CONCEPTUALIZACIONES

1. DOCUMENTO
Según Mijailov, Chernii y Guiliarevskii por documento se entiende “cualquier objeto
material que registra o fija algún conocimiento y puede ser incluido en una recopilación.
En su acepción más amplia, conviene no solo a las inscripciones, manuscritos y ediciones
impresas sino también a las obras de arte, monedas y piezas de museo (1, p. 79)”.

1.1. TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos pueden clasificarse de diversas formas [1]

1.1.1. LIBROS: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado

y pueden presentarse en uno o varios volúmenes.

1.1.2. PUBLICACIONES PERIÓDICAS: Cualquier publicación que aparece por

entregas sucesivas sin limitación previa, respectó a su duración y en general con
una periodicidad dada. En general se las denomina revistas, pero cuando la
periodicidad es diaria, se les llama diarios.

1.1.3. DOCUMENTACIÓN DE CONGRESOS: Acostumbran a presentarse con

la denominación de actas (Proceedings, en inglés) y recogen las aportaciones
de la comunidad técnico-científica sobre un tema específico.

1.1.4. TESIS: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido

al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o
diploma en esta Institución.

1.1.5. BIBLIOGRAFÍAS: Describen y clasifican referencias de documentos con el

fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo intelectual.

1.1.6. CATÁLOGOS: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes

documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc.

Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a

diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del
documento original.

1.1.7. BASES DE DATOS: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de

una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por
ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite
al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización.
Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos
(generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información
secundarias por excelencia.
2. GESTIÓN DE ARCHIVOS
Según Ponjuan (2003) “la gestión es un proceso mediante el cual se obtiene, despliega o
utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización,
podemos entonces afirmar que la gestión documental es el proceso mediante el cual las
organizaciones de cualquier índole, desarrollan diferentes funciones y procedimientos
para optimizar el tratamiento de documentos de cualquier índole.” Y según García (2001)
“El concepto de gestión de archivos no es nuevo. Se dice que desde que existieron
registros para almacenar, existió la gestión de archivos. Como registro se entiende, a los
efectos de este trabajo, cualquier información relativa al trabajo de una organización.
Todo documento que emplea una organización puede considerársele como un registro:
los formularios, correspondencia, órdenes, etcétera. Un registro puede ser cualquier
documento, físico o electrónico, con un contenido, una estructura y un contexto
determinado. El contenido es la información implícita en el documento. La estructura es
su apariencia física o el tipo del documento (carta, memo, reporte, etc.). El contexto lo
determinan cuestiones como el uso que se le otorgue al documento, sus propósitos y a
quien esté dirigido.”

De las definiciones anteriores se puede destacar que la gestión es una base fundamental
para la organización de documentos, tanto físico como digitales de cualquier índole o
tipo, por lo que su uso debería constituir una evidente mejora para el flujo de la
información y el conocimiento en cualquier ámbito o contexto que se desee emplear.

2.1. La gestión de archivos se apoya fundamentalmente en tres tipos tradicionales de

registros [2]

2.1.1. Registros personales: Cualquier información personal creada o mantenida

en una estación de trabajo, de interés para aquella persona que la mantiene y
consulta. Si el registro se mantiene en la red de computadoras para la consulta
de todos, por ejemplo, una noticia publicada en la intranet de la organización, el
registro pasa a ser corporativo. Se debe ser cuidadoso al definir el momento en
que deja de ser un registro personal para convertirse en un registro de la
institución.

2.1.2. Registros transitorios: Documentos que representan trabajos en su proceso

de convertirse en registros oficiales. Son aquellos documentos que elaboran una
o varias personas de manera temporal mientras confeccionan un documento
oficial en su versión definitiva. Por ejemplo, son registros transitorios, los
memos, las versiones preliminares de un proyecto. Algunos registros
transitorios se convierten finalmente en oficiales.
 2.1.3. Registros oficiales: Registro de una decisión oficial dentro de la institución
o de esta hacia el exterior. Versiones finales de proyectos, mensajes decisivos
de correo electrónico y otros documentos constituyen registros oficiales.

3. GESTION DOCUMENTAL
Se determina como la forma eficiente de mantener un control de documentos dentro de
una entidad, generando ahorros de tiempo y dinero al momento de buscar y procesar los
diferentes tipos de archivos que constituyan la parte documental de la entidad.

La gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir

orientada a las personas que la utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la
empresa. Dependiendo de su procedencia, la información de una organización se puede
categorizar en tres tipologías [3]:

3.1. Ambiental: Son las fuentes de información que se utilizan. Es el material que
conforma el conjunto de documentación de la empresa, normalmente en el centro de
documentación o biblioteca.
3.2. Interna: Es la documentación operativa (ofertas, facturas, recibos, etc.).

3.3. Corporativa: Es la información que la empresa comunica al exterior, por ejemplo,

encontramos: folletos, presentación corporativa, catálogos, memorias públicas, la
web, etc.

4. WORKFLOW
Las siguientes definiciones determinaran la importancia y efectividad del uso del
workflow o flujo de trabajo para el manejo de documentos, flujo de información y control
de conocimiento. Además de aclarar como facilitan los procesos laborales.

“Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado para automatizar
ciertos procesos de trabajo internos de la organización. Estos sistemas se apoyan en
versiones electrónicas de los documentos que se mueven a través de diferentes
departamentos de la organización para su consulta o modificación por diferentes
miembros de esta, lo cual crea un nuevo concepto del trabajo en grupos.

Los programas reguladores de flujos de trabajo planifican los procesos, envían

automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguen el estado del
documento durante todo el proceso.” (Garcia,2001).

Workflow o flujo de trabajo consiste en el estudio de aspectos operacionales de una

actividad de trabajo, esto es, cómo se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información y cómo se hace su
seguimiento.
Una de las aplicaciones de workflow consiste en automatizar la secuencia de tareas,
acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el consiguiente seguimiento del
estado de las etapas y las herramientas que son necesarias para gestionar esto. Esto a nivel
 real es muy sencillo y por eso es muy utilizado por las empresas.[4]

5. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Se define como aquel documento que precisa de

una máquina para que funcione de forma electrónica, sea analógica o digital, para que
pueda ser reproducido o visualizado[5]. Sin embargo, por influencia de la literatura
anglosajona, a menudo se utiliza el termino documento electrónico para referirse
únicamente a los documentos digitales (Delgado, 2007).

De esta manera se determina que los documentos digitales son un medio eficiente para la
distribución de conocimiento a partir de la evolución constante de las tecnologías de la
información y los sistemas de almacenamiento de datos.

6. Bases de datos documentales: Está constituida por un conjunto de programas que

almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos o datos de algún modo
estructurados. Cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier
tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un
documento de archivo, un documento electrónico.

Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido

completo de los documentos que describen, según lo cual se distinguen tres categorías
[6]:

6.1. Bases de datos de texto completo: son aquellas que estén constituidas por los
propios documentos en formato electrónico, por un volcado completo de su texto.
Pueden incorporar además campos en los que se contiene la información
fundamental para facilitar su descripción y recuperación. En estos sistemas la
operación de búsqueda (que puede abarcar la totalidad del texto) y la consulta del
documento se producen sin salir del propio sistema de información.
6.2. Archivos electrónicos de imágenes: Están constituidos por referencias que
permiten un enlace directo con la imagen del documento original, sea éste un
documento iconográfico (fotografías, imágenes de televisión) o un documento
impreso digitalizado en formato de imagen. En estas bases de datos normalmente la
búsqueda está limitada a los campos de la referencia bibliográfica y no se pueden
localizar otros términos presentes en el texto completo del documento original.

6.3. Bases de datos referenciales: Sus registros no contienen el texto original sino tan
sólo la información fundamental para describir y permitir la localización de
documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En estos
sistemas de información sólo se puede obtener referencias sobre documentos que
habrá que localizar posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fototeca,
fonoteca) o solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo, una
base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localización del
 documento (bibliotecas, signaturas, direcciones en Internet) o incluso enlaces
directos para obtener directamente el original a través de otro programa (tratamiento
de texto, navegador de Internet).

INVESTIGACIONES PREVIAS

Sistema de gestión integral de documentos de archivos para empresas de la construcción

del territorio de Camagûey: Irima Campillo Torres “La demanda creciente en la
búsqueda de soluciones prácticas y exitosas en las empresas en la actualidad, genera la
necesidad de contar con sistemas que permitan la gestión eficaz de los recursos de
información y documentación. El presente trabajo responde al desarrollo de la temática
gestión documental como línea de investigación, implícita en el Proyecto Nacional de
Innovación y Desarrollo, “Gerencia de los Recursos de Información en las
Organizaciones” empresariales de la construcción en el territorio camagüeyano,
aprobado por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA). La
investigación se basa en la aplicación de la norma ISO 15 489:2006, específicamente la
Parte de Directrices, en la cual se ofrece una metodología para el diseño e
implementación de un sistema de gestión de documentos, dividida por etapas
consecutivas que demuestran resultados sobre la valoración de este proceso en las
empresas objeto de análisis. Una vez aplicada la metodología se propone un Sistema de
Gestión de Integral de Documentos de archivo SiGeID (1.0), sustentado en tecnologías
información, el cual constituye una fortaleza, para la gestión eficiente de los documentos
en las organizaciones empresariales de la construcción del territorio camagüeyano.
Como característica principal se destaca la estructura del sistema en tres módulos:
Gestión y Seguridad Documental, Gestión de Archivo y Administración y Configuración,
se tienen en cuenta además sus requerimientos funcionales y no funcionales. Se concluye
con la presentación de los resultados del sistema propuesto, que permiten validar la
calidad del mismo, así como las mejoras que trae consigo su implantación”.[6]

Gestión documental, de información y del conocimiento, puntos de contacto y

diferencias: Gloria Ponjuán Dante “En la medida en que ocurre un tránsito hacia una
nueva era, se intenta llamar la atención en aspectos de vital importancia que, por su
novedad, aún no son de un amplio dominio. Muchas veces determinadas teorías o
enfoques emergentes, no necesariamente conllevan a una sustitución de otras. Son
aspectos nuevos que pueden coexistir o no con enfoques anteriores. En ocasiones, ante
el surgimiento de un nuevo enfoque se maneja un conjunto de
aspectos, sin realzar determinados puntos de contacto con otros que coexisten. La
aplicación de cualquier teoría, técnica o enfoque debe partir de un estudio detallado del
contexto en el que debe aplicarse, conociendo sus puntos de contacto y diferencias, para
no provocar distorsiones en el sistema”.

La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones de

entorno de información: Alexeis Garcia Perez “La industria de los sistemas de gestión
de documentos electrónicos se encarga del desarrollo de tecnologías para llevar a cabo
tareas tan importantes en el mundo de la información como el manejo de documentos en
formato digital, la conversión de documentos en papel a dicho formato, las publicaciones
electrónicas y La gestión automatizada de archivos. Se describen brevemente las
tecnologías para la gestión electrónica de documentos, sus principales ventajas sobre
los sistemas tradicionales y una alternativa para la gestión electrónica de documentos
en organizaciones de países en desarrollo. En general, todas las tecnologías para la
gestión electrónica de documentos facilitan la adquisición, gestión, almacenamiento, uso
compartido y dirección por parte de las organizaciones”.[2]

Herramientas de software libre para la gestión de contenidos: Jesús Tramullas “Esta

evolución, que se ha acelerado durante la primera mitad de la década de 2000, ha tenido
un impacto no sólo en los métodos y técnicas de gestión de información, sino también en
la propia tecnología para gestión de información y, en consecuencia, en el mercado de
productos y servicios (GILBANE, 2000). Si bien en la segunda mitad de la década de los
90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de
información, etc., desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las
plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden
ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una
organización. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominación de
sistemas de gestión de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han
integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de
información. A ello hay que unir que, en la concepción actual de la gestión de
información, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan
de sistemas de workflow o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede delinear un paisaje
en el cual las herramientas de gestión documental han ido incorporando a sus prestaciones
las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y
presentan información, en entorno digital”.[8]

La auditoría de información como herramienta de evaluación y mejoramiento de la

gestión de documentos: Liliana Gutiérrez Garzón “En el mejoramiento de los procesos
y actividades relacionados con la gestión documental se ha requerido la aplicación de
otras técnicas, herramientas o metodologías administrativas y gerenciales que le permitan
revisar y evaluar su efectividad frente a la satisfacción de las expectativas y
requerimientos o necesidades de información de sus clientes. Una de estas herramientas
es la auditoría de información, con la que se busca evaluar objetivamente la gestión de
documentos frente a unos procedimientos, parámetros o características de servicio, con
miras a identificar puntos de mejora, fortalezas y/o debilidades mediante el
establecimiento de una serie de conclusiones y recomendaciones que permitan identificar
programas de mejoramiento, acciones correctivas y/o preventivas. En el presente trabajo
se define el concepto de auditoría de información, sus distintas modalidades y se plantea
una metodología aplicable a la gestión de documentos”.[9]

Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la administración pública

distrital
Luis Fernando Sierra Escobar “Las organizaciones actuales, ya sean públicas, privadas
o mixtas, no pueden estar al margen de lo que el nuevo milenio, y en especial su segunda
década, han traído consigo. Nos referimos a la adaptación de normas de carácter
internacional, como ISO 9000, 9001 y 27000, entre otras, a las necesidades, perspectivas
y requisitos que se ha planteado la administración pública colombiana y especialmente
el Distrito Capital.

En consecuencia, la gestión de documentos y la administración de archivos, como

ciencias auxiliares de la archivística que todos conocíamos y aceptábamos, tampoco
pueden quedar aisladas de los avances y grandes progresos del ámbito informático y de
la administración, que oportunamente han venido a nutrir de conceptos, métodos y
experiencias diversas normas, como la ISO15489 y próximamente la 30300”. [10]
 BIBLIOGRAFIA

[1] «Tipos de documentos». [En línea]. Disponible en:

http://bibrepo.uca.es:81/biblioteca/guiasymanuales/tutoriales/TutorialAlumnos/documentos
.htm. [Accedido: 14-nov-2018].
[2] «La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del
entorno de información». [En línea]. Disponible en:
http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-
94352001000300003&script=sci_arttext&tlng=en. [Accedido: 15-nov-2018].

[3] P. R. Gallo, Gestión documental en las organizaciones. Editorial UOC, 2011.

[4] https://www.gestion.org/que-es-workflow-o-flujo-de-trabajo/

[5] J. Serra Serra, Los documentos electrónicos: qué son y cómo se tratan. Gijón,
UNKNOWN: Ediciones Trea, 2008.

[6] «DEFINICION DE BASE DE DATOS DOCUMENTAL», p. 21, 2001.

[7] I. Campillo Torres, «Sistema de gestión integral de documentos de archivo para

empresas de la construcción del territorio de Camagüey», Editorial de la Universidad
de Granada, Granada, 2011.

[8] «Tramullas - Herramientas de software libre para la gestión de .pdf». .

[9] L. Gutiérrez Garzón, «La auditoría de información como herramienta de Evaluación y

mejoramiento de la gestión de documentos», Biblios, vol. 4, n.o 16, 2003.

[10] L. F. S. Escobar, «Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la

administración pública distrital*/Document management focused on processes: from
the point of view of the city council», Rev. Interam. Bibliotecol. Medellín, vol. 35, n.o
3, pp. 243-255, 2012.