3/24/2017

Atelier pré-départ
Mobilité étudiante (2017-2018)

Vos
conférencières

Michelle Nowlan
Coordonnatrice à la mobilité
sortante

Geneviève Boutin
Responsable du programme de
mobilité

Ordre du jour
1. DOSSIER ACADÉMIQUE

• Votre dossier… La suite

• L’inscription aux cours et le
transfert des crédits

2. FINANCES ET
BOURSES

3. AVANT DE PARTIR

• Passeport, visa et permis de

séjour
• Sécurité et gestion du risque
• Choc culturel

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voyage.gc.ca

Voyager
intelligemment
et en toute
sécurité

Dossier Académique

La grande aventure de votre dossier

d’échange!
• Le BI vous transmettra une procédure avec la liste les
documents à soumettre:
• Si vous avez déjà soumis un document, vous n’avez
pas à nous le resoumettre
• Attention aux preuves de compétences linguistiques
pour l’Australie et pour le Royaume-Uni
• Attention à votre lettre de motivation si vous avez eu
votre 2e ou votre 3e choix
• Si votre demande doit être envoyée par la poste, le BI
envoi les documents aux établissements d’accueil sans
frais. Certaines applications se font également en ligne
Si votre dossier n’est pas soumis au BI à la date
prescrite, vous devrez l’envoyer vous-même à
l’étranger et payer les frais.

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Si vous n’avez pas été

sélectionné pour votre
premier choix, veuillez svp
envoyer votre choix de cours
préliminaire et les
descriptions de cours au BI à
sortant@uOttawa.ca avant le
vendredi 31 mars.

Ne pas envoyer à la faculté

directement

Réception de la lettre
d’acceptation de
l’université d’accueil
• À partir du mois de mai ou de
septembre, le Bureau international
recevra les lettres d’acceptation des
universités d’accueil.

• Règle générale, l’établissement

d’accueil fait parvenir cette lettre
directement au Bureau international

• Toutefois, si vous recevez votre lettre

d’acceptation à votre domicile, vous
devez l’apporter au BI qui se chargera
de faire parvenir une copie à votre
Faculté

• Ne pas apporter votre lettre

d’acceptation directement à votre
Faculté.

Inscription aux cours

réguliers à l’uOttawa
• Vous devez vous inscrire à vos cours à temps
complet à l’Université d’Ottawa pour l’année
scolaire 2017-2018.

• L’inscription aux cours pour l’année 2017-2018

est le 6 juin pour les troisième année et le 30
mai pour les quatrième année. Vous recevrez
un courriel à votre adresse uOttawa.ca de la
part du Service du registraire afin de vous
aviser de la date et l’heure à laquelle vous
serez en mesure de vous inscrire.

• Pour les étudiants inscrits au régime

d’enseignement coopératif, vous n’avez pas à
vous inscrire à des cours pour la session à
laquelle vous devez effectuer votre stage. Le
bureau COOP se chargera de vous inscrire à
la cote de cours correspondante à votre
programme d’études.

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Inscription à la cote de cours TRF 1000

• Une fois votre lettre d’acceptation reçue, vous devez vous

présenter à votre faculté afin d’annuler vos cours et vous inscrire à
la cote d’échange:
• TRF 1000 (premier cycle et cycle supérieur)
• Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité d’effectuer
cette étape dès la réception de votre lettre d’acceptation.

• Le formulaire de modification/annulation de l’inscription (formulaire

pour étudiants sous-gradués et gradués) se trouve sur notre site
web (Étape 3). Vous devez utiliser ce formulaire afin de vous
inscrire à la cote de cours appropriée selon votre niveau d’études.

• Vous devez vous inscrire à la cote de cours TRF1000 avant votre

départ afin de permettre le transfert de crédits.

• Que faire si je reçois la lettre d’acceptation avant la période

d’inscription de cours?

Choix de cours final en

échange
• Dès votre arrivée à l’université d’accueil, vous devez faire
parvenir votre choix de cours final à votre faculté via votre
courriel uOttawa.ca.

• Les informations suivantes doivent apparaître dans UN SEUL

courriel:
 Sujet du courriel: Nom, prénom et numéro d’étudiant;
 Description détaillée de chaque cours en français ou en
anglais ainsi que la description dans la langue d’origine,
nombre total d’heures par cours identifié vis-à-vis le cours;
 Nombre de crédits par cours identifié vis-à-vis le cours.

• Les étudiants en génie doivent soumettre une preuve officielle que

les cours de génie suivis à l’étranger (excluant CSI) seront
enseignés par des ingénieurs autorisés à pratiquer selon les lois et
la juridiction où les crédits seront acquis.

** Une fois toutes les informations reçues, veuillez prévoir un

délai de 10 jours ouvrables pour l’évaluation du choix de cours
final par la faculté. Veuillez prévoir un délai de 15 jours
ouvrables lors de périodes d’inscription.**

Confirmation des
équivalences
• Suite à l’envoi de votre choix de cours
final, vous recevrez un courriel de votre
faculté confirmant vos équivalences.

• Les équivalences seront ajoutées à

votre dossier et vous serez en mesure
de les visualiser à votre compte
Rabaska suivant la réception du courriel
de votre faculté.

** Il est important de noter que les

équivalences sont spécifiques à chaque
étudiant, selon le programme d’études
ainsi que le cheminement scolaire
effectué**

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Nombre d’heures (varie selon le programme.

Consulter votre faculté)

Explication du • Un total de 180 heures de cours par session = 15

crédits à l’Université d’Ottawa
système de • 1 cours à l’Université d’Ottawa = 36 heures

crédits • Noter que les cours de langue de niveau 1000

à 3000 comptent un total de 48 heures incluant
le DGD
• Universités australiennes: une charge de quatre
cours par semestre est équivalent à quatre cours
à l’Université d’Ottawa. Ainsi, vous pouvez
uniquement obtenir 12 crédits par semestre

Système SETC (Système européen de transfert de

crédits)
• Règle générale: 30 SETC est équivalent à 15
crédits à l’Université d’Ottawa.

• Toutefois, la priorité est accordée au nombre

d’heures total pour l’octroi des équivalences.

Réception du relevé de notes

officiel de l’institution hôte

• Quand le Bureau international reçoit votre

relevé de notes, il fera parvenir une copie à
votre Faculté.

• Si vous recevez votre relevé de notes, vous

devez l’apporter au Bureau international qui se
chargera de faire parvenir une copie à votre
faculté.

• Les crédits obtenus en échange n’affectent pas

votre moyenne (MPC et MPD). Toutefois, vous
devez obtenir de bons résultats scolaires
puisque les résultats obtenus seront considérés
pour une admission éventuelle aux études
supérieures ou aux programmes professionnels.

• Vous garderez la copie originale de votre relevé

de notes.

• Faculté des sciences • Faculté des sciences sociales

Mélanie Langevin Nathalie Parent
Julie Monette
Télécopieur: 613-562-5274 Télécopieur: 613-562-5311
infosci@uottawa.ca fssxcha@uOttawa.ca

• Faculté de génie
Mirella Aiello • Faculté de droit - Common Law
Télécopieur: 613-562-5187 Catherine Legault
bacinfo@engineering.uottawa.ca Télécopieur: 613-562-5124
clawacad@uOttawa.ca
• Faculté des sciences de la santé
Joanne Chartrand
Télécopieur: 613-562-5149 • Faculté de droit - Droit civil
jchartra@uOttawa.ca Line C. Bissonnette
Télécopieur: 613-562-5121
• Faculté des arts lbisson@uOttawa.ca
Emilie Gruszecki
Télécopieur: 613-562-5973
arts@uOttawa.ca
Coordonnées des
conseillers(ères) scolaires

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Top 7 éléments à retenir:

1. Si vous recevez votre lettre d’acceptation 5. Relevés de notes : en commander plus

à votre domicile, vous devez la soumettre au
BI le plus rapidement possible.
2. Dès que votre inscription de cours est
officielle, vous devez faire parvenir votre
choix de cours à votre faculté via votre
courriel uOttawa.ca pour approbation finale.
3. Vérifier votre courriel uOttawa tous les
jours.
4. Sans les approbations de cours – pas de
crédits! C’est votre responsabilité!
d’un si vous considérez faire des études
supérieures
6. Vous devez maintenir une moyenne
pondérée cumulative (MPC) minimale pour
votre programme jusqu’au moment de votre
départ en échange, sans quoi l’échange
sera annulé.
7. Si vous recevez votre relevé de notes,
vous devez l’apporter au Bureau
international qui se chargera de faire
parvenir une copie à
votre faculté.

Pause

Finances et
bourses

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Finances
• Faites-vous un budget réaliste et
essayez de le respecter. Il est bien de
penser à des fonds d’urgence. On ne
sait jamais…

• Contactez votre banque ou votre

caisse et votre compagnie de carte
de crédit pour les avertir que vous
serez parti(e) à l’étranger. Vous
pourriez voir votre carte annulée si
vous omettez ce détail...

• Pensez à vous procurer une seconde

carte de débit/crédit pour le même
compte. Elle vous sera utile:
• en cas de perte de votre carte.
• si vos cartes datent de plusieurs
années et que la bande
magnétique cesse de fonctionner.

Finances (suite)
• Rappelez-vous que vous êtes
responsable des frais de subsistance
à l’étranger (nourriture, logement,
voyages, etc.)

• Certaines écoles vous exigerons de

payer des frais d'administration et/ou
d'activité.

• Dans plusieurs pays, il n’est pas

permis de travailler lorsque vous êtes
en échange... Informez-vous!

• N’oubliez pas que vous devrez avoir

un peu de fonds pour vivre à votre
retour! Dépôts pour loyer, coût de la
vie avant votre prochain chèque de
paie...

Assurance
• Vous devez vous procurer une assurance-santé incluant:
• Le rapatriement pour la durée entière de votre séjour à
l’étranger;
• tous les pays que vous visiterez;
• le jour de votre départ jusqu’au jour de votre retour.

• Si vous retournez au Canada pendant la durée de votre échange, il

est FORT possible que votre assurance maladie soit annulée.
Informez-vous!
• Il est possible de prolonger une assurance existante. Vérifiez si vous
êtes assuré par votre employeur ou par l’entremise de vos parents.
Les frais médicaux pourraient VOUS coûter plus de 100 000 $ si
vous n’êtes pas assuré.on appropriée!

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Exemples de compagnies d’assurance qui

offrent des assurances de voyage

*Vous n’êtes pas limité à ces compagnies

Couverture de
santé provinciale
• Avant votre départ, contactez le ministère de la
santé de votre province de résidence:
• Informez-vous de tous les règlements entourant
votre couverture de santé.
• Vous devrez fort probablement démontrer que
vous prenez part à un programme d’échange
international y compris les dates de votre
séjour.

• Dès votre retour au Canada, vous devrez contacter

à nouveau le ministère de la santé. Vous devrez
peut-être renouveler votre carte santé.

• Si vous omettez de prendre ces mesures, vous

risquez de voir votre assurance santé
supplémentaire annulée et/ou la possibilité de ne pas
être couvert pendant trois mois suivant votre retour
au Canada.

• Avoir un passeport canadien ne veut pas dire que

vous êtes couvert automatiquement par le
gouvernement!

Bourse de mobilité
étudiante
(suite)

IMPORTANT

Si vous annulez votre

échange, vous devrez
rembourser la totalité de
votre bourse de mobilité.

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Aide financière
Gouvernementale
• L’aide financière gouvernementale est disponible durant votre échange, peu
importe votre province d’origine.
• Pour les étudiants qui reçoivent de l’aide financière gouvernementale,
veuillez vous assurez de faire votre demande tôt afin que vous puissiez
recevoir votre dépôt avant votre départ.
• Toutes les bourses auxquelles vous avez droit en tant qu’étudiant à
l’Université d’Ottawa vous seront encore disponibles durant votre échange.
• Procuration : très utile à l’étranger! À discuter avec un agent d’aide
financière.
• Même en échange, vous êtes considéré comme étant résident de votre
province et étudiant à l’Université d’Ottawa.
N’attendez pas à la dernière minute pour soumettre votre demande!

Bourses
en ligne
• Les étudiants d’échange
ont toujours l’option de
postuler pour d’autres
bourses via les bourses
en ligne.

• Rendez-vous au portail
uoZone ou sur le site
web d’Aide financière et
bourse afin d’avoir accès
à la liste des Bourses en
ligne.

Bourses
additionnelles

Visitez notre site sous la section Étape 3:

Avant le départ pour plus d’information
sur les bourses disponibles aux étudiants
qui participent à un programme
d’échange.

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Quelques trucs
1. Faites attention au taux de change.

2. Méfiez-vous du taux de change/des

frais des guichets automatiques.

3. Retirez des plus grande sommes

d’argent et moins souvent.

4. Utilisez votre carte de crédit.

5. Ouvrez un compte de banque à

l’étranger.

Logement
Options qui s’offrent à vous:
• Famille d’accueil
• Résidences universitaires
• Appartement
• Airbnb
Vérifier le site de votre université
d’accueil.
Les universités d’accueil vous
acheminent souvent de l’information sur
le logement disponible/suggéré sur le
campus ou hors campus.

Vous pouvez aussi consulter les

questionnaires de retour.

Si, cependant, avant votre départ, vous

n’avez toujours pas trouvé de
logement, faites une réservation pour
quelques nuits dans un hôtel ou une
auberge de jeunesse (une semaine
devrait suffire). Après votre arrivée, il
sera plus facile de trouver un logement
qui vous convient.

Faites attention aux arnaques!

Volet Sécurité

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Informez-vous
avant de partir
• Consultez les outils fournis par le
ministère des Affaires mondiales
Canada…

• Bon voyage, mais... Renseignements

indispensables aux voyageurs
canadiens

• Un bon départ — Un guide santé à

l’intention des voyageurs canadiens

• Consignes sur les médicaments et la

drogue en voyage

• Aide-mémoire du voyageur

Carte du protocole d’urgence:

Service de la protection de
l’Université d’Ottawa :
613-562-5411

COMMUNIQUEZ TOUTE
URGENCE DANS LES PLUS
BREFS DÉLAIS.

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Sexualité et
drogues
Contraception

Perceptions

Médicaments

Passeport, visa et permis de

séjour

Passeport
Si vous devez renouveler
votre passeport, faites une
demande maintenant!
Demandes disponibles
aux bureaux de Postes
Canada et sur le site
internet de Passeport
Canada: www.ppt.gc.ca

Généralement, votre
passeport doit être
valide pour six mois
après la date prévue de
votre retour au Canada!

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• C’est VOTRE responsabilité de vous

informer auprès des autorités concernant
votre visa.
• Preuve financière
• Temps d’attente/délai de traitement

• Il est fort probable que les ambassades

ou consulats exigent des frais pour
l’obtention de votre visa. Les frais varient
selon les pays.
• Exemple: approximativement 40$
pour la Corée du Sud et 310 livres
Visa
pour le Royaume-Uni

• Il se peut que vous soyez dans

l’obligation d’obtenir votre visa dans votre
pays de citoyenneté ou de résidence
permanente.

• Plusieurs pays exigent un visa d’études

même si vous pouvez entrer au pays en
tant que touriste (par exemple
l’Australie).

• Entrée simple ou multiple.

Votre visa,
votre
responsabilité!
Plusieurs consulats et
ambassades demanderont
que vous vous présentiez en
personne afin de soumettre
votre demande de visa. Dans
certains cas vous devrez
vous déplacer vers un
bureau régional.

Vous devez prendre le temps

de passer au travers du
processus vous-même.

Permis de séjour
• Plusieurs pays exigeront que
vous vous enregistrez dès
votre arrivée ou dans les
délais prescrits par
l’ambassade.

• Les informations concernant

votre permis de séjour vous
seront remises par
l’ambassade, le consulat ou
l’institution.

• Faites des copies de vos

documents – bonne idée!

• Il faut respecter toutes les

lois et les règlements
locaux de votre pays
d’accueil.

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Autres
considérations
• Il est fortement recommandé d’attendre
d’avoir reçu votre lettre d’acceptation et
votre visa AVANT d’acheter votre billet
d’avion (si possible selon les règles
imposées par l’ambassade).

• Informez-vous auprès d’une agence de

voyage concernant les billets d’avion.
Acheter un aller-retour? Acheter un billet
ouvert pour un an? Quelle est la différence
de coûts et qu’arrive-t-il si vous voulez
changer votre date de retour?

• N’oubliez pas de penser à vos bagages!

Quel est la limite de poids permise pour la
compagnie aérienne choisie. Si vous
voyagez, allez-vous tout laisser derrière ou
tout amener avec vous?

« Que faire si…? »

Je me blesse physiquement durant mon échange

Je me fais voler (ou je perds) mon passeport?

Mon appartement ou ma chambre de résidence se

fait voler?

Ma carte de crédit ou ma carte bancaire est

perdue/volée?

Choc culturel

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Choc culturel
Causé par l’anxiété et lié à la perte des signes et symboles
familiers de l’interaction sociale qui nous aident à nous orienter
dans des situations de vie quotidienne.

Gérer le choc culturel

Le processus d’adaptation

Les niveaux d’influence de la

culture selon l’iceberg de Kohls

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Des pistes d’action pour atténuer

l’effet du choc culturel:
1. Socialisez avec les gens de votre pays d’accueil : posez des questions
pour en apprendre plus, montrez de l’intérêt!

2. Évitez l’isolement : sortez, rencontrez des gens, participez à des activités.

3. Soyez curieux : lisez et renseignez-vous le plus possible sur votre

nouveau pays.

4. Soyez tolérant, ouvert d’esprit, flexible.

5. Évitez les jugements trop hâtifs.

Des pistes d’action pour

atténuer l’effet du choc culturel
6. Parlez de votre expérience : discutez avec quelqu’un qui a déjà vécu
une adaptation culturelle ou rencontrez le/la conseillère des étudiants
étrangers de votre université d’accueil.
7. Continuez à pratiquer les sports et les loisirs que vous pratiquiez au
Canada.
8. Impliquez-vous dans votre nouvelle communauté, faites du bénévolat
ou joignez-vous à une association étudiante par exemple.
9. Gardez contact avec votre pays d’origine, votre famille et vos amis.
10. Et avant tout : SOYEZ PATIENT avec vous et avec les autres.

Utilisez les ressources

Si vous avez un problème de santé physique ou mentale, n’hésitez pas à en parler!

Veuillez identifier et consultez les ressources disponibles à vous:

• Services de counseling et service d’accessibilité
• Restez en contact avec vos intervenants ici au Canada
• Bureau international de l’établissement d’accueil saura vous diriger
• Restez en contact avec vos proches et donnez-leur des nouvelles

Le fait de se retrouver dans un environnement nouveau peut être bouleversant pour certains.
Soyez honnêtes avec vous-même et connaissez vos limites!

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Blackboard Learn
• Module d’apprentissage 1: Introduction
• Module d’apprentissage 2: Prêt à partir?
Avant votre départ • Module d’apprentissage 3: Tout le monde à
bord!

Après la première • Module d’apprentissage 4: Bien installé?

moitié de votre échange
• Module d’apprentissage 5 : Est-ce que vos
Avant de quitter votre pays
valises sont prêtes?
d’accueil

Après votre retour au • Module d’apprentissage 6: De retour, et

Canada maintenant?

Vous devez compléter tous les

4 activités modules sinon vous aurez à remettre
votre bourse

• Sachez qu’il y a souvent de

grandes disparités entre
l’administration
bureaucratique canadienne
et celle à l’étranger.

• Les canadiens sont habitués

à recevoir un service efficace
où le « client est roi ».

• Soyez patient et poser des

questions à vos
interlocuteurs afin que vous
puissiez accomplir votre
tâche le plus rapidement
possible.
S’ajuster à • Malgré les différences, soyez
respectueux en tout temps.
l’administration

Un outil indispensable
pour en connaître plus
sur votre pays d’accueil!

Les aperçus pays du Ministère

des Affaires Mondiales
www.intercultures.gc.ca

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Bourse
du personnel
Extension de la date limite:
• 31 mars 2017
Soumettre au Bureau international une
vidéo en français ou en anglais d’une
durée de 1 à 3 minutes sur les thèmes
suivants :

• Pourquoi serais-je le meilleur

ambassadeur de l’Université
d’Ottawa à l’étranger?
• Quelles idées ai-je pour représenter
et promouvoir l’Université d’Ottawa à
l’étranger ?

Soumission en personne (clé USB) ou

par courriel (lien)

* Étudiants participant aux programmes

financés ne sont pas admissibles

Concours de photographie et de vidéo

Les photos finalistes et 2 vidéos gagnants seront
sélectionnés. Les finalistes de la catégorie photographie
verront leurs œuvres agrandies et exposées lors de la
soirée de dévoilement tenu en septembre 2016.
Les prix pour le concours de photographie sont:
• Premier prix– 400$
• Deuxième – 200$
• Coups de cœur voté par le public – 200$
Photographie
• Nous recherchons des photos originales qui mettent
en valeur votre échange étudiant, ainsi que vos
qualités d’ambassadeur de l’Université d’Ottawa.
Vidéos
Votre vidéo doit présenter deux des trois
thèmes suivants :
• Différences culturelles
• Présenter son nouveau campus
universitaire
• Présenter ce qui vous a marqué le
plus de votre échange
Le prix pour le concours vidéo est de 550$
***Nous accorderons des points
supplémentaires pour les soumissions
où nous voyons clairement un signe
de l’Université d’Ottawa***

Soirée de réseautage
Nous organisons une soirée de rencontre mardi le 4
avril de 17h30 à 19h au Café Nostalgica. Vous
recevrez les détails de la soirée par courriel.

Ce sera l’opportunité idéale de rencontrer d’autres

étudiants qui partiront en échange dans la même
université que vous ou dans la même région

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Communication
• SVP, utilisez votre courriel
uOttawa.ca

• Quand vous nous écrivez un

courriel, SVP, donnez nous l’info
suivante: Nom complet, no.
d’étudiant, faculté et
établissement d’accueil.

• Soyez patient quand vous

envoyez des courriels au BI et à
votre faculté

Bureau
international
Adresse postale:
550 Cumberland M386
Ottawa, ON K1N 6N5,
Canada

Téléphone : 613-562-5847
Télécopieur: 613-562-5100

Courriel: sortant@uottawa.ca

Groupe Facebook:
Sortant-Outgoing uOttawa
Page Facebook:
Echange uOttawa Exchange

Garth Bridges 
Espagne

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Vivez votre expérience au maximum!

Le monde vous appartient!

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