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Unidad 2
Aplicaciones de Excel Avanzado

I.-‐ Introducción o motivación inicial

Estimados(as) estudiantes,

Bienvenidos a la primera actividad virtual correspondiente a la unidad 2 del módulo de
“Informática Aplicada a la Administración”. En esta, se realizará un recorrido dinámico
por las funciones y aplicaciones avanzadas de Excel. Serán abarcados tópicos tales como
la combinación de funciones, aplicaciones de correspondencia y funciones de macro, las
cuales son herramientas y utilidades que brinda este programa de ofimática.

La dinámica laboral actual exige eficiencia en las labores administrativas. Excel es una
herramienta de gran apoyo para registrar, planear, organizar, dirigir y controlar recursos
de manera eficaz. Para esto, Excel ofrece un variado conjunto de herramientas y
funciones; todas potencialmente útiles para tomar decisiones de una forma más fácil y
sencilla.

Con el aprendizaje y el uso de esta herramienta de ofimática, es posible manipular datos
de manera rápida, oportuna y veraz; y más aún, posibilita la obtención de información
concluyente a partir de estos.

Para el estudiante, es una herramienta que ayuda a fortalecer competencias para
insertarse con éxito al mundo laboral y económico del siglo XXI. Les invitamos por tanto a
participar con entusiasmo y dedicación en este mundo de la informática aplicada a la
administración, con herramientas más avanzadas en esta segunda unidad.

Los aprendizajes esperados para esta unidad son:

• Administran las herramientas y funciones de Excel avanzado, Confeccionan
formularios para el ingreso de información en bases de datos y Macros, utilizando
diferentes elementos de las paletas de herramientas, aplicándolas a la gestión
administrativa.

Instituto Profesional AIEP. Educación Online 2015

II.-‐Listado de Contenidos de la unidad

9. Administran las herramientas y funciones de Excel avanzado, aplicándolas a la gestión
administrativa.
Ø Herramientas de Formularios.
Ø Funciones anidadas para base de datos.
Ø Validación de datos de entrada.
Ø Formatos condicionales.
Ø Cuadros combinados y de listas.
Ø Botones de Opción.

10.-‐ Confeccionan formularios para el ingreso de información en bases de datos,
aplicándolas a la gestión administrativa.
Ø Combinación de funciones en el llenado de formularios.
Ø Combinación de correspondencia con información de la base de datos.
Ø Obtener datos externos.

11.-‐ Confeccionan Macros, utilizando diferentes elementos de las paletas de
herramientas, aplicándolas a la gestión administrativa.
Ø Botones para macros.
Ø Grabación de funciones en una macro.
-‐ Eliminación y modificación de macros.


III.-‐Desarrollo del tema:

9. Administran las herramientas y funciones de Excel avanzado, aplicándolas a la
gestión administrativa:

La palabra administración alude a la capacidad de quien ejerce la función de usar
debida y eficientemente los recursos que administra, es por ello que cuando hablamos de
administrar herramientas y funciones de Excel, nos referimos al debido y eficiente uso de
este software.
Dado lo anterior y los tópicos que vienen en este módulo, se hace necesario
conocer algunos conceptos relevantes:

• ¿Qué es Virtual?

Del latín virtus (“fuerza” o “virtud”), virtual es un adjetivo que, en su sentido
original, hace referencia a aquello que tiene virtud para producir un efecto, pese a que no
lo produce de presente.

El concepto, de todas formas, está actualmente asociado a lo que tiene existencia
aparente y no real o física. Este término es muy usual en el ámbito de la informática y
la tecnología para nombrar a la realidad construida mediante sistemas o formatos
digitales.

• ¿Qué es un formulario?
Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y
estructura estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información.

• Tipos de formularios de Excel
Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de
datos, hojas de cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del
usuario de VBA. Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos de
diferentes maneras para crear una solución que sea apropiada para su caso particular.

Ø Herramientas de Formularios.

Dentro de una hoja podemos usar controles o componentes de formulario que nos
permitan una gestión más sencilla y organizada de nuestros datos.
Asimismo Excel proporciona formularios para entrada de datos que se generan
automáticamente, y son una manera rápida y sencilla forma de gestionar los datos.
Un “Formulario” brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa de
información en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. La entrada de

datos será más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no se tendrá que
efectuar un desplazamiento de columna en columna en caso de que tenga más columnas
de datos que las que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea
suficiente un formulario simple de cuadros de texto que enumeren los encabezados de
columna como etiquetas y no requiera características de formulario personalizadas ni
sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el
rango o tabla. El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como
etiquetas en un único cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en
blanco adyacente en el que el usuario puede escribir los datos para cada columna, hasta
un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, es factible nuevas filas, buscar
nuevas filas mediante navegación o, según el contenido de la celda, actualizar o eliminar
filas. Si una celda contiene una formula, su resultado se muestra en el formulario de
datos, pero no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario.

Ejemplo:
En primer lugar, se debe verificar que se encuentre activo el botón “Formulario”, en la
parte superior izquierda de su pantalla en la barra de herramientas personalizadas de su
archivo Excel. En caso contrario, se debe incorporar de la siguiente forma:
a. Debe seleccionar mediante un clic en la flecha al final de la barra de herramientas
personalizadas seleccionar “Mas comandos”, que es la penúltima opción.

b. Con lo anterior se despliega un cuadro de dialogo “Opciones de Excel” y debe
seleccionar en “Comandos disponibles “Comandos que no están en la cinta de opciones”
y luego seleccionar “Formulario”.


c. Luego, con lo anterior, aparecerá el botón de “Formulario”, que está identificado
en un círculo rojo en la siguiente imagen:

Segundo; debe ingresar los encabezados de la base de datos que quiere construir,
conjuntamente con las funciones que permitan calcular por ejemplo, promedio y estado
de aprobado; mediante funciones lógicas y condicionales que entreguen un formato para
una mejor presentación, si así lo desea:

Tercero, ingresar los datos para poblar la base con la información necesaria, para esto,
se debe:

a. Ingresar los datos del encabezado de cada columna, con las formulas y formatos a su
elección para que su ingreso y cálculos automáticos se apliquen al mismo tiempo
que se ingresa la información a la base de datos.
b. Hacer clic en cualquier parte del encabezado
c. Luego, clic en el botón “Formulario” y se despliega el cuadro de dialogo para
ingresar los datos, tal como se muestra en la siguiente imagen:

d. Una vez ingresados los datos en el cuadro de dialogo nombrado: “Base de Datos”,
nombre que toma del nombre de la hoja de cálculo del archivo que se está trabajando, se
debe hacer clic en el botón “Nuevo” y se prosigue con el siguiente calculo.

Automáticamente se va poblando la base de datos y los cálculos ingresados
también se van incorporando a esta base de datos sin poder, desde este cuadro de
diálogo, corregir las formulas ni las funciones condicionales que pudieran estar ingresadas
con anticipación.

e. Y así sucesivamente, hasta completar la base de datos, con la aplicación
automática de funciones si las ingreso antes de iniciar el llenado del formulario.

Ø Funciones anidadas para base de datos.

Una función anidada, es una función que está dentro de otra, por lo que podemos
construir tantas funciones anidadas, como funciones podamos anidar.
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se
conoce como funciones anidadas.
Uno de los argumentos de otra función quiere decir, lo que una función cumple, o su
sintaxis, va a estar dentro del argumento de otra función. Realicemos un par de ejemplos
con opciones diferentes de anidados:

Ejemplo 1:

SI EL PROMEDIO DE LOS DATOS DE LA COLUMNA A ES MAYOR A 50, , SUME LOS DATOS DE
LA COLUMNA B ( las columnas de datos van de A1 a A5 y de B1 a B5):

Lo que hacemos es usar una función condicional SI, que nos permite anidar una
función promedio y una función suma, para lograr un resultado automático dependiendo
de los valores que se ingresen en ambas columnas, principalmente la columnas A (A1 a
A5), en este caso, como se muestra el ejemplo, el resultado es 30, pero si cambiáramos los

valores a la columna A, que le permita un promedio menos a 50, el resultado debe ser
Cero (0), como se muestra en la siguiente figura:

Ejemplo 2:
Si de una planilla de evaluaciones dependiendo de la calificación se define el estado del
alumno en cuanto a su rendimiento, esto es:

En la primera función que está marcada con azul, si se fijan, no están fijadas las
celdas que definimos como parámetros, esto implica que si copiamos la función para los
demás de la lista, el resultado será erróneo.

Claro, para 5 casos se puede ir uno a uno y se demorará poco tiempo en hacer las
funciones en cada caso, pero si son 500 en la lista o tal vez más, se hace necesario ser
eficiente en la construcción de la función y fijar los parámetros.

Ahora bien, solo resta copiar la función para todos casos de la lista.

De lo contrario, de no fijar, deberíamos escribir en cada función el texto señalados
en los parámetros y las letras de calificación en la función con cada texto encerrados entre
comillas, para que la función las pueda leer y tomar, pero este no es el caso, porque la
idea de Excel es hacer más eficiente la gestión ya que si en algún momento se desea
cambiar la letra de calificación, solo se cambian desde los parámetros.


Ø Validación de datos de entrada.

La validación de datos de entrada, tal como lo señala Excel, permite evitar la
entrada de datos no válidos en una celda.
Que es y no es válido, es una configuración de quien construye el validador, y para
ellos puede dar instrucciones a Excel, mediante esta herramienta, para que las ejecute, y
genere un mensaje de error o de consulta por si desea continuar a pesar del error, por dar
algunas opciones.
Veamos un ejemplo:
En una lista de curso se ingresan las notas de los alumnos y se quiere que no se
cometa el error de ingresarle una nota mayor a 7,0 ni un valor negativo, ya que dentro del
promedio que generará esta información puede resultar errónea.
Se quiere que el validador genere un mensaje de “si desea continuar” o simplemente
genere un error que no permita el ingreso, generando un mensaje de lo permitido.
Veamos cómo queda:
Tenemos una pequeña base con nombre de alumnos y
las columnas de notas, se posicione en la primera
celda de la primera nota a ingresar del primer alumno,
luego teniendo la pestaña “Datos” activa, se
selecciona, “validación de datos” y luego lo mismo,
otra vez “validación de datos” y con ello se despliega
el cuadro de dialogo “Validación de datos:


En este cuadro de dialogo de “Validación de datos”, es posible de configurar las
condiciones del contenido de las celdas, también el mensaje de entrada y en mensaje de
error, tal como se muestra en las siguientes figuras:

Como se trata de nota de 0 a 7,0 se deja expresado en el cuadro de dialogo tal como se
aprecia en los punto marcados con una estrella roja.

Luego de dar aceptar, se mostraré el mensaje al posicionarse en la celda y luego
seleccionamos “Mensaje de error y muestra lo siguiente:

En mensaje de error, se puede seleccionar estilo, título del mensaje y el mensaje de error,
veamos opciones:
Si se elige detener, arrojará el siguiente mensaje al ingresar un número erróneo:

Muestra el mensaje de lo que debes colocar y en el mensaje de error, muestra título
ERROR y el mensaje dice lo que se colocó nota ingresada No Corresponde, Volver a
ingresar.
Pero si ahora elegimos “advertencia”, se verá de la siguiente forma:


Si pinchamos la opción “Si”, dejará que Excel coloque el valor erróneo, pero si
pinchamos la opción “No”, permitirá que el cursor vuelva a la celda a modificar el valor,
con “Cancelar”, lo pasa por alto y deja el valor erróneo ingresado y si pincha “ayuda” , se
despliega un cuadro de dialogo, que expone las opciones de ayuda de Excel ofrece.

Ø Formatos condicionales.

El formato condicional, permite hacer análisis de datos de manera más fácil y útil
ya que es posible generar un formato especifico a una celda o grupo de ellas en función
del resultado que esta celda arroje de otras funciones o simplemente identifique la celda
según lo que en ella se digite una forma también especifica de como se muestra esta
celda.

Este formato, puede ser, desde un color de relleno de la celda, un tipo de fuente
en específico, entre otros formatos que a la celda se le pueden asignar.

Veamos un ejemplo específico: una base de datos (pequeña para su mejor
comprensión y análisis), en donde se listan apellido, edad y sexo de los que participan,
bajo el supuesto que se necesita identificar las mujeres que tengan más de 30 años:

Primero: se puede construir una función condicional que me permita identificar si
la persona de la lista cumple con ambos criterios, si es así arrojará un texto que diga que
“SI” y de no cumplir, la función arrojará un texto que diga NO.

Y para efectos del formato condicional, si dice SI, se pondrá de color predeterminado “

Le vamos a pedir el siguiente formato: que
aquellos que sean mayores de 30 años, sean de sexo
Femenino y cumplan esta condición se marquen los datos de las celdas de las columnas
que tengan esta características, de color : “Relleno rojo con texto rojo oscuro”, esto es un
formato predeterminado, pero aquellos que no cumplan se marcaran con un color
personalizado, “Fuente con estilo negrita, Azul Oscuro, relleno celeste o azul claro” y para

lograrlo, se requiere que se seleccione en este caso para la columna “Cumple” y “Sexo”, la
opción “texto que contiene”, hagámoslo, ver figuras:

Podemos apreciar, que una vez seleccionado “Texto que contiene”, se despliega
dicho cuadro de dialogo, en el cual primero, se debe seleccionar la variable “Si”, luego el
formato predeterminado “Relleno rojo, con
texto rojo oscuro”, para después solo aceptar y
ya pueden ver como en la columna “Cumple”,
se marca con rojo en donde dice “Si”.
Y si por el contrario, seleccionamos “No”, esto
queda de la siguiente forma, ver figuras:

Primero se selecciona formato personalizado, con ello se despliega el cuadro de dialogo
“Formato de Celda”, a la que se pincha la pestaña “fuentes”, luego el estilo “Negrita” y
después el “Color” de la fuente, para que posterior a ello, se seleccione pestaña “Relleno”
y se selecciona el color celesta más claro que se pueda apreciar, como lo vemos en la
siguiente figura:
Podemos apreciar cómo quedaría la columna
“Cumple”
Y ahora se muestra cómo quedaría la columna

Sexo y edad. Usando las misma función,

exceptuando por la columna edad que es un valor en donde se le debe indicar a la
función, ya no texto que contiene, si no que; “Si es mayor que”, si es “Menor que”, si “es
igual que”, etc., quedaría como sigue:

Esto significa entonces que
si Edad y Sexo son azules,
cumple en Rojo, con la
palabra “SI”, y si alguno de
estos es rojo, No Cumple
en Azul con la palabra
“NO”.

Ø Cuadros combinados y de listas.
Nos permite crear una lista desplegable, es decir; selecciono un dato de la lista y
me devuelve información de la base de toda un afila por ejemplo o de los datos de la fila
que estime conveniente.
Para esto tiene que estar la pestaña Programador activada (lo cual aprendimos a
incluirla en la cinta de opciones en puntos anteriores), para ello, presiono botón archivo,
selecciono del menú que se despliega “opciones”, con ellos se despliega el cuadro de
dialogo “opciones de Excel” y selecciono “programador” de los campos disponibles, luego
pincho agregar y se incluirá en la cinta de opciones como una pestaña.
Ejemplo:
Tomaremos la misma a base de datos del tema anterior y luego le crearemos en
otra hoja un “cuadro combinado”.
En la hoja de la base, primero agregaremos una celda que llamaremos “Celda Vinculada”,
pues será la celda que mostrará en qué posición de la fila se encuentra el datos que deseo
hacer referencia, respecto del cuadro combinado.

Primero se debe seleccionar “Programados” , luego “Insertar Controles y
enseguida se selecciona “Cuadro combinado (control de Formularios)” y después se
selecciona el lugar y el tamaño del “Cuadro combinado”, todo como se aprecia en las
siguientes figuras:


Luego se fija la “celda Vinculada” en la función y se copia para el lado derecho y se
ajustan los formatos de cada celda para que muestre el valor o contenido como
corresponde.

Ø Botones de Opción.
Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro
de una lista de posibilidades y en todo momento tener un único elemento seleccionado.
Es posible incorporar botones de opción como “control de Formularios” o
como “Controles ActiveX”, y se ejemplificarán ambas posibilidades.
Inicialmente, se revisará la opción de controles de formulario en Excel. Se crearán grupos
de botones de opción en Excel, independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.
Primero se debe abrir Excel y luego verificar que la pestaña o ficha “Programador” se
encuentre activa, en el caso de Office anteriores a 2010. En Office 2010, dicha ficha se
encuentra siempre activa. Siempre hay que validar que Excel tenga activa las “opciones”
siguiendo los siguientes pasos:

• Hacer clic
en el botón con el
título “archivo”,
que se encuentra
en la parte
superior izquierda

de la pantallas, o bien la que tiene una figura como se aprecia en las siguientes imágenes:
• Luego se despliega un cuadro de dialogo, en el que se debe seleccionar la
penúltima alternativa que indica “opciones”, como se muestra marcada con un círculo
rojo en la imagen:

• Con lo anterior, se
despliega el cuadro de
dialogo “Opciones de
Excel”. En este cuadro, se
pueden apreciar todas las
opciones de interfaz de
usuario, las que deben estar
activadas, mostrando un clic
en cada casillero y luego dar
un clic en aceptar, Ello, tal
como se ve en la siguiente
imagen:

• Continuando los pasos a seguir, hacer clic en la pestaña “Programador” y
seleccionar el botón “Insertar”, el cual permite insertar controles en el documento, como
se muestra en la imagen que sigue:

• Con la acción anterior, se despliegan dos grupos de botones de opción; el primero
son “Controles de formulario” y el segundo son “Controles de ActiveX”.

• En esta oportunidad, se mostrará el uso de “Controles de Formulario”. Para ello,
debe seleccionarse el primer grupo, que lleva dicho nombre, el cual se destaca en la
imagen con una flecha y un círculo en rojo. Corresponde al “Botón de opción” (control de
formularios) lo que se expone en cuadro de información al posicionar el mouse en como
se aprecia en la siguiente imagen:

Ejemplo:
a. Construya una pequeña lista que arroje por ejemplo el resultado del promedio de
edad de mujeres y otra lista que arroje el promedio de edad de los hombres, utilizando la
función “SI”, la cual a quedado expuesta, obtenemos los promedios por sexo.

b. Se posiciona con el cursor a un costado de la lista y siguiendo los pasos anteriores
crea la primera opción “Promedio de edad de Mujeres.

c. Luego siguiendo los mismos pasos, crear una segunda opción “Promedio de edad
de Hombres

d. Luego, se efectúa clic con el botón derecho en algunas de estas dos opciones y se
selecciona “Formato de control”, tal como aparece en la imagen:

e. Luego, es desplegado un cuadro de diálogo que solicita asignar la celda donde
aparecerá el 1 o el 2 de la alternativa seleccionada, según corresponda. Este cuadro debe
tener seleccionada la opción de valor “Activado” y dar un clic al botón aceptar.


f. Luego, se posiciona en I3 e I5 y se vincula el resultado mediante la función
condicional “SI”, del cual se deja expresada la función para una mayor comprensión del
ejemplo, como se ve en el siguiente cuadro de imagen:

g. Ahora, sólo resta una mejor presentación. Para ello, se aplican formato y formato
condicional. Se especifica en la celda F4 un color de fuente blanca para que no se aprecie
si el resultado es 1 o si es 2. Luego nos posicionamos tanto en I3 e I5 y se aplica formato
condicional. Es decir, si el valor resultante es cero, que su color de fuente y fondo sea
blanco y mostrará solo el resultado de la opción que se marque:


10.-‐ Confeccionan formularios para el ingreso de información en bases de datos,
aplicándolas a la gestión administrativa.

Ø Combinación de funciones en el llenado de formularios.
Un “Formulario” brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila

completa de información en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. La
entrada de datos será más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no se
tendrá que efectuar un desplazamiento de columna en columna en caso de que tenga más
columnas de datos que las que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos
cuando sea suficiente un formulario simple de cuadros de texto que enumeren los
encabezados de columna como etiquetas y no requiera características de formulario
personalizadas ni sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista.
Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el

rango o tabla. El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como
etiquetas en un único cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en
blanco adyacente en el que el usuario puede escribir los datos para cada columna,
hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, es factible nuevas filas,
buscar nuevas filas mediante navegación o, según el contenido de la celda, actualizar o
eliminar filas. Si una celda contiene una formula, su resultado se muestra en el formulario
de datos, pero no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario.
Ejemplo:
En primer lugar, se debe verificar que se encuentre activo el botón “Formulario”,

en la parte superior izquierda de su pantalla en la barra de herramientas personalizadas
de su archivo Excel. En caso contrario, se debe incorporar de la siguiente forma:

d. Debe seleccionar mediante un clic en la flecha al final de la barra de herramientas
personalizadas seleccionar “Mas comandos”, que es la penúltima opción.
e. Con lo anterior se despliega un cuadro de dialogo “Opciones de Excel” y debe

seleccionar en “Comandos disponibles “Comandos que no están en la cinta de
opciones” y luego seleccionar “Formulario”.


f. Luego, con lo anterior, aparecerá el botón de “Formulario”, que está identificado en
un círculo rojo en la siguiente imagen:
Segundo; debe ingresar los encabezados de la base de datos que quiere construir,
conjuntamente con las funciones que permitan calcular por ejemplo, promedio y estado
de aprobado; mediante funciones lógicas y condicionales que entreguen un formato para
una mejor presentación:

Tercero, ingresar los datos para poblar la base con la información necesaria, para esto,
se debe:
f. Ingresar los datos del encabezado de cada columna, con las formulas y
formatos a su elección para que su ingreso y cálculos automáticos se apliquen
al mismo tiempo que se ingresa la información a la base de datos.
g. Hacer clic en cualquier parte del encabezado
h. Luego, clic en el botón “Formulario” y se despliega el cuadro de dialogo para
ingresar los datos, tal como se muestra en la siguiente imagen:

i. Una vez ingresados los datos en el cuadro

de dialogo nombrado: “Base de Datos”,
nombre que toma del nombre de la hoja
de cálculo del archivo que se está
trabajando, se debe hacer clic en el botón
“Nuevo” y se prosigue con el siguiente
calculo. Automáticamente se va poblando
la base de datos y los cálculos ingresados
también se van incorporando a esta base
de datos sin poder, desde este cuadro de
diálogo, corregir las formulas ni las
funciones condicionales.

j. Y así sucesivamente, hasta completar la base de datos, con la aplicación
automática de funciones.
Ø Combinación de correspondencia con información de la base de datos.

Es posible combinar correspondencia con información de base de datos, usando un
archivo Word, en donde existirá un documento estándar, el cual será combinado con
datos de una planilla Excel. Esto es útil cuando se desea enviar documentos a varias
personas, con la modificación de sólo algunos datos.

Word permite crear documentos combinados, en la cual se combina la información
personalizada con el texto estándar o repetitivo.

Para una combinación de documentos se deben seguir los siguientes pasos:

a. En primer lugar se crea la planilla o base de datos en Excel, que es el que contiene
los datos.
b. Se crea el documento estándar en Word, en donde se colocarán los datos.
c. Se aplican los comandos de combinación que permiten la emisión de tantos
documentos Word, como datos en la lista o base de datos de Excel.

Ejemplo.

§ Se crea base de datos en Excel con información de alumnos (recreación con datos
inventados), la que expone su nombre, fecha de nacimiento, edad, sexo, notas,
promedio y estado final de reprobado o aprobado, como se muestra en la
siguiente imagen:

§ Se crea el formato estándar en Word, tal como sigue:
o [Correspondencia] à [Iniciar combinación de correspondencia] à [Cartas]

o [Seleccionar destinatarios] à [Usar lista existente]
o Descargar del escritorio el archivo datos. Te muestra un cuadro:

o Seleccionar la Hoja que corresponda y aceptar

o Clic en Insertar campo combinado, debe ingresar cada campo en la carta de
cobranza que ha creado tal como se ve en la muestra:

Ø Obtener datos externos.

Podemos obtener datos externos desde distintas opciones, entre ellas desde
Access, desde Web, o bien desde texto, o también desde otras fuentes, para esto
debemos tener activa la pestaña “Datos”.
Esto tal como se desprende de las imágenes a continuación:
Existen 4 opciones de
obtener datos externos
desde Access, o desde
Web, también desde
Texto y por ultimo de
otras fuentes, tal como
se despliega en la
siguiente figura:

En donde se muestra las distintas
fuentes:
• Desde SQL Server
• Desde Analysis Services
• Desde importación de Datos XML
• Desde Microsoft Que

De todas estas opciones solo
ejemplificaremos una de ellas, para que
le resulte más sencillo, lograr aplicar esta
función de datos.

Ejemplo:

Si tengo en un archivo Word, una base de datos, es posible traspasarla a Excel, desde
texto: esto sería de la siguiente forma:

Apertura una base de datos en Word y debe tener abierto el Archivo Excel 2010, en
donde va a operar para lograrlo:


11.-‐ Confeccionan Macros, utilizando diferentes elementos de las paletas de
herramientas, aplicándolas a la gestión administrativa.

Ø Botones para macros.


Excel dispone de un conjunto de elementos (botones) de control o de formulario a
los cuales es posible asignar una determinada macro, en consecuencia, se pueden tener
tantos botones como macros se tengan.

En el punto 1 de botones de opción se expusieron los botones de control indicando
que existen de dos tipos “Controles ActiveX” y “Controles de Formularios”, los cuales
fueron explicados y este último ejemplificado.

El primero requiere de una programación (módulo) a la cual se le asigna el uso de
los botones de Formulario, que son más simples. Estos pueden ser directamente ser
asignados a una macro o pueden ser usados para manipular listas, textos, como lo visto en
el punto 1 de “Botones de Opciones”.

En el caso de Excel 2007 y 2010, se accede a estos botones haciendo clic en el
comando Insertar del grupo Controles de la ficha del Programador, como se muestra en la
siguiente imagen:

Ejemplo de asignación de un botón a una macro:

Para su ejecución se deben seguir los siguientes pasos:

1.-‐ Seleccionar la pestaña programador, luego selecciona el botón insertar que despliega
los botones de controles, lo que se usaran para la asignación para una macro.

2.-‐ Seleccionar un botón, luego trazar un rectángulo en donde se quiere que el botón
quede dentro de la hoja Excel.

3.-‐ Si al soltar el botón del mouse, no se abre una ventana, hacer clic con el botón derecho
del mismo y seleccionar la opción “Asignar macro”.

4.-‐ Seleccione el nombre de la macro al que desea asignar el botón y luego haga clic en
“Aceptar”, previa creación de una macro.

Cabe destacar, que cualquier imagen mediante este procedimiento puede pasar a ser un
botón que permita ejecutar macros.

Ø Grabación de funciones en una macro.

Ejemplo de creación de macro con funciones:

Conjuntamente con la creación de una macro que permita poblar una base de
datos en forma simple, también se aplicarán funciones básicas de Excel en esta macro,
para f acilitar la tarea, para ello seguir los
siguientes pasos:

Se supondrá la creación de una base de datos, que
permita identificar a todos los clientes de una
institución financiera que están solicitando
cotizaciones de créditos, pero no los llevan, por lo
tanto su registro de datos es importante para
luego contactarlos y presentarles una oferta
especial que atienda sus necesidades.

1.-‐ Se construye en un archivo Excel una hoja que
se llamará “cotización”, un cuadro con formato y
fórmulas que permitan en forma simple el registro
de los clientes y el cálculo de su cotización.

2.-‐ Se crea una siguiente hoja manteniendo el
formato de contenidos pero en forma de columnas

para listar la base de datos que se llamará “Base Cotizantes”.

Para poder copiar de una lista en vertical otro lugar en horizontal dele
seleccionarse pegado especial y debe estar seleccionada la opción transponer, tal como se
visualiza en la imagen


3.-‐ Una vez lista la hoja de cálculo, se procederá a gravar la macro con los cálculos de la
oferta de créditos a la base de datos usando las funciones básicas de Excel y de cálculo de
cuota de crédito llamada en Excel función “Pago”

4.-‐ Importante que cuando se realice la grabación el procedimiento sea limpio y sin
errores para que la ejecución de la macro sea eficiente, para ello se realizan las siguientes
etapas:

a. Se inicia grabación presionando el botón
que está en parte superior en el cuadro de código
como se muestra en esta figura en marcado en rojo
o también mediante el icono o botón que se
encuentra en parte inferior de la tabla como se muestra en la siguiente
figura:

b. Luego aparece el cuadro de dialogo de “Grabar macro” en donde se debe ingresar
”Nombre de la macro” que se está
creando, luego el “Método abreviado” de
ejecución de la macro, permite indicar el
lugar en donde se quiere guardar la
macro en el PC y también es posible dar
una descripción de esta en mismo
cuadro, como se muestra en la siguiente
imagen:

c. Y se inicia grabación de macro, por lo que se inicia la rutina que esperas realice la
macro cada vez que se ejecute, que respecto del ejemplo, se selecciona la columna
de datos ingresados en la hoja “cotización”, se copia y se penga en la hoja llamada
“base cotizantes”, pero se debe seleccionar primero el botón derecho del mouse,
luego “Pegado especial y en pegado especial, seleccionar “Valores” y debe quedar
con un VºBº la opción de “Transponer”, con la finalidad que los datos que están en
una columna queden en una fila, como se aprecia en cuadro de dialogo de la
siguiente imagen:

d. En este caso se pega en la fila 30 esperando construir bases de no más de 29
integrantes, para que durante el proceso de grabación poder ordenar la base y así va
quedando construida y ordenada según criterio de ejecutador, por ejemplo por
“Nombre”, luego se vuelve a la hoja cotización, se seleccionan las celdas que no tienen
formulas, teniendo presionado el botón control y al terminar se digita la tecla suprimir del
teclado, para finalizar se hace clic en el botón de inicio de macro para terminar con la
grabación
e. Luego se crea un botón para activar la macro, para lo cual se siguen los pasos de el
punto 1, pero en esta ocasión se selecciona como vinculo la macro recién creada, como lo
vemos en la siguientes imágenes:

A este botón se le puede renombrar y luego darle enter, luego se verá como un
botón y la pasar con el mouse sobre dicho botón que ahora se llama”Ingresar y Limpiar”,
se verá como una mano y al hacer clic, la macro se ejecutará, e ingresará el dato en la hoja
“base de cotizaciones” y lo ordenará

Ø Eliminación y modificación de macros.

Para modificar una macro, se deben seguir las siguientes instrucciones:

Debe estar activada
la pestaña
“Programador”, que permite ver el

cuadro de código y en el, hacer clic
en el botón “Macros”, luego de esta
acción se despliega un cuadro de dialogo “Macro” que muestra entre otras la opción
modificar y al seleccionar con un clic esta opción se despliega un cuadro de dialogo de
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, como se visualiza en imagen siguiente:

Dentro de este cuadro de dialogo, se despliega otro cuadro de dialogo, el cual se puede
ampliar, para tener más espacio para poder trabajar en el.

Al ampliar el cuadro de dialogo “Creación de macro, funciones y botones para uso
de macro” el cual se puede desplazar por toda la programación, presionando la tecla F8

Y es posible ir modificando a su antojo rangos o selecciones de datos respecto de
lo que ha quedado en la macro creada.


§ Para eliminar una macro se deben seguir las siguientes instrucciones:

Este procedimiento al
igual que el anterior, se
debe hacer clic en el
botón “Macros”.

Con esta acción, se
despliega el cuadro de diálogo “Macro”
que se visualiza a continuación, para
luego desplegarse un cuadro de
opciones que permite confirmar o no la eliminación de la macro, por lo que, si se hace clic
en la opción “no”, todo queda igual, pero si hace
clic en la opción “si”, automáticamente se elimina
la macro creada.

Respecto de los dos puntos anteriores, es razonable eliminar o modificar una macro
dependiendo de la complejidad de esta, por lo que, si la macro es simple, es
recomendable eliminarla y construir una nueva

VI.-‐ Bibliografía de la unidad.

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Y ahora se muestra cómo quedaría la columna

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Un “Formulario” brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el

En primer lugar, se debe verificar que se encuentre activo el botón “Formulario”,

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e. Con lo anterior se despliega un cuadro de dialogo “Opciones de Excel” y debe

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i. Una vez ingresados los datos en el cuadro

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§ Se crea el formato estándar en Word, tal como sigue:

o [Correspondencia] à [Iniciar combinación de correspondencia] à [Cartas]

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