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DE RIOJA
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INFORME N° 423 - 2017 - 6AF/MPR.
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Atentamente,
MUNICIP. DE RIOJA
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DIRECTIVA N° O4-2O17-UL/IUPH
RIOJA-PERU
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
RIOJA
RIOJA CIUDAD DE LOS SOMBREROS Y
CAPITAL DEL CARNAVAL EN LA REGIÓN SAN1 MARTÍN
OBJETIVO:
La presente Directiva, tiene por objetivo establecer los procedimientos y aspectos técnicos normativos
relacionados al control, custodia y devolución de las garantías (Cartas Fianza y Retenciones por
Garantías de Fiel Cumplimiento), presentadas por las personas naturales y jurídicas como
consecuencia de la adjudicación de la Buena Pro en los Procedimientos de Selección, convocados por
la Municipalidad Provincial Rioja, en el ámbito de ia normatividad de contrataciones del Estado.
2. FINALIDAD:
2.1. Establecer las disposiciones y procedimientos para la Verificación, Registro, Control, Custodia,
Renovación, Devolución y Ejecución de Cartas Fianza presentadas por los postores o contratistas
ante la normatividad de contrataciones del estado.
2.2. Precisar las responsabilidades del Personal que interviene en la Verificación, Registro, Control,
Custodia, Renovación, Devolución y Ejecución de Cartas Fianza.
3. ALCANCE:
La presente directiva, es de aplicación obíigatoria de todas las unidades orgánicas involucradas con
ios Procedimientos de Selección, para las adquisiciones de bienes y servicios; así como para los
contratistas que participen en los Procedimientos de Selección para ejecución de Obras, financiadas
con presupuesto de la Municipalidad Provincial de Rioja.
4. BASE LEGAL:
4.1, Ley N2 26702 - Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la
Superintendencia de Banca y Seguros.
.2. Ley Ne 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades.
.3. Ley NS 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
4.4. Ley N2 30518 - Ley del Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2017.
4.5. Ley N2 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contralona General de ía
República.
4.6. Decreto Legislativo N9 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, y sus modificatorias.
4.7. Decreto Supremo N^ 056-2017-EF Decreto Supremo que modifica el Reglamento de la Ley N2
30225, Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Supremo N^ 350-2015-EF
5. CARTAS FIANZA:
Las Cartas Fianza tienen como finalidad, asegurar el cumplimiento del contrato ya formalizado y las
obligaciones del contratista derivadas del mismo, teniendo una función compulsiva (pretenden
compeler u obligar a! contratista a que cumpla con sus obligaciones contractuales) y resarcitoria (se
busca indemnizar a la Entidad por tos eventuales daños que haya sufrido debido al incumplimiento
del contratista).
DISPOSICIONES GENERALES:
6.1. Para efecto de la aplicación del presente documento, debe entenderse por:
- Garantía: Obligación accesoria destinada a asegurar y proteger el cumplimiento de una
obligación principal.
- Cartas Fianza: Contrato de garantía del cumplimiento de pago de una obligación ajena,
suscrito entre el fiador y el deudor, y que se materializa en un documento valorado emitido
por un fiador (Banco o Entidad Financiera), a favor de un acreedor (Entidad Contratante),
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DISPOSICIONES ESPECIFICAS:
7.1. De los tipos de garantía:
7.1.1. El único tipo de garantía admisible para los casos regulados por el presente documento
será la Cartas Fianza.
7.1.2. La Unidad de Logística, debe recibir la documentación presentada por e! postor que
obtuvo la buena pro de la contratación requerida; entre ella, de ser et caso, las Cartas
Fianza que el mencionado postor está obligado a presentar para la formalización de la
relación contractual.
7,1.3, Las Cartas Fianza que se reciban serán los siguientes:
• Para la formalización contractual: Por el fiel cumplimiento del contrato, equivalente
al diez por ciento (10%) dei monto a contratar.
* Luego de suscrito el contrato: Por adelantos, equivalente al cíen por ciento (100 %)
del monto del adelanto solicitado.
7.1.4. Como requisito indispensable para perfeccionar el contrato, el postor ganador debe
entregar a ia Entidad la garantía de fiel cumplimiento del mismo por una suma
equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato origina!. Esta debe
mantenerse vigente hasta ia conformidad de la recepción de la prestación a cargo del
contratista, en el caso de bienes, servicios en general y consultorías en general, o hasta
el consentimiento de la liquidación fina!, en eí caso de ejecución y consultoría de obras.
7.1.5. En caso se haya practicado la liquidación final y se determine un saldo a favor del
contratista y este someta a controversia ia cuantía de ese saldo a favor, ia Entidad debe
devolverle la garantía de fiel cumplimiento.
7.1.6. En los contratos periódicos de suministro de bienes o de prestación de servicios en
general, así como en los contratos de consultoría en general, de ejecución y consultoría
de obras que celebren las Entidades con las micro y pequeñas empresas, estas últimas
pueden otorgar como garantía de fiel cumplimiento el diez por ciento (10%) de! monto
de! contrato original, porcentaje que es retenido por la Entidad. En el caso de (os
contratos para la ejecución de obras, tai beneficio solo procede cuando:
> Eí procedimiento de selección original del cual derive el contrato a suscribirse sea una
adjudicación simplificada;
> El plazo de ejecución de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) días calendario; y,
> El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periódicas,
en función del avance de obra.
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7.1.7. La retención se efectúa durante ía primera mitad del número total de pagos a realizarse,
de forma prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo."
7.1.8. La Unidad de Tesorería debe verificar la autenticidad de las Cartas Fianza emitidas a favor
de la Municipalidad Provincial de Rioja, pudiendo realizar dicha verificación
electrónicamente o mediante comunicación escrita o comunicación telefónica a las
entidades emisoras de la Carta Fianza.
7.1.9. La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de realizar tas gestiones
pertinentes ante las entidades emisoras para la ejecución del aludido documento
valorado. Y en caso se ejecute una Carta Fianza, la Gerencia de Administración y Finanzas
debe comunicar dicha acción a ia Unidad de Logística de la Entidad.
EXCEPCIONES:
No se otorga garantía de fiel cumplimiento del contrato ni garantía de fiel cumplimiento por
prestaciones accesorias en los siguientes casos:
8.1. En los contratos de bienes y servicios, distintos a ia consultoría de obras, cuyos montos sean
¡guates o menores a cien mil Soles (S/ 100 000,00). Dicha excepción también aplica a: (i) los
contratos derivados de procedimientos de selección por relación de ítems, cuando el monto del
ítem adjudicado o ia sumatoria de los ítems adjudicados no supere el monto señalado; y, (ii) a los
contratos derivados de los Procedimientos de Selección realizados para compras corporativas,
cuando el monto del contrato a suscribir por la Entidad participante no supere el monto indicado.
8.2. Adquisición de bienes inmuebles.
8.3. Contratos de arrendamiento de bienes e inmuebles.
8.4. Las contrataciones complementarias celebradas bajo los alcances del artículo 150, cuyos montos
se encuentren dentro del supuesto contemplado en el numeral 1."
9.5. Para efectos de retenciones de Fiel Cumplimiento de las PYMES acreditadas como tales, el monto
a retener deberá consignarse en los Contratos; en la 0/S o 0/C correspondiente deberá
consignarse ef monto a retener, debiendo sumar el total de la retención a efectuarse durante la
primera mitad del nú mero total de pagos a realizarse, cuyo control lo deberá de efectuar la Unidad
de Logística.
12.4. En caso e! contratista haya renovado su Carta Fianza antes de la fecha de su vencimiento la
Gerencia de Administración y Finanzas deriva a la Unidad de Logística para que proceda según lo
establecido en el numeral 9.2.
12.5. La Gerencia de Administración y Finanzas dentro del plazo legal establecido en la normativa de la
materia realiza una comunicación a la entidad emisora de la carta Fianza, para que ésta realice ¡a
ejecución de la misma, solicitando la emisión de un cheque de gerencia a nombre de la
Municipalidad Provincial de Rioja.
12.6. Una vez ejecutada la Carta Fianza, la Gerencia de Administración y Finanzas comunica dicha acción
a la Unidad de Logística a fin de incorporar dicha comunicación en el respectivo expediente de
contratación.
12.7. De no obtenerse las ejecuciones solicitadas de acuerdo a! numeral 11.5 de la presente directiva,
se cursará oficio a la Superintendencia de Baca, Seguros y Administradoras de Fondo de
Pensiones, haciendo expresa denuncia de incumplimiento del ente emisor de la garantía.
Asimismo, se hará de conocimiento a la Gerencia Municipal para que autorice al Procurador
Municipal de interponer las acciones legales correspondientes.
12.8. Una vez ejecutada la Carta Fianza, la Gerencia de Administración y Finanzas comunica dicha acción
a la Unidad de Logística a fin de incorporar dicha comunicación en el respectivo expediente de
contratación.
DEVOLUCIÓN:
Para la devolución de las Cartas Fianza se requiere;
13.1. La Unidad de Logística mediante informe dará la conformidad o recepción del bien o servicio,
(culminará con la conformidad de recepción de la última prestación pactada y el pago
correspondiente), comunicando a la Unidad de Tesorería para la devolución correspondiente.
13.2. La Gerencia de Infraestructura, Desarrollo Urbano y Rural mediante informe dará la conformidad
o recepción por la consultoría, estudios y obras derivados de los Procedimientos de Selección, así
como la colocación de un panel fotográfico emitido por el área usuaria (tratándose de contratos
de consultoría de obras de ejecución, el contrato culmina con la liquidación y pago
correspondiente, la misma será elaborada y presentada a la Municipalidad Provincial de Rioja por
el contratista, según los plazos y requisitos señalados en el Reglamento, debiendo la
Municipalidad Provincial de Rioja pronunciarse en un plazo máximo fijado también en el
Reglamento bajo responsabilidad del funcionario correspondiente). De no emitirse resolución o
acuerdo debidamente fundamentado en el plazo antes señalado, la liquidación presentada por el
contratista se tendrá por aprobada para todos los efectos legales. El expediente de contratación
se cerrará con la culminación dei contrato).
4. RESPONSABILIDAD:
14.1. La Unidad de Logística, Unidad de Tesorería, Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencias
de la Municipalidad Provincial de Rioja, involucradas en los Procedimientos de Selección, tienen
la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas en la presente directiva.
14.2, En caso de pérdida o extravío de las Cartas Fianza, la responsabilidad recae en el personal
encargado dei control y custodia de las Cartas Fianza y la Unidad de Tesorería de la Municipalidad
Provincial de Rioja.
15.2. Todo dispositivo y/o norma que se oponga a la presente quedara sin efecto alguno, a la
aprobación.
is.s.La presente Directiva será puesta en conocimiento de la Unidad de Logística, Gerencia de
Infraestructura, Desarrollo Urbano y Rural y la Unidad de Tesorería.
15.4. El Incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva, es posible de sanción por
parte del jefe inmediato superior a través de una llamada de atención, con copia al legajo personal
del servidor que incumpla la presente disposición y/o los procesos administrativos a que diera
lugar.
1. ANEXOS:
Acceda a la última lista de las empresas que se encuentran bajo el ámbito de supervisión directa de la
SBS, deberá ingresarse a la siguiente dirección:
http://www.sbs.gob.pe/principal/categoria/relacion-de-empresas-que-se-encuentran-autorizadas-a-emitir-caftas-
fianza/2138/c-2138
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CAPITAL. OCI_ CARNAVAL EN LA REGIÓN SAN MAIVTXNf
Rioja,... de de 20.
CARTA N° 00 -2017-6AF/MPR
Señores:
(Nombre del Contratista)
Domicilio legal en:
(Dirección)
(Ciudad)
De mi mayor consideración:
toda vez que está próxima a vencerse el día , , y a la fecha dicha obra se
encuentra en ejecución. Se adjunta copia de la carta en mención.
Atentamente,
Gerente de Administración
y Finanzas
AD PROVINCIAL DE
VY/a r/±ftt
RIOJA
RIOJA CIUDAD DE LOS SOMBREROS Y
CAPITAL DEL CARNAVAL EN U REGIÓN SAN MARTIN
ANEXO 02
T.