ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

EVIDENCIA 4: PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

JOSE JAHIR MINA SALAZAR

JUAN PABLO ARANGO

Instructor

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGISTICA

Programa 1667892 virtual

CENTRO TECNOLOGICO DEL MOBILIARIO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2018.
 INTRODUCCION.

Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es

importante diagnosticar las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto
funcionamiento de la empresa. Frente a lo anterior, Con el desarrollo de la
actividad a continuación trataremos de mejorar dichas fallas y errores que se
presentan en los procesos poniendo en práctica lo aprendido durante la unidad.
 cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

FALLAS EN CADA UNA DE LAS AREAS DE

PIO PIO Y MAS PIO
EL GRAN JEFE (GERENTE GENERAL)

 Débil gestión de la cadena de suministro en su empresa.

 Pérdida de clientes importantes por demora en entrega de pedidos.
 Toma de pedidos en exceso (mayor cantidad de los que pueden despachar)
sin haber cobertura suficiente de transporte.
 Toma de decisiones desacertadas (recortes de personal) y cambios
innecesarios en los cargos del personal, trayendo como resultado más
trabajo por hacer y menos gente.
 Pobre desempeño de los empleados que al principio acatan las normas y
luego vuelven a adoptar una conducta relajada con los clientes y sus
pedidos.
 De no mejorar operaciones SE CIERRA LA COMPAÑÍA.

ERIKA (DESPACHO DE PEDIDOS A SUPERMERCADOS)

 Falta de medios de transporte para cubrir todas las demandas de pedidos,

lo que genera atrasos y reclamos de los clientes.
 Sobrecarga de trabajo al tener que revisar los pedidos que no se
despacharon el día anterior.
 Tener que realizar trabajos que no corresponden a su área por olvidos de
los empleados que realizan los alistamientos y despachos de pedidos por
las noches.

SANDRA (DISTRIBUCION Y TRANSPORTE)

 Falta de atención a los pedidos que se deben despachar a cada cliente

(llegan pedidos trocados).
 Sobrecarga de estrés al tener que resolverles los problemas a los auxiliares
de servicio y depender más de Erika para imprimir documentos que ya
están atrasados.
 Nuevamente más presión para Erika al tener que correr para tenerle listos
documentos a Sandra y Paula quien debe responder por el servicio al
cliente.
PAULA (SERVICIO AL CLIENTE).

 Tener que escuchar reclamos del supervisor de ventas por pedidos

atrasados (en una misma ruta se llevan pedidos de los casinos y
supermercados).
 Mal desempeño en la entrega de pedidos debido a falta de medios de
transporte.
 Retrasos en las entregas y reclamos de los clientes quienes no dan más
espera para recibir sus pedidos.
 Problemas para los auxiliares de servicio porque los clientes no les reciben
pedidos por demoras y falta de documentos.

ALEX (VENTAS)

 Alto número de devoluciones e incumplimiento a clientes.

 Desorganización en las rutas (a un cliente se le llega dos veces en
vehículos diferentes).
 Pedidos incompletos (referencias agotadas)
 Capacidad de producción inferior a la demanda.
 Se echa la culpa al resto de personal por mala gestión de pedidos, diseño
de rutas y entrega de productos.

 En el área de Inventarios este no está actualizado a tiempo, lo cual hace

que el personal de ventas se comprometa con una venta que tiene
inventario en el sistema, pero no es real porque el dato que se toma no está
actualizado.
 En el área de distribución no cuenta con las mejores estrategias de
distribución, se presentan situaciones donde a un cliente se le llegan 2
veces en diferente vehículo el mismo día, lo que hace ineficiente las
entregas, en resumidas cuentas, es pérdida de tiempo.
 En el área de devoluciones el nivel de devoluciones es alto al finalizar el
día.
 En el área de facturación no se tiene la relación de los pesos de las presas
y por eso no reciben y la factura se debe cambiar.
 El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que
cuando se vaya a despachar no aparezcan facturado determinados
pedidos.
  Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone
de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del
despacho, no dejan un informe de lo pendiente, lo facturado, para que el
turno de la mañana tenga conocimiento y no haya demoras, retrasos, entre
otros inconvenientes.
 Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el
proceso para no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema
(ausencia).
 No hay establecidas mallas de entrega en base a clientes.
 No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
 Los pedidos salen incompletos.
 Empleados sin elementos de manipulación de alimentos como tapabocas,
cofia, bata, sin importar el cliente.
 Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la
falta de compromiso; cuando llegamos tarde, los pedidos van incompleto o
con referencias trocadas.

La falla en los procesos de Pío Pío Y Más pío radica en la pobre gestión de la
cadena de suministros, Iniciando por la falta de vehículos para realizar las rutas
como debe ser y en los tiempos que deben ser , es de tener en cuenta también la
negligencia ,falta de compromiso y la falta de atención a las funciones
correspondientes a sus cargos y las soluciones que se aplican como “PAÑITOS
DE AGUA TIBIA” los cuales causan malestar y van entorpeciendo aún más el
funcionamiento de la empresa.
 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,
contemplando:

 La descripción de los procesos.

 Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
 Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,
servicios y transacciones.

Creo que en la propuesta es importante:

 Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de

ejecución.
 Utilizar herramientas tan importantes como son los indicadores de gestión
los cuales nos permitan mantenernos al tanto de las actividades de la
empresa (procesos, producción, atención entre otras)
 Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más
fácil realizar una medición constante de desempeño frente a los clientes.
 Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución
 Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos para
cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un
sistema GPS (Satrack)
 Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de
seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del
cliente, conocer sus inconformidades. Seguramente identificando las rutas
críticas, nuestros clientes objetivo se crearían rutas especializadas, es
decir, contar con una ruta para casinos, donde su tiempo de recepción es
corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a T, así
llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano
el vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para
clientes especiales, clientes varios.
 Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los
horarios de entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría
se deben entregar entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les
podemos llegar en el mismo período de tiempo, para ello tendríamos que
contar con vehículos exclusivos para cada cliente y eso es realmente
imposible sin tener sobre costos muy elevados.
 Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y
procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del
proceso y sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales y
replantear funciones de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre
todo crear estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área y
de la compañía.
  Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que
todos estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de
trabajo claves y así no sería traumática la operación al momento de faltar
un colaborador.
 También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario,
por no ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato
más aproximado de las referencias disponibles para la venta.
 Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e
implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el
mercado, tener claro el comportamiento de las referencias y/o preferencias
del consumidor, adicional será de gran utilidad para el manejo de inventario,
que puede darse por familias de referencias, de esta manera le daremos a
nuestros clientes el producto que necesita, en la cantidad que requiere y el
día que lo necesita.
 Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son
necesario servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución
de conflictos, lo cual tendrá como resultado un clima laboral más agradable,
este proceso se fortalecería con un buen proceso de comunicación entre
todos.
 Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los
diferentes procesos que intervienen.
 Un sistema ERP para sistema de inventarios.
 Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en
línea, informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para
cada área que hace parte del proceso y en el cual se le puede dar una
trazabilidad a los pedidos y ver el estado en el que este, al igual los pagos
de los clientes, clientes fuertes y significativos es decir que son ya clientes
fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una plataforma que esté
disponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo real y no
permita retrasos o se les pueda priorizar a tiempo.

La logística representa casi un tercio de los gastos totales. En este caso se están
representando pérdidas debido a la escasez de medios de transporte lo que
dificulta una distribución efectiva. No se logra nada con recibir más y más pedidos
si la empresa no va a ser capaz de cumplirlos, en vez de esto se pierden clientes y
se crea una mala reputación, lo que afectará futuros negocios.

Si entre todos pusieran mayor atención a la logística, los procesos de facturación e

impresión de documentos, rutas para auxiliares, entrega de pedidos y alistamiento
para sacar y entregar las cantidades y referencias que sí son, los procesos en la
empresa Pío pío y más pío mejorarían hasta en un 12 o 15 por ciento, por lo que
es necesario implementar y ejecutar un plan para optimizar la cadena de
abastecimiento y limar asperezas en el ambiente laboral que ahora sufre las
consecuencias del desorden que ocasiona tomar malas decisiones y recortes
injustificados de personal.

Toda empresa debe manejar un ciclo de pedido que es donde se explican las
etapas y/o procesos que se le hace saber al cliente al momento de realizar un
pedido. Es por eso que es necesario que la empresa trabaje en la implementación
de tácticas de mejoramiento en relación a los procedimientos que se llevan a cabo
desde que se realiza la visita al cliente hasta la entrega del producto final, debido a
que si todos no manejan el mismo idioma ni se trabajan articulados no habrá
resultados positivos y por lo consiguiente las ventas disminuyen y conlleva esta
situación al recorte de personal. Los ciclos a tener en cuenta a la hora de realizar
un pedido son:

 RECEPCIÓN DEL PEDIDO. Este proceso inicia cuando se recibe la

información acerca de un producto que necesita el cliente y es entregada
por el asesor o vendedor.
 PROCESAMIENTO DEL PEDIDO. Una vez que la orden de pedido es
recibida en la empresa se debe realizar una comprobación de esa orden
verificando toda la información y condiciones del pedido, se consultará la
existencia en inventario teniendo en cuenta la mercancía por llegar para
comprobar si se puede responder con el pedido y quedará como pedido
pendiente.
 INVENTARIO. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y
verifique con varios ciclos para tener información veraz al momento de
procesar un pedido, además el departamento de ventas deberá tener
acceso a esta información en tiempo real.
 | Se debe verificar los pedidos que están por entregar, determinando cuales
tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para después
facturar y al instante actualizar la base de datos.
 PREPARACIÓN DEL PEDIDO. Se aclara las características del transporte
del pedido, se debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías,
generar un informe a bodega, verificar el producto y corregir errores (si los
hay) y llevarlo a alistamiento.

 ENVÍO Y ENTREGA. Una vez listos los pedidos estos deberán ser
clasificados y revisados. Se organizarán las facturas, se coordinará el
transporte, cargar los pedidos, El pedido es despachado y entregado al
cliente, el cliente firmara la factura dejando anotado si hubo alguna novedad
en el recibo del pedido.
  FACTURACIÓN. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el
precio del producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la
forma de pago. Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del
producto.
 COBRO: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del
producto.

Manejar un buen stock, no necesariamente tener cantidad y cantidad a fin de que

se pierda, pero si un número significativo y variedad en productos para poder
cumplir a cabalidad con los pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si
no hay la cantidad por lo menos contar con la variedad suficiente, lo importante acá
no es vender sino no perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de
despachar una ruta, lo ideal es que manejen la misma zona, al planificar los
pedidos del día tienen que tener en cuenta la hora en que se van a entregar (un
carro no puede estar en dos lugares al tiempo) Se podría tener en cuenta las
siguientes soluciones que son útiles para el mejoramiento del área logística

 Analizar la oferta y demanda para determinar si la cantidad que están

vendiendo es más elevada que la que se produce.
 Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.
 Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a
cabalidad o si hay necesidad de requerir más empleados.
 Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente
cada vez que se ingresa y despacha mercancía.
 Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con
el fin de evitar incumplimientos.
 Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto.
 Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos
empresariales, servicio al cliente.

• Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados.

Hoy en día las actuales tecnologías han cambiado al aparecer nuevos soportes, el
soporte magnético y el soporte óptico de la información. La información ahora es
digitalizada. Se pasa entonces del lápiz y el papel al teclado y la pantalla. Hoy, el
computador pasa de ser una sofisticada y veloz máquina de calcular, a ser una
máquina para comunicarse y transmitir conocimientos; ya que nos permite
transmitir información a través de textos, y ya hoy el proceso de transmisión de
información está en el ámbito del entorno multimedia, en donde el sonido, la voz,
el texto y la capacidad de trabajar conjuntamente a distancia son una realidad.
 . ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
El ERP es un sistema de gestión basado en un software, que apunta hacia la
integración de la fabricación de la fabricación, la distribución y las operaciones
financieras. Es un sistema que ha evolucionado desde el MRPII. El ERP mejora el
Rendimiento de la cadena de suministro ofreciendo una mejor visibilidad de los
inventarios, los pedidos, los planes de fabricación y las previsiones. Conforme el
sistema evoluciona se hace más factible que los fabricantes conecten la reposición
de sus clientes a los programas de fabricación de sus proveedores.

La esencia del ERP es que permite a la empresa operar con un conjunto único de
datos, almacenados en una base de datos única. Los datos son utilizados de
maneras diferentes por funciones diferentes, por son los mismos datos. (Ejemplo
MRP SIP-G4).

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

1. Optimización de los procesos empresariales.

2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
Organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del

negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente
manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución
de los costos totales de operación.

CARACTERISTICAS DEL ERP

Entre las características principales de los sistemas ERP destacamos:

 Base de datos centralizada.

 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las
operaciones
 En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes
 Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP.
 Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos.
 Suele haber un software para cada unidad funcional.
 La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas industrias.
 BENEFICIOS DEL ERP.

o Niveles reducidos de stock de materiales, trabajo en curso y artículos

terminados: para conseguir estos beneficios el ERP debe estar
conectado con otras aplicaciones informáticas, tales como sistemas
de previsión y Planificación de la producción.

o Mejor uso de la capacidad de fabricación: mejor uso de los recursos

cuello de botella.

o Mejor información de gestión: agrega y presenta datos comunes de

la base de datos del ERP, y no de sistemas de información
individuales

o Mejor coste de producción: basado en un análisis más detallado de

los indicadores de coste.

o Mejor control de los materiales: Hay una mayor visibilidad de los

materiales que se hallan en todas las fases de fabricación.

o Mejora la calidad de los datos: gracias a las disciplinas impuestas

por los sistemas ERP.

o Plazos más rápidos de cumplimiento de pedidos: debido al mejor

procesamiento de los mismos y a una mejor planificación de la
producción.

La implantación de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la

organización ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que
se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la intervención
humana siempre propensa a errores. Otra ventaja es que a través de la
implantación de un ERP, las compañías mejoran y actualizan los paquetes que
usan para administrar recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos
que son críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer decisiones bien
informadas debido a que los datos con que cuentan son los mismos que usan los
empleados de línea en ese preciso momento (información real en tiempo real) y a
su vez los empleados evitan re trabajos por compartir la misma base de datos, por
su parte los departamentos de TI ( tecnologías de información)pueden dar
mantenimiento más fácilmente al sistema ERP que a los sistemas tradicionales
que requerían conocimiento de distintos lenguajes de programación y bases de
datos, mientras que el ERP está basado en tecnología estándar.
Una mayor disciplina en la manipulación de los datos primarios (los pedidos
recibidos, las mercaderías recibidas, los pedidos hechos a los proveedores, el
gasto en mano de obra y equipo) es lo que caracteriza al sistema ERP. El ERP
permite analizar los efectos de cada transacción en el resto de procesos. Por
ejemplo cuando se hace un pedido de materiales:

 Muestra la gestión de materiales: qué y cuándo se puede usar

 Registra que los materiales requeridos han sido pedidos
 Muestra el flujo de caja (salida de dinero) generado por la compra
 Muestra a la función de ventas que las promesas de entrega pueden ser
modificadas.

IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL ERP.

Hay muchos proveedores de ERP, la mayoría de los cuales están especializados

en diferentes tipos de fabricación. En muchos casos, Contabilidad y Compras son
los que se integran en una primera etapa, ya que éstas son las fuentes principales
de las transacciones.

La implementación siempre requiere un equipo de proyecto que incluya

consultores del proveedor del sistema y personal propio de la compañía. Este es
un proceso caro: El Software, el hardware, la consultoría y el personal propio de la
compañía pueden representar, un coste de millones. Además, generalmente, hay
que pagar un mantenimiento anual del software, la adición de nuevos módulos y la
formación continua del personal.

La implementación del ERP no consiste en el traslado de los procesos existentes

a una base de datos integrada, sino que implica el rediseño del proceso para
hacer que la empresa funcione con más eficacia y eficiencia. Esta mayor eficacia y
eficiencia se buscan aumentando la capacidad de respuesta, simplificando los
procesos y recortando los derroches. Son los procesos mejorados los que
determinan la estructura de los sistemas ERP. Esto no significa que el sistema no
sea cambiado una vez implementado. Nuevas actividades empresariales y la
mejora continua de los procesos implicarán que el ERP tenga que ser mejorado.

UNION DE LAS TICS Y EL DISEÑO.

Expresión artística por medio de herramientas informáticas.

Fácil acceso a la información.
Canales de comunicación inmediata.
Automatización de trabajos e interactividad.
Creación del diseño 2D Y 3D.
Animaciones, Editores de imagen web, visualizadores, etc.
Presentaciones digitales mediante pantallas gigantes o proyectores.
 CONCLUSIÓN

 La tecnología avanza a pasos agigantados, en cualquier ramo profesional

por ejemplo en un proyecto de diseño visual gráfico. Por un lado, se crea
una identidad a un espacio vacío con respecto a otros espacios existentes a
la Internet (colores, tipografías, formas, imágenes, iconos, esquemas, etc.).
 Por otro lado, establecer unos recorridos a través del sistema web donde
necesariamente generaremos elementos hipertextuales con características
óptimas para una mejor visualización, en definitiva, podríamos decir la
señalización digital.
 Las empresas implementan, cada vez más, herramientas tecnológicas para
mejorar la relación con los clientes más importantes.
 El desarrollo del comercio electrónico como un canal nuevo de venta
aumenta la diversidad de relaciones con los clientes.
 La gestión de los materiales debería beneficiarse de la progresiva
implementación de herramientas tecnológicas en los proveedores.