PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : ditetapkan Oleh

Terbitan : Direktur Klinik
No. Revisi : Pratama BKIA
SOP Tgl. Mulai RAKYAT
KLINIK :
Berlaku
PRATAMA BKIA
Halaman :
RAKYAT

PENGERTIAN Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis yang
aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama 2
tahun terhitung kunjungan terakhir pasien

Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis yang sudah

memenuhi syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah masa retensi.

TUJUAN Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis dalam rangka
menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan mengurangi jumlah arsip
rekam medis yang semakin bertambah.

KEBIJAKAN

REFERENSI - Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 1997.Pedoman Pengelolaan

Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi 1. Jakarta: Departemen
Kesehatan RI
- Permenkes Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis

PROSEDUR 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
(Klinik) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka waktu 2
(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.

A. Prosedur retensi status rekam medis

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak
berkunjung ke Klinik, berkas diambil dari rekam medis yang masih
aktif , kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember
 B.Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari
kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang lain /
terpisah dari status rekam medis aktif kemudian catat dalam buku
catatan rekam medis inaktif
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun
terakhir berkunjungan

C.Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada kepala Klinik
2. Kepala Klinik membuat surat keputusan tentang pemusnahan status
rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam medis
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha
dengan SK kepala Klinik
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda
tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala Klinik
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
Klinik
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak dapat
dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat
dalam buku catatan pemusnahan.
Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak
ketiga dan tim pemusnah

UNIT TERKAIT Ruang Pendaftaran