Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANAGEMENTUL
CALITĂŢII PROCESELOR
Suport Curs
Managementului calităţii
1. Contextul prezent
În prezent, se face referire în mod frecvent la termeni cum ar fi calitate, calitate totală, managementul
calităţii etc.
Calitatea s-a constituit ca o strategie competitivă, aplicată în mod original proceselor industriale şi, mai
recent, serviciilor. În orice caz, Administraţia şi Serviciile Publice au rămas în afara acestor concepte, până când
s-a ajuns la o criză în domeniul public şi în domeniul serviciilor publice. Această situaţie a dus la regândirea
rolului lor şi, bineînţeles, a mecanismelor de management. Astfel, se observă din ce în ce mai mult încercarea
adaptării şi introducerii mijloacelor şi instrumentelor managementului calităţii în sectorul serviciilor şi al
administraţiei publice prin simpla copiere sau prin ajustări oportune, pe baza caracteristicilor şi particularităţilor
identificate pentru aceste sectoare.
2. Conceptul de calitate
Un produs poate fi tehnic perfect, poate să fie fabricat din materiale adecvate şi să dispună de un proces
eficientizat, dar, cu toate acestea, să nu fie acceptat de clienţii cărora le este destinat, să nu aibă succes pe piaţă.
Aceasta înseamnă că părerea tehnicienilor cu privire la conceptul de calitate şi părerea consumatorului nu
coincid întotdeauna. Produsele care se potrivesc cu standardele nu au neapărat succes comercial. Atunci, la ce
serveşte calitatea, dacă, deşi se situează în standarde, produsul nu este acceptat pentru a genera profitul de care
organizaţia are nevoie pentru a rezista? Trebuie oare revizuit conceptul de calitate şi apoi redefinit?
Ideea de calitate concepută doar ca adaptare la standarde era utilă într-un cadru în care relaţia
cerere/capacitate era superioară unităţii, adică era asigurată vânzarea produsului. Această situaţie era cea din anii
′50 şi ′60.
Pe măsură ce s-a cristalizat un mai mare echilibru între aceşti doi termeni, vânzarea a devenit mai dificilă,
fiind necesare alte strategii. De aceea, funcţia de marketing a cunoscut o importantă dezvoltare, marketingul fiind
un mijloc de a vinde produse care au o concurenţă mai mare (anii ′70).
În prezent, se pot întâlni pieţe saturate şi consumatori din ce în ce mai exigenţi. Deja nu mai este suficient
să se producă bine, ci să se faciliteze ceea ce consumatorii aşteaptă, să se adapteze produsele la necesităţile şi
aşteptările lor.
Din acest motiv, este necesară elaborarea unei noi concepţii privind calitatea, care să ţină cont de clientul
căruia îi este destinat produsul sau serviciul, şi, mai mult decât să ţină cont, să-l situeze pe client pe axa centrală
a activităţilor de organizare. Pentru a contura cât mai bine conceptul de calitate, în tabelul 1.1 sunt prezentate
câteva definiţii care depăşesc sensul clasic al calităţii.
Tabelul 1.1 Definiţii ale calităţii
Grad previzibil de uniformitate la cost scăzut şi adecvat necesităţilor pieţei
(Deming).
Ceea ce clientul este dispus să plătească în funcţie de ceea ce obţine şi
valorifică (Drucker).
Un sistem eficace pentru a integra eforturile de sporire a calităţii diferitelor
grupuri ale unei unităţi pentru a fabrica produse şi servicii la niveluri ce
permit satisfacerea clientului (Feigenbaum).
Proiectarea, producţia sau servirea unui bun sau serviciu care să fie util cât
mai economic posibil şi satisfăcător pentru beneficiar (Ishikawa).
Satisfacerea cererii clientului, bazându-se pe prevenirea caracteristicilor
non-calităţii (Rosander).
Ansamblu de standarde şi caracteristici ale unui produs, raportate la
capacitatea sa de a satisface necesităţile care se cunosc sau se presupun
(Norma I. S. O. 9004-2).
Costul minim pe care un produs îl impune societăţii, de la momentul
conceperii sale (Taguchi).
Unele definiţii ale calităţii în administraţia publică:
„Calitatea înseamnă prestarea de servicii conform cerinţelor cetăţeanului”
(Ernst Maragall, Primăria din Barcelona: Calitate totală în serviciile publice.
INAP şi Fundaţia pentru Formare şi Tehnologie, 1992).
Extinderea prin care un produs sau un serviciu realizează specificările
clientului şi este conform cu întrebuinţarea sa”. (Biroul Gestiunii şi
Bugetelor Statelor Unite, 1988).
2
Managementului calităţii
În definiţiile anterioare, se poate observa că raportarea la client şi satisfacerea necesităţilor sale este un
element comun.Dacă ar fi să facem o alegere, am opta pentru definiţia pe care o dă Juran (1993):
Calitatea este ansamblul de caracteristici ale unui produs care satisfac necesităţile clienţilor şi, în
consecinţă, fac ca produsul să fie satisfăcător.
3. Calitatea totală
Calitatea totală este o noţiune dificil de definit. Există diverse perspective din care se poate aborda, dar
în această lucrare se va încerca găsirea unei noi viziuni, încercând să trasăm o linie de continuitate cu ceea ce s-a
spus deja despre calitate.
Calitatea constă în crearea de produse sau servicii satisfăcătoare pentru client; deci, va trebui să
concentrăm în ea toate activităţile prin care se dobândeşte această satisfacţie, independent de locul şi tipul unităţii
în care se desfăşoară procesul.
Aceasta presupune obţinerea:
calităţii produselor/serviciilor;
calităţii resurselor;
calităţii proceselor;
calităţii resurselor atât tehnice, cât şi umane;
calităţii activităţilor de gestiune.
Această concepţie, care doreşte să cuprindă toată organizaţia şi toate activităţile, se numeşte calitate
totală. Dar calitatea totală nu este doar o modalitate de a gândi; este, mai ales, un ansamblu de principii şi metode
care urmăresc scopul de a-l satisface pe client, la cel mai mic cost. Pentru a înţelege calitatea totală în toată
amplitudinea sa, trebuie să amintim un ansamblu de concepte fundamentale.
Calitatea totală implică:
Orientarea organizaţiei către necesităţile clientului. Satisfacerea cererilor este aspectul principal.
Având acest obiectiv, unitatea trebuie să se concentreze asupra proceselor importante pentru a atinge acest scop
şi care aduc valoare adăugată.
Aceasta implică depăşirea viziunii clasice conform căreia responsabilitatea pentru calitate aparţine
exclusiv departamentelor pentru calitate, departamentelor care se ocupă de produsul sau serviciul respectiv. Şi
acţiunea celorlalte departamente are efect în mai mare sau mai mică măsură asupra rezultatului final.
Lărgirea conceptului de client. Putem concepe organizaţia ca pe un sistem, integrând furnizorii şi
clienţii. Aplicarea calităţii înseamnă şi satisfacerea necesităţilor clientului intern.
Deţinerea poziţiei de lider în privinţa preţurilor. Calitatea costă, dar non-calitatea este şi mai scumpă.
Dacă atenţia trebuie să fie centrată asupra necesităţilor şi expectativelor clientului, acestea vor fi mai bine
îndeplinite dacă costurile transferate clientului vor fi mai mici.
Această reducere a costurilor permite concurarea pe piaţă cu şanse reale de succes. Este, deci, necesară
cuantificarea costurilor non-calităţii.
În cazul Administraţiei Publice, reducerea este obligatorie din cauza mijloacelor de finanţare scăzute şi a
crizei bugetare.
Managementul bazat pe prevenire. Ideea ce derivă este aceea de a face bine lucrurile de prima dată.
Este mai bine decât în cazul acţiunilor clasice de detectare şi corecţie. Se reduce necesitatea aplicării acţiunilor
de control minimizând costurile. Acesta este sensul pe care Crosby l-a dat expresiei
zero-defecte.
Îmbunătăţirea factorului uman. Calitatea nu se controlează, ci se realizează; şi ea este realizată de
persoanele care fac parte din organizaţia în cauză, toate fără nici o excepţie. De aceea este necesară stabilirea unui
management al resurselor umane, începând cu motivaţia pentru calitate şi participare.
Îmbunătăţirea permanentă. Calitatea trebuie să fie concepută ca fiind un orizont şi nu un scop. Nu se
ajunge la calitatea totală, ci se urmăreşte un orizont care se lărgeşte pe măsură ce se înaintează. Aici este implicată
ideea îmbunătăţirii continue a calităţii. Întotdeauna este posibil ca serviciile să fie făcute mai bine şi să fie adaptate
mai bine la necesităţile şi aşteptările clientului care, pe de altă parte, sunt dinamice.
Calitatea este o filosofie, implică un profund schimb cultural ce determină participarea şi implicarea
tuturor, ca şi implementarea sistemelor de management care pun pe primul loc clientul. Trebuie să fie
impulsionată de către management, care trebuie să fie primul convins că este necesară calitatea pentru succesul
organizaţiei şi că trebuie să parieze pentru o concepţie a resurselor umane în care munca în echipă, comunicarea
şi motivaţia de a face bine lucrurile constituie elementele indispensabile.
3
Managementului calităţii
Calitatea nu este o modă, nici un program nou; este o necesitate şi un proiect pe termen lung. Calitatea
nu înseamnă să urmezi neapărat drumul cunoscut; chiar dacă îl îmbunătăţeşti. Ea presupune o schimbare profundă
în mintea şi comportamentul oamenilor şi în natura propriei organizaţii.
Principalele diferenţe între conceptul clasic al calităţii şi noua concepţie bazată pe Managementul Total
al Calităţii sunt sintetizate în tabelul 1.2.
Tabelul 1.2 Principalele diferenţe între conceptul clasic al calităţii şi noua concepţie bazată pe
Managementul Total al Calităţii
CONCEPTUL CLASIC MANAGEMENTUL CALITĂŢII
Calitatea nu se controlează, ci se face. Dar în prezent este mai corect să afirmăm că ea se gestionează.
Funcţia calităţii trebuie să includă toate activităţile care intervin în activitatea respectivă şi aceasta înseamnă că
include toate procesele în unitatea respectivă.
Managementul total al calităţii reprezintă ansamblul de metode prin intermediul cărora se obţine calitatea
totală.
Deming şi Juran au ilustrat pe larg acest proces de management într-o formă foarte asemănătoare.
Deming explică acest lucru prin intermediul unui cerc (roata lui Deming), care cuprinde patru procese
secvenţiale (P.D.C.A.) ce se înlănţuie la infinit.
A PLANIFICA (P = Plan)
A FACE (D = Do)
A CONTROLA (C = Cheek)
A ACŢIONA (A = Action)
Cuvântul „acţiune” are sensul de a acţiona asupra cauzelor non-conformităţii detectate şi este sinonim cu
„îmbunătăţire”. Odată localizate erorile, acestea se analizează pentru a-i determina originea şi pentru a studia
modalitatea în care pot fi corectate cauzele, astfel încât să nu se permită apariţia unor incorectitudini. Această fază
a îmbunătăţirii este legată de prima, şi anume de planificare. Planificarea se efectuează în urma analizei anterior
4
Managementului calităţii
prezentate şi trebuie să continue acţiunile de îmbunătăţire observate ca şi standardizarea lor. Trilogia lui Juran
expune practic acelaşi lucru prin intermediul a trei procese.
PLANIFICAREA CALITĂŢII
CONTROLUL CALITĂŢII
ÎMBUNĂTĂŢIREA CALITĂŢII
În orice caz, putem prezenta managementul calităţii ca pe un avans continuu spre calitate, de care s-ar
părea că ne apropiem treptat, prin intermediul schimburilor care îţi îmbunătăţesc standardele, dar fără a o dobândi
în întregime. Mai mult despre fiecare dintre aspectele care conţin aceste rupturi de activităţi orientate spre
îmbunătăţirea calităţii vom vorbi în capitolele următoare. Acum vom prezenta o sinteză a caracteristicilor
relevante ale fiecăruia dintre ele.
Figura 1.6 Roata lui Deming
CALITATEA
A PLANIFICA A FACE
1 2
3 4
A ACŢIONA A CONTROLA
Planificarea
Într-un sens larg, planificarea calităţii reprezintă etapa în timpul căreia se stabilesc obiectivele şi se
dezvoltă mijloacele pentru a le îndeplini.
În linii mari, această planificare va trebui să cuprindă etapele următoare:
1. stabilirea clienţilor;
2. determinarea necesităţilor clienţilor;
3. desfăşurarea caracteristicilor produsului care să satisfacă necesităţile şi expectativele detectate;
4. proiectarea şi desfăşurarea proceselor capabile să producă aceste caracteristici;
5. transferul planurilor rezultate la departamente şi la personalul operativ.
Controlul
Etapele sale sunt:
1. evaluarea rezultatelor reale;
2. compararea acestor rezultate cu obiectivele stabilite în planificarea precedentă;
3. acţionarea în funcţie de consecinţele acestei comparaţii.
Cheia (punctul forte) controlului constă în a se stabili dinainte indicatorii obiectivi de măsurare.
Indicatorii informează unitatea în legătură cu evoluţia (comportamentul) calităţii, adică în legătură cu gradul în
care obiectivele şi rezultatele se interferează. Stabilirea indicatorilor de calitate în procesele productive este un
lucru simplu. În schimb, în cazul Administraţiei Publice pot apărea unele dificultăţi. Întotdeauna este însă posibil
să se construiască un sistem de indicatori folosind creativitatea şi timpul comun. Practic, totul poate fi măsurat şi
estimat, iar calitatea nu constituie o excepţie în acest sens.
5
Managementului calităţii
Îmbunătăţirea
O putem defini ca fiind obţinerea unui randament superior celui precedent. Odată comparate obiectivele
prevăzute cu rezultatele reale, se vor analiza cauzele deviaţiilor şi se vor iniţia acţiunile prin care să se elimine
cauzele-sursă ale acestor erori. Aceste acţiuni vor fi sintetizate într-o nouă fază de planificare şi standardizare
pentru a preveni apariţia non-conformităţilor. Această scurtă expunere se referă la îmbunătăţire, ca fiind o metodă
aplicată generic în unitate, lăsând probabil să se înţeleagă că reperul este clientul extern. Această ipoteză este
corectă; şi totuşi amintim că, pentru a-l satisface pe client, este necesară aplicarea conceptului de calitate tuturor
activităţilor.
b. Obţinerea calităţii
CALITATEA REALIZATĂ
6
Managementului calităţii
CALITATEA REALIZATĂ
Planificarea ineficace Calitatea Programată
nu s-a obţinut (realizat), însă nici coincidenţa cu
Calitatea Necesară. Efortul pentru a planifica şi
finaliza programarea măreşte în mod inutil costul.
X X
CALITATEA CALITATEA
NECESARĂ PROGRAMATĂ
CALITATEA CALITATEA
NECESARĂ PROGRAMATĂ
CALITATEA CALITATEA
NECESARĂ PROGRAMATĂ
4. Planificarea calitatii
7
Managementului calităţii
Proiectarea unui serviciu trebuie să fie fundamentată pe cererile şi necesităţile clienţilor, ţinând cont şi de
percepţia pe care cetăţeanul o are despre serviciile în cauză, atunci când acestea sunt prestate. Doar atunci când
percepţia asupra serviciului egalează sau depăşeşte aşteptările se va produce satisfacerea clientului. De asemenea,
colectivul sau segmentul de cetăţeni căruia i se adresează serviciul public nu este unica variabilă care intervine în
acest proces. Societatea, ca entitate, interacţionează cu Administraţia Publică şi organismele sale producând
anumite cerinţe fundamentale, în cadrul cărora vor trebui să fie analizate necesităţile colectivelor.
Proiectarea serviciului poate fi condiţionată aşadar de factori, precum: disponibilitatea resurselor,
incompatibilitatea intereselor sau impactul prestării serviciului.
Având în vedere cele prezentate, se poate schiţa ceea ce se numeşte bucla calităţii serviciului (figura 2.1).
În ea se ilustrează relaţia cu societatea sub a cărei influenţă sunt identificate necesităţile şi cerinţele cetăţenilor.
Pornind de aici, se descrie serviciul şi se proiectează, arătându-se elementele ce vor fi supuse controlului calităţii.
SERVICIU PUBLIC
S S
Specificarea
O serviciului şi a O
Descrierea
C serviciului
modului în care
este executat
C
Procesul de
I planificare I
E E
T Specificarea
Controlului
T
A Calitatii A
T T
E E
Necesităţil Prestarea
Identificarea Rezultate
e serviciului
necesităţilor le
clientului
Analiza Evaluarea
şi din partea
imbunătăţir
ea
organizaţiei
realizării publice
serviciului
Evaluare
a
clientului
Evaluar
ea
din
partea
altor
agenţi
Necesităţi/rezultate
Documentare
8
Managementului calităţii
9
Managementului calităţii
Globalitate. Planificarea trebuie să se refere la întreaga organizaţie. Nu este coerent să se planifice unele
departamente sau acţiuni şi altele nu. Este necesar ca planul să coordoneze şi să integreze toate
departamentele, oricare ar fi poziţia lor în organizaţie.
Etapele procesului de planificare sunt prezentate în figura 2.2. Fiecare dintre ele poate fi considerat ca un
subproces generator al anumitor rezultate sau produse care vor servi ca intrare sau resursă pentru subprocesul sau
faza următoare.
IDENTIFICAREA CLIENŢILOR
DESCOPERIREA NECESITĂŢILOR
TRADUCEREA (CONCRETIZAREA)
PROIECTAREA SERVICIULUI
PROIECTAREA PROCESULUI
TRANSFERAREA PROCESULUI
Primul pas este definirea cu claritate a segmentului de cetăţeni care vor primi serviciul. În cadrul
Administraţiei Publice clasificarea clienţilor poate fi foarte diversă.
În principiu, toţi cetăţenii primesc servicii de la administraţiile publice, dar, în momente diferite şi în
funcţie de necesităţile şi cererile lor, vor fi clienţi ai uneia sau alteia dintre administraţii şi organisme. Unele
organisme publice îşi vor dirija serviciile spre segmente de cetăţeni foarte bine delimitate, în timp ce altele o vor
face pentru un amplu spectru de colectivităţi.
O corporaţie locală, de exemplu, are în principiu drept clienţi pe toţi cetăţenii municipiului, dar aceştia
vor avea necesităţi distincte. Rezultă că organizaţia municipală va trebui să proiecteze şi dispozitive distincte.
În multe alte ocazii, cetăţenii, în ansamblul lor, vor fi clienţi ai corporaţiei, cum se poate întâmpla în
următoarele cazuri: regularizarea traficului, distribuţia apei, colectarea gunoiului, controlul poluării mediului şi
al poluării acustice etc..
La rândul lor, unele servicii pot avea drept client potenţial pe oricare cetăţean ca în cazul serviciilor de
statistică ale unei primării.
Se poate observa complexitatea activităţii administraţiilor publice în privinţa diversificării serviciilor.
Totuşi, mecanismele de planificare nu trebuie să fie diferite în mod substanţial de cele propuse pentru organizaţii
de altă natură.
Cetăţeanul îşi exprimă necesităţile în propriul său limbaj ce nu trebuie să coincidă neapărat cu cel al
organizaţiei. De aceea, este necesar ca expresiile beneficiarului să fie traduse în termenii folosiţi de organizaţie,
pentru a se dobândi mai uşor calitatea necesară.
Prin această prismă, trebuie spus că în Administraţia Publică, dacă mijloacele sunt scăzute, se pare că o
politică bazată pe managementul calităţii ar ajuta la echilibrarea finanţelor administraţiilor publice. Un efect al
îmbunătăţirii ar fi reducerea „costurilor totale ale calităţii”.
Aşadar, putem spune despre calitate că este un instrument valoros pentru organizaţiile noastre, atât din
punct de vedere al satisfacerii necesităţilor cetăţenilor, cât şi în scopul unei gestiuni eficiente a mijloacelor
disponibile.
În general, cetăţeanul se va exprima într-un mod concret. De exemplu, unui serviciu administrativ i se
poate cere să realizeze serviciul cu rapiditate.
Dar ce înseamnă acest lucru de fapt? Ce factori de calitate sunt implicaţi? Organizaţia respectivă trebuie
să răspundă acestei întrebări pentru a adopta acţiuni oportune şi a stabili indicatorii după care se vor determina
standardele de calitate.
Astfel, se poate ajunge la concluzia că cetăţeanul doreşte:
să aştepte puţin timp la coadă. De aceea, unitatea administrativă îşi va stabili ca indicator timpul de
aşteptare;
ca timpul necesar pentru a realiza un demers să fie scurt. Aşadar, indicatorul de calitate va fi timpul de
operare.
să găsească cu rapiditate locul în care se soluţionează respectivul demers, atunci când ajunge la
Administraţie. Un factor aflat aici în discuţie ar fi deci semnalizarea, altul, posibilitatea de a ajunge la
un informator competent cu rapiditate.
De asemenea, într-un serviciu de orientare pentru crearea de „firme”, beneficiarul poate cere să fie bine
primit, ceea ce ar putea însemna:
- funcţionarul care îl întâmpină să înţeleagă bine situaţia sa în particular;
- funcţionarul să demonstreze competenţă tehnică şi cunoaştere suficientă;
- informaţia obţinută să fie corectă.
Astfel, proiectarea unor aspecte concrete ale serviciului este indispensabilă pentru stabilirea unui sistem
de indicatori de calitate.
Această proiectare este de obicei primul pas, după care urmează culegerea de informaţii bazată pe
chestionare şi anchete, unde se includ aspecte foarte concrete, care vor permite studiul expectativelor clienţilor
asupra capacităţii serviciului şi determinarea standardelor de calitate.
De rezultatul proiectării va depinde posibilitatea de a stipula sistemul de măsurători pentru a controla
calitatea.
Măsurarea este prezentă pe tot parcursul procesului de planificare a calităţii. De fapt, fără măsurători nu
este posibilă stabilirea unor obiective privind calitatea şi nici evaluarea ulterioară a acesteia. Verificarea continuă
a realizării obiectivelor şi reconsiderarea lor este o parte esenţială a procesului de îmbunătăţire continuă.
Verificările realizării unui obiectiv au loc atunci când obiectivul:
a) se exprimă prin intermediul unei scări cantitative şi calitative;
b) s-a stabilit o valoare numerică pentru acesta sau un punct pe o scară calitativă;
c) are un instrument, în sensul larg al cuvântului, care să permită măsurarea rezultatului;
d) există posibilitatea de comparaţie a rezultatului obţinut cu cel care se propusese ca fiind optim.
Odată stabilite necesităţile clienţilor şi traduse în limbajul specific al organizaţiei, trebuie determinate
unităţi de măsură, ca şi un sistem de măsurare a efectului. Aceste unităţi de măsură constituie indicatori de calitate
şi informează organizaţia în legătură cu comportamentul sau cu privire la necesităţile şi expectativele care au fost
detectate anterior.
Indicatorii pot fi puşi în relaţie cu operaţiuni interne de la proces la rezultatul acestora. Cu ajutorul lor se
pot programa obiectivele calităţii în termeni inechivoci.
În casetele 2.3 şi 2.4 sunt prezentaţi spre exemplificare câţiva indicatori.
11
Managementului calităţii
Figura 2.3
- timpul de aşteptare la coadă pentru un serviciu administrativ;
- timpul mediu de soluţionare pentru un client;
- procentajul de cetăţeni care se întorc la biroul respectiv pentru că nu şi-au rezolvat
corespunzător problema;
- timpul folosit pentru a completa un proces administrativ;
- gradul de punctualitate în transportul public;
- timpul mediu de deplasare a unui automobil prin oraş;
- numărul de plângeri;
- intervalul în care se răspunde unei solicitări;
- numărul de demersuri pe care trebuie să le facă un cetăţean pentru a rezolva o problemă;
- numărul de persoane, într-o perioadă dată de timp, care găsesc de muncă după un curs
de formare profesională;
- gradul de satisfacţie al cetăţenilor faţă de un serviciu
Figura 2.4
Atunci când exigenţele clientului sunt deja cunoscute, este momentul proiectării serviciului şi al
procesului necesar pentru producerea lui.
Proiectarea serviciului înseamnă determinarea caracteristicilor de care trebuie să se ţină cont pentru a
satisface necesităţile şi expectativele clientului, astfel încât să se poată defini serviciul în mod detaliat.
Aceasta relaţie între caracteristici şi necesităţi se poate ilustra prin
figura 2.5.
Matricea dublei intrări permite stabilirea interacţiunilor dintre caracteristici şi necesităţi. Fiecare linie
orizontală descrie o necesitate a clienţilor, în timp ce coloanele verticale sunt utilizate pentru a reuni informaţii
despre caracteristicile serviciului.
În acest moment se poate lucra cu indicatorii de calitate, precum cei amintiţi anterior, pentru că ei fac
referinţă la caracteristicile serviciului şi permit cuantificarea lui.
Ulterior, se va aborda proiectarea procesului prin care se realizează serviciul. În cadrul proiectării
procesului se vor defini mijloacele, metodele şi sistemele care trebuie folosite.
De asemenea, în timpul proiectării serviciului se vor stabili mijloacele pentru a-l menţine la nivelul
stabilit, adică acţiunile de control al procesului.
12
Managementului calităţii
CARACTERISTICILE
SERVICIULUI
Timpul mediu
Caracteristica B
de stat la coadă
Caracteristica
Caracteristica
NECESITĂŢILE CLIENTULUI
………….
A
N
Necesitatea A
Realizarea solicitării cu rapiditate X
Necesitatea C………
Necesitatea N
Un obiectiv este un scop care se vrea a fi atins şi spre care se îndreaptă toate eforturile şi mijloacele.
Obiectivul nu este acelaşi lucru cu politica. Aceasta are un caracter descriptiv, este definită la cel mai înalt nivel
şi se referă la un amplu număr de materii. Perspectiva sa temporală este dilatată, putând cuprinde mai mulţi ani.
Obiectivele, dimpotrivă, sunt exprimate într-un mod foarte concret (în general în cifre), sunt definite la diferite
niveluri organizaţionale şi durata lor este considerabil mai limitată. Obiectivele sunt o reflectare a politicilor în
care sunt încadrate.
Obiectivele calităţii sunt aplicabile în toată organizaţia, amplitudinea lor variind în funcţie de nivelul
ierarhic la care sunt aplicate, fiind mai mică la baza operativă şi crescând pe măsură ce se urcă piramida ierarhică.
Obiectivele trebuie să aibă următoarele caracteristici:
să fie măsurabile; obiectivele trebuie să poată fi cuantificate. De aceea, se stabilesc prin cifre, astfel
încât să nu poată exista îndoială asupra îndeplinirii sau neîndeplinirii lor. Aceasta ar permite, în plus,
ca obiectivele să fie comunicate cu precizie. În arhiva municipală, de exemplu, declaraţia: ”reducerea
timpului de soluţionare a unei solicitări” nu este un obiectiv în sine, ci mai degrabă o declaraţie de
intenţie. Totuşi, formularea „reducerea timpului de soluţionare a unei solicitări la 15 minute, fără a
depăşi în nici un caz 20 minute în timpul anului 2015” constituie un obiectiv;
să includă o dimensiune temporală; trebuie să se specifice un interval de timp sau termen pentru
realizarea obiectivului;
să ţină cont de rezultatele globale; trebuie să ia în considerare obiectivele altor activităţi şi departamente
aflate în legătură;
să fie economice; beneficiile lor trebuie să fie mai mari decât costurile implementării lor;
să fie realiste; în sensul că trebuie să fie realizabile. Dacă nu sunt, există riscul de a eşua şi de a produce
frustrare, ceea ce ar îngreuna reuşita obiectivelor ulterioare;
să relaţioneze mijloacele necesare; trebuie să se realizeze o analiză şi să se definească resursele care
vor fi necesare pentru îndeplinirea obiectivelor;
să fie inteligibile. Trebuie să fie exprimate în termeni clari şi concişi, astfel încât să fie înţelese fără
echivocuri;
să fie negociate; este necesară implicarea, în procesul de stabilire a obiectivelor, a persoanelor de care
depinde îndeplinirea lor; astfel atingerea obiectivelor va fi mai uşor de obţinut şi va creşte motivaţia.
Întrebarea este ce metodă trebuie folosită pentru ca reflectarea mediului clientului în lumea organizaţiei
să fie cât mai corectă posibil. În acest sens, QFD (Quality Function Deployment) a fost introdus în Japonia de
către Yoji Akao în 1966. Totuşi, prima carte (în japoneză) despre această metodă nu se publică decât în 1978 şi
abia începând din 1990 apare bibliografia în engleză şi apoi în alte limbi. Q.F.D. are două scopuri:
dezvoltarea, lărgirea calităţii produsului sau serviciului, adică proiectarea serviciului sau produsului pe
baza necesităţilor şi cererilor clienţilor;
dezvoltarea funcţiei calităţii în toate activităţile şi funcţiile organizaţiei.
Funcţia Q.F.D. implică anumite întrebări:
CE anume aşteaptă clienţii de la serviciul respectiv?
CUM se reuşeşte satisfacerea expectativelor şi necesităţilor?
Şi în acest caz ne aflăm în faţa unei întrebări ce ridică problema proiectării serviciului pentru a răspunde
calităţii aşteptate. Se pleacă de la obţinerea informaţiilor privind cererile clientului pentru a ajunge la desfăşurarea
/ dezvoltarea unui cadru al calităţii solicitate, adică ceea ce doreşte clientul şi care, în ultimă instanţă, va presupune
obţinerea calităţii adevărate.
IMPORTANŢA PENTRU
CONCURENTULUI B
CONCURENTULUI A
ORGANIZAŢIEI
PLANIFICATĂ
EVALUAREA
EVALUAREA
EVALUAREA
CALITATEA
CALITATEA
SOLICITATĂ
CLIENT
(CERINŢE)
~ VARIETATEA 4 4 3 2 4
~ RAPIDITATEA 5 3 4 3 5
CUMPĂRĂRII
~ ORDINEA 3 4 3 4 4
~ ATENŢIA PRIMITĂ 4 2 2 1 3
~ INSTALAŢII 4 4 3 2 4
Figura 2.6 Dezvoltarea calităţii solicitate (organizaţii private)
Figura 2.6 ilustrează această idee aplicată unui lanţ de supermagazine. Într-un mare număr de servicii
publice, acest punct de vedere nu poate fi relevant, dar cu alte ocazii este posibil să fie interesantă comparaţia cu
altă organizaţie care prestează servicii similare. Astfel:
calitatea solicitată – cerinţele clientului care au fost detectate;
importanţa pentru client – evaluarea pe care clientul o dă fiecăruia dintre aceste aspecte pe o scară de
la 1 (minima importanţă) la 5 (maxima importanţă);
evaluarea din partea concurenţilor – au fost întrebaţi clienţii despre nivelul pe care îl ating concurenţii
organizaţiei pentru fiecare dintre elementele enumerate;
calitatea planificată – este nivelul la care întreprinderea vrea să se găsească în viitor;
evaluarea din partea organizaţiei - importanţa pe care o dă organizaţia fiecărui aspect al serviciului.
Un tabel similar (figura 2.7), în care s-a omis referinţa la concurenţă, poate fi obţinut pentru un serviciu
de informaţii şi lucru cu publicul. Vom arăta un exemplu de aplicare al Q.F.D. neexhaustiv şi cu date imaginare
privind calitatea solicitată, fără să avem pretenţia de a ilustra suficient procedeul.
Desfăşurarea altui tablou, care pune în relaţie solicitările clientului cu caracteristicile calităţii (elementele
<<CE>> şi <<CUM>>), va pune în contact mediul clientului cu mediul organizaţiei, adică, mai exact, cu
elementele cu care lucrează organizaţia (de exemplu personalul specializat în tehnica relaţiilor cu publicul).
14
Managementului calităţii
PENTRU CLIENT
CALITATEA SOLICITATĂ
IMPORTANŢA
PLANIFICATĂ
(CERINŢE)
SERVICIULUI
EVALUAREA
CALITATEA
~ OPERAŢIILE SĂ FIE UŞOR DE REALIZAT 5 4 5
~ OBŢINEREA DE INFORMAŢII CLARE ŞI 4 4 4
PRECISE
~ CLIENTUL SĂ FIE BINE TRATAT 4 2 4
~ INSTALAŢII ADECVATE 4 4 4
Figura 2.7 Dezvoltarea calităţii solicitate (organizaţii publice)
În final, vom obţine o idee precisă în legătură: cu elementele specifice ale serviciului, elementele în care
trebuie să se investească, în ce mod, pentru a reuşi să ne apropiem expectativele cetăţeanului şi să adaptăm astfel
serviciul încât să se obţină beneficiari satisfăcuţi.
Q.F.D. permite obţinerea de informaţii despre aspecte ale serviciului pe care trebuie să se centreze atenţia.
De aceea, se ţine cont de evaluările clientului asupra acestor variabile, referitoare la serviciul respectiv (şi la
concurenţă, dacă se consideră necesar). Obiectivul este obţinerea calităţii de proiectare a unui serviciu prin
intermediul transformării necesităţilor clienţilor în caracteristici ale calităţii adecvate, fără omisiuni sau elemente
superflue.
4.3.1 Fazele funcţiei QFD
1. Identificarea şi ierarhizarea clienţilor
Acest element este indispensabil pentru a-i înţelege pe clienţi şi a aborda corect expectativele lor. Pe de
altă parte, va permite selecţionarea segmentului (segmentelor) de beneficiari potriviţi pentru a culege date şi
informaţii necesare şi pentru a realiza desfăşurarea calităţii solicitate şi planificate. În organizaţiile private,
ierarhizarea clienţilor este esenţială, considerându-i pe unii mai importanţi decât pe ceilalţi din punctul de vedere
al valorii facturate. Acest criteriu, totuşi, nu este adecvat pentru serviciile publice şi, în cazul în care un segment
de beneficiari ar avea mai multă importanţă, ar fi din cauza numărului acestora. Această variabilă se ia în calcul
la realizarea anchetelor cu privire la solicitările privind calitatea.
2. Identificarea expectativelor clientului
Pentru a realiza proiectarea unui serviciu în funcţie de client, este esenţială cunoaşterea expectativelor
acestuia, a ceea ce putem numi „lumea clientului”. Metodele care pot fi utilizate în acest caz sunt următoarele:
tehnici de grup;
plângeri şi reclamaţii ;
studii existente privind anchetele realizate;
publicaţii şi articole.
3. Transformarea informaţiei în descrieri verbale specifice
Datele anterioare trebuie să fie folosite pentru a se forma o primă orientare privind preferinţele
beneficiarului. Astfel se va conta pe o informaţie de bază care va fi reelaborată în aceasta fază, cu scopul de a
prezenta un chestionar complet unui segment de cetăţeni. Această reelaborare este necesară dacă ţinem seama că,
în mod curent, cererile nu sunt formulate într-o manieră foarte concisă.
Din expectativele sintetice ale beneficiarului este posibil să se deducă altele mai detaliate, putând apărea
diferite niveluri, de la cel mai general până la cel mai particular. Numărul de niveluri nu este limitat. Unele studii
au arătat până la opt niveluri. De exemplu, grupul de clienţi poate exprima evaluarea, pentru ca demersurile
efectuate să fie simple. Această afirmaţie poate fi tradusă prin indicaţii verbale mai precise.
în clarificarea problemelor, precum informaţia verbală dezordonată sau confuză, prin căutarea datelor care se
înrudesc. Figura 2.8 arată un model de aplicare a acestei metode.
Puţine demersuri
- să venim de puţine ori la sediile administrative;
- număr redus de formulare de completat;
- să se strângă doar datele indispensabile;
- cel mai mic număr posibil de documente care trebuie aduse;
FACTORUL DE
IMPORTANŢA
PLANIFICATĂ
IMPORTANŢA
IMPORTANŢA
SERVICIULUI
EVALUAREA
CALITATEA SOLICITATĂ
CALITATEA
ABSOLUTĂ
CREŞTERE
RELATIVĂ
(cerinţe)
16
Managementului calităţii
5. Evaluarea calitatii
Pentru a exemplifica evaluarea satisfacţiei clienţilor unui serviciu, putem folosi de asemenea instrumentul
propus de Zeithaml, Parasuraman şi Berry: SERVQUAL (prezentat şi în capitolul precedent).
SERVQUAL este construit pe o scară de răspuns proiectată să cuprindă atât expectativele cât şi percepţiile
clienţilor privitoare la un serviciu. Permite evaluarea dar, în acelaşi timp, este şi un instrument de îmbunătăţire şi
de comparaţie cu alte organizaţii ale sectorului respectiv.
Autorii citaţi au obţinut, în cercetarea lor privind calitatea în serviciu,
cinci grupe de factori care determină satisfacţia clienţilor: fiabilitate, capacitate de răspuns, siguranţă, empatie,
elemente tangibile.
Instrumentul operează în modul următor:
1. Se determină intensitatea expectativelor clienţilor privind diferite componente ale serviciului. În acest
sens, pot servi drept referinţă, cele cinci criterii menţionate dar fiecare organizaţie va trebui să adapteze conţinutul
chestionarului la propriile caracteristici.
În tabelul 3.1 se arată cinci declaraţii extrase din SERVQUAL, fiecare dintre ele referitoare la un criteriu
distinct.
18
19
Nr. redus de formalităţi
Semnalizări exterioare
Formulare cu conţinut
Timpul de aşteptare la
Formulare disponibile
Limbaj inteligibil în
formulare şi mesaje
Personal cu abilităţi
Caracteristici de tip <<CUM>>
Servicii şi elemente
PENTRU CLIENT
accesorii (scaune,
Primire amiabilă
Timpul de lucru
IMPORTANŢĂ
înconjurătoare
cu beneficiarul
de comunicare
Luminozitate
Temperatura
Acces extern
(telefon ,fax)
şi interioare
şi eficiente
Proceduri
telefoane)
simplu
cozi
Cerinţe <<CE>>
Puţine 9 9 3 5
solicitări
REZOLVAREA Formulare
pentru a 9 9 5
SOLICITĂRILOR usor de o
rezolva
CU UŞURINŢĂ Raspunsul
probemă
completat 9 9 3 5
rapid al
Realizarea
administratiei 9 9 9 3 3 3 9 3 3 9 9 4
solicitărilor cu
OBŢINEREA DE Informaţie
rapiditate 3 3 3 9 9 5
INFORMAŢII CLARE ŞI corectă şi fără
PRECISE Informaţie
erori 3 9 9 9 4
inteligibilă
Amabilitate şi 9 9 9 4
SA FIE TRATAT politeţe
CORESPUNZATOR Să nu pună 9 3 3
intreruperi în
INSTALAŢII Condiţii
timpul 9 9 4
CORESPUNZĂTOARE ambientale
intrevederii
Comode şi
agreabile 9 9 4
funcţionale
IMPORTANŢA ABSOLUTĂ A FACTORILOR 1 36 96 108 102 12 72 1 12 6 45 72 3 36 51 11
Managementului calităţii
(P1) 5 0 9 3 6 19
IMPORTANŢA RELATIVĂ A FACTORILOR 31 3.2 8.6 9.7 9.1 1.1 6.4 89. 11. 5. 4.0 6.4 3 3.2 4.6 10
(%) 3. 7 5 6 . 0.0
IMPORTANŢA ABSOLUTĂ A FACTORILOR 71 36 84 96 93 12 12 9 12 7 48 72 23 36 48 10
(P2) 4 9 0 2 6 65
IMPORTANŢA RELATIVĂ A FACTORILOR 1 3.4 7.9 9.0 8.7 1.1 6.8 9. 11. 6. 4.5 6.8 3 3.4 4.5 10
(%) 3. 3 3 8 . 0.0
SELECŢII 2X X X X X X 4
Managementului calităţii
EVALUAREA
3
SERVICIULUI(P1)
CALITATEA
4
PLANIFICATĂ (P2)
Figura 2.11
Indicaţi până la ce punct o întreprindere de …… ar trebui să aibă caracteristicile descrise în fiecare
declaraţie…….
3. Se evaluează calitatea serviciului. Pentru aceasta, se calculează “diferenţa existentă între punctajele
pe care le calculează clienţii diferitelor perechi de declaraţii”. Calitatea va fi diferenţa între percepţie şi
expectative.
20
Managementului calităţii
Tabelul 2.13
Vă rugăm să indicaţi nivelul pe care îl consideraţi corespunzător în serviciul de relaţii cu publicul, privind
următoarele aspecte……..
Să se afle într-un birou bine determinat.
Tabelul 2.14
Vă rugăm să evaluaţi serviciul prestat de acest birou……
Acest birou vi se pare deschis spre comunicare? :
Această tehnică permite obţinerea de date privind diferenţa între percepţii şi expectative .
Plecând de aici se poate obţine Indicele de Percepţie a Calităţii Serviciului (I.P.C.S)
22
Managementului calităţii
EXCELENT DESTUL DE BUN PROST SUNT
BUN SUPĂRAT
VI S-A OFERIT UN SERVICIU RAPID ?
CUM VI S-A PĂRUT ASPECTUL INSTALAŢIILOR, AL PERSONALULUI,
AL ECHIPAMENTELOR ?
CE EVALUARE GENERALĂ NE DAŢI ?
DACĂ DORIŢI, INDICAŢI PE VERSO PLÂNGERILE, IDEILE
ŞI SUGESTIILE!
Figura 3.2 Chestionar de evaluare generală a serviciului
6. Îmbunătăţirea calităţii
Prin îmbunătăţire se înţelege dobândirea unui nivel de randament superior celui existent anterior.
Îmbunătăţirea poate fi aplicata caracteristicilor unui produs sau serviciu, pentru reducerea erorilor şi defectelor.
De asemenea acţiunile de îmbunătăţire pot fi îndreptate către îmbunătăţirea proceselor.
Pentru a asigura succesul unui program de îmbunătăţire a calităţii va fi necesar să distingem intre
problemele cronice şi problemele sporadice.
Problemele sporadice sunt cele care afectează negativ rezultatele uneori mai mult decât defecte,
neîmpliniri, erori, costuri, nonconformităţi în general, însă ele nu sunt inerente sistemului sau procesului în sine.
Problemele cronice sunt cele responsabile de o insuficientă calitate.
Aceasta distincţie este importantă pentru că programele de îmbunătăţire a calităţii trebuie să se axeze pe
problemele critice pentru ca abordându-le va fi posibilă stabilizarea rezultatelor intr-un nou nivel mai satisfăcător.
23
Managementului calităţii
Problemele sporadice la rândul lor vor constitui obiectivul acţiunilor punctuale. O dată rezolvate,
randamentul sistemului sau procesului nu trebuie să fie neaparat afectat.
Tabelul 4.1.
INSTRUMENTUL APLICATII
Liste de control Strângere de date pentru a obţine o imagine clara asupra
problemei.
Histograme Prezintă tiparul variaţiei datelor;
Demonstrează vizual comportamentul unui proces;
Indică rezultatul unui proces în raport cu cerinţele fixate;
Semnalează contribuţia diferită asupra rezultatului total
Diagrama Pareto a unui ansamblu de factori;
Acordă prioritate oportunităţilor de îmbunătăţire;
Ajută la determinarea relaţiilor între problema şi
Diagrama cauza-efect posibilele sale cauze;
Permite soluţionarea unei probleme plecând de la
simptome;
Clasifică datele disponibile pe grupe având caracteristici
Stratificarea similare;
Izolează cauza unei probleme identificând gradul de
influenţă a anumitor factori;
Diagramele de dispersie Studiază relaţia între 2 ansambluri de date;
Examinează stabilitatea unui proces;
Grafice de Control Indică când un proces trebuie să fie ajustat;
Evaluează îmbunătăţirile unui proces;
Alte grafice Evaluează îmbunătăţirile unui proces;
Lista de control sau de verificare este un formular cu format de tabel sau diagramă, destinat înregistrării
datelor pentru a obţine o imagine clară asupra problemei. Conţine ansamblul de caracteristici pe care trebuie să
le îndeplinească o instalaţie, o echipă, o persoană, pentru a se lua în consideraţie faptul că se poate realiza sarcina
atribuită. Aceste liste cu caracteristici se folosesc cu mare eficienţă în etapa controlului calităţii.
Această tehnică de culegere de date se pregăteşte astfel încât utilizarea să fie uşoara şi să se interfereze
cât mai puţin posibil cu activitatea celui care realizează registrul. Îmbunătăţirea calităţii se foloseşte atât în studiul
simptomelor unei probleme, cât şi în investigarea cauzelor sau în culegerea datelor pentru a verifica o ipoteza.
Pentru a aplica în mod adecvat acest instrument, se urmăresc următorii paşi:
1) Determinarea obiectivului, prezentându-l în mod clar şi inechivoc: se verifică distribuţia unui proces,
defecte şi/sau erori, se estimează cauze.
2) Definirea modului în care se va realiza înregistrarea : Cine o va face, cum şi unde, dacă se vor înregistra
toate datele sau se va face o demonstraţie.
3) Proiectarea Listei de control, se face astfel încât aplicarea să fie simplă şi situaţia înregistrată să se
poată înţelege imediat. De asemenea este necesar să se includă date ca: Titlul; Ce se verifică; Cine face verificarea;
Unde se realizează; Metoda folosită; Periodicitatea; Şi în general orice altceva se consideră necesar. Figura 4.1.
arată o Lista de control proiectată pentru a investiga tipul de greşeli în facturile primite într-o mica organizaţie
regională.
24
Managementului calităţii
// / // 5
fiscală al
Furnizorului
Datele firmei eronate sau omise // / / 4
Nu figurează semnătura celui care a ////// //// // 12
făcut
Cumpărarea
Lipseşte data facturii / //// / 6
Lipseşte numărul facturii //////// /// // 13
Total 29 21 6 3 59
Perioada înregistrată : 1-3-2015/ 31-3-2015
Verificator:
Metoda: analiza facturilor primite
Periodicitate: 1/luna
6.1.2. Histogramele
O histogramă este un grafic conţinând linii verticale care reprezintă distribuţia unor date. Construcţia să
ajută la înţelegerea tendinţei generale, a dispersiei şi a frecvenţelor relative ale diferitelor valori.
Histograma este foarte utilă mai ales când este vorba despre un număr mare de date ce trebuie
organizate, pentru o analiză mai detaliată şi pentru a lua decizii pe baza lor. De asemenea este un mijloc eficace
pentru a transmite altor persoane informaţii despre un proces într-o formă precisă şi inteligibilă.
Altă aplicaţie foarte interesantă este compararea rezultatelor unui proces cu cerinţele stabilite anterior
pentru aceasta. În acest caz prin intermediul histogramei se poate vedea în ce măsură procesul produce rezultate
bune şi până în ce punct există deviaţii în privinţa limitelor fixate în cerinţe. În acest sens, studiul distribuţiei
datelor poate fi un excelent punct de plecare pentru crearea unei ipoteze privind o funcţionare nesatisfăcătoare.
Pentru elaborarea unei histograme de frecvente, trebuie să se realizeze următorii paşi:
1) Strângerea şi înregistrarea datelor. Odată selecţionată variabila procesului ce se vrea a fi studiat, se
culeg datele corespunzătoare, fiind preferabil să se dispună de un număr mai mare de 50 de observaţii. În
exemplul pe care îl vom folosi, variabila de studiat este timpul (în zile) necesar pentru a răspunde solicitării unui
cetăţean de a participa la un program de servicii sociale comunitare. Au fost făcute 84 de observaţii pe o perioada
de 6 luni. (tabelul 4.2).
Tabelul 4.2. Timpul (în zile) necesar pentru a răspunde solicitării unui cetăţean
41 43 56 50 46 50 83 25 27 30
53 51 35 67 39 50 19 40 45 19
41 72 41 43 46 63 51 48 37 39
30 17 78 44 41 32 47 45 82 48
80 61 70 31 73 35 46 54 47 30
21 52 39 31 36 41 67 29 53 55
22 37 30 44 42 47 62 35 57 57
44 38 45 58 58 73 55 38 32 60
58 61 47 46
2) Determinarea rangului ansamblului de date. Rangul se obţine prin realizarea diferenţei între
valoarea maximă şi valoarea minimă. Rangul trebuie să fie un număr pozitiv.
Exemplu: Valoarea maximă L = 83
Valoarea minimă S = 17 (L - S) = 66
25
Managementului calităţii
3) Precizarea numărului de intervale şi amplitudinea lor. Tabelul 4.3. ne ajută să precizăm numărul
de intervale (k) în funcţie de numărul de date disponibile. Este frecventă folosirea a 10 intervale. Pentru a calcula
amplitudinea intervalelor (h) trebuie să împărţim rangul (L – S) la numărul de intervale selecţionat, rotunjind
rezultatul la întregul mai mare.
Exemplu: Selecţionat un număr de intervale k = 10
Amplitudinea intervalului (h) = (L – S)/K = 66/10 =6,6 = 7
7) Trasarea histogramei care va concentra toata informaţia acumulată până atunci (figura 4.2.).de aceea:
- axa abscisei conţine: intervalele anterior calculate;
- scara verticală reprezintă frecvenţele;
- se trasează bare verticale, plecând de la fiecare interval, cu o înălţime echivalentă cu cea a frecvenţei sale.
8) Interpretarea. O histograma facilitează o reprezentare vizuala în care se poate aprecia dacă măsurile
tind să fie centrate sau să se disperseze. De asemenea răspunde şi la întrebarea dacă procesul produce rezultate
bune şi dacă acestea aparţin sau nu cerinţelor.
26
Managementului calităţii
12
10
au îndeplinit acest obiectiv. O analiză mai detaliată ne-ar
8 conduce la ideea că procesul nu posedă stabilitatea dorită.
6
4
Histogramele care reflectă procese stabile sunt mai ridicate în
2 centru şi coboară simetric spre ambele laturi. Aici nu pare a fi
0
17 24 31 38 45 52 59 66 73 80 îndeplinită această condiţie, existând o anumită asimetrie
INTERVALE provocată de datele din afara limitei. Dar chiar dacă datele ar
fi mai stabile, putem deduce că o parte dintre ele ar coborî
Fig. 4.2 Histograma evaluarii
cerinţa.
Vilfredo Pareto, economist, şi sociolog născut în 1848, a realizat diferite studii despre distribuirea
bogăţiei, observând că 80% din aceasta se află concentrată la 20% din populaţie. Această relaţie a fost găsită şi
în alte domenii. De exemplu, 80% dintre problemele unei organizaţii se datorează 20% din cauzele posibile.
Bineînţeles că relaţia nu este mereu exact 80/20, însă se poate afirma cu certitudine că un număr mic de cauze
sunt responsabile de cea mai mare parte a problemelor. Experienţa a demonstrat că cea mai mare parte a efectelor
sunt consecinţa unui număr foarte mic de cauze. De exemplu, majoritatea amenzilor în trafic se datorează unui
număr foarte redus de tipuri de infracţiuni. Juran face aluzie la acest lucru atunci când vorbeşte de cauze ca despre
ceva de importanţă redusă. Într-un magazin, 10% din produse pot reprezenta (forma) 90% din cereri. Graficul lui
Pareto prezintă un interes deosebit în circumstanţele următoare: identificarea cauzelor principale care provoacă
o situaţie; stabilirea importanţei unei acţiuni care acţionează asupra uneia din cauzele identificate; evaluarea
evoluţiei în timp a unui atribut determinat.
Această abordare ne conduce la fenomenul puţin şi vital şi mult şi trivial, constatat de către J.M. Juran
care, căutând o definiţie a acestui fenomen, a găsit lucrările lui Pareto, dându-i denumirea de Principiul lui Pareto.
Din acest principiu derivă diagrama lui Pareto. Ce constituie o metodă grafica simplă de analiză ce permite
discriminarea între cauzele cele mai importante ale unei probleme (puţine şi vitale) şi cele care sunt mai puţin
importante (multe şi triviale). Paşii care trebuie urmaţi pentru elaborarea unei diagrame Pareto se prezintă în
continuare, utilizând ca exemplu analiza plângerilor şi reclamaţiilor primite într-o unitate administrativă.
1.Stabilirea datelor ce se vor analiza şi perioada de timp la care se referă datele respective. Este necesar să se
precizeze de unde provin şi cum se vor clasifica.
2.Gruparea pe categorii. În cazul nostru se consideră 845 de reclamaţii efectuate, plecând de la fisele de reclamaţii
completate de beneficiarii serviciului, care s-au grupat în categoriile următoare (Tabelul 4.5.).
3.Tabularea datelor. Se realizează începând cu categoria ce conţine mai multe elemente şi continuând în ordine
descrescătoare. Astfel se calculează:
- frecvenţa absolută;
- frecvenţa absolută acumulată;
- frecvenţa relativă unitară;
- frecvenţa relativă acumulată;
27
Managementului calităţii
Tabelul 4.6.
Nr. CATEGORIA Frecvenţa Frecvenţa Frecvenţa Frecvenţa
Crt. absolută absolută absolută relativă
cumulată unitară cumulată
1 Timpul necesar administraţiei 320 320 37,9 37,9
pentru a răspunde
2 Informaţia transmisă 210 530 24,9 62,8
3 Tratamentul primit 92 622 10,9 73,7
4 Prea multe formalităţi 75 697 8,9 82,6
5 Orarul 60 757 7,1 89,7
6 Aşteptarea la coadă 53 810 6,3 96
7 Pregătirea personalului 18 828 2,1 98,1
8 Absenţa formularelor 13 841 1,5 99,6
9 Altele 4 845 0,4 100
4. Trasarea diagramei:(fig.4.3.)
a) Trasarea axelor de coordonate carteziene.
b) În axa ordonatelor, se delimitează o scară începând cu zero şi ajungând până la valoarea totală a frecvenţei
acumulate. EVALUAREA CALITATII
c) În axa orizontală (a abscisei) se etichetează categoriile
în care s-au grupat elementele ţinând cont că pe o 900
800
diagramă Pareto nu există spaţiu între bare. 700
600
d) Reproducerea altei axe verticale, la dreapta graficului, 500
400
cu aceeaşi lungime ca şi axa din stânga, numerotând de 300
200
la 0 la 100, în care se vor reprezenta frecvenţele 100
0
relative.
Fig.4.3.
5. Reprezentarea graficului de bare corespunzător, în care, pe axa orizontală, va apărea tot în ordine
descrescătoare (figura 4.4..). EVALUAREA CALITATII
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Fig.4.4.
6. Desenarea curbei acumulative. Se desenează un EVALUAREA CALITATII
punct care reprezintă totalul fiecărei categorii.
După unirea acestor puncte se va forma o linie poligonală. 900
800
(fig. 4.5.). 700
600
500
400
300
200
100
0
28
Fig.4.5.
Managementului calităţii
Paşii care trebuie urmaţi pentru construcţia unei diagrame cauză – efect sunt:
1)Definirea rezultatului sau efectului care trebuie analizat.
Această definiţie trebuie să fie făcută în termeni operativi, suficient de concreţi pentru a nu exista
îndoieli cu privire la ceea ce se doreşte, astfel încât efectul studiat să fie înţeles satisfăcător de către membrii
echipei.
Efectul care trebuie studiat poate fi pozitiv (un obiectiv) sau negativ (o problema).Uneori, a propune un
studiu despre un efect pozitiv (un obiectiv de atins) poate înlesni existenţa unui climat care să stimuleze
participarea. Alteori, va fi mai utilă exprimarea unui efect în termenii unei probleme, permiţând axarea asupra
cauzelor acesteia. Pentru a ilustra această metodă vom analiza apelurile telefonice fără răspuns din partea ariilor
şi serviciilor unei unităţi administrative. În acest caz, avem de-a face cu perspectiva unei probleme (efect
negativ), deşi ar putea fi vorba despre termeni pozitivi. (să se răspundă la toate apelurile).
2)Situarea efectului sau caracteristicii de examinat. Aceasta se va poziţiona în partea dreaptă a diagramei,
înconjurat de un contur. În acesta trebuie să apară, cel puţin o scurtă descriere a efectului.
3)Trasarea unei linii spre stânga , plecând de la pătrat.
4)Identificarea cauzelor principale care au legătură cu efectul.
Acestea vor fi ramurile principale ale diagramei şi vor constitui categoriile sub care se vor specifica alte
posibile cauze.
29
Managementului calităţii
6)Identificarea pentru fiecare ramură principală a altor factori specifici care pot fi cauza efectului. Aceşti
factori vor deservi ramurile de la nivelul al doilea. La rândul lor, acestea se vor putea extinde la altele de nivelul
al treilea şi aşa mai departe. (figura 4.7.). Pentru această expansiune recurentă, va fi necesară folosirea unor
întrebări care să înceapă cu “ DE CE ..?”. De asemenea, pentru a desprinde ramurile şi diferitele niveluri, se
poate folosi metoda <<furtună de idei>> (Brainstorming) sau “Diagrama Afinităţilor”.În tabelul 4.7. se expune
clasificarea factorilor cauzali prin metoda brainstorming a problemei de a „nu răspunde la telefon”. În coloana
din stânga (cauze) ar fi situate ideile aşa cum au fost exprimate şi care servesc drept bază pentru gruparea în
factori cauzali de nivelul 3, 2 şi 1. Numărul de niveluri nu este nelimitat, astfel încât se poate întâmpla ca
diagrama să fie secţionata în altele mai mici, dacă apare un număr mare de niveluri pe una dintre ramuri.
Tabelul 4.7.
CAUZE NIVEL 3 NIVEL 2 FACTORI
PRINCIPALI
Mănâncă În afara
Persoana de contact ia masa biroului
Persoana de contact este în altă În altă clădire
clădire
Persoana de contact este într-o Şedinţa de lucru
şedinţă de lucru PERSONALUL
Persoana de contact are o Convorbire de Linia
conversaţie profesională serviciu ocupată
Persoana de contact are o Convorbire
conversaţie personală personală
Persoana de contact este la post Muncă Realizând o
realizând muncă individuală individuală altă
Persoana de contact vorbeşte Vorbeşte cu un activitate
personal cu un beneficiar beneficiar
Persoana de contact vorbeşte cu Vorbeşte cu un
alţi membri ai organizaţiei alt membru
Nu există un protocol care să Nu există Protocol
arate cum trebuiesc tratate protocol
apelurile telefonice
Există un protocol, însă nu se Nu se
verifică respectarea lui îndeplineşte METODE
protocolul
Apelul ajunge la centrală, însă Prea mult timp Direcţionare
rămâne în aşteptare, beneficiarul de aşteptare a apelului
întrerupând legătura
Nu se primeşte telefonul în Telefon fără
centrală răspuns
30
Managementului calităţii
7) Verificarea includerii factorilor. Va fi necesar să se revadă diagrama pentru a se asigura că au fost incluşi în
ea toţi factorii cauzali posibili.
8) Analiza diagramei. Analiza trebuie să ajute la identificarea cauzelor reale. O diagramă cauză – efect identifica
doar cauzele potenţiale. De aceea va fi necesară analiza lor pertinentă pentru a ajunge la concluzii solide privind
cauzele principale ale efectului. În această fază poate fi folosită diagramă Pareto.
31
Managementului calităţii
TELEFOAN
RASPUNS
E FARA
ocupata
Linia
Apel de
personal
servciu
Apel
MATERIALE
PERSONAL
neactuaizart
neaccesibil
Mananca
De vorba cu
alt membru
Post
Post
telefonic
Post
In alta
cladire
De vorba cu
Protocol
individuala
beneficiarii
Treaba
Nu se indeplineste
Nu exista
din birou
protocol
Afara
alta activitate
Realizand
protocolul
METODE
MASINI
Distributia Terminale
nepotrivita insuficiente
Prea multa
ocupata
externa
Linia
asteptare
Extindere
programului
ocupata
interna
In afara
Linia
gresita
Apel fara
raspuns
Infrastructur
Directionarea
a telefonica
Fig. 4.7.
apelului
32
Managementului calităţii
6.1.5 Stratificarea
Este o metodă constând în clasificarea datelor cu caracteristici similare pe grupe. Fiecărui grup i se spune
strat. Obiectivul este acela de a izola cauza unei probleme identificând gradul de influenţă al anumitor factori.
Stratificarea se poate stabili în funcţie de: personal; materiale; maşini şi utilaje; zonele de gestiune; timp; mediu;
localizarea geografică; etc;
Stratificarea se poate baza pe diferite instrumente ale calităţii, iar histograma este modul cel mai frecvent
de a o prezenta:
Exemplu:
S-au observat întârzieri la termenul de elaborare a rezoluţiilor unui serviciu administrativ. Serviciul
respectiv are două birouri şi se doreşte să se determine dacă noţiunea de “ birouri” poate explica întârzierile
emiterii de rezoluţii. În principiu se elaborează o histogramă combinată a celor doua birouri (figura 4.9) pentru
că, ulterior, să se realizeze histograme pentru fiecare secţie în parte (figura 4.10.).
Se poate observa modul cum Secţia b se încadrează aproape complet în limita cerută , în timp ce secţia
A demonstrează a fi responsabilă pentru deviaţiile limitei fixate.
N= 80 N= 80
Limita
20 Limita 20 cerintel
18 cerinte 18
16 lor 16
14 14
Frecventa
Frecventa
12 12
10 10
8 8
6 6
4 4
2 2
0 0
Intervale Intervale
N= 160
Limita
cerintelor
20
18
16
14
12
Frecventa
10
8
6
4
2
0
Intervale Fig 4.10
33
Managementului calităţii
Dacă pentru o parte dintre valorile crescătoare ale lui y atunci se consideră că există o corelaţie neliniară (fig.
4.10. f.)
Paşii care trebuie parcurşi pentru a realiza o diagrama a dispersiei sunt următorii:
1.Culegerea a mai mult de 30 de perechi de date.
2. Realizarea unui sistem de axe astfel încât ambele axe să aibă o lungime similară
3. Reprezentarea perechilor de date
a). b).
c). d).
e). f).
Fig. 4.10. Tipuri de corelaţii: a). puternic pozitivă; b) pozitivă slabă; c) puternic negativă; d) negativă
slabă; e) nu există corelaţie; f) corelaţie neliniară.
Exemplu:
Se doreşte îmbunătăţirea proceselor de selecţie realizate de o organizaţie. De aceea se consideră necesar
a se evalua validitatea probelor de selecţie folosite. Pentru aceasta se doreşte determinarea relaţiei existentă
între punctajele obţinute de către un grup de candidaţi într-o probă selectivă cu cea pe care toţi aceşti oameni
au obţinut-o în evaluarea randamentului realizată un an mai târziu de la intrarea în organizaţie. Perechile de
date obţinute se reflectă în tabelul 4.8. diagrama dispersiei corespunzătoare se arată în figura 11 în care se
poate observa o corelare pozitivă între cele două variabile. Gradul acestei corelări este arătat printr-un
coeficient de corelare. În prezent există programe informatice (precum foile de calcul) ce permit realizarea
acestui lucru foarte uşor prin introducerea seriilor de valori. În exemplul nostru, coeficientul de corelare pentru
datele în cauză este: r = 0.71 , ceea ce înseamnă o corelare puternică. Coeficientul de corelare poate avea o
34
Managementului calităţii
valoare cuprinsa între –1 şi 1. Maxima corelare pozitivă ar fi 1, maxima corelare negativă –1; o valoare 0 ar
însemna o corelare nulă între variabile.
Tabelul 4.8.
Nr X Y Nr X Y 100
° Figura11.
1 42 45 16 98 75 80
2 42 51 17 76 67
60
3 51 46 18 66 66
4 47 52 19 90 75
40
5 53 60 20 59 70
6 62 45 21 95 79
20
7 74 71 22 81 80
8 56 46 23 92 85 0
9 80 65 24 83 80 0 20 40 60 80 100
Figura 4.11
10 67 59 25 75 80
11 65 72 26 64 50
12 75 54 27 71 63
13 73 59 28 60 46
14 55 75 29 59 62
15 50 64 30 85 92
35
Managementului calităţii
1.Determinarea datelor ce vor trebui să se refere la o variabilă a procesului considerată relevantă. În exemplul
nostru, datele vor corespunde “timpului de a răspunde solicitărilor de includere în programul A, de servicii sociale
comunitare”.
2. Strângerea de date. Mostra trebuie să fie constituită dintr-un nr. suficient de date. Este frecvent ca acest număr
să fie peste 100, deşi se poate culege un număr mai mic. Datele strânse se grupează pe subgrupe ale căror
dimensiuni oscilează între 4 şi 10 observaţii. Cu cât dimensiunea subgrupurilor este mai mare, cu atât va fi mai
sensibil graficul de control. Cât despre număr, în procesele industriale se obişnuieşte a reuni 20 sau 25, deşi este
admisibil şi un număr mai mic în funcţie de caracteristicile procesului studiat. Ceea ce este însă fundamental este
că datele subgrupurilor să se ia secvenţial, în diferite momente ale procesului. În exemplul următor au fost luate
12 subgrupuri, care corespund răspunsurilor emise faţă de solicitările efectuate de către cetăţeni în perioade de 15
zile. Se poate considera fiecare perioadă ca fiind un lot şi cele 6 observaţii ale fiecăruia dintre ele corespund
solicitărilor efectuate consecutiv.
3.Calcularea mediei pentru fiecare subgrup de date.
x1 x 2 x3 ............ xn
x
n
4.calcularea rangurilor, sau a traseelor pentru fiecare subgrup:
R = (valoarea maximă a lui x – valoarea minimă a lui x);
36
Managementului calităţii
Tabelul 4.10
MOSTRE
1 3 1 2 1 3 1 3 1 3 1 3
5/ 0/1 5/2 8/2 5/3 0/3 5/4 0/4 5/5 0/5 5/6 0/6
1
X 3 3 2 2 2 2 3 3 2 2 2 2
1 5 0 7 3 7 3 5 0 5 9 5 4
X 2 2 2 2 2 2 3 3 2 2 2 2
2 9 5 1 7 8 5 2 5 3 4 7 6
X 3 2 2 2 2 2 3 3 2 2 2 2
3 1 7 3 2 9 3 8 3 2 6 3 8
X 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
4 9 6 7 3 5 7 9 9 7 6 1 3
X 3 3 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2
5 3 4 8 2 6 9 3 4 8 3 8 5
X 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2
6 8 5 2 4 4 8 1 7 4 1 6 5
3 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 x
2 =
x 2. 7.8 4.6 3.5 6.5 5.8 3.0 9.6 4.8 4.8 5.0 5.1 26.94
5
1 9 7 5 5 6 6 1 6 8 7 5 =
R
R 1 1 7.17
Grafic de control Grafic de control R
LCS = x +A2R = 26,94 +0,483x7,17 = 30,40
LCS = x –A2R = 26,94 –0,483x7,17 = 23,47 LCS = D4 R= 2x7,17=14,34
LCI = D 3 R
37
Managementului calităţii
- Graficul circular permite evidenţierea ponderii diferitelor elemente în cadrul fenomenului analizat. În figura
4.13 sunt prezentate prin intermediul unui grafic circular beneficiile obţinute în urma implementării normei
ISO 9000.
RISCURI
COLABORARE
Reducerea CALITATE
Beneficii de costurilor
TEHNICA
marketing 24%
21%
Ajungerea la date
limita
O constientizare mai
3% Furnizo
mare in ceea ce
priveste calitatea Ameliorarea CRESTERE PRETURI r
7% controlului intern
22%
Profil
minim
O imagine Erori
mai buna a mai
calitatii putine
6% 15% MOTIVARE SERVICIU
O distribuire mai
buna a
responsabilitatilor
2%
- Graficul radar este utilizat în cazul unor analize complexe, ce presupun luarea în consideraţie a unui număr
mare de elemente. În figura 4.14 este prezentat prin intermediul unui grafic radar analiza furnizorilor.
- Graficul Gantt este utilizat pentru reprezentarea succesiunii activităţilor prevăzute în scopul implementării unui
proiect.
- Graficul liniar este utilizat pentru evidenţierea variaţiei în timp a elementelor analizate. Pe abscisa se
menţionează perioada de timp luata în considerare, iar pe ordonată, mărimea elementelor. În figura 4.15 este
prezentat un grafic liniar.
Atitudine/productivitate
Cunoastere
Acceptare
Implicare
Valea disperarii
Timp
În afara instrumentelor clasice ale calităţii, prezentate anterior, există un număr considerabil de tehnici
îndreptate spre înţelegerea situaţiilor complexe, identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire şi dezvoltarea
planurilor de implementare. Sunt indicate în special în faza de planificare a cercului de îmbunătăţire
permanentă.
O parte dintre acestea au fost numite tehnici de bază ale managementului calităţii:
- Diagrama Afinităţii
- Diagrama Relaţiilor
- Diagrama Sistematică (Diagrama Arborelui)
38
Managementului calităţii
- Diagrama Matricei
- Graficul Proceselor de Decizie (PDCP )
- Diagrama Săgeţilor
- Matricea Analizei Datelor
Acest paragraf se va axa pe primele patru, acordându-le atenţie şi celorlalte tehnici, precum „Furtuna de
idei” (Brainstorming) şi Votarea Multiplă, Diagrama Fluxului (sunt utilizate adesea şi de multe ori le însoţesc pe
altele).
Instrumentele prezentate în acest paragraf şi aplicaţiile se regăsesc în tabelul 4.12.
Tabelul 4.12
INSTRUMENTUL APLICAŢIILE
Diagrama Afinităţii Sintetizează şi grupează un număr mare de date
verbale.
Diagrama Relaţiilor Analiza relaţiilor dintre aspectele unei probleme.
Diagrama Sistematică Recunoaşterea relaţiilor între o temă şi elementele
sale.
Obţinerea unei viziuni de ansamblu asupra
mijloacelor necesare pentru a atinge un scop sau
pentru a rezolva o problemă.
Diagrama Matricei Identificarea relaţiilor existente între doi sau mai
mulţi factori.
Analiza Factorială Identificarea relaţiilor dintre ansamblul variabilelor
care converg către o activitate
Diagrama Deciziilor
Diagrama cu săgeţi
Furtuna de idei Generarea de idei.
Identificarea soluţiilor şi oportunităţilor de
îmbunătăţire.
Votarea multiplă Structurarea unui ansamblu de idei.
Reducerea numărului de opţiuni posibile.
Diagrama fluxului Modelarea şi înţelegerea proceselor.
muncii Identificarea punctelor de ruptură.
Planificarea proceselor de muncă.
Diagrama afinităţii este un instrument care sintetizează un ansamblu de date verbale (idei, opinii, teme,
expresii, …), grupându-le în funcţie de relaţia existentă între ele. Se bazează, aşadar, pe principiul conform căruia
multe dintre aceste date verbale sunt înrudite şi, de aceea, se pot grupa în cadrul unor idei generale, puţine la
număr.
Diagrama afinităţii este indicată atunci când:
- se doreşte abordarea unei probleme în maniera directă;
- se doreşte organizarea unui număr mare de date.
- tema care este supusă analizei este confuză;
Etapele care trebuie parcurse pentru realizarea unei Diagrame a Afinităţii sunt:
1. Definirea temei sau problemei de tratat.
2. Culegerea datelor verbale. Este posibil ca aceste date să fie deja disponibile, fiind înregistrate anterior. Dacă
nu este aşa, ideile vor fi generate prin folosirea brainstorming-ului. În orice caz, datele se vor trece pe cartonaşe,
ţinând cont de următoarele:
trebuie să fie exprimate într-un mod cât mai precis posibil;
este de dorit ca exprimările să conţină cel puţin un verb şi un substantive;
trebuie să se scrie clar.
3. Desfăşurarea cartonaşelor cu date, lipindu-le pe un panou, tablă, hârtie sau orice altă suprafaţă. În principiu,
se vor aşeza în mod aleatoriu.
39
Managementului calităţii
4. Clasificarea ideilor, grupându-le în funcţie de relaţia pe care o au unele cu altele. Acest proces se poate realiza
astfel:
a) Se începe prin a găsi două cartonaşe ale căror idei sunt într-un colţ al panoului.
b) Se caută alte cartonaşe care să fie înrudite, şi între ele şi cu gruparea deja formată.
c) Se repetă procesul până când toate cartonaşele au fost grupate.
d) Cartonaşele care nu încap în nici un grup pot rămâne singure sau pot fi reunite într-un grup separat.
Cel mai nimerit este ca, în acest stadiu, membrii echipei să acţioneze în linişte, mişcând şi grupând
cartonaşele în funcţie de propriul lor criteriu. Astfel se vor evita discuţiile şi, în acelaşi timp, se stimulează un
mod de gândire original. În cazul în care nu se ajunge la un consens, se pot face copii ale cartonaşelor, astfel încât
ideile să apară în mai mult de un grup.
5. Crearea de cartonaşe de afinitate sau anteturi (capete de afiş). Capul de afiş este o idee care reflectă relaţia
esenţială ce defineşte o grupare de idei. Această idee principală este scrisă pe alt cartonaş în termeni clari şi precişi,
astfel încât să poată fi înţeleasă de către oricine, chiar dacă nu aparţine echipei de lucru. Respectivul cartonaş va
fi aşezat deasupra grupului de date la care se referă. Figura 4.16 arată cartonaşele deja ordonate şi cu anteturile
corespunzătoare. La rândul lor, anteturile vor putea fi grupate sub altul, de nivel superior (supraantet), care
întruneşte relaţiile existente între ele.
ASCULTĂ
STIMULEAZĂ RISCUL CLAR ŞI CONCIS
ENTUZIASMEAZĂ ŞI EXPUNE
DIALOGHEAZĂ
IREPROŞABIL
STABILEŞTE OBIECTIVE
ORIENTEAZĂ
VIZIUNE GLOBALĂ COMPORTAMENTUL
GESTIONARE CONJUGATĂ STIMULEAZA ÎMBUNĂTĂŢIREA
A PROCESELOR PROFESOR ACTIV
EVALUARE CONJUGATĂ
6. Trasarea diagramei afinităţii. Pentru aceasta, se trece formularea problemei în partea superioară a diagramei,
apoi se vor aşeza anteturile pe respectivele grupuri de idei.
SUPRAANTET
40
Managementului calităţii
Se foloseşte pentru a analiza o problemă ale cărei cauze sunt relaţionate într-o manieră complexă.
Această diagramă permite formarea unei viziuni de ansamblu despre modul în care cauzele se află în relaţie cu
efectele lor şi în care unele şi celelalte se află în relaţii.
Formatul său permite stabilirea acestor relaţii mai liber decât s-ar face cu diagrama afinităţii sau cu
diagrama cauză-efect.
Pentru elaborarea sa, procedura este următoarea :
1. Determinarea problemei de analizat, aşezând-o pe un pătrat (într-un dreptunghi) în partea centrală a ceea ce va
fi diagramă.
2. Inventarierea cauzelor care afectează problema.
3. Selecţionarea cauzelor puternic relaţionate cu problema. Acestea vor fi situate în scris la o distanţă apropiată
de pătratul unde a fost enunţată problema principală. Acestea vor fi cauzele de prim nivel.
4. Analizarea celorlalte cauze, aşezându-le în zone mai mult sau mai puţin apropiate de problema principală, în funcţie
de nivelul căruia îi aparţin: al doilea, al treilea sau al patrulea nivel.
5. Determinarea relaţiei dintre toate elementele componente. Se realizează trasând săgeţi care să unească diferitele
cauze cu rezultatele sau consecinţele lor, care, la rândul lor, pot fi cauzele altor rezultate aflate la un nivel mai
apropiat de problema principală. O cauză poate avea mai multe rezultate, iar un rezultat, mai multe cauze.
6. Revizuirea diagramei, adăugând cauze şi rezultate sau modificându-le pe cele deja stabilite. Aspectul unei
diagrame de relaţii ar fi similar cu figura 2.3 sau 2.4.
7. Identificarea cauzelor principale, cele care au o relaţie mai importantă cu problema respectivă. Odată identificate,
se va putea trece la nivelurile 2, 3, 4, ….n.
Cauza nivel
“n”
Cauza nivelul 3
Cauza
secundară
Cauza primară
PROBLEMA
Diagrama arborelui este o tehnică ce permite obţinerea unei viziuni de ansamblu asupra mijloacelor
necesare pentru atingerea unui scop sau pentru rezolvarea unei probleme. Conţine, sub forma unui trunchi şi a
41
Managementului calităţii
unor ramuri de copac, toate activităţile care se impune a fi realizate pentru atingerea unui obiectiv. Este o extensie
a analizei funcţionale. Plecând de la o informaţie generală, precum scopul ce trebuie atins, se sporeşte gradul de
detaliu privind mijloacele necesare pentru obţinerea lui. Acest detaliu major se reprezintă printr-o structură în
care se începe cu un scop general (“trunchiul”) şi se continuă cu identificarea nivelurilor de acţiune mai precise
(“ramurile“ următoare).
Paşii de urmat pentru construcţia acestei diagrame sunt:
1. Identificarea scopului sau a obiectivului principal. Echipa de lucru va trebui să ajungă la un acord privind această
formulare care se va nota în partea stânga de sus a diagramei.
2. Identificarea mijloacelor primare, cele care conduc direct spre scopul propus. Un mijloc primar este acela care, dacă va
fi implementat, va face ca obiectivul să fie atins.
3. Identificarea mijloacelor secundare, la alt nivel. Acestea vor trece în a treia coloană.
4. Se continuă identificarea mijloacelor de ordin inferior ca şi până acum. De obicei, se ajunge la nivelul 3 sau 4.
5. Revizuirea diagramei pentru a ne asigura că succesiunea mijloace – obiective este corectă.
În acest proces poate fi de mare utilitate tehnica brainstorming sau furtună de idei. Figura 4.19, 4.20 sau 4.21
ilustrează această tehnică printr-un exemplu. Ca posibilitate auxiliară, se poate include o matrice, în dreapta diagramei în
care se reflectă relaţii, responsabilităţi sau priorităţi, în care se folosesc mărci precum cele menţionate în paragraful 4.5.2.4
(figura 4.20).
A B C D A B C D
○ ○
○ ○
○
○
Acest tip de diagramă facilitează identificarea relaţiilor care pot exista între doi sau mai mulţi factori, fie
că sunt probleme, cauze, procese, metode şi obiective sau orice alt ansamblu de variabile.
O aplicaţie frecventă a acestei diagrame este stabilirea de legături între solicitările clientului şi
caracteristicile calităţii produsului sau serviciului.
În figura 4.23 este vorba despre o matrice de tip L, un tabel cu două dimensiuni. Totuşi, diagrama
matriceală poate avea diferite configuraţii. Astfel se poate vorbi de cele de tip T, care combină două matrici de
tip L, cele de tip Y şi de tip X, care combină trei şi, respectiv, patru matrici de tip L.
Mecanismele ce se urmăresc pentru construirea unei diagrame matriceale tip L, care să se centreze pe
probleme, cauze şi procese, este următorul:
1. Construirea matricei, desenând liniile verticale şi orizontale, ca în figura 4.22.
2. Selecţionarea problemelor, aşezându-le în rândurile corespunzătoare.
3. Identificarea cauzelor despre care se crede că sunt relaţionate cu problema.
42
Managementului calităţii
CARACTERISTICILE
CALITĂŢII
Caracteristica M
Caracteristica A
Caracteristica C
Caracteristica B
…..
CERINŢELE
CLIENTULUI
Cerinţa A
Cerinţa B
Cerinţa C
……
Cerinţa N
Cauza C
Cauza D
Cauza B
Cauza E
CAUZE
PROCESE
Elementul A1
Procesul 1
Elementul A2
Elementul A3
Elementul A4
Elementul A5
Elementul B
Procesu
Elementul B2
l2
Elementul B3
43
Managementului calităţii
Diagramele cu săgeţi sunt cunoscute sub denumirea de diagramele PERT. În versiunea lor elementară,
sunt compuse dintr-un ansamblu de noduri, puncte de conexiune, obiective sau stadiu şi de săgeţi care reprezintă
activităţi. Diagrama are un nod unic iniţial şi unul final, reprezentând desfăşurarea activităţilor şi atingerea
scopurilor (figura 4.24).
Se recomandă folosirea sa când:
interesează programarea detaliată a unui proiect;
interesează controlul timpului şi al costurilor.
3
D
A B C F G
0 1 2 5 6
E
A. Informarea populaţiei
B. Desemnarea centrului de sănătate
C. Realizarea vaccinului
D. Desemnarea echipei medicale
E. Transportarea vaccinurilor în centrul de sănătate
F. Transportarea echipei medicale
G. Finalizarea vaccinului
44
Managementului calităţii
Încearcă să identifice relaţiile din ansamblul variabilelor care converg către o activitate. În esenţă, analiza
factorială constă în relaţionarea cantitativă a unui ansamblu de variabile Xi cu altele Uj, plecând de la cunoaşterea
unui ansamblu de relaţii presupuse liniare şi care pot fi exprimate prin intermediul unei matrici.
Xi = Aij Uj
Dintre cele şapte, acest instrument este cel care dă rezultatele cele mai clare din punct de vedere cantitativ.
Aplicarea lui se face după următorii paşi:
determinarea variabilelor care converg către o situaţie şi definirea modului;
în care se efectuează strângerea datelor, în general cantitative;
încadrarea în tabel a datelor;
aplicarea metodelor de analiză matematică.
Este recomandabilă folosirea acestei analize atunci când se încearcă:
determinarea existenţei relaţiilor între diferitele variabile care converg către o situaţie şi/sau un
proces;
definirea gradului de intensitate a corelaţiei între aşa-zisele variabile;
stabilirea ipotezelor descriptive ale unei probleme identificate;
planificarea formei de acţiune înaintea unor situaţii determinate.
Brainstorming-ul (conceput de către A. Osborn în 1954) este un instrument folosit pentru a crea
posibilitatea generării unui mare număr de idei din partea unui grup şi a prezentării ordonate a acestora.
Furtuna de idei are o serie de caracteristici care o fac foarte utilă atunci când se doreşte obţinerea unui
număr mare de idei despre posibilele cauze ale unei probleme, acţiuni de întreprins sau despre orice altă
problemă:
stimulează creativitatea, ajutând la ruperea de ideile învechite sau stereotipe;
produce un număr mare de idei. Componenţii grupului sunt încurajaţi să exprime ideile care le vin în
minte, fără nici o prejudecată sau critică;
permite implicarea tuturor membrilor echipei. În plus, această metodă serveşte ca fază preliminară
pentru alte tehnici de analiză.
Pentru a aplica în mod satisfăcător o sesiune de Furtună de idei există o serie de reguli fundamentale.
a) Absenţa criticilor – nici faţă de sine, nici faţă de ceilalţi. Ideile trebuie să curgă şi să fie exprimate liber.
b) Evitarea discuţiilor - în timpul producerii ideilor, nu este permis a se intra în dezbatere despre acestea, nici nu
este voie să se facă comentarii, fie ele pozitive sau negative.
c) Toate persoanele care fac parte din echipă trebuie să contribuie activ. Conducătorul şedinţei de brainstorming
trebuie să asigure participarea completă, de aceea el va trebui să creeze un climat care să o favorizeze.
d) Ideile trebuie să fie scrise şi arătate în mod vizibil.
e) Trebuie delimitată durata fazelor Furtunii de idei.
f) Ideile pot fi clarificate după faza de “producere”.
g) Se permite combinarea ideilor.
Desfăşurarea unei sesiuni de acest fel poate fi structurată în felul următor:
1. Expunerea normelor. Explicarea acestora în mod clar sau recapitularea lor, dacă grupul este deja familiarizat
cu ele.
2. Delimitarea duratei. Furtuna de idei este o metodă pentru a produce idei cu rapiditate. Astfel, o durată de 5–
15 minute pentru producerea ideilor este suficientă, ea putând fi prelungită dacă participanţii mai au idei de
prezentat.
3. Scrierea în mod vizibil, astfel încât să nu existe îndoieli. De asemenea, trebuie să se asigure înţelegerea corectă.
Este recomandabil ca verificare, să se facă prin întrebare.
4. Culegerea şi înregistrarea ideilor. Ideile pot fi exprimate în două forme diferite. Se cere fiecărui individ să-şi
spună ideea la rând; dacă cineva nu poate să o facă, poate să aştepte o tură şi să spună ideea la rândul următor.
45
Managementului calităţii
Sau se exprimă ideile aşa cum vin în mintea fiecărui participant. În acest caz, coordonatorul va trebui să aibă grijă
ca participarea să fie completă şi contribuţiile împărţite în mod rezonabil. Ideile vor fi înregistrate pe o tablă,
panou sau ceva asemănător, într-un loc foarte vizibil. În orice caz, ideile vor fi scrise fără vreo interpretare; ele
trebuie să fie o reflectare exactă a ceea ce a spus persoana care le-a expus.
5. Clasificarea ideilor. Odată expuse, este necesar să se asigure înţelegerea de către toată lumea. De aceea, se vor
relua una câte una, întrebându- pe participanţi dacă există îndoieli sau dacă vor să facă vreun comentariu.
6. Eliminarea ideilor care se repetă. În această fază se elimină ideile duplicate, cu acordul celor care le-au emis.
7. Reducerea listei. Este posibil să se considere convenabilă reducerea listei la un număr mai mic de termeni,
astfel încât să fie mai uşor de mânuit sau să se acorde prioritate anumitor elemente. Atunci se va aplica un sistem
de votare multiplă (expus în alineatul următor).
Figura 4.26 prezintă un număr de idei după ce au fost eliminate cele care se repetau.
Votările adiţionale în al doilea tur: i se dă fiecărei persoane un număr de voturi egal cu jumătate sau
cu a treia parte din elementele rămase, repetându-se paşii 2 şi 3.
Se continuă seriile de votări până când numărul de elemente s-a redus la trei sau cinci.
Este o diagramă care foloseşte simboluri grafice pentru a reprezenta fluxul şi fazele unui proces. Este în
mod special indicată la începutul unui plan de îmbunătăţire a proceselor, ajutând la înţelegerea modului în care
acestea se desfăşoară.
7. Costurile calitatii
7.1 Introducere
Calitatea costă şi acest fapt nu poate fi negat. Dar, la fel de clar este şi faptul că mai scumpă este non-
calitatea.
Măsurarea calităţii printr-un sistem de indicatori costa timp şi bani, ca şi studierea unui proces şi
reproiectarea sa pentru a fi mai eficient. Dar, indiscutabil, este mai scumpă non-calitatea. Frecventa idee conform
căreia calitatea este mai scumpă se datorează nemăsurării preţului non-calităţii.
Pentru a înţelege costul pe care îl are în mod real, vom începe prin a defini termenul de fabrică de erori.
Această expresie se referă la mijloacele şi eforturile care se folosesc într-o organizaţie, dar care nu aduc nici o
valoare adăugată activităţii acesteia şi care, în consecinţă, înseamnă un cost. Unele dintre consecinţele provocate
de această fabrică de erori sunt:
dublarea unor procese;
repetarea lucrărilor;
corectarea erorilor;
suportarea costurilor din reclamaţii la adresa lucrărilor şi serviciilor prost efectuate;
înmagazinarea unor excedente ne-necesare.
Acestea sunt doar câteva exemple. Costul proastei calităţi în sectoarele administrative presupune între 20
şi 35% din costurile totale din aceste departamente.
Această cifră este o estimare; ea poate să varieze în funcţie de sectorul organizaţiei şi chiar de la o
organizaţie la alta în cadrul aceluiaşi sector.
47
Managementului calităţii
În anii ’60 şi ’70, costul proastei calităţi se folosea în principal pentru a măsura costurile de fabricaţie. În
ultimul timp, s-a ajuns la concluzia că în toate departamentele, procesele şi activităţile se produc costuri, pentru
că lucrurile nu au fost făcute corect la momentul respectiv.
Nu vrem să argumentăm aici ideea conform căreia calitatea ar fi gratuită, ci să stabilim faptul că, făcând
o comparaţie între costul pe care îl presupune aceasta şi cât costă proasta calitate, este mai economic şi mai
rentabil să munceşti conform principiilor excelenţei.
Managementul Administraţiei Publice are nevoie de calculul costurilor, pentru a se putea înregistra
consumurile reale de bunuri şi servicii. În acelaşi timp, este sigur că dezvoltarea contabilităţii costurilor este
dificilă în cadrul Administraţiei Publice din cauza metodei care se urmăreşte pentru dezvoltarea contabilităţii
bugetare. Costurile sunt o măsură a eficienţei cu care o organizaţie îşi foloseşte resursele. De aici reiese că bugetul
trebuie să se axeze pe costuri, nu pe valorile istorice ale cheltuielilor.
Costurile, reprezentând măsura eficienţei, trebuie să permită aflarea abaterilor privind modelul sau a celor
privind preţul obiectiv propus.
Un sistem de costuri nu înregistrează cele mai mici abateri. Înregistrând,
s-ar putea întâmpla ca aplicarea unui astfel de sistem să fie mai costisitoare decât economisirea care s-ar obţine
prin aplicarea măsurilor. Se încearcă ţinerea sub observaţie a acelor consumuri sau opţiuni care se presupune că
influenţează mai mult folosirea eficientă a resurselor.
Un instrument care ar permite o asemenea analiză ar fi „Spinul lui Ishikawa”.
Un sistem de costuri, conceput adecvat, va încerca să cunoască consumurile acelor activităţi care se
estimează că necesită o atenţie specială, fără de care se ajunge la crearea unor situaţii fictive sau desprinse de
realitatea organizaţiei. Pe de altă parte, este necesar să cunoască costurile planificate, nu costurile istorice. Un
cost istoric permite doar realizarea corectărilor după ce evenimentele au avut loc. Un cost planificat permite
anticiparea evenimentelor.
Managerii îşi îndreaptă deciziile către folosirea resurselor, bazându-se pe două mari direcţii:
grupări pentru folosirea de resurse suficient de semnificative pentru ca o decizie luată în privinţa lor
să poată influenţa mult eficienţa;
oportunităţi la care renunţă organizaţia folosind resursele cu o finalitate determinată.
S-ar putea spune că această pereche de criterii este cea care ghidează definirea şi clasificarea aşa-
numitelor costuri ale calităţii. Costurile calităţii sau costurile non-calităţii, cum preferă să le numească unii
autori, se referă la acele activităţi ale organizaţiei care influenţează calitatea produsului sau serviciului. Acum,
deşi calitatea se află în relaţie cu adecvarea la folosire, costurile calităţii vor fi o regrupare a tuturor consumurilor
pe care le foloseşte organizaţia în producţia sa, dar lucrul aceasta e posibil numai dacă sunt estimate în termeni
de cost de oportunitate. Gruparea în costuri de calitate permite managerului relaţionarea mai uşoară a activităţilor
organizaţiei, a folosirii eficiente a resurselor cu calitatea.
Este important să se semnaleze aici faptul că organizarea întreprinderii, cultura sa, influenţează mult
costul. Cum se va arăta câteva rânduri mai departe, Managementul Total al Calităţii impune diminuarea costurilor
ca o consecinţă a unui sistem de management.
Prin urmare, a vorbi despre costurile calităţii înseamnă a grupa costurile cu orientarea calităţii. Această
formă de grupare poate fi foarte uşoară sau se poate adapta bine în cadrul Administraţiei Publice.
Sunt patru tipuri de costuri asociate calităţii şi non-calităţii (figura 5.1):
48
Managementului calităţii
costuri de prevenire - sunt costurile activităţilor de preîntâmpinare a apariţiei erorilor sau, altfel spus,
sunt costurile tuturor acelor activităţi prin intermediul cărora se încearcă eliminarea, cu anticipaţie, a
cauzelor care pot determina lipsa calităţii. Se includ în aceste costuri toate măsurile necesare pentru
prevenirea eşecurilor. Câteva exemple de activităţi preventive sunt prezentate în tabelul 5.1.
costuri de evaluare - sunt rezultatul evaluării produsului finit sau a serviciului, după ce acesta a fost
prestat. Altfel spus, acestea reprezintă tot ceea ce s-a cheltuit pentru a vedea dacă rezultatul unui proces
corespunde standardului, dacă este conform cu calitatea specificată. Motivul pentru care se realizează
aceste activităţi de evaluare este acela că organizaţia respectivă nu este sigură că ceea ce s-a investit în
prevenire a fost totalmente eficace.
Din această categorie fac parte costurile pe care le implică următoarele activităţi (tabelul 5.2).
Tabelul 5.2 Activităţi de evaluare
1. studiul calităţii serviciului;
2. studiul privind satisfacerea cetăţeanului;
3. măsurarea timpului de aşteptare al cetăţeanului;
4. evaluarea comportamentului personalului de contact cu clientul;
5. măsurarea timpului necesar procesării unui apel telefonic;
6. studii asupra impactului programelor publice în societate;
7. revizuirea facturării;
8. măsurarea randamentului proceselor finalizate în cadrul organizaţiei;
9. evaluarea randamentului angajaţilor;
10. inspectarea materialelor si echipamentelor;
11. evaluarea investiţiilor;
12. revizuirea siguranţei; anchete în rândul angajaţilor;
13. evaluarea gradului de execuţie a programelor şi proiectelor;
14. măsurarea indicatorilor de calitate, în general;
15. costurile cu probele de laborator;
16. cele care derivă din verificarea sau aprobarea anumitor programe publice, care pot merge de la campanii de
vaccinare până la analizarea rezultatelor, experienţelor, traseelor de circulaţie ale autobuzelor.
49
Managementului calităţii
Costurile de eşec. Sunt cele care derivă din nerealizarea produselor sau serviciilor, fie finale sau
intermediare, a tuturor sau doar a unora din cerinţele care sunt adaptate pentru uzul clienţilor sau care au
fost semnalate în documentele de serviciu. Aceste costuri se clasifică în două mari grupe:
o costuri pentru eşecuri interne - se pot defini ca fiind acelea care implică organizaţia respectivă,
ca o consecinţă a erorilor comise în timpul proceselor şi activităţilor, dar care au fost detectate
înainte ca produsul sau serviciul să fie predat clientului. Se referă la costul care se face înainte ca
produsul sau serviciul să ajungă la public. Din această categorie fac parte costurile pe care le
implică următoarele activităţi (tabelul 5.3).
Erori interne Tabelul 5.3
- programe şi proiecte începute dar abandonate;
- accidente;
- materiale (acte) consumate din cauza erorilor;
- epurarea programelor informatice;
- pierderi (în utilaje, bunuri etc);
- corecţia erorilor contabile;
- timp folosit în elaborarea informărilor inutile;
- timp folosit în interpretarea informărilor (materialelor) deficiente;
- şedinţe de lucru inutile sau de o durată mai mare decât necesarul;
- întârziere în încasări;
- costuri de reparaţii;
- acţiuni corectoare;
- retrimiterea unor produse şi documente;
o costuri pentru eşecuri externe - sunt asociate cu defectele care se găsesc după ce produsul sau
serviciul au fost transmise clientului. Organizaţia suportă aceste costuri pentru că sistemul de
evaluare nu a detectat toate erorile. Aceste costuri ar fi dispărut dacă nu s-ar fi produs nici un
defect. Costurile de eşec externe se evaluează mai greu şi pot atinge, în diferite situaţii, valori
foarte înalte. În general nu se înregistrează contabil. Folosirea conceptului de cost de oportunitate
este deosebit de util aici. Exemple pentru acest tip de costuri sunt cele generate de:
- indemnizaţiile derivate din prestarea ineficientă a unui serviciu
- costurile derivate din procedurile judiciare
- acţiunile de revizuire a acţiunilor deja executate
- cele care derivă din aşa-numitele „eşecuri ale statului”:
nerealizarea de către acesta a sarcinilor;
ineficienţa organismelor publice permisă în mod deliberat de către stat.
Aceste acţiuni îl fac pe cetăţean să devină neîncrezător şi determină o colaborare mai mică a
acestuia cu autorităţile.
Prevenirea face ca activităţile de evaluare să fie mai puţin necesare, pentru că sunt mai puţine erori de
detectat. Dat fiind acest lucru, pare evident că prioritară este investiţia în prevenire, ceea ce implică să se acţioneze
în proiectarea produsului şi serviciului şi pentru înlăturarea cauzei eşecurilor.
Activitatea de evaluare, la rândul său, permite determinarea erorilor ce s-au produs, dând posibilitatea
studierii lor şi corectării cauzelor, pentru ca acestea să nu mai apară.
Problema care se pune este dacă există o limită când se investeşte în costuri de calitate (prevenire şi
evaluare). Se va ajunge la situaţia în care costurile pentru calitate nu vor compensa economiile pe care le
presupune reducerea erorilor interne şi externe.
În figura 5.3 putem observa cum, investindu-se în costuri de calitate, costurile datorate eşecurilor scad pe
măsură ce creşte nivelul calităţii produselor şi serviciilor, în timp ce costurile de prevenire şi evaluare cresc.
Mai mult timp s-a presupus că aceste costuri ale calităţii se comportau aşa cum arată figura 5.4.
Se înţelege că aceste costuri de eşec puteau să se reducă la minimum sau la 0 (zero) doar dacă costurile de
prevenire şi evaluare se ridicau foarte mult, teoretic, până la infinit.
Pe de altă parte, costurile de eşec ar trebuie să fie 0 (zero) pentru 100%din unităţile de producţie sau
serviciu şi ar fi în creştere pe măsură ce procentul de defecte ar creşte.
Costul total al calităţii apărea ca sumă a costurilor de prevenire, evaluare şi eşec, cu un minim şi 2
diviziuni asimptotice.
50
Managementului calităţii
Astăzi se apreciază că situaţia poate să nu fie atât de extremă cum o arată figura 5.4, deşi pare evident
faptul că procesele de îmbunătăţire şi prevenire a noilor defecte ale calităţii constituie subiecte pentru o ameliorare
a costurilor. Aplicaţiile informaticii şi ale altor tehnologii au permis reducerea considerabilă a numărului de
eşecuri, deşi s-ar putea ca în locul acestora să apară altele. Graficul din figura 5.5 pare să arate cu mai multă
exactitate ceea ce se întâmplă în realitate.
Figura 5.4 arată că aceste costuri totale ale calităţii au o valoare determinată în proporţie de 100% de
calitatea conformităţii. Se menţine creşterea contrară a costurilor de eşec şi a celor de evaluare şi prevenire. Se
apreciază că este posibil să se ajungă la un procent de 100% concordanţă cu unele costuri totale minime sau, altfel
spus, că o valoare finită a costurilor de prevenire şi evaluare poate să facă loc unei valori 0 (zero) a costurilor de
eşec.
100%
COSTURILE PENTRU SERVICIUL
Costurile eşecurilor
(interne şi externe)
Costurile eşecurilor
(interne şi externe)
Costuri de prevenire
şi evaluare
51
Managementului calităţii
8. Certificare si evaluare
8.1 Introducere
Pentru a-i fi recunoscute meritele cu privire la calitate sau pentru a determina gradul în care a reuşit să
realizeze calitatea, o organizaţie poate opta pentru:
a) certificare - este procedeul prin care a terţa parte garantează în scris că un produs, proces sau serviciu
este conform cerinţelor unei norme date.
b) evaluare - este un examen global şi sistematic, al activităţilor şi rezultatelor organizaţiei, luând ca
referinţă un model determinat al excelenţei.
c) autoevaluare - este un examen global şi sistematic pe care îl realizează propria organizaţie, după
activităţile şi rezultatele sale, luând ca referinţă un model determinat al excelenţei.
În cazul certificării, seria ISO 9000 reprezintă un ansamblu de norme de asigurare a calităţii, destinate să
dea încredere clientului în ceea ce priveşte satisfacerea nevoilor sale. Realizarea normei, aleasă ca referinţă, dă
ocazia organizaţiei să obţină certificarea.
Evaluarea şi autoevaluarea iau ca referinţă un model de excelenţă care presupune un ghid pentru
asigurarea calităţii totale. În acest capitol se va vorbi despre Modelul de Excelenţă al EFQM (Fundaţia Europeană
pentru Gestionarea Calităţii).
Atât certificarea cât şi autoevaluarea sunt independente, deşi pot fi complementare pentru o organizaţie.
Dacă autoevaluarea este mai amplă decât normele ISO, acesta poate reprezenta un punct de plecare pentru
stabilirea unui sistem al calităţii pornind de la cel care duce la bun sfârşit autoevaluarea. Fiecare organizaţie va
hotărî metoda pe care o va urma.
În administraţiile publice, se tinde mai mult spre aplicarea modelului de excelenţă EFQM, deşi acesta nu
are nevoie de certificarea ISO pentru realizarea operaţiilor sale şi nici nu există o presiune a pieţei pe care să o
suporte o întreprindere privată şi lucrativă.
Totuşi, certificarea este o alternativă care poate fi considerată de organismele publice ca fiind un început
pentru calitatea totală.
În paginile următoare se prezintă ambele modele, dând atenţie în mod deosebit normei ISO 9004-2, de
aplicare în servicii şi, prin urmare, cea mai adecvată pentru Administraţia Publică.
ISO 9003
ISO 9004
În afară de acestea, este necesar să se menţioneze existenţa următoarelor serii:
ISO 8402, referitoare la concepte şi terminologia calităţii;
ISO 10011, care vorbeşte despre directive pentru controlul sistemelor calităţii;
o serie variată de norme ISO referitoare la certificări şi registrul de sisteme ale calităţii.
Normele seriei ISO 9000 şi ISO 9004 se referă la liniile care trebuie urmate pentru asigurarea calităţii:
ISO 9000 conţine un ansamblu de documente care furnizează un ghid internaţional pentru asigurarea
calităţii. De asemenea, indică liniile care trebuie urmate pentru selectarea şi folosirea normelor.
ISO 9001 este un model pentru asigurarea calităţii de schiţare, dezvoltare, producţie, instalare şi
serviciu. Conţine 20 de secţiuni, fiecare din ele specificând cerinţele pentru diferitele componente ale
sistemului calităţii. ISO 9001 impune realizarea unui manual al calităţii şi al documentării procedeelor
care să definească organizarea şi operaţiile sistemului calităţii. Manualul calităţii este un document
integrat în care se detaliază ceea ce face organizaţia pentru atingerea calităţii. Acest manual trebuie să
fie constituit cu ajutorul normei în care se încadrează.
ISO 9002: asigurarea calităţii în producţie, instalare şi serviciu. Este o normă contractuală pentru
sistemele calităţii care nu include schiţa. Constă în 19 secţiuni, precizându-se, de asemenea, şi
realizarea unui manual al calităţii şi documentării corespunzătoare a proceselor.
ISO 9003: modelul pentru asigurarea calităţii la inspecţia finală şi verificare. Nu include schiţa sau
producţia. De asemenea, trebuie elaborate documentarea proceselor şi manualul calităţii.
ISO 9004 concretizează elementele de bază pentru introducerea şi dezvoltarea unui sistem al calităţii.
Prin sistemul calităţii se poate înţelege: structura organizaţiei, procedeele, procese şi resurse impuse
pentru asigurarea calităţii.
Se poate afirma că fiecare din normele ISO 9000 constituie un model al excelenţei. Cel care se analizează
aici se referă la norma ISO 9004, partea a 2-a, care se referă la servicii.
Norma înţelege prin organizaţie „o companie, societate, firmă, întreprindere, asociaţie sau părţi ale
acestora, constituite legal sau nu, publice sau private, care au propria lor funcţie şi administraţie”. Clientul este
cel „care primeşte produsul sau serviciul”. Poate fi oricare „a 2-a parte contractată” sau poate fi o unitate în
interiorul organizaţiei de servicii.
Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească serviciul trebuie să fie definite clar, în termeni caracteristici,
care să fie direct observabili şi care să poată constitui obiectul de evaluare din partea clientului.
Procesele care se continuă pentru prestarea unui serviciu trebuie, de asemenea, să fie definite în termeni
caracteristici care, deşi nu pot fi întotdeauna observaţi de clienţi, afectează direct rezultatul serviciului.
Ambele tipuri de caracteristici, cele ale serviciului sau cele ale procesului, trebuie să poată fi evaluate.
Caracteristicile pot fi cantitative sau calitative, depinzând de modul în care sunt evaluate şi dacă evaluarea se face
de organizaţia de servicii sau de client.
În general, în servicii nu este posibilă efectuarea unui control final pentru refacerea calităţii, pentru că
acestea se realizează în interfază cu clientul, iar evaluarea de către acesta a oricărei neconcordanţe este imediată.
Totuşi, se pot stabili acţiuni corectoare de-a lungul procesului de prestare, ceea ce va depinde, în bună măsură, de
nivelul detaliat la care acesta a fost descris şi cunoscut.
Managementul Total al Calităţii a ajuns să fie favorizat atât de entităţile guvernamentale cât şi de asociaţii.
A fost creat un mod de promovare şi de acordare, periodică, de premii acelor unităţi care îndeplinesc anumite
caracteristici. Aceste premii descriu cum ar trebui să fie organizaţia excelentă, astfel încât prescripţiile lor să poată
fi folosite ca referinţă pentru diagnostic.
Cele trei premii mai importante la nivel internaţional sunt următoarele:
8.3.1 Premiul naţional pentru calitate Deming
Premiul Deming a fost instituit în anul 1950 de Uniunea Oamenilor de Ştiinţă şi Inginerilor
Japonezi.
Se acordă în două variante de bază:
a) cel destinat persoanelor care şi-au adus o contribuţie semnificativă la răspândirea şi dezvoltarea
teoriilor referitoare la controlul statistic al calităţii;
b) cel destinat organizaţiilor care, într-un an, au avut activităţi semnificative în cadrul Managementului
Total al Calităţii.
Procedura de evaluare cuprinde trei etape:
examinarea preliminară a cererii organizaţiei solicitante;
examinarea raportului prezentat de organizaţiile acceptate în prima etapă, privind practicile lor în
domeniul asigurării calităţii şi rezultatele obţinute;
evaluarea la faţa locului a organizaţiilor care au trecut de etapa a doua.
În cadrul procedurii amintite, se evaluează următoarele aspecte ale organizaţiei care candidează la premiu:
o să-şi fi definit normele şi obiectivele de funcţionare ale serviciului pe care îl prestează;
o să-l informeze pe cetăţean, în general, şi pe beneficiari, în particular, în legătură cu aceste norme şi
dacă le realizează normal;
o să-i informeze pe cetăţeni despre toate serviciile sale şi despre ajutoarele de care pot dispune din partea
organizaţiei;
o să-şi întrebe clienţii / contribuabilii despre serviciile de care au nevoie şi despre modul în care gândesc
ei că se pot îmbunătăţi aceste servicii;
o să se folosească bine de ideile celor care utilizează serviciile sale;
o să dea beneficiarilor posibilitatea de a alege de câte ori acest lucru este posibil;
o persoanele care se preocupă de necesităţile clienţilor / contribuabililor să fie educate şi atente;
o să înlesnească prezentarea de reclamaţii şi sugestii din partea cetăţenilor;
o să acţioneze rapid pentru soluţionarea problemelor care pot surveni;
o să preţuiască banul şi să cheltuiască cu grijă din fondurile publice;
54
Managementului calităţii
o să existe un angajament în îmbunătăţirea calităţii serviciilor sale şi să aibă idei noi pentru continuarea
acestei îmbunătăţiri în viitor.
S-a instituit în Statele Unite, în timpul preşedinţiei lui Reagan, în 1987, prin intermediul Legii Calităţii
din acelaşi an. Răspunderea pentru acordarea premiului revine Comerţului şi Institutului Naţional al Normelor şi
Tehnologiilor care îl dezvoltă şi îl administrează şi Societăţii Nord-Americane a Controlului Calităţii, care se
ocupă, în principal, de recunoaşterea îmbunătăţirii calităţii, de directivele de evaluare şi de difuzare a experienţelor
câştigătorilor.
Institutul Federal al Calităţii (IFC) organizează şi gestionează PREMIUL PREŞEDINTE, având ca
prioritate impulsionarea Managementul Total al Calităţii în Guvernul Federal. Acest premiu, creat în 1989, este
o reflectare a premiului Malcom Baldrige.
Premiul „PREŞEDINTE” este acordat, cum s-a arătat deja, acelor organisme federale din Statele Unite
care au introdus în mod exemplar managementul calităţii şi au prezentat servicii de înaltă calitate clienţilor /
contribuabililor lor.
Premiul se acordă:
a) agenţilor cu 500 sau mai mult de 500 de angajaţi care au arătat tendinţe de îmbunătăţire de-a
lungul ultimilor 3-6 ani şi maturitate în aplicarea Managementul Total al Calităţii. Criteriile pentru acordarea
premiului sunt o adaptare a celor ale premiului Malcolm Baldrige, care a fost făcută ţinând cont de mediul special
şi de cultura Administraţiei Federale. Agenţiile federale se evaluează după aceleaşi standarde ale excelenţei care
sunt folosite de companiile private.
b) organizaţiilor din Guvernul Federal cu cel puţin 100 de angajaţi, care să poată demonstra
câştiguri semnificative şi care au început recent procesul de transformare spre Managementul Total al Calităţii.
Evaluarea este realizată de un grup de examinatori provenind din organizaţiile publice şi private, care
acordă puncte pentru îndeplinirea unei serii de criterii stabilite dinainte. Se selecţionează un număr maxim de
cinci finalişti, care vor fi examinaţi. Se aleg doi, cărora li se acordă premiul şi li se arată căile de îmbunătăţire.
Câştigătorii sunt obligaţi:
să pregătească un caz descriind modul lor de abordare a Managementului Total al Calităţii şi rezultatele
pe care le-au obţinut;
să realizeze o prezentare care să arate eforturile şi rezultatele lor;
să participe la conferinţe naţionale şi federale care au ca subiect calitatea;
să se preocupe de vizitele grupurilor interesate.
Criteriile care trebuie îndeplinite pentru acordarea premiului sunt:
calitatea este definită de client / contribuabil;
îmbunătăţirea continuă vizează toate activităţile şi operaţiile;
prevenirea problemelor şi ineficienţelor determină încorporarea calităţii produselor, serviciilor şi
proceselor;
succesul în atingerea excelenţei şi a obiectivelor organizaţiei depinde de calitatea angajaţilor şi de
acordul lor;
conducerea superioară trebuie să impulsioneze o orientare către client / contribuabil;
recunoaşterea şi aprecierea angajamentului angajaţilor cu privire la calitate şi a reuşitelor lor;
deciziile direcţiunii trebuie să se bazeze pe informaţii, date şi analize sigure;
acordul pe termen lung cu clienţii, angajaţii, furnizorii şi comunitatea;
îndeplinirea responsabilităţilor publice;
crearea de asociaţii cu alte agenţii şi cu sectorul privat, pentru realizarea mai bună a scopurilor generale.
Criteriile care se urmăresc în acordarea premiului şi punctele care se dau pentru fiecare sunt prezentate în
continuare.
1. Calitatea de lider (125 puncte). Examinează angajamentul şi implicarea personală a cadrelor de
conducere în crearea şi susţinerea unei organizaţii orientate spre client / contribuabil. Examinează modul în care
orientarea către client / contribuabil se integrează în interiorul sistemului de gestionare, în relaţiile de muncă şi
asociaţiile cu celelalte organizaţii, este o reflectare a felului în care se realizează eficient obligaţiile publice. Se
evaluează:
calitatea de lider a cadrelor de conducere;
asigurarea calităţii;
integrarea responsabilităţilor publice în politicile calităţii şi gradul în care se realizează obligaţiile faţă
de cetăţeni.
55
Managementului calităţii
1. Informare şi analiză (75 puncte). Examinează ansamblul de date, gestionarea şi folosirea lor, informări
şi măsuri şi modul în care sunt utilizate pentru îmbunătăţirea calităţii. Examinează gradul de potrivire între datele
şi informaţiile organizaţiei şi sistemul de analiză, pentru sprijinirea celei mai bune satisfaceri a clientului /
contribuabilului, a produselor, serviciilor şi proceselor. Se evaluează:
contextul gestionării calităţii, a informaţiilor şi a datelor de funcţionare;
benchmarking;
analiza şi folosirea datelor organizaţiei.
2. Planificarea strategică a calităţii (60 puncte). Examinează procesul de planificare a organizaţiei şi
modul în care se integrează cererile-cheie în planurile generale. Se examinează planurile pe termen scurt şi lung,
ca şi modul în care se distribuie calitatea celorlalte unităţi operaţionale. Se evaluează;
procesul de planificare;
funcţionarea planurilor operaţionale şi ale calităţii.
3. Desfăşurarea şi gestionarea resurselor umane (170 puncte). Examinează în ce grad este permis
muncitorilor să-şi desfăşoare pe deplin potenţialul. Examinează eforturile depuse pentru motivarea
angajamentului personal şi a dezvoltării organizatorice. Se evaluează:
o planificarea şi gestionarea resurselor umane;
o angajamentul funcţionarului;
o educaţia şi pregătirea angajatului;
o eficienţa angajatului şi recunoaşterea muncii sale;
o bunăstarea şi satisfacerea angajatului.
4. Gestionarea proceselor calităţii (140 puncte). Examinează procesul sistematic pe care îl urmează
organizarea pentru ameliorarea continuă a calităţii şi eficienţei. Examinează, de asemenea, profilul şi gestionarea
calităţii proceselor pentru toate unităţile de muncă, gestionarea relaţiilor interne furnizor-client, calitatea
intermediarilor şi furnizorilor şi asigurarea calităţii. Se evaluează:
proiectul, introducerea de produse şi servicii de calitate;
gestionarea proceselor: procese de prestare de servicii şi producere a produselor;
gestionarea proceselor: procese de interschimb şi de servicii de sprijin;
calitatea furnizorilor şi intermediarilor.
5. Rezultate de calitate şi operaţii (180 puncte). Examinează tendinţele organizaţiei şi nivelurile de
calitate ale produselor şi serviciilor, eficienţa operaţională, procesele de interschimb şi serviciile de bază, calitatea
furnizorilor şi intermediarilor. Se evaluează:
rezultatele produselor şi serviciilor de calitate;
rezultatele operaţiilor;
rezultatele proceselor de interschimb şi ale serviciilor de bază;
rezultatele calităţii furnizorilor şi intermediarilor.
7. Atenţia acordată satisfacerii clientului / contribuabilului (250 puncte). Examinează gradul în care
organizaţia cunoaşte dorinţele clientului / contribuabilului şi cum se stabilesc şi se menţin relaţiile cu acesta.
Examinează metodele care se folosesc pentru determinarea satisfacerii clientului / contribuabilului, tendinţele şi
nivelurile caracteristicelor pentru satisfacerea lui. Se evaluează:
aşteptările clienţilor / contribuabililor actuali şi viitori;
gestionarea relaţiilor cu clienţii / contribuabilii;
înţelegerea cu clienţii / contribuabilii;
determinarea satisfacerii clientului / contribuabilului.
Evaluatorii consideră două dimensiuni:
gradul în care funcţionarea organizaţiei se orientează în totalitate către o calitate excelentă, în toate
aspectele sale;
extinderea acolo unde s-a introdus Managementul Total al Calităţii.
Este acordat de Fundaţia Europeană pentru Gestionarea Calităţii (EFQM). Normele sale au fost aprobate
de Administraţiile Publice4.
Acest premiu s-a creat în 1988, când 14 companii europene-lider, sprijinite de Jacques Delors, pe atunci
preşedintele Comisiei Europene, au hotărât crearea EFQM. Intenţia sa era de a crea un premiu de excelenţă. De
4
Fundaţia Europeană pentru Gestionarea Calităţii (EFQM) a publicat un Manual de Autoevaluare - directive pentru Sectorul Public.
56
Managementului calităţii
atunci EFQM a publicat diferite ghiduri, sub titlul „Liniile Principale pentru Autoevaluare”, bazate pe Modelul
European pentru Gestionarea Calităţii Totale.
Premiul pe care îl acordă Fundaţia are următoarele variante de bază:
a) Premiul Calităţii pentru cea mai bună cale a Managementului Total al Calităţii;
b) Premiile Europene ale Calităţii, care se acordă acelor companii care ating excelenţa în Managementul
Total al Calităţii. Are variante pentru marile întreprinderi şi administraţia publică.
c) Premiul pentru cea mai bună teză de master.
d) Premiul pentru cea mai bună teză de doctorat.
În cele ce urmează, se comentează conţinutul Premiului European al Calităţii, adaptat la Administraţia
Publică.
Marca propusă pentru efectuarea evaluării sau a autoevaluării este modelul EFQM. Cu tot caracterul şi
caracteristicile diferenţiale ale fiecărei organizaţii, acest model oferă un ghid de criterii care pot fi aplicate în
diferite organizaţii. O dovadă a acestei diferenţieri este faptul că, în revizuirea adusă în anul 1999, termenul
„afaceri” a fost eliminat, considerându-se că modelul este aplicabil organizaţiilor care nu sunt impresariale, cum
ar fi agenţiile, organismele şi administraţiile publice.
Modelul conţine nouă criterii care pot fi utilizate pentru evaluarea organizaţiei (figura 8.2).
Premisa pe care se bazează se poate exprima astfel: satisfacerea clienţilor şi funcţionarilor, ca şi impactul
cu societatea se realizează prin intermediul unui lider, care impulsionează politica şi strategia, gestionarea
personalului, resursele şi procesele spre obţinerea caracterului excelent al rezultatelor-cheie.
Procentajele care apar în figura 8.2 sunt cele utilizate pentru acordarea punctajelor Premiului European
al Calităţii. Aceste punctaje vor servi ca bază oricărei organizaţii, pentru a face comparaţii cu alţii, inclusiv cu
câştigătorii diferitelor ediţii.
Managementul Total al Calităţii se traduce printr-un proces de ameliorare continuă în care rezultatele se
vor compara cu sarcinile stabilite, astfel încât acest proces să permită mersul înainte spre atingerea calităţii totale.
În acest context, autoevaluarea poate fi o metodă eficientă pentru dinamizarea şi conducerea spre
îmbunătăţirea continuă, permiţând obţinerea unei cunoaşteri despre stadiul în care se afla activităţile şi rezultatele
unei organizaţii.
Fundaţia Europeană pentru gestionarea calităţii (EFQM) defineşte autoevaluarea astfel: un examen
global, sistematic al activităţilor şi rezultatelor unei organizaţii comparate cu un model al excelenţei.
EFQM a fost fondată în 1988 de preşedinţii primelor 14 companii europene, cu sprijinul Comisiei
Europene. Astăzi sunt membre ale acestei fundaţii mai mult de 600 organizaţii, de la multinaţionalele şi
importantele companii naţionale, până la universităţi şi instituţii de cercetare. Fundaţia îşi asumă rolul său ca o
cheie în dezvoltarea eficacităţii şi eficienţei organizaţiilor europene, asigurând calitatea în toate aspectele
activităţilor sale, dar şi stimulând şi asistând dezvoltarea îmbunătăţirii calităţii.
Ca parte a acestui stimul, EFQM acordă în toţi anii Premiul European al Calităţii, care în 1988 a fost
obţinut de Liniile Ferate Spaniole de Mare Viteză (AVE), folosind drept criteriu de decizie Modelul Excelenţei
EFQM.
Autoevaluarea prin intermediul acestui model prezintă un număr mare de avantaje, printre care trebuie
menţionat cel care permite organizaţiei distingerea între punctele sale forte şi arealele de îmbunătăţire.
Modelul oferă o ocazie pentru evaluare, ceea ce uşurează adoptarea măsurilor oportune pentru realizarea
îmbunătăţirii. De asemenea, se poate lua în consideraţie faptul că modelul oferă o marcă pe care organizaţiile se
pot sprijini pentru desfăşurarea sarcinilor de viitor într-un mod comensurabil.
Organizaţiile care folosesc modelul se pot servi de acelaşi model pentru a identifica şi a cuprinde natura
afacerii şi a misiunii lor. Modelul constituie un instrument excelent de diagnosticare pentru a evalua stadiul
organizaţiei. Prin intermediul autoevaluării, o organizaţie va fi mai bine pregătită pentru a stabili priorităţile,
pentru a localiza resursele şi pentru a elabora un plan de îmbunătăţire realistă.
Modelul Excelenţei EFQM nu este restrâns la firme rentabile. Organizaţiile sectorului public şi cele care
nu sunt profesionale, pot beneficia de asemenea de autoevaluare pentru definirea punctelor lor forte şi a
oportunităţilor de îmbunătăţire, ca şi pentru a se compara cu altele din acelaşi sau din alte sectoare.
Fundaţia Europeană pentru Gestionarea Calităţii recunoaşte caracteristicile diferenţiate ale sectorului
public şi ţine cont de ele în recomandările sale pentru realizarea diagnosticului oricărui organism public.
Declară că, pe baza modelului său, nu caută evaluarea calităţii dispoziţiilor politice, ci nivelul excelenţei
în gestiunea publică. Conform EFQM, sectorul public se caracterizează prin:
57
Managementului calităţii
Gestionarea Satisfacerea
personalului personalului
90 puncte 90 puncte
(9%) (9%)
Lider Procese Rezultatele
100 Politică şi 140 Satisfacerea impresariale
puncte strategie puncte clientului 150 puncte
(10%) 80 puncte (14%) 200 puncte (15%)
(8%) (20%)
Resurse Impactul cu
90 puncte societatea
(9%) 60 puncte
(6%)
2.a. în ce mod politica şi strategia sunt bazate pe necesităţile prezente şi viitoare ale grupurilor de interes;
2.b. în ce mod politica şi strategia sunt bazate pe informaţii relevante şi globale ;
2.c. în ce mod politica şi strategia sunt dezvoltate, revizuite şi actualizate;
2.d. în ce mod sunt desfăşurate politica şi strategia prin intermediul proceselor-cheie;
2.e. în ce mod sunt comunicate şi introduse politica şi strategia.
Ce realizări s-au obţinut în ceea ce priveşte obiectivele impresariale planificate şi satisfacerea necesităţilor
şi aşteptărilor tuturor acelora care au interese economice sau de alt tip în organism. Se evaluează:
- măsuri cu caracter economic ale randamentului general al organizaţiei;
- măsuri complementare ale randamentului general al organizaţiei, respectiv măsurarea, cu ajutorul
indicatorilor, a rezultatelor cheie ale organizaţiei.
Pe baza criteriilor şi subcriteriilor anterioare, organizaţia va obţine un punctaj pentru fiecare din ele şi un
punctaj global. Astfel vor putea fi identificate punctele-forte care trebuie să fie menţinute sau amplificate şi
arealele de îmbunătăţire care trebuie să se dezvolte. Obţinerea acestor punctaje permite comparaţia cu alte
organizaţii şi continuarea acţiunilor de îmbunătăţire întreprinse, realizându-se încă o dată autoevaluarea anului
următor.
Autoevaluarea poate fi începută în cadrul organizaţiei sau într-unul sau mai multe areale concrete. Aceasta
va depinde de caracteristicile sale. Obiectivele care trebuie atinse o dată cu procesul de autoevaluare vor determina
abordarea acesteia şi amplitudinea sa.
Acestea pot fi:
identificarea calităţii şi importanţa rezultatelor globale ale organizaţiei;
stimularea extinderii practicilor calităţii la întreaga organizaţie;
amplificarea şi stimularea îmbunătăţirii permanente;
pregătirea pentru solicitarea Premiului European al Calităţii.
Autoevaluarea se va desfăşura în funcţie de aceste obiective, deşi trebuie să se evidenţieze că finalul ar
trebui să fie reprezentat de impulsionarea îmbunătăţirii calităţii. Din acest motiv, ea nu trebuie să se limiteze la
stabilirea stadiului organizaţiei, ci să impulsioneze acţiunile pentru îmbunătăţirea calităţii.
Metodele pe care le propune EFQM pentru evaluarea unui organism public sunt următoarele:
a) „Simularea prezentării la premiu”. Are loc un proces care simulează că organizaţia se prezintă la
premiu. Se completează cererea corespunzătoare, folosind o echipă de evaluatori formaţi. Se pot
folosi evaluatori care provin de la alte organisme.
b) „Autoevaluarea cu ajutorul formularelor”. Constă în completarea unui ansamblu de documente
stabilite înainte, în care sunt descrise fiecare subcriteriu, domeniile luate în consideraţie în cadrul
acestuia, punctele-forte, sectoarele care urmează un proces de refacere etc. Documentul poate fi
elaborat de indivizi sau echipe ale organizaţiei şi punctat de evaluatori formaţi.
c) „Matricele de îmbunătăţire”. Se ia ca model cea prezentată în
figura 8.2. Evaluarea fiecărei dimensiuni a calităţii se realizează în final urmând o scară de la 1 la
10. Evaluarea se realizează prima dată individual, de către fiecare evaluator şi apoi se compară
calificativele în cadrul unei întâlniri în care membrii echipei se vor pune de acord asupra
calificativelor definitive.
d) „Întâlnire de lucru”. Presupune implicarea activă a echipei de conducere, iar fiecare din membrii ei
se face responsabil de strângerea de date pentru grupul de lucru. Acestea vor fi prezentate celorlalţi,
realizându-se împreună diagnosticul.
e) „Implicare paritară”. Evaluarea este realizată de o echipă de evaluatori formaţi şi de echipa
directoare a unităţii. Astfel se examinează organizaţia din diferite perspective, toate părţile având
prilejul să participe.
f) „Chestionar de autoevaluare”. Obţine diferite dimensiuni ale Managementului Calităţii Totale şi
posibilele răspunsuri. În unele cazuri se folosesc chestionare simple DA/NU, în timp ce în altele se
folosesc chestionare mai implicate, care semnalează punctele-forte şi sectoarele care au fost puse la
punct. Fiecare metodă prezintă avantajele şi inconvenientele sale. Evaluatorii analizează
caracteristicile, notând 0% când gradul de excelenţă se consideră anecdotic şi până la 100%, când se
estimează că folosirea agenţilor sau rezultatele sunt excelente.
60