Cómo escoger el

Sistema de Punto de Venta

ideal para tu negocio
Guía Especializada para Tiendas y Restaurantes

Ambit Technology @AmbitTechnology www.ambit.com.mx Edición N° 1

Tabla de Contenido

1. Conoce los tipos de sistemas de punto de venta 03

Sistemas locales 04

Sistemas en la nube 05

2. Define qué necesita tu negocio 06

Gestión de facturación 07

Control de inventarios 08

Gestión de empleados 09
Programas para clientes 10

3. Calcula tu presupuesto 11

Según tu tipo de negocio 12

Según el hardware requerido 13

Según el tipo de licencia 14

Práctica 15

Acerca de Ambit Technology 17

1. Conoce los tipos de sistemas de
punto de venta
Vivimos tiempos afortunados en los que la constante experimentación e innovación
en tecnologías de sistemas de puntos de venta, pone a nuestro alcance desarrollos
de potentes softwares para solucionar de manera local o remota las necesidades de
nuestras tiendas y restaurantes.

En este escenario de variedades, el mejor punto de partida para seleccionar el

sistema de punto de venta ideal es comenzar por conocer las diferencias y
semejanzas entre los softwares diseñados con arquitectura local y en la nube.

Conocer las diferencias y ventajas de uno y otro sistema, te permitirá entender

y determinar cuál es la mejor elección para tu negocio.
sistemas locales y en la nube sistemas locales

sistemas locales

Como su nombre lo indica, son sistemas desarrollados teniendo en mente una

implementación y funcionamiento local en equipos no dependientes de una conexión a
Internet.

Por otra parte, deben cumplir con ciertos requerimientos de sistema operativo y
hardware que garanticen un funcionamiento rápido y eficaz, para sostener sus robustas
funciones. Por lo tanto, sus capacidades de adaptabilidad permiten que se integre con
éxito a equipos y aplicaciones complementarias de alto rendimiento.

Debido a las necesidades específicas de hardware que requiere para su funcionamiento,

es el sistema preferido por grandes negocios y cadenas de negocios que precisan
una alta competencia en la gestión interconectada de varios establecimientos y
grandes bases de datos.

Usualmente, el licenciamiento de este tipo de sistemas es a través de la compra de una

licencia única por versión de software o de por vida.

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sistemas locales y en la nube sistemas en la nube

sistemas en la nube

Se trata de programas de nueva generación que han irrumpido en el mercado de puntos

de venta gracias a la interconectividad que hoy en día nos brinda Internet. Su ventaja
principal es que requieren de menos infraestructura, puesto que recogen y almacenan
datos directamente desde la nube. Son softwares menos customizables, pero altamente
adaptables, que cuentan con actualizaciones universales recurrentes y con la garantía de
un óptimo desempeño en tiempo real.

Por su flexibilidad y baja cantidad de requerimientos de equipos, los softwares en la

nube son la opción preferida para pequeños locales que requieren opciones
básicas de administración o que necesitan de gran movilidad para su
funcionamiento.

Usualmente, los servicios de punto de venta en la nube se contratan por medio de

suscripciones de pago mensual que permiten arrancar un negocio con una inversión
inicial menor.

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2. Define qué necesita tu negocio

En el extenso universo del retail y los restaurantes la variedad de establecimientos

de acuerdo a dimensiones y ramas de la industria podría ser infinita, pero el
denominador común que todos comparten es que necesitan contar cuando menos
con cuatro módulos básicos y cumplir con ciertas características:

Módulos
Gestión de Facturación Manejo de personal
Control de Inventarios Programas para clientes
define qué necesita tu negocio gestión de facturación

gestión de facturación

La primera función asociada a cualquier sistema de punto de venta es la de facturar, pero a

diferencia de otros tiempos, facturar hoy con sistemas informáticos de nueva
generación se encuentra altamente determinado por las capacidades de movilidad,
conectividad y acceso remoto de cada sistema.

Indistintamente de que estén basados en arquitecturas locales o en la nube, muchos de los

sistemas actuales cumplen con la función de movilidad que permite facturar en diferentes
áreas de un mismo local. Por otra parte, la mayoría de los programas permiten monitorear
la facturación de varias sucursales ubicadas en distintos puntos geográficos, bien sea
mediante sincronizaciones a servidor central o mediante acceso remoto vía Internet.

Los sistemas en la nube ofrecen la gran ventaja de poder facturar y emitir reportes vía web,
en tiempo real y desde cualquier dispositivo, al punto de que algunos softwares están
diseñados para operar desde dispositivos móviles exclusivamente. En cambio los sistemas
locales prescinden de Internet para facturar, pero necesitan de hardwares más específicos
que sean compatibles o estén certificados por el proveedor de software.

A la hora de asumir retos de crecimiento, ambos tipos de sistemas suelen escalar su alcance
a la par de los nuevos requerimientos del negocio.

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define qué necesita tu negocio control de inventarios

control de inventarios

Una de las propiedades más valiosas de un sistema de punto de venta, es su

competencia para controlar de manera inteligente inventarios físicos o digitales.

Para negocios que manejan grandes volúmenes de mercancía, son ideales los
programas especializados en mantener registros rigurosos de numerosos pedidos y
compras con proveedores, así como llevar un control de la ubicación de insumos en
almacenes, cambios en las mermas diarias y mensuales, transferencias de productos
entre sucursales, y más.

Pero si el negocio tiene una práctica de inventario menos compleja, existen sistemas
que se enfocan en funciones determinadas, como la de administrar el stock de
productos y existencias del día, con la ventaja de ofrecer completos reportes del
rendimiento del negocio en tiempo real, desde cualquier dispositivo.

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define qué necesita tu negocio gestión de empleados

gestión de empleados

Los sistemas de punto de venta se han convertido en importantes aliados para la

asistencia de recursos humanos, tanto en el monitoreo de las actividades del personal
como en el mejoramiento de su desempeño laboral.

Un software de punto de venta amigable, intuitivo y seguro, permite que el

personal lo maneje de una manera más eficiente, al tiempo que se ocupará de
resguardar los datos del negocio. Para ello, usualmente permitirá que se creen
perfiles de usuario con distintos niveles de acceso, funciones y zonas de trabajo,
asignadas a cada dependiente en particular.

Aparte de cubrir las funciones básicas para la gerencia de personal, algunos programas
además han demostrado ser una efectiva herramienta para medir otros aspectos, tales
como las horas cumplidas y metas de productividad de los empleados.

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define qué necesita tu negocio programas para clientes

programas para clientes

La antigua costumbre de los negocios de velar únicamente por el rendimiento de sus

ventas ha cambiado. Hoy en día es vital prestar suma atención a los deseos y hábitos de
los clientes para ganar su lealtad como compradores y tratar de lograr que se conviertan
en difusores de la marca.

Pensando en esto, algunos programas de punto de venta cuentan con interfaces

que permiten maximizar la satisfacción en la experiencia de usuario, así como
también la posibilidad de llevar un registro de los gustos de consumo de cada
comprador para generar perfiles y recompensar su fidelidad.

Bien sea que se trate de una función nativa del software o de un módulo externo, cada
vez son más los beneficios de disponer de una detallada segmentación de compradores.
Esto nos permitirá gestionar con facilidad planes de cortesías, descuentos, promociones,
monederos electrónicos, entre otras estrategias de marketing para fidelizar nuevos
clientes y afianzar la lealtad de los ya existentes.

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3. Calcula tu presupuesto

La adquisición de un sistema de punto de venta a la medida de tu negocio, es una

paso importante que debes planificar tomando en cuenta al menos tres variables
que te permitirán apreciar una perspectiva global de los costos de inversión:

Según tu Según el Según el

a tipo de negocio b hardware requerido
c tipo de licencia
calcula tu presupuesto según tu tipo de negocio

a. según tu tipo de negocio

Identificar a cuál nicho pertenece tu negocio es fundamental a la hora de buscar un

sistema de punto de venta, pues el mercado ya cuenta con softwares especializados en
sectores concretos como, por ejemplo, los restaurantes y el retail. La compra de un
programa desarrollado para tu nicho de negocio específico, será sin duda una
inversión acertada para lograr los objetivos de funcionamiento de tu empresa.

También es muy importante que contemples y estimes el número de sucursales que el

programa deberá manejar, así como la cantidad de usuarios que harán uso del sistema,
ya que algunos softwares exigen pagos por estación de trabajo, en tanto que otros
cobran costos individuales por cada usuario del sistema.

Café Boutique

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calcula tu presupuesto según el hardware requerido

b. según el hardware requerido

El tipo de equipos y la cantidad requerida, será un factor que dependerá

de la infraestructura del software que escojas.

Así tenemos que los sistemas locales con tecnología cableada exigen mucho más
equipamiento especializado y planificación previa, que el requerido
por un sistema interconectado con tecnología wireless.

Una vez definido el tipo de sistema a implementar, el siguiente aspecto importante

que determinará la inversión en hardware es el inventario de todos los equipos
indispensables para dotar las áreas y locales de tu negocio.

Sistemas en la nube Sistemas locales

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calcula tu presupuesto según el tipo de licencia

c. según el tipo de licencia

Existen dos tipos de licencias estándar entre las que puedes elegir: el licenciamiento
único y el licenciamiento de costo recurrente.

El pago de una licencia única es usualmente más alto al inicio, pero supone un solo
pago, en comparación al pago de una licencia de costo recurrente, más bajo al
inicio, pero que representa un costo sostenido que debes contemplar en tus gastos
mensuales. Las licencias de pago recurrente también brindan la posibilidad de darse de
baja de un mes a otro, siendo especialmente útiles para negocios itinerantes.

En cualquiera de los casos, contempla además como gastos añadidos las pólizas de
soporte o consultoría que deberás costear para mantener tu sistema al día y
funcionando eficientemente, aparte de los costos de contratación de aplicaciones y
módulos externos para complementar ciertas funcionalidades del software, en la
medida en que tu negocio lo demande.

ENE FEB
ENE - DIC

MAR ABR

PAGAR

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Cómo escoger el sistema de punto de venta ideal para tu negocio página 1/2

Práctica: Define qué necesita tu negocio

I. Apunta las necesidades que requiere cubrir tu negocio, completando la siguiente checklist:

Características Funciones

Conexión de múltiples establecimientos

Facturación con conexión a Internet

Administración central, en tiempo real, desde cualquier explorador

Facturación electrónica
Gestión de facturación
Facturación móvil y remota

Impresión y envío de pedidos

Posibilidad de separar cuentas

Venta de productos con código de barras

Venta de productos con peso e integración con básculas

Manejo de costes

Manejo de mermas de insumos

Manejo de mermas de productos terminados

Control de almacenes

Inventarios digitales
Control de inventarios
Inventarios físicos

Control centralizado de catálogos

Pedidos a proveedores

Listas de precios

Transferencias entre sucursales

Control de stock

Fácil manejo para empleados

Creación de roles y perfiles

Gestión de empleados
Asignación de pedidos

Control de horarios

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Cómo escoger el sistema de punto de venta ideal para tu negocio página 2/2

Características Funciones

Programa de lealtad y clientes frecuentes

Promociones automáticas

Interacción con los clientes

Programas para clientes
Monedero electrónico

Segmentación de clientes

Listas de correos

Herramientas de marketing

Reportería móvil accesible desde cualquier dispositivo

Reportería instantánea en tiempo real

Reportes Reportes horarios

Reportes predeterminados

Desarrollo de rerportes a la medida

Multi establecimiento y multi ubicación

Manejos de varias monedas

Idiomas inglés y español

Customización y flexibilidad
Compatibilidad con módulos externos

Escalabilidad

Adaptabilidad a necesidades

Interfaz de ventas intuitiva y fácil de usar

Interface y usabilidad
Interfaz de usuario configurable

Control de seguridad con clave

Seguridad de la data
Respaldo seguro de data

II. Conversa con tus empleados y consulta sus opiniones.

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Acerca de Ambit Technology

Ambit Technology es una empresa líder en el desarrollo, consultoría e implementación

de sistemas de puntos de venta para restaurantes y retailers en Latinoamérica.

Ofrecemos soluciones de arquitectura local y en la nube, diseñadas especialmente para

la gestión automatizada de pequeños y grandes locales, así como para la administración
de cadenas de establecimientos y franquicias.

Sistemas para tiendas Sistemas para restaurantes

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