 11,2(1975), pp. 15-42.
- '.02 -
Los materiales publicados y los archivísticos tienen mucho en
común como fuentes de información. Esta relación fue reconocida en
el programa NATIS que fue aprobada por la Conferencia General de
Unesco en 1974 y que incluye los archivos y las bibliotecas
como elementos en los sistemas de información nacionales. Sin
embargo, hay características archivísticas diferentes que son im-
portantes en el contexto de la conservación del pasado registrado.
la más sobresaliente de estas características es la singulari-

dad (el ser único). El hecho de que los archivos sean únicos tiene
una importante influencia en la conservación, la accesibilidad y
la percepción popular. Comparten con las estructuras físicas y
las obras de arte el reto de la extinción ya que la destrucción o
el deterioro son perdidas irreparables, aunque tengan un pequeño
e inmadiato impacto en el público. La singularidad y la fragilidad
de los documentos archivísticos es también una barrera para la
accesibilidad y distribución que es característica de la mayoría
de los materiales publicados.
Otra característica que diferencia a los archivos de los materia-

les publicados es el objetivo para el cual fueron hechos. Las publi-
caciones son preparadas y dirigidas para una audiencia, toda la comu-
nidad o al menos una parte de ésta. Los archivos, por el contrario
son producidos incidentalmente en el curso de las actividades funcio-
nales. Las actas de las reuniones, los registros financieros de un
negocio, las devoluciones de impuestos, correspondencia, todos tratan
de facilitar las funciones de un cuerpo corporativo o de dar informa-
ción a una o más personas. Consideremos, por ejemplo, la diferencia
entre los informes anuales publicados de un departamento gubernamental
y los archivos de trabajo de ese departamento o la diferencia entre
los discursos de un político tal como se publican en una revista
oficial y las anotaciones de su diario personal. Las circunstancias
de la producción de los documentos les dá la cualidad única
de los archivos como información registrada. Los documentos archi-
vísticos son a la vez, más íntimos, más individualizados, pero
también más reflectivos, y por consiguiente, más reveladores del
contexto humano en el cual se producen. Su sola existencia y carác-
ter son un testimonio del nivel de desarrollo de la comunidad,
la riqueza de sus rasgos peculiares.
La Tradicional Utilidad de los Documentos Archivísticos
Las instituciones archivísticas han existido por muchos siglos

en todas las sociedades literarias; fueron creados y sostenidos para
fines prácticos importantes de la administración pública, para
proteger los documentos del derecho privado, obligaciones legales e
impuestos, por ejemplo. Los documentos en el sector privado fueron
retenidos por razones similares y también se conservó a nenudo,
la correspondencia personal como un resultado de la inercia, la dispo-
nibilidad de espacio de almacenamiento y la suposición de una confi-
fidencialidad continuada. Esto es y seguirá siendo cierto. Una
revolución en el manejo de documentos es el resultado de la explo-
sión documental creada para la administración de la guerra,
con sus series ilimitadas de control sobre la economía de la vida
diaria, y que continuó con los muchos programas del "estado de
- 403 -
bienestar" donde cada ciudadano tenía contacto directo con la ad-
ministración por un minero creciente de veces, "desde la cuna hasta
la tumba". Hoy en día el individuo puede comunicarse fácil y rá-
pidamente con personas en su pueblo, región o pais y con el mundo en-
tero para satisfacer sus necesidades materiales o intelectuales, y
aún, a pesar del teléfono y del transporte en avión, se siguen
consignando en papel, película o cinta, sus ideas, deseos y memorias.
En el caso de los documentos públicos, el principal usuario es

el gobierno que los originó. Los precedentes son importantes, desde
el protocolo de los funerales estatales hasta los planes de mobiliza-
ción en caso de guerra. Los documentos retrospectivos son esenciales
para la planeación y el desarrollo de una política. Estudios
recientes han dado evidencias impresionantes sobre el valor de la in-
formación de los archivos para el fomento de casi todos los aspectos
del desarrollo económico, social y político en los países en
desarrollo y también en todos los países. Aunque los modernos
sistemas de administración de archivos debe asegurar la identifica-
ción de los documentos que tienen un valor permanente, su transferen-
cia ordenada a los archivos y la eficiente recuperación de la infor-
mación relevante, los archivistas pueden mejorar sus servicios man-
teniendo una estrecha coordinación con los funcionarios oficiales,
anticipándose a sus necesidades e informando a las oficinas correspon-
dientes sobre las fuentes relacionadas con los problemas actuales tal
como el desarrollo de recursos, transporte, educación, epidemias o
daños de las cosechas, y muchos otros temas, que permiten que el
gobierno se beneficie de las experiencias anteriores.
Pero muy poco después de la Revolución Francesa, inicialmente en.

Francia, luego en Inglaterra, y en la mayoría de los países en el
siglo XIX, los archivos fueron los campos de cacería de los eruditos,
en su nayoría historiadores y anticuarios. El uso más extenso de
los documentos archivísticos fue como fuente de la investigación.
Su uso fue aumentando gracias a cuatro factores: mayor derecho de
acceso, intereses más amplios por parte de los historiadores, la
incorporación de información conservadas en documentos originales,
en estudios dirigidos por otras disciplinas más nuevas, y el ingreso
del personal no-profesional a la categoría de investigadores.
A pesar de que hace casi dos siglos hubo algún reconocimiento

del derecho de acceso a los documentos públicos, la extensión del
uso de los archivos para la investigación histórica ha sido
más bien restringida. Hasta hace poco, era normal en la mayoría de
los países el negar el acceso a los documentos públicos hasta que
éstos tuvieran al menos 50 años. El resultado fue que esa cuidado-
sa investigación se limitaba al pasado distante y los histo-
riadores de los períodos modernos, si no contenporáneos, fueron
obligados contar más que todo con fuentes publicadas. Un giro ha-
cía la liberalización marcado por eventos como la garantía del
acceso de 30 años reglamentado por el CÍA en 1968 y la United
States Freedom of Information PCI de 1966 han liberado vastas canti-
dades de materiales investigativos que aumentó la clientela de la
mayoría de los archivos y concluyó en las publicaciones históri-
cas que les dieron a un creciente número de lectores, informa-
ción relacionada con su pasado reciente.
- 404 -
Otro factor en el increnento del uso de los archivos para la
investigación histórica es los hábitos de los historiadores. Las
primeras historias fueron narrativas y se basaban en un asunto intere-
sante y en un estilo literario pero que no se basaban en docunentos
originales. La escuela científica de los siglos XIX y XX buscó la
exactitud, y la objetividad y contaba con un examen exhaustivo de los
materiales archivisticos. El creciente volumen de fuentes disponi-
bles se ha acompañado de un notable aumento en el numero y variedad
de las publicaciones históricas, con mayor exactitud y mejores
normas de crítica profesional. A medida que se provee un servicio
esencial a la comunidad para revelar y explicar el pasado y a menudo
relacionado con el presente, el cambio de los intereses y las ten-
dencias de la investigación ha sido aparente junto con una tenden-
cia a cambiar el énfasis de la historia política, constitucional y
militar hacia temas sociales y económicos, hacia estudios amplios
del cambio social por un lado, e intensos estudios de la limitada
perspectiva, por el otro. El descubrimiento dpi computador por los
historiadores ha resultado en una investigación cuantitativa que es
un resultado directo de la creciente disponibilidad en los archivos de
los docunentos apropiados.
Este incremento de la disponibilidad del material archivísti-

co de varios tipos se ha acompañado de cambios diferentes en la
composición de la clientela de los archivos. Tradicionalmente, los
historiadores han sido los principales usuarios, pero un mayor nume-
ro «fe miembros de otras disciplinas están descubriendo el valor de
los archivos para sus objetivos. Entre quienes hacen parte de este
creciente número de usuarios de archivos se encuentran econo-
mistas, sociólogos, profesionales de ciencias políticas, geó-
grafos, y científicos.
Tal vez, igual de significativa es, la evidencia de que una gran

cantidad de productos de investigación profesional, tan importante
para la comunidad, no satisface las necesidades del publico en gene-
ral. A medida que crece la conciencia de la historia aumentan las
ventas de publicaciones históricas, así como también la propor-
ción de los autores no-profesionales. De aproximadamente qui-
nientas publicaciones en Canadá entre 1967 y 1972, cerca de la
mitad fueron escritos por historiadores aficionados quienes también
usan los archivos, particularmente los documentos privados. Muchos de
los que investigan en los archivos no intentan publicar los resultados
de su investigación. Esto incluye a los estudiantes universitarios
que están preparando disertaciones, geneaólogos y otros adultos
que consideran la investigación un pasatiempo interesante.
Las Instituciones Archivísticas cono Agentes Culturales Activos
Hasta bien entrado este siglo, la mayoría de las instituciones

archivísticas tuvieron un papel más bien pasivo en la escena cultu-
ral. La mayoría recibía translados de documentos públicos de la
administración y muchos aceptaban regalos de sociedades e individuos
interesados en la conservación de estos documentos. Sus puertas se
abrieron (o medio abrieron) a los investigadores. Sus funcionarios se
ocuparon de organizar los viejos documentos y de preparar las guías
- 405 -
de loralización para las generaciones presentes y futuras. Reali-
zaron funciones inportantes pero sus horizontes estaban limitados.
Las bibliotecas y los museos eran más concientes de la necesidad de
salvar del abandono los elementos culturales permanentes cono artícu-
los privados y documentos.
Pero después de 1945, el mundo archivistico fue sometido a una

serie re-evaluación de sus funciones, tanto administrativas cono
culturales, lo cual ha sido llamado, con alguna exageración, su
"revolución". Esta tomó muchas formas, varias de las cuales
respondían directamente a la nueva tecnología. Hay dos aspectos de
interés especial aquí: una técnica positiva de adquisición y una
dinámica de difusión.
La técnica positiva de adquisición fue primero el resultado de

la enorme cantidad de documentos generados por las administraciones,
al igual que por las sociedades privadas e individuos, y la gran can-
tidad de medios que registraban pensamientos, sucesos y el cambiante
mundo alrededor nuestro. El problema fue a la vez de cantidad y cali-
dad. Se volvió imperativo el uso de recursos limitados a disposi-
ción de las instituciones archivísticas y aliadas en la manera más
efectiva para seleccionar cuidadosamente una cantidad manejable de
documentos sin, no obstante abandonar la información de nuevos
apoyos. Esta innovación en la administración archivfstica condu-
jo a un aumento en la creación, conservación y destrucción de los
documentos tradicionales, y a la búsqueda de una mejor documentación
en películas o cintas, y de la mayoría de documentos iconográfi-
cos potencialmente útiles. Incluso introdujo a los archivos algunas
actividades afines con la generación de documentos, el registro dé
la tradición y de la historia oral.
La técnica más dinámica de la difusión se debió en gran

parte, a la democratización de la cultura y a medios de comunica-
ción, una nueva conciencia por parte del público, más adecuado y
mejor informado de su medio ambiente, físico y cultural, lo cual se
tradujo en un vivo interés en la ecología y en la "herencia" local,
regional, nacional y mundial.
Se observó que mientras el peso adecuado de la evidencia do-

cumental, y su presentación en una síntesis intelectualmente satis-
factoria, era aún la función específica de investigadores, de
especialistas, había también lugar para una apreciación más emo-
cional, instintiva y común de los documentos. Una de las cualida-
des más sobresalientes de los archivos es su impacto en el lector, o
auditor. El mensaje es interceptado sin beneficio o interpretación
por parte del historiador. Este tipo de descubrimiento es el más
cercano a la realidad de la comunicación humana en una época que
no es la nuestra. Es una experiencia vigorizante. Tiene el efecto de
permitir una identificación personal con quien lo.originó y un su-
ceso o momento particular en el tiempo. Cuando los archivos están
sometidos a la apreciación de millones, a través de los medios,
particularmente la televisión, tratan de inculcar en la población,
una íntima participación de la experiencia del pasado y de desarro-
llar un sentido de identidad diferente y colectiva que sea impor-
tante para las relaciones armoniosas entre los hombres.
- 406 -
También es cierto que las instituciones archivísticas han
tenido más motivos de autoservicio. Tradicionalmente, sólo un 0.1%
de la población podía tener contacto directo con las instituciones
archivísticas. Si el otro 99.9% hubiera tenido la oportunidad de
hacer un recompensable y exitoso uso de los documentos, los archivos
hubieran sido mucho más eficaces en cumplir su misión. Su imagen
hubiera sido más exaltada y hubiera sido más fácil obtener los
recursos financieros, las facilidades y los funcionarios necesarios
para responder a las crecientes responsabilidades de adquirir, con-
servar y facilitar la disponibilidad de los documentos del pasado para
las generaciones presentes y futuras.
Por lo tanto las instituciones archivísticas se han convertido

en agentes culturales activos en la difusión de sus colecciones.
Esta difusión ha tomado muchas formas, como se pudo observar en la
International Round Table on Archives realizada en Ottava en el otoño
de 1974. El informe de la reunión se publicó, pero seria intere-
sante revisar los diferentes elementos de estos programas en la difu-
sión o extensión, algunos ya existentes, pero otros muy recientes, y
en algunos países, aún en período de planeación. Los ejemplos se
tomarán principalmente del Archivo Bíblico de Canadá, con el cual
el autor está más familiarizado. Este recibió un gran impulso en
1972, como parte de la política cultural del Gobierno del Canadá de
democratizar y descentralizar los recursos y servicios culturales, pa-
ra beneficio de una gran proporción del publico Canadiense.
DESCENTRALIZACIÓN
La descentralización de los materiales archivísticos en Canadá

ha tomado la forma de depósitos de copias de microfichas de las
fuentes más importantes incluyendo documentos de los Primeros Minis-
tros y documentos relacionados con la inmigración y el desarrollo de
recursos en cada uno de los diez archivos provinciales. Hasta ahora
se han distribuido 6.250 carretes de micropelículas, haciendo que los
materiales de investigación se encuentren disponibles para muchos
miles de usuarios potenciales que no pueden visitar el archivo na-
cional. Habrá copias de documentos manuscritos seguidas de los ma-
pas, dibujos y otros materiales. Las unidades archivísticas re-
gionales y las bibliotecas presidenciales localizadas en varias par-
tes de los Estados Unidos pero administradas por el Archivo Nacional
de los E.U, son un método interesante de descentralización re-
gional de documentos originales.
PUBLICACIONES
La mayoría de las publicaciones de los archivos se encuentran

dentro de la categoría de las guías de localización las cuales
facilitan la investigación dando información relacionada con las
fuentes que se encuentran disponibles. Estas corresponden a varios
niveles de descripción de archivos, incluyendo las guías extensas
a las fuentes en todo un pais, tal como lo es la Onion List of
Manuscripts in Canadian Repositories (ULM), guías a las colec-
ciones de un repositorio tal como los inventarios generales de gru-
pos de manuscritos y documentos en el Archivo Piíblico de Canadá,
- 407 -
guías a materiales relacionados con un tema particular, período o
tipo (como lo es una guia para materiales sobre microfilmación), e
inventarios más detallados de series particulares o colecciones. En
los repositorios no sólo se encuentran disponibles las guías de
localización detalladas tanto en fichas cono en forma mecanografiada
o mimeografiada, " sino que ahora se están publicando en microfichas
para venderlas a nivel nacional y aún internacional. Los informes
anuales, especialmente destinadas a informar a los ministros u ofi-
ciales y a otros archivos, a menudo incluyen listas de adquisiciones y
puesto que interesan muchísimo a los investigadores y donantes, ahora
se distribuyen más frecuente y ampliamente.
Normalmente se hacen para el investigador folletos que contie-

nen información general sobre los archivos, divisiones especializa-
das de éste o servicios particulares (tales como los procedimien-
tos investigativos o servicios de reproducción), pero algunos están
dirigidos al publico en general. Algunos ejemplos Canadienses son
"Tracing your Ancestors in Canada", "Saving your Papers", Canadian
Photography?... Who Cares!"
La publicación de documentos por parte de los archivos es rela-

tivamente rara po su costo y su mercado limitado. Pero en la mayoría
de los casos, los Archivos tienen una gran influencia en estas publi-
caciones. Por ejemplo, la publicación de documentos de los Presiden-
tes Americanos y proyectos similares son financiados por el National
Historical Publications and Records Corporation el cual está presidi-
do por el Archivista de los Estados Unidos. El Archivo Publico de
Canadá ha publicado una serie de documentos constitucionales y otros
volúmenes de documentos, siendo el más reciente el Nouveaux
Documents sur Champlain et son époque, 1560-1622.
Publican la mayoría de los archivos los catálogos de las expo-

siciones pero la cantidad, calidad y distribución varían enormemen-
te. En algunos casos, pueden convertirse en la base de las principa-
les publicaciones populares. Un ejemplo es el Public Archives of
Canada Series, una condición con la University of Toronto Press.
Estos volúmenes incluyen Archives: Mirror of Canada Past 1872-1972;
Relentless Verity: fotografías militares desde 1885, y Braves and
Buffaloes: Indian life in 1837. Las publicaciones, al igual
que las ilustraciones, han sido enormemente populares incluso
best-sellers.
Los fascínales de documentos y mapas se han producido en una

escala limitada en varios países y los facsimiles de sellos tienen
una amplia demanda, especialmente en Bélgica, Gran Bretaña y
Francia.
La producción de diapositivas a color es otro campo prometedor

para la popularización de los archivos y para los servicios educati-
vos. En Canadá, el National Film Board distribuye grupos de diapo-
sitivas sobre temas particulares. Las diapositivas publicitarias que
ilustran el trabajo del archivo, se muestran a los grupos de visitan-
tes y circula en Canadá. Las películas publicitarias son más raras
pero existen ejemplos en Francia, Polonia y Malasia.
- 408 -
EXPOSICIONES
El método de popularización del material archivístico más

usado es la preparación de exposiciones. Por haber un enorme rango,
en tamaño y minero, de exposiciones y en el minero de visitantes,
casi todos los archivos tienen un área de exposición. Rara vez
existe un presupuesto aparte o funcionarios especiales para la
preparación de exposiciones y los visitantes son menos de los 1.000
cada año. Sin embargo, hay algunas excepciones notables. Tal vez el
programa de exposiciones más importante es el del Archivo Nacional de
los Estados Unidos que atrae a cerca de 1.000.000 visitantes cada año
para observar exposición permanente sobre la Declaración de la
Independencia, la Declaración de los Derechos y la Constitución,
donde se venden miles de facsimiles. En el Archivo hay otras expo-
siciones que se cambian cada seis meses o con más frecuencia. La
Sección de Exposiciones y de Programas de Educación es la responsa-
ble de la investigación, diseño y recepción de grupos o de visitan-
tes individuales. Otro ejemplo del uso de las exposiciones para
ilustrar la historia es el Musée de l'Histoire de France en el Archi-
vo Nacional. Cuenta con un grupo especial de funcionarios que cambian
las exposiciones y recibe cada año aproximadamente 20.000 visitantes
además de los estudiantes que participan en el servicio educativo.
Muchos archivos no pueden realizar programas de exposiciones por

el costo y el tiempo de los empleados que se necesitan para su prepa-
ración. El Archivo Piíblico de Canadá da un ejemplo de la máxima
utilización de las exposiciones respecto a la publicidad y a la
audiencia. Un programa de exposiciones prepara cuatro exposiciones
principales y un minero mayor de exposiciones más pequeñas cada
año. Cada una es un proyecto cooperativo que compromete a la Divi-
sión de Exposiciones la cual es responsable del diseño, construc-
ción y transporte, y se asigna un archivista para el proyecto de
investigación, selección y preparación de un catálogo de las
publicaciones y los empleados de las relaciones del medio para que
organicen la publicidad. Las exposiciones las abre oficialmente el
Gobernador General, el Primer Ministro o el Ministro del gabinete
apropiado durante una recepción a la cual se invitan miembros de los
medios para asegurar así un extenso cubrimiento; se arreglan entre-
vistas de televisión y de radio se arreglan y a menudo se acom-
pañan de artículos en el periódico sobre el tema de la ex-
posición. La mayoría de las exposiciones se preparan en forma
portátil y por lo general, se envían a un circuito de archivos y
galerías a través de todo el pais. A menudo, los catálogos son la
base para las publicaciones populares y en varias ocasiones las
películas educativas para uso en los colegios se han basado en las
exposiciones. Finalmente, los conjuntos de diapositivas a color, se
toman de los documentos expuestos. Un ejemplo es una exposición
sobre la inmigración a las praderas Canadienses de 1870-1914, que
incluyó documentos gubernamentales, documentos privados, afiches,
periódicos, mapas y fotografías. La inauguración oficial a cargo
del ministro del gabinete correspondiente, tuvo un cubrimiento
nacional gracias a la prensa, la televisión y la radio. Las en-
trevistas por televisión fueron con el archivista que preparó la
exposición. La Authority Television educativa de Ontario preparó
una película a color de 30 minutos basada en la exposición junto
- 409 -
con un comentario de un colonizador originario que la vio. Des-
pués de sustituir los documentos originales por fascínales, la
exposición fue trasladada al Department of Manpower and Inmigration
que la llevó a ferias populares y otros sitios de Canadá durante un
período de 2 años. Otro interesante experimento reciente trata de
un método potencial de popularización de documentos. Los fascína-
les de mapas antiguos de Ottawa fueron exhibidos en varios centros
comerciales de la ciudad. Fue muy popular y estimuló el interés de
muchas personas que normalmente no visitan los archivos ni las gale-
rías, y se vendió masivamente un volumen publicado de las reproduc-
ciones. También se han hecho exposiciones en los aeropuertos, en los
corredores de entrada de los hoteles. Si el costo de preparar una
exposición se hace para unos pocos miles de visitantes a los archi-
vos, el gasto debe garantizar una baja prioridad, pero si en cambio,
puede exponerse con un pequeño costo adicional, a un millón de
observadores, puede considerarse una sana inversión cultural.
MEDIOS MASIVOS
No se hace mucho uso de los medios masivos para publicitar

los servicios de los archivos. Esto no es sorprendente, ya que las
noticias y los sucesos de los archivos deben competir con otras no-
ticias en la atención del público. El cubrimiento del periódico
incluye unos pocos avisos pagos, declaraciones oficiales basadas en la
circulación de la prensa, informes de entrevistas y noticias rela-
cionadas con ceremonias, citas, construcciones o adquisiciones. En
casi todos los casos la cantidad y extensión de los artículos de los
periódicos dependen de la iniciativa de los archivos, una estrecha
relación con el periodista interesado y la apreciación sobre lo que
se considera "valioso cono noticia". Los contenidos de los archivos
permanecen intocados por los periódicos. En Canadá, e indudable-
mente en otros países, hay ejemplos de periódicos que tienen
una columna regular diaria o semanal sobre la historia local basada
en fuentes archivísticas, y este es un método para popularizar la
historia, que debe estudiarse.
El uso de las publicaciones periódicas está más extendido.

Existen unas pocas publicaciones archivísticas importantes, tales
como el Prologue del Archivo Nacional de los Estados Unidos y
un creciente niímero de publicaciones periódicas, revistas o bole-
tines de asociaciones profesionales, artículos de los funcionarios
de los archivos en las publicaciones periódicas que se interesan
por temas como la gestión de archivos, fotografía, historia oral,
genealogía, conservación y un amplio rango de temas históricos.
Pero esto los lleva a ser una pequeña minoría. En Canadá, los
artículos sobre el Archivo Publico, que fueron publicados en el
Reader's Digest (Selecciones) y el Weekend Magazine (un suple-
mento semanal de, varios periódicos) alcanzaron una audiencia de
aproximadamente 2 000.000 de personas.
La radio es otro medio que no se utiliza extensamente. En 1974,

sólo Canadá ( 440 minutos ), Luxemburgo ( 400 minutos ) y Polonia ( 225
minutos) informaron tener un cubrimiento significativo de archivos por
radio. Sin embargo, existe un importante interés potencial si la
- 410 -
atención fuera enfocada hacia narraciones de interés popular en el
Archivo. En Canadá ha habido algunos ejemplos de programas tínicos o
de series de charlas basadas en materiales como las anotaciones de los
pioneros, los palos de los barcos y los primeros documentos del
servicio secreto.
Claro está que la television tiene el mayor impacto potencial

sobre una gran audiencia, pero se usa muy poco para la publicidad de
los archivos. El Archivo Publico de Canadá hace los arreglos con
una estación de televisión de la comunidad local para un espacio
regular mensual de 15 minutos relacionado con sus actividades;
además, las entrevistas en las cadenas nacionales, por lo general, se
refieren a las exposiciones, adquisiciones y otros eventos. Existen
ejemplos de películas sobre archivos que se presentan en la televi-
sión de Francia y Luxemburgo. Sin embargo, indirectamente, el impac-
to del material archivístico es mucho mayor que estos programas
ocasionales que tratan directamente sobre las tinstituciones archivís-
ticas, ya que los archivos visuales como las fotografías y las
películas se usan ampliamente en los programas históricos y
las películas que llegan a una audiencia de varios millones.
LA SEMANA DEL ARCHIVO
Un ejemplo interesante de la promoción general de los archivos

es la "semana del archivo" organizada en Polonia cada cinco años. El
objetivo es informar al publico el papel y la función de un archivo,
de crear una conciencia de los ricos recursos que conservan y de
fomentar una estrecha cooperación con las autoridades administrativas
e instituciones educativas, científicas y culturales en el país. En
1973, por ejemplo, la apertura de los archivos al publico, las
conferencias con periodistas y educadores, documentales y diapositivas
a color además de la atención de todos los medios, tuvieron una gran
influencia en una significativa porción de la población. En Quebec,
en 1976, la Asociación de Archivistas de Quebec organizó, en peque-
ña escala, un "día del archivo". Este concepto fue adoptado por el
Concejo Internacional de Archivos y en 1978 se declararía la "semana
del archivo" en más de cien Estados Miembros.
SERVICIOS EDUCATIVOS
Probablemente el área más importante para la oportunidad y reto

en la utilización y popularización de los archivos es el de los
servicios educativos. Si el material archivístico puede convertirse
en una parte integral de la enseñanza de la historia en los colegios
y si puede fomentar un sentido de identificación personal al igual
que un conocimiento del pasado, entonces se aumentaría significativa-
mente la conciencia de la herencia cultural. Sin embargo, las difi-
cultades son muchas para justificar un optimismo excesivo en este
momento. Las limitaciones impuestas por la necesidad de conservar los
materiales únicos, por los funcionarios y el equipo disponibles en la
- 411 -
mayoría de los archivos, los problemas relacionados con la selección
y los costos de producción de buenas copias para uso en los salones
de clase, han impedido que su uso sea más extenso. Pero casi todo
archivo ha tenido algo que ver con los servicios educativos y en
algunos casos, han llegado a ser una parte del sistema educativo.
Los servicios incluyen visitas al archivo, guías para conocerlo,

explicación de las exposiciones y conferencias usando los materiales
archivistióos o diapositivas, y la producción de copias para su uso
en la enseñanza de historia en los colegios. En muchos países, las
visitas son informales e irregulares e involucran a un numero limita-
do de alumnos. En unos pocos países se ha desarrollado un servicio
estructurado. Francia y Gran Bretaña son probablemente los ejemplos
más prominentes.
En Francia se creó en el Archivo Nacional en 1950 y en los

departamentos en 1951. Un grupo de profesores de tiempo completo
organizan visitas instructivas al Musée de l'Histoire de France y
proporcionan comentarios y portafolios de reproducciones. En la
mayoría de los departamentos existen servicios similares con funcio-
narios de medio-tiempo que cooperan con los profesores. Se realizan
competencias y se entregan premios todos los años. La experiencia de
los archivos de los condados en la Gran Bretaña es igualmente inte-
resante. Un grupo de trabajo de la Sociedad de Archivistas ha reali-
zado recientemente, un estudio del uso educativo de los archivos. Las
respuestas a los cuestionarios y las entrevistas con archivistas y
profesores han confirmado el valor de los archivos en la enseñanza de
la historia y revelaron el amplio rango de los servicios educativos en
la mayoría de los repositorios. Las conclusiones del grupo de tra-
abajo fueron que los archivistas deben tener la responsabilidad de
fomentar los servicios educativos, que debe crearse un servicio
diferente dirigido por un funcionario educativo archivístico en cada
repositorio, que debe mantenerse una estrecha relación con las
autoridades educativas y que los servicios deben incluir una sala
separada que contenga materiales de enseñanza, fotocopiadora,
reproducciones preparadas en consultas con los profesores, y exposi-
ciones .
A pesar del creciente interés de las instituciones archivisti-

cas en la popularización de los materiales de archivo, debe
anotarse que los costos de las actividades de diseminación y popula-
rización a las que se ha hecho referencia, no exceden el 5% del pre-
supuesto de cualquier institución archivística.
* * *
El nuevo rol activo de las instituciones archivísticas como

agentes culturales debe considerarse en la perspectiva del valor total
de los archivos y las responsabilidades de los archivistas. Un
historiador ha dicho recientemente: "C'est pour comprende notre
société, notre patrimoine, que nous devons faire appel aux documents
- 412 -
sériés du passé... C'est dans ces documents que nous serons
libérés de l'anonymat" . Para que esto sea posible, debe darse
una alta prioridad a prevenir la destrucción, la cual produce amnesia
social, y también a recapturar a través de la historia social el
conocimiento que existe sólo en la tradición oral en muchas partes
del mundo, y en la repatrición en forma alguna de los documentos que
son una parte esencial déla herencia nacional. Se deben tomar medidas
para la conservación permanente de un documento lo más completo
posible, ya sea documental, visual u oral, de todos los aspectos de la
experiencia humana y la accesibilidad de est documento para los muchos
propósitos para los cuales se requiere. Esto sólo puede asegurarse
al incrementar la conciencia, una ayuda económica a los archivos y
una apreciación del valor de su contribución a la comunidad. Es
aparente que los materiales archivfsticos deben tener una utiliza-
ción mucho más extensa, ya sea que estén en archivos o en reposi-
torios, tanto por el valor práctico de la información que contienen
como por los objetivos culturales como una memoria en colecciones de
experiencias compartidas. Su uso más extenso seguirá siendo el de
fuentes para investigación histórica, lo cual requiere selección,
análisis y habilidades literarias. La naturaleza de los materiales
archivfsticos seleccionados, y la maravillosa calidad que permite la
identificación personal con el pasado es atormentadora. El acceso
directo a los archivos por parte del publico y por estudiantes
particulares en las instituciones educativas, presenta serios proble-
mas debido a la singularidad, vastas cantidades y fragilidad de los
materiales. Pero a diferencia de los artefactos, los documentos
pueden duplicarse sin sufrir una seria pérdida y pueden distribuirse
ampliamente. Compartir esta preciosa herencia con proporciones
mayores en cada país y la comunidad global es un reto importantí-
simo para todos aquellos que creen en la importancia de la
conservación de una herencia cultural.
2 Jacques Monet, "Notre patrimoine documenté" in Royal

Society of Canada, Preserving the Canadian Heritage/ La
préservation du patrimoine canadien (Ottawa, 1975), pp. 119-122.
- 413 -
CONSERVACIÓN
ARCHIVOS DEL ASIA SURORIENTAL
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS CON REFERENCIA PARTICULAR

A MALASIA
por
JOHN DAVIES
INTRODUCCIÓN
La conservación de documentos en un clima tropical a menudo

confronta problemas que no se presentan en las zonas moderadas y que
se atribuyen en la mayoría de los casos, a factores ambientales. Es
un hecho aceptado que los valores de humedad por encima del promedio
son normales en toda Asia Suroriental. En Malasia la humedad rela-
tiva es alta en todas las partes del país. Por ejemplo, la humedad
relativa diaria en Malasia Occidental oscila entre el 82 y el 86%
subiendo hasta casi el 90% en las regiones montañosas. La tempe-
ratura durante la mayoría de los meses del año en las tierras
bajas de Malasia Occidental oscila entre 72 F y 82 F bajando
gradualmente en las horas de la mañana y subiendo constantemente
en la tarde! La alta temperatura constante y la alta humedad rela-
tiva que son características en el clima de Malasia están lejos
de ser las óptimas para la conservación de documentos.
La humedad ocupa el primer lugar entre todos los agentes perju-

diciales para los documentos. La alta proporción de vapor de agua en
la atmósfera es la causa directa o indirecta de casi todos los daños
de los documentos. La humedad en la atmósfera propicia el crecimien-
to de bacterias y hongos y también de insectos de varias clases in-
cluyendo las arañas blancas (termitas) que son temidas por quienes
velan por los documentos en los países tropicales al igual que en
las zonas moderadas. Por el otro lado, la sequedad excesiva causa
la destrucción del papel, la encuademación de cuero etc.
El papel moderno es particularmente vulnerable al calor y a la

luz. Los periódicos, por ejemplo, se vuelven amarillos y se desinte-
gran aún después de exponerlos brevemente a la luz y al calor. Las
fluctuaciones de humedad relativa y de temperatura tienen igualmente
efectos nocivos. Las fibras se expanden y contraen debilitando así
la estructura del papel. La combinación de calor y humedad son, por
lo tanto, el azote de los documentos en Malasia.
1 Ooi Jin-Bee. Land People and Economy in Malaysia. London

1963. p. 43-47.
- 414 -
Solamente una pequeña cantidad de los documentos del pasado de
Malasia ha sobrevivido al ataque del clima. Muchos han sido destrui-
dos por incendios, inundaciones y la guerra. No se puede hacer mucho
contra estas calamidades. Sin embargo, los daños subsiguientes
sufridos por los documentos que escaparon a estos desastres pudieron
haberse prevenido al tenerse un poco de cuidado en los depósitos. En
cambio, se ha deteriorado una cantidad deplorable por la ignorancia de
parte de los custodios. Por consiguiente, se gasta mucho dinero y
energía en rehabilitar estos documentos y protegerlos de enemigos
tales como los estragos del tiempo, el clima, los insectos, el moho,
los roedores, hasta ponerlos a disposición de la investigación y la
consulta.
Quienes tienen la responsabilidad de cuidar y mantener los docu-

mentos deben estar familiarizados con la conservación y restauración
de los mismos. Es necesario saber algo sobre la materia prima que
compone el papel y los problemas fundamentales de la conservación de
los documentos incluyendo las técnicas que deben emplearse para
combatir sus enemigos. Este artículo ha sido preparado como una in-
troducción a la guía y cuidado de los documentos. Se resaltan los
principales enemigos con que se enfrentan los custodios de los do-
cumentos y se explican las medidas preventivas que cualquiera puede
tomar aun bajo las condiciones más primitivas. También ofrece
consejos sobre las medidas de primeros auxilios y reparaciones
menores de los materiales que hayan carecido de un cuidado apropiado.
Las recomendaciones que aquí se dan son las mínimas requeridas
para crear unas buenas condiciones de depósito para el manteni-
miento de documentos.
Papel
El papel está hecho principalmente de madera y desperdicios con

pequeñas cantidades de paja, bagazo y esparto. Aunque el tipo de
fibra afecta las propiedades físicas, un buen papel puede hacerse de
casi cualquier material crudo. En la práctica, la disponibilidad,
demanda y economía rigen la selección de la materia prima y el tipo
de papel que con ella se hace. El papel de alta calidad por lo gene-
ral está hecho de deshechos, mientras que el papel que se hace de ma-
dera y otras materias primas, tienen el espectro completo de la cali-
dad.
La fortaleza mecánica del papel depende especialmente de la

longitud y la fuerza de las fibras individuales, mientras que la
calidad depende especialmente de la naturaleza de las fibras. Algunas
fibras se vuelven gelatinosas en el proceso del golpeo al fabricar el
papel y tienden a producir papeles duros y delgados mientras que otros
se rasgan fácilmente en los bordes, y dan una excelente acción de
engranaje que producen papeles fuertes y trabajables.
Todos los materiales de plantas, en su estado natural, excepto

el algodón son formas impuras de celulosa. Estas contienen lignina
y otra materia no-celulosa que puede removerse o no al hacer el papel.
Si al moler se reduce la madera, como se hace la pulpa de madera
mecánicamente para manufacturar papel periódico, la producción es
- 415 -
alta, y la lignina se retiene, pero los papeles que contienen lignina
son sensibles a la luz. Los periódicos modernos contienen una alta
proporción de esta fibra de madera cruda rrolida que explica su rápi-
do deterioro bajo condiciones adversas de almacenamiento y uso, a
diferencia del papel de calidad. Para producir una pulpa aceptable,
los deshechos nuevos con alto grado de blancura requieren un pre-tra-
tamiento menos drástico que el que se da a la pulpa de madera o a los
deshechos de colores. Con el fin de producir papel de calidad, deben
quitarse la lignina y otras impurezas de la pulpa. Para hacer esto,
la madera se cocina por medio de diferentes procesos y se blanquea
usando químicos que son ácidos. Estos tratamientos dejan pequeñas
cantidades de ácido en la pulpa y como resultado a menudo se presen-
tan residuos de ácido en el papel. El papel también puede absorber
ácido del aire durante su almacenamiento.
El papel de un docunento debe seleccionarse con respecto al uso

que se le dará. Los documentos que van a tener un considerable uso
deben ser de papel fuerte, libre de madera molida o de fibras
no-blanqueadas y con una cantidad inofensiva de ácido. Sin embargo,
no estaría de más, mencionar aquí que bajo condiciones adversas de
uso y almacenamiento, un papel de alta calidad puede desintegrarse al
cabo de un año, mientras que bajo condiciones ideales, un papel de
madera molida puede durar un siglo.
Tinta
En la producción de documentos permanentes, la tinta debe selec-

cionarse cuidadosamente ya que es un elemento importante para la
conservación. Algunas tintas contienen ácido y dañan el papel
mientras que otras tienden a decolorarse. Las tintas que contienen
una alta proporción de ácido no sólo se tornan amarillas pá-
lidas en poco tiempo sino que también tienden a debilitar el papel.
Muchos de los viejos documentos del Archivo Nacional han sido afec-
tados por la tinta acida. Las pinceladas de tinta han comido el
papel completamente. Las tintas con bases de muchos colores también
se decoloran con el paso del tiempo sin dejar, en algunos casos,
ninguna huella de lo escrito y si el docunento se moja o se humedece
accidentalmente, la escritura puede volverse ilegible por la propaga-
ción y la mancha de la tinta. Los documentos requieren una tinta
que contenga un pigmento permanente siendo ideales las tintas con
base de carbón. Estas no se decoloran, no pueden removerse por
medios químicos y no dañan el papel. Sinembargo, como la mayo-
ría de los documentos son mecanografiados, el problema de la tinta
no es tan serio. La cinta de la máquina de escribir está hecha
de una fibra textil delgada con una base aceitosa que contiene tintu-
ras solubles en aceite o pigmentos insolubles. "El pigmento negro
por lo general, es alguna forma de carbón y por esta razón, las
cintas negras y las almohadillas para sellos, siempre son confiables
para uso permanente" .
2 Langwell W.H., The Conservation of Books and DocumentsT

London. 1957, p. 52.
- 416 -
Las copias en carbón y lápiz no se decoloran. Si se someten a
uso prolongado, se vuelven borrosas. La mayoría de los papeles de
carbón están cubiertos por un lado con una mezcla de grafito fina-
mente dividido, ceras y aceites, y los lápices modernos contienen
grafito comprimido que no se decolora cuando se expongan a la luz.
Las tintas utilizadas en la impresión, y duplicación son en su

mayoría, tintas de carbón que contienen negro de humo mezclado con
aceite de linaza hervido para formar una pasta apropiada. Las tintas
negras de imprenta son permamentes y la mayoría de las tintas de
color tienen buenas calidades que han las hacen durables. Esto mismo
no puede decirse de los líquidos para duplicaciones, como los usados
en hectografía. Estas son soluciones de tinturas y usualmente se
decoloran en tiempos relativamente cortos.
Causas del deterioro de los documentos
Los materiales que componen los documentos, principalmente el

papel, el cuero y los adhesivos usados en la encuademación, son
afectados adversamente por la luz, el aire excesivamente seco o
húmedo, las fluctuaciones excesivas en la humedad relativa asociada
con la amplia variación en la temperatura del día y la noche, y la
presencia del dióxido de sulfuro en el aire, la mugre, el polvo,
los hongos, los insectos y los roedores.
Luz
El efecto de la luz es más notorio en el papel que contiene

madera molida como el papel periódico, y en aquellos que contienen
cantidades mínimas de hierro, celulosa insuficientemente purificada o
una cantidad considerable de resina. Deben evitarse el sol directo y
las fuentes artificiales de luz ricas en rayos ultravioletas sobre
los documentos de papel. Se ha informado que en la celulosa se pre-
senta un efecto post-irradiación, lo que significa una descom-
posición continua aún en la oscuridad después de que se ha expuesto
a la luz. Algunas veces el deterioro resultante puede ser visible, a
través de la decoloración de las tinturas o el oscurecimiento del
papel, pero éste también puede estar afectado sin que aparezcan es-
tos signos. Cuando no puede evitarse que entre la luz directa del
sol, todas las ventanas deben cubrirse con tintes oscuros o con corti-
nas pesadas que impidan y difundan la luz, o si no los papeles deben
guardarse en cajas especiales. Las cajas de cartón baratas pueden
proteger adecuadamente los documentos de los efectos nocivos de los
rayos ultravioletas. Si la caja se vuelve quebradiza después de
una larga exposición, debe reemplazarse.
Variaciones en la temperatura y humedad relativa
El papel, el cuero y los adhesivos usados en la encuademación

sufren daños si se secan más allá de cierto punto. Los papeles se
vuelven amarillos y quebradizos y la sequedad excesiva es también la
- 417 -
responsable del rompimiento físico de las pastas, al dañarse la
encuademación por secarse el pegante. Por otro lado la humedad
excesivamente alta tiende a producir nono o verdín que crece en
cualquier material que lo alimente, tal como el papel, el cuero y el
pegante. La humedad afloja la pasta y el pegante ablanda y debilita
el papel y el cuero/ y estimula la expansión de los insectos.
Las variaciones excesivas en la temperatura y la humedad relativa

tienen un efecto igualmente deletéreo en el papel. Hace que las
fibras de celulosa se expandan y se contraigan una y otra vez, así
que las debilita. Mantener una temperatura y humedad adecuadamente
controladas en el aire de los lugares donde se guardan los documentos,
es, por lo tanto, valiosísimo para conservarlos en buenas condiciones
por un período prolongado. Se ha encontrado que lo apropiado para la
conservación de documentos es tener una temperatura de 70 a 75 F
con una humedad relativa de poco menos del 55% .
Polución atmosférica
La polución del aire es por lo general, un problema de las

grandes ciudades y de las áreas industriales que usan combustibles
sulfúricos. los aceites minerales y el carbón pueden contener entre
1 y 2% de azufre. Estos se oxidan fácilmente formando sulfuro y
finalmente ácido sulfúrico, con el cual se depositan finas partícu-
las especialmente de hollín . Sin embargo, el dióxido de sulfuro
aún en concentraciones mayores de lo normal en el aire, no son por
sí mismas dañosas para los materiales de papel o la pasta, pero
cuando contienen pequeñas cantidades de hierro o de cobre - como es
casi siempre el caso del papel... éstos tienen el poder de cambiar el
inocuo dióxido de sulfuro por un ácido sulfúrico muy destructivo
que puede acumularse en el papel hasta alcanzar un 1%. En este
punto destruirá rápidamente la estructura fibrosa del papel y lo
hará quebradizo . La polución del aire es, por lo tanto, un
factor importante que debe tenerse en cuenta cuando es necesario un
almacenamiento prolongado. No existen medios para prevenir el acceso
de gases sulfurosos a través del aire acondicionado.
Moho
El problema de los hongos que atacan los documentos y los mate-

riales relacionados es particularmente serio en el trópico. La
cantidad de especies de hongos designadas como "Atacantes del papel"
3 Plumbs. W.J., The Preservation of Books in Tropical and

Sub-Tropical Countries. Kuala Lumpur, 1964. p. 33.
4 Coremans. P., "Climate and Microclimate" in The
Conservation of Cultural Property, With Special Reference to Tropical
Conditions, Paris. 1968. p.. 34.
5 Langwall. W.G., op. cit., p. 21.
- 418 -
es de cerca de cien y comúnmente se conocen como moho o verdín.
Los hongos son organismos que se reproducen por medio de esporas
pequeñitas. El daño que hacen a los documentos se atribuye a las
esporas micróbicas en el aire y el polvo de los depósitos, siem-
pre presentes en la atmósfera y que se establecen en los obje-
tos donde las condiciones son favorables para su crecimiento.
El moho tiende a desarrollarse en documentos y libros si la

humadad relativa de la atmósfera permanece cerca del 75% aún por
corto tiempo . Crecen más frecuentemente en libros que están
colocados uno contra otro formando un depósito delgado y estancado
de aire humado que favorece su crecimiento. Por esta razón, los li-
bros no deben colocarse en estantes unos contra otros para así ase-
gurar una adecuada circulación de aire y reducir la formación de
moho.
El aire estancado combinado con la humedad alta tiende a acele-

rar el crecimiento de moho. La circulación de aire fresco en el
área de almacenamiento es necesaria para renovarlo y para prevenir
que las esporas se establezcan en los libros y los documentos. En
los depósitos donde la humedad relativa se mantiene un poco por
debajo del 55% y donde la temperatura está entre 70 y 75 F, no se
presenta el moho. Sinembargo, es necesario recurrir al aire acondi-
cionado para obtener unidades deshunecedoras o agentes deshidratantes,
como por ejemplo, el gel de sílice. Se puede construir una sencilla
unidad casera haciendo soportes con cables, llenándolos con gel de
sílice y colocándolos en diferentes partes del cuarto. Al calcular
la cantidad de gel de sílice requerido, se supone que 7 lbs. son
suficientes para deshumedecer un cuarto de 1.000 pies cúbicos
Cuando el gel de sílice se satura de humedad, su color cambia de azul
a rosado. Enton- ees, el gel puede reactivarse calentándolo en un
horno para volver a usarlo. Otro método útil es fumigar el depósi-
to con fungicidas. Se hace una solución del 10% de timol en metila-
to (1:10 por volumen) para prevenir el crecimiento del nono. Los
vapores del timol son purgantes y por esto es aconsejable rociar esta
solución al final del día de manera que el cuarto y las ventanas
permanezcan cerradas toda la noche
Cuando el moho ataca los documentos aparecen unas placas blancas

que más tarde se vuelven de colores diferentes: amarillo, rosado,
amarillo verdoso, negro, etc. En algunos casos el moho crece en el
papel sin mostrar ninguno de sus signos característicos excepto una
mancha levemente carmelita, hasta que el papel se vuelve quebradizo.
6 Gallo. Fausta, Biological Agents Which Damage Paper Materials

in Libraries and Archives, in Thompson G., (ed), Recent Advances In
Conservation. London 1963. p. 57.
7 Minoque A. E., Care and preservation of records.
Washington, U.S. Gaveraient Printing Office 1943. (Technical Bulletin
No. 5) p. 11.
8 Plumbs. W. J., op. cit., p. 34.
9 Bhargava. K.D., Repair and Preservation of Records, New
Delhi, 1967, p. 6.
- 419 -
Más aun, el nono y los hongos pueden ejercer una acción
mecánica sobre el papel, ya que puede filtrarse entre las fibras
del papel sin penetrar en ellos, y además los cuerpos de los hongos
están cubiertos de cerdas» que se infiltran entre una hoja y
otra, soldando las páginas . Técnicamente esto es conocido como
"foxing".
Si los documentos se infectan con moho, inmediatamente debe

tomarse medidas para tratar este problema. El material infectado
debe sacarse al aire libre y cepillar el moho con un algodón suave
teniendo cuidado de no dispersar las esporas durante la limpieza.
Donde la infección sea mayor, el material infectado debe fumigarse
usando timol. La fumigación con timol es sencillo y cualquiera lo
puede hacer sin mucho entrenamiento. Se puede elaborar un buen apara-
to para fumigar con timol, adaptando una caja sellada o un estante.
Los documentos infectados se colocan unas 6 pulgadas del fondo sobre
un entramado de cables. En la base del aparador o de la caja se
instala una lámpara eléctrica de 40 a 60 watios y encima se calienta
un plato con timol. El gas de timol evita el crecimiento del moho en
los documentos que están dentro de la caja o el aparador.
Polvo
El polvo es otro factor que debe tenerse en cuenta en la conser-

vación de los documentos. El viento lleva pequeñas particulas de
arena y hollín que se pasan en los documentos, los estantes y el
piso. La acumulación de éstas en lugares donde la humedad es
también alta, no sólo favorece el crecimiento del moho y los in-
sectos sino que también sirve de niícleo para producir vapor áci-
do. Además, el polvo contiene pequeñas y duras partículas
silíceas que pueden cortar el papel y el cuero. El polvo debe lim-
piarse regularmente en los depósitos, usando aspiradoras para remover
eficazmente el polvo y la mugre del depósito y no con plumeros y
sacudidores que hacen que el polvo se quede en el cuarto.
Insectos
Los primeros casos de insectos que atacaron libros y materiales

relacionados datan de hace casi 2.000 años. La protección de los
documentos almacenados contra la depredación de los insectos ha
sido un problema desde entonces, y los estragos causados en libros,
impresos y manuscritos son reconocidos por todos los custodios de
los documentos. Los papeles y los volúmenes encuadernados son
atractivos para los insectos por el valor alimenticio que ofrecen.
Entre la variedad de alimentos y materiales que les gustan están la
celulosa del papel, el pegante, la gelatina, la pasta, y los productos
similares en el terminado del papel y la encuademación.
10 Gallo. F., op. cit., p. 58.
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Las cucarachas, lepismas, y las polillas "book-lice" y
"brown-house" son especialmente las responsables del daño a los ma-
teriales de encuademación como pastas y pegantes, y también pueden
atacar el cuero y otros materiales animales y vegetales. Insectos
como los escarabajos y las termitas son capaces de consumir el papel
como alimento y también atacan las telas de algodón para encuadema-
ción y los cartones de madera o de papel. Son, por lo tanto, los
responsables de la mayoría de los daños serios a los documentos in-
cluso de los daños de los estantes. Se dice que los procesos diges-
tivos de estas plagas se han modificado especialmente por digerir ce-
lulosa. Se mencionan a continuación algunos de los insectos más
comunes encontrados entre los documentos, de acuerdo con el tipo de
daño que causan:
a) cucarachas
Hay varias especies de cucarachas,4pero las llamadas es-

pecies domésticas se alimentan de una gran variedad de materia-
les. Son atraidas particularmente por materiales dulces y con
almidón y se comen las cubiertas de tela de los libros con el
fin de tomar el adhesivo de almidón utilizado para pegar la tela
al material de encuademación. Memas de destruir la superfi-
cie de las cubiertas de los libros, también chupan las tinturas
y el revestimiento de tela o bucaran y así rompen los extremos
y hacen una ración pulposa. Durante el día normalmente se re-
tiran a la oscuridad y a los lugares humados y durante la no-
che rondan por todas partes en busca de comida. Proliferan en
los desagües y letrinas y entran a través de los tubos de de-
sagüe y pequeños agujeros en las paredes.
b) Lepismas
Estas se encuentran frecuentemente entre los libros y los

documentos viejos y muestran una predilección particular por el
papel de pulpa de madera blanqueada, pasta de flour, gelatina
fotográfica y algunos tipos de fibras textiles . Entran a
los libros a través del lomo para tomar la pasta de flour. En
los documsntos de papel causan erosiones de formas irregulares.
Las lepismas son criaturas que se mueven rápidamente, que se
alimentan principalmente en la noche y se esconden durante el
día. Encuentran condiciones ideales para crecer y reproducirse
en lugares tibios y humados.
c) "Book-lice"
Los book-lice o psócidos se encuentran ocasionalmente

caminando sobre las cubiertas o entre las páginas de los libros.
Se alimentan de pasta de flour y de papel. El daño que hacen a
los libros está, por lo tanto, limitado a las partes de la
encuademación cerca al lomo donde el adhesivo es más abundan-
te. En general no se les considera que hagan un daño real a
11 Gallo. P., op. cit., p. 55.
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libres o papeles. Su dieta incluye también moho microscópico
de la encuademación, papel y cuero, y son por lo tanto preva-
lentes bajo condiciones húmedas lo cual favorece el crecimiento
de moho. Rara vez se encuentran en ambientes bien iluminados y
ventilados o en libros que se usen diariamente.
d) Polillas "Brown-house"
Las larvas de estas polillas tienen bocas que muerden y

comen gran cantidad de materiales, además de libros como plantas
secas y corchos. Cuando atacan los libros lo hacen generalmente
en el lomo y rara vez penetran al libro. La humedad en los
depósitos favorecen su desarrollo.
e) Escarabajos
Hay varios tipos de escarabajos. Los adultos ponen huevos

sobre los extremos de los libros de los cuales salen pequeñas
larvas blancas que se maten a ellos produciendo los tan conoci-
dos túneles de "gusanos de libros". Las larvas se alimentan
inicialitente de las pastas de los libros, hasta que sus mandí-
bulas son lo suficientemente fuertes para comenzar a comerse
la encuademación verdadera, que continúa hasta cuando se con-
vierten en escarabajos y el proceso total de repite de nuevo.
f) Termitas
Comúnmente conocidas como aranas blancas, las termitas

son capaces de destruir completamente los libros o cualquier
material celuloso pero generalmente comienzan su ataque en la
construcción. Las termitas viven en comunidades en nidos en
la tierra o en el fondo de las paredes. Tienen una marcada
aversión a la luz por lo que construyen caminos cubiertos de
barro sobre ladrillos y concreto y hacen un escondrijo. Devoran
rápida y silenciosamente todo lo que se compone de celulosa,
cavando trincheras intrincadas de comunicación, y en algunos
casos causan la casi total destrucción del material atacado,
dejando intacta una capa externa que esconde la devastación que
hay en el interior. La infestación de esta especie se detecta
solamente cuando ha llegado a ser severa y ha ocasionado un daño
considerable.
Medidas preventivas
El daño que hacen los insectos alados a los documentos como los
escarabajos rara vez ocurre en depósitos con aire acondicionado que
están más o menos herméticamente cerrados o en depósitos que están
protegidos con ventanas de malla y puertas plegables que se puedan
cerrar.
Hemos notado que la mugre y el polvo y una leve acumulación de

deshechos, son campos de crianza para las plagas de insectos. Por lo
tanto, los depósitos deben limpiarse frecuentemente y todos los
documentos, estantes, archivadores, pisos, techos y paredes deben
mantenerse limpios y pulcros. El uso de químicos repelentes de
insectos como el naptaleno y el paradiclorobenceno evita que los
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insectos dañen los documentos. Un buen suministro de estos químicos
colocado en recipientes y localizados cada seis pies en los estantes
será suficiente para producir un olor lo suficientemente fuerte que
aleje a los insectos. Además, puede asegurarse un razonable alto
grado de protección fumigando el deposito una vez al nes con mezclas
insecticidas que contengan químicos como el diclorodietil tricoloro-
etano (DDT), piretrum o gama benceno hexacloridio que se encuentran
en el comercio listas para su uso. También se pueden "preparar
mezclas de DDT disuelto en Kerosene en proporción de 40g por
litro y fumigar con una bomba manual corriente. De- be tenerse
cuidado de que se haga directamente sobre las paredes, rincones
oscuros y grietas, pero no sobre los documentos. Los fumigantes por
lo general contienen solventes que pueden afectar las tinturas usadas
en la tela de encuademación y las tintas de los documentos.
Donde la infestación de insectos haya tomado grandes proporcio-

nes, es necesario hacer una fumigación de los materiales infectados a
gran escala. Estos deben colocarse en un cuarto especial con fumigan-
tes como el Metil Bromido o el dióxido etileneoxido-carbono para
exterminar los insectos completamente. Estos procesos de fumigación
dehen ser realizados solamente por operarios especializados por la
naturaleza altamente tóxica de los químicos. Sin embargo, para una
colección pequeña de documentos, se utiliza un método sencillo de
fumigación con paradiclorobenceno. Una caja bien cerrada llena de
este químico es efectiva y se pueden obtener resultados satisfacto-
rios si el recipiente se llena de nuevo con el químico cuando éste
se evapora, y si se dejan los documentos dentro de la caja por lo
menos durante dos semanas. La cantidad de paradiclorobenceno debe ser
de aproximadamente 2 lbs. por cada pie ciíbico de espacio aéreo.
Este proceso matará solamente los insectos y sus larvas pero no los
huevos. Por consiguiente, sería necesario separar los documentos y
repetir el proceso después de un lapso de dos semanas para así
acabar con la plaga completamente.
Aunque los químicos usados para la fumigación de los documentos

son venenosos, no tienen un efecto continua en las plagas. Por lo
tanto, es necesario devolver los documentos fumigados a recipientes
limpios y usar repelentes como el paradiclorobenceno o el naptaleno en
estantes tal como se describió anteriormente para evitar los insectos
y prevenir la plaga.
Deben contemplarse aquí, los cuidados especiales con respecto a

los fumigantes. Los vapores de cualquiera de los agentes tóxicos
empleados en la fumigación nunca deben inhalarse. Esto también
sucede con los sólidos volátiles que pueden usarse como fumigantes,
como son el paradiclorobenceno y los timóles. También pueden ser
severamente irritantes para la irembrana mucosa, los., ojos o la piel,
particularícente cuando el clima es humado y se suda .
12 Werner , A, E., "The Conservation of Leather, Wood, Bone and

Ivory and Archival Materials", in The Conservation of Cultural
Property, op. cit., p. 283.
13 Hodges, H.W.M. "Basic Equipment and Processes", in The
Conservation of Cultural Property, op. cit., p. 86.
- 423 -
Roedores
Las ratas y los ratones entran a los depósitos por los agujeros
de los techos y las paredes y devoran papel y cuero con velo-
cidad increíble. Para prevenir su acceso es necesario asegurarse
que los techos y paredes defectuosos se reparen rápidamente.
Localización
El área ideal para el depósito es un cuarto sin ventanas,

resistente a los incendios, con aire acondicionado e iluminado con
bombillos de poco voltaje. En las construcciones existentes donde es
díficil tener este cuarto, el lugar que se escoja para los documentos
debe ser seco, a prueba de humedad, iluminado y ventilado adecuadamen-
te . Las puertas y ventanas, si las hay, deben estar protegidas con
marcos de malla. Debe evitarse la luz solar directa sobre los docu-
mentos. No debe haber posibilidad de una inundación, de tanques que
puedan estallar o de canales bloqueados o goteras y es preferible que
no haya tuberías que pasen por allí.
Equipo
Los docunentos deben almacenarse en estanterías o en archivadores

metálicos. Los estantes ajustables de acero son preferibles a los
archivadores cerrados ya que permiten su ajuste al tamaño y voluntan
de los documentos. Los estantes deben colocarse y ordenarse separados
de las paredes para permitir la libre circulación del aire y
también facilitar la limpieza que debe realizarse en el depósito.
Cuando se utilicen estantes de madera se debe tener un cuidado

extra ya que la madera por sí misma requiere atención y tratamiento
químico contra plagas de insectos, como las termitas y el comején,
los estantes deben estar alejados de las paredes y colocarse sobre
bases metálicas ya que las termitas no atraviesan el metal . Como
alternativa las bases o patas deben colocarse en recipientes o tinas
que contengan "coaltar" o aceite creosote. Esto creará una barrera
química y protegerá los documentos de los insectos. Como medida de
precaución, debe pintarse toda la estructura de madera con una
solución al 20% de cloruro de cinc en agua .
Los mapas, planos y documentos de gran tamaño necesitan un

cuidado especial en el depósito. Es mejor colocar los mapas y planos
pequeños en un archivador plano común y corriente o colgados en un
archivador vertical; también pueden enrollarse y guardarse en estan-
tes muy bien envueltos con papeles fuertes. Los mapas y planos
grandes o largos deben enrollarse, envolverse con papel fuerte y
almacenarse en los estantes.
14 Plumbe. W. J. op. cit., p. 20.

15 Bhargava. K. D. op. cit., p. 10.
- 424 -
Las carpetas se guardan mejor en cajas unas sobre otras en los
estantes. Las cajas de cartón utilizadas por el Archivo Nacional de
Malasia son ideales para este fin. En el Apéndice A aparece un
dibujo de esta caja. En cada caja se puede guardar un grupo de carpe-
tas que midan aproximadamente 6 pulgadas de grueso bien ordenadas
sobre los estantes. Cada caja se rotula con una guia externa que
indique su contenido para facilitar su identificación y . recupera-
ción.
Los volúmenes de libros deben colocarse verticalmente sobre los

estantes para ahorrar espacio y al mismo tiempo facilitar su recupe-
ración. Sin embargo, el peso del papel en un libro colocado ver-
ticalmente presiona el lomo, y por lo tanto, es importante que se
sostengan uno con otro sobre los estantes arreglados razonablemente,
o por medio de soportes (cuña-libros). Los volúmenes grandes
deben colocarse horizontalmente en los depósitos. Debe instalarse
equipo contra incendio, preferiblemente extinguidores de "espuma"
y sábanas de asbesto. Toda persona que trabaje en el repositorio
debe saber qué equipo contra incendio se encuentra disponible, donde
se guarda y cuándo se usa. La brigada de incendio debe consultarse
siempre para que supervise la instalación de este equipo y para
que proporcione instrucciones sobre su uso al personal del archivo.
Estos son algunos de los puntos más importantes que deben tenerse en
cuenta sobre el equipo contra incendio :
1. El fuego de un recipiente se apaga más fácilmente al tapar

el recipiente.
2. El fuego sobre una mesa o banco se apaga más fácilmente al

cubrirlo con una sábana de asbesto.
3. Una persona cuya ropa ha sido presa por el fuego debe

envolverse en una sábna de asbesto.
4. Un chorro de agua directo sobre solventes orgánicos abrasi-

vos se extiende en lugar de apagarlo.
5. Un incendio ampliamente extendido puede apagarse con

"espuma".
6. Si un incendio no se apaga rápidamente, debe hacerse sonar

la alarma.
La aspiradora es de gran valor en el archivo para recoger el

polvo y la mugre de los documentos. Los químicos y los materiales
combustibles no deben almacenarse en los repositorios. Está prohi-
bido fumar y consumir alimentos dentro del repositorio al igual que
cualquier tipo de fuego.
16 Hodges. H.W.M., op. cit., p. 87.
- 425 -
Primeros Auxilios para Documentos Dañados - Reparaciones Menores
los documentos deben limpiarse antes de guardarlos. Los ganchos

y alfileres de metal corrosivo deben quitarse y reemplazarlos por
ganchos plásticos o de bronce inoxidable. Cuando las esquinas de los
documentos se han doblado, deben levantarse y aplanarse. Los anexos
que se han separado deben colocarse nuevamente en el orden correcto.
Los documentos afectados por la hunedad deben secarse en una buena
corriente de aire pero los que han sido afectados por verdín o plagas
de insectos, que se extienden rápidamente, deben separarse y tra-
tarlos como se explicó anteriormente. De igual manera, cualquier
rasgado en los documentos debe arreglarse pronto para evitar un dete-
rioro mayor por el uso o manipulación posterior.
Páginas rasgadas
Dos rasgados pequeños pueden arreglarse sin tener un entrena-

miento especial en restauración de documentos. Donde se observe un
rasgado en el borde de un documento, de una página o de un libro,
todo lo que se necesita es un pedazo de papel fuerte pero delgado.
Se corta una tira de papel de aproximadamente 1/2 pulgada de ancha un
poco más larga que el rasgado. Se cubre la tira con pasta y
luego se coloca cuidadosamente sobre el rasgado, asegurándose de que
ambos bordes del rasgado queden parejos. La tira debe ir un poco
más allá del rasgado sobre el lado sano del docunento y más
allá del borde; finalmente, se corta lo que sobra a lo largo del
borde, con unas tijeras para completar así la reparación.
Cuando el rasgado se extiende a la parte de los documentos que

tiene impresiones o escritos en ambos lados, su arreglo es más
difícil pero con un poco de cuidado y paciencia se puede hacer satis-
factoriamente. El proceso es el siguiente: se pone un poco de pasta
sobre las hojas rasgadas y se juntan. Luego se coloca una tira de
papel higiénico suave sobre la rasgadura y se frota suavemente de
manera que el papel higiénico se adhiera a la rasgadura. Después de
esto, se coloca el documento bajo peso hasta que seque. Se quita el
papel higiénico sobrante, teniendo cuidado siempre de halar hacia
la rasgadura de ambos lados. Las fibras suaves del papel higiénico
no sólo actiían como un ecuadernador sino que también llenan los
huecos, si los hay, dentro de la rasgadura y da una superficie pare-
ja a todo lo largo. Cuando se haya terminado el trabajo, es casi
imposible ver cómo se ha hecho el arreglo.
Cintas sensibles a la presión
Estas cintas nunca se deben usar para reparar documentos. Son

delgadas, transparentes y viscosas (celofán) con un adhesivo perma-
nente en un lado y se pegan fuertemente a casi cualquier cosa sólida
que se les ponga en contacto. El problema se presenta en cuanto a
cómo quitarlas sin dañar la superficie del papel, además, tienden
a amarillar el material tratado, mancharlo y oscurecer los escri-
tos de éste. Finalmente, el adhesivo puede descomponerse y da-
ñar el papel. Igualmente, la goma corriente y la goma arábiga no
deben usarse para reparar documentos pues tienden a endurecerse con el
tiempo y la superficie callosa tendrá una acción abrasiva sobre el
papel de los documentos.
- 426 -
Elaboración de la pasta
En general, es muy sencillo comprar la pasta que venden en cual-

quier distribuidor de suministros para bibliotecas o encuademación.
Sin embargo, la pasta puede elaborarse con harina y agua. Puede
hacerse en cualquier recipiente agregando poco a poco agua a casi
madia taza de harina mezclando constantemente hasta que el agua y la
harina se incorporen bien, no haya grumos y la mezcla se parezca a
una salsa. Luego se agrega agua caliente, se pone al fuego y se deja
hervir durante un minuto para que quede de buena consistencia, ni
tan líquida como la leche, ni grumosa y no debe quedar tampoco
como para salirse de un cepillo fácilmente. En lugar de harina,
se puede usar almidón.
Al usar la pasta debe recordarse que entre menos se use mejor.

Una capa delgada de cualquier adhesivo esparcido en forma pareja, y
finalmente presionado en los poros de los documentos que se van a
pegar, mantendrán las hojas con seguridad.
Documentos sumergidos en agua
El agua se utiliza en muchas etapas de la fabricación del papel,

pero una vez que esta terminado y listo para el uso, el agua se con-
vierte en su enemigo más peligroso. Los documentos pueden dañarse
por el agua de distintas maneras: las tapas de los libros y de los
volúmenes encuadernados se empañan, se hinchan y se manchan, los
documentos y las páginas se arrugan y se doblan. El papel con
cola, cubierto con almidón o goma o arcilla, se arruina al contacto
con el agua. Cuando la cola se ablanda con el agua, hace las páginas
se pegan unas otras, y si se secan en este estado, el libro o el
montón de papeles serán una masa sólida. Es difícil separarlas
sin un entrenamiento, materiales costosos y equipos especiales. Los
documentos que se hayan dañado mucho deben enviarse a profesionales
para que los traten.
Sin embargo, puede realizarse un tratamiento de primeros auxilios

antes de obtener la ayuda profesional, el cual debe hacerse inmediata-
mente después de descubrirlo con el fin de evitar mayor deterioro y
que sean atacados por el verdín. Los papeles mojados deben separarse
unos de otros. Las hojas individuales se deben intercalar con papel
secante o papel encerado y presionarles para escurrir el agua que
haya quedado. Luego se deben dejar secar en un cuarto debajo de un
ventilador o, donde no haya ventiladores, las ventanas deben mantener-
se abiertas para que haya una libre circulación del aire. Los
documentos deben voltearse con frecuencia de manera que todas las
partes queden expuestas al aire, extendiéndolos sobre mesas o
colgándolos en cuerdas. Después de que se hayan secado, deben
mantenerse bajo presión.
- 427 -
Rehabilitación de documentos carbonizados
Cuando los documentos de papel han sido seriamente afectados por

las llamas, o por cualquier otro medio y se han carbonizado, su
tratamiento es asunto de expertos. Si es posible, deben protegerse
envolviéndolos suavemente con papel higiénico y metiéndolos en
cajas.
Cuando se han sometido a un calor intenso, se vuelven que-

bradizos y no deben manipularse sino hasta cuando hayan tenido
tiempo de re-absorber una cantidad normal de humedad de la atmós-
fera. Si después de algiín tiempo aún parecen un poco quebra-
dizos, pueden necesitar que se les vuelva a colocar cola y este, de
nuevo será asunto para un experto.
Cuando una caja fuerte (más o manos a prueba de aire) ha estado

expuesta a una conflagración, existe el peligro de que una gran parte
de los documentos allí contenidos, especialmente los de papel, por
exceso de calor queden relativamente sin dañarse; pero también
existe la posibilidad de que cualquier corriente de aire fresco
produzca combustión activa. Por lo tanto, una caja fuerte en estos
casos debe dejarse enfriar antes de abrirla.
- 428 -
APÉNDICE "A"
DIBUJO DE UNA CAJA PARA ALMACENAMIENTO
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ASI SE DOBLA LA CAJA
- 429 -
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430
T7P CX3NSTRDCCI0NES Y EQUIPOS DE ARCHIVO EN IOS PAÍSES
TROPICALES
por
MICHEL DUCHEIN
Inspector General, Dirección de los Archivos de Francia, París
1. Introducción.
La noción de "países tropicales" es bastante sutil en la

práctica. En lenguaje corriente se aplica no solo a las zonas tropi-
cales propiamente dichas, sino también a las ecuatoriales y subtropi-
cales, y de itBnera general a todas las regiones donde reina un
clima cálido y humado en forma permanente o alterna según las
estaciones .
El término "países tropicales" abarca entonces regiones geo-

gráficamente muy diferentes, repartidas en Africa, Asia, Oceania,
América, y Europa, que en su conjunto pertenecen a la zona de los
climas tropicales llamados templados. La totalidad de las Antillas
(Caribes) hacen parte de ella.
Este tipo de clima lleva consigo condiciones de conservación

nocivas en extremo tanto para los documentos de archivo como para las
construcciones mismas, por diversas razones:
- exceso de calor y de humedad que obra directamente sobre los

pegantes, las materias orgánicas (sobre todo las fibras de
celulosa, el cuero, el pergamino) y las tintas, así como
sobre los elementos metálicos tales como ganchos, alfileres,
etc. y en general sobre todos los materiales de los docu-
mentos y de las construcciones;
- exceso de luz solar (radiación ultravioleta) que opera sobre

la celulosa, sobre las tintas, sobre todos los pigmentos
coloreados;
- proliferación de los hongos (mohos) favorecida por el calor y

la humedad;
- proliferación de los insectos y roedores incrementada por el

calor y la humedad.
Fuera de lo anterior, ciertas regiones de clima tropical, princi-

palmente las Antillas, están sometidas a otros peligros en la
custodia de los documentos de archivo:
- ciclones, inundaciones, altas mareas de origen sísmico o

volcánico;
- sismos y erupciones volcánicas.
1 En esta comunicación, destinada a un auditorio antillano, no

se ha creído necesario tratar los problemas propios de los climas
secos de tipo saheliano o desértico.
- 431 -
Por todas estas razones, los edificios destinados a la conserva-
ción de documentos en países tropicales deben presentar, para asegu-
rar al máximo la custodia de los documentos, diversas característi-
cas que los distinguen de los edificios de archivo que se construyen
en países templados.
Deben también en sus partes dedicadas al trabajo del personal de

los servicios de archivo o de los investigadores, así como en los
otros lugares abiertos al público, ofrecer condiciones seguras de
residencia compatibles con el clima.
Por último los equipos técnicos han de asegurar no solo la

salvaguardia de los documentos contra los agentes de destrucción,
sino también y en la medida de lo posible, la restauración de los
documentos deteriorados.
El complejo de estas disposiciones arquitectónicas por una

parte, de estos equipos técnicos por otra, es lo que define las
características de las construcciones y equipos de archivo en países
tropicales.
El presente trabajo concierne pues únicamente, a las construc-

ciones y equipos de depósitos de archivo, a lo que es específico de
los países tropicales. Para todo lo atinente a los problemas de
construcción y de equipos de archivo en general, habrá que acudir a
las obras de base consagradas a tales temas .
2. NOCIONES GENERALES SOBRE LA CLIMATOLOGÍA Y LA CONSERVACIÓN

DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
La humedad y el calor inciden en los elementos constitutivos de

los documentos de archivo provocando al tiempo procesos de desintegra-
ción interna (acción fisico-química) y propiciando el desarrollo de
los hongos y de los insectos (acción biológica).
El calor y la humedad son de suyo peligrosos, pero combinados son

particularmente nocivos, y en proporciones que han sido estudiadas en
los laboratorios .
Efectivamente el punto de saturación del aire (o punto de

rocío) es tanto más alto cuanto más elevada es la temperatura. La
cantidad de vapor de agua que puede contener un metro cúbico de aire
es de 8 gr. a 10 C , de 15 gr. a 20° y de 48 gr. a 40°C.
2 Bibliografía de base: Y. PEROTIN, Manual de archivis-

tica tropical, Manual of Tropical Archivology, París, La Haya,
1966; G.M. and D.G. OUNHA, Conservation of Library Materials, New
York 1967; M. DUCHEIN, Las construcciones y equipos de archivos,
París 1967; F. FLIEDER La conservación de los documentos
gráficos, París, 1969; O.H. KOENIGSBERGER, T.G. INGERSOLL, A.
MAYHEW, S. V. SZOKOLAY, Manual of Tropical Housing and Building, I,
Londres 1974.
3 Ver sobre todo M. IAVANCHER y A. NDBLECOURT, Las técnicas de
protección de los bienes culturales... París, Unesco, 1954, p.
114.
- 432 -
Al bajar la tertperatura se disminuye simultáneamente el punto de
saturación y se provoca la condensación, es decir la fluencia.
Dicho descenso no interesa desde el punto de vista de la conservación
de los documentos si va acompañado de desecamiento del aire, de
suerte que disminuye la tasa de humedad relativa (ya que la humedad
relativa es la relación entre el peso del vapor de agua contenido en
un netro cúbico de aire y el peso máximo de vapor de agua que ese
volumen de aire podría contener a la misma temperatura).
Sabemos que los países tropicales se caracterizan en su conjunto

por una temperatura elevada y por la temperatura madia del ano es de
25,3 C (23,5 . en enero; 26,"rC. en julio) y la humedad relativa
de 80% (70% en febrero, 84% en octubre-noviembre). En otras zonas del
trópico las variaciones estacionales son más marcadas (por ejemplo
en los países ironzónicos). pero las medias anuales permanecen
siempre elevadas. En comparación, la temperatura media de París
es de 10,2 C, y la humedad relativa de 74%; en Rema estas cifras
son respectivamente de 15,6 C Y 63%. Las condiciones climáticas
óptimas para la conservación de los docunentos de archivo han sido
objeto de varios estudios técnicos cuyos resultados no coinciden
siempre en un todo. La tasa de humedad relativa óptima la han
situado algunos autores entre 45% y 60%; metros entre 55% y 65%; de
igual manera la temoeratura óptima es entre 15 y 22 , ora
entre 15 y 18 C. . Sea lo que sea- y cierta margen es de
veras aceptable- unas cuantas reglas siguen siendo irrebatibles:
- una humedad relativa superior al 65% es perjudicial para los

papeles, los cueros, los pegantes, las tintas;
- una humedad relativa inferior al 45% expone al desecamiento el

pergamino, el papel, la madera, las pegas, el cuero;
- las micropelículas y otros negativos fotográficos necesitan

una humedad relativa bastante baja (45%-50%) y una temperatu-
ra inferior a 20 C.
La sola aproximación de estos datos revela que la conservación

de los documentos de archivo en países tropicales exige medidas de
desecación y de enfriamiento del aire ambiente, sin lo cual los
procesos de degradación química y biológica acarrean un rápido
deterioro de los documentos.
Agreguemos que si la atmósfera de las zonas tropicales está a

menudo menos contaminada desde el punto de vista químico que la de
las regiones industrializadas de las regiones templadas, la fuerte
salinidad del aire de las islas, agravada por poderosos vientos, cons-
tituye peligro suplementario para los documentos de archivo.
Este problema del calor y de la humedad es primordial para la

conservación de los archivos en países tropicales. A él están
más o menos vinculadas casi todas las disposiciones a que aludimos a
lo largo de esta exposición.
4. Ver F. FL1EDER, La conservación de los dounentoe gráficos,

p. 37; R.J. PLEMDERLEITH y P. PHILIPFOT, Cliaatología y
conservación en loe nuseos, en Masen, XIII-4, I960, P. 214.
5. Para los documentos sobre tolerancia magnética las
condiciones de conservación son mucho más severas y necesitan
un estudio técnico realizado por especialistas.
- 433 -
3. LOS HONGOS, BACTERIAS E INSECTOS DE IOS PAÍSES TROPICALES;
CONDICIONES CLIMÁTICAS DE SO DESARROLLO.
No está en nuestro propósito enumerar aquí los hongos, bacte-

rias e insectos que se combaten en los documentos de archivo en
países tropicales; en todas las obras oonsagradas a la conservación
de archivos y bibliotecas se encontrarán abundantes referencias.
Tan solo traeremos a cuenta las conclusiones de los estudios

sobre el tema en lo tocante a las condiciones climáticas del desa-
rrollo de estos entes perjudiciales. Los hongos proliferan por encima
de una temperatura de 22 C. y la humedad relativa superior al 65%,
con una predilección por los sitios sombríos y poco aireados; en
cuanto a los insectos que atacan el papel, son todos más o menos
lucífugos y gustan de los lugares húmedos, calientes y oscuros.
Los comejenes, particularmente dañinos en países tropicales ,

viven (según las especies en número mayor de 900) en el suelo, en
la madera, en el papel, en todo paraje donde el calor, la oscuridad y
el estancamiento del aire se hallan asociados a la presencia de un
material celuloso suceptible de servirles de alimento.
4. LA LUZ SOLAR Y LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVO.
La luz solar (y en manor medida la luz lunar) conlleva una

proporción variable de rayos azules, violetas y ultravioletas, cuya
nocividad para la conservación de los documentas de archivo ha sido
estudiada frecuentemente y puesta en evidencia .
Según esto, la luz de los países tropicales, en razón de

la altura del sol sobre el horizonte y de la intensa ozonización, es
particularmente rica en rayos de esa naturaleza, como muy bien lo
saben los fotógrafos, obligados a servirse de filtros y de pantallas
para evitar los fenómenos de sobreexposición.
No hay, sin embargo, que descuidar el hecho de que los rayos

ultravioletas de la zona inferior del espectro (por debajo de 300
milimicras) tienen un gran poder germicida y fungicida y que a ese
tenor es peligroso excluirlos totalmente de las construcciones de
archivos; se sabe por lo demás el papel que desempeña la luz solar
en la lucha contra los comejenes y demás insectos lucífugos.
6 Y. FEROTIN, El problema de los termitas... en los Archivos de

la Reunión, Saint-Denis-de-la-Réunion, 1953; P. GRASSE, Las
termitas destructoras de Archivos, en Manual de Archivística
tropical, 1966.
7 M. DüCHKlN, La protección de los documentos de archivos
contra la luz, en Boletín de información sobre la patología de
los documentos, I, París, 1961; G.M. OUNHA, Conservation of Library
Materials, I, Apéndice P.
- 434 -
5. CONCEPCIÓN GENERAL DE LAS CONSTRUCCIONES DE ARCHIVO, EN
PAÍSES TROPICALES. LOCALIZAdGN Y ORTENTfiCICW.
El papel de un servicio de archivos no es diferente en países

tropicales del que juega en los países templados. Aquí y allá se
trata de asegurar siete funciones básicas:
- recibo de los documentos.

- selección, clasificación e inscripción de los documentos,
- conservación de los documentos,
- reparación de los documentos deteriorados,
- los documentos a disposición de los usuarios,
- fotografía/microfilmacóh de los documentos
- (eventualmente) exposición de los documentos.
A lo anterior podemos agregar una octava función: la.

destrucción de los documentos considerados sin interés histórico.
El plano de una construcción de un archivo es pues, en princi-

pio, idéntico en países tropicales y templados. Sin embargo, los
factores climáticos enunciados arriba acarrean cierto número de
consecuencias especiales en la concepción del edificio y en la ubi-
cación y orientación adecuadas:
a) Se evitarán los terrenos peligrosos o insalubres: terrenos

inundables o pantanosos, costas marinas (riesgos de marejadas o
fuertes tempestades), terrenos resbaladizos o que ofrecen contigen-
cias de derrumbe, terrenos sometidos a posibles erupciones volcáni-
cas, terrenos infestados de termitas. Naturalmente que, cualquiera
que sea el clima, ha que evitar las vencidades perjudiciales: fá-
bricas químicas, depósitos de explosivos, objetivos estratégicos;
b) Los edifices de archivo se ubicarán hasta donde sea posible

en zonas abrigadas de los vientos cargados de humedad y de sal, y se
orientarán las fachadas de nodo que se protejan de los vientos;
c) Se seleccionarán los procedimientos de construcción que

garanticen la mejor protección contra la lluvia y la humedad del
suelo, así como la óptima circulación del aire;
d) Se esquivarán en la construcción los materiales altamente

conductores del calor o deteriorables por la humedad, los hongos o los
insectos (principalmente los comejenes);
e) Se buscará hasta el máximo la protección contra el exceso

de irradiación solar;
f) La protección contra las termitas, los sismos y los ciclones

deberá ser objeto de disposiciones especiales según los casos (ver
abajo 6, e, f y g ) .
g) Para hacer fácil la lucha contra los incendios lo misiro que

la desinfección eventual de los locales, se harán esfuerzos para dar
a las salas donde se conservan los documentos de archivo dimensiones
reducidas hasta donde sea posible (100 m máximo).
- 435 -
6. MKCERIALES Y PROCEDIMIENTOS DE OOKSTHUCCION. OQŒRALIDADES.
Las pocas indicaciones que siguen no tienen otro proposito que

llamar la atención de los arquitectos sobre algunos puntos esencia-
les, específicos de loa países tropicales, dejando bien claro que en
líneas generales todos los elementos de trabajo serán escogidos en
función de la protección contra los peligros climáticos y telúri-
cos locales:
a) Fundaciones.
Es altamente recomendable levantar el piso de los edificios sobre

pilares de hormigón, de manera que permita buena circulación del
aire entre el suelo natural y el piso. Múltiples son las ventajas de
esta fórmula:
- protección contra la humedad del suelo,

- protección contra las inundaciones,
- protección contra las termitas.
En ningún caso han de guardarse documentos de archivo en el

subsuelo. Para las zonas de sismos, ver más adelante en e.).
b) Muros y Tachos.
Muros y techos deben ser planeados para un aislamiento térmico e

higrométrico óptimo; se escogerán entonces materiales y revesti-
mientos termoaislantes e hidrófugos.
los techos serán especialmente estudiados para resistir los

vientos intensos (ciclones) o las lluvias tropicales ; los elementos de
cobertura (pizarras, láminas de amianto-cemento, aluminio) estarán
fuertemente ajustados. No se aconsejan las terrazas horizontales en
razón de los riesgos de infiltración en caso de lluvias intensas.
Para proteger la construcción contra las lluvias y el sol, los

techos voladizos que forman aleros son tradicionales en países del
trópico, con balcones o galerías formando pantalla frente a las
fachadas cubiertas de vidrio. Es una fórmula a todas luces excelen-
te, excepto quizás para los riesgos de robo nocturno.
Magnífica protección térmica la ofrece un doble techo con

vacío de aire intermedio; no obstante, es preciso velar porque esta
solución no se adopte en detrimento de la solidez, sobre todo en caso
de ciclones. Eh su defecto, se recomienda una capa aislante debajo
del techo.
La madera empleada en la construcción será tratada de manera

especial contra las termitas.
Los elementos de metal expuestos al aire exterior, sobre todo en

zonas marinas, serán tratados especialmente contra la corrosión .
8 A. CELRIEU, La tropicaliznción; París, 1974, estudia

especialmente esta cuestión de la corrosión de los metales en
países tropicales.
- 436 -
c) La armazón y los estantes.
Desde hace más o menos medio siglo es costumbre construir los

depósitos de archivo segvSn el sistema de armazón iretálica autocar-
gante, sistema en el cual la armazón de los anaqueles sostiene al
mismo tiempo los pisos.
El clima tropical no ofrece incidencias directas sobre este pun-

to, a condición de que el netal de la armazón, como de los estantes,
sea convenientemente tratado contra la herrumbre y la corrosión
salina (9cf. arriba, b ) .
En cambio, no es aconsejable la armazón metálica en zona de

sismos si ha de levantarse sobre varios niveles (más de 2 ó 3). La
construcción de esta armazón debe hacerse siempre conforme a las
reglas propias de las zonas sísmicas (cf. arriba e) para evitar que
se desplome en caso de sacudida.
d) Aberturas o vanos.
Las aberturas (puertas y ventanas) deben estar protegidas contra

el impacto solar y contra los ciclones; la galería o balcón exterior
(arriba, b) es excelente por este aspecto. Son indispensables
también postigos o persianas sólidas. Se recomiendan vidrios
filtrantes (inactíhicos) y aislantes para las ventanas de los locales
de vivienda y de trabajo.
e) Precauciones especiales contra los sismos.
Las construcciones en zonas sísmicas deben obedecer a diversas

prescripciones técnicas tratadas en las publicaciones especializa-
das . Anotemos las principales:
- fundaciones homogéneas profundamente ancladas en el suelo y

enlazadas metálicamente; ligazón resistente entre fundacio-
nes y superestructuras;
- muros eslabonados horizontal y verticalmente;
- escaleras y entablados rígidos, empotrados en la armazón o
en los materiales de liga de los muros;
- disposiciones especiales para las aberturas o vanos (narcos
rígidos, pegados a la armazón o a las trabazones de los
muros) y las canalizaciones;
- subdivisión en bloques rectangulares con articulaciones de
separación o de dilatación en construcciones de diseño
complejo;
De manera general, se deben evitar en zonas sísmicas:
- las construcciones en alturas,

- los materiales de construcción frágiles que resisten mal a
los impactos,
- las armazones livianas que corren riesgo de dislocarse en
caso de sacudidas.
9 Ver Reglas parasísmicas, París, Sociedad de Difusión de

las técnicas de la construcción y de los trabajos públicos, 9, rue
la Perçusse, 1970.
- 437 -
£) Precauciones especiales contra los ciclones y lluvias
tropicales.
Ver lo dicho antes a proposito de los techos y vanos. Velar por

el perfecto estado de las canales y tuberías. Asegurar el rápido
flujo de las aguas.
g) Precauciones especiales contra las termitas.
Evitar plantas y árboles junto a los muros de la construcción.

Arrancar sistemáticamente todas las cepas de árboles en el espacio
más ancho posible alrededor de la construcción. Aislar esta zona
por una de cemento a campo raso, fácil de controlar. En las áreas
muy infestadas rodear la edificación de un foso de Im. de ancho y
1,50 de profundidad y paredes verticales. Levantar todo lo posible la
construcción sobre pilotes de hormigón (cf. arriba a ) . Los pilotes
deben estar provistos de defensas antitérmicas o gorgueras metáli-
cas que impidan a los comejenes subir. Igual protección para las
canali zaciones.
Todos los elementos de maderas serán tratados especialmente

contra las termitas (productos a base de pentaclorofenol). Pueden
aplicarse sobre los muros o sobre los pisos baños o capas a base de
sales de Wblman (flúor, cromo y dinitrofenol) o de pentaclorofenol, a
condición de que no haya contacto alguno con los documentos.
7. CLIMATIZACIÓN, VENTILACIÓN, FILTRACIÓN DEL AIRE.
Se ha vuelto común, de quince a veinte años atrás, climatizar

(dotar de aire acondicionado) en los países tropicales los locales
destinados a la conservación de documentos y bibliotecas, igual que
los locales de trabajo y de vivienda.
La climatización es un conjunto complejo de técnicas (recalen-

tanuento-enfriamientoêsecación-hunectacióh-ventilacióh), que per-
mite, en principio mantener una temperatura y un grado higrométrico
constantes en un local determinado. Para los locales de archivo la
temperatura ideal es por lo común del orden de los 18 C, y la
humedad relativa del 55%; para los locales de trabajo y vivienda, las
condiciones varían de acuerdo con las costumbres de la región y con
el clima ambiente, pero puede aceptarse que una temperatura de 23 a
25°C y una humedad relativa del 55% constituyen, en un pais cálido,
una climatización confortable .
Los resultados de la climatización para la conservación de

archivos son en conjunto ciertamente excelentes, pero no deben hacer
olvidas dos inconvenientes reales:
- elevado costo de instalación y funcionamiento, consumo de

energía cara, sobre todo en períodos de alza. A mayor
volumen de aire climatizado, mayor precio de fábrica).
10 Sobre todos estos complejos temas ver a M. Roubinet, la

climatización (Prensas Universitarias de Francia. Colección Que
sais-je? No. 1387.
- 438 -
- riesgo de avería técnica, particulamente peligrosa en
razón de los cambios bruscos de temperatura y de higrometría
que provocan y propician al máximo el nacimiento de hongos.
En realidad, para lo que atañe a la conservación de documentos,

una temperatura del orden de los 25 C, normal en un país tropical,
no sería muy nociva por sí misma si no estuviera asociada a una alta
humadad relativa.
Por ello puede considerarse como positivo y suficiente para los

locales de conservación un tratamiento pareado de desecación más
ventilación/filtración sin enfriamiento, y reservar la climatiza-
ción propiamente dicha para los locales de trabajo y vivienda.
La desecación del aire se garantiza por el empleo de deshidra-

tantes sólidos o líquidos, los más corrientes de los cuales son el
hielo de sílice, en forma de granulos que absorben una parte del
vapor de agua contenido en la atmósfera, y el4 cloruro de litio.
El hielo de sílice y los demás deshidratantes sólidos o líquidos
se utilizan en aparatos que aseguran a un tiempo la circulación y la
renovación del aire y la regeneración del deshidratante después de
usado; se conocen con el nombre de "desecadores de aire" o "deshumec-
tantes". Estos aparatos consuman mucho menos energía que la climati-
zación propiamente dicha y son en general de funcionamiento y manejo
muy sencillos. Los aparatos para deshidratantes sólidos son los más
descomplicados pero también los más estorbosos; los destinados a
deshidrantantes líquidos son más complejos, pero de una mayor
precisión reguladora .
La filtración de aire ofrece grandes ventajas en los países

tropicales para eliminar, de un lado, las esporas de los hongos,
larvas de insectos y polvo en suspensión en la atmósfera, y de
otro la sal abundante en el aire marino, sin olvidar (en las regiones
urbanizadas o industriales) los elementos contaminantes. Todo sistema
de desecación/ventilación debe estar provisto, a la entrada del
aire, de filtros apropiados (filtros llamados "de capa porosa").
Una vez asegurada la desecación del aire, con o sin enfriamien-

to, es importante controlar permanentemente su eficacia. Para tal
fin, todo depósito de archivos en un pais tropical debe estar equipa-
do de ternonigróaetros registradores, que trazan sobre una cinta de
papel, que enrolla y desenrolla mediante un irecanismo de reloj, la
doble curva de la temperatura y de la humedad relativa. Estos apara-
tos van colocados en diferentes sitios de la construcción y sus
cintas se examinan cada semana.
En caso de duda sobre la humedad de los muros, puede apelarse a

los servicios de firmas especializadas que procederán a medir por
medio de aparatos con electrodos. El tratamiento de la humedad de los
muros es complejo y requiere a menudo trabajos de arquitectura para
sanear las fundaciones; la aplicación de un revestimiento hidrófugo
sobre un muro húmedo puede dar rronentáneamen te ^buenos resultados,
pero es raro que resuelva de un todo el problema .
11 M. RDUBINET, op, cit., p. 85.

12 Sobre estos problemas ver: H. J. PLENDERLEITH y P.
PHILIPPOT, art, cit, en Museum, XIII-4, 1960, p. 216-227.
- 439 -
En resumen:
Un control permanente del binomio tenperatura/hidrometría es

absolutamente necesario en los depósitos de archivo en
países tropicales;
la climatización completa no es siempre indispensable en la

totalidad de los locales;
A falta de climatización, los locales de conservación de

archivos deben estar equipados de un sistema de desecación de
aire por deshidratación con ventilación y filtración del
aire a la entrada;
la sola desecación del aire por medio de deshidratantes sin

ventilación es insuficiente, pues la circulación copiosa del
aire es elemento esencial en la lucha contra los hongos e
insectos ;
Cuando, a falta de medios financieros, es imposible pensar en

la instalación de un sistema de desecación/ventilación, hay
que esforzarse al menos por asegurar a) una aireación
continua mediante ventanas bien protegidas contra la lluvia y
el sol, y/o bocas de aireación convenientemente dispuestas;
b) una desecación del aire por medio de hielo de sílice o de
otro deshidratante; c) un mínimo de filtración del aire
gracias a enrejados metálicos o compuestos de hilos textiles
sintéticos.
8. LA PROTECCIÓN CONTRA EL EXCESO DE LUZ SOLAR.
En otros tiempos las bibliotecas y depósitos de archivo estaban

provistos frecuentemente de anchas ventanas para evitar tener que
introducir medios de alumbrado artificial que ocasionaran amenazas de
incendio. Por esta razón, los rayos ultravioletas hicieron grandes
estragos en los documentos expuestos así a la luz solar.
De veinte a treinta años para acá los arquitectos han renun-

ciado a este exceso. Algunos de ellos han llegado a proscribir total-
mente las ventanas en los locales de conservación de libros y docu-
mentos. No obstante, no deben subestimarse los inconvenientes de una
oscuridad total para los documentos:
- obligación de una climatización eficaz en forma permanen-

te, con todos los riesgos ya mencionados en caso de avería;
- obligación de utilizar el alumbrado eléctrico para todas las

investigaciones o trabajos;
- privación del papel germicida y fungicida de los rayos sola-

res. Es posible evitar estos inconvenientes sin detrimento
de una protección satisfactoria de los documentos contra
los rayos ultravioletas. Basta para eso:
a) limitar hasta el máximo las superficies cubiertas de vidrio.

En los países tropicales pueden mantenerse las siguientes proporcio-
nes: 1/5% de la superficie total de las fachadas para las que reciben
todo el sol; 1/10% de la superficie total para las fachadas no
expuestas al sol;
- 440 -
b) proveer todas las superficies cubiertas de vidrio de disposi-
tivos protectores (quitasoles, pantallas) de manera que eviten la
penetración directa de los rayos solares en el local;
c) disponer los extremos de las estanterías perpendicularmente a

las superficies cubiertas de vidrio;
d) colocar los documentos en cajas de cartón.
En el caso de construcciones viejas con superficies de vidrio

demasiado grandes, puede reducirse el problema;
a) cerrando el mayor espacio de estas superficies con cortinas

opacas o con postigos, o si es el caso, con diapositivas de manipos-
tería;
b) dotándolas de vidrios coloreados filtrantes. Experiencias

han mostrado que el vidrio más eficaz para filtrar el exceso de rayos
ultravioletas es el vidrio al sulfuro de cadmio (vidrio amarillo-
naranja); por desgracia es demasiado costoso. Los vidrios de doble
espesor oon lana de vidrio intermedia constituyen un buen aislante
térmico, pero no tienen poder especial de filtración.
9. EL ADGNDICKKflMIEWro DE LOS DOCtBQtTOS.
Designamos con el término "acondicionamiento" al conjunto de

técnicas y materiales utilizados para aislar los docuirentos oontra
los agentes externos.
Este aislamiento en necesario en todos los climas, pero sobre

todo en los países tropicales, dadas la gravedad y variedad de los
peligros propios de estos climas. Primero que todo, es preciso eli-
minar en clima cálido y humado, todo elemento netálico propicio a
enmohecer. Habrá que librar pues con el mayor cuidado a los documen-
tos de los alfileres, ganchos, pinzas metálicas, etc. que pudieran
encontrarse en ellos. Se les retirará, si es preciso, de las
carpetas de pinzas o ganchos metálicos en donde fueron dejados.
Cajas de cartón sólido, ojalá con ángulos reforzados, consti-

tuyen para los docunentos la más eficaz de las protecciones contra la
luz, el polvo, la humedad, y en cierta medida, contra los insectos.
Habrá que procurarse conseguir cartones suficientemente grandes para
que los bordes de los documentos no se doblen ni se arruguen. En el
interior de las cajas los documentos no deben estar demasiado apreta-
dos ni muy holgados. La colocación de los cartones de plano (mejor
que de lado) evita a los documentos doblarse sobre sí misiros, peligro
de gravedad especial en clima humado.
A falta de cajas de cartón, los docunentos serán cuidadosamente

empaquetados en cubiertas o sobres de papel fuerte ("Kraft") que cubra
los documentos por los seis lados.
Los paquetes o legajos se mantendrán cerrados por cordoncillos

planos o fajas, y se evitará apretarlos demasiado para no correr el
peligro de desgarramiento de los papeles.
Los sistemas de cierre con ganchos o hebillas de metal estarán

proscritos para evitar el moho.
- 441 -
Grandes carpetas de papel fuerte, fabricadas en las dimensiones
de los legajos de documentos, son protección satisfactoria, a condi-
ción de que estén provistas de medio adecuado para un cierre
cómodo.
Para evitar ,1a condensación de la humedad, las cajas y legajos

de documentos no serán colocados directamente contra los muros de los
locales, de manera que la circulación del aire por todos sus lados
esté garantizada.
La acidez de los papeles y cartones es un peligro que no debe

pasar inadvertido (según la expresión de G. M. Cunha, ella es "el
archienemigo" de los papeles)
Es pues de desear que no se utilicen, para las cajas de archivo y

para empaquetar los legajos, sino cartones y papeles de débil tasa de
acidez (PH igual o superior a PH5); pero las más de las veces hay
que reconocer que los archivistas no tienen la posibilidad de influir
sobre la selección de los materiales de que se sirven los fabrican-
tes: Para proteger los forros o cubiertas de los libros y documentos
contra los insectos y hongos, se recomienda impregnarlos de una cera o
barniz especial (comercializado en Francia con el nombre de cera
212, patente del Centro Nacional de la Investigación Científica).
10. LAS ESTANTERÍAS 0 ANAQUELES.
Los estantes metálicos se utilizan universalmente para el equipo

de las bibliotecas y depósitos de archivo. Los de madera tienen el
inconveniente de ser combustibles y fácilmente atacables por las
termitas.
Contra los inconvenientes del clima tropical los estantes metá-

licos deben presentar algunas características especiales:
- protección perfecta contra el orín, sobre todo en los doble-

ces de la lámina metálica; se impone entonces un revesti-
miento integral por medio de una pintura esmaltada sólida,
sin burbujas ni estrías;
- circulación del aire para par evitar el desarrollo de los

hongos en los espacios no aireados : evitar pues hasta el
máximo las cerraduras compactas y adoptar por el contrario
los sistemas de travesanos o escalas que dejen al aire pas L
libremente por entre los anaqueles.
11. LA LUCHA CONTRA LOS INSECTOS Y LOS BONGOS. LA DESINFECCIÓN.
La lucha contra los hongos e insectos se ejerce en dos niveles:

preventivo y curativo.
Vimos antes las medidas preventivas (selección de los materiales

de construcción y de revestimiento, procedimientos de construcción,
climatización/ventilación...Centre los cuales no podemos olvidar el
13 G.M. y D.G. CUNHA, op, cit., t I, p. 87.

14 Ver un ejemplo en Museum, XIII-4, 1960, P. 220.
- 442 -
papel que desempeña una higiene escrupulosa, es decir el aseo
frecuente de los locales y de los contornos y accesos (cf. adelante
14) y la desinfección de los documentos que llegan de fuera.
A pesar de todas estas precauciones, puede suceder que sobreven-

gan invasiones de hongos y/o insectos y se necesiten de urgencia medi-
das curativas.
a) Supervisión de los locales; registro de los posibles

daños.
Es el deber de todo archivista, sobre todo en países tropicales,

ejercer vigilancia frecuente y regular de sus locales para detectar
las eventuales invasiones de hongos e insectos. Debe hacerse una
visita rigurosa del edificio una vez al mes; fuera de ello ha de
cumplirse además una visita después de todo incidente susceptible de
consecuencias penosas (tempestad/ciclón, sismo no importa sea leve,
daños en climatización, etc). '
A lo largo de estas visitas habrá de verificarse el funciona-

miento de los higrómetros (cf. 7 ) . Los suelos, muros y techos serán
examinados para descubrir toda huella de humedad, moho, grietas, fugas
de agua, etc. Los documentos colocados en los estantes serán exami-
nados abriendo las cajas o los legajos y hojeando los libros o docu-
mentos. Los docunentos sospechosos (manchas de orín, orificios de
insectos, huevos de animalitos, con mayor razón cuerpos de insectos
vivos o muertos) serán sacados de inmediato y los docunentos adya-
centes examinados con la mayor atención.
Los elementos de madera, si los hay, serán golpeados con la mano

o con el pie para comprobar su solidez y denunciar una posible inva-
sión de termitas.
b) La desinfección de los documentos atacados .
Los docunentos atacados por los insectos y/o los hongos deben ser
desinfectados sin tardanza. Geno medida de precaución, en países
tropicales, todos los documentos que entran al depósito provenientes
del exterior han de ser sometidos a idéntico tratamiento.
El mejor procedimiento de desinfección es la desinfección en

autoclave al óxido de etileno,^ el único eficaz contra hongos e
insectos. Un autoclave de 2 m es suficiente para un servicio de
archivos de alguna o mediana importancia; 3 ó fe son preferibles
para un gran servicio de archivos. Los autoclaves al óxido de
etileno son de fácil manejo; necesitan un local bien aireado, con
chimenea de evacuación para los gases ya utilizados. Su único in-
conveniente es el precio elevado.
15 F. FLIEDER y M. CüCHEIN, La desinfección de los documentos

atacados por los microorganismos y los insectos, en Gazette des
Archives, 87, 4 trim. 1974, p. 225-237. Más viejo: W.J. Plumbe,
La conservación y la protección de libras... en las regiones
tropicales, en Boletín de la Unesco para las bibliotecas
XII - 7, julio de 1958f p. 156-162.
- 443 -
A falta de tal equipo, puede enplearse una estufa, armario
herméticamente cerrado y provisto de anaqueles de claraboya en la
cual se vaporiza aldehido fórmico o formalrtehido (para tratamiento
anti hongos, o bien "lindano o timol (para tratamiento anti insec-
tos ) ; pero esta manera de proceder es a la vez más larga y menos
benéfica que la autoclave al óxido de etileño.
Los insecticidas corrientes en el comercio (alcanfor, paradiclo-

robenceno, CDT, ETC.) son de eficacia reducida contra los insectos
que atacan el papel. Pueden emplearse en impregnación o en vapori-
zación, pero con cautela porque su contacto prolongado puede dañar
el papel.
Las termitas ofrecen un problema especial porque resisten a la

mayoría de los insecticidas corrientes. El tratamiento en autoclave
al óxido de etileno es eficaz contra ellos. En caso de infestación
grave y si las termitas resisten a los tratamientos ordinarios, hay,
que acudir a un laboratorio especializado, el cual utiliza entonces
productos tóxicos a base de arsénico mediante las precauciones
debidas.
c) La desinfección de los locales infestados.
Los locales en donde se ha comprobado la presencia de los

hongos deben ser igualmente desinfectados. Para ello hay dos
procedimientos :
- bien la nebulización del producto conocido en Francia con el

nombre comercial de AUboteno (decahidrato de diborolactato
de trietanolamonio) con un aparato especial llamado
"swing-fog".
- De igual manera los muros, pisos y anaqueles serán lavados

con esponjas o trapos humados impregnados en Caequartyl B.E.
Para los locales invadidos por los insectos,,la desinfección

se hace por sublimación de lindano (1,5 gr. por m ) . Las maderas
atacadas por carcomas y termitas serán tratadas con un producto
especial a base de pentaclorofenol.
Es necesario un control frecuente durante varios meses después

de la desinfección para vigilar la vuelta ofensiva de los hongos o
insectos.
12. LA LUCHA CENTRA EL FUEGO
La lucha contra el fuego no es exclusiva de los países tropi-

cales; podemos pues, en lo que a ello se refiere,g atenernos a las
obras generales sobre las edificaciones de archivo . Daremos aquí
solamente unas cuantas indicaciones muy generales.
16 Citados antes en nota del J T. Abundante bibliografía (en

inglés) en: The Administration of Modern Archives, a Select
Bibliographic Guide, Washington, D.C. (National Archives), 1970,
p. 43: está en prensa una nueva edición.
- 444 -
Esta lucha se ejerce a tres niveles: prevención, detección,
extinción.
a) Prevención: Materiales incombustibles e ignífugos en la

construcción. Instalación eléctrica de seguridad. Muros y puertas
corta-fuego entre los locales de trabajo y los de conservación. Para-
rrayos. Precauciones especiales para los locales que presentan mayores
peligros de incendio (Taller de encuademación y de restauración).
b) Detección: Instalación de detección automática de huno

o gas de combustión, por células fotoeléctricas. Es conveniente
que el mecanismo de escape de la alarma provoque automáticamente el
cierre de la puerta corta-fuego. En lo posible la acción de la
alarma debe llegar de inmediato al cuartel de bomberos para su pronta
intervención.
c) Extinción: Sobre el tema de los "sprinklers" (riego

automático provocado por el funcionamiento del sistema de extinción)
los especialistas opinan de manera distinta: algunos ven en él segu-
ridad en caso de incendio; otros creen más bien que es un peligro en
razón de que se provocaría derrame de agua sobre los documentos.
Sea lo que fuere, todo depósito de archivo debe estar dotado de
extinguidores de polvo o arenilla, de extinguidores de nieve
carbónica y/o de extinguidores de agua pulverizada. El uso de las
lanzas de incendio (agua bajo presión) está reservado a los
bomberos.
d) Evacuación: La evacuación de los locales en caso de

siniestro debe ser cuidadosamente estudiada con anticipación con los
bomberos y los arquitectos. Una vez al año por lo manos se harán
ejercicios de evacuación.
13. IA LOCHA CONTRA EL ROBO
Es indispensable proteger contra el robo los depósitos de

archivo, pero rara vez habrá que recurrir para este menester a los
dispositivos electrónicos costosos que se utilizan en bancos y
joyerías.
Una primera precaución, elemental, consiste en dotar de rejas,

vallas o postigos metálicos sólidos todas las aberturas-puertas y
ventanas- del primer piso o de fácil acceso.
En el interior de la construcción las partes no accesibles al

publico deben estar aisladas en forma permanente por puertas cerra-
das. En la tarde, antes de cerrar las oficinas, una ronda general por
el edificio permitirá comprobar que nadie ha entrado indebidamente.
Ninguna puerta dará acceso directamente del exterior a los

locales de conservación, excepto las de socorro, imposibles de abrir
desde fuera.
Las puertas de servicio estarán rigurosamente cerradas fuera de

las horas establecidas.
Por ultimo, ojalá que durante la noche haya vigilancia

permanente.
- 445 -
14. IA LUCHA CONTRA EL POLVO Y LA SOCIEDAD
La lucha oontra el polvo y la suciedad es apremiante sobre todo

en países tropicales en razón de los peligros que significa la
acumulación del polvo o de detritus para el desarrollo de los hongos
y la proliferación de insectos y roedores.
Las vecindades más inmediatas del edificio, ya lo vimos (§5),

serán desmanteladas de todas las plantas, setos y matorrales donde
habría riesgos de acumulación de detritus. Han de barrerse con
esmero todos los dias.
En el interior las oficinas, locales de trabajo y sitios abiertos

al publico serán limpiados cada día por medio de aspiradoras.
Periódicamente se lavarán los pisos con productos desinfectantes.
Se dedicará antencióh especial a los w.c. que son a menudo en climas
tropicales, invadidos por insectos de toda naturaleza. Los locales de
conservación se limpiarán siquiera ligeramente una vez por semana
por medio de aspiradoras en los pisos. Ya más a fondo, muros,
cielos, esquinas y rincones de los anaqueles se asearán una vez por
mes. Dos veces al año se procederá a una limpieza intensiva desem-
polvando estantes, cajas y legajos de documentos. Habrá de evitarse
no obstante, fuera de esta limpieza, poner las cajas o legajos de
documentos en ocntacto con productos de "aseo", que son frecuentemente
ácidos y peligrosos para los papeles.
15. LA DESTRO0C1GN DE LOS PAPELES Y DE LAS BASURAS
La destruccción de papeles considerados sin interés para la

historia es una de las funciones de los servicios de archivo.
En algunas ciudades hay empresarios que compran los papeles

viejos para llevarlos a la industria. En esos casos es prudente,
antes de darlos a la venta, desmenuzarlos por medio de una naquinita
que se consigue para este propósito. Cuando no hay la posibilidad de
vender el papel viejo, es necesario quemarlo. Existen incineradores
especialmente concebidos para tal uso, en los cuales se pueden quemar
también las basuras y detritus, y principalmente, las materias ataca-
das por los hongos o los insectos. Esto incineradores deben por
obligación instalarse en lugar apartado del edificio (por ejemplo el
jardín) o estar provistos de dispositivos de protección sanitaria y
de protección contra el fuego.
- 446 -
16. IOS TALLERES: EflCOADERNAClCN, RESTAURACIÓN, FOTOGRAFÍA, ETC
Los talleres técnicos de los servicios de archivo no son funda-

mentalmente diferentes en países tropicales de los que son en clima
templado. No es, pues necesario dedicarles aquí largas exposiciones.
a) Talleres de encuademación y de restauración.
Los talleres de encuademación y de restauración han sido

objeto de estudios recientes muy completos por M. Kathpalia y M. John
Davies; en forma global nos vamos a referir a ellos
Bástenos recordar:
- que un taller de encuademación y de restauración, por

modesto que sea, es indispensable en todo depósito de
archivos en países tropicales, por causa de los graves
riesgos a que están expuestos los documentos;
- que a falta de equipos sofisticados y costosos tales como el

laminador de Barrow, el "método indio" de restauración de
excelentes resultados, y está perfectamente adaptado a las
condiciones de trabajo de los países tropicales, con un
costo de equipo general bastante reducido. Los libros de M.
Kathpalia y de M. Davies dan de ellos una descripción muy
precisa.
b) Taller de fotografía.
Dos técnicas fotográficas son de uso corriente en los archivos,

tanto en países tropicales como en países templados: la micrope-
licula (y/o la microficha) y la fotocopia.
El equipo de los talleres en dos campos del literal b) ha sido

objeto de numerosos estudios que nos dispensan aquí de abundar en
explicaciones .
c) Otros talleres.
Según la importancia del servicio, otros diveros talleres pueden

ser útiles o necesarios en un servicio de archivos: talleres de
carpintería y de embalaje principalmente. Hay que estudiarlos a
escala local en función de las necesidades y de las posibilidades de
cada servicio.
17 Y.P. KATHPALIA, ^'Modelo de programare estudios para la formación

de especialistas en conservación y restauración de documentos: un estudio
RAMP y directrices, Paris, Unesco, 1984, J. DAVIES, A study of the basic
standards and methods in preservation and restoration workshops
applicable to developing countries. Brussels, International Council
on Archives, 1973.
18 A.H. IEISINGER, MicropholograiJhy for Archives, Washington
D.C. 1968; M. QÜETIN, Microfilme y servicios de archivos, en
Gazette des Archives, 61, 2 . trim. 1968, p. 101-119; El equipo
de un taller fotográfico de archivos, en Gazette des Archives, 64,
1 e r . trim. 1968, p. 29-44.
- A47 -
17. RESUMEN DE LOS EQUIPOS TÉCNICOS
No es útil resumir brevemente todos los equipos técnicos enume-

rados a lo largo de los párrafos precedentes:
- equipos de climatización/ventilación ( §7).

- equipos contra incendios (§ 12).
- equipos de desinfección (§ 13).
- equipos de encuademación y restauración ( § 16 ).
- equipos fotográficos ( § 16).
- equipos de destrucción de basuras y papeles (£ 15).
18. CONCLUSION
Toio lo que antecede constituye, en cierta medida, la descrip-

ción un tanto "ideal" de un edificio de archivos en un pais tropical.
Las instalaciones de que he hablado, trátase de la climatización, de
la desinfección, de la lucha contra el fuego, de los talleres de
encuademación/restauración o de fotografía, son muy costosas y su
•sostenimiento, a veces delicado.
No es entonces posible, sobre todo en los deoósitos de archivo

de poca importancia, realizar la construcción y el equipo conforme en
un todo a estas recomendaciones.
Pero es necesario al menos, en cualquier circunstancia, llamar la

atención de las autoridades gubernamentales y administrativas sobre
los peligros que corren los archivos, que son la memoria cultural de
un pueblo, si no están protegidos contra sus enemigos climáticos por
"n mínimo de equipos apropiados. "1 aporte financiero que representa
la construcción o la instalación de un depósito de archivo es
necesidad absoluta para una nación si no quiere que se pierda su
patrimonio histórico y quede herido de amnesia. Esta obligación
corre pareja con el clima que amenace o no los papeles de destrucción
acelerada. Toca a todos los archivistas del mundo, agrupados en el
seno del Consejo Internacional de Archivos, hacer tomar conciencia de
ello a los gobernantes de las diversas naciones.
- 448 -
Conservación y preservación de archivos
Y . P . Kathpalia
director científico,
Escuela de Estudios Archivísticos,
Archivos Nacionales de la India
La conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos.
Como resultado de la utilización de técnicas y productos químicos modernos, se ha desarrollado
una nueva ciencia: la conservación preventiva, menos costosa que la única otra alternativa
existente, la restauración. Se conocen diversas técnicas de higiene ambiental, de desacidificación
preventiva, de protección contra incendios y de restauración.
N o podríamos utilizar los archivos q u e hoy poseemos si n o se los hubiese cuidado

adecuadamente a través de los siglos. E n épocas remotas, la conservación de los
archivos era la preocupación principal n o sólo d e quienes los custodiaban, sino
de quienes los producían. Se los inscribía sobre materiales durables, c o m o perga-
m i n o , vitela, hojas de palmera y corteza de abedul, tabletas de arcilla, piedras,
hojas d e cobre, papiro, tela etc. Actualmente los archivos se confeccionan con
materiales c o m o papel, película, cintas, impresos, cartas perforadas, etc., cuya
durabilidad, en m u c h o s casos, n o es evidente, lo q u e plantea, para los archivistas
el problema de conservarlos en función de criterios científicos modernos. C o m o es
sabido, durante las dos guerras mundiales y posteriormente, se desarrollaron
técnicas con ese propósito, las cuales se están volviendo anticuadas; algunos países
han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas técnicas, que sean
m á s seguras.
E n los años sesenta y setenta fueron m u c h o s los países que accedieron a la
independencia y, c o m o tantos otros estados libres, tomaron conciencia de lo q u e
les pertenecía, reconociendo igualmente la importancia de la preservación de sus
acervos documentales en función d e criterios científicos modernos. Sin embargo,
carecen de pericia o de experiencia, de informaciones fácilmente abordables y de
personal adecuadamente capacitado o formado para cuidar de sus archivos. E n
consecuencia, se h a n dirigido a dos organizaciones internacionales, el Consejo
Internacional de Archivos (CIA) y la Organización de las Naciones Unidas para
la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco), las cuales h a n respondido a ese
pedido d e ayuda en la medida de sus limitaciones presupuestarias. Las corpora-
ciones profesionales de los países desarrollados h a n aportado también su contri-
bución, acelerando el proceso de esa toma de conciencia.
La conservación en épocas remotas

E n los primeros periodos conocidos de la historia, se hacía sobre todo hincapié en
el almacenamiento y la conservación de documentos. Se guardaban enrollados en
el interior de cajas cilindricas de madera o marfil o bien se envolvían en tela de
algodón o lino para resguardarlos de los insectos, del polvo y de la humedad. Se los
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mantenía en lugares oscuros, para protegerlos de la acción de la luz y del calor. Se
han extraído documentos de tumbas y pirámides y han sido descubiertos igualmente
en lugares de culto, c o m o templos e iglesias. Gran parte de ellos han sido
descubiertos en sitios subterráneos infestados de insectos y hongos. Las pirámides
egipcias han proporcionado valiosas colecciones de documentos en buen estado
de conservación. Parece haber contribuido a ello la temperatura moderada y la
adecuada circulación del aire que existían en el interior de esos monumentos.
El aceite de madera de cedro o de limonero han sido quizás los primeros
repelentes contra los insectos utilizados antiguamente para preservar los archivos
de papiros. Otros insecticidas se utilizaron en función del material de los docu-
mentos, c o m o el alcanfor, el aceite de clavo de olor y el clavo de olor, el aceite de
eucalipto, el almizcle, etc. Ciertas hojas yfloresaromáticas se insertaban entre las
páginas de los libros para potegerlos de los insectos. Era una práctica m u y
difundida y que aún hoy no ha dejado de utilizarse a pesar de su nocividad
potencial. El aceite de madera de cedro y el alcanfor son insecticidas que se usan
todavía.
L a preservación de los documentos no planteaba mayores problemas en las
épocas que precedieron a la Edad Media, a causa sobre todo de la calidad de los
materiales utilizados y del escaso número de documentos. El pergamino y la
vitela, materiales de uso c o m ú n en aquellos tiempos, son m u y durables. L a
invención de la imprenta y el incremento de la d e m a n d a del papel agudizaron el
problema de la preservación de los archivos. Esa d e m a n d a , y la relativa escasez
de pulpa consiguiente, dieron c o m o resultado una disminución de la calidad en
los procesos de fabricación de papel. Ese es el tipo de papel que plantea actual-
mente los mayores problemas de archivo, debido a la rapidez de su índice de
deterioro. L a contaminación, ese monstruo moderno, es un factor suplementario
que se agrega a la silenciosa y rápida destrucción de los materiales de archivo. Por
esta razón se ha hecho forzoso recurrir a procedimientos y técnicas que permitan
reducir al mínimo el deterioro causado por esosflagelos.Esas medidas son m á s
conocidas actualmente bajo la denominación de conservación preventiva.
Conservación preventiva
ALMACENAMIENTO
L a ubicación de los archivos en un medio ambiente apropiado es una condición
necesaria para preservarlos adecuada y científicamente. Ciertos archivos se
hallan en edificios especialmente construidos para cumplir esa función. Otros, la
mayoría, ocupan edificios que no les pertenecen y que han sido adaptados para
funcionar c o m o archivos. N o obstante, las condiciones de almacenamiento están
lejos de ajustarse a criterios científicos y puede que ni siquiera sean adecuadas en
ese tipo de edificios. Para superar este obstáculo, son muchos los archivos que
proceden actualmente a la construcción de sus propios locales. Podemos esperar,
por lo tanto, que muchos países construirán lugares para almacenar sus archivos
durante, digamos, los próximos diez años. Australia, India (Uttar Pradesh,
Guyarat, Andhra Pradesh), Indonesia, Japón y el Reino Unido han construido
recientemente nuevos edificios para archivos; Bélgica, India, Irán-, Iraq, K e n y a ,
Malasia y Singapur, por nombrar sólo algunos, están entre los países que actual-
mente proyectan construirlos.
Algunos de los edificios recientemente construidos cuentan con instalaciones
subterráneas de almacenamiento, sistema que adoptaron en la época actual los
países escandinavos y que parece estar en auge en todo el m u n d o . C o m o protección
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contra el fuego y la h u m e d a d , se incorporan actualmente elementos c o m o paneles
defibrade vidrio o de asbesto, puertas de acero y muros a prueba de fuego. Si bien
su uso es deseable desde el punto de vista arquitectónico, los muros de vidrio
constituyen un elemento perturbador, ya que n o proporcionan ninguna protec-
ción contra el calor y la luz. L o que es m á s , algunos edificios recientemente cons-
truidos poseen instalaciones de agua corriente situadas directamente sobre los
cuartos de almacenamiento o adyacentes a ellos. D e esta manera, la h u m e d a d ha
penetrado en paredes y cielos rasos, lo cual, aparte de ser nocivo, dificulta el
control de la h u m e d a d en los edificios que poseen aire acondicionado. Por otra
parte, los baños se han transformado en criaderos de insectos que invaden libre-
mente los cuartos de almacenamiento. Se pueden citar varios casos de este tipo en
los nuevos edificios, técnicamente incorrectos desde el punto de vista de la
conservación. Baste con subrayar que los materiales que habrán de preverse en el
diseño y la construcción de edificios para archivos con aire acondicionado,
deberán proporcionar la mayor protección posible contra los insectos, los hongos y
mohos, el calor, la luz, la h u m e d a d , el fuego, las corrientes magnéticas, los fenó-
menos atmosféricos y naturales, principales agentes de deterioro de los materiales
de archivo. Tanto la C Í A c o m o la Unesco han publicado estudios que tratan de las
normas y requisitos de los edificios de archivo modernos. Debería prestarse par-
ticular atención al coeficiente de superficie de pavimentos y a sus resistencias de
carga por metro cuadrado, a la instalación eléctrica (en especial su capacidad de
acometida y sus posibilidades de expansión futura) y a todas las medidas ten-
dientes a facilitar la construcción de un anexo o de una extensión del edificio, dado
que los edificios de archivos no son fáciles de construir y que se les construye una
vez cada tres o m á s generaciones.
Las colecciones de archivos difieren en peso, tamaño y forma. Por lo tanto, los
anaqueles deben diseñarse especialmente, en función de la índole, la forma y el
peso de los materiales. L a mayor parte de los archivos conserva sus materiales en
anaqueles y armarios de acero para obtener una m á x i m a protección contra el
fuego y los insectos. N o obstante, pueden encontrarse ejemplos de archivos cuyos
anaqueles están hechos de madera, de hormigón o de ladrillo. Ese tipo de dispo-
sitivo de almacenamiento requiere una supervisión cuidadosa y constante para
evitar que se produzcan deterioros, especialmente por agentes c o m o los insectos y
la humedad. U n método que se ha adoptado universalmente para la conservación
de documentos es el de colocarlos en carpetas o cajas archivadoras hechas con
cartones desacidificados, antes de proceder a su almacenamiento en los anaqueles.
MEDIO A M B I E N T E
Para garantizar la larga duración de los archivos es fundamental que se propor-

cionen condiciones de higiene ambiental en el área de almacenamiento, es decir,
un adecuado control de las plagas biológicas, de la luz, de la temperatura y de la
h u m e d a d , de la contaminación atmosférica y del polvo.
Control de las plagas biológicos

Los archivistas conocen los daños que las plagas biológicas infligen a los archivos
y toman medidas para eliminarlas. Se usan vaporizadores insecticidas y repelentes,
y también se toman otras precauciones para librar a las áreas de almacenamiento
de esas plagas. C o m ú n m e n t e , los vaporizadores contienen materiales c o m o el
piretro, mezclados en una solución de D D T , agregándose alcanfor, naftalina o
paradiclorebenceno, que actúan c o m o repelentes. E n particular se los usa en los
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países tropicales, donde igualmente se utilizan ciertos hidrocarbonos clorados
c o m o la dieldrina y el dieldrez para combatir las termitas.
Ciertos archivos recurren a la fumigación para impedir la proliferación de los
insectos. C o n todo, sólo unos pocos disponen de los medios que permiten utilizar
la fumigación al vacío con óxido de carbono gaseoso o con bromuro de metilo.
Los archivos están adoptando cada vez m á s esta última técnica, y es de suponer
que ello se debe al hecho de su comparativa facilidad de empleo y costo menos
elevado. E n menor escala, casi todos los archivos de los países de habla inglesa,
entre otros, utilizan actualmente la fumigación con paradiclorobenceno. El for-
maldehido se usa también con frecuencia, presumiblemente a causa de su acción
fungicida complementaria. Se han usado otros productos químicos, comolafosfína,
una mezcla de tetracloruro de carbono y dicloruro de etileno; y el ácido cianhí-
drico, pero todos ellos son tóxicos para el hombre y sólo se los puede utilizar con
gran cuidado. El ortofenil-fenol, el para-cloro-meta-cresol y el timol son fungicidas
de uso universal. El último es u n excelente fumigante contra las diversas especies
de hongos y mohos.
Nosotros hemos obtenido resultados satisfactorios con documentos que expu-
simos, durante un breve periodo, a una temperatura de 65°C en una cámara
cerrada, pudiendo así esterilizarlos de sus plagas; de este m o d o se eliminan los
insectos, sus larvas y crisálidas, sin que el papel muestre efectos visibles de dete-
rioro, al menos en lo inmediato; actualmente están en curso estudios que certi-
ficarán los daños que puedan producirse en el papel almacenado durante cierto
periodo. E n el caso de que los resultados sean prometedores, este medio sería por
lo tanto u n o de los m á s sencillos para eliminar las plagas de los documentos de
archivo*.
C o m o los materiales y provisiones de fumigación son costosos, será necesario que
se pongan de acuerdo varias pequeñas instituciones. Es de desear, por lo tanto, que
se disponga de un equipo de fumigación móvil que esas instituciones puedan
alquilar. El problema de los insectos no se presenta en muchos países de las
regiones comparativamente m á s frías del hemisferio norte, y por lo tanto no existen
allí equipos de fumigación. Por ejemplo, en Bélgica, Finlandia, Países Bajos,
Noruega, Portugal, Suiza y en cuarenta y seis instituciones que se encuentran en
su mayor parte en Francia, España y el Reino Unido, los archivos carecen de
equipos de fumigación.
Luz
La iluminación natural de los edificios de archivos recientemente construidos está
dada por la estructura arquitectónica; se la controla gracias a la utilización de
persianas venecianas, vidrios coloreados y cortinas. E n el interior de los cuartos,
la luz natural se difunde mejor por medio de pinturas que la reflejen. Actualmente
es corriente que la luz artificial sea una luz difusa y que su intensidad pueda variar
en función de los diferentes locales. L a mayoría de los archivos utiliza la luz
fluorescente; en las áreas de almacenamiento se la enciende solamente cuando es
necesario. C o n todo, también se utilizan las lámparas defilamento.Especialmente
en Italia, algunos edificios de archivos carecen de iluminación en las áreas de
almacenamiento y la búsqueda de documentos se efectúa a la luz de linternas de
m a n o eléctricas. C u a n d o se realicen exposiciones se deberá utilizar siempre luz
difusa yfiltrosque eliminen los rayos ultravioletas, pormenor que la mayor parte
de los archivos olvidan cuando se realizan exposiciones confinespublicitarios.
• Trabajo inédito del autor.
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Temperatura y humedad
El calor y la h u m e d a d son dos elementos que causan mayor número de daños en
los países tropicales y subtropicales. Este problema es menos agudo en países de las
zonas frías y templadas. E n numerosos archivos de las regiones tropicales se ha
recurrido al aire acondicionado para controlar la acción adversa del calor y de la
luz, aunque desgraciadamente no se haga las 24 horas del día. L a eficacia del aire
acondicionado depende principalmente de que el sistema funcione durante todo
el año y durante todas las horas del día. Los requisitos de temperatura y de
humedad relativa que deben cumplir los equipos de aire acondicionado oscilan
entre 20°C y 2°C, y entre 45 y 55 por ciento respectivamente. C o n todo, no
existe una uniformidad en lo que respecta a la temperatura y a la humedad
relativa. Por ejemplo, en las Bahamas la temperatura se mantiene a i8°C y la
humedad relativa a 59 por ciento, mientras que en el Canadá se prefiere utilizar
una temperatura de I7°C y una humedad relativa de 50 a 55 por ciento. Los
Archivos Nacionales de Estados Unidos de América utilizan una temperatura que
oscila entre 2 O 0 C y 24°C y una h u m e d a d relativa de 46 a 54 por ciento. E n
Malasia y Singapur, la temperatura oscila entre 21 o y 24°C, pero los valores de
la humedad relativa son m á s altos: de 50 à 65 por ciento. E n Europa la tempe-
ratura varía de 14 o a 2i°C, pero en general se prefieren los valores bajos. L a
humedad relativa varía de 40 a 65 por ciento, con una predominancia de esta
última. E n Dinamarca, la U R S S y otros países de Ja zona septentrional compara-
tivamente m á s fría, las personas sienten calor en temperaturas superiores a io°C,
lo que disminuye su capacidad de trabajo.
E n el caso de edificios que carezcan de aire acondicionado, en el trópico espe-
cialmente, la temperatura de los locales de archivo podrá mantenerse dentro de
valores razonables si se los ubica en el interior del edificio o se los rodea con
galerías. Las altas temperaturas estivales pueden ser rebajadas instalando venti-
ladores en las ventanas. Se pueden tomar medidas para facilitar la circulación del
aire por medio de circuladores de aire, ventiladores y ventiladores aspiradores que
podrán contrarrestar el efecto de la gran humedad y evitar que se formen bolsas de
aire estancado en las áreas de almacenamiento. Algunos archiveros han utilizado
productos químicos, como el gel de sílice para controlar la humedad, pero los
humidificadores son m á s eficaces. Son de uso en muchos países, pero, c o m o en el
caso del aire acondicionado sólo tienen plena eficacia si funcionan 24 horas al día
en todas las ocasiones en que la humedad relativa alcanza cotas superiores (o
inferiores) al nivel deseado. Todos los archivos deben poseer equipos para medir
la temperatura y la humedad relativa ambiente y llevar regularmente el registro
de los valores obtenidos.
Contaminación atmosférica y polvo

Los gases ácidos, c o m o los óxidos de sulfuro, de nitrógeno y de carbono, consti-
tuyen las formas m á s generalizadas de contaminación. Provienen de la combustión
del carbón, del petróleo y de productos petrolíferos; estos gases acidifican los
materiales de archivo, acelerando en consecuencia su deterioro. El polvo tiene
propiedades higroscópicas, lo que redunda en u n aumento de la humedad del
material, acarreando la aparición de manchas y de otros daños. El polvo nuclear
es uno de los nuevos agentes de deterioro.
Por lo tanto es necesario tomar medidas contra estos factores, haciendo pasar
por un baño alcalino el aire que entra en el sistema de aire acondicionado,
utilizando aspiradoras para la limpieza, colocando puertas y ventanas herméticas
y situando los archivos lejos de las instalaciones nucleares.
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INCENDIOS
Los archivos, en su casi totalidad, han tomado medidas de protección contra los
riesgos de incendio, alojando el sistema eléctrico en conductos especiales y colo-
cando los conmutadores principales fuera de las áreas de almacenamiento.
M u c h o s archivos han utilizado materiales a prueba de fuego y han distribuido
el espacio de su área de almacenamiento en compartimientos separados y a
prueba de incendios. E n los edificios provistos de aire acondicionado se h a n
instalado extintores automáticos en los conductos para combatir una eventual
difusión de fuego. También se han tomado medidas por medio de la utilización
de detectores de calor y de h u m o con alarmas contra incendios. Los materiales
que se utilizan comúnmente en la lucha contra el fuego son el gas dióxido de
carbono y los hológenos. E n algunos archivos, se complementan los equipos contra
incendios con sistemas de aspersión de agua dotados de controles térmicos, bocas
de incendio y mangueras. Sin embargo la efectividad de estos medios dependerá
de que todo el personal de los archivos, sin excepción, sepa utilizar los extintores
de gas para combatir los fuegos que se produzcan accidentalmente. Conjunta y
paralelamente, todos los archivos modernos deben cumplir con ciertos requisitos
esenciales c o m o tener previstas salidas de emergencia para el personal y para la
evacuación de los archivos de las áreas de almacenamiento, así como un medio
de comunicación con parques de bomberos en los casos en que se deban extinguir
incendios de gran magnitud.
LA DESACIDIFICACIÓN C O M O MEDIO D E C O N S E R V A C I Ó N
La acidez es una de las principales causas del deterioro del papel; entre los muchos
factores que la producen, se cuentan la utilización de celulosa impura en el
proceso de fabricación, de aprestos de resina alúmbrica y la existencia de residuos
químicos consecutivos a una mala fabricación del papel, las condiciones ambien-
tales, el uso de ligantes ácidos, etc. Es esencial que se conozca el grado de acidez
de un documento, es decir, si es m u y ácido, levemente ácido, neutro o alcalino.
T o d o archivo debe disponer de equipos y de personal para detectar la presencia
de ácidos y eliminarlos. Por lo demás, cuando el material que se deba archivar
se encuentre en buenas condiciones, no es aconsejable recurrir a técnicas costosas
de desacidificación tratando cada hoja con soluciones neutralizadoras. Se puede
recurrir a técnicas más sencillas, utilizando los equipos ya existentes, c o m o los
de fumigación, para efectuar una desacidificación con amoníaco. Este técnica es
sencilla, no desgasta materiales caros ni daña los documentos y, sin embargo,
es de m u c h a ayuda para neutralizar la acidez de los documentos. Es poco probable
que los documentos asi tratados se vuelvan a acidificar rápidamente si se los
conserva en un medio ambiente adecuado, es decir, en áreas de almacenamiento
provistas de sistemas de aire acondicionado en los que el aire es tratado previa-
mente en un baño alcalino. T o d o archivo debería equiparse de esta manera. E n
la conferencia de Cambridge de 1980, los investigadores alemanes presentaron un
trabajo de gran interés sobre el tratamiento de los documentos con amoniaco a
bajas temperaturas*.
Si bien es cierto que materiales c o m o la morfolina y el zinc dietilo se encuentran
actualmente disponibles para realizar desacidificaciones masivas, no existe segu-
ridad sobre su uso en los archivos, por lo que n o es aconsejable su utilización.
* Resumen de las comunicaciones presentadas en la Conferencia Internacional de Cambridge sobre Ja

conservación de bibliotecas, materiales de archivo y obras gráficas, 1980, que serán publicados en u n
volumen de actas actualmente en prensa.
- 454 -
Restauración
Las existencias de muchas instituciones se encuentran en un estado avanzado de
deterioro; no obstante, el porcentaje de documentos que es necesario restaurar
varía de una institución a otra. Por lo general, entre el 15 y el 25 por ciento de
las existencias se encuentran en tales condiciones de fragilidad que su restauración
es necesaria. E n algunas instituciones la proporción llega al 50 por ciento. Algunos
archivos que conocemos personalmente ni siquiera han comenzado a restaurar,
aunque piensan hacerlo en un futuro próximo. E n contraste, hay archivos que
ya han instalado equipos de reparación pero carecen de los fondos y personal
capacitado necesarios. Sin duda, los equipos disponibles son insuficientes y es m u y
necesario proceder a una evaluación del deterioro y a una restauración rápida
J
de los documentos.
N o es nuestra intención divulgar aquí la totalidad de las diversas técnicas de
restauración actualmente en uso. Baste decir que los métodos que han soportado
la prueba del tiempo son los métodos tradicionales; los m á s conocidos actualmente
son la técnicaflorentinay el proceso de laminación con disolventes. C a d a servicio
de archivos debería disponer de un personal formado en estas técnicas de restau-
ración. D e hecho, en los países en desarrollo, los archivos deben recurrir solamente
a este tipo de procesos; pueden estudiar la posibilidad de mecanizarse, pero sólo
después de haber obtenido experiencia y habilidad suficientes, y de haber adqui-
rido los fondos necesarios.
El laminado a máquina es el método m á s aconsejable de restauración de
periódicos que se conservan en archivos. Se trata, n o obstante, de algo m u y
costoso, y la falta de fondos, m á s las dudas expresadas por la Biblioteca del
Congreso (Estados Unidos de América), que sin embargo, son improcedentes,
pueden retardar su adopción. Hasta que esto suceda, la técnicaflorentina,o
el laminado con disolventes, seguirán siendo técnicas adecuadas.
L a paginadora es una máquina que, una vez normalizada su fabricación, se
convertirá forzosamente en una parte integrante de los equipos. Y a se utiliza m u y
ab.undamentemente en algunos archivos de envergadura que se encuentran sobre
todo en Europa y los Estados Unidos de América. A u n q u e costosa, esta máquina
debería preferirse al laminador en aquellos casos en los que una mecanización
de la restauración sea necesaria.
Personal
Disponer de personal calificado y formado técnicamente es de fundamental
importancia para llevar a cabo los trabajos de conservación y restauración. Su
número, sin ser m u y elevado, deberá bastar para cubrir los requerimientos
inmediatos. Deberán ser capaces de determinar la acidez y de manejar los equipos
de conservación y restauración. El personal no deberá dejarse tentar por las
técnicas supuestamente rápidas y por los materiales dudosos, porque un documento
sufre m á s daños cuando se utilizan estos materiales que cuando se lo deja sin
tratar. L o anterior se aplica principalmente a los nuevos materiales de archivos,
tales c o m o tarjetas perforadas, impresos, cintas magnetofónicas, cintas videomag-
netofónicas, películas, etc. El peritaje de estos materiales se encuentra todavía
en u n estado embrionario.
Formación
Actualmente existe una aguda escasez de personal capacitado en los países en
desarrollo, dado que, en su mayoría, ha adquirido sus aptitudes trabajando en
- 455 -
sus respectivos archivos, aprendiendo de sus errores o bien en el curso de visitas
al extranjero en los archivos de los países desarrollados. Esta situación, no
obstante, está cambiando lentamente por el hecho de que las instituciones que se
han instalado o que están siendo instaladas con la ayuda del C I A y de la Unesco
ofrecen cada vez m á s facilidades de formación a los archivos de los países en
desarrollo.
C o n todo, se tiene la impresión general de que los técnicos deben disponer hoy
de una formación que n o abarque solamente los aspectos prácticos de su trabajo,
sino que les haga disponer igualmente de un conocimiento básico de las ciencias,
especialmente la química, y de los materiales y técnicas que se utilizan en los
procesos de conservación y restauración. Gradualmente comienza a disponerse de
personas que tienen este conocimiento científico básico. Esperamos que cada vez
existan más personas calificadas que abrazarán la profesión de conservador de
archivos, porque la conservación es un aspecto importante de la archivística, en
la m i s m a medida que la administración de los archivos o su organización. D e
hecho tenemos que esas tres facetas, las principales de la profesión, son
interdependientes.
Conclusión
La mayoría de los archivos que han respondido a las diversas encuestas parece
tener una disposición favorable en lo que respecta a la instalación de la conser-
vación preventiva. Sin embargo, éste n o es el caso de los archivos establecidos
recientemente o que están actualmente en curso de instalar servicios, lo cual se
debe probablemente a la falta de personal calificado y de medios de información
sobre este particular. C o n todo, existe una clara conciencia de la necesidad de
tomar medidas de conservación, puesto que la única alternativa, la restauración,
incluso en algunos países desarrollados, excede los medios financieros de los
servicios archivísticos, en razón de los altos costos y de la enorme cantidad de
documentos que se encuentran en espera de ser restaurados.
La conservación preventiva puede parecer costosa, pero es de una importancia
fundamental. Incluso cuando se utilizan dispositivos modernos, representa sólo
un io por ciento del costo de la otra alternativa, la restauración.
Bibliografía selecta
The conservation of cultural property. París, Unesco, ig68.
C V N H A , G . M . y C V N H A , D . G . Conservation of library materials. Metuchen, N J , Scarecrow Press, 197a.
D U C H E I N , M - Archives buildings and equipment. M u n i c h , Verlag Dokumentation, 1977. ( I C A handbook series,
vol. 1).
Diversas publicaciones periódicas, c o m o las siguientes: American archivists (Estados Unidos), Journal of the
Society of Archivists (Reino U n i d o ) , Indian archives (India) y Arckioum ( I C A , París (Francia)).
K A T H P A L I A , Y . P . Conservation and restoration of archive materials. Paris, Unesco, 1973.
. Conservation and restoration of archive materials: a survey of facilities. Paris, Unesco, 1978.
- 456 -
LA TECNOLOGÍA MODERNA Y LOS ARCHIVOS
ESBOZO DE CN PLAN OE NORMALIZACIÓN PARA LA MTCRO-

FHMACION DE LOS ARCHIVOS
El empleo de la micropelícula crece sin cesar en el campo de los

Archivos. Razón por la cual parece de mucha utilidad establecer
reglas, sin las cuales el desorden consiguiente sería en breve irre-
mediable. Es tan general el uso de la micropelícula y se aplica a
tantos casos diversos que es indispensable señalar con exactitud los
límites en el caso particular que nos ocupa. Claro está que no
aludimos la micropelícula sino en el área de los Archivos públicos,
es decir como un instrumento de trabajo científico y eventualmente
también como que debe resolver ciertos problemas de orden administra-
tivo.
La micropelícula no es en sí un fin. Tiende simplemente a

reemplazar por una película los elementos tradicionales de los
archivos: el documento, el expediente, el legajo, el registro. En
función de esos diversos elementos, es preciso someter a reglas su
uso. Las operaciones clásicas de selección, clasificación, asig-
nación del signo numérico (cota), deben seguir siendo lo que eran
antes, ya que la micropelícula no sirve en fin de cuentas sino para
sustituir una materia por otra. Sobre un inventario, el paso de un
documento papel a un documento microfilmado debe consignarse, es
cierto (veremos cómo), pero no ha de modificar la estructura misma
del inventario, y por consiguiente, la clasificación, salvo casos
dados (el de los planos o de los afiches por ejemplo, que se emplea
igualmente para la conservación de dichos documentos en originales).
Si posteriormente se microfilma un documento que debe en seguida desa-
parecer, si se introduce un documento que había sido antes microfil-
mado, el mismo inventario debe servir siempre sin modificación,
excepto la que indica la presencia de una micropelícula en el lugar
de los originales.
Es de este principio esencial de donde hay que partir para dar

normas al empleo de la micropelícula. La microtiImacióh no es más
que una operación suplementaria, sea que los documentos originales
estén destinados a desaparecer, sea que deban devolverse a sus
dueños (o clasificados de otra manera, como lo veremos más
adelante).
La nicroflimación es pues una operación completamente diferen-

te en materia de Archivos y en materia de Biblioteca o de
Documentación.
- 457 -
I. 106 PRINCIPALES TIFOS DE MICHDFILMACION DE ARCHIVOS.
En materia de Archivos, la micropelícula puede utilizarse para

varios fines. Cada uno de estos empleos necesita algunas explica-
ciones. Podemos distinguir:
A) La microfilmacióh de sustitución ;
B) La microfilmacióh de seguridad;
C) La microfilmacióh de complemento;
D) La microfilmacióh con propósito científico.
A) LA MICROFILMACION DE SuSTITOCKW
Hay microfilmacióh de sustitución cuando se microfilman docu-

mentos o series de documentos que deben ser destruidos después de la
operación. La microfilmacióh de sustitución nació de la idea de
que los archivos estaban invadidos por una masa de papel sin cesar
creciente, sin que se pudiera disponer del sitio y de las instalacio-
nes indispensables para recibir esos depósitos.
La microfilmacióh de sustitución está frenada en la práctica

por varias consideraciones:
1) La microfilinación de sustitución no reproduce en forma

cabal lo que hay en el documento. La critica de un documento reposa
a veces sobre aspectos del documento que ya no aparecerán en la
película: diferencias, aún poco notorias, de color de tinta, natu-
raleza del soporte del documento, calidad del papel, filigrana, etc.
Los caracteres externos del documento no aparecen totalmente sobre la
imagen filmada.
2) Las consideraciones jurídicas tienen también su impor-

tancia. Si en el problema clásico de la reproducción exacta de un
original, copia o expedición, la micropelícula puede prestar servi-
cios evidentes por supresión, es necesario, no obstante, confiar en
ciertas condiciones de realización (integridad de la fotografía, no
adición de otro documento, etc). De allí por qué la prueba foto-
gráfica no se considera que constituye prueba de manera particular.
Es una copia como otra cualquiera. Habría entonces que pensar en la
creación de un cuerpo de fotógrafos reconocidos, amparados con un
certificado y debidamente juramentados. En el status actual del
derecho, la microfilmacióh de sustitución no es pues posible en la
mayoría de los países, ya que viene a ser el reemplazo de un
original por una simple copia.
El empleo de la microfilmacióh de sustitución es, como se

infiere, muy delicado. Se impone como norma la mayor circunspección.
Sería indispensable el día en que este procedimiento se limitara
estrictamente a tipo? de documentos muy específicos.
Si en muchos casos no es posible esta operación, podría parecer

en cambio perfectamente realizable con un propósito científico. Es
por ejemplo bastante embarazoso conservar contabilidades antiguas, tan
útiles sin embargo para la historia económica. En tal coyuntura la
filmación de sustitución es perfectamente valedera.
- 458 -
3) Es entonces cuando intervienen otras consideraciones, la más
importante de las cuales es de orden financiero. Ciertas contingen-
cias materiales parecen haber hecho desear que se difunda más la
microfilinación de sustitución. El espacio que ocupa la micrope-
lícula es en verdad muy inferior al de los documentos mismos. Hay a
veces imposibilidad absoluta de conservar por falta de lugar acervos
importantes de documentos para el servicio inmediato del usuario. En
este caso es una solución práctica la microfilmacióh de sustitu-
ción. Cuando los documentos no son ya de inmediato utilizables y se
conservan con un objetivo científico, lo que ocurre en la mayor parte
de los depósitos de archivo, el problema no es exactamente el mismo.
Ya no hay necesidad perentoria de conservarlos en el ámbito mismo de
su utilización. El problema se reduce pues a una simple comparación
entre el precio de fábrica de la micropelícula y el de un edificio
de archivos.
Nosotros hemos hecho entonces los calcules de estos precios de

fábrica. Dichos cálculos fueron registrados en 1953: por ello
piden algunas precisiones. El precio de fábrica de la micropelícula
se fijó sobre la base de una secuencia de 1000 fotos por día, lo que
parece insuficiente, dado el precio de venta al detalle de algunas
cámaras fumadoras, pero que es lógico si se piensa en la diversidad
de documentos que hay que fotografiar por obligación. El costo del
complejo de aparatos se estableció sobre la base de 1.000.000 de
francos franceses (cifra indispensable para la amortización, calcula-
da sobre la tasa del 10% anual), lo que es bajo y compensa por consi-
guiente la primera cifra admitida. Este precio está calculado sin
hacer cuenta de los costos del personal y de las construcciones nece-
sarias para la conservación de las películas. Los archivadores
utilizados son los metálicos corrientes de 4 gavetas. Para el costo
de las construcciones tomamos los dos ejemplos recientes de los depó-
sitos de los departamentos del Tarn-et-Garonne (Montauban) y de l'Ais-
ne (Iaon) sin incluir el precio de compra de los terrenos. El kilóme-
tro de estantería cuesta, incluidos construcción y equipo, para el
Tarn-et-Garonne, 7.600.000 francos franceses; para 'Aisne a 10.000.000
aproximadamente. Estos depósitos están dotados de todas las exigen-
cias de la térmica moderna, calefacción, ascensores, etc. .
Tipo de no.imá- Equiva- Metros Precios

película genes ar- lente en de
(2) chivador legajos Estantes Micro- Construcción
pelícu-
las Montauban Laon
125.000 167 27.5 479.360 193.800 274.500

35 MP 110.880 148 24,4 469.560 185.440 244.000
100.800 134 22,2 461.335 168.720 222.000
16 MP 480.240 640 105,7 902.804 803.320 1.057.000

372.600 497 82 824.654 684.000 820.000
339.480 453 74,7 803.404 667.720 747.000
1 Así los muros de los Archivos de l'Aisne, de vidrio especial

y doble pared cuestan a $6.000 francos el metro cuadrado, contra 8 a
9.000, francos los muros de mampostería.
2 35 ó 16 BP = 35 ó 16 nm biperforado; MP = nonoperforado; NP
= no perforado.
- 459 -
Se ve pues que estas comparaciones financieras, aún siendo poco
precisas, dejan una ventaja considerable a los edificios de archivo.
En el caso de nejoramiento de las instalaciones de un edificio
existente, la economía es de seguro mucho más marcada.
Sin embargo, la conservación de ciertos documentos puede recla-

mar una microfilmacióh de sustitución. Hay en efecto papeles y
tintas que se conservan muy mal. Entonces, la conservación de una
micropelícula es casi independiente del hecho de que de ella puede
sacarse contratipos (clisé obtenido partiendo de otro clisé) cuando
hay certeza de que la película comienza a deteriorarse. Podemos en
particular citar el caso de los duplicados de cartas en papel carbón:
la naturaleza del papel y de la tinta hacen que tales documentos estén
condenados a desaparecer rápidamente.
El problema se presenta igualmente para la conservación de los

documentos en las regiones donde el clima y los insectos constituyen
para ellos un peligro inminente de destrucción. En esas zonas es
cierto que todos los depósitos de Archivo deberían estar provistos
de un laboratorio de microfilmacióh. Sería entonces como de
obligación enviar un duplicado de las películas a regiones de clima
menos desfavorable.
Pero podemos decir que en estos dos últimos casos tenemos,

claro, una micropelícula de sustitución, pero de sustitución
obligada que equivale a una microfilmacióh de seguridad. No hay
sustitución si lo que se quiere evitar es el doble gasto de la
microfilmacióh y de la construcción de edificios de archivo.
La microfilmacióh de sustitución debe pues considerarse como un

método que no habrá de emplearse sino en el menor número de casos y
sometido a reglas muy estrictas.
Para empresas que pueden tener interés en hacer microfilmacióh

de subtitución por motivo de los impuestos que pesan sobre los
locales, podrían intervenir medidas de rebaja de impuestos fiscales
que les permitan asegurar la conservación de los viejos archivos.
B. LA MICHOFILMACICW DE SEGURIDAD
No volveremos sobre los dos ejemplos de microfilmacióh de sus-

titución forzosa, que de hecho son microfiImaciones de seguridad, de
los que acabamos de hablar.
La microfilmacióh de seguridad consiste en tonar una película

de documentos o de series de documentos que se teme desaparezcan por
razones diversas:
- preservar de una destrucción eventual y no voluntaria

(incendio, amenazas de guerra, etc), documentos preciosos por
razón de su utilidad (estado civil, papeles de sociedades,
etc) o porque hacen parte del patrimonio intelectual, histó-
rico o artístico de un pais;
- 460 -
- permitir la comunicación de ciertos documantos, especialmente
valiosos o frágiles, no ya en originales sino en forma de mi-
cropelfcula, salvo casos especiales, o de series cuya consul-
ta muy frecuente daría pábulo a su destrucción;
- facilitar la consulta de ciertos tipos de documantos en razón

de su aspecto material: pensamos en algunos ficheros antiguos
excesivamente voluminosos cuyas fichas no pueden manejarse con
ayuda de varillas metálicas.
A este tipo de microfilinación podemos relacionar en la medida en

que lo permita la legislación, el de los documentos de que frecuente-
mente se expiden copias: tal en particular el caso de los documantos
de estado civil.
- por último en los casos de solicitudes de consulta de docu-

mentos con desplazamiento podrá ser prudente que se proceda
a la microf limación del mismo. En ocasiones no se prestará
sino la micropelícula; en otros casos simplemente se micro-
filmará el documento antes de su expedición.
En la mayoría de los casos de microf i Imación de seguridad

parece que es indispensable conservar un ejemplar negativo de la
película y no entregar sino otro negativo, o un positivo sacado del
negativo puesto en custodia.
C. IA MICR0FHMSCION DE OOMPLEMENTO.
La microfilinación de complemento consiste esencialmente en

ingresar a un deposito, en forma de micropelícula, documentos que no
están allí guardados en originales. Puede aplicarse:
- bien a fondos completos, documantos de familia o documentos de

empresas para los cuales cumple al mismo tiempo oficio de
microf ilinación de seguridad;
- bien a documentos de un fondo de archivo depositado, pero que

su propietario desea conservar por una razón cualquiera.
En materia de archivos privados la microfilmacióh es una opera-

ción indispensable y permite ofrecer las soluciones de depósito, de
conservación, y de comunicación más flexibles y eficaces. En
materia de archivos públicos la microfilmacióh de complemento no
debería utilizarse, pues propiciaría el incumplimiento de las normas
establecidas para el depósito.
Hasta sería indispensable pensar, dentro de breve plazo, en

misiones de microfilamcióh en Francia para evitar la destrucción de
fondos de archivo de gran importancia, o su remisión al extranjero,
o su dispersión.
El canje de micropelículas entre países es igualmente una

solución muy interesante que se ha aplicado en Francia para fondos
conservados en los archivos ingleses pero que interesan a Francia. La
India, por su lado, ha nontado su programa de microf i lmacióh de las
- 461 -
fuentes que tienen relación con su historia y que se guardan en el
extranjero. Hace poco tiempo Bélgica ordenó realizar en los archivos
de Dijon y Lille micropelículas de series completas que interesaban a
ese pais y va a encauzar sus esfuerzos los próximos años hacia los
fondos "belgas" conservados en Viena.
Las transferencias de archivos por acuerdos diplomáticos, como

se ha visto en fecha reciente, imponen también una microf i litación:
los Archivos de Simancas, inventariados y cifrados en la serie K de
los Archivos Nacionales, en París, fueron así microfilmados antes de
ser devueltos a España en 1941. Asi mismo el pequeño fondo del
condado de Asti devuelto a Italia en 1951, mientras que los Archivos
de Estado de Turin procedían a una operación mucho más importante
todavía para los archivos relativos a Saboya y a Niza despachados
por Italia a Francia en cumplimiento del tratado de paz y de los
acuerdos de 1949.
D. IA MICROFILMMZEON O» FIN CIENTIFIOO
Desde el punto de vista científico, la micropelícula es un

instrumento altamente rentable. Tiene en efecto infinidad de apli-
caciones :
La primera es la reconstrucción de fondos de archivos desapare-

cidos o dispersos en varios depósitos. Algunos depósitos han desa-
parecido totalmente. Se los puede rehacer en películas a partir de
las que fueron filmadas antes de su destrucción, o de copias hechas
por historiadores. Pero a menudo también fondos de archivos han ido
a parar a varios depósitos y hasta pueden figurar en parte en casas
particulares. La micropelícula permitirá de esta suerte recons-
truirlos .
1 Citemos algunos ejemplos. El Fondo del Control General de las

Finanzas ya no existe prácticamente en el Archivo Nacional desde
1724. Para quien quiera estudiar la política económica de los
sucesivos ministros, es indispensable visitar los archivos de
intendencia en los distintos departamentos. Entonces sería posible
acopiar la correspondencia emanada de tal o cual contralor general, o
a él enviada, y microf i Imarla. Procedimiento quizás un poco largo y
costoso, pero que beneficiaría la reconstrucción de un fondo de
riqueza excepcional, (evitaría en todo caso posteriores gastos a los
historiadores, desembolsos muy a menudo a cargo del Centro Nacional de
Investigación Científica).
La Caja General del Comercio y de la Industria, fundada en 1837
por Laffitte, desapareció en la tormenta de 1848. Nada en absoluto
queda de ella en depósitos oficiales. Reuniendo los documentos
disperos en algunas bibliotecas publicas y privadas, hemos logrado
recosntruir por medio de películas los estatutos, las circulares, los
procesos verbales de Asambleas Generales, los balances y la
liquidación. En la forma como se ha reconstruido, este fondo permite
adelantar un estudio profundo de tal establecimiento.
- 462 -
En el plano internacional vale la pena anotar que las autoridades
de Francia y Alemania concibieron por sus acuerdos archivísticos de
1953 reparar por una acción simultánea de microfilinación los daños
de los canjes intervenidos en el siglo XIX entre los Archivos de
Alsacia y Badén; los fondos asf podrán ser reconstruidos sin nuevo
transporte material de los documentos.
La micropelícula permite asi mismo tener en película series de

documentos que interesan a un personaje o a una cuestión determina-
da, documentos dispersos en series diferentes o en distintos depósi-
tos. Así se hallarán formadas gracias a la filmación verdaderas
colecciones de docuitEntos, que podrían ser ampliamente difundidas, no
sin garantizar los derechos de autor de quienes las hubieran realiza-
do. He aquí un problema que podría sin duda resolverse fácilmente.
Caso análogo se presenta para los documentos tocantes a exposi-

ciones. Al menos así es como opera ahora el Archivo Nacional, en
París. Agréganse a ello en la mayoría de los Jcasos los docuitentos
que, seleccionados por los Archivos, no pueden por falta de sitio ser
expuestos. Tenemos pues una serie de películas compuestas sobre un
tema específico .
Así en el campo científico, la gama de utilización de la

micropelícula es muy amplia. Es probable que aparezca en un futuro
muy cercano como un instrumanto indispensable de trabajo. En materia
de Archivos podrán ponerse en ejecución otras formas de utiliza-
ción. Citemos en particular:
- la microf ilinación de inventarios no impresos. De esta suerte

pueden ponerse a disposición del publico en el depósito
mismo, o en otra parte, o aún en el extranjero;
- microfiImación de impresos que pueden ser consultados simul-

táneamente con los fondos de Archivos con los cuales se
relacionan ;
- microf ilinación a petición del publico.
En un próximo futuro la creciente complejidad de la administra-

ción y el fomento de la investigación histórica serán parte inva-
luable para multiplicar los servicios que está llamado a prestar la
micropelícula.
H. LAS OPERACIONES PRELIMINARES
Las operaciones preliminares son en esencia las operaciones

clásicas de la técnica archivística. Nos parece iniítil insistir
en ello.
2 He aquí algunos ejemplos: Goethe y Francia; Los tratados de

Westfalia; El vino y la viña en Francia; Jbuffroy d'Abbans y los
comienzos de la navegación a vapor, etc.
3 Así la Universidad de Princeton hizo microf i lmar la totalidad
de los volúmenes de inventarios no impresos de los Archivos
Nacionales. Todos conocemos también el vasto plan de microfilinación
de los instrumentos de trabajo de los Archivos europeos, concebido
por la Biblioteca del Congreso de Washington.
- 463 -
Anotemos sin embargo, que deben llevarse a cabo con un cuidado
especialísimo. En efecto, si es posible corregir algo que se
escogió y clasificó en los archivos, será muy difícil por no
decir imposible, modificar el orden de las tomas de una película. He
aquí los puntos especiales en los cuales se debe insistir:
A) Selección. Debe hacerse de conformidad con los principios

habituales. En una selección de docunentos es a veces útil conser-
var dos ejemplares de un documento que figura repetidas veces. Es
evidente que para la película no habrá que guardar sino uno.
Mientras sea posible debe eliminarse más severamente para la pelícu-
la que para el archivo ordinario, ello en razón del alto precio de
fábrica de la película.
B) Clasificación. También la clasificación ha de hacerse de

manera muy cuidadosa, pues ya no será posible repetirla. No hay que
organizar legajos enormes sin dividirlos, a falta de lo cual la
película sería de difícil lectura. Documentos y manuscritos deben
ser foliados o paginados.
Hay por último una cuestión esencial. En caso de microfilina-

ción de sustitución o de microfilinación de complemento, nos halla-
mos frente a documentos que no van a figurar en originales en el
depósito. Hay entonces posibilidad de clasificarlos de dos mjdos
diferentes: o considerando las unidades de películas, fotogramas7
o rollos, o en unidades archivísticas tradicionales. Sanos partida-
rios del segundo procedimiento, porque tiene la ventaja de poder
introducir sin dificultades los archivos microfilmados en los inventa-
rios ordinarios. Pero, y sobre todo en el caso de la microf i Imación
de complemento, si los originales se entregan o se depositan, vendrán
a tomar normalmente sus signos numéricos sin que haya lugar a desor-
denar los inventarios. Ya se utiliza este último sistema en París,
en el Archivo Nacional.
III. LAS OPERACIONES TÉCNICAS
Las operaciones técnicas de la microfiImación, como es obvio,

tienen capital importancia. Suponen ante todo cierto número de
selecciones, a menudo difíciles de efectuar.
A) Selección del material y de la película.
1) Selección del material de fotografía
Dado el costo actual de los aparatos fotográficos y de los

créditos reducidos de que disponen los servicios de Archivo, escoger
uno de aquellos es en extremo difícil, está totalmente condicionado
por la utilización que vaya a dársele.
* N.T Parece preferible usar esta palabra internacional, o

diapositiva en vez de banda. Es lo mismo que un fotograma aislado
(cada uno está solo), montado en celuloide... etc.
- 464 -
a) El depósito no hará microf ilinación sino en cantidad
reducida y de tarde en tarde: no es pues asunto de comprar un aparato
a largo plazo; en la mayoría de las ocasiones bastará un sencillo
aparato fotográfico de pequeño formato. Fuera de que permitirá al
archivista (que en Francia suele ser conservador de los objetos de
arte) llevarlo consigo en sus giras de inspección por las comunas;
b) El aparato del depósito de archivos puede servir a los

menesteres de la prefectura, de un centro de documentación y hasta
del publico; sería entonces necesario determinar cuáles son
exactamente esas necesidades y obrar en consecuencia. Hay que evitar
en todo caso hacerse a una instalación demasiado compleja cuyo rendi-
miento sería insuficiente;
c) Finalmente, determinados depósitos pueden microfilmar en

gran escala: la instalación entonces tendrá que ser lo más comple-
ta posible. ,
En la parte dedicada a la política que debe seguirse en materia

de microfilmacióh, veremos que sería a no dudarlo preferible
multiplicar los pequeños centros y equipar convenientemente algunos
grandes en número limitado.
Habida cuenta del trabajo que hay por delante, no es preciso

seleccionar aparatos de muy alto rendimiento. La diversidad de las
tareas exige muy frecuentemente más cuidado que rapidez (el aparato
Remington electrónico puede hacer hasta 40.000 tomas en un día).
Solo deberán utilizarse aparatos estáticos. En el caso de querer
microfilmar con cierta prisa un fichero voluminoso, por ejemplo,
sería fuertes surtas en aparatos que solo servirían en contadas
ocasiones . La diversidad de los documentos por microfilmar exige
aparatos de posibilidades múltiples. Muy de desear sería adquirir
aquellos que podrían hacer indiferentemente de 35 ó 16irm, pelícu-
las perforadas o no perforadas, con visores graduables que permitan un
enfoque exacto y que eviten pérdidas de cinta. En la actualidad el
Kodagraph parece ser el aparato más apto para llenar estos requisi-
tos: fuera de lo anterior ofrece la ventaja de fácil desmonte y tras-
lado. No utiliza sin embargo sino bobinas de 30 m., y no puede tomar
dos ejemplares a la vez. Su precio relativamente elevado (1.800.000
francos franceses), las dificultades reglamentarias en Europa hacen
penosa su adquisición. En estas condiciones será necesario recurrir
a otros aparatos que, perfectamente estudiados, presentan por lo
demás ciertas ventajas sobre el Kodagraph sin ofrecer toda la gama de
posibilidades que le son propias (Kodak inglés, Microjunna Debrie,
Lumoprint, etc). La microfilmacióh de series de documentos homogé-
neos (sobre todo en lo tocante a la conservación y al formato: series
modernas o documentos) puede requerir aparatos menos sofisticados y
más rápidos.
1 Podría no obstante preverse la compra, por parte de la

División central de archivo o de ciertos centros regionales de
microfilmacióh, de unidades móviles provistas del personal técnico
indispensable y equipadas de aparatos especiales: aparatos dinámicos
destinados a la reproducción de volúmenes de documentos modernos
(hablamos de aparatos dotados de una cámara electrónica que analice
una teoría continua de documentos, y en especial ficheros) y a 24 X
36. Esta unidad podría desplazarse al sitio requerido de los
depósitos departamentales y locales con miras a reemplazar en casos
extraordinarios el equipo común de estos depósitos.
- 465 -
2) SELECCIÓN DE LA PELÍCULA
Los tipos de película son muy nurrerosos; difieren en naturaleza

y en dimensiones.
a) La película ortocroniática debe utilizarse en la mayoría

de los casos. Es además la menos costosa.
La película pancromática, en cambio, debe utilizarse para

documentos de colores diferentes.
La película en color no ha sido utilizada en el Archivo Nacional

sino una vez para la microfilmación de armerías o blasones. Es
posible que al cabo de algunos años desaparezcan los colores.
2
b) Existen dos posibles anchos de película: 35 y 16 ran.
El de 16 mm., que para un mismo número de imágenes es más
cómodo y más barato, conviene a los docurrentos cuyo formato no
excede de ciertas dimensiones, en práctica las dimensiones máximas
del formato comercial, 21 X 27 cm, y en especial a los documentos
modernos, mecanografiados o impresos.
3) SELECCIÓN DEL FORMATO OE LA IMAGEN
Varios problemas hay que resolver al tratar de decidir sobre las

dimensiones de la imagen.
a) Existen películas perforadas y no perforadas.
las películas no perforadas permiten obtener imágenes más

grandes, lo que es de interés cuando es muy elevada la relación de
reducción. Sobre 35 mm. la imagen está al máximo de 24 X 36 para
la película biperforada, y para la no perforada, al máximo de
32 X 45. Se puede pues, para un mismo documento, obtener una reduc-
ción menor con la no perforada, o al contrario, fotografiar documen-
tos más grandes.
Las reglas adoptadas por la Asociación Francesa de Normaliza-

ción (AFNOR) fijaron la dimensión máxima de las imágenes, para las
películas no perforadas, en 32 ran. para las de 35, y 15 ran. para las
de 16.
2 El problema de la microficha ha sido objeto de serias dis-

cusiones. Si en materia de documentación se da la microficha como
posible solución, parece que no sea lo mismo para la microfilmación
de largas series de documentos. Debe utilizarse la microficha:
- en el caso de microfilmación de documentos con reducido
número de páginas. Por ejemplo, sería un medio perfecto de
microfilmación de las series de declaraciones de sociedades
de un Tribunal de comercio;
- en el caso de planos, que no pueden microfilmarse en los
formatos ordinarios. Lo mismo para los afiches y para los
periódicos.
- 466 -
b) Las relaciones de reducción son igualmente esenciales.
Sabemos que la 10 corresponde por ejemplo, para una imagen de 24 X 36
nm., a un documento de 24 X 36 cm. En líneas generales no conviene
exceder la relación 20. Algunos aparatos van hasta la relación 35.
Pueden éstos, no obstante, utilizarse, bien para los documentos de
grandes dimensiones escritos en grandes caracteres (afiches), bien en
la ausencia de cámaras que hagan la microficha (más adelante veremos
las precauciones que hay que tener presentes en este último caso).
Gen la relación 20 se microfilman documentos de las siguientes

dimensiones :
Película biperforada 48 X 72 cm.

Película no perforada 64 X 90 cm.
Es decir que la relación 20 sobre película no,perforada es

igual a la relación 25 sobre película biperforada .
c) Vimos que una de las dimensiones de la imagen, la que corres-

ponde al ancho de la película, había sido normalizada. La otra
está fija sobre determinados aparatos y corresponde al ancho del
visor del objetivo. En los aparatos de visor graduable es pues posi-
ble enfocar exactamente la imagen con el documento. Estos aparatos
proyectan sobre el documento un marco luminoso que corresponde a la
imagen. Memas ciertas cámaras pueden girar sobre su eje, lo que
permite utilizar la película en la dimensión más favorable. En
todos los casos, con estos aparatos la película no avanza sino a
partir del fragmento que ha sido impreso; no hay que temer entonces
ninguna pérdida de cinta.
B) LA FIUOCK»
Hay que insistir en el cuidado con que debe llevarse a cabo esta
operación. Es una de las condiciones esenciales, sobre todo en el
caso de una microfilmacióh de sustitución o de una microf i litación
de complemento.
1. Precauciones en cuanto a los documentos.
Para lograr imágenes perfectamente limpias hay que exigir que

los documentos sean de una limpieza irreprochable. Convendrá pues
desempolvarlos con esmero. Los pergaminos han de estar bien lisos,
sin lo cual ciertas líneas o grupos de palabras podrían ser ilegi-
bles en la fotografía. De ordinario el documento se mantiene aplan-
chado por medio de un vidrio o cristal. Hay que tener cuidado con los
documentos de los siglos XVIII y XEX cuya tinta fue secada con arena:
esos documentos están en efecto propensos a rayar rápidamente los
cristales, lo que dificulta considerablemente la filmación.
Si hay que filmar varias veces un documento, conviene tomar una

fotografía de conjunto al comenzar la serie de las fotos de detalle,
con libertad de hacerlo más allá de la relación 20 a fin de tener
un marco de conjunto para las fotos siguientes. En el caso de docu-
mentos de grandes dimensiones y largos rollos cuya fotografía se
tomará varias veces, es indispensable numerar cada una de las fotos.
1 Advertimos que la microficha presenta varias dimensiones

utilizables: 75 X 125., Y 105 X 150 rnn.
- 467 -
2. Ensayo de la película.
La película que se consigue en el comercio no siempre es de

idéntica sensibilidad. Debe entonces hacerse un pequeño ensayo
sobre un mismo documento con iluminaciones diferentes verificando las
pruebas con una célula fotoeléctrica: esto dará el grado de sensi-
bilidad de la película. Es muy importante atenerse rigurosamente a
la intensidad de la luz reflejada por el documento, escogida al
comienzo de la operación como la mejor.
En el caso de un registro cuyas páginas y tintas son homogé-

neas, bastará efectuar esta medida la primera vez. En caso contra-
rio, y especialmente para los documentos en pergamino, la madida se
tomará para cada pieza.
3. Dispositivo de alerta.
Si la película está destinada a que se la conserve en forma de

bobinas, conviene dejar un pequeño dispositivo de atención sobre
cada bobina, con el fin de hacer fácil la colocación de la película
sobre los aparatos de lectura y sobre las amplificadoras.
4. Disposición de les documentos.
De las cuatro posiciones posibles no deben utilizarse sino dos.

El alto del documento se colocará siempre del lado de la película
virgen o del lado izquierdo de la película según la dirección del
desenrollado. Hay que tener entonces gran cuidado con los aparatos
cuya máquina puede girar sobre su eje, ya que el documento debe
mantenerse en la misma posición con relación a la película. Estas
precauciones son esenciales para la lectura cómoda de la película.
5. Titulación.
La primera imagen del rollo debe reservarse para el título.

Este debe poder leerse sin ayuda de instrumentos de óptica. Las
letras y cifras que lo componen tendrán por lo menos 2 mm. de altura.
Se recomienda emplear paneles o placards bien acabados sobre los
cuales se fijan letras movibles. Sobre el título deben figurar unas
cuantas indicaciones que permitan la identificación:
- nombre de la entidad que hizo la película;

- fecha de la filmación (mes y año);
- cifra numérica de la película;
- cifra numérica de archivo;
- número de registro de la película;
- número del rollo en la serie;
- eventualmente las iniciales del fotógrafo (indicación
indispensable si las micropelículas son admitidas con
justicia en lugar de los originales).
Al terminarse el rollo, debe repetirse el título con la indica-

ción: "Fin", o "Sigue rollo No. X".
- 468 -
6. Composición de la película.
La composición de cada película depende de la manera cono será

conservada. Si en forma de fotogramas de 23 cm, no hay problema. Al
contrario, si es en forma de rollos, conviene seguir ciertas normas.
Siempre es preferible, ya lo henos dicho, hacer coincidir códi-

gos tradicionales de archivo y rollos: cada rollo debe pues contener
uno o varios documentos por ejemplo o, a la inversa, un documento debe
ser microfilmado en uno o varios rollos. Se evitará partir un legajo
o un documento en dos rollos. De allí por qué el límite de 30 m.,
establecido para cada rollo, no es un límite rígido. Conforme al
largo del artículo que se va a microfilmar, se puede parar el rollo
antes de los 30 m. o al contrario continuarla hasta los 32 o 33 metros
En la microf i Imación de un documento paginado o foliado, se

tomarán las páginas en blanco si no pascan de 5. En el caso
contrario, se microfilmará una nota que indique el número de las
páginas en blanco, sin la cual el lector no avisado estaría en el
derecho de preguntarse sobre la integridad o no de la microfilmación.
Las articulaciones de los legajos deben señalarse sobre la

película de la manera más clara posible, bien por secuencia de 5
espacios blancos, bien, como se hace en algunos países, por la
microfiImación sobre cierto largo de dos cintas negras sobre fondo
blanco. En los aparatos de lectura de desenrollado automático, la
separación es entonces más visible.
7. Disposiciones especiales.
No creemos necesario enumerar aquí todos los casos particulares

que pueden ocurrir en el curso de la microfilmacióh de series de
archivo. Hagamos hincapié en los principales:
a) Es posible que un legajo contenga un documento demasiado

grande para ser microfilmado. Habría que tratar entonces de fotogra-
fiarlo sobre microficha (plano o afiche). En tal caso una nota debe
indicar el código del legajo de que se sacó el documento. Muy a
menudo pasa lo mismo con los originales que han sido separados de los
documentos que lo acompañaban y que hoy es muy difícil reencontrar;
b) Igual oosa se dirá para los sellos que es complicado tomar

correctamente con las microfiImadoras. Habrá que organizar colec-
ciones fotográficas de sellos y remitirse a ellas cuando haya necesi-
dad de microfilmar documentos sellados;
c) Es útil a menudo conocer las dimensiones exactas de un docu-

mento. Sobre cada uno de ellos o encabezando los registros debe
entonces figurar una pequeña regleta graduada que permita volver a
tener a mano esas dimensiones;
d) En el caso de documentos acompañados de un análisis

antiguo, se debe ante todo microfilmar tal síntesis (generalmente en
el dorso), antes de microfilmar el documento mismo;
e) En el caso de documentos en carpetas, no pasar por alto mi-

crofilmar la primera página de la camisa si ésta lleva indicaciones.
- 469 -
ç) LA CCHSERV3CE0N DE LAS PELÍCULAS
Les problemas de conservación de las películas son igualmente

esenciales; unos conciernen a las formas en que deben ser conserva-
das; otros a las condiciones en que deben mantenerse.
1. Famas en que se conserva las películas
Dos son las esenciales: en fotogramas o en rollos. Cada una de

estas formas tiene sus ventajas y sus inconvenientes, sus defensores o
detractores tenaces.
a) Los fotogramas. Deben tener un largo de 228 iim, por ejemplo

6 filminas de 24 X 36 nm. No existe conservación en fotograma sino
para los 35 mm.. Cada uno esta dentro de un marco de acetato de celu-
losa o de vinilo . Hay dos tipos de estuche. Uno tiene la longitud
exacta de la película (35 nm) ; el fotograma de referencia con las
anotaciones que permiten identificar la imagen, se desliza en el
interior del marco, a caballo sobre el filme, no cubriendo sino las
perforaciones: esto evidentemente solo es posible oon películas mono
o biperforadas. La ventaja de esta solución está en que nunca es
necesario sacar la película del marco para pasarlo a un aparato de
lectura o a una ampliadora. El otro tiene un largo mayor que el de la
película para dejar introducir por encima de él este fotograma de
referencia. Este sistema se empleará naturalmente en los casos de
películas no perforadas. Ofrece el inconveniente de que la película
debe retirarse de su marco de protección para la lectura o la
ampliación.
Las películas conservadas en fotogramas pueden ordenarse en

muebles especiales o en camisas o en carpetas colgadas, previstas para
ese uso: en tal caso se pueden utilizar los archivadores corrientes
para guardar expedientes.
La conservación en fotogramas conviene perfectamente para las

series de archivos compuestos de piezas aisladas con número reducido
de hojas. Tal, por ejemplo, para las colecciones de autógrafos, de
cartas, de piezas presentadas en una exposición o enun museo. Este
ya no sería indicado para los legajos de archivos modernos o de gran-
des series de documentos. El sistema permite en efecto marcar de
inmediato cada toma y exige un inventario muy preciso que puede ser
útil en determinados casos. Sin embargo, su uso será limitado por
el costo relativamente alto del procedimiento: sin contar una compli-
cación mayor que la de los rollos; la conservación requiere un
mobiliario más complejo, y la clasificación un personal mucho más
numeroso. En la práctica no habrá ninguna ventaja poniendo en foto-
gramas un documento de contabilidad que es más fácil de desenvolver
libremente, y de manera más general todo lo.que en original se
podría dividir en pequeñas hojas.
1. Este material suele designarse con el nombre de una de las

marcas, "Celofán". Hay productos similares oon otros nombres, como
la "Panofals", cuya composición permite mayor resistencia a la
humedad y al calor.
- 470 -
b) Los rollos. Los rollos más frecuentemente usados son los
que pueden contener películas de 30 m. con las tolerancias arriba
indicadas. Para evitar que la película quede muy ajustada, se ha
establecido el diámetro del núcleo central en un mínimo de 35mm
(los constructores no aceptaron que el núcleo tenga 40 mu. de
diámetro como lo pedía la AFNOR). Las piezas laterales del rollo
deben estar perforadas de suerte que el aire pueda circular por toda
la película. Los rollos sin este requisito deben rechazarse. El
agujero central está regulado de manera que pueda ser montado en
todos los aparatos de lectura. Debe llevar una muesca que permita el
ajuste del rollo en el eje. En los Archivos Nacionales los rollos se
colocan en estuches de cartdh y en archivadores especiales.
Las copias o duplicados de seguridad, que no están destinados a

la consulta, pueden mantenerse en rollos de 120 m. Si el aparato de
filmación está provisto también de bobinas de 120 m., se utilizará
sin gastos suplementarios el embalaje metálico ên que se expendió la
película virgen. Este sencillísimo nodo de conservación presenta
por lo demás numerosas ventajas cuando ocurren lavados eventuales o
hay que sacar copias esporádicamente.
2. Condiciones de conservación de las películas.
Si los fabricantes se las ingenian para producir películas cada

vez más consistentes (hoy en todo caso son todas inflamables), deben
tomarse sin embargo ciertas precauciones para prolongar su tiempo de
conservación. De varias clases son tales condiciones:
a) Gandiciones físicas. Los dos principales enemigos de la

película son el demasiado calor y la demasiada humedad. El local de
conservación debe tener entonces una temperatura uniforme (los
cambios súbitos de temperatura ocasionan condensación perjudicial
situada en 18 aproximadamente.
El grado higrométrico debe ser normal. Esto implica el problema

de la conservación de las películas en climas de estaciones muy
humadas. Los duplicados de seguridad deberían entonces ser despa-
chados a regiones más sanas.
b) Condiciones químicas. No obstante estas precauciones, las

películas pueden encontrarse llenas de polvo y de elementos químicos
o biológicos indeseables. Conviene entonces lavar con mucho cuidado
las películas en agua pura. Las películas de seguridad deberían
lavarse periódicamente. Lo cual supone una instalación especial.
Esto conlleva pues la organización de los depósitos de

películas de seguridad de tal manera que reúnan todas las condi-
ciones físicas indispensables y en ellos pueden cumplirse las opera-
ciones de lavado y revisión necesarios.
Los ensayos de envejecimiento de las películas no dan en efecto

indicaciones muy precisas. Conviene pues, revisar periódicamente,
cada cinco años por ejemplo, las películas de seguridad para, si es
forzoso, retirar los que tienden a fenecer.
- 471 -
Son necesariamente menos severas las precauciones para las
películas de uso corriente que para los depósitos de seguridad.
El paso de las películas a los aparatos de lectura es siempre
nefasto; hay imposibilidad práctica de impedir que el polvo de los
aparatos rayen las películas. En estas condiciones importa menos que
se cumplan con exactitud todas las condiciones de conservación
(acondicionamiento del aire por ejemplo).
D) LA COMUNICACIÓN DE LAS PELÍCULAS
La consulta de las películas se nace por medio de lectores

Estos lectores exigen, en la mayoría de los casos, cierta oscuridad.
La sala de lectura debe entonces estar separada de la sala de lectura
habitual. Es probable que se construyan cada vez más lectores que
se puedan utilizar a plena luz.
Observemos que los lectores actualmente en el mercado no respon-

den en su mayoría a las condiciones del trabajo científico.
Es pues preferible anotar aquí cuáles son las exigencias que

deberían llenarse:
- el lector debería poder pasar indiferentemente, el 35 y el

16mm, las películas perforadas o no perforadas (bastaría que
estuvieran previstos para las películas no perforadas);
- el lector debería ser de relación variable, es decir con la

posibilidad de aumentar o ampliar tal o cual parte de la imagen, lo
que puede ser muy útil para ciertos documentos;
- se deben evitar los altos voltajes que deterioran las

imágenes si se las deja mucho tiempo delante de la fuente
luminosa;
- el implemento que impulsa la película debe soltarse automá-

ticamente cuando se adelanta la película o concebido de tal manera
que el polvo no la raye.
Igualmente, deben tomarse algunas precauciones: no desenrrollar

bruscamente las películas. El usuario debe evitar tocarlos con los
êdos. El i-eKohinado no debería hacerse sobre el lector, sino sobre
un aparato especialmente diseñado para eso (embobinadora).
Anotemos que el grado de pureza de un lector podrá medirse

gracias a la micromira, que no es más que una imagen calibrada con
una serie de puntos para medir la limpieza de todos- los componentes de
la imagen.
Hay aparatos para desenrrollar automáticamente. Dado el trabajo

que se hace en los depósitos de Archivo, este sistema tendría pocas
razones de ser utilizado a no ser para la consulta de ficheros.
- 472 -
IV. U S OPERACIONES ARCHIVISTICAS
La clasificación y el inventario de las micropelículas

requieren normas especiales, o por mejor decirlo, la película exige,
además de los inventarios clásicos de Archivo, inventarios y reper-
torios particulares.
A Clasificación
Ya estudiamos o señalamos brevemente las condiciones de clasifi-

cación de los documentos con destino a ser microfilmados. Esta
clasificación no difiere de la ordinaria de los Archivos. Las
películas deben clasificarse de inmediato en el orden de las cifras
numéricas de archivo. ,
El problema podrá cambiar el día en que entren los fondos a los

depósitos de archivo en forma de micropelículas. Habrá entonces
que obrar de acuerdo con los criterios utilizados para la microfilina-
ción de documentos. Desde ahora sería deseable que la administra-
ción pública cuyos archivos están bajo el control de las Direccio-
nes Centrales y Regionales de Archivos, no pudieran microfilmar sus
documentos (películas que han de ser frecuentemente de sustitución)
sin seguir las reglas establecidas para los Archivos.
B) Marca numérica
las películas de seguridad llevan normalmente las marcas numé-

ricas de los documentos que han sido microfilmados.
El problema más delicado se presenta para las películas de com-

plemento o de sustitución. Si la película se hace en los archivos
mismos, opinamos que se cifren los documentos como si se conservaran
en originales. Cada película llevará pues,, una marca numérica
normal de archivo.
En Francia el Archivo Nacional ha atribuido, a cada serie de

micropelículas de complemento una segunda cifra especial, que lleva
el número de la serie, la sigla Mi (Micropelícula) y el número
del rollo en la serie.
Expliquémonos. Los Archivos de la Compañía de Seguros "La

Nacional" entraron a los archivos nacionales en forma de micrope-
lícula de complemento. Se les asignó un código de serie de los
archivos de empresas, 17AQ. Cada volumen y cada legajo lleva en
cada serie un número de orden como en una clasificación normal de
archivos. Si tales archivos entran un día en originales al Archivo
Nacional, tomarán naturalmente las marcas numéricas que se les haya
asignado. Pero cada rollo conlleva varios registros y el fondo lo
integran 26 rollos. Esta serie ha recibido pues la cifra siguiente
para la película: 9 Mi: Cada rollo lleva, por una parte, su
número de 1 a 26, y por la otra las marcas de AQ que corresponden.
Es entonces muy fácil reconocer el rollo que contiene tal o cual
legajo o tal o cual documento.
- 473 -
La necesidad de dar a las micrqpelículas de complemento marca
cifrada normal de archivo se ha hecho sentir muy rápidamente.
Ciertos fondos privados han sido en efecto entregados o transferidos
al Archivo Nacional, parte en micropelículas de complemento, parte
en originales. Para hacer inventarios lógicos ha sido necesario
las marcas numéricas hasta a los documentos microfilmados. En el
marco más general de la serie de los archivos de empresas, o
de los archivos privados, ha parecido más lógico, para el manejo de
los inventarios, obrar de la misma manera que cuando el fondo entero
se presentaba bajo la forma de una micropelicula de complemento.
La codificación de las micropelículas de sustitución que

serán depositadas en el archivo será de seguro más difícil. En la
mayoría de los casos habrá sin duda que atenerse a las cifras de las
unidades de la película, muy a irenudo de los rollos de diversas
longitudes. Así la contabilidad de una empresa entró al archivo
nacional en forma de película: le asignamos a cada pequeño rollo
una cifra de archivo. Aquí cifras de archivo y cifras de película
coinciden exactamente.
C. Registro de las películas
Cada unidad de película al entrar al archivo, debe ser registra-

da y llevar un numero distinto de la cifra numérica de la
película. Esta última corresponde a la clasificación y el número
de registro a la operación de filmar. Un fondo puede en efecto
entrar al archivo en forma de micropelicula de complemento, pero
varias veces. Es necesario dar a los rollos de ese fondo una cifra
única y controlar además la operación fílmica por números de
registro diferentes.
El registro de las películas se hace cronológicamente. Más

tarde será de mucha utilidad para verificar su conservación. Este
registro debe hacerse con el mayor cuidado conforme a una numeración
continua, indefinida y anual. Deben consignarse notas con estos
datos:
- número de registro;
- fecha de la toma fotográfica;
- nombre del organismo que la hizo;
- nombre del fotógrafo;
- dimensiones de la película;
- naturaleza de la película: corto, panero; naturaleza del
soporte;
- número de ejemplares;
- lugar de conservación de los otros ejemplares;
- tirajes sucesivos;
- marca numérica de archivo;
- modo de conservación (rollos o fotogramas);
- marca numérica del archivador;
- observaciones
1 Cierto número de indicaciones podrían consignarse en

registros aparte, en particular cuando atañe a los sucesivos tirajes
que hayan pedido hacerse de la película. Esta indicación es, en
efecto, de gran utilidad para el caso en que llegaran a desaparecer
las copias originales: sería posible entonces encontrar ejemplares
de la película y volver a hacer un tiraje.
- 474 -
El problema es más delicado para el registro de películas que
no han sido tomadas por el establecimiento o el deposito donde están
registradas. Pueden presentarse dos casos:
- La película la ordena un deposito y la ejecuta otro

organismo. Habrá que pedir entonces a la entidad que la
ejecuta todas las indicaciones que se deben consignar en el
registro de entrada de las películas;
- La película ha sido ejecutada por un organismo e incorporada

a un depósito de archivo. Deberá entonces anotarse la fecha
de entrada y llevar a la columna de observaciones todo lo que
haya llamado la atención sobre el estado de la película en
el momento de la entrada. Así mismo el nombre de la entidad
que hizo el trabajo.
- toda película que salga al exterior, bien por cuenta de un

particular, bien por cuenta de un organismo científico
extranjero, debe ser reseñada cuidadosamente. Debería
organizarse un fichero de las películas que así salen,
clasificando esas fichas según la marca numérica de las
películas o conforme a la cifra de registro.
El problema de registro de los fotogramas es más difícil,

porque pueden ser muy numerosos. No habrá sin embargo, que retroceder
frente a la dificultad y la longitud. Los fotógrafos registran bien
sus fotografías unidad por unidad.
D. Inventarios
No hay razón para que el inventario de un fondo difiera según

se presente en originales o en micropelícula. Las indicaciones que
se dan en un inventario son las que se consideran de utilidad para los
investigadores y poco importa la manera como se conservan los docu-
mentos.
Si en principio los fondos que deben ser microfilmados han sido

clasificados como fondos ordinarios y codificados según los métodos
tradicionales, los inventarios han de hacerse de la misma manera.
Importa sin embargo distinguir sobre el inventario mismo los documen-
tos que se conservan en forma de micropelícula; al menos en los
legajos, ya que con frecuencia en los depósitos los registros se
colocan aparte. Así como se distinguen los registros por un asteris-
co, tal vez se podrían distinguir por una pequeña cruz los documen-
tos en micropelícula. Tendríamos por ejemplo:
*
I AQ , Banco Camondo, registro diario.
17 AQ + 1, Compañía de Seguros "La Nacionale-Vie", procesos
verbales del Consejo de administración.
El primer artículo representa un registro, el segundo una micro-

película .
Es probable que las distintas administraciones nacionales de

Archivo adopten diversas soluciones. Será preferible, no obstante,
entenderse por medio de una sigla internacional.
Es evidente que tal sigla no se emplearía sino en casos de

micropelícula de complemento o de sustitución. Igualmente si un
documento ha sido consultado en forma de micropelícula de seguridad,
debe llevar la marca numérica del documento original.
- 475 -
Si un fondo entra a un depósito de archivo bajo la forma de
micropelícula, su inventario es mucho más delicado. Es en efecto
imposible, o al menos difícil,saber cómo fue clasificado un fondo
antes de ser microfilmado y más difícil aún volver a hacer la
clasificación. La única solución posible es pues, la de rehacer el
inventario imagen por imagen. Si se encuentran expedientes listos, se
facilita el trabajo, pero hay casos en que habrá que inventariar
pieza por pieza. Para evitar microf i Imaciones sin orden ni precau-
ción, convendría que las Direcciones de Archivo pudieran tomar sin
demora las medidas reglamentarias sobre los métodos de microf i lita-
ción y se evitarán desastres. Mañana será acaso demasiado tarde.
Ciertos inventarios de micropelícula son útilísimos, por ello

ojalá se publicara una lista de ellos que podrían adquirir los parti
culares o los organismos científicos nacionales o extranjeros. Esta-
dos Unidos ha publicado recientemente una lista donde se encuentran
sobre todo los archivos del departamento de Estado y los de los cargos
americanos en el exterior; cada país puede por este medio adquirir
las series que le interesen: el precio en dólares está indicado
después de cada artículo. Polonia lo adoptó; también en España
el "Servicio Nacional de Microfilmación" está publicando ahora una
lista periódica de las películas realizadas bajo su cuidado.
V. UNA POLÍTICA DE MICHOFUMACION
Estamos tal vez de hoy en adelante en condiciones de ver más

claro sobre este particular para definir los términos esenciales de
una política de la microf i litación, que podría salvar un poco de
orden y de lógica.
A. Problemas de organización
La reciente publicación de los Trabajos del Comité central de

investigación sobre el costo y el rendimiento de los servicios
públicos (III relación y siguientes, París, 1950) estimaba que
el problema de las micropelículas merecía un examen a fondo y
exigía una doctrina que todavía está haciendo falta. Igual
observación han expresado organismos similares en otros países, por
ejemplo Canadá.
En Francia la ley de finanzas del 7 de octubre de 1946 había

previsto un monopolio de película en la administración publica en
favor de la Imprenta Nacional. Se proyectó un gran taller central
que jamás fue realidad: hay que imaginar en efecto,, las dificultades
que habría ocasionado para la administración la obligación de
transportar los documentos con el fin de hacerlos microfi litar.
Además la comisión se declaraba hostil al monopolio. Este monopolio
no parecía poder implantarse en razón de la multiplicidad de usos de
la micropelícula que requiere personal y doctrinas específicas para
cada empleo que de él se haga.
Si la creación de centros departamentales de microfilnación

ofrece dificultades, no por ello es imposible. Actualmente se están
instalando estos talleres en los depósitos de archivo, a veces en
otras dependencias de la Prefectura. Más aún, algunas Universidades
quieren crear también centros de microfilmación. Bastante arduo
parece concebir un taller departamental común a todos los servicios.
- 476 -
El taller departamental no podrá ser en realidad sino de dimen-
siones modestas y no estará en capacidad de poseer todos los aparatos
indispensables. La microfilinación de archivos necesita continuidad
en la ejecución y aparatos de fotografía que respondan a normas
especiales que comúnmente no exigen los servicios administrativos
ordinarios. Muy pronto la comunidad de los talleres será perjudicial
a uno u otro usuario.
También se suscita otro problema. Hay que evitar hasta el

máximo los riesgos de empleo insuficiente de aparatos que ya en la
hora actual se cotizan a muy alto precio. Será necesario pues acudir
tarde o temprano a talleres regionales que funcionan en beneficio de
la administración publica, y eventualmente, de organismos para-
estatales (sociedades nacionalizadas por ejemplo). Tales talleres
regionales dispondrán de aparatos fijos de gran rendimiento y de
aparatos portátiles, en una palabra de todo el material necesario
para todos los casos posibles, listos a ser trasladados con todo su
personal para el servicio de los departamentos vecinos. Cada
departamento tendría para sus necesidades corrientes un aparato
fotográfico pequeño con el cual cumplir lo esencial de su trabajo.
Solo en circunstancias excepcionales apelarán a los centros regiona-
les.
B. Problemas de financiación
Es a todas luces evidente que el Estado podría tomar a su cargo

una parte de la financiación de estos centros, al menos para la
compra de los aparatos y el equipo de laboratorio. Ello se garanti-
zaría con los pagos efectuados por las administraciones usuarias, y
el complemento estaría en parte a cuenta de los departamentos aten-
didos por el centro, en parte a cuenta del Estado.
Si estos centros estuvieran dotados de autonomía financiera,

podrían encargarse de la reproducción de documentos oficiales para
el público, quedando bien claro que hasta allí iría su papel
comercial para no usurpar el terreno de los comerciantes.
C. Problemas de dirección
Para determinar con exactitud la política que debe seguirse,

podría nombrarse una comisión, integrada por representantes de los
principales usuarios (Archivos, Administración, empresas nacionaliza-
das , Universidades, etc). Esta comisión se encargaría de concertar
de común acuerdo las necesidades de los usuarios y estudiar seria-
mente las soluciones de conjunto. Bajo reserva de modificaciones
ulteriores se pueden esbozar, en principio, las grandes líneas de
esta política.
Aún en París la situación es muy compleja y es de suponer que

ella no puede llevar a la iniciativa de la fundación de un taller
central. En provincia serán menos abundantes las necesidades. Es
irrefutable que en el futuro es la Administración la que habrá de
utilizar con más frecuencia la micropelícula. En efecto el punto de
vista de una administración usuaria no es el mismo que el de una
administración de archivos. La Administración está obligada a
conservar al alcance de su mano un número en ocasiones considerable
de expedientes, y como no es posible construir depósitos de archivos
en las oficinas mismas, la micropelícula puede ser una solución al
problema.
- 477 -
Pueden planearse entonces 3 clases de Centros de microfilimación:
1) Pequeños centros, en principio uno por departamento, dotados

de un aparato fotográfico de pequeño formato y de un modesto
laboratorio;
2) Centros complementarios con instalaciones fotográficas, sin
aparatos;
3) Centros regionales con instalaciones estáticas de elevado
rendimiento y aparatos desmontables y portátiles de complemento que
viajen con su personal y se desplacen por los distintos departamentos
servidos por el centro. Si se quieren evitar en los pequeños centros
instalaciones de revelado, podría pensarse en el envío de las
películas a esos centros regionales para ser revelados.
Unas adiciones a la reglamentación sobre los depósitos obliga-

torios en los archivos y en el control por éstos de la destrucción
de los papeles de la Administración publica, prohibirían toda
microf i litación de sustitución sin la veeduría de la Dirección de
Archivo. Si por razones locativas tuviera la Administración que
resolverse a la microfiImación de series, sería necesario:
- o que esos documentos fueran depositados en los archivos una

vez hecha la operación (lo que evidentemente elevaría el gasto
puesto que al mismo tiempo se harían los costos de la microfiImación
y los costos del depósito);
- o que se haga la microfiImación con los auspicios o al manos

bajo el control de la Dirección de Archivos. En tal caso,podría
depositarse de inmediato en los Archivos una copia de la micropelícu-
la a título de seguridad. Podrían así facilitarse las operaciones
de clasificación, de ejecución de las películas y de control de las
ya ejecutadas (lavado, supervisión).
A través de esta organización y del principio hasta el fin, se

planearían y se equiparían los depósitos refugios de las películas
de seguridad.
Esta política puede parecer demasiado ambiciosa y conducir a

desembolsos excesivos. Las distintas administraciones públicas
tienden en efecto a multiplicar hoy los centros de microfi lmacióh,
insuficientemente equipados y de nediocre rendimiento. El control de
estas fundaciones no puede asegurarse, pues todos los gastos corren a
través de los créditos de material, no especificados. La diversidad
de las reglas de microf ilinación que allí se aplican llevará a
desórdenes irreparables: cuando los depósitos de archivo recojan
más tarde las películas salidas de tales centros, será casi
imposible reencontrarlas. Es absolutamente cierto que la organiza-
ción propuesta, que estará por lo demás mejor equipada para estar a
tono con los avances técnicos de esta industria, habrá de ahorrar
mucho tiempo, incontable desórdenes y créditos a no dudarlo
considerables.
BERTRAND GILLE,
Archivista en el Archivo Nacional (París).
- 478 -
L a nueva tecnología de la información
y los archivos
Michael Roper
archivero asistente principal,
Unidad d e Investigación
y Planeamiento,
Public Record Office,'
N e w R i c h m o n d (Reino U n i d o )
Este artículo analiza la lenta reacción de los archiveros y encargados de registros ante la
nueva tecnología de la información, así como las áreas en que se está aplicando. Los ejemplos
de aplicación, que comprenden casi todas las actividades de archivo y gestión de registros,
son las siguientes: gestión de centros de documentación y archivos; control intelectual de
registros y archivos a los diversos niveles de ordenamiento, incluso la indización por compu-
tadora y la recuperación en línea; conservación de registros de lectura automática. También
se examinan la adaptación de sistemas diseñados para otros campos de información, el
desarrollo conjunto de sistemas de archivo y el impacto de las minicomputadoras y las micro-
computadoras. Se exponen otras áreas de estudio y desarrollo.
Introducción
Los archiveros y encargados de registros han tardado m á s que otros profesionales
de la información e n hacer uso de la nueva tecnología d e la información. Esto
puede deberse en parte a u n conservadurismo innato dentro de la profesión de
archivero, pero existen también razones de carácter práctico. Los archivos son
de tal naturaleza q u e los archiveros n o pueden lograr los mismos beneficios
económicos q u e los bibliotecarios por el hecho d e automatizar los sistemas d e
adquisición, catalogación y préstamos interbibliotecas, sistemas q u e a m e n u d o
están enlazados con bases centralizadas de datos bibliográficos; la frecuencia de
utilización rara vez justifica el equivalente de u n sistema automatizado de cir-
culación de u n a biblioteca. A d e m á s , es dudoso que la naturaleza y la urgencia de
las consultas de los usuarios a los archivos justifiquen el costo de u n a automatiza-
ción a gran escala, especialmente cuando implica la conversión retrospectiva de
ayudas de consulta ya existentes. Sin e m b a r g o , algunos archiveros han creído que
valía la pena utilizar u n proceso selectivo de automatización, y se pueden encon-
trar ejemplos de aplicaciones de la computadora en todas las actividades de
archivo.
Gestión
L a utilización de computadoras en la gestión de instituciones de archivos y en el
control físico de sus fondos está m á s generalizada en centros de registros q u e en
archivos propiamente dichos. El manejo general d e documentos en u n centro d e
registros es semejante, en principio, al manejo d e otros artículos en u n almacén
y, por lo m i s m o , se presta m u c h o a la automatización. Dentro del proceso de
automatización, es posible emplear u n sistema de computadora para inscribir
las nuevas adquisiciones, preparar listas precisas y actualizadas d e los fondos,
- 479 -
identificar y localizar los registros, facilitar la eficaz utilización de las áreas de
almacenamiento y señalar automáticamente las fechas de vencimiento para acti-
vidades tales c o m o evaluación, destrucción o transferencia de archivos. Otro
perfeccionamiento puede consistir en registrar automáticamente el pedido de
documentos, hecho por otros organismos y su devolución, lo que permitirá
controlar su utilización y detectar los documentos que están en mora de entrega.
Cuanto más sean los fondos y más frecuente la utilización del centro de registros,
más se justificará un sistema semejante. Por eso no es sorprendente que las
aplicaciones más notables en este campo hayan sido el sistema P R I A M de la
Cité des archives contemporaines des Archives de France en Fontainebleau1, y
el sistema N A R S - 5 utilizado en los centros de registro del National Archives and
Records Service de los Estados "Unidos de América. A m b o s operan con base en
series y no en un documento particular, aunque se pretende que la etapa 3 de
P R I A M facilite la elaboración de inventarios y la búsqueda por materias.
Organizaciones comerciales, autoridades locales administrativas y otras institu-
ciones han introducido también sistemas automatizados en sus centros de registros*.
Llama la atención que varias de estas aplicaciones se han hecho en centros de
registros en los que la conversión retrospectiva no ha sido u n problema; la justi-
ficación no fue la actividad actual, sino la actividad en el futuro. También ha
sucedido con frecuencia que los centros de registros de esas instituciones han
tenido que catalogar documentos sin ninguna organización ni ayudas de consulta
rápida; en estos casos ha sido necesaria la utilización de la computadora para
poder organizar los fondos. Por esta razón, los centros de registros de las institu-
ciones subnacionales operan generalmente en función de documentos, no de
series. Sin embargo, surge la duda de si se justifica un control a este nivel, situado
entre la inscripción y la disponibilidad del documento, en el que la mayoría no
son consultados.
Es menos c o m ú n el control físico de los fondos de u n archivo con ayuda de
una computadora. C o m o en el caso del control de los fondos de centros de
registros, tales aplicaciones presentan mayores ventajas en grandes archivos
nacionales; los dos sistemas m á s desarrollados son el N A R S - A i de National
Archives of the United States', y el P R O S P E C , utilizado para los modernos
registros por secciones de la Public Record Office del Reino Unido*. Son sistemas
que no funcionan con base en computadoras, sino con su ayuda, ya que la entrada
se efectúa por tratamiento en lotes, y la salida en formatos convencionales.
Funcionan principalmente a nivel de series o clases y su ventaja sobre los sistemas
convencionales es la de poder actualizarse m á s fácilmente a medida que se
inscriben nuevas series o clases o se hacen adiciones. Sistemas similares para control
administrativo de fondos de archivos y manuscritos son el sistema M R M C II de
la División de Manuscritos de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos
de América*, y el sistema P A R A D I G M de la Universidad de Illinois, Urbana-
Champaign*.
A d e m á s , independientemente de P R O S P E C , la Public Record Office utiliza
otro sistema, el P R O M P T , para controlar las salidas de documentos que se
consultan en su nueva oficina de registros de K e w 1 . Las solicitudes de documentos
se hacen, por teclado, en los terminales del salón de referencias y, una vez verifi-
cada su validez, se transmiten directamente al piso adecuado de almacenamiento,
donde se imprimen; la devolución de documentos se registra mediante u n lector
óptico; se mantiene un registro de utilización, y se producen automáticamente
varios informes estadísticos. Se estima que este sistema aumenta la capacidad
funcional de la oficina en más o menos u n 20 por ciento. Sin embargo, cabe
preguntarse si se justificaría un sistema semejante con un nivel de demanda
- 480 -
m u c h o más bajo que el de K e w (i 500 a 2 000 documentos entregados y recibidos
di ar amenté).
Otra modalidad de gestión es la de la Subdirección General de Archivos de
España, que emplea una computadora para codificar y analizar los temas de
investigación de los usuarios de los archivos en todo el país8.
Control intelectual
Cuando en los años 60 se pensó por primera vez en emplear computadoras en los
archivos, se esperaba que proporcionaran u n medio de acceso a la información
a nivel de documento separado o de página. Sin embargo, la indización a ese
nivel resultó demasiado costosa. A d e m á s , aunque la indización de nombres de
personas y lugares pudo hacerse sin mayores problemas, el indizado por materias
resultó más difícil. Por consiguiente, se adoptaron sistemas menos ambiciosos que
funcionaban a un nivel superior de ordenamiento del archivo.
E n cuanto al nivel de serie, clase o colección, N A R S - A L , P R O S P E C , M R M C I I
y P A R A D I G N son m á s que simples sistemas de gestión y proporcionan u n
elemento de control intelectual por medio de sus descripciones generales, que
permiten el acceso por materias a ese nivel. Los States Archives de Israel propor-
cionan, también a este nivel, acceso con ayuda de computadoras*.
Otros sistemas operan a nivel intermedio deficheroo carpeta individual. Su
complejidad es diversa y varía desde simples sistemas de procesamiento de listas,
en los cuales se elaboran en diferente orden (alfabético o cronológico), pero sin
cambios en la estructura interna de los campos, u n número limitado de campos
bien definidos, de longitud fija (que se reducen por lo general a personas y a
lugares), hasta sistemas de permutación en los cuales se descomponen series m á s
complejas de materias en sus diversos elementos, que luego se disponen en el
orden deseado. Pertenecen a la primera categoría los índices que realiza el
Newcastle University Computing Laboratory para la Public Record Office10 y
gran parte de los primeros trabajos sobre indización con ayuda de computadora,
de los Archives de France11. El ejemplo m á s notable de esta categoría es el
sistema S P I N D E X desarrollado y mantenido por el National Archives and Record
Service de los Estados Unidos de América y empleado por gran número de
archivos de Canadá y de los Estados Unidos. Se encuentra ahora en su tercera
revisión, S P I N D E X III12. Entre estos extremos hay una gran variedad de
sistemas de mayor o menor complejidad13.
E n varios archivos se han realizado también trabajos sobre sistemas de procesa-
miento de textos completos, por lotes y para recuperación en línea, pero la poca
velocidad de entrada y su alto costo no permiten por ahora emplear esos sistemas
sino para categorías restringidas de material de archivos, y parece que en el
futuro inmediato sólo se utilizarán para el tipo de análisis de contenido de
documentos seleccionados, emprendido por historiadores en algunos países, y no
como instrumento de acceso a los archivos14.
Sistemas adaptados de información

Muchos de los sistemas empleados por los centros de archivos y registros han sido
concebidos específicamente para su propiafinalidad,pero otros se han desarro-
llado a partir de sistemas ideados originalmente para otras áreas del c a m p o de la
información. Entre los sistemas bibliográficos que se han adaptado para emplearlos
en archivos figuran el M A R C , en el cual se basa el M R M C de la División de
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Manuscritos de la Biblioteca del Congreso"; el sistema I N S P E C del Institute of
Electrical Engineers del Reino Unido, que sirvió de base al P R O S P E C 1 * , y el
sistema A S I , desarrollado en la Sheffield University, que es utilizado por la
Foreign and Commonwealth Office del Reino Unido para controlar sus registros
actuales17. La Public Record Office y la Scottish Record Office han experimentado
también el sistema de indización P R E C I S de la British National Bibliography
(British Library), pero les ha parecido que ese sistema, en su estado actual, es
de escasa utilidad para los archivos18. También se han empleado en archivos
sistemas en línea c o m o el S T A I R S y el sistema A T M S para procesamiento de
textos, asociado al primero". A d e m á s , se ha hecho uso de sistemas desarrollados
principalmente para la descripción de objetos tridimensionales de museos: se
adaptó el sistema S E L G E M de la Smithsonian Institution para tratar la infor-
mación sobre los archivos de la Institución y de algunos otros museos de los
Estados Unidos"; en el Reino Unido, el sistema G O S de la M u s e u m s D o c u m e n -
tation Association (antiguamente I R G M A ) se aplicó a los archivos del National
Maritime M u s e u m y del British Antartic Survey Archives, y en la actualidad es
objeto de gran interés para los archiveros.
Cooperación entre archivos

M u y pocos centros de archivos o registros poseen computadoras propias, y cuando
han pensado en la automatización se han visto presionados por las organizaciones
matrices para que aceptaran utilizar los equipos de automatización ya instalados.
Esto ha fomentado la proliferación de sistemas de archivos, especialmente en el
Reino Unido o los Estados Unidos, que no cuentan con u n sistema unificado y
centralizado; así se duplican los esfuerzos y se tiende a producir sistemas de poca
envergadura. U n a excepción importante es S P I N D E X , al cual presta asistencia
y cooperación para su utilización y desarrollo a un grupo de usuarios, el S P I N D E X
Users Network ( S U N ) 2 1 . Sin embargo, la existencia de S P I N D E X no ha impe-
dido la creación de una amplia variedad de sistemas de archivo en los Estados
Unidos*2. Para hacer frente a esta situación, la Society of American Archivists ha
creado un National Information Systems Task Force para elaborar normas de
datos y un formato de intercambio de datos para archivos y manuscritos23. E n el
Reino Unido no se ha considerado tan urgente la necesidad de un formato de
intercambio de datos porque los Registros Nacionales de Archivos proporcionan
ya u n sistema centralizado de información, aunque basado en ayudas conven-
cionales de consulta rápida. Sin embargo, la Sociedad Británica de Archiveros
ha emprendido diversas iniciativas para desarrollar un sistema general automa-
tizado que pueda reunir los sistemas de datos de los diferentes archivos. E n 1975
se publicó y se adoptó en unos pocos archivos, como base para índices convencio-
nales, un plan de clasificación con indizado por materias (Subject Indexing
Classification Scheme) en el que se empleaba la notación alfanumérica, que quizá
tenía sus ventajas cuando se planeó el proyecto en 1967 y las computadoras podían
tratar con eficacia únicamente datos codificados, pero que muchos consideran
ahora demasiado complejo y rígido para su utilización general2*. M á s reciente-
mente se emprendió un proyecto piloto para experimentar una adaptación de
P R O S P E C afinde elaborar guías para los fondos de un mayor número de archivos,
con capacidad de producir también guías interarchivo por materias. Se demostró
la viabilidad técnica de la adaptación ( P R O S P E C - S A ) , pero surgieron problemas
intelectuales, especialmente de control de vocabulario, y ningún archivo ha
adoptado hasta ahora ese sistema". Actualmente es mayor el interés de obtener una
n o r m a de datos para la descripción de archivos y facilitar asi la utilización
- 482 -
multiple de un sistema huésped automatizado que sirva para la producción de
ayudas individuales de consulta rápida.
Internacionalmente, el Automation Committee del Consejo Internacional de
Archivos da la oportunidad de intercambiar información sobre aplicaciones de
computadoras. A d e m á s de organizar reuniones periódicas en las que los miembros
y miembros correspondientes comparten sus experiencias, publica u n periódico,
ADPA, dedicado a las aplicaciones de computadoras en los archivos, y una serie
de directrices para los archiveros que piensan en la posibilidad de adoptar la
automatización26.
Archivos legibles automáticamente

L a nueva tecnología está comenzando a influir en la gestión de archivos y regis-
tros, no sólo en cuanto a sus posibilidades de utilización para facilitar el acceso
a los fondos, sino en cuanto a su efecto sobre la naturaleza de los documentos
producidos por los organismos administrativos. M u c h o s registros estadísticos y
de casos se están produciendo ya en forma de registros legibles por la máquina;
esto requiere, para su interpretación y aplicación, una computadora y el corres-
pondiente soporte lógico; en el futuro tendremos cada vez m á s esta clase de
registros, ya que la oficina sin papel (o la oficina con menos papel) se generaliza
cada día más 8 7 . Estos registros plantean problemas c o m o el de la poca duración
de los medios en que se graban y la gran variedad de formatos y sistemas de
funcionamiento utilizados. Actualmente se acepta por lo general que el único
medio de conservación viable es la cinta magnética para archivo, de media
pulgada, que debe almacenarse en condiciones ambientales especiales y transcri-
birse periódicamente. Se está buscando un medio de almacenamiento m á s dura-
dero, y uno de los que ofrece mejores perspectivas es el videodisco digital28.
Actualmente los registros legibles automáticamente interesan sobre todo a los
archivos nacionales; los de Francia, Alemania Federal, Suecia, el Reino Unido
y los Estados Unidos han realizado un trabajo considerable en este campo 2 9 y
dentro de poco se convertirán en objeto de estudio de todos los archivos.
Adelantos técnicos
Los recientes progresos tecnológicos —desarrollo de microimágenes ópticas y de
dispositivos de almacenamiento masivo— han puesto la automatización al alcance
de u n número cada vez mayor de centros de archivos y registros. L a aparición
de la minicomputadora, la microcomputadora y el procesador de palabra permite
a las instituciones de archivo adquirir o alquilar su propio equipo de computadora
e independizarse de la estructura de sus organizaciones matrices y de los centros
de computadoras. Entre los archivos que ya tienen su propio sistema de computa-
doras están el Public Record Office (para P R O M P T ) , el Maryland Hall of
Record y los State Archives of Israel. Dentro de este contexto reviste especial
interés el sistema M A R S , basado en el procesador 3 2 K , que se encuentra en
experimentación en los Archives of Appalachia en la East Tennessee State
University, el cual va a desempeñar diversas tareas administrativas, compilar u n
registro de inscripciones/préstamo, proporcionar control intelectual a nivel de
colección y producir inventarios m á s detallados de acceso en listas o en línea'0.
Estudio y desarrollo futuros

A pesar de los recientes avances tecnológicos y de la experiencia adquirida por los
pioneros de la aplicación de computadoras a los archivos, muchos archiveros y
- 483 -
encargados de registros no se deciden todavía a adoptar la nueva tecnología de
la información y no lo harán hasta que se hayan realizado más investigaciones
en los aspectos técnicos e intelectuales del problema. E n cuanto al aspecto técnico,
la falta general de normas dentro de la industria de las mini y micro computadoras
cederá sin duda ante las presiones comerciales; la experiencia puede proporcionar
un soporte lógico para pequeñas computadoras que sea más adecuado que el
existente hoy en día y que sea portátil; hasta tanto no se disponga de u n lector
óptico de caracteres que sea barato y preciso o de algún otro medio que ayude a
reducir en buena parte los altos costos de entrada de datos (que puede ser el
elemento más caro de la aplicación), el problema de la conversión retrospectiva
de las ayudas de consulta rápida existentes seguirá disuadiendo a archivos bien
establecidos de aplicar estas nuevas tecnologías.
En cuanto al aspecto intelectual, hay dos aspectos que requieren u n mayor
estudio por parte de los archiveros: control de vocabulario y requisitos de los
usuarios. Se está de acuerdo en que la automatización de las ayudas de consulta
rápida necesita algunas medidas de control de vocabulario para el acceso por
materias, pero no existe consenso en cuanto al lugar en el cual debe situarse el
nivel de control entre los extremos de texto completamente libre y u n conjunto
rígido de términos aprobados de materias. L a experiencia de la Public Record
Office en la indización de su guía P R O S P E C sugiere que una entrada por mate-
rias, tan específica c o m o lo exija el nivel de acceso, pero dentro de la jerarquía
controlada de u n tesauro autogenerador, es la mejor solución'1. Sin embargo, no
se ha demostrado hasta ahora que este sistema dé resultado a niveles de acceso
inferiores a los de clase, serie o colección, ni que pueda servir de base a u n índice
o base general de datos para los archivos. A d e m á s , no es seguro que u n índice
o base general de datos sea provechoso para los usuarios. Investigaciones recientes
muestran la posibilidad de que el tradicional "método de proveniencia" de
recuperación por materias satisfaga las necesidades de los usuarios de archivos
más eficazmente que la "indización de contenidos" específica por materias".
Por lo tanto, convendría quizás dar prioridad a las ayudas de consulta rápida por
medio de las computadoras tradicionales en línea en vez de introducir sistemas
automatizados. Con todo, habrá que investigar más las necesidades de los usuarios
antes de que se pueda considerar esta conclusión c o m o definitiva.
Notas
i. H . L'Huillier, L'application PRIAM à la Cité des Archives contemporaines de Fontainebleau, París, Direction des
Archives de France, 1980. (Service de l'informatique, Note d'information, 14).
2. D . J. Butler y W . H . Nicholson, " A R M S — a computer-based records m a n a g e m e n t system developed by
T y n e and W e a r Country Council", Journal of the Society of Archivists, vol. 6,n. «4, octubre de 1979, p . 200-208;
M . Patch, "Records m a n a g e m e n t in Dyfed", ibid., p. 209-213; M . Cook, "Experimental automation of
records transfer control in a small records centre", ADPA, vol. 3, n.° i, 1979, p. 16-23; H . T . Hickerson,
Archines and manuscripts: an introduction to automated access, Chicago, Society of American Archivists, 198 ], p. 30.
3. A . Calmes, "Practical realities of computer-based finding aids: the N A R S - A i experience", American
archivist, vol. 42, 1979, p . 167-177; Hickerson, op. cit., p. 44.
4. P . S i m m o n s , L . Bell y M . Roper, " P R O S P E C : a computer application for the P R O " , Journal of the
Society of Archivists, vol. 4, 1970-1973, p . 423-427; M . Roper, "Computers for archival m a n a g e m e n t in
the P R O : P R O S P E C — a system for the control of records at the class level", en L . Belly M . Roper (red.),
Proceedings of an International Seminar in Automatic Data Processing in Archives, Londres, H e r Majesty's
Stationery Office, 1975, p. 14-23.
5. Hickerson, op. cit., p. 24-25.
6. Hickerson, op. cit., p . 41-44-
7. M . Roper, " P R O M P T : the computerised requisitioning system of the United K i n g d o m Public Record
Office at K e w " , International journal of archives, vol. 1, n.° 2, 1980, p. 20-29.
8. Alonso V . Cortés, "Codification of research work in the humanities: guide to researchers in the Spanish
Archives", ADPA, vol. 3, n.° 1, 1979, p . 9-15.
- 484 -
9. A . Arad, "La automatización del registro y la indización: los Archivos Nacionales de Israel", Revista de
la Unesco de ciencia de la información, bibtiotecologiay archivología, vol. 2, 1980, p. 123-132.
10. A . Elliot y B.Jones, "Recent work at Newcastle University on the cataloguing and indexing of m a n u -
scripts", Program, vol. 7, 1973, p. 60-66; C . D . Chalmers, "Computer indexing in the Public Record
Office", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n.° 7, abril de 1981, p. 399-403.
11. Direction des Archives de France, Experiences et réalisations en matière de la recherche documentaire, Paris,
Direction des Archives de France, 1977 (Service de l'informatique, Note d'information, 9.) [Resume las
Notes d'information anteriores.]
12. Hickerson, op. cit., p. 25-32; H . T . Hickerson, J. Winters y V . Beale, SPINDEX II at Cornell University
and a review of archival automation in the United States, Ithaca, N . Y . , Cornell University Library, 1979;
H . T . Hickerson (red.), SPINDEX Users Conference. Proceedings of a meeting held at Cornell University,
Ithaca, Nueva York, marzo 31 y abril 1, 1978, Nueva York, 1979.
13. Para otros sistemas, véase: Bell y Roper, "File processing", op. cit., p. 43-80; M . M . Torchia, " T w o
experiments in automated indexing: the Presidential Papers and the Papers of the Continental Congress",
American archivist, vol. 39, 1976, p. 437-445; D . Bearman, "Automated access to archival information:
assessing systems", American archivist, vol. 42, 1979, p. 179-190; M . G . Underwood, " A computer index for
the Archives of St. John's College, Cambridge", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n.° 4, octubre
de 1979, p. 214-218.
14. D . Herlihy, "Numerical and formal analysis in European history", Journal of interdisciplinary history,
vol. 12, n.° 1, verano de 1981, p. 132-133 y n.° 24.
r5. Hickerson, Archives and manuscripts, p. 25.
t6. Simmons, Bell y Roper, op. cit., p. 423-424.
17. P. H . Vickers, "Information retrieval in the F O O " . 0 & AI Bulletin, vol. 26, 1971, p. 85-92.
t8. Chalmers, op. cit., p. 405-413.
19. M . Bond, "Computer applications in the House of Lords Record Office", Journal of the Society of Archivists,
vol. 5, n.° 7, abril de 1977, p. 466.
20. Hickerson, op. cit., p. 32-34.
21. Hickerson, op. cit., p. 30.
22. Hickerson, op. cit., p. 24-25 y 32-44.
23. R . H . Lytle, " A national information system for archives and manuscript collections", American archivist,
vol. 43, 1980, p. 423-426.
24. "Working Party on Subject Indexing", Subject indexing classification scheme, Northampton, Society of
Archivists, febrero de 1975; C . D . Chalmers y J. B . Post, " A flexible system for the cumulative general
index", Journal of the Society of Archivists, vol. 6, n.° 8, octubre de 1981, p. 485-486.
25. M . Roper, " P R O S P E C - S A : a case study in setting up a co-operative computer project", ADPA, vol. 2,
• n.° a, 1977, p. 9-14; M . Roper, PROSPEC-SA pilot project: the development of PRO SPEC for wider use in
providing guides to record offices, Londres, British Library, 1978 (British Library Research and Development
Report, 5458).
26. M . H . Fishbein, Guidelines for administering machine-readable archives, ICA Committee on Automation,
1980; A . Arad y M . E . Olsen, An introduction to archival automation, I C A Automation Committee, 1981.
Otros se encuentran en preparación.
27. T . Morris, " T w o cheers for the paperless office", Records management, n.° 6, I98i,p. 11-25; D . M . Avedon,
"Automated records; a new challenge for archives", International journal of archives, vol. 1, n.° 2, 1980»
p. 41-43.
28. A . Horder, Videodiscs—their application to information storage and retrieval, segunda edición, Hatfield, National
Reprographic Centre for Documentation, 1981 ( N R C D Publication, 12).
29. C . M . Dollar, "Appraising machine-readable records", American archivist, vol. 41, 1978, p. 423-430;
L . Bell, "The archival implications of machine-readable records", Archivum, vol. 26, 1979, p. 85-92;
M . Roper, "The changing face of the file: machine-readable records and the archivists", Archives,
vol. 14, 1979-1980, p. 145-150; C . I. Geda, E . W . Austin y F. X . Blouin, Jr. (red.), Archives and Machine-
readable Records, Chicago, Society of American Archivists, 1980; Direction des Archives de France,
Les Archives informatiques: un problème actuel, Paris, Direction des Archives de France, 1980 (Service de
F informatique, Note d'information, 15); Fishbein, op. cit.
30. R . M . Kesner y D . Hurst, "Microcomputer applications in archives: a study in progress", Archivaría,
vol. 12, verano de 1981, p. 3-19.
31. Chalmers y Post, op. cit., p. 482-492.
32. R . H . Lytle, "Intellectual access to archives", American archivist, vol. 43, 1980, p. 64-75 y 191-206.
- 485 -
ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS
A ESCALA INTERNACIONAL
La Unesco y el desarrollo de los archivos
Frank B . Evans,
División del Programa
General de Información,
Unesco
Señala el desarrollo de las actividades de la Unesco en favor de los sistemas y servicios de

archivos desde 1946 hasta ahora; describe los proyectos y actividades principales en el
marco del Programa y Presupuesto Ordinarios y del Programa de Participación; indica el
origen, alcance y carácter del programa R A M P iniciado en igjg en el marco del PGI; y
resume actividades y proyectos concluidos, en curso y proyectados por el R A M P , como parte
de los esfuerzos del PGI para resolver las necesidades en materia de información del
decenio de ig8o.
U n marco de referencia
El interés de la Unesco por el desarrollo de los archivos puede situarse en tres
periodos relativamente diferenciados: desde la creación d e la Organización
en 1946 hasta 1967, el decenio de 1967 a 1977 y desde 1977 hasta ahora. E n
cada u n o de esos tres periodos la Unesco realizó diversas actividades en favor
de los archivos, pero a lo largo de los últimos treinta y cinco años la naturaleza
y el alcance de estas actividades fueron modificados considerablemente.
Desde el C Í A hasta el D B A (1946-1967)

Desde un principio la Unesco reconoció que, para llevar a cabo las tareas que
le incumbían en los campos de la educación, la ciencia, la cultura y la c o m u -
nicación, habría de necesitar en muchos casos el apoyo y la cooperación activa
de organizaciones no gubernamentales especializadas y profesionales. Por eso,
cuando no había organizaciones internacionales especializadas en determinadas
materias, c o m o los archivos, contribuyó a su creación. D e ese m o d o , respondiendo
al pedido de varios archiveros de los Estados Unidos de América, la Unesco
convocó en París, en 1948, a u n pequeño grupo internacional de expertos para
que la asesorase acerca de las necesidades y problemas en cuestiones de archivos.
Con el apoyo de la Unesco, este grupo propuso la creación de un Consejo Inter-
nacional de Archivos (CÍA), creado oficialmente dos años después en París
durante el Primer Congreso Internacional de Archivos.1
Para preparar el congreso, el grupo de expertos y la Unesco previeron la
compilación de una bibliografía de guías de los archivos europeos publicadas
desde 1934 y de guías de los archivos de otros países publicadas desde 1900 (el
International Institute for Intellectual Cooperation, creado después de la pri-
mera guerra mundial, publicó en 1934 el primero y único volumen —Europa—
de un proyecto en varios volúmenes de una guía internacional de archivos). Esa
bibliografía de guías2 fue la primera publicación resultante de la cooperación
- 486 -
entre la Unesco y el C Í A , cooperación que desde entonces se extendió a todos los
campos de la actividad relativa a los archivos.
E n 1954 la Conferencia General de la Unesco, en su 8. a reunión, autorizó la
creación de una unidad de microfilm que debía ponerse a la disposición de los
estados miembros para ayudarlos a conservar sus archivos y materiales excep-
cionales de biblioteca. L a Unesco se encargaba de obtener el préstamo del
equipo técnico y los servicios de un experto en microfotografía para filmar y
proporcionar capacitación práctica; el país que solicitaba el servicio designaba
el material que habría de microfilmarse y proporcionaba las películas y todas las
instalaciones necesarias.
Esa unidad microfilmé en ocho países latinoamericanos4 material de dos
millones de páginas que en 1963 el Instituto Panamericano de Geografía e
Historia, bajo contrato con la Unesco, publicó en una guía. A d e m á s , la Unesco
concluyó un contrato con ese instituto para que se conservasen copias del micro-
film en su sede en la ciudad de México y con el Centro de Documentación
Científica y Técnica de la m i s m a ciudad para que hiciese copias del microfilm y
se vendieran a universitarios e instituciones de investigación, a precios reducidos.
Después, esta unidad hizo microfilms en los estados árabes para cuatro países
de la región y depositó copias de los mismos en el Instituto de Manuscritos de
El Cairo, donde el Centro de Documentación Científica del Consejo de Investi-
gaciones ayudó a preparar copias para la venta. E n ig62 la Conferencia General
de la Unesco, en su 12. a reunión, autorizó la creación de una segunda unidad de
microfilms que trabajó principalmente en cinco países de Asia sudoriental. Las
copias de los microfilms realizados fueron depositadas finalmente en la Biblioteca
Orienta] de Tokio 3 para ser puestas a la disposición del público.
U n a actividad, segunda en importancia durante este periodo, fue la creación
conjuntamente con el C Í A , de u n proyecto a largo plazo para la preparación y
publicación de varias series de guías de fuentes de la historia de las naciones. El
objeto de este proyecto, aún en curso, aprobado en 1958 por la Conferencia
General de la Unesco en su 10. a reunión, es dar a conocer a los investigadores,
sobre todo en los países en desarrollo, las fuentes de la historia de sus países que
están disponibles en archivos extranjeros, principalmente de Europa y América
del Norte. L a primera serie sobre fuentes de la historia de América Latina
consiste actualmente en once guias publicadas entre 1966-1976. L a segunda serie,
sobre fuentes de la historia de África al sur del Sahara, comprende nueve guias
publicadas entre 1970 y 1978. D e la tercera, sobre fuentes de la historia de África
del Norte, Asia y Oceania, han aparecido hasta la fecha cinco guías.*
Las publicaciones profesionales constituyeron un tercer c a m p o de actividad de
la Unesco durante ese periodo. Desde la creación del C Í A en 1950, la Unesco le
da una subvención anual, utilizada principalmente para la preparación y publi-
cación de Archivum. El antiguo Boletín de la Unesco para las bibliotecas (cuyo título
desde 1979 es Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecologla y archi-
vología) ha publicado una serie de artículos sobre archivos.5 E n 1966 el C Í A
publicó un manual en francés e inglés sobre la archivología en las regiones
tropicales, preparado bajo contrato con la Unesco, y u n manual sobre locales y
equipos de archivos, para el que recibió asistenciafinancierade la Unesco.*
E n esos primeros años, sin embargo, las actividades de la Unesco en favor del
desarrollo de los archivos se realizaron en gran parte respondiendo a peticiones
específicas de algunos estados miembros. Estas actividades se tradujeron general-
mente en la concesión de becas para cursos y formación, suministro de fondos
para la adquisición de equipos y material especializado, asistenciafinancierapara
reuniones profesionales nacionales y regionales, publicaciones especializadas y
- 487 -
servicios consultivos sobre m u y diversos problemas referentes a los archivos, tales
c o m o el establecimiento de un nuevo servicio o la reorganización de uno existente,
la formulación de una legislación y reglamentos sobre archivos, la planificación
de nuevos edificios o la restauración de instalaciones reprográficas, y la plani-
ficación y organización de cursos de capacitación para profesionales y personal
técnico. E n su mayoría se trataba de actividades de duración relativamente corta
y no formaban parte de ningún plan a largo plazo. E n ese periodo, la responsabi-
lidad del desarrollo de los archivos asi c o m o de las bibliotecas era compartida
por distintas unidades de la secretaria de la Unesco, lo que dificultaba la formu-
lación y ejecución de un programa permanente y de bases amplias. E n 1967, la
Unesco creó un Departamento de Documentación, Bibliotecas y Archivos
( D B A ) , con el fin principal de superar esas dificultades.
DBA, NATIS y UNISIST (1967-1977)

Al organizar el D B A en 1967, se amplió el número y el alcance de las actividades
de la Unesco. Las peticiones de asistencia directa por parte de los estados m i e m -
bros aumentaron año tras año, especialmente en el marco del Programa de Partici-
pación de la Unesco. A d e m á s de proporcionar becas y subsidios para estudios,
equipos y servicios consultivos por plazos cortos, se consagraron cada vez m á s
fondos a la organización de seminarios nacionales, regionales e internacionales,
grupos de trabajo y las actividades análogas de formación profesional.'
E n 1970 el D B A convocó a un grupo de expertos en archivos para que contri-
buyesen a la planificación de su propio programa, asesorándolo en la tarea de
definir las directrices de una política de desarrollo de los archivos. Este grupo
recomendó, principalmente, que la Unesco concentrara sus esfuerzos sobre todo
en la planificación —preferentemente a escala regional— del desarrollo de los
archivos, la investigación y la asistencia, particularmente en materia de formación
y orientación técnicas, y en la protección de los archivos que integran el patri-
monio de la humanidad.* Conforme a estas directrices, el D B A organizó
proyectos experimentales de administración de archivos en Costa de Marfil y
Costa Rica, dio apoyo financiero a seminarios internacionales sobre la gestión
de registros públicos y tratamiento automático de datos en los archivos y, con la
asistencia financiera del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
( P N U D ) , creó dos centros regionales de formación profesional, uno en Dakar
para los países africanos de habla francesa y otro en Accra para los países africanos
de habla inglesa. Fue imposible llevar a la práctica planes para la creación de
otros centros similares de formación en Asia y América Latina, ni para centros
asociados en esas regiones que proporcionasen formación técnica en restauración
de archivos y reprografla, debido al apoyo insuficiente por parte de los países
interesados y sobre todo al cambio de orientación del programa del P N U D , lo
cual implicó una reducción drástica del número de proyectos regionales.*
El C Í A , bajo contrato con la Unesco o con su asistencia financiera, preparó
una serie de estudios técnicos y manuales, que en parte se basaban en las reco-
mendaciones del grupo de expertos, y que fueron publicados por ambas orga-
nizaciones c o m o documento de trabajo o para la venta. Se incluyeron, en la
serie de la Unesco titulada "Documentación, bibliotecas y archivos: estudios e
investigaciones", estudios sobre un proyecto de ley modelo sobre archivos, sobre
conservación y restauración de material de archivos, sobre la organización del
almacenamiento de registros intermedios (es decir, de centros de documentación)
y sobre planificación de locales para archivos en países tropicales.10 Los estudios
preparados para la Unesco y publicados, ya sea en la serie de esta Organización
- 488 -
o por el C Í A , se referían a los temas siguientes: función de los archivos en la
administración pública y las políticas de planificación nacional de los países en
desarrollo (estudios paralelos en francés e inglés); escuelas y cursos de formación
en materia de archivos, normas básicas y métodos para talleres de preservación y
restauración, aplicables a los países en desarrollo; normas básicas para equipar,
mantener y hacer funcionar un laboratorio de reprografía en archivos de países
en desarrollo; preparación de una guía de los archivos de las Naciones Unidas y
otras organizaciones internacionales; aspectos jurídicos de la utilización de
microfilms; principios y criterios que deben aplicarse a las negociaciones relativas
a reclamaciones de archivos; asimismo, una encuesta sobre las instalaciones desti-
nadas a la conservación y restauración de archivos.11 '
Paralelamente a estas actividades en favor del desarrollo de archivos, el D B A
realizaba otras para promover servicios de biblioteca y documentación. C o m o
resultado de esta experiencia global, la labor de este departamento se concentró
cada vez más en un programa de desarrollo de sistemas nacionales de información,
conocidos por la sigla N A T I S . U n a serie de consultas con grupos de expertos, y
de seminarios nacionales y regionales sobre el tema, culminaron en la Conferencia
Intergubernamental sobre el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de
Documentación, Bibliotecas y Archivos, celebrada en París en 1974.12 Esta Confe-
rencia aprobó una serie de recomendaciones en apoyo del programa N A T I S y
de la labor realizada por el D B A en la preparación y publicación de una serie de
estudios sobre las implicaciones de N A T I S . E n la serie "Documentación, biblio-
tecas y archivos: estudios e investigaciones" figuraban, entre otros, dos trabajos
generales sobre la planificación y organización de infraestructuras nacionales de
información y, en la serie de documentos, estudios sobre la planificación de la
información, la m a n o de obra y el establecimiento de un marco legislativo
para N A T I S . 1 3
Sin embargo, antes de la aparición del programa N A T I S se creó en la Unesco
otro programa en materia de información, el Programa Intergubernamental
U N I S I S T de la División de Documentación c Información Científica de la
Unesco, aprobado en 1972 por la Conferencia General en su 17.a reunión.
U N I S I S T , que es una denominación más que una sigla, se planificó y puso en
práctica c o m o un programa intergubernamental para el desarrollo compatible
de sistemas y servicios de información científica y tecnológica con objeto de
facilitar su interconexión y mejorar la transferencia de información. E n vez de
autorizar la creación de otro programa intergubernamental más en materia de
información, con otra sigla, en 1976 la Conferencia General de la Unesco, en
su 19.a reunión, decidió autorizar la fusión del programa N A T I S de planifi-
cación global de sistemas nacionales de información con el programa U N I S I S T .
Esta unión se proponía eliminar la inevitable duplicación de esfuerzos y reforzar
la eficacia de la Unesco en materia de servicios y sistemas de información."
PGI y UNISIST
Esta decisión de la Conferencia General fue aplicada en marzo de 1977, fecha
en la cual la mayoría de las funciones y actividades del D B A se combinaron con
las del programa U N I S I S T para formar la División del Programa General de
Información (PGI). E n la práctica, debido a esa combinación, el desarrollo de
sistemas nacionales de información ( N A T I S ) quedó situado en el marco inter-
nacional y orgánico del U N I S I S T , originalmente basado en la idea de que el
único método realista para crear un sistema mundial de información científica era
la cooperación voluntaria entre sistemas, servicios y gobiernos, con la ayuda de
- 489 -
directrices formuladas y aceptadas a nivel internacional. Si bien decidió no
utilizar la sigla N A T I S , la Conferencia General aprobó la propuesta de que se
seguirla asociando el término U N I S I S T a aquellas actividades del nuevo pro-
grama correspondientes al programa intergubernamental U N I S I S T vigente.
Asi se ha procedido y, conforme a la Conferencia Intergubernamental sobre la
Información Científica y Tecnológica al Servicio del Desarrollo ( U N I S I S T II)
celebrada en 1979, tanto el término U N I S I S T c o m o la expresión "información
científica y tecnológica" se han utilizado cada vez m á s para designar una infor-
mación necesaria al proceso de desarrollo, particularmente en los países menos
desarrollados." Para contribuir a la formulación del programa ampliado de la
nueva división, y asesorar acerca de su desarrollo, la Conferencia General
autorizó la creación de u n comité consultivo y un consejo intergubernamental
compuesto por representantes de treinta estados miembros elegidos por la
Conferencia General.
L a estructura del P G I fue prevista para que respondiese a los principales sub-
objetivos o temas del Objetivo 10.1 de la Unesco, a saber: "Establecimiento y
fomento de sistemas y servicios de información en los niveles nacional, regional
e internacional", en su Plan a Plazo Medio para 1977-1982. Esos temas, en los
que también se refleja la organización del programa U N I S I S T original, son los
siguientes:
1. Fomento de la formulación de políticas y planes (nacionales, regionales y
mundiales) relativos a la información.
2. Fomento del establecimiento de métodos, normas y reglas para el trata-
miento de la información y difusión de los mismos.
3. Contribución al establecimiento de las infraestructuras de la información.
4. Contribución al desarrollo de sistemas especializados de información en las
esferas de la educación, la cultura y la comunicación, las ciencias exactas y
naturales, y las ciencias sociales.
5. Fomento de la formación teórica y práctica de los especialistas y los usuarios
de la información.
Se crearon secciones separadas para planificar y realizar proyectos y actividades
dentro de cada uno de los temas excepto el cuarto, que supone sobre todo una
coordinación con otros sectores de la Unesco." Entre los temas mencionados, se
ha encomendado al P G I que diese una alta prioridad al establecimiento de
infraestructuras de la información y a la formación teórica y práctica, recono-
ciendo al mismo tiempo el papel fundamental que desempeñan los temas restantes
c o m o condiciones previas de un programa coherente y eficaz. A d e m á s , dentro
de cada tema se encargó al P G I que prestase una atención especial a:
1. Las necesidades de todos los usuarios reales y potenciales a quienes la infor-
mación solicitada permite contribuir al proceso de desarrollo,
a. U n enfoque orientado hacia los usuarios en la concepción y establecimiento
de sistemas y servicios de información.
3. Las necesidades especiales de los países menos desarrollados.
4. L a importancia de mejorar la circulación de las fuentes de información m u n -
diales y el acceso a las mismas, así c o m o también de alentar la creatividad y
capacidad de innovación, el mayor aprovechamiento posible de los recursos
de información locales y el desarrollo de capacidades endógenas.
5. L a necesidad de facilitar la selección, utilización y adaptación de tecnolo-
gías adelantadas de información y comunicación por parte de los estados
miembros.
6. L a importancia de evaluar las actividades emprendidas y de compartir sus
resultados con y entre los estados miembros.
- 490 -
El programa del P G I para el bienio 1977-1978 fue necesariamente una combi-
nación y continuación de las actividades de las dos unidades que se fusionaron en
la nueva división, conservando la mayor cantidad de actividades del antiguo
D B A dentro del marco orgánico del U N I S I S T . C o n respecto al establecimiento
de archivos, la Sección de Fomento de Políticas y Planes relativos a la Infor-
mación contribuyó a apoyar las actividades de la Sección de Archiveros de
Organizaciones Internacionales del C I A y estableció con ésta un contrato para la
preparación de una guía preliminar de los archivos de los organismos de las
Naciones Unidas. 17 L a Sección de Promoción de Métodos, Reglas y Normas
asistió financieramente al C I A para que organizase reuniones de grupos de
trabajo que comenzaron a preparar un glosario internacional plurilingüe de
términos de gestión de archivos y documentos, así c o m o de un modelo estadístico
para los organismos de archivos y centros de documentos.•* L a Sección de F o r m a -
ción de los Especialistas y los Usuarios organizó, a través déla rama regional árabe
del C Í A ( A R B I C A ) , un seminario regional en Jartum sobre las necesidades de
formación archivística correspondientes ert los estados árabes. A d e m á s , propor-
cionó profesores y becas para una serie de cursos regionales de formación en res-
tauración y reprografía organizados a través de la rama regional de Asia del Sur
del C I A ( S A R B I C A ) y continuó enviando expertos para dar conferencias sobre
temas especializados en los centros regionales de formación de Dakar y Accra.
L a mayor parte de las actividades relativas a los archivos estaban concentradas
en la sección de Desarrollo de Infraestructuras de la Información. El proyecto
piloto iniciado en Costa Rica terminó con un seminario para evaluar y compartir
los resultados de esta experiencia con los estados miembros de la región. Se
proporcionó asistencia al centro internacional de estudios de las fuentes de la
historia de los Balcanes ( C I B A L ) para el establecimiento de su programa de
investigaciones y publicación de material de archivos. Se organizó en Kenya u n
seminario sobre la utilización de técnicas reprográficas en los países en desarrollo
y, con la estrecha cooperación del C I A y de una reunión de expertos, se preparó
un plan de acción sobre los problemas que plantea la transferencia de archivos
situados en u n país y relacionados con la historia de otros países.1* A d e m á s de
estos proyectos y actividades del programa ordinario, la Sección de Infraestruc-
turas también se encargó, en el bienio 1977-1978, de poner en práctica unos
sesenta proyectos adicionales de asistencia a corto plazo en materia de archivos,
en el marco del Programa de Participación de la Unesco.* 0
Establecimiento del R A M P
Al autorizar el establecimiento de un Consejo Intergubernamental del P G I , la
Conferencia General dio instrucciones al consejo para que prestase especial
atención al fomento del desarrollo de servicios de archivos c o m o factores positivos
para la conservación y presentación del patrimonio cultural y de Ja identidad
nacional, y sobre todo c o m o instrumento de la eficacia administrativa. D e ese
m o d o , la Conferencia General encargó al P G I que promoviese el desarrollo de
archivos históricos y además que insistiese en el establecimiento y desarrollo de lo
que había surgido en numerosos estados miembros c o m o sistemas y servicios de
gestión de archivos. Esos sistemas y servicios son fundamentalmente la prolonga-
ción de programas modernos de archivos en la totalidad del ciclo de utilización
de los archivos institucionales. E n muchos países, en cuyas lenguas no existe el
término "records" (documentos) se hace alusión en general a este c a m p o de
actividad c o m o "archivos administrativos" o "archivos vivos", a diferencia de
los archivos históricos.
- 491 -
El P G I , en respuesta a esta instrucción de la Conferencia General, creó en 1979,
por primera vez, un programa de bases amplias y a largo plazo para fomentar el
desarrollo de sistemas y servicios modernos de gestión de archivos y documentos,
designado R A M P (Programa para la Gestión de Documentos y Archivos). L a
secretaria preparó un esbozo preliminar del nuevo programa, el cual fue utilizado
c o m o documento de trabajo en una reunión de consulta de expertos celebrada en
m a y o de 1979. Los objetivos globales del R A M P , de acuerdo con el documento
de trabajo serian:
1. Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y comprensión totales del
valor y utilidad de los documentos y archivos c o m o recursos de información
básica, particularmente en lo que se refiere a la planificación y desarrollo, y
conjuntamente con otros recursos de información.
2. Ayudar a los Estados miembros que lo soliciten a organizar y desarrollar los
sistemas y servicios de gestión de los documentos y los archivos necesarios para
aprovechar total y eficazmente esos recursos de información básica.*1
E n el documento de trabajo para la reunión de consulta se destacaba la misión
pluridisciplinaria e interdisciplinaria del P G I , así c o m o la necesidad de que el
programa propuesto se integrase plenamente en la estructura del P G I para que
pudiese beneficiarse de otras actividades realizadas por las distintas secciones
de la división. Ponía de relieve la resolución de la Conferencia General según
la cual en el programa del P G I , en su conjunto, se debería establecer u n equi-
librio apropiado entre las actividades relativas a la información, las bibliotecas y
los archivos, en consonancia con las necesidades de los estados miembros, y se
debería además procurar una mayor concentración en la ejecución del pro-
grama. El documento de trabajo explicaba, además, que el programa R A M P
propuesto era principalmente un marco coherente para las actividades relativas
a los archivos, emprendidas por el P G I dentro de su programa general. C o m o las
diversas secciones de la división se encargaban de administrar distintas actividades
especificas, se observaba una tendencia a reducir las influencias individuales y a
que cada proyecto y actividad se convirtiesen en un fin en sí, en lugar de contribuir
al desarrollo general de los sistemas y servicios de gestión de documentos y
archivos, c o m o parte integrante de un programa de información general coordi-
nado. Sin embargo, reunir en una sola sección todas las actividades relativas a
los archivos significaría ignorar la responsabilidad del P G I en la planificación y
ejecución de un programa de información coordinado y organizado por temas,
no por disciplinas o tipo de instituciones.
Por estas razones se estableció el R A M P c o m o componente coherente y fun-
cionalmente coordinado (o subprograma) del programa global del P G I , indepen-
dientemente de las unidades administrativas que hubiesen de intervenir en su
puesta en práctica. Por último, el documento de trabajo destacó la necesidad de
enfocar el desarrollo de los archivos con un criterio más dinámico y más orientado
hacia el usuario que en el pasado, mencionando la necesidad apremiante de que
los gobiernos puedan tener un acceso más fácil a la información contenida en
sus documentos y archivos, de manera que sean útiles en la planificación y el
desarrollo social y económico."
La reunión de consulta proporcionó a la secretaría críticas y sugerencias sobre
el programa propuesto en general, así c o m o una evaluación crítica de las pro-
puestas específicas incluidas en el R A M P . Se prestó atención sobre todo a:
a) las necesidades actuales y evoluciones previstas en materia de gestión de
documentos y administración de archivos en los estados miembros; b) actividades
y proyectos, distintos de los propuestos, que permitirían lograr los objetivos
del R A M P ; c) relaciones y prioridades entre los diferentes temas; y i) prioridades
- 492 -
dentro de cada tema para los periodos a corto plazo (1979-1980), plazo medio
(1981-1983) y largo plazo (1984-1985). Para el desarrollo y ejecución del pro-
grama propuesto, se subrayó en la reunión de consulta la necesidad de insistir
inicialmente m á s en el valor administrativo de los archivos que en su valor
cultural, de concentrarse en los sistemas y servicios de gestión de documentos
c o m o complemento de programas tradicionales de archivos, y de prestar la
debida atención a los archivos, documentos y manuscritos paraestatales y no
gubernamentales, al concebir y ejecutar proyectos y actividades. Se consideró
conveniente incorporar a la legislación y reglamentos disposiciones apropiadas
para la preservación y utilización de esos documentos. T a m b i é n se tuvieron pre-
sentes las obligaciones que deben asumir los gobiernos para poder aprovechar
las ventajas de los sistemas y servicios modernos de gestión de documentos y
archivos, y se hizo hincapié en la necesidad de que los gobiernos proporcionen las
instalaciones materiales adecuadas para proteger los archivos y documentos.
Los expertos estuvieron de acuerdo con la decisión de la secretaría de que
determinados proyectos y actividades relativos a los archivos no fuesen conside-
rados parte integrante del R A M P . D e ese m o d o , las actividades que contribuyan
a resolver asuntos contenciosos relativos a los archivos formarían parte de otra
unidad del programa del P G I . L a ñnalidad de la identificación especial de estos
proyectos particulares era reflejar la importancia atribuida por diversas confe-
rencias generales a estos problemas. 23 L a secretaría observó asimismo que la
asistencia en materia de archivos proporcionada a los estados miembros en el
marco del Programa de Participación y a través de proyectos ejecutados para el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo ( P N U D ) , o a través de
fondosfiduciarios,no podría preverse c o m o parte de un programa a largo plazo,
pero que n o obstante dicha asistencia contribuiría directamente al logro de los
objetivos globales del R A M P y debería tenerse en cuenta en la evaluación y
estudio de programas y proyectos. C o n respecto a la evaluación de los proyectos, el
grupo se declaró favorable a la inclusión de mecanismos y criterios de evaluación
en proyectos experimentales y otros, en vez de realizar evaluaciones posteriores a
la terminación de los proyectos y actividades, cuando ya no es necesario y ha
pasado la oportunidad de corregir las carencias.
Considerando el programa en su conjunto y habida cuenta de las actividades
realizadas anteriormente por la Unesco en favor del desarrollo de los archivos,
el grupo de expertos apoyó unánimemente el programa propuesto y particular-
mente: a) la coordinación y concentración de proyectos y actividades del pro-
grama ordinario directamente relacionados con el desarrollo de la gestión de
documentos y archivos en el marco del concepto unificador del R A M P ; b) el
interés en las reuniones regionales para facilitar la formulación de políticas y
planes nacionales de gestión de documentos y archivos, la coordinación de esas
políticas y planes con aquellos relativos a los campos de la información afines,
y la búsqueda de soluciones regionales para las necesidades básicas de formación
teórica y práctica; c) las directrices, normas y reglas del programa; y d) el acento
en la creación de sistemas y servicios modernos de gestión de documentos, a
partir, pero sin limitarse a ello, de la formulación de reglamentos de clasificación
y eliminación de los archivos no vigentes.
El informe final de esta consulta de expertos se utilizó para preparar el
programa de trabajo del P G I propuesto para 1980. E n la reunión del 29 de
octubre al 2 de noviembre de 1979, en que el Consejo Intergubcrnamental del
P G I examinó el programa de trabajo propuesto, el elemento del programa que
más atrajo su atención fue el R A M P ; se felicitó a la secretaría por el estableci-
miento de este programa coherente a largo plazo que abarcaba todos los temas."
- 493 -
El informe final de la reunión de consulta también se utilizó para preparar el
programa y presupuesto del P G I para 1981-1983. E n su reunión de octubre
de 1981 el Consejo Intergubernamental del P G I , reflejando una serie de decla-
raciones formuladas por los delegados a la 21.* reunión de la Conferencia
General de la Unesco, emitió la opinión de que el R A M P merecía el m á x i m o
apoyo." El R A M P quedó incorporado, pues, al Programa General de Infor-
mación, y forma parte del programa propuesto para el segundo Plan a Plazo
Medio de la Unesco (1984-1989).
Ejecución del R A M P
Si consideramos la ejecución del R A M P hasta la fecha, debe destacarse nueva-
mente que no todas las actividades del P G I en favor del desarrollo de los
archivos forman parte del programa R A M P . H a n quedado específicamente
excluidas, como ya se señaló, las actividades operacionales del Programa de
Participación de la Unesco, los proyectos ejecutados en el marco del Programa
de las Naciones Unidas para el Desarrollo ( P N U D ) y a través de fondos fidu-
ciarios, así como los proyectos y actividades relacionados con casos contenciosos
en materia de archivos. T a m p o c o se incluyen las misiones de consultores a corto
plazo con cargo al Programa Ordinario realizadas a solicitud de los estados
miembros, una subvención anual entregada directamente al C I A y una serie de
proyectos referidos conjuntamente a la información, las bibliotecas y los archivos.
Debe reconocerse asimismo que la ejecución del R A M P necesariamente dependía y
depende aún de las fuentesfinancierasy otras de las que dispone el P G I o a las
que tendrá acceso en un futuro próximo, y que la eficacia de la ejecución de
determinados componentes escogidos del programa requiere la cooperación y
asistencia de los estados miembros y de las organizaciones internacionales no
gubernamentales competentes asociadas con la Unesco, en particular el C Í A .
Afortunadamente, el P G I ha podido contar con esa cooperación y asistencia
para el R A M P . Por ejemplo, en el resumen de la ejecución del programa se
observa, a continuación, que todos los trabajos contractuales, cuando no se
indica lo contrario, han sido realizados en estrecha cooperación con el C Í A .
C o m o son m u y pocos los proyectos y actividades que comienzan y terminan
en un mismo año civil, el resumen siguiente está organizado por temas y no por
programa anual de trabajo, para el periodo 1979-1982. Para cada proyecto o
actividad se da su fecha de iniciación, una breve descripción cuando procede, y
se indica su estado de avance al i.° de junio de 1982.
T E M A i/OI. F O M E N T O D E LA F O R M U L A C I Ó N D E POLÍTICAS
Y PLANES RELATIVOS A LA I N F O R M A C I Ó N
i. Modelo estadístico para repositorios archivisticos

y centros de documentos
L a Unesco financió, la reunión del grupo de trabajo del C Í A de 1977, que
planificó y preparó el primer proyecto de este modelo estadístico, así como una
reunión de expertos de 1979 que estudió y examinó ampliamente el proyecto,
después de haberlo probado en el terreno, mediante un estudio experimental
de la Oficina de Estadística de la Unesco, en cooperación con el C Í A . El
proyecto definitivo y m u y simplificado del modelo fue publicado por la Unesco
en francés e inglés; actualmente lo utiliza la Oficina de Estadística en coope-
ración con el C I A para la realización de un estudio a escala mundial. El modelo
- 494 -
estadístico debe servir también para realizar estudios especializados d e reposi-
torios nacionales y regionales, puesto que permite registrar y acumular una
gran variedad de datos en varios niveles diferentes.
2. Guía de archivos de las organizaciones internacionales

E n 1979 se publicó una versión preliminar d e la parte I d e esta guía, q u e
comprende los archivos de los organismos especializados de las Naciones U n i d a s . "
Esta versión fue revisada y ampliada, previéndose su publicación en español,
francés e inglés al principio del año 1983. Actualmente se prepara la parte II,
que comprende los archivos d e las organizaciones internacionajes y los docu-
mentos de antiguos funcionarios superiores, conservados en otros sitios. L a
parte III, cuya preparación comenzará este año, abarcará los archivos de las
organizaciones internacionales intergubernamentales que n o pertenecen al sis-
tema de las Naciones Unidas y de las organizaciones internacionales n o
gubernamentales.
3. Obstáculos al acceso a los archivos

Este estudio, iniciado bajo contrato en 1981, será publicado en español, francés
e inglés. Se inició, en parte, para servir de documento básico de trabajo de u n a
futura reunión de consulta de expertos, que se ha propuesto sobre este impor-
tante problema.
4 . Guías de información científica y técnica conservada

en repositorios de archivos nacionales
L a preparación de estas dos guias modelo c o m e n z ó en 1981, u n a de ellas a
cargo de los Archivos Nacionales d e Suecia, c o m o representativos d e los países
desarrollados, y otra, de los Archivos Nacionales de la India, c o m o representa-
tivos de los países en desarrollo.
5. El papel de la gestión de documentos y archivos

en los sistemas de información nacionales
Este estudio, importante para la promoción y formulación de políticas y planes
de información coordinados, está previsto en el actual programa de trabajo.
Se publicará en español, francés e inglés.
6. Condición de los archiveros de África en la función pública,

en relación con otros profesionales de la información
Este estudio, iniciado en 198a, que también se publicará en español, francés e
inglés, además d e su valor intrínseco, servirá d e modelo para la realización d e
estudios semejantes en otras regiones.
T E M A i/Oí. F O M E N T O D E L ESTABLECIMIENTO DE M É T O D O S ,
NORMAS Y REGLAS
i. Reunión de consulta de expertos sobre las directrices,

normas y reglas del R A M P
Debido a la importancia fundamental del establecimiento de directrices, métodos,
normas y reglas para la creación y mejora de todos los sistemas y servicios de
- 495 -
gestión d e documentos y archivos, u n a consulta d e expertos sobre el t e m a fue
organizada en Bari, Italia, del 3 al 5 d e septiembre d e 1979- Las recomenda-
ciones de esta reunión n o sólo contribuyeron a la planificación de los programas
de trabajo para 1960-1982, sino también a toda la planificación futura relativa
alRAMP.
2. Acceso a la documentación relativa a la gestión de documentos y archivos
E n 1979 se efectuó bajo contrato u n estudio sobre u n aspecto importante de este
problema, a saber, la disponibilidad d e resúmenes analíticos, que fue publicado
con el título Archives journals: a study of their coverage by primary and secondary
sources ( R A M P studies and guidelines)." Los resultados d e este estudio y a fueron
utilizados para efectuar acuerdos con Library and information science abstracts a fin
de resumir publicaciones sobre archivos.
3. Validez legal de las microformas

D e u n contrato de 1979 para este estudio resultó la publicación d e El valor
probatorio de las microformas: un estudio R A M P . U Este estudio disponible asimismo
en francés e inglés, también fue previsto en parte para servir de d o c u m e n t o d e
trabajo a una futura reunión de consulta de expertos sobre este problema.
4. Aplicabilidad de las directrices y normas en vigor

a la gestión de documentos y archivos
El objeto d e este estudio realizado por contrato (1980) era complementar las
recomendaciones de la reunión de consulta de Bari, y fue publicado con el titulo
La aplicabilidad de las directrices del UNJSLST y de las normas internacionales de
la ISO a la gestión de registros y la administración de archivos: un estudio del R A M P V
Disponible también en inglés y francés, se utiliza en la actualidad para planificar el
desarrollo ulterior de las directrices del R A M P .
5. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de archivos

U n contrato concluido en 1980 dio lugar a la publicación d e Utilización de
técnicas de muestreo en la conservación de registros: estudio del R A M P y directrices al
respecto.^ L a publicación también existe en francés e inglés, conforme al criterio
general propuesto para todos los estudios y directrices futuras del R A M P .
6. Estudios y planes relativos a registros

E n cumplimiento de u n contrato d e 1981, se prepara actualmente u n estudio
con directrices sobre este importante tema.
7. Modelo para gulas generales de los repositorios de archivos nacionales

T a m b i é n en virtud de u n contrato d e 1981 se realiza actualmente u n estudio
c o m p a r a d o , que incluye directrices.
8. Directrices para una evaluación de los archivos de películas y registros afines

Este estudio, que es u n esfuerzo cooperativo del C I A y la Federación Inter-
nacional d e Archivos del Film, se realiza e n virtud d e u n contrato d e 1981, y
te prevé que será finalizado en 1982.
- 496 -
g. Directrices para una evaluación de los archivos de registros legibles a máquina
E n otro contrato d e 1981 se estipula q u e el Comité d e Automatización del C Í A
presentará u n texto sobre este tema.
10. Estudio con directrices sobre la legislación y reglamentación

de la gestión de archivos y documentos
Se prevé parafinesdel a ñ o en curso la publicación d e este estudio, q u e se prepara
actualmente e n virtud de u n contrato d e 1981.
11. Estudios con directrices sobre la preservación y restauración

de registros sobre papel y de publicaciones
E n este estudio, y e n los dos q u e siguen, se refleja u n interés m a y o r por los pro-
blemas d e la preservación y sobre los archivos y documentos audiovisuales, c o m o
resultado d e las opiniones manifestadas e n las últimas reuniones del Consejo
Intergubernamental del P G I . S e trata d e tres estudios del programa de trabajo
para 1982.
12. Estudio con directrices sobre la preservación y restauración

de material fotográfico
13. Estudio con directrices sobre una evaluación de los archivos de imágenes fijas
y otros registros gráficos y afines
T E M A 1/03. CONTRIBUCIÓN A L ESTABLECIMIENTO

D E LAS I N F R A E S T R U C T U R A S D E LA I N F O R M A C I Ó N
i. Proyecto piloto para una red regional de archivos

(provincialy local): Indonesia
E n 1980 se firmó u n acuerdo con el Gobierno d e Indonesia para u n proyecto
de cuatro años d e duración al q u e la Unesco proporcionaría servicios de
consulta y asistencia financiera limitada para material y equipos especializados.
Funciona e n Semarang, capital d e Java Central, u n centro regional d e archivos
y de tratamiento d e documentos; el personal archivero junto con el del orga-
nismo cursan u n a formación sobre control, planeamiento y transferencia de
archivos. El proyecto quedará terminado en 1983 con u n seminario para evaluar
y difundir esta experiencia en otros países de la región.
2. Proyecto piloto para una red regional de archivos

(provincialy local): Filipinas
Este proyecto, q u e también c o m e n z ó e n 1980 con u n acuerdo similar d e cuatro
años, a petición del gobierno d e Filipinas, dio lugar a la creación de u n centro
modelo d e archivos y registros en u n suburbio de la ciudad de C e b ú . El informe
del consultor del gobierno, q u e contribuyó a realizar el proyecto, fue publicado
con el título Republic of the Philippines: R A M P pilot project for the establishment of a
regional archives and records center.31
- 497 -
3- Proyecto piloto de gestión moderna de documentos: Perú
Este proyecto piloto también fue iniciado en 1980, e n virtud d e la conclusión

de u n contrato de cuatro años con el gobierno. Prosiguen los esfuerzos para q u e
L i m a disponga d e u n a estructura adecuada para servir de centro nacional de
documentos. Se organizaron cursos de formación sobre control y formulación
de archivos, y se proporciona a los organismos del gobierno central asistencia
mediante sistemas d e archivos y su mantenimiento. El informe realizado para el
gobierno por el consultor que colaboró con el proyecto, fue publicado con el
título: Perú: sistema nacional de archivos y gestión de documentos: R A M P proyecto
piloto." S e g ú n se prevé, este proyecto culminará en 1983 con u n seminario regional
de evaluación.
4. Centro regional de formación en técnicas de restauración y reprografía de documentos

Escuela de Archiveros, Universidad de Córdoba, Córdoba (Argentina)
E n virtud d e u n convenio concluido en 1980 con el gobierno de Argentina, la

Unesco proporcionará a la Escuela de Archiveros u n a asistencia financiera limi-
tada para la adquisición de material y equipo especializado, servicios consul-
tivos y u n subsidio para cursos de perfeccionamiento al director del centro. L a
Unesco también otorgará varias becas de formación cuando comience a fun-
cionar esté centro para A m é r i c a Latina, previéndose el comienzo d e las clases
en el segundo semestre d e 1982. L afinalidaddel centro es formar técnicos para
bibliotecas y centros d e documentación, asi c o m o para repositorios archivísticos.
El informe preparado para el gobierno por el consultor que asesoró en el esta-
blecimiento del centro, fue publicado con el título de República Argentina:
establecimiento de un centro de información en técnicas de restauración y reprografía en la
escuela de archiveros, Universidad de Córdoba.*3
5. Centro regional deformación en técnicas de restauración y reprografía,

oficina central de documentos, Jartum (Sudán)
Este proyecto, paralelo a otro anterior para la región árabe y d e África oriental,
fue establecido en 1980 por contrato con el gobierno de S u d á n . Se prevé q u e
este centro dará cursos de formación en el curso del presente año. El informe
presentado al gobierno por el consultor fue publicado con el título de Democratic
Republic of the Sudan: establishment of a technical training center in archival restoration
and reprography."
6. Estudios sobre las necesidades de los usuarios y los recursos

y servicios de archivos
Este estudio, junto c o n los cuatro q u e le siguen inmediatamente e n la lista,

figuran en el p r o g r a m a d e trabajo para 1982, y se preparan actualmente bajo
contrato con el C Í A .
7- Estudio para formular una metodología de identificación y evaluación

de la información científica y técnica en los archivos transaccionales (proyectos)
Este estudio de los archivos gubernamentales proseguirá la labor preliminar

realizada en años anteriores.
- 498 -
8. Estudio sobre la condición y las necesidades de los sistemas y servicios
de gestión de archivos y documentos en los estados miembros del África
Este estudio, que se basará en u n cuestionario detallado preparado por el P G I

y enviado luego a los estados miembros del África, responde directamente a los
términos de u n a resolución aprobada por la Conferencia General de la Unesco
en su 21. a reunión.
g. Estudio sobre la conservación y administración de archivos privados
Esfuerzo de cooperación del C I A y la I F L A , se trata de u n estudio previsto en

parte para servir de documento de trabajo de una futura reunión de consulta
de expertos.
io. Preparación de una bibliografía internacional de repertorios

y guias de repositorios de archivos
C o m o la mayoría de los repertorios y guías de archivos son publicados por

organismos especializados, m á s q u e por editoriales comerciales, n o se les conoce
bien ni son t a m p o c o objeto d e estudios a fondo. L a finalidad d e este proyecto es
ayudar a superar este obstáculo con vistas a u n a m a y o r utilización y comprensión
de los archivos.
T E M A 1/04. CONTRIBUCIÓN A L D E S A R R O L L O
DE SISTEMAS ESPECIALIZADOS D E INFORMACIÓN
i. Organización y desarrollo de sistemas y servicios de gestión

de archivos y documentos en los organismos de las Naciones Unidas
El plan de este estudio con directrices al respecto, fue elaborado en u n a consulta

de expertos celebrada en N u e v a York, del 17 al 19 de octubre de 1979. El
contrato correspondiente fue otorgado en 1981 y, según se prevé, se terminará en
el correr del presente a ñ o . L a Sección de Archiveros d e Organizaciones Inter-
nacionales del C Í A proporciona orientación y asistencia.
2. Evaluación de los archivos de proyectos de las organizaciones internacionales
Este estudio, q u e contiene directrices, figura en el programa de trabajo d e 1982

y se refiere a u n o de los temas m á s delicados de la evaluación de archivos.
T a m b i é n es objeto de la asistencia y orientación de la sección de archiveros de
organizaciones internacionales del C Í A .
T E M A I/05. F O M E N T O D E L A F O R M A C I Ó N TEÓRICA Y PRÁCTICA

DE LOS ESPECIALISTAS Y LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN
i. Consulta de expertos sobre la armonización

de los programas de formación en materia de archivos
Esta reunión de consulta, celebrada en París del 26 al 30 de noviembre de 1979,
produjo dos estudios básicos y un informe final que será utilizado para preparar
un importante simposio internacional en 1983 sobre armonización de los
programas de ciencias de la información, bibliotecología y estudios archivísticos.
- 499 -
Se trata d e los tres documentos siguientes: The education and training of archivists
—status report of archival training programmes and assessment of manpower needs;**
The training of archivists—analysis of the study programme of different countries and
thoughts on the possibilities of harmonization;** Reunión d e expertos para la a r m o -
nización de los programas de formación archivística, París, 26-30 de noviembre
de 1979, Informe Final."
2. Seminario regional para evaluar las necesidades en materia deformación

Del 22 al 28 de enero de 1979 se celebró en C o l o m b o (Sri Lanka) u n semi-
nario sobre las necesidades d e formación en materia d e archivos en Asia S u d -
occidental. Las recomendaciones allí formuladas contribuyen actualmente a
la creación de una Escuela India de Estudios Archivísticos.
3. Envío de catedráticos especializados y programa de becas

para los centros regionales deformación de archiveros en Accra (Ghana) y Dakar (Senegal)
A petición d e los centros mencionados, se enviaron especialistas contratados para
dictar cursos d e restauración, reprografía y automatización, y a partir de 1979
se dieron algunas becas de estudios.
4. Cursos regionales de información para técnicos en microfilms: Asia sudoriental

E n 1979 y 1980 se proporcionaron asistencia financiera y servicios consultivos
destinados a cursos organizados en Filipinas, Singapur, Indonesia, Tailandia
y Malasia.
5. Servicios consultivos de corta duración para asesorar

en materia de planes de estudios y programas de formación para archiveros
E n 1979 se envió a Indonesia u n consultor, respondiendo al pedido del gobierno
de ese pals, para que asesorase a los Archivos Nacionales sobre el impulso a dar
a u n programa d e formación. S u informe fue publicado con el titulo de Republic
of Indonesia: archival training.**
E n 1980 se envió u n consultor a la región del Caribe para evaluar las necesi-
dades en materia d e formación profesional para archiveros y estudiar los
métodos apropiados para satisfacerlas. S u informe se llamó Caribbean region:
professional training needs for archivists in the Caribbean region.** E n 1982 se propor-
cionarán servicios consultivos para contribuir a impulsar el programa de for-
mación previsto para la Universidad de West Indies.
6. Seminario internacional sobre gestión de archivos

E n 1980 se proporcionó asistencia financiera a través del C I A para sufragar
costos de viaje e inscripción de los participantes, procedentes de los países en
desarrollo, en u n seminario organizado por el Consejo Británico, el C Í A y el P G I ,
que se celebró del 21 de septiembre al 3 de octubre de 1980 en Bracknell (Reino
U n i d o ) , después del Congreso del C Í A en Londres.
7. Creación de un Centro Regional de Formación: Asia sudoccidental

E n 1981-1982, c o m o complemento de una misión de personal y estudios en 1980,
se dio asistencia financiera para u n estudio universitario y para adquirir el
material y equipo necesarios para la transformación del programa de formación
utilizado en u n a escuela universitaria de estudios archivísticos.
- 500 -
8. Curso regional deformación en restauración y reprogrqfía: el Caribe
E n 1981 se envió u n consultor para q u e ayudase a la r a m a regional del Caribe
del C Í A ( C A R B I C A ) a organizar u n curso de formación para el estableci-
miento y funcionamiento de servicios de restauración y reprografía en la región
del Caribe. Se propuso además, u n a asistencia financiera para sufragar los
gastos de viaje y dietas de los participantes. El curso se realizó del 16 al 26 de
febrero de 1981 en Willemstad, Curaçao.
g. Curso regional deformación en administración de archivos: el Pacifico

Se organizó u n curso de instrucción bajo contrato y en cooperación con el C Í A
para proporcionar la formación básica a personas encargadas 'de la adminis-
tración de archivos en la región del Pacífico. El curso se realizó del 13 al 19 de
octubre de 1981 en Suva (Fiji) y se consignaron fondos para costear gastos de
viaje y dietas de algunos de los participantes.
10. Directrices para el desarrollo de un plan de estudios

en administración de archivos y gestión de registros
U n pequeño grupo de especialistas revisa actualmente el estudio preparado bajo
contrato (1981), q u e será publicado en español, francés e inglés en el correr del
presente año.
11. Plan para un manual básico de administración de archivos y gestión de registros

El plan detallado para este instrumento básico de formación se prepara actual-
mente bajo contrato (1981). El plan aprobado será puesto en práctica en el
marco del programa de trabajo de 1982.
12. Repertorio de material audiovisual destinado a la formación

en administración de archivos y gestión de registros
El texto del repertorio, preparado bajo contrato (1981), ha sido sometido para
su publicación.
13. Grupo de trabajo sobre problemas archivísticos

Se proporcionará asistencia financiera para el envío de instructores a este semi-
nario, previsto para el 13 y 14 de septiembre de 1982 en Harare (antigua
Salisbury), Z i m b a b w e , conjuntamente con la 7 . a Conferencia Bienal de
E C A R B I C A , r a m a regional del África oriental y central del C Í A .
14. Seminario sobre legislación en materia de archivos

Se proporcionará asistencia financiera para costear los gastos de viaje de los
participantes y de dos profesores para u n seminario subregional que se realizará
del 20 al 2 4 de septiembre de 1981 en Bangui (República Centroafricana).
15. Proyecto piloto sobre el desarrollo coordinado

de los sistemas nacionales de información en el Caribe
E n 1981 y 1982 se dio asistencia financiera para q u e los archiveros pudieran
participar en cursos regionales breves de formación, c o m o parte de este proyecto
piloto.
- 501 -
L o expuesto constituye una recapitulación, hasta la fecha, de las actividades
iniciadas y realizadas en el marco del R A M P . Conjuntamente con el C Í A , la
Comisión Nacional para la Unesco y el Ministerio de Relaciones Exteriores de la
República Federal de Alemania, se ha organizado una segunda reunión de
consulta ( R A M P II). L a finalidad de esta reunión que se celebró del g al
15 de junio de 1982 en Berlín (Oeste), era ayudar a la Unesco a evaluar los
progresos y resultados de los proyectos, estudios y otras actividades y, a la luz délas
conclusiones extraídas, de las tecnologías en rápida evolución y de las diversas
necesidades e intereses de los estados miembros, asesorar a la Unesco acerca de la
orientación y el contenido futuros del programa del R A M P .
Conclusión
El programa de desarrollo de archivos del P G I , particularmente el R A M P ,
constituye una respuesta directa a las necesidades manifestadas por los estados
miembros. Retrospectivamente, y tal c o m o figura en el documento de trabajo
de la consulta de expertos, "habida cuenta del volumen en constante aumento
de documentos no controlados y de archivos conservados en malas condiciones
y subutilizados, del relativo descuido de los problemas que se plantean en
materia de documentos y archivos, así c o m o de la importante contribución que
una gestión eficaz de los documentos y los archivos organizados podrían aportar
al desarrollo nacional", se justifica plenamente u n programa de esta naturaleza
y alcance.40
Los proyectos y actividades en curso destinados a contribuir al desarrollo de
los archivos, y los previstos están reforzados por el programa global del P G I ,
al que refuerzan a su vez; programa cuya finalidad es promover la aplicación
de la información a los problemas del desarrollo nacional. Es preciso ampliar y
desarrollar m á s los sistemas y servicios de archivos, así c o m o también los de
otras instituciones y sistemas de información, para que puedan satisfacer las
necesidades del decenio de 1980 en materia de información, contribuyendo así
al desarrollo nacional.41
Notas
1. Sobre k » orígenes del C Í A véase en particular Robert-Henri Bautier, "Veinte años de colaboración
intemaciorial en materia de archivos", Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X I X , 1965,
p. 328-334; y Eckhart G . Franz, T h e I C A , its achievements and its future, trabajo presentado al Noveno
Congreso Internacional de Archivos de C Í A , septiembre de 1980, Londres, y que será publicado en u n
numero próximo de Archioum. Para informaciones sobre otros trabajos sobre la Unesco, el C I A y el
desarrollo de los archivos véase Frank B . Evans, The History of archives administration: a select bibliography
(Documentación, bibliotecas y archivos: bibliografías y obras de referencia), n.° 6, París, Unesco, 197g,
p. 196-205.
2. Robert-Henri Bautier (comp.), "Bibliographie sélective des guides d'archives: supplément au guide
international des archives*', t. I, Europe (1934), Journal of Documentation, vol. I X , 1953, p. 1-45.
3. Lo* paites de América Latina y el Caribe que participaron en el proyecto fueron sucesivamente Paraguay,
Panamá, El Salvador, Honduras, República Dominicana, Barbados, Perú y Chile; los estados árabes
fueron Marruecos, Libia, República Arabe Unida y República Árabe Siria. E n Asia, la microfilmación
tuvo tugar en Cambodia, Singapur, India, Malasia y Sri Lanka. Para obtener detalles complementarios
sobre este proyecto véate J. Sevillano Coloro, " L a Unidad de Microfilm de la Unesco en América
Latina", Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X V I , n." 4,1962, p. 195-190, y la nota sobre la Unesco
y los archivos, Crónica de la Unesco, vol. X I V , 1968, p. 1-2.
4. La lista m á s completa de esta teñefiguraen Consejo Internacional de Archivos, Directory 1082, Bruselas,
Consejo Internacional de Archivos, 1982, p. 65-69.
5. Véase, por ejemplo, R . Marquant, "Archives and Economie and Social Development", Boletín de la
Unesco para las bibliotecas, vol. X V I , 1962, p. 234-238; y G . Duboscq, "Importancia de los archivos
modernos para los paites en vías de desarrollo", Ibid., vol. X V I I , 1963, p. 267-271.
- 502 -
6. Y . Pérotin ( c o m p . ) , A manual oftropical archivology, París/La H a y a , M o u t o n a n d C o m p a n y , 1966; Manuel
d'archivistique tropicale, París/La H a y a , M o u t o n et C o . , 1966; y M . Duchein, Les bâtiments et équipements
d'archives, París, Consejo Internacional d e Archivos, 1966.
7. Véase cuadro en El Programa de Participación de ta Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura: por qué, qué, cómo, Paría, Unesco, 1978, p . 9. Entre 1967 y 1977, k » fondos disponible*
con cargo al P r o g r a m a d e Participación pasaron d e 1.900.000 dólares a 5.200.000 dólares.
8. Collective Consultation to Define Guidelines for Unesco's Policy o n Archives Development, Unesco
H o u s e , 12-15 M a y 1970, Final report, Paris, 1970, p . 1 ( C O M / W S / 1 4 8 ) .
9. Sobre el proyecto experimental en la Costa d e Marfil y los centros regionales d e información véase
"Política archivista para los países de habla francesa d e Africa", cursillo regional sobre archivos realizado
en D a k a r (Senegal), 15 d e m a r z o al 19 d e abril de 1971, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X X V I ,
1972, p . 86-90; B r u n o D e l m a s , "Archives a n d Development", Crónica de la Unesco, vol. X X , 1974, p . 1-3;
y Jacques d'Orléans, "Proyecto experimental de archivos en el África d e habla francesa, Abidjan
Costa d e Marfil)", Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X X V I I I , n.° 4 , 19V4, p . 223-230 y 254.
10. Los títulos completos d e estos estudios son los siguientes: Salvatore C a r b o n e a n d R a o u l G u e z e , Draft
model law on archives: description and text, Paris, Unesco, 1972, n.° 1; Y a s h Pal Kathpalia, Conservation and
restoration of'Archive material, Paris, Unesco, 1973, n.° 3; A . W . M a b b s , en colaboración con G u y D u b o s c q ,
The organization qf intermediate records storage, Paris, Unesco, 1974, n.° 5 (otro v o l u m e n paralelo d e G u y
D u b o s c q , en colaboración con A . W . M a b b s , Organisation du préarchivage, Paris, Unesco, ig74, n.° 5 ,
trata el m i s m o t e m a pero desde el punto d e vista de los países q u e aplican métodos franceses, m á s q u e d e
los países de habla inglesa); L . Bell y B . F a y e , La concepción de los edificios de archivos en los países tropicales,
París, Unesco, 1979, n.° 9 (aunque publicado posteriormente, este trabajo se realizó en virtud de u n
contrato para el D B A ; h a y también u n a versión francesa).
11. Los documentos y publicaciones mencionados son, en su orden, los siguientes: Jean-Jacques Valette,
Le rôle des archives dans Vadministration et dans la politique de planification dans les pays en voie de développement,
Paris, Unesco, julio de 1972 ( C O M / W S / 2 8 1 ) ; F . R . J. Verhoeven, The role of archives in the public admi-
nistration and the national planning policy of developing countries, with particular reference to Southeast Asia, con u n a
introducción de Morris Rieger, Paris, Unesco, 1972 ( C O M / W S / 2 8 ) ; Charles Kecskemeti, La formation
professionnelle des archivistes. Liste des écoles et des cours deformation professionnelle d'archivistes, Bruselas, Consejo
Internacional de Archivos, publicado con el concurso de la Unesco, 1966; John Davies, A study of the
basic standards and methods in preservation and restoration workshops applicable to developing countries, Bruselas,
Consejo Internacional de Archivos, publicado en colaboración con la Unesco, 1973 ; Albert H . Leisinger Jr.,
A study of the basic standards fur equipping, maintaining and operating a reprographic laboratory in archives of deve-
loping countries, Bruselas, Consejo Internacional de Archivos, publicado en colaboración con la Unesco,
1973; R a y m o n d M a n n i n g y otros, Preparation of a guide to the archives of international organizations in the
United Nations system and other international organizations, estudio preliminar, Paris, 1976 ( C O M . 7 5 / W S / 2 8 ) ;
J. Basco y otros, Legal questions of the application of microfilms, Paris, 1975 ( C O M . 7 5 / W S / 3 0 ) ; Charles
Kecskeméti, Archival claims: preliminary study on the principles and criteria to be applied in negotiations, Paris,
1977 ( P G I - 7 7 / W S / 1 ) (también en francés); Yash Pal Kathpalia, Conservation and restoration of archives: a
survey of facilities, Paris, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 1 4 ) ,
12. Véase en particular Carlos V . P e n n a , "Seminario interamericano sobre Ja integración d e los servicios d e
información d e archivos, bibliotecas y centros d e documentación en A m é r i c a Latina y el Caribe",
Boletín de la Unesco para las bibliotecas, V o l . X X V I I , 1973, p . 165 y i8i;Unesco, Consultation of the planning
of national archives services, Unesco H o u s e , 4-6 de diciembre d e 1972, Working Paper ( D B A / 2 8 3 8 / 3 1 . 1 0 . 7 2 )
y Report, Paris, 11 d e diciembre d e 1972 ( C O M / W S / 3 1 7 ) ; Unesco, Consultation on National Planning
Policy a n d Methodology for Documentation, Libraries and Archives, Paris, 26-29 d e noviembre d e 1973,
Report, Paris, 4 d e diciembre d e 1973 ( C O M / W S / 3 5 8 ) ; "Conferencia intergubernamental sobre el
planeamiento de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos, París,
23-27 de septiembre d e 1974", Boletín de la Unesco para los bibliotecas, vol. X X I X , ig75, p . a-16; y Car/os
V . Penna, "Treinta años d e acción d e la U n e s c o en el desarrollo d e los servicios d e bibliotecas e informa-
ción en sus Estados M i e m b r o s " , vol. X X X , 1976, p . 331-340.
13. Los estudios publicados son los siguientes: J. H . d'O/ier y B . D e l m a s , Planning national infrastructures for
documentation, libraries and archives: outline of a general policy, Paris, Unesco, 1975, n.° 4 ; y Eric d e Grolier,
The organization of trformation systems for government and public administration, Paris, Unesco, 1979, n.° 8 .
Los dos documentos son ios de P. Harvard-Williams y E . G . Franz, NA TIS: planning information manpower,
Paris, 1976 ( C O M - 7 4 / N A T I S / R E F . 5 ) ; y National information systems: establishing a legislativeframework for
the implementation of NATIS, París, 1977 ( C C - 7 6 / N A T I S / 8 ) . Sobre datos y resúmenes bibliográficos de
otras publicaciones y estudios del D B A publicados a comienzos d e 1975 y u n p a n o r a m a general d e todas
las actividades del D B A comprendidas en la asistencia a los estados m i e m b r o s en el m a r c o del P r o g r a m a
de Participación, véase Unesco, Development of national and regional systems and services: summary of the
activities of the Department of Documentation, Libraries and Archives, 1967*1974, Paris, 1975 ( C O M - 7 3 / W S / 1 1 ) .
14. Véase Unesco, Conferencia General, 19. a reunión, Nairobi, 1976, Informé del Director General sobre el
Programa Global de Información (19 C / 4 2 , París, 3 0 d e septiembre d e 1976).
15. Unesco, Conferencia Intergubernamental sobre la Información Científica y Tecnológica al Servicio del
Desarrollo, U N I S I S T tí, París, 28 de m a y o - 1 . 0 de junio de 1979, Documento principal de trabajo, París,
- 503 -
• 8 d e abril de 1979 ( P G I - 7 9 / C O K F . a o i / C O L . s ) ; Inform/ foul, Paris, 8 de agosto de 1979 ( P G I / M D / l ) .
Véase también J. Tocatlian, " L a información al servicio del desarrollo: el papel del Programa General
de Información de la Unesco", Revista it ta Unesco ie ciencia it la information, bibliottcologia y archivología,
vol. III, 1981, p. 160-173.
•6. L a division fue situada fuera de la estructura de sectores de la Unesco y en relación directa con el subdi-
rector general para los Estudios y la Programación, directamente subordinado al director general de la
Unesco, Raíste it la Unesco ie ciencia it ¡a information, biblioUcologUy oxehivologU, vol. III. 1981, p. 151.
:7 R M a n n i n g y otros, Guide to Ht archives ofinternational organizations. Part I, The United Motions system,
preliminary version, Paris, 1979. ( P G I / 7 9 / W S / 7 . )
18. Eric Ketelaar, International standardization of statistics on archivai institutions and records centers, report, Paris,
Unesco, 1978 ( P G I - 7 8 / W S / 1 6 . Se previ para 1982 la publicación del glosario plurilingüe.
19. Véase Informe del Director General sobre el estudio relativo a los problemas que plantea la transferencia de documentos
procedentes ie los archivos constituidos en elUrritorie ie otros países a su pals ie origen, Paris, 85 de agosto de 1978
(20C/102).
30. Detalle» de los proyectos y actividades realizadas desde 1977 por el P G I , tanto en el marco del programa
ordinaria c o m o del Programa ó> Participación, figuran en los números sucesivos del Boletín de información
del VMSIST, vols. V - V I , 1977-1978; después, en el Programa General it Informacionl'Boletín del UNISIST,
que reemplazó al anterior a partir del vol. V I I , n.° 1, en 1979. A comienzos de 1979 fue creada la sección
operacional encargada de administrar el Programa de Participación de la División, en rápida expansión,
asi c o m o proyectos financiados por fuentes extrapresupuestarias tales c o m o el P N U D y proyectos d e
fondosfiduciarios.M a s recientemente se confió a otra sección la promoción y evaluación del programa,
asi c o m o el apoyo en materia d e documentación.
ai. Expert consultation on the development of a Records and Archives M a n a g e m e n t P r o g r a m m e ( R A M P )
within the framework of the General Information P r o g r a m m e , 14-16 M a y 1979, Final Report, p. 3, Paris,
1979. ( P G I - 7 9 / W S / 1 0 . )
23. Ibid., p. 2.
23. Ibid., p. 8. Esas actividades dieron lugar a la preparación y publicación e n árabe, español, francés,
inglés y ruso de los dos estudios siguientes: I. Boraa, Estudio de viabilidad para la creación de un Jando de
asistencia,financiadoy administrado con carácter internacional para facilitar la solución de los problemas que entraña
la transferencia internacional de archives y paro obtener acceso a las fuentes de la historia nacional existentes en archivos
extranjeros, Paris, 1981 ( P G I / 8 1 / W S / 7 ) ; Charles Kesckeméti y Evert V a n Laar, Acuerdos y convenios:
modelos bilaterales y multilaterales relativos a las transferencias de archivos, París, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 3 ) ; en
francés y en inglés: J. Pieyns, Étude de faisabilité d'une base de données consacrée aux sources d'histoire nationale
conservées dans des pays étrangers, Paris, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 2 4 ) . Se otorgó u a subsidio para estudios a los
Archivos Nacionales de Sri Lanka, que dio lugar a la preparación y publicación de: G . P . S. H . de Silva,
A Survey of archives and manuscripts relating to Sri Lanka and located in major London repositories, Paris, 1981
( P G I - 8 1 / W S / 4 ) y se prestó asistencia financiera a Sri Lanka, la República Dominicana y la India para
que adquiriesen copias en microformato de documentos relacionados con su historia, que se encuentran
en el extranjero. También está en curso u n proyecto experimental en el que participan los gobiernos de
la Rrpública Democrática Alemana, Bélgica, Burundi y el Vaticano, que se refiere a documentos rela-
tivos a Burundi.
24. Programa General de Información, Consejo Intergubemamental, Segunda Reunión, Informefinal,p . 13,
Paris, diciembre de 1979. ( P G I / 7 9 / C O N F . 2 0 2 / C O L . 1 3 , C O U N C I L / I I / 5 . )
25. Programa General de Información d e la Unesco y U N I S I S T , Consejo Intergubemamental para el
Programa General de Información, Tercera Reunión, Informefinal,p. 8, París, 26-30 de octubre de 1981.
{PGI-81/COUNCIL/III/7.)
26. Véase la llamada 17 supra.
27. París, 1981 ( P G I / 8 1 / W S / 1 0 ) (disponible también en francés).
28. Por Georges Weil, París, 1981 ( P G I - 8 1 / W S / 2 5 ) .
29. Por J a m e s B . Rhoads, París, 1982 ( P G I - 8 1 / W S / 4 ) ; véase también J a m e s B . Rhoads, "Normalización d e
Archivos", Revista de la Unesco de ciencia de la información, bibliotecologiay arduvologut, vol. Ill, n.° 3, julio-
septiembre de 1981, punto 82, p. 181-186.
30. Por Félix Hull, París, 108. (PGI/81/WS/26).
31. Por Artel R k k s , París, 1981 ( F M R / P G I / 8 1 / 1 5 8 ) .
32. Por Vicenta Cortés Alonso, París, 1981 ( F M R / P G I / 8 1 / 1 1 0 ) (también existe en inglés).
33. Por C a r m e n Crespo, París, 1981 ( F M R / P G I / S t / i 16 E ) (también existe en inglés).
34. Por Michael Roper, París, 1980 (FMR/PGI/80/160).
33. Por Michael Cook, París, agosto de 197g ( P G I - 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O L . 2 ) (también disponible en francés).
36. Por B . Delmas, París, isde octubre de 1979 ( P G I - 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O I . 1 ) (traducción inglesa del original
francés).
37. París, 14 de enero de 1980 ( P G I - 7 9 / O O M F . 6 0 4 / C O L . 7 ) (también disponible en francés).
38. Por Eric Ketelaar, París, 1980 ( F M R / P G I / 8 0 / 1 5 4 ) .
39. Por Michael Cook, Paris, 1981 ( F M R / P G I / T S U / 8 1 / 1 9 7 ) .
40. Reunión de consulta de expertos... (sobre el R A M P ) , Final report, p. 9.
41. Véase la llamada 15 supra.
- 504 -
EL CIA, LOGROS Y FUTUR)
9 Congreso Internacional
de Archivos, Londres, 1980
Eckhart G. Franz
1. INTRODUCCIÓN: FONDATION E HISTORIA DEL CIA.
El comienzo de la colaboración internacional en el campo de

archivos es anterior a la Primera Guerra Mundial. El primer "Congreso
Internacional de Archivistas y Bibliotecólogos" se realizó con
motivo de la exposición mundial de 1910 en Bruselas. Los temas dis-
cutidos, la transferencia oficial de documentos", el principio de pro-
cedencia, la publicación de guias de localización de archivo, la
gestión de archivos y el entrenamiento de los archivistas, los pro-
blemas de los archivos no gubernamentales, así como también los
archivos admninistrativos,los problemas de conservación y restaura-
ción que se han difundido notoriamente en esta época contemporánea.
Al estallar la guerra de interrumpió el trabajo de la "Comisión
Permanente" que ya se había establecido y debía organizar otros con-
gresos cada cinco años. Pasaron más de diez años después de la
guerra antes de que aparecieran nuevas iniciativas. La "Inter-
national Comission for Historical Science" creó en 1929 una "Co-
misión de Archivos" que constaba de archivistas e historiadores
y que se interesó principalmente en los problemas para facilitar el
uso de los archivos. El "Committee for Intellectual Cooperation"
(CICI), fundó en París en 1922, como un precursor directo de la
Organización posterior de la Unesco, el "Comité" Técnico de Archi-
vistas" de 1931 como resultado de un memorando de la delegación Ale-
mana. Los puntos más importantes en este programa fueron, un vocabu-
lario internacional sobre archivos, el cual nunca salió de su
bosquejo, y una guía internacional de archivos, cuyo primer volumen
apareció en 1934. Este inicio de una organización internacional de
archivos, junto con un Congreso Internacional de Archivos planeada
para 1934-35 en Rana, fue derrumbado por el aumento de las tensiones
políticas que ocasionaron la Segunda Guerra Mundial.
Las experiencias de la guerra y las numerosas pérdidas irrempla-

zables en nuestra herencia archivfstica, fueron el punto de partida
para realizar nuevos esfuerzos, realizados inmediatamente después de
terminar la guerra, por el Archivo Nacional de los Estados Unidos, el
cual se había creado hacía sólo unos 10 años. Fue esta iniciativa
la que finalmente hizo que se fundara el Consejo Internacional de
Archivos. En Septiembre de 1946, la Comisión de los Estados Unidos
para la Unesco adoptó el "Programa de Archivos Propuesto por la
Unesco", citaba como los principales objetivos de una nueva organiza-
ción profesional internacional a establecerse en el campo archivís-
tico, la "rehabilitación de los documentos dañados por la gue-
rra" , y la protección de los archivos ante los daños bélicos en el
futuro, el rol de los archivos en los tratados internacionales
de paz y la "conservación de archivos del gobierno internacional"
además de cuestiones técnicas tales corro el manejo de datos en masa
y nuevos tipos de documentación, archivos de fotografías y el "in^
- 505 -
tercaitibio internacional de fasefiniles fotográicos", una "terminolo-
gía archivística uniforme, la cooperación en el entrenamiento de
los archivistas, mejorar las guías de localización y la pre-
paración de una nueva guía internacional de archivos.
En respuesta a las propuestas Americanas, el informe adoptado por

la Primera Conferencia General de la Unesco en París a finales de
1946 recomendaba la creación de una "organización internacional de
archivistas profesionales". El siguiente paso, también original de
América, fue la distribución internacional en el verano de 1947, de
una circular que contenía sugerencias para la organización y su
programa, la cual fue firmada por el entonces Archivista de los Es-
tados Unidos, Solon J. Buck. El 9 de Junio de 1948, fue elegido
para ser uno de los Vice-presidentes del recién fundado Consejo
Internacional de Archivos, en una reunión de expertos de 8 países en
las oficinas principales de la Unesco en París, junto con el Deputy
Keeper of Public Records, Hilary Jenkinson, quién había sido
miembro del "Comité Técnico" establecido en 1931. El Presidente
fundador fue el General Charles Samaran, quien, junto con la adminis-
tración Francesa de Archivos, que tuvo lugar en París en Agosto
de 1950. Bajo la presidencia de Samaran, en la Asamblea Constituyente
del 21 y 22 de Agosto de 1950, delegados de 33 países adoptaron el
bosquejo final de los estatutos del Consejo Internacional de Archivos,
y así concluyó el proceso formal de creación.
Dando una mirada hacía atrás, el desarrollo del recién fundado

CÍA puede dividirse en tres etapas, cada una con una duración aproxi-
mada de una década. Durante los primeros años se trabajó en hacer
una fundación sólida y en preparar el camino para un verdadero
intercambio de experiencias y opiniones dentro del marco de trabajo de
los congresos Internacionales de Archivos. El anuario de la organiza-
ción llamado Archivum apareció en 1951, y el grupo de discusión
del "International Round Table on Archives" fue convocado por prime-
ra vez en 1954, gracias a la Administración Francesa de Archivos
bajo la dirección de Charles Braibant, quien también creó las "Pa-
santías técnicas internacionales de archivos" en el Archivo Nacio-
nal de París, los cuales entonces, como ahora, escasamente son apre-
ciados por las oportunidades que a los jóvenes archivistas de
tener un contacto personal.
Una segunda etapa comenzó con el Consejo Internacional de

Archivos que inició proyectos de trabajo por sí mismo entre 1959 y
1960. En cooperación con la Unesco, se iniciaron los planes para una
"Guide to the Sources of the History of Latin America", y aproximada-
mente al mismo tiempo, el CÍA estableció dos comités técnicos sobre
terminología y sigilografía. Esta segunda etapa vio el estableci-
miento de una secretaría en la sede principal de París en 1963, hizo
necesaria al ampliarse las tareas del Consejo y al reformarse los
estatutos de la organización, la cual marcaba el paso al desarrollo
posterior. Ambas decisiones se tomaron en el 5 Congreso Interna-
cional de Archivos en Bruselas en 1964. El CÍA se consideró a sí
mismo una organización mundial desde su inicio, aunque ya había
archivistas de todos los 6 continentes que participaron en el Congreso
de París en 1950, las funciones del Consejo durante los primeros
años se centraron claramente en los Congresos de 1966 y 1968 cuando
el Consejo fue conciente de los problemas archivísticos del tercer
mundo y pidió que se concentraran los esfuerzos en el desarrollo
- 506 -
archivïstico, lo cual con la ayuda de la Unesco, llegó a ser la ta-
rea más importante del Consejo Internacional de Archivos.
El establecimiento de la primera rama regional del CÍA, la

SARBICA, en 1968, y al año siguiente, la decisión de establecer un
comité especial de planeación sobre el desarrollo archivístico,
marcó el inicio de la tercera etapa. Por ahora casi se ha terminado
la organización de un sistema de trabajo de las ramas regionales,
establecida en los estatutos de 1964 y que comenzó con la creación
del SARBICA. En la estructura del primero también el crecimiento
gradual del sistema de comités y de seccionales parece haber alcanza-
do un estado más definido. El programa de publicaciones que se ha
desarrollado con fuerza, está siendo innovado por el inicio de otra
revista internacional y las series de manuales del CÍA. Por lo tanto,
el cierre de la tercera década en la historia del Consejo Internacio-
nal de Archivos ofrece una buena oportunidad para examinar lo que se
ha logrado hasta el momento, hacer un análisis de la situación
actual y un estudio de las tareas y los problemas futuros.
2. IA ESTRUCTURA ORGANIZATIONAL
a) Asamblea General y Miembros
Los miembros del comité que creó el Concejo Internacional de

Archivos en París en Junio de 1948, eran principalmente representan-
tes del archivo nacional o autoridades en archivos. En la reforma
adoptada por la Asamblea Constituyente durante el Primer Congreso
Internacional de Archivos de 1950. Los estatutos establecían tres
categorías de mienobros: asociaciones archivísticas profesionales
a nivel regional, internacional o nacional; instituciones archivísti-
cas de cualquier tipo y archivistas profesionales como miembros indi-
viduales. La distinción entre instituciones "nacionales" y "no-na-
cionales", que ya se había introducido en la asamblea fundadora, no
tuvo forma estatutoria sino hasta que se hizo la reforma de los esta-
tutos el 1 de Septiembre de 1964,-cuando una nueva 'Catego- ría A'
para las directivas de los archivos centrales o instituciones archi-
vísticas con amplia autoridad estatal, fue separada de la "Ca-
tegoría 2" previa a la membresía institucional. Al mismo tiempo se
estableció una quinta categoría para los miembros honorarios
distinta a la de los miembros archivistas individuales. Desde
entonces, las categorías de miembros son así: A. Directivos de
archivos centrales; B. Asociaciones de archivos; C. Miembros insti-
tucionales; E. Miembros honorarios.
De acuerdo con sus estatutos, el Consejo Internacional de

Archivos es una asociación tanto de instituciones cerno de indivi-
duos. Sinembargo, sus derechos y sus deberes están cobijados por
reglas muy diferentes. Solamente los miembros nacionales de las
categorías A y B tienen derecho de votar en la Asamblea General, y
donde cada miembro de un pais lleva dos votos, lo cual si es necesa-
rio puede ser ejercido por un solo miembro A o B; cuando hay varios
miembros de un pais, deben decidir entre ellos cómo ejercerán sus
votos; la reforma a la constitución adoptada en Moscií el 25 de
Agosto de 1972 asigna un tercer voto a países con estructura fe-
deral, dado que al menos un archivo central de una parte constitu-
yente de la federación tiene la categoría de miembro A.
- 507 -
Las escalas de cuotas corresponden a la distinción en los
derechos de votación. Mientras que los miembros ê las categorías
B-D pagan tarifas unifornes y fijas para cada grupo, las cuales se
ajustan de vez en cuando al cambio en los costos totales, las cuotas
de los miembros "A", después de un primer aumento masivo en 1968, se
ha calculado de acuerdo con un sistema basado en el producto nacional
bruto {gross national product (GNP), por sus siglas en inglés} y el
ingreso per capita (PC) de cada pais desde la Asamblea General de
Moscú de 1972. Las cuotas fijas posteriormente por la estructura de
tasas que se estableció el 1 de Enero de 1979, varían desde un
mínimo de $US 150 que se aplica a la mayoría de los miembros del
tercer mundo, hasta 7.000 y 10.000 dólares (para la USSR y los EU.).
Incluyendo las contribuciones voluntarias que han sido donadas durante
varios años, el ingreso total de las cuotas de los miembros en 1979
fue de aproximadamente 108.000 dólares, más del 70% proveniente de
los 21 países industriales de la categoría A, clasificados en 1.000
dólares o más.
La característica principal del desarrollo de los miembros del

CÍA ha sido el constante incremento en el minero de países re-
presentados, de 17 en el año en que se estableció definitivamente el
Consejo en 1950, a 33 en 1953, 55 en 1960, 74 en 1968, 84 en 1972 y
113 en el otoño de 1979. Sin duda este es un testimonio impresio-
nante para el avance archivístico logrado, cual el Consejo In-
ternacional de Archivos ha dedicado parte considerable de sus esfuer-
zos. El Congreso de Washington de 1976 lanzó el slogan de "la revo-
lución geo-archivística". Debe enfatizarse que, ha ido aumentando
constantemente la proporción de países del tercer mundo que
tienen la categoría A como miembros. Entre los miembros fundadores
aprobados por el primer Comité Ejecutivo de 1950, 6 representaban
países de Latinoamérica, Africa y Asia. De los 68 estados miem-
bros en 1964 cerca de la mitad pertenecían al Tercer Mundo. Hoy es
casi del 75%.
Los miembros totales de la organización aumentaron de 192 en

1952 a 230 en 1964, luego saltó a 466 durante el congreso de 1968 y
hoy está en 751. Si se dividen los miembros en categorías, en 1953
había 29 miembros en la categoría A, 11 en la categoría B, 44 en
la categoría C y 104 en la categoría D. Las cifras correspondientes
en Octubre 1 de 1979 eran las siguientes: categoría A 141, catego-
ría B, 25, categoría C 405 y categoría D 163. De la categoría C
actual, 298 miembros, i.e. casi las tres cuartas partes, son de
Francia, Italia y los E.U. y los 85 miembros de los E.U. y Canadá
son más de la mitad de los miembros individuales en la categoría D.
Por lo tanto el Consejo Internacional de Archivos incluye casi todas
las autoridades nacionales de archivos y asociaciones de archivistas
existentes, aún, fuera de los países mencionados anteriormente, un
gran número de agencias archivísticas y la gran masa de archivistas
no aprovechan la oportunidad de convertirse en miembros y así recibir
las publicaciones periódicas del CÍA.
En general, más de la mitad de los países miembros con derechos

a votar, han asistido a las Asambleas Generales (llamados así desde
1960), que se realizaron junto con los Congresos Internacionales de
Archivos, inicialmente cada tres años, y que desde 1956 se hacen cada
cuatro años. En 1953, tomaron parte 20 delegaciones nacionales, en
1960 27, en 1966 38 y en 1976 había 70. Las tareas de la Asamblea
General, el cuerpo central de control y supervisión de la asocia-
- 508 -
ción, incluye recibir y examinar los informes de la secretaria y de
todos los órganos del Consejo Internacional de Archivos, reformar los
reglamentos, hacer cambios organizacionales, elegir los ejecutivos y
establecer las cuotas de los miembros. Generalmente las resoluciones
de la Asamblea se llevan a cabo unánimemente.
b) Comité Ejecutivo, Departamento y Secretaría
El órgano directivo permanente del Consejo Internacional de

Archivo es el Comité Ejecutivo, el cual es elegido por la Asamblea
General. Como regla se reúne una vez al año, durante varios días,
para discutir y votar sobre asuntos de planeación financiera y
operacional y otros asuntos básicos que afectan la organización
sobre la base de los informes relevantes presentados. En los estatu-
tos de 1950, la Junta Ejecutiva, como se le llamó entonces,
constaba de un Presidente, 2 Vice-presidentes (uno del hemisferio
oriental y otro del occidental), el Secretario General, el Tesorero y
otros 6 miembros elegidos por períodos y regidos por dos Asambleas,
donde la mitad de los miembros elegidos renuncia en cada Asamblea. El
minero de miembros elegidos ha venido aumentando a medida que la
organización se ha extendido - 8 en 1966, 10 en 1968, 12 en 1972 y
finalmente 14 en 1976. Tanto el Presidente como los miembros
elegidos están ahora limitados a cuatro años, de manera que la mitad
de los miembros elegidos deben renunciar cada dos años. Cuando en el
Comité de elecciones para 1953, tres miembros en retiro fueron
reemplazados por representantes del mismo pais, el Comité Ejecu-
tivo votó porque "esta coincidencia no se convierta en la base para
un precedente", decisión que no ha impedido que se siga la tradi-
ción de que los puestos del Comité Ejecutivo se reserven para
países particulares o grupos de países. Los 17 miembros (incluyendo
el Presidente) deben representar países diferentes. En 1976 se hizo
una reforma a los estatutos que establece que en el futuro al
menos uno de los Vice-Presidentes elegidos (que deben ser de países
diferentes) debe representar una nación en desarrollo. La repre-
sentación apropiada del tercer mundo está también pendiente de una
reforma a los estatutos, aprobada años atrás, en 1964, la cual
permitía que los Presidentes de las Ramas Regionales del CIA que
existían en ese momento, fueran miembros ex-oficio del Comité
Ejecutivo, decisión que se puso en práctica en 1968, cuando
se fundó el SARBICA.
Mientras que el Presidente y los Vice-Presidentes, al igual que

todos los demás miembros del Comité, son elegidos por una Asamblea
General, los miembros restantes del Departamento, como son el
Secretario General y el Delegado del Secretario General que le asignó
en 1956, y quien siguiendo la reforma de 1964 debe vivir en un país
del hemisferio occidental, el Tesorero, y el Secretario o Secretario
Ejecutivo, quien en 1968 fue hecho miembro ex-oficio del Comité
Ejecutivo, todos son nombrados por el Comité. La importancia del
Departamento, a la cual se le dio su posición actual por medio de
una reforma a los estatutos en 1964, ha aumentado a medida que aumenta
el minero de miembros del Comité Ejecutivo. La División se reúne
una o dos veces al año, entre las reuniones plenas del Comité
Ejecutivo, y se ha convertido en un órgano para un mayor control del
manejo de los asuntos, y el control y coordinación de los asuntos
diarios de la organización.
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La administración actual del CIA, la cual se inició con el
Secretario General y su delegado, se ha trasladado a la secretaria en
París, donde esté ubicada la Dirección General de la Unesco, que se
organizó empleando a un Secretario de tiempo completo a comienzos de
1960. Originalmente el Secretario fue considerado el asistente
General según la sección 27 de los estatutos de 1976, pero luego
se le nombró Secretario Ejecutivo con la reforma de 1976 y se le
asignaron la mayor parte de las tareas que inicialmente se le
atribuían al Secretario General. Como lo especifican los estatu-
tos la secretaría, que fue reforzada con el nombramiento en 1972
de 2 (luego 3) asistentes, actúa al mismo tiempo como punto de
unión y coordinación de los varios órganos del Consejo de Archi-
vos. Para cumplir adecuadamente las labores asignadas a la Secreta-
ría, ésta necesitaba el soporte de un asistente profesional. Como
no fue posible conseguir el apoyo temporal de archivistas califi-
cados a la secretaría en París por períodos limitados como una
solución permanente, el Comité Ejecutivo decidió (en 1978) abrir
un puesto permanente de asistente, lo cual completaba la estructura
de la Secretaría.
c) Comités y Secciones de Trabajo
Al principio, los comités del CÍA se establecían predominante-

mente para la preparación de las Asambleas Generales y los Congre-
sos; había comités para reformar los estatutos, para admisiones y
nombramientos, y comités para programar y organizar cada Congreso
Internacional. Los primeros comités ad hoc sobre asuntos o pro-
yectos específicos se establecieron en 1953: una comisión que
sólo se reunió en el Congreso de Archivos de la Haya, para estudiar
los problemas de las operaciones de microfilmacióh a gran escala,
y el comité de terminología, que se reunió por primera vez en
1956 y que informó en 1964 la terminación de la tarea que le
fue asignada, con la aparición del 'Lexicon of Archives Terminolo-
gy' de Elsevier. Los Comités de proyectos, que se establecieron
con operaciones a largo plazo y que comprendían el comité edi-
torial para la revista "Archivum", el cual desde 1960 ha tenido se-
siones periódicas con los editores de otras revistas archivísticas;
y los demás comités y comisiones que desde 1959 han sido los
responsables de elaborar las distintas series de la "Guide to the
Sources" of the History of Nations". En 1975 se reunieron todos
en el llamado "comité coordinador" el cual terminó su trabajo con
una reunión final en Julio de 1979 en Kuala Lampur.
La creación de los comités técnicos para tratar areas espe-

ciales en el campo archivístico, se inició con un Comité sobre
sigilografía durante el Congreso de 1960 en Estocolmo. En 1969 basa-
do en los informes de los grupos de trabajo establecidos y de acuerdo
con las recomendaciones del Congreso Extraordinario de Archivos de
1966, con el fin de considerar las facilidades de acceso y publica-
ción, especialmente de la publicación microfilmada del material
archivístico. El grupo que trabajaba en la aplicación de la tecno-
logía de computadores al campo archivístico y que se creó en 1972
por sugerencia de la Mesa Redonda, se convirtió en el Comité de
Automatización/ADP, y fue definitivamente establecido por el Comité
Ejecutivo en 1974. En 1975 se aprobó la creación de un Comité de
Conservación y Restauración, que venía discutiéndose desde 1965.
Los deseos de formar un comité mixto para todas las áreas de la
- 510 -
tecnología archivística, motivados en parte por querer economizar,
no obtuvieron resultados al igual que las advertencias repetidas de
utilizar más los grupos que trabajaban ad hoc comités existentes que
eran costosos. En 1977 se crearon otros comités sobre problemas
específicos, como un Ccmité sobre Educación y Entrenamiento
Profesional y un Ccmité mixto sobre los problemas de la gestión de
archivos, el cual se estableció con la ayuda del International
Records Management Foundation. Se está estudiando la posibilidad de
un comité adicional para archivos audio-visuales. Entre los comités
técnicos y los grupos de trabajo para tipos especiales de archivos se
encuentran el Comité de Archivos de Administrativos, establecido
entre 1974/75 y el Ccmité de Archivos de Literatura y Arte, el cual
por una propuesta de la Mesa Redonda de 1975, fue creado
formalmente en la primavera de 1979.
Los comités técnicos permanentes, ahora descritos simplemente

como 'comités' aunque los estatutos se refieren a ellos indiscrimi-
nadamente como 'comités' permanentes, comisio'nes y grupos de tra-
bajo, son elegidos por el Presidente del CÍA de acuerdo con el Co-
mité Ejecutivo y con las directivas del respectivo comité, quienes
se nombran por 4 años cada vez. El anterior limite en el niímsro de
miembros del comité que era de nueve fue abolido cuando se hizo la
última reforma a los estatutos, pero actualmente los comités exis-
tentes se componen de 8 a 10 miembros. Se ha puesto en práctica
limitar los comités a grupos relativamente pequeños de expertos, se-
leccionados primordialmente por su competencia profesional y subordi-
nados sólo en base a la representación regional. Sin embargo,
siguiendo el precedente del Comité de MicrofiImación, tanto el Co-
mité de Automatización como el de Restauración, han construido sus
propios sistemas de trabajo con sus miembros correspondientes; el
círculo de correspondencia del Comité de MicrofiImación se extiende
a más de 160 países y a varias organizaciones internacionales. Los
seminarios técnicos que se organizan ocasionalmente junto con las
reuniones de los comités, buscan una mayor diseminación de los
resultados de los trabajos de los comités por medio de boletines o
noticias (a veces tan voluminosas como las revistas) que se publican
desde 1972 para microf i Imación y automatización y desde 1978 para
restauración y archivos administrativos. En cuanto al intercam-
bio internacional de opiniones, la tarea de todos los comités tec-
es elaborar normas y guías para cualquier área particular de la
tecnología, y publicar manuales para la profesión.
A diferencia de los comités técnicos con su responsabilidad

más o menos definida por áreas y problemas especializados, los
Comités del CÍA para el Desarrollo Archivístico y para las Pu-
blicaciones han adoptado una posición que debe ser considerada
como Comités de política, inmediatamente relacionados con el
trabajo del Comité Ejecutivo. Las dos subcomisiones nominadas en
1975 para estudiar la política y el programa de publicaciones del CÍA
se convirtieron entre 1974/75 en un Comité permanente de Pu-
blicaciones. Los miembros ex-oficio son el Secretario General, el
Tesorero y los editores de las publicaciones o series de publicacio-
nes más importantes del CIA. La idea de tener un organismo en-
cargado de coordinar las actividades en el campo del desarrollo ar-
chivístico, se remonta al Congreso Extraordinario de Archivos en
Washington, que opinó que en el trabajo del CÍA, la prioridad más
alta era el programa de desarrollo para el tercer mundo. En lu-
gar del grupo de trabajo mixto Unesco/CIA contemplado en ese
- 511 -
momento, en 1969 se decidió crear un grupo de trabajo del
Consejo de Archivos para planear, evaluar y coordinar los esfuerzos
en el área de desarrollo archivístico. En 1971 en su segunda
sesión, este grupo se transforma en el comité para el Desarro-
llo Archivístico (CAD, por sus siglas en inglés, Committee for
Archival Development). Además de los miembros nombrados por el Pre-
sidente, con base en sus cualidades específicas, un poco más nume-
rosas que los de otros comités, los miembros regulares son el Se-
cretario General, el Tesorero y los llamados "rappoteurs" en las dis-
tintas regiones en desarrollo, nombrados por las directivas de las ra-
mas regionales desde que éstas se establecieron. El CAD organiza sus
reuniones en el mismo tiempo y lugar de los congresos, conferencias de
la Mesa Redonda y las sesiones anuales del Comité Ejecutivo y sus ta-
reas incluyen la evaluación periódica de las necesidades y prio-
ridades del desarrollo, el nombramiento de expertos para misiones de
una lista de expertos que se mantiene actualizada, el examen de soli-
citudes de asesoría y el apoyo de coordinación para proyectos
concretos a través de la Unesco o de otros organismos gubernamentales
y no-gubernamentales. Para algunos proyectos el CAD puede contar con
los recursos del International Archival Development Fund, el cual por
iniciativa del CAD fue inaugurado en la Conferencia General sobre
Planeación del Desarrollo Archivístico en el Tercer Mundo en 1975 en
Dakar.
Los presidentes de los Comités de Publicaciones y de Desarrollo

están invitados a asistir como observadores a las reuniones del
Comité Ejecutivo, mientras que la participación de todos los
presidentes de los comités, como se propuso en 1972, ha sido poco
práctico. La sugerencia de 1973 de asignar un miembro del Comité
Ejecutivo a cada comité técnico como consejero especialista, no fue
aprobada. Sinembargo, parece haber una necesidad urgente de fortale-
cer la coordinación y colaboración entre los comités y los otros
organismo del CÍA. En la sesión del Comité Ejecutivo de 1979 se
propusieron algunas recomendaciones sobre un comité ad hoc que
trabajara sobre la base de un análisis completo de la estructura del
comité del CÍA. Además de los contactos regulares de todos los
comités con la secretaría, se realiza una reunión regular de
consulta de los presidentes y secretarías de los comités en el marco
de trabajo de los Congresos Internacionales, como el que tuvo lugar en
Washington en 1976.
d) Divisiones y Secciones Regionales
La expansión del CIA y el desarrollo de las infraestructuras

archivísticas en los países del tercer mundo que han sido promovidas
por el ICA y que varían de región a región, condujo a la idea de
crear divisiones regionales para trabajar en los problemas específi-
cos de las distintas partes del mundo en desarrollo. Al reforzar el
trabajo relacionado con las regiones individuales, se busca una mayor
participación de los archivos particulares y de sus directivas en el
intercambio internacional de experiencias. Los precursores fueron las
reuniones regionales como el Primer Congreso Latinoamericano de
Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual en 1952, o el Primer
Congreso de Archivistas e Historiadores de los países del Area del
Océano Indico, que se realizó en Madagascar en 1960.
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Las disposiciones estatuarias para la creación de las divisiones
regionales fueron presentados en la reforma de los estatutos de 1964.
Una resolución del Congreso extraordinario de 1968 se proclamó
enfáticamente en favor de la realización de esta idea. Después de
varios años de preparación, se pudo constituir SARBICA, la di-
visión regional del CIA para Asia Suboriental, como la primera
división regional, en el verano de 1968. Siguió la creación en
1969 de la División Regional de Africa Central y Oriental (BCARBICA).
En 1972 se creó la División Regional Arabe (ARBICA) con un mayor
número de países miembros. La Asociación de Archivos del Caribe,
descendiente de la Asociación Histórica del Caribe que data de 1965,
se convirtió en 1975 en la división regional del CIA para los
estados del Caribe y las Indias Occidentales. (CARBICA). Después de
fallar en los primeros intentos para establecer una división regional
en América Latina basada en organizaciones existentes (el ínter-
American Technical Committee on Archives, el Archives Committee of the
Pan-American Institute of Geography and History), la Asociación de
Archives de America latina (ALA), finalmente se incorporó como una
futura región del CÍA, con ocasión de una reunión de vida de
expertos sobre desarrollo de archivos en America Latina promovida por
la Unesco a comienzos de 1976. La formación de la Región de Asia
Sur y Occidental en Nueva Delhi a finales de 1976 y del SV&RBICA
bilingüe para Africa Occidental un año más tarde llenó los
principales vacíos que quedaban. Actualmente se estudian nuevos
proyectos para el Africa Ecuatorial y Oceania.
Las divisiones regionales, aunque dependen de la organización

padre, tienen gran libertad para organizar su labor, aunque exista la
decisión de que todos los países que pertenecen a ellos deben ser o
deben convertirse en miembros de categoría A del CÍA, por el hecho de
que sus Presidentes y rapporteurs son miembros del Comité Ejecutivo y
de Desarrollo respectivamente, y tengan la obligación de presentar
informes regulares. Esto es cierto en cuanto a las conferencias
regionales que se llevan a cabo cada dos o tres años antes sobre
varios temas técnicos, en cuanto a los seminarios y simposios
técnicos regionales que son parcialmente consolidados por la Unesco
como proyectos de desarrollo o por el Archives Development Fund, y en
cuanto a las publicaciones periódicas de las regiones, las cuales son
revistas parcialmente convencionales, y en parte boletines in-
formativos mimeografiados.
La idea de tener secciones especiales para áreas individuales

de actividad profesional con problemas especiales es más reciente que
la de las divisiones regionales. Se ha avanzado en esta dirección
con la propuesta, puesta en marcha en 1971, incorporar una Asocia-
ción de archivistas de prensa, radio y televisión como una sec-
ción independiente del CIA y la sugerencia de 1974 de tener reuniones
seccionales aparte para los archivistas militares. Cuando la crea-
ción de secciones fue aprobada por la reforma de los estatutos de
1976, inmediatamente se pudieron crear dos secciones. La creación
de una Sección de Asociaciones Archivísticas estaba de acuerdo
con la propuesta hecha por el Comité Ejecutivo a comienzos de
1974. La creación simultanea de una Sección de Archivistas de
Organismos Internacionales, un área problema que había sido uno de
los objetivos cuando se creó el CÍA en 1947/48, muestra aún mejor la
idea particular tras el concepto de la sección. Al ingresar todos
los miembros de una rama particular de la profesión, esta sección
busca crear un foro para discutir problemas técnicos específicos
- 513 -
que sobrepasan los estrechos límites de un comité, y al mismo
tiempo un organismo independiente que represente estos intereses en
el exterior. Teniendo esto en cuenta, es importante hablar de la
transformación de los recién fundados Comités de Archivos Ad-
ministrativos y de Archivos de Arte y Literatura en secciones de estas
áreas.
3. ACTIVIDADES Y LOGROS
a) Intercambio de experiencia y de información. Conferencias y

publicaciones
Entre los primeros objetivos generales establecidos en los

estatutos del CÍA figuran la realización periódica de Congresos
Internacionales, que fomentan los contactos profesionales entre
archivistas y archivos de todos los países, y la promoción del
intercambio de experiencias e ideas sobre asuntos profesionales rela-
cionados con los archivos. Un medio importante para establecer rela-
ciones y contactos y para transmitir la experiencia e información
técnicas han sido y son las reuniones profesionales organizadas por
el CÍA. Además de los Congresos Internacionales establecidos en los
estatutos creadores y que originalmente se realizabn cada tres años y
posteriormente cada cuatro, existen las conferencias anuales más
recientes de la Mesa Redonda y las reuniones y seminarios regionales
sobre problemas archivísticos, que son organizados en parte, con la
colaboración de Unesco y otra organización especializada.
El Primer Congreso Internacional de Archivos realizado del 23 al

26 de Agosto de 1950, en París, después de la Asamblea Constituyente
de la nueva organización, reunió más de 360 archivistas de 35
países. Los congresos siguientes se realizaron en la Haya (1953),
Florencia (1956), Estocolmo (1960) y Bruselas (1964). En 1966, el CÍA
dejó el escenario de Europa Occidental por primera vez para realizar
un Congreso Extraordinario en Washington, mientras que el 6 Congre-
so Internacional de Archivos se realizó en Madrid en el otoño de
1968. Después de tener cerca de 500 participantes en Estocolmo y
Madrid, y 600 en Bruselas, el número de asistentes aumentó a más de
1.000 de 62 países, incluyendo 35 de Africa, las Americas, Asia y
Australasia, en el Congreso en Moscú" en 1972. El aumento en los
costos de transporte para los archivistas Europeos disminuyó a 400 la
lista de participantes en el 8 Congreso que se realizó de nuevo en
Washington, aunque 77 países estuvieron representados, incluyendo 45
del Tercer Mundo. Para el Congreso de Londres de 1980 se esperaban
cerca de 1.200 participantes.
La importancia y la influencia de los Congresos Internacio-

nales de Archivo se extiende más allá del minero limitado de per-
sonas que actualmente asisten a ellos. Numerosos corresponsales de
todas partes del mundo contribuyen a la preparación de documentos,
que en muchos casos ofrecen estudios internacionales amplios de las
opiniones profesionales sobre los temas en cuestión. La impresión
de los documentos de los Congresos en diferentes idiomas y la publi-
cación posterior de todas las ponencias hace que los resultados
estén disponibles para todos los profesionales. Los informes y do-
cumentos de los Congresos, cuidadosamente preparados, probablemente
- 514 -
son más importantes para el beneficio profesional de los congresis-
tas que las discusiones en las sesiones plenarias, en las cuales nor-
malmente se da la lectura de las proposiciones preparadas, un fenó-
meno que los congresos de archivo tienen en común con otras grandes
reuniones internacionales de este tipo. En las reuniones seccio-
nales especializadas se presentan opiniones más completas. Sin
duda existe una gran importancia de los Congresos en cuanto a foros
para discusiones técnicas y contactos personales entre los archi-
vistas de todos los países y como una oportunidad para conocer mejor
a los archivistas y las instituciones archivisticas del pais de sus
regiones.
Para una discusión más profunda sobre los problemas especia-

lizados actuales en circunstancias más familiares, Charles Braibant
inició las Conferencias Internacionales de la Mesa Redonda de
Archivos, cuando fue presidente del CÍA en 1953. Las reuniones
anuales de la Mesa Redonda que se iniciaron en j París en la primavera
de 1954 se suspendieron en los años en que se realizaron los princi-
pales Congresos. La Mesa Redonda, que buscó originalmente su propia
organización, se incorporó a los estatutos del CÍA por medio de la
reforma legal de 1964. Sin embargo, aun hoy tiene todavía su propia
junta, la cual es elegida cada 4 años y consta de un Presidente, un
Secretario y tres Asesores que incluyen el Secretario Ejecutivo del
CÍA y un representante de la nación huésped del momento.
Las conferencias de la Mesa Redonda están restringidas a los

archivistas profesionales de los países miembros, y originalmente
tuvieron un promedio no superior a los 30-35 participantes. A medida
que el CÍA fue creciendo, a partir de finales de los años 60,
también ha aumentado el numero de miembros de la Mesa Redonda, con
la 14 Conferencia de la Mesa Redonda en 1973, el minero de
participantes fue restringido a 2 delegados por cada pais miembro
(o 3, en el caso de Estados Federales). Desde la adopción de estas
nuevas regulaciones, 70-90 archivistas de 40-45 países han asis-
tido a cada una de las conferencias, incluyendo los representantes de
organismos internacionales y expertos y observadores invitados. Estos
ofrecen una nueva oportunidad para verdaderas discusiones especiali-
zadas. Los informes elaborados antes de la conferencia sirven de
base para la discusión sobre varios temas de la misma, los cuales
por regla, son determinados por la Secretaría con base en las res-
puestas de un cuestionario que circula previamente. Los informes y
discusiones de la Mesa Redonda se imprimen como una serie separada
de publicaciones, que hasta ahora (con una excepción) se encuentran
disponibles solo en Francés.
Los temas cambiantes de los congresos y conferencias se han ido

ampliando desde asuntos básicos de comprensión archivística y el
rol de los archivos al servicio de la administración y la investiga-
ción hasta progresos corrientes en el campo de la tecnología
archivística. Entre los tópicos básicos tratados se encuentran el
concepto mismo de archivo y las funciones del archivista (RT '62,
'70), la historia de los archivos (CA '68), bibliografía y termino-
logía archivisticas (CA '53, '64, RT '75), presupuestos archivís-
ticos (RT f73) y el estudio de posibles normas archivisticas
(RT '78). Con el propósito del CÍA de traspasar las fronteras
nacionales, se han realizado varias reuniones para tratar los proble-
mas de las relaciones internacionales en el campo archivístico
(RT '61), los archivos de organismos internacionales (RT '61, '71),
- 515 -
cooperación internacional en el desarrollo archivístico (CA '72,
' 76 ), y los problemas de los reclamos hechas con relación a la
reconstrucción de las herencias archivísticas nacionales (RT '77).
También traspasaron los límites nacionales los debates sobre la
facilidad del acceso a los archivos (CA '66, RT '67, CA '68, '76). La
organización de los archivos estatales y públicos se basa en
la (RT '57, '69), pero se ha dado mayor atención a los problemas de
los archivos que no están en el dominio publico como son los
archivos privados y administrativos (CA '50, *56, '68) los archivos
eclesiásticos (CA '59), y literarios, artísticos y arquitectó-
nicos (RT '58, CA '72, RT '75). Se ha discutido la relación
entre los archivos y la administración gubernamental (RT
'57, '79), la importancia de los archivos para la economía (RT
'58), y para las distintas ramas de la ciencia, para la historia
del arte y la geografía, para la investigación histórica en
general y para sus disciplinas especializadas, historia social,
economía y agricultura (CA '53, RT '58, '59, CA '60, RT '63), sin
olvidar el posible rol de los archivos en la educación y en el tra-
bajo publicitario histórico- político (RT '54, '74).
Al tratar los problemas concretamente profesionales del trabajo

archivístico, la principal área de estudio ha sido el importante
campo de la gestión de archivos incluyendo el almacenamiento innedia-
to (centros de archivo) y la evaluación archivística (CA '50, '56,
1
68, '72, '76). Se han estudiado los procedimientos de ordenamiento y
las ayudas de búsqueda o localización (RT '59, '62), la documenta-
ción archivística (CA '72) y la colección y publicación de ma-
terial impreso oficial y fuentes audiovisuales (RT '70, CA '72). En
varias ocasiones se han estudiado los asuntos relacionados con los
sellos (CA '64, '68, RT '73). El intercambio de experiencia en los
distintos campos técnicos ha sido especialmente fructífero y aparece
continuamente en las agendas de los Congresos Internacionales. A los
problemas relacionados con la construcción y equipamento de las
edificaciones de archivo (CA '56, RT '63, '65), y al estudio de las
técnicas de restauración, conservación y reproducción, se ha
sumado el nuevo rol, el procesamiento automático de datos en los
archivos (CA '64, TR '65, '71). Aquí como en muchas otras áreas las
deliberaciones de los congresos se hicieron en el marco de trabajo del
comité técnico, a medida que éstos se iban estableciendo.
En años recientes, la investigación para intensificar el inter-

cambio de opiniones y darles una mayor profundidad técnica, ha hecho
que además de las reuniones anuales que están abiertas a todos los
países miembros (Congresos o reuniones de la Mesa Redonda,) se rea-
licen reuniones sobre temas específicos o limitados a regiones
específicas, las cuales son en parte, organizadas por los comités y
en parte por las recién formadas divisiones regionales del CÍA.
Además de las conferencias regulares de las distintas regiones rea-
lizadas cada dos o tres años, y de las reuniones periódicas del
comité técnico, debemos mencionar las conferencias especiales
como la 'Conferencia General sobre Planeación del Desarrollo
Archivístico en el Tercer Mundo' que se realizó en Dakar en 1975, y
sobre todo los simposios y seminarios sobre asuntos profesionales
- 516 -
tales como entrenamiento archivístico, gestion de archivos, res-
tauración, microfilinación, procesamiento de datos o fuentes orales
que por lo general también se realizan en las regiones y que
frecuentemente son ideadas y apoyadas por Unesco. Aquí también los
informes y los resultados de los estudios son en parte resumidos y se
encuentran en las distintas publicaciones del CÍA.
La más importante de estas publicaciones ha sido, hasta ahora,

la revista "Archivum", editada en París, y que hoy cubre los países
miembros del CÍA, con más de 100 corresponsales. Después que se
publicó el volumen I con las ponencias del Congreso creador de 1950,
la edición y publicación de las ponencias de los congresos llegaron
a ser una de las principales labores de la revista, cuya función fue
formalmente reconocida en los estatutos del CÍA revisados en 1964. La
bibliografía internacional de nuevas publicaciones en el campo de
archivos, que comenzó como una sección del volumen anual de 1952,
tuvo que descontinuarse después de la publicación (en 1964) del
volumen especial de los años 1958/59. La crónica sobre "Actividades
de los Archivos en el Mundo", iniciada en el volumen 3 (1953) y
ordenada por países, se descontinuó después de la aparición del
volumen 11 en 1963. Desde entonces, además de los informes de las
conferencias han aparecido artículos especiales sobre temas espe-
cíficos que son un poco estructurados a lo largo de escritos simila-
res y que son informes de varios países sobre áreas específicas de
interés tales oomo archivos notariales y municipales, o compilaciones
tipo manual tales como el compendio de cuatro volúmenes sobre la
legislación de archivos, el importante Directorio Internacional de
Archivos cuya última edición fue en 1975 (primera edición en 1956),
o la muy valiosa "Bibliografía Básica Internacional de Archivos", el
cual recoge una aproximación bibliográfica anterior en una forma
diferente.
Aunque "Archivum" dentro del contexto de las ponencias de los

Congresos también publicaba las minutas de las Asambleas Generales y
los informes de los comités aprobadas por éstos, el comité Ejecuti-
vo propuso, en 1968, que se debía crear otro boletín de información
que diera noticias actualizadas de los eventos internacionales en el
mundo archivístico, informara sobre el trabajo de las recién creadas
divisiones regionales, y que tuviera importantes notas técnicas de
los países miembros. El 'Boletín del CIA' que se ha publicado dos
veces al año desde 1973, ha restringido su información tipo carta a
las actividades archivísticas de Unesco, del CIA y de sus distintos
organismos. Por decisión del Comité Ejecutivo aparecerá desde 1979
un "International Journal of Archives", como un medio más para inter-
cambiar opiniones y experiencias profesionales a nivel internacional,
y publicará dos veces al año artículos e informes en Inglés y
Francés sobre problemas específicos de los distintos aspectos del
trabajo archivístico.
Las publicaciones de los Cemitas Técnicos del CÍA existentes

no se verán afectadas con la creación de esta nueva publicación.
Los boletines de estos aomités sobre microfi Imación y automatiza-
ción (ADPA), que se publican anualmente desde 1972, son considerados
revistas esencialmente profesionales sobre campos específicos. Esto
es igualmente cierto sobre el boletín del Comité de Archivos
Administrativos que se inició en 1978, mientras que "Las noti-
cias sobre Conservación" y "CAD Information", hojas informativas del
- 517 -
Comité de Restauración y Desarrollo, que también se iniciaron
en 1978, son más del tipo de cartas. Todos los boletines de
los comités se imprimen sin la ayuda económica del Consejo de
Archivos, sino con la financiación de archivos particulares o de las
autoridades archivísticas mismas. El CÍA parcialmente subsidia las
publicaciones de las distintas Divisiones Regionales: "Archivos del
Asia Sur-Oriental" de la Región SARBICA creada en 1968, "Archivos
del Caribe" (creada en 1973) "El Boletín Interamericano (creado en
1974) y el más reciente 'SWARBICA Journal' (creado en 1978), junto
con 'Los Archivos Arabes' (1975/76) y el 'ECARBICA Journal' (1973/77),
que son hojas informativas que hasta ahora sólo han aparecido irregu-
larmsnte debido al costo y que se beneficiarían si tuvieran una mayor
circulación.
Además de las revistas mencionadas, el programa de publica-

ciones del CÍA se ha ampliado en los últimos años, lo cual aparece
resumido en el 'Directorio del CÍA1 (revisado anualmente desde 1978),
y que también incluye las Ponencias de la Mesa Redonda (13 volúmenes
hasta la fecha), las series de inventarios coordinadas por el CÍA, las
cuales forman la "Guide to the Sources of the History of Nations", los
estudios que se han realizado por fuera de los contratos con Unesco,
los cuales se han publicado en parte, en las series de Unesco, los
'DBA Studies and Research' y en parte en las llamadas series "verdes"
del Consejo de Archivos, y las series recien comenzadas de "Manuales
del CÍA". En los siguientes párrafos se hablará del contenido de
algunas de estas publicaciones.
No sólo la multiplicidad de vistas y publicaciones que aparecen

bajo el escudo o que tienen la ayuda del CÍA, enfatizan la necesidad
de continuar atendiendo la diseminación regular de la información
bibliográfica sobre escritos internacionales relacionados con los
archivos. La "biblioteca internacional" que se ha formado en París
con el canje de revistas y publicaciones de archivos establecido por
funcionarios editores de "Archivum" debe servir como base para el
deseado centro de documentación de escritos internacionales rela-
cionados con archivos. Hasta ahora, la falta de funcionarios y equipo
apropiado ha limitado la explotación de estas fuentes bibliográfi-
cas, y realmente sería deseable y de acuerdo con la resolución que
pasó en el congreso extraordinario de archivos en 1966, de expandir
estos principios hacia un centro de información y documentación
bibliográfica para la ciencia archivística internacional, con la
publicación regular de información bibliográfica o resúmenes. Un
proyecto de esta naturaleza ya se contempló como plan a término
medio para los años 1978-82.
b. Medidas para una metodología profesional posterior en las

distintas áreas de administración y tecnología archivísticas
Dentro de los objetivos del estatuto creador, el intercambio de

opiniones y experiencia sobre asuntos técnicos es el punto de partida
para el fomento activo y la coordinación de proyectos de trabajo in-
ternacionales en los campos de la administración de archivos y de la
tecnología archivística. La comprensión de algunos problemas
archivísticos similares en varios países ha trascendido a una com-
pilación comparativa de las distintas tradiciones y experiencias y
se ha intentado hacer una formulación de una terminología y normas
comunes que a su vez proporcionen la base para un intercambio
profesional más completo y así a la vez, para un futuro desarrollo
profesional.
- 518 -
El problema de un vocabulario archivístico internacional
apareció en las reuniones profesionales anteriores a la Primera Guerra
Mundial y resurgieron durante los años 30. Sobre la base de la
"Preparación de un Vocabulario Archivístico" presentado en 1953 por
el recién nombrado secretario de la Mesa Redonda, R. H. Bautier, un
comité técnico del CÍA establecido en 1956, compiló el "Lexicon of
Archives Terminology" en 6 idiomas, que fue publicado por Elsevier en
1964. Aunque fue un inicio útil, Elsevier Lexicón tenía una
limitada aplicación. Muy pronto quedó obsoleto por una serie de
nuevas listas y diccionarios terminológicos de otros países, algunos
de los cuales se publicaron al tiempo con el lexicón, mientras que
otros se publicaron durante los años siguientes. Así pues, desde
1976/77 hay un nuevo proyecto apoyado por Unesco para la compilación
de un glosario multilingue de terminología usada en las disciplinas
relacionadas como son la bibliotecología y la ciencia de la
documentación.
Las normas fueron el tema de la 18 Conferencia de la Mesa

Redonda en Nairobi en 1978, donde la posición de la conferencia
simbolizó directamente el vínculo del deseo de una normalización
con el progreso del trabajo archivístico en los países del tercer
mundo. Un asepcto de esto es la elaboración de un modelo estadísti-
co para los distintos campos de actividad archivfstica: un proyecto
iniciado en 1977/78 bajo contrato con Unesco y anunciado por la
comparación estadística financiera de los recursos presupuéstales
disponibles para el trabajo archivístico en varios países, los
cuales se discutieron en la reunión de la Mesa Redonda de Luxemburgo
en 1973. En 1977/78 se inició la formulación de un modelo de ley de
archivos (un estudio de la Unesco hecho por S. Carbone y R. Guèze,
1972), basado en un análisis comparativo de las leyes sobre archivos
existentes, también cae en la categoría de normalización, al igual
que el estudio de posibles requisitos internacionales para el status
de los archivistas. También debemos incluir aquí las pruebas de
normalización y coordinación relacionadas con el entrenamiento,
incluyendo el ICA Training Committee, recientemente establecido, la
elaboración y publicación de pautas para el manejo o gestión de
archivos no-activos y la evaluación de archivos (e.g. el manual
compilado por A. W. Mabbs y G. Dubosq (19770, junto con una investiga-
ción sobre los aspectos legales de intercambios internacionales de
archivos y sobre la validez legal de las películas. También pueden
llevar a la realización de normas profesionales, las investigaciones
comparativas sobre la compilación y el procesamiento de varios tipos
de materiales archivísticos, como son los archivos notariales y
administrativos y los archivos oficiales impresos y audio-visuales.
El trabajar en las distintas disciplinas de la tecnología

archivística sirve para "fomentar todas las medidas para la
conservación, protección y defensa... de la herencia archivística
de la humanidad" como se establece en los objetivos de los estatutos
del CÍA. Los debates del Congreso sobre el diseño y equipamiento de
los edificios de archivo llevó a que en 1966 se hiciera un
manual compilado por N. Duchein, que sirviera como una ayuda interna-
cional de orientación y cuya versión revisada en Inglés fue el 1er
volumen de la nueva serie de Manuales del CÍA en 1977. Los problemas
especiales de la construcción de archivos en países tropicales fue
el tema de un estudio conjunto Unesco - CIA en 1975. Manuales sobre
la restauración de archivos y la tecnología de la microfilinación
- 519 -
y las normas básicas para el equipo de talleres apropiados son el
resultado de un intenso trabajo realizado en conjunto por los comités
técnicos del CIA, que aclararon particularmente, el valor práctico
de un intercambio internacional de experiencias. Las reuniones y
seminarios organizados por el Comité de Automatización, sin duda
alguna, también han contribuido al nuevo desarrollo de la metodolo-
gía profesional.
c. Medidas para un nuevo desarrollo archivístico, particular-

mente el entrenamiento profesional y avanzado
El fomentar el desarrollo archivístico y el entrenamiento o

capacitación profesional de los archivistas en todos los países
fueron puntos considerados en la lista de objetivos de los estatutos
del CÍA durante el Congreso de Archivos de Moscú en 1972. En 1968,
la Asamblea General de Madrid había aprobado la decisión del Comité
Ejecutivo de dar prioridad a las medidas relacionadas con la ayuda
para el desarrollo archivístico. El Committee on Archival Develop-
ment (CAD) fue creado en 1970. Luego, en la "General Conference on
the Planning of Archival Development in the Third World" en Dakar a
comienzos de 1975, se creó el International Archival Development
Fund, de manera que el CIA pudiera financiar sus propios proyectos,
especialmente en los casos donde, a pesar de la urgencia, no se
dispone de la ayuda por parte de otras fuentes, o no se tiene lo
suficientemente rápido. Donaciones de los fondos de Algeria y Nige-
ria, Irán y Yugoslavia hicieron posible que el Fondo iniciara opera-
ciones, aunque las respuestas a las solicitudes para contribuciones ha
disminuido de lo que originalmente se esperaba. En cuanto a la
organización y financiación, el principal peso del trabajo en el
desarrollo archivístico en los países del tercer mundo, naturalmente
continuará siendo asumido por Unesco, y los grandes proyectos, por el
PNUD que actiía a través de Unesco. La labor del CIA y de su
Development Committee que por su parte trabaja en estrecha colabora-
ción con las distintas Divisiones Regionales del CÍA, es la de actuar
como un estímulo con el fin de coordinar los proyectos de desarrollo,
los cuales aparecen listados en el catálogo del CAD sobre necesidades
de desarrollo, y de transmitir solicitudes concretas de ayuda a
financiadores tales como Unesco, estados o instituciones miembros o,
en casos especiales, al Development Fund bajo la responsabilidad del
Comité. Otra labor del CÍA es la de proporcionar expartos para
seminarios profesionales, capacitación o misiones de desarrollo,
donde el hecho de que muchos de estos expertos procedan ahora de
archivos de países del tercer mundo, puede servir como un símbolo
del deseado progreso en el desarrollo archivístico.
El propósito de este informe no es recapitular las evaluaciones

críticas sobre el tema de la ayuda al desarrollo archivístico
ofrecida en los informes de los Congresos de Archivo de Moscú y
Washington ni tampoco describir y enunerar con detalles lo que el CÍA,
tanto solo como con la ayuda de Unesco, ha logrado en el campo del
desarrollo archivístico. El balance de los resultados logrados y los
programas de trabajo, especialmente de los últimos años, es realmen-
te impresionante, aún si al final solo una parte de las expectativas
algo remotas, se pudieran realizar. A menudo se solicita la financia-
ción de nuevos edificios de archivos, pero esto no está dentro del
dominio del CÍA. Su labor principal también está relacionada con
la metodología y las técnicas profesionales, y muchos, si no la
- 520 -
mayoría, de los proyectos mencionados en los párrafos anteriores han
sido concebidos con base en las necesidades especiales del desarrollo
archivístico en los países del tercer mundo. El "Manual of Tropical
Archivology" editado por Y. Perotin, fue una de las primeras publica-
ciones del CÍA. La elaboración, no sólo de normas para edificios de
archivo y talleres técnicos, sino también de modelos de leyes de
archivo y reglamentos de personal, son objetivos importantes en estos
países, donde las instalaciones técnicas y los fundamentos legales
deben ser construidos desde el comienzo. Misiones individuales
financiadas por Unesco, o en casos aislados por el Pondo, ayudan a
adaptar las normas propuestas a las circunstancias individuales de los
países específicos.
Se ha dado una gran prioridad en el campo del desarrollo archi-

vístico a vigorizar las facilidades de capacitación. La crea-
ción de centros regionales de capacitación en Dakar, Accra y Cór-
doba que se ha logrado gracias al apoyo técnico y publicitario del
CÍA, y el inicio de instituciones similares eh Delhi y Baghdad,
pueden considerarse un suceso inicial importante. La expansión y el
refuerzo profesional de los centros existentes, el establecimiento de
otras instituciones de capacitación nacionales y regionales, y sobre
todo de centros técnicos y talleres modelos para técnicas de
restauración y reproducción,se encuentran entre las primeras necesi-
dades y se han colocado en los primeros lugares de las resoluciones
de los distintos simposios regionales sobre capacitación archivísti-
ca, organizados recientemente por la Unesco y las divisiones re-
gionales del CÍA. Tanto el CÍA como sus comités continuarán
trabajando para estimular los esfuerzos requeridos. Objetivos
similares también se incluyen en el plan a término medio.
d) Mejorar las facilidades al usuario y las guías de

localization.
El cuarto ítem en el párrafo 2 de la sección de objetivos en

los estatutos creadores habla de los servicios al usuario, el mejora-
miento de las facilidades del servicio para la investigación
académica, "para facilitar el uso más frecuente de los repositorios
y el estudio eficaz e imparcial de los documentos archivísticos" (tal
como lo dice la versión reformada de los estatutos) "haciendo que sus
contenidos se conozcan más y estimulando un fácil acceso a los repo-
sitorios ". Una frase adicional con el fin de hacer que las reproduc-
ciones del material archivístico estén disponibles más amplia-
mente, fue omitida en la reforma estatuaria de 1964, aunque en los
congresos siguientes de 1966 y 1968, dentro de los confines del tema
principal, 'La apertura de los Archivos", se libera la publicación
microfilmada, tal como se había hecho en forma sistemática en los
Archivos Anglosajones.
'Libera de las restricciones el acceso a los archivos1 y colabo-

rar internacionalmente en este sentido, fueron los temas de las se-
siones del Congreso Extraordinario sobre Archivos realizado en
Washington en 1966. Las resoluciones finales buscaban un cambio
mundial en las condiciones de acceso y en las facilidades para el
usuario, lo que llevó a que se crearan grupos de trabajo ad hoc sobre
la libertad de acceso y las posibilidades de usar micropel.ículas para
las publicaciones documentales. El resultado de las investigaciones
- 521 -
fue el informe que Ch. Kecskemsti presentó al 6 Congreso Interna-
cional de archivos en Madrid en 1968, el cual se editó cono una pu-
blicación separada junto con la documentación factual acompañante.
"La revolución en el acceso y el uso" fue el tema de una de las
sesiones plenarias del 8 Congreso, el cual trató de evaluar
los avances logrados durante los 8 años siguientes del Congreso de
Madrid. El informe presentado confirmó un aumento constante en el
minero de usuarios y en la variedad de temas escogidos por éstos.
Ceno resultado directo de las recomendaciones del CÍA, muchos paí-
ses informaron una reducción del período límite de cierre de 50
años a 30 años. El creciente uso de la reproducción moderna y
de los procesos de indización crearon expectativas al progreso
futuro de las facilidades investigativas. Los Comités de Micro-
filmación y Automatización continuaron trabajando en sus respectivos
asuntos.
Una importantísima contribución al desarrollo de las guías

de lecalización que fue repetidamente solicitada en el contexto
de los debates del Congreso sobre facilidades de uso, está reali-
zando con un proyecto de inventario a gran escala en la "Guide to
the Sources of the History of Nations", que comenzó desde 1959 con
un contrato inicial entre Unesco y el CIA para hacer el inventario de
las fuentes de archivo para la historia de Latinoamérica. Parale-
lo al "comité técnico" establecido entonces para coordinar la
producción de los volúmenes Latinoamericanos, se estableció un
segundo comité según las recomendaciones de la 12 Conferencia
General de Unesco de 1963, para que se hiciera un inventario sobre
las fuentes de la historia de Africa Negra en los archivos de Europa y
Norteamérica. Luego, en 1967/68, se decidió extender el proyecto,
financiado por otros contratos para incluir Asia, Australasia y el
Norte de Africa. Las fechas iniciales para su terminación sólo
pudieron cumplirse para parte del trabajo. En 1966, se publicó el
primer volumen del inventario que trataba de las fuentes de la
historia Latinoamericana disponibles en los archivos Españoles. Du-
rante la década siguiente, salió el volumen II en la serie Lati-
noamericana (serie 1) de la "Guía". Entre 1970 y 1978, aparecieron
los primeros 10 volúmenes déla serie 2, "Afirca al Sur del Sahara", y
desde entonces aparecieron los primeros volúmenes de la serie 3. Las
conclusiones de este enorme proyecto que puede verse ahora, con más
de 10.000 páginas impresas ya publicadas, es indudablemente, un gran
éxito de la colaboración internacional de los archivistas. Claro
está que el trabajo de inventario, debe continuarse, tal como se ha
solicitado repetidamente con lamicrofiImación del material contenido
en las "Guías" de manera que puedan ponerse a disposición de los
países del tercer mundo.
Como consecuencia de este proyecto de inventario, se inició un

estudio del inventario sistemático de las fuentes de la historia
Asiática en los países de Asia. Hay proyectos especiales relacio-
nados con el inventario de las fuentes de la historia arquitectónica
y con la producción de una guía para los archivos de los distintos
organismos de las Naciones Unidas. Futuros planes buscan la edición
coordinada de nuevas y uniformes guías resumidas de los archivos de
todos los países miembros del CIA y un avance en la información de
las guías de localización existentes en los distintos países y
archivos, los cuales además de estar incluidas en los extractos bi-
bliográficos de los proyectos también están disponibles por medio
de un proyecto de publicación con microfichas. Sobre esto se hizo una
prueba, usando la versión en microfichas de los inventarios del Afri-
ca Negra desde la serie de la "Guide to the Sources of the History of
Nations".
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c. Colaboración con otros organismos en el canco de la
información y la documentación
La última frase en la sección de objetivos de los estatutos

originales del CIA dice "Cooperar con todos los organisms relaciona-
dos con la documentación de la experiencia humana y el uso de tal
documentación para beneficio de la humanidad". Es de gran satisfac-
ción la colaboración de Unesco que fue como un padrino en la crea-
ción del CÍA, aunque no se mencione específicamente en los estatu-
tos. Como un organismo internacional no-gubernamental (ONG) desde
su creación, el CÍA ha participado de vez en cuando como asesor en
proyectos conjuntos tales como la preparación de la convención para
la protección de la cultura a comienzos de 1950. Reconocido desde
1962 como un ONG asesor de la categoría A, ha tenido el derecho de
hacer comentarios oficiales sobre el presupuesto y propuestas de pro-
gramas de la Unesco, y de enviar observaciones a las Conferencias Ge-
nerales. Su colaboración fue mayor al crearse el Unesco Department
for Documentation Libraries and Archives (DIA) que existió hasta que
fue absorbido por la nueva División del Programa General de Informa-
ción (PGI) en 1974. El CÍA envía observadores a las reuniones del
Concejo ínter-gubernamental nombrado para administrar el programa
General de Información, y su comité asesor. El Concejo también
está comprometido en la planeación de proyectos individuales rela-
cionados con archivos, y en la planeación de los nuevos Unesco
Records and Archives Management Programme (RAMP). Además, los re-
presentantes de Unesco, generalmente especialistas en archivos, asis-
ten regularmente a las reuniones del Comité Ejecutivo, Congresos
profesionales y Asambleas Generales del CÍA como observadores
oficiales.
Unesco ha financiado la labor del CÍA desde los primeros años,

al igual que lo ha hecho con otros ONG. La ayuda presupuestal regular
fija para la publicación de "Archivum" y para financiar la asistencia
de archivistas de países en desarrollo a eventos organizados por el
CÍA, ha subido de US$4.500 en 1968 a US$21.800 en 1979, lo cual es un
aumento considerable, aún si se tienen en cuenta la devaluación y el
aumento en los costos de impresión. La labor del CÍA recibe otra
ayuda económica por parte de contratos de trabajo para proyectos
específicos, estudios especiales y reuniones profesionales o realiza-
ciones a largo plazo como el proyecto de la "Guía" que lo ha finan-
ciado desde 1959. Algunos de los resultados de los proyectos conjun-
tos Unesoo/CIA se han publicado en la serie de estudios creada por los
departamentos DBA (Documentation, Libraries and Archives: Studies and
Research) y en algunas publicaciones de la OCA.
De vez en cuando, el CÍA recibe también ayuda financiera de

otros organismos para proyectos especiales, especialmente de
fundaciones internacionales, tal como las fundaciones Rockefeller y
Ford, las cuales dan fondos para conferencias profesionales, asesoría
archivística y misiones en búsqueda de datos en Latinoamérica y
Africa. El trabajo archivístico en Latinoamérica está financiado
por la 0ËA. A solicitud del Congreso realizado en Washington en 1966,
el American Council on Library Resources (CLRS) durante varios años
ha contribuido con los proyectos del CÍA, incluyendo la ampliación
del edificio donde se encuentra la secretaría de la organi-
zación.
- 523 -
La frase citada de los estatutos, se refería menos a la ayuda
financiera que a la colaboración técnica con asociaciones con obje-
tivos similares en el campo de la información y documentación.
Teniendo este objetivo en mente, el comité ejecutivo aprobó la
formación, en 1953, de un comité conjunto de los tres ONG que
trabajaban con archivos, bibliotecas y documentación, el CIA, la IFLA
(International Federation of library Associations) y la FID (Federa-
ción Internacional de Documentación).
Sin embargo, aunque las tres organizaciones enviaron delegados a

los congresos internacionales, pasó mucho tiempo antes de que fuera
eficaz una cooperación más intensa. Se hicieron algunos contactos
en el contexto del DBA de Unesco, creado en 1967, y de su comité
asesor, el IACODIA (International Advisory Committee for Documenta-
tion , Libraries and Archives), en el cual estaban representados los
tres ONG, pero especialmente en la preparación de la conferencia
internacional de la Unesco NATIS (Conference on the Planning of
National Infrastructures for Documentation, Libraries and Archives) en
el otoño de 1974. El comité mixto, que luego revivió, dio espe-
ranzas para que hubiera una continuidad regular de contactos en el
futuro. Para 1980 se propuso una sesión conjunta de las tres divi-
siones. Se buscaba la cooperación en áreas especializadas donde se
formara un comité directivo mixto CIA/IFLA para la restauración de
libros y documentos, de acuerdo con una reunión de trabajo de 1971, y
con el nombramiento reciente de un Joint Project Committee on Records
Management, con la colaboración del International Records Management
Foundation (IRMF) según una recomendación del Congreso Internacional
de Archivos realizado en Washington en 1976. Al planear futuros Con-
gresos debe incluirse el refuerzo a la cooperación en otras áreas
especiali zadas.
4. PROBLEMAS ACTUALES Y POSIBILIDADES FUTURAS
Nuestro análisis de la estructura organizacional del CÍA no

muestra problemas serios en esta área. Sin duda es sorprendente que
a pesar de la falta de istematización y de muchas adiciones y exten-
siones que se han improvisado durante décadas, se han desarrollado
formas prácticas completas de organización que han permitido seguir
avanzando en el crecimiento del Consejo y de sus labores. El sistema
de trabajo de las Divisiones Regionales, básicamente un concepto
excelente que no existe en la misma forma en ningún otro organismo
internacional similar, aún necesita completarse y elaborarse en
algunos aspectos; aunque debe tenerse cuidado de no perder los lazos
de unión con el organismo principal de la organización padre. Ya se
han tomado las medidas necesarias para mejorar la estructura del
comité del CIA y la coordinación con el trabajo del comité.
Además, las labores que deben realizarse y la forma como deben lo-
grarse abogan por una continuación de los comités técnicos existen-
tes. Los comités de políticas parecen ser indispensables para el
funcionamiento del Concejo. Sin embargo, las repetidas advertencias
en contra de cualquier aumento en el número de comités, deben escu-
charse más seriamente en. el futuro, de manera que los grupos de
trabajo ad hoc para los proyectos especiales con límite de tiempo
queden claramente diferenciados de los comités permanentes.
- 524 -
Debe revisarse la organización de las secciones, cuyo número
aún puede aumentar, teniendo en cuenta la posibilidad de tener
algunos comités que sirvan como puntos de partida para nuevas
secciones.
La suficiencia y estructura de los órganos directivos centrales

del Concejo realmente no requieren un cambio básico, aunque sí debe
evitarse que crezcan el Comité Ejecutivo y el Bureau pues se haría
difícil de manejar. La Secretaría, una vez que se nombre el segundo
archivista profesional, debe colocarse en una posición que le permita
hacer frente a las labores que se le asignen en forma eficaz como lo
ha hecho hasta ahora, aunque ciertamente ayudaría, si una de las
administraciones de archivos nacionales considera posible ayudar
con archivistas jóvenes a realizar tareas especiales en forma tempo-
ral. Como en el pasado, igual que en el futuro, gran parte del
trabajo deberá delegarse. Tal vez esto es también válido en
cuanto a la colaboración con profesiones relacionadas.
En la labor de los Comités, Divisiones Regionales y Secciones,

como en la ejecución de conceptos trascendentales del programa a
mediano plazo, surge el interrogante de la financiación. Las refor-
mas y el ajuste periódico de las cuotas de los miembros indudablemen-
te ha creado una base financiera mucho más sólida. Las contribucio-
nes de Unesco han aumentado gradualmente, aunque se espera urgentemen-
te un aumento posterior. La contabilidad actual presenta un cuadro
más bien favorable, pero esto no debe ocultar el hecho de que muchos
logros importantes del CÍA, una gran parte de sus publicaciones, los
congresos y reuniones y hasta las reuniones de comités y conferencias
seccionales, han sido posibles sólo gracias a que el Concejo, consi-
derado explícitamente un organismo no-gubernamental, esté financiado
en gran parte por las contribuciones de un número limitado de admi-
nistraciones archivísticas nacionales, las cuales sobrepasan las
entradas por parte de las suscripciones. A esto se suman los esfuer-
zos personales de lo que es igualmente un círculo relativamente limi-
tado de archivistas comisionados. La administración archivística
francesa proporciona la localización para el secretario y parte de su
equipo. Los boletines de los comités son publicados por naciones e
instituciones miembros, sin tocar los recursos del CIA y el CIA y
Unesco sólo pueden cubrir los costos de transporte a las reuniones
del órgano directivo y de los comités de algunos expertos que
asisten a los países en desarrollo. Resta confiar en que se
continúe con este tipo de ayuda, a la vez que se busca una futura
participación de las administraciones que hasta ahora no han tomado
parte activa.
Tal vez el problema más importante es el de promover la partici-

pación en el trabajo del CÍA. Uno de los documentos subsidiados se
refiere a la relación del archivista con el CÍA. Se ha informado
progreso al atraer archivos nacionales y asociaciones de archivistas
existentes al trabajo del CÍA, pero por otra parte, está limitado a
un número comparativamente restringido que surge en su mayoría de
unos pocos países. Una proporción substancial de miembros de las
categorías C y D son sólo suscripciones anuales a "Archivum", que,
claro está, aún así las hace valederas. Actualmente se distribuyen
cerca de 1500 copias de "Archivum" por suscripción y ventas indi-
viduales. Se imprimen 1000 copias de cada edición del "ICA Bulletin",
- 525 -
y un número similar es el objetivo del "International Journal of
Archives". Las tiradas estimadas para las publicaciones individuales
están entre 500 y 1000. Sin embargo, esto realmente significa que
además de la participación activa limitada tiene contacto y corres-
pondencia con sólo una parte relativamente pequeña de archivos y de
archivistas en los 100 estados miembros del CÍA. La "International
Archives Week 1979" organizada por la sección del CÍA de Asociaciones
Archivfsticas trató de aumentar la publicidad del trabajo de los ar-
chivos internacionales. En el futuro se debe poner más atención a
la eficiencia en la publicación de los trabajos del CÍA. Solamente
así se podrá obtener una mayor respuesta a la ayuda por parte de los
archivistas de todo el mundo, lo cual se requiere urgentemente co-
mo base para la labor futura del CIA y para fortalecer su posi-
ción respecto a la Unesco y a las organizaciones profesionales com-
petentes. Dentro de los programas de trabajo desarrollados por el
CIA y Unesco, no faltan labores que sean importantes y recompensa-
das para nuestra organización en los años venideros.
- 526 -
NOTA BIBLIOGRÁFICA
Robert Henri BAUITER: La Collaboration internationale en matiè-

re d'archives. in: Les Archives dans la vie internationale. Actes
de la 6a Conférence Internationale de la Table Ronde des Archives
(Paris 1963), pp. 57-76.
Robert Henri BAUITER: Twenty Years of International Cooperation

in Archives Work. In: Unesco Bulletin for Libraries vol. 19 (1965),
pp. 317-323.
Charles KECSKEMETI: Les activités et les problèmes du Conseil

International des Archives. In: Archivum vol. 16 (1966), pp. 197-206.
The International Council on Archives. Special publication for

Intergovernmental Conference on the Planning of National
Documentation, Library and Archives Infrastructures (Paris 1974), 15
PP.
Oliver W. HOLMES: Toward an International Archives Program and
Council, 1945-1950. In: The American Archivist vol. 39 (1976), pp.
287-299.
Morris RIEGER: The International Council on Archives,Its First
Quarter Century. Ibid. pp. 301-306.
Wilfried I. SMITH: The International Council on Archives and

technical assistance to developing countries. Ibid. pp. 343-351.
International Council on Archives. Bulletin. No. 1-12

(1973-1979).
Como información adicional, quiero agradecer muy especialmente a

Charles Kecskeméti y al secretario del CÍA en París, a Christian Gut
y al Dr. Alfred Wagner.
- 527 -
ANEXO
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS DEL RAMP
Unesco. General Information Programme. Expert Consultation

on the Development of a Records and Archives Management
Programme (RAMP) within the Framework of the General Infor-
mation Programme, 14-16 May 1979. Paris, Working Document
(PGI/79/WS/1). Paris, Unesco, 1979. 19p. Available also
in French.
Unesco. General Information Programme. Expert Consultation

on the Development of a Records and Archives Management
Programme (RAMP) within the Framework of the General Infor-
mation Programme, 14-16 May 1979. Paris, Final Report
(PGI/79/WS/II). Paris, Unesco, 1979. 36p. Available also
in French.
Manning, Raymond, Gilberte Pérotin and Sven Welander, comps.

and e d s . Guide to the Archives of International Organizations.
Part I. The United Nations System. Preliminary version
(PGI/79/WS/7). Paris, 1979. 301 p.
Cook, Michael. The Education and Training of Archivists - Status

Report of Archival Training Programmes and Assessment of Manpower
Needs ( P G I / 7 9 / C O N F . 6 0 4 / C O L . 2 ) . Paris, Unesco, 1979. 71p.
Available also in French.
Delmas, Bruno. The Training of Archivists - Analysis of the

Study Programme of Different Countries and Thoughts on the Pos-
sibilities of Harmonization (PGI/79/CONF.604/COL.1 ) . Paris,
Unesco, 1979. 75p. Available also in French.
Unesco. Division of the General Information Programme. Meeting

of Experts on the Harmonization of Archival Training Pro-
grammes, 26-30 November, Paris, 1979. Final Report (PGI/79/
CONF.604/COL.7). Paris, Unesco, 1980. 18p. Available also
in French.
Roper, Michael. Democratic Republic of the Sudan : Establishment

of a Technical Training Centre and Conventions Concerning the
Transfer of Archives (FMR/PGI, 80/180). Paris, Unesco, 1980.
31p.
Kecskemet i, Charles y Evert Van Laar. Acuerdos y Convenios: Modelos

Bilaterales y Multilaterales Relativos a las Transferencias de Archivos
(PGI/81/WS/3), Paris, Unesco, 1981, 45 p . Disponible también en
Arabe, Francés, Ruso y Inglés.
Silva, G . P . S . H . d e . A Survey of Archives and Manuscripts Relating

to Sri Lanka and Located in Major London Repositories (PGI/81/
WS/4). Paris, Unesco, 1981, 100p.
- 528 -
10. Borsá, Iván. Feasibility Study on the Creation of an Interna-
tionally Financed and Managed Microfilm Assistance Fund to Faci-
litate the Solution of Problems involved in the International
Transfer of Archives and in Obtaining Access to Sources of
National History Located in Foreign Archives ( P G I / 8 1 / W S / 7 ) . Paris,
Unesco, 1981. 31p. Available also in Arabic, French, Russian
and Spanish.
11. White, Brenda. Archives Journals : A Study of their Coverage by

Primary and Secondary Sources. (RAMP Studies and Guidelines).
(PGI/81/WS/10). Paris, Unesco, 1981. 72p. Available also
In French.
12. Pieyns, Jean. Feasibility Study of a Data Base on National His-

torical Sources in Foreign Repositories ( P G I / 8 1 / W S / 2 4 ) . Paris,
13. Weill, Georges. El Valor Probatorio de las Microformas: un Estudio

RAMP (PGI-81/WS/25). París, Unesco, 1982, 80 p . Disponible también
en Inglés y Frances.
14. Hull, Felix. Utilización de Técnicas de muestreo en la Conservación

de Registros: Estudio del RAMP y Directrices al Respecto
(PGI-81/WS/26). París, Unesco, 1981. 67 p . Disponible también en
Inglés y Francés.
15. Cortés Alonso, Vicenta. Perú : sistema Nacional de Archivos y
Gestión de Documentos : RAMP Proyecto Piloto ( FM/PGI/81/110).
Paris, Unesco, 1981. 56p. Available also in English.
16. Crespo, Carmen. Establecimiento de un Centro de Formación en

Técnicas de Restauración y Reprografía en la Escuela de Archiveros,
Universidad de Córdoba (FMR/PGI/81/116S). Unesco, París, 1981. 20 p .
Disponible también en Inglés.
17. Ricks, Artel. Republic of the Philippines : RAMP pilot project for
the establishment of a regional archives and records centre.
(FMR/PGI/81/158). Paris, Unesco, 1981. A9p.
18. Evans, Frank B . The Republic of Cyprus : Development of an ar-

chival and records management programme (FMR/PGI/81/166). Paris,
Unesco, 1981. 64p.
19. Unesco. General Information Programme. Survey of Archival and Re-

cords Management Systems and Services 1982 ( P G I / 8 2 / W S / 3 ) . Paris,
Unesco, 1982. Available also in French.
20. Rhoads, James B . The Applicability of UNISIST Guidelines and ISO

International Standards to Archives Administration and Records
Management : A RAMP Study ( P G I / 8 2 / W S / 4 ) . Paris, Unesco, 1982.
95p. Available also in French and Spanish.
21. Unesco. Division of the General Information Programme. Second

Expert Consultation on R A M P (RAMP II) Berlin (West), 9 -
11 June 1982. Working Document ( P G I / 8 2 / W S / 6 ) . Paris, Unesco,
1982. 31 p .
- 529 -
22. White, Brenda. Directory of Audio-Visual Materials for Use in
Pecords Management and Archives Administration Training (PGI/82/
WS/8). Paris, Unesco, 1982. 71 p.
23. Tlrmizi, S.A.I. Cuide to Records Relating to Science and Techno-

logy in the National Archives of India : A RAMP Study (PIG/82/
WS/12). Paris, Unesco, 1982. 84p.
24. Cook, Michael. Directrices para la Preparación de Programas de

Estudios sobre la Gestion de Documentos y la Administración de
Archivos Modernos: un Estudio del RAMP (PGI-82/WS/16). París,
Unesco, 1982. 61 p. Disponible también en Inglés.
25. Unesco. Programa General de Información. Segunda Consulta de
Expertos sobre el RAMP (RAMP II) Berlin (Occidental), 9-11 de
junio de 1982. Informe Final (PGI-82/WS/24). París, Unesco,
1982. 46 p. Disponible también en Inglés y Francés.
26. Evans, Frank B . Malaysia : Development of the Archives and Re-
cords Management Programme (FMR/PGI/82/110). Paris, Unesco,
1982. 54p.
27. Rlcks, Artel. Philippines : RAMP Pilot Project for the Establish-
ment of a Regional Archives and Records Centre (Report No. 2)
(FMR/PGI/82/161). Paris, Unesco, 1982. 24p.
28. Evans, Frank B . Writings on archives published by and with
the assistance of Unesco : A RAMP study (PGI-83/WS/5). Paris,
Unesco, 1983. 33p.
29. Evans, Frank B . y Eric Ketelaar. Guía para la Encuesta sobre los
Sistemas y Servicios de la Gestion de Documentos y la Adminis-
tración de Archivos: un Estudio RAMP (PGI-83/WS/6). París, Unesco,
1383, 41 p. Disponible también en Inglés y Francés.
30. Hildesheimer, Françoise. Guidelines for the Preparation of General

Guides to National Archives : A RAMP Study (PGI-83/WS/9). Paris,
31. Kula, Sam. The Archival Appraisal of Moving Images : A RAMP
Study with Guidelines (PGI-83/WS/18). Paris, Unesco, 1983.
130p.
32. Moldeen, P . S . M . A Survey of Archives Relating to India and Loca-
ted in Major Repositories in France and Great Britain (PGI-83/
W S / 1 9 ) . Paris, Unesco, 1983. 72p.
33. Ducheln, Michel. Obstacles to the Access, Use and Transfer of
Information from Archives : A RAMP Study (PGI-83/WS/20). Paris,
34. Rhoads, James B . The Role of Archives and Records Management
in National Information Systems : A RAMP Study ( PGI-83/WS/21).
Paris, Unesco, 1983. 56p. Available also In French.
- 530 -
35. Hendrlks, Klaus B. The Preservation and Restoration of Photogra-
phic Materials in Archives and Libraries : A RAMP Study with
Guidelines (PGI-84/WS/1). Paris, Unesco, 1984. 121p.
36. Stark, Marie C. Development of Records Management and Archives
Services within United Nations Agencies (PGI-83/WS/26). Paris,
Unesco, 1983. 215p.
37. Kathpalia, Y.P. Modelo de Programa de Estudios para la Formación de
Especialistas en Conservación y Restauración de Documentos: un
Estudio del RAMP y Directrices (PGI-84/WS/2). Paris, Unesco, 1984,
36 p. Disponible también en Ingles y Frances.
38. Seton, Rosemary E. Conservación y Administración de los Archivos
Privados: un Estudio del RAMP (PGI-84/WS/6). Paris, Unesco, 1984.
55 p. Disponible también en Inglés y Francés.
39. Taylor, Hugh A. Los Servicios de Archivo y el Cpncepto de Usuario:
un Estudio del RAMP (PGI-84/ W ^ S ) . Paris, Unesco, 1984. 72 p.
3
Disponible también en Inglés y Francés.
40. Charman, Derek. Records surveys and schedules : A RAMP Study

with Guidelines (PGI-84/WS/26). Paris, Unesco, 1984. 112p.
41. Crespo, Carmen and Vicente Vinas. La preservación y restauración
de documentos y libros en papel : un estudio del RAMP con direc-
trices ( PGI-84/WS/25). Paris, Unesco, 1984. 109p. English
version in preparation.
42. Jubb, Michael. Guide to records relating to science and techno-
logy in the British Public Record Office : A RAMP Study (PGI-84/
W S / 9 ) . 313p.
43. Keenc James A. y Michael Roper. Planificación, Equipamiento y Dota-
ción de Personal de un Servicio Reprográfico de Documentos: un
Estudio del RAMP con Directrices (PGI-84/WS/8). Paris, Unesco,
1984. 92 p. Disponible también en Inglés.
44. Naugler, Harold. The Archival appraisal of machine-readable re-

cords : A RAMP Study with Guidelines (PGI-84/WS/27). Paris,
Unesco, 1984. 16lp.
45. Wimalaratne, K . D . G . La Înformación Científica y Tecnológica que

Figura en los Expedientes de casos y en los Archivos de las Admi-
nistraciones Publicas: un Estudio del Programa de Gestión de
Documentos y Archivos (RAMP) (PGI-84/WS/7) % Paris, Unesco, 1984.
68 p . Disponible también en Inglés y Frances.
46. Guptil, Marllla B . Archival appraisal of records of International

organizations : A RAMP Study with Guidelines (PGI-85/WS/4). Paris,
Unesco, 1985. 96p.
47. Ketelaar, Eric. Archival and records management legislation and
regulations : A RAMP Study with Guidelines (PGI-85/WS/9). Paris,
Unesco, 1985. 121 p.
- 531 -
A8. Orléans, Jacques d ' . The Status of archivists in relation to
other information professionals in the public service in Africa :
A RAMP Study (PGI-85-WS/2). Paris, Unesco, 1985. 43p.
49. Van Laar, Evert. The Status of archives and records management
systems and services in African Member States : A RAMP Study
(PGI-85/WS/3). 78p.
En el límite de los ejemplares disponibles, se distribuye gratuitamente

copias de estos estudios y documentos, escribiendo a la dirección
siguiente:
Division del Programa General de Información

Centro de Documentación
UNESCO
7, place de Pontenoy
75700 París
Francia
- 532 -

UNESCO La Administracion Moderna de Archivos y La Gestion de Documentos

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UNESCO La Administracion Moderna de Archivos y La Gestion de Documentos

Încărcat de

Drepturi de autor:

PGI-85/WS/32

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas

La administración moderna de archivos y la gestion de documentos:

A fin de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros,

- elaborar normas, pautas, métodos y otros instrumentos normativos para

- permitir a los países en desarrollo crear sus propias bases de datos

- fomentar el establecimiento de redes especializadas de información en

- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas de informa

- establecer sistemas de información nacionales y mejorar los diversos

- formular políticas y planes de desarrollo en esta esfera;

- capacitar a los especialistas en información y a los usuarios y crear

El presente Prontuario tiene por finalidad ayudar a satisfacer la

Todos los artículos señalados con un asterisco han sido traducidos

Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que

El redactor es responsable de la selección y presentación de los

Los lectores que deseen formular comentarios y sugerencias respec-

LA FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

*BAUTIER, R.-H. La misión de los archivos y las tareas de 1-29

*COOK, M.-G. Los servicios de archivo centrales y locales 30-39

*KECSKEMETI, C. Archivos, desarrollo y soberanía nacional 40-54

*SMITH, W.-I. Los archivos en países desarrollados: una 55-60

*CAPP0N, L.-J.: Los manuscritos históricos como documentos: 61-68

*HARDENBERG, H. Algunas reflexiones sobre los principios 93-96

*P0SNER, E. Max Lehmann y el origen del"principio de 97-103

III PROBLEMAS JURÍDICOS BÁSICOS

*BAUTIER, R.-H. La legislación archivística 110-114

M'BOW, A.-M.: Informe del Director General sobre el estudio 115-121

*NORTON, M.-C. El lugar de los archivos en el gobierno 122-130

IV FORMACIÓN PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ARCHIVOS

COOK, M.-G. Una norma internacional para la formación 131-140

V GESTION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

EVANS, F.-B.: Ideas modernas sobre la administración de 141-147

"RICKS, A. La gestión de documentos como una función 179-189

*B0ISARD, P. Por una política de las eliminaciones. 190-219

*LAMB. W.-K. El refinado arte de la destrucción 233-238

RIEGER, M. Técnicas modernas de retirada de documentos 239-249

VII ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN

*BELL, L. Vocabulario controlado en la4 indizacidh 260-277

*EVANS, F.-B. Métodos modernos de ordenamiento de archivos 278-298

VIII SERVICIO DE ACCESO Y DE REFERENCIAS

*FRANZ, E.-G. Información y orientación al usuario : 306-320

*REITMAN, A.: La libertad de información y la privacidad: 327-334

WAGNER, A.: El acceso a los archivos : De las 353-357

IX EXPOSICIONES, SERVICIOS EDUCATIVOS, RELACIONES PUBLICAS

BEHR, H.-J.: Los archivos y la educación escolar: 358-366

*BERCHE, C : La utilización de los archivos por el gran 367-380

*COOK, M.-G.: Enseñanza con archivos 381-394

*SMITH, W.-I.: Los archivos y las relaciones públicas 395-400

*SMITH, W.-I. Archivos y cultura: un ensayo 401-413

TJAVIES, J. La conservación de documentos con referencia 414-430

"DUCHEIN, M. Las construcciones y equipos de archivo en 431-448

KATHPALIA, Y.-P. Conservación y preservación de archivos 449-456

XI LA TECNOLOGÍA- MODERNA Y LOS ARCHIVOS

*GILLE, G.: Esbozo de un plan de normalización para la 457-478

ROPER, M.: La nueva tecnología de la información y 479-485

XII ADELANTOS EN MATERIA DE ARCHIVOS A ESCALA INTERNACIONAL

EVANS, F.-B. La Unesco y el desarrollo de los archivos 486-504

TRANZ, E.-G. El CÍA, logros y futuro 505-527

ANEXO Estudios y documentos del RAMP 528-532

El presente Prontuario sobre la Administración Moderna de Archivos y la

Su objetivo es complementar los libros de texto y los manuales existen-

En primer lugar, no pueden proporcionar una orientación en las prácti-

Esas diferencias no han permitido elaborar manuales internacionales so-

Así pues, el presente Prontuario tiene como objetivo fundamental propqr

En la ordenación del contenido se ha tratado más bien de introducir al