PROPUESTA DE SISTEMA MIGA (MOTIVACIÓN, INTEGRACIÓN,

GESTIÓN Y ADAPTACIÓN) PARA LA EMPRESA S&E

German David Acebedo Roncancio

Febrero 2019

Fundación Universitaria Católica del Norte

Introducción al Proceso Administrativo

 1. Enunciado de la actividad

Esta actividad consiste Diseñar una propuesta que evidencie los beneficios del Proceso

Administrativo para la empresa S & E que administra Eugenio. Para desarrollar adecuadamente

esta actividad le sugiero seguir los siguientes pasos:

- Título o nombre de la propuesta

- Descripción / planteamiento del problema

- Justificación de la propuesta

- Objetivo general

- Objetivos específicos

- Metodología propuesta

- Recursos y presupuesto

- Cronograma
 2. Descripción del Problema

La compañía S & E, es una de las mayores productoras de partes mecánicas, ha operado por

más de 15 años en el mismo sitio, y su crecimiento permanente viene creando una serie de

condiciones difíciles en el área de producción. S & E, desea consolidar sus actividades comerciales

e incrementar su participación en el mercado.

Es importante destacar que las nuevas tecnologías han hecho desaparecer una de sus

fortalezas que era la producción a gran escala, y el espacio físico se ha limitado de tal manera, que

está obligada a utilizar montacargas para llevar las piezas de un lugar a otro, lo que genera

congestión y caos en la planta de producción. La empresa conocedora de las necesidades antes

mencionadas, adquirió un terreno y está en proceso de construir una nueva planta, pero esta sólo

estaría disponible en dos años.

Eugenio el Administrador, es conocedor en detalle de la compañía, pero tiene por costumbre

involucrarse en todas las áreas de la misma, sin darse cuenta que su interferencia permanente puede

causar problemas. Sin embargo, es una persona que acepta sugerencias y alternativas siempre y

cuando estén acompañadas de argumentos razonables. Buscando solucionar el retraso de la

producción por parte de los operadores de montacargas y la falta de motivación a los colaboradores

por parte de los supervisores de producción, suministro y mantenimiento.

Eugenio el Administrador, ordenó a los directores de estas áreas que se reunieran con el

Director de Talento Humano con el fin de desarrollar un programa combinado de entrenamiento

sobre disciplina y motivación, para combatir el problema. Explicó que dicho plan debería ser

entregado cuando él regresara de vacaciones cuatro semanas después. La situación que presenta la
compañía S & E, con relación a cada uno de los personajes citados por Eugenio el Administrador,

es la siguiente:

- Director de Producción: La compañía va a tener un plan para lograr que el personal que

opera los montacargas trabaje fuertemente sin perjudicar con sus retrasos la producción. Hace unos

cinco años entregó parte del espacio físico de la planta al servicio de mantenimiento.

- Director de Suministro: No comparte la idea de establecer un programa de entrenamiento.

Está convencido que el trabajo no se dificulta por la saturación, distribución de la planta, la

multiplicidad de operaciones y el alto volumen de producción. La planta tiene en la actualidad 29

montacargas de 2.5 toneladas y normalmente se utilizan 21 entre el primero y segundo turnos.

- Director de Mantenimiento: No estás interesado en elaborar un programa de entrenamiento.

Piensa que, al instalar puestos de carga para baterías, se habrá resuelto el problema. No dispone de

espacio físico para almacenar piñones y embragues que no pueden ser reparadas por el personal.

- Director de Recursos Humanos: No cree necesario establecer un programa de disciplina.

Está concentrado en sus responsabilidades de conseguir la fuerza laboral, los salarios, la seguridad

y la higiene, el entrenamiento del personal, el departamento médico y las relaciones laborales.

 3. Justificación de la Propuesta

Partiendo de la investigación de realizó Eugenio acerca de las distintas teorías

administrativas con la finalidad de comprender más a fondo cuáles son los problemas que sufre

cada departamento de la empresa, se puede concluir que lo que más necesita S&E es una alternativa

de solución que integre a todos los departamentos. Partiendo de esta idea, basada en la Teoría

General de Sistemas, que permitiría a la institución funcionar de forma conjunta, se puede plantear

un plan de solución en la que cada departamento cumpla con una función.

A pesar de que este es, en teoría, un problema temporal, ya que en 2 años se abriría la nueva

planta. La implementación de un sistema de trabajo que funcione para la planta actual, permitiría

anticipar que esta situación se repitiera en el futuro. De esta forma, la nueva planta no sufrirá de

estos problemas. Junto con lo anterior, la alternativa debe integrar ideas relacionadas con cada una

de las teorías administrativas que Eugenio estudió ya que, tal y como él mismo resalta, todas tienen

algo que aportar para S&E.

 4. Objetivos

Objetivo General

Desarrollar un programa de trabajo que permita solucionar los problemas en el área de

producción y mejorar el ambiente laboral.

Objetivos Específicos

- Mejorar la compenetración entre las áreas de producción, suministro, mantenimiento y

recursos humanos.

- Disminuir los retrasos en la producción debido a los operarios de los montacargas.

- Aumentar el índice de motivación a los colaboradores de las áreas de producción,

suministro y mantenimiento.
 5. Metodología Propuesta.

Cada área debe tener un plan de reuniones periódicas, en la que se reúnan los directores del

área con sus trabajadores. En estas reuniones, se debe construir una matriz DOFA y realizar un

brainstorming sobre ideas para el aprovechamiento de las oportunidades y mejoramiento de las

debilidades. Finalmente, escoger las mejores ideas.

El área de recursos humanos deberá trabajar de forma especial, ya que su matriz DOFA se

construiría a partir de entrevistas con un grupo base que incluya 2 representantes de cada área

(escogidos por sus compañeros) y que transmitirá percepciones acerca del estado emocional de sus

compañeros y de los objetivos planteados. En caso de ser necesario, se puede invitar a un trabajador

para que presente su caso. Este grupo base sería el encargado de hacer el brainstorming.

Estas matrices deberán ser presentadas por cada director de área a los otros directores,

incluyendo al director general y a Eugenio el Administrador, con la finalidad de que se escojan las

mejores ideas y las constituyan en planes institucionales. Estos planes deberán ser aprobados por

todos los directores y será construido y supervisado por el director del área encargada junto con el

empleado que propuso la idea inicialmente.

A partir de esto, la dirección general y Eugenio deberán establecer objetivos mensuales que

sean acordes con lo presentado por cada área. Los directores estarían encargados de controlar que

las actividades de los planes institucionales sean cumplidos a cabalidad, lo que implica que deban

corregir o sancionar (según sea el caso) a los trabajadores que no estén cumpliendo las directrices.
 Todo esto deberá estar inmerso en un plan de incentivos por alcanzar los objetivos, por

proponer la idea base para los planes de cada área, por hacer parte del comité de Recursos

Humanos, entre otros. Este esquema deberá ser aprobado por todos los directores.

Asimismo, El área de Recursos Humanos deberá establecer un plan de capacitaciones sobre

temas de importancia para la vida cotidiana de los trabajadores (salud, deporte, entre otros) así

como propiciar espacios de integración y recreación importantes para los trabajadores (formación

de equipos deportivos, facilidad para acomodar horarios y ver partidos de fútbol importantes,

esquema de permisos para asistir a eventos culturales, entre otros).


Tabla 1.
Cronograma de actividades de la propuesta
ACTIVIDAD
Actividad 1: Elecciones de
representantes ante Recursos
Humanos
Actividad 2: Reuniones de cada
departamento
Actividad 2.1: Entrevistas con los
representantes ante RH.
Actividad 3: Reuniones para
planeación entre directores
Actividad 3.1: Reuniones para
presentación de planes de acción
6. Cronograma
PERIODICIDAD DESCRIPCIÓN RESULTADOS
Previo a un período de inscripciones, un
trabajador de RH pasará una de las áreas de
Elección de 2 representantes por
Semestral trabajo con una urna para que los trabajadores
cada área de trabajo.
escojan un vocero de su área ante RH.
Quedarán los 2 con mayor votación.
Cada director de área se reúne con sus
trabajadores. Se debe realizar un brainstorming
de cada componente de la matriz DOFA. Matriz DOFA con descripciones
Bimestral
Finalmente, se vota por las ideas de las áreas.
representativas. El área de RH debe trabajar
según lo descrito en el apartado 5.
El director de RH se reunirá con cada
Bimestral representante de área para discutir los temas de Matriz DOFA de RH.
mayor sensibilidad en el ambiente laboral.
Reunión entre los directores de área, el director
Matriz DOFA de la empresa con
general y Eugenio. Deben presentarse las
Bimestral los puntos críticos.
matrices DOFA para escoger los puntos
críticos de la empresa a través de votación.
A partir de los puntos críticos, los directores
Una semana después deben construir planes institucionales. Estos Planes institucionales de mejora
de Actividad 2 son presentados al mismo comité para ser (incluyen objetivos mensuales)
aprobado.
 Tabla 1. (Continuación)
ACTIVIDAD PERIODICIDAD DESCRIPCIÓN RESULTADOS

Cada director de área debe supervisar que las

actividades se estén llevando a cabo según el
Actividad 4: Control de
Diaria plan institucional. Para ello puede encargar a Reporte de cumplimiento.
actividades
uno de los empleados para que lo apoye en esta
labor.

Revisión del cumplimiento de los objetivos de Reporte de progreso de los

Actividad 5: Reunión entre
Mensual los planes institucionales y reestructuración en objetivos. Nuevos objetivos en
dirección general y Eugenio
caso de ser necesario. caso de ser necesario

Estudio financiero para evaluar el alcance y

Actividad 6: Plan de incentivos. Anual magnitud de cada posible incentivo según los Plan de incentivos elaborado.
objetivos planteados.
Estudio financiero para evaluar la periodicidad
Plan de capacitaciones elaborado
Actividad 7: Plan de de las capacitaciones y la capacidad de
Semestral y presupuesto para patrocinio de
capacitaciones patrocinio para equipos deportivos de la
eventos deportivos.
empresa.
 7. Recursos y Presupuestos

Tabla 2.
Cuadro de recursos y presupuestos por actividad
ACTIVIDAD RECURSOS PRESUPUESTO
− 1 hoja impresa por cada trabajador.
Actividad 1: Elecciones − Hojas para votación. − 3 trabajadores de Recursos Humanos (1 por
semestrales de
− Lapiceros. cada área).
representantes ante
Recursos Humanos − Personal de recursos humanos − 6 lapiceros (2 para cada colaborador de
RH).
− Equipamiento de la sala de reuniones
− Sala de Reuniones equipada (única vez).
Actividad 2: Reuniones con PC, proyector y tablero. − 4 marcadores recargables (azul, rojo, verde
bimestrales de cada
− Marcadores. y negro).
departamento
− Refrigerios. − 1 refrigerio por colaborador.
− Disponibilidad trabajadores involucrados.
Actividad 3:
Entrevistas bimestrales − Oficina del jefe de RH.
− Disponibilidad del jefe de RH.
con los representantes − Disponibilidad del jefe de RH.
ante RH.
− Equipamiento de la sala de reuniones
Actividad 4: Reuniones − Sala de Reuniones equipada (única vez).
bimestrales para con PC, proyector y tablero. − 4 marcadores recargables (azul, rojo, verde
planeación entre − Marcadores. y negro).
directores − Refrigerios. − 1 refrigerio por colaborador
− Disponibilidad trabajadores involucrados.

− Disponibilidad del director de área.

Actividad 5: Control de Oficina del director del área.
− Disponibilidad del trabajador encargado (si
actividades
hay).

Actividad 6: Reunión
mensual entre dirección − Oficina director general Disponibilidad director general y Eugenio.
general y Eugenio

Para definir el presupuesto de esta actividad, es

Actividad 7: Plan de − Disponibilidad del personal del necesario realizar un estudio financiero para
incentivos. área financiera. evaluar el alcance y magnitud de cada posible
incentivo según los objetivos planteados.

Para definir el presupuesto de esta actividad, es

− Disponibilidad del personal de
Actividad 8: Plan de
la empresa.
capacitaciones
− Contratación del conferencista.
necesario realizar un estudio financiero para
evaluar la periodicidad de las capacitaciones y la
capacidad de patrocinio para equipos deportivos
de la empresa.
 8. Referencias

Para el presente trabajo académico no fueron utilizadas referencias externas. Está basado en la

información presentada dentro de la plataforma Canvas del curso.