TEMA 16.

- CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y

ARCHIVO. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL
ARCHIVO. CLASES DE ARCHIVO. CRITERIOS DE
ORDENACIÓN DE ARCHIVOS. ESPECIAL
CONSIDERACIÓN AL ARCHIVO DE GESTIÓN. LA
MECANIZACIÓN DE LAS TAREAS DE ARCHIVO.

CONCEPTO DE DOCUMENTO
Un documento es el escrito con el que se prueba, acredita o hace constar una cosa.
El impreso simplemente es el papel o cartulina en el que figuran ciertos datos o signos
reproducidos en imprenta. La cumplimentación del impreso es lo que da lugar a la
creación de un documento.
También podemos decir que, un documento es toda expresión informativa, ya sea en
lenguaje natural o convencional, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluidos los soportes informáticos. Los documentos pueden ser:
 Oficiales: relacionan a los administrados con instituciones o centros oficiales.
 Comerciales: tienen su origen en las operaciones de compra-venta.
 Contractuales: aparecen a consecuencia de contratos civiles o mercantiles.
 Bancarios: típicos de la actividad bancaria.
 De régimen interno: se ocupan de las diferentes relaciones dentro del seno de la
propia empresa o entidad.

CONCEPTO DE REGISTRO
Los Registros tienen la finalidad de recibir documentos para posteriormente
remitirlos a la Sección o Servicio a que corresponda su tramitación.
Los Registros de Entrada y Salida de documentos son oficinas públicas
encargadas de dar fe de los escritos y documentos que presenten los administrados, así
como de la salida de los que hayan sido despachados definitivamente.
La presentación de escritos por el administrado puede realizarse de forma
directa; mediante la personación del propio interesado, o de su representante, en la
oficina correspondiente. O puede hacerse de manera indirecta, presentando los escritos
o documentos en las oficinas de Correos y en los Registros de cualquier órgano
administrativo de la Administración del Estado o de las CC.AA; y los españoles
residentes en el extranjero, a través de las representaciones diplomáticas o consulados
correspondientes.

CONCEPTO DE ARCHIVO
Es el lugar donde se conservan documentos, ya sean públicos o privados.
La elección del sistema de archivo (clasificación) dependerá de la clase de
documentación que se pretenda guardar.
El archivo debe estar basado en unas normas objetivas, que permitan a todos los
componentes de la entidad localizar fácilmente cualquier documento que precisen.
La organización de un archivo debe contener:

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  Personal competente
 Locales adecuados
 Sistemas racionales de clasificación
 Mobiliario adecuado
 Funcionamiento con normas precisas, incluyendo, en el momento que proceda,
las de eliminación de documentos inútiles.

FUNCIONES DEL REGISTRO

- Ser cauce de entrega y salida de escritos y documentos
- Dejar constancia de la fecha de entrada y salida de escritos y
documentos. A este respecto, si los escritos y documentos han sido
presentados de forma indirecta, los plazos para iniciar un procedimiento
se contarán a partir del día de la fecha en que la solicitud haya tenido
entrada en cualquiera de los Registros del órgano administrativo
competente.
- Certificar la fecha en que el escrito o documento hizo entrada en el
Registro.
- Contribuir a la localización del escrito o documento, ya que en el mismo
día en que se practique el asiento en el Registro, se remitirá a la Sección
o Servicio a que corresponda, que acusará el oportuno recibo.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

- Recogida de datos
- Conservación de datos, adecuadamente clasificados para su fácil y rápida
consulta.
- Fuente de información, en cuanto a los datos que resulten de interés.
El archivo no es un fin, sino un medio para lograr una mayor eficacia administrativa.

CLASES DE ARCHIVO
Los archivos pueden ser clasificados desde varios puntos de vista:
a) Según la naturaleza del titular
- Privados
- Públicos
 Estatales
 Autonómicos
 Provinciales
 Municipales

b) Por su grado de utilización

- Activos o de gestión (Reciben documentos utilizados diariamente)
- Semiactivos (Reciben documentos de los archivos activos, pero no son
de utilización diaria)
- Inactivos (Reciben documentos que deben ser conservados durante
mucho tiempo o indefinidamente)

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 c) Según sea el soporte utilizado para su conservación
- Clásicos: utilizan el papel o cartulina
- En microfilm: se encuentran en diapositivas o película
- Informáticos: están almacenados en tarjetas, cinta de papel perforados,
cinta magnética, discos duros o disquetes flexibles.

d) Según si hay centralización o no de la información

- Centrales: el archivo recoge toda la documentación de la entidad
- Periféricos: cada Sección o Servicio, departamento o negociado lleva su
correspondiente archivo.

CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO

Las innovaciones tecnológicas conllevan una mejora en la organización de los archivos
de nuevo tipo, cuyo ideal de futuro es “la oficina sin papeles”, con las siguientes
ventajas:
 Notabilísimo ahorro de espacio respecto de los archivos tradicionales
 Gran rapidez en el funcionamiento de los servicios de archivo
 Mayor racionalidad en la ordenación documental
 Mayor seguridad de conservación y defensa de los documentos contra siniestros
de cualquier tipo
 Amplias posibilidades de transmisión de datos por medio del telefax, videotex,
etc...
Las nuevas tecnologías empleadas en la documentación de archivo se dividen en:
a) Sistemas fotográficos
Principalmente, mediante el microfilm. El microfilm consiste en la toma
fotográfica de los documentos mediante elevados coeficientes de reducción, lo que
permite la perpetua conservación de los documentos en un reducido espacio.
Los microfilms se conservan en envolturas adecuadas con las indicaciones
pertinentes para identificar su contenido. Para su consulta, se utiliza un reader (lector).
En las grandes entidades suele existir un reader fijo en el archivo, y una serie de readers
portátiles en las secciones que se consideren oportunas.

b) Sistemas informáticos
Hoy en día puede hablarse de verdaderos “archivos electrónicos”, en los que la
documentación se conserva en las “memorias auxiliares” del ordenador.
Dichas memorias auxiliares están constituidas por:
 Tarjetas perforadas
 Cintas de papel perforadas
 Cintas magnéticas
 Discos magnéticos (duros o flexibles)
 CD-ROM

Hay varios sistemas de clasificación y ordenación de archivos:

- Sistema alfabético (apellidos y nombre, razón social...)
- Sistema geográfico (según las unidades geográficas de donde proceden
o a donde se envían)

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 - Sistema cronológico (Según la fecha de entrada o salida. Este sistema
exige una previa clasificación por otro sistema, antes de aplicar éste).
- Sistema ideológico (Se clasifican según su contenido o materias).

EL ARCHIVO COMO FUENTE DE INFORMACIÓN

- Constituye un centro de información y documentación a disposición de
todas las secciones de un organismo.
- Es un instrumento de control funcional de las secciones del organismo,
en cuanto puede poner en evidencia posibles irregularidades causadas en
la actuación de las mismas.
- Asegura una perfecta conservación de los documentos a él confiados, no
solamente de los documentos activos sino también de los totalmente
inactivos.
- Satisface de la mejor y más económica manera posible las exigencias de
las restantes secciones del organismo.

ESPECIAL REFERENCIA AL ARCHIVO DE GESTIÓN

El archivo de gestión conserva documentos frecuentemente utilizados por
encontrarse en pleno trámite.
La clasificación de los documentos la realizaremos por un método de los
citados anteriormente.
Los documentos deben conservarse en el archivo, como mínimo, durante el
tiempo en que han de ser activos, dado que, en caso contrario, la acumulación de
documentos inútiles contribuiría al manejo más costoso y difícil de los documentos que
sí que han de permanecer en el archivo.
Por ello, la permanencia de los documentos en el archivo dependerá del tipo
de documentación de que se trate y del servicio que puedan prestar al departamento,
sección o servicio que precisen su consulta.
El encargado del archivo deberá fijar unas normas para la actualización
periódica del archivo y el consiguiente traslado a otros archivos, ya sean intermedios o
inactivos. De no estimarse la utilidad de un documento, se procederá a su destrucción;
(quemándolo, rompiéndolo o mediante una máquina destructora).