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HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos


numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas,
las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se
insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes
tipos de gráficas.

Para qué sirve una hoja de cálculo


Podría decirse de la hoja de cálculo que básicamente se trata de una herramienta
para la gestión comercial en un negocio, y que puede usarse con múltiples
propósitos, por supuesto todos ellos relacionados con la manipulación informática
de números y datos.
Una hoja de cálculo es capaz de organizar y gestionar enormes cantidades de
datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la posibilidad de obtener
resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podremos tener un
panorama exacto de los movimientos de una empresa.
Si bien en un principio las hojas de cálculo se desarrollaron para gestionar datos
financieros de gran volumen, con el paso del tiempo este tipo de software se ha
ido expandiendo a pequeños negocios, empresas y hasta incluso el hogar,
ámbitos en donde se lo utiliza para administrar presupuestos, la gestión de bases
de datos y también para análisis estadísticos.
También una hoja de cálculo se utiliza para hacer complejos cálculos de
ganancias, impuestos, cheques, ingresos, stock y mucho más, los que podemos
automatizar, a través de fórmulas y macros, para no tener que repetir las
operaciones cada vez que las necesitamos. Sólo necesitamos ingresar los nuevos
valores.
Características de una hoja de cálculo
SI bien las hojas de cálculo pueden variar ligeramente de aspecto conforme al
desarrollador, lo cierto es que este tipo de software comparte la mayoría de las
funciones básicas, sin las que por supuesto no sería una hoja de cálculo, como
por ejemplo las columnas, las filas, las celdas, las fórmulas y demás.
En este sentido, todas las hojas de cálculo proveen de las herramientas
necesarias para sumar, restar, multiplicar y dividir números en celdas mediante
fórmulas o funciones. Estas funciones son una parte importante de una hoja de
cálculo, que como mencionamos son fórmulas preestablecidas que nos permiten
realizar cálculos sencillos o complejos, dependiendo de nuestras necesidades.

BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una
biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y
la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo
este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un
amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
SGBD (del inglés Database Management System o DBMS), que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.
Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones
públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto
de almacenar la información experimental.

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel


podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión
hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en
Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un
catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las
órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por
crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de
datos.

PASO 1: IDENTIFICAR LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS


Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar
las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de
la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner
atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos
que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales
son los libros, los clientes y las órdenes.

PASO 2: DETERMINAR LOS CAMPOS DE LAS TABLAS

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada
una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos
ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN,
el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente
manera:

PASO 3: IDENTIFICAR LA LLAVE PRIMARIA DE CADA TABLA

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los
registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria
ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho
número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número
consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

PASO 4: IDENTIFICAR LAS RELACIONES ENTRE TABLAS

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información


de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por
ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro
que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes
con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

CUALES SON LAS FUNCIONES GENERALIDADES


Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a
partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos
sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La
clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las
celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las
celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y
filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.
Cómo se pueden organizar las ventanas del programa Excel, para mostrar varios
documentos, varias hojas del mismo documento o varias partes de una hoja de un
documento, así como la división de una hoja de cálculo en paneles. También se
describe la función de revisión ortográfica existente en Excel y el modo de imprimir
las hojas de cálculo en Excel, viendo todas las opciones que permite y la
configuración que se debe aplicar.
Fórmulas
Utilización de las fórmulas en la hoja de cálculo Excel: cómo se escriben,
operadores, cómo se hace referencia a otras celdas de la misma o de otras hojas,
uso de referencias relativas, absolutas y mixtas, cómo se copian y pegan fórmulas
que contienen referencias. Finalmente, se describe el uso de rótulos de filas o
columnas y de nombres de celdas o rangos en las fórmulas.
Trabajo con funciones
Descripción y utilización de las funciones existentes en la hoja de cálculo Excel:
introducción de funciones, funciones sugeridas por Excel y funciones anidadas,
insertar referencias en las funciones.
Formato de celdas
Se describen varias opciones en cuanto al formato de las celdas en la hoja de
cálculo Excel: introducción al formato de las celdas, altura, anchura, bordes y
relleno de las mismas, alineación de los datos existentes en las celdas y fuentes
de texto utilizadas.
Formato de celdas
Se describen varias opciones en cuanto al formato de las celdas en la hoja de
cálculo Excel: formato de números, formatos personalizados y condicionales, y
autoformato de celdas. También se explica la forma de aplicar un estilo a una
celda.
Crear gráficos
Creación y modificación de gráficos en una hoja de cálculo de Excel, basados en
los datos existentes en la misma.
Excel avanzado
Descripción de funciones avanzadas de la hoja de cálculo Microsoft Excel , para
permitir crear y editar documentos complejos: listas, filtros, creación de subtotales,
gráficos y mapas de datos, acceso a datos externos al libro de Excel, macros,
relación de Excel e Internet, para colocar los datos de una hoja de cálculo en una
página web y análisis de datos.
Matrices y cálculos
Trabajo con fórmulas matriciales (que devuelven varios valores a la vez) en una
hoja de cálculo de Excel, estudiando el uso de constantes matriciales en ellas.
También se analiza el trabajo con vínculos entre distintos libros de Excel.
Finalmente, se estudia el proceso de cálculo de los valores de las celdas: cálculo
manual y automático y diversas opciones sobre este aspecto.
Listas
Creación y uso de listas en una hoja de cálculo de Excel, utilización de las mismas
en un formulario y validación de la información introducida en las celdas
Filtros
Qué son y para qué se utilizan los filtros en una hoja de cálculo de Excel: filtrar
datos para extraer únicamente los datos adecuados, autofiltro y trabajo con datos
filtrados
Subtotales
Descripción de la creación de subtotales obtenidos a partir de los datos de una
hoja de cálculo Excel, con el objeto de realizar cálculos parciales y generales.
Temas avanzados sobre gráficos
Creación de gráficos complejos en una hoja de cálculo de Excel, basados en los
datos existentes en la misma: tipo y formato del gráfico y de sus elementos y cómo
se puede editar e imprimir el gráfico.
Acceso a datos externos
Trabajo desde la hoja de cálculo Excel con datos externos a un libro de Excel,
incluso con datos creados con otras aplicaciones distintas (bases de datos, etc.),
utilizando Microsoft. Creación de consultas para obtener en Excel los datos que
desee desde estos archivos externos, utilizando el asistente para consultas o
trabajando en Microsoft directamente (en este último caso, creando incluso
consultas con parámetros).
Características de las formulas y las funciones
Fórmulas
Esta es una de las características más importantes de una planilla de cálculos.
Permite establecer relaciones entre constantes, funciones y referencias a celdas
de una forma fácil y accesible.
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos pudiendo utilizar los valores
de las hojas de cálculo. Una fórmula siempre comienza por un signo igual (=). Por
ejemplo: si la celda activa es B6 y allí escribimos =2+4, el resultado será 6 y es el
valor que quedará almacenado en esa celda.
Una fórmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes.
CUALES SON LOS OBJETIVOS DE EXCEL
 Identificar los principales componentes de la interfaz del usuario
 Identificar el propósito de los comandos en la barra de menú
 Trabajar con los botones en la barra de herramientas
 Trabajar con texto y caracteres en un programa
 Explicar el uso de los principales accesos directos del teclado y las
combinaciones de teclas
 Introducir datos en una hoja de cálculo
 Realizar operaciones matemáticas básicas en una hoja de cálculo
 Insertar gráficas en una hoja de cálculo
 Explicar el propósito de las opciones disponibles para imprimir una hoja de
cálculo
 Explicar la diferencia entre un libro y una hoja de cálculo
 Moverse con éxito de una celda a otra que contenga fórmulas y texto
 Entender las referencias de celdas absolutas y relativas
 Copiar, cortar y pegar texto y fórmulas
 Usar la función de llenado para fechas y fórmulas