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Pretium,  Revista  de  Economía,  Finanzas  y  Negocios,  Vol.  6,  No.  1,  2016,  13-­‐20  
ISSN  1948-­‐478X  
AcademiaJournals.com  

 
EL  CONTROL  DE  LOS  INVENTARIOS  Y  SUS  
IMPLICACIONES  FINANCIERAS    
EN  EL  CAPITAL  DE  TRABAJO  DE  LAS  EMPRESAS  
Dra. Sósima Carrillo1, Dra. Loreto María Bravo Zanoguera2,
M.A. Zulema Córdova Ruiz3

Resumen—La investigación aquí descrita tuvo como objetivo determinar las implicaciones de tipo financiero en el capital
de trabajo de las empresas, en base a los mecanismos de control implementados en el inventario. La investigación fue de
tipo cuantitativo, descriptivo, no experimental y transeccional. Las empresas analizadas se ubicaban en la zona urbana de
Mexicali, B.C., siendo la muestra para este estudio de 97 empresas comerciales. El instrumento de medición fue un
cuestionario construido con una escala de Likert, el cual fue sometido a pruebas estadísticas para determinar su fiabilidad,
obteniendo un Alpha de Cronbach de 0.981. Uno de los principales resultados fue que 60% de las empresas cuentan con
un adecuado sistema de control que permite recepción, manejo y resguardo de mercancías en forma confiable. Sin
embargo, la periodicidad de los inventarios físicos es mensual y por lo tanto no le permite a la empresa tomar decisiones
oportunas, así como medidas correctivas en caso de existir faltantes. Además, muchos de los encuestados no llevan a cabo
un monitoreo para los productos caducos, generando gastos a la empresa y afectando directamente su rentabilidad.
Palabras clave—Control interno, Inventarios, Capital de trabajo

Introducción
Ante la situación económica en México las empresas han tenido que cambiar la forma en como
administran y controlan sus recursos, principalmente los de tipo financiero, siendo estos los que permiten a la
empresa mantenerse en operación. De ahí la importancia que reviste el que las empresas mantengan un
capital de trabajo óptimo, el cual es representado por los activos circulantes para su operación diaria, donde
los elementos de mayor relevancia son el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios tratándose de
empresas de tipo comercial. En la ciudad de Mexicali, Baja California, al igual que en el resto de México, la
mayor parte de las empresas es de tamaño micro y pequeño, representando de acuerdo con datos del Instituto
Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI), el 98.80% de las empresas existentes a nivel
nacional (INEGI, 2016). De acuerdo con Madroño (2010), uno de los principales problemas que deben
enfrentar las empresas es precisamente la administración de los inventarios. En este mismo sentido, Anzola
(2010) menciona que los principales problemas que enfrentan las micros y pequeñas empresas son la falta de
control de inventarios, control inadecuado de créditos, liquidez y bajo volumen de ventas, los cuales si no son
tratados con cuidado y oportunidad ponen en riesgo a la operación de la empresa al no contar con el efectivo
suficiente y por tanto no cumplir en tiempo con sus compromisos. De igual manera,   Ramírez (2010) señala
que los problemas que son necesarios prevenir y remediar en una empresa suelen ser muy diversos. Sin
embargo el del control de los inventarios destaca entre estos, por presentarse en casi todo tipo de empresas.
En las empresas comerciales una de las decisiones más importantes que debe tomar la administración es la
de determinar la cantidad adecuada de inventarios que debe adquirirse y los mecanismos de control que deben
establecerse para su manejo. La existencia de inventarios inmovilizados genera un costo para la empresa al
mantener un recurso que no ha logrado convertirse en efectivo, afectando así la liquidez de la empresa.
Asimismo, si las empresas manejan productos perecederos o que acusen obsolescencia genera también un
gasto para la empresa, lo cual merma las utilidades de la misma. Madroño (2010) señala que dentro de los
recursos que posee una empresa, el inventario es el de mayor significación porque es uno de los activos de
mayor inversión en una empresa, y que no sólo es importante por su cuantía sino porque de su adecuado

                                                                                                                       
1
 La  Dra.  Sósima  Carrillo  es  Profesora  Investigadora  en  la  Universidad  Autónoma  de  Baja  California,  Mexicali,  Baja  
California.  sosima@uabc.edu.mx  
2
 La  Dra.  Loreto  María  Bravo  Zanoguera  es  Profesora  Investigadora  en  la  Universidad  Autónoma  de  Baja  California,  
Mexicali,  Baja  California.  loreto@uabc.edu.mx  
3
 La  M.A.  Zulema  Córdova  Ruiz  es  Profesora  Investigadora  en  la  Universidad  Autónoma  de  Baja  California,  Mexicali,  Baja  
California.  zulema.cordova@uabc.edu.mx    
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manejo proceden las utilidades de la empresa. Gutiérrez (2009) refiere que la gestión de inventarios se deriva
de la importancia que tienen las existencias para la empresa y, por lo tanto, la necesidad de administrarlas y
controlarlas, siendo su objetivo fundamental mantener un nivel de inventario que permita, a un mínimo costo,
un máximo de servicio a los clientes.
Una administración adecuada del inventario tiene un impacto positivo en los resultados financieros de las
empresas, al disminuir sus costos por sobreinversión, almacenaje u obsolescencia de sus productos. En este
sentido, Espinoza (2013) establece que la gestión de la inversión corriente es un proceso derivado de la
gestión del capital de trabajo, que consiste en desempeñar en ciclo las funciones de planeación, organización,
dirección y control de las decisiones de inversión corriente en su relación con el nivel de operaciones, con la
observancia de sus resultados en cuanto a liquidez y rentabilidad. En cualquier empresa existen actividades
que se consideran necesarias, pero que no agregan valor al producto. Una de ellas es el mantener un
inventario, debido a que se considera que el dinero está sin movimiento. Sin embargo, este activo es vital pues
de su venta depende el que la empresa se mantenga en operación, como mencionan (Sánchez, Moras, Robles,
Hernández & Ferrer, 2013). El tenerlos o no, representa costos; el tenerlos en exceso representa incrementar
los costos de almacenaje, y el no tenerlos, incrementa los costos al perder ventas por no contar con ellos en el
momento en que se demandan. Espinoza (2013) señala que las insuficiencias de inventarios pueden provocar
interrupciones en la prestación del servicio con el nivel requerido y pérdida de confianza de los clientes.
Hoy en día, el tener una clara comprensión del concepto y el alcance de un sistema de control interno
constituye un factor clave para los propósitos de alcanzar un empleo óptimo de los recursos al evitar o
minimizar las pérdidas por concepto de desvíos, fraudes, corrupción, falta de calidad en el producto o
servicio, entre otros. Respecto a esta situación y atendiendo al intercambio constante entre los individuos y la
organización, se deben establecer un mínimo de reglas que permitan la operatividad organizacional (Viloria,
2005) denomina a este mínimo de normas como sistema de control interno. Además en la actualidad es
necesario para aquellas empresas que desean obtener una certificación el establecer y aplicar un adecuado
control interno de acuerdo a sus características (Águila, Pérez, Cruz & Mazariegos, 2013). Asimismo, las
condiciones actuales del mercado están exigiendo a las empresas de diversos giros como los es incluso en el
caso de las empresas aseguradoras a dar mayor importancia a la gestión de los riesgos, debido a las nuevas
regulaciones, que establece una relación entre el sistema de control interno y el capital de solvencia con los
riesgos a las que están expuestas (Hernández, 2015). Además, el control interno es la base sobre la cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable y administrativo, determinando con ello si existe una
seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros y administrativos (Pirela, 2005).
En este sentido, el control interno proporciona una seguridad razonable en virtud de que trata de identificar
acontecimientos potenciales que, de presentarse, afectarían a la entidad y gestionar los riesgos dentro de un
nivel de riesgo aceptado (Porto & Castromán, 2005).
Los inventarios son bienes tangibles que la empresa posee tanto para la venta en el curso ordinario del
negocio como para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización,
requiriendo para su óptima administración de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras,
producción y finanzas; una falta de coordinación podría llevar a la empresa al fracaso financiero (Sánchez,
2015). Una adecuada administración de inventarios tiene como objetivo rotar adecuadamente las existencias
para evitar deterioros, obsolescencia, mermas o desperdicios, contar con existencias suficientes para hacer
frente a las demandas de los clientes y evitar al máximo el dejar de realizar ventas por falta de mercancías
(Madroño, 2010). Principalmente cuando las empresas manejan productos perecederos se deben establecer
controles que permitan estar monitoreando su caducidad y que estos sean desplazados rápidamente. Ordoñez,
Orejuela & Bravo (2005) señalan que los principales costos en la gestión de inventarios de un producto
perecedero son: costo de ordenar, costo de mantener, costo por faltantes y costo de caducidad del producto. Es
por ello, que las empresas para lograr una mayor eficiencia en el manejo de sus inventarios, deben establecer
estrategias de control de acuerdo al tipo de inventarios que se tienen. En este sentido, existen métodos de
administración de los inventarios que permiten clasificar los artículos que integran la totalidad del inventario
de acuerdo al monto que representan del total de la inversión, logrando con ello cuidar la inversión que se
encuentra inmovilizada y evitar pérdidas o disminuir la utilidad de la empresa. Gutiérrez (2009) señala que un
eficiente sistema de control de inventario no tratará por igual a todos los renglones en existencia, sino que
aplicará métodos de control y análisis en correspondencia con la importancia económica relativa de cada
producto. Es generalizada la tendencia de diferenciar la gestión del inventario en dependencia de las
características de los artículos que lo componen. Aunado a esto es necesario que dentro de los mecanismos de
control que determine la empresa para la administración del inventario se establezcan aquellos que permitan
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determinar cuándo deben reabastecerse los inventarios actuales y cuánto debe reabastecerse (Álvarez &
Cabrera, 2007).
Existen diversas razones por las cuales las empresas requieren de un adecuado mantenimiento de su
inventario siendo las más relevantes, el desfase que existe entre la demanda de los consumidores y la
producción o suministro de dichos productos, las fluctuaciones aleatorias de la demanda y de los tiempos de
reposición en la cadena de suministro. Las estrategias más comunes para manejar estas fluctuaciones son
contar con información oportuna y de utilidad, manejar un inventario de seguridad para no perder ventas, así
como la colaboración en la cadena de abastecimiento (Vidal, Londoño & Contreras, 2004).
Una de las principales preocupaciones de las personas que toman decisiones en las empresas comerciales
es determinar de la manera más exacta la cantidad de inventario que deben tener para abastecer a sus clientes
en tiempo y lograr que el costo de su mantenimiento sea el menor posible, cuidando con ello la rentabilidad
de la empresa y su liquidez. De esta decisión se deriva también el establecer y decidir qué tipo de controles de
manera interna, son los que pueden ser más efectivos para la adecuada administración del inventario,
cuidando los indicadores financieros mencionados anteriormente. En este sentido, Rivas (2011) define el
control interno como una serie de acciones concatenadas y realizadas por todos los integrantes de la empresa,
orientados al logro de las metas establecidas, a prevenir la pérdida de recursos, asegurar información
financiera confiable y que la empresa cumpla con las diferentes obligaciones legales y fiscales.
Asimismo, el control interno contempla diversas actividades para su aplicación como lo son las
actividades de control, las cuales consisten en las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se
estén llevando a cabo las directrices administrativas, es decir, se establecen con el propósito de garantizar que
las metas de la empresa se alcancen (Rivas, 2011). Entre estas actividades se encuentran los controles físicos
sobre equipos, inventarios y otros activos los cuales se aseguran físicamente en forma periódica siendo
contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control. Este tipo de actividad es de
las más utilizadas por las empresas del sector comercio. Carmona & Barrios (2007) señalan que el conteo
físico de los activos y la comprobación de los resultados con los registros de control constituye una medida de
control que puede influir significativamente en la consecución de los objetivos tanto de información
financiera como de operaciones.
Otro tipo de actividades de control son las de monitoreo, siendo de gran relevancia al ser estas las que
permiten llevar a cabo una evaluación continua o por periodos sobre los resultados del desempeño del control
interno, logrando con ello poder identificar de manera oportuna, qué controles son los que están funcionando
de acuerdo a lo establecido y en su caso modificar o adaptar aquellos que no estén dando los resultados
esperados. En este sentido, Porto & Castromán (2005)   refieren que los controles internos pueden convertirse
en obsoletos, en el mismo plazo en que cambian las condiciones en las que son desarrollados. Por lo tanto, la
evaluación de los controles debe ser también una práctica cotidiana, de manera que se asegure que los
objetivos de control se están satisfaciendo. Sin embargo, Viloria (2005) comenta que pareciera que las
organizaciones se han constituido más por hacer y con base en la experiencia, que por estudios de planes de
negocios y diseño organizacional lo que provoca que los sistemas de control interno no respondan a sus
necesidades.
Un proceso que debe llevarse a cabo en cualquier sistema de control es la autoevaluación, la cual permite
el diagnóstico y el fortalecimiento organizacional. Su práctica debe ser permanente, de tal forma que permita
establecer la calidad y efectividad del sistema, determinando con ello si cumple con los objetivos para los
cuales fue diseñado y facilitando el emprendimiento de las acciones de mejora requeridas para el logro de su
propósito (Mejía, 2005). Las empresas deben realizar de manera periódica una revisión de sus políticas de
inventarios. De acuerdo con Sánchez (2015) esta actividad debe llevarse a cabo para asegurar el cumplimiento
de las políticas de cobertura y recomienda que se efectúe cada seis meses y se realicen los ajustes necesarios
de acuerdo a los cambios en los parámetros establecidos.

Descripción del Método

La investigación desarrollada es cuantitativa, no experimental, y con un diseño transeccional. El
instrumento de medición fue un cuestionario constituido por 34 ítems, utilizando la escala de Likert, a través
del cual se determinó la forma en cómo las empresas controlan y administran el capital de trabajo, siendo los
elementos más importantes que integran a este concepto, el efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y pasivos
de corto plazo. Para este estudio se analizaron y se presentan los datos relacionados con los mecanismos de
control que utilizan las empresas para el manejo de los inventarios. Se determinó la confiabilidad del
instrumento de medición a través del Alfa de Cronbach, arrojando un resultado de 0.981, por lo cual se
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consideró que el instrumento y sus resultados fueron confiables. La muestra a la que se aplicó el instrumento
fue de 97 empresas.

Resumen de resultados
A continuación se presentan los principales resultados obtenidos de la aplicación del instrumento de
medición a empresas comerciales durante el periodo 2016-1 en lo que respecta al control y administración de
los inventarios que poseen. Se puede observar en la gráfica 1 que cerca del 60% de los encuestados siempre
revisa que sea adecuada la recepción de los productos en el almacén, el control de altas, los resguardos y las
bajas por consumo, en tanto que un 36% hace esta revisión la mayoría de las veces, siendo muy bajo el
porcentaje de las empresas que no se realiza con frecuencia este procedimiento representando solo un 5%.
Esto indica que al ser empresas comerciales sí existe una preocupación por los faltantes que pudiesen
presentarse en el inventario por no llevar a cabo estos mecanismos de control y su impacto económico.
Se revisa que sean adecuados la recepción de los productos en el almacén, el control de altas, los
59% resguardos y las bajas por consumo

60% 36%
50%
40%
30% 5%
20%
10%
0%
Siempre La mayoría de las veces Algunas veces sí ,
sí algunas veces no

Gráfica 1. Recepción, resguardo, altas y bajas de los productos en el almacén.

De acuerdo con la gráfica 2, el 46% de los negocios encuestados siempre verifican que los saldos de los
controles auxiliares y los movimientos del mes sean los reportados en los balances mensuales. El 36% lo
realizan la mayoría de las veces, dato que resulta muy importante en virtud de que es en base a la información
financiera, en que las empresas toman gran parte de sus decisiones. Solo fue el 18% quienes mencionaron que
algunas veces sí y otras veces no. Esto representa un problema de control que a largo plazo puede llegar a
ocasionar problemas en las finanzas de la empresa.
Se verifica que los saldos de los controles auxiliares y los movimientos del mes sean los reportados en
los balances mensuales
46%

50% 36%

40% Siempre

18% La mayoría de las veces sí

30%
Algunas veces sí , algunas veces no
20%

10%

0%

Gráfica 2. Revisión de saldos de auxiliares contra lo que se muestra en el balance.

En la gráfica 3 se indica que cerca del 60% de los negocios llevan a cabo inventarios físicos de la
mercancía o los materiales, un 32% la mayoría de las veces realiza toma de inventarios físicos, lo cual indica
la importancia que dan los que administran a estas empresas comerciales, el implementar este tipo de
mecanismos, permitiendo actuar de manera oportuna ante cualquier diferencia que pudiera presentarse y estar
en condiciones de establecer acciones para que estas no se presenten. Un porcentaje mínimo de los negocios
(9%) los realizan sin regularidad.
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Se llevan a cabo inventarios físicos de la mercancía o los materiales

59%

60% 32% Siempre

40% La mayoría de las veces sí

9%
Algunas veces sí , algunas veces no
20%

0%

Gráfica 3. Inventarios físicos de las mercancías.

En relación a la periodicidad con que se realiza la investigación de las diferencias importantes entre los
conteos físicos y los registros, la gráfica 4 muestra que el 41% ejecuta dicha actividad de manera semanal y
en la misma proporción de forma mensual. Por tanto, se podría afirmar que la mayoría hace revisión rápida de
las diferencias importantes. Entre más cortos sean los periodos en los que se analizan las diferencias, las
empresas pueden estar en condiciones de poder conocer con oportunidad a qué se deben y hacer los ajustes e
implementar acciones que eliminen esta situación. Por otra parte, un porcentaje del 5% de los negocios lo
efectúa de manera bimestral, un 4% por semestre, y un 9% lo hace en periodos más largos. Esto no permite a
las empresas conocer con exactitud lo que está sucediendo e inclusive establecer alguna sanción si fuera el
caso, pues tal vez ya no sea el mismo personal el que se encuentre laborando al momento de realizar el
análisis de las diferencias.
Se efectúa la investigación de las diferencias importantes

41% 41%
50.0% 9%
5% 4%

0.0%

Semanal Mensual Bimestral Semestral Otro

Gráfica 4. Investigación de diferencias.

Con los datos representados en la gráfica 5 se puede observar que semanalmente el 46% de los negocios
verifica que se realice el registro de los ajustes correspondientes debidamente autorizados y 32% lo hace
mensualmente. Sin embargo un 22% de los encuestados lo hace en periodos mayores al mensual, lo cual
puede ocasionar que los ajustes que requieren hacerse no se realicen a tiempo.
Se verifica que se realice el registro de los ajustes correspondientes debidamente autorizados

60.0% 46%
32%
40.0%
14%
20.0% 4% 4%

0.0%
Semanal Mensual Bimestral Semestral Otro

Gráfica 5. Realización de ajustes.

En base a los datos presentados en la gráfica 6, se observa que un 77% de los negocios encuestados llevan
siempre verificación estricta en la custodia física y el acceso restringido a zonas de almacenamiento y
   18  

embarques, mientras que el 23% no lo hace con esa frecuencia. Esto puede deberse al giro de la empresa o
bien que no se esté llevando un estricto control sobre sus inventarios, lo cual puede dar lugar a faltantes.
Se verifican la custodia física y el acceso restringido a zonas de almacenamiento y embarques

77%

80% Siempre
60% La mayoría de las veces sí
18%
40% 5%
Algunas veces sí , algunas veces no
20%

0%

Gráfica 6. Custodia física y acceso a las zonas de almacenamiento y embarques.

En la gráfica 7 se puede observar que el 64% de las empresas encuestadas siempre tiene contratados
servicios de seguros y fianzas para el personal que maneja los inventarios. El 18% los contrata la mayoría de
las veces. Sin embargo, el resto de las empresas no tienen todo el tiempo contratados estos servicios, lo que de
presentarse algún tipo de accidente, la empresa puede incurrir en gastos no previstos e incluso mermar en gran
medida las utilidades de la empresa.
Se tienen contratados seguros y fianzas para el personal que maneja los inventarios

Siempre
64%
80% La mayoría de las veces sí
60%
18% Algunas veces sí , algunas veces no
40% 14%
4% La mayoría de las veces no
20%
0%

Gráfica 7. Contratación de seguros y fianzas para el inventario.

Algunas empresas inspeccionan físicamente los inventarios para constatar la existencia de artículos de
mayor costo. En la gráfica 8, se muestra que el 59% de los negocios de manera permanente realiza esta
actividad, mientras que el 36% realiza esta actividad la mayoría de las ocasiones y solo el 5% algunas veces
realiza dicha inspección.
Controles sobre artículos de mayor valor

59%

60%
36% Siempre

40% La mayoría de las veces sí

5% Algunas veces sí , algunas veces no

20%

0%

Gráfica 8. Inventarios físicos sobre artículos de mayor valor.

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En relación a la percepción que tienen las personas a cargo de estas empresas sobre los mecanismos de
control que han establecido para su administración, en la gráfica 9 se muestra que el 81% considera que estos
son adecuados, mientras que el 18% opina que no se lleva un buen control de los inventarios. Además, como
comenta Viloria (2005), un adecuado sistema de control debe considerar la aplicación de medidas puntuales
de seguridad en el manejo de inventarios y procesamiento de la información.
Considera que lleva un buen control para los inventarios

82%

100% 18%

0%
Sí No

Gráfica 9. Control del inventario.

En la gráfica 10 se puede observar que el 77% de las empresas afirma contar con el personal adecuado
para desarrollar las actividades que se realizan en la empresa, dentro de las cuales se encuentran el manejo,
control y custodia de los inventarios. Sin embargo el 23% restante considera que no cuenta con el personal
idóneo para cada actividad, lo que puede ocasionar pérdidas por un mal manejo en los inventarios de la
empresa.
Cuenta con el personal idóneo para cada actividad

77%

100% 23% Sí

No
50%

0%

Gráfica 10. Personal calificado.

Conclusiones
De las empresas analizadas, alrededor del 60% utiliza mecanismos de control para la administración del
inventario, incluyendo la toma física de inventarios y el análisis de las diferencias de lo reportado y lo
verificado. Dos de cada cinco encuestados dijeron investigar las discrepancias semanal o mensualmente.
Además, cerca del 30% de los encuestados no cuenta con seguro contra desastres naturales.
Aproximadamente tres de cada cuatro participantes lleva a cabo algún control de faltantes a través del
acceso restringido a las áreas de almacenamiento y embarque. Tres de cada diez encuestados no supervisa el
sistema de control de inventarios. Algunas de las empresas han empezado a utilizar algún tipo de programas
electrónicos para controlar sus existencias, sin embargo no todas tienen la certeza en que las existencias
físicas correspondan con lo que se muestra en los sistemas.
Un análisis de los resultados de la encuesta nos sugiere que existe una imperante necesidad de concientizar
a muchas empresas del ramo acerca de la importancia de implementar un adecuado control de inventarios. La
necesidad de entrenamiento y capacitación en la región es evidente.
Los investigadores interesados en continuar en este tema podrían investigar si existen diferencias en los
resultados financieros de las empresas que de manera constante aplican los distintos mecanismos de control
de aquellas que lo hacen de manera eventual.

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Notas Biográficas
La Dra. Sósima Carrillo es Doctora en Administración, Contadora Pública, Coordinadora de Programas y Planes de Estudio y
profesora investigadora en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Autónoma de Baja California, en Mexicali, Baja
California, México. Ha publicado artículos en revistas indizadas y presentado ponencias en diversos congresos nacionales e
internacionales.
La Dra. Loreto María Bravo Zanoguera es Doctora en Administración, Contadora Pública Certificada, profesora investigadora en
la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Autónoma de Baja California, en Mexicali, Baja California, México. Ha
publicado artículos en revistas indizadas y presentado ponencias en diversos congresos nacionales e internacionales.
La M.A. Zulema Córdova Ruiz es Maestra en Administración, Licenciada en Administración de Empresas, profesora en la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Autónoma de Baja California, en Mexicali, Baja California, México. Ha
publicado artículos en revistas indizadas y presentado ponencias en diversos congresos nacionales e internacionales.
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