ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUDITORIA

Para la auditoría interna que será realizada los días 22 y 23 DE Abril se tendrán en cuenta los siguientes puntos:

- REVISIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Durante el transcurso de la auditoria se observara la codificación de

los documentos, la calidad de los documentos (legible, adecuadamente diligenciado) y que no se estén
usando documentos sin código, nombre de la empresa, logo, y validación osea firma de quien aprueba y
quien revisa), que estén correctamente archivados y que las carpetas estén ordenadas, bien ubicadas y
rotuladas para poder ser fácilmente identificadas.

- GESTIÓN DE COMPRAS: reevaluación de proveedores con fecha de dic del 2009, Base de datos actualizada
de proveedores con clasificación según reevaluación de dic de 2009.
Observaciones de proveedores que tuvieron baja puntuación en la reevaluación y entrega de
correspondencia a proveedores que tuvieron un mal desempeño.
Carpeta de gestión de compras con la información anterior y adicionalmente con sus separadores de órdenes
de compras, ordenes de servicios, requisiciones, solicitudes de cotización, certificados de calibración de
equipos y/o materiales comprados, certificados de calidad y garantía de bienes o equipos comprados.
Asegurar que la información esta actualizada, debidamente diligenciada con lo que corresponde al control de
recepción y control de riesgos y aspectos ambientales de cada orden de compra o de servicio, en esto último
también participa la ingeniera QA/QC.
Los soportes de compras OC, OS, REQ, SOL COT., deben tener al inicio del separador su formato donde estas
estén relacionadas con su consecutivo al día.
Ordenar la carpeta de soporte técnico de compras, es decir donde están los catálogos. De proveedores y
folletos de la información de los productos o materiales que se compran. Esta carpeta fue sugerida hace rato
para que los encargados de hacer las órdenes de compra y servicios tuvieran un apoyo a su gestión ya que
teniendo los catálogos, minimizamos los errores al momento de pedir y tenemos a la mano lo que ofrece
cada proveedor por lo que agilizamos en la búsqueda de que proveedor nos ofrece lo que se vaya a comprar.

Por último y muy importante, El inventario de lo que se tiene en existencia en almacén tanto de equipos
como de materiales y consumibles. Se debe revisar el almacén y que el almacenista tenga sus formatos al
día: bien archivados, la carpeta marcada, rotulada y con sus separadores. Y que tenga la información de
inventarios, control de ingreso y salida de materiales, lo mismo que los soportes de inspección de almacén
actualizados.

- GESTION DE PLANEACION EJECUCION Y ENTREGA DE PROYECTOS Y GESTION QA/QC: Tener la carpeta donde
está el plan de calidad aprobado por interventoria inicialmente y la última versión aprobada por la
interventoria.
El documento: “control operacional de SSOMA” que debió haber sido presentado junto con el plan de calidad
ya que este es su complemento para que sea integral.
Los formatos del proyecto para el control de la planeación, ejecución y entrega del mismo es decir los
formatos que estén contemplados dentro del plan de calidad que van a ser utilizados para la prestación del
servicio de mantenimiento.
Deben presentar las inspecciones en proceso que se realizan durante la prestación del servicio y que son para
verificar que el personal está ejecutando adecuadamente sus actividades y según el procedimiento técnico y
cumpliendo las especificaciones del cliente en materia técnica, calidad, seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente.
Deben presentar los procedimientos técnicos del contrato que deben estar listados dentro del plan de
calidad, estos procedimientos deben estar revisados por el director de proyectos (Hernando Caceres) y
deberían estar revisados y aprobados por la interventoria pero si no están por lo menos presentarlos. Estos
procedimientos deben tener en cuenta los aspectos de SSOMA y los controles necesarios que garanticen que
el trabajo será seguro y de calidad.
 Dentro de la carpeta deben estar los formatos de planeación del proyecto de mantenimiento, ejecución y
entrega del mismo, diligenciados, es decir: el de planeación mensual y anual, el de recepción de equipos en
patio, el de control de mantenimiento preventivo, el de entrega de equipo después de la realización de los
correctivos, etc, es decir todos los formatos del proyecto que se relacionaron en el plan de calidad deben
estar diligenciados.

- GESTION DE RECURSOS: Deben tener al día las evaluaciones de periodo de prueba del personal, las
evaluaciones de desempeño de quienes tienen aproximadamente 6 meses con la empresa y pertenecen a su
contrato. Deben tener al día las capacitaciones y el entrenamiento con sus evaluaciones de entendimiento en
la carpeta de gestión de recursos. Deben tener las charlas de 5 minutos en la carpeta con las firmas del
personal y la revisión de la dir, de gestión integral.
- GESTION DE SSOMA: debe existir una carpeta del proyecto donde este la matriz de peligros, evaluación de
riesgos y determinación de controles IPERC , la matriz de aspectos impactos, el plan HSE, el programa de
inspecciones, las inspecciones mes a mes, los reportes de actos y condiciones inseguras, el control de
hallazgos de las inspecciones, el control de ausentismos, horas hombre, consolidado de accidentalidad, y la
caracterización, los reportes de accidentes, las investigaciones, registros fotográficos en medio magnético de
condiciones inseguras, eventos de salud ocupacional etc.
Deben tener en campo las hojas de seguridad de los productos químicos usados y que se encuentran en el
área, REUNIONES DE COPASO.
En área debe estar todo en orden y limpio, los mapas de evacuación, el botiquín y los extintores a punto, el
personal con sus EPP completos, el área debe estar debidamente señalizada y los permisos de trabajo de
áreas debe estar en orden y adecuadamente publicados en el área y con su respectivo análisis de riesgos.
Se realizara una ronda por los diferentes puntos de trabajo para observar las condiciones de seguridad del
personal en el área.

- GESTION DE LA PREVENCION Y RESPUESTA A EMERGENCIAS:

Conformación de brigadas de emergencia, hojas de vida de brigadistas, condiciones de salud de brigadas,
plan de capacitación de brigadistas, identificación de brigadistas en campo, se le preguntara a los
trabajadores si conocen a los brigadistas,
Documentos de plan de emergencias, programación de simulacros, ejecución del plan de capacitación de
brigadas, asistencia a prácticas de contra incendios de ECOPETROL.
- GESTION COMERCIAL:
Base de proyectos, licitaciones presentadas en el 2009, documentación legal vigente, herramientas
comerciales (tarjetas de presentación, pagina web, portafolio de servicios).
Inventario de equipos de propiedad de la empresa, hojas de vida de equipos y hojas de mantenimiento y
programación de la misma.
- MEDICION ANALISIS Y MEJORAS: no conformidades cerradas, gestión de cierre y evidencia de cierre de no
conformidades.