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INTRODUCCION
El presente trabajo trata de la tercerización, una estrategia llevada a cabo por las
empresas para conseguir ser más competitivas y exitosas. Existen muchas posiciones
sobre el origen de la tercerización en el mundo. Una de ellas es que se dio a partir del
surgimiento y establecimiento de la industria automovilística, especialmente en el sector
de montaje, que se basa en la producción de piezas fabricadas por terceros. Conforme
han pasado los años las organizaciones han dispuesto ser más flexibles en sus
procesos y actividades, que tiene como objetivo principal el satisfacer una necesidad de
los consumidores con mayor calidad y competividad.
HISTORIA DEL OUTSOURCING
El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la era moderna. Este
concepto no es nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una
estrategia de negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los
mercados globales.
Más recientemente, con las relaciones de outsourcing de tercera generación, el foco del
outsourcing se ha ampliado una vez más. Los ejecutivos ahora buscan cada vez más a
sus socios de outsourcing para hacer todo lo anterior y se conviertan en fuentes de
innovación - ayudándoles a crear nuevas formas de hacer negocios.
Outsourcing es el proceso por el cual una firma identifica una porción de su proceso de
negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por
otra corporación, la cual es contratada para desarrollar esa porción de negocio. Esto
libera a la primera organización para enfocarse en la función central de su negocio.
Un buen ejemplo es la nómina. Todo negocio tiene que manejarla, pero existen firmas
especializadas que lo pueden hacer mejor y a un costo menor del que maneja un
negocio cualquiera. La empresa que contrata provee información básica acerca de su
personal, la firma contratada se encarga de calcular los pagos y de hacer los cheques.
Esto resulta más económico ya que se evita tener todo un departamento encargado de
la nómina, pagar los salarios de la gente del departamento, correr con gastos como
seguridad social, fondos de pensiones, etc.
Las empresas que prestan los servicios de outsourcing son los proveedores de terceros
o como se les llama comúnmente, los proveedores de servicios. Aunque este método
ha existido siempre, apenas hace algún tiempo, los dueños de los negocios han
empezado a tomarlo en cuenta y emplearlo para llevar a cabo funciones estrechas,
tales como facturación y rentable. Estos procesos se podrían hacer de manera más
eficiente, por otras compañías con las herramientas e instalaciones especializadas y
personal especialmente capacitado.
Casi todo se puede contratar bajo outsourcing, la regla es comparar los costos de lo que
se va a contratar con los costos de hacerlo nosotros mismos, en muchos casos resulta
mejor contratar, pero en muchos otros no. Antes de hacer outsourcing se deben analizar
bien varios aspectos, entre ellos:
Los costos.
Los antecedentes, referencias y experiencia de la firma que se va a contratar.
Conocer, en lo posible, el concepto de otra empresa que haya realizado
outsourcing en el área que pensamos contratar.
Establecer la importancia del área o la función que queremos contratar, si se
considera de vital importancia para nuestra empresa no debemos darla en
outsourcing.
Hacer outsourcing es bueno, pero hacerlo a la ligera, puede traer como consecuencia
altos costos y posibles interrupciones del negocio. Otro factor a tener en cuenta tiene
que ver con la parte legal del contrato, dejar bien sentadas las condiciones y las
sanciones en caso de incumplimientos por parte de la firma contratista.
El outsourcing tiene mucho de subcontratación, pero no sólo es eso, se trata más bien
de establecer alianzas con firmas colaboradoras que harán más eficientes nuestras
tareas no fundamentales.
Características
Aunque muchas empresas tienen miedo de desarrollar este tipo de contratos, firmarlo
por ambas partes es muy importante para evitar posibles problemas o malentendidos
durante el desarrollo del proyecto.
Entre los puntos principales que debe incluir el contrato de outsourcing tecnológico
encontramos:
Outsourcing táctico
Este tipo de subcontratación se considera como tal una simple externalización de una
función no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal para
implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.
Outsourcing Estratégico
Co-Sourcing
Este tipo de Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la función
como la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos los
riesgos de la prestación del mismo.
In-house
Off-shoring
Off-site
Colaborativo
El outsourcing colaborativo consiste en el uso de la capacidad de aquellas operaciones
que producen artículos o brindan un servicio a un tercero
Out-tasking
Esta modalidad de outsourcing está mas focalizada hacia tareas especificas. Consiste
mas en contratos a escala reducida, servicios mas especializados y se confían menos
funciones a la empresa proveedora del servicio
Multiaprovisionamiento
Pseudo-Outsourcing
Outsourcing Parcial
Proveedor único
Estrategia mixta entre el outsourcing total y el parcial dónde para ciertos procesos,
áreas, sistemas se dispone de un sólo proveedor pero se dispone de otros diferentes
que permiten compensar la exposición al riesgo en otras áreas o funciones.
En este nivel, las actividades realizadas por dichas empresas pueden abarcar tanto
actividades del Core del negocio (aunque nunca de una criticidad tan amplia como las
llevadas a cabo en la primera capa), como también procesos menos clave para el
desarrollo de la actividad. La cantidad de actividades incluidas en este nivel depende en
gran medida del número de empresas que tenga en propiedad la Compañía concreta y
del tamaño de éstas.
En este caso, el control ejercido por la Compañía es bastante profundo ya que, aunque
la proveedora del servicio y la cliente sean empresas distintas, una es propiedad de la
otra por lo que la información fluye en ambas direcciones y el control ejercido sobre el
desempeño de la actividad es amplio.
Cabe destacar que, a su vez, estas empresas también tienden a externalizar muchos de
sus procesos y reducir la cúspide de su pirámide, centrando sus esfuerzos tan solo en
las actividades críticas del negocio y externalizando hacia Empresas Externas el resto.
Dicho contrato debe establecer las responsabilidades de ambas partes, con una
terminología adecuada y una estructura comprensible. Además, se deberá dejar
constancia de cuestiones como el personal que participará en el servicio, los términos
de pago o los plazos y condiciones del traspaso de funciones a la finalización del
servicio.
La terminología
El personal
a) Definir si algunos miembros del personal actual del cliente formarán parte del
acuerdo de outsourcing de manera temporal, definitiva o redundante.
b) Definir si se aplica la reglamentación sobre transferencia de empresas
(protección del empleo).
c) Definir el grado de indemnización de cada parte en caso demandas relacionadas
sobre cuestiones de empleo.
Las instalaciones
El hardware
El software
La forma de pago
Es necesario incluir dentro del contrato las responsabilidades del proveedor, dentro de
las cuales generalmente se encuentran las siguientes:
Dentro del contrato también deben estipularse las responsabilidades del cliente, dentro
de las cuales se encuentran típicamente las siguientes:
a) Definir un responsable para dar seguimiento al servicio brindado por el
proveedor.
b) Definir los procedimientos a seguir para dar seguimiento al servicio brindado por
el proveedor.
Con el fin de que un proyecto de tercerización tenga éxito, es preciso prestar atención
especial a una serie de factores esenciales.
Partes complementarias
Individual
Proceso
Es claro suponer que tener Outsourcing es una estrategia para alcanzar una ventaja
competitiva, pero esto se debe al esfuerzo conjunto de varios factores, que deben
tomarse en cuenta. A continuación, se nombra una serie de propuestas por varios
autores para ser consideradas por empresas que deseen implementar esta herramienta.
Un enfoque estratégico más claro: dejar a un lado las tareas de dirección que
suelen ser repetitivas, para liberar tiempo y poder perseguir objetivos más
claros.
Ahorro de costo: los más laboriosos beneficios son estratégicos, sin embargo,
también pueden lograrse bajos costos, o ahorro en costos ya establecidos.
Asignación de recursos: otra ventaja importante es la disponibilidad de ayuda
cuando se necesita y dejar de pagar cuando no hay trabajo.
Enfoque en el "Core Business", la compañía se enfoca a sus productos o
servicios críticos y no a sus procesos no críticos.
Desde el punto de vista de Rothery Brion (1996) se manejan los siguientes puntos:
Michel Morton (1996), considera como los principales beneficios de Outsourcing los
siguientes:
Para Zepeda Bustos (1996), los beneficios desde el punto de vista táctico que se
obtienen del Outsourcing son en general:
Pérdida de mando.
Administración de costos.
Dificultades en asumir responsabilidades.
Reducción en flexibilidad.
Para Brian Rothery (1996), los riesgos latentes se agrupan por categorías de negocios,
personal y otras emergentes.
c) Existen, por otro lado, peligros latentes, que hay que verificar como lo son:
Pérdida de control.
Riesgos de seguridad.
Amenazas a la confidencialidad.
Calidad/experiencia del subcontratista (proveedor del Outsourcing).
Escala de costos.
Posibilidad de eliminación de la actividad por parte del cliente final, es
decir, romper el contacto entre el cliente y quien hace el desarrollo.
Pérdida de talento experto dentro de la compañía.
Cambio en compromiso o estabilidad financiera del subcontratista.
Cambio en el negocio y la tecnología durante la vida de un contrato.
Cambios en el entorno del servicio a la compañía original.
Retorno del servicio a la compañía original.
Incompatibilidad de las motivaciones/ habilidades cliente-proveedor
(Brian Rothery, 1995).
Podemos concluir este punto diciendo que entre los riesgos más importantes a
considerar se encuentran, la pérdida de personal e inclusive llegar a perder las ventajas
competitivas.
ETAPAS DEL OUTSOURCING
Evaluación
Planeación detallada
Transición
En esta fase se revisa el contrato en forma regular, comparándolo con los niveles de
servicio acordados. Se plantean negociaciones para tomar en cuenta cambios y
requerimientos adicionales. En ella participan el representante del contratista, el
responsable de la función del usuario, el encargado de la administración del contrato y
del proveedor.
1.- Los costos. La regla es comparar los costos de lo que se va a contratar con
los costos de hacerlo nosotros mismos.
ACTIVOS FÍSICOS
Los activos tales como instalaciones, maquinaria, tecnología o propiedad intelectual que
serán transmitidos al proveedor en el contexto del Outsourcing, debiéndose verificar de
que su propiedad es del cliente que los transmite y que no existe gravámenes que
impidan su transmisión o bajen su precio.
CONTRATOS
Los contratos que deben ser cancelados o cedidos al proveedor al ser sustituidos por el
outsourcing. Por ejemplo identificar de existencia de penalización por terminación o
cláusulas que impidan su cesión.
EMPLEADOS
Los empleados que se vean afectados por las actividades a externalizadas. Por ejemplo
valoración de la existencia de sucesión de empresa, análisis de indemnizaciones a
satisfacer por despidos, etc.
Tener capacidad legal para prestar el servicio, por cuanto no existen motivos
legales y/o contractuales que se lo impidan, como por ejemplo acuerdos de
exclusividad con otros proveedores.
Estar en disposición de aceptar aquellas condiciones contractuales que para la
empresa constituyen aspectos esenciales de cara a la adjudicación del proyecto
a un determinado proveedor. Por ejemplo limitaciones de responsabilidad o
exclusividad.
En definitiva, no se trata sólo de seleccionar a un proveedor técnica y
jurídicamente capaz, también debe evitarse la selección de proveedores que
mantengan posiciones jurídicas tan apartadas de las de la empresa cliente, que
obliguen a pasar por un largo y costoso proceso de negociación que, a menudo,
culmina en transacciones abortadas e importantes pérdidas de tiempo y dinero,
tanto para el proveedor como, muy especialmente, los clientes.
Para evitar estos resultados no deseados, es de vital importancia contar con una
solicitud de propuesta o RFP (Request for Proposal) adecuada.
FASE III: NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO
Seleccionado el proveedor, se inicia la fase de negociación que previsiblemente. durará
semanas y hasta meses y donde se realizará un trabajo intenso. La empresa que
acometa un proceso de Outsourcing deben prepararse bien para la negociación
contractual.
Algunos aspectos relevantes a tener en cuenta son:
Formar un equipo mixto que incluya perfiles profesionales, tanto internos como
externos, de distinta naturaleza según las necesidades del Outsourcing. Por
ejemplo técnicos, compras, financieros, riesgos, abogados, recursos humanos,
etc.
Es importante que estos perfiles se conozcan bien y estén alineados en cuanto a
objetivos y expectativas, no ya sólo respecto del contenido del contrato de
Outsourcing (Ej. lo que se puede ceder y lo que no) sino del proceso negociador
en sí mismo. Por ejemplo, ¿están todos los miembros del equipo igual de
decididos a sacrificar noches y fines de semana en pro de cerrar un acuerdo
rápido o algunos no consideran que la transacción sea tan prioritaria como para
merecer tal sacrificio?; etc. El equipo negociador es justamente eso, equipo que
debe funcionar como un engranaje perfecto.
Proveer que la mayor parte del equipo negociador tendrá una dedicación al
Outsourcing cuasi exclusiva. Debe valorarse tal circunstancia y movilizarse
recursos alternativos que suplan la “baja” de los miembros del equipo
negociador.
Los mecanismos jurídicos para transmitir cada uno de los activos y contratos.
Por ejemplo: subrogación o cesión en el caso de los contratos, compra/venta en
el caso de la maquinaria, cesiones de derecho de propiedad intelectual en el
caso del software, etc.).
El precio que deberá pagar el proveedor contratado a quien se transfieren los
activos.
Las garantías que recibirá el adquirente (esto es, el proveedor contratado) en
relación con la propiedad de los elementos que se transmiten, su estado y
adecuación, etc.
En estos tiempos de mayor competitividad las empresas buscan emplear los métodos y
sistemas que las hagan más competitivas y eficientes. Se hacen más flexibles a
cambios que contribuyan a esos objetivos, y uno de ellos es optimizar los sistemas de
gestión (almacenamiento, inventarios, etc.), tema que resulta vital para el buen
funcionamiento de los almacenes.
Entre los servicios específicos que ofrecen las empresas que brindan outsourcing en
gestión de almacenes se encuentran la optimización en la gestión del período que se
registra desde que se hace un pedido, hasta la recepción de los materiales (lead time ó
periodo crítico); la implementación de procedimientos de Altas, Bajas y Modificaciones
(ABM); la optimización y mantenimiento del sistema de almacenaje (software) y
distribución física (lay out); protección, resguardo y conservación de materiales;
identificación y manejo de los materiales con etiquetas con códigos de barra y
radiofrecuencia RFDI; control del ingreso y salida de materiales y mercadería del
almacén; crossdocking por producto (by line) y por pedido (byorder).
EL FUTURO DEL OUTSOURCING
Tradicionalmente las actividades de la función de compra consisten en ubicar a los
proveedores potenciales basados en precios a fin de negociar y lograr la mejor compra
en base al menor costo. En la actualidad la función de compras va tomando una mayor
amplitud y esta es enfocada desde la perspectiva del suministro. Esta función de
suministro está constituido de las siguientes cinco sub actividades:
1. Compras
2. Gestión del Consumo
3. Selección del Proveedor del Suministro
4. Negociación del Contrato
5. Gestión del Contrato
Varios estudios recientes, revelan que el outsourcing está creciendo, al mismo tiempo
que los proveedores de servicios están ampliando su gama de ofertas. Todo esto
implica una mayor concentración en las ventajas competitivas por parte de las
organizaciones propietarias que están transfiriendo este trabajo a proveedores externos,
esta tendencia también podría ser un indicio de que la industria está llegando a un
acuerdo con un ambiente más exigente y de la necesidad de maximizar los recursos y
reducir el desperdicio.
A principio de los años 90, un nuevo gerente en una compañía de carros de alquiler
decidió dar en outsourcing el departamento de Tecnologías de Información para reducir
Universidad para la Cooperación Internacional Outsourcing Página 13 costos. En ese
momento los costos de TI eran de un 5% de las ganancias, el cual era un valor superior
al promedio en la industria (3-4%). Tres años después de estar en el contrato de
outsourcing, TI costaba el 10% de las ganancias y la compañía no podía salirse del
contrato. De acuerdo al jefe de información, se había dado en outsourcing todo el
departamento de TI y se debió haber dejado el desarrollo de aplicaciones y el
mantenimiento dentro de la empresa. Ya que esas actividades son muy cercanas al
núcleo del negocio y es difícil no tener el control sobre ellas. Si el contratado queda en
banca rota, solo se puede optar por contratar a los empleados. Determinar cuales
actividades se pueden dar en outsourcing requiere de un excelente entendimiento de
cuales son las ventajas competitivas de la compañía, cuales recursos y capacidades
son valiosas, raras, difíciles de imitar y difíciles de sustituir para llegar a un mejor
rendimiento. Cualquier actividad que se base en dichos recursos o capacidades debe
considerarse como actividades centrales o del núcleo, y no se deben dar en
outsourcing. En el caso de esta empresa, para un alquiler de autos está altamente
relacionado a un buen sistema de reservaciones y se convierte en la clave para tener
una ventaja competitiva.
A mediados de los 90s, una compañía de alta tecnología estableció una nueva
subsidiaria para el mercado del sur de Europa. La firma definió como su negocio
principal el diseño, manufactura y venta de pantallas a color de alta resolución. Todas
las actividades que no pertenecieran a estas categorías serían subcontratadas
(logística, servicios post venta, y varios tipos de actividades de marketing). La estrategia
le permitió a la compañía ingresar en forma rápida y a bajo costo al nuevo mercado. En
contraste al anterior ejemplo, este fue un caso exitoso.
La relación entre los cargos fijos y los ingresos totales se volvió cada vez más grande y
el contrato impedía cambiar de proveedores aún cuando la relación con este se había
deteriorado. En 1989, Eastman Kodak subcontrató una gran parte de sus operaciones
de TI a IBM, Digital Equipment y Businessland. Eastman Kodak ha tenido muy buena
relación con todos sus proveedores, ya que se han basado en cooperación, de lo que
se podría inferir incorrectamente que los contratos muy amarrados pueden no ser
exitosos.
La fallida experiencia de este banco se puede atribuir a una mala redacción del
contrato, sin precisión (en cuanto a cargos extras por servicios básicos), poca
flexibilidad (cargos fijos cuando el negocia está en apogeo) y sin exhaustividad (multas
muy altas para terminar la relación).
La Ley Nº 29245, denominada Ley que regula los servicios de tercerización fue
publicada el 24 de junio del 2008. Esta normativa, empieza por determinar qué
constituye la tercerización; en este sentido, establece que la tercerización es la
contratación de empresas para que desarrollen actividades especializadas u obras,
siempre que aquellas asuman los servicios prestados por su cuenta y riesgo; cuenten
con sus propios recursos financieros, técnicos o materiales; sean responsables por los
resultados de sus actividades y sus trabajadores estén bajo su exclusiva subordinación.
Sin embargo, a pesar de que posteriormente se hayan ampliado los alcances del
artículo 4º en cuestión, como sucedió por efecto del Decreto Supremo Nº 020-2007-TR,
la tercerización recién se halla a partir de la entrada en vigencia de la Ley Nº 29245, del
Decreto Legislativo Nº 1038 y del Decreto Supremo Nº 006-2008-TR; por tal razón,
dichas normas no tienen antecedentes.
Finalmente, si bien la Ley Nº 29245 no prohíbe expresamente la tercerización de la
actividad principal o distintiva de la empresa contratante, se debe dejar constancia el
descuerdo mayoritario de la doctrina con la ratio de la ley, ya que la tercerización solo
puede apuntar a las actividades no principales y no distintivas de la empresa
contratante, pues de otro modo se podría dar el caso de que existan empresas sin
trabajadores, ya que todos los procesos productivos se harían a través de la
tercerización.
Ley Nº 29245 y del D. Leg. Nº 1038, que regulan los servicios de tercerización
ARTÍCULO 2 Definición
Se entiende por tercerización la contratación de empresas para que desarrollen
actividades especializadas u obras, siempre que aquellas asuman los servicios
prestados por su cuenta y riesgo; cuenten con sus propios recursos financieros,
técnicos o materiales; sean responsables por los resultados de sus actividades y sus
trabajadores estén bajo su exclusiva subordinación.
Constituyen elementos característicos de tales actividades, entre otros, la pluralidad de
clientes, que cuente con equipamiento, la inversión de capital y la retribución por obra o
servicio. En ningún caso se admite la sola provisión de personal.
La aplicación de este sistema de contratación no restringe el ejercicio de los derechos
individuales y colectivos de los trabajadores.
ARTÍCULO 5 Desnaturalización
Los contratos de tercerización que no cumplan con los requisitos señalados en los
artículos 2 y 3 de la presente Ley y que impliquen una simple provisión de personal,
originan que los trabajadores desplazados de la empresa tercerizadora tengan una
relación de trabajo directa e inmediata con la empresa principal, así como la
cancelación del registro a que se refiere el artículo 8 de la presente Ley, sin perjuicio de
las demás sanciones establecidas en las normas correspondientes.
2. Las actividades que son objeto del contrato celebrado con la empresa principal,
cuya ejecución se llevará a cabo en el centro de trabajo o de operaciones de la
misma.
3. El lugar donde se ejecutarán las actividades mencionadas en el numeral anterior.
El incumplimiento de esta obligación constituye infracción administrativa, de
conformidad con lo señalado en las normas sobre inspección del trabajo.
3. La Ley Nº 29245, denominada Ley que regula los servicios de tercerización fue
publicada el 24 de junio del 2008. Esta normativa, empieza por determinar qué
constituye la tercerización.
ANEXOS